EBP Devis & Facturation Classic Open Line Manuel utilisateur

Devis et Facturation
Classic Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2011 EBP Informatique, édition Juin 2011
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel
« monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante.
L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont
incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les
modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines
fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application
tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès
d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.
4
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un
dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un
de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur)
pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel
pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose
d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait
attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2: Juin 2010
5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
•
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
6
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 10
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 10
1.1. Accès au service technique ........................................................................... 10
1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 10
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 11
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 12
4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 12
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 12
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 12
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 13
6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 14
PRISE EN MAIN ................................................................................................... 15
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .................................................... 15
1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................................ 15
1.2. Les autres options .......................................................................................... 16
1.3. Gestion des fenêtres ...................................................................................... 16
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 16
3. COMMENT CREER UN CLIENT ? ................................................................... 17
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? ...................................................................... 17
4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................... 18
4.2. Le corps ......................................................................................................... 18
4.3. Le pied ........................................................................................................... 18
4.4. Les autres onglets .......................................................................................... 18
4.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 19
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ............................................................ 19
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ? ...................... 20
6.1. Transfert de documents ................................................................................. 20
6.2. Regroupement ............................................................................................... 21
6.3. Duplication ..................................................................................................... 21
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ................................. 21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? ............................................................... 22
7
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? .......................................................... 22
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?....................... 23
11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .................................................... 23
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 24
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
..............................................................................................................................24
13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 24
13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 25
13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 25
14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ................ 26
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 27
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................... 27
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ...................................................... 27
2.1. Création du barème ....................................................................................... 28
2.2. Utilisation du barème éco-contribution ........................................................... 28
3. LE SERVICE A LA PERSONNE ....................................................................... 29
3.1. Les options ..................................................................................................... 29
3.2. Les données ................................................................................................... 29
3.3. Les documents ............................................................................................... 30
3.4. L’attestation fiscale ......................................................................................... 30
4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ................................................................ 30
4.1
Création d’un frais de port ......................................................................... 30
4.2
Utilisation des frais de port ........................................................................ 31
5. LES HISTORIQUES .......................................................................................... 31
5.1. Historique de la ligne article ........................................................................... 31
5.2. Historique du document ................................................................................. 32
5.3. Historique des ventes ..................................................................................... 32
6. LES ECHEANCIERS ........................................................................................ 33
7. LES RELANCES ............................................................................................... 34
8. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ..................................... 34
9. LES STATISTIQUES ........................................................................................ 34
10. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................................ 34
11. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT......................... 35
8
12. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ............................... 35
13. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................... 36
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ................................................... 36
15. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .................. 37
INDEX ................................................................................................................... 38
9
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
•
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
8h00 à 19h00
Du lundi au jeudi
Le vendredi
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :
•
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
•
Mémoire : 1 Go
•
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
•
Espace disque libre : 1.5 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
10
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer
et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic..
Sélectionnez l’installation du logiciel.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 4.0FR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre
logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique.
Elle vous sera demandée lors de l’activation.
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué
sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points,
majuscules ou minuscules).
•
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la
boîte du logiciel.
•
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com
et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de
télécharger les mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
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Comment créer mon dossier ?
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
•
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
13
6. ECRAN DE TRAVAIL
Menus
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
Barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
14
Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou dans la saisie d’un
règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Société du menu Paramètres et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
•
Identification :
o
Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration
de TVA.
o
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de
paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à
proprement parler.
o
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de
la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la
TVA dont l'entreprise relève
•
Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
•
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis,
factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles,
familles...).
•
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez
appliquer par défaut sur vos articles.
•
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix
unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux
de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
15
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une
durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les
coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en
utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez le type d’article bien ou service.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis
surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix
TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les
options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si
nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous
les montants affichés.
16
Comment créer un client ?
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une
distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une
facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans
l'onglet Facturation.
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
client. Vous pourrez également en ajouter.
Comment créer un contact ?
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects.
Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
•
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter
puis Devis,
•
Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles :
•
l'entête,
•
le corps
•
le pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
17
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi
modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un
mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
•
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
•
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à
votre disposition.
•
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la
grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex :
une prestation).
•
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents
attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un
correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
4.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum
d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une
remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).
4.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
•
L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des
informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un
montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez
le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total
TTC, est affiché.
La partie TVA contient la territorialité, le taux de TVA du devis, l’option de calcul de
la TVA, ainsi que le détail de la TVA.
•
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de
facturation du client sélectionné.
•
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison
du client sélectionné.
•
L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, les
statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir
si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu
Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.
•
L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que
des adresses web ou URL et de saisir un commentaire.
18
Comment créer une facture ?
4.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
•
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.
•
Historique client/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects
avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
•
Transférer/Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous
devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les
document/s à générer.
•
Historique du document
L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
•
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de préparamétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
•
Marqué comme imprimé
Permet de noter le document comme étant imprimé
•
Marqué comme non imprimé
Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé
•
Dupliquer en
Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un
devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)
•
SMS
Permet de réaliser l’envoi de SMS.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou
le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès
SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
•
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Factures,
•
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis).
19
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
•
l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le
règlement de la facture.
•
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
•
•
•
Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir
la transférer comptabilité.
Dévalider une facture : Permet de rendre une facture de nouveau modifiable.
L’état passe de « Validé » ou « Transféré en comptabilité » à « Provisoire ».
Nouveau règlement: Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec
les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un
document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1.
afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente –
Tous
2.
sélectionner le document initial
3.
cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
20
Comment envoyer un document par e-mail ?
6.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis
sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1.
afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente –
Devis
2.
sélectionnez les devis initiaux
3.
cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.3. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1.
afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ;
2.
sélectionner le document initial ;
3.
cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis
Dupliquer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
•
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation
lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.
•
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format
s’affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie
électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce
jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le
document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet
d'adresse de votre messagerie.
21
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la
livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu
Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la
prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et
rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les
dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, menu Paramètres - Société - Options Comptables - Journaux
et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
•
•
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes
d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra
être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs
échéances si nécessaire.
22
Comment transférer les éléménts en compta ?
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta.
Ces écritures concernent :
•
les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
•
les échéances,
•
les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées.
Pour transférer des éléments en compta, vous devez définir au préalable dans les options du
dossier du menu Paramètres – Société – Options Comptables :
•
•
•
•
le chemin de destination du fichier de transfert
les libellés des écritures,
les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA.
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
Cet assistant, vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état
des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de
documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :
•
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis,
Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
•
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
•
Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
23
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou
CD-ROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ?
Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs
et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
13.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez
vous à l’aide en ligne (F1).
24
Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ?
13.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
Gestion Commerciale ou en Comptabilité.
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module Compta ou Gestion commerciale.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à
l’aide en ligne (F1).
13.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
Visualisation et Modification
Exécution
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).
25
14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications".
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
"supprimer la liaison".
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications.
26
Le Tableau de bord
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Devis et Facturation Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
•
Les devis à relancer ;
•
Les échéances échues ;
•
Les statistiques des ventes ;
•
Les meilleurs clients ;
•
Les meilleurs articles ;
•
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son
propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France
(DOM & Corse inclus).
27
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs
étapes.
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
ƒ
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution,
ƒ
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total
TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le
prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant
TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'ecocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est
repris automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document
(Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total
TTC du document.
Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.
28
Le service à la personne
3. LE SERVICE A LA PERSONNE
Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui
contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit
d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé.
3.1. Les options
Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir
l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le
numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option
« Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ».
3.2. Les données
•
Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des
intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la
touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
•
Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de
sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera
repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la
personne.
•
Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles
de type service. L’option comprend :
Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est
reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de
la famille article.
Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui
intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par
défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille
ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui
indiqué dans les options qui sera repris.
Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut.
Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article
comme nombre d’heure de service à la personne.
•
Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés :
Chèque Emploi Service Universel (CESU)
Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP)
Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une
déduction fiscale.
29
3.3. Les documents
Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs.
Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est
possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant
du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par
défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité
saisie dans le document.
3.4. L’attestation fiscale
Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été
émises en N ou N-1.
Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client –
Attestation fiscale pour le service à la personne.
4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT
Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port.
Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul.
Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note.
4.1 Création d’un frais de port
Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais
de port.
Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de
calcul du frais de port.
Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple
ou par palier).
4.1.1
Frais de port simple
Les modes de calcul des frais de port simple sont :
•
Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port.
•
% du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.
•
Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la
valeur du frais de port dans le pied de document.
Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et
« Taux de TVA » à prendre en compte par défaut.
4.1.2
Frais de port par palier
Les modes de calcul des frais de port par palier sont :
•
Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le
champ total net HT du document.
•
Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec
la quantité totale des lignes article de types "Biens".
30
Les historiques
Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à
prendre en compte par défaut.
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper,
Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».
4.1.3
Compte comptable de la fiche
L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais
de port pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
4.2 Utilisation des frais de port
4.2.1
Sur la fiche client
Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par
défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents
réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable.
4.2.2
Dans les documents
Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail
Récapitulatif.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de
TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à
votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur
document.
5. LES HISTORIQUES
5.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article
(référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente.
Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :
•
enregistré/validé
•
issu d'un autre document
•
transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des
lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du
document" et la "Quantité de l'article".
31
5.2. Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents
de vente.
Remarque
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans
l'historique de l'avoir d'acompte.
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :
•
enregistré/validé
•
issu d'un autre document
•
transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du
document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.
5.3. Historique des ventes
Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la
possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Actualiser la liste
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
32
les écheanciers
6. LES ECHEANCIERS
Dans le module Devis et Facturation, la consultation des échéances clients s'effectue à partir :
•
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
•
de la fiche client,
•
du menu Règlements - Clients - Échéanciers,
•
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre
situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Echéancier Client.
Comment réaliser le pointage entre échéances ?
Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une
échéance d'avoir précédemment sélectionnée.
Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s)
de facture, vous disposez des boutons suivants :
•
Affecter
Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le
montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si
celui-ci est inférieur au Reste à affecter).
•
Désaffecter
Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne
d'échéance sélectionnée.
•
Solder /Dé-solder
Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous
constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple :
écart de règlements de 0.02€).
L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients.
Le bouton dé-solder annule la fonction précédente.
Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner
l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter
l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir.
Vous pouvez aussi :
- utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant
- saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante,
dans la colonne Montant Affecté.
33
7. LES RELANCES
Il existe deux types de relances :
•
Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,
•
Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme.
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la
catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez
sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez
la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et
cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
8. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes
comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
9. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos
documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients
- Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
10. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
•
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
•
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
34
assistant de creation de modele de document
11. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et
en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
•
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),
•
Choix du style de l'entête du document,
•
Choix des données présentes dans l'entête du document,
•
Choix des données présentes dans le corps du document,
•
Choix des données présentes dans le pied du document,
•
Choix de la mise en forme du modèle,
•
Nom du modèle,
•
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
12. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez importer les données suivantes :
•
Articles
•
Familles articles
•
Clients
•
Famille clients
•
Contacts
•
Barèmes des éco-contributions
Suite à la
définir :
•
•
•
•
sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
35
Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés
est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton
« Afficher le détail ».
13. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer
la procédure.
Vous pouvez exporter les données suivantes :
•
Articles •
Familles articles •
Clients •
Famille clients •
Contacts •
Barèmes des éco‐contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :
•
filtrer les données à exporter si nécessaire, •
exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), •
indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché.
14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
36
Comment consulter le journal des événements ?
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nom de
l’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
15. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
•
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au
message de rupture de la numérotation,
•
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
•
la suppression de documents,
•
le changement de code…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
37
Index
A
Accès au service technique ................................................................................... 10
Acompte ................................................................................................................. 22
Aide sur EBP Devis et Facturation Classic Open Line............................................. 6
Archivage ............................................................................................................... 36
Articles ............................................................................................................. 15, 16
B
Barème eco-contribution ........................................................................................ 27
C
Clients .................................................................................................................... 17
Code d'activation .................................................................................................... 12
Communication Entreprise-Expert ......................................................................... 34
Contact ................................................................................................................... 17
Corps du devis ....................................................................................................... 18
Création de dossier ................................................................................................ 13
Création de modèle ................................................................................................ 35
D
Devis ...................................................................................................................... 17
Droits utilisateurs .................................................................................................... 25
Duplication de documents ...................................................................................... 21
E
Echéances ....................................................................................................... 20, 33
Echéancier ............................................................................................................. 33
Eco-contribution ..................................................................................................... 27
Ecran de travail ...................................................................................................... 14
e-mail ..................................................................................................................... 21
Expert Comptable ............................................................................................ 16, 34
Export paramétrable ............................................................................................... 36
38
INDEX
F
Facture ................................................................................................................... 19
Facture d’acompte ................................................................................................. 22
Fonctions avancées ............................................................................................... 27
Frais de port ........................................................................................................... 30
G
Gestion des fenêtres .............................................................................................. 16
Groupe d'utilisateurs .............................................................................................. 24
H
Historique client ...................................................................................................... 19
Historique de la ligne .............................................................................................. 31
Historique des ventes ............................................................................................. 32
Historique du document ................................................................................... 19, 32
Historique eco-contribution .................................................................................... 28
I
Import paramétrable ............................................................................................... 35
Imprimer ................................................................................................................. 23
Initialisation du dossier ........................................................................................... 15
Installation .............................................................................................................. 11
Intervenant ............................................................................................................. 29
J
Journal des événements ........................................................................................ 37
L
Lancement du logiciel ............................................................................................ 11
Liaison de dossiers ................................................................................................ 26
M
Modèle ................................................................................................................... 35
Mot de passe .......................................................................................................... 16
N
Nouveau devis ....................................................................................................... 17
Nouvelle Facture .................................................................................................... 19
Numerotation .......................................................................................................... 15
O
Options du dossier ................................................................................................. 15
39
P
Pied de devis .......................................................................................................... 18
Pointage entre échéance ....................................................................................... 33
Prospects ............................................................................................................... 17
R
Règlement .............................................................................................................. 22
Regroupement de devis ......................................................................................... 21
Relances ................................................................................................................ 34
Relances devis ....................................................................................................... 34
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 24
Service à la personne ............................................................................................ 29
SMS ....................................................................................................................... 19
Statistiques ............................................................................................................. 34
T
Tableau de bord ..................................................................................................... 27
Tarif article ............................................................................................................. 16
Transfert comptable ............................................................................................... 23
Transfert de documents ......................................................................................... 20
TVA ........................................................................................................................ 15
U
Utilisateurs ............................................................................................................. 25
40
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