Pour cela, il renseigne le formulaire informatisé dans l’onglet « infos » sur la fiche intranet du club. Un seul nombre à y saisir : la quantité de livrets souhaités. Tout le reste est automatique : calcul des frais de port, facturation et prélèvement.
Pour une estimation réaliste du nombre à commander, le club prévoit ses besoins pour cette saison et commande le double de livrets (pour tenir compte du renouvellement de ses licenciés sur plusieurs saisons
(env. 30 % chaque année).
Pour aider le club à estimer ses besoins (nombre de licenciés sur 4 ans, nombre de passeports commandés dans les 4 dernières années passées, nombre de passeports attribués aux licenciés du club, …), tous les chiffres sont disponibles sur le formulaire de commande.
Réapprovisionnement du club
Le président du club (ou président de comité) commande les livrets passeports, éventuellement les cartes
« premiers pas » dont il a besoin.
Pour un nouveau club,
Les passeports seront inclus dans un pack envoyé au club lors de son affiliation à la FFME.
3.4.2 L
A COMMANDE PAR UN COMITE
Un comité peut juger nécessaire de disposer d’un stock de livrets passeport : il effectue sa commande via l’intranet du comité.
3.4.3 L
A COMMANDE PAR UNE STRUCTURE CONVENTIONNEE
La structure envoie le bon de commande passeport accompagné du règlement au siège FFME. Le bon de commande est disponible sur le site FFME.
3.5 LES TARIFS
3.5.1 R
EGLES DE FONCTIONNEMENT
Règle 1 : Tout passeport attribué par le club à un licencié du club n’est pas facturé dès lors qu’il a bien été validé sur l’intranet fédéral.
Par contre, seront facturés les passeports remis :
–
à des personnes non licenciées ;
–
à des licenciés mais non validés sur l’intranet ;
–
à des licenciés ne faisant pas partie du club ;
– en double ou en remplacement d’un livret perdu.
Règle 2 : Les passeports sont conditionnés par paquets de 25 non fractionnable.
Règle 3 : Les frais de port et d’affranchissement sont à la charge du commanditaire.
3.5.2 P
OUR LES CLUBS ET ETABLISSEMENTS AFFILIES
Les tarifs s’établissent donc ainsi :
• La 1ère commande de livret passeports est gratuite pour le club, seuls les frais de port et d’affranchissement sont payants.
•
Commandes suivantes pour le renouvellement du stock : o les livrets attribués à des licenciés du club seront renouvelés gratuitement, o les livrets non attribués à des licenciés du club seront facturés au club au tarif de 3 €.
Ex : le club commande 100 passeports pour se réapprovisionner :
1 er exemple : Si 100 passeports du stock précédent ont été validés dans l’intranet : les passeports seront gratuits, ne seront facturés que les frais d’expédition.
2 e exemple : Si seulement 70 passeports du stock précédent ont été validés dans l’intranet :
70 passeports seront gratuits, 30 passeports seront facturés au tarif de 3 € le passeport plus les frais d’expédition.
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V1 – septembre 2014
Cas particuliers :
–
Pour un nouveau club, le 1 er envoi de passeports est gratuit, les frais de port et d’affranchissement sont à la charge du club.
–
Si le licencié perd son premier livret et que le club lui en délivre un second, ce livret sera facturé au club. Le club peut donc facturer ce livret au licencié :
–
Tarif de facturation de la fédération au club 3 €,
–
Tarif de facturation du club pour le licencié : au choix du club mais dans une limite de 5 €.
–
Lorsque le club accueille un licencié d’un autre club sur une session passeport :
–
Soit le licencié demande un passeport à son club d’origine et vient avec,
–
Soit il achète un passeport lors de la session passeport.
3.5.3 T
ARIF LIVRETS PASSEPORTS POUR LES COMITES ET STRUCTURES CONVENTIONNEES
C’est au club à remettre le livret passeport à ses licenciés, mais un comité peut juger important de disposer d’un petit stock de passeports pour en faire la promotion, pour le vendre à des non licenciés participants à un
événement FFME.
Les livrets passeport sont facturés 75 € le paquet de 25 (soit 3 € le passeport) + frais de port et d’affranchissement.
Si un comité est amené à délivrer un livret passeport à un licencié, il le facture au licencié.
Le prix de revente du livret passeport est fixé par le comité ou la structure conventionnée dans une limite de 5
€.
3.5.4 T
ABLEAU DE SYNTHESE
Club FFME et
établissement affilié
Tarif d’achat du livret par la structure
Stock de départ gratuit
Renouvellement : passeports non validés dans l’intranet 3 € l’unité
75 € le paquet de 25
Tarif licencié Tarif non licencié
1 er passeport gratuit dans son club
2 ème passeport suite à perte : maximum 5 € maximum 5 €
Maximum 5 €
Comité FFME et structure conventionnée
Peut-on encore utiliser l’ancien livret passeport ?
L’ancien livret Passeport canyon n’est pas obsolète. L’essentiel de la progression a été conservé à l’identique. Les licenciés qui possèdent un ancien livret peuvent donc le conserver. S’ils poursuivent leur progression, ils seront
évalués sur les nouveaux critères. La date de validation prouvera qu’ils ont bien été évalués suivant les nouveaux critères. S’ils le souhaitent, ils pourront acheter le nouveau livret auprès du club.
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