ANNEXE J GUIDE DES VISITES DE SUIVI
Directives relatives aux missions de suivi des projets OIBT
1 Règles générales relatives aux missions de suivi des projets OIBT
– Les mêmes procédures doivent s’appliquer aux projets qui disposent d’un comité directeur de projet (CDP) et aux petits projets qui disposent d’un Comité technique de projet.
– Les missions de suivi de projet consistent en une réunion du PDP/CTP et une visite à un site de projet.
– Pour chaque projet en cours, quelle que soit sa taille, une mission de suivi doit être effectuée au moins une fois par an (les avant-projets ne font généralement pas l’objet de visites).
– La première mission de suivi doit être effectuée dans les six mois suivant le lancement du projet dans le cas des projets ayant une agence d’exécution nouvelle, de grands projets et des projets qui constituent une deuxième phase ou une phase complémentaire d’un projet précédent ; dans tous les autres cas, la première mission de suivi doit avoir lieu dans la première année d’exécution du projet.
– Avant qu’un projet ne soit approuvé par le panel d’experts, le secrétariat doit s’assurer que des fonds suffisants ont été provisionnés dans le budget pour permettre le suivi, l’évaluation a posteriori et, s’il y a lieu, une évaluation à mi-parcours.
– En principe, chaque mission de suivi de projet doit comporter une visite de la station du projet ; dans les cas où cela n’est pas possible (lorsque les stations du projet sont trop éloignées), la station de projet sera visitée au moins une fois pendant la durée du projet.
2 Liste de contrôle des activités
2.1 Avant la mission de suivi du projet
OIBT
• Planifier le calendrier général (date et lieu) de la mission de suivi du projet ;
• Vérifier dans le budget du projet la disponibilité des fonds devant permettre le suivi (obtenir des services administratifs un « rapport sur l’état des fonds » du projet) ;
• Se rapprocher de l’agence d’exécution au moins un mois avant la date de la mission de suivi pour convenir avec elle de :
– la date
– le lieu
– la langue de la réunion
– les participants
– la documentation requise
– l’ordre du jour
– la visite à la station de projet, etc..
• Communiquer à l’agence d’exécution l’organisation des déplacements ;
• Passer en revue la documentation afférente au projet :
– document de projet (descriptif) ;
– contrat de projet et, s’il y a lieu, conventions supplémentaires passées entre l’agence d’exécution et d’autres agences collaboratrices ;
– POA ;
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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– rapports d’activité, y compris états financiers ;
– rapports techniques ;
– lettres de non objection ;
– procès-verbaux des missions de suivi précédentes ;
– rapports d’audit ;
– correspondance.
• Par un examen de la documentation, effectuer une évaluation préliminaire des aspects suivants :
– Progression du projet suivant le calendrier des travaux convenu (POA) (comparer les produits
et les activités réels inscrits dans le rapport d’activité avec ceux figurant dans le document de projet,
identifier les problèmes éventuels) ;
– Efficacité de l’organisation du projet, dont les rôles et attributions des institutions qui y sont associées, et structure de direction du projet ;
– Acquisition de biens d’équipement (véhicule/matériel) ;
– Respect des diverses directives administratives OIBT de la part de l’agence d’exécution
(directive OIBT pour l’engagement de consultants, l’achat de biens et services, règles et procédures,
autres guides pratiques, actions et mesures complémentaires concernant les rapports d’audit, etc.) ;
– Lorsqu’il y a lieu, respect des lignes directrices OIBT en matière de politiques ;
– Principales questions et problématiques devant retenir l’attention du CDP/CTP en vue de mettre au point des interventions correctives (et réaliser les objectifs désignés dans le document de projet)
Agence d’exécution
• Invite les participants à la réunion du CDP/CTP ;
• Prépare les dossiers requis ;
• Met aux point les dispositions logistiques pour la réunion et la visite à la station du projet ;
• Prépare un programme détaillé de mission de suivi ;
• Adresse à tous les participants le dossier suivant deux semaines au moins avant la réunion du CDP/CTP :
– Rapport d’activité 3
– Rapport financier
– POA
– Ordre du jour de la réunion 4
– Tous rapports techniques produits par le projet depuis la dernière mission de suivi
• Envoi du programme provisoire de la mission de suivi à l’OIBT pour approbation
• Organisation de l’accueil à l’aéroport et des réservations hôtelières.
2.2 Durant la mission de suivi du projet a) Réunion CDP/CTP
OIBT
• Vérifier que l’ordre du jour est complet ;
• Avec les autres membres du CDP/CTP, passer en revue les aspects suivants de l’exécution du projet :
3
Les rapports financiers doivent être prepares selon la grille fournie en annexe 1.
4 On trouvera une grille normalisée d’ordre du jour des reunions du CDP/CTP en annexe 2.
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– Qualité de la planification du projet (POA/Plan des travaux) ;
– Organisation du projet, structure de direction, fonctions et attributions des institutions intervenantes et mécanismes de coordination internes et externes ;
– Adéquation des rapports des projets ;
– Activités relatives à la progression vers le ou les objectif(s) spécifique(s) et « produits » obtenus ;
– Facteurs externes incidents à l’exécution du projet ;
– Risques décrits dans le document de projet, y compris risques nouveaux apparaissant dans le cadre de l’exécution ;
– Dérive par rapport à la structure du projet originel ;
– Informations financières courantes et exigences d’audit (identifier les grandes différences entre
dépenses réelles et dépenses projetées dans le document de projet concernant les fonds de provenance
OIBT et en rechercher les causes en recensant les justificatifs) ;
– Contribution homologue réelle et son adéquation à la marche du projet ;
– Acquisition de biens d’équipement (véhicules/matériel).
• Débattre avec les membres du CDP/CTP de toute question que soulève l’évaluation et encourager et appuyer les solutions collectives aux problèmes et les décisions concertées au sein du CDP/CTP ;
• Vérifier que les mécanismes visant à garantir la pérennisation à l’issue du projet sont bien établis et, si nécessaire, aider le CDP/CTP à définir ces mécanismes ;
• S’il y a lieu, convenir d’une date pour « l’évaluation à mi-parcours) ;
• S’il y a lieu, débattre de la préparation d’un article pour le bulletin de l’OIBT Actualités des forêts tropicales et d’autres moyens de diffusion des résultats du projet ;
• Passer en revue le texte préliminaire du procès-verbal de la réunion CDP/CTP (en veillant à ce que
toutes les questions, y compris les décisions qui ont été prises, sont correctement transcrites dans le rapport) ;
• Signer la version finale du procès-verbal.
Agence d’exécution
• Mettre à disposition une salle de réunion adéquate et les équipements audiovisuels nécessaires ;
• Nommer une secrétaire pour prendre des notes et préparer le procès-verbal de la réunion ;
• Arrêter les dispositions relatives à l’ouverture de la réunion et à la présentation des participants ;
• Produire un exposé sur les points de l’ordre du jour (annexe 2) à l’aide de matériaux audiovisuels ;
• Faire le nécessaire pour que le procès-verbal soit signé sans délai par le représentant de l’agence d’exécution, le gouvernement et (s’ils sont présents) le ou les bailleurs de fonds.
b) Procès-verbal des réunions du CDP/CTP
• On trouvera une grille normalisé de procès-verbal à l’annexe 3 ;
• Le procès-verbal doit :
– Respecter l’ordre du jour de la réunion ;
– Reprendre les grands thèmes des débats et les problèmes abordés ;
– Énoncer avec précision toutes les recommandations émises et les décisions prises ;
– Inclure l’approbation et l’adoption des rapports du projet (rapport d’activité, POA/Plan de travail, rapport financier) ;
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• Présenter en annexe l’ordre du jour et la liste des participants ;
• Présenter en annexe toute modification apportée au budget approuvée par le CDP ou CTP ;
• Le procès-verbal doit être signé par un représentant de l’agence d’exécution, du gouvernement, du ou des bailleurs de fonds présents, de l’OIBT et, s’il y a lieu, d’autres membres du CDP/CTP ;
• Le procès-verbal doit être complété et signé avant le départ du représentant de l’OIBT.
c) Visite à la station du projet
OIBT
• Évaluation du déroulement du projet à la station du projet ;
• Rencontre avec les acteurs et participants au projet ;
• Vérification de l’infrastructure et de l’affectation et de l’état des biens d’équipement achetés avec les crédits alloués par l’OIBT ;
• Prises de vue photographiques à l’aide d’un appareil photo numérique pour la photothèque de l’OIBT.
Agence d’exécution
• Assurer un moyen de transport à la station du projet ;
• Assurer la présence des acteurs ou participants au projet.
2.3 Après la mission de suivi du projet
OIBT
• Parachever le rapport de mission et en informer le Directeur exécutif ;
• Actualiser la base de données du projet ;
• Concevoir et engager toutes mesures complémentaires requises (soulignées dans le procès-verbal de
la réunion et dans le rapport de mission).
Agence d’exécution
• Concevoir et engager toutes actions conformes aux décisions du PDP/CTP, notamment toute demande officielle de non-objection de l’OIBT à toute modification des activités ou du budget qui pourra avoir
été préconisée par le CDP/CTP.
Rapport de mission OIBT
Membre du personnel :
Dates :
Lieu(x) :
Événement(s) :
Principales activités de la visite :
Principaux problèmes rencontrés :
Renseignements complémentaires (autres personnes rencontrées, questions abordées) :
Travaux enchaînant sur la mission (qui, quand, où) :
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