8 Déplacements et rapports
L’agence d’exécution doit rigoureusement respecter les frais de voyage spécifiés dans le document de projet et le POA concernant le personnel de direction du projet, les consultants, les homologues et tous membres du personnel ayant droit à des dédommagements. Les coûts unitaires des déplacements dans le pays et ceux des déplacements internationaux ainsi que les primes de déplacement et allocations de séjour doivent être indiqués dans le document de projet et le POA.
Les billets d’avion doivent être limités aux itinéraires les plus directs en classe économique, tant pour les vols intérieurs que pour les cas où un voyage à l’étranger est requis dans l’exécution du projet.
L’allocation de séjour versée pour les voyages du personnel ne doit pas dépasser ce qui est prévu pour les voyages locaux et internationaux dans les tarifs ONU et locaux.
Les véhicules, bateaux, motos et autres moyens de transport achetés dans le cadre d’un projet doivent
être réservés à un usage strictement officiel par le personnel du projet autorisé. L’agence d’exécution doit conserver des justificatifs de l’utilisation et des frais de voyages effectués avec ces véhicules.
L’agence d’exécution doit également disposer d’un système d’ordres de voyage spécifiant la finalité, la durée et les résultats attendus des voyages entrepris par le personnel du projet. Le personnel concerné partant en voyage doit remettre un rapport à l’agence d’exécution sur l’accomplissement de ces voyages et les activités qu’ils ont permis de mener dans la poursuite des objectifs du projet. Une liste des personnes et des acteurs éventuellement consultés et rencontrés doit être jointe au rapport de voyage.
9 Diffusion des résultats du projet
Le rapport d’achèvement et les rapports techniques du projet doivent constituer les moyens principaux de diffusion des résultats du projet. Ces publications, et d’autres publications du projet résultant des travaux financés par l’OIBT, doivent comporter des mentions indiquant qu’elles font partie du dossier produit pour diffuser les résultats du projet à tous les pays membres et à d’autres intéressés. L’agence d’exécution doit également fournir des moyens efficaces de diffusion au niveau national des résultats du projet par le moyen de communiqués de presse et d’articles repris dans des publications nationales.
L’agence d’exécution doit également préparer, en consultation avec le secrétariat de l’OIBT, des articles destinés à la revue Actualités des forêts tropicales et à d’autres publications de l’OIBT, ces articles étant destinés à diffuser les résultats du projet, ceux en cours puis les résultats définitifs, ainsi que les enseignements qu’ils ont permis de dégager. Les évaluations de projet effectuées par l’OIBT et en interne par l’agence d’exécution constituent également une importante source d’information pour l’identification et la diffusion des enseignements dégagés.
L’OIBT doit également diffuser les résultats de projets obtenus par ses activités opérationnelles en les présentant dans ses publications, notamment Actualités des forêts tropicales, la Série technique, la Série
Développement de politiques, les publications suivies, les brochures d’information, les rapports de séminaires, d’ateliers et d’autres réunions et les rapports de projets. Les rapports de projets, les publications et les résultats des évaluations doivent être mis en ligne sur le site web de l’OIBT en vue d’assurer leur large diffusion grâce à lnternet.
10 Responsabilités du gouvernement hôte
Le gouvernement hôte doit faire en sorte que l’agence d’exécution puisse exécuter ses obligations prescrites dans le cadre de l’accord, de la mise en œuvre à la phase de clôture du projet. Il doit promptement avaliser le choix et l’engagement de tous les experts et du reste du personnel du projet appelé à fournir des services financés par l’OIBT dans le cadre du projet. Il doit également autoriser le dédouanement de tout matériel et fournitures importés par le projet, exonérer de droits et taxes d’importation ces articles à l’arrivée ou intégrer ces droits et taxes dans les comptes du projet au titre
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
