• Assigner un ordre de priorité aux propositions de projets en fonction des priorités nationales et des objectifs ainsi que du plan d’action de l’OIBT ;
• Soumettre toutes les propositions d’avant-projets et de projets OIBT. (L’OIBT n’acceptera aucune proposition d’avant-projet ou de projet qui lui parviendrait par d’autres voies que celle du « Point de contact OIBT ») ;
• Assurer le suivi et l’examen, avec les représentants de l’OIBT, des projets en cours d’exécution ;
• Assurer une coordination et résoudre les problèmes que rencontre l’OIBT dans la mise en œuvre, notamment ceux conduisant à la suspension ou la mise à terme d’un projet qui seraient provoquées par les causes développées dans les présentes SOP ;
• Être membre du Comité directeur ou du Comité technique du projet et passer en revue les projets OIBT ;
• Prendre en considération le conseil de mettre en place un mécanisme national d’échange et de tri des propositions de projets et d’avant-projets en fonction des priorités nationales et des objectifs de l’OIBT, ce mécanisme devant passer au crible les propositions avant leur soumission. (Document
ITTC(XXXVI)/5 du Groupe d’experts chargé des mesures destinées à améliorer la formulation et l’évaluation des projets).
L’idée de projet ne contient que des informations élémentaires relatives aux problèmes à traiter, à l’objectif
à atteindre, aux types de produits attendus et, si cela est déjà possible, une première estimation des coûts.
Il est conseillé aux auteurs du projet de présenter les idées de projets en une ou deux pages, destinées au point focal national.
2 Liste de contrôle de la soumission
Les auteurs de projets (gouvernements et agences d’exécution) doivent faire en sorte que les projets soumis à l’OIBT soient conformes aux directives de base relatives aux modalités de soumission :
1. Le document de projet doit être structuré en cohérence avec des exigences du Manuel OIBT de formulation des projets (troisième édition, 2008). On trouvera dans ce manuel l’ensemble des instructions relatives à la formulation des projets.
2. La proposition doit être soumise en anglais, français ou espagnol pour être traduite par l’OIBT en vue de son évaluation technique.
3. Les auteurs doivent veiller à ce que tous les éléments utiles que doivent contenir tout projet, avant-projet et petit projet soient présents en intégralité (la norme sur ce point est variable, ainsi qu’il est indiqué dans le Manuel de formulation de projets, troisième édition, 2008) avec ses appendices, ses cartes et les mandats des intervenants.
4. Toutes les propositions d’avant-projets et de projets doivent être soumises directement par le « point de contact officiel » du membre de l’OIBT [décision 4(XXV), annexe A, section III]. Les propositions d’avant-projets ou de projets qui ne seront pas passées entre les mains du « Point de contact OIBT » ne seront pas acceptées. La lettre de transmission doit être dûment signée par le point de contact.
5. Les propositions de projets doivent être soumises à temps après l’annonce du lancement du cycle de projets par l’OIBT, en respectant les horaires japonais, avant chaque session du Conseil en ce qui concerne la soumission de projets recommandés par les Comités et celle de propositions nouvelles et révisées.
6. Au vu du nombre limité de propositions de projets que le panel d’experts chargé de l’évaluation technique des propositions de projets est susceptible d’expertiser, il est souhaitable de limiter la soumission de nouvelles propositions de projets à trois par réunion du panel d’experts et de remettre une liste de propositions de projets attribuant à chacune un ordre de priorité à l’attention du panel d’experts.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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