PRISE EN MAIN
3. OUVERTURE D’UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE
Cette fonction est disponible lorsque le logiciel Cartographie & Décisions est débridé. Dans le cas contraire, vous pouvez ouvrir les exemples fournis avec l'application ([X]\Program Files\GeoTeq\CartoDecisions\Exemples\).
3.1. Cas des fichiers CSV
3.1.1. Etes-vous concerné ?
Si vous avez des données à disposition, provenant d'un logiciel de gestion commerciale autre que :
- EBP Gestion Commerciale 2006 (ou version supérieure),
- EBP Gestion Commerciale PRO V.10 (ou version supérieure), vous pouvez utiliser Cartographie & Décisions avec vos données, à la condition de les exporter dans des fichiers de type CSV et de respecter les règles définies plus loin.
En revanche, si vous avez déjà l'un de ces deux logiciels EBP, le transfert des données est semi-automatique et ce chapitre 2.1 ne vous concerne pas.
Veuillez vous reporter au chapitre 2.2.
La majorité des logiciels de tableur et la plupart des logiciels de base de données du marché permettent l'exportation de leurs données dans des fichiers de type
CSV. Ces fichiers sont en réalité de simples fichiers «texte» utilisant le point-virgule comme séparateur de champ. Ils permettent les échanges entre diverses applications, et notamment Cartographie & Décisions.
Pour Cartographie & Décisions, deux à quatre fichiers sont nécessaires. Ils doivent
être placés dans le même dossier et leur nom doivent obligatoirement être :
Titre.csv, client.csv, Vente.csv et Action.csv.
3.1.2. Exemple d'exportation CSV avec Excel (Microsoft ®)
Sous Excel (Microsoft ®), il suffit d'aller au menu : Fichier + Enregistrer un fichier
sous, de sélectionner dans la liste déroulante Type de fichier le type suivant :
CSV: séparateur point-virgule.
Cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer.
Cliquer sur OK, puis sur Oui.
26 EBP Cartographie & Décisions
Ouverture d’un dossier de gestion commerciale
3.1.3. Titre.csv
Titre.csv permet d'indiquer le nom de votre société ou de votre organisation. Ce fichier est très simple, et, une fois élaboré, ne devrait plus changer.
Voici son format (1 colonne, 2 lignes.)
Ce fichier est indispensable. Le bandeau "Titre" est obligatoire.
TITRE
Démo
3.1.4. Client.csv
Client.csv permet d'élaborer des statistiques de répartition de clientèle sur un territoire. A chaque nouveau client, il devra être recréé. Avec ce fichier, vous pourrez aussi rechercher tous les clients dans le voisinage d'un autre.
Ce fichier est indispensable (au moins 6 colonnes, N+1 lignes de clients). Le bandeau contenant les étiquettes ici présentées en gras est obligatoire. Le code client ne doit pas dépasser 12 caractères.
CODECLIENT NOMCLIENT TYPECLIENT VILLE CODEPOSTE PAYS
C00001 Client BREST 29 France
C00003 Client LYON
GRAND
69 France
MARSEILLE 13 France
GRAND
05 31 France
GRAND
06 France
GRAND
ISSY-LES-
NEUILLY-SUR-
Vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires et facultatives pour renseigner les numéros de téléphone fixe et portable du client, le fax ou tout autre information vous étant nécessaire. Si vous définissez une colonne
MESSAGERIE, vous pourrez envoyer un courriel à tous les clients situés dans un rayon défini.
EBP Cartographie & Décisions 27
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3.1.5. Vente.csv
Vente.csv permet d'élaborer des statistiques de ventes sur un territoire. Le client de chaque vente devra être défini dans le fichier précédent Client.csv. Ce fichier n'est pas obligatoire, mais il est indispensable si vous souhaiter des statistiques de ventes.
On doit avoir au plus 6 colonnes, N+1 lignes de ventes. Le bandeau contenant les
étiquettes ici présentées en gras est obligatoire.
01.01.2005 1000.00 C00001 MICHEL
05.01.2005 FRANCOIS
10.01.2005 3000.00 C00007
15.01.2005 500.00 C00001 MICHEL
20.01.2005 -500.00 C00003 MICHEL
25.01.2005 2000.00 C00002
01.02.2005 5000.00 C00008 MICHEL
05.02.2005 FRANCOIS
10.02.2005 FRANCOIS
15.02.2005 7000.00 C00007
20.02.2005 5600.00 C00008
25.02.2005 FRANCOIS
01.03.2005 FRANCOIS
05.03.2005 18000.00 C00010
10.03.2005 500.00
FRANCOIS
C00003 MICHEL
EUR 1.00
EUR 1.00
EUR 1.00
EUR 1.00
EUR 1.00
EUR 1.00
15.03.2005 7500.00 C00006 MICHEL
20.03.2005 10000.00 C00009 FRANCOIS
25.03.2005 FRANCOIS
01.04.2005 3500.00 C00007
EUR 1.00
EUR 1.00
05.04.2005 8000.00 C00008
Les colonnes CODECOMMERCIAL, DEVISE et CHANGE sont facultatives
Si aucun taux de change euro n'est spécifié, ou si sa valeur est nulle, on prend en compte 1.00. Si aucun code commercial n'est spécifié, on prend en compte le code commercial "non défini".
28 EBP Cartographie & Décisions
Ouverture d’un dossier de gestion commerciale
3.1.6. Action.csv
Action.csv permet de préciser quelles sont les tâches associées à chaque client.
La présence de ce fichier est facultative. Avec ce fichier, vous pourrez en revanche rechercher tous les clients voisins d'un autre, avec qui vous avez rendez-vous par exemple. Ce fichier contient trois colonnes, N+1 lignes d'actions. Les trois colonnes sont obligatoires. Le bandeau contenant les étiquettes ici présentées en gras est obligatoire.
01.01.2005 C00001
05.01.2005 C00002
10.01.2005 C00007
15.01.2005 C00001
20.01.2005 C00003
25.01.2005 C00002
01.02.2005 C00008
05.02.2005 C00004
10.02.2005 C00005
15.02.2005 C00007
20.02.2005 C00008
25.02.2005 C00002
01.03.2005 C00001
05.03.2005 C00010
FAX
FAX
TEL
RDV
RDV
RDV
TEL
TEL
TEL
TEL
FAX
RDV
RDV
RDV
10.03.2005 C00003
15.03.2005 C00006
20.03.2005 C00009
25.03.2005 C00002
RDV
RDV
RDV
RDV
01.04.2005 C00007 RDV
05.04.2005 C00008
3.1.7. Ouverture des fichiers CSV
Dans Cartographie & Décisions, allez au menu :
RDV
Fichier + Importer des fichiers CSV.
Une boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez l'un des quatre fichiers CSV
(Titre.csv, Client.csv, Vente.csv et Action.csv), et cliquez sur le bouton Ouvrir.
Vos données sont alors importées dans le logiciel.
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