Suivi des modifications dans les données. SAP Rich Client

PDF

Dokument

Condition :

[Produit des ventes] < ((Moyenne([Produit des ventes]) Dans Le Bloc) * 0.8)

Condition Sinon :

=[Produit des ventes] < ((Moyenne([Produit des ventes]) Dans Le Bloc) * 1.2)

Condition Sinon :

=[Produit des ventes] > ((Moyenne([Produit des ventes]) Dans Le Bloc) * 1.2)

La formule que vous spécifiez pour chaque condition fonctionne comme suit :

● La première condition s'applique lorsque les chiffres d'affaires sont inférieurs à 0,8, c'est-à-dire 80 %, du chiffre d'affaires moyen.

● La deuxième condition s'applique lorsque les chiffres d'affaires sont inférieurs à 1,2, c'est-à-dire 120 %, du chiffre d'affaires moyen.

● La troisième condition s'applique lorsque les chiffres d'affaires sont supérieurs à 1,2, c'est-à-dire 120 %, du chiffre d'affaires moyen.

Vous devez ensuite vous servir de la boîte de dialogue

Afficher les règles de mise en forme

pour spécifier la mise en forme conditionnelle à afficher dans les cellules du rapport qui remplissent l'une de ces conditions.

Choisissez la mise en forme suivante :

● Les cellules du rapport qui contiennent un chiffre d'affaires inférieur à 80 % du chiffre d'affaires moyen

(première condition) affichent ce chiffre d'affaires en rouge.

● Les cellules du rapport qui contiennent un chiffre d'affaires supérieur de moins de 20 % au chiffre d'affaires moyen (deuxième condition) affichent ce chiffre d'affaires en bleu. Remarquez que cette condition englobe les valeurs également couvertes par la première condition. Par exemple, si la moyenne est 100, 79 est à la fois inférieur à 80 % de la moyenne et représente un dépassement de la moyenne de moins de 20 %. Dans ce cas, la première condition a la priorité.

● Les cellules du rapport qui contiennent un chiffre d'affaires supérieur de plus de 20 % au chiffre d'affaires moyen (troisième condition) affichent ce chiffre d'affaires en vert.

Cette mise en forme permet de voir d'un seul coup d'œil les lignes de produits qui génèrent des recettes supérieures, inférieures ou proches du chiffre d'affaires moyen.

5.5.5 Suivi des modifications dans les données

5.5.5.1 Suivi des modifications dans vos données

Pour prendre des décisions Business Intelligence éclairées et efficaces, vous devez comprendre comment les données qui constituent la base de ces décisions sont modifiées dans le temps. Vous pouvez suivre et afficher les modifications des données pour vous aider à concentrer votre analyse sur des zones clés et éviter ainsi de perdre du temps à explorer des données inutiles.

Lorsque vous effectuez le suivi des modifications des données, vous sélectionnez une actualisation des données spécifique comme point de référence. Ces données sont appelées données de référence. Lorsque vous activez le suivi des données, vos données sont mises en relation avec les données de référence.

294

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

Voici quelques exemples de suivi des données :

● Si un point de vente n'apparaît plus dans la liste des premiers points de vente par critère de ventes, vous le voyez comme étant supprimé de la liste. Vous pouvez utiliser ces informations pour rechercher la raison pour laquelle le point de vente ne figure plus parmi les premiers.

● Si les ventes ont baissé dans une région, le suivi des données affiche cette baisse. Vous pouvez alors explorer en avant les données de la région afin de comprendre la raison pour laquelle les revenus ont chuté.

Dans ces deux cas, le suivi des données rend les données actuelles plus significatives en les situant par rapport aux données plus anciennes. Sans ce contexte, il est beaucoup plus difficile d'identifier les tendances.

Remarque

Le suivi des modifications apportées se fait au niveau des documents et non au niveau des rapports. Si un document contient plusieurs rapports, le suivi s'applique à tous ceux-ci. Les informations de la barre d'état indiquent le statut de niveau de document. La présence d'un astérisque dans un onglet de rapport signifie que le suivi des modifications est activé pour ce rapport.

5.5.5.2 Types de modifications de données

Vous pouvez suivre les types de modification de données suivants :

● Données insérées

● Données supprimées

● Données modifiées

● Valeurs augmentées

● Valeurs diminuées

La configuration de l'affichage de ces modifications s'effectue via l'interface ou via le langage de formule. Le langage de formule offre aux utilisateurs avancés plus de fonctionnalités d'affichage et de mise en forme des données modifiées.

5.5.5.3 Modes de suivi des données

5.5.5.3.1 Mode de suivi des données automatique

En mode de suivi automatique des données, vous comparez toujours les données actuelles avec les données antérieures à la dernière actualisation. Pour cela, il faut automatiquement définir les données actuelles en tant que données de référence juste avant chaque actualisation. Les données de référence ont toujours une actualisation de retard par rapport aux données actuelles.

Le mode de suivi automatique des données convient bien aux documents planifiés lorsque vous souhaitez comparer les données actuelles aux données antérieures à la dernière actualisation.

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

295

5.5.5.3.2 Mode de suivi des données manuel

En mode de suivi des données manuel, la sélection des données de référence est assumée par l'utilisateur. Vous continuez à utiliser ces données en tant que point de référence jusqu'à ce que vous mettiez à jour le point de référence.

5.5.5.4 Pour activer le suivi des données

1. Cliquez sur

Suivi des modifications

dans la barre d'état en bas de la fenêtre pour afficher la boîte de dialogue

Suivi des données

2. Sélectionnez l'onglet

Données

3. Pour comparer les données avec la dernière actualisation, sélectionnez

Comparer avec la dernière actualisation des données

Lorsque vous sélectionnez cette option, les données actuelles deviennent les données de référence après chaque actualisation des données. Le rapport montre toujours la différence entre les données les plus récentes et les données précédant la dernière actualisation.

Lorsque cette option est sélectionnée, la barre d'état affiche Suivi des modifications : mise à jour automatique.

4. Pour comparer les données à une actualisation de données spécifique, sélectionnez

Comparer avec l'actualisation des données de

, puis sélectionnez la date de l'actualisation dans la liste.

Lorsque vous sélectionnez cette option, les données à la date de l'actualisation que vous choisissez deviennent les données de référence. Le rapport montre toujours la différence entre les données les plus récentes et l'actualisation des données que vous choisissez.

Lorsque cette option est sélectionnée, la barre d'état indique Suivi des modifications : données fixes.

5. Sélectionnez les rapports que vous voulez utiliser pour afficher le suivi des données dans la liste

Rapports avec affichage du suivi des données

6. Cliquez sur

Actualiser les données maintenant

pour actualiser les données lors de la fermeture de la boîte de dialogue.

7. Cliquez sur

5.5.5.5 Affichage des données modifiées

5.5.5.5.1 Pour afficher les données modifiées

Vous avez le choix d'afficher ou non les données modifiées lorsque le suivi des données est activé.

1. Activer le suivi des données.

2. Sélectionnez

Suivi Afficher les modifications

(en mode Lecture) ou

Analyse Suivi des données

Afficher les modifications

(en mode Conception) pour afficher les données modifiées. Sélectionnez à nouveau l'option pour annuler l'affichage des données modifiées.

296

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

Informations associées

Configuration de la mise en forme des données modifiées

[page 297]

Pour activer le suivi des données

[page 296]

5.5.5.5.2 Configuration de la mise en forme des données modifiées

Vous pouvez configurer la mise en forme (style de police, taille et couleur) des données modifiées du document.

Les modifications ci-après peuvent être individuellement mises en forme :

● Dimensions insérées, dimensions supprimées et valeurs de détail modifiées

● Valeurs d'indicateur augmentées ou diminuées

Les valeurs d'indicateur peuvent également adopter la mise en forme des valeurs de dimension insérées ou supprimées. Par exemple, si une valeur de dimension disparaît d'une liste de valeurs dans un bloc et si le bloc affiche également une valeur d'indicateur pour la dimension, les valeurs de dimension et d'indicateur sont signalées comme données supprimées.

Il incombe à votre administrateur de définir la mise en forme par défaut des données modifiées sur le serveur

Central Management Server. Lorsque vous configurez la mise en forme des données modifiées localement, vous remplacez les paramètres par défaut du CMS.

5.5.5.5.2.1 Pour configurer l'apparence des données modifiées

Vous devez être en mode Conception pour configurer l'apparence des données modifiées.

1. Cliquez sur

Suivi des modifications

dans la barre d'état en bas de la fenêtre pour afficher la boîte de dialogue

Suivi des données

2. Sélectionnez l'onglet

Options

3. Sélectionnez tous les types de données modifiées à afficher, puis cliquez sur

Format

pour spécifier le mode d'affichage des modifications.

Remarque

Les boutons

Format

ne sont visibles qu'en mode Conception.

Informations associées

Mise en surbrillance de données à l'aide de la mise en forme conditionnelle

[page 290]

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

297

5.5.5.5.3 Mode d'affichage des données modifiées dans les blocs

Exemple

Données modifiées affichées sous la forme d'un bloc simple

Dans cet exemple, un document comportant un bloc [Pays], [Année] et [Chiffre d'affaires] est utilisé. Les données originales sont ventilées comme suit :

Pays

France

Japon

Pologne

Année

2003

2004

2002

Chiffre d'affaires

1 000

2 000

1 000

1 200

Après l'actualisation, les données sont ventilées comme suit :

Pays

France

Japon

Pologne

Royaume-Uni

Année

2004

2003

2002

2004

Chiffre d'affaires

3 000

900

800

900

Lorsque le suivi des données est activé et que les modifications apportées aux données sont affichées, le bloc s'affiche comme suit :

Pays

France

Japon

Pologne

Année

2003

2004

2002

2003

2002

Chiffre d'affaires

1 000

3 000

1 000

900

800

Mise en forme

[mise en forme de données sup primées dans l'ensemble des cellules]

[mise en forme de données aug mentées dans la cellule Chiffre d'affaires]

[mise en forme de données sup primées dans l'ensemble des cellules]

[mise en forme de données in sérées dans l'ensemble des cel lules]

[mise en forme de données di minuées dans la cellule Chiffre d'affaires]

298

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

Pays

Royaume-Uni

Année

2004

Chiffre d'affaires

900

Mise en forme

[mise en forme de données in sérées dans l'ensemble des cel lules]

● Les lignes répertoriant les chiffres d'affaires français pour l'année 2003 et japonais pour l'année 2002 correspondent à des données qui n'existent plus après l'actualisation.

● Le chiffre d'affaires français pour l'année 2004 a augmenté.

● Le chiffre d'affaires polonais pour l'année 2002 a diminué.

● Les lignes répertoriant les chiffres d'affaires japonais pour l'année 2003 et britannique pour l'année 2004 s'affichent après l'actualisation.

5.5.5.5.4 Mode d'affichage des données modifiées dans les rapports comportant des dimensions fusionnées

Une dimension apparaît comme modifiée uniquement si l'ensemble des dimensions qui font partie de la fusion sont modifiées.

Exemple

Données modifiées et dimensions fusionnées

Dans cet exemple, Pays est une dimension fusionnée composée des dimensions Pays de deux fournisseurs de données. Avant l'actualisation, les données sont ventilées comme suit :

Pays (FD1)

Etats-Unis

France

Royaume-Uni

Allemagne

Chiffre d'affaires (FD1) Pays (FD2)

10 000 Etats-Unis

4 000

5 000

1 000

Royaume-Uni

Allemagne

Ventes (FD2)

5 000

3 000

1 000

Après l'actualisation, les données sont ventilées comme suit :

Pays (FD1)

Etats-Unis

France

Royaume-Uni

Pologne

Chiffre d'affaires (FD1) Pays (FD2)

10 000 Etats-Unis

4 000

6 000

2 000

France

Royaume-Uni

Ventes (FD2)

4 000

3 000

4 000

Affichées en un bloc comportant la dimension Pays fusionnée et les modifications de données, les données sont ventilées comme suit :

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

299

Pays

Etats-Unis

France

Royaume-Uni

Allemagne

Pologne

Chiffre d'affaires

10 000

4 000

6 000

1 000

2 000

Ventes

4 000

3 000

4 000

1 000

Mise en forme

[mise en forme de données di minuées dans la cellule Ventes]

[mise en forme de données in sérées dans la cellule Chiffre d'affaires]

[mise en forme de données aug mentées dans les cellules Chif fre d'affaires et Ventes]

[mise en forme de données sup primées dans l'ensemble des cellules]

[mise en forme de données in sérées dans les cellules Pays et

Chiffre d'affaires]

La ligne France n'est pas signalée comme insérée, car une ligne France n'a pas été insérée dans les deux fournisseurs de données. Chiffre d'affaires est signalé comme inséré, car il s'agit d'une nouvelle valeur d'indicateur après l'actualisation des données.

La ligne Pologne est signalée comme insérée, car il s'agit d'une nouvelle valeur de dimension après l'actualisation des données.

5.5.5.5.5 Mode d'affichage des données modifiées dans les sections

Exemple

Données modifiées dans un rapport comportant des sections

Dans cet exemple, un document comportant un bloc [Pays], [Année] et [Chiffre d'affaires] est utilisé. Les données originales sont ventilées comme suit :

Pays

France

Japon

Pologne

Etats-Unis

Année

2003

2004

2002

2003

2004

Chiffre d'affaires

1 000

2 000

1 000

1 200

Après l'actualisation, les données sont ventilées comme suit :

300

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

Pays

France

Japon

Pologne

Royaume-Uni

Si vous créez une section sur [Pays] et affichez les modifications de données, le rapport s'affiche comme suit :

France [aucune mise en forme]

Année

2003

2004

Chiffre d'affaires

1 000

3 000

Mise en forme

[mise en forme de données supprimées dans l'ensemble des cellules]

[mise en forme de données augmentées dans la cellule Chiffre d'affaires]

Japon [aucune mise en forme]

Année

2002

2003

Année

2004

2003

2002

2004

Chiffre d'affaires

1 000

900

Chiffre d'affaires

3 000

900

800

900

Mise en forme

[mise en forme de données suppri mées dans l'ensemble des cellules]

[mise en forme de données insérées dans l'ensemble des cellules]

Pologne [aucune mise en forme]

Année

2002

Chiffre d'affaires

800

Mise en forme

[mise en forme de données dimi nuées dans la cellule Chiffre d'affai res]

Royaume-Uni [mise en forme de données insérées]

Année

2004

Chiffre d'affaires

900

Mise en forme

[mise en forme de données insérées dans l'ensemble des cellules]

Les données apparaissent dans l'en-tête de section de deux façons différentes, en fonction des modifications apportées aux données de la section :

● Si toutes les lignes de la section ont été modifiées de la même façon, l'en-tête de section s'affiche selon la même mise en forme que les lignes.

● Si les lignes ont été modifiées selon des méthodes différentes ou bien si certaines lignes uniquement ont été modifiées, l'en-tête de section conserve la mise en forme par défaut.

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

301

5.5.5.5.6 Mode d'affichage des données modifiées dans les blocs comportant des ruptures

Lorsqu'un bloc comporte une rupture et que la propriété de bloc

Centrer la valeur sur la rupture

est définie, l'affichage de la valeur centrée suit des règles similaires à celles appliquées aux en-têtes de section.

● Si toutes les lignes de la rupture ont été modifiées de la même façon, la valeur centrée s'affiche selon la même mise en forme que les lignes.

● Si les lignes ont été modifiées selon des méthodes différentes ou bien si certaines lignes uniquement ont été modifiées, la valeur centrée conserve la mise en forme par défaut.

5.5.5.5.7 Mode d'affichage des données modifiées dans les diagrammes

Lorsque les données d'un diagramme sont modifiées, une icône signalant une modification des données apparaît au-dessus du diagramme. Lorsque vous cliquez sur cette icône, le diagramme est converti en tableau afin de vous permettre de visualiser le détail des modifications.

5.5.5.6 Restrictions relatives au suivi des données

Si vous modifiez ou purgez un fournisseur de données, le rapport n'affiche plus les données modifiées. Si le fournisseur de données est modifié, la version actuelle du document n'est plus compatible avec la version de référence. Si les données sont effacées, les données antérieures permettant d'établir les comparaisons n'existent plus.

En conséquence, les actions suivantes sont incompatibles avec le suivi des données :

● Exploration hors du périmètre

● Exploration de requête

● Suppression d'une requête

● Toute modification (y compris les modifications apportées aux droits de sécurité) qui entraîne une altération du code SQL généré par le fournisseur de données

● Purge du document

En effectuant l'une de ces actions, l'historique des données du document est effacé, car ces actions sont incompatibles avec l'affichage des données modifiées. Par exemple, si vous apportez des modifications à une requête, les données du document sont modifiées. Toute comparaison établie entre ces données et des données antérieures générées depuis une requête différente est nécessairement faussée.

5.5.5.6.1 Suivi des données et exploration

Lorsque vous utilisez l'exploration de requête ou l'exploration hors du périmètre, l'historique des données est effacé, car ces actions modifient le fournisseur de données. Ce processus ne vous pose en principe aucun

302

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

problème, puisque, lorsque vous amorcez l'exploration, vous avez déjà identifié les données nécessitant une analyse supplémentaire. Le suivi des données a rempli sa fonction et vous pouvez désormais procéder à l'analyse des données.

5.5.5.6.2 Suivi des données et Actualisation à l'ouverture

Lorsqu'un document est configuré de façon à ce que ses données soient mises à jour à l'ouverture (lorsque la propriété de document

Actualisation à l'ouverture

est sélectionnée), le suivi des données n'affiche pas la différence entre les données avant l'actualisation et celles obtenues après l'actualisation. Les données obtenues après l'actualisation sont considérées comme nouvelles étant donné que l'actualisation purge le document.

Remarque

L'option

Actualisation à l'ouverture

dépend de deux paramètres du CMS (paramètres de sécurité relatifs à l'utilisateur et au document) : "Vérifier le droit de sécurité "Désactiver l'actualisation automatique à l'ouverture pour tous les documents"" dans le paramètre de sécurité CMC/Application/Webi/Properties et "Désactiver l'actualisation automatique à l'ouverture pour tous les documents" dans CMC/Application/user. Si le paramètre de sécurité

Vérifier le droit de sécurité "Désactiver l'actualisation automatique à l'ouverture pour tous les documents"

est ACTIVE/sélectionné dans CMC/Application/Webi/Properties et dans les paramètres de sécurité CMC/Application/user, le droit de sécurité

Désactiver l'actualisation automatique à l'ouverture pour tous les documents

est DESACTIVE pour cet utilisateur. Ainsi, même si la fonction

Actualisation à l'ouverture

n'est pas active pour le document, il le sera tout de même à l'ouverture.

5.5.5.7 Utilisation du langage de formule pour suivre les données modifiées

Lorsque vous utilisez l'interface pour configurer l'affichage des données modifiées, les modifications sont suivies

à l'aide d'alerteurs en coulisse. Ces alerteurs spécifiques n'apparaissent pas dans la liste des alerteurs standard.

Le langage de formule permet de créer des alerteurs personnalisés pour la mise en forme des modifications apportées aux données. Vous pouvez également utiliser le langage de formule pour intégrer des calculs spécifiques reposant sur les modifications. Par exemple, vous pouvez intégrer un calcul afin de mettre en

évidence la différence entre la valeur précédente et la valeur actuelle de l'indicateur.

5.5.5.7.1 Fonction RefValue

Le langage de formule fournit un accès aux données modifiées via la fonction RefValue. Cette fonction permet de renvoyer la valeur de données de référence comme indicateur. S'il n'existe aucune donnée de référence, la fonction renvoie un résultat nul.

Par exemple, si l'indicateur [Chiffre d'affaires] comporte actuellement la valeur 1 000 et sa valeur de référence est 900, la formule RefValue([Chiffre d'affaires]) renvoie le résultat 900.

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

303

5.5.5.7.2 Fonction RefValueDate

La fonction RefValueDate renvoie la date des données de référence utilisées dans le cadre du suivi des données.

5.5.5.7.3 Fonction RefValueUserResponse

La fonction RefValueUserResponse sert à effectuer un suivi des invites. Elle renvoie la valeur de la réponse utilisateur correspondant aux données de référence (invites) utilisées pour le suivi des données.

5.5.5.7.4 Création de formules à l'aide de la fonction

RefValue

Vous pouvez utiliser la fonction RefValue afin de créer des formules qui fournissent des informations relatives aux données actuelles par rapport aux données de référence.

Exemple

Mise en évidence d'une différence entre la valeur de référence et la valeur actuelle

La formule ci-après renvoie la différence entre la valeur de référence et la valeur actuelle de l'indicateur [Chiffre d'affaires] :

=If(Not(IsNull([Chiffre d'affaires])) Ou Not(IsNull(RefValue([Chiffre d'affaires]))); [Chiffre d'affaires]-RefValue([Chiffre d'affaires]))

Le tableau ci-après répertorie des données antérieures à une actualisation :

Client

Jegou

Durand

Martin

Chiffre d'affaires

2 000

3 000

3 500

Après l'actualisation, les modifications des données sont comme suit :

Client

Jegou

Durand

Chiffre d'affaires

3 000

2 500

Consignée dans une troisième colonne, la formule renvoie les chiffres ci-après :

Client

Jegou

Durand

Chiffre d'affaires

3 000

2 500

Différence

1 000

-500

304

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

Client

Martin

Chiffre d'affaires

3 500

Différence

5.5.5.8 Données modifiées et contexte de calcul

Lorsque le suivi des données est activé, les données apparaissent comme modifiées uniquement quand le contexte de calcul reste inchangé.

Par exemple, si une valeur d'indicateur est modifiée parce que vous avez apporté des modifications au contexte de calcul d'un bloc, la nouvelle valeur n'est pas signalée comme modifiée.

Exemple

Modification du contexte de calcul

Dans cet exemple, les éléments [Ville], [Client] et [Chiffre d'affaires] d'un bloc sont ventilés comme suit :

Ville

Paris

Toulouse

Client

Durand

Dupont

Martin

Dubois

Chiffre d'affaires

1 000

2 000

3 000

4 000

Si vous supprimez [Client] du bloc, le chiffre d'affaires est agrégé par ville :

Ville

Paris

Toulouse

Client

3 000

7 000

Les chiffres d'affaires n'apparaissent pas augmentés, car leur montant n'a pas été modifié. Seul le contexte de calcul a changé ; le chiffre d'affaires est désormais totalisé par ville uniquement et les chiffres sont plus élevés.

Si, après une actualisation des données, le chiffre d'affaires de Dupont chute pour atteindre 1 000 et que le chiffre d'affaires de Martin augmente pour atteindre 4 000, les données s'affichent comme suit :

Ville

Paris

Toulouse

Client

2 000

8000

Les données apparaissent comme modifiées, car, indépendamment de la modification du contexte de calcul, le chiffre d'affaires total de Paris a chuté et le chiffre d'affaires total de Toulouse a augmenté.

Guide de l'utilisateur de SAP BusinessObjects Web Intelligence Rich Client

Création de rapports

305