Union internationale pour la conservation de la nature
Comment développer votre atelier pour le Congrès mondial de la nature, Jeju 2012
Votre proposition a été choisie pour devenir l’un des ateliers du Congrès mondial de la nature de l’UICN de Jeju 2012. Félicitations, et bienvenue à Jeju !
Comme vous le savez, le processus de sélection était ardu, et vous faites partie des rares qui ont été choisis pour animer un atelier, ce qui est déjà, en soi, un motif de fierté ! Mais cela ne va pas sans un certain nombre de responsabilités… Vous devez tout faire pour que l’atelier organisé lors du Congrès mondial de la nature soit ce qu’il y a de mieux en la matière. Il faut que les participants s’en souviennent, et, plus que tout, il faut que vous quittiez Jeju avec quelque chose de concret entre vos mains… Voici donc quelques conseils pour vous aider à réfléchir à l’organisation de votre atelier et pour que vous tiriez le maximum de bénéfices de cet évènement. Souvenez-vous d’une règle très simple : le Congrès n’est que le reflet de ce que vous réalisez !
Si vous avez besoin d’aide, l’équipe du Forum à l’UICN est là pour vous aider à tout moment.
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : congressforum@iucn.org
Deux heures pour convaincre votre public !
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les gens assistent à des congrès ou à des conférences ?
Certes, l’endroit où a lieu le Congrès peut-être un facteur important, mais ce n’est pas le principal !
Les gens veulent tirer parti de l’expérience des autres et partager leur propre expérience ; rencontrer d’autres personnes qui travaillent sur des questions similaires et travailler collectivement pour mettre en place des solutions concrètes. C’est aussi simple que cela ! Alors, pourquoi ne pas utiliser ces deux heures pour répondre précisément à cette attente ?!...
• Mon sujet est le plus important du monde !
C’est probablement vrai… mais sur la centaine d’organisateurs d’ateliers à Jeju, 99,9% pensent exactement la même chose que vous !
Comment les participants peuvent-ils différentier ce qui est réellement important de ce qui l’est un peu moins ? La réponse est simple : c’est la façon dont vous organiserez votre atelier qui décidera les participants à y prendre part ou non. Vous avez dû vous battre pour que votre atelier soit retenu. Maintenant, il faut vous battre pour capter l’attention du public.
Pensez différemment ! Cette même présentation que vous utilisez depuis dix Congrès ne sera pas suffisante pour plaire aux participants…. Ne récitez pas non plus toujours le même texte…
Pensez simplement ! Ce qui est compliqué dans la simplicité… C’est de rendre les choses simples ! Voici quelques conseils.
1. Arrêtez les présentations !
L’objectif de chaque présentation devrait être de favoriser le dialogue.
Pas besoin de plus d’informations que ce qu’il y a déjà : ce que les participants veulent, c’est plus de clarté, une meilleure compréhension, plus de sens. Et puisque c’est le public qui est concerné (ET NON le présentateur), vous devez minimiser la quantité de matériel que vous présentez et maximiser les temps de discussion interactifs ou de questions/réponses.
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2. Allez droit au but !
Le public tolèrera votre raisonnement pendant deux minutes (généralement moins) !
Après cela, il commencera à tirer ses propres conclusions – que vous ayez ou non présenté les vôtres ! Partez du principe que si vous n’avez pas défendu votre hypothèse et affiché votre diapositive résumé entre la première et la cinquième minute de votre présentation, vous avez perdu votre public, car il aura déjà formé ses conclusions.
3. Moi, moi et moi !
Aucune présentation ne porte sur le sujet que vous présentez ! (Le budget, les étapes du projet, les changements dans le monde, de nouvelles découvertes, etc.). La plupart du temps, ceux qui vous écoutent (collègues, employés, supérieurs…) ne réfléchissent qu’à une chose : En quoi cela me concerne-t-il ? Qu’est ce que ce budget/cette étape/ce changement/cette découverte signifie pour moi ? En quoi suis-je utile ? Que voulez-vous que je fasse ? CHAQUE présentation porte TOUJOURS sur MOI. Si vous ne prenez pas ce fait en compte, vous serez ignoré…
Donc, lors de vos présentations PowerPoint ou de votre exposé, essayez de répondre aux questions suivantes :
Qu’est-ce que je veux que mon public sache, comprenne, apprenne ou questionne ?
Qu’est-ce que je veux que mon public sente ?
Qu’est-ce que je veux que mon public fasse, comme conséquence directe de ma présentation ?
• Avez-vous entendu parler du phénomène de « mort par PowerPoint » ?...
Êtes-vous fatigué des présentateurs qui vous tournent le dos, parlent à l’écran et lisent chaque mot de leur présentation, insultant par là-même votre intelligence en lisant (mal) ce que vous pouvez lire par vous-même (si la police est assez grande) ? Trop d’animations ?
Trop d’effets ? Ça clignote, ça s’ouvre de partout, ça fait du bruit ?... Pourquoi alors ne pas essayer quelque chose de différent ?
Comment présenteriez-vous votre message si vous n’aviez que cinq minutes ? Comment structureriez-vous votre présentation ? Utiliseriez-vous PowerPoint de la même façon ? En
2003, deux architectes basés à Tokyo ont inventé une nouvelle façon de faire des présentations PowerPoint. L’idée est simple : 20 diapositives et 20 secondes par diapositive.
C’est ça ! Un total de 6 minutes et 40 secondes pour faire passer votre message. La technique s’appelle Pecha Kucha
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. Essayez-là ! C’est très simple :
Préparez un maximum de 20 diapositives (mais souvenez-vous que vous ne devez pas passer plus de 20 secondes sur chacune d’entre elles)
Utilisez l’option de défilement automatique pour que vos diapositives défilent automatiquement toutes les 20 secondes ;
Répétez votre discours, affinez votre message, et ajustez votre temps de paroles à la règle de 20 diapositives x 20 secondes.
Bien sûr, il existe d’autres façons de préparer votre présentation, et nous ne cherchons absolument pas à vous forcer à utiliser celle-là plus que les autres. La technique du Pecha
Kucha vous permet, néanmoins, de faire passer votre message clairement et simplement, ce
1 http://www.pecha-kucha.org/ , http://en.wikipedia.org/wiki/Pecha_Kucha ou http://www.youtube.com/results?search_query=pecha+kucha+presentation+example&oq=pecha&aq=6&aqi=g10&aql=&gs_sm=3&gs_upl
=1396l2338l0l7567l5l5l0l0l0l0l236l939l0.3.2l5l0
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qui ne peut qu’améliorer votre atelier… Mais vous êtes tout à fait libre d’utiliser vos propres techniques. Notre seul conseil tient en trois points :
Soyez simple !
Soyez clair !
Soyez concis !
• Êtes-vous réellement ouvert aux nouvelles idées ?
Regardez toutes ces personnes qui sont venues assister à votre atelier… Savez-vous pourquoi elles sont là ? Parce qu’elles veulent vous aider ! Elles partagent probablement la même passion que vous et sont disposées à contribuer à vos idées… Mais jusqu’à quel point les laisserez-vous faire ?
Partons du principe que vous utilisez la technique du Pecha Kucha, avec un groupe de 5-6 orateurs lors de votre séance. Les présentations monopoliseront jusqu’à 40 minutes de votre temps. Comment utiliser le temps qu’il vous reste ? C’est précisément notre point : utilisez-le pour impliquer votre public dans ce qui vous intéresse (et qui les intéresse aussi). Voici une proposition :
1. Consacrez les 40 premières minutes de votre séance à de courtes présentations.
2. Utilisez les 20 minutes suivantes à une séance de questions/réponses directement liée aux présentations précédentes.
3. Utilisez les 60 minutes restantes pour un travail interactif avec votre public :
Divisez votre public en groupes
Faites travailler chaque groupe sur un point particulier de votre sujet
Utilisez les techniques de facilitation pour que cette partie soit plus amusante. En voici quelques-unes :
Le Carrousel : une façon efficace de produire un grand nombre d’idées, d’alternatives ou de réponses avec un nombre relativement grand de personnes. Les participants doivent se déplacer de station en station, ce qui peut être utile pour les faire travailler ensemble et encourager la dynamique de groupe.
Le Café du Monde : un type d’atelier organisationnel destiné à offrir une conversation ouverte et créative sur un sujet d’intérêt mutuel afin de faire apparaître les connaissances collectives, de partager des idées et des points de vues, et d’améliorer la compréhension du sujet et des questions impliquées.
Jeu de rôle : Les participants se mettent à la place de l’une de vos parties prenantes et voient comment gérer une situation donnée.
Simulation/Jeu : les nouvelles technologies sont fantastiques pour apprendre et vivre d’autres expériences. Utilisez les techniques de simulations, les jeux, les vidéos, les ordinateurs, les tablettes, etc. Votre public doit sentir et toucher le cœur de votre message.
Il existe de nombreuses autres techniques et l’équipe du Forum peut vous aider ou vous mettre en contact avec des facilitateurs professionnels. Pour cela, n’hésitez pas à nous écrire : congressforum@iucn.org
. N’hésitez pas non plus à chercher plus d’informations sur ces techniques sur internet. De nombreux sites vous donneront tous les détails sur comment vous organiser.
N’oubliez pas non plus que votre atelier fera partie de l’un des évènements les plus importants du monde dans le domaine de la conservation en 2012. Pensez à votre responsabilité d’organisateur envers votre public :
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