Financement des formations de conducteurs routiers par l'Association pour le développement de la Formation professionnelle dans les Transports
4
P
AIEMENT DES AIDES
A noter :
Une facture peut se rapporter à une ou plusieurs demandes d'aide mais dans la limite d'une session de formation et d'un OFA
4.1
Saisie des factures dans la base de données AFT
1 - Sélectionner la ou les demandes à facturer 2 – Accéder à la fenêtre de saisie
3 – Saisir les informations demandées
4 – Enregistrer ou annuler
Le montant saisi ne peut être supérieur au montant notifié.
Il est possible de copier le montant notifié vers l'emplacement du montant facturé
Après avoir saisi les montants, il suffit de cliquer en dehors des champs de saisie pour afficher la somme totale.
La validation de la saisie des informations relatives à la facture génère le passage au statut "A finaliser".
En cas de non enregistrement de la facture 4 semaines après la date de fin de formation, un premier mail de relance est envoyé. Si la saisie n'est toujours pas réalisée 6 semaines après la fin de formation, un second mail est envoyé.
Sans réaction à ces mails, la demande pourra être annulée pas l'AFT.
4.2
Documents à envoyer à l'AFT
Les factures doivent être adressées à l'AFT au plus tard 8 semaines (56 jours) après la date de fin de formation et accompagnée de l'original de la demande avec la partie "Attestation d'achèvement de la formation" dument renseignée (ne
pas redéposer la demande) complétée, pour les TP, de la copie du PV de la session de validation telle que transmis à la
DIRECTE et, pour les DEPOEC, des documents justifiant cette situation professionnelle.
Elles devront mentionner le code OFA et le numéro de dossier (cf. art. 9 des conditions générales) et, dans le cas des
factures multi dossiers, le montant correspondant à chaque dossier.
ATTENTION : La facture adressée à l’AFT au titre de l’aide à la personne ayant fait l’objet de la subrogation au profit de l’OFA ne peut faire l’objet en deuxième rang d’une cession de créance auprès d’un organisme financier. aft_financement-formations_notice_150801 21
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4.3
Suivi du traitement des factures
Dès réception de la facture et des documents associés, l'AFT procède au contrôle des dossiers en statut "A finaliser". Si le contrôle est positif, le dossier passe en statut "Finalisé", dernière étape avant mise en paiement (bon à payer) et clôture (statut
"Clôturé").
Si le contrôle est négatif, le statut du dossier passe à "Finalisation KO" et un message vous est adressé précisant le motif du rejet. Ce motif est également consultable sur la liste de suivi des demandes
Pour les cas de rejet dont le motif est "autre", vous pouvez consulter un post-it sur lequel l'anomalie constatée est indiquée.
Ce post-it peut aussi être utilisé par l'AFT lors de la dépose de la demande pour apporter un complément d'information en cas de non-conformité du document.
Une recherche par n° de facture est possible à partir de la liste de suivi des demandes
Lorsqu'un n° de facture est sélectionné, la colonne
"TTC n° fac." est renseignée et le total des montants se rapportant à cette facture est affiché
Si la colonne "fac. sans
BAP" est vide, la facture a
été contrôlée et acceptée par l'AFT aft_financement-formations_notice_150801 22
4.4
Saisie d'un avoir
1 - Sélectionner la ou l'une des demandes concernées
(seulement une)
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2 – Accéder à la fenêtre de saisie
4 – Après sélection du n° de facture, VALIDER.
3 – Saisir les informations demandées
5 – Pour consulter l'historique de.la facturation d'un dossier,
Cliquer sur l'icône "facture" aft_financement-formations_notice_150801 23
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4.5
Modification d'un enregistrement de facture
En cas d'erreur d'enregistrement d'une facture il est possible de corriger tant que le dossier n'a pas été finalisé et clôturé.
1 – Consulter la facture
Attention, la facture peut aussi être supprimée
2 – Accéder à la fenêtre pour modification
3 – Modifier la ou les informations erronées
4 – Enregistrer aft_financement-formations_notice_150801 24
