Guide utilisateur Advanced REFLEXES Alcatel 4400 Le poste Advanced REFLEXES dont vous disposez aujourdhui vous donne accès, dune manière simple et ergonomique, à tous les services et fonctionnalités offerts par votre système Alcatel 4400. Ce guide utilisateur vous fera découvrir successivement : une description de votre poste, un index alphabétique des services et fonctionnalités à votre disposition, un apprentissage progressif de ces services et fonctionnalités classés selon trois thèmes : Vos appels Votre confort En votre absence Exprimez vos envies, votre poste Advanced REFLEXES et votre système Alcatel 4400 sauront les satisfaire. Nota : La disponibilité de certaines fonctions décrites dans ce guide peut dépendre de la version ou de la configuration de votre système. En cas de doute, consultez le responsable de votre installation. Nom : ........................................... N° fax : ........................................... Adresse e-mail : ................................. N° poste : ................................. N° GSM : ................................. N° DECT : ................................. 1 Symboles utilisés dans la documentation Laction appuyez sur est symbolisée par Affich Les touches afficheur sont symbolisées par Les touches programmées par lusager ou pré-programmées sont symbolisées par Tous les codes de fonction implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes joint à cette documentation. La programmation des touches permettant de personnaliser votre poste, est décrite page 47. Toutes les fonctions permettant cette programmation sont présentées par groupe pages 48 à 51. 2 Informations système En fonction de la version logicielle de votre système (R2 ou R3), certaines touches préprogrammées de votre poste sont différentes. La disposition de ces touches est présentée dans le chapitre Description du poste paragraphe Touches programmables et icones associées. Dautre part, suivant la configuration de votre système, et quelque soit sa version logicielle, votre poste peut être monoligne, (vous ne disposez daucune touche de ligne) ou multiligne (vous disposez dau moins deux touches de ligne). Sur un poste multiligne la fonction double-appel peut être configurée suivant le mode : - monoligne (ou mode PABX), - multiligne (ou mode key system). Ceci implique en particulier, une mise en oeuvre différente des fonctions double-appel, va et vient et transfert suivant le mode défini. Nota : pour plus de détails sur la configuration de votre système, consultez le responsable de votre installation. 3 4 DESCRIPTION DU POSTE i 5 Afficheur, touches afficheur et navigateur Afficheur : comporte 2 lignes et plusieurs pages. Poste au repos : 1ère ligne : information sur létat de votre poste ; date et heure. 2ème ligne (+ 1ère ligne pour les 4 pages suivantes) : correspondants ou fonctions programmables par vous-même. - En cours de communication : 1ère ligne : informations sur votre correspondant et sur la conversation en cours. 2ème ligne : fonctions accessibles à un moment donné. Led verte indiquant la présence de messages. Navigateur : pour passer dune page de lafficheur à lautre ou dune ligne à lautre. 6 Touches afficheur : pour accéder aux fonctions proposées par lafficheur. Principe de navigation Le navigateur vous permet de faire défiler les différentes pages du répertoire ou des fonctions disponibles et de sélectionner la ligne de lafficheur qui va définir la fonction de la touche afficheur associée. Si vous sélectionnez la ligne du haut, deux indicateurs clignoteront pour indiquer que la ligne est temporairement active. Après appui sur une touche afficheur ou après une temporisation la ligne du bas redevient automatiquement active. Page précedente Ligne du haut David Paul Indicateurs de ligne active Francois Jacques Guy Julien Marie Paul Luc Fred Touche afficheur associée Ligne du bas Page suivante Remarque : suivant la configuration de votre système, lutilisation du navigateur peut être réduite aux touches corrrespondant aux lignes du haut et du bas. 7 Touches programmables et icones associées Selon la version logicielle de votre poste, ce dernier dispose de 4 ou 5 touches préprogrammées et de 20 ou 19 touches programmables par vous-même ou par votre installateur : pour appeler directement un numéro interne ou externe, pour accéder à une fonction. Les postes multilignes disposent dau moins 2 touches de lignes parmi ces touches. Ces touches sont associées à des icones de communication ou de fonction. Version logicielle R2 Version logicielle R3 ISDN ISDN icones de communication touches programmables et pré-programmées 8 icones de fonction Les icones associées aux touches sont les suivantes : Icones de communication Icones de fonction Appel en cours (clignotant). Fonction activée. Communication en cours. Fonction nécessitant une action. Communication en attente. Occupation du poste ou dune ligne (supervision). Communication en garde commune. Les touches pré-programmées sont : : pour mémoriser temporairement un numéro : pour accéder aux services de messagerie : pour réémettre automatiquement le dernier numéro composé ISDN : pour consulter la liste des appels numéris restés sans réponse ou pour accéder aux services numéris : interphonie : pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous nayez à décrocher 9 Mettre létiquette sur le poste Vous disposez dune étiquette imprimée livrée avec le poste, à placer sous les touches programmables. Insérez un objet à bout plat dans lencoche imprimée. (1 encoche par bloc de touches). Soulevez le cache du bloc de touches. Glissez votre étiquette. Remettez le cache en place. Touches fixes Les touches fixes correspondent aux fonctions les plus souvent utilisées. Information : pour utiliser simplement les fonctions de votre poste, pour entrer en programmation ou pour afficher des informations sur votre poste i 10 Secret : pour vous isoler de votre correspondant Interphonie : pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous nayez à décrocher diminuer le volume du haut-parleur ou du combiné Haut-parleur Fin : pour terminer un appel ou une programmation augmenter le volume du haut-parleur ou du combiné Mains-libres : pour vous libérer du combiné Clavier alphabétique Ce clavier est utilisé pour les fonctions de messagerie, dappel par nom et de programmation. 11 I N D E X A Absence : lire les messages laissés en votre absence...................................... Afficheur (régler le contraste) ....................................................................... Appel d'un second correspondant en cours de communication ......................... Appel extérieur.......................................................................................... Appel interne ............................................................................................ consulter la liste des appels internes........................................................... Appel par nom ......................................................................................... Appel poste associé (secrétaire, collègue...)................................................... Appel un numéro extérieur privé ............................................................... Attente (correspondant occupé) .................................................................... 76 46 20 18 18 79 19 21 58 27 B Bip renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif .......................................... 73 répondre au "bip" sonore de votre récepteur portatif .................................. 74 Bis (rappeler le dernier numéro composé)...................................................... 43 C Code (programmer votre code personnel) ..................................................... 43 Combiné (régler le volume en cours de communication) ................................... 43 Compte client (imputer directement vos appels sur des comptes clients) .............. 58 Conférence à trois......................................................................................................25 programmée.............................................................................................30 Coût (connaître le coût de votre dernière communication externe)...................... 59 12 E Entrée en tiers (dans une communication interne)............................................. 32 G Garde (mettre votre correspondant en attente) ............................................... 24 Groupement de postes ............................................................................................... 35 sortir temporairement de votre groupement de postes ................................... 36 H Haut-parleur appeler un correspondant sur son haut-parleur............................................ 34 mettre le haut-parleur en cours de communication ........................................ 42 régler le volume en cours de communication ............................................... 42 I Identité identifier le poste sur lequel vous vous trouvez............................................. garder secrète votre identité...................................................................... masquer lidentité de votre correspondant................................................... Interception (d'un appel sur un autre poste) ................................................... Interphonie (recevoir un appel en interphonie) ................................................ 56 57 57 28 34 L Langue (choisir la)...................................................................................... 51 M Mains libres (appeler ou répondre sans décrocher) ........................................ 42 Malveillants (signaler les appels) .................................................................. 58 Mémoire (mémoriser temporairement un numéro) ............................................ 56 13 Message consulter les messages de rappel .............................................................. consulter les messages vocaux .................................................................. déposer directement un message vocal ...................................................... laisser un message écrit à vos appelants internes......................................... lire les messages laissés en votre absence .................................................. Messagerie envoyer un message écrit à un correspondant interne................................... renvoyer les appels vers une messagerie vocale.......................................... Mise-en-attente commune dun correspondant ................................................................... mettre un correspondant externe en attente (parcage)................................... mettre votre correspondant en attente (garde).............................................. Modifier le numéro associé.......................................................................... N Ne pas être dérangé ................................................................................. Numéris (appeler un correspondant Numéris) ................................................ consulter la liste des appels ...................................................................... Numéro associé appeler le poste associé .......................................................................... modifier le numéro associé ....................................................................... renvoyer les appels vers son numéro associé .............................................. O 72 71 40 75 76 39 68 36 26 24 47 54 37 78 21 47 63 Opératrice appeler l'opératrice ................................................................................. 19 14 P Parcage (mettre un correspondant externe en attente) ..................................... Passer d'un correspondant à l'autre (va et vient) ............................................ Programmation personnaliser votre poste .......................................................................... programmer votre code personnel ............................................................. programmer une fonction sur une touche libre ............................................. 26 25 43 45 47 R Rappel automatique (être rappelé automatiquement par votre correspondant interne occupé) ..................................................................... Rappel le dernier appelant interne................................................................ Réception d'appel recevoir un appel.................................................................................... recevoir des appels en cours de communication. ......................................... Rendez-vous (programmer un rappel de RdV)................................................ Renvoi annuler tous les renvois ............................................................................ effectuer un renvoi sélectif ......................................................................... renvoyer les appels à distance.................................................................. renvoyer les appels dès que vous êtes absent............................................. renvoyer les appels dès que vous êtes absent ou en communication............... renvoyer les appels dès que vous êtes en communication ............................. renvoyer les appels vers un autre numéro ............................................. renvoyer les appels vers son numéro associé .............................................. renvoyer les appels vers une messagerie vocale.......................................... renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne ..... 15 27 77 21 22 53 68 70 66 64 65 55 62 63 68 73 Répertoire appeler par votre répertoire personnel ....................................................... appeler un numéro du répertoire collectif .................................................... programmer votre répertoire personnel....................................................... Reprise d'appel (reprendre un appel oublié) .................................................. 30 32 52 24 S Secret garder secrète votre identité...................................................................... vous isoler de votre correspondant ............................................................ Signaler les appels malveillants.................................................................... Sonnerie régler la sonnerie (mélodie et volume) ........................................................ répondre à la sonnerie générale ............................................................... 56 43 57 45 27 T Touche programmée (appeler par)............................................................... 30 Touches (programmer une fonction sur les touches libres)................................. 47 Transfert ................................................................................................... 23 V Va et vient (passer d'un correspondant à l'autre)............................................ 25 Verrouillage (du poste) ............................................................................... 72 16 A P P E L S VOS APPELS 17 Appeler à lextérieur de lentreprise Décrochez votre combiné ou numérotez directement. Composez par exemple le 0 suivi du numéro de votre correspondant ; lécran-afficheur indique le numéro composé. Licone associée à la touche de ligne vous informe sur létat de votre communication : Nota : 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Vous pouvez consulter les codes à composer pour accéder à la fonction choisie ou vous pouvez Conslt Ope/FT i utiliser le Mode guide : puis puis ; lécranafficheur indique les codes recherchés. Appeler à lintérieur de lentreprise Décrochez votre combiné ou composez directement le numéro de votre correspondant ou appuyez sur une touche programmée ; lécran-afficheur indique le nom et le numéro de la personne appelée ainsi que létat de son poste. Sil ne répond pas, vous pouvez choisir une des options indiquées sur lécran-afficheur : AppHP Rappel Texte Vocal Dect pour passer un message sur le haut-parleur du poste de votre correspondant pour demander un rappel pour transmettre un message écrit pour transmettre un message vocal* pour appeler un poste mobile DECT 18 *Si votre système possède une messagerie vocale Appeler les opératrices Décrochez votre combiné. Composez par exemple le 9 sur votre clavier. Nota : 9 est le code par défaut de la fonction appel des opératrices . Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de lentreprise) Tapez les premières lettres du nom de votre correspondant ou ses initiales ou ses nom et prénom sur votre clavier alphabétique. Pour lancer la recherche : Nom Initia Nom-Pr si vous avez composé tout ou partie du nom, si vous avez composé les initiales (prénom-nom), si vous avez composé le nom suivi du prénom, Annule pour annuler lopération. Lécran-afficheur propose un nom suivi de son numéro, et, si il y a plusieurs réponses le nombre de solutions possibles. Exemple 02/04 indique que le nom proposé correspond à la deuxième proposition parmi les 4 trouvées. 19 A P P E L S Appuyez sur la touche afficheur correspondant à votre choix. Les différentes propositions sont affichées en boucle. Si le nom affiché nest pas celui de votre correspondant, vous pouvez affiner votre recherche : Suivt Pour afficher le nom suivant, Pour afficher le nom précédent, Pour envoyer votre appel, Préced Appel Si la recherche naboutit pas, votre écran-afficheur vous propose automatiquement de modifier votre demande : Modif Pour modifier la demande, Pour lannuler, Annule Appeler un second correspondant en cours de communication (double appel) Vous êtes en communication avec un correspondant interne ou externe. Vous pouvez appeler un second correspondant selon le mode de votre choix : par son numéro, par son nom ou par une touche du répertoire en appuyant sur 2°App Vous entrez alors en communication avec le second correspondant. Le premier est automatiquement mis en attente. Fin2°A Pour annuler votre second appel et retrouver le premier, En cas de fausse manuvre, raccrochez. Votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. 20 A chaque numéro de poste peut être associé le numéro dun autre poste (voir § Modifier le numéro associé). Pour lappeler : i Suivt puis Conslt et Serv pour accéder au groupe de fonctions Autour de lassocié. Valid AppAss Valid Valid ; lécran-afficheur indique Appel associé suivi du code correspondant. Ou : AppAss Ou bien : Composez le code de la fonction Appel rapide de lassocié. Recevoir un appel Votre poste sonne et lécran-afficheur indique le nom ou le numéro de lappelant. Pour répondre, décrochez le combiné ou appuyez sur la touche de ligne clignotante. 21 A P P E L S Appeler votre poste associé (secrétaire, collègue...) Recevoir des appels en cours de communication Vous êtes en communication. Un bip sonore (mode monoligne) ou une touche de ligne clignotante (mode multiligne) vous informe quun correspondant interne ou externe cherche à vous joindre. Il est mis en attente : lécran-afficheur indique son identité pendant quelques secondes. Vous souhaitez lui répondre tout de suite : Conslt Poste monoligne, Poste multiligne, appuyez sur la touche de ligne correspondant à son appel. Votre premier correspondant est automatiquement mis en attente. Pour le retrouver : VaVien Poste monoligne, Poste multiligne, appuyez sur la touche de ligne correspondante. Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera automatiquement rappelé. Dans le cas darrivée simultanée de plusieurs appels, seul le dernier est affiché. i Pour consulter lidentité des autres appels en attente, puis sur une touche de ligne clignotante. i Pour annuler votre consultation, 22 Un appel externe sera renvoyé vers lopératrice. DrAtt Pour annuler linterdiction, La fonction reste valide jusquau prochain changement. Transférer un appel Vous êtes en communication. Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste. Composez directement le numéro de ce poste. Votre correspondant est automatiquement mis en attente. Transf Si le destinataire du transfert répond, Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement sans attendre la réponse de votre correspondant. Nota : le transfert entre deux correspondants externes nest généralement pas autorisé (dépend du pays concerné). 23 A P P E L S Nota : vous pouvez interdire la mise en attente de vos correspondants lorsque vous êtes en communication. DrAtt Mettre votre correspondant en attente (garde) Vous êtes en conversation avec un correspondant interne ou externe. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Poste monoligne, vous devez disposer dune touche programmée avec la fonction Parcage/reprise de parcage. Vous pouvez mettre votre correspondant en attente et le retrouver par appui sur cette touche. Poste multiligne, appuyez sur la touche de ligne correspondant à la communication en cours. Pour retrouver votre correspondant, procédez de la même manière. Reprendre un appel oublié Si vous raccrochez en laissant un correspondant en attente, lécran-afficheur et licone associée à la touche de ligne vous lindique et votre poste sonne. Pour retrouver votre correspondant, décrochez votre combiné, ou appuyez sur la touche de ligne. 24 Vous êtes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour converser à trois : Conf Conf Pour annuler la conférence, Vous retrouvez votre premier correspondant. La seconde communication est terminée. Transf Nota : en cours de conférence, raccrochez ou pour que les 2 autres correspondants se retrouvent en liaison directe (sils sont tous deux externes, cela dépend du pays concerné). Passer dun correspondant à lautre (va et vient) Vous êtes en conversation avec un correspondant, un second est mis en attente. Pour passer dun correspondant à lautre : VaVien Mode monoligne, ; vous êtes en conversation avec le correspondant dont lidentité est indiquée à gauche de lécran-afficheur. Mode multiligne, appuyez alternativement sur les touches de ligne correspondant à vos appels. 25 A P P E L S Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir dun autre poste dans lentreprise. Parc Au cours de la communication, puis composez le numéro du poste destinataire du parcage. La mise en attente se fera automatiquement. Votre correspond perçoit la tonalité dattente. Pour retrouver votre correspondant sur le poste destinataire du parcage : i puis Conslt Serv puis pour accéder au groupe de fonctions Interception dappels . Valid RpParc Valid Ou : Composez le code de la fonction Reprise de parcage. Nota : Si la communication mise en parcage nest pas reprise dans un temps donné, elle est aiguillée vers lopératrice. 26 Vous appelez un poste interne. Lécran-afficheur et une tonalité vous indiquent que toutes les lignes de votre correspondant sont occupées. Vous pouvez être rappelé automatiquement, dès que votre correspondant aura raccroché. Rappel ; lécran-afficheur indique lacceptation du rappel. Raccrochez. Pour annuler la demande de rappel, composez le numéro du correspondant. Raccrochez. Se mettre en attente sur un poste interne occupé Vous appelez un correspondant interne. Lécran-afficheur et une tonalité vous indiquent que votre correspondant est occupé. Pour vous mettre en attente, Attent Dès que votre correspondant a terminé sa communication, votre appel est automatiquement renouvelé. Répondre à la sonnerie générale En labsence de lopératrice, les appels internes ou externes qui lui sont destinés sont reliés à une sonnerie générale. 27 A P P E L S Etre rappelé automatiquement par votre correspondant interne occupé Conslt i Pour répondre : puis groupe de fonctions Interception dappels. et Serv Valid SonGén Valid Ou: SonGén Ou bien : Composez le code de la fonction Réponse à un appel de nuit. Intercepter un appel sur un autre poste i 1. puis Conslt Serv et IntPs Valid Ou : IntPs 28 pour accéder au 2. Composez le numéro du poste que vous entendez sonner. Par programmation du système certains postes sont protégés contre linterception. Vous faites partie dun groupement dinterception Vous pouvez, à partir de votre poste, intercepter lappel de nimporte lequel des postes du groupement. i Serv Conslt puis et I n t e r c e p t i o n d a p p e l s fonctions . pour accéder au groupe de Valid IntGrp ; Lécran-afficheur indique la fonction Interception dappel de groupe suivie de son code. Valid Ou: IntGrp Ou bien : Composez le code de la fonction Interception dappel de groupe. 29 A P P E L S Ou bien : Composez le code de la fonction Interception dappel de poste. Appeler par votre répertoire personnel Lécran-afficheur présente les premiers numéros du répertoire déjà programmés*. Pour passer aux pages suivantes, utilisez le navigateur. Pour appeler, appuyez sur la touche afficheur sous le correspondant choisi. * Pour programmer vos numéros, voir p.52. Appeler par touche programmée Certaines touches programmables de votre poste peuvent être affectées à des correspondants internes ou externes, ou à des fonctions. Décrochez votre combiné ou appuyez directement sur la touche programmée de votre choix, lappel est automatique. Lécran-afficheur indique le numéro appelé. Entrer dans une conférence programmée A une heure convenue, vous pouvez participer à une conférence téléphonique qui peut réunir jusquà 29 participants internes et externes (selon la configuration). Préalablement, un code secret daccès a été défini par les participants. Le nombre de chiffres composant le code est déterminé par le gestionnaire de votre installation. 1. i Serv Conslt puis et fonctions Serv. complémentaires. 30 pour accéder au groupe de Conf Valid Ou bien : Composez le code de la fonction Conférence programmée. 2. Composez le code secret daccès. Si vous êtes le premier au rendez-vous, vous percevez une tonalité dattente. Sinon, vous entrez dans la conférence et lécran-afficheur vous indique le nombre de participants présents. Sil ny a plus de place libre dans la conférence, vous percevez une tonalité doccupation. Vous pouvez quitter la conférence à tout moment en raccrochant. Faire participer un correspondant à une conférence programmée Vous pouvez faire participer un correspondant interne ou externe en effectuant un transfert dappel. Vous êtes en ligne avec un correspondant. Composez le code de la fonction Conférence programmée suivi du code secret daccès à la conférence. Votre correspondant est automatiquement mis en attente. Transf puis, si vous avez un poste multiligne, appuyez sur la touche de ligne correspondant à votre premier correspondant. 31 A P P E L S Valid A votre tour, pour entrer dans la conférence, CfProg Retour Pour ramener votre poste au repos, Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes abrégés. Composez directement le numéro abrégé. Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste nest pas protégé, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours. Intrus Si lun des 3 correspondants raccroche, les 2 autres restent en communication. Se protéger contre lentrée en tiers 1. i Serv Conslt puis et fonctions Serv. complémentaires. Valid PasBip 32 pour accéder au groupe de Ou : PasBip Ou bien : Composez le code de la fonction Protection contre les bips. 2. Composez le numéro de votre correspondant. La protection disparaît, lorsque vous raccrochez. Contacter un correspondant déjà renvoyé sur un autre poste ou en position Ne pas déranger Votre correspondant a renvoyé sa ligne. Malgré tout, pour faire aboutir votre propre appel, Pour lui envoyer un message texte, AppOrg Texte Rappel Pour faire une demande de rappel, ; votre demande sera enregistrée uniquement sur le poste destinataire et ne suivra pas le renvoi. 33 A P P E L S Valid Appeler un correspondant sur son haut parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez (si vous y êtes autorisé) décrocher son poste à distance. AppHP Vous êtes directement connecté sur le haut-parleur de votre correspondant. Votre correspondant doit décrocher son combiné, sil souhaite vous répondre. Recevoir un appel interne en interphonie Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. ou (version logicielle R2). Licone associée clignote. Lorsquun correspondant interne, répertorié dans votre liste dinterphonie, appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté sur le haut-parleur. Lécran-afficheur indique lidentité de lappelant. Lorsque votre correspondant raccroche, votre poste raccroche automatiquement et le mode interphonie est toujours activé. Constituer, modifier ou consulter votre liste dinterphonie (10 noms maximum) i Prog IntCom puis et Suivez les indications de lécran-afficheur. Si la liste dinterphonie est vide, tous les appels internes pourront être reçus en interphonie. Sinon, seuls les appels de la liste pourront être reçus ainsi. 34 En cours de conversation, vous devez parfois émettre des codes en fréquence vocale (par exemple dans le cadre dun serveur vocal, dun standard automatique ou dun répondeur consulté à distance). FV Tous les chiffres sont alors émis en fréquence vocale. La fonction est automatiquement annulée avec larrêt de la communication ou en FV appuyant sur Nota : après avoir composé un numéro et avant que votre correspondant décroche, vous pouvez anticiper lémission en fréquence vocale. Il suffit de programmer dans une touche le numéro à appeler, #et les chiffres à transmettre. Les chiffres sont automatiquement transmis dès que la communication est établie. Groupement de postes Certains postes peuvent faire partie dun groupement. En composant le numéro de groupement, vous êtes en communication avec lun des postes du groupement. Nota : vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement en composant son propre numéro dappel. 35 A P P E L S Emettre en fréquences vocales Sortir temporairement de votre groupement de postes i Serv Conslt puis et S e r v . c o m p l é m e n t a i r e s fonctions . pour accéder au groupe de Valid Groupe Valid Ou : Group Ou bien : Composez le code de la fonction Sortie de groupement de postes. Vous continuez à recevoir les appels qui vous sont destinés. Group Group Pour réintégrer votre groupement, ou (groupe de fonction Serv. complémentaires) ou composez le code de la fonction Entrée dans le groupement. Mise en attente commune dun correspondant Vous faites partie dun groupement dinterception. Vous êtes en conversation avec un correspondant interne ou externe, vous pouvez le mettre en attente commune. Vous devez disposez dune touche programmée avec la fonction Garde commune. 36 Appeler un correspondant Numéris Vous pouvez accéder aux services Numéris. ISDN puis composez le numéro de votre correspondant. Lécran-afficheur indique le numéro composé et vous propose : Envoi Gomme SousAd pour envoyer votre appel pour effacer le dernier caractère composé pour compléter le numéro par une sous-adresse Secrt pour valider le secret didentité Retour pour revenir au menu précédent Licone associée à la touche ISDN reste allumée pendant la communication. Pour envoyer votre appel, Envoi 37 A P P E L S Vous pourrez mettre votre correspondant en attente commune (icone fixe) et le reprendre, par appui sur cette touche. Lappel en attente est signalé à tous les membres du groupement dinterception disposant dune touche de garde commune (icone clignotante). Nimporte quel membre du groupement dinterception peut reprendre la communication à partir de sa touche de garde commune. Envoyer une sous-adresse Il peut être nécessaire dajouter au numéro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son téléphone...) ISDN composez le numéro du correspondant. SousAd composez la sous-adresse sur le clavier. Envoi pour valider. Envoyer un message écrit à un correspondant interne puis Texte Envoi Composez le numéro du destinataire ; lécran-afficheur indique son identité. Valid Lécran-afficheur vous propose une liste de messages : Fixe : messages prédéfinis ACompl : messages prédéfinis à compléter ACréer : messages à composer vous-même (127 caractères maximum) Retour : retour au menu précédent Consultez la liste des messages ci-après. 38 Valid Pour transmettre votre message, Lécran-afficheur confirme la transmission et vous propose denvoyer un second message. Autre En cours dappel sur un poste libre ou occupé, pour envoyer un message, Texte Les 1. 2. 3. 4. 5. 6. ; vous accédez directement à la liste des messages. 6 messages programmés sont les suivants : URGENT Rappeler SVP Rappeler demain SVP Réunion le ** / ** à ** : ** (*) Réunion salle N° : ... (*) Rappeler à ce numéro : ... (*) Rappeler ... (*) * Messages à compléter via le clavier numérique. Envoyer un message écrit à un correspondant Numéris En cours dappel, pour envoyer un message écrit à un correspondant Numéris, Texte 39 A P P E L S Pour choisir votre message, appuyez sur la touche afficheur correspondante. Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez quil dispose dun récepteur portatif. Pour signaler votre appel : Bip ; lécran-afficheur indique que la recherche est en cours. Ou : Composant le code de la fonction Recherche de personne. 2. Composez le numéro de votre correspondant. 1. Votre correspondant peut répondre à partir de nimporte quel poste de lentreprise. Déposer directement un message vocal Pour déposer un message vocal, composez le numéro de lappelé et Poste au repos : i Serv Conslt puis et fonctions Messageries vocales. pour accéder au groupe de Valid Dépôt Valid Composez le numéro du destinataire et dictez votre message. 40 Vocale 41 C O N F O R T VOTRE CONFORT Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) Composez sans décrocher le numéro de votre correspondant. Vous êtes automatiquement en position mains libres ; lafficheur présente licone de signalisation des niveaux sonores du haut-parleur pendant un cours instant. Parlez bien en face de lappareil. En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre lappel. Pour reprendre la position mains libres, et raccrochez votre combiné. Pour répondre à un appel en mains libres, Mettre le haut-parleur en cours de communication Vous êtes en communication. Pour activer le haut-parleur, Pour désactiver le haut-parleur, Régler le volume du haut-parleur en cours de communication pour activer le haut-parleur puis ou pour régler le volume (7 niveaux possibles). Lécran-afficheur indique pendant quelques secondes le niveau de réglage du hautparleur. 42 Régler le volume du combiné en cours de communication ou pour régler le volume (7 niveaux possibles). Lafficheur indique pendant quelques secondes le niveau de réglage du combiné. Rappeler le dernier numéro composé (bis) Vous isoler de votre correspondant (secret) En cours de communication, à partir de votre combiné ou en mains libres, pour neutraliser le micro, ou (version logicielle R2). Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entend plus, et la led ou licone associée clignote. Pour reprendre votre conversation normalement, ou Personnaliser votre poste Pour mieux vous seconder dans vos appels quotidiens, votre poste vous permet de sélectionner certaines fonctions, de constituer votre répertoire personnel, de programmer ses touches libres. 43 C O N F O R T ; lappel est automatiquement effectué et lécran-afficheur indique le numéro appelé. i Pour personnaliser votre poste, ; lécran-afficheur indique les 5 fonctions principales auxquelles vous pouvez accéder. Conslt Prog : pour connaître les informations sur le contenu des touches déjà programmées ou restant à programmer et pour activer des fonctions : pour programmer et personnaliser votre poste (sonnerie, touches de fonctions, écran, numéro associé, code daccès personnel, répertoire) : pour connaître lidentité dun poste Poste? Langue : pour modifier la langue daffichage Test : pour essayer afficheurs et sonneries Appuyez sur la touche afficheur sous lune de ces fonctions ; lécran-afficheur vous indique les fonctions accessibles (voir liste détaillée). Dune façon générale : pour revenir au niveau précédent dans le menu, pour revenir au menu principal, Menu pour sortir du mode de personnalisation, 44 Retour Programmer votre code personnel Le code par défaut de votre poste est 0000. i Composez éventuellement votre code personnel et Prog puis Code Lécran-afficheur vous invite à composer le code par défaut ou votre ancien code. Après avoir composé votre code, composez 2 fois le nouveau code en suivant les indications données. Chaque chiffre du code est symbolisé par un astérisque. Régler votre sonnerie Vous pouvez choisir la mélodie de votre poste (16 possibilités) et son niveau sonore. i puis Prog Composez éventuellement votre code personnel Mélod Pour écouter les différentes mélodies proposées, Pour régler le niveau sonore, + ou Préced _ Suivt ou ou ou ; lafficheur présente licone de signalisation des niveaux sonores du 45 C O N F O R T Pour choisir ou modifier votre code personnel, haut-parleur pendant un cours instant. Pour valider votre choix, Programmation). Menu ou bien (retour au menu Le réglage de la sonnerie peut être également programmé poste au repos. pour le choix de la mélodie. Composez éventuellement votre code personnel et + ou ou _ pour le niveau sonore. Régler le contraste des afficheurs i puis Prog Composez éventuellement votre code personnel et Affich Lécran-afficheur indique les niveaux de contraste pour lécran et les icones ( Niv.1 à Niv.4 ). Appuyez sur la touche afficheur sous le niveau voulu. Le contraste choisi est immédiatement visible. Pour valider votre choix, Programmation). ou 46 Retour (retour au menu Modifier le numéro associé Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. Pour le modifier, Assoc. i puis Prog ; lécran afficheur présente le numéro associé si ce dernier a été préalablement programmé. Composez votre code personnel suivi du nouveau numéro associé. Pour valider, Pour supprimer ce numéro, procédez de la même manière en composant le numéro de votre propre poste à la place du numéro associé. Programmer une fonction sur les touches programmables libres de votre poste Consultez la liste des groupes de fonctions programmables ci-après. Pour programmer une fonction sur une touche libre, Composez éventuellement votre code personnel Touch Appuyez sur une touche non programmée. 47 i puis Prog C O N F O R T Modif Composez directement le code ou le numéro à enregistrer. Ou : Serv Valid Suivt pour accéder au groupe de fonctions voulu puis Appuyez sur la touche afficheur sous la fonction que vous voulez programmer. Valid Définition des groupes de fonctions Lorsque vous sélectionnez une fonction, son intitulé apparaît sur lafficheur. Cet intitulé est suivi dun nombre qui représente le code affecté à cette fonction, ce code pouvant être composé directement au clavier pour activer la fonction. Si la fonction nest pas disponible, son intitulé et son code napparaissent pas sur lafficheur. Ces fonctions peuvent aussi être consultées et mises en uvre, poste au repos, à partir de i , Conslt et Serv Groupe 1 : Liste des renvois Renvoi : renvoi de tous vos appels Occup : renvoi de vos appels quand vous êtes déjà en communication (renvoi sur occupation) Abst : renvoi de vos appels après un nombre prédéfini de sonneries sans réponse (renvoi sur non réponse) 48 TéléOf : : : : renvoi combiné sur occupation et sur non réponse annulation du renvoi programmé annulation du renvoi par le poste destinataire programmation du renvoi à partir dun poste quelconque (renvoi télécommandé) : annulation du renvoi à partir dun poste quelconque Groupe 2 : Verrou/NPD Verrou : verrouillage/déverrouillage du poste NPD : ne pas déranger Sec Id : secret didentité Aff Id : affichage de lidentité DrAtt : contrôle de la mise en attente sur occupation Groupe 3 : Interception dappels IntGrp : interception dappel de groupe IntPs : interception dappel de poste SonGén : interception : réponse à la sonnerie générale RpParc : parcage dappel/reprise Garde : garde commune Groupe 4 : Autour de lassocié AppAss : appel rapide du poste associé NoRep : débordement temporisé sur non réponse Occup : débordement immédiat sur occupation Oc/Ab : débordement temporisé sur non réponse et immédiat sur occupation 49 C O N F O R T Oc/Ab Renv RvDOf Télé DébAs : annulation du débordement sur le numéro associé Groupe 5 : Consultations/rappels/taxes DerApp : rappel du dernier appelant local Taxe : lecture du compteur de taxes Alarme : consultation des alarmes Groupe 6 : Programmation de rendez-vous Rdv : rappel de rendez-vous Rdv : annulation du rappel de rendez-vous Groupe 7 : Messageries vocales Mévo : accès à la messagerie vocale Consul : consultation de la messagerie vocale Notifi : notification de larrivée dun message vocal Dépôt : dépôt dun message vocal Enreg. : enregistrement de la conversation Groupe 8 : Services complémentaires PasBip : protection temporaire contre lentrée en tiers NumAff : imputation par numéro (code) daffaire Substi : portabilité de services Group : sortie du groupement Group : retour dans le groupement HS : mise hors service du poste 50 Conf Z→UA LigPal LigSec : : : : rendez-vous conférence poste analogique derrière poste Reflexes choix ligne principale sur poste multiligne multinuméro choix lignes secondaires sur poste multiligne multinuméro Groupe 10 Impuls FV Alpha : Transparence Q23 : transparence à la numérotation décimale : transparence à la numérotation multifréquence : connexion Alphapage Choisir la langue i Pour choisir la langue des affichages, éventuellement votre code personnel. et Langue puis composez Lécran-afficheur vous indique plusieurs possibilités. Par exemple : F : français - GB : anglais - D : allemand - SP : espagnol - P : portugais NL : néerlandais - DK : danois - I : italien - A : autrichien. Appuyez sur la touche afficheur correspondant à votre choix. Pour confirmer votre choix, Valid 51 C O N F O R T Groupe 9 : Service de recherche de personne RépBip : réponse à la recherche de personne Rdp : appel direct de la recherche de personne Pour revenir au menu de choix des langues, Pour revenir au menu principal, Annule Menu Programmer votre répertoire personnel 1. i puis Prog 2. Composez votre code personnel Touch 3. 4. Appuyez sur une touche afficheur non programmée. 5. Composez le numéro à programmer (pour un numéro externe, faites le précéder du 0). 6. Valid ; lécran-afficheur vous invite à entrer le nom associé au numéro. 7. Tapez le nom de votre correspondant sur le clavier alphabétique (6 caractères maximum). 8. Valid 9. Nota : Si la touche sélectionnée est dejà programmée, la programmation peut être effacée ou modifiée. 52 Gomme Serv pour effacer le dernier caractère tapé. pour programmer une fonction, Numéro Nom pour modifier, pour modifier le nom associé au numéro, Efface pour effacer le numéro et le nom, Retour Programmer un rappel de rendez-vous i 1. Suivt puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Prog. de rendez-vous. Valid RdV Valid Ou : RdV Ou bien : Composez le code de la fonction Rappel de rendez-vous. 53 C O N F O R T pour retourner au menu choix de la touche. 2. Composez lheure du rendez-vous : 2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes. Gomme permet de corriger les données 3. Composez le numéro du poste sur lequel sera fait le rappel. Si cest le vôtre, ne composez rien. 4. ; A lheure programmée, votre poste sonne et lécran-afficheur vous rappelle quil sagit dun rendez-vous. 5. Décrochez puis raccrochez pour valider la réponse. Nota : si vous ne répondez pas au premier rappel, un second est effectué. Après ce second appel la demande est annulée. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste le rappel ne suit pas le renvoi. Pour annuler votre demande de rappel suivez la même procédure que pour sa mise en RdV ou le code de la fonction Annulation rappel de RdV ou fonction, en utilisant rendez-vous . Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre momentanément votre poste inaccessible à tout appel (excepté celui des opératrices). 1. i puis Conslt Serv et fonctions Verrou/NPD. 54 pour accéder au groupe de Valid NPD Valid Ou : Ou bien : Composez le code de la fonction Ne pas déranger. 2. Puis suivant les indications, composez votre code personnel. ; votre poste indique Ne pas déranger. 3. Attendez 2 secondes ou Pour annuler, suivez la même procédure que pour sa mise en oeuvre. Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) 1. i puis Conslt Serv et fonctions Liste des renvois. Valid Occup Valid 55 pour accéder au groupe de C O N F O R T NPD Ou : Occup Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi immédiat sur occupation. 2. Puis, suivant les indications données, composez le numéro destinataire du renvoi ; lécran-afficheur indique lacceptation du renvoi (associé, boîte vocale ou autre numéro). 3. Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez i puis Poste? Lécran-afficheur indique le nom, le prénom et le numéro du poste. Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel ultérieurement Le poste de votre correspondant (interne ou externe) ne répond pas. Avant de raccrocher, Le numéro composé est enregistré. Pour le rappeler ultérieurement, Ce numéro reste mémorisé jusquà lenregistrement dun autre numéro ou sefface après utilisation. 56 Pour effacer le numéro mis en mémoire, puis Garder secrète votre identité Votre poste peut accéder aux services Numéris. Lorsque vous appelez un correspondant interne ou un correspondant externe également abonné Numéris, votre numéro lui est automatiquement transmis. ISDN puis Secrt Composez le numéro de votre correspondant (sans composer le code daccès au réseau téléphonique public). Pour annuler le secret didentité, ISDN puis Secrt Masquer lidentité de votre correspondant Poste au repos ou en cours de communication, pour supprimer laffichage de Aff Id lidentité de votre correspondant sur votre poste, Pour annuler cette fonction, Aff Id 57 C O N F O R T Il est possible de masquer votre identité avant denvoyer votre appel. Signaler les appels malveillants Lorsque vous répondez à un appel, pour signaler un appel malveillant, Malvei Si cet appel est dorigine interne, il est signalé au système par un message particulier. Si cet appel est dorigine externe, il est signalé à France Télécom. La mention Malvei reste disponible quelques instants encore, même si votre correspondant raccroche immédiatement. Appeler un numéro externe privé Vous pouvez effectuer un appel externe indépendamment des restrictions daccès. Cet appel recevra une taxation spécifique qui permettra son identification. Décrochez votre combiné. Composez le code de la fonction Prise faisceau personnel suivi du code spécifique (PIN code) puis éventuellement de votre code personnel. Composez le numéro de votre correspondant. Nota : Un appel privé ne peut pas être transféré vers un autre poste. Imputer directement vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. 58 1. i Serv Conslt puis et fonctions Serv. complémentaires. pour accéder au groupe de Valid NumAff Valid NumAff Ou bien : Composez le code de la fonction Code de numéro daffaire. 2. Composez le numéro spécifique attribué au compte client. 3. Composez le numéro de votre correspondant. Nota : NumAff peut également être utilisé pour un appel arrivé. Connaître le coût de votre dernière communication externe i Serv Conslt puis et fonctions Conslt/rappels/taxes. Valid Taxe 59 pour accéder au groupe de C O N F O R T Ou : Valid Ou : Taxe Ou bien : Composez le code de la fonction Lecture du compteur de taxe. Lécran-afficheur indique la durée, le nombre de taxes ou le coût de votre dernière communication externe, ainsi que le cumul des taxes ou des coûts depuis la dernière remise à zéro des compteurs. 60 VOTRE SENCE A B S E N C E EN AB 61 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui dun domicile, dun portable, dun téléphone de voiture, ou bien celui dun poste interne (opératrice, numéro associé, etc.). 1. i Conslt puis fonctions Liste des renvois. Serv et pour accéder au groupe de Valid Renvoi ; lécran-afficheur indique la fonction Renvoi immédiat suivi de son code. Valid Ou : Renvoi Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi immédiat inconditionnel. 2. Composez le numéro du poste destinataire (un numéro externe doit être précédé du code daccès au réseau téléphonique public, 0 par exemple) ; lécranafficheur indique lacceptation du renvoi (Program. enregistré). 3. Attendez 2 secondes ou ; votre poste revient au repos et lécran- afficheur indique le renvoi et le numéro destinataire. Nota : vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 62 Renvoyer les appels vers son numéro associé (débordement) Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. Si vous avez au préalable défini un numéro associé (voir § Modifier le numéro associé), vous pouvez faire suivre vos appels vers ce numéro. i Suivt puis Conslt et Serv pour accéder à la liste de fonctions Autour de lassocié. Valid Occup Oc/Ab DébAb pour un renvoi temporisé lorsque vous ne répondez pas. pour un renvoi immédiat, lorsque votre ligne est occupée. pour un renvoi à la fois temporisé si vous ne répondez pas ou immédiat si votre ligne est occupée. pour annuler cette fonction. Remarque : toutes ces actions peuvent être activées en composant le code de la fonction correspondante (débordement) ou en appuyant sur la touche programmée correspondante. 63 A B S E N C E NoRep Renvoyer vos appels vers un autre numéro lorsque vous êtes absent (renvoi temporisé sur non-réponse) i 1. puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Liste des renvois. Valid Abs Valid Ou : Abst Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi temporisé sur non-réponse. 2. Puis, suivant les indications données, composez le numéro destinataire du renvoi ; lécran-afficheur indique lacceptation du renvoi. 3. ; le renvoi se fera sur non réponse de votre poste après un temps donné (15 secondes par défaut, selon configuration). Nota : suivant votre installation, vous pouvez renvoyer vos appels vers un numéro extérieur. 64 Renvoyer vos appels vers un autre numéro lorsque vous êtes déjà en communication ou absent (renvoi sur occupation et non-réponse) i 1. puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Liste des renvois. Valid Oc/Ab Valid Ou : Oc/Ab Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi sur occupation et non-réponse. 3. Nota : suivant votre installation, vous pouvez renvoyer vos appels vers un numéro extérieur. 65 A B S E N C E 2. Puis, suivant les indications données, composez le numéro destinataire du renvoi ; lécran-afficheur indique lacceptation du renvoi. Renvoyer vos appels à distance Faire suivre vos appels à partir dun autre poste Vous êtes momentanément dans un autre bureau et vous souhaitez que vos appels soient renvoyés dans ce bureau. A partir du poste sur lequel vous souhaitez que vos appels arrivent : i 1. puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Liste des renvois. Valid Télé Valid Ou : Télé Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi immédiat à distance. 2. Puis, suivant les indications données, composez le numéro de votre poste. 3. 66 Renvoyer les appels à partir dun poste quelconque de lentreprise Vous souhaitez renvoyer les appels dun poste sur un autre poste et ceci à partir dun poste quelconque de lentreprise : i 1. puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Liste des renvois. Valid Télé Valid Ou : Télé 2. Puis, suivant les indications données, composez le numéro destinataire du renvoi suivi du numéro du poste objet du renvoi. 3. 67 A B S E N C E Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi immédiat à distance. Renvoyer les appels vers une messagerie vocale 1. Conslt i puis fonctions Liste des renvois. Serv et pour accéder au groupe de Valid Choisissez le type de renvoi. Valid Ou : Appuyez sur la touche programmée correspondant au type de renvoi désiré. Ou bien : Composez le code de la fonction correspondante. 2. Composez le numéro de votre messagerie vocale. Après 2 secondes ou un appui sur votre poste revient au repos. Annuler les renvois A partir de votre poste i puis Liste des renvois. Conslt et Serv Valid 68 pour accéder au groupe de fonctions Renvo Valid Ou : Renvoi si vous avez activé le renvoi à partir de cette touche Ou bien : Composez le code de la fonction Annulation du renvoi Après 2 secondes ou un appui sur pour dautres appels. votre poste sera de nouveau disponible A partir du poste interne destinataire du renvoi 1. i Conslt puis fonctions Liste des renvois. Serv et pour accéder au groupe de RvDOf Valid Ou : Composez le code de la fonction Annulation du renvoi par le destinataire. 2. Composez le numéro du poste renvoyé. 69 A B S E N C E Valid A partir dun poste quelconque de lentreprise 1. i Conslt puis fonctions Liste des renvois. Serv et pour accéder au groupe de Valid TéléOf Valid Ou : TéléOf Ou bien : Composez le code de la fonction Annulation du renvoi à distance. 2. Composez le numéro du poste renvoyé. Nota : toute programmation dun nouveau renvoi annule le précédent. Effectuer un renvoi sélectif En mode multiligne, un numéro principal et un ou plusieurs numéro secondaires peuvent vous être affectés. Vous pouvez renvoyer votre numéro principal et votre ou vos numéros secondaires sur des postes différents. 70 1. i puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Liste des renvois. Valid Choisissez le type de renvoi désiré. Valid ; lafficheur vous propose le renvoi du numéro principal, du ou des numéros secondaires ou de tous les numéros. Sélectionnez loption choisie. Valid 2. Composez le numéro destinataire du renvoi. 3. Consulter les messages vocaux puis et la diode verte de votre poste indiquent la présence Mévo et suivez les instructions du guide vocal. 71 A B S E N C E Licone associée à de messages. Consulter les messages de rappel Licone associée à de messages. MsgRap et la diode verte de votre poste indiquent la présence ; la première personne à rappeler saffiche. Pour la rappeler, Rappel Mémo Pour mettre son message en mémoire, Pour passer au message suivant, Suivt Nota : laccès aux messages de rappel peut être protégé par votre code personnel . Verrouiller votre poste Ce service vous permet dinterdire létablissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste. i puis Verrou/NPD. Conslt et Serv Valid Verrou 72 pour accéder au groupe de fonctions Valid Ou : Verrou Ou bien : Composez le code de la fonction Verrouillage/déverrouillage. Pour déverrouiller votre poste, suivez la même procédure que pour sa mise en oeuvre, puis suivant les indications données, composez votre code personnel. Renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans lentreprise. i Conslt puis fonctions Liste des renvois. Serv et pour accéder au groupe de Valid A B S E N C E 1. Renvoi Valid Ou : Renvoi 73 Ou bien : Composez le code de la fonction Renvoi immédiat inconditionnel. 2. Composez le numéro de la recherche de personne. Lécran-afficheur indique lacceptation du renvoi. Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif Vous êtes en déplacement dans lentreprise, votre récepteur portatif sonne, vous pouvez y répondre en utilisant nimporte quel poste de lentreprise. i 1. puis Conslt Serv et pour accéder au groupe de fonctions Service de recherche de personne. Valid RépBip Valid Ou : RépBip Ou bien : Composez le code de la fonction Réponse à la recherche de personne. 2. Composez le numéro de votre poste ; vous entrez en communication avec la personne qui cherche à vous joindre. 74 Laisser un message écrit à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message (appelé Excuse) qui sera envoyé sur lécran-afficheur du poste qui vous appelle. puis Texte Abs Lécran-afficheur vous propose une liste des messages. Le choix du message se fait de la même façon que dans le chapitre Vos appels, paragraphe Envoyer un message écrit à votre correspondant interne. Lécran-afficheur indique la présence du message dexcuse (Excuse). Votre appelant est informé par son écran-afficheur et peut lire le message Défile. Pour annuler ce message : puis Abs et Texte Annule A B S E N C E Messages dexcuses prédéfinis : 1. En réunion - Ne pas déranger 2. En rendez-vous à lextérieur 3. Appelez lopératrice 4. Absent pour un instant 5. Rappeler demain ( ) 6. Appelez le *** * 7. En réunion salle *** 75 8. Absent, de retour le ** / ** (*) 9. En vacances jusquau ** / ** (*) 10. Absent, de retour à ** / ** (*) * Messages à compléter via le clavier numérique. Lire les messages laissés en votre absence Licone associée à de messages. et la diode verte de votre poste indiquent la présence ; lécran-afficheur indique le nombre de messages reçus. Texte et Lire La première ligne de lécran-afficheur vous indique le nom de lémetteur, suivi de la date et de lheure de lenvoi du message. La deuxième ligne vous propose : Mémo : pour mettre en mémoire les messages reçus Défile : pour afficher les messages Retour : pour revenir au menu précédent Suivt : pour afficher le message suivant Rappel : pour rappeler automatiquement lauteur du message RepTxt : pour envoyer directement un message écrit à lauteur du message affiché (voir paragraphe précédent) Nota : tout message non mis en mémoire est effacé lorsque vous passez au message suivant ou lorsque vous quittez le mode Message. 76 Rappeler le dernier appelant interne (dont lappel est resté sans réponse) Vous pouvez rappeler le dernier appelant, sans connaître son numéro de poste. Décrochez votre combiné. 1. i Serv Conslt puis et fonctions Conslt/rappels/taxes. pour accéder au groupe de Valid DerApp Valid Ou : DerApp Ou bien : Composez le code de la fonction Rappel du dernier appelant. Lidentité du dernier appelant saffiche. Rappel A B S E N C E 2. 77 Consulter la liste des appels Numéris Pendant votre absence, les appels provenant dabonnés Numéris ont été mémorisés. La liste peut contenir jusquà 16 appels. Licone associée à ISDN ISDN indique la présence de messages. ; lécran-afficheur indique le nombre dappels. Pour consulter la liste, NonRep La première ligne de lécran-afficheur indique le numéro de votre correspondant ainsi que la date et lheure de lappel. La deuxième ligne vous propose : Mémo : pour la mise en mémoire... ....voir § Lire les messages laissés en votre absence Consulter la liste des appels internes Pendant votre absence, les appels internes ont été mémorisés (jusquà 10 appels). Licone associée à indique la présence de messages. ; lécran-afficheur indique le nombre dappels. 78 Pour consulter la liste, NonRep A B S E N C E La première ligne de lécran-afficheur indique le numéro de votre correspondant ainsi que la date et lheure de lappel. La deuxième ligne vous propose : Mémo : pour la mise en mémoire... ....voir § Lire les messages laissés en votre absence 79 GLOSSAIRE CODE PERSONNEL : En général, ce code agit comme un mot de passe contrôlant laccès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par lusager (code par défaut : 0000). CONFERENCE : Ce service permet à un usager, en communication de double-appel, détablir une communication à trois participants. CONFERENCE PROGRAMMEE : A une heure convenue, vous pouvez participer à une conférence téléphonique qui peut réunir jusquà 29 participants internes et externes. CONNEXION ALPHAPAGE : Connexion au service de messagerie Alphapage. DECT : Norme européenne de téléphonie sans fil : Digital Enhanced Cordless Telecommunication. Poste DECT : poste sans fil de type Alcatel 4074 et conforme à cette norme. ENTREE EN TIERS : Service permettant de forcer une communication entre deux correspondants (dont un interne au moins). 80 FILTRAGE : Ce service, offert à des tandems patron/secrétaire, permet de diriger les appels destinés au poste patron vers un ou plusieurs postes secrétaires. GARDE : Ce service permet de mettre un correspondant en attente afin deffectuer une seconde opération, avant reprise ultérieure à partir du même poste. GROUPEMENT DE POSTES : Ensemble de postes groupés sous un même numéro dannuaire. Un appel vers ce numéro aboutit sur lune des lignes libres des postes de groupe. GROUPE DINTERCEPTION : Ce service permet de répondre à un appel destiné à un autre poste. Linterception dappel se fait à lintérieur dun groupe dinterception. INTERPHONIE : Ce service permet de recevoir des appels internes en interphonie, en les connectant automatiquement sur le haut-parleur. NUMERIS : Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services). 81 NUMEROTATION A FREQUENCES VOCALES : En cours de conversation, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales. Ce type de numérotation est utilisé lorsquun usager souhaite consulter un serveur vocal, accéder à un standard automatique ou à un répondeur consulté à distance. PARCAGE : Ce service permet de mettre en attente une communication pour la reprendre ultérieurement à partir de tout poste autorisé de linstallation. PATRON/SECRETAIRE : Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un poste secrétaire. POSTE MONOLIGNE : Poste qui dispose dune seule ligne (pas de touche de ligne). POSTE MULTILIGNE : Poste qui dispose dau moins deux lignes (au moins deux touches de ligne). REPERTOIRE COLLECTIF : Ce répertoire contient lensemble des numéros abrégés accessibles aux usagers dune installation. REPERTOIRE PERSONNEL : Ce répertoire contient les numéros de téléphone personnels de lusager dun poste. 82 REPONSE A UN APPEL DE NUIT : Ce service permet de répondre à un appel signalé par la sonnerie générale. SONNERIE GENERALE : En labsence dopératrice, les appels internes et externes qui lui sont destinés sont reliés à un dispositif de signalisation externe, qui permet à tout poste autorisé de répondre à ces appels. SOUS-ADRESSE : Pour joindre par Numéris le fax, le PC ou le téléphone de votre correspondant, il peut être nécessaire dajouter à son numéro une sous-adresse de quatre chiffres. TOUCHE DE LIGNE : Touche qui effectue une prise de ligne lorsquelle est actionnée. TRANSFERT DE COMMUNICATION : Fonction permettant de passer une communication à un autre usager de linstallation. VA-ET-VIENT : Fonction permettant de passer alternativement dun correspondant à lautre, en communication de double-appel. 83 Précautions demploi : Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec leau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. Nutilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent dendommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. En communication, à proximité dune source électronique à fort niveau de rayonnement électro-magnétique, le poste est susceptible de produire dans lécouteur une modulation légèrement audible. Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4400. Il est classé TBTS au sens de la norme NF EN 60950. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : 89/336/CEE (Compatibilité électromagnétique) 73/23/CEE (Basse tension) © Alcatel 1998 3AK 19520 FRAA Ed.02 - Imprimé par HBD IMPRIMEURS PARIS Alcatel Business Systems se réserve le droit de modifier les caractéristiques de ses produits en vue dy apporter des améliorations techniques ou de respecter de nouvelles réglementations. 84 ">
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