De Calc à Base
Version 1.21 du 19.02.2006
Réalisé avec : OOo 2.0
Plate-forme / Os : Toutes
Distribué par le projet fr.OpenOffice.org
fr.OpenOffice.org
Sommaire
1 Dans Calc........................................................................................................3
2 Côté Base........................................................................................................3
2.1 Lancement de l’Assistant Base de données......................................................3
2.2 Fenêtre Copier la table : la clef primaire............................................................5
2.3 Choix des colonnes............................................................................................6
2.4 Type des colonnes.............................................................................................6
3 Plus d’informations..........................................................................................7
4 Crédits ............................................................................................................8
5 Licence............................................................................................................8
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fr.OpenOffice.org
Depuis la version 2, OpenOffice.org est livré avec un module de gestion de bases de données :
Base1. Les possibilités offertes par ce module dépassent de loin ce qu’il est possible de réaliser
avec une « simple » feuille Calc. Si vous avez des besoins importants en matière de gestion de
données, l’emploi de Base est peut-être adapté à votre cas.
Ce document montre comment transposer une feuille Calc vers le module Base. Il sera ainsi
possible d’économiser la saisie de données déjà existantes. Cette opération se réalise simplement
par Copier / Coller de Calc vers Base. En voici les détails, qui s’appuient sur une feuille Calc
nommée Adresses.ods dont un extrait est présenté ci-dessous.
Nous ferons donc successivement appel aux deux modules Calc puis Base.
Avertissement
Passant de Calc à Base, vous pénétrez un « Nouveau Monde » : vous passez du
monde de la Bureautique à celui de l’Informatique. Vous mettez donc le doigt – et
bientôt la main, puis le bras, puis... – dans un engrenage infernal, mais ô combien
passionnant, qui va vous entraîner de découverte en découverte vers de
nouveaux rivages et de nouvelles expériences.
Soyez-en prévenus et soyez-y les bienvenus !
1 Dans Calc
Ouvrons la feuille Calc, plaçons la sélection dans une des cellules utiles et par Control + *
(Control + étoile) sélectionnons la totalité de la zone utile. Le menu Éditer/Copier ( Control +
C ) recopie cette sélection vers le Presse-papiers.
Nous pouvons refermer Calc.
Il est bien sûr possible de limiter la sélection aux seules colonnes voulues lorsque l’on ne désire
pas insérer la totalité des informations de la feuille dans une même table Base.
2 Côté Base
Ouvrons maintenant le module Base. Ce module nous propose un Assistant pour mener à bien la
migration de notre feuille Calc vers une table Base.
2.1 Lancement de l’Assistant Base de données
Comme nous n’avons pas demandé l’ouverture d’une base existante, l’Assistant Base de
données apparaît.
1 Le module OpenOffice.org Base fait appel au moteur de bases de données HSQLDB.
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Assurons-nous que le bouton Créer
une base de données est coché,
cliquons Terminer.
Qu’est-ce qu’une Base de données ?
Une base de données est constituée d’un ensemble de tables (des fichiers
organisés en lignes et colonnes, un peu à la manière des feuilles Calc), toutes
relatives au même domaine qu’elles permettent de documenter.
Les outils de gestion de bases de données (en Français les SGBD [systèmes de
gestion de bases de données], en Anglais les DBMS [Database management
systems]) dont Base/HSQLDB fait partie, permettent de définir les tables, des
relations entre les tables et de les interroger au moyen de requêtes.
Le nom et l’emplacement de la nouvelle base
nous sont demandés. Choisissons un dossier
pour
l’accueillir.
Nous
adoptons
ici
BaseAdresses qui convient à notre besoin
du moment. Le module Base s’ouvre.
Cliquons l’icone Tables ( Alt + B ) dans la
colonne Bases de données.
Il suffit maintenant de cliquer le bouton
Coller (ou Éditer/Coller ou Control +
V ) pour faire apparaître la fenêtre Copier
la table.
Qu’est-ce qu’une Table ?
Une table de base de données est une collection d’informations organisée en
lignes et colonnes. Un tableau Calc est tout-à-fait représentatif de ce à quoi
ressemble une table de base de données.
Chaque colonne (appelée également champ), à laquelle sont associés un nom et
un type, définit une caractéristique de l’information à stocker dans la table. Par
exemple la colonne Nom, de type VARCHAR [60], indique qu’on y enregistre des
noms de personnes, à concurrence d’une longueur de 60 caractères.
Une ligne (appelée également enregistrement ou tuple) est donc constituée d’un
regroupement de colonnes qui, ensemble, définissent une information de base.
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2.2 Fenêtre Copier la table : la clef primaire
Entrons un nom parlant pour notre nouvelle
table (une base de données peut en contenir
un grand nombre, il faut donc être très précis
dans ce choix). Vérifions que l’option
Définition et données est cochée.
Nous remarquons également une rubrique
Créer une clé primaire pour laquelle
OOo Base nous propose de la créer, avec ID
pour nom par défaut.
Qu’est-ce qu’une clef primaire ?
La notion de clef primaire est très importante en matière de gestion de bases de
données. Une clef primaire est une colonne ou une combinaison de colonnes telle
qu’elle garantit l’unicité de la ligne repérée. Cette unicité permettra par la suite
d’assurer l’exactitude des résultats des requêtes et des liaisons entre tables.
Par exemple, si nous étions sûrs qu’il n’existe pas de cas d’homonymie complète,
nous pourrions choisir la combinaison des colonnes Nom + Prenom pour assurer
l’unicité des informations concernant une personne dans notre table des adresses.
Tel n’est pas le cas (il serait étonnant qu’il n’existe pas plusieurs Jacques Dupont) :
il nous faut un critère qui garantisse absolument l’unicité.
Lorsqu’une table comporte une/des colonne(s) répondant à ce critère, il n’est pas
utile d’inventer de nouvelles données. Par contre, si aucune colonne ou
combinaison de colonnes ne permet de garantir l’unicité de la clef primaire, alors il
faut en créer une nouvelle.
NB : Une table ne peut avoir qu’une seule clef primaire.
Si nous cochons la case Créer une clé primaire, OOo Base nous propose d’ajouter une
nouvelle colonne ayant ID (pour Identité) comme nom par défaut. Cette colonne sera
implicitement une colonne numérique (type INTEGER). Le nom de la colonne est modifiable,
bien entendu.
Conseil
Immédiatement après la création de la table, ajustez cette colonne (sélection de la
nouvelle table puis menu Éditer/Éditer...) afin qu’elle devienne autoincrémentée, en basculant la rubrique AutoValeur à Oui. L’expression d’autoincrément devient IDENTITY.
À partir de ce moment, les données de cette colonne – qui apparaît dans la
fenêtre d’édition de la table comme <AutoChamp> – sont prises en charge par
Base : à chaque insertion d’une nouvelle ligne, Base insère dans cette colonne
une valeur numérique immédiatement supérieure à la dernière valeur inscrite dans
cette même colonne.
En adoptant cette démarche vous vous déchargez du fardeau de la gestion de la
clef, le laissant à Base.
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Si notre table comporte déjà le nécessaire pour servir de clef primaire, alors, ne cochons pas la
case. Nous verrons plus loin à l’écran Formatage de type comment indiquer à Base la/les
colonne(s) qui constitue(nt) notre clef primaire à nous.
Cliquons Suivant>.
2.3 Choix des colonnes
À la fenêtre Application de colonnes,
l’assistant nous présente les colonnes
disponibles dans la liste de gauche. Au moyen
des boutons centraux, sélectionnons les
colonnes à récupérer.
Ici nous les prenons toutes, donc nous
cliquons >>, puis Suivant>.
2.4 Type des colonnes
Dans la dernière fenêtre, Formatage de
type, nous pouvons redéfinir le type de
données contenu par chaque colonne.
Base est un système de gestion de base de
données (SGBD). Pour optimiser le stockage
et les traitements ultérieurs, il est fortement
conseillé d’ajuster le type de chaque colonne
(ou champ) à la nature de l’information qu’elle
contient.
Le type des données
Le type des données d’une colonne définit très précisément l’étendue prévue pour
le contenu de cette colonne. Par exemple, le type INTEGER autorise les valeurs
numériques entières de -231 à +231-1.
Il est toujours préférable de choisir le type le plus approprié au contenu actuel et
futur des colonnes !
Spécifier la clef primaire
Ce dialogue permet également de spécifier la clef
primaire, si cela n’a pas été fait en cochant la case
Créer une clé primaire de la fenêtre Copier la
table vue précédemment.
Sélectionnons la/les colonne(s) à intégrer dans la clef
primaire par Control + Clique sur le nom de chaque
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colonne participant à la clef primaire puis Clique droit sur la sélection pour faire apparaître
l’option Clé primaire qu’il suffit de sélectionner.
Lorsque c’est fait, cliquons Créer.
Félicitations ! Notre base et sa première table sont
maintenant
créées !
Cela
se
traduit
par
l’enregistrement d’un fichier .odb dans le dossier
choisi pour la base.
Nous sommes maintenant prêts à passer à l’exploitation de notre nouvelle base de données. Cet
aspect sortant du cadre de ce how-to, nous n’irons pas plus loin ici.
Bon travail avec OpenOffice.org !
3 Plus d’informations
Pour plus d’informations sur les possibilités du SGBD HSQLDB, utilisé par le module Base,
reportez-vous à sa documentation : http://hsqldb.sourceforge.net/web/hsqlDocsFrame.html
D’autres How-to sur la suite bureautique OpenOffice.org sont disponibles sur le site
http://fr.openoffice.org, dans l’Espace documentation.
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4 Crédits
Auteur : Jean-Francois Nifenecker
Remerciements : Tony Galmiche et les membres des listes fr.OpenOffice.org
Intégré par : Tony Galmiche
Contacts : Projet Documentation OpenOffice.org - fr.OpenOffice.org
Traduction :
Historique des modifications :
Version
1.21
Date
Commentaire
19/02/2006 Première version publique
5 Licence
Appendix
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this License. A copy of the License is available at http://www.openoffice.org/licenses/PDL.html.
The Original Documentation is De Calc à Base. The Initial Writer of the Original
Documentation is Jean-Francois Nifenecker Copyright © 2006. All Rights Reserved. (Initial Writer
contact(s): jean-francois.nifenecker@laposte.net).
Contributor(s): ______________________________________.
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