Siemens Hipath 5000 Manuel utilisateur

optiClient Attendant V7.0
P.O./PC
HiPath 2000
HiPath 3000
HiPath 5000
Mode d’emploi
Remarque sur cette documentation
Cette documentation décrit l’utilisation et la configuration du poste opérateur sur PC
optiClient Attendant V7.0 sur votre plate-forme de communication HiPath.
Cette documentation est fournie avec optiClient Attendant sous la forme d’une aide en ligne qui peut être ouverte à tout moment Æ page 15.
Toutes les fonctions de optiClient Attendant sont présentées. Toutefois, si vous constatez
que certaines d’entre elles ne sont, contre toute attente, pas disponibles, cela peut s’expliquer comme suit :
• La fonction n’est pas configurée pour optiClient Attendant - dans ce cas, adressez-vous
au service technique.
• Votre plate-forme de communication ne dispose pas de cette fonction - dans ce cas,
adressez-vous à votre partenaire commercial Siemens pour une mise à jour.
• Vous ne disposez pas de la version logicielle la plus récente de optiClient Attendant.
Adressez-vous à votre partenaire commercial Siemens pour actualiser votre logiciel.
Les informations de ce document correspondent uniquement à des descriptions ou des
caractéristiques générales qui ne sont pas toujours applicables concrètement sous la forme décrite ou qui sont susceptibles d’être modifiées, en raison de l’évolution des produits.
Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles sont expressément stipulées lors de la conclusion du contrat.
Les marques utilisées sont propriétés de la Siemens AG ou du propriétaire respectif.
optiClient Attendant
Avec optiClient Attendant, vous avez fait l’acquisition d’un poste opérateur sur PC moderne pour votre plate-forme de communication HiPath.
Pour que vous puissiez exécuter toutes les fonctions de commutation à partir de votre PC,
il doit être relié à votre plate-forme de communication.
Selon la configuration, il existe 3 possibilités :
• Via IP, par le câble LAN de votre PC.
• Via un câble USB (impossible sur HiPath 2000) relié à un téléphone système
optiPoint 500 ou optiPoint 600 office sur votre plate-forme de communication
• Via l’adaptateur control/data adapter du téléphone système optiset E sur votre plateforme de communication
Le logiciel optiClient Attendant est compatible avec différents systèmes d’exploitation
Windows. Vous bénéficiez du confort qu’il vous procure pour aiguiller des communications
téléphoniques, rechercher des numéros dans « Contacts » (Outlook) et, parallèlement,
exécuter d’autres applications PC, par exemple des programmes Microsoft® Office.
Le poste opérateur optiClient Attendant vous offre :
• de multiples fonctions d’aiguillage et de gestion
• un confort d’utilisation élevé grâce à
– une interface utilisateur claire s’appuyant sur Windows,
– un fonctionnement simplifié avec clavier et souris,
• la possibilité de se servir simultanément d’autres applications PC
• la possibilité de gérer deux écrans (consulter le service technique)
• la numérotation directe à partir de Microsoft Outlook « Contacts » et
• une fonction de recherche conviviale dans Microsoft Outlook « Contacts », la supervision des postes et l’annuaire du système
2
Sommaire
Sommaire
Remarque sur cette documentation. . . . . . . . . . . . . . 2
optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Informations de base pour l’utilisation . . . . . . . . . . . 8
Interface utilisateur d’optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Repères pour lire le mode d’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Vue d’ensemble des fonctionnalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Principales nouveautés et modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Recherche conviviale de numéros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Destinataires de cette documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Ø Utilisation de optiClient Attendant
Démarrer optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Interface utilisateur - Zone de travail . . . . . . . . . . . 14
Fenêtre principale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Barre de menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Barre d’outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Barre d’état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Moniteur du P.O. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activer la supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enregistrer un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Déplacer des abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Effacer des abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Trier les abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fenêtre Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Prendre des appels et téléphoner . . . . . . . . . . . . . . 33
Prendre des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Prendre l’appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
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Sommaire
Utiliser le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Répondre à un second appel (avertissement) . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activer/Désactiver le bip d’avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intercepter les appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activer/Désactiver la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Réglage du volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Désactiver/Activer le microphone (Silence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Connexion poste interphone/Déclencher l’ouverture de la porte . . . . .
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Mettre fin à la communication . . . . . . . . . . . . . . . . .41
Appeler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Appeler en externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Communications privées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activer/Désactiver la surnumérotation MF . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler en interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler avec les touches nominatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler avec la supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A l’état inactif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler avec la répétition du numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler avec l’annuaire électronique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler en utilisant « Contacts » de Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . .
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Téléphoner simultanément
à plusieurs abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert après réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert avant réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert après parcage/mise en garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Double appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mise en attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mise en attente de communications externes . . . . . . . . . . . . . . . .
Va-et-vient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Parcage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Forcer Ne pas déranger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Masquer l’affichage du numéro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Sommaire
Mieux joindre les correspondants . . . . . . . . . . . . . . 61
Rappel automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Afficher/Effacer les demandes de rappel automatique . . . . . . . . . .
Diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appel interphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Messages (infos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Envoi de messages (info). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Effacer/Afficher les messages envoyés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Réception de message (info) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert d’une ligne externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Libérer une ligne externe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recherche de personne (RdP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Renvoi d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Entrer la destination du renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sélectionner la destination du renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activer le renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Désactiver le renvoi de nuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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75
Bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Saisie des taxes pour communications
individuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Programmer/Modifier des touches nominatives. . 78
Utiliser la liste des appelants . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Rappeler un appelant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Effacer des entrées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Effacer toute la liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5
Sommaire
Annuaire électronique (ATE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Lancer l’ATE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chercher un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Enregistrer un nouvel abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifier un enregistrement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Effacer une entrée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts » . . . .87
Chercher un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Rechercher d’autres informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Gestion des données de l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Rechercher dans l’annuaire du système . . . . . . . . .90
Lancer l’annuaire sur cédérom . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Reprendre un numéro de l’annuaire sur cédérom. . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Ouvrir une fenêtre de recherche
de serveur LDAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Fonctionnement de secours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Fonctions spécifiques dans le LAN (réseau PC) . .94
6
Sommaire
Ø Configuration de optiClient Attendant
Effectuer les réglages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Touches nominatives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Destinations du renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Sauvegarder les réglages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Gestionnaire de configuration . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Démarrer le Gestionnaire de configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Effectuer les réglages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annuaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Touches de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Communications entrantes et sortantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Raccordement IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Raccordement d’un terminal en braille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Statistiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Licence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sauvegarder les réglages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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104
104
105
106
107
108
114
115
116
117
Résolution des problèmes relatifs à
optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Au démarrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
En cours d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Ø Instructions clavier
Commandes clavier importantes . . . . . . . . . . . . . . 125
7
Informations de base pour l’utilisation
Informations de base pour l’utilisation
Interface utilisateur d’optiClient Attendant
Fenêtre principale optiClient Attendant
Supervision des postes (affichage en option)
Fenêtre Menu (activable)
8
Informations de base pour l’utilisation
Repères pour lire le mode d’emploi
Les étapes sont présentées graphiquement par ordre logique dans la
colonne de gauche. Les pictogrammes ont la signification suivante :
Clic simple sur le bouton gauche de la souris.
Déplacement de la souris avec le bouton gauche enfoncé (cliquer et tirer).
Double-clic sur le bouton gauche de la souris.
Clic simple sur le bouton droit de la souris.
Entrée de lettres ou de chiffres sur le clavier du PC
(par exemple nom ou numéro d’un abonné).
Sélection d’une option de menu à partir de la barre de menu, d’un menu
contextuel ou d’un onglet dans une fenêtre de programme.
Touche Retour pour valider une entrée au clavier ou une activation.
Clic sur les boutons avec le bouton gauche de la souris.
Espacement
Appui sur les touches du clavier du PC.
F3
Conseil ou remarque.
1. Les textes numérotés décrivent des opérations qui doivent être effectuées successivement.
• Les textes signalés par ce pictogramme sont des énumérations.
Æ page 8
Renvoi de page.
9
Informations de base pour l’utilisation
Vue d’ensemble des fonctionnalités
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Affichage des appels entrants et sortants
Interrogation/Numérotation/Aiguillage des communications téléphoniques
Va-et-vient entre deux communications
Conférence avec 3 interlocuteurs
Mise en attente et parcage de communications téléphoniques
Répétition des 10 derniers numéros composés
Numérotation avec la supervision des postes/les touches nominatives
Numérotation à partir de la liste des appelants
Rappel/Envoi de messages
Entrée en tiers dans une communication
Activation/Désactivation du renvoi d’appel
Activation/Désactivation du renvoi de nuit
Fonctions d’annuaire
(dans l’ATE et Microsoft Outlook « Contacts ») :
– rechercher et afficher un abonné
– rechercher et afficher des informations sur l’abonné
– possibilité de composer automatiquement le numéro de l’abonné
Principales nouveautés et modifications
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10
Liste des appelants conviviale Æ page 79
Fonction statistique pour les appels entrants avec nombreuses possibilités de tri Æ page 115
Numérotation au format canonique pour Outlook « Contacts »
Æ page 87 et recherche LDAP Æ page 92
Annuaire interne (ATE) Æ page 81, importation possible à partir de
Attendant P V4.0 (consulter le service technique)
Démarrage simplifié du Gestionnaire de configuration Æ page 103
Possibilité de zoom dans la supervision des postes Æ page 23
Saisie, suppression et aiguillage rapide facilités dans la supervision des
postes par un menu contextuel Æ page 26, Æ page 30, Æ page 45
Fonction Message et Remplaçant dans la supervision des postes
Æ page 27, Æ page 28
Fonction de tri dans la supervision des postes Æ page 30
Optimisation de l’interface du programme (par ex. réaménagement de
la barre d’outils, intégration de l’affichage dans la fenêtre principale)
Informations de base pour l’utilisation
Recherche conviviale de numéros
Avec optiClient Attendant, vous pouvez recourir, selon la configuration, à
diverses sources de données pour rechercher un numéro :
• Recherche dans l’annuaire électronique (ATE) Æ page 81
• Recherche dans les Contacts de Microsoft Outlook (si Microsoft Outlook est installé) Æ page 87
• Recherche dans l’annuaire du système Æ page 90
• Recherche dans un annuaire sur cédérom (si le cédérom est disponible) Æ page 91
• Recherche par serveur LDAP (s’il est disponible) Æ page 92
Si une des fonctions souhaitées n’est pas disponible, adressez-vous au
service technique.
Destinataires de cette documentation
Cette documentation s’adresse aussi bien au personnel du poste opérateur optiClient Attendant, déjà familiarisé avec l’interface utilisateur Windows, qu’au service technique qui installe le poste opérateur
optiClient Attendant et le supervise.
Vous trouverez dans cette documentation toutes les informations intéressantes dont vous avez besoin pour l’utilisation et la configuration du poste
opérateur optiClient Attendant :
• Pour trouver rapidement des informations importantes, reportez-vous
à la première partie de la documentation : Utilisation de optiClient
Attendant Æ page 13.
• Les opérations de configuration de optiClient Attendant et l’utilisation du Gestionnaire de configuration sont décrites dans la deuxième
partie Æ page 95.
• Si des problèmes surviennent durant le fonctionnement de
optiClient Attendant, il faut se référer à la troisième partie de cette documentation : Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant Æ page 118.
• Le chapitre Commandes clavier importantes donne une vue d’ensemble des raccourcis clavier et des touches de fonction Æ page 125.
11
Informations de base pour l’utilisation
Conditions
Le poste opérateur et le logiciel de optiClient Attendant pour le système
d’exploitation Microsoft Windows doivent avoir été installés par vous ou le
service technique sur votre PC (voir Conseils d’installation dans le livret
joint au cédérom optiClient Attendant).
Le système de gestion d’alimentation du PC ne doit pas être actif pendant
qu’optiClient Attendant fonctionne.
Pour l’utilisation des fonctions de l’annuaire avec Microsoft Outlook, le programme Microsoft Outlook doit être installé sur le PC.
Pour la recherche LDAP, un serveur LDAP doit être disponible.
Lorsqu’optiClient Attendant est utilisé avec différents profils utilisateur, il peut être nécessaire d’adapter les droits d’accès aux fichiers
de configuration afin de pouvoir configurer optiClient Attendant.
Adressez-vous au service technique ou au gestionnaire du système.
Une connaissance élémentaire du PC et de Windows est exigée pour l’utilisation de optiClient Attendant.
Pour connaître la configuration matérielle et logicielle requise, se reporter
aux Conseils d’installation du livret joint au cédérom optiClient Attendant.
Utilisation de optiClient Attendant
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Démarrer optiClient Attendant
Démarrer optiClient Attendant
L’ordinateur de votre P.O. peut être configuré de manière à ce
qu’optiClient Attendant démarre automatiquement dès que vous l’allumez.
Si le démarrage automatique n’a pas été programmé, vous devrez lancer
manuellement le programme ou configurer optiClient Attendant pour le
démarrage automatique.
Démarrage automatique
Mettez en route l’ordinateur de votre P.O. optiClient Attendant démarre
automatiquement dès que votre système d’exploitation est chargé. La fenêtre du programme s’ouvre.
Démarrage manuel
Une fois installé, le programme est configuré dans le menu Démarrer de
votre système d’exploitation, sous la rubrique « Programmes ».
Ouvrez optiClient Attendant à partir du menu Démarrer. La fenêtre du programme s’ouvre sur le moniteur du P.O.
Programmer un démarrage automatique (exemple : Windows 2000)
1. Sélectionnez dans la barre de démarrage « Démarrer » « Paramètres » - « Barre des tâches et menu Démarrer... » et cliquez,
dans la fenêtre qui apparaît, sur l’onglet « Avancé ».
2. Cliquez sur le bouton « Avancé... ».
La fenêtre « Explorateur - Menu Démarrer » s’ouvre.
3. Ouvrez dans la colonne de gauche le dossier « Programmes » pour atteindre le répertoire optiClient Attendant.
4. Copiez dans la colonne de droite le raccourci
« optiClient Attendant » en utilisant le bouton droit de la souris.
5. Cliquez dans la colonne de gauche sur le dossier « Démarrage » et collez dans la colonne de droite le raccourci « optiClient Attendant » en
utilisant le bouton droit de la souris.
6. Fermez l’Explorateur, validez avec « OK » et redémarrez Windows pour
rendre votre modification effective.
13
Interface utilisateur - Zone de travail
Interface utilisateur - Zone de travail
Votre zone de travail est constituée par les fenêtres du programme
optiClient Attendant.
Elles peuvent être placées indépendamment les unes des autres sur
l’écran.
Les fenêtres du programme sont les suivantes :
• Fenêtre principale optiClient Attendant
avec barre de menu Æ page 15, barre d’outils Æ page 16, moniteur du
P.O. Æ page 18 et barre d’état Æ page 17.
• Supervision des postes Æ page 23 (3 maxi., affichage en option) et
• Fenêtre Menu Æ page 31 (activable).
Pour certaines fonctions, vous pouvez ouvrir d’autres fenêtres telles que :
ATE Æ page 81, Recherche dans l’annuaire du système Æ page 90, Fenêtre de recherche de l’annuaire sur cédérom Æ page 91, Fenêtre de recherche sur serveur LDAP Æ page 92, Bloc-notes Windows Æ page 76.
Barre de menu
Barre d’outils
Moniteur du P.O.
Barre d’état
Fenêtre Menu
(activable)
Supervision des postes
(affichage en option)
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Interface utilisateur - Zone de travail
Fenêtre principale
Barre de menu
La barre de menu est composée d’une série de menus principaux. Lorsque vous cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’un d’entre eux,
un sous-menu (menu déroulant) apparaît, proposant d’autres options.
• Fichier
Ce menu vous permet d’effectuer des réglages d’ordre général pour
optiClient Attendant. L’option « Quitter » referme l’application
optiClient Attendant.
• Edition
Cette commande vous permet d’activer en cours de communication la
surnumérotation MF, de sélectionner la destination du renvoi de nuit et
d’activer/désactiver différentes fonctions.
• Fenêtre
Avec ce menu, vous activez la supervision des postes, le Bloc-notes
Windows et la fenêtre de recherche.
• Touches nominatives (en option)
Vous permet d’appeler directement vos correspondants.
(Ce menu n’apparaît que si des touches nominatives sont paramétrées
dans optiClient Attendant).
• Recherche
Vous pouvez rechercher de façon ciblée des noms, des sociétés, des
localités ou des codes postaux d’abonnés dans le dossier « Contacts »
de Microsoft Outlook.
• Diffusion (en option)
Cette option vous permet de diffuser des messages par haut-parleur
aux téléphones faisant partie de certains groupes.
(Cette option n’apparaît que si des groupes de diffusion sont définis, et
activés dans optiClient Attendant).
• Langue
Vous pouvez paramétrer la langue dans laquelle les menus et les masques de saisie (fenêtres) de optiClient Attendant sont présentés.
• ? (Aide)
L’option de menu « Aide » sert à activer l’aide contextuelle en ligne de
optiClient Attendant. Elle vous fournit une vue d’ensemble de la structure du programme et des explications sur les différentes fonctions.
Grâce à l’option « Info », vous pouvez consulter des informations globales sur optiClient Attendant.
15
Interface utilisateur - Zone de travail
Barre d’outils
La barre d’outils vous permet d’activer des fonctions en cours de communication ou lorsque le poste est inactif, à l’aide de la souris.
Pour les fonctions qui peuvent être activées et désactivées, un pictogramme dans la barre d’état Æ page 17 indique si la fonction est activée.
De nombreuses fonctions ne sont disponibles dans la barre d’outils que si
elles sont configurées pour votre téléphone.
Activer la supervision des postes Æ page 23.
Afficher la liste des appelants Æ page 79.
Ouvrir le Gestionnaire de configuration Æ page 103.
Utiliser la répétition des numéros composés Æ page 46.
Activer/Désactiver le rappel Æ page 61.
Entrer en tiers chez un interlocuteur occupé Æ page 59.
Activer une conférence Æ page 57.
Régler le volume Æ page 39.
Libérer une ligne Æ page 70.
Transférer une ligne Æ page 69.
Activer/Désactiver le renvoi de nuit Æ page 75.
Activer/Désactiver le renvoi d’appel Æ page 72.
Envoyer un message Æ page 65.
Activer/Désactiver le masquage du numéro Æ page 60.
Surnumérotation MF (multifréquences) Æ page 43.
Ouvrir la porte Æ page 40.
Interroger la taxation (cabine téléphonique) Æ page 77.
Appel interphone Æ page 64.
Ouvrir la fenêtre Menu Æ page 31.
Activer l’annuaire électronique (ATE) Æ page 81.
Afficher le menu de recherche avancée dans Outlook Æ page 89.
Ouvrir l’annuaire sur cédérom Æ page 91.
Ouvrir la fenêtre de recherche sur serveur LDAP Æ page 92.
Ouvrir la fenêtre de recherche dans l’annuaire du système Æ page 90.
16
Interface utilisateur - Zone de travail
Barre d’état
Informations/Messages système dans la barre d’état :
• Pendant le chargement, l’état actuel de optiClient Attendant s’affiche
dans la partie droite. Le programme est prêt à fonctionner lorsque la
barre d’état affiche « Système prêt ».
Si les données de la plate-forme de communication ont été modifiées,
le message « Veuillez patienter SVP » dans la barre d’état vous indique
que le programme est en train d’être mis à jour avec les nouvelles données du système.
• A l’état prêt apparaissent dans la partie gauche des pictogrammes sur
les réglages actuels, par exemple « Avertissement sans bip »
.
Pour désactiver une fonction, vous pouvez cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant.
17
Interface utilisateur - Zone de travail
Moniteur du P.O.
Le moniteur du P.O. constitue la zone de travail essentielle du poste opérateur ; vous y recevez les informations de votre plate-forme de communication et y gérez les fonctions d’aiguillage.
• L’affichage des appels permet de desservir les appels qui se présentent.
• L’affichage des communications présente les communications mises en attente ou parquées.
• La partie Commutation sert à exécuter les fonctions de commutation.
• L’affichage de trafic indique les lignes occupées.
Affichage des appels
Affichage des communications
Partie Commutation
Affichage de trafic
Une communication en attente apparaît dans l’affichage des appels. Si
vous appelez un correspondant ou si vous prenez une communication en
attente, les données s’inscrivent dans l’affichage de trafic. Si vous appelez
un autre correspondant pour un transfert, ses données apparaissent dans
l’affichage des communications.
18
Interface utilisateur - Zone de travail
Affichage des appels
Les appels en attente sont affichés dans les listes de l’affichage des appels. A l’aide de la souris, vous pouvez faire défiler les listes et sélectionner
des appels. Le bouton Combiné
vous permet de prendre la communication.
Listes :
Appels externes
Appels internes
Appels privés
Affichage des appels en attente
E : 0891234567
I : 38041Dupont
P : 38559Izard
Ouvrir la liste
Prendre l’appel
Le marquage alphabétique et la liste dans laquelle l’appel s’affiche vous
permettent d’identifier les différents types d’appel :
Type1
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Marquage
E:
I:
P:
I:
R:
W:
W:
A:
A:
W:
10
W:
11
P:
Champ
Externe
Interne
Privé
Interne
Interne
Externe
Interne
Externe
Interne
Interne
Type d’appel
Appel externe
Appel interne
Appel privé
Appel de portier
Rappel
Retour d’appel externe
Retour d’appel interne
Appel de renvoi externe
Appel de renvoi interne
Retour d’appel interne à partir d’un
parcage
Externe Retour d’appel externe à partir d’un
parcage
Interne Appel prioritaire
1 Numéro repérant ce type dans les statistiques Æ page 115.
Un appel prioritaire s’affiche toujours dans la liste du milieu en première
position, il est donc automatiquement visible.
Le nombre d’appels en attente s’affiche sous forme numérique à droite
des listes.
19
Interface utilisateur - Zone de travail
Partie Commutation
Dans le champ de saisie « Par nom/Numéro » de la partie Commutation,
vous pouvez entrer manuellement un numéro d’appel pour appeler l’abonné correspondant. Lorsque vous entrez un nom, il est recherché, en fonction du paramétrage du Gestionnaire de configuration Æ page 104 soit
dans l’ATE Æ page 47, soit dans « Contacts » de Microsoft Outlook
Æ page 87.
Boutons d’aiguillage
Æ page 55
Æ page 41
Æ page 58
Æ page 56
Æ page 41
Boutons de numérotation
Æ page 42
Æ page 42
Apparaît uniquement en cas de prise de ligne automatique :
Æ page 43
20
Interface utilisateur - Zone de travail
Affichage de trafic
⎫ Nom ou numéro du
⎬ correspondant actif
⎭
⎫
⎬
⎭
Nom et/ou numéro du
correspondant passif
La partie supérieure de l’affichage de trafic représente la communication
que vous prenez ou que vous passez à quelqu’un (présentée telle qu’elle
apparaît sur l’afficheur d’un terminal optiPoint).
La partie inférieure de l’affichage de trafic représente la communication
passive, notamment lorsque vous mettez un abonné en double appel pour
appeler un deuxième abonné.
S’il s’agit de communications internes, le numéro et – le cas échéant – le
nom du correspondant sont affichés. En cas d’appels externes, le numéro
et éventuellement le nom ne sont affichés que s’il s’agit d’une liaison réseau CorNet N (RNIS, IP).
21
Interface utilisateur - Zone de travail
Affichage des communications
L’affichage des communications montre toutes les communications momentanément « mises en attente » ou « parquées ».
Un texte s’affiche également en cas de prise de note par l’usager au moment de la mise en attente ou du parcage.
Pour configurer la saisie de texte à l’occasion d’une mise en attente/d’un
parcage, voir Æ page 107.
Externe > Position 0 - Lebreton attend Mazeau
Description de la situation
Position de mise en attente/parcage
Usager mis en attente/parqué
Pour reprendre la communication mise en attente Æ page 55 ou parquée
Æ page 58, double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée
correspondante de l’affichage des communications.
22
Interface utilisateur - Zone de travail
Supervision des postes
La supervision des postes (SDP) indique par des couleurs l’état de la ligne
de chacun des abonnés (par exemple « occupé externe ») et permet d’appeler de manière rapide et confortable des numéros.
Présentation
Trois supervisions maximum peuvent être configurées, avec 240 touches
d’état maximum, soit un total de 720 touches d’état.
Chaque touche d’état attribuée à un abonné Æ page 26 indique le numéro
de cet abonné en mode Numéro. Lorsque l’on positionne le curseur sur
cette touche, le nom correspondant s’affiche (si un nom a été paramétré)
dans une info-bulle.
En mode Nom, les noms d’abonnés (s’ils sont disponibles) apparaissent
directement inscrits sur la touche ; le numéro correspondant apparaît en
info-bulle. Dans ce mode, chaque supervision a une capacité maximum de
140 touches d’état.
Les différents états de la ligne de chaque abonné sont signalés différemment, en fonction du paramétrage des couleurs de touches d’état.
Vous pouvez cliquer et tirer sur le bord d’une supervision des postes pour
modifier sa taille. La taille des touches d’état et de leur intitulé s’adapte
automatiquement ; le nombre de touches reste inchangé.
Pour configurer les supervisions des postes (nombre, inscriptions, nombre
de touches d’état, couleurs, mode), voir Æ page 105 et Æ page 106.
Vous pouvez appeler un abonné en cliquant sur sa touche d’état
Æ page 44.
23
Interface utilisateur - Zone de travail
Activer la supervision des postes
Les supervisions des postes s’ouvrent automatiquement au démarrage de
optiClient Attendant (si la fonction est configurée Æ page 106). Si ce n’est
pas le cas, vous pouvez les activer de la façon suivante :
Cliquez sur le bouton « Supervision des postes ».
ou
Sélectionnez dans le menu principal « Fenêtre » l’option « Supervision des
postes ».
La supervision des postes (3 maximum configurables) s’ouvre :
Touche d’état
Il suffit de cliquer sur l’une des touches d’état étiquetées pour composer
automatiquement le numéro d’appel du correspondant Æ page 44.
Le double-clic sur une touche d’état a le même effet qu’un simple
clic.
24
Interface utilisateur - Zone de travail
Un clic sur le bouton droit de la souris fait apparaître, en fonction du contexte, un menu comportant d’autres fonctions (exemple) :
Dans la supervision des postes, ce type de menu fait apparaître les fonctions suivantes :
• Transfert rapide Æ page 45
• Effacer des abonnés Æ page 30
• Saisie manuelle Æ page 26
• Ajouter un champ vide Æ page 28
• Donner un titre à un groupe d’abonnés Æ page 28
• Enregistrer une note pour un abonné Æ page 27
• Définir un remplaçant pour un abonné Æ page 27
• Trier les abonnés Æ page 30
25
Interface utilisateur - Zone de travail
Enregistrer un abonné
Pour attribuer les touches d’état aux correspondants internes, il vous faut
étiqueter les touches avec le numéro d’appel du correspondant.
Les possibilités suivantes sont disponibles :
• Inscription des numéros et noms d’usagers internes à partir du système sur lequel optiClient Attendant est raccordé Æ page 96
• Saisie manuelle
Vous pouvez aussi enregistrer sur les touches d’état des indicatifs
servant à commander une messagerie vocale ou un répondeur.
Saisie manuelle
Activez la supervision des postes.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état souhaitée.
Un menu contextuel comportant plusieurs fonctions s’ouvre.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Nouvelle entrée ».
La boîte de dialogue suivante s’ouvre.
Entrez le numéro de l’abonné. Validez avec le bouton « OK ».
La boîte de dialogue suivante s’ouvre.
Entrez, si vous le souhaitez, le nom de l’abonné. Validez avec le bouton
« OK ».
Le correspondant est désormais mémorisé sur la touche d’état.
26
Interface utilisateur - Zone de travail
Enregistrer une note pour un abonné
Vous pouvez enregistrer une note ou une information pour un abonné inscrit dans la supervision des postes (par ex. M. Dufrène est en congés).
Activez la supervision des postes.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’abonné souhaité.
Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Note ».
Sélectionnez dans le menu Note l’option « Ajouter/Modifier une note ».
La boîte de dialogue de saisie de la note s’ouvre.
Entrez le texte souhaité.
Pour effacer une note, activez l’option « Note » et cliquez sur la note
entrée. Validez la suppression par « OK ».
Définir un remplaçant pour un abonné
Vous pouvez affecter à un abonné entré dans la supervision des postes
deux remplaçants. Ils peuvent être directement appelés en cas de besoin
Æ page 44.
Activez la supervision des postes.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’abonné souhaité.
Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Remplaçant ».
Sélectionnez dans le menu Remplaçant l’option « Modifier remplaçant 1/
2 ».
La boîte de dialogue de saisie du remplaçant s’ouvre.
Entrez le numéro du remplaçant, par ex. « 0089123456 » et validez avec
« OK ».
Pour effacer un numéro de remplaçant, ouvrez la boîte de dialogue
comme décrit ci-dessus pour cliquer sur « Annuler » ou effacez l’entrée correspondant au numéro dans la boîte de dialogue et cliquez
sur « OK ». Validez la suppression par « OK ».
27
Interface utilisateur - Zone de travail
Donner un titre à un groupe d’abonnés
Vous pouvez, dans la supervision des postes, affecter un titre à une touche
d’état pour définir un groupe d’abonnés.
Activez la supervision des postes.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état souhaitée.
Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Insérer titre ».
La boîte de dialogue de saisie du titre s’ouvre.
Entrez le texte souhaité pour le titre du groupe d’abonnés (par ex. nom de
société ou service).
Le titre de cette touche est représenté souligné.
Ajouter un champ vide
Dans la supervision des postes, vous pouvez insérer dans une zone de touches d’état déjà affectées une touche sans fonction sur laquelle vous pouvez ensuite inscrire un abonné ou un titre.
Activez la supervision des postes.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état devant laquelle
vous souhaitez insérer un champ vide.
Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Ajouter un champ vide ».
Un champ vide est inséré juste avant la touche d’état sélectionnée.
Cette insertion décale toutes les touches d’état d’une place. La
fonction de la dernière touche (coin inférieur droit de la supervision
des postes) est supprimée de la supervision des postes.
28
Interface utilisateur - Zone de travail
Déplacer des abonnés
Vous pouvez déplacer les abonnés présents dans la supervision des postes d’une touche d’état à une autre, par ex. pour regrouper certains d’entre
eux.
Activez la supervision des postes.
Ctrl
+
Appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » et « MAJ » et cliquez parallèlement avec le bouton gauche ou droit de la souris sur la touche d’état
que vous souhaitez déplacer.
En maintenant le bouton de la souris enfoncé, amenez la touche d’état à
la position souhaitée. Lorsque vous relâchez le bouton, l’abonné figure à
son nouvel emplacement.
29
Interface utilisateur - Zone de travail
Effacer des abonnés
Activez la supervision des postes.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état souhaitée.
Un menu contextuel comportant plusieurs fonctions s’ouvre.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Supprimer l’entrée ».
Le correspondant est supprimé de la supervision des postes.
Ce n’est pas parce que vous effacez un abonné de la supervision
des postes qu’il est effacé de votre système. Autrement dit, vous
pouvez le reparamétrer dès que vous le souhaitez Æ page 26.
Trier les abonnés
Vous pouvez trier par ordre alphabétique les abonnés d’un groupe de la supervision des postes.
Activez la supervision des postes.
+
+
Appuyez sur la touche « MAJ » et cliquez parallèlement avec le bouton
droit de la souris sur la première touche d’état du groupe ou de la zone
que vous souhaitez trier. L’intitulé de la touche d’état est représenté en
gras.
Appuyez sur la touche « MAJ » et cliquez parallèlement avec le bouton
droit de la souris sur la deuxième touche d’état du groupe ou de la zone
que vous souhaitez trier. L’intitulé de la touche d’état est représenté en
gras.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des touches d’état représentées en gras.
Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option «Trier ».
Tous les abonnés de la zone sélectionnée s’affichent triés par ordre alphabétique.
30
Interface utilisateur - Zone de travail
Fenêtre Menu
La fenêtre Menu reproduit l’afficheur et les touches du téléphone (2 lignes
sur les téléphones optiset E et optiPoint 500/8 lignes pour
optiset E memory et optiPoint 600 office). De même, certaines de ces informations sont affichées en permanence dans la partie supérieure de l’affichage de trafic du moniteur du P.O. Æ page 18.
Activer la fenêtre Menu
La fenêtre Menu apparaît automatiquement lorsque vous initialisez une
procédure, comme l’envoi de messages.
Vous pouvez aussi activer manuellement la fenêtre Menu pour exécuter
des fonctions ou des procédures qui ne peuvent être initialisées à partir
des boutons ou menus contextuels (pour toute explication relative à l’exécution de ces fonctions et procédures, reportez-vous au mode d’emploi
des téléphones numériques de votre plate-forme de communication).
Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ».
La fenêtre Menu s’affiche.
Pour éviter un affichage incorrect des textes de menu (absence de
certains caractères), il ne faut pas que la compression de données
soit paramétrée sur la plate-forme de communication (pour la
désactiver, adressez-vous au service technique).
31
Interface utilisateur - Zone de travail
Commande
Les touches ont la signification suivante :
Valider une fonction.
Faire défiler les fonctions.
Confirmer les modifications
(correspond à la touche « SELECTION » d’optiset E memory/optiPoint 600
office).
Faire défiler les lignes.
Effacer caractère par caractère une entrée, de la droite vers la gauche.
Ouvrir une fenêtre pour entrer des caractères alphanumériques.
Effectuer les réglages du téléphone (par exemple volume de la sonnerie)
Quitter la fenêtre Menu.
32
Prendre des appels et téléphoner
Prendre des appels et téléphoner
Prendre des appels
L’affichage des appels vous permet de recevoir de façon conviviale les appels entrants. Il présente tous les appels en attente externes, internes et
privés dans des listes déroulantes. Vous pouvez sélectionner un appel précis et le prendre.
Listes :
Appels externes
Appels internes
Appels privés
Affichage des appels en attente
A : 0891234567
I : 38041Dupont
P : 38559Izard
Ouvrir la liste
Prendre l’appel
Types d’appel
Vue d’ensemble complète de tous les types d’appel possibles, voir
Æ page 19.
Exemples :
•
•
•
Externe : appel d’un abonné en-dehors de votre plate-forme de communication, qui a composé le numéro de l’installation + le numéro du
P.O. (par exemple « 0 ») ou dont l’appel n’a pas été pris par un abonné
interne (optiClient Attendant servant de poste de renvoi)
Interne : appel d’un abonné au sein de votre plate-forme de communication
Privé : appel d’un abonné en-dehors de votre plate-forme de communication, qui a composé le numéro de l’installation + le numéro interne
du P.O. (par exemple « 100 »).
Un appel entrant vous est signalé de façon acoustique par le haut-parleur
du téléphone et/ou le haut-parleur du PC (selon la configuration), de façon
optique sur l’afficheur du téléphone (uniquement pour une installation avec
téléphone optiPoint ou optiset E) et dans la liste correspondante de l’affichage des appels.
Si vous êtes en train de travailler avec une autre application
Windows lors de l’arrivée d’un appel, le système passe
automatiquement à optiClient Attendant.
Attention, le passage à optiClient Attendant est impossible si un
économiseur d’écran est actif. Dans ce cas, l’appel ne peut être signalé que par le haut-parleur.
33
Prendre des appels et téléphoner
Prendre l’appel
Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur un des boutons Combiné.
Vous répondez ainsi à l’appel qui se trouve en première position dans la liste correspondante.
ou
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une des flèches des listes.
A partir de la liste ouverte, vous pouvez sélectionner un appel à desservir.
Répondez à l’appel sélectionné.
ou
Espacement
Appuyez sur la « barre d’espacement » du clavier.
Vous desservez le premier appel de la liste d’attente selon la priorité. Priorité des appels :
retour d’appel - appels externes - appels internes - appels privés.
L’appel desservi apparaît dans l’affichage de trafic :
Lorsque vous répondez à un appel, le combiné peut indifféremment
reposer dans son logement ou être décroché, car la fourche interruptrice du téléphone n’est active qu’en mode Secours Æ page 93
(impossible pour le raccordement IP).
34
Prendre des appels et téléphoner
Utiliser le deuxième appel
Répondre à un second appel (avertissement)
Même si vous êtes déjà en communication, d’autres correspondants peuvent vous joindre. Vous êtes informé pendant votre communication par un
signal acoustique (bip d’avertissement s’il n’est pas désactivé Æ page 36)
et par un signal optique (dans l’affichage des appels) qu’un second correspondant cherche à vous joindre. L’appel est signalé dans l’affichage des appels jusqu’à ce que vous y répondiez.
1.
Quittez la communication actuelle avec le bouton « Libération ».
La communication en attente vous est signalée dans l’affichage des appels.
ou
Mettez la communication actuelle en attente avec le bouton « Mise en
attente » Æ page 55. La communication en attente vous est signalée dans
l’affichage des appels.
ou
Parquez la communication actuelle avec le bouton « Parcage » Æ page 58.
La communication en attente vous est signalée dans l’affichage des appels.
2.
Prenez la communication.
Vous parlez avec le second correspondant.
ou
Espacement
35
Prendre des appels et téléphoner
Activer/Désactiver le bip d’avertissement
Le bip d’avertissement vous signale en cours de communication qu’un
deuxième appelant souhaite vous joindre.
Lorsque le bip d’avertissement est désactivé, le message
« Avertissement sans bip » apparaît dans la partie supérieure de l’affichage de trafic. Le demande (second appel) continue à être signalée visuellement sur l’afficheur.
La plate-forme de communication peut être configurée de telle
sorte qu’au démarrage de optiClient Attendant, le bip d’avertissement soit automatiquement désactivé (consulter le service technique).
Désactiver le bip d’avertissement
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Avertissement
sans bip - activer/désactiver ».
Le bip d’avertissement est désactivé et le pictogramme
la barre d’état.
apparaît dans
Activer le bip d’avertissement
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Avertissement
sans bip - activer/désactiver ».
ou
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
Le bip d’avertissement est activé et le pictogramme
36
disparaît.
Prendre des appels et téléphoner
Intercepter les appels
Vous pouvez, grâce à la supervision des postes, intercepter sur votre téléphone des appels destinés à d’autres postes (ne concerne pas les abonnés des systèmes en réseau).
Lorsqu’un correspondant reçoit un appel, le fond de la touche d’état se colore (pour paramétrer la couleur voir Æ page 105).
Vous ne pouvez pas intercepter d’appel
• lorsque la touche d’état affiche déjà un des états d’occupation, ce qui
signifie que l’abonné a déjà pris lui-même l’appel,
• lorsque vous êtes vous-même en communication ou
• lorsque vous voyez un appel signalé dans l’affichage des appels.
Condition : le fond ou l’intitulé d’une touche d’état de la supervision des
postes se colore (par ex. jaune).
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état colorée du
correspondant qui reçoit un appel.
L’appel est intercepté et vous pouvez converser avec le correspondant.
37
Prendre des appels et téléphoner
Activer/Désactiver la sonnerie
Vous pouvez, en cas de connexion via USB ou control/data adapter, désactiver le haut-parleur du téléphone système et ainsi la sonnerie d’un appel
entrant sur le téléphone. Lorsque la sonnerie est désactivée sur le téléphone, l’appel n’est plus signalé sur le téléphone que de façon optique et peut
être signalé sur le PC de façon acoustique à l’aide des fichiers Wave (activation des fichiers Wave Æ page 98 et Æ page 107).
optiClient Attendant peut aussi être configuré de manière à ce que la sonnerie d’un appel entrant soit automatiquement désactivée au démarrage
de optiClient Attendant Æ page 95. Dans la fenêtre Menu le message
« Silence activé » s’affiche et dans la barre d’état apparaît le pictogramme
.
Désactiver la sonnerie
Sélectionnez dans le menu principal « Edition »,
l’option « Sonnerie poste - activer/désactiver ».
La sonnerie du téléphone est désactivée et le pictogramme
dans la barre d’état.
apparaît
Activer la sonnerie
Sélectionnez dans le menu principal « Edition »,
l’option « Sonnerie poste - activer/désactiver ».
ou
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
La sonnerie du téléphone est activée et le pictogramme
38
disparaît.
Prendre des appels et téléphoner
Réglage du volume
Vous pouvez modifier le volume du haut-parleur de votre combiné, et définir celui qui convient le mieux pour entendre votre correspondant.
Condition : vous êtes en communication.
Cliquez sur le bouton « Volume ».
La fenêtre Menu s’affiche :
Utilisez les boutons
et
pour régler le volume d’écoute de votre correspondant sur 8 valeurs différentes.
Désactiver/Activer le microphone (Silence)
Vous pouvez temporairement désactiver le microphone de votre combiné
ou de votre micro-casque. Dans ce cas, vous continuez à entendre votre
correspondant, mais il ne peut plus vous entendre.
Condition : vous êtes en communication.
Désactiver le microphone
Sélectionnez dans le menu principal « Edition »
l’option « Silence - activer/désactiver ».
ou
F9
Appuyez sur la touche « F9 » (doit être configurée Æ page 106).
Le microphone est désactivé.
Activer le microphone
Sélectionnez dans le menu principal « Edition »
l’option « Silence - activer/désactiver ».
ou
F9
Appuyez sur la touche « F9 » (doit être configurée Æ page 106).
Le microphone est activé.
39
Prendre des appels et téléphoner
Connexion poste interphone/Déclencher l’ouverture
de la porte
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Si votre service technique a paramétré un ou plusieurs interphones, vous
pouvez communiquer depuis votre téléphone avec le poste interphone et
déclencher l’ouverture de la porte. Des numéros internes sont affectés aux
postes interphones.
Communiquer avec des visiteurs via le poste interphone
Condition : votre téléphone sonne et le numéro du poste interphone apparaît dans l’affichage des appels.
Vous avez 30 secondes pour prendre la communication. Vous conversez
avec le visiteur par l’intermédiaire du poste interphone.
ou
Espacement
Ouvrir la porte
Vous pouvez ouvrir la porte aussi bien en cours de communication avec le
poste interphone que lorsque le poste est inactif.
Cliquez sur le bouton « Ouverture de porte ».
La fenêtre suivante apparaît :
Entrez le numéro interne du poste interphone. Validez avec le bouton
« OK ».
Si vous êtes en train de converser avec le poste interphone, son numéro
est déjà inscrit dans la fenêtre. Vous n’avez plus qu’à valider par « OK ».
La porte s’ouvre.
40
Mettre fin à la communication
Mettre fin à la communication
Un correspondant
Vous mettez fin à la communication en cours (= raccrocher) avec le bouton
ou « Libération » ou la touche « F3 » (la fonction doit être configurée
Æ page 106).
F3
Deux correspondants
Vous mettez fin à la communication en cours et revenez à la communicaou tion en attente avec le bouton « Reprise » ou la touche « F5 » (la fonction
doit être configurée Æ page 106).
F5
Si vous alternez entre deux correspondants (va-et-vient) ou si vous parlez
simultanément avec eux (conférence), vous pouvez les mettre en relation
l’un avec l’autre à l’aide du bouton «Transférer » (le bouton «Transférer »
se substitue au bouton « Libération »).
optiClient Attendant revient à un état inactif, vous pouvez recommencer à
prendre de nouvelles communications.
41
Appeler
Appeler
Votre poste d’opérateur optiClient Attendant vous permet d’établir des
communications internes et externes sortantes. S’il s’agit d’une communication externe, vous pouvez en plus l’activer comme communication privée. Les communications privées sont caractérisées de façon spéciale
dans le cadre d’une analyse des taxes, afin par exemple de pouvoir être
facturées séparément.
Les communications externes sortantes peuvent être
automatiquement identifiées à la longueur du numéro composé.
Lorsque le numéro dépasse une certaine longueur, il est
automatiquement précédé du préfixe externe. Pour la configuration
du préfixe externe automatique, voir Æ page 107.
Appeler en externe
Tapez l’indicatif externe et le numéro du correspondant externe. Il vous
suffit de valider avec la touche « Retour » pour composer le numéro.
ou
Tapez l’indicatif externe et le numéro du correspondant externe, puis cliquez sur le bouton « Général ».
Le numéro est composé.
Communications privées
Le bouton « Privé » vous permet de passer des communications externes
privées. Ces communications sont caractérisées de façon spéciale dans le
cadre d’une analyse des taxes.
Tapez l’indicatif externe et le numéro du correspondant externe, puis cliquez sur le bouton « Privé ». Le numéro est composé.
Si vous devez composer l’indicatif externe avant le numéro externe,
le système est programmé de telle sorte que la prise de ligne automatique est désactivée/hors service. Le bouton « Interne » manque
dans le moniteur du P.O.
Si la prise de ligne automatique est active/en service, il n’est pas nécessaire de composer l’indicatif externe. En revanche, il vous faut
appuyer sur la touche « Interne » avant d’établir une communication
interne.
42
Appeler
Activer/Désactiver la surnumérotation MF
En cours de communication externe, vous pouvez émettre une séquence
de chiffres pour commander un répondeur ou un système de renseignements ou de commutation.
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Surnumérotation
multi-fréquences » ou cliquez sur le bouton correspondant.
ou
Une fenêtre permettant d’entrer la séquence de chiffres MF s’ouvre. Entrez ces chiffres puis cliquez sur le bouton « OK ».
Appeler en interne
Tapez le numéro de l’abonné interne puis validez avec la touche « Retour ».
Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook
« Contacts » Æ page 87, de la supervision des postes Æ page 44 ou des
touches nominatives Æ page 43.
Le système peut être programmé de telle sorte que la prise de ligne
automatique est active/en service. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de composer l’indicatif externe pour les communications externes. En revanche, il vous faut appuyer sur la touche « Interne »
avant d’établir une communication interne. Ce bouton apparaît uniquement si la prise de ligne automatique est active/en service.
Appeler avec les touches nominatives
Vous pouvez appeler directement un abonné par une touche nominative.
Si des touches nominatives ont été configurées dans optiClient Attendant
Æ page 100, l’option «Touches nominatives » apparaît dans la barre de
menu.
Sélectionnez dans la barre de menu l’option «Touches nominatives ». Le
menu déroulant des touches nominatives s’ouvre.
Sélectionnez le nom du correspondant que vous souhaitez appeler.
Le numéro est composé.
Vous pouvez aussi enregistrer sur les touches nominatives des
indicatifs de commande de messagerie vocale ou de répondeur.
43
Appeler
Appeler avec la supervision des postes
Cliquez sur le bouton « Supervision des postes ».
La supervision des postes apparaît.
A l’état inactif
Vous n’êtes pas en communication et vous souhaitez appeler un abonné.
Appeler un abonné
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné
que vous souhaitez appeler.
Le numéro est automatiquement composé.
Appeler un remplaçant
Condition : un remplaçant au moins doit être affecté à l’abonné
Æ page 27.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’abonné souhaité.
Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Remplaçant ».
Sélectionnez dans le menu Remplaçant le numéro du remplaçant souhaité.
Le numéro est automatiquement composé.
Transfert
Vous êtes en communication et vous souhaitez transmettre l’appel à un
abonné de la supervision des postes. Vous avez pour cela trois
possibilités :
Transfert après réponse
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné
auquel vous voulez transmettre l’appel.
Attendez que le destinataire réponde et annoncez-lui la communication.
Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ».
Transfert avant réponse
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné
auquel vous voulez transmettre l’appel.
Attendez la tonalité libre.
Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ».
44
Appeler
Transfert rapide
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état de l’abonné
auquel vous voulez transmettre l’appel. Un menu contextuel comportant
plusieurs fonctions s’ouvre.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Connexion rapide ». La
communication est immédiatement transmise à l’abonné souhaité. Si
l’abonné est occupé, il reçoit au bout de 5 s un avertissement automatique
(configuration par le service technique). Si l’abonné ne peut être joint, l’appel est signalé après environ 40 s (configuration par le service technique)
comme retour d’appel dans l’affichage des appels.
Le double-clic sur une touche d’état a le même effet qu’un simple
clic.
45
Appeler
Appeler avec la répétition du numéro
Les 10 derniers numéros composés sont automatiquement enregistrés. Si
un abonné appelé est occupé ou non joignable, lors de votre prochaine tentative d’appel, vous pouvez activer la répétition de la numérotation sans
avoir à recomposer son numéro.
Cliquez sur le bouton « Répétition du numéro ».
Les derniers numéros appelés sont affichés dans un menu déroulant.
Sélectionnez le numéro souhaité. Le numéro est automatiquement composé.
optiClient Attendant enregistre en standard aussi bien les numéros
internes qu’externes. Mais vous pouvez aussi paramétrer
optiClient Attendant pour qu’il enregistre uniquement les numéros
externes dans la liste de répétition de la numérotation Æ page 95.
46
Appeler
Appeler avec l’annuaire électronique
Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est désactivée.
Æ page 104
1.
Entrez le nom de l’abonné recherché dans le champ « Par nom/Numéro »
du moniteur du P.O. et validez avec la touche « Retour ». Si le nom est enregistré dans l’ATE, l’annuaire électronique Æ page 81 s’ouvre automatiquement avec les entrées correspondantes.
ou
Ouvrez l’annuaire électronique et sélectionnez une entrée.
2.
éventuelle- Si vous souhaitez joindre l’abonné non pas par son numéro standard, mais
ment par exemple par son téléphone mobile, vous pouvez sélectionner ce numéro - s’il est enregistré dans l’ATE Æ page 83 - dans la liste de sélection
« Numéro ».
3.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner » ou appuyez sur la touche
ou « Retour ».
Le numéro est composé.
Vous trouverez une description détaillée de l’utilisation de cette fonction
Æ page 82.
47
Appeler
Appeler en utilisant « Contacts » de Microsoft Outlook
Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est activée
Æ page 104.
1.
Entrez le nom de l’abonné recherché dans le champ « Par nom/Numéro »
du moniteur du P.O. et validez avec la touche « Retour ». Si le nom est enregistré dans Microsoft Outlook, la fenêtre de recherche Outlook s’ouvre
et l’entrée ou les entrées correspondantes sont énumérées.
2.
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne correspondant à l’entrée souhaitée.
Le numéro est composé.
Vous trouverez une description détaillée de l’utilisation de cette fonction
Æ page 87.
48
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Téléphoner simultanément
à plusieurs abonnés
Transférer une communication
Vous pouvez transférer une communication acceptée à un abonné interne
ou externe de différentes façons. Si le transfert à un abonné externe n’est
pas possible, c’est que vous ne disposez pas de l’autorisation correspondante (consulter le service technique).
• Transfert après réponse : votre interlocuteur veut parler à un autre
abonné. Vous appelez l’abonné souhaité et lui annoncez la communication.
• Transfert avant réponse : votre interlocuteur veut parler à un autre
abonné. Vous composez le numéro de l’abonné souhaité, vous attendez la tonalité libre et mettez en relation les deux abonnés sans annoncer la communication.
• Transfert rapide : votre interlocuteur veut parler à un autre abonné.
Vous composez le numéro de l’abonné souhaité et mettez en relation
les deux abonnés sans attendre la tonalité libre de l’abonné.
• Transfert après parcage/mise en garde : votre interlocuteur externe
veut parler à un autre usager. Vous mettez la communication en garde
ou vous la parquez. Vous composez le numéro de l’usager interne ou
externe souhaité, lui annoncez la communication et mettez en relation
les deux correspondants.
49
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Transfert après réponse
1.
Prenez la communication.
Elle apparaît dans l’affichage de trafic.
ou
Espacement
2.
Cliquez en cours de communication avec le bouton gauche de la souris sur
la touche d’état du correspondant que vous souhaitez appeler. Le numéro
est composé.
ou
Tapez en cours de communication le numéro du correspondant que vous
souhaitez joindre, et validez votre entrée avec la touche « Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à
l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87 ou des touches nominatives
Æ page 43.)
Les deux correspondants apparaissent dans l’affichage de trafic.
Le premier correspondant est automatiquement mis en garde.
3.
s Attendez que le destinataire réponde et annoncez-lui la communication.
4.
Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ».
Dès que les abonnés sont mis en communication, leurs données sont supprimées de l’affichage de trafic et vous pouvez répondre à un nouvel appelant.
Si le correspondant est occupé ou ne répond pas, utilisez le bouton
« Reprise » pour revenir au premier correspondant.
50
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Transfert avant réponse
1.
Prenez la communication.
Elle apparaît dans l’affichage de trafic.
ou
Espacement
2.
Cliquez en cours de communication avec le bouton gauche de la souris sur
la touche d’état du correspondant que vous souhaitez appeler. Le numéro
est composé.
ou
Tapez en cours de communication le numéro du correspondant que vous
souhaitez joindre, et validez votre entrée avec la touche « Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à
l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87 ou des touches nominatives
Æ page 43.)
Les deux correspondants apparaissent dans l’affichage de trafic.
Le premier correspondant est automatiquement mis en garde.
3.
Attendez la tonalité libre et mettez les correspondants en relation à l’aide
du bouton « Libération ».
Dès que les abonnés sont mis en communication, leurs données sont supprimées de l’affichage de trafic et vous pouvez répondre à un nouvel appelant.
Si le correspondant est occupé ou ne répond pas, utilisez le bouton
« Reprise » pour revenir au premier correspondant. Si l’abonné n’a toujours pas pris la communication transférée au bout de 40 s environ (configuration par le service technique), l’appel est signalé dans l’affichage des
appels comme retour d’appel.
51
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Transfert rapide
1.
Prenez la communication.
Elle apparaît dans l’affichage de trafic.
ou
Espacement
2.
Cliquez pendant la communication avec le bouton droit de la souris sur la
touche d’état de l’abonné que vous souhaitez appeler. Un menu contextuel
comportant plusieurs fonctions s’ouvre.
Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Connexion rapide ». Le
numéro est composé et la communication est automatiquement transmise à l’abonné sélectionné.
Si l’abonné n’a toujours pas pris la communication transférée au bout de
40 s environ (configuration par le service technique), l’appel est signalé
dans l’affichage des appels comme retour d’appel.
52
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Transfert après parcage/mise en garde
Condition : vous avez mis en garde Æ page 55 ou parqué Æ page 58 une
communication externe. Elle apparaît dans l’affichage des communications.
1.
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné
que vous souhaitez appeler. Le numéro est composé.
ou
Tapez en cours de communication le numéro du correspondant interne ou
externe que vous souhaitez joindre, et validez votre entrée avec la touche
« Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le
correspondant à l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87 ou des touches
nominatives Æ page 43.)
2.
s Annoncez la communication à l’usager choisi.
3.
Cliquez sur le bouton « Mise en attente ».
ou
F4
Appuyez sur la touche « F4 » (doit être configurée Æ page 106).
4.
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée correspondant à la communication mise en garde/parquée dans l’affichage de trafic.
Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ».
Dès que les abonnés sont mis en communication, leurs données sont supprimées de l’affichage de trafic et vous pouvez répondre à un nouvel appelant.
53
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Double appel
Vous êtes en communication et vous souhaitez consulter un abonné interne ou externe sans que votre correspondant l’entende. Si le double appel
à destination d’un abonné externe n’est pas possible, c’est que vous ne
disposez pas de l’autorisation correspondante (consulter le service technique)
Condition : vous êtes en communication.
Tapez le numéro du correspondant et validez votre entrée avec la touche
« Retour ». Le numéro est composé.
(Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook
« Contacts » Æ page 87, de la supervision des postes Æ page 44 ou des
touches nominatives Æ page 43.)
s Lorsque l’abonné répond, vous pouvez le consulter. L’autre correspondant
est automatiquement mis en garde, c’est-à-dire qu’il ne peut pas entendre
ce que vous dites.
Si votre interlocuteur raccroche, vous revenez automatiquement à l’interlocuteur en attente.
Terminer le double appel
Le bouton « Reprise » vous permet de mettre fin au double appel et de retourner au correspondant en attente.
54
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Mise en attente
Vous pouvez mettre en attente des communications externes pour appeler
par exemple un autre abonné. La communication en attente peut être reliée à la communication actuelle Æ page 53.
Les communications internes ne peuvent pas être mises en
attente.
Mais vous pouvez les mettre en double appel Æ page 54 ou les parquer Æ page 58.
Mise en attente de communications externes
Condition : vous êtes en communication externe.
Cliquez sur le bouton « Mise en attente ».
ou
F4
Appuyez sur la touche « F4 » (doit être configurée Æ page 106).
Si la fonction est configurée Æ page 107, vous pouvez entrer un texte quelconque « Nom/Numéro » (le champ devient vert) pour le correspondant
mis en attente. Durant cette entrée, vous pouvez continuer à parler avec le
correspondant.
Confirmez cette entrée.
L’interlocuteur est mis en attente et n’entend plus rien. La communication
mise en garde apparaît dans l’affichage des communications.
Cliquez sur le bouton « Libération ». Vous êtes à nouveau disponible pour
de futurs appelants.
Vous pouvez aussi mettre en attente plusieurs appels externes.
Reprendre un appel mis en attente
Condition : vous n’êtes pas en communication.
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne de l’affichage
des communications correspondant à la communication en attente que
vous souhaitez reprendre.
Vous êtes à nouveau en relation avec l’usager mis en garde.
55
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Va-et-vient
La fonction « Va-et-vient » permet d’alterner entre deux correspondants.
L’abonné mis en garde ne peut plus rien entendre.
Condition : vous êtes en communication et un autre correspondant est en
attente (par exemple : double appel).
Cliquez sur le bouton « Va-et-vient ».
ou
F6
Appuyez sur la touche « F6 » (doit être configurée Æ page 106).
Vous passez à chaque fois au correspondant en attente.
Vous ne pouvez pas activer la fonction Va-et-vient si vous
avez mis en garde l’un des correspondants à l’aide du bouton
« Mise en attente ».
Relier les correspondants entre eux
Vous pouvez mettre les deux correspondants en relation à l’aide du bouton
« Libération ».
Etablir une conférence
Vous pouvez vous associer aux deux abonnés en conférence à 3 grâce au
bouton « Activer conférence » Æ page 57.
56
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Conférence
Vous pouvez introduire un nouveau correspondant en cours de communication pour une conférence à trois, de façon à ce que tous les correspondants puissent parler entre eux.
Condition : vous êtes en communication et un autre correspondant est en
attente (par exemple : double appel).
Cliquez sur le bouton « Activer conférence ».
ou
F10
Appuyez sur la touche « F10 » (doit être configurée Æ page 106).
Le message « Conférence » s’affiche dans le champ d’état des deux correspondants. La conférence à 3 est activée.
Le pictogramme
apparaît dans la barre d’état.
Vous pouvez aussi activer la conférence après un va-et-vient
(multiple) Æ page 56.
Terminer la conférence
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
La conférence est coupée pour tous les participants, le pictogramme
disparaît.
Le bouton « Libération » du moniteur du P.O. vous permet de quitter la
conférence alors que les autres correspondants restent en relation les uns
avec les autres.
57
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Parcage
Vous avez la possibilité de parquer un appel que vous n’avez pas aiguillé.
La communication parquée peut être reliée à un nouvel usager Æ page 53.
Votre optiClient Attendant peut être configuré de telle sorte qu’en se présentant, un nouvel appel mette automatiquement en garde la communication actuelle. Adressez-vous au service technique.
Condition : vous êtes en communication.
Vous parquez la communication en cliquant sur le bouton « Parcage ».
ou
F7
Appuyez sur la touche « F7 » (doit être configurée Æ page 106).
Si la fonction est configurée Æ page 107, vous pouvez entrer un texte quelconque « Nom/Numéro » (le champ devient vert) pour le correspondant
parqué. Durant cette entrée, vous pouvez continuer à parler avec le correspondant.
Confirmez cette entrée.
La communication parquée apparaît dans l’affichage des communications.
optiClient Attendant parque automatiquement la communication sur la
première position de parcage libre.
10 appels maximum peuvent être parqués pour chaque système téléphonique. Il peut s’agir de communications parquées par vous ou d’autres
abonnés internes.
Reprendre les communications parquées
Condition : vous n’êtes pas en communication.
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne de l’affichage
des communications correspondant à la communication parquée que vous
souhaitez reprendre.
Vous êtes à nouveau en relation avec l’usager mis en garde.
Dans l’affichage des communications, la communication parquée disparaît.
Si des communications « disparaissent » simplement de votre liste
de parcage, elles ont probablement été prises par d’autres abonnés
internes.
58
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Entrée en tiers
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Si elle est occupée, vous pouvez, en cas d’urgence, entrer en tiers sur la
ligne d’un abonné interne et parler avec lui. Vous entendez alors une tonalité d’attention.
Afin que personne ne puisse s’introduire sans qu’on s’en aperçoive dans
une communication en cours, l’afficheur du téléphone concerné indique
« Entrée en tiers : ... ». De plus, une double tonalité signale toutes les deux
secondes aux correspondants que vous êtes entré en tiers.
1.
Composez le numéro du correspondant interne – vous entendez la tonalité
d’occupation. Dès que vous entendez la tonalité libre, votre tonalité d’avertissement retentit chez l’abonné.
2.
Cliquez sur le bouton « Entrée en tiers ».
Vous pouvez parler avec les deux correspondants.
ou
F8
Appuyez sur la touche « F8 » (doit être configurée Æ page 106).
Vous pouvez parler avec les deux correspondants.
Utilisez le bouton « Libération » pour quitter à nouveau la communication.
Les deux correspondants restent reliés.
Forcer Ne pas déranger
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Condition : vous êtes autorisé à forcer la fonctionnalité Ne pas déranger
(configuration par le service technique).
Vous voulez joindre d’urgence un correspondant interne qui a activé Ne
pas déranger.
Composez le numéro du correspondant interne – vous entendez la tonalité
d’occupation.
Au bout d’un bref intervalle de temps, Ne pas déranger est automatiquement forcé. Vous entendez la tonalité libre et le téléphone du destinataire
sonne.
59
Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés
Masquer l’affichage du numéro
Vous pouvez empêcher que le numéro ou le nom du poste d’opérateur,
par exemple « Central » n’apparaisse sur l’afficheur de l’appelé (impossible avec les communications internes).
Cette suppression d’affichage doit être activée avant la numérotation et
est active jusqu’à ce que vous rétablissiez l’affichage.
Activer la suppression d’affichage
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Masquage du
numéro SDA - activer/désactiver » ou cliquez sur le bouton correspondant.
ou
Le pictogramme
apparaît dans la barre d’état.
Désormais, lorsque vous appelez un interlocuteur externe, ni le numéro
d’appel ni le nom du P.O. n’apparaissent sur son afficheur.
Désactiver la suppression d’affichage
Sélectionnez dans le menu principal « Edition »
l’option « Masquage du numéro SDA - activer/désactiver ».
ou
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
Le pictogramme
disparaît.
Lors de votre prochain appel externe, votre numéro ou votre nom apparaît
à nouveau sur l’afficheur de votre correspondant.
60
Mieux joindre les correspondants
Mieux joindre les correspondants
Rappel automatique
Si vous ne pouvez pas joindre votre correspondant, vous pouvez programmer son rappel automatique. Vous vous épargnez, ainsi, d’autres tentatives d’appel.
1.
Tapez le numéro de l’abonné et validez avec la touche « Retour ». L’abonné
n’est pas joignable.
2.
Cliquez sur le bouton « Rappel automatique ».
Le pictogramme
apparaît dans la barre d’état.
Une demande de rappel est envoyée à l’abonné appelé.
Vous êtes automatiquement rappelé par le système lorsque votre correspondant
• a raccroché,
• est de retour et a été en communication,
• consulte les messages reçus et exécute lui-même la demande de rappel.
Lorsque vous recevez le rappel, vous entendez, dans un premier temps, la
tonalité libre. Ensuite, votre correspondant est appelé.
Vous pouvez mémoriser jusqu’à 10 rappels automatiques.
61
Mieux joindre les correspondants
Afficher/Effacer les demandes de rappel automatique
Vous pouvez afficher les demandes de rappel automatique que vous avez
envoyées et les annuler.
Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ».
ou
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
La fenêtre Menu s’affiche.
Les boutons
,
et
vous permettent de consulter et de
supprimer les demandes de rappel automatique.
62
Le pictogramme
disparaît.
Utilisez le bouton
la fenêtre.
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
Mieux joindre les correspondants
Diffusion
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Votre téléphone vous permet d’adresser une diffusion par haut-parleur à
certains groupes. Ces groupes peuvent être composés de téléphones et
de systèmes de haut-parleurs et sont paramétrés par le service technique
qui leur affecte des numéros de groupes. Ces numéros de groupes doivent
être configurés dans optiClient Attendant comme actifs Æ page 99.
Sélectionnez l’option « Diffusion » dans le menu principal. Un menu déroulant contenant les groupes de diffusion s’ouvre.
Sélectionnez le groupe auquel s’adresse votre diffusion.
Le numéro de groupe est automatiquement composé. Vous pouvez maintenant procéder à la diffusion de votre message.
L’option « Diffusion » de la barre de menu apparaît seulement si des
groupes de diffusion ont été paramétrés et activés dans la fenêtre
« Paramètres ».
63
Mieux joindre les correspondants
Appel interphone
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Vous pouvez diffuser un message par un haut-parleur raccordé (consulter
le service technique) ou chez un abonné interne disposant d’un téléphone
système, sans qu’il ait à intervenir.
Cliquez sur le bouton « Appel interphone ».
La fenêtre suivante apparaît :
Entrez le numéro du correspondant que vous souhaitez appeler par interphone et validez avec le bouton « OK ».
L’abonné est automatiquement appelé, vous pouvez parler immédiatement
64
Mieux joindre les correspondants
Messages (infos)
Envoi de messages (info)
Vous pouvez envoyer des minimessages à certains abonnés ou à des groupes dotés de téléphones système. Sur les téléphones système sans afficheur (par exemple optiPoint 500 entry), sur les téléphones RNIS, DC ou
MF, les messages envoyés sont enregistrés sous forme de demande de
rappel.
L’envoi de messages peut aussi toucher les abonnés des systèmes
en réseau.
Cliquez sur le bouton « Message ».
La fenêtre suivante apparaît :
Tapez le numéro de l’abonné interne ou du groupe auquel vous souhaitez
envoyer un message et validez avec le bouton « OK ».
La fenêtre Menu s’affiche.
65
Mieux joindre les correspondants
Les boutons
,
et
vous permettent de choisir entre 10 minimessages prédéfinis, ou un texte personnel :
0 = REUNION
1 = PREND. MESSAGE
2 = AGENDA RD-VOUS
3 = APPEL URGENT
4 = ATTENDRE
5 = CHERCHER TELEX
6 = STENO SVP.
7 = VENIR SVP.
8 = CAFE SVP.
9 = BIEN COMPRIS
Entrer un autre texte
Le nombre et le contenu des minimessages cités ici peuvent diverger des
minimessages qui sont effectivement enregistrés dans le système.
Si vous avez sélectionné « Entrer un autre texte », vous avez la possibilité
de taper le texte de votre choix. Cliquez sur le bouton
pour ouvrir la
fenêtre de saisie de texte et tapez votre texte.
Envoyez le message avec l’option de menu « ENVOYER? ».
Utilisez le bouton
la fenêtre.
66
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
Mieux joindre les correspondants
Effacer/Afficher les messages envoyés
Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ».
La fenêtre Menu s’affiche.
Recherchez, à l’aide du bouton
avec
.
, « Envoyer message ? » et validez
Les boutons
,
et
vous permettent d’afficher les messages envoyés ainsi que l’heure d’envoi et d’effacer le message.
Utilisez le bouton
mer la fenêtre.
de la fenêtre Menu pour quitter l’affichage et refer-
67
Mieux joindre les correspondants
Réception de message (info)
Si des messages vous ont été envoyés, ils apparaissent dans la fenêtre
Menu.
Ils vous sont signalés par le pictogramme « Réception d’un message »
dans la barre d’état.
Les messages envoyés à des groupes ne peuvent être effacés que
par leur initiateur.
Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ».
ou
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
La fenêtre Menu s’affiche.
Les boutons
,
et
vous permettent d’afficher les messages reçus, d’appeler l’expéditeur et d’effacer le message.
S’il n’y a plus d’autre message après cette suppression, le pictogramme
disparaît de la barre d’état.
Utilisez le bouton
la fenêtre.
68
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
Mieux joindre les correspondants
Transfert d’une ligne externe
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Vous pouvez, si la fonction est configurée, transférer une ligne externe à
un abonné interne qui n’a pas le droit d’établir une communication externe
sortante. Il peut alors établir lui-même la communication externe.
Condition : vous conversez avec l’abonné non autorisé.
Cliquez sur le bouton «Transférer une ligne ».
Cliquez sur le bouton « Libération ». Vous êtes à nouveau disponible pour
de futurs appelants.
L’abonné non autorisé doit composer l’indicatif externe avant le
numéro d’appel externe.
69
Mieux joindre les correspondants
Libérer une ligne externe
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Vous désirez passer un appel urgent à l’extérieur et obtenez la tonalité
d’occupation car toutes les lignes externes sont occupées. Vous pouvez
choisir une ligne occupée et couper la communication sur cette ligne. La
ligne ainsi libérée est à votre disposition pour établir la communication souhaitée.
Tenez compte du fait qu’en utilisant cette fonction, vous coupez une communication externe ; vous ne devez utiliser cette fonction qu’en cas d’extrême nécessité.
Libérer une ligne occupée
Vous désirez composer un numéro externe, mais vous obtenez la tonalité
d’occupation avant de commencer à composer ledit numéro.
Cliquez sur le bouton « Libérer une ligne ».
La fenêtre Menu s’affiche.
Les boutons
,
terne et de la libérer.
Utilisez le bouton
la fenêtre.
et
vous permettent de choisir une ligne ex-
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
Tapez maintenant le numéro de l’abonné et validez avec la touche
« Retour ». Le numéro de l’abonné est composé sur la ligne qui a été libérée.
Si la fonction « Libérer ligne externe » n’a pas été installée sur le
système, le bouton « Libérer une ligne » n’existe pas dans la barre
d’outils.
70
Mieux joindre les correspondants
Recherche de personne (RdP)
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Si un abonné interne appelé est injoignable à son poste de travail, vous
pouvez appeler l’abonné absent par le biais de la recherche de personnes.
Condition : l’équipement de recherche de personne est configuré dans le
système.
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Recherche de
personne ».
La fenêtre suivante apparaît :
Composez le numéro de l’abonné souhaité (par exemple le numéro de son
bipeur) et validez avec la touche « Retour ».
La fenêtre Menu s’affiche.
Les boutons
,
et
vous permettent d’entrer un message
(par exemple un numéro) pour l’abonné et de le rechercher.
Utilisez le bouton
la fenêtre.
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
Si l’abonné ne répond pas ou si l’équipement de recherche de personnes
se désactive après un laps de temps déterminé, il vous est possible d’arrêter la recherche à l’aide du bouton « Libération ».
71
Renvoi d’appels
Renvoi d’appels
Vous pouvez transférer des appels internes et des appels externes vers
des destinations différentes (téléphones internes ou externes) (destination
externe : possible en fonction de la configuration du système).
Activer le renvoi d’appels
Cliquez sur le bouton « Activer le renvoi d’appels ».
La fenêtre suivante apparaît :
Entrez le numéro de destination du renvoi (téléphone interne ou externe).
Validez avec le bouton « OK ».
Le renvoi d’appel est activé et le pictogramme
d’état.
apparaît dans la barre
Désactiver le renvoi d’appels
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
Le renvoi d’appel est désactivé et le pictogramme
72
disparaît.
Renvoi de nuit
Renvoi de nuit
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Activez le renvoi de nuit lorsque votre P.O. est privé d’opérateur
(par exemple après la fermeture des bureaux). Les appels externes sont
renvoyés sur le poste de nuit interne (celui du portier, par exemple) que
vous avez choisi. Le service technique peut affecter à optiClient Attendant
l’autorisation d’activer ou pas le renvoi de nuit.
Vous pouvez inscrire et sélectionner 8 destinations de nuit différentes, au
maximum.
Entrer la destination du renvoi de nuit
Sélectionnez dans le menu principal « Fichier » l’option « Paramètres ». La
fenêtre Paramètres s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet « Renvoi de nuit ». L’onglet s’ouvre.
Inscrivez dans les champs les destinations internes possibles du renvoi de
nuit.
Validez vos entrées avec le bouton « OK ».
Le bouton « Reprise » vous permet de revenir au moniteur du P.O.
Vous pouvez sélectionner les destinations du renvoi de nuit dans le menu
principal « Edition » à l’aide de l’option « Modifier la destination du renvoi
de nuit » Æ page 74 et les activer à l’aide du bouton « Renvoi de nuit »
Æ page 75.
73
Renvoi de nuit
Sélectionner la destination du renvoi de nuit
Il vous est possible de définir quel poste destinataire prend en charge les
appels entrants lorsque vous quittez votre P.O. Vous avez le choix entre une
destination de renvoi de nuit prédéfinie Æ page 73 ou une que vous entrez
manuellement.
Destination du renvoi de nuit prédéfinie
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit ». Le menu déroulant suivant apparaît :
Sélectionnez un poste de nuit. La destination sélectionnée est cochée.
Lorsque vous activez le renvoi de nuit Æ page 75, les appels sont transférés à cette destination.
Destination du renvoi de nuit entrée manuellement
Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit ». Le menu déroulant suivant apparaît :
Sélectionnez l’option « Entrée manuelle ».
La fenêtre suivante apparaît :
Entrez le numéro de la destination de nuit et validez avec le bouton « OK ».
Si vous entrez un astérisque « * », vous sélectionnez automatiquement le
renvoi de nuit programmé par le service technique dans le système.
Lorsque vous activez le renvoi de nuit Æ page 75, les appels sont transférés à cette destination.
74
Renvoi de nuit
Activer le renvoi de nuit
Cliquez sur le bouton « Activer le renvoi de nuit ».
Le renvoi de nuit est maintenant activé et le pictogramme
dans la barre d’état.
apparaît
Les appels en attente figurant dans l’affichage des appels doivent
être encore desservis. Les appels qui arrivent ensuite sont renvoyés
à la destination de nuit.
Désactiver le renvoi de nuit
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état.
Le renvoi de nuit est désactivé et le pictogramme
disparaît.
75
Bloc-notes
Bloc-notes
La fonction Bloc-notes ouvre le programme Windows « Bloc-notes ».
Ouvrir le bloc-notes
Sélectionnez dans le menu « Fenêtre » l’option « Bloc-notes ».
Le bloc-notes s’ouvre.
Grâce à l’option « Fichier » du menu Bloc-notes, vous pouvez enregistrer,
ouvrir et imprimer les fichiers bloc-notes.
76
Saisie des taxes pour communications individuelles
Saisie des taxes pour communications
individuelles
Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94.
Lorsqu’un abonné a terminé une communication payante sur un téléphone
interne (par exemple sur un téléphone accessible à tous = cabine téléphonique), vous pouvez interroger sur optiClient Attendant les coûts de la
communication/connexion.
La « cabine téléphonique » doit cependant être configurée dans le système par le service technique.
Cliquez sur le bouton « Cabine ».
La fenêtre Menu s’affiche.
Les boutons
,
et
vous permettent de sélectionner un correspondant interne et d’interroger, imprimer et effacer le coût et la durée
de sa communication.
Utilisez le bouton
la fenêtre.
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
77
Programmer/Modifier des touches nominatives
Programmer/Modifier des touches
nominatives
Vous pouvez enregistrer des numéros fréquemment utilisés ou des indicatifs sur les 10 touches nominatives. Avec une série d’indicatifs, vous pouvez par exemple commander une messagerie vocale ou un répondeur ou
activer des fonctions de la plate-forme de communication (par exemple interroger la liste des appelants avec « #82 »).
Sélectionnez dans le menu « Fichier » l’option « Paramètres ». La fenêtre
« Paramètres » s’ouvre.
Sélectionnez l’onglet «Touches nominatives ». L’onglet s’ouvre.
Entrez dans les champs les noms et les numéros des abonnés souhaités.
Validez vos entrées avec le bouton « OK ».
Le bouton « Reprise » vous permet de revenir au moniteur du P.O.
Maintenant, vous pouvez joindre directement vos correspondants à l’aide
des touches nominatives.
Vous pouvez activer le menu déroulant contenant les touches nominatives
par le menu principal «Touches nominatives » Æ page 43.
L’option «Touches nominatives » n’apparaît dans la barre de menu
que si des touches nominatives ont été paramétrées dans la fenêtre
« Paramètres » Æ page 100.
78
Utiliser la liste des appelants
Utiliser la liste des appelants
La liste des appelants fait apparaître par ordre chronologique tous les appels entrants (pris ou manqués). Vous pouvez rappeler les appelants en
toute convivialité et effacer des entrées de la liste.
Cliquez sur le bouton « Liste des appelants ». La fenêtre « Liste des
appelants » s’ouvre.
Barre de défilement
Date de l’appel
Heure de l’appel
Numéro de l’appelant
La liste ne peut s’afficher que si elle contient des entrées.
La liste est triée par ordre chronologique croissant, c’est-à-dire que les appels les plus récents se trouvent en bout de liste. Si toutes les entrées ne
peuvent pas s’afficher dans la liste, une barre de défilement permet de faire apparaître la liste complète.
Cliquez sur le bouton « Fermer » pour refermer la liste.
Rappeler un appelant
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne correspondant à l’entrée souhaitée.
Le numéro est composé.
79
Utiliser la liste des appelants
Effacer des entrées
Sélectionnez (cliquer et tirer) une partie de la liste.
éventuellement
Ctrl
+
Ajoutez certaines entrées à la sélection ou supprimez certaines entrées de
la sélection.
Cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Effacer entrées marquées ».
Les entrées marquées sont effacées sans demande de confirmation.
Effacer toute la liste
Cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Effacer liste ».
Toute la liste est effacée sans demande de conformation et la fenêtre est
refermée.
80
Annuaire électronique (ATE)
Annuaire électronique (ATE)
L’annuaire électronique interne vous permet de rechercher des abonnés et
de composer les numéros correspondants de façon conviviale. Vous pouvez aussi afficher des informations détaillées sur les abonnés.
En version standard, optiClient Attendant charge au démarrage une base
de données ATE.
Lancer l’ATE
Sélectionnez l’option « Annuaire » dans le menu principal « Fenêtre »
ou
à l’aide de la barre d’outils.
La fenêtre principale de l’annuaire apparaît, avec tous les abonnés inscrits
et leurs données essentielles.
Champs de
données
Enregistrement
Créer un nouvel
enregistrement
Modifier
Sélectionner un
numéro à composer l’enregistrement
Retour au
moniteur du
P.O.
81
Annuaire électronique (ATE)
Chercher un abonné
Vous souhaitez par exemple appeler M. Adam, dont vous ignorez le numéro.
Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est désactivée
Æ page 104.
Entrez les premières lettres du nom de l’abonné souhaité dans le champ
« Par nom/Numéro » du moniteur du P.O., par exemple « Ada » et validez
avec la touche « Retour ». Si l’ATE contient cette combinaison de lettres, il
s’ouvre automatiquement sur les entrées qui correspondent.
Le premier nom de l’abonné auquel correspondent les premières lettres
est marqué dans l’ATE. Sélectionnez l’abonné souhaité.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner ».
Le numéro enregistré est composé.
Lorsque vous recherchez un abonné dans l’ATE, les 100 premières
entrées trouvées s’affichent d’abord. Si l’abonné souhaité ne s’y
trouve pas, vous devez entrer le terme recherché de façon plus précise.
82
Annuaire électronique (ATE)
Enregistrer un nouvel abonné
Le bouton « Nouvelle entrée » de la fenêtre principale de l’annuaire donne
accès à une nouvelle fenêtre contenant deux onglets différents, qui vous
permettent d’inscrire de nouveaux abonnés dans l’ATE.
Enregistrer
l’entrée
Retour à la fenêtre principale de
l’annuaire
Onglet:
Infos
Onglet:
Général
La fenêtre regroupe deux onglets, « Général » et « Infos », dans lesquels
vous pouvez entrer des données sur l’abonné.
Général
Dans l’onglet « Général », vous pouvez saisir le nom, la société, l’adresse
et les différents numéros d’appel de l’usager.
En cas d’appel par l’annuaire Æ page 48, c’est le numéro du champ
« Numéro » qui s’affiche et est composé par défaut. Les quatre autres numéros possibles peuvent cependant aussi être utilisés.
83
Annuaire électronique (ATE)
Infos
Dans l’onglet « Infos », vous pouvez entrer d’autres données, par exemple
le service ou la fonction de l’usager dans la société ainsi que des notes de
plusieurs lignes, par exemple les heures d’ouverture de la société.
Enregistrez les données en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Le bouton « Fermer » vous ramène à la fenêtre principale de l’annuaire
Æ page 81. Le nouvel abonné est alors affiché avec les données essentielles le concernant.
Si vous cliquez sur le bouton « Fermer » sans avoir sauvegardé l’enregistrement, la sauvegarde est automatique et vous revenez à la fenêtre principale de l’annuaire.
Le bouton « Fermer » de la fenêtre principale de l’annuaire referme l’ATE
et ramène au moniteur du P.O.
84
Annuaire électronique (ATE)
Modifier un enregistrement
Le bouton « Editer » de la fenêtre principale de l’annuaire ouvre une autre
fenêtre contenant deux onglets différents, qui vous donnent la possibilité
de modifier les informations relatives aux abonnés souhaités.
Sélectionnez dans la fenêtre principale de l’annuaire l’abonné dont vous
souhaitez modifier l’enregistrement.
Cliquez sur le bouton « Editer ».
Une nouvelle fenêtre contenant deux onglets différents s’ouvre et vous
permet de modifier les données relatives à l’abonné.
Enregistrer
l’entrée
Retour à la
fenêtre principale
de l’annuaire
Enregistrez les données en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Le bouton « Fermer » vous ramène à la fenêtre principale de l’annuaire
Æ page 81. Le nouvel abonné est alors affiché avec les données essentielles le concernant.
Si vous cliquez sur le bouton « Fermer » sans avoir sauvegardé l’enregistrement, les modifications sont automatiquement enregistrées
et vous revenez à la fenêtre principale de l’annuaire.
Le bouton « Fermer » de la fenêtre principale de l’annuaire referme l’ATE
et ramène au moniteur du P.O.
85
Annuaire électronique (ATE)
Effacer une entrée
Le bouton « Editer » de la fenêtre principale de l’annuaire ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez effacer l’entrée.
Sélectionnez dans la fenêtre principale de l’annuaire l’abonné dont vous
souhaitez effacer l’entrée.
Cliquez sur le bouton « Editer ».
Effacer l’enregistrement
Effacez l’entrée avec le bouton « Effacer ».
Validez la demande de confirmation avec « Oui ».
Le bouton « Fermer » de la fenêtre principale de l’annuaire referme l’ATE
et ramène au moniteur du P.O.
86
Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts »
Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts »
La fonction Annuaire vous permet de rechercher des abonnés et de composer les numéros correspondants de façon conviviale. La source de données utilisée est le dossier « Contacts » du programme Microsoft Outlook.
Attention :
• Microsoft Outlook Express n’est pas supporté.
• Le format canonique est supporté.
• Certaines particularités doivent être prise en compte pour le format du nom inscrit dans les Contacts de Microsoft Outlook
Æ page 119.
• Pour la recherche dans Microsoft Outlook, seules les entrées du
dossier Outlook « Contacts » sont concernées. Les sous-répertoires ne sont pas pris en compte.
Chercher un abonné
Vous souhaitez par exemple appeler M. Adam, dont vous ignorez le numéro.
Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est activée
Æ page 104.
Entrez les premières lettres du nom de l’abonné souhaité dans le champ
« Par nom/Numéro » du moniteur du P.O., par exemple « Ada » et validez
avec la touche « Retour ». Si Microsoft Outlook « Contacts » contient cette
combinaison de lettres, la fenêtre Recherche Outlook s‘ouvre automatiquement sur le résultat de la recherche.
Le premier nom de l’abonné auquel correspondent les premières lettres
est marqué. Sélectionnez l’abonné souhaité.
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne sélectionnée.
87
Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts »
ou
Appuyez sur la touche « Retour ».
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne sélectionnée si vous
ne souhaitez pas appeler l’abonné par son numéro de téléphone standard,
mais par exemple par son téléphone mobile.
Si plusieurs numéros sont inscrits pour l’abonné dans Outlook, un menu
contextuel s’affiche. Sélectionnez dans le menu le numéro souhaité.
Le numéro est composé.
Lorsque vous recherchez un abonné, les 100 premières entrées
trouvées s’affichent d’abord. Si l’abonné souhaité ne s’y trouve pas,
vous devez entrer le terme recherché de façon plus précise.
88
Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts »
Rechercher d’autres informations
Vous pouvez aussi faire porter la recherche sur d’autres données, notamment le nom de la société, le site, le code postal. Prenons l’exemple d’une
recherche de société. La recherche par site ou code postal suit le même
schéma.
Cliquez sur le bouton « Outlook ». Le menu contextuel suivant apparaît :
Sélectionnez dans le menu l’élément que vous recherchez, par exemple
« Société ».
La fenêtre suivante apparaît :
Entrez la société souhaitée et validez votre saisie à l’aide du bouton
« OK ».
Si la société est enregistrée dans « Contacts » de Microsoft Outlook, la liste « Recherche Outlook » s’ouvre avec la liste des abonnés qui travaillent
dans la société. Le premier abonné est marqué.
Gestion des données de l’annuaire
Pour créer et modifier des données d’abonné dans le dossier « Contacts »
de Microsoft Outlook, consultez la documentation relative au programme
Microsoft Outlook.
89
Rechercher dans l’annuaire du système
Rechercher dans l’annuaire du système
Cette fonction recherche des noms et des numéros dans l’annuaire du système.
Cette fonction de recherche doit être supportée par votre plateforme de communication. Pour l’activer, adressez-vous à votre service technique.
1.
Cliquez sur le bouton « Annuaire du système ».
ou
Sélectionnez dans le menu « Fenêtre » l’option « Rechercher dans l’annuaire du système ».
ou
F12
Appuyez sur la touche « F12 ».
La fenêtre « Rechercher dans l’annuaire du système » s’ouvre.
2.
Entrez un nom. Une entrée partielle comme « mei » pour « Meier » est
possible ; il n’est pas tenu compte des majuscules/minuscules. Validez
avec le bouton « OK ».
3. Si une ou plusieurs entrées sont trouvées, elles sont affichées dans la fenêtre Menu.
A l’aide des boutons
abonné et l’appeler.
Utilisez le bouton
la fenêtre.
90
,
et
vous pouvez sélectionner un
de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer
Lancer l’annuaire sur cédérom
Lancer l’annuaire sur cédérom
Le bouton « Annuaire téléphonique CD » de la fenêtre principale de
optiClient Attendant lance un annuaire sur cédérom.
Pour cela, l’annuaire sur cédérom doit être intégré à optiClient Attendant.
Pour l’intégration de l’annuaire sur cédérom, voir Æ page 104.
L’utilisation dépend du programme d’annuaire sur cédérom utilisé.
Lisez la documentation correspondante.
Reprendre un numéro de l’annuaire sur cédérom
Pour reprendre un numéro trouvé dans l’annuaire sur cédérom dans l’affichage de trafic de optiClient Attendant, procéder par copier/coller.
Marquez avec la souris le numéro souhaité dans le programme de l’annuaire sur cédérom.
Ctrl
+ C
Appuyez sur « Ctrl » puis sur la touche « C » pour copier les données dans
le presse-papiers.
Amenez le curseur de la souris dans la partie Commutation sur le champ
« Par nom/Numéro ».
Ctrl
+ V
Appuyez sur « Ctrl » et sur la touche « V » pour copier les données du
presse-papiers dans l’affichage de trafic.
91
Ouvrir une fenêtre de recherche de serveur LDAP
Ouvrir une fenêtre de recherche
de serveur LDAP
Le bouton « Fenêtre de recherche de serveur LDAP » de la fenêtre principale de optiClient Attendant active la fonction de recherche au sein du serveur LDAP.
Attention :
• Le format canonique est supporté.
• La recherche de nom se fait exclusivement sur le serveur
Microsoft Active Directory dans le champ « Surname ».
Pour cela, la fonction de recherche doit être intégrée à
optiClient Attendant. Pour activer cette fonction de recherche, voir
Æ page 104.
Cette fonction de recherche utilise les fonctions du système
d’exploitation de votre PC ; sous Windows®98 et Windows®NT,
ces fonctions sont uniquement disponibles après une mise à jour.
Pour la mise à jour de votre système d’exploitation, adressez-vous
à votre administrateur système.
92
Fonctionnement de secours
Fonctionnement de secours
Lorsque vous quittez optiClient Attendant ou en cas de défaillance du programme, optiClient Attendant passe en fonctionnement de secours. Toutes les fonctionnalités de votre système téléphonique sont maintenues et
vous pouvez exécuter toutes les fonctions d’aiguillage sur votre poste numérique optiPoint ou optiset E (impossible pour le raccordement IP).
Pour revenir à votre poste d’opérateur sur PC, il vous suffit de relancer le
programme optiClient Attendant Æ page 13.
93
Fonctions spécifiques dans le LAN (réseau PC)
Fonctions spécifiques dans le LAN
(réseau PC)
Si votre optiClient Attendant est intégré à un réseau IP de systèmes
Hi Path 5000, plusieurs plates-formes de communication HiPath 2000/
HiPath 3000 peuvent être reliées via un LAN (Local Area Network,
par exemple le réseau de PC propre à l’entreprise). Vous téléphonez en
passant par le LAN.
Supervision des postes
Le paramétrage des numéros et noms n’est pas possible en réseau. Utilisez la saisie manuelle pour entrer des numéros et noms en-dehors du plan
de numérotation local Æ page 26.
Autres particularités
Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles en réseau :
• Ouverture de la porte Æ page 40
• Entrée en tiers Æ page 59
• Forcer Ne pas déranger Æ page 59
• Diffusion Æ page 63
• Appel interphone Æ page 64
• Transfert de ligne Æ page 69
• Libérer une ligne externe Æ page 70
• Recherche de personne (RdP) Æ page 71
• Renvoi de nuit Æ page 73
• Cabine téléphonique Æ page 77
Configuration de optiClient Attendant
94
Effectuer les réglages
Effectuer les réglages
Cette partie décrit les réglages que vous pouvez effectuer dans la fenêtre
« Paramètres » de optiClient Attendant.
Autres possibilités de réglage, voir Æ page 103.
Une mise à jour automatique de optiClient Attendant est effectuée
si la configuration du système apparaît comme modifiée après le démarrage de optiClient Attendant ou pendant son exécution. Cette
procédure est signalée dans la barre d’état par le message « Veuillez
patienter SVP ».
Système
Dans l’onglet « Système », vous définissez le type de raccordement, vous
paramétrez la supervision des postes et vous effectuez des réglages généraux pour le P.O.
Raccordement :
Dans la liste déroulante, sélectionnez le port du PC pour les modes de raccordement suivants :
• optiset control/data adapter (impossible sur HiPath 2000) : « COM 2 »
ou « COM 1 »
• USB (impossible sur HiPath 2000) : « COM 3 »
• Liaison IP : « IP »
Pour ce type de raccordement, d’autres paramètres sont nécessaires
Æ page 108.
Mise à jour Système
Le bouton « Mise à jour Système » transfère les données relatives à
optiClient Attendant, par exemple le plan d’appel local, du système au PC.
95
Effectuer les réglages
Mise à jour SDP
La touche « Mise à jour SDP » vous permet de transférer des données
d’abonnés du plan d’appel local (abonnés de votre système) à une supervision des postes.
Les abonnés des systèmes en réseau ne peuvent être entrés que
manuellement Æ page 26.
Pour déplacer des touches d’état dans la supervision des postes,
voir Æ page 29.
Condition : un plan d’appel a été chargé avec « Mise à jour Système »
Æ page 95 et au moins une supervision des postes est affichée
Æ page 24.
Cliquez sur le bouton « Mise à jour SDP ».
La liste des données d’abonnés actuelles s’ouvre.
Sélectionnez (cliquer et tirer) une partie ou toutes les entrées de la liste.
éventuellement
Ctrl
+
Ajoutez certaines entrées à la sélection ou supprimez certaines entrées de
la sélection.
Supervision des postes
Entrées sélectionnées
Liste
Cliquez sur une entrée sélectionnée dans la liste, tirez la sélection en maintenant le bouton de la souris enfoncé pour la placer au-dessus de la touche
d’état de la SDP à partir de laquelle les entrées sélectionnées doivent être
copiées (le pointeur de la souris prend la forme d’un « + »).
96
Effectuer les réglages
Relâchez le bouton de la souris pour inscrire les entrées marquées dans la
supervision des postes.
Entrées copiées
Répétition (BIS) seulement pour les numéros externes
Vous pouvez définir ici si seuls les appels externes doivent être inscrits
dans la liste de répétition de la numérotation.
Les numéros externes se reconnaissent à leur nombre de chiffres.
Ce nombre peut être configuré Æ page 107. Veillez également à
bien configurer le préfixe réseau Æ page 107.
Désactiver le renvoi de nuit au démarrage
Si vous cliquez sur cette option, le renvoi de nuit est automatiquement désactivé au lancement de optiClient Attendant, s’il était activé auparavant.
Désactiver la sonnerie du poste au démarrage
Si vous sélectionnez cette option, la sonnerie du téléphone est automatiquement désactivée lors du démarrage de optiClient Attendant (uniquement en
cas de connexion via USB ou control/data adapter, impossible sur
HiPath 2000).
Fichier taxation
Cette option (non modifiable dans optiClient Attendant) indique si toutes les
communications payantes sont enregistrées avec leur valeur dans un fichier de taxation.
Pour configurer cette fonction, adressez-vous à votre service technique. Le
fichier de taxation est enregistré dans le répertoire d’installation de
optiClient Attendant.
97
Effectuer les réglages
Appels
Indiquez ici le répertoire où sont enregistrés sur le PC les fichiers Wave
(fournis avec le logiciel) servant à la signalisation. Vous pouvez aussi affecter vos propres fichiers Wave à l’aide de la touche « ... » et les écouter pour
les tester à l’aide de la touche haut-parleur. Pour pouvoir servir à la signalisation des appels, les fichiers Wave doivent être activés Æ page 107.
98
Effectuer les réglages
Diffusion
Dans l’onglet « Diffusion », vous pouvez paramétrer les groupes disponibles dans le système de communication comme groupes de diffusion actifs.
Sélectionnez dans la zone « Groupes disponibles » les groupes auxquels
doivent s’adresser les messages de diffusion par haut-parleur, et faites-les
passer dans la zone « Groupes de diffusion actifs ».
L’option « Diffusion » s’affiche alors également dans la barre de menu de
optiClient Attendant. Cette option permet de procéder à la diffusion via
haut-parleur de messages destinés aux groupes paramétrés.
99
Effectuer les réglages
Touches nominatives
Avec l’onglet «Touches nominatives », vous pouvez paramétrer des touches nominatives pour les 10 numéros les plus fréquemment utilisés ou
pour des indicatifs. Avec cette série d’indicatifs, vous pouvez commander
par exemple une messagerie vocale ou un répondeur ou activer des fonctions du système de télécommunications (par exemple interroger la liste
des appelants avec « #82 »).
Tapez dans les champs d’entrée soit le nom et le numéro de l’abonné désiré, soit la désignation et les indicatifs pour commander par exemple une
messagerie vocale.
L’option «Touches nominatives » apparaît ensuite dans la barre de menu
de optiClient Attendant, à partir de laquelle il est possible d’appeler et de
sélectionner directement les abonnés ou les fonctions configurées via un
menu déroulant.
100
Effectuer les réglages
Destinations du renvoi de nuit
Dans l’onglet « Renvoi de nuit », vous pouvez entrer jusqu’à 8
destinations internes de renvoi de nuit différentes. Le menu
« Edition » avec l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit » vous
permet de sélectionner l’une de ces destinations et de l’activer à l’aide du
bouton « Renvoi de nuit ». Tous les appels sont renvoyés sur cette destination.
101
Effectuer les réglages
Sauvegarder les réglages
Lorsque vous avez fini vos saisies dans la fenêtre « Paramètres », vous devez les sauvegarder pour que les modifications deviennent effectives.
Validez vos entrées dans la fenêtre « Paramètres » à l’aide du bouton
« OK ».
Dès que vous revenez au moniteur du P.O., il se peut que le message
« Veuillez patienter SVP » apparaisse sur la barre d’état du moniteur du
P.O., car optiClient Attendant est en cours d’actualisation. Dès que l’actualisation est terminée, le message « Système prêt » apparaît.
optiClient Attendant est prêt à fonctionner.
Avec le bouton « Annuler », vous revenez au moniteur du P.O. sans
enregistrer les modifications.
102
Gestionnaire de configuration
Gestionnaire de configuration
Ce programme vous permet d’effectuer pour optiClient Attendant des réglages supplémentaires, en plus de ceux de « Fichier » - « Paramètres ».
Démarrer le Gestionnaire de configuration
Cliquez sur le bouton « Gestionnaire de configuration ».
Le Gestionnaire de configuration s’ouvre.
Barre de menu
Bouton Intercepter
Zone de configuration
Arbre de menu
Pour rendre effectives bon nombre de modifications, il est souvent
nécessaire de redémarrer optiClient Attendant.
Après modification sur les supervisions de postes Æ page 105, il
suffit de réactiver ces dernières par le bouton
.
103
Gestionnaire de configuration
Effectuer les réglages
Pour différents réglages, il est nécessaire de savoir configurer des
réseaux IP. Adressez-vous au service technique.
Une configuration erronée peut rendre certaines fonctions importantes de optiClient Attendant inopérantes.
Annuaire
Pour la recherche dans un annuaire sur cédérom Æ page 91, entrez dans
« Annuaire CDROM » le chemin d’accès complet du programme d’annuaire ou sélectionnez un fichier exécutable avec « ... ».
Pour la recherche sur le serveur LDAP Æ page 92, entrez dans « Serveur
LDAP » une adresse IP valide ou le nom du serveur LDAP.
Cochez « Utiliser MS-Outlook comme répertoire » pour utiliser le dossier
« Contacts » du programme Microsoft Outlook comme base de recherche
dans le champ « Par nom/Numéro » du moniteur du P.O. Æ page 87.
Si vous ne cochez pas cette case, la recherche utilise l’ATE comme base
de données Æ page 82.
104
Gestionnaire de configuration
Supervision des postes
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée
« Supervision des postes » pour afficher/masquer ces sous-menus.
Couleurs pour la SDP
Vous pouvez définir ici avec quelle couleur les différents états de ligne des
touches d’état doivent être signalés sur la SDP Æ page 23.
Cliquez sur la touche à côté de l’état dont vous souhaitez modifier la couleur de signalisation. Une boîte de dialogue de sélection de couleur apparaît.
Vous pouvez sélectionner une des couleurs prédéfinies par un clic ou créer
une couleur composée propre.
Validez par « OK ».
La disponibilité des fonctions « L’abonné est renvoyé » et « Ne pas
déranger activé » dépend de la version de votre plate-forme de communication.
105
Gestionnaire de configuration
Configuration SDP
Vous pouvez effectuer les réglages suivants pour chacune des trois supervisions de postes disponibles Æ page 23.
Entrez dans le champ «Texte pour SDP » le texte qui doit s’afficher dans
la barre de titre de la supervision des postes correspondante.
Dans la liste de sélection, vous définissez le nombre de touches d’état que
comporte la supervision des postes. Vous pouvez sélectionner un nombre
de 20 à 240 touches d’état, par blocs de 20.
En mode Nom, le nombre de touches est limité à 140.
Cochez « Afficher les noms » pour faire apparaître les noms des abonnés
directement sur les touches d’état (mode Nom). Pour cela, les noms doivent être connus.
Cochez « Afficher SDP » pour rendre visible la supervision des postes correspondante et la faire apparaître automatiquement au démarrage de
optiClient Attendant. La désactivation de la SDP ne supprime pas sa configuration ni l’affectation de ses touches.
Touches de fonction
Vous pouvez sélectionner l’affectation des touches de fonction sur votre
clavier de PC.
Sélectionnez une des touches de fonction de « F1 » à « F10 ».
Affectation standard, voir Æ page 126.
106
Gestionnaire de configuration
Communications entrantes et sortantes
•
•
•
•
•
« Affichage premier plan sur appel entrant »
Vous définissez ici si, lorsque plusieurs programmes Windows sont simultanément ouverts, optiClient Attendant s’affiche automatiquement
au premier plan.
« Entrée commentaires avant parcage et mise en attente »
Cette fonction rend possible la saisie de texte lors de la mise en attente
Æ page 55 ou du parcage Æ page 58 d’un abonné.
« Activer les fichiers Wave »
Vous définissez ici si les fichiers Wave configurés Æ page 98 doivent
être utilisés pour la signalisation des appels.
« Désactiver la mise en attente automatique avec la touche Libérer »
Définit si la mise en attente avec la touche Libérer (quitter automatiquement la communication lorsqu’elle est mise en garde) doit être désactivée.
« Nouvelle présentation du numéro de destination de l’appelant »
Cochez cette fonction si vous souhaitez que le numéro que l’appelant
souhaite joindre soit automatiquement inscrit dans l’affichage des appels.
Lorsque la prise de ligne automatique de la plate-forme de communication
n’est pas active (se renseigner auprès du service technique) :
• Vous pouvez définir dans le champ « Préfixe réseau » quel préfixe doit
être ajouté devant le numéro d’appel pour les communications externes (par exemple « 0 »).
• En entrant une longueur de numéro, vous activez l’ajout automatique
du préfixe externe de prise réseau à partir du nombre de chiffres indiqué.
107
Gestionnaire de configuration
Raccordement IP
Entrez ici les paramètres nécessaires pour un raccordement IP de
l’optiClient Attendant via le câble LAN de votre PC. Il faut pour cela commencer par sélectionner le type de raccordement qui convient Æ page 95.
Vous ne pouvez saisir ou modifier des paramètres que si vous vous
y connaissez en matière d’administration de réseau IP et de VoIP. En
cas de doute, renseignez-vous auprès du service technique.
Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée
« Raccordement IP » pour afficher/masquer ces sous-menus.
Liaison principale
Les paramètres de la liaison principale sont nécessaires pour le raccordement IP. S’il existe un système de secours dans la plate-forme de communication, il est possible de configurer également des paramètres pour la
liaison de secours Æ page 109.
•
•
•
•
•
108
« Adresse IP de HG 1500 »
Entrez ici l’adresse IP de la liaison principale avec HG 1500.
« Numéro de l’Attendant »
Entrez ici le numéro de la liaison principale permettant d’accéder à
optiClient Attendant via IP.
« Mot de passe »
Entrez ici le mot de passe de la liaison principale permettant d’accéder
à optiClient Attendant via IP.
« Numéro d’urgence »
Entrez ici le numéro d’urgence de la liaison principale.
Remarque : ce paramètre est destiné spécialement à l’utilisation de
optiClient Attendant aux Etats-Unis.
« Mode sécurité »
Sélectionnez dans la liste le mode de sécurité pour le système de communication raccordé.
Les modes de sécurité suivants sont disponibles :
– None : pas de sécurité
– Half : sécurité moyenne
– Full : sécurité élevée
Gestionnaire de configuration
Liaison de secours
Si vous faites fonctionner votre optiClient Attendant sur une plateforme de communication sans liaison de secours, vous n’avez pas
besoin d’entrer de valeur ici.
•
•
•
•
« Adresse IP de HG 1500 »
Entrez ici l’adresse IP de la liaison de secours avec HG 1500.
« Numéro de l’Attendant »
Entrez ici le numéro de la liaison de secours permettant d’accéder à
optiClient Attendant via IP.
« Mot de passe »
Entrez ici le mot de passe de la liaison de secours permettant d’accéder à optiClient Attendant via IP.
« Numéro d’urgence »
Entrez ici le numéro d’urgence de la liaison de secours.
Ce paramètre est destiné spécialement à l’utilisation de
optiClient Attendant aux Etats-Unis.
109
Gestionnaire de configuration
Commutation de secours
Si vous faites fonctionner votre optiClient Attendant sur une plateforme de communication sans liaison de secours, vous n’avez pas
besoin d’entrer de valeur ici.
S’il existe un système de secours dans la plate-forme de communication,
optiClient Attendant peut basculer automatiquement sur lui après avoir
perdu la liaison principale.
•
•
•
•
110
« Nombre minimum de tentatives de connexion abouties avec le système de secours afin de commuter sur ce système en cas de
défaillance »
Avant le passage au système de secours, sa disponibilité est automatiquement contrôlée. Définissez ici le nombre minimum de tentatives
de connexion abouties avec le système de secours nécessaires pour
pouvoir passer du système principal à ce système.
« Nombre minimum de tentatives de connexion avec le système principal afin de se commuter de nouveau sur celui-ci »
Après basculement sur le système de secours, la tentative de rétablir
une liaison avec le système principal est automatique. Définissez ici le
nombre minimum de tentatives de connexion abouties avec le système principal nécessaires.
« Temps d’attente entre les tentatives de connexion »
Entrez ici le délai d’attente en secondes entre les différentes tentatives
de connexion.
« Pas de retour automatique sur le système principal »
Pour interdire le retour automatique au système principal, même si les
tentatives de connexion ont abouti, cochez cette case.
Gestionnaire de configuration
Réduction de bande passante
Afin d’optimiser la qualité de la transmission vocale, vous pouvez définir
différents paramètres d’adaptation aux spécificités de votre installation réseau.
•
•
•
•
« Désactiver le message de surveillance cyclique »
Cochez cette case pour réduire le volume de données ou les besoins
en bande passante.
« Ordre codec »
Définissez ici l’ordre dans lequel les codecs doivent être utilisés pour
la liaison vocale.
« Longueurs de paquet codec »
Définissez ici les différentes longueurs de paquets de voix pour les codecs G.711, G.723 et G.729 en indiquant un nombre en millisecondes.
« Tampon de gigue (nombre de paquets) »
Définissez ici la taille du tampon permettant d’éviter les modifications
de délai (gigue).
Réglage optimal : plus la qualité du réseau est élevée, plus le tampon
de gigue est petit ; plus le tampon de gigue est important, plus il y a de
retard dans la voix.
La valeur est comprise entre 4 et 20.
111
Gestionnaire de configuration
Limitation de port
•
•
•
•
« Plage de ports CorNetIP de - à »
Entrez ici la plage de ports pour votre PC local. Si vous ne définissez
pas de plage de ports, vous utilisez sur votre PC n’importe quel port affecté par le système d’exploitation.
« Plage de ports RTP de - à »
Entrez ici la plage de ports pour la liaison vocale.
« Plage de ports H.245 de - à »
Entrez ici la plage de ports pour la liaison de signalisation.
« Numéro de port H.225 »
Entrez ici la plage de ports pour faire fonctionner Netmeeting parallèlement à optiClient Attendant, par ex. pour valider des documents sur un
autre PC sans liaison audio. La valeur par défaut est le port 1720.
Le bouton « Réinitialiser » ramène les valeurs de limitation de port à la configuration par défaut.
Qualité de service
Pour chacun des niveaux de transmission
• « Couche 2 : Priorité utilisateur selon IEEE802.1p » et
• « Couche 3 : classes de priorité (point de code Diffserv) »
vous pouvez, avec la case à cocher « Marquer les paquets », définir si les
données de optiClient Attendant doivent avoir les valeurs paramétrées
pour les types de trafic « Call Signalling » (signalisation d’appel) et « Voice
Payload » (paquets vocaux).
112
Gestionnaire de configuration
Réseau privé virtuel (VPN)
•
•
« Mode »
Vous disposez des mécanismes de sécurité suivants :
– aucun : pas de sécurité
– automatique : sécurité automatique
– manuel : sécurité manuelle
« Adresse IP »
Entrez ici l’adresse IP de l’abonné réseau VPN correspondant.
Equipement son
•
•
•
•
•
« Appareil de mixage utilisé »
Sélectionnez dans la liste le pupitre de mixage servant à paramétrer la
signalisation acoustique sur le PC.
« Appareil d’enregistrement utilisé »
Sélectionnez dans la liste l’équipement installé sur votre PC qui doit
être utilisé pour l’enregistrement audio sur le PC.
« Appareil de lecture utilisé »
Sélectionnez dans la liste l’équipement installé sur votre PC qui doit
être utilisé pour la lecture audio sur le PC.
« Utiliser le micro-casque du téléphone USB »
Cochez cette case si vous souhaitez passer des communications en
utilisant le micro-casque du téléphone USB Siemens (impossible sur
HiPath 2000).
« Téléphone USB Siemens »
Cochez cette case si votre téléphone USB est un téléphone USB Siemens (impossible sur HiPath 2000).
113
Gestionnaire de configuration
Raccordement d’un terminal en braille
Pour le raccordement d’un terminal en braille, les indications suivantes sont
nécessaires.
Sélectionnez dans la liste déroulante l’interface avec le terminal en braille
(« COM 1 » à « COM 4 ») et cochez « Actif » pour activer le terminal par
l’interface sélectionnée.
114
Gestionnaire de configuration
Statistiques
La fonction statistique vous donne des informations sur tous les appels entrants.
Type d’appel (voir Types d’appel Æ page 19)
Numéro de l’appelant
Nom de l’appelant
Numéro de destination
Date de l’appel
Heure de l’appel
Bouton Réinitialiser
Si toutes les entrées ne peuvent pas s’afficher dans la liste, une barre de
défilement permet de faire apparaître la liste complète
Modifier la présentation
Modifier la largeur de la colonne :
Cliquez sur la barre séparant deux titres de colonnes (le pointeur de la souris se transforme en double flèche) et, en maintenant le bouton de la souris
enfoncé, déplacez la barre vers la gauche ou vers la droite pour modifier la
largeur de la colonne.
Modifier l’ordre de tri :
Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le titre de la colonne dont
vous souhaitez modifier l’ordre de tri (alternance entre ordre croissant et
décroissant).
Réinitialiser les statistiques
Vous pouvez effacer la liste statistique. La liste se complète à nouveau
avec les appels qui arrivent ultérieurement.
Cliquez sur le bouton « Réinitialiser ». Le contenu de la liste est effacé sans
demande de confirmation.
115
Gestionnaire de configuration
Licence
Pour une licence par CLA, les données suivantes sont nécessaires.
Entrez dans « Adresse IP de l’Agent de licence (CLA) » l’adresse IP de
l’Agent de licence.
Entrez dans « Port de l’Agent de licence (CLA) » le numéro de port de
l’Agent de licence.
Pour avoir d’autres informations sur la licence, adressez-vous au service
technique.
116
Gestionnaire de configuration
Sauvegarder les réglages
Pour rendre effectives les modifications apportées dans le Gestionnaire de
configuration, vous devez enregistrer vos entrées.
Validez vos entrées avec le bouton « Intercepter ».
Cliquez sur le bouton « OK » pour valider le message de la boîte de dialogue.
Le bouton « Intercepter » n’est disponible que si au moins une modification a été effectuée dans le Gestionnaire de configuration.
117
Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant
Résolution des problèmes relatifs à
optiClient Attendant
Ce chapitre reprend les solutions possibles pour les problèmes qui pourraient survenir lors du fonctionnement de optiClient Attendant.
Au démarrage
optiClient Attendant ne démarre pas correctement
•
•
•
Vérifiez qu’il n’y ait pas un trop grand nombre de programmes ouverts.
Coupez votre ordinateur et rallumez-le pour le relancer.
Si le problème persiste, désinstallez le logiciel optiClient Attendant et
réinstallez-le (voir livret accompagnant le cédéromoptiClient Attendant).
Au démarrage, une erreur de licence s’affiche
•
•
Assurez-vous que l’Agent de licence (CLA) est disponible sur le PC.
Contrôlez les entrées du gestionnaire de configuration en ce qui concerne les données CLA Æ page 116.
Pour avoir d’autres informations sur la licence, adressez-vous au service
technique.
118
Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant
En cours d’utilisation
optiClient Attendant ne réagit plus
•
•
•
Fermez toutes les applications 16 bits ouvertes (par ex. Word 6.0).
Vérifiez que le système de communication fonctionne toujours (il se
peut que le système soit en panne).
Coupez votre ordinateur et rallumez-le pour le relancer.
La barre d’état affiche le message
« Veuillez patienter SVP » en permanence
•
•
Sur les téléphones optiset E :
Contrôlez le câble qui établit la liaison entre l’adaptateur optiset E data/
control adapter du poste système et le PC.
Sur les téléphones optiPoint :
Contrôlez le câble USB (impossible sur HiPath 2000) qui établit la
liaison entre le port USB du poste système et le PC.
Lorsque le raccordement est correct, le message s’éteint et
optiClient Attendant est à nouveau prêt à fonctionner.
La supervision des postes ne fonctionne pas bien
•
•
Si la touche d’état d’un abonné est constamment rouge (c’est-àdire abonné occupé), cela ne signifie pas forcément qu’il téléphone
constamment, mais que son téléphone est défectueux ou a été supprimé du système de communication. Dans ce cas, vous devez actualiser
la supervision des postes ; Æ page 95 et Æ page 96.
Si la touche d’état d’un abonné est jaune (c’est-à-dire abonné appelé)
et vous ne pouvez pas prendre l’appel, cela peut signifier que vous êtes
en communication ou qu’un appel est en attente chez vous. Dans ces
cas, l’appel ne peut pas être intercepté.
Les contacts Outlook existants ne sont pas affichés
comme résultat de la recherche
Lors de la recherche d’un nom dans Outlook « Contacts »,
optiClient Attendant fait porter la recherche exclusivement sur le champ
« Nom ».
Par conséquent, lors de la configuration des contacts, l’ordre « Nom
Prénom » est impératif car, si les options par défaut des contacts Outook
s’appliquent, une entrée (par exemple « Hofmann ») apparaît comme
« Prénom » dans les contacts.
119
Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant
Solution
Modifiez les options par défaut des Contacts dans Outlook.
Pour cela, ouvrez Outlook « Outils » - « Options » - « Paramètres » « Options Contacts » et modifiez l’ordre en « Nom Prénom ».
Pour la recherche dans Microsoft Outlook, seules les entrées du
dossier Outlook « Contacts » sont utilisées. Les sous-répertoires ne
sont pas pris en compte.
Recherche de l’erreur par la touche Trace
(uniquement pour le service technique)
La touche Trace permet, en cas d’erreurs reproductibles, d’enregistrer des
codes d’erreurs spéciaux dans un fichier texte qui est retransmis à un technicien (usage réservé au service technique).
Paramétrer la touche Trace
• Ouvrez dans le répertoire-racine de optiClient Attendant le fichier config.cfg avec un éditeur de texte quelconque.
• Insérez sous <Système> la ligne suivante : Trace=1
• Enregistrez le fichier et relancez optiClient Attendant. Dans la barre
d’outils, le bouton supplémentaire «Trace » apparaît.
Ouvrez via le bouton «Trace » dans la barre d‘outils la fenêtre pour les codes d‘erreurs et effacez éventuellement les anciens codes d‘erreurs avec
le bouton « Clear ». Créez l’erreur reproductible et enregistrez le fichier. Il
figure sous le nom trace.txt dans le répertoire-racine de
optiClient Attendant. Créez une copie de sauvegarde et envoyez le fichier
à un technicien pour l‘analyse des erreurs.
120
Index
Index
A
Activer/Désactiver le bip
d’avertissement ...................................... 36
Activer/Désactiver le microphone ........... 39
Affichage de trafic ................................ 18, 21
Affichage des appels ........................... 18, 19
Affichage des communications ......... 18, 22
Affichage des numéros
Masquer ................................................... 60
Aiguillage
Après parcage/mise en garde .............. 53
Transfert après réponse ........................ 50
Transfert avant réponse ........................ 51
Transfert rapide ...................................... 52
Aiguillage d’une communication ............. 49
Aiguiller des communications .................. 56
Annuaire électronique (ATE) .............. 47, 81
Annuaire sur cédérom
Activer ...................................................... 91
Activer la recherche ............................. 104
Appel ............................................................ 42
Avec l’annuaire électronique ................ 47
Avec la répétition du numéro ............... 46
Avec la supervision des postes ........... 44
Avec les touches nominatives ............. 43
Avec Outlook "Contacts" ....................... 48
Externe ..................................................... 42
Interne ...................................................... 43
Appels
Intercepter ............................................... 37
Recevoir ................................................... 33
Renvoi ...................................................... 72
ATE
Enregistrer un nouvel abonné .............. 83
Lancer ...................................................... 81
Modifier un enregistrement ........... 85, 86
Rechercher un abonné .......................... 82
ATE, onglet
Général ..................................................... 83
Infos .......................................................... 84
Avertissement sans bip ............................ 36
B
Barre d’état ................................................. 17
Barre d’outils ............................................... 16
Barre de menu ............................................ 15
BLF setzen .................................................. 96
Bloc-notes ................................................... 76
C
Champ vide ................................................. 28
Commandes clavier ................................. 125
Communication
Transférer ................................................ 49
Communication externe ........................... 42
Communication interne ............................. 43
Communications, aiguillage ..................... 56
Conditions ................................................... 12
Conférence .................................................. 57
Configuration
Cédérom, LDAP, MS Outlook ............ 104
Comportement
pour les communications ................ 107
Couleurs de
la Supervision des postes ............... 105
Démarrer le Gestionnaire de configuration .......................................................... 103
Enregistrer dans le Gestionnaire de configuration ................................................ 117
Fonction statistique ............................. 115
Groupes de diffusion ............................. 99
Licence ................................................... 116
Mise à jour SDP ...................................... 96
Raccordement IP .................................. 108
Renvoi de nuit ....................................... 101
Sauvegarder les réglages .................... 102
Signalisation d’appel .............................. 98
Terminal en braille ................................ 114
Touches nominatives ........................... 100
Transfert de données sur le PC ........... 95
Type de raccordement .......................... 95
121
Index
D
L
Définir un groupe d’abonnés dans la supervision des postes ....................................... 28
Démarrage
Automatique ........................................... 13
du Gestionnaire de configuration ...... 103
Manuel ..................................................... 13
Déplacer des abonnés de la supervision
des postes .................................................. 29
Désactiver la sonnerie ............................... 38
Destination du renvoi de nuit ................. 101
Entrée ....................................................... 73
Sélection .................................................. 74
Deuxième appel ......................................... 35
Diffusion .......................................... 63, 64, 99
Double appel ............................................... 54
Libérer une ligne externe .......................... 70
Liste des types d’appel ............................. 19
E
Enregistrer une note .................................. 27
Entrée en tiers ............................................ 59
Etapes ............................................................ 9
M
Menu déroulant .......................................... 15
Message
Envoi ......................................................... 65
Réception ................................................ 68
Mettre fin à la communication ................. 41
Mieux ........................................................... 61
Minimessages ............................................ 66
Mise en attente
Communications externes .................... 55
Mode Nom ................................................ 106
Moniteur du P.O. ....................................... 18
N
Ne pas déranger ......................................... 59
O
F
Fenêtre Menu ............................................. 31
Fenêtre principale ........................................ 8
Fichier taxation ........................................... 97
Fichier Wave ............................................... 98
Activer .................................................... 107
Fonction statistique ................................. 115
Fonctionnalités ........................................... 10
Fonctionnement de secours .................... 93
G
Gestionnaire de configuration ................ 103
I
Info
Envoi ......................................................... 65
Réception ................................................ 68
122
Outlook "Contacts"
Ajouter un abonné .................................. 89
Chercher un abonné .............................. 87
Fonctions Annuaire ................................ 87
Modifier une entrée ............................... 89
Rechercher d’autres informations ....... 89
Ouverture de la porte ................................ 40
P
Paramètres
Appels ...................................................... 98
Diffusion .................................................. 99
Raccordement ........................................ 95
Renvoi de nuit ....................................... 101
Touches nominatives .......................... 100
Parcage ........................................................ 58
Poste interphone ........................................ 40
Prendre des appels .................................... 33
Index
R
T
Raccordement port COM ......................... 95
Rappel
Automatique ........................................... 61
Recherche
Annuaire sur cédérom ........................... 91
ATE ........................................................... 82
Outlook "Contacts" ................................. 87
Serveur LDAP ......................................... 92
Recherche de personne (RdP) ................. 71
Rechercher
Annuaire du système ............................ 90
Réglage du volume .................................... 39
Remplaçant
Appeler ..................................................... 44
Remplaçant dans la supervision des postes, définir ................................................... 27
Renvoi de nuit ............................................. 73
Activation ................................................. 75
Désactivation .......................................... 75
Répétition du numéro ............................... 46
Répondre à un avertissement ................. 35
Téléphonie IP .............................................. 94
Téléphonie LAN .......................................... 94
Terminal en braille .................................... 114
Touche d’état .............................................. 23
Ajouter un champ vide .......................... 28
Définir la couleur .................................. 105
Définir le nombre ................................. 106
Déplacer ................................................... 29
Donner un titre ........................................ 28
Enregistrer une note .............................. 27
Etiquetage ............................................... 26
Remplaçant ............................................. 27
Trier ........................................................... 30
Touches de fonction
Configuration par défaut ..................... 126
Configurer .............................................. 106
Touches nominatives .................. 43, 78, 100
Transférer une communication ................ 49
Transfert
Après parcage/mise en garde .............. 53
Après réponse ........................................ 50
Avant réponse ......................................... 51
Rapide ...................................................... 52
Transfert d’une ligne externe ................... 69
Trier les abonnés de la supervision
des postes ............................................... 30
Type de raccordement .............................. 95
Types d’appel, liste .................................... 19
S
Saisie des taxes ......................................... 77
Serveur LDAP ............................................. 92
Activer la recherche ............................. 104
Signification des pictogrammes ................ 9
Silence ......................................................... 39
Supervision des postes ......................... 8, 14
Appeler ..................................................... 44
Configurer .............................................. 106
Connexion rapide ................................... 45
Définir les couleurs .............................. 105
Définir un remplaçant ............................ 27
Déplacer des touches d’état ................ 29
Donner un titre ....................................... 28
Effacer des abonnés .............................. 30
Entrer une note ....................................... 27
Etiquetage ............................................... 26
Nom de la SDP ..................................... 106
Présentation ............................................ 23
Trier les touches d’état ......................... 30
System Update .......................................... 95
V
Va-et-vient ................................................... 56
Z
Zone de travail ............................................ 14
Instructions clavier
123
Index
124
Commandes clavier importantes
Commandes clavier importantes
Le clavier vous permet d’activer les fonctions les plus importantes de
optiClient Attendant.
Clavier
Espacement
Desserte d’appels.
Alt
+ A
Composer un numéro dans le sens « Général ».
Alt
+ H
Mise en attente d’appels.
Alt
+ M
Alterner entre deux communications.
Alt
+ P
Parquer une communication.
Alt
+ S
Couper les communications.
Alt
+ V
Composer un numéro dans le sens « Privé ».
Alt
+ Z
Retour à la communication en attente.
Suppr
Effacer les champs de saisie.
Composer le numéro.
"
125
Commandes clavier importantes
Touches de fonction
Les touches de fonction de votre clavier de PC peuvent, selon la configuration de votre optiClient Attendant Æ page 106, avoir les fonctions suivantes (configuration par défaut) :
F1
Ouvrir l’aide.
F2
Rechercher des noms.
F3
Mettre fin à une communication.
F4
Mise en attente.
F5
Revenir à la personne en attente.
F6
Va-et-vient.
F7
Parquer une communication.
F8
Entrée en tiers dans une communication.
F9
Activer/Désactiver le microphone (fonction Secret).
F10
Activer une conférence.
F12
Rechercher dans l’annuaire du système.
"
126
www.siemens.com/hipath
Les informations de ce document correspondent uniquement à des
descriptions ou des caractéristiques générales qui ne sont pas toujours
applicables concrètement sous la forme décrite ou qui sont susceptibles d’être modifiées, en raison de l’évolution des produits.
Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si
elles sont expressément stipulées lors de la conclusion du contrat.
Les marques utilisées sont propriétés de la Siemens AG ou du proprié-
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21.02.2006
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