achatpublic.com Salle des Marchés Manuel utilisateur

MANUEL D’UTILISATION DE LA SALLE DES MARCHES
APPEL D’OFFRES OUVERT
ACCES ENTREPRISES
Version 8.2
Vous allez utiliser les services en ligne de la plate forme de dématérialisation de la Salle des
Marchés achatpublic.com.
Ce document vous montre étape par étape, et de manière illustrée, comment :
- consulter les appels d’offres
- télécharger un dossier de consultation
- répondre à une procédure dématérialisée
-1-
TABLE DES MATIERES
1
2
3
4
5
Avertissement : éléments indispensables ........................................................................... 2
1.1
Pour télécharger un DCE : les pré-requis techniques................................................. 3
1.2
Pour déposer une réponse à une consultation : Le certificat de signature.................. 3
1.2.1
Qu'est-ce qu'un " certificat de signature électronique "?.................................... 3
1.2.2
Comment se procurer un certificat de signature électronique? .......................... 3
Consulter les appels d’offres : la page d’accueil................................................................ 4
2.1
Vérification des pré requis ......................................................................................... 4
2.2
Créer, gérer un compte confort................................................................................... 5
2.2.1
Création d’un compte confort............................................................................. 5
2.2.2
Gestion du compte confort ................................................................................. 7
2.3
Les outils .................................................................................................................... 8
2.4
Les réponses en cours de constitution ........................................................................ 8
2.5
Rechercher un avis annuel de marchés passés ........................................................... 9
2.6
Recherche un avis d’attribution.................................................................................. 9
2.7
Manuels ...................................................................................................................... 9
2.8
Rechercher une consultation .................................................................................... 10
Télécharger un DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) ..................................... 11
3.1
S’identifier................................................................................................................ 11
3.2
Télécharger le DCE .................................................................................................. 12
3.2.1
Demande de DCE sur support physique .......................................................... 12
3.2.2
Téléchargement complet .................................................................................. 12
3.2.3
Téléchargement partiel ..................................................................................... 13
Echanger avec la personne publique ................................................................................ 15
4.1
Envoyer un document à la personne publique.......................................................... 15
4.2
Répondre à la personne publique ............................................................................. 16
Répondre à une procédure dématérialisée........................................................................ 18
5.1
Création du pli de réponse........................................................................................ 19
5.1.1
Sélection d’un répertoire de travail .................................................................. 19
5.1.2
Nommer votre travail ....................................................................................... 19
5.2
Constitution des enveloppes..................................................................................... 20
5.3
Chiffrement du pli .................................................................................................... 23
5.4
Dépôt du pli .............................................................................................................. 23
5.5
Vérification du dépôt................................................................................................ 24
5.6
Vérification du dépôt................................................................................................ 24
Le Service support client achatpublic.com se tient à votre disposition pour vous guider dans
l’installation et l’utilisation de la salle des marchés dématérialisés :
0 810 272 787 (prix d’un appel local, France métropolitaine).
Email : support@achatpublic.com
1
Avertissement : éléments indispensables
Pour accéder aux différents services d’achatpublic.com, vous devez vous assurez que vous
possédez tous les éléments nécessaires à son fonctionnement.
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1.1 Pour télécharger un DCE : les pré-requis techniques
Afin de pouvoir utiliser l’espace de téléchargement sécurisé d’achatpublic.com, vous devez
télécharger et installer deux éléments logiciels :
- Les certificats achatpublic.com
- La Machine Virtuelle Java.
Aucun téléchargement de DCE ne sera possible si ces deux éléments ne sont pas installés.
Vous pouvez télécharger ces prés requis techniques gratuitement sur le site achatpublic.com.
Reportez-vous au Manuel d’installation « Entreprises » pour connaître la procédure.
1.2 Pour déposer une réponse à une consultation : Le certificat de
signature
Comme lors d’une procédure traditionnelle, vous êtes tenus de signer les documents de votre
réponse à une consultation. Pour déposer une signature sur un document électronique, vous
devez posséder un certificat de signature électronique.
1.2.1 Qu'est-ce qu'un " certificat de signature électronique "?
Un Certificat de signature électronique s’apparente à une carte d’identité électronique (nom et
prénom de la personne, nom de l’entreprise, …). Il est personnel et délivré généralement sur
un support physique sécurisé (clé USB ou carte à puce essentiellement).
Dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, l'entreprise candidate obtiendra un
certificat de signature pour l'un de ses membres, à savoir une personne habilitée à engager son
entreprise dans la réponse à un marché public.
Il existe plusieurs niveaux classe de certificats définis en fonction de leur degré de sécurité.
Pour que votre signature soit reconnue comme valide par la plateforme achatpublic.com, vous
devez posséder un certificat de classe 2 ou 3.
1.2.2 Comment se procurer un certificat de signature électronique?
Un certificat s’obtient auprès d’une autorité de certification dont le métier consiste à vérifier
l’identité du demandeur (votre nom, votre fonction, le nom de votre société ou de votre
organisme…) avant de lui délivrer deux éléments complémentaires : une carte à puce ou une
clef USB contenant une clef privée, qui est propre au porteur et qui ne peut jamais être vue
d’un tiers ; un certificat contenant la clef publique correspondant à la clef privée, ainsi que des
informations d’identité sur le porteur et des dates de validité. L’autorité de certification à
laquelle vous demanderez votre certificat s’engagera sur les informations que vous lui aurez
fournies. Elle mettra à jour votre certificat en cas de modification de vos données
personnelles, ou si vous révoquez votre outil de certification.
Vous devez donc vous mettre en relation avec une autorité de certification afin d’obtenir votre
certificat de signature
-3-
2 Consulter les appels d’offres : la page d’accueil
Sur cette page et toutes les
pages côté Entreprise, une
horloge est disponible et
visible.
Sur cette page, vous voyez le moteur de recherche qui vous permettra de consulter les
informations relatives aux différentes consultations ainsi que la plupart des éléments et des
outils dont vous aura besoin pour préparer et déposer une réponse.
2.1 Vérification des pré requis
Cet outil vous permet de vérifier l’adéquation entre votre poste de travail et les pré requis
techniques.
Il vérifie sur votre poste
La présence de la bonne machine virtuelle java ;
La présence d’un proxy et sa bonne configuration pour l’application ;
Le droit d’écriture de l’utilisateur sur le poste ;
La présence des certificats achatpublic.com qui permettent le bon fonctionnement des
outils de sécurité.
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2.2 Créer, gérer un compte confort
Le compte confort vous permet de :
Télécharger les dossiers de consultation ;
Echanger avec la personne publique au sujet d’une consultation ;
Répondre à une consultation ;
Etre prévenu des modifications d’un dossier de consultation déjà téléchargé ;
Etre notifié de l’acceptation de sa candidature pour une procédure restreinte.
Le compte confort doit donc être rempli avec précision et exactitude.
Afin d’accéder aux fonctionnalités qui requièrent une identification, vous devez vous créer
un compte confort.
A partir de l’encadré « Compte confort », vous pouvez vous créer un compte confort,
réinitialiser votre mot de passe en cas d’oubli, modifier votre compte confort ou le supprimer.
2.2.1 Création d’un compte confort
Après avoir cliqué sur « Accès » dans l’encadré « Compte confort », vous êtes dirigé sur la
page suivante :
Si vous n’avez pas de
compte confort, cliquez
sur « créer un compte
confort ». Une nouvelle
page apparaît
-5-
Afin de créer votre compte vous devez remplir le présent formulaire en veillant à ne pas
oublier de champ obligatoire.
Après avoir validé ce formulaire, un récapitulatif des informations saisies vous est présenté.
Vous pouvez les modifier ou les valider.
Vérifiez l’exactitude des
informations saisies
Confirmez la
lecture de la
Charte
Confirmez pour accéder à
l’espace de téléchargement.
Vous devez en plus avoir pris connaissance de la charte d’utilisation du service et avoir coché
la case correspondante.
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Une fois ce récapitulatif validé, le compte confort est créé et un mail de confirmation
contenant un identifiant et un mot de passe vous est envoyé.
Vous ne pourrez utiliser ce compte confort qu’une fois celui-ci validé. Pour ce faire, vous
devrez utiliser les informations envoyées dans le mail de confirmation.
Pour votre première connexion, vous devrez modifier votre mot de passe.
2.2.2 Gestion du compte confort
Lorsque vous disposez d’un compte confort vous pouvez le modifier ou le supprimer.
En ayant accédé de la même manière que précédemment au formulaire, vous devez alors
saisir votre identifiant et votre mot de passe.
Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez en demander un nouveau.
Après avoir cliqué sur le lien « Mot de passe perdu ? », vous renseignez votre adresse email
correspondante au
Un mail vous est alors renvoyé avec votre identifiant et votre nouveau mot de passe.
Une fois connecté avec vos informations, un récapitulatif de votre compte vous est présenté.
Vous pouvez alors modifier les informations de votre compte ou le supprimer.
-7-
Les données collectées n’ont qu’une seule fonction : renseigner le registre des retraits
et dépôts de la consultation.
C’est grâce à ces informations qu’achatpublic.com vous tiendra au courant de
l’évolution de la consultation (mise en ligne d’un nouveau document, candidature
admise, notification de marché etc…) .
Si vous choissez de créer un compte confort, les données vous concernant seront
sauvegardées et vous recevrez par email un identifiant et un mot de passe.
Lors de vos prochaines connexions, vous pourrez utiliser votre compte confort pour
vous identifier plus rapidement.
2.3 Les outils
Après avoir cliqué sur « outils » dans la page d’accueil, vous accédez à une nouvelle page :
Vous disposez alors des différents outils proposés :
- Vérification d’un dépôt de pli ;
- Gestion de parapheur ;
- vérification de signature ;
- vérification de preuves ;
- Vérification de pré requis techniques.
2.4 Les réponses en cours de constitution
Après avoir cliqué sur « mes réponses », vous disposez d’un espace répertoriant les réponses
que vous avez constituées ou que vous êtes en train de constituer.
Vous pouvez donc retrouver et terminer une réponse à partir de cet espace.
-8-
2.5 Rechercher un avis annuel de marchés passés
Vous pouvez à partir de l’onglet « rechercher un avis annuel » accéder au moteur de
recherche des avis annuels passés par une collectivité
2.6 Recherche un avis d’attribution
Vous pouvez rechercher un avis d’attribution à partir du moteur de recherche en sélectionnant
l’objet de la recherche « Rechercher un avis d’une consultation dématérialisée » et en
choisissant la date limite de remise des plis de ladite consultation si vous vous en souvenez ou
en choisissant les dates antérieures à celle du jour.
2.7 Manuels
Vous pouvez à partir de l’onglet « manuels » accéder aux différents manuels d’utilisation
disponibles.
-9-
2.8 Rechercher une consultation
Cliquez sur « Rechercher une consultation »
Remplissez les champs correspondant à votre recherche puis cliquez sur « recherche ». Si
vous souhaitez avoir la liste complète des consultations, cliquez directement sur
« recherche ».
Objet de la recherche : voir un avis, télécharger un dossier ou répondre à une
consultation ;
Référence publique : référence donnée à la consultation par la personne publique ;
Organisme : nom de la personne publique qui passe le marché ;
Lieu de passation : lieu où est traité la procédure, peut différer du lieu d’exécution ;
Type de procédure : à choisir parmi les différents types de procédure ;
Type de marché : à choisir parmi fournitures, services et travaux ;
Code CPV : ce code CPV correspond au code CPV principal de la consultation ;
Intitulé : intitulé donné à la consultation par la personne publique ;
Date limite de remise des plis : cette date peut être choisie comme seuil supérieur ou
inférieur pour la recherche ou comme date exacte.
Astuces :
Plus vous utilisez de critères de recherche, plus vous limitez le nombre de résultats.
Si vous ne vous souvenez, par exemple, que des trois premiers chiffres, la recherche
vous renverra toutes les consultations contenant des codes CPV commençant par la
même séquence de trois chiffres.
Vous pouvez n’entrer qu’une partie d’un champ. Par exemple, si vous recherchez une
consultation du Conseil Général de la Haute Savoie vous pouvez indiquer simplement
le mot « Savoie » dans le champ « Organisme ».
Rentrer un mot ou une expression ayant une syntaxe incorrecte engendrera un échec
de votre recherche. Par exemple si dans le champ organisme vous indiquez « Conseil
Général de Haute-Savoie » au lieu de « Conseil Général de Haute Savoie », votre
recherche n’aboutira pas.
Essayez de vous limiter aux critères dont vous êtes sûr.
Recherche sur le lieu de passation par Région ou par Département
Après avoir cliqué sur
« rechercher » la liste des
consultations
correspondant à vos
critères de recherche
apparaît.
Cliquez sur une
consultation pour en faire
apparaître les détails.
Tri par référence
par défaut ;
Tri par date limite
de remise des plis possible
- 10 -
3
Télécharger un DCE (Dossier de Consultation des Entreprises)
Après avoir sélectionner la consultation qui vous intéresse, un détail de cette dernière
apparaît.
Cette fenêtre reprend les
détails de la consultation
avec entre autres : la date
limite de remise des plis
et l’intitulé des lots.
Toutes les actions possibles
sur la consultation :
* Télécharger l’avis
* Télécharger le DCE
* Déposer une réponse
* Correspondre avec la
personne publique
Cliquez sur « DCE » pour
accéder au DCE de la
consultation.
3.1 S’identifier
Pour accéder au téléchargement du DCE, vous devez vous identifier, cette procédure équivaut
à remplir le registre de la personne publique.
Si vous possédez un compte
confort, renseignez votre
identifiant et votre mot de passe
et valider en haut et à droite.
Sinon, remplissez le formulaire
d’identification et validez en bas et à
gauche.
- 11 -
3.2 Télécharger le DCE
3.2.1 Demande de DCE sur support physique
Vous pouvez demander que le DCE vous soit transmis sur un support physique (papier ou cdrom) uniquement si la personne publique vous en offre la possibilité.
Le document peut être
demandé sur un
support physique :
cliquez sur « papier »
Une fenêtre apparaît et vous informe qu’ « un mail va être envoyé à la personne en charge
de la consultation, qui vous transmettra les documents conformément au règlement de la
consultation ».
3.2.2 Téléchargement complet
Cochez les cases
associées aux
documents du DCE
à télécharger et
confirmez en
validant sur
« télécharger »
Cliquez sur le
bouton « choisir un
répertoire » afin de
définir
l’emplacement du
DCE à télécharger
- 12 -
Sélectionnez le répertoire
de destination et cliquez
sur le bouton
« Enregistrer ».
Une fenêtre de
confirmation apparaît :
cliquez sur « OK »
Cliquez sur
« Télécharger »
A la fin du
téléchargement,
cliquez sur « Retour »
Le DCE téléchargé est disponible au format .zip dans votre répertoire de destination.
3.2.3 Téléchargement partiel
Vous pouvez opter pour ne télécharger que les documents qui vous intéressent (par
exemple dans le cas où vous ne souhaitez télécharger que les documents concernant
certains lots).
L’option « Téléchargement partiel » vous permet également de visualiser le contenu
des dossiers du DCE
Cliquez sur
« Téléchargement
partiel »
- 13 -
Sélectionnez les
documents qui
vous intéressent et
cochez sur
« Télécharger »
Cliquez sur le bouton
« choisir un répertoire »
afin de définir
l’emplacement du DCE à
télécharger
Sélectionnez le répertoire de
destination et cliquez sur le bouton
« Enregistrer »
Cliquez sur
« Télécharger »
Cliquez sur « Retour » »
Le DCE partiellement téléchargé est disponible au format .zip dans votre répertoire
de travail au nom de partiel-dcevX.zip.
- 14 -
4 Echanger avec la personne publique
Depuis la fenêtre « détail
de la consultation », cliquez
sur le bouton « Echange »
4.1 Envoyer un document à la personne publique
Si vous avez une question à poser à la personne publique, vous pouvez le faire grâce à
l’espace d’échanges sécurisé. Ce dernier enverra un document sous la forme d’un
recommandé électronique à la personne publique.
Vous devez cliquer sur « Echange » puis choisir l’onglet « Dépôt spontané ».
Après vous être identifié avec votre compte confort, vous disposez alors de l’interface
suivante :
Vous pouvez alors choisir le ou les documents que vous avez choisi de transmettre à la
personne publique.
Vous pouvez ensuite les signer, les visualiser, les supprimer, les signer tous d’un coup ou
importer le contenu d’un parapheur préparé au préalable.
Après avoir envoyé le document, en cliquant sur « Valider », une preuve du dépôt de son
document a été émise et la page est mise à jour comme suit :
- 15 -
Vous pouvez alors télécharger la preuve du dépôt pour l’archiver.
La personne publique répond par le même canal.
Vous pouvez alors suivre le lien donné dans le mail vous invitant à retirer la réponse de la
personne publique ou cliquer sur « Echange » et remplir l’identifiant et le code donné dans le
mail afin de télécharger sa réponse.
4.2 Répondre à la personne publique
Lorsque la personne publique envoie une demande à une entreprise (Demande de précisions,
de certificats fiscaux et sociaux, etc.), la fenêtre présentée ci-dessus dispose en plus du bouton
« Déposer une réponse ».
Pour répondre vous devez suivre alors la même cinématique que celle décrite dans le
paragraphe 4.1.
Vos réponses apparaîtront dans la même fenêtre, à chacune correspondra une preuve de dépôt
que vous pourrez télécharger.
- 16 -
Vous pourrez si besoin est déposer à nouveau une réponse.
- 17 -
5
Répondre à une procédure dématérialisée
Depuis la fenêtre « détail de la
consultation », cliquez sur le bouton
« Répondre »
Pour l’identification, reportez-vous à la section 3.1
NB : Dans le cas où la personne publique propose des dates limites différentes en fonction des
lots, vous disposez d’une page qui vous permet de choisir le ou les lots pour lesquels vous
allez effectuer une réponse.
Sélectionnez les lots pour lesquels vous allez réaliser une réponse, puis validez.
L’applet se charge donc avec l’enveloppe candidature et l’enveloppe offre correspondante, le
choix des lots n’est plus disponible/modifiable dans l’applet.
- 18 -
w
5.1 Création du pli de réponse
5.1.1 Sélection d’un répertoire de travail
Votre travail doit être
sauvegardé dans un
répertoire existant et
vide.
Cliquez sur
« Parcourir »
Le répertoire contient
toutes les informations
sur le pli en cours de
constitution et
contiendra une copie du
pli envoyé ainsi que les
preuves associées.
Sélectionnez votre
répertoire et cliquez sur
« Ouvrir »
5.1.2 Nommer votre travail
- 19 -
Remplissez le champ « Nom à
donner à votre travail »
Cliquez sur le bouton
« constitution des
enveloppes » ou sur le bouton
« suite »
5.2 Constitution des enveloppes
Cliquez
sur
« sélectionner ».
Choisissez les lots auxquels vous
souhaitez répondre dans le pop up puis
cliquez sur « suite ».
Une
nouvelle
fenêtre
apparaître,
cliquez
sur
« Oui ».
- 20 -
Cliquez sur une
enveloppe pour la
sélectionner puis
cliquez sur le bouton
« Ajouter » dans la
colonne de droite.
Ajouter les fichiers dans chaque
enveloppe constitutive de votre
réponse
Une fois que vous avez
ajouté tous vos documents
dans les enveloppes
« Candidature » et
« Offre(s) », vous devez les
signer. Cliquer sur
« signer » pour signer les
documents un à un ou sur
« tout signer » pour
l’ensemble de vos
documents par enveloppe
Dans la fenêtre
« Sélection d’un
certificat de
signature »,
choisissez votre
certificat et cliquez
sur « Valider ». Si
besoin, entrez le code
PIN de votre clé de
signature.
- 21 -
Une fois que
tous les
documents
adéquats sont
signés, vous
pouvez passer au
chiffrement
(cryptage) du pli
en cliquant sur
« suite ».
- 22 -
5.3 Chiffrement du pli
Cliquez sur « lancer le
chiffrement » pour effectuer
le chiffrement des plis
Attention : une fois la
procédure de chiffrement
effectuée, vous ne pourrez
plus modifier vos documents.
Une fois le chiffrement terminé, cliquez sur
« ok » dans le pop up, puis sur « suite » dans
la fenêtre principale pour passer au dépôt du
pli.
5.4 Dépôt du pli
Cliquez sur
« déposer le
pli ».
- 23 -
Lorsque le dépôt du pli apparaît comme
terminé dans le pop up, cliquez sur « ok ».
Votre pli est maintenant stocké sur la plateforme de dématérialisation
5.5 Vérification du dépôt
Cliquez sur
« détails pli » pour
visualiser les détails
du dépôt du pli
déposé puis sur
« suite » pour
continuer.
Détails du
pli
5.6 Vérification du dépôt
Pour obtenir les preuves de
dépôt de pli, cliquez sur
« vérifier ».
La procédure dématérialisée est maintenant terminée
Vous devez attendre le résultat de la consultation.
Toutes les preuves (preuves de dépôt d’empreinte, preuves de dépôt de pli, accusés
d’envoi et de réception) ont été enregistrées dans votre répertoire de sauvegarde.
- 24 -
Conservez-les précieusement.
Pour visualiser les preuves, utilisez l’outil de vérification de preuve
(https://www.achatpublic.com/sdm/ent/pli/verificationDepotPli.do?PCSLID=no).
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