FNSMR Gestaffil Manuel utilisateur

Fédération Nationale du Sport en Milieu Rural
1, rue sainte Lucie - 75015 PARIS
Tel. : 09.72.29.09.72
E-mail : contact@fnsmr.org
Site Internet : www.fnsmr.org
Manuel d’utilisation
www.gestaffil.org
Table des matières
Connexion à son compte ............................................................................... 4
Se connecter ........................................................................................ 4
Mot de passe oublié................................................................................ 4
Modifier son mot de passe ........................................................................ 4
Se déconnecter ..................................................................................... 4
Gestion de son association ............................................................................ 5
Affilier son association ............................................................................ 5
Imprimer son attestation d’affiliation .......................................................... 7
Modifier les coordonnées de son association................................................... 7
Ajouter une activité à son association .......................................................... 8
Supprimer une activité de son association ..................................................... 8
Gestion des adhérents .................................................................................. 9
Ajouter un nouvel adhérent ..................................................................... 9
Renouveler l’adhésion d’un ancien adhérent ................................................ 10
Modifier les coordonnées d’un adhérent ..................................................... 10
Modifier les activités d’un adhérent .......................................................... 11
Imprimer les attestations d’adhésions ........................................................ 11
Exporter ses adhérents .......................................................................... 12
Suivi financier............................................................................................ 14
Principe général du suivi financier ............................................................
Suivre l’état financier de son association ....................................................
Régler ses adhésions .............................................................................
Exports comptables et écritures ...............................................................
14
15
16
16
Statistiques ............................................................................................... 17
Statistiques de son association ................................................................ 17
Le calendrier ............................................................................................. 18
Afficher le calendrier ............................................................................ 18
Ajouter un évènement .......................................................................... 18
Modifier un évènement .......................................................................... 18
dernière mise à jour le 20 août 2012
Avec Gestaffil, l’adhésion, c’est facile !
L’adhésion à la FNSMR est conditionnée par l’utilisation du nouveau dispositif
en ligne mis en place par la FNSMR : GESTAFFIL.
Pour la conception de cet outil de gestion des adhésions, nous avons voulu
placer l’utilisateur au centre de la problématique.
GESTAFFIL est ainsi un outil moderne, efficace et surtout très simple d’utilisation.
• Moderne car il permet une gestion en ligne des adhésions, limitant ainsi
l’impact carbone.
• Efficace car au delà de la gestion des adhésions, il donne accès à de nombreuses fonctionnalités qui vous faciliteront la vie associative.
• Simple d’utilisation comme vous le démontrera le tutoriel ci-dessous.
En effet, même si Gestaffil a été conçu avec la volonté d’être le plus accessible
possible, il peut néanmoins susciter des interrogations, voire des inquiétudes
notamment chez les utilisateurs occasionnels ou « timides » des technologies
informatiques.
Ce tutoriel est fait pour eux !
Grâce à lui, vous pourrez aisément suivre pas à pas les différentes procédures
qui vous permettront d’exploiter toutes les potentialités de l’outil, qu’il s’agisse
de valider l’affiliation d’une association, d’intégrer des adhérents individuels, de
régler les cotisations, de suivre votre état financier, d’obtenir des informations
statistiques, d’avoir accès aux informations concernant l’assurance, etc.
Le sommaire introductif du tutoriel vous permettra d’accéder directement à ce
qui vous intéresse.
Chaque question trouve sa réponse dans ce tutoriel !
Vous êtes quand même perdu ?
Pas de problème !
L’équipe du siège de la FNSMR est là pour vous répondre à toutes vos questions.
Connexion à son compte
Se connecter
Pour vous connecter à votre espace, rendez-vous sur
www.gestaffil.org
Saisissez l’identifiant de votre structure sous la forme
FXXYYY (XX étant le numéro de votre département, et YYY
un chiffre incrémentiel) et votre mot de passe et cliquez sur
Se connecter
Pour les associations adhérentes au Mouvement Rural,
ural,
votre identifiant est le même que sous Gestanet. Pour les
nouvelles associations, vos identifiants vous seront fournis
urnis à
réception de votre dossier d’affiliation.
Mot de passe oublié
Fonctionnalité à venir.
En attendant, contactez la FNSMR pour qu’elle vous réattribue un nouveau mot de passe.
Modifier son mot de passe
Si vous désirez changer votre mot de passe, une
fois connecté à votre espace cliquez sur
ur
Mon compte
Tapez votre nouveau mot de passe et confirmez-le
dans le 2ème champ de saisie. Enfin cliquez sur
Enregistrer
Se déconnecter
Pour vous déconnecter de votre
tre espace,
cliquez sur Se déconnecter
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4
Gestion de son association
Affilier son association
1. Une fois connecté, cliquez sur le bouton
Renouveler son affiliation
depuis la page d’accueil de votre espace (vous
trouverez aussi ce bouton sur la page Mon
association)
2. Etape 1 : vérifiez vos coordonnées et modifiezles si besoin. Cliquez ensuite sur Etape suivante
L’adresse postale et l’adresse e-mail sont obligatoires.
3. Etape 2 : Ajoutez, supprimez ou vérifiez vos
activités.
Pour ce faire voir explications page 8
Cliquez ensuite sur Etape suivante
4. Etape 3 : Sélectionnez le type d’affiliation que
vous souhaitez (avec ou sans assurance).
Cliquez ensuite sur Etape suivante
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5
5. Etape 4 : pour toute affiliation à la FNSMR,
vous devez préciser le nom du Président de la
structure, son secrétaire et son trésorier.
Si la personne était déjà adhérente par le passé,
rentrez les premières lettres du nom,
et choisissez-le dans la liste qui apparait.
Si l’un des membres du bureau n’était pas adhérent antérieurement et n’apparait pas dans la
liste, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur
Ajouter une nouvelle personne
ordonun formulaire s’affichera pour saisir ses coordonEnregistrer
r
nées, validez-le en cliquant sur
.
Sélectionnez le type de licence,
ses éventuelles options
et les activités que la personne pratique.
Répétez l’opération pour le Secrétaire et le TrésoTréssorier.
Cliquez ensuite sur Etape suivante
si l’un d’entre-eux changeait en cours d’année,
vous pourrez modifier son nom depuis la page
Mon association
6. Etape 5 : Une nouvelle page s’affiche vous proposant de régler votre affiliation. Sélectionnez le moyen de paiement désiré puis cliquez sur Régler mon affiliation
7. Etape 6 : Une page de synthèse s’affiche. Vérifiez bien les informations et modifiez-les si besoin en cliquant sur
le numéro de l’étape concernée en haut à droite.
Cliquez enfin sur Confirmer mon affiliation
8. Les instructions de paiement s’affichent alors vous expliquant comment régler votre affiliation.
Lors du paiement, vous allez être invité à payer uniquement l’affiliation de votre association. Les adhésions du
Président, Secrétaire et Trésorier seront à payer ultérieurement mais sont automatiquement ajoutées à votre panier
d’adhésion (voir l’explication «Régler ses adhésions»).
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6
Imprimer son attestation d’affiliation
1. Pour imprimer son attestation d’affiliation,
allez sur la page
Mon association ou Mon foyer
à partir du menu horizontal
2. Cliquer sur Attestation d’affiliation
en face de la saison concernée
3. Un fichier PDF est généré, il ne vous reste plus
qu’à l’enregistrer ou à l’imprimer directement.
ectement.
Modifier les coordonnées de son association
1. Pour modifier les coordonnées de votre
association, allez sur la page
Mon association ou Mon foyer
à partir du menu horizontal
2. Cliquez sur Modifier
à droite du bloc des coordonnéess
3. Corrigez ou complétez les informations dans
le formulaire.
4. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer
pour valider vos modifications.
Les coordonnées de votre association sont
visibles au grand public sur le site de la FNSMR
R
et éventuellement sur les sites de votre comité
régional et/ou départemental. Vous pouvez cacher
cher
les coordonnées téléphoniques ou l’adresse e-mail
en cochant la case coordonnée privée
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7
Ajouter une activité à son association
1. Pour ajouter une activité à votre association,
rendez-vous sur la page Mon association.
2. A partir du menu horizontal cliquez sur
Ajouter
à droite du bloc «Activités proposées».
3. Saisissez le nom de votre activité
4. Sélectionnez la catégorie.
5. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer
pour valider votre ajout.
Le nom personnalisable est au libre choix
o
oix
de votre association. Vous pouvez créer autant
utant
d’activités que vous souhaitez. Vous pouvez ensuite assigner à vos adhérents telle ou
u
telle activité. Par exemple, votre association
propose 3 cours différents de gymnastique
d’entretien pour 3 publics différents : les débutants, les adultes et les seniors. Vous pouvez donc créer une activité
«gymnastique débutant», une «gymnastique adulte» et une «gymnastique senior». Toutes ces activités sont rattachées à la catégorie «Gymnastique d’entretien». Par la suite vous pourrez assigner telle ou telle activité à chacun
des adhérents. Vous pourrez ainsi exporter uniquement les adhérents venant au cours gymnastique sénior par
exemple.
Attention si vous ajoutez une nouvelle activité à votre association pour la saison prochaine avant d’avoir renouvelé votre affiliation, les activités de la saison précédente ne seront pas copiées automatiquement et le suivi des
statistiques d’une saison à l’autre sera faussé.
Supprimer une activité de son association
1. Pour supprimer une activité préalablement
enregistrée, rendez-vous sur la page Mon
association à partir du menu horizontal
2. Cliquez sur Modifier
roposées».
à droite du bloc «Activités proposées».
3. Cocher la case supprimer
à côté de l’activité que vous
souhaitez supprimer.
4. Puis cliquez sur Enregistrer
Lorsque vous supprimez une activité qui était
affectée à plusieurs adhérents, les adhérents ne
sont pas supprimés. Seule l’activité est supprimée.
L’activité est aussi supprimée des statistiques.
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8
Gestion des adhérents
Ajouter un nouvel adhérent
1. Pour ajouter un nouvel adhérent, cliquez sur
Nouvel adhérent
depuis la page d’accueil de votre espace
ace
ou depuis la page Mes adhérents.
2. Remplissez ensuite les informations demandées dans le formulaire : Nom, Prénom,
coordonnées...
3. Choisissez ensuite le type d’adhésion et
cochez éventuellement certaines options
proposées.
4. Cochez la ou les activités pratiquées par la
personne.
5. Cliquez sur Ajouter au panier
(ou Ajouter au panier et ajouter de nouveau si
vous désirez ajouter un nouvel adhérent juste
ste
après) pour enregistrer ce nouvel adhérent..
Le nouvel adhérent est ajouté automatique-ment au panier (voir section «Gestion finanncière» pour régler son adhésion)
vous ne pouvez ajouter un nouvel adhérent qu’à la condition que votre association soit affiliée pour la saison en
cours. Lors de la saisie d’un nouvel adhérent, Gestaffil recherche si cette personne n’a pas déjà été adhérente une
saison antérieure à votre structure ou à toute autre association adhérente à la FNSMR. Si c’est le cas, Gestaffil vous
propose de réimporter sa fiche. Cela évite la création de doublon et accélère la procédure de création d’adhérent.
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9
Renouveler l’adhésion d’un ancien adhérent
1. Pour renouveler l’adhésion d’une personne
déjà enregistrée dans Gestaffil, allez sur la
page Mes adhérents.
rents
Vous y trouverez la liste de tous les adhérents
les saisons passées.
2. Saisissez le nom recherché dans le moteur de
recherche ou cherchez-le manuellement dans
la liste affichée (attention la liste peut comporter plusieurs pages).
3. Une fois le nom de la personne retrouvé,,
cliquez sur renouveler
4. Choisissez ensuite le type d’adhésion et
cochez éventuellement certaines options
proposées.
5. Cochez la ou les activités pratiquées par la
personne.
6. Cliquez sur Enregistrer
pour renouveler son adhésion.
sion.
7. Celui-ci est ajouté automatiquement
tiquement au panier
(voir section «Gestion financière» pour régler
son adhésion)
Modifier les coordonnées d’un adhérent
1. Pour modifier les coordonnées d’un adhérent,
allez sur la page Mes adhérents.
Vous y trouverez la liste de tous les adhérents
rents
de la saison et des saisons passées.
2. Saisissez le nom recherché dans le moteur de
recherche ou cherchez-le manuellement dans
la liste affichée (attention la liste peut comporter plusieurs pages).
3. Une fois le nom de la personne retrouvé,
é,
cliquez sur Modifier
4. Modifiez les informations souhaitées
5. Cliquez sur Enregistrer
pour valider vos modifications
Pour toute modification concernant l’identité d’un adhérent (nom, prénom,
date de naissance, sexe) , il convient d’en faire la demande auprès de la FNSMR
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10
Modifier les activités d’un adhérent
1. Pour modifier les activités d’un adhérent, allez sur la
page Mes adhérents.
Vous y trouverez la liste de tous les adhérents de laa
saison et des saisons passées.
2. Saisissez le nom recherché dans le moteur de recherche
ou cherchez-le manuellement dans la liste affichée
(attention la liste peut comporter plusieurs pages).
3. Une fois le nom de la personne retrouvé, cliquez sur le
son nom
4. Modifiez les informations souhaitées
5. Cliquez sur Enregistrer
pour valider vos modifications
ions
Imprimer les attestations d’adhésions
1. Pour imprimer les attestations d’adhésions de vos
adhérents, à partir du menu horizontal cliquez sur la
flèche située à droite de Mes adhérents et cliquez sur
Impression des attestations.
Vous pouvez aussi retrouver le lien Impression des
s
attestations dans le menu situé à droite de la page Mes
adhérents
2. La liste de tous vos adhérents s’affiche, sélectionnez les
attestations que vous souhaitez imprimer en cochant
la(es) case(s) à droite des noms.
3. Cliquez enfin sur Imprimer les attestations
4. Un fichier PDF est généré, il ne vous reste plus qu’à
l’enregistrer ou à l’imprimer directement.
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Exporter ses adhérents
L’export de ses adhérents permet à chaque associations de générer des listes d’adhérents suivant un ou plusieurs
filtres et d’en extraire certaines informations.
1. Pour exporter une liste d’adhérent, allez sur la
page Export d’adhérents à partir de la page
Mes adhérents puis Export d’adhérents
dans le menu de droite
ou à partir du menu horizontal.l.
2. Sélectionnez un ou plusieurs filtres.
Pour cela, cliquez dans la liste déroulante
puis cliquez sur le filtre en question.
Nous vous conseillons d’ajouter un premier
ier
ier
filtre sur la saison que vous désirez.
Vous pouvez ajouter plusieurs filtres en
fonction de vos besoins, par exemple une
activité pratiquée, la date de naissance...
3. Cliquez ensuite sur Exporter selon les filtres
4. Une nouvelle page s’affiche vous proposant plusieurs possibilités :
- Enregistrer l’export : en spécifiant un nom, vous pouvez sauvegarder les filtres préalables spécifiés pour une
utilisation
ne utilisatio
on future.
f t
Pour cela, saisissez un nom
puis cliquez sur Enregistrer le nouvel export
- Choisir le format d’export :
vous avez plusieurs options disponibles pour exporter votre listing :
- Affichage de la liste : affichera le listing directement sur la page
de votre navigateur
- Liste pour e-mailing : générera une liste d’adresses e-mail permettant par un simple copier/coller vers votre logiciel de messagerie d’envoyer des e-mails à vos membres. Nous vous conseillons de
bien compléter la fiche de vos adhérents pour que cette fonction
soit intéressante.
- Export CSV pour Excel : générera un fichier CSV avec comme
colonnes les données que vous avez sélectionnées dans
Choix des données à extraire
e
- Export XLS pour Excel : Idem que l’export en CSV mais au
format XLS
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- Export PDF pour Adobe Reader : générera un fichier
PDF sous la forme d’un tableau. Attention de ne pas sélectionner trop de colonnes dans Choix des données à
extraire sous peine d’avoir un tableau tronqué.
- Planches d’étiquettes en PDF : vous permettra de générer un fichier PDF pour imprimer des étiquettes autocollantes pour envoyer des courriers postaux à vos adhérents.
Pour cela vous devez spécifiez les caractéristiques de votre
planche d’étiquette
5. Cliquez enfin sur Valider
pour générer le fichier désiréé
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Suivi financier
Principe général du suivi financier
Le règlement de l’affiliation de votre structure doit se faire au moment de la demande d’affiliation. Le paiement doit être envoyé dans les meilleurs délais au collecteur.
Le règlement des adhésions de Gestaffil fonctionne principalement par l’intermédiaire d’un «panier».
Lors de l’ajout d’un adhérent ou le renouvellement d’un ancien adhérent, celui-ci est automatiquement ajouté à votre panier. Vous n’êtes pas obligé de payer votre panier immédiatement. Vous disposez d’un délai de 30
jours à partir de la date d’ajout du 1er adhérent dans le panier pour payer. Pendant ce temps, vous pourrez
continuer à compléter votre panier.
Une fois le panier payé, il se vide et se réactive lors de l’ajout d’un nouvel adhérent pour une nouvelle durée
de 30 jours maximum.
Exemple : Vous demandez l’affiliation de votre association le 5 septembre (pour rappel, on vous demandera
de régler l’affiliation de votre structure le jour même de votre demande.)
Lors de l’affiliation il vous est demandé de spécifier le nom du président, secrétaire et trésorier. Ces 3 personnes sont automatiquement ajoutées à votre panier. Cela déclenche alors automatiquement le compte à
rebours des 30 jours. Vous devez donc payer votre panier avant le 5 octobre (pour le moment il ne comporte
que 3 adhésions).
Vous avez déjà la liste d’une trentaine de personnes qui souhaitent réadhérer pour cette nouvelle saison. Le
8 septembre vous renouvelez leur adhésion. Elles sont automatiquement ajoutées à votre panier. Le 8 septembre au soir vous avez 33 adhésions dans votre panier. Vous pouvez choisir de payer de suite votre panier
ou d’attendre encore quelques jours pour refaire une session de saisie.
Sachant que vous avez une journée porte ouverte le 12 septembre, vous décidez d’attendre cette date pour régler votre panier. La journée porte ouverte se déroule bien et vous avez une vingtaine de nouvelles personnes
qui souhaitent adhérer. Le lendemain vous saisissez les nouveaux adhérents dans Gestaffil qui viennent
s’ajouter à votre panier. Vous avez maintenant un panier d’une cinquantaine d’adhésions. Vous décidez de
payer votre panier d’adhésion le 12 septembre (la date limite était fixée au 5 octobre).
Le 25 septembre de nouvelles personnes souhaitent adhérer à votre association, vous les ajoutez dans Gestaffil et un nouveau panier est constitué avec une date limite de paiement fixé 30 jours après soit le 25 octobre.
Et ainsi de suite...
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14
Suivre l’état financier de son association
1. Pour suivre le paiement de votre affiliation et
des adhésions, cliquez sur Etat financier
dans le menu horizontal ou Tableau des
s
règlements dans le menu horizontal ou dans
le menu gauche des pages Etat financier.
2. Sur la page Tableau des règlements vous
retrouvez 3 états :
- Règlements en transit, correspondant
à la phase transitoire qui se déclenche une
fois que vous avez payé votre panier jusqu’à
la réception du paiement par l’organisme
collecteur (la FNSMR ou votre comité
départemental ou régional).
- Règlements reçus, correspondant à la
somme de tous vos paiements pour l’annéee
en cours
- Total des règlements, correspondant à la
somme de tous les règlements envoyés
qu’ils soient réceptionnés ou en transit
3. Vous retrouverez l’ensemble des factures
correspondant aux différents paiements en
dessous du tableau récapitulatif. Les factures
sont classées dans 2 onglets différents :
- Règlements d’adhésions individuelles
- Règlements d’affiliations
4. Pour voir le détail d’un paiement, cliquez sur
le nom de la facture que vous recherchez.
5. Une fois sur la page du détail d’un paiement,
vous avez la possibilité d’imprimer la facture
en cliquant sur le bouton Imprimer la facture
Un fichier PDF est généré, il ne vous reste plus
qu’à l’enregistrer ou à l’imprimer directement.
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15
Régler ses adhésions
1. Pour régler vos adhésions, cliquez sur votre
panier situé en haut à droite de votre espace.
2. Sélectionnez le type de paiement désiré
(chèque, éventuellement virement ou cartee
bancaire)
3. Cliquez sur Régler mon panier
4. Vous arrivez sur une page d’instructions de
paiement qui vous spécifie :
- pour un paiement par chèque, le montant
à payer, l’ordre du chèque, l’adresse d’envoi et
un coupon à joindre avec le chèque (ou un
numéro à spécifier).
- pour un paiement par virement, le détail
des informations bancaires.
- pour un paiement par carte bancaire,
vous serez automatiquement redirigé vers un
service bancaire sécurisé vous permettant de
saisir le numéro de votre carte bancaire.
les différents types de règlement varient suivant les organismes collecteurs. Vous avez pour la totalité des organismes la possibilité de payer par chèque et dans certains cas par virement. Le paiement par carte bancaire n’est
possible que si la FNSMR est directement l’organisme collecteur.
Exports comptables et écritures
1. Pour exporter le journal des achats / ventes,
le journal des paiements et la remise de
chèques cliquez dans le menu horizontal sur
Export comptables
ou depuis l’Etat financier
ncierr à partir du menu
droit
2. Cochez
ez le fichier souhaité :
- Journal des achats / ventes
es
- Journal des paiements
- Remises de chèques
3. Selectionnez le mois souhaité
4. Cliquez enfin sur Télécharger
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16
Statistiques
Statistiques de son association
1. Pour accéder aux statistiques de votre association, cliquez sur Statistiques
s
dans le menu horizontal
2. Vous pouvez modifier la saison
concernée en haut de page
et n’afficher qu’une seule de vos activités via
la liste déroulante Activités suivies par les
s
licenciés
3. Vous pourrez visualiser plusieurs types
d’informations :
- Evolution des adhésions : Graphique
représentant l’évolution du nombre d’adhérents en fonction des mois de l’année
- Pyramide des âges des adhérents :
répartition du nombre d’adhérents en fonction de l’âge
- Typologie des adhérents : répartition du
nombre d’adhérents en fonction de l’âge et
du sexe
- Activités suivies par les licenciés :
nombre d’adhérents pratiquant tel ou tel
type d’activités
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17
Le calendrier
Afficher le calendrier
1. Pour afficher le calendrier, cliquez sur Le calendrier dans le menu horizontal.
2. Vous pouvez ensuite filtrer les résultats pour affiner votre recherche par l’intermédiaire des listes déroulantes.
3. Sélectionnez la région ou le département, sélectionnez le type d’événement et la catégorie puis cliquez sur le
bouton OK
4. Pour visualiser les détails de la manifestation, cliquez sur son nom
Ajouter un évènement
1. Pour ajouter un évènement, cliquez sur Le calendrier dans le menu horizontal puis cliquez sur
Ajouter un événement (vous pouvez aussi cliquer directement sur l’image «Vous organisez une manifestation
? Ajoutez-la dans le calendrier public de la FNSMR» sur la page d’accueil de votre espace.)
2. Remplissez les différents champs demandés puis cliquez sur Enregistrer .
Modifier un évènement
1. Pour modifier une action, recherchez votre évènement à partir de la page listant tous les évènements (vous
pouvez vous aider des filtres d’affichages pour la retrouver rapidement)
2. Une fois l’évènement retrouvé, cliquez dessus puis cliquez sur le bouton Modifier
3. Modifiez votre évènement puis cliquez sur Enregistrer pour valider.
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