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La Salle des Marchés – Installation des pré-requis techniques
Guide d’utilisation
Service de dématérialisation du BOAMP
Profil acheteurs
DILA – 26 rue Desaix, 75272 Paris cedex 15
1 Objet du document
Vous avez choisi d’utiliser le service de dématérialisation des marchés publics du BOAMP accessible depuis saisie.boamp.fr
Lorsque vous avez terminé la saisie de votre avis de marché, vous avez désormais la possibilité de choisir d’utiliser le service de dématérialisation du BOAMP pour lancer une consultation électronique.
Ce document décrit étape par étape, et de manière illustrée, comment utiliser le service de dématérialisation des marchés publics du BOAMP pour créer et gérer vos procédures tout au long de la vie des marchés.
Pour accéder au service de dématérialisation des marchés publics du BOAMP, vous devez préalablement vous assurer de disposer des pré-requis nécessaires. Si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de commencer par lire la rubrique [Pré-requis techniques].
Pour toute information complémentaire, vous pouvez nous contacter :
par téléphone : 0811.25.25.02
par courriel : www.boamp.fr/contact-acheteur
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Table des matières
3 ACCES AU SERVICE DE DEMATERIALISATION DU BOAMP ............................. 10
5 GESTION DES PUBLICITES SUR DES SUPPORTS DE PRESSE ............................. 26
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7 METTRE EN LIGNE UNE CONSULTATION ............................................................. 50
8 COMMUNIQUER AVEC LES ENTREPRISES : LES ECHANGES SECURISES ...... 53
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11 GERER UNE CONSULTATION EXISTANTE ............................................................. 75
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2 Pré-requis techniques
Pour utiliser le service de dématérialisation, vous devez vous assurez que vous possédez tous les éléments nécessaires à leur fonctionnement.
2.1 Configuration du poste de travail
2.1.1 Configuration matérielle minimum
Processeur
Equivalent à Pentium 2Ghz ou plus
RAM
2 Go ou plus
Accès réseau
Connexion Internet par les protocoles http et https
Pas de proxy bloquant (voir votre administrateur réseau le cas échéant)
Débit minimal : 56 kb/s constant
Droits sur le poste
L'utilisateur doit avoir le droit d'écriture sur son répertoire Home
2.1.2 Systèmes d'exploitation et navigateurs compatibles
Windows 7
Windows XP SP1 ou supérieur
Windows 2000 SP4ou supérieur
Navigateurs compatibles
Internet Explorer 6.0, 7.0, 8.0 et 9.0
Linux
Firefox 4 et supérieur
Chrome
Navigateurs compatibles
Firefox 4 et supérieur
Chrome
Mac
Mac OS X (Non compatible avec Mac OS9 et antérieur)
Navigateurs compatibles
Safari
Firefox 4 et supérieur
Chrome
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2.2 Installation des éléments logiciels indispensables
2.2.1 Java
Afin de pouvoir utiliser certains modules du service de dématérialisation, notamment le téléchargement et l’ouverture des plis ou encore l’utilisation des échanges sécurisés, vous devez télécharger et installer l’environnement d’exécution Java de Sun Microsystems.
Si vous ne disposez pas de Java sur votre poste de travail, rendez-vous à l’adresse suivante :
http://www.java.com/fr/download/
et cliquez sur Téléchargement gratuit Java. Suivez ensuite les instructions pour installer la version 7 de Java.
2.2.2 Certificat de déchiffrement
Le certificat de déchiffrement est votre « coupe papier » électronique. C’est grâce à cet
élément que vous allez pouvoir déchiffrer les plis en commission d’ouverture.
Ce certificat envoyé sur support de type clé USB, est associé à un code PIN qui en permet l’utilisation.
Pour obtenir votre certificat, vous devez retourner une demande complétée et signée par courrier : http://www.boamp.fr/CVG-dematerialisation
Le certificat et le code PIN ont été envoyés directement à la, ou aux personnes habilitées, à ouvrir les enveloppes de réponse électroniques.
L'installation est à faire une fois seulement sur le(s) poste(s) de commission d'ouverture des plis. Par la suite, cette clé ne sera nécessaire qu'en cas d‘installation sur un nouveau poste.
Conservez la clé et le code PIN en lieu sûr. Vous en aurez besoin si vous désirez procéder à une installation supplémentaire.
Option 1 : Sécurité basse
Si vous choisissez ce niveau de sécurité, une fois votre certificat installé, aucun mot de passe ne vous sera demandé dans la phase de déchiffrement des plis.
Introduisez votre clé USB dans le port prévu à cet effet.
Accédez à votre certificat sur la clé (fichier de type .p12).
Positionnez le curseur de la souris sur le fichier .p12 et faites un clic droit.
Sélectionnez l'option "Installer PFX"
L’assistant d’installation s’ouvre. Cliquez sur [Suivant].
Cliquez à nouveau sur [Suivant] pour confirmer l’emplacement du fichier.
Entrez le code pin du certificat dans le champ "Mot de passe" et cliquez sur [Suivant].
Choisissez "Sélectionner automatiquement le magasin de certificat" et cliquez sur
[Suivant].
Cliquez sur [Terminer].
Quand on vous demande de confirmer l’installation des certificats, cliquez sur [Oui].
Option 2: Sécurité haute
Si vous choisissez ce niveau de sécurité, un mot de passe vous sera demandé à chaque phase de déchiffrement des plis.
Introduisez votre clé USB dans son port.
Accédez à votre certificat sur la clé (fichier de type .p12).
Positionnez le curseur de la souris sur le fichier .p12 et faites un clic droit.
Sélectionnez l'option "Installer PFX"
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L’assistant d’installation s’ouvre. Cliquez sur [Suivant].
Cliquez à nouveau sur [Suivant] pour confirmer l’emplacement du fichier.
Entrez le code pin du certificat dans le champ "Mot de passe", puis cochez la case
"Activer la protection renforcée" et cliquez sur [Suivant]
Choisissez "Sélectionner automatiquement le magasin de certificat" et ensuite cliquez sur [Suivant]
Cliquez sur [Terminer]
Cliquez sur [Définir le niveau de sécurité].
Choisissez [Haut] et cliquez sur [Suivant]
Entrez votre mot de passe (par exemple votre code pin), confirmez-le et enfin cliquez sur [Terminer]
Cliquez sur [OK]
Quand on vous demande de confirmer l’installation des certificats, cliquez sur [Oui].
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3 Accès au service de dématérialisation du BOAMP
3.1 Accès depuis la saisie d’un avis
L’accès au service de dématérialisation du BOAMP est proposé suite à la saisie d’un avis de marché sur saisie.boamp.fr. Suite à la validation de votre avis de publicité, un écran s’affiche et vous propose de lancer la consultation électronique relative à votre avis de marché.
En cliquant sur « Publier mon avis et lancer la consultation électronique au BOAMP » , un
écran récapitule les éléments de votre avis de marché qui seront utilisées pour la création de votre consultation .
Pour modifier les informations présentes sur cet écran, vous pouvez revenir sur votre saisie en cliquant sur « retour à l’annonce ».
Si besoin des informations complémentaires vous sont demandées (la date limite de remise des offres si elle n’a pas été saisie dans l’avis par exemple).
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Après avoir cliqué sur [Valider], la confirmation de votre demande de publication s’affiche.
En cliquant sur [Valider annonce], l’accusé de réception s’affiche. Vous pouvez finaliser votre consultation après avoir cliqué sur [Accéder à votre consultation].
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Le bouton [Accéder à votre consultation] est disponible en haut de page ainsi qu’en bas de page.
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C’est à partir de cet écran que vous allez pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités du service de dématérialisation : gestion des DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) ou
DAC (Dossier d’Appel à Candidature), échanges avec les entreprises candidates, mise en ligne de la consultation dématérialisée, ouverture des plis, vérification des signatures
électroniques…
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3.2 Présentation des menus
Retour Accueil
Affichage date et heure
Menu de gauche
Sur cette page sont affichés :
Le pictogramme "Maison" en haut de la page vous permet de revenir à la page d’accueil.
Quelle que soit la page sur laquelle vous vous trouvez, la date et l’heure du serveur sont toujours affichées dans la colonne de gauche.
Le menu de gauche vous permettant d’accéder aux différentes fonctionnalités du service de dématérialisation
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3.3 Présentation du menu de gauche
En fonction des options qui ont été choisies au sein de votre entité, il est possible que des boutons supplémentaires soient affichés.
Le bloc avec la date et l’heure
est toujours positionné en haut
à gauche sur toutes les pages, et donne accès à la date du jour et l’heure. L’heure se met à jour automatiquement.
[Mes Consultations] :
Rechercher ou accéder à une consultation
[Consultations de mon entité] :
Accès au tableau de bord avec les alertes et les questions en attente ainsi qu’à l’ensemble des consultations produites au niveau de votre entité
[Consultation en cours]
: Consultation sur laquelle vous êtes en train de travailler avec l’accès aux différents sous-menus
[Services] :
Accès aux services liés à votre compte tels que les outils de vérification de signature, vérification de preuves, téléchargement des documentations, accès au support technique
[Accès administrateur] :
Accès au paramétrage des données de votre entité
Les menus liés aux consultations seront traités dans la section suivante
Il s’agit des menus :
[Mes consultations]
[Consultations de mon entité]
[Consultation en cours]
3.4 Les services utilisateurs
Les services utilisateurs :
Pour accéder à ces services, cliquez sur le bouton
[Services] accessible depuis le menu de gauche.
Le menu [Services] se développe.
L’ensemble des services est présenté en détail dans les sections suivantes.
3.4.1 Documentation : téléchargement des manuels
En cliquant sur [Documentation], vous avez accès au téléchargement des différents documents et manuels utilisateurs.
Manuel Acheteurs
Manuel Administrateurs
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3.4.2 Outils
Cliquer sur [Outils] vous permet d’accéder aux outils suivants :
Gestion de parapheur :
gestion d’un parapheur électronique qui permet de faire circuler des documents à signer. Cette fonction ne vous sera utile que si vous disposez, au sein de votre entité, d’un certificat de signature.
Vérification de signature :
vous permet de vérifier les signatures des documents que vous avez reçus ou signés. Pour en savoir plus sur la vérification des signatures, reportez-vous à la section
Vérification de preuves :
vous permet de lire et de vérifier les preuves produites par le service de dématérialisation. Reportez-vous à la section
Vérification des pré-requis techniques :
permet de vérifier la bonne installation de votre poste de travail. Reportez-vous à la section
.
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3.4.3 Outils logiciels
En cliquant sur [Outils logiciels], vous trouverez une liste de logiciels gratuits utiles pour signer, crypter ou visualiser vos documents.
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4 Créer une consultation
Lorsque vous accédez au service de dématérialisation pour la première fois après avoir terminé la saisie de votre avis et validé celui-ci, vous êtes dirigé vers la page de
« Finalisation de la consultation ».
Il s’agit de la première étape pour créer votre consultation dématérialisée.
4.1 Finaliser la consultation
Sur cette première page vous permettant de finaliser la consultation, deux sections sont affichées :
Informations générales sur la consultation
Ces informations sont reprises de la saisie de votre avis
Précisions sur la consultation
Quelques données sont à compléter avant de poursuivre le processus de création
[Précisions sur la consultation]
, les données suivantes sont à compléter :
Réponses électroniques acceptées
: Répondre par [Oui] ou [Non].
Par défaut, [Oui] est sélectionné
Mise en ligne du DCE
: Choisir [Obligatoire] ou [Facultatif].
Par défaut, [Obligatoire] est sélectionné
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Anonymat des réponses :
Répondre par [Oui] ou [Non].
Par défaut, [Non] est sélectionné.
Mail de notification principal :
il s’agit de l’adresse mail qui recevra toutes les notifications liées au service de dématérialisation.
Par défaut, le mail de votre compte BOAMP est repris. Il est possible de le modifier.
Vous avez la possibilité d’ajouter un mail de notification secondaire.
Ouverture automatique de la consultation :
Répondre par [Oui] ou [Non].
Par défaut, [Oui] est sélectionné.
Délai de fermeture différée : indiquer un nombre d’heure compris entre 0 et 12 pour différer la fermeture automatique de la consultation.
Une fois les données renseignées, vous pouvez cliquer sur [Valider et passer à l’étape
suivante] afin de définir les acteurs de votre consultation.
A noter que le menu de gauche [Consultation en cours] est déployé pour vous permettre de visualiser les différents sous-menus.
4.2 Désigner les acteurs
Deux cas de figures peuvent se présenter pour désigner les acteurs :
Soit votre entité n’a encore jamais utilisé le service de dématérialisation du BOAMP et dans ce cas, vous devez au préalable retourner votre demande de certificat.
Soit votre entité a déjà utilisé le service de dématérialisation du BOAMP et dans ce cas, vous pouvez suivre normalement l’étape de désignation des acteurs.
Les deux cas sont présentés ci-après.
4.2.1 Entité non inscrite au service de dématérialisation du BOAMP
Cliquez sur [Demande de certificat] pour télécharger le formulaire de demande à retourner complété et signé.
Tant que la demande n’a pas été reçue et validée par nos services, vous n’aurez pas accès à certaines fonctionnalités notamment la gestion des différents intervenants sur votre
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consultation ni le déchiffrement des plis reçus. Toutefois cette étape n’est pas bloquante pour le lancement de votre consultation électronique.
A noter que ce message s’affichera lors de la création de chaque consultation dématérialisée jusqu’à réception et validation de la demande de certificat.
Cliquez sur [Etape suivante] pour poursuivre le processus et afficher la synthèse de votre saisie.
4.2.2 Entité inscrite au service de dématérialisation du BOAMP
Lorsque votre demande de certificat a été reçue et validée, vous pouvez utiliser pleinement le service de dématérialisation du BOAMP.
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Si l’administrateur de votre entité a déclaré plusieurs utilisateurs, ils seront affichés dans le tableau présentant l’ensemble des intervenants et leurs rôles au sein de votre organisation.
Lorsque vous souhaitez qu’une personne soit intervenant sur votre consultation, cochez le rôle que vous souhaitez lui attribuer. En ne cochant rien pour un intervenant donné, cela signifie qu’il n’aura aucun rôle sur votre consultation.
Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur [Enregistrer] et afficher la synthèse de votre saisie.
4.3 Définir les documents constituants la réponse
Cette fonctionnalité vous permet de lister les documents obligatoires à fournir par les soumissionnaires dans leurs réponses.
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Cette étape est facultative. Par défaut, [Non] est sélectionné.
Si vous souhaitez lister les documents à fournir par les soumissionnaires, cliquez sur [Oui], une nouvelle page s’affiche pour vous permettre d’ajouter vos documents.
Afin d’ajouter un document, suivez les étapes suivantes :
Nom :
saisissez le nom du document
Document obligatoire :
si vous souhaitez que ce document soit obligatoirement
remis, cochez la case [Document obligatoire].
Signature obligatoire :
si vous souhaitez que ce document soit signé
électroniquement, cochez la case [Signature obligatoire].
Extension :
précisez si vous souhaitez une extension particulière pour la remise de ce document (PDF, Excel, Word…). Par défaut [Tous] est sélectionné.
Enfin, cliquez sur le pictogramme suivant pour valider les informations saisies.
La page se met à jour avec les informations saisies au fur et à mesure.
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Pour modifier un document, cliquez sur le pictogramme
Pour supprimer un document, cliquez sur le pictogramme
Vous avez également la possibilité d’indiquer si vous autorisez l’ajout d’autres documents que ceux saisis. Par défaut, les documents supplémentaires sont acceptés et la case
[Autorisez-vous l’ajout de document supplémentaire] est cochée.
Pour refuser les documents supplémentaires, décochez la case.
Une fois votre saisie terminée, cliquez sur [Valider] afin d’afficher la synthèse de votre saisie.
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4.4 Affichage de la synthèse de la saisie
Une fois la consultation créée vous accédez à la fiche récapitulative de votre consultation.
Cette synthèse de votre saisie vous permet de visualiser l’ensemble des éléments constitutifs de votre consultation.
Si à la lecture de cette fiche vous vous rendez compte d’une erreur ou d’une information incomplète, cliquez dans le menu de gauche sur la partie que vous souhaitez modifier.
Si votre inscription est validée, vous aurez la possibilité de modifier les acteurs et le marché comme dans l’exemple ci-dessous.
Si votre inscription est en cours, vous ne pourrez pas modifier les acteurs. Seul le menu
[Décrire le marché] est accessible dans la colonne de gauche.
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5 Gestion des publicités sur des supports de presse
5.1 Accéder au module Publicité Presse
Dans votre menu [Consultation en cours], cliquez sur [Publicité Presse].
Ce module vous permet de publier vos avis à destination des supports presse autre que le
BOAMP et le JOUE.
Les supports de publication sont classés en 3 grandes catégories :
Les Journaux d’Annonces Légales
La presse spécialisée
La presse généraliste
5.2 Sélection des supports de presse
Au clic, sur [Publicité Presse], la carte de France vous permettant de sélectionner des supports s’affiche.
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Cet écran est découpé en 6 blocs :
Bloc menu, que l’on retrouve dans toutes les pages de la solution
Bloc de sélection de la zone géographique cible
Bloc de filtrage des journaux
Bloc contenant la liste des journaux présélectionnés
Bloc panier contenant les supports sélectionnés, la publication leur sera envoyée
Bloc action, qui regroupe les boutons d’opération sur cette page
En un simple clic sur un département, vous affichez la liste des supports de presse référencés sur la solution.
Les supports de publication sont classés en 3 grandes catégories :
Les Journaux d’Annonces Légales
La presse spécialisée
La presse généraliste
Afin d’identifier précisément les zones géographiques de la carte de France, à chaque survol d’un département s’affichera le nom et le numéro du département, le nom de la région correspondante. Il sera également indiqué si ce département a déjà été sélectionné par l’acheteur.
Les supports ainsi sélectionnés apparaissent dans la colonne de droite.
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Une fois tous les critères entrés, vous pouvez finaliser votre sélection en cliquant sur le pictogramme .
Le pictogramme vous permet de visualiser la fiche de ce support.
Le pictogramme vous permet d’ajouter ce support dans vos favoris. Cette notion de favoris vous permet de retrouver rapidement vos supports privilégiés.
Dès que les supports sont ajoutés à votre sélection, ils apparaissent en bas de votre écran. La zone de diffusion de chaque support est affichée dans le tableau de synthèse. Si le support est un JAL, le pictogramme s’affiche.
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En cliquant sur [Suivant], vous pourrez finaliser l’envoi de vos avis aux différents supports.
5.3 Envoi d’un avis au support sélectionné
La dernière étape se divise en deux parties :
La validation des supports sélectionnés et le choix des contacts correspondants
L’envoi des avis aux supports
Les supports de votre sélection s’affichent dans une nouvelle fenêtre.
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Pour chaque support, la zone de diffusion est précisée ainsi que le nom d’un contact privilégié si un contact a été saisi. Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter un contact privilégié en cliquant sur le pictogramme et en remplissant le formulaire.
Les supports pour lesquels l’inscription est en cours sont grisés. Vous avez malgré tout la possibilité de leur envoyer un mail pour les avertir que vous souhaitez publier sur leur support de presse.
À ce stade, vous avez encore la possibilité de supprimer un support de votre sélection en cliquant sur la croix située en haut à droite de chaque descriptif.
Une fois votre sélection validée, cliquez sur [Envoyer] afin que votre avis soit envoyé par mail aux supports de presse sélectionnés.
Les supports de presse sélectionnés recevront l’avis par mail.
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5.4 Invitation d’un support à se référencer
Si vous souhaitez publier chez un support non encore référencé, vous avez la possibilité de faire une demande de publication. Pour cela, saisissez dans le formulaire le nom du support, son numéro de SIRET ainsi que le contact auquel envoyer la publication.
Une fois ces éléments validés, un mail d’invitation à s’inscrire est envoyé au support. Dès lors que son inscription est complétée, le support recevra l’avis à publier automatiquement par mail.
Le contact que vous avez inséré deviendra automatiquement votre contact préférentiel.
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6 Gestion du DCE ou du DAC
6.1 Accéder au module de gestion du DCE ou du DAC
Dans votre menu [Consultation en cours], cliquez sur [Gérer le DCE] ou [Gérer le DAC] selon la procédure choisie.
Cliquez sur [Nouveau
Dossier]
Cliquez sur [Nouveau Dossier], puis cliquez sur [Parcourir] pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez mettre en ligne.
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Après avoir sélectionné vos fichiers, cliquez sur [Télécharger].
Les documents constituant votre DCE s’affichent.
Cliquez sur [Parcourir].
Puis sur [Télécharger]
Vous pouvez ajouter de nouveaux documents en répétant la même opération autant de fois que nécessaire.
Si vous souhaitez supprimer un document de la liste, cliquez sur le pictogramme .
Lors de la première sélection de fichiers, tous les documents constituants le DCE ont comme statut « Initial » dans la colonne « Statut ».
Si vous décidez de mettre à jour un fichier constituant votre DCE, son statut passera alors en
« Modifié » dans la colonne « Statut ».
Les différents statuts sont : « Initial », « Modifié », et « Supprimé ».
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Une fois votre sélection terminée, cliquez sur [Valider] pour passer à l’étape suivante.
6.2 Option: documents constituants le DCE
Deux cas de figures peuvent se présenter lors de cette étape :
Soit l’administrateur de votre entité n’a pas défini les documents devant constituer le
DCE et dans ce cas, vous pouvez passer à l’étape suivante.
Soit l’administrateur de votre entité a défini les documents devant constituer le DCE et dans ce cas, vous devez associer les documents que vous avez sélectionné et les documents définis par votre administrateur.
L’administrateur peut définir les documents constituants le DCE en fonction de la procédure choisie.
Les deux cas sont présentés ci-après.
6.2.1 Cas 1 : l’administrateur n’a pas défini les documents devant constituer le DCE
Un message vous indique que l’administrateur n’a pas défini de documents devant constituer le DCE (ou le DAC). Vous pouvez cliquer sur [Valider] pour passer à l’étape suivante.
6.2.2 Cas 2 : l’administrateur a défini les documents devant constituer le DCE
Dans ce cas, un tableau s’affiche en indiquant dans la colonne de gauche, le nom des documents devant constituer le DCE tel que défini par l’administrateur de votre entité.
A gauche, vous retrouvez les documents que vous avez sélectionnés.
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Les documents suivis d’un astérisque sont obligatoires
Pour chaque document défini par l’administrateur, indiquez quel est le nom de votre document correspondant.
Les documents obligatoires sont indiqués par un astérisque rouge. Les documents sans astérisque sont facultatifs.
Une fois cette association terminée, vous pouvez cliquer sur [Valider] pour passer à l’étape suivante.
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6.3 Option : Module de gestion de DCE avec java
Si toutefois vous souhaitez mettre en ligne des dossiers en utilisant Java, notamment lorsque vos documents sont très volumineux, il est nécessaire de contacter le support pour activer cette option.
Sélectionnez (ou créez) un répertoire sur votre poste de travail ou sur le réseau de votre entité.
Ce répertoire sert à garder une trace de votre travail. Il est préférable que ce répertoire soit vide de tout document pour n’avoir que les documents liés à cette seule consultation.
Confirmez votre choix en cliquant [Oui]
L’interface de constitution de DCE apparaît.
6.4 Constituer le DCE
Mettre en ligne le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) consiste à envoyer sur le serveur les fichiers qui composent votre DCE afin de les mettre à disposition des opérateurs
économiques.
Pour pouvoir mettre en ligne votre DCE, vous devez auparavant le constituer, c'est-à-dire sélectionner les fichiers que vous voulez mettre en ligne et, éventuellement, créer une arborescence.
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ATTENTION : Avant de faire cette opération, votre DCE et tous les fichiers qui le composent, doivent déjà être présents sur votre espace de travail en local ou sur votre serveur.
6.4.1 L’interface de constitution du DCE
Actions sur les dossiers :
- [Ajouter] : créer un nouveau dossier
- [Supprimer] : supprimer un dossier
- [Renommer] : renommer un dossier
Actions sur les fichiers :
- [Visualiser] : permet de visualiser un document dans la colonne "contenu du dossier"
- [Vérifier la signature] : permet de vérifier la signature des documents contenus dans le DCE
- [Ajouter] : permet de parcourir votre poste de travail afin d’ajouter de nouveaux documents au DCE
- [Supprimer] : permet de supprimer un document du
DCE
- [Signer] : permet, si vous possédez un certificat de signature, de signer un document contenu dans le
DCE. A priori vous n’avez pas besoin d’utiliser cette
fonction
- [Tout signer] : permet de signer l’ensemble des documents constituant le DCE. A priori vous n’avez
pas besoin d’utiliser cette fonction
- [Importer] : permet d’ajouter un document signé par un tiers via le parapheur électronique. A priori vous
n’avez pas besoin d’utiliser cette fonction.
- [Ajouter RC] : permet de mettre en ligne votre
Règlement de Consultation
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6.4.2 Actions sur les dossiers
Par défaut, le DCE est composé d’un seul répertoire dans lequel vous allez ajouter les fichiers qui le composent.
Si vous le désirez vous pouvez créer une arborescence simple (un seul niveau) pour répartir ces éléments.
Vous disposez de trois fonctions pour gérer cette arborescence :
[Ajouter] :
vous permet de créer un nouveau dossier
[Renommer] :
vous permet de nommer le ou les dossiers créés (le nom par défaut est
"Nouveau dossier")
[Supprimer] :
vous permet de supprimer un dossier en trop.
Voici l’état de votre DCE par défaut : vous ne disposez que d’un répertoire nommé "Nouveau
dossier".
Ajouter
A chaque clic sur le bouton
[Ajouter], un nouveau dossier apparaît.
Notez que les dossiers ainsi créés sont nommés "Nouveau dossier-
01" puis "Nouveau dossier-02" etc.
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Renommer
Sélectionnez le répertoire à renommer (clic simple) et cliquez sur le bouton [Renommer].
Vous pouvez aussi tout simplement double-cliquer sur le répertoire à renommer.
Saisissez le nom de votre dossier.
Tapez sur la touche [Entrée] (ou
[Enter] de votre clavier).
Supprimer
Sélectionnez le dossier à supprimer
(clic simple). Le dossier sélectionné est surligné.
Cliquez sur le bouton [Supprimer] dans l’encadré « Action sur les
dossiers ».
Le dossier sélectionné est effacé.
6.4.3 Actions sur les fichiers
Les actions sur les fichiers permettent d’intervenir sur la composition du DCE que vous allez mettre en ligne.
Ces actions peuvent être divisées en trois groupes :
1)
Les actions de composition de votre sélection : fonctions [Ajouter] / [Supprimer] /
[Ajouter RC].
C’est votre principale utilisation de l’interface de composition de DCE. Ce sont les fonctions que vous utiliserez le plus souvent.
2)
Les actions de vérification : fonctions [Visualiser] / [Vérifier la signature]
- [Visualiser] vous permet de relire un document avant de le mettre en ligne. Pour visualiser un document, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Visualiser] dans l’encadré « Actions sur les fichiers ».
- [Vérifier la signature] ne vous sert qu’à vérifier la validité d’un document préalablement signé électroniquement. A ce stade de la procédure vous ne devriez pas avoir besoin de cette fonction
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3)
Les actions de signature : fonctions [Signer] / [Tout signer] / [Importer]
Ces fonctions sont utilisées dans le cas où vous désirez signer les éléments de votre
DCE avant de les mettre en ligne. A priori vous n’avez pas besoin d’utiliser ces
fonctions.
Si toutefois vous désirez signer des documents, vous devez disposer d’un certificat de
signature valide au nom du signataire.
Ajouter
La fonction Ajouter vous permet de sélectionner des fichiers présents sur votre ordinateur (ou sur le réseau de votre entité) avant de les mettre en ligne.
Puis cliquez sur
[Ajouter]
Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des documents
Une fenêtre de navigation s’ouvre.
Retrouvez dans votre arborescence les
éléments de votre DCE.
Sélectionner le ou les documents que vous souhaitez mettre en ligne puis cliquez sur [Ouvrir].
Une fenêtre de téléchargement s’ouvre.
Vos fichiers apparaissent désormais dans la colonne "Contenu du dossier"
Si vos fichiers se trouvent sur le réseau, pensez à vérifier auprès de votre service informatique qu'aucune restriction n'empêchera l'application de copier ces fichiers.
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Vos fichiers sont sélectionnés. Pour les mettre en ligne, vous devrez valider l’envoi sur le serveur.
ATTENTION : Vous pouvez mettre en ligne des fichiers de tout format dans votre
DCE (.pdf, .doc, .xls etc.) tout en respectant la logique de transmission des pièces
(par exemple : les pièces susceptibles d’être renseignées par les opérateurs
économiques –DC1, DC2 etc.- seront logiquement dans un format non bloqué comme
.doc ou .rtf).
Supprimer
Sélectionnez le document à supprimer de votre DCE et cliquez sur [Supprimer].
Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
Le document est supprimé de votre sélection.
Ajouter RC
Cette fonction vous permet de mettre le règlement de consultation (RC) en ligne dans un répertoire séparé afin de permettre aux opérateurs économiques d’ouvrir ou de télécharger directement le RC.
Cette action fonctionne comme la fonction [Ajouter] à la différence que vous ne devrez sélectionner que votre règlement de consultation.
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Page 41
6.5 Mettre en ligne le DCE
Une fois votre DCE constitué, cliquez sur
[Valider] pour le mettre en ligne
Une fenêtre de téléchargement s’ouvre.
Patientez jusqu’à la fin de l’opération de compression et d’envoi (cela peut prendre quelques minutes en fonction du volume de documents envoyés).
A la fin du téléchargement, cliquez sur
[Ok].
Votre DCE est désormais sauvegardé sur le service de dématérialisation du BOAMP.
Vous êtes redirigé vers le sous-menu [Gestion du DCE] où vous pouvez constater que votre dossier a bien été crée et qu’il est en attente de validation.
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Pour le rendre accessible aux entreprises, vous devez le faire valider par l’intervenant en charge de la validation de votre consultation.
Pour cela, cliquez dans le menu de gauche sur [Circuit de validation] pour initialiser le circuit de validation. Voir la section suivante [Gestion du DCE : le circuit de validation].
6.6 Gestion du DCE : le circuit de validation
Lorsque le DCE est constitué, vous devez initialiser le circuit de validation en cliquant dans la colonne de gauche sur [Le circuit de validation].
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6.6.1 Initialiser le circuit de validation
Vous pouvez insérer un commentaire à l’attention de l’intervenant en charge de la validation puis cliquez sur [Valider].
Le valideur reçoit alors un mail de notification lui indiquant qu’une consultation est en attente de sa validation.
6.6.2 Approbation par le valideur
Le valideur se connecte puis clique dans la colonne de gauche sur [Le circuit de validation].
Après avoir pris connaissance du DCE, il peut soit refuser en cliquant sur [Demander des
corrections], soit approuver en cliquant sur [Valider]. Dans les deux cas, il peut insérer un commentaire.
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Lorsque la validation a été réalisée, le statut passe en "Validée".
L’historique du circuit de validation est affiché en bas de page : il reprend tous les commentaires, les actions réalisées ainsi que le nom de l’intervenant qui a réalisé l’action.
Chaque action est horodatée.
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Page 45
6.6.3 Publier un DCE après validation
Une fois toutes les étapes du circuit de validation réalisées, vous accédez au menu [Gérer le
DCE] et cliquez sur [Publier].
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Dans l’exemple ci-dessus le DCE nommé "dce-v2.zip" est désormais visible dans la liste des documents déjà déposés.
Une fois le DCE validé, vous pourrez le mettre en ligne en cliquant sur [Ouvrir la
consultation en ligne].
[Mettre en ligne la consultation]
6.7 Modifier le DCE
N.B: Il est possible de modifier le DCE ou d’y adjoindre des annexes jusqu’à la fermeture de la consultation même si la consultation est déjà ouverte.
Toutefois, toute modification du DCE, y compris la mise en ligne d’une annexe, génèrera automatiquement l’envoi d’un mail aux entreprises inscrites sur les registres de votre consultation.
Pour accéder à l’interface de gestion du DCE, cliquez sur [Gérer le DCE] dans le menu
[Consultation en cours].
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Page 47
Le menu de gestion du DCE s’affiche :
6.7.1 Supprimer
Supprime le document (version du DCE ou Annexe) du serveur. Cette fonction vous permet de supprimer une version du DCE surnuméraire ou obsolète.
ATTENTION : Cette opération est définitive. Toutefois le DCE sur votre poste de travail n’est pas supprimé.
6.7.2 Modifier
Modifie le contenu du document mis en ligne.
Si vous activez cette fonction vous accéderez à l’interface de composition du DCE.
Vous constaterez que l’interface affiche alors le contenu du DCE tel qu’il était lors de sa mise en ligne.
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Si un des fichiers composant le DCE est incorrect, vous devrez le supprimer et ajouter le document modifié.
Mettre en ligne le DCE modifié créera systématiquement une deuxième version de votre dossier. Les nouvelles versions créées seront nommées "dce-v2.zip" puis "dce-v3.zip" etc.
Seule la dernière version du DCE mis en ligne est visible des entreprises. En tant qu’acheteur, vous gardez l’historique de chaque DCE mis en ligne.
6.7.3 Créer annexe
Créer une annexe au DCE déjà mis en ligne.
Si vous activez cette fonction vous accéderez à l’interface de mise en ligne qui fonctionne exactement de la même façon que l’interface de composition du DCE.
Cependant, contrairement à ce qui ce passe quand vous utilisez la fonction [Modifier] l’interface de mise en ligne sera vierge. Il s’agit bien de mettre en ligne des documents supplémentaires.
6.7.4 Télécharger
Télécharger le document (version du DCE ou Annexe). Cette fonction vous permet de récupérer les fichiers mis en ligne si, pour une raison ou pour une autre, vous n’avez pas ou plus accès aux fichiers originaux sur votre poste de travail (ou le réseau de votre entité).
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7 Mettre en ligne une consultation
Mettre en ligne une consultation permet de rendre votre consultation publique, c'est-à-dire visible par les opérateurs économiques.
Cette opération ne peut être effectuée qu’une fois votre avis initial publié
Cette opération est définitive. Une fois votre consultation ouverte, votre consultation devient visible par les entreprises, et ce jusqu’à la date de la fermeture. Si vous avez choisi une mise en ligne de DCE obligatoire, vous devrez d’abord mettre en ligne le
DCE avant d’ouvrir la consultation.
Afin de mettre en ligne votre consultation, cliquez sur [Gérer le DCE] dans le menu
[Consultation en cours].
Si l’avis initial n’est pas publié
, le message suivant s’affiche : "La consultation ne peut être ouverte : l’avis initial n’est pas encore publié". Vous ne pouvez donc pas encore mettre en ligne votre consultation.
Connectez-vous une fois votre avis publié.
Si votre avis initial est publié
, le bouton [Ouvrir la consultation en ligne] est accessible.
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Après avoir cliquez sur le bouton [Ouvrir la consultation en ligne], un message s’affiche indiquant que les candidats potentiels auront accès au DCE.
La date limite de réception des plis est indiquée ainsi que la date et l’heure à laquelle se fermera la consultation.
Cliquez à nouveau sur [Ouvrir la consultation en ligne].
La page récapitulant la date de mise en ligne de la consultation, son intitulé et sa référence technique sont ici rappelés.
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Page 51
Votre consultation est désormais disponible pour les opérateurs économiques.
Cliquez sur le bouton [Continuer].
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Page 52
8 Communiquer avec les entreprises : les échanges sécurisés
Vous disposez d’un espace de correspondance sécurisé qui vous permet de communiquer des documents aux entreprises ou d’en recevoir.
L’espace d’échanges sécurisés est différent d’un simple envoi par mail ; cela correspond plus
à un envoi en recommandé postal : vous déposez un document sur le serveur, l’opérateur
économique reçoit un mail de recommandé et va télécharger le document envoyé.
Tous les échanges peuvent êtres suivis en temps réel et sont assortis de preuves électroniques
(preuve de dépôt de recommandé, preuve de consultation de recommandé). Comme toutes les preuves générées par la solution, les recommandés électroniques peuvent être téléchargés.
Ces preuves jouent le même rôle que les accusés de dépôt et de réception de la poste et constituent un commencement de preuve en cas de litige.
Pour accéder au module de correspondance, cliquez sur [Gérer les échanges sécurisés] dans la colonne de gauche.
L’écran est divisé en deux sections :
Envoyer un document :
Cet espace vous permet d’envoyer un document ou de notifier aux entreprises la mise en ligne d’un nouveau document (DCE, annexe, etc…)
Suivi des échanges sécurisés :
Cet espace vous permet de suivre l’ensemble des documents envoyés [Mes demandes / mes réponses] ou les courriers que vous avez reçus [Demandes des entreprises].
Gérer les courriers envoyés
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Gérer les courriers reçus
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8.1 Gestion des envois
8.1.1 Sélection du type de document à envoyer
Vous pouvez décider de transmettre un courrier aux entreprises.
Ce courrier doit être rédigé et sauvegardé sur votre poste avant d’être transmis.
Il ne s’agit pas d’envoyer un mail mais bien de transmettre un document (sous la forme d’un fichier .doc ou .pdf par exemple).
Sélectionnez un type de document à transmettre
ATTENTION : Vous pouvez transmettre n’importe quel type de courrier aux entreprises mais certains d’entre eux nécessitent une signature électronique.
Cliquez sur [Valider] pour confirmer votre choix
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8.1.2 Mise en ligne du document à transmettre
Si vous avez choisi de mettre en ligne un document à destination des opérateurs économiques, après avoir cliqué sur [Valider], l’environnement Java se lance et vous disposez d’une interface de mise en ligne.
Cliquez ici pour valider l’envoi
Sélectionnez un document à mettre en ligne
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Page 55
8.1.3 Envoi du mail de recommandé
Une fois le document à transmettre aux opérateurs économiques mis en ligne, un écran d’envoi en recommandé s’affiche. Vous pouvez lire le corps du message qui sera envoyé.
Ajouter le(s) destinataire(s) du mail de recommandé
N.B : Le champ "Complément d’information" sert à informer les opérateurs économiques sur le type de document transmis, il ne s’agit pas du courrier lui-même
Ci-dessous le message type envoyé aux destinataires :
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Page 56
Dès que vous avez ajouté les destinataires, cliquez sur le bouton [Valider et passer à l’étape
suivante].
N.B: Vous ne pouvez envoyer de messages qu’aux opérateurs économiques présents dans vos registres
8.2 Gestion des documents reçus
Si une entreprise utilise l’espace d’échanges sécurisés pour vous transmettre un document en recommandé, les destinataires des messages, indiqués lors de la création de la consultation, recevront un mail d’alerte :
Cliquez sur le lien en bleu (ou si cela ne fonctionne pas, copiez / collez l’adresse) pour être redirigé vers la consultation sur laquelle le soumissionnaire vous a transmis un message.
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Dans le menu [Consultation en cours], cliquez sur [Gérer les échanges sécurisés] puis sur
[Demandes des entreprises].
Sélectionnez le document à récupérer en cochant la case correspondante et cliquez sur
[Télécharger].
Cliquez sur le bouton [Choisir répertoire] pour sélectionner votre dossier de destination puis sur [Télécharger].
1
Sélectionner le répertoire de destination
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2
Télécharger le registre
Page 58
Lorsque la mention
"Terminé"
s’affiche en bleu : votre document est accessible (au format
.zip) dans le répertoire que vous avez sélectionné.
8.3 Notifier le DCE, le DAC ou une Annexe
Cette opération permet d’envoyer à un opérateur économique présent dans vos registres un mail lui donnant accès à votre DCE, DAC ou Annexe précédemment mis en ligne sur la
plateforme (Reportez-vous à la section
Le candidat potentiel recevra un mail avec un lien pointant directement sur votre consultation.
Pour notifier le DCE, cliquez sur [Gérer les échanges sécurisés] dans le menu [Consultation
en cours]. Dans la partie, "Envoyer un document", sélectionnez le document à notifier et cliquez sur le bouton [Notifier].
Sélectionnez le document à notifier et cliquez sur [Notifier]
Sélectionnez le ou les candidats auxquels vous souhaitez donner accès au DCE.
Puis cliquez sur [Valider et passer à l’étape suivante] en bas de votre écran.
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Cliquez sur [Valider] pour confirmer l’envoi du mail de notification ou sur [Corriger] pour modifier la liste des destinataires ou encore le champ de texte libre.
Enfin cliquez sur [OK] pour confirmer l’envoi.
Le mail de notification a été envoyé aux destinataires.
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Pour information, voici à quoi ressemble le mail reçu par le destinataire :
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9 Gestion des Questions / Réponses
Le module de gestion des Questions / Réponses est accessible depuis le menu [Gérer les
questions / réponses] dans [Consultation en cours].
Ce module permet aux entreprises de vous poser des questions en cours de procédure. Vous pouvez ensuite y répondre à partir de votre espace acheteur.
Vous pourrez également, si besoin, ajouter une question et sa réponse.
Vous avez aussi la possibilité de modifier une question posée par une entreprise si celle-ci a indiqué des éléments confidentiels tels que son identité. La question initiale est tout de même conservée pour la traçabilité mais n’est pas visible des entreprises.
L'historique des questions / réponses sera accessible par les entreprises tout au long de la procédure. Cette fonctionnalité est une alternative à l'utilisation du module d'échanges sécurisés.
A noter qu’à chaque publication de nouvelle réponse, un document est annexé au DCE et disponible aux entreprises via l’espace de téléchargement partiel.
9.1 Illustration du processus des questions / réponses
Vous trouverez ci-dessous un exemple complet illustrant ce processus de questions / réponses :
1 -
L’entreprise se connecte à son compte et accède à une consultation. Elle a la possibilité de poser une question sur un marché en cliquant sur [Questions / Réponses] puis sur le bouton [Poser une question].
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Page 62
Rédigez la question puis cliquez sur [Valider]
2 -
L’entreprise reçoit automatiquement un mail lui confirmant la prise en compte de sa question.
La question posée est reprise dans le mail de notification de dépôt de question.
3 -
L’acheteur public désigné comme destinataire des mails d’alerte est automatiquement notifié du dépôt d’une question par une entreprise sur le marché concerné :
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Page 63
4 -
Connectez-vous sur la solution pour prendre connaissance de la question et y répondre.
Les questions en attente de réponse ont le statut "A traiter".
Question à traiter
Cliquez sur [Répondre] afin d’accéder à l’écran ci-dessous lui permettant de formaliser sa réponse.
Guide d’utilisation – Service de dématérialisation du BOAMP. Profil Acheteurs
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Saisie de la réponse
Enfin cliquez sur [Valider] pour passer à l’étape suivante.
5 -
Pour rendre la réponse publique, vous devez cliquer sur le bouton [Publier les questions /
réponses] :
Guide d’utilisation – Service de dématérialisation du BOAMP. Profil Acheteurs
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6 -
L’ensemble des entreprises présentes dans les registres des retraits ou des dépôts au moment de l’ajout de la réponse sont automatiquement alertées par e-mail :
Un document est annexé au DCE et disponible aux entreprises via l’espace de téléchargement partiel.
7 -
Les entreprises ont alors accès à la question et sa réponse sur la solution, même si elles ne sont pas connectées :
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Historique des questions / réponses
9.2 Le tableau de bord des questions cross-consultations
Lorsque vous cliquez sur [Consultations de mon entité], vous avez également accès au bloc des alertes indiquant les marchés ayant des questions en attente.
En cliquant sur le tableau des alertes, le tableau de bord des questions en attente s’affichent.
Cliquez sur la consultation souhaitée.
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Guide d’utilisation – Service de dématérialisation du BOAMP. Profil Acheteurs
Page 68
10 Gestion des registres
Pour accéder aux registres, cliquez sur [Gérer les registres] dans le menu de gauche
[Consultation en cours].
Le registre des retraits du DCE s’affiche sur la partie droite de votre écran.
Notez que 2 sous-menus s’affichent désormais :
[Les retraits de DCE]
: registre des retraits du DCE
[Les dépôts de plis]
: registre des dépôts de plis
Par défaut, c’est le registre des retraits qui s’affiche.
Pour afficher le registre des dépôts, cliquez sur le lien correspondant.
10.1 Informations sur les candidats
Votre registre affiche tous les retraits (ou dépôts dans le cas du registre des dépôts) effectués sur la consultation depuis l’ouverture de la consultation, classés par date et heure.
Les détails affichés sont : la raison sociale de l’entreprise, l’adresse postale, l’adresse mail du contact, l’heure et la date de retrait / dépôt ainsi que la liste des documents téléchargés. pascaline.gojin@entreprise.com
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Le nombre de retraits anonymes sont comptabilisés et affichés sur la page des registres des retraits.
Les retraits / dépôts sont horodatés par notre serveur et ne dépendent pas de l’horloge de votre ordinateur.
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10.2 Liste des actions sur les registres
A partir de ces registres, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Bouton
Description de l’action
Télécharge les registres.
Cette fonction vous permet d’enregistrer les registres au format .csv ainsi que les preuves de dépôts de plis.
Cette fonction est à utiliser pour récupérer les preuves et sera effectuée de préférence après la fermeture de la consultation.
Affiche le registre en cours dans une nouvelle fenêtre HTML afin de pouvoir lancer une impression
Génère le registre en cours (consolidé
1
) au format .pdf. Ce fichier peut ensuite être imprimé ou sauvegardé
Permet de saisir les retraits effectués de manière classique
(envoi ou retrait du DCE papier)
Ferme la consultation.
A partir du moment où la consultation est fermée les opérateurs économiques n’ont plus accès à votre consultation.
La consultation sera fermée automatiquement à la date limite de remise des plis mais vous avez la possibilité de la fermer avant manuellement.
10.3 Ajouter un candidat papier
Cette fonction vous permet de saisir tout retrait du DCE ou tout dépôt de plis "papier", c'est-àdire transmis de manière physique, dans vos registres électroniques.
Les candidats saisis de cette manière seront maintenus dans la boucle d’information, ils recevront par exemple des messages pour les informer de toute modification de votre DCE et vous pourrez leur envoyer des courriers recommandés électroniques.
Cliquez ici
Une nouvelle fenêtre s’affiche.
Renseignez les informations sur le candidat et cliquez sur [Valider].
1
Un registre consolidé reprend la liste de tous vos retraits ou dépôts électroniques ainsi que de tous les candidats "papier" que vous avez saisis grâce à la fonction [Ajouter un retrait / dépôt papier].
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Page 71
Les champs pourvus d’un astérisque sont obligatoires.
Le candidat ajouté apparaît désormais dans votre registre :
Retrait
électronique
Retrait sur support physique
10.4 Modifier les informations relatives à un candidat ajouté
Les informations que vous avez saisies à propos d’un candidat papier peuvent être modifiées pour vous permettre de corriger une erreur de saisie.
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Pour accéder à la modification, cliquez sur l’icône [Détail] sur la ligne du candidat à modifier :
La fiche du candidat apparaît.
Cliquez sur [Modifier] si vous désirez éditer la fiche du candidat ou sur [Supprimer] pour l’effacer (si par, exemple, vous avez entré le candidat dans le mauvais registre).
10.5 Générer la liste au format .pdf
Cette fonction vous permet d’afficher (et éventuellement de sauvegarder et / ou d’imprimer) une liste des retraits du DCE et des dépôts de réponse en format .pdf.
Attention : tant que la date limite de remise des plis n’est pas dépassée, ce registre ne présente qu’un état temporaire de l’activité des entreprises sur votre consultation.
Dans le menu [Consultation en cours], cliquez sur [Gérer les registres] puis, sur [Gérer les
retraits du DCE] ou sur [Gérer les dépôts de plis] en fonction du registre que vous souhaitez afficher.
Cliquez sur [Générer la liste au format PDF].
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Le registre consolidé (candidats électroniques et candidats papier) s’affiche dans une fenêtre.
10.6 Télécharger les registres
Cette action vous permet de récupérer les registres ainsi que les éventuelles preuves de dépôt.
Le téléchargement des registres n’a de sens qu’une fois la consultation fermée.
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11 Gérer une consultation existante
11.1 Accéder à une consultation existante
11.1.1 Mes consultations
Le menu [Mes consultations] vous permet d’accéder à l’ensemble des consultations que vous avez créées. Dans la partie supérieure de la page, vous bénéficiez d’un moteur de recherche et dans la partie inférieure, vous avez un tableau avec la liste des consultations.
En cliquant sur une consultation dans le tableau, vous accédez à la fiche de votre consultation.
11.1.2 Consultations de mon entité
En cliquant sur [Consultations de mon entité], vous accédez à l’ensemble des consultations produites sur votre entité. Le tableau de bord vous permet de distinguer les procédures ouvertes et les procédures restreintes ainsi que les étapes de chaque type de procédure.
Un bloc apparait en haut de la page si vous avez des questions pour lesquelles des entreprises attendent des réponses de votre part.
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11.1.3 Consultation en cours
En cliquant sur une consultation présente dans le tableau de vos consultations ou des consultations de votre entité, vous accédez directement au menu [Consultation en cours] dont les sous-menus s’affichent.
Quand vous créez une consultation, ou que vous accédez à une consultation, la partie gauche de votre écran affiche un menu de suivi, le menu [Consultation en cours].
Ce menu, véritable fil rouge, vous permet d’accéder à toutes les fonctions de gestion de votre consultation.
En un coup d’œil, il vous tient informé des actions que vous pouvez réaliser et de celles qui sont déjà effectuées.
Le menu de suivi est un menu contextuel. Cela signifie que l’affichage de ce menu dépend des actions que vous avez effectuées, du stade de la procédure et des droits dont vous disposez.
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Phases traitées
Phase non accessible
Le menu [Consultation en cours] :
Lorsque vous êtes sur une étape (ici par exemple [Modifier
la consultation]), celle-ci apparait en couleur
Quand une phase est activée, des sous-menus liés à cette phase peuvent s’afficher (ici par exemple le sous-menu
[Décrire le marché]).
Les titres des différentes phases apparaissent en gris sur fond blanc quand vous pouvez y accéder, en gris sur fond gris clair quand elles ne sont pas accessibles (soit cette phase n’est pas encore active ou n’est plus active, soit vous ne disposez pas des droits pour y accéder).
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11.2 Liste des sous-menus du menu [Consultation en cours]
ATTENTION
Les actions marquées en
gras et en rouge
sont définitives.
Les sous-menus
Fiche consultation
Fiche Avancement
Journal des événements
Journal des notifications
Modifier la consultation
Désigner les acteurs
Décrire le marché
Le circuit de validation
Gérer le DCE
Gérer les échanges sécurisés
Actions possibles
Accès aux fonctions de suivi d’une consultation, affichage de la fiche de la consultation
Affichage de la fiche d’avancement qui retrace les éléments mis en ligne et les plis reçus
Affichage du journal des événements qui retrace l’ensemble des actions effectuées sur une consultation
Affichage du journal des notifications des entreprises suite à une modification du dossier de consultation des entreprises (DCE) ou suite à la publication de Questions / Réponses
Modifier une consultation déjà créée
Désigner ou modifier la liste des utilisateurs autorisés à accéder à votre consultation et leurs droits associés
Renseigner ou modifier les informations relatives à votre marché (anonymat des réponses, destinataires des notifications)
Initier la validation et valider le DCE avant sa mise en ligne
Composer le DCE
Mettre en ligne le DCE
Gestion des versions et des annexes au DCE
Supprimer un DCE en ligne
Mettre en ligne la consultation
Accès au module de gestion de la correspondance. Envoi et réception de courriers électroniques recommandés
Gestion des questions / réponses et historique
Gérer les questions/réponses
Accès aux registres (retraits du DCE / Dépôts de réponse)
Gérer les registres
Fermer la consultation
Gérer les retraits de DCE
Gérer les dépôts de plis
Visualiser le registre des retraits du DCE
Imprimer le registre des retraits du DCE
Générer le registre des retraits en .pdf
Gestion des retraits "papier"
Télécharger le registre des retraits au format .csv (base de données)
Visualiser le registre des dépôts de plis
Imprimer le registre des dépôts de plis
Générer le registre des dépôts en .pdf
Gestion des dépôts "papier"
Télécharger le registre des dépôts au format .csv (base de données)
Gérer les réponses
Traitement des dépôts de plis transmis par voie électronique
Préparation de la commission Téléchargement des plis chiffrés (= cryptés)
Sélection des enveloppes à ouvrir
Candidatures
Ouverture (= déchiffrement) des enveloppes de candidature
Gestion des plis ouverts (vérification des signatures, visualisation, mise en quarantaine, suppression des plis non ouverts)
Renseigner les décisions de la commission (en option) d’ouverture des candidatures
Gérer les offres
Terminer
Achever
Imprimer le rapport des décisions
Sélection des enveloppes d’offre et des lots à ouvrir
Ouverture (= déchiffrement) des enveloppes d’offre
Gestion des plis ouverts (vérification des signatures, visualisation, mise en quarantaine, suppression des plis non ouverts)
Renseigner les décisions de la commission (en option) d’ouverture des offres
Imprimer le rapport des décisions
Gestion de la consultation terminée
Bloquer toute action nouvelle sur la consultation de manière à pouvoir générer les preuves
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Télécharger
Préparation de l’archive
Télécharger l’ensemble des éléments relatifs à votre consultation (registres, preuves, DCE, journal des évènements etc.)
Vérifier les preuves
(en option) Générer les fichiers à archiver
Modifier les éléments à archiver (ajouter, supprimer,) sur votre consultation
Préparer des paquets d’archives
Supprimer toute trace de la consultation
Supprimer
11.3 Pour suivre l’avancement de votre consultation : la « fiche de la consultation »
Le sous-menu [Fiche de la consultation] vous permet de suivre l’état d’avancement et l’historique de votre consultation.
Grâce au menu de la [Fiche de la consultation], vous pouvez visualiser d’un seul regard l’ensemble des données liées à votre affaire, y compris les actions effectuées et celles qui restent à faire.
En cliquant sur [Fiche de la consultation], le sous-menu se déroule. Pour accéder aux sousmenus tels que [Fiche Avancement] ou [Journal des évènements], ou encore [Journal des
notifications] cliquez sur le lien correspondant.
Le sous-menu [Fiche de la consultation] :
La
Fiche avancement
vous permet de suivre la diffusion du
DCE ainsi que de comptabiliser les réponses reçues.
Le
Journal des évènements
affiche la liste de toutes les actions effectuées sur la consultation. Ces actions sont horodatées.
Le
Journal des notifications
vous permet de visualiser l’ensemble des notifications effectuées via le module des
échanges sécurisés ou le module des questions / réponses.
(Nom des entreprises, date et heure de l’envoi). Dans le cadre d’une procédure restreinte, les notifications de la phase candidatures et celles de la phase offres sont dissociées
Par défaut, la fiche de la consultation s’affiche sur la partie droite de votre écran.
Voir l’exemple ci-dessous :
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Page 79
Actions effectuées et actions disponibles
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Page 80
12 Fermer la consultation
12.1 Fermeture automatique de la consultation
Fermer la consultation retire votre consultation de la sphère publique.
La consultation se fermera automatiquement à la date et l’heure de la date limite de remise des plis saisie dans votre avis.
Une fois la fermeture effectuée, les opérateurs économiques n’auront plus accès à votre consultation.
12.2 Fermeture manuelle de la consultation
La fermeture manuelle de la consultation est possible à tout moment. Pour se faire, cliquez sur
[Fermer la consultation]. Une fenêtre s’affiche pour vous demander de confirmer la fermeture manuelle anticipée.
ATTENTION : Cette opération est définitive. Une fois la consultation fermée il n’est plus possible de la rouvrir.
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Page 81
13 Télécharger les registres
Il s’agit de récupérer les registres au format .csv (valeurs séparées par des virgules) afin de conserver une trace de vos registres sur votre poste de travail.
ATTENTION : Cette opération nécessite l’installation de l’application Java.
Si vous avez reçu une ou plusieurs réponses dématérialisées, le téléchargement des registres s’accompagne du téléchargement des preuves de dépôts des opérateurs économiques.
ATTENTION : Cette opération est obligatoire. Vous ne pourrez pas télécharger vos plis chiffrés (c’est-à-dire cryptés) sans avoir auparavant téléchargé vos registres.
Dans le menu [Consultation en cours], cliquez sur [Gérer les registres].
Sur la page des « Registres », cliquez sur le bouton [Télécharger].
Notez que vous n’avez pas besoin de renouveler cette opération : vous téléchargez de fait les deux registres (retraits et dépôts).
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Page 82
L’environnement Java se lance puis la page de téléchargement des registres s’affiche.
1
Sélectionner le répertoire de destination
2
Télécharger le registre
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Page 83
14 Retirer et ouvrir les plis
Vous allez maintenant télécharger les plis relatifs à votre consultation. Ces plis sont chiffrés
(c’est-à-dire cryptés), ils contiennent l’ensemble des plis reçus qui ne seront ouverts qu’au moment de la phase d’ouverture.
Pour commencer l’opération de retrait des plis, depuis le menu consultation en cours, cliquez sur [Gérer les offres].
Le menu [Gérer les offres] est accessible lorsque la consultation est fermée et que les registres ont été téléchargés.
A noter que si vous étiez dans le cadre d’une procédure restreinte ou négociée, ce menu se nommerait [Gérer les candidatures].
Tous les plis reçus sur la consultation sont affichés ainsi que la date et l’heure de chaque dépôt.
Cliquez sur le bouton [Retirer les plis].
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L’environnement Java se lance puis la page de téléchargement des registres s’affiche.
Dans la section qui s’affiche, cliquez sur [Choisir Répertoire]. Pour lancer le téléchargement, cliquez sur [Télécharger].
1
Sélectionner le répertoire de destination
2
Cliquez sur
[Télécharger]
Lorsque la mention
"Terminé"
apparaît, cliquez sur [Retour].
Les plis sont maintenant téléchargés sur votre poste de travail. Vous ne pouvez cependant ni les ouvrir ni les lire : ils sont chiffrés (ou cryptés).
ATTENTION : Il est déconseillé de télécharger les plis sur le serveur de votre entité, la politique de sécurité mise en place par votre service informatique pouvant entraîner le blocage de l'application.
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Il est donc fortement recommandé de télécharger les plis dans un répertoire en
local sur le disque du poste qui sera utilisé lors de la CAO.
14.1 Sélectionner les offres à ouvrir
Pour accéder à la page de téléchargement des offres, cliquez sur [Gérer les offres] puis sur
[Ouvrir les offres].
Pour chacun des plis de réponse reçus, vous allez devoir sélectionner les lots que vous souhaitez ouvrir. Cliquez sur [Choisir l’offre].
Une nouvelle fenêtre apparaît.
Choisissez les lots puis cliquez sur [Valider].
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Répétez cette opération autant de fois que vous avez de plis de réponse.
14.2 Ouvrir les plis
Une fois les lots sélectionnés, cliquez sur [Ouvrir les offres].
Lots sélectionnés
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Validez votre choix en cliquant sur [Valider l’ouverture des offres].
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Cliquez sur [Déchiffrer], sélectionnez le certificat de chiffrement du BOAMP.fr et cliquez sur [Valider].
Les lots sélectionnés sont désormais ouverts et disponibles sur votre poste de travail dans le répertoire de destination
2
. Voir la section suivante pour le traitement des plis ouverts.
2
Il s’agit du répertoire sélectionné lors du téléchargement des plis
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14.3 Traitement des plis ouverts
Une fois les enveloppes ouvertes (c’est-à-dire déchiffrées), une nouvelle fenêtre apparaît.
A
D
E
B
C
F
Légende :
A
Sélection du pli à consulter
B
Etat des enveloppes du pli sélectionné : Chiffrée / Déchiffrée
C
Contenu de l’enveloppe sélectionnée : nom des documents et état de signature (non signé / signé / signé invalide)
D
Ouvrir le document sélectionné dans une nouvelle fenêtre
E
Lire les informations sur la signature du document (date de signature, informations sur la validité, nom du signataire etc.)
F
Permet de déchiffrer des plis qui n’ont pas encore été déchiffrés (erreur de sélection par exemple)
G
Efface définitivement les plis que vous n’avez pas ouverts (hors délais). Cette opération équivaut au renvoi des plis non ouverts. Les entreprises concernées devront par ailleurs en être informées par vos soins.
14.3.1 Visualiser un document
La fonction [Visualiser] permet d’accéder au contenu des documents ouverts sans quitter la solution.
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G
ATTENTION : Cette fonction ne peut être utilisée que si vous possédez le logiciel adéquat pour lire le type de format du document (Microsoft Word pour ouvrir un document en .doc par exemple).
Notez que les documents décryptés sont également accessibles dans votre répertoire de destination
Sélectionnez un document (encadré
C
) et cliquez sur le bouton [Visualiser] (encadré
D
).
Une fenêtre s’ouvre :
Cliquez sur [Ouvrir] pour ouvrir une fenêtre de visualisation ou sur [Enregistrer] pour télécharger le document.
14.3.2 Vérifier la signature
En fonction du respect de critères de validité, l’application va attribuer un niveau de validité
(de "non signé" à "signature techniquement valide") à la signature électronique :
Signé
: le document est considéré comme signé au même titre qu’un document papier.
Signé incertain
: un problème empêche de fixer un niveau de validité à la signature.
Signé invalide
: la signature n’est pas recevable. Vous pouvez considérer ce document comme non signé.
Non signé : le document n’a pas été signé.
Ce document n’est pas signé
Ces documents ont été correctement signés
Ce document a mal été signé. La signature n’est pas recevable.
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Pour obtenir des informations complémentaires sur une signature, sélectionnez le document puis cliquez sur [Vérifier la signature].
La fenêtre de vérification de signature s’ouvre :
1
2
3
4
L’opération de vérification de la signature vous donne accès aux informations suivantes :
1 : Validité de la signature
2 : Nom du signataire
3 : Nom de l’autorité de certification
4 : Horodatage de la signature
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14.4 Traitement des plis non ouverts
Vous pouvez vous retrouver en commission d’ouverture dans la situation suivante :
Dans l’exemple ci-dessus, "l’offre-lot-1" a été ouverte.
"L’offre-lot-2" et "l’offre-lot-3" n’ont pas été ouvertes.
Si ces plis ont été laissés chiffrés parce que vous ne souhaitiez pas les ouvrir (hors délai ou lot non sélectionné après analyse de la candidature), vous pouvez utilisez la fonction [Supprimer
les plis non ouverts].
Si, au contraire, les plis laissés chiffrés doivent être ouverts (problème technique lors de l’ouverture), alors vous utiliserez la fonction [Déchiffrer].
ATTENTION : Ces opérations sont définitives.
Un pli supprimé est totalement effacé de l’application et ne pourra être récupéré par la suite.
Un pli déchiffré ne pourra plus être considéré comme non ouvert.
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14.4.1 Supprimer les plis non-ouverts
Cette opération est l’équivalent électronique du renvoi des enveloppes non-ouvertes aux candidats.
Supprimer les plis non-ouverts provoque les conséquences suivantes :
Les plis et les clés sont définitivement effacés de votre poste.
Il devient désormais impossible d’ouvrir ces plis à l’avenir.
La suppression génère une preuve de non-ouverture.
Vous devez par ailleurs informer les candidats dont les plis ont été supprimés (information des candidats non-retenus).
Une fenêtre de confirmation s’ouvre.
Cliquez sur [Oui] pour supprimer définitivement les plis non-ouverts.
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14.4.2 Déchiffrer les plis non ouverts
Cette opération sert à rattraper une erreur technique apparue au moment de l’ouverture.
Quand vous sélectionnez un pli chiffré, la fenêtre de contenu du pli disparaît (le contenu chiffré n’est pas lisible) et le bouton [Déchiffrer] devient disponible.
Cliquez sur [Déchiffrer].
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15 Terminer la consultation
15.1 Achever la consultation
Cette action est la dernière étape de la procédure dématérialisée. Elle vous permet de bloquer toute nouvelle action afin de pouvoir effectuer les phases d’archivage. Vous ne pourrez pas télécharger les preuves avant d’avoir achevé votre consultation.
ATTENTION : Cette opération ne doit être effectuée qu’une fois que vous avez fait tout ce que vous avez à faire sur une consultation
3
.
Elle est définitive.
Une fois cette procédure achevée, il ne vous sera plus possible d’effectuer des
actions sur votre consultation à l’exception du retrait des preuves et de la suppression de la consultation.
Le message ci-dessous apparait vous indiquant la procédure à suivre pour achever votre consultation et télécharger les éléments récapitulatifs de la consultation dont les preuves.
Cliquez sur [Terminer] puis sur [Achever].
3
Si vous désirez utiliser le module de correspondance électronique sécurisée pour notifier l’attribution, la déclaration de marché sans suite etc., vous devez le faire avant d’achever votre consultation.
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Cochez la case
Puis cliquez ici
Cliquez sur [OK].
Votre consultation est maintenant achevée. Notez que dans votre menu
[Consultation], tous les boutons sont désormais grisés sauf [Fiche consultation] et
[Gérer la publication].
15.2 Télécharger les preuves
Cette opération vous permet de récupérer l’ensemble des éléments liés à votre consultation c'est-à-dire :
Les documents ayant transité en clair sur la solution (DCE, DAC, annexes, correspondances du sas d’échanges sécurisés, etc.)
Les documents de suivi (registres en .pdf et en .csv, journaux des évènements, etc.)
Les preuves (preuve de dépôt de pli, recommandés électroniques, etc.)
Ce qui représente l’ensemble des éléments dont vous avez besoin pour procéder à votre archivage à l’exception des plis déchiffrés qui sont en votre seule possession.
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Cliquez sur [Terminer] puis sur [Télécharger].
Cliquez sur [Choisir Répertoire].
Sélectionner votre répertoire de destination et cliquez sur [Enregistrer].
Confirmez en cliquant sur le bouton [OK] sur la page qui s’affiche.
Cliquez sur [Télécharger].
La mention
"Terminé"
apparaît : vous avez téléchargé avec succès le répertoire des preuves.
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Tous les éléments nécessaires à l’archivage de votre consultation sont désormais sur votre poste de travail.
Pour lire les preuves électroniques, vous aurez besoin d’utiliser les outils de vérification de preuves de la solution.
Vous pouvez cliquer sur le bouton [Vérifier preuves] de cet écran ou sur les outils disponibles depuis votre page d’accueil
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15.3 Vérifier les preuves
15.3.1 Liste des fichiers de preuves
L’application de dématérialisation produit un certain nombre d’éléments de preuve et de suivi de votre consultation.
Voici la liste de toutes les preuves générées et leur signification :
Ext. Signification
*.pad Fichier descripteur, il précise le chemin des différents fichiers d’un parapheur
*.par Parapheur, archive contenant les fichiers
*.sig
Signature, elle reprend le nom et l’extension de son fichier "origine"
*.pep
Preuve d’envoi en publication
*.pdr
Preuve de dépôt d’un recommandé (envoi par une entreprise)
*.per
Preuve d’envoi d’un recommandé (envoi par la personne publique)
*.pcr
Preuve de consultation d’un recommandé
*.cry Enveloppe cryptée représentant selon le cas une candidature ou une offre
*.cle Clé correspondant à une enveloppe candidature ou offre selon le cas
*.pli
Archive comprenant l’ensemble des enveloppes cryptées
*.pde
Preuve de dépôt d’empreinte
*.pdp Preuve de dépôt de pli
*.pop
Preuve d’ouverture de pli
15.3.2 Organisation de votre répertoire de preuves
Dans le répertoire que vous avez désigné pour le téléchargement des preuves, l’application de dématérialisation a créé un dossier.
Ce dossier se présente comme suit :
Référence de votre consultation
Voici ce que contient le répertoire de preuves :
Les preuves et les éléments à archiver de votre consultation sont classés.
Vous disposez d’un fichier contenu qui liste tous les éléments présents dans votre arborescence.
Référence technique
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15.3.3 Vérifier les preuves
Accéder à l’outil de vérification des preuves
Cliquez sur [Vérifier les preuves]
Vous pouvez également accéder à cet outil via le menu de gauche [Services] en cliquant sur
[Outils] puis [Vérification des preuves].
Notez que les outils de vérification de preuves sont toujours accessibles, y compris si votre consultation a été supprimée.
Vérifier les preuves
Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
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Sélectionnez la preuve à vérifier et cliquez sur [Ouvrir].
Vous accédez à l’écran de vérification de preuves.
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pascaline.gojin@entreprise.com
(Dans l’exemple ci-dessus il s’agit de la preuve d’envoi de recommandé).
Pour sortir, cliquez sur [Fermer].
15.4 Supprimer la consultation
Une fois toutes les opérations effectuées sur votre consultation, vous avez la possibilité de la supprimer.
Cette opération fera disparaître la consultation de la page d’accueil [Mes consultations].
ATTENTION : Cette opération est définitive. Vous devez vous assurer d’avoir récupéré tous les éléments à archiver avant d’effectuer cette opération.
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Dans le menu [Consultation en cours], cliquez sur [Terminer] puis sur [Supprimer].
Sur l’écran de suppression, cochez la case [Supprimer ma consultation] puis cliquez sur
[Valider]
Cliquez sur [OK]
Votre consultation est supprimée et n’apparaît plus sur la page d’accueil [Mes consultations].
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