MGEN Convention d'Agrément Manuel utilisateur
OPTICIEN AGRÉÉ
NOTICE D’INFORMATION et MANUEL D’UTILISATION
GESTION DE LA
CONVENTION D’AGRÉMENT MGEN
Livret 1 – Etablir un devis électronique et obtenir un accord de PEC
Notice d’information et manuel d’utilisation 1/15 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
PREAMBULE
Vous trouverez dans ce document toutes les informations nécessaires pour pratiquer le TIERS
PAYANT auprès des adhérents MGEN, dans le respect de vos engagements d’Opticien Agréé.
Les 3 étapes d’une vente type y sont décrites :
• Etablissement d’un DEVIS électronique : la DEMANDE DE COTATION.
• Transformation de la cotation en ACCORD DE PRISE EN CHARGE (PEC)
• FACTURATION électronique de l’accord de PEC après LA LIVRAISON de l’équipement optique à l’adhérent
Nous vous en souhaitons BONNE LECTURE !
Pour toute information complémentaire et/ou suggestion d’amélioration, n’hésitez pas à nous contacter par mail à l’adresse opticiens-mgen@carresbleus.fr.
L’équipe d’Animation du Réseau.
Notice d’information et manuel d’utilisation 2/15 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
INTRODUCTION
IDENTIFIER UN CLIENT BENEFICIAIRE DE LA CONVENTION D’AGREMENT MGEN
L’adhérent de la MGEN ou son bénéficiaire :
Bien souvent les adhérents MGEN ne disposent pas de carte mutualiste. En effet, la MGEN étant gestionnaire du Régime Obligatoire, ses adhérents sont identifiés par leur carte Vitale.
L’outil informatique de gestion mis à votre disposition sur le site www.mgen-praticiens.fr vous permet, en saisissant le numéro de Sécurité Sociale de votre client, ainsi que sa date et son rang de naissance (attention aux jumeaux), de vérifier ses droits au Régime Obligatoire et au Régime Complémentaire.
La Convention d’Agrément s’applique exclusivement aux adhérents de la MGEN et à leurs ayant droit au
titre du Régime Complémentaire. Elle ne s’applique pas à un assuré social géré par la MGEN exclusivement au titre du Régime Obligatoire.
Le Bénéficiaire Enfant Etudiant (BEE LMDE) :
La gestion des prestations des étudiants mutualistes MGEN est assurée par la LMDE.
Vous pourrez les identifier par :
•
• leur Carte d’Adhérent Mutualiste Etudiant l’écran de visualisation du devis électronique qui mentionne au niveau du
• pavé Bénéficiaire “Contrat RC : RC Etudiant MGEN - LMDE” le formulaire d’accord de PEC qui reprend cette mention en haut à gauche
L’adhérent de la MGEN bénéficiaire de la CMU :
Des bénéficiaires de la CMU sont gérés par la MGEN au titre du Régime Obligatoire et de la CMU Complémentaire.
Une petite partie d’entre eux sont également adhérents de la MGEN qui intervient en tant que "surcomplémentaire" ; ces personnes bénéficient des mêmes prestations que l’ensemble des adhérents, donc de l’Offre Agréée MGEN et de la dispense d’avance de frais dans le cadre de la Convention d’Agrément MGEN.
L’outil informatique de gestion vous précise si votre client bénéficie de la surcomplémentaire MGEN. Dans tous les cas CMU, la procédure reste papier. Contactez notre hotline au 0 811 01 04 80 (du lundi au samedi, de 8h à 20h).
L’adhérent MGEN FILIA ou son bénéficiaire :
Les adhérents MGEN Filia bénéficient de tous les avantages de la Convention d’Agrément.
Ne communiquez pas de montant de prise en charge avant d’avoir saisi de devis électronique. Si une consommation d’optique antérieure réduit ce montant, vous risquez une incompréhension de votre client.
Notice d’information et manuel d’utilisation 3/15 Mise à jour le 10/12/2010
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CONSULTER VOS ENGAGEMENTS CONVENTIONNELS D’OPTICIEN AGREE MGEN
Un mémento, à glisser dans la table de vente, vous permet de visualiser vos principaux engagements.
N’hésitez pas à le consulter et à l’utiliser pour la formation de votre équipe.
Vous l’avez égaré ? Contactez-nous par mail à l’adresse opticiens-mgen@carresbleus.fr en précisant votre N° FINESS. Nous vous l’adresserons au format PDF par retour de mail.
Un point particulier ? Retrouvez l’intégralité de vos engagements dans l’exemplaire papier de votre
Convention d’Agrément.
Vous souhaitez une mise à jour des informations vous concernant, utilisez l’onglet Signaler un changement, accessible depuis la page d’accueil de l’outil informatique de gestion.
APPLIQUER LA PROCEDURE DE GESTION CONVENTIONNELLE
La procédure de gestion s’appuie sur l’outil de gestion informatique décrit ci-après.
Elle se décompose en 3 phases : Devis/demande de cotation, Accord de Prise en charge et Facturation.
1 - Les demandes de cotation (devis)
L’établissement du devis vous permet de contrôler les droits de votre client PAR VOIE ELECTRONIQUE, de calculer et communiquer son reste à charge à votre client. Ce devis électronique est une "Demande de COTATION".
2 - La prise en charge
Si le devis satisfait votre client, vous transformez la COTATION en "Demande de PRISE EN CHARGE" :
-
L’ACCORD DE PRISE EN CHARGE vous permet d’imprimer en double exemplaire la "PRISE EN CHARGE", véritable BON DE COMMANDE à faire signer à votre client : vous bénéficiez dès lors de la GARANTIE DE
PAIEMENT de la MGEN sur la part complémentaire.
-
Remettre à votre client un exemplaire de l’accord de prise en charge, avec votre tampon et signature, est
obligatoire; c’est pour lui la preuve de vos engagements conventionnels. Conservez bien pendant un an l’autre exemplaire ; c’est pour vous la preuve du consentement éclairé de votre client lors de la commande.
En cas de rejet, le motif du rejet vous est notifié par EMAIL (pour modifier votre adresse mail, contactez-nous par mail à l’adresse opticiens-mgen@carresbleus.fr en précisant votre N° FINESS ou utilisez l’onglet Signaler
un changement, accessible depuis la page d’accueil de l’outil informatique de gestion).
Notice d’information et manuel d’utilisation 4/15 Mise à jour le 10/12/2010
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3 - La facturation
Dernière étape de la procédure, facturer votre prise en charge par VOIE ELECTRONIQUE : c’est une étape obligée
pour le paiement de vos prestations.
Vérifiez que vous avez déjà remis à votre client sa facture éditée à partir de votre logiciel. La date de
facturation électronique ne doit pas être antérieure à la date de votre facture commerciale. Vous devez en effet, par obligation réglementaire, ATTENDRE LA LIVRAISON pour facturer l’équipement vendu.
Si les prestations correspondent à un FORFAIT ANNUEL année civile, c’est la date de la facture
électronique qui est prise en compte, par exemple pour les lentilles de contact. Donc, si vous omettez de facturer un équipement acheté dans l’année avant le 31 décembre (par exemple 2011), c’est le forfait de l’année suivante (ici 2012) qui sera entamé, à la grande insatisfaction de votre client !
La gestion du papier n’est pas encore tout à fait supprimée, mais adressez uniquement Feuille de Soin et
Duplicata de l’ordonnance au CENTRE DE SECURITE SOCIALE de votre client (ou remettez-lui ces pièces lorsque le bénéficiaire est géré par une CPAM avec laquelle vous ne pratiquez pas le TP sur la part obligatoire).
S’il s’agit d’un adhérent MGEN résidant à l’étranger, le CENTRE SECURITE SOCIALE est la Section extra métropolitaine, Zone industrielle Nord, 88, rue Albert Einstein, F 72047 LE MANS CEDEX 2.
DETAILS PRATIQUES
Modification de vos coordonnées ou des informations concernant votre magasin (contact, téléphone, mail, adresse, horaires d’ouverture, etc.). Ces informations figurent en annexe 2 de la Convention d’Agrément MGEN.
Pour modifier ces informations, adressez-nous votre demande par mail à opticiens-mgen@carresbleus.fr ou par courrier à l’adresse indiquée ci-dessous.
Modifications des informations bancaires. Ces informations figurent en annexe 2 de la Convention d’Agrément
MGEN.
Pour modifier ces informations, adressez-nous votre demande par mail à opticiens-mgen@carresbleus.fr avec votre nouveau RIB scanné en pièce jointe. Vous pouvez également nous adresser un courrier :
Carrés Bleus – Service Conventions MGEN
328, Bureaux de la colline – Bâtiment B BP 147
92215 Saint-Cloud Cedex
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CONNEXION
Connectez-vous sur www.mgen.fr puis, cliquez sur la rubrique « Professionnel de santé » :
Un nouvel écran s’ouvre. Cliquez sur l’image en bas de cet écran, vous accédez à l’outil de gestion informatique :
Pour vous connecter, saisissez votre Identifiant (N°FINESS du magasin) et votre Code Personnel.
Pour plus de facilité, vous pouvez les noter ci-dessous :
Mon identifiant (N°FINESS) :
__ __ 26 __ __ __ __ __
Mon Code Personnel :
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __
NAVIGATION
La page d’accueil, ci-dessous, vous permet d’accéder :
•
•
à des informations conventionnelles, menu à gauche de l’écran aux fonctionnalités du site, onglets en haut de l’écran o
Mes demandes o
Mes prises en charges à facturer o
Suivre mes factures
Notice d’information et manuel d’utilisation 6/15 Mise à jour le 10/12/2010
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COMMENT FAIRE UNE DEMANDE DE COTATION
ONGLET
La partie haute permet la consultation et la gestion des devis et prises en charge déjà réalisées. La partie basse permet la création d’une nouvelle demande, le point de départ étant la saisie du numéro Sécurité Sociale du
bénéficiaire AVEC LA CLE, comme indiqué ci-dessous.
Saisir Numéro S.S. du bénéficiaire, Date de naissance et Rang de naissance puis cliquer sur
Un écran intermédiaire permet de valider l’identité du bénéficiaire :
.
Sélectionner la ligne et cliquer sur .
Remarque : erreurs de saisie et cas particuliers.
En cas d’erreur de saisie ou de bénéficiaire n’ayant pas de droits RO/RC à la MGEN, un message d’erreur s’affiche, vous invitant à renouveler votre saisie. En cas de bénéficiaire de droits à la MGEN non intégré au dispositif conventionnel, un message vous invite à poursuivre votre relation commerciale habituelle.
En cas de bénéficiaire CMU avec sur-complémentaire MGEN, le message de réponse à l’interrogation des droits vous précise que votre client est adhérent MGEN en sur-complémentaire. Pour connaître la procédure à suivre,
prenez contact avec notre
hotline au 0 811 01 04 80 (du lundi au samedi, de 8h00 à 20h00).
Notice d’information et manuel d’utilisation 7/15 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
Il est dès lors possible de saisir la description de la prestation, comme suit :
En haut de l’écran à gauche sont saisies les informations sur la prescription ; à droite sont rappelées les informations relatives au bénéficiaire et au magasin. En dessous, les informations complémentaires sur la Nature d’assurance et la Situation RO particulière vous sont communiquées par l’assuré.
En bas de l’écran, à droite, s’effectue la Sélection de l’acte (verre droit, verre gauche, monture, lentille).
Après la saisie d’un acte, cliquez sur
pour ajouter un autre acte.
SAISIE D’UN VERRE PAR SELECTION DANS UN CATALOGUE ELECTRONIQUE
Plus de 100 catalogues électroniques permettent de répertorier les verres des marques référencées, aussi bien marques en distribution libre que marques en distribution sélective. Vous sont rattachés ceux qui correspondent
à votre déclaration de politique de marques.
Ce rattachement est modifiable : si votre politique évolue et que vous souhaitez le retrait ou l’ajout d’une ou plusieurs marques, contactez-nous par mail à l’adresse opticiens-mgen@carresbleus.fr pour mettre à jour vos catalogues.
Notice d’information et manuel d’utilisation 8/15 Mise à jour le 10/12/2010
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IMPORTANT : l’utilisation des catalogues permet le traitement automatique de votre demande, EN TEMPS REEL, avec contrôle des droits de l’adhérent et calcul des montants de prise en charge. En cochant « Je n’utilise pas de
catalogue », vous basculez en traitement manuel, la réponse à votre demande est différée (voir plus loin).
Dans chaque catalogue, les verres sont proposés en 2 versions, AR Standard
°
MGEN
et Durci.
Remarque : votre prix maximum déclaré de verre Généraliste
°
MGEN
constitue la base de calcul du prix de tous les verres progressifs de vos catalogues électroniques. S’y applique en plus la
remise minimale déclarée pour la marque sélectionnée.
Pour plus d’information, reportez-vous à votre Mémento et à l’annexe 3 de votre Convention d’Agrément MGEN.
La marque et la référence du verre choisi dans le catalogue s’inscrivent automatiquement sur l’écran suivant et ne
sont pas modifiables, de même que les informations sur fond grisé. La saisie est sécurisée et simplifiée et vous gardez la possibilité d’ajouter une ou des options, photochromique, précal., TopSAR, etc. Il suffit de cocher la ou
les cases correspondantes : la réponse automatique en temps réel est conservée. Il ne reste, pour terminer la saisie de l’acte "verre" qu’à compléter la correction et le prix.
Remarque : la référence affichée est l’appellation MGEN du verre ; la référence commerciale est consultable sur la version
PDF imprimable du devis.
Notice d’information et manuel d’utilisation 9/15 Mise à jour le 10/12/2010
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En imprimant la version PDF du devis pour la présenter à votre client adhérent MGEN, vous lui permettez de valider avec vous sa commande en ayant connaissance de son remboursement et de son reste à charge.
La marque et la référence commerciale du verre sont reproduites à l’identique du catalogue électronique.
Remarque : règle de saisie des cas particuliers.
1. Verre unifocal asphérique : sélectionnez le verre en version sphérique dans le catalogue, puis modifiez le type de surface en sélectionnant "Asphérique" sur l’écran suivant. L’asphéricité est traitée comme une option (de même le topSAR, photoch. etc.) :
2. Verre à zone optique réduite : sélectionnez le verre dans le catalogue "Mes verres Techniques", puis complétez les champs
"Indice", "Matière" et "Marque", enfin la correction et le tarif conventionnel.
Notice d’information et manuel d’utilisation 10/15 Mise à jour le 10/12/2010
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SAISIE D’UN VERRE HORS CATALOGUE ELECTRONIQUE
La page est VIERGE, la saisie NON ASSISTEE,
Le traitement MANUEL et la réponse DIFFEREE.
Evitez les demandes manuelles répétées qui altèrent la qualité de service auprès de vos clients adhérents.
Le verre est décrit au moyen des listes et cases à cocher. Vous devez saisir la marque et la référence exacte et complète
(identifiant matériau, indice, géométrie et traitements), telle qu’elle figure au catalogue de l’année en cours de votre fournisseur.
Vérifiez bien au moment de la saisie que les données saisies sont conformes au dispositif conventionnel.
Veillez aussi à sélectionner des valeurs conformes à la référence commerciale du verre.
Pour information : TRAITEMENT D’UNE SAISIE HORS CATALOGUE.
Si vous avez saisi votre verre hors catalogue, le traitement manuel que suivra votre demande comprendra :
1. Vérification de la saisie sans abréviation ni erreur des champs Marque et Référence
2. Contrôle de la présence au catalogue de votre fournisseur de la référence saisie (marque et libellé de la référence exact et complet)
3. Contrôle de la conformité des caractéristiques saisies avec la référence du produit (Type de vision, Matière, Type de verre, Type de surface, Indice, Verre teinté, Photochromisme)
4. Contrôle des traitements associés à la référence saisie
5. Qualification de l’offre en tant qu’Offre Agréée MGEN ou Hors Offre Agréée MGEN
6. Contrôle tarifaire
7. Décision d’assimilation ou non à l’Offre Agréée MGEN dans le cadre de la procédure d’entente préalable
8. Comptage en regard des dispositions conventionnelles décrites à l’article 10.1.3 de votre Convention d’Agrément MGEN
Pour terminer la saisie d’un acte "verre", cliquez sur . Cet écran de confirmation de saisie s’affiche :
Confirmez en cliquant sur
Notice d’information et manuel d’utilisation
.
11/15 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
Que vous utilisiez ou non les catalogues électroniques, votre RESPONSABILITE JURIDIQUE D’OPTICIEN est ENGAGEE EN CAS DE NON CONFORMITE du produit délivré avec la marque et les données techniques sélectionnées dans l’outil, y compris les options.
Pour réduire votre temps de saisie, utilisez la fonction DUPLIQUER qui permet de pré-saisir le verre gauche par duplication des informations relatives au verre droit. Mais n’oubliez pas de contrôler la correction pour éviter toute erreur sur le code LPP qui entraînerait une erreur sur le montant des prestations.
N’oubliez pas votre engagement de remise sur les marques de verres. Consultez votre Mémento.
SAISIE D’UNE MONTURE
N’oubliez pas votre engagement de remise sur les montures. Consultez votre Mémento.
Pour information : RENOUVELLEMENT MONTURE.
L’offre statutaire dont bénéficient les adhérents de la MGEN et leurs bénéficiaires prévoit
une monture tous les 3 ans pour les
ADULTES et enfants de PLUS DE 13 ANS. Les 3 ans sont comptés en années civiles, l’année de l’achat comptant pour un an.
Si votre client adhérent de la MGEN souhaite changer ses lunettes, Y COMPRIS LA MONTURE, dans les 3 ans qui suivent la
DATE DE FACTURATION ELECTRONIQUE de ses lunettes, la PRESTATION versée par la MGEN au titre du Régime
Complémentaire ne sera pas accordée pour la monture (le montant du remboursement sera à zéro).
Notice d’information et manuel d’utilisation 12/15 Mise à jour le 10/12/2010
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SAISIE D’UNE LENTILLE
Après avoir sélectionné le type de lentilles (HN : Hors nomenclature ; RSS : Remboursées Sécurité Sociale) dans la zone « équipement prescrit », l’écran suivant s’ouvre pour vous permettre de renseigner les champs ci-dessous :
Pour information :
FORFAITS LENTILLES.
Les lentilles sont soumises à un forfait annuel qui peut être consommé en une ou plusieurs fois. Par contre, les forfaits lentilles
HN et lentilles RSS ne sont pas cumulables.
•
Lentilles HN : vous pouvez établir et facturer autant de dossiers que de consommations. Une fois le plafond atteint, la cotation est refusée et la mention
droits épuisés ou non trouvés s’affiche.
•
Lentilles RSS : il est préférable d’établir et facturer un seul dossier dans l’année, récapitulatif de toutes les consommations.
Notice d’information et manuel d’utilisation 13/15 Mise à jour le 10/12/2010
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ECRAN RECAPITULATIF DES ACTES SAISIS
A chaque saisie d’un nouvel acte, un écran récapitulatif se construit. Une fois l’équipement entièrement décrit, la boîte de dialogue suivante permet de valider la demande.
Cliquez sur pour transmettre par voie électronique les éléments qui permettront de déterminer le montant pris en charge par la mutuelle.
Vous basculez alors sur l’écran Sélection d’une demande qui vous permet d’accéder à la version PDF de votre devis électronique en cliquant sur le bouton Imprimer (écran présenté page suivante).
IMPORTANT : la demande de cotation est destinée à l’information de votre client ; elle pourra par la suite être transformée en prise en charge pour validation finale par la signature de votre client et réalisation de la vente.
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COMMENT FAIRE UNE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE
Sélectionnez la demande de cotation, puis cliquez sur
.
Seules les demandes de cotation (Dem. Cotation) ACCEPTEES peuvent être transformées en demandes de prise en charge (Dem. PEC).
Lorsque les informations liées à l’assuré, à son contrat et à la prestation délivrée le permettent, la prise en charge est accordée automatiquement. La notification intervient dans un délai de 15 sec. : un N° d’accord est délivré.
La prise en charge est validée par l’impression en double exemplaire du formulaire d’accord de Prise en
Charge, qui doit être signé par votre client, signé et tamponné par vous-même. Vous disposez dès lors de toutes les garanties vous permettant de réaliser dans les meilleures conditions la vente de l’équipement que votre
client a choisi d’après vos conseils.
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Nous vous remercions du temps que vous avez bien voulu consacrer à la lecture de ce manuel et vous souhaitons de très BONNES VENTES.
N’hésitez pas à nous adresser vos remarques : opticiens-mgen@carresbleus.fr
L’équipe d’Animation du Réseau.
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GESTION DE LA
CONVENTION D’AGRÉMENT MGEN
Livret 2 – Facturation des PEC (à l’unité ou par lot), suivi des factures et rapprochements comptables
DOCUMENT A COMMUNIQUER AU SERVICE COMPTABLE
Notice d’information et manuel d’utilisation 1/11 Mise à jour le 10/12/2010
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CONNEXION
Connectez-vous sur www.mgen.fr puis, cliquez sur la rubrique « Professionnel de santé » :
Un nouvel écran s’ouvre. Cliquez sur l’image en bas de cet écran, vous accédez à l’outil de gestion informatique :
Pour vous connecter, saisissez votre Identifiant (N°FINESS du magasin) et votre Code Personnel.
Pour plus de facilité, vous pouvez les noter ci-dessous :
Mon identifiant (N°FINESS) :
__ __ 26 __ __ __ __ __
Mon Code Personnel :
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __
NAVIGATION
La page d’accueil, ci-dessous, vous permet d’accéder :
•
•
à des informations conventionnelles, menu à gauche de l’écran aux fonctionnalités du site, onglets en haut de l’écran o
Mes demandes o
Mes prises en charges à facturer o
Suivre mes factures
Notice d’information et manuel d’utilisation 2/11 Mise à jour le 10/12/2010
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FACTURER EN LIGNE UNE PRISE EN CHARGE INDIVIDUELLE
ONGLET
La partie haute de l’écran permet de consulter les devis et prises en charge déjà réalisées.
Pour rechercher la PEC à facturer, entrez le N° d’accord dans la zone de saisie prévue à cet effet ou le N° S.S. du bénéficiaire + CLE, puis cliquez sur le
. bouton
Entrer le nom du client et une date de création
à partir du 01/01/2011 permet de retrouver tous les dossiers de votre client réalisés au titre de la présente convention.
Sélectionnez la prise en charge validée et numérotée, puis cliquez sur .
Seule une demande de PEC acceptée peut être facturée. Visualisez le dossier au préalable pour éviter une facturation par erreur. Une fois effectuée, la facturation en ligne ne peut être annulée.
Notice d’information et manuel d’utilisation 3/11 Mise à jour le 10/12/2010
L’écran récapitulatif suivant apparaît :
OPTICIEN AGRÉÉ
Cliquez alors sur
. La fenêtre suivante s’ouvre :
Indiquez un numéro de facture DE VOTRE CHOIX, puis cliquez sur .
L’outil vous permet de saisir le numéro de facture correspondant à votre gestion comptable. Vous pourrez avoir ainsi un lien entre les factures électroniques et votre comptabilité.
Utilisez un N° FACTURE DIFFERENT POUR CHAQUE PEC, sinon votre FACTURE ELECTRONIQUE sera
REJETEE au motif DOUBLE FLUX.
Notice d’information et manuel d’utilisation 4/11 Mise à jour le 10/12/2010
L’écran récapitulatif suivant apparaît :
OPTICIEN AGRÉÉ
Il vous informe du résultat de la facturation en ligne.
Dès lors que la facturation est acceptée, le paiement est effectué sous 6 jours ouvrés (hors délais bancaires) sous réserve d’absence d’anomalie de fonctionnement.
Les PEC non facturées à l’issue d’un délai de 60 jours sont automatiquement annulées. Vérifiez bien vos dossiers en attente de facturation à l’aide de l’onglet
décrit ci-après. Mais soyez vigilant, une fois effectuée, la facturation en ligne ne peut être annulée.
Notice d’information et manuel d’utilisation 5/11 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
FACTURER EN LIGNE VOS PRISES EN CHARGE PAR LOT
ONGLET
Un listing récapitulatif de vos prises en charges acceptées apparaît.
Vous pouvez facturer par lot un groupe de prises en charges. Dans ce cas, un numéro de facture est attribué automatiquement par l’outil : ce numéro correspond au numéro d’accord de prise en charge du dossier. Avantage, la mise en paiement par virement bancaire respectera la constitution de votre lot de facturation.
Si vous souhaitez facturer chaque prise en charge individuellement, pour attribuer le N° de facture de votre choix, cliquez sur le N° d’accord de prise en charge : vous basculerez sur l’écran de la demande, précédemment décrit et accessible par l’onglet Mes demandes.
En haut du tableau, trois fonctions de sélection vous sont proposées :
- Un clic sur « Toutes » permet de cocher toute la liste des PEC
- Un clic sur « Aucune » permet de décocher toute la liste des PEC
- Un clic sur « Intervertir » permet de permuter la liste des PEC cochées
Notice d’information et manuel d’utilisation 6/11 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
Prenons le cas d’un tableau contenant une liste de 11 PEC non facturées et imaginons que tous les
équipements aient été livrés, sauf deux, l’un au nom de Mme Henriette DUMONT, l’autre au nom de M. Jean
PERRAUD. Dans ces conditions, vous souhaitez facturer les dossiers livrés et laisser en attente de facturation les deux dossiers de Mme DUMONT et de M. PERRAUD.
1. En cliquant une fois sur la colonne « Nom », vous triez la liste des 11 PEC par ordre alphabétique croissant ; en cliquant deux fois sur la colonne « Nom », vous triez cette liste par ordre alphabétique décroissant. Ce tri vous permet de retrouver facilement les dossiers de Mme DUMONT et de M. PERRAUD.
2. Vous cochez les deux dossiers de Mme DUMONT et de M. PERRAUD que vous souhaitez ne pas facturer.
3. Il vous suffit alors d’utiliser la fonction de sélection « Intervertir » : toutes les lignes du tableau sont automatiquement cochées, sauf celles correspondant aux dossiers de Mme DUMONT et de M. PERRAUD.
4. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Facturer sélection » en bas de l’écran à gauche.
Un clic sur le bouton « Facturer sélection » en bas de l’écran à gauche fait apparaître une succession de fenêtres qui permettent : o
de valider la facturation du lot o
d’éditer le lot facturé au format Excel
Une fois le lot facturé, les dossiers ne sont plus visibles à l’écran. Seuls restent présents les dossiers en attente de facturation de Mme DUMONT et de M. PERRAUD. o
Chacun des dossiers du lot facturé reste à tout moment accessible en utilisant la fonction de recherche des demandes, dans l’onglet « Mes demandes ». o
Passé le délai informatique nécessaire au traitement des factures (transmission aller-et-retour), la liste des dossiers du lot facturé basculera dans la liste des factures accessible en utilisant la fonction de recherche des factures, dans l’onglet « Suivre mes factures ». Lors de cette bascule, les montants payés se substitueront aux montants facturés.
Notice d’information et manuel d’utilisation 7/11 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
SUIVRE VOS FACTURES EN LIGNE
ONGLET
Un formulaire permet de rechercher et d’afficher toutes les factures télétransmises sur la période de votre choix.
Les dates de la période de recherche, du 20/09/2008 au 15/10/2008 dans l’exemple ci-dessus, correspondent aux dates de télétransmission et non de paiement.
Un tableau récapitulant la liste des factures sur la période sélectionnée apparaît à l’écran, indiquant l’état de chaque facture (colonne 4) :
-
« Payée » : la date du virement est indiquée dans la colonne « Paiement »
-
« Rejetée » :
1. les informations contenues dans la facture ne permettent pas sa mise en paiement
2. une infobulle sur fond rouge vous invite à contacter la hotline pour annuler et ressaisir la Prise en Charge en corrigeant l’information à l’origine du rejet
3. le motif du rejet vous est communiqué pour faciliter le recyclage de la facture
-
en « Liquidation manuelle » : la facture est en cours de traitement ; dès qu’elle sera mise en paiement, son état sera modifié et vous lirez « Payée » et non plus en « Liquidation manuelle »
Notice d’information et manuel d’utilisation 8/11 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
EFFECTUER VOS RAPPROCHEMENTS COMPTABLES
ONGLET
Pour faciliter le rapprochement avec Les virements reçus figurant sur vos relevés bancaires, vous pouvez trier vos factures MGEN par date de paiement en cliquant sur « Paiement » (colonne 1).
Pour afficher une liste de factures plus restreinte, vous pouvez également rechercher vos factures par date de paiement :
.
Notice d’information et manuel d’utilisation 9/11 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
CONTROLER VOS FACTURES EN ATTENTE DE PAIEMENT
ONGLET
En vous connectant régulièrement, vous suivez vos factures et vous vérifiez leur mise en paiement. En cas d’anomalie de traitement, en particulier si vous constatez qu’une facture reste plusieurs semaines en
« Liquidation manuelle », sans passer à l’état « Payée », appelez notre hotline : une réclamation sera ouverte jusqu’à résolution du problème.
Pour faciliter ce suivi, vous pouvez rechercher vos factures par Etat.
Notice d’information et manuel d’utilisation 10/11 Mise à jour le 10/12/2010
OPTICIEN AGRÉÉ
SCHEMA RECAPITULATIF DU CIRCUIT DE FACTURATION
Comme vous avez pu le constater, chaque étape doit être validée pour passer à l’étape suivante et obtenir le paiement de votre prestation. Il est toutefois possible d’avoir des « anomalies » ou des « refus » à chaque étape.
Récapitulatif du PROCESSUS DE GESTION
DEMANDE DE COTATION
REFUSEE ACCEPTEE
REFUSEE
REJET
DEMANDE DE PEC
ACCORD N°…
FACTURATION
MISE EN PAIEMENT
En cas de facture rejetée, contactez notre HOTLINE au 0811 01 04 80. Elle annulera le dossier afin de vous permettre de le ressaisir avec les informations corrigées. Dans tous les cas, soyez rassuré : le formulaire d’accord
de prise en charge signé par l’adhérent constitue votre garantie de paiement sur la part RC.
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Nous vous remercions du temps que vous avez bien voulu consacrer à la lecture de ce manuel et vous souhaitons de très BONNES VENTES.
N’hésitez pas à nous adresser vos remarques : opticiens-mgen@carresbleus.fr
L’équipe d’Animation du Réseau.
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