GRAINE PACA observatoire Manuel utilisateur

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MODE D’EMPLOI

Saisies des données

L’OBSERVATOIRE DE L’EDUCATION A L’ENVIRONNEMENT

ET AU DEVELOPPEMENT DURABLE

EN PROVENCE ALPES COTE D’AZUR

Juin2015

Sommaire

I. Accueil .......................................................................................................................................... 4

II. Données ........................................................................................................................................ 5

III. Actualité ...................................................................................................................................... 6

IV. Espace privé.............................................................................................................................. 7

ANNEXES ........................................................................................................................................... 18

Annexe 1 : Proposition de fiche descriptive de la structure ............................................. 19

Annexe 2 : Fiches Indicateurs .................................................................................................... 20

Annexe 3 : Extraction des données brutes ............................................................................23

Préambule

Le site internet de l’Observatoire permet : aux professionnels de l’EEDD et aux partenaires :

d’accéder aux formulaires via une interface privative, d’extraire de la donnée brute, de consulter leurs données valorisées (sous formes de graphiques, diagrammes, etc) ;

de valoriser l’ensemble des données de manière non nominative ;

de mieux connaître le secteur de l’EEDD en PACA (publics, thématiques, actions) ;

d’avoir accès à d’autres informations relatives à l’EEDD : ressources, agenda.

Une fois connectée, les structures utilisatrices (qui renseignent les formulaires) pourront avoir accès :

à l’ensemble des données valorisées de manière non nominative ;

à leurs données propres.

NB : Le présent mode d’emploi vise à expliciter les différentes fonctionnalités du site internet de l’Observatoire, notamment la partie relative aux formulaires.

Un mode d’emploi spécifique à la valorisation des données (partie indicateurs et cartographie) sera disponible prochainement.

I. La page « Accueil »

La page Accueil présente les différentes rubriques qui composent le site internet de l’Observatoire :

> Données

> Actualité

> Espace privé

Dans le bandeau haut du site, des photos des actualités défilent. En cliquant sur ces photos, il est possible d’accéder à l’espace Actualité où sont publiés les articles correspondant aux photos.

Sous le bandeau haut, un court texte résume les objectifs et la démarche de l’Observatoire.

Dans le bandeau du bas, les logos des partenaires du projet Observatoire s’affichent, on retrouve les coordonnées du GRAINE PACA et les rubriques du site.

II. La page « Données »

La rubrique « Données » donne accès à l’outil cartographique et aux fiches indicateurs en marge de la carte, que l’on soit connecté ou non.

Les structures impliquées dans la démarche sont géolocalisées et représentées par des point sur la carte. En cliquant sur les points, on peut accéder à la fiche descriptive de la structure.

Des requêtes peuvent être lancées (ex : les structures disposant d’un agrément

Education Nationale dans les Bouches-du-Rhône), la carte et les fiches indicateurs se mettent alors à jour en temps réel.

Au fur et à mesure que les données des structures seront renseignées (formulaire

« Identité », « Ressources humaines et financières » et « Action »), cette partie se mettra à jour. Elle sera exploitée pour la valorisation des données que ce soit de manière globale ou individuelle lorsqu’une structure connectée souhaite valoriser ses données propres. Un mode d’emploi spécifique à cet espace du site est disponible.

III. La page « Actualité »

La rubrique « Actualité » regroupe des articles mêlant informations

événementielles et articles de fonds, rédigés par les salariés du GRAINE et ses administrateurs. Il s’agit davantage de relier les événements à un contexte (pour se démarquer de l’actualité du site du GRAINE PACA, uniquement factuelle).

On pourra y trouver également des ressources telles que des études et enquêtes sur l’EEDD.

IV. La page « Espace privé »

L’espace privé se divise actuellement en deux sous-rubriques : « Mon compte » et

« Export des données brutes ». La première permet d’accéder aux formulaires en ligne. La seconde sous-rubrique permet d’exporter sous format EXCEL les données que vous avez renseignées.

Une fois connecté, vous pouvez accéder à votre compte et aux formulaires (cf

pages suivantes):

> un formulaire pour les données relatives à la structure (ou au praticien dans le cas d’un auto-entrepreneur) : adresse, antennes, statuts, domaines de compétences…. (page 9) ;

> un formulaire pour les données relatives aux ressources humaines et financières de la structure (page 12) ;

> un formulaire à dupliquer pour chaque action mise en place par la structure

(page 13).

Les identifiants et mots de passe sont générés par le GRAINE PACA et définissent le niveau d’accès de l’utilisateur.

Page d’accueil de « Mon compte »

Une fois connecté, vous accédez à votre espace privé : pour aller sur la page d’accueil des formulaires, il faut cliquer sur « Mon compte »

Vous accédez à la page d’accueil (image ci-dessous). 3 onglets vous permettent d’accéder aux différents formulaires.

A noter : Chaque formulaire peut être modifié tout au long de l’année.

Formulaire « Identité »

Les coordonnées gps sont renseignées par l’administrateur du site. Ils peuvent être modifié en cas de changement d’adresse, il suffit d’aller sur le site suivant : http://www.coordonnees-gps.fr/ (X : longitude / Y : latitude)

L’ajout d’antennes : pour les structures ayant des antennes, il est possible de compléter les adresses des antennes en cliquant sur le bouton « Ajout d’antenne ».

Une fois la fiche enregistrée, la liste des antennes apparaît. Actuellement, il n’est

pas possible de modifier directement les contacts des antennes, seul l’administrateur du site peut le faire, sur demande.

Attention les actions menées par les antennes doivent être renseignées par le siège si la structure mère souhaite les valoriser. A l’heure actuelle, il n’y a pas de possibilité de valoriser les actions sur 2 comptes différents.

Formulaire « Ressources humaines et financières »

Ce formulaire se remplit une fois par an – il est bien évidement modifiable à tout moment de l’année. Il concerne des données globales et annuelles sur la structure.

Formulaire « Action » – page d’accueil du formulaire action (une fois que l’on clique sur l’onglet

Actions)

Tableau récapitulant toutes les actions que vous aurez renseignées. Possibilité

de les trier et de faire une recherche.

Le formulaire « Action » a pour objet de recenser les actions d’EEDD sur le territoire régional. Les structures, les réseaux et les partenaires de l’EEDD s’appuient sur cet outil pour valoriser les actions et les évaluer sur plusieurs années. Vous retrouverez vos données sur votre fiche « bilan d’activités » et dans les fiches « indicateurs » de la partie Observatoire.

Aussi, afin de garantir une vision globale régionale, nous vous demandons d’être le plus exhaustif possible dans le renseignement de vos actions.

Le fonctionnement est le suivant :

Les données portent sur l’année en cours, ce formulaire peut être renseigné au fur et à mesure que vos actions sont mises en place (un formulaire à remplir par action, avec la possibilité de dupliquer les formulaires). Un formulaire correspond à une action pour un public donné, c’est-à-dire un face à face pédagogique.

Les actions sont comptabilisées sur l’année civile. Lorsque les dates de début et de fin sont sur deux années, l’année prise en compte sera celle du début de l’action.

Le formulaire doit être renseigné par le maître d’ouvrage : dans le cadre d’un appel d’offre, le commanditaire renseigne la base ; dans le cas d’une association qui reçoit une subvention, c’est l’association qui complète le formulaire.

Le formulaire doit être renseigné par le maître d’ouvrage, c’est-à-dire, celui qui est

à l’initiative de l’action.

Autrement dit :

• Par les Parcs naturels régionaux, chaque PNR renseigne le fichier avec les actions menées par ses partenaires dans le cadre du programme pédagogique du Parc ;

• Par les structures publiques intercommunales, chacune doit renseigner les actions qu’elle initie (dans le cadre d’un appel d’offres ou non) ;

• Par les associations, chaque association renseigne les actions qu’elle initie et qu’elle mène en direct ;

• Par les associations qui sont maîtres d’ouvrage et qui délèguent la maîtrise d’œuvre, (par exemple les CPIE, la MRE …), celles-ci doivent renseigner le fichier avec l’ensemble des actions menées par leurs partenaires.

Pour gagner du temps, si vous souhaitez renseigner à nouveau une action du même nom ou ayant des caractéristiques similaires, vous avez la possibilité de dupliquer une action (bouton en bas à droite « Dupliquer »).

Dans le cas où le commanditaire ne renseigne pas l’observatoire, c’est au soustraitant de remplir le formulaire avec les actions dont il a eu la sous-traitance.

A noter, les sous-traitants pourront demander au commanditaire qui a renseigné les actions de leur extraire les actions qui les concernent afin que chacun puisse les valoriser à titre individuel. Pour le moment cette valorisation ne pourra pas se faire sur le site de l’Observatoire. Elle sera rendue possible courant 2015, les actions des sous-traitants seront valorisées à titre individuel pour les sous-traitants et de manière globale une seule fois.

Pour les structures qui utilisaient la base de données excel du Conseil régional comme outil interne de gestion, une moulinette d’intégration des données à partir de ce fichier excel est en cours de développement : vous n’aurez pas à saisir deux fois vos données, vous pourrez les transférer sur le formulaire action directement, il vous suffira soit de compléter les champs manquants soit de les intégrer à votre fichier d’origine pour ne pas avoir à faire deux manipulations. Bien

évidemment, vous devrez renseigner les formulaires « identité » et « ressources humaines et financières ».

Formulaire « Action » p.15 et 16

3 entrées pour les publics ont été retenues :

Péri-scolaire /extra-scolaire avec une précision sur le public et l’âge du public

Scolaire avec une précision sur le niveau scolaire

Autres publics avec une précision sur le public et l’âge du public

Attention , une fois le type de public sélectionné, il faut en premier sélectionner le type d’action.

Une fois que le formulaire est rempli et enregistré, le bouton « Dupliquer » s’active et permet de dupliquer la fiche remplie pour modifier uniquement les champs

nécessaires, lorsque l’action est répétée dans le temps et à destination d’autres publics.

•

L’export des données brutes

La sous-rubrique « export des données brutes » permet d’obtenir sous format

EXCEL des données non traitées, de manière globale et de manière ciblée grâce à un système de requête (voir annexe 4).

Ex : Je souhaite connaître les données relatives aux actions menées en 2013 sur le thème de la biodiversité à destination des publics Extra-scolaire/péri-scolaire.

ANNEXES

Annexe 1 : Proposition de fiche descriptive de la structure

Nom de la structure :

Adresse :

Antenne :

Adresse électronique :

Site internet :

Nom de la structure administratrice si différent :

Statut :

Code SIREN/SIRET :

Code APE :

Date de création :

Date de création de l’activité d’EEDD (si différente de la date de création) :

Objet :

Liste des domaines et compétences en EEDD :

Liste des agréments et labels :

Participation au(x) réseau(x) :

Nombre d’actions réalisées en (année) :

Thématiques traitées :

Publics sensibilisés :

Nombre de salariés :

Nombre de bénévoles :

Annexe 2 : Fiches Indicateurs

Fiche indicateurs structures PACA

Echelle : régionale

Répartition des structures par type et domaine d’activité

Evolution du type de structure en PACA

Répartition des structures par domaine d’activité DD

Répartition des structures par type et domaine d’activité EEDD

Ancienneté des structures

Densité des réseaux

Nombre de structures disposant d’un agrément ou d’un label

Liaisons carto PACA: o

Taille des structures d’EEDD o

Carte de flux des réseaux o

Cartographie avec filtres : par type, par domaine d’activité EEDD et

DD, par réseau, par agrément/label

Ex : si on lance une requête pour connaître les associations d’EEDD, uniquement les points représentant les associations apparaissent sur la carte.

Fiche Indicateurs structures du (nom du département)

(compter autant de fiches que de département)

Echelle : départementale

Répartition des structures d’EEDD par type et domaine d’activité

Evolution du type de structure en (nom du département)

Répartition des structures par domaine d’activité DD

Répartition des structures par type et domaine d’activité EEDD

Ancienneté des structures

Densité des réseaux

Nombre de structures disposant d’un agrément ou d’un label

Liaisons carto zoom sur le département : o

Taille des structures d’EEDD o

Carte de flux des réseaux o

Cartographie avec filtres : par type, par domaine d’activité EEDD et DD, par réseau, par agrément/label

Fiche indicateurs ressources humaines en PACA

Echelle : régionale

Evolution de l’emploi en PACA

Répartition des salariés

Répartition de l’emploi par type de contrat

Niveau de formation

Nombre de bénévoles pour l’année N

Evolution du bénévolat

Fiche indicateurs ressources humaines en (nom du département)

Echelle : départementale

Evolution de l’emploi en PACA

Répartition des salariés

Répartition de l’emploi par type de contrat

Niveau de formation

Nombre de bénévoles pour l’année N

Evolution du bénévolat

Fiche indicateurs ressources financières en PACA

Echelle : régionale

Budget annuel consacré à l’EEDD

Origine du budget annuel consacré à l’EEDD

Evolution de la répartition des financements dans le budget des structures d’EEDD

Répartition des actions par organisme de financement

Fiche indicateurs ressources financières en (nom du département)

Echelle : départementale

Budget annuel consacré à l’EEDD

Origine du budget annuel consacré à l’EEDD

Evolution de la répartition des financements dans le budget des structures d’EEDD

Répartition des actions par organisme de financement

Fiche indicateurs des publics sensibilisés en PACA

Echelle : régionale

Répartition des publics sensibilisés par type

Répartition des publics sensibilisés par thématique

Evolution du public sensibilisé

Evolution du public sensibilisé par type

Part du public sensibilisé

Part du public sensibilisé par type

Liaison carto : Origine géographique des publics sensibilisés

Fiche indicateurs des publics sensibilisés en PACA

Echelle : départementale

Répartition des publics sensibilisés par type

Répartition des publics sensibilisés par thématique

Evolution du public sensibilisé

Evolution du public sensibilisé par type

Part du public sensibilisé

Part du public sensibilisé par type

Liaison carto : Origine géographique des publics sensibilisés

Fiche indicateurs thématiques PACA

Echelle : régionale

Répartition des publics sensibilisés par thématique

Nombre d’actions par thématique

Evolution du public sensibilisé pour chaque thématique

Fiche indicateurs thématiques en (nom du département)

Echelle : départementale

Répartition des publics sensibilisés par thématique

Nombre d’actions par thématique

Evolution du public sensibilisé pour chaque thématique

Echelle : régionale

Fiche indicateurs de l’action

Périodicité de l’action selon le type de public

Evolution de la périodicité des actions

Annexe 3 : Extraction des données brutes

Par le GRAINE PACA :

Sans filtre : Extraction de toutes les données au format EXCEL.

Avec filtre, dans le cadre de requêtes :

Par année

Par structure

par type de structures (statut),

par département,

par commune,

par thématique,

par type d’action

par public : prévoir 3 grandes familles de publics

(scolaire/périscolaire/autres publics) puis les détailler en fonction des précisions inscrites dans le formulaire

par domaine d’activité et compétences en EEDD,

par domaine d’activité et compétences dans le Développement Durable,

par agrément,

par réseau/fédération

par source de financement > par service financeur (les services pour chaque financeur n’ont pas encore été définis dans le formulaire)

par périodicité de l’action

par procédure contractuelle

Par les partenaires :

Extraction des données brutes au format EXCEL, sauf les données financières : possibilité de visualiser les sources de financement des structures mais pas leur montant.

Filtres

Par année

par structure

par type de structures (statut),

par département

par commune

par thématique

par type d’action

par public : prévoir 3 grandes familles de publics

(scolaire/périscolaire/autres publics) puis les détailler en fonction des précisions inscrites dans le formulaire

par domaine d’activité et compétences en EEDD,

par domaine d’activité et compétences dans le Développement Durable,

par agrément,

par réseau/fédération

par source de financement > par service financeur (les services pour chaque financeur n’ont pas encore été définis dans le formulaire)

par périodicité de l’action

par procédure contractuelle

Par les praticiens :

Toutes leurs données à extraire dans le cadre de leur espace privé.

Les filtres pour leurs requêtes (portant sur leurs données personnelles liées aux actions) :

par année

par département,

par commune,

par thématique,

par type d’action

par public : prévoir 3 grandes familles de publics

(scolaire/périscolaire/autres publics) puis les détailler en fonction des précisions inscrites dans le formulaire

par source de financement

par périodicité de l’action

par procédure contractuelle

GRAINE PACA

Réseau régional pour l'éducation à l'environnement vers un

développement durable

Domaine du Petit Arbois - Le Marconi - Avenue Louis Philibert

13 100 Aix-en-Provence

Téléphone (ligne directe) : 09.72.38.63.64

Fax : 04.42.97.11.51

Email : mathieuteulier@grainepaca.org

Site Internet : www.observatoire.grainepaca.org

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