Camping Cheque camping cheque Manuel utilisateur

F
MODE
D’EMPLOI
2015
pro.kawan-group.eu
6j/7 : 00 333 85 72 29 90
CAMPING CARAVANING BASSE Saison
660 CAMPINGS SéLECTIONNéS
CAMPING CHEQUE EN BREF
n Une sélection de 660 campings
n Un tarif unique
16
€
la nuit
2 personnes
TOUTE L’EUROPE
À PRIX UNIQUE
n Un programme de fidélité unique en Europe
2
SOMMAIRE
La formule Camping Cheque
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Votre espace pro
La distribution Camping Cheque
La Kamper Box
La formule Camping Cheque
Les dates d’acceptation
Réservation
Arrivée et départ des clients
Moyens de paiement Camping Cheque
Offres spéciales
Rémunération et facturation
13
14-15
16-17
18
19
20-21
Rémunération des Camping Chèques
Distribution de Silver Cards
Vente de Chèques numériques
Retour des Camping Chèques papier
Relevés des Chèques numériques
Facturation
Les outils Camping Cheque
22
23
24
25-27
28
3
En cas de problème
Procédure d’urgence
éviter les litiges
La signalétique
Vos contacts
VOTRE ESPACE PRO : pro.kawan-group.eu
Munissez-vous de vos login
et mot de passe et accédez à
toute l’information Camping
Cheque : procédures, FAQ
technique, modes d’emploi,
guide…
Si vous avez oublié vos
codes d’accès, vous pouvez vous les faire envoyer
par e-mail, en cliquant sur
« mot de passe perdu ».
Dans chaque page de ce
mode d’emploi vous trouverez un lien vers cet espace pro.
ESPACE PRO
4
La distribution Camping Cheque
En tant qu’adhérent à la formule Camping Cheque vous apparaissez
sur ces différents supports :
• Le guide Camping Cheque
• L’application gratuite Camping Cheque
• Le site web Camping Cheque
• Le magazine 3 Seasons (au travers d’articles à thème ou grâce
aux informations que vous nous fournissez en cours d’année)
• Les salons (10 salons européens du tourisme)
5
La Kamper Box
ESPACE PRO
Les Kamper Box sont des coffrets-cadeau
proposant des séjours en emplacement ou
en location.
En tant qu’adhérent Camping Cheque, vos
emplacements sont commercialisés dans la
Kamper Box emplacement.
Découvrez la Kamper Box
Ce coffret comprend une Kamper Card,
pré-chargée avec des Camping Chèques.
Elle fonctionne comme toute autre carte
de Camping Cheque. Vous la débitez dans
votre lecteur habituel, vous la rechargez par
les mêmes outils, vous pouvez consulter son
solde en ligne.
6
LA FORMULE CAMPING CHEQUE
ESPACE PRO
QUI SOMMES-NOUS ?
La formule comprend :
• 2 personnes
• un emplacement standard (véhicule, camping-car,
caravane ou tente)
• électricité 6 A ou 5 kW/j
• douche chaude
• un animal si le camping accepte les animaux
La formule ne comprend pas :
16
€
la nuit
2 personnes
TOUTE L’EUROPE
À PRIX UNIQUE
• taxe touristique / taxe écologique
• personnes supplémentaires
• tout autre service (facturé selon le tarif en vigueur
sur le terrain)
• électricité : ampérage > 6 A ou consommation > 5 kW/j
Le client Camping Cheque bénéficie du même service
que les clients directs.
Tout campeur, au moment du check-in, doit annoncer
son mode de règlement avec des Camping Chèques
(présentation de Camping Chèques papier, de la Gold Card
ou de la Silver Card).
7
LES DATES D’ACCEPTATION
ESPACE PRO
Vos dates d’acceptation sont indiquées sur :
• le guide
• le web
• l’application smartphone
Les informations publiées sur le guide 2015 sont les données que
vous nous avez transmises et elles vous engagent contractuellement.
Les dates d’acceptation Camping Cheque, notamment, sont publiées sur de nombreux guides et supports dans toute l’Europe, il
faut impérativement les respecter.
Cependant, si pour une raison fortuite et non prévisible vous étiez
contraints de modifier l’une de ces informations, vous devez en
informer le Back Office Campings dans les plus brefs délais afin
que nous puissions informer notre clientèle. Dans le cas contraire,
le client pourra prétendre à un dédommagement que nous devrons
vous répercuter.
Les dates d’acceptation s’expriment en date de séjour. Donc
le dernier jour indiqué sur la page du camping correspond
à la date de départ maximum du client de l’établissement.
8
Himmerland Camping & Feriecenter
Camping Chèques acceptés
02/01/2015 - 16/08/2015
25/08/2015 - 27/12/2015
Camping Chèques acceptés
02/01/2015 - 16/08/2015
25/08/2015 - 27/12/2015
Réservation en ligne
La formule Camping Cheque est une formule
sans réservation.
Toutefois, nous laissons la possibilité aux clients Camping Cheque de réserver s’ils le souhaitent.
Camping Soleil
3 possibilités
1. Le camping propose la réservation gratuite
à tous les clients Camping Cheque.
Cette réservation vous parviendra sous forme d’un
e-mail spécifiant les dates de séjour des clients Camping Cheque. N’hésitez pas à confirmer. Vous devez
conserver l’emplacement du client jusqu’à 17 h.
2. Le camping propose la réservation gratuite
uniquement aux clients Gold Card.
Cette réservation vous parviendra sous forme d’un
e-mail spécifiant les dates de séjour des clients Gold
Card (uniquement). Vous devez conserver l’emplacement du client jusqu’à 17 h.
3. Le camping recommande la réservation
sur certaines périodes.
9
daniel.durand@gmail.com
Comme mentionné précédemment, vous appliquez vos principes et modalités de réservations
aux clients Camping Cheque qui
souhaitent réserver. Les Camping
Chèques papier doivent être acceptés pour acompte.
L’arrivée et le départ du client
ESPACE PRO
Enregistrement du client « Camping Cheque »
En principe le client vous indique qu’il réglera en Camping Chèques
«papier» ou numériques, sinon le lui demander. Pour un paiement
en Camping Chèques numériques, il vous présente sa Gold Card
ou sa Silver Card.
Le client qui n’a pas réservé n’est pas obligé de donner ses Camping
Chèques à l’arrivée.
Seul le client ayant réservé pourra donner ses Camping Chèques dès
l’arrivée, si le règlement du camping l’exige pour ses propres réservations.
Le départ du client
Les Camping Chèques papier remis par le client doivent être complétés (talon non détaché), les coordonnées du client ou le numéro
de Gold Card clairement rempli.
Le client a déjà reçu une facture à l’achat de ses Camping Chèques.
Vous n’avez donc pas à émettre de facture au client. Vous pouvez
toutefois lui établir un justificatif s’il vous le demande.
Pour plus d’infos sur le réglement par carte, consulter le mode d’emploi lecteur de carte. (cf p. 4)
10
Débiter une carte
edom
Travel
with
te fre
comple
LES MOYENS DE PAIEMENT
La Silver Card
C’est une carte à puce qui permet d’acheter des Camping Chèques numériques. Les nuitées sont créditées
sur la carte, puis débitées sur les campings.
Distribuez des Silver Card et soyez rémunérés à hauteur
de 3 % sur les chèques chargés sur ces cartes ! (Plus
d’informations p. 14)
AR
per C
Kam
D
La Gold Card
Les porteurs de la Gold Card sont nos meilleurs clients
en Europe.
C’est une carte créée pour mieux fidéliser les clients
au réseau Camping Cheque, en attribuant des points
Fidélité par séjour (fonction automatisée).
Elle est rechargée en nuitées aussi souvent que les
clients le désirent, même en cours de voyage.
Le Chèque papier
Le Camping Chèque, sous forme papier, est un bon qui
se présente en deux parties.
Vous devez récupérer l’ensemble du Chèque (talon non
détaché) dûment complété par le client.
11
edom
Travel
with
te fre
comple
Les porteurs de Silver Card et
Gold Card bénéficient d’un programme de récompense unique
en Europe : tous les 25 Chèques
consommés, Camping Cheque
leur offre un Camping Chèque.
AR
per C
Kam
D
OFFRES SPéCIALES
ESPACE PRO
Lors du remplissage du questionnaire pro, vous avez
proposé des offres spéciales.
Les offres spéciales 6=7 (7e nuit offerte), 11=14 (12e,
13e et 14e nuits offertes) sont cumulables dans la limite
de 28 jours consécutifs.
Par ex. : un client passe 21 nuits sur le camping, il donne
17 Camping Chèques (11 Chèques dans le cadre de
l’offre 11 = 14, 6 Chèques dans le cadre de l’offre 6=7).
Ces offres figurent en bas de votre page dans le guide
Camping Cheque 2015 et sur le site
www.campingcheque.com et sur l’application smartphone Camping Cheque.
Si vous avez dédié des offres spéciales aux clients porteurs de la Gold Card, celles-ci suivent les mêmes règles
que précédemment citées.
6=7
11=14
12
RéMUNéRATION DU CAMPING CHèQUE
ESPACE PRO
FINANCIER
• Procédure Camping Cheque
Camping Chèque
papier
Camping Chèque
numérique
2013 - 2014 (15 €)
-
11,25 €
2014 - 2015 (16 €)
11,20 €
12,00 €
2015 - 2016 (16 €)
11,20 €
12,00 €
13
SILVER CARDS
DISTRIBUTION ET RéMUNERATION
ESPACE PRO
3 % de revenus additionnels
Certains campings ont choisi de distribuer des Silver
Cards à leurs clients. Ils sont rémunérés à hauteur de
3 % sur tous les Chèques achetés sur ces cartes.
LES BENEFICES
Pour vous :
• Vous êtes rémunérés à hauteur de 3% sur les Chèques
achetés
• Les cartes, transmises gratuitement, vous sont automatiquement attribuées
• Vous êtes rémunérés tant que le client utilise sa carte
et tant que vous êtes adhérent
• Vous suivez vos chiffres en temps réel depuis l’interface dédiée
Pour vos clients :
•U
n cadeau utile avec une vraie valeur ajoutée :
ils réalisent une économie de 6 € (son prix de vente
habituel) et bénéficient d’un tarif unique de 16 € la
nuit sur 660 campings.
14
Offrir une carte
SILVER CARDS
DISTRIBUTION ET RéMUNERATION
ESPACE PRO
FINANCIER
5. Incitez à charger immédiatement
des nuitées
• Votre rémunération Silver Card
• par téléphone au revendeur Camping Cheque
de son pays
• sur Internet, 24 h/24, Menu « Commander »,
puis « Camping Cheque »
Mode d’emploi
6. Suivez vos rémunérations et reporting
1. Commandez les cartes
2. Présentez les avantages Camping Cheque
• Depuis votre espace PRO pro.kawan-group.eu,
rubrique « Financier »
3. Offrez des Silver Card à vos clients
• votre rémunération Silver Card
4. Aidez les clients à activer leur nouvelle
carte
• Consultez en temps réel
vos souscriptions de cartes,
les chèques chargés
et votre rémunération.
iPad
0:41 AM
• par téléphone au revendeur Camping Cheque
de son pays
16
2013
PLUS DE DE
• Téléchargez les relevés
mensuels pour procéder
à la facturation
• sur Internet, 24 h/24, menu “Commander” puis
“Activer ma Silver Card”
10
Cartes ac 9
1
2
3
➔
4ch3ar 1
Chèques
PLUS DE DE
N
O
E
S
Activité du
Safari
TAILS
gés
➔
1 mars au
31 mars 20
Mail
15
7
tivé6=es
TAILS
15
Vidéos
Music
Chèques numériques
vente et rémunération
No
ESPACE PRO
uveau
3 % de revenus additionnels
sur les ventes de Chèques
Dès mars 2015, vous pouvez recharger les cartes Silver
ou Gold de vos clients en Chèques numériques.
Les bénéfices :
Pour vous :
• Vous êtes rémunérés à hauteur de 3 % sur les Chèques
ainsi distribués
• Vous pouvez cumulez cette rémunération avec les
3 % lié à la distribution de Silver Card : soit 6 % sur les
Chèques vendus par vos soins et chargés sur une carte
distribuée par vous
• Vous êtes rémunérés même si le client n’utilise pas les
Chèques dans votre établissement
• Vous suivez vos chiffres en temps réel depuis l’interface dédiée
16
Créditer une carte
Pour vos clients :
- La possibilité de prolonger facilement leur séjour sur
votre terrain
Chèques numériques
vente et rémunération
ESPACE PRO
Créditer une carte
Mode d’emploi
1 • Connectez-vous à l’espace Pro
2 • Cliquez sur le bouton approprié
3 • Indiquez la quantité de Chèques à créditer
4 • Indiquez les identifiants de carte du client
5 • Vérifiez la commande
6 • Effectuez le paiement par carte bancaire
7 • Suivez votre rémunération et reporting depuis votre espace Pro pro.kawan-group.eu,
rubrique « financier »
17
RETOUR
DES CAMPING CHèQUES PAPIER
Les Camping Chèques sous forme « papier » doivent
être expédiés 2 fois par saison (à la fin de l’avant-saison,
et à la fin de l’après-saison) ou à partir de 400 Camping
Chèques.
1•C
onserver le talon détachable (petite partie à
gauche du Camping Chèque) comme justificatif
comptable. Le numéro doit toujours être lisible et
non endommagé, dans le cas contraire le Chèque
ne sera pas payé.
2•R
egrouper les Chèques par année de validité. Utiliser des élastiques ou des ganses lors de l’envoi des
Camping Chèques.
3 • F aire l’envoi en recommandé ou par une compagnie
de transport ; emballé en carton (merci d’éviter les
enveloppes). En cas de perte ou de vol, nous ne serons pas tenus pour responsables et les Chèques
perdus ne seront pas payés.
4•A
jouter à votre envoi une facture conforme au modèle page 21.
18
ESPACE PRO
FINANCIER
• Procédure Camping Cheque
Talon
à conserver
Partie
à nous retourner
Adresse d’expédition des factures
et de toute correspondance
Kawan Group - Bureau Central
Camping Cheque France
12 rue Alfred Kastler
71530 Fragnes – France
ESPACE PRO
LES CAMPING CHèQUES NUMéRIQUES
Le PDF ainsi téléchargé liste la totalité des transactions réalisées dans le mois. Elles comprennent également les transactions passées par la
procédure d’urgence.
La première page récapitulative de votre relevé
peut faire office de facture. Si vous ne souhaitez
pas établir une nouvelle facture, vous pouvez
imprimer cette facture pré-établie, la tamponner, la signer et nous la renvoyer.
FINANCIER
• Vos relevés de chèques
numériques
Pour la facturation des Camping Chèques numériques, il vous faut télécharger une liste mensuelle des transactions sur notre portail Internet
à partir du 5 du mois suivant. (Par exemple, la
liste de mai est disponible à partir du 5 juin.)
Dans la rubrique Financier,
1 • Connectez-vous au site pro : pro.kawangroup.eu
2 • Entrez vos login et mot de passe*
3 • Choisissez « Vos relevés de chèques numériques »
4 • Sélectionnez le mois que vous désirez télécharger dans les menus déroulants ainsi que
la version (française ou anglaise)
5 • Cliquez sur OK.
* Login ou mot de passe perdu : reportez-vous à la page 4
19
LA FACTURATION
ESPACE PRO
Vous trouverez ci-contre un exemple de facture à nous
adresser avec vos Camping Chèques papier ou vos
relevés. Il ne faut surtout pas faire apparaître la valeur faciale du Camping Chèque sur vos factures
mais le montant hors commission (cf p 14 et facture
ci-contre).
En effet, si vous faisiez apparaître le prix de 15 € ou 16 €,
vous seriez redevable de la TVA sur ces montants alors
que vous ne les avez pas perçus.
Merci de nous transmettre
un relevé d’identité bancaire
(RIB/IBAN + Swift)
20
FINANCIER
• Procédure Camping Cheque
EXEMPLE DE FACTURE
t
• Nom de l’établissemen
• Raison sociale
• Adresse, pays, n°RCS
nautaire
• Siret et TVA intracommu
g
pin
• Nom usuel du cam
• SAS KAWAN GROUP
• 12 rue Alfred Kastler
• F-71530 FRAGNES
• TVA : FR06418679643
votre comptabilité)
_________
méro de facturation de
nu
Date de Facturation : __
au
dre
on
sp
rre
co
nt
___ (n° deva
N° de Facture ________
x 11,20 € = _______ €
: 2014 / 2015 _______
r
pie
pa
s
ue
èq
Ch
ing
11,20 € = _______ €
Nombre de Camp
2015 / 2016 _______ x
Card / Gold Card) :
ues numériques :(Silver
èq
Ch
ing
mp
Ca
de
12,00 € = _______ €
re
Nomb
2014 / 2015 _______ x
12,00 € = _______ €
2015 / 2016 _______ x
= _______ €
Montant Total TTC
__
__
__
__
= _______ €
Relevé du mois de ____
Dont TVA ( ____ %)
21
EN CAS DE PROBLèME
ESPACE PRO
!
Nous avons mis en place une procédure de remplacement vous permettant de traiter le départ du client en
toute sérénité.
Dans quel cas ?
1. La carte ne fonctionne pas ou la carte est perdue
ou volée.
2. Le lecteur de carte ne fonctionne pas
Procédure d’urgence
Procédure d’urgence
Allez sur le site Internet professionnel de Camping Cheque
pro.kawan-group.eu pour réaliser le débit en ligne.
1 • Entrez votre Login et mot de passe*
Puis allez sur « financier ». Dans le menu de gauche sélectionnez « procédure d’urgence »
2 • Remplissez le formulaire
Les champs « Date », « Identifiant », « Nombre de Chèques à
débiter » et « Cause de dysfonctionnement » sont obligatoires.
3 • Validez après vérification
La transaction est enregistrée sur votre compte et sur celui du
client. Vous pouvez imprimer la page.
La transaction sera impossible si le solde du compte client est
insuffisant.
22
* Vous avez oublié votre mot de passe, reportez-vous à la page 4
EN CAS DE PROBLèME
ESPACE PRO
Votre lecteur de carte ne fonctionne pas
FAQ
Après avoir tout essayé avec nos services pour vous dépanner
(Helpline : 0033 385 72 29 95), vous pouvez vous connecter
sur le site Internet et effectuer le débit en ligne selon la procédure décrite ci-contre.
La carte est perdue ou volée
Vous pouvez utiliser cette procédure ci-contre et demander
au client de contacter nos services qui s’assureront dans les
meilleurs délais du remplacement de la carte. Nous nous occuperons alors d’apporter au client la meilleure solution de
façon à ce qu’il ne soit pas pénalisé.
Vous ne devez utiliser le site que dans ces 2 cas et le jour
même du départ du client.
Helpline 6 jours sur 7
00 333 85 72 29 95
23
éVITER LES LITIGES HABITUELS
Les litiges concernent principalement
• les dates d’acceptation des Camping Chèques
• les dates d’ouverture des services
Nous vous prions de vous conformer aux dates que vous nous avez
transmises et publiées dans notre guide 2015.
Nous vous rappelons que, sauf cas de force majeure, vous êtes tenu
contractuellement d’accueillir nos clients, conformément aux dates
qui ont été publiées. La réalité de ces informations engage pleinement votre responsabilité.
• le paiement par carte. Dans le cadre du nouveau programme de
fidélité, plus les clients utilisent leur carte, plus ils sont récompensés.
Aussi, merci de veiller à bien accepter leurs cartes pour le réglement.
• le forfait électricité. Le forfait Camping Cheque comprend l’électricité, dans la limite de 6 A ou 5 kW/jour (sauf accord spécial). Nous
vous conseillons de veiller à aucune surconsommation ou à facturer
la consommation supplémentaire (par lecture de compteur ou par
appréciation après augmentation de l’ampérage).
24
LA SIGNALéTIQUE SUR LE CAMPING
ESPACE PRO
Votre documentation
DOCUMENTATION
Mode d’emploi
Camping Cheque
Mode d’emploi
lecteur de carte
Mode d’emploi
distribution Silver Card
(plus d’infos p.14)
25
Flyer et son présentoir
LA SIGNALéTIQUE SUR LE CAMPING
Votre matériel
Autocollants
Lecteur de carte
Drapeau
connecté à un PC
Vous avez une question ? Il vous manque des éléments ?
Contactez le 00 333 85 72 29 90 et demandez le Back Office campings
26
LA SIGNALéTIQUE SUR LE WEB
ESPACE PRO
Pour télécharger nos logos et bannières,
rendez-vous sur : pro.kawan-group.eu
Nous vous encourageons à établir des liens réciproques sur nos sites
pour améliorer votre référencement
www.campingcheque.fr
27
Camping Cheque
12 rue Alfred Kastler
71530 Fragnes – France
Tél. + 33 (0)3 85 72 29 90
Service Back Office campings
Votre site pro :
pro.kawan-group.eu
est une marque commerciale de SAS KAWAN GROUP
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