Activité culturelle, sociale, sportive ou complémentaire à la formation organisée par l’équipe de la vie étudiante, l’étudiant-organisateur ou le regroupement-organisateur.

ACTIVITÉ D’AUTOFINANCEMENT

Activité organisée par un organisateur afin de financer un projet, en tout et en partie,

à l’aide de ses propres moyens

ACTIVITÉ PERSONNELLE

Activité d’intérêt personnel n’ayant pas de lien direct avec les cours et avec les activités de vie étudiante

ACTIVITÉ CRÉDITÉE

Activité de vie étudiante organisée dans le cadre d’un cours crédité

ACTIVITÉ DE FINISSANTS

Activité de finissants : photos de finissants, album, bague et bal

1.2 ACTEURS IMPLIQUÉS

L’ÉQUIPE DE LA VIE ÉTUDIANTE

L’équipe comprend le conseiller à la vie étudiante et la technicienne en administration.

L’ÉTUDIANT-ORGANISATEUR

Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité de vie étudiante.

LE REGROUPEMENT-ORGANISATEUR

Regroupement ou association reconnus par l’UQO qui organise une activité de vie étudiante, une activité personnelle ou une activité d’autofinancement.

L’ÉTUDIANT-ÉVALUÉ

Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité créditée.

L’ÉTUDIANT-PROJET PERSONNEL

Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité personnelle.

L’ORGANISATEUR

Regroupe soit l’étudiant-organisateur, le regroupement-étudiant et l’étudiant-projet personnel

LE FINISSANT

Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité de finissants.

L’ÉTUDIANT

Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme

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2. CATÉGORIES D’ACTIVITÉS

2.1 ACTIVITÉ PERSONNELLE

Activité n’ayant pas de liens directs avec les cours et avec les activités de vie étudiante.

Cette activité est organisée selon le champ d’intérêt de l’étudiant-projet personnel.

Exemples d’activités personnelles

 Sensibilisation pour une cause sociale

 Activité autofinancée pour un voyage humanitaire (organisé en dehors du cadre de l’UQO)

2.1.1 VOLET SENSIBILISATION

L’étudiant-projet personnel peut organiser une activité de sensibilisation à une cause sociale si celleci touche une thématique d’un programme d’études offert au campus de l’UQO à

Saint-Jérôme.

L’étudiant-projet personnel devra démontrer au conseiller à la vie étudiante que le thème de son activité est en lien avec un programme d’études et ainsi obtenir son autorisation.

Particularités



La tenue d’un kiosque dans le hall d’entrée n’est pas autorisée.

 L’activité doit se tenir dans une salle de classe.

 Aucune intervention de l’équipe de la vie étudiante.

 Aucune sollicitation financière n’est permise.

Étape de réalisation



Obtenir l’autorisation du conseiller à la vie étudiante

2.1.2 VOLET AUTOFINANCEMENT

L’équipe de la vie étudiante n’autorise aucune activité d’autofinancement pour une activité personnelle.

L’étudiant-projet personnel devra vérifier cette possibilité auprès des différentes associations

étudiantes.

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2.2 ACTIVITÉ CRÉDITÉE

Activité de vie étudiante réalisée dans le cadre d’un cours crédité. L’étudiant est évalué par un professeur ou un chargé de cours pour ce qu’il accomplit.

Liste des cours pouvant organiser des activités de vie étudiante*

 MNG1333 - Gestion des équipes

 SOI3623 - Expérience de santé : groupes et collectivités

Particularités

 Aucune intervention de l’équipe de la vie étudiante.

 Projet non admissible dans le cadre du programme de subvention : Projet d’animation du milieu

Étapes de réalisation

Réservation de locaux et d’espaces

2. Gestion de la logistique

Promotion de l’activité

*Cette liste fait état des cours où il y a eu le plus de demandes d’activités créditées en 2014-2015. Cette liste peut être modifiée en tout temps.

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2.3 ACTIVITÉ D

’AUTOFINANCEMENT

Activité organisée sur le campus par un organisateur afin de financer un projet, en tout et en partie,

à l’aide de ses propres moyens.

Exemples d’activités autofinancées

 Soirée 5 à 7

 Pizzathon

 Kiosque de vente d’objets ou de nourriture

2.3.1 VOLET VENTE DE PRODUITS ALIMENTAIRES

Un organisateur peut organiser une activité autofinancée

– volet vente de produits

alimentaires.

Exigences

 Cette activité doit servir à financer ledit projet.

 Les produits alimentaires doivent respecter la politique du MAPAC.

Étapes de réalisation

1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante.

2.3.2 VOLET VENTE D’ARTICLES PROMOTIONNELS

Un organisateur peut organiser une activité autofinancée

– volet vente d’articles.

E xemples d’articles promotionnels

 Bouteille d’eau réutilisable

 Tasse à café

 T-Shirt

 Foulard

Exigences

 Cette activité doit servir à financer ledit projet.

 Aucun objet à caractère religieux ou sexuel n’est autorisé.

Étapes de réalisation

1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

2.3.3 V

OLET VENTE DE BILLETS D’ENTRÉE

Un organisateur peut vendre des billets échangeables contre une entrée à une activité de vie étudiante qu’il l’organise.

Exigences

 L’organisateur doit tenir obligatoirement un kiosque pour faire une activité

autofinancée

– volet vente de billets

 La vente de billets de tirage sans permis délivré par la Régie des alcools, des

courses et des jeux est interdite. Exemple : les « moitié-moitié », les activités casinos.

 Le billet doit préciser la date, l’heure, l’endroit, le prix et le nom de l’organisateur

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

Exemples d’activités de vie étudiante pouvant nécessiter la vente de billets

 5 @ 7

 Spectacle

 Conférence/formation

Étapes de réalisation

1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

2. Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

3. Réservation de locaux et d’espaces

4. Gestion de la logistique

Promotion de l’activité

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

2.4 ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE

Activité culturelle, sociale, sportive ou complémentaire à la formation organisée par

l’équipe

de la vie étudiante,

l’étudiant-organisateur ou le regroupement-organisateur.

Étapes de réalisation

Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

3. Réservation de locaux et d’espaces

4. Gestion de la logistique

5. Promot ion de l’activité

6. Financem ent de l’activité

Bilan de l’activité

Privilèges

 Admissibilité de l’activité au Programme de subvention : Projet d’animation du milieu

 Soutien de l’équipe de la vie étudiante

2.4.1 ACTIVITÉ CULTURELLE

Exemples d’activités culturelles*

 Festival

 Exposition

 Spectacle

 Projection de film

 Pièce de théâtre

*Ces activités doivent

être organisées par et pour les étudiants du campus de l’UQO à Saint-Jérôme.

2.4.2 ACTIVITÉ SOCIALE

Exemples d’activités sociales

 Journal ou blogue étudiant

 Activité de réseautage

2.4.3 ACTIVITÉ SPORTIVE

Exemples d’activités sportives

 Équipes récréatives

 Cours en groupe

 Club sportif

2.4.4 ACTIVITÉ COMPLÉMENTAIRE À LA FORMATION

Exemples d’activités complémentaires à la formation

 Compétition interuniversitaire

 Colloque

 Congrès

 Conférence, formation et atelier

 Semaine thématique

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

3. RÉSERVATION DE

LOCAUX ET D’ESPACES

Étapes de réalisation

1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

2. Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

3. Réservation de l

ocaux et d’espaces

4. Gestion de la logistique

5. Promot ion de l’activité

6. Financem ent de l’activité

Bilan de l’activité

3.1 PROCÉDURE DE RÉSERVATION

’organisateur doit obtenir l’autorisation du conseiller à la vie étudiante pour l’organisation d’une activité étudiante.

Formulaire en ligne

L’organisateur doit remplir le formulaire d’autorisation pour l’organisation d’une activité

étudiante par le lien suivant : http://uqo.ca/saint-jerome/vie-etudiante/formulaires

Rencontre d’autorisation et de confirmation

Le conseiller

à la vie étudiante organisera une rencontre avec l’organisateur et la technicienne en administration (si nécessaire) pour autoriser la tenue de l’activité et confirmer la réservation de locaux ou d’espaces.

L’invitation à cette rencontre sera envoyée par courriel.

*Nous ne garantissons aucunement l’accès aux salles et aux espaces.

3.2 LOCAUX DE VIE ÉTUDIANTE

3.2.1 LOCAL JS-101

Grandeur

 1055 p²

Capacité*

 78 places assises avec mobilier

Emplacement

 Ce local est situé au sous-sol, à proximité de vestiaires avec douches.

Caractéristiques

 Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs.

Activités réservées

 Le local est réservé du lundi au vendredi entre 11 h 15 et 12 h 45 pour des cours en groupe.

Ce local est destiné aux activités sportives telles que les cours en groupe.

*Pour établir le nombre maximal de participants pour un cours en groupe (Ex. : Zumba, aérobie), veuillez demander à l’entraineur-e le nombre de p² nécessaire par participant.

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3.1.2 LOCAL JS-200

Grandeur

 Environ 700 p²

Capacité

 40 places assises avec mobilier

Emplacement

 Ce local est situé au sous-sol, à proximité du local JS-101.

Caractéristiques

 Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs.

Ce local est destiné aux conférences, ateliers, formations et autres.

3.1.3 LOCAL J-0105

Capacité

 50 places assises avec mobilier

Emplacement

 Ce local est situé au rez-de-chaussée

Caractéristiques

 Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs. Mur rouge amovible permettant une ouverture de la salle sur le hall d’entrée.

Ce local est destiné aux activités culturelles, sociales et complémentaires à la

formation, telles que conférences, ateliers, expositions, spectacles.

3.3 SALLES DE CLASSE

Les 16 salles de classe sont attribuées en priorité aux activités d’enseignement.

Caractéristiques

 Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs.

3.3.1 CAPACITÉ DES SALLES DE CLASSE

4e étage

J-4101 : 60 places assises

J-4107 : 64 places assises

J-4109 : 64 places assises

3e étage

J-3101 : 70 places assises

J-3107 : 70 places assises

J-3101+J-3107 : 140 places assises

J-3109 : 70 places assises

J-3121 : 34 places assises

2e étage

J-2101 : 76 places assises

J-2107 : 70 places assises

J-2101+J-2107 : 146 places assises

1 er

étage

J-1206 : 40 places assises

J-1208 : 58 places assises

Sous-sol

JS-113 : 56 places assises

JS-115 : 56 places assises

JS-117 : 78 places assises

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3.4 ESPACES PUBLICS

3.4.1 CARACTÉRISTIQUES DES ESPACES PUBLICS

Endroit

 Sous-sol

 Rotonde du 3 e

étage

 Rotonde du 4 e

étage

Capacité*

 Sous-sol = plus de 100 personnes

 Les rotondes = entre 60 et 80 personnes

Particularités

 Plan d’aménagement obligatoire

 Prévoir la réservation de matériels multimédias

*La capacité de ces espaces dépend du plan d’aménagement.

3.5 KIOSQUES

3.5.1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

’organisateur qui désire tenir un kiosque doit respecter les règles suivantes :



Aucune sollicitation n’est permise à l’intérieur de la cafétéria;

 Aucune souslocation du kiosque n’est permise. L’organisateur du kiosque doit être présent lors de la tenue de l’évènement.

 Une affiche doit être apposée sur le kiosque annonçant l e nom de l’organisateur et le but. Ex. : Cette activité est organisée par

… et pour…

3.5.2 TYPE DE KIOSQUES ADMISSIBLES

Moyen de communication

Recrutement de membres ou de participants, promotion d’une activité de vie étudiante, distribution d’objets promotionnels.

Kiosque thématique

Sensibilisation à un thème en lien avec un programme d’études ou en lien avec la mission d’un regroupement-organisateur.

3.5.3 COMPOSITION ET EMPLACEMENT DES KIOSQUES

Un kiosque est composé d’une table (4' X2'), de deux chaises et d’un paravent.

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4. GESTION DE LA LOGISTIQUE

Étapes de réalisation

1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

2. Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

3. Réservation de locaux et d’espaces

4. Gestion de la logistique

5. Promot ion de l’activité

Financement de l’activité

7. Bilan de l’activité

4.1 PLAN D’AMÉNAGEMENT

Si vous voulez apporter des modifications à votre local, u n plan d’aménagement de votre espace doit être complété.

Exemples de modifications

 Déplacer, enlever ou rajouter du mobilier et/ou du matériel.

 Installer un équipement impliquant la modification de la structure (mur, plafond, sol) de l’espace.

Il est interdit de déplacer du mobilier dans les différents espaces.

L’équipe du Service de

Terrains et Bâtiments se chargera d’aménager votre emplacement en conformité avec votre plan d’aménagement.

4.1.1 DÉMARCHE

1- Réserver votre local selon la procédure au point 3.1

2- Spécifier sur le formulaire le type de modèles :

 Modèle classique : sélectionner le modèle et spécifier le nombre de participants (à remplir sur le formulaire de demande de réservation)

 Modèle personnalisé : remplir le plan de votre aménagement personnalisé.

3- Pour le modèle personnalisé, la technicienne en administration communiquera avec vous et vous remettra un plan vierge de l’espace choisi. Veuillez dessiner sur le plan le mobilier et le matériel dont vous avez besoin.

4.1.2 MOBILIER ET MATÉRIEL DISPONIBLES

 Table 4' X 2'

 Table ronde

 Chaise

 Table haute

 Tabouret

 Divan

 Paravent

4.1.3 AUDIOVISUELS ET AUTRES

Le Service de la Bibliothèque (1 er

étage) offre du matériel audiovisuel en location pour vos activités d’enseignement ou de vie étudiante.

 Ordinateur portatif

 IPAD

 Appareil photo & Caméra vidéo

 Hautparleurs et amplificateur

 Micro

 Chevalet

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4.1.4 MODÈLES CLASSIQUES

En U Classe

Théâtre Table ronde

4.1.5 MODÈLE PERSONNALISÉ

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4.2 SERVICE DE TRAITEUR

Si votre activité nécessite le service d’un traiteur, l’organisateur doit faire les démarches nécessaires pour obtenir le service.

Règlements généraux

 Il est interdit de distribuer ou vendre de la nourriture préparée à la maison sans permis de la MAPAC.

Veuillez consulter l’aide-mémoire – activités avec nourriture au bureau du conseiller à la vie étudiante.

4.3 PERMIS D’ALCOOL

L’organisateur d’une activité nécessitant la vente ou la distribution de produits alcooliques doit absolument obtenir un permis de réunion* délivré par la Régie des alcools, des cours

et des jeux du Québec (RACJ).

Informations importantes

 La demande d’un permis de réunion, auprès de la RACJ, doit être envoyée au plus tard 15 jours avant la tenue de l’activité. Toutefois, l’organisateur doit prévoir 10 jours de plus pour obtenir la signature du propriétaire du bâtiment, tel que requis dans le formulaire.

 Le permis de réunion doit être affiché et visible lors de l’activité.

 Les boissons alcoolisées doivent provenir d’un endroit autorisé par la RACJ, telles que la SAQ, un dépanneur ou une épicerie. Les boissons alcoolisées provenant d’un bar, d’une microbrasserie ou d’un vignoble doivent être munies d’une étiquette de la

RACJ.

 Tarif : o Permis de réunion sans vente de boissons alcooliques = 43.50 $ par jour. o Permis de réunion avec vente de boissons alcooliques = 86.00 $ par jour.

Procédure pour obtenir un permis de réunion

1. Obtenir le formulaire de demande de permis de réunion

 Au bureau de la technicienne en administration du Guichet-étudiant

 En ligne : www.racj.gouv.qc.ca

2. Remplir toutes les sections (sauf la 4) du formulaire de demande de permis de réunion et les informations pour un paiement par carte de crédit.

3. Remettre le formulaire à la technicienne en administration du Guichet étudiant afin qu’elle puisse compléter la section 4, au moins 30 jours avant la tenue de l’activité.

4. Envoyer la demande de permis de réunion à la RACJ à :

560, boulevard Charest Est

Québec (Québec) G1K 3J3

*Le permis de réunion est aux frais de l’organisateur.

*Ces politiques sont sujettes à des changements sans préavis en raison des modifications possibles aux lois gouvernementales applicables.

4.4 SÉCURITÉ SUPPLÉMENTAIRE

Question de sécurité, un évènement social de plus de 100 personnes implique la présence d’un agent de sécurité supplémentaire aux frais de l’organisateur.

Pour obtenir plus d’information, communiquez avec le conseiller à la vie étudiante.

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5. PROMOTION DE L’ACTIVITÉ

Étapes de réalisation

Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

Réservation de locaux et d’espaces

Gestion de la logistique

Promotion de l’activité

Financem ent de l’activité

Bilan de l’activité

5.1 AFFICHAGES

5.1.1 EXIGENCES

 L’affichage à caractère sexuel, politique et religieux est interdit.

 Le nom de l’organisateur doit être inscrit clairement sur l’affiche.

5.1.2 BABILLARDS, CHEVALETS ET PARAVENTS

Procédure d’affichage sur BABILLARDS

Babillards situés à la cafétéria et dans les départements sur les étages

 Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche

Babillards de l’AGE-CEUL et de la bibliothèque

 Sceau d’autorisation de l’AGE-CEUL ou de la bibliothèque.

Procédure d’affichage sur CHEVALETS

Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche.

Réserver le chevalet à la bibliothèque

Informer la technicienne en administration de l’emplacement du chevalet

Procédure d’affichage sur PARAVENTS

Prévoir au moins 48 h de réservation

Réserver le paravent auprès de la technicienne en administration des Services aux

étudiants

Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche.

5.1.3 TÉLÉVISIONS

Règles spécifiques

 Créer une diapositive PowerPoint comprenant l’information à transmettre (quoi, quand, qui, où, combien, comment).

 Envoyer votre diapositive PowerPoint à vieetudiantestj@uqo.ca

en spécifiant la durée de l’affichage. Veuillez prévoir au moins 2 jours avant la publication.

5.1.4 CALENDRIER DES ACTIVITÉS ÉTUDIANTES

Le regroupement-organisateur peut afficher son évènement sur cette plateforme. Celui-ci doit soumettre les informations de son évènement à vieetudiantestj@uqo.ca

au plus tard le dernier jeudi du mois pour un affichage le mois suivant.

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

Règles spécifiques

 Veuillez transmettre les informations suivantes : o

Titre de l’activité o Date o Modalités d’inscription o Courriel et site web

5.1.5 HORS-ZONE

Il est interdit d’afficher sur les murs du campus de l’UQO à Saint-Jérôme. Seuls les

évènements à caractère unique et particulier seront permis sous l’autorisation de la direction des Services aux étudiants à Saint-Jérôme.

5.2 BAVARD DISCRET

Le Bavard discret est un outil de diffusion de message à la communauté universitaire. Il est publié dans votre portail Symbiose.

Pour publiciser votre activité étudiante, envoyer les informations de manière claire et précise par courriel à louise.chevalier@uqo.ca

Exemple d’annonce :

Titre de l’activité :

Quand :

Cout :

Où :

Soirée Hockey et ailes de poulet

Samedi 11 février 2012

5 $ pour étudiants de l'UQO, 7 $ pour autres

Café bar Tonik

Courte description : Les membres de l'AESS (association étudiante de sciences de la santé) organisent cette activité afin de ramasser des fonds pour un stage à l'Ile Maurice. Venez en grand nombre!

5.3 UTILISATION DU LOGO DE L’UQO

L’organisateur qui désire utiliser le logo de l’UQO dans ses publications doit obtenir une autorisation de la part de la Direction des communications et du recrutement (DCR) de l’UQO.

Veuillez communiquer avec la DCR via courriel : dcr@uqo.ca

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6. FINANCEMENT DE L’ACTIVITÉ

Étapes de réalisation

Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

Réservation de l ocaux et d’espaces

Gestion de la logistique

Promotion de l’activité

Financement de l’activité

Bilan de l’activité

6.1 SUBVENTIONS POUR LES PROJETS ÉTUDIANTS

6.1.1 FONDS DISPONIBLES

Il existe trois (3) fonds pour les projets étudiants.

Projet d’animation du milieu de l’UQO|Services aux étudiants

Fonds de l’Association générale des étudiants du campus de Saint-Jérôme

(AGE-CEUL)

3- Fonds

– Projets étudiants de la Fondation de l’UQO

Afin de faciliter le travail des organisateurs, un seul formulaire a été créé pour l’ensemble des trois (3) fonds. Toutefois, l

’évaluation des projets se fait de façon individuelle par les subventionnaires selon leurs propres critères.

6.1.2 CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉS

 Le projet est présenté par un ou des étudiants de l’UQO;

 Le projet se réalise pendant le trimestre d’automne, d’hiver ou d’été de l’année en cours;

 Le formulaire doit être déposé aux divers subventionnaires au moins dix (10) jours ouvrables avant la réalisation du projet;

 Le responsable du projet a l’obligation de remettre un bilan à la suite de l’activité. Le rapport se trouve en annexe de ce présent document.

 Aucune dépense ne sera remboursée avant l’autorisation des subventions

6.1.3 FORMULAIRE UNIQUE

Le formulaire unique est disponible à l’adresse suivante : http://uqo.ca/saint-jerome/vieetudiante/formulaires .

 Le formulaire doit être déposé à cette même adresse au moins dix (10) jours ouvrables avant la réalisation du projet.

 Le montant de la subvention vous sera communiqué par courriel par les responsables des subventions au moins cinq (5) jours ouvrables après le dépôt du formulaire.

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

6.1.4 PIÈCES JUSTIFICATIVES

Le responsable du projet doit s’assurer de conserver toutes les pièces justificatives originales justifiant les dépenses s’il désire se faire rembourser par les subventionnaires.

6.1.5 LE MONTANT DE LA SUBVENTION

Le montant de la subvention accordé dépend de plusieurs facteurs.

 Qualité du dossier;

 Impact sur la communauté universitaire;

 Rayonnement de l’activité à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’UQO;

 Valorisation de l’engagement étudiant;

 Nombre d’étudiants impliqués et la clientèle visée;

 Justesse de budget prévisionnel et montant de la subvention demandée;

 Contribution financière des étudiants;

 Contribution financière autre (subventions, commandites);

 Lieu où se déroule l’activité.

6.1.6 PARTICULIARITÉS DE LA SUBVENTION

– PROJET D’ANIMATION DU

MILIEU

Tableau 1 : Validité des projets et des dépenses

Projets admissibles

 Les projets de vie étudiante (voir

section 2.4)

Projets non-admissibles

 Commandites

 Activité personnelle

 Activité créditée

 Activité de graduation

 Échanges internationaux

Dépenses non-admissibles Dépenses admissibles

 Frais de reprographie



Frais d’inscription pour une participation de groupe à des colloques, congrès ou séminaires



Frais d’inscription à des compétions interuniversitaires

 Location de matériel (sous réserve)

 Prix de participation en lien avec la

thématique de l’évènement

 Nourriture et breuvage pour les

participants (sous réserve)

 Honoraires professionnels pour des

conférenciers ou des artistes

 Frais de déplacement pour des

regroupements étudiants

 Salaire versé à un étudiant

 Boissons alcoolisées

 Objets destinés à la vente

 Nourriture et breuvage destiné à la vente

 Frais de séjour ou de voyage

Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme

Tableau 2 : répartition des subventions

Type de projets Détails

Organisation d’un projet d’envergure

75 personnes et plus

Montants alloués

Maximum de 1 500 $

Organisation de tous types d’évènement

Moins de 75 personnes Maximum de 750 $

Participation à une compétition interuniversitaire ou à un colloque interuniversitaire

19 étudiants et moins

Groupe de 20 étudiants et plus

19 étudiants et moins

Jusqu’à 50 $/étudiant

Maximum de 1 000 $ par groupe

25 $/étudiant

Participation à un colloque professionnel, congrès ou séminaire

Groupe de 20 étudiants et plus Maximum de 500 $ par groupe

Mise en place d’un regroupement étudiant ou d’un comité étudiant

Dépenses reliées à des fins de

promotion, de publicité et/ou de

lancement du comité.

Maximum de 200 $

Limite de 50 $ pour les crédits d’impression

Le budget annuel consacré à l’ensemble des projets d’animation du milieu est séparé en quatre périodes. Voici le calendrier des dates limites de dépôts de projets :

 1 er

octobre

 15 novembre

 1 er

février

 15 mars

6.2 AUTRES MOYENS DE FINANCEMENT

 Développer un plan de commandites

 Organiser une activité d’autofinancement

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7. BILAN DE L’ACTIVITÉ

Étapes de réalisation

Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante

Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante

Réservation d e locaux et d’espaces

Gestion de la logistique

Promotion de l’activité

Financem ent de l’activité

Bilan de l’activité

6.1 FORMULAIRE UNIQUE

Les organisateurs ayant obtenu une subvention via le formulaire unique doivent produire un bilan de l’activité.

Le bilan est assez simple à remplir. Le bilan doit contenir les points suivants :

 Faits marquants du projet

 Nombre et provenance des participants

 Échéancier du projet final

 Retombés du projet

 Bilan financier

Afin de faciliter la tâche aux organisateurs, un formulaire unique a été conçu.

Le formulaire est disponible à l’adresse suivante : http://uqo.ca/saint-jerome/vieetudiante/formulaires .

Le bilan doit être retourné au plus tard un (1) mois après la réalisation du projet.

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8. BOTTIN DES RESSOURCES

L’équipe de la vie étudiante

Olivier Gingras

Conseiller à la vie étudiante

Bureau : J-0306 olivier.gingras@uqo.ca

À venir

Commis

– vie étudiante

Valérie Brisson

Technicienne en administration

Bureau : J-0300 valerie.brisson@uqo.ca

Bureau : J-0300 vieetudiantestj@uqo.ca

Associations, regroupements et comités étudiants

Association générale des étudiants Comité Parlons psychoed!

(AGE-CEUL)

Bureau : JS-108 age-ceul@uqo.ca

Bureau : JS-110

Courriel : parlonspsy@uqo.ca

Club de futurs entrepreneurs universitaires (F.E.U.)

Bureau : JS-112

Courriel : clubdefeu@uqo.ca

Psychoedscouade

Bureau : Aucun

Courriel : psyscouade@uqo.ca

Comité Parents études

Bureau : Aucun

Courriel : parents-études@uqo.ca

Comité Horizons 360

Bureau : Aucun

Courriel : horizons360@uqo.ca

Modules

Sciences de l’administration

Téléphone : 450 530-7616, poste 4110

Bureau : J-4200

Sciences de la santé

Téléphone : 450 530-7616, poste 4022

Bureau : J-4200

Éducation

Téléphone : 450 530-7616, poste 4095

Bureau : J-4200

Comité PRIMAS

Bureau : JS-114

Courriel : comite-primas@uqo.ca

Groupement universitaire en Travail social

(GUTS)

Bureau : Aucun

Courriel : guts@uqo.ca

Comité UQOlogique

Bureau : Aucun

Courriel : uqologique@uqo.ca

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