Les Normes Globales d’éthique Professionnelle
Les Normes Globales d’éthique Professionnelle
Bienvenue 3
Introduction 4
6 Responsabilité à l’égard des autres
Responsabilités à l’égard d’
Ashland et de ses actionnaires
Responsabilités à l’égard du marché
Responsabilité à l’égard de la population et du gouvernement
Aide et soutien
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Ashland les normes globales d’éthique professionnelle
Welkom
« Dans le cadre de cette politique, il existe un aspect fondamental d’Ashland qui ne changera jamais : nous devons toujours maintenir la barre très haut en ce qui concerne nos responsabilités et notre éthique entrepreneuriales. »
Message de Bill Wulfsohn,
Président-directeur général
Bienvenue aux Normes internationales de conduite professionnelle d’Ashland. Nous nous efforçons continuellement d’améliorer notre performance dans cet environnement mondial concurrentiel, et nous devons toujours respecter les normes de conduite et d’éthique les plus
élevées. Cette intention est résumée dans les six premiers mots de notre Déclaration des valeurs : « Nous agissons avec intégrité et honnêteté ».Agir avec intégrité et honnêteté, c’est la responsabilité numéro un de chaque employé d’Ashland, partout dans le monde. Nous attendons également de nos fournisseurs, de nos clients et de tous ceux qui ont des relations d’affaires avec Ashland qu’ils se comportent d’une manière qui soit compatible avec les valeurs et les normes contenues dans cette brochure.
Aux pages suivantes, vous verrez des situations dans lesquelles il est essentiel de prendre la bonne décision lorsqu’un problème d’éthique ou de conformité survient. Si, après avoir examiné cette brochure, vous craignez que les valeurs d’Ashland ne soient pas respectées, ou si vous vous trouvez dans l’incertitude face à une situation, il est essentiel que vous vous exprimiez immédiatement, que vous posiez une question ou que vous partagiez vos inquiétudes. Dans la brochure, vous trouverez des conseils vous indiquant à qui vous adresser pour obtenir de l’aide ou signaler vos préoccupations.
Cette brochure doit constituer pour vous un document de référence : lisez-la attentivement et gardez-la à portée de la main pour guider vos actions au jour le jour. Il faut que nos valeurs soient plus que de simples mots. Elles doivent définir l’entreprise que nous sommes.
Merci de contribuer au maintien d’Ashland dans sa position d’acteur éthique hautement respecté du marché mondial.
Cordialement,
Bill
P.S. – N’hésitez pas à partager cette brochure avec d’autres personnes, qu’elles soient membres ou non de la société. Des exemplaires sont disponibles au service juridique ou en les téléchargeant depuis FirstHand ou ashland.com.
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Introduction
Ashland Inc. est fermement engagée à faire des affaires dans le monde conformément aux normes et aux principes juridiques et éthiques les plus élevés. Les Normes globales de conduite entrepreneuriale sont la pierre angulaire de cet engagement et
établissent les normes pour nos actions.
Nous vous encourageons à adhérer aussi bien à l’esprit qu’à la lettre de ce document.
Lorsque le texte n’est pas spécifique, c’est l’esprit qui doit prévaloir. Ces responsabilités sont celles de tous les employés, dirigeants et membres du conseil d’administration à travers le monde entier.
Application
En tant que société multinationale, nous connaissons les défis liés à la mise en œuvre de notre activité dans le monde. Alors que de nombreuses lois ont une application internationale, nous prenons aussi soin d’observer les coutumes ainsi que la législation locale des pays où nous sommes implantés. Si le respect d’une telle disposition entre en conflit avec la législation ou la réglementation locale, les employés doivent signaler leurs inquiétudes au service juridique.
Des politiques et des procédures particulières renforcent et complètent les Normes globales de conduite entrepreneuriale et régissent les comportements professionnels appropriés. Nos politiques ainsi que les procédures associées sont accessibles électroniquement sur le site des politiques d’Ashland du site intranet de la société.
Toute dérogation à l’une des dispositions reprises dans ce document ou dans les politiques associées doit être approuvée au préalable par le service juridique. Les dérogations sont accordées uniquement dans les limites permises par la loi en vigueur et dans des circonstances exceptionnelles.
Si vous avez des questions ou besoin de mieux connaître l’interprétation de ce document, ou une loi, un règlement ou une politique particulière, n’hésitez pas à consulter le service juridique.
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Responsabilité
Chaque jour, nous avons des défis à relever et des décisions difficiles à prendre. Il incombe à chacun de nous de prendre les bonnes décisions et d’aider la société à respecter ses engagements d’agir avec intégrité et honnêteté. On attend de chacun d’entre nous de comprendre et de respecter les dispositions contenues dans cette brochure, nos politiques et nos procédures ainsi que la législation et de toujours diriger notre société en appliquant des normes légales et éthiques élevées.
Toute violation est expressément interdite par Ashland et toujours contraire aux meilleurs intérêts de l’entreprise.
Toute violation commise par un employé peut avoir de sérieuses conséquences pour la société et pour lui personnellement. Les conséquences personnelles peuvent inclure des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement et des dommages et intérêts. Par ailleurs, certaines violations peuvent également entraîner des poursuites civiles ou pénales contre l’employé, la société et/ou ses responsables et ses dirigeants.
Les employés qui savent ou qui ont des raisons de penser qu’Ashland, un employé d’Ashland ou toute personne agissant au nom d’Ashland viole ou a violé les principes des Normes globales de conduite entrepreneuriale, une politique d’Ashland ou une loi quelconque, doivent signaler les faits le plus rapidement possible via la Ligne ouverte des employés ou en s’adressant au service juridique. Il se peut que des lois, des réglementations, des politiques ou des procédures particulières dans votre pays prévoient des exigences ou des restrictions supplémentaires en matière de déclaration et celles-ci doivent être suivies.
Toute personne qui signale de tels faits de bonne foi ne fera pas l’objet de représailles. Toutefois, la présentation intentionnelle d’un rapport erroné ne sera pas tolérée.
Pour de plus amples informations, consultez le point «
Aide et soutien ».
Programme de conformité
Les Normes globales de conduite entrepreneuriale sont le fondement de notre programme complet dans le monde entier, soulignant notre engagement par rapport aux lois et aux normes éthiques élevées. Le programme exige la formation et l’éducation des employés, des audits de procédures de conformité et la responsabilisation de chacun en matière de communication et de sensibilisation. Un comité composé de cadres de l’entreprise et de responsables des ressources humaines issus du monde entier est chargé de la supervision et de la direction du programme.
Processus Responsible Care
Le processus Responsible Care fait partie intégrante des valeurs et des principes de fonctionnement d’Ashland.
Ashland intègre les activités liées à l’environnement, la santé, la sécurité et l’hygiène dans la planification d’entreprise et dans les pratiques d’exploitation tout en insufflant la responsabilité à tous les niveaux de l’organisation.
Ashland vise l’excellence dans les performances liées à l’environnement, la santé, la sécurité et l’hygiène. Tout employé est tenu d’agir en toute intégrité et honnêteté, de créer et de préserver des conditions de travail sûres, de protéger la santé humaine, de respecter les lois et de réduire l’impact d’Ashland sur l’environnement.
Prendre les bonnes décisions
Bien que cette brochure insiste sur les principes clés qui guident notre comportement, elle ne peut pas traiter chaque situation éthique. Si une situation qui n’est pas traitée dans cette brochure se présente, nous devons utiliser notre meilleur jugement pour prendre les bonnes décisions ou demander conseil.
Face à ces situations, il convient de considérer les quatre questions fondamentales suivantes avant d’agir :
• Est-ce légal ?
• Est-ce conforme à la politique d’Ashland ?
• Est-ce la bonne chose à faire ?
• Comment cela serait-il considéré par ceux en dehors d’Ashland ?
Devant des décisions difficiles, les réponses à ces questions fondamentales doivent toujours être votre premier guide.
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Responsabilité à l’égard de l’autre
Nous croyons au traitement des personnes dans le respect et la dignité, y compris des personnes qui ne font pas partie de la société. En tant qu’employés, nous sommes tenus d’agir en permanence conformément aux normes professionnelles élevées et fonder toutes nos relations professionnelles sur le respect mutuel.
Respect des autres
Tous les candidats et employés sont jugés sur la base de leurs qualifications, de leurs aptitudes éprouvées et de leurs réalisations quel que soit leur âge, leur invalidité, leur sexe, leur nationalité, leur appartenance raciale, leur couleur, leur religion, leur orientation sexuelle, leur ancienneté, leur appartenance à une organisation syndicale ou toute autre caractéristique personnelle protégée par la loi. Nous nous engageons à préserver un environnement professionnel sûr où la violence, l’intimidation, la discrimination et le harcèlement sont absents.
Diversité
Ashland s’efforce de recruter une main-d’œuvre diverse composée d’employés aux expériences, aux perspectives et aux parcours différents. Dans la mesure où la diversité des marchés sur lesquels nous intervenons augmente, l’entreprise doit disposer d’une main-d’œuvre diverse et utiliser au maximum les talents et les idées de tous les employés. Pour cette raison, l’entreprise recrutera, développera et gardera les personnes compétentes et respectera et appréciera la diversité de leurs contributions.
Harcèlement
Par harcèlement, il faut comprendre tout comportement malvenu (verbal, non verbal ou physique) qui repose sur l’âge d’une personne, son invalidité, son sexe, sa nationalité, son appartenance raciale, sa couleur, sa religion, son orientation sexuelle, son ancienneté ou tout autre statut de groupe protégé. Cela concerne également les avances sexuelles malvenues, les demandes de faveurs sexuelles ou tout autre comportement verbal ou physique malvenu à caractère sexuel.
Ashland ne tolère pas le harcèlement de ses employés par des collègues, des supérieurs hiérarchiques ou toute autre personne avec laquelle les employés entrent en contact dans le cadre de leurs activités professionnelles. Nous encourageons les employés à s’entraider en intervenant lorsque le comportement d’une autre personne les met mal à l’aise. Les employés qui pensent avoir été victimes ou témoins d’un harcèlement doivent le signaler immédiatement.
Environnement, santé, sécurité et hygiène
Dans le cadre de l’adhésion d’Ashland au processus
Responsible Care et de l’amélioration continue de ses performances, l’entreprise s’engage à fournir un lieu de travail sûr. Pour ce faire, chacun de nous doit développer une culture qui empêche l’apparition d’incidents négatifs pour l’environnement, la santé, la sécurité et l’hygiène.
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Une de nos valeurs clés est la conviction d’une culture du zéro incident. Une culture du zéro incident n’est pas le fruit du hasard ; il s’agit d’un résultat positif d’une culture qui cherche activement une norme de sécurité de niveau mondial.
Une de nos valeurs clés est la conviction d’une culture du zéro incident. Une culture du zéro incident n’est pas le fruit du hasard ; il s’agit d’un résultat positif d’une culture qui cherche activement une norme de sécurité de niveau mondial. Nos employés sont responsables de leurs actions autour de la sécurité, car ils sont chargés de prendre des décisions informées. La réussite dépend de leur engagement authentique, des principes de fonctionnement, des points de vue bien communiqués et, plus important, d’une ambiance professionnelle dans laquelle tous les employés prennent soin des autres.
La sécurité est abordée proactivement. Des comportements de sécurité positifs, ainsi que des risques et des dangers potentiels, sont identifiés.
L’accompagnement ou être accompagné pour la sécurité est accepté sans crainte de sanction. Si un incident se produit, le suivi de l’événement est reconnu comme
étant d’importance pour déterminer la cause afin que des actions préventives puissent être prises pour réduire au minimum le risque qu’un nouvel incident semblable se reproduise.
Dans cet environnement, la norme zéro incident doit être retenue comme le produit d’une culture et d’un système de valeurs. Aussi, chaque établissement de la société devra exiger l’application du processus de la culture du zéro.
Chacun a la responsabilité d’observer les règles et les pratiques concernant la sécurité et la santé au travail.
Cela inclut le signalement immédiat des incidents, des blessures et des pratiques ou des conditions dangereuses ainsi que toute action adéquate et dans les délais pour corriger les conditions à risques connues.
Toxicomanie
Les soucis liés à la santé et à la sécurité de tous les employés, ainsi que la qualité et la productivité exigées par les clients et les actionnaires, impliquent qu’aucun employé ne peut se présenter au travail s’il est sous l’influence de substances qui l’empêcheraient de réaliser ses tâches de manière sûre et efficace. L’utilisation, la possession ou la distribution non autorisée de drogues ou d’alcool dans le cadre d’un travail réalisé pour Ashland ou sur un lieu de travail d’Ashland est interdite.
Les employés qui sont dépendants d’une drogue sont encouragés à demander de l’aide en s’adressant au service des questions médicales ou à celui des ressources humaines. De plus, les employés aux États-Unis et au
Canada peuvent également s’adresser au Programme d’aide aux employés.
Les informations liées à l’aide en cas de dépendance et les informations fournies au Programme d’aide aux employés ou au service des questions médicales sont strictement confidentielles et dévoilées uniquement lorsque les politiques d’Ashland ou la loi en vigueur l’imposent ou lorsqu’il s’agit de protéger la vie et la sécurité des autres.
L’employé qui décide de participer à un programme de traitement ne se mettra pas à l’abri des conséquences de la violation de cette politique.
Santé et sécurité
Pour notre sécurité, la détention d’armes à feu ou de toute autre type d’arme dans les locaux d’Ashland, sur n’importe quel lieu de travail ou lors d’activités réalisées pour le compte d’Ashland n’est pas tolérée, sauf lorsqu’une autorisation écrite a été délivrée par le responsable du service juridique.
Par ailleurs, Ashland interdit toute violence ou la menace de violence au travail. Il appartient à tout employé de signaler immédiatement tout comportement menaçant ou violent via la Ligne ouverte des employés, même s’il n’est pas la cible du comportement interdit.
Lorsque la loi le permet, les véhicules et les effets personnels (ex. : sacs, boîte à sandwichs, bagages, colis et ordinateurs) des employés ou de toute autre personne qui entrent sur un lieu de travail Ashland peuvent
être inspectés. Ashland se réserve également le droit d’inspecter l’espace de travail de tous les employés (ex. : bureaux, armoires, dossiers et vestiaires). De plus, Ashland peut décider de procéder à une vérification complète des antécédents pour chaque employé potentiel avant ou après le recrutement et soumettre le recrutement ou la préservation de l’emploi à un test de dépistage de drogues.
Ashland est consciente du fait que la législation de certains pays limite ou interdit les vérifications des antécédents, les tests de dépistage de drogues et l’inspection des effets personnels. Ashland respectera toujours ces lois.
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Responsabilités
à l’égard d’Ashland et de ses actionnaires
Documents d’affaires et communication
Les employés qui génèrent ou qui maintiennent des rapports, des documents ou tout autre type d’information sont responsables de l’intégrité et de l’exactitude de ces informations. Les saisies ou les rapports douteux doivent
être signalés à un supérieur ou à un directeur approprié.
Aucun employé ne doit devenir le maillon d’une chaîne d’informations inexactes. Toutes les divulgations dans les rapports et les documents qu’Ashland introduit ou soumet
à la Bourse de New York (New York Stock Exchange),
à la Commission des opérations de Bourse américaine
(Securities and Exchange Commission) ou dans d’autres communications publiques doivent être complètes, justes, exactes, opportunes, compréhensibles et conformes aux politiques de divulgation d’Ashland.
Il faut toujours constituer les mémorandums, les courriers
électroniques ou les messages vocaux de manière à ce que les informations contenues soient exactes au niveau des faits et qu’elles ne nuisent pas à notre réputation, au cas où elles seraient diffusées dans la presse, à la télévision ou devant un tribunal.
Les documents doivent être maintenus conformément
à la politique de gestion des documents d’Ashland. Les informations ne doivent jamais être détruites ou modifiées et doivent être conservées conformément aux instructions du service juridique. La conservation de tels documents peut dépasser la période normale de conservation.
Intégrité financière
Nous cherchons à générer une valeur des actions par des résultats financiers supérieurs. Afin de répondre à cet objectif, nous devons toujours produire des informations financières honnêtes, sérieuses et complètes, suivant strictement les principes et les règles comptables et avoir des contrôles et des processus internes appropriés pour assurer que tous les rapports comptables et financiers respectent la loi.
Chacun de nous doit veiller à ce qu’aucune saisie fausse ou mal intentionnée ne soit effectuée dans les rapports comptables de la société. La classification intentionnellement erronée des transactions relatives aux comptes, aux services ou aux périodes comptables est une infraction à la loi et à notre politique. Tous ces types d’informations doivent refléter les transactions,
être justifiés par une documentation sérieuse et raisonnablement détaillée, et respecter les politiques
économiques et financières, les procédures comptables et les contrôles internes.
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Nous avons tous la responsabilité de préserver l’intégrité de nos normes financières. Les employés sont tenus de coopérer pleinement avec les auditeurs internes et externes et les informations ne doivent être falsifiées ou dissimulées en aucune circonstance.
Protection des informations confidentielles
Il est du devoir de chaque employé d’Ashland de protéger les informations confidentielles, même lorsqu’il ne travaille plus chez Ashland. Ainsi, les employés doivent éviter de discuter d’informations confidentielles dans des lieux publics ou avec toute personne qui n’a pas besoin de connaître ces informations. Tous les ordinateurs, et plus particulièrement les ordinateurs portables, doivent être
équipés de dispositifs de sécurité adéquats et utilisés conformément aux politiques d’Ashland.
Ashland exige la signature d’un accord de confidentialité par toute partie à laquelle elle transmet des informations confidentielles. Toutes les questions relatives à la confidentialité des informations ou à la nécessité d’un accord de confidentialité doivent être adressées au service juridique.
De plus, les biens (ex. : programmes et logiciels) ou les informations (ex. : listes de clients, tarifs, contrats ou documents) qui appartiennent à des tiers ne peuvent être utilisés que dans le respect des dispositions de la licence d’Ashland ou de tout autre accord autorisant l’utilisation des biens ou des informations. La copie non autorisée de logiciels, de cassettes, de livres et d’autres matériaux protégés est une violation de la loi qui peut avoir des conséquences financières. De plus, les employés ne doivent jamais tenter de convaincre les employés d’autres sociétés de violer leurs propres obligations en matière de confidentialité
Les informations confidentielles regroupent, entre autres, les informations techniques faisant l’objet de droits de propriété, les plans d’affaires, l’état des opérations et de l’équipement ainsi que les données financières confidentielles. Elles comportent également d’autres informations confidentielles qui pourraient être utilisées par la concurrence ou nuire à Ashland si elles étaient dévoilées (ex. : inventions, secrets commerciaux, formules, listes de clients et avis juridiques).
Confidentialité
Nous respectons toutes les lois qui protègent les données personnelles. Ces informations sont uniquement utilisées ou révélées dans la mesure où cela est autorisé par une personne liée ou permis ou exigé par la loi en vigueur.
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Protection des biens de l’entreprise
Nous avons le devoir de prendre des mesures de précaution raisonnables pour protéger les biens d’Ashland et en assurer une utilisation adéquate et efficace. Il s’agit notamment de prendre des mesures prudentes pour protéger les biens contre les pertes, les dégâts, l’utilisation inadaptée, le vol, le détournement ou la destruction.
Les biens d’Ashland sont destinés à être utilisés pour mener les activités légitimes de l’entreprise. Toute action qui implique le vol, la fraude, le détournement, la destruction, l’utilisation inadaptée ou le détournement de tout bien est interdite.
Répondre aux actionnaires, aux analystes, aux médias et aux autres parties intéressées
Nous avons l’obligation de communiquer de manière exacte et complète tous les faits importants lorsque nous transmettons des informations au public. Afin de s’assurer qu’Ashland respecte ses obligations, les employés qui n’ont pas été spécifiquement formés pour répondre à des demandes des médias, des analystes, des actionnaires ou d’autres parties tierces doivent transmettre celles-ci au service de la communication et des affaires générales ou à la Ligne ouverte des employés.
« Informations confidentielles » et opérations sur titres
Dans le cadre normal de leurs activités, il se peut que les employés aient accès à des informations qui pourraient avoir des répercussions sur la valeur des actions, des stock-options et d’autres valeurs d’Ashland ou d’une autre société. L’utilisation de ces informations pour un gain personnel ou la divulgation de celles-ci à quiconque avant qu’elles n’aient été rendues publiques est une violation de la loi et des politiques d’Ashland. Ces informations importantes englobent non seulement les informations relatives aux gains et aux éventuels changements du dividende, mais également celles relatives à des fractionnements d’actions, à l’offre de nouvelles actions ou obligations, à des acquisitions ou à des cessions importantes ou à des remaniements de la direction, de la structure ou des politiques de l’entreprise.
Nous ne pouvons ni vendre, ni acheter des titres
Ashland sur la base d’informations importantes en notre possession, ni dévoiler de telles informations à quiconque, qu’il s’agisse de parents, d’amis, de collègues ou de courtiers en Bourse, tant que ces informations n’ont pas
été rendues publiques et que le public n’a pas eu le temps de réagir.
Nous ne devons pas acheter ou vendre des actions ou des titres si nous avons des doutes sur l’importance des informations ou si nous ne savons pas si ces informations ont déjà été rendues publiques. Nous devons nous adresser au service juridique si nous avons des questions concernant de telles transactions.
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Conflits d’intérêts
Nos actionnaires sont en droit d’attendre que les décisions commerciales soient prises dans le meilleur intérêt de la société et de ses actionnaires. Un conflit apparent peut souvent avoir un effet aussi négatif qu’un conflit réel. Nous devons agir sur la base d’un jugement professionnel sain et non en fonction d’intérêts ou de gains personnels. Nous ne pouvons pas :
• profiter d’opportunités identifiées grâce à l’utilisation de biens ou informations appartenant à la société ou liées au poste que nous occupons ;
• utiliser les biens ou les informations d’Ashland ou le poste que nous occupons pour des gains personnels ; ou
• faire concurrence à Ashland.
Sauf lorsque la loi en vigueur stipule le contraire, tout travail réalisé pour Ashland appartient
à Ashland, y compris, mais sans s’y limiter, toute invention, tout brevet ou tout droit d’auteur développé par un employé travaillant pour Ashland.
Divulgation
Comme dans bien d’autres cas, le meilleur moyen d’éviter un conflit d’intérêts embarrassant ou préjudiciable est de dévoiler toute situation qui pourrait être mal interprétée par d’autres, y compris d’autres employés, des clients, des fournisseurs et le public. Les questions relatives à des situations particulières et à la divulgation de celles-ci doivent être adressées au service juridique ou à la Ligne ouverte des employés.
Membres de la famille
Des conflits d’intérêt peuvent surgir lorsqu’Ashland traite ou est en concurrence avec des organisations qui emploient un employé d’Ashland ou un parent d’un employé d’Ashland ou qui appartiennent, en tout ou en partie, à l’un d’eux. Les employés doivent signaler de telles relations au service juridique pour définir la meilleure marche à suivre.
Pour éviter toute apparence de favoritisme ou de conflits d’intérêt, les personnes ne seront pas recrutées ou transférées à des postes si elles sont supervisées par un membre immédiat de leur famille ou si elles supervisent un membre immédiat de leur famille.
Emploi externe
Les employés ne peuvent travailler pour aucune entité commerciale qui entretient ou qui souhaite entretenir des relations commerciales avec Ashland ou qui est en concurrence avec cette dernière, ni recevoir de la part de ces entités des paiements pour des services rendus.
Investissements personnels
La détention de parts dans une société anonyme par actions n’est généralement pas considérée comme un conflit d’intérêts. Toutefois, un conflit d’intérêts peut surgir lorsqu’un employé ou un membre de la famille proche de l’employé détient une participation importante dans une société qui entretient ou souhaite entretenir une relation commerciale avec Ashland ou qui est en concurrence avec celle-ci. Un investissement nominal ou de portefeuille dans une société anonyme par actions ou une petite participation directe par le biais d’un fonds d’investissement ou d’un trust ne sera pas considéré comme un conflit d’intérêts dans la mesure où cette situation n’a pas de répercussions sur les responsabilités de l’employé vis-à-vis d’Ashland.
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Responsabilités à l’égard du marché
Ashland dépend de la solidité de ses relations avec ses clients, ses fournisseurs et ses autres partenaires commerciaux. La société entend traiter uniquement avec ceux qui respectent la loi et qui font preuve d’une très grande éthique professionnelle.
Les employés doivent identifier et signaler tout problème juridique ou éthique (ex. : environnement, santé, sécurité, paiements illégaux ou trafic d’influence, violation des lois antitrust et concurrence déloyale) lié
à des tiers ou à des clients qui pourraient représenter un risque accru. De tels problèmes seront traités immédiatement de la manière la plus adéquate possible.
Pratiques de marketing
Ashland pratiquera une politique de marketing agressive et honnête. Elle ne donnera pas une représentation erronée de ses produits, de ses services ou de ses tarifs et ne fera pas de déclarations fausses ou trompeuses sur ses produits, ses tarifs ou ses services, ou sur ceux de ses concurrents.
Pratiques d’achat
Toutes les décisions d’achat seront prises en fonction du meilleur rapport qualité-prix pour Ashland et dans le respect des normes et des objectifs commerciaux d’Ashland. Parmi les éléments importants qui interviennent dans l’achat, il faut citer la confirmation de la condition juridique et financière du fournisseur, le respect des politiques d’Ashland en matière de conflit d’intérêts, la soumission d’offres concurrentielles, l’étude de partenariats ou de contrats basés sur l’intéressement et le contrôle de la qualité.
Gestion responsable des produits
Ashland fournit des produits et des services de qualité qui apportent de la valeur à ses clients et qui peuvent
être utilisés et traités en toute sécurité. Ashland s’efforce d’améliorer les produits vendus en réduisant les risques liés à leur utilisation ou à leur consommation tout en maintenant la valeur retirée par le client. La société applique des processus pour respecter les règlements spécifiques locaux relatifs à la gestion responsable de ses produits.
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Concurrents
Ashland obtiendra les informations relatives aux concurrents et à leurs produits, clients et fournisseurs de manière légale et éthique. Le vol d’informations faisant l’objet de droits de propriété est interdit, y compris les divulgations faites à un employé d’Ashland par des employés, anciens ou actuels, d’un concurrent.
Antitrust et concurrence
Ashland s’engage à respecter intégralement les lois antitrust des États-Unis, les lois sur la concurrence de l’Union européenne et les lois identiques d’autres pays où
Ashland exerce ses activités. Bien que la discussion de ces lois ne fasse pas l’objet de ce document, tout employé qui a des questions ou des doutes sur les implications potentielles d’une discussion, d’une décision ou d’une action pour la concurrence doit demander un conseil au service juridique.
En règle générale, les lois antitrust et sur la concurrence limitent ou interdisent aux employés de :
• communiquer avec des concurrents les sujets suivants : tarifs et conditions de vente, appels d’offres, niveaux de production ou allocation des produits, des services, des ventes, des clients, des fournisseurs ou des territoires ;
• établir le prix de revente d’un produit ou soumettre la vente d’un produit à la condition d’acheter d’autres produits Ashland ; et
• définir le prix d’un produit en dessous du prix de revient.
En plus des risques courus au niveau de sa réputation et de la valeur de ses actions, toute entreprise qui viole les lois antitrust ou les lois sur la concurrence est passible de sanctions pécuniaires élevées et peut faire l’objet de poursuites pénales de la part d’un ou plusieurs gouvernements ou être impliquée dans des procès intentés par des concurrents, des clients ou par toute autre partie touchée réclamant des dédommagements.
Lutte contre la corruption
Chaque fois qu’Ashland fait des affaires, elle doit respecter les dispositions de son jugement d’expédient avec la Commission des opérations de Bourse américaine
(Securities and Exchange Commission) et de toutes les lois relatives à la lutte contre la corruption, y compris le
Foreign Corrupt Practices Act (« FCPA ») des États-Unis qui interdit le versement de sommes d’argent, l’offre de cadeaux ou d’autres objets de valeur pour influencer des fonctionnaires étrangers. Les États-Unis, comme presque tous les autres pays, interdisent la corruption de leurs propres fonctionnaires. Dans le cadre du FCPA, la corruption « de fonctionnaires de gouvernements
étrangers », un terme défini au sens large, est également criminalisée. Au cours des dernières années, de nombreux pays ont adopté des législations similaires.
Bien que le FCPA autorise des paiements mineurs de « coup de pouce » pour accélérer les procédures de routine au niveau gouvernemental, il est conseillé de consulter le service juridique avant d’autoriser ou de procéder à de tels paiements. De plus, les employés doivent s’adresser au service juridique lorsqu’un doute existe quant au caractère approprié d’un paiement.
Dans le cadre du FCPA, Ashland est également tenue de maintenir des livres, des documents et des comptes qui, avec un niveau de détail raisonnable, reflètent de manière juste et exacte ses transactions nationales et internationales. Pour aider ses employés dans leurs tâches et garantir la conformité avec le FCPA, Ashland a mis au point un ensemble strict de politiques et de procédures.
Des problèmes liés au FCPA peuvent également survenir quand Ashland engage un consultant. Pour cette raison, tout employé qui a l’intention de recruter un consultant qui fournira ses services en dehors des États-Unis ou du Canada doit suivre les procédures d’Ashland pour la vérification préalable et obtenir l’accord du responsable du service juridique ou de son délégué. Une vérification préalable est également exigée avant d’engager un agent ou un distributeur pour la vente des produits en dehors des États-Unis et du Canada.
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Réglementations applicables au commerce international
Les activités d’Ashland à l’international sont soumises
à de nombreuses lois. Les sections ci-après identifient uniquement certaines de celles-ci. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, consultez le service juridique.
Législation contre le boycott
Dans la mesure où Ashland est une société américaine, aucun employé ne peut en aucune manière coopérer avec un boycott non autorisé de pays amis des États-Unis. Le boycott international le plus connu actuellement est celui d’Israël et la liste noire tenue par certains pays du Moyen-
Orient sur les sociétés qui ont des contacts commerciaux avec Israël. Toute demande d’informations ou toute action qui semble être liée à ce boycott ou à tout autre boycott illégal doit être transmise immédiatement au service juridique.
Contrôle des exportations
Les lois américaines et celles de nombreux pays interdisent le commerce avec certains pays. Ashland exerce ses activités et sert des clients dans le monde entier et doit respecter toutes les restrictions en matière d’exportation ainsi que toutes les lois de contrôle des exportations de tous les pays où elle exerce ses activités. Les employés ou les agents qui ont des doutes sur le statut commercial légal d’un pays doivent consulter le service juridique.
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Cadeaux, repas et loisirs
Dans de nombreux secteurs industriels et pays, les cadeaux et les loisirs servent à renforcer les relations d’affaires. Toutefois, un principe clair est d’application dans le monde entier : aucun cadeau, aucune faveur ou aucun loisir ne doit être accepté ou offert si cela entraîne ou semble entraîner une obligation pour le destinataire.
Ashland possède des politiques spécifiques sur l’offre et les dépenses ou la demande et l’acceptation de cadeaux, de repas ou d’activités de loisir. Ces politiques sont disponibles sur FirstHand ou auprès de votre directeur.
Offre et dépense
Il est interdit d’offrir des cadeaux, des repas ou des activités de loisir si une telle pratique est contraire à la législation en vigueur ou aux politiques d’Ashland ou de la société du destinataire. Lorsque cette pratique concerne un tiers, il doit y avoir une raison commerciale valide et la valeur doit
être raisonnable et proportionnelle à la valeur des affaires entre le tiers et Ashland.
Toute activité de loisir qui pourrait raisonnablement embarrasser Ashland ou qui pourrait sembler malvenue n’est pas acceptable. Toute activité de loisir dégradante ou abusive en raison son contenu sexuel, racial ou religieux est interdite. Un cadeau de tout objet de valeur à un fonctionnaire requiert l’approbation préalable du service juridique.
Demande ou acceptation
Sauf lorsque cela est expressément admis par les politiques d’Ashland, un employé ne peut solliciter ou accepter des cadeaux, des repas ou des activités de loisir, y compris, des voyages, un hébergement, des billets pour assister à un événement, des vacances ou des pourboires.
Les politiques d’Ashland interdisent formellement à tout employé de recevoir :
• un cadeau ou un prêt en liquide, des contreparties en liquide (ex : chèque-cadeau) ou en titres ;
• une propriété en prêt, y compris des infrastructures de villégiature ou de l’équipement pour un usage personnel ;
• un service personnel réalisé gratuitement ou pour un prix inférieur à la valeur du marché ; ou
• une remise à l’achat de biens ou de services destinés à un usage personnel.
Sauf lorsque cela est expressément admis par les politiques d’Ashland, un employé ne peut solliciter ou accepter des cadeaux, des repas ou des activités de loisir, y compris, des voyages, un hébergement, des billets pour assister à un
événement, des vacances ou des pourboires.
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Responsabilité à l’égard de la population et du gouvernement
Populations
Ashland entend travailler avec les populations au sein desquelles elle exerce ses activités. En tant qu’entreprise citoyenne, Ashland agit de manière responsable, exerce ses activités en toute sécurité et se prépare pour les situations d’urgence qui pourraient se présenter. Ashland contribue également
à la vie des populations en soutenant et en établissant des partenariats avec diverses organisations civiques,
éducatives et caritatives.
Protection de la santé et de l’environnement
La protection de la santé et de l’environnement est une responsabilité importante et fait partie intégrante de la stratégie d’Ashland en sa qualité d’entreprise
Responsible Care. Ashland veille à réduire son impact sur l’environnement en limitant ou en empêchant la production de déchets, d’émissions et de rejets et développe des procédés afin d’utiliser, de manipuler, de transporter et d’éliminer prudemment toutes les matières premières, les produits et les déchets dont nous sommes responsables. Ashland sensibilise les utilisateurs des produits Ashland à leurs responsabilités environnementales. Ashland s’efforce d’améliorer en permanence ses performances en partenariat avec les organismes gouvernementaux, les sous-traitants et les populations.
Il est de la responsabilité des employés d’agir de façon
à réduire les risques d’incidents qui pourraient avoir un impact négatif sur la santé et sur l’environnement. Il leur appartient de respecter cet engagement en :
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Ashland les normes globales d’éthique professionnelle
• assumant leurs responsabilités conformément aux lois, aux réglementations et aux politiques d’Ashland ;
• respectant toujours toutes les pratiques mises en œuvre pour protéger l’environnement et prévenir les accidents personnels et les dégâts matériels ;
• encourageant activement les collègues et les populations à respecter l’environnement ;
• identifiant les occasions d’améliorer les performances en matière d’environnement, de santé et de sécurité ; et en
• signalant immédiatement tout problème, potentiel ou réel, en matière de santé, d’environnement ou de sécurité aux supérieurs ou à la Ligne ouverte des employés.
Le lobbying pour le compte d’Ashland est acceptable mais est strictement réglementé par la loi. Les employés qui communiquent au nom d’Ashland avec des fonctionnaires doivent prendre contact avec le Service juridique pour s’assurer que leurs activités sont bien acceptées par la loi et les politiques d’Ashland.
Ashland respecte le droit de chaque employé de participer aux processus politiques et de se livrer aux activités politiques de son choix. Toutefois, l’employé doit toujours veiller à préciser qu’il s’agit de ses propres vues et opinions et non pas nécessairement de celles d’Ashland. Les employés ne peuvent pas utiliser les ressources d’Ashland pour appuyer leur choix personnel de partis, de causes ou de candidats politiques.
Requêtes des organismes gouvernementaux et des autorités
Ashland obtempère aux requêtes raisonnables des organismes gouvernementaux et des autorités. Ashland bénéficie des protections octroyées par la loi à toute personne qui doit fournir des informations ou qui fait l’objet d’une enquête, y compris la représentation par un avocat dès le début de l’enquête. Pour cette raison, toutes les demandes d’informations qui vont au-delà de ce qui est communiqué habituellement doivent être immédiatement signalées au service juridique.
Activités politiques
De nombreux gouvernements ont adopté des lois qui interdisent ou réglementent les contributions des entreprises aux partis politiques, aux candidats ou aux campagnes électorales, qu’il s’agisse de versements en liquide, de l’utilisation des infrastructures de l’entreprise, des avions, des voitures, des ordinateurs, des services de courrier ou du personnel. Ashland s’interdit également, dans le cadre de ses politiques, certaines contributions politiques, même si ces dernières sont autorisées par la législation en vigueur. Toute proposition de contribution doit être approuvée par le service juridique.
Ashland respecte le droit de chaque employé de participer aux processus politiques et de se livrer aux activités politiques de son choix. Toutefois, l’employé doit toujours veiller à préciser qu’il s’agit de ses propres vues et opinions et non pas nécessairement de celles d’Ashland.
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Aide et soutien
La Ligne ouverte des employés
En plus des procédures de déclaration définies dans les politiques d’Ashland et par la loi en vigueur, tout employé peut également s’adresser à la Ligne ouverte des employées pour signaler toute conduite contraire à l’éthique ou en violation des Normes globales de conduite entrepreneuriale, des politiques d’Ashland ou de la loi.
La Ligne ouverte des employés est accessible 24 h/24, sept jours sur sept et un service de traduction est disponible pour les personnes qui ne parlent pas l’anglais. Tous les appels adressés à la Ligne ouverte des employés sont anonymes et confidentiels. Ashland ne dévoile le contenu des appels et/ou l’identité de la personne, si celle-ci est connue, qu’au cas par cas, dans les limites jugées nécessaires par la société pour réaliser une enquête en profondeur et réagir de manière adéquate aux informations.
Tout employé découvrant un problème lié à l’intégrité financière d’Ashland, y compris des pratiques comptables ou d’audit douteuses, doit le signaler au responsable du service juridique ou à la Ligne ouverte des employés. Le cas échéant, le responsable du service juridique organisera la transmission de la question anonymement au comité d’audit du conseil d’administration.
Politique de non-représailles
Ashland n’autorisera aucune forme de représailles à l’encontre des employés qui, de bonne foi, signalent toute violation, présumée ou avérée, des Normes globales de conduite entrepreneuriale, des politiques d’Ashland ou de la législation. Toutefois, la présentation intentionnelle d’un rapport erroné ne sera pas tolérée. Tout employé qui estime être victime de représailles pour avoir communiqué de telles informations, pourra s’adresser immédiatement au service des ressources humaines ou à la Ligne ouverte des employés.
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Ligne ouverte des employés
États-Unis et Canada
Australie
Brésil
Chine
France
Allemagne
Pays-Bas
Espagne
Royaume-Uni
Autres pays
1-800-ASHLAND (1-800-274-5263)
11-800-274-5263-3
0-800-891-4368
800-988-0398
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
1-606-329-5701 (appel en PCV)
Service de la communication et des affaires générales
États-Unis et Canada uniquement 1-614-790-3715 ou 1-800-ASHLAND
En dehors des États-Unis et du Canada Se reporter aux instructions ci-dessus
Programme d’aide aux employés
États-Unis et Canada uniquement 1-800-522-6330
Urgence ou incident en matière d’environnement, de santé, de sécurité et d’hygiène
États-Unis et Canada 1-800-ASHLAND (1-800-274-5263)
Australie
Brésil
Chine
France
Allemagne
Pays-Bas
Espagne
Royaume-Uni
Autres pays
11-800-274-5263-3
0-800-891-4368
800-988-0398
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
0-800-274-5263-3
1-606-329-5701 (appel en PCV)
Responsable du service juridique
États-Unis et Canada uniquement
En dehors des États-Unis et du Canada
Service des ressources humaines
États-Unis et Canada uniquement
En dehors des États-Unis et du Canada
1-859-815-3031
Se reporter aux instructions ci-dessus
1-800-782-4669
Se reporter aux instructions ci-dessus
Service juridique
États-Unis et Canada uniquement
En dehors des États-Unis et du Canada
Service des questions médicales
États-Unis et Canada uniquement
En dehors des États-Unis et du Canada
1-859-815-4167
Se reporter aux instructions ci-dessus
1-800-636-8241
Se reporter aux instructions ci-dessus
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Global Headquarters
Ashland Inc.
50 East RiverCenter Blvd.
Covington, KY 41012 USA
+1 859 815 3333
Ashland Specialty Ingredients
8145 Blazer Drive
Wilmington, DE 19808 USA
+1 877 546 2782
Ashland Performance Materials
5200 Blazer Parkway
Dublin, OH 43017 USA
+1 614 790 3333
Valvoline
3499 Blazer Parkway
Lexington, KY 40512
+1 859 357 7777
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TM, Trademark, Ashland
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Responsible Care est une marque de service déposée par l’American Chemistry Council (ACC,) aux États-Unis et par d’autres entités dans plusieurs pays.
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