Brother VM-100 Software Manuel du propriétaire

Table des matières
Table des matières ......................................... 2
1
Introduction ................................................... 5
1-1. Généralités................................................................... 5
Notice de compilation et de publication........................................ 5
Marques commerciales ................................................................ 5
Symboles utilisés dans ce guide .................................................. 6
1-2. Précautions de sécurité ............................................... 7
Pour utiliser ce logiciel en toute sécurité ...................................... 7
Précautions générales.................................................................. 8
2
Mise en route................................................. 9
2-1. Déballage du logiciel VM-100 ...................................... 9
3
Utilisation du logiciel VM-100 ................... 10
3-1. Introduction ................................................................ 10
Modes VM-100 ........................................................................... 10
3-2. Démarrage du logiciel VM-100 .................................. 11
Procédure de démarrage initial (indication du chemin d'accès
de la base de données).............................................................. 12
3-3. Connecté.................................................................... 15
3-4. Déconnexion .............................................................. 16
Mode administrateur................................................................... 16
Mode de réception...................................................................... 16
Mode d'auto-enregistrement....................................................... 16
2
Table des matières
4
Mode administrateur ................................... 17
4-1. Écran administrateur.................................................. 17
4-2. Réglages initiaux........................................................ 18
Modification des paramètres de connexion................................ 18
Enregistrement des informations d'hôte ..................................... 23
Importation des informations d'hôte ........................................... 25
Options ....................................................................................... 30
4-3. Gestion de liste .......................................................... 39
Affichage du journal des visiteurs............................................... 39
Exportation du journal des visiteurs ........................................... 41
Affichage des informations d'hôte .............................................. 43
4-4. Fonctions importantes d'administrateur ..................... 48
Impression de rapports d'urgence .............................................. 48
Rétablissement du fichier de sauvegarde .................................. 49
5
Mode de réception....................................... 51
5-1. Procédures de réceptionniste .................................... 51
Faire une réservation et annoncer l'arrivée d'un visiteur............ 51
Annoncer le départ d'un visiteur ................................................. 51
5-2. Fenêtre du mode de réception................................... 52
5-3. Entrée des informations de visiteur............................ 54
Entrée de nouvelles informations visiteur................................... 54
Rappel d'informations visiteur à partir de visites passées
(« Départ annoncé ») ................................................................. 57
Recherche d'informations d'hôte ................................................ 59
5-4. Inclusion de photos sur les badges visiteur ............... 62
5-5. Prévisualisation des badges visiteur.......................... 64
5-6. Annonce d'arrivée (production des badges visiteur)/
annonce de départ des visiteurs ................................ 65
Annonce d'arrivée....................................................................... 65
Annonce de départ ..................................................................... 68
5-7. Création de badges visiteur sans annonce d'arrivée ... 70
5-8. Création de permis de stationnement ........................ 73
3
Table des matières
5-9.
5-10.
5-11.
5-12.
5-13.
5-14.
6
Établissement de réservations visiteur ...................... 74
Modification des réservations visiteur ........................ 76
Effacement des informations visiteur ......................... 78
Impression de rapports d'urgence.............................. 80
Importation d'une liste de visiteurs............................. 80
Sauvegarde des informations visiteur........................ 82
Mode d'auto-enregistrement........................ 83
6-1. Écran initial du mode d'auto-enregistrement.............. 83
6-2. Opérations visiteur ..................................................... 85
6-3. Sortie du mode d'auto-enregistrement ou impression
du rapport d'urgence .................................................. 86
Déverrouillage ............................................................................ 86
7 Personnalisation des mises en page............. 89
8 Désinstallation de VM-100 ......................... 93
9 Dépannage ................................................... 94
10 Messages d'erreur ........................................ 98
11 Référence................................................... 100
11-1. Données techniques ................................................ 100
Conditions de fonctionnement.................................................. 100
4
1
Introduction
1-1. Généralités
Notice de compilation et de publication
• Ce guide a été compilé et produit sous la supervision de Brother
Industries Ltd. et concerne les descriptions et les spécifications
produit les plus récentes.
• Le contenu de ce guide et les spécifications du produit peuvent
changer sans préavis.
• Les fenêtres et boîtes de dialogue du logiciel ainsi que son
fonctionnement peuvent présenter des différences par rapport
à ce manuel. Les noms de personnes et de sociétés utilisés dans
ce manuel et dans le logiciel sont fictifs.
• Brother se réserve le droit de modifier sans préavis les spécifications
et contenus de ce manuel et décline toute responsabilité pour les
dommages (y compris indirects) provoqués par l'utilisation du manuel,
y compris (mais sans s'y limiter) les erreurs typographiques et autres
erreurs associées à la publication.
• Les captures d'écran de ce guide peuvent varier selon votre
système d'exploitation ou votre imprimante.
© 2009 Brother Industries Ltd.
Marques commerciales
• Le logo Brother est une marque commerciale déposée de
Brother Industries, Ltd.
• Le logo Brother est une marque commerciale déposée de
Brother Industries, Ltd.
© 2009 Brother Industries, Ltd. Tous droits réservés.
• Microsoft, Windows Vista et Windows sont des marques
commerciales déposées ou des marques commerciales
de Microsoft Corp. aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.
• Les noms des autres logiciels ou produits utilisés dans ce document
sont des marques commerciales enregistrées ou non des sociétés
qui les ont développées.
• Chaque société dont un logiciel est mentionné dans ce guide a un
contrat de licence de logiciel propre au logiciel qui lui appartient.
• Tous les autres noms de marques et de produits mentionnés dans
ce Guide de l'utilisateur sont des marques commerciales déposées
appartenant aux sociétés correspondantes.
5
1
Introduction
Symboles utilisés dans ce guide
Les symboles utilisés dans l'ensemble de ce guide sont les
suivants :
REMARQUE
• Ce symbole signale des informations devant être prises en compte ou des
instructions devant être suivies. Les négliger peut provoquer des dommages
ou un mauvais fonctionnement.
Veillez à lire attentivement et bien comprendre ce guide avant de
commencer à utiliser le logiciel Brother VM-100, puis conservez-le
à portée de la main afin de pouvoir vous y reporter en cas de besoin.
Nous offrons un service de support et d'assistance pour les
utilisateurs qui enregistrent leur produit sur notre site web.
Nous vous recommandons de profiter de cette opportunité
en nous rendant visite sur :
Enregistrement des utilisateurs en ligne
http://www.brother.com/html/registration/
Page de support en ligne
http://solutions.brother.com/
REMARQUE : Vous pouvez également accéder aux sites ci-dessus
depuis la page d'enregistrement utilisateur en ligne qui
s'affiche à la fin de l'installation du logiciel. Nous vous
recommandons de vous enregistrer afin de profiter des
avantages associés.
6
Introduction
1
1-2. Précautions de sécurité
Nous vous recommandons de lire l'ensemble de ces instructions avant d'utiliser
ce produit et de les conserver pour pouvoir vous y référer ultérieurement.
Observez tous les avertissements et instructions présentes sur le produit.
ATTENTION
Vous signale des procédures qui doivent être suivies pour éviter
d'endommager la machine.
Les symboles utilisés dans de ce guide sont les suivants :
Action obligatoire
Pour utiliser ce logiciel en toute sécurité
ATTENTION
Rouleau DK (étiquette DK, bande DK)
Veillez à ne pas faire tomber le rouleau DK.
Les rouleaux DK utilisent du papier thermique et un film thermique. L'étiquette et l'impression
s'estompent avec la lumière du soleil et la chaleur. N'utilisez pas les rouleaux DK à l'extérieur
pour des applications longue durée.
Selon la région, le matériau et les conditions, l'étiquette peut se décoller ou être impossible
à enlever, la couleur de l'étiquette peut changer ou être transférée sur d'autres objets.
Avant d'appliquer l'étiquette, vérifiez les conditions et le matériau. Faites un essai en plaçant
un petit morceau d'étiquette dans une zone peu visible de la surface concernée.
7
1
Introduction
Précautions générales
Rouleau DK (étiquette DK et bande DK)
• Utilisez uniquement des accessoires et consommables Brother
(avec marques
,
). N'utilisez pas d'accessoires et consommables
non autorisés.
• Si l'étiquette est placée sur une surface mouillée, sale ou grasse,
il est possible qu'elle se décolle facilement. Avant d'appliquer l'étiquette,
nettoyez la surface sur laquelle l'étiquette sera appliquée.
• Les rouleaux DK utilisent du papier thermique et un film thermique ; les
rayons ultraviolets, le vent et la pluie peuvent estomper la couleur de
l'étiquette et décoller les bords de l'étiquette.
• N'exposez pas les rouleaux DK à la lumière directe du soleil, à une chaleur
ou une humidité excessive, ou encore à la poussière. Stockez-les dans un
endroit frais et sombre. Utilisez les rouleaux DK sans tarder après avoir
ouvert l'emballage.
• Le frottement d'objets métalliques ou d'ongles sur la surface imprimée,
le contact de celle-ci avec des mains mouillées, y compris de sueur, ou
enduites d'une crème de soin, etc., peuvent altérer ou estomper la couleur.
• N'appliquez pas d'étiquettes sur des personnes, des animaux ou des
plantes.
• L'extrémité du rouleau DK étant conçue pour ne pas adhérer à la bobine,
la dernière étiquette peut ne pas être coupée correctement. Si cela se
produit, retirez les étiquettes restantes, insérez un nouveau rouleau DK
et réimprimez la dernière étiquette.
Remarque : Pour compenser cela, le nombre d'étiquettes DK présentes
sur chaque rouleau DK peut être supérieur à celui indiqué sur l'emballage.
• Si une étiquette est retirée après avoir été appliquée à une surface, une
portion de l'étiquette peut rester sur la surface. Retirez le morceau qui reste
avant de coller une nouvelle étiquette.
• Certains rouleaux DK utilisent des colles permanentes pour leurs étiquettes.
Il est difficiles de décoller de telles étiquettes une fois qu'elles ont été collées.
CD-ROM et logiciel
• Ne rayez pas le CD-ROM et ne le soumettez pas à des températures
extrêmes.
• Ne placez pas d'objets lourds sur le CD-ROM, et manipulez-le délicatement.
• Le logiciel contenu dans ce CD-ROM est exclusivement destiné à une
utilisation avec la machine. Consultez la licence présente sur le CD pour
plus de détails. Ce logiciel peut être installé sur plusieurs ordinateurs pour
une utilisation au bureau ou ailleurs.
8
2
Mise en route
2-1. Déballage du logiciel VM-100
Vérifiez que l'emballage contient les éléments suivants avant d'utiliser le logiciel.
Si un élément est absent ou endommagé, prenez contact avec votre revendeur
Brother.
CD-ROM
Guide d'installation du
logiciel
Rouleau DK (x2)
Supports et clips de
badge (x12)
Deux rouleaux de DK-N55224 contenant
une bande non adhésive de
54 mm x 30,48 m.
Les modèles VM-100 sont conçus pour
être utilisés avec les rouleaux de papier
DK-N55224. Cependant, si un autre type
de support d'impression DK est installé,
le modèle sera automatiquement
redimensionné pour correspondre
au support.
REMARQUE
• Pour l'installation du logiciel VM-100, veuillez vous reporter au Guide
d'installation du logiciel.
• Vous trouverez aussi le Guide d'installation du logiciel dans le dossier
« Manual » du CD-ROM.
9
3
Utilisation du
logiciel VM-100
3-1. Introduction
VM-100 est un logiciel permettant de gérer facilement les personnes rendant
visite à une entreprise, à une organisation ou à une école. Le logiciel permet
d'effectuer les opérations suivantes :
• Entrer par avance les informations visiteurs et faire des réservations.
• Sur place, entrer les informations des visiteurs sans réservation.
• Créer des badges visiteur.
• Créer un message lorsqu'une réservation est faite, et imprimer le message.
• Prendre une photo du visiteur, et inclure la photo sur le badge visiteur.
• Gérer l'arrivée et le départ des visiteurs avec la fonction « annonce
d'arrivée/de départ ».
• Créer un permis de stationnement.
• En urgence, afficher/imprimer une liste des visiteurs qui ont annoncé leur arrivée.
• Permettre aux visiteurs de créer eux-mêmes leur badge et d'annoncer leur
arrivée.
Modes VM-100
Le logiciel VM-100 peut fonctionner dans trois modes différents.
Mode administrateur
Ce mode permet à des utilisateurs de définir les paramètres du formulaire
d'information visiteur, d'imprimer les paramètres, de sauvegarder les
emplacements et les fréquences, et d'enregistrer les informations d'hôte et les
connexions d'utilisateurs. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations
d'administrateur peuvent se connecter en mode administrateur.
Mode de réception
Ce mode est sélectionné lorsqu'un réceptionniste accueille et annonce
l'arrivée de visiteurs. Dans ce mode, le réceptionniste peut entrer les
informations de visiteurs, annoncer l'arrivée ou le départ de visiteurs,
créer des badges visiteur ainsi que des permis de stationnement. Seuls les
utilisateurs disposant des autorisations de réceptionniste ou d'administrateur
peuvent se connecter en mode de réception.
Mode d'auto-enregistrement
Ce mode permet aux visiteurs d'entrer leurs propres informations, d'annoncer
leur arrivée et de créer eux-mêmes un badge visiteur. Seuls les utilisateurs
disposant des autorisations d'administrateur ou de réceptionniste peuvent se
connecter en mode d'auto-enregistrement.
10
Utilisation du logiciel VM-100
3
3-2. Démarrage du logiciel VM-100
Le logiciel VM-100 peut être démarré avec une des trois méthodes suivantes.
Lors du premier démarrage du logiciel VM-100, l'utilisateur doit être
connecté à l'ordinateur en tant qu'administrateur.
• Dans le menu Démarrer, cliquez sur l'icône VM-100.
• Double-cliquez sur l'icône VM-100 sur le bureau.
• Cliquez sur l'icône de raccourci de la barre de démarrage rapide.
Lorsque l'application est démarrée, la boîte de dialogue Connexion (page 15)
apparaît.
REMARQUE
• Suivez la procédure décrite ci-dessous lorsque vous démarrez l'application
pour la première fois.
11
3
Utilisation du logiciel VM-100
Procédure de démarrage initial (indication du
chemin d'accès de la base de données)
Le fichier de base de données contient les informations d'hôte ainsi
que les journaux visiteurs. Les utilisateurs peuvent enregistrer ou
« sauvegarder » ces fichiers dans un emplacement indiqué.
Lorsque le logiciel VM-100 est démarré pour la première fois,
la boîte de dialogue suivante apparaît. Suivez la procédure décrite
ci-dessous pour définir l'endroit où les fichiers de base de données
doivent être enregistrés. Les utilisateurs seront également invités
à ce moment-là à enregistrer un nom et un mot de passe
d'administrateur. Si aucun emplacement n'est sélectionné, les fichiers
de base de données seront enregistrés dans l'emplacement par
défaut. Si la base de données est abîmée, consultez page 49.
1
2
3
REMARQUE
• Si le fichier de base de données est dans un dossier sur un serveur et
que l'administrateur et le réceptionniste utilisent des ordinateurs différents,
définissez les paramètres suivants sur l'ordinateur de l'administrateur.
Vous pouvez alors installer VM-100 sur l'ordinateur du réceptionniste
avec la seule étape 1.
12
Utilisation du logiciel VM-100
1.
3
Cliquez dans le champ « Destination : » 1 (illustration ci-dessus)
et tapez le chemin d'accès vers le fichier de base de données.
Sinon, cliquez sur 2 et parcourez votre disque dur jusqu'à
l'emplacement du fichier de base de données.
REMARQUE
2.
• Si le fichier de base de données a déjà été indiqué, le chemin d'accès vers
ce fichier apparaît.
• Pour modifier le chemin d'accès du fichier de base de données, consultez
page 37.
Cliquez sur le bouton [Suivant] (3).
La boîte de dialogue Administrateur VM-100 apparaît.
REMARQUE
• Si le fichier actuel de base de données (*.vmb) a été endommagé, la boîte
de dialogue du démarrage initial apparaît. Sélectionnez un fichier de
sauvegarde (*.bmb) pour restaurer la base de données. (page 82)
3.
Sélectionnez le modèle souhaité, puis cliquez sur [Suivant].
13
3
Utilisation du logiciel VM-100
4.
5.
Dans 4, tapez le nom d'utilisateur de l'administrateur
(255 caractères max.). Dans 5, tapez le mot de passe de
l'administrateur (6 à 255 caractères). Dans 6, retapez le
mot de passe.
Cliquez sur le bouton [Terminer].
4
5
6
Un fichier de base de données est créé et les informations de l'administrateur
sont enregistrées. Une fois terminé, l'Écran administrateur (page 17) apparaît.
REMARQUE
• Les paramètres suivants peuvent être définis dans le
Mode administrateur.
•Enregistrer les personnes devant se connecter.
•Enregistrer les informations d'hôte.
•Définir les paramètres pour la mise en page des badges et le
formulaire d'information.
• Si les informations de connexion de l'administrateur ont été oubliées, vous
ne serez pas en mesure de vous connecter à la base de données VM-100.
Assurez-vous que le nom d'utilisateur et le mot de passe sont conservés
dans un endroit sûr.
• Si le mot de passe administrateur a été oublié et que vous ne pouvez pas
vous connecter au logiciel VM-100, effacez le fichier VM100DB.vmb présent
dans le dossier de la base de données (par défaut, il est stocké dans
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Brother\VM-100.
Pour Windows Vista®, C:\ProgramData\Brother\VM-100). Cela effacera
toutes les données entrées et les informations de connexion. Redémarrez
le logiciel VM-100, et le programme vous invitera à reconfigurer le chemin
d'accès de la base de données et les informations de connexion de
l'administrateur.
14
Utilisation du logiciel VM-100
3
3-3. Connecté
Lorsque VM-100 est démarré, la boîte de dialogue Connexion apparaît.
Sélectionnez le mode dans lequel vous souhaitez vous connecter, puis tapez le
nom d'utilisateur et le mot de passe.
1
2
3
1.
Dans 1, cliquez le mode dans lequel vous souhaitez vous
connecter.
Réception :
Sélectionnez pour entrer en mode de réception.
Sélectionnez ce mode si un réceptionniste annonce
l'arrivée des visiteurs et crée les badges visiteur. (page 51)
Auto-enregistrement : Sélectionnez pour entrer en mode d'auto-enregistrement.
Sélectionnez ce mode si les visiteurs se connectent et
créent leurs badges eux-mêmes. (page 83)
Administrateur :
Sélectionnez pour entrer en mode administrateur.
(page 17)
REMARQUE
2.
3.
• Le mode sélectionné pendant la session précédente est déjà sélectionné.
• Un utilisateur enregistré avec les autorisations d'administrateur peut se
connecter dans tous les modes (réception, auto-enregistrement, administrateur).
Un utilisateur enregistré avec les autorisations de réceptionniste peut
uniquement se connecter en mode de réception et d'auto-enregistrement.
Dans 2, tapez le nom d'utilisateur. Dans 3, tapez le mot de
passe.
Cliquez sur le bouton [OK].
L'utilisateur est connecté dans le mode sélectionné.
15
3
Utilisation du logiciel VM-100
3-4. Déconnexion
Le logiciel VM-100 peut être quitté avec une des méthodes suivantes correspondant
aux différents modes.
Mode administrateur
1.
Cliquez sur le bouton [×] sur le côté droit de la barre de titre.
Mode de réception
1.
Cliquez sur le bouton [×] sur le côté droit de la barre de titre.
REMARQUE
• S'il y a des données non enregistrées en mode de réception, un message
de confirmation apparaît.
Mode d'auto-enregistrement
Voir page 86.
16
4
Mode administrateur
4-1. Écran administrateur
Lorsque VM-100 est démarré en mode administrateur, l'Écran administrateur apparaît.
1
2
3
5
4
1 Permet à l'administrateur d'afficher et d'imprimer une liste des visiteurs
ayant annoncé leur arrivée (page 48).
2 Indique les différentes tâches pouvant être réalisées.
Bouton [Voir le Journal des visiteurs] (page 39)
Cliquez sur ce bouton pour afficher le journal des visiteurs et exporter
ses données.
Bouton [Administrer la base de données des hôtes] (page 23)
Cliquez sur ce bouton pour enregistrer de nouveaux hôtes, pour changer ou
effacer les informations enregistrées, ou pour importer une base de données.
Bouton [Paramètres de connexion] (page 18)
Cliquez sur ce bouton pour enregistrer ou effacer des utilisateurs pouvant
se connecter en tant qu'administrateur ou réceptionniste.
Bouton [Options] (page 30)
Pour définir les paramètres d'impression pour la mise en page du badge,
pour établir la mise en page de saisie des informations visiteur, et pour
sélectionner les emplacements où les informations de la base de données
sont stockées et le temps pendant lequel elles sont stockées.
3 Affiche une description générale pour chaque bouton dans 2.
4 Cliquez sur ce bouton pour sortir du mode administrateur de VM-100.
5 Vérifie si la version actuelle est ou non la plus récente.
17
4
Mode administrateur
4-2. Réglages initiaux
L'administrateur doit d'abord définir les réglages nécessaires.
Modification des paramètres de connexion
Les utilisateurs qui peuvent se connecter peuvent être enregistrés
ou effacés et leur mot de passe peut être changé.
Affichage de la boîte de dialogue Paramètres de connexion
1.
18
Cliquez sur le bouton [Paramètres de connexion] dans l'Écran
administrateur.
Mode administrateur
4
La boîte de dialogue Paramètres de connexion apparaît.
1
2
4
3
1
2
3
4
Affiche les informations sur les utilisateurs enregistrés.
Cliquez pour ajouter un nouvel utilisateur autorisé.
Cliquez pour effacer un utilisateur autorisé.
Cliquez pour modifier le mot de passe d'un utilisateur autorisé.
REMARQUE
• Administrateur : Les utilisateurs peuvent se connecter dans tous les
modes (administrateur, réception et auto-enregistrement).
• Réceptionniste : Les utilisateurs peuvent se connecter dans les modes
réception et auto-enregistrement.
19
4
Mode administrateur
Enregistrement de nouveaux utilisateurs
1.
2.
Cliquez sur le bouton [Ajouter...] dans la boîte de dialogue
Paramètres de connexion.
Tapez les informations de l'utilisateur à ajouter.
1
2
3
1 Sélectionnez « Réceptionniste » ou « Administrateur » comme
autorisations de l'utilisateur.
2 Tapez le nom d'utilisateur (jusqu'à 255 caractères).
3 Tapez le mot de passe (6 à 255 caractères).
3.
20
Cliquez sur le bouton [OK].
Le nouvel utilisateur est enregistré.
Mode administrateur
4
Effacement des utilisateurs
1.
2.
Dans la boîte de dialogue Paramètres de connexion, sélectionnez
l'utilisateur à effacer.
Cliquez sur le bouton [Supprimer].
REMARQUE
• Il n'est pas possible de supprimer tous les administrateurs. Un message
d'erreur apparaîtra si vous tentez de supprimer tous les administrateurs.
3.
Cliquez sur le bouton [Oui].
L'utilisateur sélectionné est effacé.
21
4
Mode administrateur
Modification du mot de passe
1.
2.
3.
4.
22
Dans la boîte de dialogue Paramètres de connexion, sélectionnez
l'utilisateur dont le mot de passe doit être modifié.
Cliquez sur le bouton [Changer le mot de passe...].
Tapez le nouveau mot de passe (6 à 255 caractères).
Cliquez sur le bouton [OK].
Le mot de passe a été modifié.
Mode administrateur
4
Enregistrement des informations d'hôte
1.
2.
Avec le logiciel VM-100, les utilisateurs peuvent enregistrer des hôtes
(les personnes à qui il est rendu visite) et importer des informations
d'hôte d'une base de données.
Cliquez sur le bouton [Administrer la base de données des hôtes]
dans l'Écran administrateur.
La fenêtre Liste des informations hôte apparaît.
Cliquez sur le bouton [Ajouter...].
23
4
Mode administrateur
3.
Tapez les informations de l'hôte à ajouter.
1
2
3
4
5
6
7
1 Tapez le nom de famille.
2 Tapez le prénom.
3 Tapez ou sélectionnez la première ligne de l'organisation (par exemple le
nom de société).
4 Tapez ou sélectionnez la deuxième ligne de l'organisation (par exemple le
nom du département).
5 Tapez ou sélectionnez le numéro de téléphone.
6 Tapez ou sélectionnez un autre numéro de téléphone (par exemple
portable).
7 Tapez ou sélectionnez l'adresse e-mail.
REMARQUE
• 255 caractères au maximum peuvent être entrés dans chaque zone
de texte.
• Les 20 dernières saisies apparaissent comme choix dans les menus
déroulants pour les champs 3 à 7.
4.
Cliquez sur le bouton [Enregistrer et fermer].
La boîte de dialogue est fermée, et les informations d'hôte saisies sont ajoutées
à la fenêtre Liste des informations hôte.
REMARQUE
• Le bouton [Enregistrer et créer nouveau] ajoute les informations d'hôte
entrées à la fenêtre Liste des informations hôte. Une boîte de dialogue
vide Nouvelles informations hôte apparaît ensuite, permettant d'ajouter
un nouvel hôte.
24
Mode administrateur
4
Importation des informations d'hôte
Les informations d'hôte peuvent être importées. Lors de
l'importation d'informations d'hôte, toutes les informations
existantes seront effacées de telle sorte que la base de données
contiendra exclusivement les informations importées.
1.
Cliquez sur le bouton [Administrer la base de données des
hôtes] dans l'Écran administrateur.
La fenêtre Liste des informations hôte apparaît.
25
4
26
Mode administrateur
2.
Cliquez sur le bouton [Importation...].
3.
Cliquez sur le bouton [Oui].
4
Mode administrateur
4.
Indiquez le fichier contenant les informations à importer.
1
2
3
4
5
Indiquez le dossier contenant le fichier à importer.
Sélectionnez le fichier contenant les informations à importer.
Affiche le nom du fichier sélectionné.
Sélectionnez le format du fichier à importer. Seuls des fichiers au format
texte et CSV peuvent être sélectionnés.
5 Cliquez pour importer le fichier sélectionné.
1
2
3
4
27
4
Mode administrateur
5.
Sélectionnez le caractère de délimitation et définissez si la première
ligne de texte contient ou non les noms de champ.
1
2
3
1 Sélectionnez « Virgule », « Tabulateur », « Espace » ou « Point-virgule »
comme caractère de délimitation dans le fichier avant la conversion.
2 Affiche une prévisualisation du fichier converti.
3 Activez cette case à cocher si le texte à importer contient les noms de
champ sur la première ligne et les données à partir de la deuxième ligne.
Désactivez cette case à cocher si le texte à importer contient les données
dès la première ligne.
6.
28
Cliquez sur le bouton [Suivant].
Mode administrateur
7.
4
Spécifiez comment les champs du fichier à importer sont attribués
aux champs dans la base de données des hôtes.
1
2
3
1 Les champs dans la base de données des hôtes sont représentés sur la
première ligne. À partir des menus déroulants apparaissant sur la deuxième
ligne, sélectionnez le champ du fichier importé devant être attribué au
champ de la base de données des hôtes.
2 Affiche une prévisualisation du contenu de la base de données des hôtes
après importation du fichier. Si « (Aucun) » n'a pas été sélectionné en 1,
les données du champ sélectionné apparaissent.
3 Affiche les données du fichier à importer. Seules les colonnes de données
des champs mis en correspondance (où « (Aucun) » n'a pas été
sélectionné en 1) sont affichés.
8.
Cliquez sur le bouton [OK].
9.
Cliquez sur le bouton [Fermer] pour revenir à l'Écran administrateur.
Le fichier est importé avec les paramètres spécifiés, et la fenêtre Liste des
informations hôte apparaît.
29
4
Mode administrateur
Options
Des paramètres peuvent être définis pour la mise en page des
badges visiteur, pour la configuration de l'imprimante, les permis
de stationnement, les formulaires d'informations visiteur ainsi que
l'emplacement de la base de données et la sauvegarde.
Affichage de la boîte de dialogue Options
1.
Cliquez sur le bouton [Options] dans l'Écran administrateur.
La boîte de dialogue Options apparaît.
1
1 Cliquez sur l'onglet contenant les paramètres à définir.
30
Mode administrateur
4
Paramètres de mise en page (onglet « Général »)
La mise en page pour les badges visiteur, les permis de stationnement ainsi que
le format d'affichage des noms des visiteurs et des hôtes peuvent être définis.
1.
2.
Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet « Général ».
Définissez les paramètres nécessaires.
1
3
5
6
2
4
8
9
7
0
A
1 Affiche le nom de la mise en page définie pour les badges visiteur.
2 Cliquez pour afficher une boîte de dialogue contenant des options pour
modifier la mise en page des badges visiteur. (page 32)
3 Affiche le nom de la mise en page définie pour les badges visiteur.
4 Cliquez pour afficher une boîte de dialogue contenant des options pour
modifier la mise en page des permis de stationnement. (page 32)
5 Si une mise en page contient un logo ayant été sélectionné, le fichier de
logo peut être remplacé. Activez cette case à cocher pour remplacer le
logo sur le badge visiteur par le logo sélectionné. (page 33)
6 Affiche le nom de fichier pour le logo de remplacement. Cette boîte de
dialogue s'affiche en gris si la case à cocher 5 est désactivée.
7 Cliquez pour afficher une boîte de dialogue afin de définir le fichier à utiliser
comme logo de remplacement.
8 Affiche le chemin d'accès du dossier contenant les mises en page
personnalisées. (page 89)
9 Cliquez pour afficher une boîte de dialogue permettant de sélectionner
le dossier pour 8.
31
4
Mode administrateur
0 Sélectionnez « Nom, Prénom », « Prénom Nom », « Nom Prénom » ou
« Prénom, Nom »comme format d'affichage des noms de visiteur.
A Vérifier si votre logiciel VM-100 est la version la plus récente.
3.
Cliquez sur le bouton [OK].
Les valeurs indiquées pour les différents paramètres sont appliquées.
Indication de la mise en page pour les badges visiteur et les
permis de stationnement
Si vous avez cliqué sur 2 ou 4 (décrits à l'étape 2), une boîte de dialogue
apparaît, vous permettant de sélectionner une mise en page.
1
2
3
Boîte de dialogue Sélectionner la mise en forme du badge
1 Sélectionnez « Badges de nom standard », « Badges génériques » ou
« Badges photo » comme catégorie de mise en page pour les badges
visiteur. La catégorie « Mes badges » est créée lorsque de nouveaux
badges sont créés. Les badges nouvellement créés sont enregistrés
dans la catégorie « Mes badges », qui se trouve dans la boîte de dialogue
Sélectionner la mise en forme du badge (page 89).
2 Affiche des images des mises en page dans la catégorie sélectionnée.
Pour sélectionner l'image de la mise en page à utiliser pour les badges
visiteur, cliquez sur la mise en page désirée.
3 Cliquez sur le bouton [OK].
32
4
Mode administrateur
REMARQUE
• Si une mise en page de la catégorie « Badges photo » est sélectionnée,
mais qu'aucune photo n'a été prise, une image échantillon est imprimée
dans la zone photo. Si une mise en page de la catégorie « Badges photo »
a été sélectionnée, assurez-vous de prendre une photo.
• En mode d'auto-enregistrement, il n'est pas possible de prendre des photos.
Lorsque le mode d'auto-enregistrement est utilisé, sélectionnez une mise
en page dans une catégorie autre que « Badges photo ».
Sélection d'un logo de remplacement
Si vous cliquez sur 7, décrit à l'étape 2, une boîte de dialogue apparaît vous
permettant d'indiquer le fichier de remplacement du logo.
1
2
3
4
1 Sélectionnez le dossier contenant le logo de remplacement.
2 Indiquez le nom de fichier pour le logo de remplacement.
3 Sélectionnez « Tous les fichiers graphiques », « Fichiers Bitmap »,
« Fichiers JPEG », « GIF », « TIFF », « Icône », « WindowsMetaFile »
ou « PNG » comme format de fichier pour le logo de remplacement.
4 Cliquez pour remplacer le logo.
REMARQUE
• Si un badge contenant un logo a été sélectionné, assurez-vous d'indiquer
le logo ou l'image. Si le logo ou l'image n'est pas indiqué, un logo échantillon
apparaît.
33
4
Mode administrateur
Paramètres du formulaire d'informations de visiteur
(onglet « Réception »)
Ce paramètre contrôle les champs apparaissant dans le formulaire
d'informations visiteur et si l'entrée de données est ou non possible.
REMARQUE
• Vous pouvez indiquer les champs qui apparaîtront sur l'écran Réception.
Pour indiquer les éléments à imprimer, voir page 31.
1.
2.
Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet « Réception ».
Définissez les paramètres de champ pour le formulaire
d'informations visiteur.
1
2
1 Décidez si la fonction de réservation des visiteurs est activée ou désactivée.
Le logiciel VM-100 permet aux utilisateurs de « Réserver » ou de
« Pré-enregistrer » des visiteurs. Avec la fonction de réservation, vous
pouvez faire une réservation avant l'arrivée d'un visiteur, accélérant et
facilitant ainsi considérablement l'annonce d'arrivée. Si « Désactiver » est
sélectionné, la fonction de réservation des visiteurs n'est pas disponible et
le formulaire d'informations visiteur apparaît comme décrit ci-dessous.
34
Mode administrateur
4
REMARQUE
• Si vous avez désactivé la fonction de réservation, « Réservé » dans
« Voir la liste des visiteurs » se change en « Pré-enregistré ». Si vous
imprimez le badge visiteur sans annoncer l'arrivée, le visiteur apparaîtra
dans la liste « Pré-enregistré ».
• Si vous désactivez la fonction de réservation, les boutons [Écraser] et
[Réserver] permettant de modifier les informations visiteur ne sont pas
disponibles.
• Si vous désactivez la fonction de réservation, les champs de date et heure
d'arrivée estimées n'apparaissent pas.
2 Définissez les paramètres pour les boutons et les champs de texte du
formulaire d'informations visiteur.
Si « Obligatoire » est sélectionné, la case de texte a un bord rouge, et les
informations visiteur ne peuvent pas être enregistrées tant que les données
du champ n'ont pas été entrées.
3.
Cliquez sur le bouton [OK].
Les valeurs indiquées pour les différents paramètres sont appliquées.
35
4
Mode administrateur
Paramètres d'impression (onglet « Imprimante »)
L'imprimante utilisée pour imprimer les badges visiteur et les permis de
stationnement peut être définie.
1.
2.
Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet « Imprimante ».
Indiquez l'imprimante.
1
1 Sélectionnez une imprimante d'étiquettes Brother QL compatible avec le
logiciel VM-100 comme imprimante pour imprimer les badges visiteurs, les
messages et les permis de stationnement. Cela est normalement défini
automatiquement lors du démarrage de l'application.
3.
36
Cliquez sur le bouton [OK].
L'imprimante est définie.
Mode administrateur
4
Paramètres de base de données et de sauvegarde
(onglet « Base de données »)
Il est possible de définir les paramètres d'emplacement et de durée de
stockage des informations de base de données, ainsi que la fréquence
des sauvegardes. L'utilisateur doit être connecté à l'ordinateur en tant
qu'administrateur pour pouvoir effectuer cette opération.
1.
2.
Dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l'onglet
« Base de données ».
Définissez les paramètres nécessaires.
1
2
3
4
5
6
7
8
1 Cliquez sur "Démarrer..." pour optimiser la base de données.
2 Sélectionnez « Pas d'expiration du stockage », « 1 semaine », « 1 mois »,
« 3 mois », « 6 mois » ou « 1 an » comme durée de stockage des
enregistrements visiteur.
3 Cochez cette case pour ne pas enregistrer la photo prise en mode
réception. Si cette option est sélectionnée, les données de photo sont
effacées lorsque le visiteur annonce son départ.
4 Indiquez le chemin d'accès vers le fichier de la base de données VM-100.
Par défaut, il s'agit du chemin d'accès qui a été indiqué la première fois que
l'application a été démarrée. (page 12)
5 Cliquez pour afficher une boîte de dialogue permettant de sélectionner le
dossier pour modifier 4.
6 Indiquez le chemin d'accès du dossier utilisé pour sauvegarder la base de
données VM-100. Lorsqu'une sauvegarde est faite dans le même dossier,
les fichiers de sauvegarde plus anciens que les 10 fichiers les plus récents
sont effacés.
37
4
Mode administrateur
7 Cliquez pour afficher une boîte de dialogue permettant de sélectionner le
dossier pour modifier 6.
8 Sélectionnez cette case à cocher pour effectuer une sauvegarde
automatique lorsque vous quittez l'application. (Le fichier de sauvegarde
est en format *.bmb.)
REMARQUE
3.
38
• Si aucun dossier n'est indiqué en 5 pour le fichier de sauvegarde, cette
case à cocher ne peut pas être sélectionnée.
Cliquez sur le bouton [OK].
Les paramètres de base de données sont appliqués.
Mode administrateur
4
4-3. Gestion de liste
Affichage du journal des visiteurs
Une liste des visiteurs ayant annoncé leur départ peut être affichée.
Pour afficher les informations des visiteurs ayant annoncé leur
arrivée, cliquez sur le bouton [Rapport d'urgence].
1.
Cliquez sur le bouton [Voir le Journal des visiteurs] dans la
boîte de dialogue du mode administrateur.
La fenêtre du Journal des visiteurs apparaît.
39
4
Mode administrateur
2.
Indiquez la durée pendant laquelle les informations visiteur
seront affichées.
REMARQUE
• Quelle que soit la durée d'affichage indiquée, toutes les informations du
journal des visiteurs demeureront dans la base de données.
2
1
3
4
5
1 Indiquez la date de début de la période d'affichage.
REMARQUE
• Si une date de début ultérieure à la date de fin est indiquée, la date de fin
devient automatiquement la date de début.
2 Indiquez la date de fin de la période d'affichage.
3 Sélectionnez cette case à cocher pour afficher toutes les informations du
journal des visiteurs. Si cette option est sélectionnée, les paramètres ne
peuvent pas être définis pour 1 et 2.
4 Affiche les informations dans le journal des visiteurs pendant la période
indiquée.
5 Cliquez pour revenir à l'Écran administrateur (page 17).
40
Mode administrateur
4
Exportation du journal des visiteurs
1.
Les données du journal des visiteurs peuvent être enregistrées
dans un format CSV.
Sélectionnez « Fichier » dans la barre d'outils et cliquez sur
« Exporter ».
41
4
Mode administrateur
2.
Indiquez le nom de fichier, le format de fichier et l'emplacement
où le fichier doit être exporté.
1
2
3
1 Indiquez l'emplacement où le fichier doit être exporté.
2 Indiquez le nom du fichier à exporter.
3 Sélectionnez le format du fichier à exporter. Seul le format CSV peut être
sélectionné.
3.
42
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Le fichier est exporté avec le contenu indiqué.
Mode administrateur
4
Affichage des informations d'hôte
Les informations d'hôte peuvent être enregistrées, modifiées ou
supprimées. Ces informations enregistrées sont consultées lors
d'une recherche d'hôte au moment où des informations visiteur sont
entrées.
1.
Cliquez sur le bouton [Administrer la base de données des
hôtes] dans la boîte de dialogue du mode administrateur.
La fenêtre Liste des informations hôte apparaît.
43
4
Mode administrateur
Ajout
Pour en savoir plus sur l'ajout d'informations d'hôte, consultez
« Enregistrement des informations d'hôte ». (page 23)
Modification
Les informations d'hôte enregistrées peuvent être modifiées.
1.
44
Dans la zone d'affichage des informations d'hôte, sélectionnez
les informations d'hôte à modifier.
Mode administrateur
2.
3.
4
Cliquez sur le bouton [Éditer...].
Modifier les informations hôte, puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer et fermer].
La boîte de dialogue est fermée, et les informations d'hôte modifiées sont
affichées dans la fenêtre Liste des informations hôte.
45
4
Mode administrateur
Effacement
Les informations d'hôte inutiles peuvent être supprimées.
1.
46
Dans la zone d'affichage des informations d'hôte, sélectionnez
les informations d'hôte à supprimer.
Mode administrateur
2.
Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3.
Cliquez sur le bouton [Oui].
4
La boîte de dialogue se ferme et les informations d'hôte sélectionnées sont
supprimées de la fenêtre Liste des informations hôte.
47
4
Mode administrateur
4-4. Fonctions importantes
d'administrateur
Impression de rapports d'urgence
1.
Il est possible, en situation d'urgence, d'afficher et d'imprimer un
rapport d'urgence (liste des visiteurs qui ont annoncé leur arrivée).
Le rapport d'urgence contient le nom du visiteur, sa société et sa
destination, ainsi que le nom et l'organisation de l'hôte. Les rapports
d'urgence sont imprimés sur l'imprimante sélectionné comme
imprimante par défaut de l'ordinateur. L'ordinateur utilisé pour
imprimer les badges visiteur doit également être muni d'une
imprimante par défaut utilisant du papier A4 ou plus grand.
Cliquez sur le bouton [Rapport d'urgence].
REMARQUE
• En mode réception, le rapport d'urgence peut également être imprimé en
cliquant sur « Imprimer le rapport d'urgence » dans le menu « Fichier ».
48
Mode administrateur
4
Le rapport d'urgence est affiché et imprimé.
Rétablissement du fichier de sauvegarde
Si les données sont corrompues ou qu'il n'est pas possible d'y
accéder, le fichier de sauvegarde peut être utilisé pour rétablir le
fichier d'hôte. Lorsque le logiciel VM-100 est démarré, une boîte
d'information apparaît. Cliquez sur le bouton [OK] pour afficher
la boîte de dialogue de la Base de donnée VM-100. Suivez la
procédure décrite ci-dessous pour rétablir le fichier de sauvegarde.
1.
Dans la boîte de dialogue de la base de données VM-100,
cliquez sur le bouton [Parcourir...].
49
4
Mode administrateur
2.
Les fichiers BMB sont répertoriés par date. Sélectionnez le
fichier BMB à restaurer, puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
La boîte de dialogue de la base de données VM-100 apparaît à nouveau
et le fichier BMB sélectionné est signalé.
2
3
1
1 Dans le menu déroulant, sélectionnez « Fichiers de sauvegarde (*.bmb) ».
2 Les fichiers BMB sont répertoriés. Les chiffres dans le nom de fichier
indiquent la date à laquelle les informations ont été sauvegardées.
Sélectionnez le fichier BMB à restaurer.
3 Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
3.
Cliquez sur le bouton [Suivant], puis sur le bouton [Terminer]
dans la boîte de dialogue qui apparaît ensuite.
Le fichier de sauvegarde portant la date sélectionnée est restauré.
50
5
Mode de réception
5-1. Procédures de réceptionniste
Le réceptionniste peut préparer l'arrivée des visiteurs de deux façons différentes :
1.
2.
1.
2.
3.
4.
Le réceptionniste entre les informations du visiteur, produit les
badges et annonce l'arrivée des visiteurs lorsqu'ils arrivent.
Le réceptionniste annonce le départ des visiteurs qui s'en vont.
Si un hôte fournit au réceptionniste les informations visiteur avant
l'arrivée du visiteur, le réceptionniste peut pré-entrer les informations
visiteur requises (faire une réservation). Le réceptionniste aura
alors la possibilité soit d'imprimer le badge avant l'arrivée du
visiteur (et simplement annoncer son arrivée le moment venu),
soit d'attendre l'arrivée du visiteur pour imprimer son badge et
annoncer son arrivée. Lorsque le visiteur s'en va, le réceptionniste
annonce le départ du visiteur.
Faire une réservation et annoncer l'arrivée
d'un visiteur
Entrez les informations dans un formulaire d'Informations de visiteur.
Cliquez sur le bouton [Réserver].
Lorsque le visiteur arrive, sélectionnez le visiteur dans la liste
« Réservé »/« Pré-enregistré ».
Cliquez sur le bouton [Annoncer l'arrivée et imprimer le badge]
pour annoncer l'arrivée du visiteur et imprimer le badge visiteur.
REMARQUE
• Pour imprimer un badge avant l'arrivée du visiteur, sélectionnez le visiteur
dans la liste « Réservé »/« Pré-enregistré » et cliquez sur le bouton
[Imprimer badge]. Lorsque le visiteur arrive, sélectionnez le numéro de
badge du visiteur dans la liste et cliquez sur le bouton [Annoncer l'arrivée].
Annoncer le départ d'un visiteur
1.
Sélectionnez les informations visiteur dans la liste « Arrivée
annoncée » et cliquez sur le bouton [Annoncer le départ].
51
5
Mode de réception
5-2. Fenêtre du mode de réception
Les éléments suivants sont disponibles dans la fenêtre du mode de réception.
1
3
2
5
4
6
7
1 Affiche la date et l'heure actuelles ainsi que le bouton [Rapport
d'urgence] (page 48).
2 Permet aux utilisateurs de choisir des sélections à partir du menu
déroulant « Voir la liste des visiteurs ».
Réservé : Affiche les informations des visiteur disposant de réservations,
mais n'ayant pas encore annoncé leur arrivée (liste « Réservé »).
Arrivée annoncée : Affiche les informations des visiteurs qui ont déjà
annoncé leur arrivée, mais pas encore leur départ (liste « Arrivée
annoncée »).
Départ annoncé : Affiche les informations des visiteurs qui ont annoncé
leur départ (liste « Départ annoncé »).
REMARQUE
• En modifiant le critère de filtre, les informations affichées dans la liste et
son ordre peuvent être modifiés. (Par exemple : Lorsque « Arrivée
annoncée » est sélectionné, la date et l'heure de l'annonce d'arrivée sont
affichées. Lorsque « Départ annoncé » est sélectionné, la date et l'heure
de l'annonce de départ sont affichées.
• Si la fonction de réservation de visiteur est désactivée en mode
administrateur (page 34), « Réservé » se change en « Pré-enregistré »,
et les informations sont affichées pour les visiteurs dont les badges
ont été imprimés, mais qui n'ont pas encore annoncé leur arrivée (liste
« Pré-enregistré »).
52
Mode de réception
5
3 Permet de faire des recherches au sein de la liste des visiteurs (4).
4 Liste des visiteurs : Affiche les informations des visiteurs enregistrés dans
la base de données.
• Les informations affichées dans cette liste peuvent être mises à jour en
modifiant la condition « Voir la liste des visiteurs » (« Réservé » ou
« Pré-enregistré »/« Arrivée annoncée »/« Départ annoncé ») ou les
informations visiteur.
• Le numéro du badge visiteur est un nombre entre 001 et 999, attribué
dans l'ordre de production des badges. La numérotation revient à 001
une fois que le nombre 999 a été attribué. « --- » apparaît si le badge
n'a pas encore été produit.
• Un clic sur un titre de colonne trie la liste selon les informations entrées
dans ce champ.
• En faisant glisser une bordure d'un côté ou de l'autre d'une colonne,
on modifie la largeur de la colonne.
5 Cliquez pour afficher un formulaire d'informations visiteur vide, ou pour
modifier, enregistrer ou supprimer des informations visiteur.
6 Entrez des informations visiteur ou modifiez des informations visiteur
existantes. De plus, les informations d'hôte peuvent faire l'objet d'une
recherche, et une photo des visiteurs peut être prise.
7 Cliquez pour produire les badges visiteurs, les permis de stationnement
et pour annoncer l'arrivée ou le départ de visiteurs.
53
5
Mode de réception
5-3. Entrée des informations de visiteur
Les informations pour les visiteurs sans réservation peuvent être entrées sur place.
REMARQUE
• Pour entrer les informations à l'avance pour les visiteurs ayant des
rendez-vous planifiés, voir page 74.
• Pour entrer des informations à partir des informations de visiteurs ayant
rendu des visites par le passé (« Départ annoncé »), voir page 57.
Entrée de nouvelles informations visiteur
1.
Cliquez sur le bouton [Nouveau].
REMARQUE
• Si des informations visiteur affichées n'ont pas encore été enregistrées,
un message apparaît, demandant si les informations visiteur doivent être
effacées. Pour enregistrer les informations, cliquez sur le bouton
[Réserver].
54
Mode de réception
2.
5
Tapez les Informations de visiteur. Les champs avec un bord
rouge correspondent aux informations obligatoires. Si ces données
ne sont pas entrées, les informations visiteur ne peuvent pas
être enregistrées.
REMARQUE
• Les champs qui apparaissent dépendent des paramètres sélectionnés
en mode administrateur.
• 255 caractères au maximum peuvent être entrés dans chacun des
champs suivants.
[Titre], [Nom], [Prénom], [Organisation], [Preuve d'identité], [Destination
du visiteur], [Message].
1
2
3
1 Tapez les informations d'identification personnelle du visiteur (par exemple
le numéro du permis de conduire ou du passeport).
2 Entrez la date de départ prévue.
3 Tapez tout message approprié pour le visiteur (par exemple : « Salle de
réunion modifiée : 7B »).
55
5
Mode de réception
3.
Tapez les Informations hôte. Les champs avec un bord rouge
correspondent aux informations obligatoires. Si ces données ne
sont pas entrées, les informations visiteur ne peuvent pas être
enregistrées.
REMARQUE
• 255 caractères au maximum peuvent être entrés dans les zones de texte
suivantes.
[Nom], [Organisation], [Infos contact].
• Les champs entourés en rouge (obligatoires) sont définis en mode
administrateur.
4
5
6
7
4 Bouton
Si les informations d'hôte ont déjà été enregistrées, cliquez sur ce bouton
pour faire une recherche dans la base de données afin d'entrer les
informations d'hôte plus facilement. (page 59)
5 Tapez le nom de l'hôte (personne à qui il est rendu visite).
Lorsque les informations sont entrées, une recherche est faite dans
les noms d'hôte enregistrés dans la base de données, et une liste des
correspondances possibles apparaît. Dans cette liste, sélectionnez un
nom d'hôte pour entrer automatiquement le nom d'hôte, les informations
d'organisation et les numéros de téléphone.
56
Mode de réception
5
6 Entrez l'organisation de l'hôte.
Si un nom d'hôte est trouvé dans les résultats de la recherche dans la base
de données, il apparaît sous la forme « Organisation1/Organisation2 ».
Si un seul champ a été enregistré pour l'hôte, il apparaît dans le format
« Organisation1 ».
7 Entrez les numéros de téléphone de l'hôte.
Si un nom d'hôte est trouvé dans les résultats de la recherche dans la
base de données, il apparaît sous la forme « Téléphone1/Téléphone2 ».
Si un seul champ a été enregistré pour l'hôte, il apparaît dans le format
« Téléphone1 ».
4.
Si nécessaire, prenez une photo du visiteur (page 62),
annoncez son arrivée (page 65) ou produisez son badge
visiteur (page 70).
Rappel d'informations visiteur à partir de
visites passées (« Départ annoncé »)
Il est facile d'entrer des informations visiteur en utilisant les
informations de visiteur ayant fait des visite par le passé (« Départ
annoncé »).
1.
Dans « Voir la liste des visiteurs », sélectionnez
« Départ annoncé ».
57
5
Mode de réception
2.
Sélectionnez le visiteur dont les informations doivent être utilisées.
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le nom du visiteur dans la zone
de recherche.
3.
4.
58
Si nécessaire, modifiez les informations du formulaire
d'Informations de visiteur.
Si nécessaire, prenez une photo du visiteur (page 62),
annoncez son arrivée (page 65) ou produisez son badge
visiteur (page 70).
Mode de réception
5
Recherche d'informations d'hôte
Un hôte enregistré dans la base de données peut être recherché
afin de faciliter l'entrée des informations d'hôte.
1.
Cliquez sur le bouton
.
59
5
Mode de réception
2.
Tapez les informations dans les champs « Prénom », « Nom »,
« Organisation 1 » ou « Organisation 2 », puis cliquez sur le
bouton [Rechercher].
REMARQUE
• 255 caractères au maximum peuvent être entrés par champ.
3.
60
Une recherche est conduite dans les informations d'hôte.
Mode de réception
4.
5.
5
Sélectionnez l'hôte dont les informations doivent être entrées
dans le formulaire d'Informations de visiteur.
Cliquez sur le bouton [OK].
Les informations pour l'hôte sélectionné sont entrées dans le formulaire
d'Informations de visiteur.
61
5
Mode de réception
5-4. Inclusion de photos sur les badges
visiteur
Une photo peut être prise et ajoutée aux badges visiteur.
REMARQUE
1.
• Selon les paramètres choisis en mode administrateur, l'ajout de photo
peut ne pas être possible.
• Une webcam (non incluse avec le VM-100) doit être connectée pour
prendre des photos.
• Pour des résultats optimaux, photographiez les visiteurs avec la lumière
derrière vous.
• À cause du grand nombre de webcams sur le marché, Brother ne peut pas
garantir que toutes les webcams fonctionneront avec le VM-100. Pour une
liste de webcams recommandées, veuillez consultez notre site web
à l'adresse http://www.brother.com.
Dans le formulaire d'Informations de visiteur, cliquez sur le
bouton .
Dans la boîte de dialogue Vue caméra, l'image de la caméra apparaît.
62
Mode de réception
2.
5
Placez le visiteur en face de la caméra en sorte que son visage soit
correctement cadré, puis cliquez sur le bouton [Prendre la photo].
La photo du visiteur est importée et apparaît à l'écran. Le bouton [Prendre la
photo] se change en [Reprendre la photo].
REMARQUE
3.
• Pour reprendre la photo, cliquez sur le bouton [Reprendre la photo].
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
La photo est enregistrée dans la base de données.
63
5
Mode de réception
5-5. Prévisualisation des badges visiteur
Pour prévisualiser les badges visiteur avant l'impression, suivez les étapes
ci-dessous.
1.
2.
Cliquez sur le bouton [Prévisualiser].
Prévisualisez le badge, puis cliquez sur le bouton [Fermer]
pour fermer la boîte de dialogue.
REMARQUE
• Pour imprimer le badge visiteur sans annoncer l'arrivée du visiteur, cliquez
sur le bouton [Imprimer badge]. Pour annoncer l'arrivée du visiteur,
voir page 65.
64
Mode de réception
5
5-6. Annonce d'arrivée (production des
badges visiteur)/annonce de départ
des visiteurs
Annonce d'arrivée
Les badges visiteur sont produits au même moment que l'arrivée du
visiteur est annoncée.
1.
Effectuez une des opérations suivantes.
• Si une réservation a été faite pour le visiteur, sélectionnez les informations
du visiteur dont l'arrivée doit être annoncée dans la liste « Réservé ».
(voir ci-dessous)
• Si le visiteur n'a pas fait l'objet d'une réservation, mais qu'il a déjà rendu une
visite par le passé, sélectionnez les informations du visiteur dont l'arrivée doit
être annoncée dans la liste « Départ annoncé » (page 57).
• Si le visiteur n'a pas fait l'objet d'une réservation, entrez les informations du
visiteur dont l'arrivée doit être annoncée dans le formulaire d'Informations de
visiteur (page 54).
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le nom du visiteur dans la zone
de recherche.
65
5
Mode de réception
2.
Cliquez sur le bouton [Annoncer l'arrivée et imprimer le badge].
REMARQUE
• Si l'hôte n'est pas enregistré, un message de confirmation apparaît.
Cliquez sur le bouton [OK] pour poursuivre l'annonce d'arrivée. Cliquez sur
le bouton [Annuler] pour revenir à l'étape 2. Si plusieurs visiteurs sont
sélectionnés à l'étape 1, seules apparaissent les informations visiteur
contenant un hôte non enregistré. Vérifiez les Informations hôte.
3.
66
Si un message a été entré dans les informations visiteur,
cliquez sur le bouton [Oui] pour imprimer ce message,
ou sur le bouton [Non] pour ne pas l'imprimer.
Mode de réception
4.
5
Pour arrêter l'entrée des informations d'un visiteur dont l'arrivée
a été annoncée, cliquez sur le bouton [OK]. Pour annoncer
l'arrivée d'un autre visiteur, cliquez sur le bouton [Continuer].
REMARQUE
5.
• Il est commode de cliquer sur le bouton [Continuer] pour ajouter des
informations pour des visiteurs accompagnant le premier visiteur, parce
que toutes les informations du visiteur dont l'arrivée a été annoncée
demeurent dans le formulaire d'Informations de visiteurs à l'exception du
nom de famille et du prénom.
Si vous avez cliqué sur le bouton [Continuer] à l'étape 4, tapez
les informations pour le visiteur accompagnant, puis répétez les
étapes 2 à 4 pour annoncer son arrivée.
Les informations du visiteur sont ajoutées dans la liste « Arrivée annoncée ».
Si le visiteur a été sélectionné dans la liste « Départ annoncé », les
informations du visiteur sont ajoutées à la base de données en tant que
visiteur nouvellement enregistré.
Si une date de départ prévue antérieure à la date d'arrivée est indiquée,
la date de départ prend la valeur de la date d'arrivée.
REMARQUE
• Si le badge visiteur a déjà été imprimé, l'arrivée du visiteur est simplement
annoncée, et le badge n'est pas imprimé.
67
5
Mode de réception
1.
Annonce de départ
Dans la liste « Arrivée annoncée », sélectionnez les informations
du visiteur dont le départ doit être annoncé.
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le numéro du badge visiteur dans
la zone de recherche.
68
Mode de réception
2.
Cliquez sur le bouton [Annoncer le départ].
3.
Cliquez sur le bouton [OK].
5
Le départ du visiteur est annoncé, et les informations du visiteur sont
ajoutées à la liste « Départ annoncé ».
69
5
Mode de réception
5-7. Création de badges visiteur sans
annonce d'arrivée
Un badge visiteur peut être créé sans annoncer l'arrivée du visiteur.
1.
Effectuez une des opérations suivantes.
• Si une réservation a été faite pour le visiteur, sélectionnez les informations du
visiteur dont le badge visiteur doit être créé à partir de la liste « Réservé »
(ci-dessous).
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le nom du visiteur dans la zone
de recherche.
• Si le visiteur n'a pas fait l'objet d'une réservation, mais qu'il a déjà rendu une
visite par le passé, sélectionnez les informations du visiteur dont le badge
visiteur doit être créé à partir de la liste « Départ annoncé ».
REMARQUE
• Pour sélectionner les informations pour plusieurs visiteurs, gardez
enfoncée la touche [Ctrl] tout en cliquant sur les informations visiteur.
• Si le visiteur n'a pas fait l'objet d'une réservation, entrez les informations du
visiteur dont le badge visiteur doit être créé dans le formulaire d'Informations
de visiteur (page 54).
70
Mode de réception
2.
3.
5
Cliquez sur le bouton [Imprimer badge].
La boîte de dialogue de confirmation d'annonce d'arrivée apparaît.
Cliquez sur le bouton [Non].
Un badge visiteur est créé avec les informations visiteur sélectionnées ou
avec les informations entrées dans le formulaire. De plus, le numéro du
badge visiteur est entré dans la liste « Réservé » ou « Pré-enregistré ».
L'arrivée du visiteur n'a pas été annoncée.
REMARQUE
• Si un enregistrement visiteur disposant déjà d'un numéro de badge
visiteur est sélectionné et que les informations sont modifiées ou que le
badge est réimprimé, les informations visiteur sont enregistrées comme
un autre enregistrement.
71
5
Mode de réception
4.
72
Cliquez sur le bouton [OK].
Mode de réception
5
5-8. Création de permis de stationnement
1.
2.
Ouvrez l'enregistrement visiteur pour lequel un permis de
stationnement doit être créé, puis cliquez sur le bouton
[Imprimer le permis de stationnement].
Tapez le numéro.
REMARQUE
• Si les paramètres du mode administrateur ont été définis de telle façon
qu'il ne soit pas nécessaire d'entrer un numéro, le numéro de
stationnement est simplement imprimé, et les étapes 2 et 3 sont sautées.
3.
Cliquez sur le bouton [Imprimer].
Le permis de stationnement est imprimé avec les informations pertinentes.
73
5
Mode de réception
5-9. Établissement de réservations
visiteur
Les informations de visiteur peuvent être entrées à l'avance, et une réservation
peut être établie pour le visiteur.
1.
Effectuez une des opérations suivantes.
• Pour un nouveau visiteur, entrez les informations de visiteur. (page 54)
• Pour un visiteur qui a déjà fait une visite dans le passé, sélectionnez les
informations du visiteur pour qui la réservation doit être établie dans la
liste « Départ annoncé ». (voir ci-dessous)
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le nom du visiteur dans la zone
de recherche.
• Si des données ont été entrées dans la zone texte « Message », le
message sera également imprimé lorsque le badge visiteur est imprimé.
• Si les informations d'hôte entrées n'ont pas été enregistrées dans la base
de données des hôtes, un message de confirmation apparaît.
2.
74
Si nécessaire, modifiez les informations du formulaire
d'Informations de visiteur.
Mode de réception
3.
4.
5.
6.
7.
5
Cliquez sur le bouton [Réserver].
Les informations visiteur entrées ou sélectionnées sont ajoutées à la liste
« Réservé ».
Si une date d'arrivée prévue antérieure à la date actuelle est indiquée, la date
d'arrivée prend la valeur du jour actuel.
Si une date de départ prévue antérieure à la date d'arrivée prévue est
indiquée, la date de départ prend la valeur de la date d'arrivée.
Pour établir des réservations pour plusieurs visiteurs, cliquez
sur le bouton [Continuer]. Passez à l'étape 5.
Pour terminer les réservations, cliquez sur le bouton [OK] pour
fermer la boîte de dialogue.
Modifiez les informations du formulaire d'Informations de
visiteur, puis cliquez sur le bouton [Réserver].
Répétez les étapes 4 et 5 jusqu'à ce que les informations aient
été entrées pour tous les visiteurs.
Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la boîte de dialogue.
75
5
Mode de réception
5-10. Modification des réservations
visiteur
Les informations de réservation peuvent seulement être modifiées pour les
visiteurs pour lesquels un badge visiteur n'a pas encore été créé. Les informations
de réservation ne peuvent pas être modifiées si un badge a déjà été produit pour
le visiteur.
1.
Dans la liste « Réservé », sélectionnez le visiteur dont les
informations doivent être modifiées.
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le numéro du badge visiteur dans
la zone de recherche.
• Le numéro de badge visiteur apparaît uniquement pour les visiteurs pour
qui un badge a été créé.
• Si un enregistrement visiteur disposant déjà d'un numéro de badge
visiteur est sélectionné et que les informations sont modifiées ou que le
badge est réimprimé, les informations visiteur sont enregistrées comme
un autre enregistrement.
2.
76
Modifiez les informations du visiteur.
Mode de réception
3.
Cliquez sur le bouton [Écraser].
4.
Cliquez sur le bouton [Oui].
5
Les informations visiteur modifiées sont enregistrées et ajoutées à la liste
« Réservé ».
Si une date d'arrivée prévue antérieure à la date actuelle est indiquée, la date
d'arrivée prend la valeur du jour actuel.
Si une date de départ prévue antérieure à la date d'arrivée prévue est
indiquée, la date de départ prend la valeur de la date d'arrivée.
77
5
Mode de réception
5-11. Effacement des informations visiteur
1.
À partir des listes « Réservé » ou « Départ annoncé », sélectionnez
le visiteur dont les informations doivent être effacées.
REMARQUE
• Une recherche peut être faite en entrant le nom du visiteur dans la zone
de recherche.
78
Mode de réception
2.
Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3.
Cliquez sur le bouton [Oui].
5
Les informations visiteur sélectionnées sont effacées des listes « Réservé »
ou « Départ annoncé ».
REMARQUE
• Les informations effacées des listes « Réservé » ou « Départ annoncé »
sont effacées de la fenêtre mais pas du journal des visiteurs.
79
5
Mode de réception
5-12. Impression de rapports d'urgence
En cas d'urgence, un rapport d'urgence (liste de visiteurs ayant annoncé leur
arrivée et n'ayant pas annoncé leur départ) peut être affiché et imprimé en cliquant
sur le bouton [Rapport d'urgence]. Le rapport d'urgence contient le nom du
visiteur, sa société et sa destination, ainsi que le nom et l'organisation de l'hôte.
Pour plus de détails, consultez la procédure décrite dans « Mode administrateur »
(page 48).
5-13. Importation d'une liste de visiteurs
Vous pouvez importer une liste de visiteurs. Après importation, les
informations seront ajoutées à la Liste de visiteurs existante.
1.
2.
80
Sur le menu [Fichier], cliquez sur [Importer la liste des
visiteurs...].
Indiquez le fichier contenant les informations à importer.
Sélectionnez le format du fichier à importer, puis cliquez sur
[Ouvrir].
Mode de réception
3.
5
Sélectionnez le caractère de délimitation et définissez si la
première ligne de texte contient ou non les noms de champ.
1
2
3
1 Sélectionnez « Virgule », « Tabulateur », « Espace » ou « Point-virgule »
comme caractère de délimitation dans le fichier avant la conversion.
2 Affiche une prévisualisation du fichier converti.
3 Activez cette case à cocher si le texte à importer contient les noms de
champ sur la première ligne et les données à partir de la deuxième ligne.
Désactivez cette case à cocher si le texte à importer contient les données
dès la première ligne.
4.
5.
Cliquez sur le bouton [Suivant].
Spécifiez comment les champs du fichier à importer sont
attribués aux champs dans la Liste de visiteurs.
1
2
3
81
5
Mode de réception
1 Les champs dans la Liste de visiteurs sont présentés sur la première
ligne. À partir des menus déroulants apparaissant sur la deuxième ligne,
sélectionnez le champ du fichier importé devant être attribué au champ
de la Liste de visiteurs.
2 Affiche une prévisualisation du contenu de la Liste de visiteurs après
importation du fichier. Si « (Aucun) » n'a pas été sélectionné en 1, les
données du champ sélectionné apparaissent.
3 Affiche les données du fichier à importer. Seules les colonnes de données
des champs mis en correspondance (où « (Aucun) » n'a pas été
sélectionné en 1) sont affichés.
6.
Cliquez sur le bouton [OK].
Le fichier est importé avec les paramètres spécifiés, et la
fenêtre du Mode Réception apparaît.
5-14. Sauvegarde des informations visiteur
Jusqu'à dix fichiers de sauvegarde peuvent être créés pour stocker des
informations visiteur. Les fichiers de sauvegarde plus vieux que les dix fichiers les
plus récents sont effacés.
1.
Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Sauvegarder ».
Une sauvegarde des informations visiteur est créée.
REMARQUE
• Si les paramètres du mode d'administrateur ont été définis de sorte qu'ils
soient automatiquement sauvegardés, les données sont sauvegardées
à chaque fois que l'on sort de VM-100. (page 37)
• Pour restaurer le fichier de sauvegarde quand le fichier de base de données
est corrompu, consultez « Rétablissement du fichier de sauvegarde »
(voir page 49).
82
6
Mode d'autoenregistrement
Le mode d'auto-enregistrement peut être utilisé par les visiteurs pour produire
les badges visiteur et annoncer leur arrivée eux-mêmes. L'utilisateur doit être
connecté à l'ordinateur en tant qu'administrateur pour pouvoir effectuer cette
opération.
6-1. Écran initial du mode
d'auto-enregistrement
Connectez-vous en mode d'auto-enregistrement. (page 15)
L'écran suivant apparaît.
Cet écran apparaît également si la procédure dépasse le délai prévu lorsque
le mode d'auto-enregistrement est utilisé.
REMARQUE
• En mode d'auto-enregistrement, il n'est pas possible de prendre des
photos. Si le mode d'auto-enregistrement est utilisé, préparez un badge
qui ne contient pas de photo.
• Les visiteurs ne peuvent pas annoncer leur départ lorsque le mode
d'auto-enregistrement est utilisé. Les badges visiteur doivent être récupérés
au moment du départ et conservés jusqu'à ce qu'un réceptionniste ou un
administrateur annonce le départ à l'aide du mode de réception.
• En mode d'auto-enregistrement, le message suivant peut apparaître :
« Veuillez appeler un réceptionniste ou directement votre hôte. Nous
sommes désolé du dérangement. » Nous vous recommandons de
placer un panneau près de l'imprimante donnant aux utilisateurs les
coordonnées nécessaires si ce message apparaît.
83
6
Mode d'auto-enregistrement
1
3
2
4
1
2
3
4
84
Affiche divers messages.
Cliquez sur ce bouton pour passer à l'étape suivante.
Affiche un échantillon de badge visiteur.
Cliquez sur ce bouton pour sortir. Cette opération n'est autorisée que pour
les administrateurs et les réceptionnistes.
Mode d'auto-enregistrement
6
6-2. Opérations visiteur
Les visiteurs suivent les instructions à l'écran pour entrer leur nom et le nom de
leur société. Selon les paramètres définis en mode administrateur, il peut ne pas
être nécessaire d'entrer des données dans certains champs. Lorsque le visiteur
clique sur le bouton [IMPRIMER] dans le dernier écran, le badge du visiteur est
créé et l'arrivée du visiteur est annoncée.
Si aucune opération n'est effectuée pendant 30 secondes dans aucun des écrans,
la procédure est annulée. Dans ce cas, toutes les données entrées sont effacées,
et l'écran initial réapparaît.
1. Cliquez sur le
bouton [ENTRÉE].
2. Entrez les
informations
nécessaires,
puis cliquez sur le
bouton [SUIVANT].
3. Vérifiez le contenu
du badge, puis
cliquez sur le
bouton [OK].
4. Cliquez sur
[IMPRIMER]
pour créer un
badge visiteur.
REMARQUE
• Les éléments qui sont entrés et les numéros des étapes de la procédure
changent selon les paramètres définis en mode administrateur.
85
6
Mode d'auto-enregistrement
6-3. Sortie du mode d'auto-enregistrement
ou impression du rapport d'urgence
Un mot de passe doit être entré pour sortir du mode d'auto-enregistrement ou
imprimer le rapport d'urgence. Ces opérations ne peuvent être effectuées que par
des utilisateurs disposant des autorisations d'administrateur ou de réceptionniste.
Déverrouillage
1.
86
Dans l'écran initial du mode d'auto-enregistrement, cliquez sur
.
Mode d'auto-enregistrement
2.
6
Tapez le nom d'utilisateur et le mot de passe.
REMARQUE
• Si aucune opération n'est effectuée pendant 30 secondes pendant que
l'application est déverrouillée, l'application revient à l'état de verrouillage.
87
6
Mode d'auto-enregistrement
3.
Cliquez sur le bouton [OK].
L'application est déverrouillée, et les boutons [QUITTER] et [Rapport d'urgence]
apparaissent.
1
2
1 Cliquez pour sortir du mode d'auto-enregistrement et afficher la boîte de
dialogue de connexion.
2 Cliquez pour imprimer un rapport d'urgence (page 48).
88
7
Personnalisation des
mises en page
Des mises en page prédéfinies peuvent être modifiées et personnalisées.
La position des éléments, la taille des logos et des photos, ainsi que les polices,
peuvent être modifiées ; les éléments peuvent également être supprimés.
Pour personnaliser les mises en page, utilisez P-touch Editor 5.0, qui est
inclus sur le CD-Rom fourni avec votre imprimante d'étiquettes QL.
REMARQUE
• Les éléments ne peuvent pas être modifiés pour créer des zones d'entrée
supplémentaires.
1.
2.
À partir de la liste des mises en page, déterminez le nom du fichier
pour la mise en page à éditer (page 30 - page 32).
Cliquez sur [Démarrez] - [Tous les programmes ] - [Brother
P-touch] - [P-touch Editor 5.0] pour démarrer
P-touch Editor 5.0.
89
7
Personnalisation des mises en page
3.
4.
90
Cliquez sur [Ouvrir un fichier].
Ouvrez la mise en page à modifier.
Parcourez votre disque dur jusqu'au dossier C:\Program Files\
Brother\VM-100\Template\Badge, puis sélectionnez le fichier
dont le nom a été déterminé à l'étape 1.
Personnalisation des mises en page
5.
6.
7
Dans la zone de mise en page, sélectionnez l'élément à déplacer,
puis faites-le glisser vers l'emplacement désiré.
Sélectionnez les éléments à redimensionner, et étirez-les à la
taille désirée.
Vous pouvez également sélectionner un objet texte et modifier la police.
7.
Enregistrez la mise en page modifiée en tant que nouvelle mise
en page.
Sélectionnez « Fichier » sur la barre d'outils et cliquez sur « Exporter ».
8.
Sélectionnez « Modèle », puis cliquez sur le bouton [OK].
91
7
Personnalisation des mises en page
9.
Pour Windows Vista®/Windows®7
Dans la boîte « Enregistrer dans », entrez « C:\ProgramData\
Brother\VM-100\Template\Mes badges ».
Pour Windows® XP
Dans la boîte « Enregistrer dans », entrez « C:\Documents and
Settings\All Users\Application Data\Brother\VM-100\Template\
Mes badges ».
REMARQUE
• Si la base de données est sur un serveur, enregistrez le modèle sur le
même serveur. Dans la boîte de dialogue « Indiquez l'emplacement du
fichier de mise en page » de l'onglet « Options générales » de la boîte de
dialogue Options de VM-100, sélectionnez le dossier indiqué ici.
10. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
La mise en page modifiée est enregistrée en tant que modèle dans le dossier
indiqué.
92
8
Désinstallation de
VM-100
1.
Pour Windows Vista®/Window®7
Cliquez sur [Panneau de configuration] - [Programmes] [Programmes et fonctionnalités].
La boîte de dialogue [Désinstaller ou modifier un programme] apparaît.
Pour Windows® XP
Cliquez sur [Démarrer] - [Panneau de configuration] - [Ajouter
ou supprimer des programmes].
La boîte de dialogue [Ajouter ou supprimer des programmes] apparaît.
2.
Pour Windows Vista®/Windows®7
Choisissez [Brother Visitor Badge & Management], et
cliquez sur [Désinstaller].
Pour Windows® XP
Choisissez [Brother Visitor Badge & Management], et
cliquez sur [Supprimer].
3.
Cliquez sur [OK].
L'opération de désinstallation démarre. Une fois que le logiciel a été supprimé
de votre ordinateur, la boîte de dialogue [Maintenance terminée] apparaît.
REMARQUE
• Pour désinstaller P-touch Editor 5.0, sélectionnez [Brother P-touch
Editor 5.0] à l'étape 2.
93
Mode administrateur
9
94
Dépannage
Problème
Cause possible
Page
Le logiciel VM-100 ne peut pas être
démarré lors de la première utilisation.
L'utilisateur doit être connecté à l'ordinateur en tant
qu'administrateur pour pouvoir effectuer cette opération.
page 11
Le mot de passe d'administrateur
a été oublié et vous ne pouvez pas
vous connecter au logiciel VM-100.
Supprimez le fichier VM100DB.vmb du dossier de
la base de données (par défaut, il se trouve dans
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\
Brother\VM-100. Pour Windows Vista®/Windows®7,
C:\ProgramData\Brother\VM-100). Cela effacera toutes
les données entrées et les informations de connexion.
Redémarrez le logiciel VM-100, et le programme vous
invitera à reconfigurer le chemin d'accès de la base de
données et les informations de connexion de
l'administrateur.
page 14
Comment utiliser le logiciel VM-100
sur plusieurs ordinateurs sur le
même site ?
Pour utiliser le logiciel VM-100 sur plusieurs ordinateurs
d'un même site, installez le logiciel sur chaque ordinateur
et sélectionnez un nouvel emplacement de base de
données (page 12). Vous pouvez exporter chaque journal
de visiteur sous forme de fichier au format CSV et les
fusionner avec Microsoft® Excel® (ou logiciel comparable).
Impossible d'accéder au fichier de
base de données.
L'utilisateur doit être connecté à l'ordinateur en tant
qu'administrateur pour pouvoir effectuer cette opération.
Le chemin d'accès vers le fichier est-il correctement indiqué ?
S'il est impossible d'accéder au fichier bien que le chemin
d'accès indiqué soit correct, il est possible que le fichier
soit endommagé. Utilisez un fichier de sauvegarde.
Impossible d'indiquer un logo
lorsqu'on tente de remplacer
le logo dans la mise en page.
Si le fichier de base de données est sur un serveur,
enregistrez le fichier de logo sur le même serveur.
Si le fichier de base de données est sur un ordinateur local,
enregistrez le fichier de logo sur le même ordinateur local.
page 37
page 89
Impossible de sélectionner une
mise en page personnalisée.
La mise en page a-t-elle été enregistrée dans
l'emplacement correct ?
Si le fichier de base de données est sur un serveur,
enregistrez la mise en page personnalisée sur le même
serveur. Si le fichier de base de données est sur un
ordinateur local, enregistrez la mise en page
personnalisée sur le même ordinateur local.
page 37
page 89
Impossible d'imprimer proprement
une mise en page personnalisée.
Y a-t-il plus d'éléments dans la mise en page personnalisée
que dans la mise en page prédéfinie originale ?
Avec VM-100, le nombre des éléments dans la mise
en page ne peut pas être augmenté. Modifiez la mise
en page en déplaçant ou en supprimant les éléments.
page 89
-
page 37
page 49
Dépannage
Mode de réception
Problème
Le badge visiteur n'a pas été
imprimé.
9
Cause possible
Page
Une imprimante est-elle connectée, et est-elle allumée ?
-
Le rouleau DK a-t-il été installé sur l'imprimante ?
-
Si un message est apparu dans le coin inférieur droit
de la fenêtre, suivez les instructions indiquées.
-
La version de votre pilote d'imprimante n'est peut-être pas
la plus récente. Veuillez télécharger le pilote d'imprimante
le plus récent auprès du Brother Solutions Center.
http://solutions.brother.com/
-
95
9
Dépannage
Problème
Page
La fonction de réservation a-t-elle été désactivée par
l'administrateur ?
page 34
Plusieurs visiteurs ont-ils été sélectionnés dans la liste ?
Les informations ne peuvent être enregistrées que pour
un visiteur à la fois.
page 74
page 76
Impossible de modifier les
informations de réservation.
Les informations de réservation ne peuvent pas être
modifiées pour les visiteur pour lesquels un badge visiteur
a été créé.
-
Impossible d'écraser les
informations de réservation.
La fonction de réservation a-t-elle été désactivée par
l'administrateur ?
page 34
Impossible de cliquer sur le bouton
[Supprimer].
Les informations d'un visiteur dont l'arrivée a été
annoncée ne peuvent pas être supprimées. Annoncez
le départ du visiteur, puis effacez ses informations.
page 68
page 78
Le bouton [Écraser] n'est pas
disponible.
La fonction de réservation a-t-elle été désactivée par
l'administrateur ?
page 34
Plusieurs visiteurs ont-ils été sélectionnés dans la liste ?
Les informations ne peuvent être enregistrées que pour
un visiteur à la fois.
page 74
page 76
Les informations de visiteur ne peuvent pas être modifiées
pour les visiteurs dont l'arrivée a été annoncée ou pour
lesquels une réservation a été faite et un badge imprimé.
Faites une nouvelle réservation avec les nouvelles
informations visiteur ou annoncez l'arrivée du visiteur avec
les nouvelles informations, puis effacez l'enregistrement et
le badge pour les anciennes informations de visiteur.
page 74
page 76
page 78
Impossible d'annoncer l'arrivée d'un
visiteur.
Les champs obligatoires ont-ils tous été remplis ?
page 54
Impossible d'entrer des données
pour la date et l'heure d'arrivée
estimées.
La fonction de réservation a-t-elle été désactivée par
l'administrateur ?
page 34
« --- » apparaît comme nom d'hôte
dans une liste.
Les informations d'hôte indiquées ont été effacées.
-
Le rapport d'urgence ne peut pas
être imprimé.
Une imprimante est-elle connectée, et est-elle allumée ?
Le pilote d'imprimante est-il installé sur l'ordinateur qui
envoie la commande d'impression ?
L'imprimante pour imprimer le rapport d'urgence a-t-elle
été configurée comme imprimante par défaut ?
Le rapport d'urgence peut uniquement être imprimé avec
l'imprimante par défaut.
-
Mode de réception
96
Cause possible
Impossible de faire des
réservations. (Le bouton [Réserver]
n'est pas disponible.)
Dépannage
Mode d'auto-enregistrement
Problème
9
Cause possible
Page
Un visiteur ne peut pas entrer les
informations de visiteur en mode
d'auto-enregistrement.
Confirmez le bouton [Options] - onglet [Réception] « Paramètres pour les champs d'Informations de visiteur »
du mode administrateur. Les visiteurs ne pourront pas
consulter ou entrer des informations pour une catégorie où
« Inutile » est sélectionné. Pour ajouter la catégorie aux
champs des Informations de visiteur, donnez au paramètre
la valeur « Nécessaire », « Obligatoire » ou « Facultatif »
afin de permettre aux visiteurs d'entrer les informations.
page 34
Le gestionnaire de tâches peut être
démarré en mode d'autoenregistrement.
Pour éviter un accès non autorisé au gestionnaire de
tâches, vous devez être connecté à Windows® en tant
qu'administrateur.
-
97
10 Messages d'erreur
98
Message d'erreur
Mesure corrective
Impossible d'accéder à la base de données.
Assurez-vous que le chemin d'accès indiqué est
correct.
Vérifiez que le chemin d'accès vers le fichier est correctement
indiqué.
S'il est impossible d'accéder au fichier bien que le chemin d'accès
indiqué soit correct, il est possible que le fichier soit endommagé.
Utilisez un fichier de sauvegarde.
Tous les champs de données sont vides.
Entrez les données dans les champs obligatoires.
Le répertoire de sauvegarde n'existe pas.
• Confirmez l'emplacement des fichiers de sauvegarde défini par
l'administrateur.
• Le logiciel VM-100 ne peut pas accéder aux fichiers de
sauvegarde. Veuillez vérifier la connexion locale/réseau.
• Assurez-vous que l'utilisateur actuellement connecté peut
écrire dans le dossier de base de données de secours.
Demandez à votre administrateur si vous avez un doute.
Mot de passe incorrect.
Retapez le mot de passe.
Confirmez le mot de passe.
Mot de passe incorrect.
Confirmez le mot de passe.
Le nom d'utilisateur entré n'a pas été enregistré.
Confirmez le nom d'utilisateur.
Un utilisateur de même nom existe déjà.
Un utilisateur ayant le même nom existe déjà dans la base de
données.
Le fichier de sauvegarde « nom de fichier »
n'existe pas.
• Vérifiez que le chemin d'accès vers le fichier est correctement
indiqué.
• Tapez le chemin d'accès correct vers le fichier de sauvegarde
désiré.
Le nom d'utilisateur contient des caractères non
valides. Le nom d'utilisateur ne peut pas contenir
plus de 255 caractères et doit contenir des
caractères alphanumériques.
Le nom d'utilisateur contient des caractères non valides. Indiquez
un nom d'utilisateur avec caractères alphanumériques.
Le mot de passe contient des caractères non
valides. Les mots de passe doivent comporter
entre 6 et 255 caractères et doivent contenir des
caractères alphanumériques.
Le mot de passe contient des caractères non valides. Indiquez un
mot de passe avec caractères alphanumériques.
L'utilisateur n'a pas les privilèges
d'administrateur.
Cet utilisateur n'est pas autorisé à se connecter en mode
administrateur.
Impossible de supprimer tous les
administrateurs. Il doit rester au moins un
administrateur.
Assurez-vous de laisser au moins un administrateur.
Échec de l'exportation.
Il est possible qu'il ne reste pas de mémoire disponible.
Il est possible que le dossier soit protégé contre l'écriture.
Si cette erreur ne peut toujours pas être corrigée, redémarrez
l'application.
Le type de fichier de « nom de fichier » est
inconnu.
Le format de fichier de « nom de fichier » est incorrect.
Pour achever cette fonction, un pilote d'imprimante
compatible doit être installé.
Installez le pilote d'imprimante.
Messages d'erreur
Message d'erreur
10
Mesure corrective
L'imprimante n'est pas connectée.
Connectez une imprimante.
Une valeur non valide a été entrée. Entrez l'heure
correcte.
Tapez l'heure correcte.
Aucune webcam n'est connectée.
Connectez une webcam.
Vérifiez que le pilote de la webcam est installé.
Aucun visiteur trouvé correspondant aux critères
de recherche.
Vérifiez les critères de recherche.
Dates incorrectes.
La date de fin ne peut pas être antérieure à la
date de début.
Vérifiez la date de fin et la date de début.
Un hôte contenant les mêmes informations
existe déjà.
Un hôte contenant les mêmes informations existe déjà dans la
base de données.
Impossible de trouver le modèle de badge.
Vérifiez que l'administrateur n'a pas déplacé ou supprimé le
modèle de badge.
Impossible de trouver le modèle de permis de
stationnement.
Vérifiez que l'administrateur n'a pas déplacé ou supprimé le
modèle de permis de stationnement.
Contactez un participant ou directement votre
hôte. Nous sommes désolé du dérangement.
• Vérifiez les connexions de l'imprimante.
• Vérifiez que le fichier de base de données correspond au chemin
d'accès actuellement indiqué. Si le fichier de base de données
est sur un ordinateur du réseau, vérifiez que le réseau fonctionne
correctement. S'il est toujours impossible d'accéder à la base
de données, celle-ci peut être endommagée ; restaurez alors
le fichier de sauvegarde. (page 49)
• Quittez le mode d'auto-enregistrement et suivez les instructions
qui apparaissent dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
La date d'arrivée estimée est dans un format non
reconnu.Les données seront changées en date
du jour et importées.
Vérifiez que le champ a été affecté correctement.
Vérifiez que les données de date sont correctes.
Le format d'exemple est affiché sur l'écran d'importation.
Vérifiez que le champ n'inclut que des données de date.
La date d'arrivée estimée contient des données
dans un format non reconnu. Les données
seront changées en 00:00 avant d'être
importées.
Vérifiez que le champ a été affecté correctement.
Vérifiez que les données d'heure sont correctes.
Le format d'exemple est affiché sur l'écran d'importation.
Vérifiez que le champ n'inclut que des données d'heure.
La date de départ estimée contient des données
dans un format non reconnu. Les données
seront changées en date du jour et importées.
Vérifiez que le champ a été affecté correctement.
Vérifiez que les données de date sont correctes.
Le format d'exemple est affiché sur l'écran d'importation.
Vérifiez que le champ n'inclut que des données de date.
L'objet de la visite contient des données dans un
format non reconnu. Les données seront
changées en « Conférence » et importées.
Vérifiez que le champ a été affecté correctement.
Vérifiez que les données de but de la visite sont correctes.
Le format d'exemple est affiché sur l'écran d'importation.
Vérifiez que le champ n'inclut que des données de but de visite.
99
11 Référence
11-1. Données techniques
Conditions de fonctionnement
Éléments
Système d'exploitation
Spécifications
*1
®
Windows XP SP2 ou ultérieur/Windows Vista/Windows®7
Internet Explorer
Internet Explorer 6.0 ou ultérieur
Interface
Port USB (protocole USB 1.1 ou 2.0)
Espace disque
Plus de 70 Mo*2
Autres
Lecteur CD-Rom
*1 L'ordinateur doit correspondre aux recommandations de Microsoft® pour le
système d'exploitation installé.
*2 Espace disponible nécessaire pour installer le logiciel avec toutes les
options.
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