Poly Converged Management Application (CMA) 4000 & 5000 Manuel utilisateur

Guide de planification Polycom
pour Microsoft® Outlook®
6.0.0 | Septembre 2011 | 3725-18004-004E
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Toutefois Polycom, Inc ne peut en aucun cas être tenue responsable des erreurs d’impression ou des erreurs
typographiques contenues dans ce document. Les informations fournies dans ce document peuvent faire l’objet
de modifications sans préavis.
ii
Contenu
1
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour
Microsoft® Outlook® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Configuration système requise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Installation du plugin de planification pour Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Configuration d’un calendrier de visioconférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Entrée ou modification des paramètres de connexion du plugin de
planification Polycom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Configuration du suivi des réponses des participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Affichage de la version du plugin de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Désinstallation du plugin de planification pour Outlook . . . . . . . . . . . . . . . 7
2
Programmation de visioconférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Planification d’une visioconférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Modification d’une réunion planifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3
Opérations de planification avancées . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Modifier les paramètres de la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Sélectionner un pont pour une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Polycom, Inc.
iii
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
iv
Polycom, Inc.
1
Configuration de Polycom® Scheduling
Plugin pour Microsoft® Outlook®
Ce chapitre décrit comment installer et configurer Polycom® Scheduling
Plugin pour Microsoft® Outlook®. Il traite des sujets suivants :
•
Installation du plugin de planification pour Outlook
•
Configuration d’un calendrier de visioconférence
•
Configuration du suivi des réponses des participants
•
Entrée ou modification des paramètres de connexion du plugin de
planification Polycom
•
Affichage de la version du plugin de planification
•
Désinstallation du plugin de planification pour Outlook
Configuration système requise
Pour installer le plugin de planification pour Outlook, le système client doit
disposer de :
•
Microsoft Outlook 2003 SP3, Outlook 2007 SP2 ou Outlook 2010
Les procédures figurant dans ce document décrivent comment effectuer ces
opérations avec Microsoft Outlook 2007. Pour toute question relative à l’exécution
de ces opérations dans d’autres versions d’Outlook, veuillez vous reporter à l’aide
en ligne de Microsoft Outlook.
Polycom, Inc.
•
Un navigateur Internet
•
Adobe® Flash® Player 9.x ou 10.0.x (disponible à l’adresse www.adobe.com)
1
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Si vous installez le plugin de planification pour Outlook sur votre système, vous
devez également connaître l’adresse IP d’un système Polycom® Converged
Management Application™ (CMA) et vos nom d’utilisateur, mot de passe et
domaine pour ce système. Si le système Polycom CMA est intégré à l’annuaire
d’entreprise de votre société, il peut s’agir de vos identifiants réseau. Contactez
votre administrateur système pour obtenir ces informations.
Vous n’avez pas besoin de ces informations si un administrateur effectue sur
votre système une installation en mode silencieux du plugin de planification
pour Outlook.
Installation du plugin de planification pour Outlook
Cette section décrit comment installer le plugin de planification pour Outlook
sur votre système.
Pour installer le plugin de planification pour Outlook
1
Assurez-vous que Microsoft Outlook est fermé.
2
S’il ne s’agit pas de votre première installation du plugin de planification
pour Microsoft Outlook, ouvrez le panneau de configuration du système
et supprimez toutes les versions précédentes du logiciel.
3
Pour les systèmes Windows Vista or Windows 7, définissez le paramètre
Contrôle de compte d’utilisateur (CCU) au plus bas niveau disponible.
Consultez l’aide en ligne de Windows pour obtenir de plus amples
informations.
4
Ouvrez une fenêtre du navigateur et, dans le champ Adresse, saisissez
l’adresse IP du système Polycom CMA.
5
Lorsque l’écran de connexion apparaît, saisissez votre Nom d’utilisateur
et votre Mot de passe.
6
Si nécessaire, sélectionnez une autre Langue ou un autre Domaine.
7
Cliquez sur Connexion.
8
Dans la barre d’outils, cliquez sur Téléchargements.
9
Cliquez sur Polycom Scheduling Plugin pour Microsoft Outlook.
10 Enregistrez le fichier d’installation sur votre ordinateur local.
11 Fermez l’écran Téléchargements et cliquez sur Déconnexion.
12 Exécutez le fichier d’installation en double-cliquant sur le fichier téléchargé.
13 À l’invite, lisez le contrat de licence, acceptez les conditions générales et
cliquez sur Suivant.
2
Polycom, Inc.
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour Microsoft® Outlook®
14 Dans la page Configuration :
a
Entrez l’adresse IP (ou DNS) du serveur du système Polycom CMA
b
Le cas échéant, sélectionnez Ouvrir une session à l’aide des
informations d’identification de connexion au réseau.
c
Cliquez sur Suivant, puis sur Installer.
15 Une fois l’installation terminée, cliquez sur Terminer.
16 Pour vérifier l’installation, lancez Microsoft Outlook et recherchez le
menu Vidéo dans la barre d’outils.
Configuration d’un calendrier de visioconférence
Pour planifier des réunions de visioconférence, vous devez d’abord configurer
un calendrier de visioconférence. Vous pouvez associer celui-ci au calendrier
Microsoft Outlook existant ou conserver deux calendriers séparés.
Microsoft Outlook suit uniquement les réponses des participants pour les réunions
planifiées dans le calendrier Outlook. Si vous conservez deux calendriers séparés,
Microsoft Outlook ne peut pas suivre les réponses des réunions planifiées dans le
calendrier du système de visioconférence.
Pour associer un calendrier de visioconférence à votre calendrier existant
1
Ouvrez Microsoft Outlook.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le cadre Calendrier et
sélectionnez Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre au niveau de
l’onglet Général.
3
Dans la liste déroulante Lors de la publication dans ce dossier, utiliser...,
sélectionnez Formulaires.
La boîte de dialogue Formulaire apparaît.
Polycom, Inc.
4
Sélectionnez Bibliothèque des formulaires personnels dans la
listeRechercher dans.
5
Sélectionnez Polycom Video/Audio Meeting (Conférence vidéo/audio
Polycom) et cliquez sur Ouvrir.
6
Vérifiez que Polycom Video/Audio Meeting est bien sélectionné dans le
champ Lors de la publication dans ce dossier, puis cliquez sur OK.
3
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Pour créer un calendrier de visioconférence séparé
1
Ouvrez Microsoft Outlook.
2
Si vous utilisez Microsoft Outlook 2007 :
a
Cliquez sur Outils > Options.
La boîte de dialogue Options s’ouvre au niveau de l’onglet
Préférences.
b
Sélectionnez l’onglet Autre.
c
Dans la section Général de l’onglet Autre, cliquez sur Options
avancées.
d
Dans la boîte de dialogue Options avancées, activez Afficher l’onglet
Développeur dans le ruban et cliquez sur OK.
e
Fermez la boîte de dialogue Options.
3
Sélectionnez Fichier > Nouveau > Dossier.
4
Dans le champ Nom de la boîte de dialogue Créer un dossier, entrez un
nouveau nom de calendrier (par exemple, Calendrier de visioconférence).
5
Dans la liste déroulante Contenu du dossier, sélectionnez Éléments de
calendrier et cliquez sur OK.
6
Sélectionnez Calendrier dans le volet de navigation et recherchez le
calendrier que vous avez créé à l’étape 4.
7
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier et sélectionnez
Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre au niveau de
l’onglet Général.
8
Dans la liste déroulante Lors de la publication dans ce dossier de
l’onglet Général, sélectionnez Formulaires.
La boîte de dialogue Formulaire apparaît.
9
Dans la liste déroulante Rechercher dans de la boîte de dialogue Choisir
des Formulaires, sélectionnez Bibliothèque des formulaires personnels.
10 Sélectionnez Conférence vidéo/audio Polycom dans la boîte de dialogue
Bibliothèque des formulaires personnels, puis cliquez sur Ouvrir.
11 Vérifiez que Conférence vidéo/audio Polycom est bien sélectionné dans
le champ Lors de la publication dans ce dossier, puis cliquez sur OK.
4
Polycom, Inc.
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour Microsoft® Outlook®
Entrée ou modification des paramètres de connexion du
plugin de planification Polycom
Avant de pouvoir planifier une réunion vidéo, vous devrez peut-être saisir ces
paramètres de connexion dans le plugin. Si l’administrateur a installé pour
vous le plugin de planification, il se peut que ces paramètres de connexion
soient déjà définis. Dans ce cas, utilisez cette procédure pour modifier les
paramètres selon les besoins.
Si le système de gestion de visioconférence fonctionne en mode sécurisé, notez
que le magasin de certificats doit approuver les autorités de certification racine.
Pour entrer vos paramètres de connexion
1
Si le système de gestion de visioconférence fonctionne en mode sécurisé :
a
Installez le certificat requis pour les opérations sécurisées.
b
Dans une fenêtre de navigateur (généralement Outils >
Options Internet > Avancé), désactivez :
c
»
Signaler les incohérences d’adresses de certificats
»
Avertir en cas de changement entre mode sécurisé et non sécurisé
Relancez le navigateur.
2
Ouvrez Microsoft Outlook.
3
Dans la barre d’outils de Microsoft Outlook, sélectionnez Vidéo >
Paramètres d’ouverture de session.
La boîte de dialogue Paramètres de connexion de Polycom Scheduling
Plugin s’ouvre.
Polycom, Inc.
4
Si nécessaire, sélectionnez une autre Langue.
5
Entrez la même Adresse IP de serveur que celle entrée pour télécharger
le plugin de planification.
6
Entrez les mêmes Nom d’utilisateur et Mot de passe que ceux utilisés
pour vous connecter au système Polycom CMA ou bien sélectionnez
l’option Ouvrir une session à l’aide des informations d’identification
de connexion au réseau.
7
Si nécessaire, sélectionnez un autre Domaine.
8
Si le système de gestion de visioconférence fonctionne en mode sécurisé,
sélectionnez l’option Https.
9
Cliquez sur OK.
5
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Configuration du suivi des réponses des participants
Microsoft Outlook suit automatiquement les réponses des participants aux
demandes de réunion du système de visioconférence en affichant les e-mails
de réponse, comme il le fait pour les autres demandes de réunion.
Par défaut, le système de gestion de visioconférence suit aussi
automatiquement les réponses des participants quand Microsoft Outlook
affiche les e-mails de réponse. Ce suivi automatique des réponses nécessite
toutefois une interaction avec le système de gestion de visioconférence et peut
modifier les informations de la réunion.
Deux paramètres de configuration contrôlent le suivi des participants :
•
Accepter/Refuser le suivi automatique. Utilisez ce paramètre pour
désactiver le suivi de réponse automatique du système de gestion de
visioconférence. Microsoft Outlook continue à suivre automatiquement
les réponses mais pas le système de gestion de visioconférence.
•
Envoyer la mise à jour lors du traitement de l’acceptation/du refus. Si vous
sélectionnez l’option Accepter/Refuser le suivi automatique, ce paramètre
vous permet de déterminer si le traitement des acceptations/refus entraîne
ou non la modification des informations de numérotation entrantes de la
réunion. Si ces informations sont modifiées, le système de gestion de
visioconférence les communique aux participants.
Pour configurer le suivi automatique
1
Dans la barre d’outils de Microsoft Outlook, cliquez sur Vidéo.
2
Cochez (pour accepter) ou décochez (pour refuser) Accepter/Refuser le
suivi automatique.
3
Si vous avez accepté le suivi automatique à l’étape 2, cochez (pour
envoyer) ou décochez (pour ne pas envoyer) Envoyer la mise à jour lors
du traitement de l’acceptation/du refus.
Affichage de la version du plugin de planification
Si vous rencontrez des problèmes lors de la planification des réunions avec
votre plugin de planification, vous devrez peut-être communiquer la version
de celui-ci.
Pour afficher la version du plugin de planification
>> Dans Calendrier Outlook, sélectionnez Vidéo > À propos de Polycom
Scheduling Plugin...
La boîte de dialogue affiche le numéro de version du plugin.
6
Polycom, Inc.
Configuration de Polycom® Scheduling Plugin pour Microsoft® Outlook®
Désinstallation du plugin de planification pour Outlook
Si vous désinstallez le plugin, vous devez restaurer le formulaire du calendrier
par défaut et supprimer le calendrier de visioconférence.
Pour désinstaller le plugin de planification
>> Sur votre système local, accédez à Panneau de configuration >
Ajout/Suppression de programmes.
Pour restaurer le formulaire du calendrier par défaut et supprimer le formulaire
du calendrier de visioconférence
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône Calendrier et
sélectionnez Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés du calendrier s’ouvre.
2
Dans l’onglet Général, sélectionnez Rendez-vous dans la liste déroulante
intitulée Lors de la publication dans ce dossier, utiliser.
3
Dans l’onglet Formulaires :
a
Sélectionnez Video Conferencing Meeting (Réunion de visioconférence)
et cliquez sur Gérer.
La boîte de dialogue Gestionnaire de formulaires s’ouvre.
4
Polycom, Inc.
b
Sélectionnez le calendrier de visioconférence créé à l’étape 4 , page 4.
c
Cliquez sur Supprimer et cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.
d
Cliquez sur Fermer.
Cliquez sur OK.
7
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
8
Polycom, Inc.
2
Programmation de visioconférences
Ce chapitre décrit comment utiliser Polycom® Scheduling Plugin pour
Microsoft® Outlook®. Il traite des sujets suivants :
•
Planification d’une visioconférence
•
Modification d’une réunion planifiée
En plus de ces procédures, le système Polycom® Converged Management
Application™ prend également en charge toutes les procédures standard de
replanification et d’annulation de réunions de Microsoft Outlook. Pour plus
d’informations sur ces procédures, consultez l’aide en ligne de Microsoft
Outlook.
Planification d’une visioconférence
Pour planifier une visioconférence
1
Ouvrez le calendrier Microsoft Outlook ou le calendrier du système de
visioconférence.
Microsoft Outlook suit uniquement les réponses des participants pour les réunions
planifiées dans le calendrier Outlook. Si vous conservez deux calendriers séparés,
Microsoft Outlook ne peut pas suivre les réponses des réunions planifiées dans le
calendrier du système de visioconférence.
2
Dans la barre d’outils de Microsoft Outlook, allez à Actions > Nouvelle
demande de réunion.
Ne sélectionnez pas Planifier une réunion. Cette fonction n’utilise pas le système
de visioconférence.
Le formulaire Nouvelle réunion vidéo/audio Polycom (Nouvelle réunion
vidéo/audio Polycom) apparaît.
Polycom, Inc.
9
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Sélectionnez Assistant Planification.
3
L’assistant vous aide à déterminer un horaire optimal pour la réunion.
4
Cliquez sur Ajouter des participants, puis sur Ajouter depuis le carnet
d’adresses.
5
Dans le champ Rechercher de la boîte de dialogue Sélectionner les
participants et les ressources, entrez le nom d’une personne à inviter.
6
Sélectionnez son nom dans la liste des résultats, cliquez sur Obligatoire
ou Facultatif, puis cliquez sur OK.
Lorsque vous ajoutez des participants et des salles, ils apparaissent dans
l’onglet Ressources vidéo (décrit à l’étape 11).
7
Saisissez le nom de réunion dans Objet et définissez les heures de Début
et de Fin de réunion.
8
Pour que la réunion soit récurrente :
•
Lorsque vous avez planifié une réunion, vous ne pouvez plus, par la suite,
la redéfinir en réunion récurrente ou non.
•
Le système Polycom CMA ne prend pas en charge une fréquence de
récurrence Annuelle, ni une plage de récurrence Sans date de fin.
a
Cliquez sur Récurrence et, dans la boîte de dialogue Récurrence de
rendez-vous, définissez :
»
Fréquence de récurrence (Journalière, Hebdomadaire ou
Mensuelle)
»
La plage de récurrence (date de Début et occurrences Terminer
après ou Terminer le)
Le nombre maximal d’occurrences est de 364.
b
9
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Assistant Planification pour consulter la disponibilité d’un
participant. Microsoft Outlook suit la disponibilité des participants.
10 Cliquez sur Ressources vidéo pour consulter la disponibilité des
périphériques. Le système Polycom CMA assure le suivi de la
disponibilité des terminaux.
11 Sélectionnez Utiliser CMA.
12 Pour une Visioconférence, vous pouvez changer de modèle en cliquant
sur Modèle par défaut et en sélectionnant un modèle différent.
Les modèles de conférence fournissent les paramètres par défaut des conférences.
Si vous sélectionnez un modèle différent, vous modifiez les paramètres par défaut
de votre conférence.
13 Pour une conférence Audio uniquement :
a
10
Modifiez le Type de conférence en Audio seulement.
Polycom, Inc.
Programmation de visioconférences
b
Changez de modèle en cliquant sur Modèle audio par défaut et
en sélectionnant un modèle différent.
Lorsque vous créez une conférence Audio seulement, elle est automatiquement
définie comme conférence de type Appel entrant et un MCU est nécessaire.
14 Adaptez la date et l’heure de la conférence aux disponibilités des
participants et des périphériques, le cas échéant.
a
Polycom, Inc.
Vérifiez la colonne Info appel pour vous assurer que les participants
disposent bien des informations appropriées. Sélectionnez
éventuellement Modifier pour le participant et modifiez l’Info appel
pour définir comment le participant se joindra à la conférence.
Paramètre
Description
En personne
Le participant assistera à la conférence en
rejoignant physiquement un autre participant
assistant à la conférence.
Audio uniquement
(pont appel entrant)
Le participant assistera à la conférence en se
connectant à celle-ci par téléphone, au moyen
du numéro de téléphone fourni par le système.
Utiliser la vidéo
Le participant assistera à la conférence à
l’aide d’un système de terminal vidéo.
•
Lorsqu’un participant assiste à la conférence En personne, vous pouvez
demander à un administrateur système de lui associer manuellement un
périphérique. Vous pouvez ensuite revenir à cette procédure et sélectionner
le périphérique de ce participant.
•
Vous pouvez également définir manuellement les informations d’appel pour les
participants En personne.
•
Par défaut, les participants sont indiqués comme des participants En personne.
b
Définissez le paramètre Type de numérotation sur IP ou RNIS,
suivant le cas, pour les participants disposant d’un terminal audio.
c
Pour les participants disposant d’un terminal vidéo :
»
Définissez les paramètres Vitesse de transmission, Options de
numérotation et Type de numérotation comme souhaité. Vous
pouvez modifier le débit de connexion maximal pour un terminal,
sans toutefois dépasser la vitesse définie dans le modèle de
conférence.
»
Si vous sélectionnez Appel sortant et un Type de numérotation
IP, saisissez le Numéro de téléphone de l’invité.
11
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
d
»
Si vous sélectionnez Appel sortant et un Type de numérotation
RNIS et si le système doit utiliser un préfixe d’appel spécifique
pour appeler l’invité, sélectionnez Utiliser le numéro d’appel
modifié et saisissez le numéro de téléphone complet de l’invité y
compris le préfixe, l’indicatif du pays, l’indicatif de la ville et le
numéro de téléphone.
»
Si vous sélectionnez Appel sortant et un Type de numérotation
RNIS et si le système ne doit pas utiliser un préfixe d’appel
spécifique pour appeler l’invité, sélectionnez le Pays approprié et
saisissez l’Indicatif de ville et le Numéro de téléphone de l’invité.
Cliquez sur OK.
15 Lorsque vous avez ajouté les participants, vous pouvez leur attribuer des
rôles de direction :
a
Pour définir un participant comme présentateur, sélectionnez son
nom dans la liste Présentateur.
b
Pour définir un participant comme organisateur, sélectionnez son
nom dans la liste Organisateur vidéo.
•
Si le champ Présentateur ou Organisateur vidéo n’est pas disponible, cela
signifie que vous n’êtes pas autorisé à utiliser cette fonction ou que le modèle
sélectionné ne la prend pas en charge.
•
Pour pouvoir être défini comme Présentateur, un participant doit disposer
d’un périphérique vidéo pris en charge.
16 Si vous disposez de permissions avancées de planificateur, modifiez les
paramètres de la conférence et sélectionnez les ponts. Pour obtenir de
plus amples informations, reportez-vous à la section « Opérations de
planification avancées », page 15.
17 Lorsque vous avez fini de traiter la demande de réunion, cliquez sur
Envoyer.
Si le système vous avertit de problèmes de planification, résolvez-les
maintenant. Les problèmes généralement rencontrés sont des terminaux
indisponibles, des salles indisponibles ou une bande passante insuffisante.
Le système de gestion de visioconférence vérifie que la bande passante
ainsi que les autres ressources vidéo sont disponibles et les réserve.
Microsoft Outlook ajoute la réunion dans le calendrier approprié et envoie
une invitation à tous les participants. L’invitation indique le terminal
à utiliser ainsi que le numéro à appeler et le PIN. Les participants qui
souhaitent utiliser un autre terminal vidéo doivent vous contacter ou
contacter l’opérateur du système de gestion de visioconférence afin de
faire modifier leurs paramètres de réunion.
12
Polycom, Inc.
Programmation de visioconférences
Modification d’une réunion planifiée
Vous pouvez modifier une réunion planifiée à venir. Vous ne pouvez pas
modifier une conférence en cours ou passée. De plus, vous ne pouvez pas
convertir une réunion non récurrente en réunion récurrente ou vice versa.
Si vous modifiez une réunion récurrente, les modifications s’appliquent
à toutes les instances à venir de la réunion mais pas aux instances passées ou
en cours.
Si vous modifiez une instance d’une réunion récurrente, puis par la suite toute la
série de réunions, les modifications effectuées sur l’instance sont perdues.
Lorsqu’une réunion est planifiée, ses paramètres ne sont pas modifiés si vous
sélectionnez un autre modèle ou si vous la modifiez. Le système de gestion de
visioconférence n’enregistre pas le modèle parmi les informations associées à la
réunion, mais uniquement les paramètres sélectionnés à la création de celle-ci. Pour
utiliser un modèle différent, vous devez supprimer la réunion, puis la créer à nouveau.
Pour modifier une réunion à venir
1
Ouvrez le calendrier Microsoft Outlook ou le calendrier du système de
visioconférence.
2
Double-cliquez sur la réunion souhaitée.
Le formulaire New Polycom Video/Audio Meeting (Nouvelle réunion
vidéo/audio Polycom) apparaît.
3
Si vous avez utilisé un modèle différent du modèle par défaut lors de la
création de la réunion, appliquez de nouveau le modèle.
4
Apportez les modifications nécessaires aux dates de la réunion, aux
participants, aux salles ou aux autres paramètres. Pour obtenir des
informations sur la manière de procéder, consultez la section
« Planification d’une visioconférence », page 9.
5
Cliquez sur Enregistrer et Fermer ou sur Envoyer la mise à jour.
Le système de gestion de visioconférence modifie les ressources selon
les besoins.
Polycom, Inc.
13
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
14
Polycom, Inc.
3
Opérations de planification avancées
Ce chapitre décrit comment les utilisateurs possédant des permissions de
planificateur avancées peuvent utiliser davantage d’options pour planifier les
conférences à l’aide du système Polycom® Converged Management
Application™ (CMA™).
Lors de la planification des conférences, les utilisateurs ayant des permissions
de planificateur avancées peuvent :
•
Modifier les paramètres de la conférence
•
Sélectionner un pont pour une conférence
•
Créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts
Modifier les paramètres de la conférence
Si vous disposez d’Autorisations de planificateur et d’un Niveau de
planification avancé, vous pouvez remplacer certains paramètres du modèle de
conférence, comme décrit ci-dessous. Soyez cependant très prudent. Si votre
environnement comporte des ponts de conférence de différents types (avec des
systèmes Polycom MGC et Polycom RMX, par exemple) et que la conférence
que vous planifiez est hébergée sur un système Polycom RMX 2000, certains
paramètres que vous définissez ici peuvent être écrasés par le profil RMX.
•
Un profil est un groupe de paramètres avancés de la conférence qui est
enregistré sur le pont de conférence (système Polycom MGC ou RMX). Seul un
profil RMX peut écraser les paramètres du modèle de la conférence.
•
Deux conférences planifiées avec le même modèle peuvent avoir des
paramètres et des comportements différents si elles arrivent sur des types
de pont de conférence différents.
Vous ne pouvez modifier les paramètres de la conférence que pour les
conférences planifiées. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres de la
conférence pour les conférences en cours.
Polycom, Inc.
15
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Pour modifier les paramètres de la conférence
1
Sur la page de planification des conférences, lors de l’ajout ou de la
modification d’une conférence, cliquez sur Modifier les paramètres de
la conférence.
2
Le cas échéant, configurez ces paramètres dans la boîte de dialogue
Paramètres de la conférence. Les paramètres que vous pouvez modifier
dépendent du modèle sélectionné.
Paramètre
Description
Mot de passe de la
conférence
Par défaut, le système attribue un Mot de passe de la
conférence à huit chiffres et le communique aux
participants dans l’e-mail de notification de la conférence.
Vous pouvez remplacer ce mot de passe par un autre
nombre composé de quatre à huit chiffres.
Activer
l’organisateur
Vous pouvez choisir un organisateur vidéo qui pourra
contrôler la conférence à partir de son terminal vidéo.
L’organisateur vidéo doit disposer d’un terminal vidéo ;
de plus, un MCU est nécessaire pour les conférences
avec organisateur.
Remarques
Mot de passe de
l’organisateur
•
Si le paramètre La conférence a besoin d’un
organisateur est activé dans le modèle de
conférence, la commande Activer l’organisateur
est automatiquement sélectionnée et ne peut pas
être modifiée.
•
Si une conférence est planifiée sur un système
Polycom RMX 2000, que l’option La conférence a
besoin d’un organisateur est sélectionnée dans
le profil RMX mais non dans le modèle, et que la
conférence est planifiée sans organisateur, tous les
utilisateurs restent bloqués dans la salle d’attente et
ne peuvent pas rejoindre la conférence.
•
Les systèmes Polycom RMX 1000 ne prennent pas
en charge la fonction Organisateur.
Si l’option Activer l’organisateur est sélectionnée,
le système crée un Mot de passe de l’organisateur
à huit chiffres et le communique à l’organisateur vidéo
dans un e-mail distinct.
Si vous avez sélectionné Activer l’organisateur,
l’organisateur doit entrer ce mot de passe à huit chiffres
sur son terminal vidéo pour prendre le contrôle de la
conférence.
Vous pouvez remplacer ce mot de passe par un autre
nombre composé de quatre à huit chiffres.
16
Polycom, Inc.
Opérations de planification avancées
Paramètre
Description
Options de
numérotation
Vous disposez de trois options :
•
Pour créer une conférence pour laquelle les mêmes
informations de numérotation et un même code PIN
sont attribués à tous les participants, utilisez le
paramètre Appel entrant. Ce paramètre permet à
tous les participants d’appeler depuis un terminal
audio ou vidéo ou de se connecter à la même
conférence sur le pont de conférence.
•
Pour appeler tous les participants à la conférence,
utilisez le paramètre Appel sortant.
•
Pour laisser le choix aux participants, sélectionnez
Appels entrants et sortants.
Remarque
Lorsque vous passez l’option de numérotation d’une
conférence de Appel entrant à Appels entrants et
sortants, les ressources sélectionnées restent définies sur
Appel entrant. Vous devez les modifier manuellement.
Polycom, Inc.
Utiliser toujours
MCU
Ce paramètre force la conférence à utiliser un MCU et
empêche que les terminaux vidéo ne se connectent
directement les uns aux autres. Ce paramètre est
automatiquement sélectionné et ne peut pas être modifié
lorsque le type de conférence est Audio uniquement ou
lorsque l’option Activer l’organisateur est sélectionnée.
Mode vidéo
Détermine la disposition initiale de l’écran d’un terminal
vidéo pour une conférence multipoint qui requiert un
MCU. Les différentes options sont :
•
Commutation.
Indique que l’affichage change
lorsque le conférencier change, et que chacun voit
le conférencier qui parle.
•
Présence continue. Affiche différentes fenêtres à
l’écran, chacune montrant un participant différent,
afin que vous puissiez voir toutes les personnes
participant à la conférence. Vous pouvez sélectionner
une disposition particulière et un certain nombre de
fenêtres ouvertes.
•
La Disposition automatique est une disposition
de présence continue où le nombre de participants
détermine le nombre de fenêtres affichées.
17
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Paramètre
Description
Vitesse de
transmission
Indique le débit de connexion maximal des terminaux de
la conférence. Les différents terminaux qui indiquent un
débit de connexion plus faible se connectent avec ce
débit. Les terminaux qui indiquent un débit de connexion
plus élevé se connectent avec le débit défini dans le
modèle de la conférence.
Si vous sélectionnez un débit de connexion trop élevé
pour un terminal, il est alors diminué. La conférence
utilise cependant le débit de connexion par défaut pour
les terminaux qui le prennent en charge. Si vous appelez
au moyen d’un terminal doté d’un MCU intégré, le
comportement dépend des capacités de ce terminal.
Si la vitesse de numérotation est plus élevée que le
nombre de canaux défini dans le service H.320 du
terminal, un avertissement s’affiche. Pour continuer,
diminuer la vitesse de numérotation afin qu’elle devienne
inférieure ou égale à la capacité RNIS du terminal.
Il est important de disposer de débits élevés pour que
la vidéo soit de haute qualité pendant une conférence.
Comme les débits élevés utilisent davantage de bande
passante, il est possible que vous limitiez le nombre de
conférences simultanées possibles si vous planifiez une
conférence consommant beaucoup de bande passante.
Remarque
La vitesse de transmission peut être définie au niveau
du réseau, au niveau du terminal et au niveau de la
conférence. S’il existe une différence entre ces
paramètres de vitesse de transmission, le système
prend en charge le paramètre le plus bas. La seule
exception est que la vitesse de transmission du profil
RMX est prioritaire par rapport à celle des paramètres
de la conférence.
18
Polycom, Inc.
Opérations de planification avancées
Paramètre
Description
People + Content
Contrôle la possibilité d’envoyer deux types de données
sur la même bande passante, un flux de données et un flux
vidéo, à partir d’un terminal afin d’afficher les personnes et
le contenu. Le terminal qui reçoit traite les deux flux vidéo
différemment et peut les afficher sur des écrans séparés ou
à l’aide du mode de commutation vidéo.
Les terminaux qui ne prennent pas en charge la
méthode sélectionnée se connectent soit avec la
vidéo sur IP soit simplement via RNIS.
Sélectionnez l’une des valeurs suivantes :
Polycom, Inc.
•
Aucun. Sélectionnez cette option lorsque vous
n’avez pas besoin de deux flux de données.
•
People + Content. Cela permet d’activer les doubles
flux selon la norme H.239 pour les terminaux qui la
prennent en charge ou les doubles flux propriétaires
Polycom People+Content pour les terminaux Polycom
plus anciens qui ne la prennent pas en charge. Les
conférences People + Content utilisant MCU doivent
disposer d’une vitesse minimale de 192 Kb/s.
•
People and Content VO. Cette technologie
propriétaire de Polycom fonctionne avec les
terminaux PictureTel. Sélectionnez cette option pour
les anciens terminaux.
•
Visual Concert PC. Sélectionnez cette option pour
les terminaux Polycom ViewStation MP/512/SP/323.
•
Visual Concert FX. Sélectionnez cette option pour
les terminaux Polycom ViewStation FX/EX et
VS4000.
•
Duo Vidéo. Cette valeur prend en charge IP et RNIS
et est disponible pour les terminaux Tandberg où
une partie de la conférence est définie comme
visioconférence et l’autre comme conférence de
présentation.
19
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Paramètre
Description
Mode T.120
Pour les conférences hébergées sur des MGC
uniquement, sélectionne les protocoles et les spécifications
de la communication de données multipoints.
Dans le menu T.120, sélectionnez le débit de la
connexion T.120. Consultez votre service informatique
pour déterminer les meilleures combinaisons pour
vos conférences. Pour désactiver le mode T.120,
sélectionnez Aucun.
Si vous sélectionnez T.120, les options suivantes sont
disponibles en fonction du terminal du participant et de
son logiciel :
•
Partage d’application. Permet à plusieurs participants
de travailler sur le même document ou sur la même
application, même si un seul participant dispose de
cette dernière. Dans le mode de partage d’application,
un participant lance l’application et elle s’exécute
simultanément sur tous les autres ordinateurs.
•
Transfert de fichier. Permet aux participants de
s’envoyer des fichiers.
•
Discussion ou tableau blanc. Permet aux
participants de communiquer entre eux par écrit.
Dans chacun de ces modes, les participants peuvent se
voir et s’entendre.
3
Continuez à planifier ou à modifier la réunion, comme décrit dans la
section « Programmation de visioconférences », page 9.
Sélectionner un pont pour une conférence
Par défaut, lorsque vous ajoutez une conférence, le système Polycom CMA
sélectionne automatiquement un pont pour cette conférence. Cependant,
si vous disposez des permissions avancées de planificateur, vous pouvez
sélectionner un pont spécifique pour vos conférences.
Pour sélectionner un pont unique pour une conférence
1
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une conférence, après avoir fait tous
vos autres choix de configuration de la conférence, cliquez sur Sélection
de pont et sélectionnez Pont unique.
Une liste déroulante de sélection de pont s’affiche. Cette liste peut différer
en fonction du modèle sélectionné et des paramètres de la conférence.
20
2
Dans la liste des MCU, sélectionnez un MCU spécifique pour héberger la
conférence.
3
Continuez à ajouter ou à modifier la conférence.
Polycom, Inc.
Opérations de planification avancées
Créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts
Pour créer une conférence en cascade sur plusieurs ponts
1
Lorsque vous ajoutez ou modifiez une conférence, après avoir fait tous
vos autres choix de configuration de la conférence, cliquez sur Sélection
de ponts et sélectionnez Multipont.
Le bouton Planifier est remplacé par un bouton Cascade manuelle et le
bouton Récurrence est grisé.
2
Cliquez sur Cascade manuelle.
La boîte de dialogue Personnes à ponts apparaît et affiche les participants
à la conférence sélectionnés et leurs affectations de pont. Par défaut, les
affectations de pont sont définies sur Auto. Ces affectations du système
sont fondées sur la capacité des ponts et/ou sur les principes du routage
au moindre coût.
Dans la section Disponibilité du pont sélectionné, le système indique un
nombre de ports disponibles sur les ponts disponibles pour la période
spécifiée. Si le nombre de ports est équivalent à plus ou moins 5 % au
nombre maximum de ports disponibles, il s’affiche en rouge.
3
Pour modifier une affectation de pont pour un participant sélectionné,
cliquez sur Auto et sélectionnez un pont dans le menu déroulant.
Un système Polycom CMA peut afficher uniquement les nombres de ports pour les
conférences planifiées par le système. Les conférences ad hoc (« à la demande »)
ne sont pas comptées dans les nombres de ports.
4
Lorsque vous avez effectué toutes les affectations de pont, cliquez
sur Suivant.
La boîte de dialogue Liens entre ponts affiche une représentation
graphique des ponts sélectionnés.
Si aucun MCU n’apparaît dans la boîte de dialogue Liens entre ponts, le logiciel
du MCU ne prend pas en charge la configuration en cascade.
5
Pour ajouter un pont à concentrateur (un pont utilisé pour connecter un
pont à un autre), dans la fenêtre Ponts disponibles, sélectionnez un pont
et cliquez sur Ajouter un pont.
6
Précisez les connexions entre les ponts en sélectionnant les ponts qui vous
intéressent et en cliquant sur Ajouter un lien.
Le lien est représenté graphiquement par une flèche. Le pont à la base de
la flèche appelle le pont à la pointe de la flèche.
Polycom, Inc.
21
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
Les systèmes Polycom RMX ne peuvent pas appeler les systèmes Polycom MGC,
aussi, ne créez pas de lien entre un RMX et un MGC.
Dans la boîte de dialogue Ajouter un lien, sélectionnez le Type de lien.
7
•
Vous pouvez ajouter des liens entre un MCU Polycom MGC et un MCU
Polycom RMX
•
Les MCU RMX ne prennent pas en charge les liens RNIS en cascade.
•
Compte tenu du délai requis pour mettre à jour les liens en cascade, il peut
arriver que plusieurs participants entendent le message selon lequel ils sont
la première personne à rejoindre la conférence.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Planifier.
8
Le système vérifie qu’il dispose d’un pont doté des capacités et des
ressources requises pour votre conférence. Si c’est le cas, la page
Notification d’e-mail de conférence apparaît avec un message indiquant
Conférence planifiée avec succès.
Pour sortir sans envoyer d’e-mail à vos participants, cliquez sur Ignorer
l’e-mail.
9
10 Pour envoyer une notification par e-mail à vos participants, sur la page
Notification d’e-mail de conférence :
a
Ajoutez les autres personnes qui recevront la notification et/ou
ajoutez des remarques sur la conférence.
b
Cliquez sur Envoyer.
Remarque : les champs À, Cc, et Cci sont au format ASCII uniquement.
Le système envoie l’e-mail de notification pour la conférence. La vue
Liste de conférences - Planification apparaît. Votre conférence
apparaît dans la Liste de conférences.
22
•
Les conférences en cascade récurrentes ne sont pas autorisées.
•
Vous ne pouvez pas modifier la disposition d’une conférence en cascade.
Polycom, Inc.
Index
A
activer l’organisateur 16
B
bande passante. Reportez-vous à vitesse de
transmission
C
changer une réunion 13
conférence audio uniquement 10
conférence, paramètres. Reportez-vous à
paramètres
conférences
affecter un mot de passe à 16
définir sur audio uniquement 10
envoi d’un e-mail de notification 22
D
date et heure d’une réunion 10
débit de connexion
configuration pour participants internes 18
paramètre pour les invités 11
F
flux de données avec vidéo 19
flux vidéo avec données 19
forcer l’utilisation du pont de conférence 17
H
heure et date d’une réunion 10
I
informations sur la réunion
date et heure 10
objet 10
installation du plugin de planification 2
invités
définir la vitesse de transmission pour 11
définir le type de numérotation pour 11
définir les options de numérotation pour 11
Polycom, Inc.
M
MCU
forcer l’utilisation de 17
mode commutation 17
mode de présence continue 17
mode T.120 20
modes vidéo
mode commutation 17
mode de présence continue 17
paramètre 17
modification
paramètres avancés conférence 15
modifier une réunion 13
mots de passe
d'une conférence 16
de l’organisateur 16
N
notifications par e-mail 22
O
objet de la réunion 10
option appel entrant 17
option appel sortant 17
options de numérotation
paramètre 17
paramètre pour les invités 11
organisateur 12
activer 16
mot de passe 16
P
paramètres
activer l’organisateur 16
connexion 5
débit de connexion 18
forcer l’utilisation du MCU 17
mode T.120 20
mode vidéo 17
mot de passe de l’organisateur 16
23
Guide de planification Polycom pour Microsoft Outlook
mot de passe de la conférence 16
options de numérotation 17
paramètres avancés conférence 15
People + Content 19
paramètres avancés conférence
modification 15
paramètres de conférence
modification 15
paramètres de connexion 5
People + Content 19
planifier une réunion 9–12
plugin de planification
déterminer les versions de 6
paramètres de connexion pour 5
plugin de planification
installation 2
plugin. Reportez-vous au plugin de planification
pont (MCU)
forcer l’utilisation de 17
présentateur 12
24
R
réunions
changer les informations de... 13
définition d’une réunion récurrente 10
planification 9–12
réunions récurrentes 10
T
T.120, mode 20
type de numérotation
paramètre pour les invités 11
V
version de la version du logiciel du plugin
de planification 6
vidéo
organisateur 12
visioconférences. Reportez-vous aux réunions
vitesse de transmission
configuration pour participants internes 18
paramètre pour les invités 11
Polycom, Inc.
">