JURIS CONCEPT VERSION 4 STUDIO Manuel du propriétaire

Convivialité
Souplesse
Efficacité
Guide de l’utilisateur
Logiciel de gestion de temps et de travaux en cours,
de comptabilité générale intégrée
et de gestion documentaire
Version 4 Studio
Conception graphique : Danielle Motard
d.motard@videotron.ca
LICENCE D’UTILISATION
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L’ENVELOPPE QUI CONTIENT LE CD-ROM OU LES
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l’enveloppe qui contient le CD-Rom ou les disquettes. N’installez pas la banque de
données et retournez tout le contenu de la boîte au complet dans les dix jours suivant
l’achat.
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la documentation destinée à l’utilisation sont la propriété de Juris Concept inc. et
sont protégées par les lois canadiennes et internationales sur les droits d’auteur.
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III
UTILISATION
Juris Concept inc. concède au titulaire d’une licence et à l’utilisateur autorisé du
produit le droit personnel, non exclusif et non transférable de reproduire à des fins
non lucratives les informations de nature juridique contenues dans le produit, en
autant qu’il s’agisse d’une compilation, que celle-ci soit personnelle au titulaire ou à
l’utilisateur. Sauf en ce qui concerne strictement la reproduction des informations de
nature juridique, l’utilisateur doit prendre pour acquis qu’il ne peut reproduire, communiquer ou autrement utiliser, en tout ou en partie, et pour quelque fin que ce soit,
les intrants requis à la production, la commercialisation et l’utilisation du produit.
L’utilisateur autorisé peut utiliser le logiciel sur un réseau local pourvu qu’il soit titulaire d’une licence ou qu’il soit du nombre des utilisateurs autorisés qui a été porté à
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sera corrigé dans la mesure où l’information transmise permet une telle correction.
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Titulaire d’une licence signifie la personne physique ou morale qui a acquis le produit
pour un nombre prédéterminé d’utilisateurs. Ce nombre doit apparaître sur la facture
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Droits d’auteur
Copyright
Le logiciel Juris Concept (ci-après dénommé Logiciel) et le manuel d’utilisation
(ci-après dénommé Documentation), contenus dans le présent emballage, restent
la propriété exclusive de Juris Concept inc. Le Logiciel et la Documentation sont
protégés par la Loi relative aux droits d’auteur et par les conventions internationales
en vigueur. En conséquence, l’utilisateur doit prendre les mesures ou actions appropriées pour assurer la protection du droit de propriété attaché au Logiciel et à la
Documentation. L’utilisateur a le droit de réaliser une (1) seule copie de sauvegarde
du Logiciel. La législation sur les droits d’auteur interdit l’établissement de copies
supplémentaires pour quelque raison que ce soit. Toute autre forme de reproduction
du Logiciel et de la Documentation est expressément interdite.
IV
Avant propos
Présentation de Juris Concept
1
1.1
1.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.4
1.5
1•1
Équipements requis
Documentation et logiciel
Installation de la version 4.0 studio
Pour les utilisateurs d’une version antérieure
Pour les nouveaux utilisateurs
Installation en réseau
Activation du logiciel
Chapitre 2
Fonctions du logiciel – généralités
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.3
2.3.1
2.3.2
2.4
2.4.1
2.4.2
Les boutons de fonctions pour la saisie des données
Trouver une transaction
L’affichage des transactions dans un ordre donné
L’ajout d’une transaction
La modification d’une transaction
La validation d’une transaction
L’annulation d’une transaction
La saisie des données
Le déplacement du curseur
La saisie des dates
La saisie des numéros de téléphone
La saisie des codes postaux
La saisie des numéros d’assurance sociale
L’utilisation des listes
Recherche dans une liste
Recherche directe lors de la saisie
Impression des rapports
Destination des rapports
Sauvegarder ou créer une copie d’un rapport
Chapitre 3
Implantation du logiciel
3.1
3.1.1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
Objectifs
Règles importantes à respecter
Démarrage du module des clients ( programme de base )
Les étapes de l’implantation
Mise à jour des informations relatives à votre bureau
Mise à jour des préférences générales du bureau
Inscription des employés et tarification
Inscription des clients et ouverture des dossiers actifs
Inscription des comptes à recevoir à la date de conversion
Inscription des montants détenus en fidéicommis à la date
de conversion
3.3.7 Logiciel de comptabilité et comptes d’intégration
1•1
1•1
1•2
1•2
1•2
1•3
1•4
2•1
2•2
2•2
2•3
2•3
2•3
2•3
2•4
2•4
2•4
2•4
2•4
2•4
2•5
2•5
2•5
2•6
2•7
2•7
2•8
3•1
3•1
3•1
3•2
3•2
3•2
3•4
3•16
3•17
3•17
3•18
3•19
Table des matières
Chapitre
Préalables
XI
3.3.8
3.3.9
3.3.10
3.3.11
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
Mise à jour de vos codes d’interventions
Sélection de votre logiciel de traitement de texte
Activation de la fonction Gestion documentaire
Activation du contrôle d’accès
Démarrage de la comptabilité générale intégrée
Activation du module de comptabilité générale intégrée
Activation du grand livre
Vérification et ajustement du plan comptable
Inscription des comptes à payer à la date de conversion
Inscription des dépôts et des chèques en circulation
Inscription des soldes de la balance de vérification à la date
de conversion
Chapitre 4
Module des clients
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.3.6
4.3.7
4.3.8
4.3.9
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
4.4.8
4.4.9
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.5.5
4.6
VI
3•20
3•20
3•21
3•23
3•24
3•24
3•24
3•25
3•25
3•26
3•27
4•1
Gestion des employés
Employé versus Associé
Employés et tarification
Tarifs de l’employé
Modifier le tarif général utilisé dans les dossiers d’un employé
Préférences de l’employé
Traitement de texte
Gestion des clients
Identification du client
Identification
Corporatif
Préférences du client
Gestion des dossiers
Généralité
Ouverture d’un dossier
Options de facturation d’un dossier
Informations disponibles sur un dossier
Gestion de plusieurs parties adverses
Options de la fenêtre de gestion des dossiers
Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des dossiers
Options disponibles à partir de la barre d’outil
Recherche des conflits d’intérêts et la liste des dossiers
Gestion des interventions
Saisie des interventions
Note associée à une intervention
Feuilles de temps
Saisie des interventions en lot
Feuille de temps journalière
Interdire la modification des travaux en cours
Codes d’interventions
Regroupement des déboursés
Rapports des interventions enregistrées
Rappels, échéances, choses à faire
Description générale
Activer le module de gestion des rappels
Gestion des rappels
Agenda de cour
Calcul des délais
Facturation
4•2
4•3
4•3
4•3
4•4
4•4
4•5
4•6
4•7
4•9
4•9
4•11
4•12
4•12
4•13
4•16
4•18
4•20
4•21
4•23
4•25
4•28
4•29
4•29
4•33
4•34
4•35
4•35
4•36
4•37
4•39
4•41
4•41
4•41
4•42
4•43
4•45
4•46
4•48
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.6.4
4.6.5
4.6.6
4.6.7
4.6.8
4.6.9
4.6.10
4.7
4.7.1
4.7.2
4.7.3
4.7.4
4.7.5
4.7.6
4.7.7
4.8
4.8.1
4.8.2
4.8.3
4.9
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.10
Sélection du modèle de la facture
Projets de facturation
Facturation régulière d’un dossier
Préparation de la facture
Imprimer une copie de la facture
Annuler une facture
Facturation d’un dossier général
Facturation provisoire
Note de crédit
Préférences
Gestion des encaissements
Enregistrement d’un bordereau de dépôt
Répartition des encaissements
Options et rapports du bordereau de dépôt
Inscription d’un chèque sans provision :
Enregistrement d’un paiement supérieur au solde à recevoir
Vérifier la répartition des encaissements
Annuler la répartition des paiements
Mauvaises créances et provision pour mauvaises créances
Radiation d’un compte à recevoir
Provision pour mauvaises créances
Radier un compte à recevoir provisionné
Avis de retard ou état de compte
Avis de retard versus État de compte
Impression des avis
Traitement des intérêts
Rapports de gestion du module des clients
Chapitre 5
Gestion des comptes en fidéicommis
5.1
5.1.1
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.3
5.4
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
5.6
5.7
5.8
Ouverture des comptes en fidéicommis
Inscription des dépôts à terme
Le bordereau de dépôt
Enregistrement d’un bordereau de dépôt
Détruire un bordereau de dépôt
Modifier le contenu d’un bordereau de dépôt
Impression d’un bordereau de dépôt
Corriger l’imputation d’un montant
Enregistrement des retraits
Facturation et avances sur comptes d’honoraires
Rapports de gestion des comptes en fidéicommis
Journal général des transactions
Analyse du compte de grand livre
Liste des montants détenus en fidéicommis
Registre des comptes en fidéicommis
Conciliation bancaire
Impression des chèques
Compte d’intégration
4•48
4•49
4•50
4•52
4•55
4•56
4•57
4•58
4•59
4•60
4•60
4•61
4•63
4•65
4•66
4•66
4•67
4•69
4•69
4•70
4•71
4•72
4•73
4•73
4•74
4•75
4•77
5•1
5•2
5•3
5•3
5•4
5•5
5•5
5•6
5•7
5•7
5•8
5•9
5•10
5•10
5•11
5•11
5•12
5•14
5•15
VII
Chapitre 6
Comptabilité générale intégrée
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.4
6.2.5
6.3
6.3.1
6.3.2
6.3.3
6.3.4
6.3.5
6.4
6.4.1
6.5
6.5.1
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.5.5
6.5.6
6.5.7
6.5.8
6.5.9
6.5.10
6.5.11
6.5.12
6.5.13
6.5.14
6.6
6.6.1
6.6.2
6.6.3
6.6.4
6.6.5
6.6.6
6.6.7
6.6.8
6.6.9
6.7
6.7.1
6.7.2
Activation du module de comptabilité générale
Comptes de grand livre et le plan comptable
Les types de comptes
Attribution des numéros de compte
Comptes bancaires
Comptes de déboursés facturables à vos clients
Comptes d’intégration
Module général
Ajouter une écriture au journal général
Modifier une écriture du journal général
Afficher toutes les écritures du module de comptabilité générale
Écritures récurrentes
Impression des chèques
Module clients
Mise à jour comptable des transactions du module clients
Module fournisseurs
Comptes d’intégration
Gestion des fournisseurs
Achats
Annuler une transaction d’achat
Inscrire un crédit d’un fournisseur
Achats-déboursés facturables aux clients
Écritures récurrentes
Déboursés
Annuler une transaction de déboursés
Répartition des paiements aux fournisseurs
Vérifier la répartition des paiements pour tous les fournisseurs
Impression des chèques
Rapports du module fournisseurs
Épuration des transactions du module fournisseurs
Rapports financiers
Vérification et contrôle de l’intégrité de vos données
Conciliation bancaire
Fermer une période
Balance de vérification
État des résultats
Bilan
Journal général
Grand livre
États financiers validés et fermeture d’une période
Changement d’année financière
Préparation d’un changement d’année financière
Transactions postérieures à la date de fin de votre année
financière
6.7.3 Changement d’année financière
6.7.4 Épuration des données comptables
VIII
6•1
6•2
6•3
6•3
6•5
6•5
6•6
6•7
6•10
6•11
6•12
6•13
6•13
6•14
6•15
6•16
6•16
6•17
6•18
6•18
6•21
6•21
6•21
6•23
6•24
6•25
6•26
6•28
6•29
6•31
6•33
6•34
6•34
6•35
6•37
6•37
6•37
6•38
6•38
6•39
6•40
6•44
6•44
6•44
6•45
6•47
Chapitre 7
Logiciels comptables externes
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.5
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
Données comptables transférées
Sélection du logiciel de comptabilité et comptes d’intégration
Simple Comptable
Avantage
Dynacom
Fortune 1000 et Acumba
Comptes d’intégration
Transfert des données comptables d’une période
Vers Simple Comptable
Vers Dynacom ou Avantage
Vers Fortune 1000 ou Acumba
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre
7•2
7•3
7•4
7•4
7•5
7•5
7•6
7•6
7•7
7•8
7•9
8.1
Interface traitement de texte
8.1.1 Description du fonctionnement de l’interface
8•1
8•1
8
8•1
8.1.2
8.1.3
8.1.4
8.1.5
8.2
8.3
8.3.1
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.3
8.5.4
8.5.5
Chapitre
Utilitaires
7•1
Sélection du logiciel de traitement de texte
Contenu du fichier de données
Générez votre premier document
Générez votre première lettre
Modifier un des modèles de document proposés
Créer un nouveau modèle de document
Rendre le document disponible dans Juris Concept
Gérer le contenu des documents
Sommaire des opérations à effectuer pour…
Modifier un modèle de document
Ajouter une lettre
Ajouter un nouveau modèle de document
Gestion documentaire
Recherche d’un document du répertoire JCCourrier
à partir d’un dossier :
9
9.1
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.2
9.2.1
9.2.2
9.2.3
9.3
9.3.1
9.3.2
9.4
9.4.1
9.4.2
9.4.3
8•2
8•3
8•3
8•10
8•11
8•14
8•15
8•16
8•19
8•19
8•19
8•19
8•20
8•20
9•1
Envoi de courriels
Configuration
Créer, sauvegarder et récupérer un message
Envoyer un message
Épuration des données du module clients
Fermeture des dossiers
Épuration des données en lot
Épuration des données d’un dossier
Épuration des données comptables
L’épuration des transactions du module des fournisseurs
L’épuration des transactions du module général
Contrôle d’accès
Activation du contrôle d’accès
Attribution des mots de passe
Gestion des profils
9•1
9•2
9•2
9•3
9•6
9•7
9•7
9•8
9•8
9•9
9•9
9•10
9•11
9•11
9•11
IX
9.5
9.6
Sauvegarde des données
Exporter les données
Chapitre 10
Formulaire de procédure civile
10.1
10.2
10.2.1
10.3
10.3.1
10.3.2
Activer le module Formulaire de procédure civile électronique
Fonctionnement général du module
Rechercher un article ou un sujet
Générer un formulaire de procédure civile
Le traitement des annexes
Développer vos propres formulaires à partir de ceux
déjà proposés
10.3.3 Créer un formulaire de procédure civile
10.4 Modifier le contenu du formulaire
10.4.1 Modifier le modèle Word proposé
X
9•13
9•14
10•1
10•1
10•2
10•2
10•4
10•7
10•7
10•7
10•8
10•10
Avant propos
Présentation de Juris Concept
Félicitations !
Vous venez probablement de prendre la décision la plus rentable
à ce jour, en ce qui a trait à la gestion de votre bureau.
Dès le premier jour de l’installation du logiciel, vous pourrez mettre
fin à votre système actuel de gestion du temps. À elle seule, cette
économie financera l’acquisition de ce logiciel sur une période
relativement courte. Vous bénéficierez de :
•
la gestion de votre fichier de clients, de dossiers, d’échéances, d’interventions, etc., et ce, dans la plus grande simplicité ;
•
une information continuellement à jour sur l’état de vos travaux en cours, le montant de vos comptes recevables et de
vos avoirs en fidéicommis ;
XI
•
la facturation devenue un plaisir : qui l’aurait cru ;
•
la conciliation bancaire du compte en fidéicommis en un
tourne mains ;
•
l’impression des avis de retard sous forme de lettres prêtes à
être mises à la poste ou d’états de compte, impression des
enveloppes, etc ;
•
une information statistique pertinente sur le temps et les
honoraires générés par chaque avocat.
Voilà ce qui vous attend avec Juris Concept. Un logiciel répondant aux critères d’une saine et efficace gestion de votre pratique.
Suivez attentivement les instructions d’installation et d’implantation.
Malgré tous les efforts déployés pour que ce produit réponde
parfaitement à vos besoins, il peut arriver que certaines erreurs se
soient glissées. Nous vous invitons à nous signaler toute imprécision sur le plan de la documentation ou tout commentaire susceptible d’améliorer la fonctionnalité du logiciel.
Soyez assuré que nous apporterons une attention particulière à
vos suggestions. Les coordonnées de Juris Concept sont accessibles en sélectionnant l’option À propos de Juris Concept du
menu Aide.
Pour nous rejoindre :
Notre service à la clientèle est accessible :
du lundi au vendredi,
de 9:00 h à 12:00 h et de 13:00 h à 17:00 h.
En dehors des heures ouvrables, notre service de
messagerie vocale est accessible en tout temps.
Téléphone : ( 418 ) 659 - 7272
Téléphone sans frais : 1( 888 ) 692 - 1050
Télécopieur : ( 418 ) 659 - 7910
info@jurisconcept.qc.ca
www.jurisconcept.qc.ca
Nos bureaux sont situés au :
2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280
Sainte-Foy ( Québec ) G1N 4N6
XII
uris concept
Chapitre
1
Préalables
1.1
Équipements requis
Ordinateurs PC, processeur Pentium®,
• 32 Mo ou plus de mémoire RAM
• 30 Mo d’espace disque disponible
• Résolution d’écran minimum de 800 X 600
Environnement Windows ®: 95, 98, NT®, 2000 ou XP
1.2
Documentation et logiciel
Le produit acheté comprend normalement :
• Guide de l’utilisateur ( le présent manuel ) ;
• et le logiciel Juris Concept sur cédérom.
1•1
1.3
Installation de la version 4.0 studio
La version 4.0 Studio doit être installé dans un nouveau répertoire, préférablement sous le nom proposé
C : \ JCSTUDIO.
Notez que, si vous disposiez d’une version antérieure de
Juris Concept, ce répertoire est différent de votre ancienne
version ( habituellement c : \ jconcept ). La création d’un nouveau répertoire vous permettra de conserver une copie intégrale de votre ancienne version pour consultation ultérieure,
s’il y a lieu.
1.3.1
1.3.2
Pour les utilisateurs d’une version antérieure
•
Avant de procéder à l’installation de la version Studio,
il est nécessaire d’effectuer une procédure visant à
préparer vos données pour la conversion à la version
Studio. La conversion de vos données à la version
Studio, est effectuée par le personnel de Juris Concept.
Communiquez avec le service à la clientèle de Juris
Concept au 1-888-692-1050, pour planifier la conversion de vos données et pour de plus amples informations.
•
Par la suite, insérez le cédérom de la version Studio pour
démarrer le programme d’installation. Suivez les instructions apparaissant à l’écran jusqu’à ce que l’installation
soit complétée.
•
Vous devez maintenant copier votre fichier de données
converti à la version Studio, dans le nouveau répertoire
c : \ jcstudio. À l’aide de votre Explorateur Windows,
copiez le fichier de données jconcept.df1 dans votre
nouveau répertoire c : \ jcstudio \ jconcept.df1.
•
Lancez le programme et acceptez la réorganisation des
données s’il y a lieu. L’installation est maintenant complétée.
Pour les nouveaux utilisateurs
•
1•2
uris concept
Insérez le cédérom de la version Studio pour démarrer le programme d’installation. Suivez les instructions
apparaissant à l’écran jusqu’à ce que l’installation soit
complétée. Par la suite, communiquez avec le service à
la clientèle de Juris Concept au 1-888-692-1050, pour
activer votre base de données et pour de plus amples
informations.
1.4
Installation en réseau
Pour une meilleure performance en réseau, il est recommandé d’installer le logiciel sur chacun des postes de travail
ayant accès au logiciel. Pour ce faire :
•
Procédez à l’installation de la version Studio sur le poste
serveur, selon les instructions précédentes.
•
Sur chaque poste client, insérez le cédérom de la version Studio pour démarrer le programme d’installation.
Suivez les instructions apparaissant à l’écran jusqu’à ce
que l’installation soit complétée.
•
Comme les données ( le fichier jconcept.df1 ) sont toujours sur le poste serveur du bureau, il est important de
détruire le fichier jconcept.df1 après chaque installation
sur les postes clients pour éviter toute confusion.
Le programme d’installation crée un icône de démarrage
raccourci sur votre bureau.
Modifiez les propriétés du nouveau raccourci de manière à
préciser la localisation du logiciel installé sur le serveur dans
la case Démarrer dans ou Start in. Au démarrage, le programme accédera automatiquement au fichier de données
jconcept.df1 localisé dans le répertoire du serveur.
1•3
Introduction
Chapitre 1
Vous pouvez maintenant lancer Juris Concept à partir
de votre menu Démarrer ou à partir de l’icône de votre
bureau. Vous obtiendrez la fenêtre principale suivant :
1.5
Activation du logiciel
Lorsque vous lancerez Juris Concept, un message vous
avisera de communiquer avec le bureau de Juris Concept
inc. afin d’activer le programme. Dans les faits, toutes les
fonctions du logiciel sont opérationnelles à l’exception de la
facturation et de l’impression des rapports par dossier. Il est
donc possible de vous familiariser avec le produit même si
vous procédez à l’installation en dehors des heures normales d’affaires. Les différents modules pouvant nécessiter une
activation concernent :
1•4
uris concept
•
Le module de base pour la gestion des travaux en
cours.
•
Le module de comptabilité générale intégrée.
•
Le module Formulaires de procédure civile de Wilson
& Lafleur ; et
•
Les autorisations d’accès simultanés
Chapitre
2
Fonctions du logiciel – généralités
Ce chapitre décrit les fonctions standards du logiciel. Une
bonne compréhension de ces fonctions est essentielle pour
une utilisation rentable et efficace du logiciel.
2•1
2.1
Les boutons de fonctions pour la saisie des données
Toutes les fenêtres permettant la saisie des données offrent
les fonctions de base telles que : suivant, précédent, dernier,
ajouter, modifier, détruire ou trouver une transaction.
Cliquez sur le bouton
Détruire pour éliminer de la base de
données, la transaction apparaissant à
l’écran
2.1.1
Sélectionnez
le
bouton
Trouver
pour effectuer une
recherche.
Trouver une transaction
Lorsque vous sélectionnez le bouton Trouver d’une fenêtre, le curseur se positionne sur la première rubrique pour
laquelle il est possible d’effectuer une recherche. Après avoir
initié la recherche à l’aide de cette fonction, la touche Tab
vous permettra d’identifier toutes les rubriques admissibles.
Dans l’exemple qui suit, le curseur se positionnerait alors sur
le numéro du client. Inscrivez le numéro de client recherché
et appuyez sur le bouton OK.
2•2
uris concept
2.1.2
L’affichage des transactions dans un ordre donné
L’utilisation des boutons Suivant ou Précédent permet l’affichage des transactions dans l’ordre recherché. L’utilisation
du bouton Dernier afficherait la dernière transaction entrée.
Par exemple, après avoir trouvé un client en effectuant une
recherche par un numéro, le bouton Suivant afficherait les
numéros suivants en ordre numérique. Une recherche sur le
nom afficherait les clients en ordre alphabétique.
2.1.3
Sélectionnez
le
bouton Ajouter pour
effectuer
l’ajout
d’une transaction.
L’ajout d’une transaction
Lorsque vous avez complété un champ d’information, utilisez la touche Tab pour passer au champ suivant. Par la suite,
lorsque vous avez complété l’ensemble des champs, vous
devez confirmer l’ajout de votre transaction en sélectionnant
le bouton OK ou en appuyant sur la touche Retour.
2.1.4
La modification d’une transaction
Le bouton Modifier vous permet de retoucher
la transaction apparaissant à la fenêtre. Vous
devez confirmer la modification de la transaction en cours en sélectionnant le bouton OK ou
en appuyant sur la touche Retour.
2.1.5
La validation d’une transaction
Chaque fois que vous utilisez le mode Ajouter
ou Modifier, vous devez confirmer la transaction en cours en sélectionnant le bouton OK ou
en appuyant sur la touche Retour.
Sélectionnez
le
bouton OK pour
confirmer une transaction.
2•3
Fonctions du logiciel – généralités
Chapitre 2
2.1.6
L’annulation d’une transaction
Pour annuler l’un ou l’autre des modes Ajouter
ou Modifier, vous devez sélectionner le bouton
Annuler ou appuyer sur la touche Esc.
Annuler une transaction en cours
en sélectionnant le
bouton Annuler .
2.2
La saisie des données
Certains des champs de saisie sont programmés pour afficher un format standard, tel que les dates, numéros de téléphone et autres.
2.2.1
Le déplacement du curseur
En général, pour vous déplacer d’une rubrique à la suivante
lors de la saisie, vous devrez appuyer sur la touche Tab.
Pour vous déplacer d’une rubrique à la précédente, vous
devrez appuyer simultanément sur les touches Majuscule
et Tab.
2.2.2
La saisie des dates
Le programme utilise la date du jour de votre ordinateur. Lors
de la saisie d’une date, par exemple, le 31 janvier 2004, il
suffit d’inscrire 31 et d’appuyer sur la touche Tab. Le programme utilisera la date de votre système et complétera
pour 31/01/04. Vous pouvez également saisir la date selon
le format JJ/MM/AAAA.
2.2.3
La saisie des numéros de téléphone
La saisie d’un numéro de téléphone tel que 6597272 ou
4186597272 suivi de la touche Tab convertira ces numéros
comme suit : 659-7272 ou ( 418 ) 659-7272.
2.2.4
La saisie des codes postaux
La saisie d’un code postal tel que G1N4N6 suivi de la touche
Tab deviendra G1N 4N6.
2•4
uris concept
2.2.5
La saisie des numéros d’assurance sociale
La saisie du NAS 123456789 suivi de la touche Tab deviendra 123-456-789.
2.3
L’utilisation des listes
À chaque fois qu’il est nécessaire d’inscrire une information
obligatoire ( numéro de client, numéro de dossier, etc., ) vous
pouvez accéder à une liste pour effectuer votre sélection.
Dans cet exemple, pour sélectionner un numéro de client, il
suffit d’effectuer un double-clique sur la ligne appropriée.
Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes contiguës en utilisant également la touche Majuscules ou plusieurs lignes
non contiguës en utilisant la touche Ctrl. Ces fonctions s’appliquent dans la plupart des fenêtres.
2.3.1
Recherche dans une liste
Il est possible d’accéder directement à une ligne en saisissant les premières lettres de la ligne recherchée. Cette
méthode fonctionne bien si vous connaissez les premières
lettres de la ligne recherchée. Par contre, elle comporte des
limites importantes lorsque vous devez sélectionner cette
ligne parmi 20 000 ou 30 000 lignes, par exemple.
2•5
Fonctions du logiciel – généralités
Chapitre 2
Chaque liste offre une fonction de recherche avancée.
Options de tri des
listes
Saisie pour la recherche
Dans cet exemple, l’utilisateur a réduit sa recherche aux
dossiers comportant les mots: jean-pierre inclus soit dans
le nom du client, soit dans le nom de l’objet du dossier ou de
celui de la partie adverse. En appuyant sur la touche Tab, la
fenêtre affiche instantanément les seuls dossiers répondant
aux critères de recherche.
Vous pouvez trier chaque liste selon les titres d’en-tête. Pour
ce faire vous n’avez qu’à cliquer sur le titre en question.
2.3.2
Recherche directe lors de la saisie
Lorsque vous devez effectuer la saisie d’un numéro de client
ou d’un dossier, vous pouvez accélérer une recherche en
inscrivant les premiers caractères dans la rubrique du n° de
client ou du n° de dossier.
À titre d’exemple, lors de la saisie d’une intervention, vous
pourriez inscrire les lettres Tre dans l’espace réservé au
numéro de dossier et appuyez sur la touche Tab. La liste
résultante ne présenterait que les dossiers incluant les
caractères saisis pour de la recherche.
2•6
uris concept
2.4
Impression des rapports
La section Rapports de la fenêtre principale vous donne
accès à la très grande majorité des rapports disponibles. La
structure des informations contenues dans chaque rapport
varie selon la sélection effectuée.
Les rapports par client présentent une information structurée par client. Par exemple, le
rapport des comptes à recevoir d’un client
regrouperait tous les dossiers de ce client.
Les rapports par dossier présentent le détail
de tous les dossiers pour un client donné
Les rapports par employé ou par associé présentent l’information avec sous-totaux pour
chaque employé.
Sélectionnez le rapport désiré dans les menus disponibles
dans la fenêtre et les options de tri et de sélection s’afficheront selon le rapport choisi.
2.4.1
Destination des rapports
Vous pouvez demander l’impression de tous les rapports
soit à l’écran ou à l’imprimante.
Lorsqu’un rapport est imprimé à l’écran, il peut toujours être
redirigé vers l’imprimante en sélectionnant l’icône de l’imprimante dans l’en-tête du rapport.
2•7
Fonctions du logiciel – généralités
Chapitre 2
Imprimer un rapport
Zoom avant / arrière lors
de l’affichage à l’écran
d’un rapport
Sélectionner les paramètres d’impression
Sauvegarder
une
copie
du
rapport. Voir 2.4.2 :
Sauvegarder
ou
créer une copie d’un
rapport
Le tableau suivant est un exemple d’un rapport RC02 – Liste
des clients qui est affiché à l’écran.
2.4.2
Sauvegarder ou créer une copie d’un rapport
Tous les rapports transmis à l’écran peuvent également être sauvegardés sous forme de fichier informatique en sélectionnant cet icône. Le programme
vous offrira d’identifier votre document dont l’extension sera
obligatoirement .rep. Ce fichier ne sera reconnu que par les
utilisateurs de Juris Concept.
2•8
uris concept
Cette fonction est très utile pour conserver une copie de vos
rapports financiers périodiques.
2•9
Fonctions du logiciel – généralités
Chapitre 2
Chapitre
3
Implantation du logiciel
3.1
Objectifs
L’implantation d’un système de gestion informatisé implique
généralement la récupération de données qui étaient, jusque
là, gérées manuellement. Le respect d’une démarche structurée et bien éprouvée est un préalable au succès de cette
étape.
La méthode expliquée ci-après vous assure d’une implantation harmonieuse tout en minimisant les quelques efforts
inévitables à consentir lors de l’implantation d’un nouveau
système de gestion.
3.1.1
Règles importantes à respecter
Dès le premier jour, mettez fin à votre ancien système de
gestion de temps et effectuez la saisie de votre temps et de
vos déboursés facturables à l’aide du logiciel. Cette recommandation vous permettra de débuter la facturation de vos
clients dans un délai plus court.
Discipline : votre temps devrait être saisi quotidiennement, ou le plus tôt possible.
3•1
3.2
Démarrage du module des clients ( programme de base )
Le démarrage du module des clients est un préalable au
démarrage du module de comptabilité générale intégrée.
Les documents requis :
•
Assurez-vous d’avoir en mains la liste de vos comptes
à recevoir au moment de l’implantation ( date de conversion ) et inscrivez-les dans les meilleurs délais.
•
Assurez-vous d’avoir également en mains la liste des
montants détenus en fidéicommis à la date de conversion et inscrivez-les dans les meilleurs délais.
L’opération de démarrage sera complétée lorsque le programme reproduira fidèlement la liste de vos comptes à
recevoir, de vos avoirs en fidéicommis et de vos travaux en
cours.
3.3
Les étapes de l’implantation
3.3.1
Mise à jour des informations relatives à votre bureau
Dans le menu Juris Concept, sélectionnez Info bureau.
Complétez les informations contenues dans chaque onglet.
Ces informations seront utilisées lors de l’impression de tous
vos documents.
Bureau
3•2
uris concept
Lettres-Logo
L’en-tête des modèles de factures nos 1 et 2 permet de mentionner le nom des associés du bureau. Collez le logo de
votre bureau. Ce logo sera utilisé uniquement avec le modèle
de facture n° 7.
Exercice financier
Inscrivez les dates de votre exercice financier en cours.
La date de conversion correspond à la date à partir de
laquelle vous abandonnerez votre ancien système pour
débuter votre gestion à l’aide du logiciel Juris Concept. C’est
donc à cette date que vous devrez reproduire l’image exact
de vos comptes à recevoir et de vos états financiers, si vous
disposez du module de comptabilité intégrée.
3•3
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Si le démarrage du logiciel s’effectue en cours d’année, la
date de conversion doit correspondre au jour précédent le
premier jour du mois de démarrage. Par exemple, si vous
débutez le premier juillet, la date de conversion doit être le
30 juin.
Une exception est faite cependant si le démarrage s’effectue
au début de votre exercice financier. Dans ce cas, la date
de conversion doit correspondre au premier jour, disons le
premier janvier dans notre exemple.
Taxes
Inscrivez vos numéros d’enregistrement auprès des gouvernements. En cas de modification des taux de taxation, vous
pourrez simplement modifier les taux applicables à partir de
cette fenêtre.
Les numéros de taxes sont utilisés pour l’impression des
factures. Si vous ne facturez pas les taxes pour les services
que vous rendez, effacez les taux et le programme ignorera
le calcul des taxes.
3.3.2
Mise à jour des préférences générales du bureau
Dans le menu Juris Concept, sélectionnez Préférences.
Une préférence est une option offerte par le logiciel afin de
permettre à l’usager de préciser sa préférence concernant
un aspect de son fonctionnement. Par exemple, le logiciel
permet d’effectuer la saisie du temps en minutes ( 30 ) ou en
dixième d’heure ( .5 ).
Ce chapitre présente chacune des préférences offertes par
le programme.
3•4
uris concept
Modèle de facture et lettre de transmission de la facture
Facture : Le programme offre sept modèles de facture en
plus de celui que vous pourriez développer vous-même si
vous décidiez de facturer en utilisant l’interface traitement
de texte du logiciel. Différentes options vous permettront de
modifier le contenu des sept modèles proposés ( mentionner
le temps, les initiales de l’employé… ), sans toutefois offrir
la possibilité de modifier l’apparence ou le format de votre
facture. Il est plus simple de débuter avec un des modèles
proposés.
Rappellez-vous cependant que l’usage de l’interface traitement de texte vous permettrait de personnaliser votre facture sans aucune restriction.
Demandez l’impression des sept modèles, en sélectionnant
le bouton Aperçu et indiquez votre préférence.
Format de la date :
Vous pouvez choisir d’imprimer ou pas le nom de la ville sur
la facture.
Numéro de facture:
L’impression d’un numéro
sur les factures n’est
pas obligatoire. Pour un
meilleur contrôle financier, il est cependant recommandé de
toujours numéroter vos factures. Vous pouvez néanmoins
choisir de ne pas imprimer le numéro de facture pour vos
factures présentant un total à zéro, en sélectionnant l’option
Ne pas imprimer le numéro lorsque le montant de la facture
est nul.
3•5
Implantation du logiciel
Chapitre 3
En-tête: Le programme peut reproduire un en-tête en utilisant les informations relatives à votre bureau. Vous pourriez
également décocher cette option pour utiliser votre propre
papier en-tête.
Nous vous recommandons d’imprimer l’en-tête pour éviter le
changement de papier sur vos imprimantes.
Facturer en lot: Lors de la facturation, cette option
vous permet de revenir automatiquement dans la fenêtre
Impression d’une facture ou d’une note de crédit lorsque
vous acceptez une facture. Cette option vous évite ainsi de
retourner dans le menu principal et de sélectionner à nouveau Facture.
Lors de la facturation, vous pouvez désactiver le retour automatique dans la fenêtre Impression d’une facture ou d’une
note de crédit, en cliquant sur le X pour la fermer.
Marges: Chaque modèle de facture utilise des marges différentes. Vous devez procéder aux ajustements appropriés
jusqu’à satisfaction.
Lettre de transmission de la facture: Le processus de
facturation permet de générer, à l’aide de votre traitement
de texte, un projet de lettre de transmission. Les numéros
mentionnés correspondent aux projets de lettres que vous
avez développés selon qu’il s’agit d’un client francophone
ou anglophone.
Voir le chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement de texte
Facturation
3•6
uris concept
Facturation à l’aide de votre traitement de texte :
Indiquez
votre
préférence concernant l’impression de votre facture en utilisant
un des modèles
définis dans le
logiciel ou votre
propre modèle à
l’aide de l’interface traitement
de texte. Dans
ce dernier cas, le
programme utilisera également
un modèle différent selon qu’il s’agit d’un client francophone
ou anglophone. Placez votre curseur dans la rubrique des
numéros, effacez le contenu et appuyez sur la touche Tab
pour obtenir la liste des documents disponibles.
Le répertoire d’installation du logiciel contient deux modèles de facture que vous pouvez ajuster à votre convenance à
l’aide de votre logiciel de traitement de texte.
Voir chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement
de texte.
Documents par défaut : Le processus de facturation permet
d’imprimer quatre documents, dont certains peuvent s’avérer moins utile pour vous. Votre préférence sera prise en considération lors du démarrage du processus de facturation.
3•7
Implantation du logiciel
Chapitre 3
•
Facture dossier : Celle-ci présente le détail des informations de chaque transaction faisant l’objet de la facture
( temps, initiale, tarif, montant, taxable ou non ). Ce détail
n’est pas toujours souhaitable sur la facture transmise
au client mais peut constituer une référence très valable
à votre dossier.
•
Facture client : La présentation de cette facture varie
selon les préférences mentionnées à la fiche dossier de
ce client. Il est donc possible de personnaliser le contenu d’une facture en fonction des exigences de chaque
client. Il est essentiel de sélectionner au moins cette
option par défaut.
•
Lettre de transmission : Elle est facultative.
•
Compte interne : Il présente le sommaire financier d’une
facture, utile habituellement pour des fins de contrôles
comptables. Pour le responsable de la comptabilité, ce
rapport est suffisant et évite de conserver une copie de
la facture pouvant comporter plusieurs pages.
Messages des factures
Message concernant les intérêts exigibles : Ce message
s’imprime au pied des factures si la fiche dossier précise de
Mentionner les intérêts exigibles.
Message concernant les taxes : Ce message s’imprime sur
les modèles de facture nos 1, 2, 3 et 5.
3•8
uris concept
Dossier – liste
Options d’impression de la facture client applicable à
l’ouverture des dossiers sélectionnés : Ces paramètres s’appliqueront à l’ouverture de vos dossiers.
Fermeture des dossiers : La fermeture d’un dossier consiste simplement à inscrire une date de fermeture à la fiche
dossier. Un dossier fermé pourra, par la suite, faire l’objet
d’une épuration des données ( destruction des transactions
associées au dossier ).
Si vous souhaitez réserver cette opération à un utilisateur
disposant d’un haut niveau d’autorisation d’accès, sélectionnez l’option offerte. Ce contrôle ne s’exercera que si
vous avez activé le contrôle des accès au logiciel.
Tri des listes : Le programme vous offre toujours la possibilité d’accéder à une liste pour faciliter la recherche d’un
client ou d’un dossier. Indiquez ici votre préférence en ce
qui a trait au tri des listes au démarrage du programme. En
cours d’utilisation, vous pourrez modifier le tri proposé au
besoin.
Il est recommandé d’exclure les dossiers fermés des listes
pour faciliter vos recherches.
3•9
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Travaux en cours
Le programme vous offre la possibilité de saisir votre temps
soit en minutes ( 30 ) ou en dixième d’heure ( .50 ). Peu
importe votre format de saisie, tous les rapports du logiciel
indiqueront le temps sous la forme sélectionnée pour vos
rapports.
Interdire l’accès général aux travaux en cours : Cette
option permet d’interdire l’ajout ou la modification d’une
intervention par les usagers lorsque la date est antérieure à
la date de contrôle mentionnée. Cette fonction s’avère utile
surtout pour les bureaux de grande envergure, qui exercent
un contrôle périodique rigoureux sur la valeur de leurs travaux en cours. Lorsque le contrôle d’accès est activé, seuls
les usagers dont le niveau d’accès permet d’accéder à la
fenêtre Préférences peuvent modifier cette date.
Feuille de temps : Deux modèles de feuille de temps sont à
votre disposition pour faciliter la saisie de vos interventions.
La feuille de temps pour la saisie en lot s’adresse aux
employés effectuant la saisie du temps pour d’autres
employés. En règle générale, les secrétaires préféreront
effectuer la saisie à partir de cette fenêtre.
3•10
uris concept
La fenêtre de saisie journalière intègre un calendrier et
permet de visualiser le temps d’un employé en sélectionnant le jour désiré. Les employés effectuant la saisie de leur
propre temps préféreront sans doute cette méthode.
NOTE: Lorsque le contrôle d’accès est activé et dans la
mesure où chaque employé dispose d’un mot de passe
unique, il est aussi possible de préciser la préférence de
chaque employé à partir de la fiche de l’employé.
Voir 4.1 : Gestion des employés.
3•11
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Format du temps à l’impression des rapports :
Sélectionnez votre préférence à l’égard du format du temps
apparaissant sur tous les rapports. Par exemple, 90 minutes
peut s’imprimer sous les formes suivantes : 1.5 h. • 1 h.30 •
90 m
Projet de facturation : Ces options modifieront la présentation des informations sur vos projets de facturation, soit
en ordre chronologique ou par code d’intervention. Vous
pouvez aussi sélectionner le rapport en affichant les déboursés et les honoraires séparément.
L’âge de vos travaux en cours : Vous pouvez modifier la
chronologie des rapports sur les travaux en cours RD12,
RD17 et RE09.
Comptes clients
Période utilisée pour l’impression des rapports chronologiques sur vos comptes à recevoir : Vous pouvez modifier
la chronologie des informations présentées aux rapports
RD13 et RE11 ( Comptes à recevoir chronologique, par dossier ou par associé ) et sur l’état de compte en modifiant le
nombre de jours apparaissant à cette fenêtre.
3•12
uris concept
Dans ce cas, l’âge du compte est calculé en fonction de la
répartition des paiements effectuée par l’usager lors de l’enregistrement des encaissements. Cette option est recommandée.
Cette méthode ignore le résultat de la répartition et applique
automatiquement vos encaissements aux plus anciennes
factures. Ce traitement pourrait être requis lorsque vous
souhaitez obtenir le rapport chronologique d’une période
antérieure.
Général
Numéro de client : Le choix de la longueur des numéros de
client ( 4, 5 ou 6 caractères ) s’effectue lors de l’installation du
logiciel. Cette option n’est plus modifiable lorsque vous avez
débuté la saisie de vos premiers clients.
Prochain dossier : Cette option permet d’effectuer un suivi
numérique des dossiers basé sur le suffixe du numéro de
dossier. Par exemple, le dossier suivant le numéro 1000-345
pourrait être 1200-346. Cette méthode est peu utilisée et
n’est pas recommandée.
3•13
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Gérer plusieurs bases de données : Le logiciel permet de
gérer plusieurs bases de données à partir d’une installation
commune. Une secrétaire, par exemple, peut gérer les données de plusieurs employés oeuvrant en société nominale
( comptabilité distincte ). Si c’est le cas, cette option offrira,
au démarrage, la possibilité de sélectionner la base de données avec laquelle vous débuterez votre session.
Format général des dates :
À la saisie comme à l’impression des
rapports, les dates peuvent s’afficher
selon les deux formats suivants :
15-01-00 ou 15-01-2000.
Format des nombres :
Lors de la saisie des transactions, le
point est utilisé comme séparateur
de décimales. Lors de l’impression
des rapports, les nombres peuvent s’imprimer sous la forme 1 234 567,56 ( français ) ou
1,234,567.56 ( anglais ), selon la préférence de l’utilisateur.
Sécurité
Contrôle d’accès : Cette option permet d’obliger les usagers à procéder au changement de leur mot de passe à un
intervalle spécifique.
Voir 9.4 : Contrôle d’accès
3•14
uris concept
Envoi de courriel
Configuration : Afin d’utiliser la fonction d’envoi de courriel,
il est nécessaire d’identifier votre serveur de messagerie sortant ( SMTP ).
Voir 9.1 : Envoi de courriel.
Préférences : Le programme vous offre la possibilité d’inclure les intervenants au dossier dans la liste d’envoi de
groupe, et d’exclure ceux des clients inactifs et ceux des
dossiers fermés.
Rappels
3•15
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Affichage des rappels : Cette option permet de présenter,
au démarrage, la liste de tous les rappels actifs. Il est possible de permettre l’inscription des rappels dans les dossiers
fermés. De restreindre aussi la liste de ces rappels à ceux de
l’usager.
Voir 4.1.5 : Préférences de l’employé.
Gestion des données
Sauvegarde des données : Lors de la fermeture du logiciel,
cette option vous permet d’effectuer automatiquement une
copie de sécurité de votre base de données jconcept.df1,
dans le répertoire de votre choix. Vous indiquez la fréquence
et le nombre de copies à garder en historique.
IMPORTANT : cette fonction ne vise pas à remplacer votre
logiciel de copie de sauvegarde mais plutôt à améliorer la
sécurité des clients qui peuvent être confrontés à des difficultés sans avoir de copies de leur données.
3.3.3
Inscription des employés et tarification
Enregistrez tous les employés du bureau et les tarifs couramment utilisés.
Voir 4.1.2 : Employés et tarification.
3•16
uris concept
3.3.4
Inscription des clients et ouverture des dossiers actifs
Procédez à l’enregistrement de tous les clients possédant au
moins un dossier actif.
L’objectif premier de l’implantation du module de base étant
de reproduire fidèlement la liste des comptes recevables et
la liste des montants détenus en fidéicommis, il convient
d’enregistrer d’abord les dossiers figurant sur chacune de
ces listes.
Voir 4.2 : Gestion des clients et 4.3 : Gestion des dossiers.
3.3.5
Inscription des comptes à recevoir à la date de conversion
La prochaine étape consiste à reproduire
fidèlement la liste de vos comptes recevables à la date de conversion. Une fonction
spéciale est disponible pour faciliter cette
saisie.
NOTE : Cette fonction n’est plus disponible si la date de conversion est antérieure à l’année en cours.
Sélectionnez
le
bouton À recevoir,
de la fenêtre principale, menu Édition,
option
Inscription
des comptes à
recevoir à la date de
conversion
Inscrivez votre numéro de dossier ou appuyez sur Tab
pour obtenir la liste. Toujours en vous déplaçant à l’aide
de la touche Tab, inscrivez une date antérieure à la date de
conversion afin de refléter l’âge de chaque facture. Cette
méthode vous permettra d’obtenir la liste de vos comptes
à recevoir selon l’ordre chronologique dès l’implantation du
logiciel.
Après avoir complété votre saisie, sélectionnez le bouton
Reporter la liste… afin de mettre les transactions à jour
dans chacun des dossiers.
Vous pouvez reprendre cette opération et corriger vos inscriptions jusqu’à satisfaction complète. Pour détruire une
3•17
Implantation du logiciel
Chapitre 3
inscription erronée, il suffit d’annuler le montant et l’opération de report détruira la transaction.
Dans le menu principal, rapport par dossier, imprimez le
rapport RD10 – Comptes à recevoir à une date donnée
et indiquez la date de conversion pour vérifier le résultat de
votre saisie.
3.3.6
Sélectionnez
le
bouton Fidéicommis
de la fenêtre principale pour accéder à
celle vous donnant
accès à la liste des
comptes en fidéicommis.
Inscription des montants
détenus en fidéicommis à la date de conversion
L’inscription des soldes en fidéicommis consiste simplement à enregistrer, à la date de
conversion, un dépôt au compte bancaire
approprié.
Tous vos comptes en fidéicommis doivent être inscrits pour
compléter cette opération.
Sélectionnez la ligne
correspondante au
compte en fidéicommis dans lequel les
montants ont été
déposés, et cliquez
sur le bouton Dépôts
pour enregistrer les
montants.
Indiquez ici la portion
du montant détenu
à titre d’avance sur
comptes
d’honoraires
Sélectionnez le bouton Ajouter pour enregistrer la saisie du
bordereau de dépôt. Toujours en vous déplaçant à l’aide de
la touche Tab ;
•
3•18
uris concept
La date doit correspondre à la date de conversion.
•
Inscrivez le numéro de dossier ou effectuez la sélection à
partir de la liste.
•
Inscrivez le total détenu en fidéicommis pour ce dossier.
•
Notez qu’il est important de distinguer la portion du montant détenu à titre d’avance sur vos prochains comptes
d’honoraires.
•
Inscrivez tous les dossiers concernés par ce compte
bancaire jusqu’à ce que le total du dépôt corresponde
au total des montants détenus en fidéicommis dans ce
compte bancaire.
Répétez cette opération pour chacun de vos comptes en
fidéicommis.
Vérifiez le résultat de votre saisie en demandant l’impression
de la liste des montants détenus en fidéicommis, bouton
Fidéicommis de la fenêtre principale, menu Rapports,
option Liste des montants détenus en fidéicommis.
Voir le chapitre 5 : Gestion des comptes en fidéicommis.
3.3.7
Logiciel de comptabilité et comptes d’intégration
Vous pouvez ignorer cette étape si vous disposez du module
de comptabilité générale intégrée de Juris Concept.
Le programme de base permet de transférer les transactions comptables du module clients vers les logiciels Simple
comptable, Dynacom, Avantage et Fortune 1000.
Pour ce faire, il vous faut indiquer votre préférence quant au
logiciel comptable que vous utilisez et préciser les numéros
du grand livre que le logiciel devra utiliser afin d’enregistrer
les transactions comptables dans votre logiciel de comptabilité.
Voir menu Juris Concept logiciel de comptabilité.
3•19
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Voir le chapitre 7 : Logiciels comptables externes.
3.3.8
Mise à jour de vos codes d’interventions
Le code d’intervention est utilisé lors de la saisie du temps et
des déboursés et répond à deux fonctions précises :
•
Faciliter la saisie par l’utilisation d’un code abrégé. Par
exemple, CTC pour Conversation téléphonique avec
le client ;
•
L’utilisation de ces codes vous donnera accès à des
rapports statistiques sur le temps et les déboursés enregistrés ou facturés, par code d’intervention.
Il est recommandé d’établir une première liste de codes à
utiliser avant de démarrer.
Voir 4.4 : Gestion des interventions.
3.3.9
Sélection de votre logiciel de traitement de texte
Le programme de base peut générer toute sorte de documents, sans aucune restriction, en fusionnant les informations de votre base de données avec votre logiciel de traitement de texte.
La sélection du logiciel s’effectue à partir du menu Juris
Concept, Gestion documentaire,
Nous vous recommandons de sélectionner Microsoft Word Toutes les versions pour toutes les versions du logiciel Word.
Le programme détectera l’emplacement automatiquement
lors de la fusion.
3•20
uris concept
3.3.10
Activation de la fonction Gestion documentaire
Sélectionnez l’onglet Options de sauvegarde.
Lorsque vous consulterez la fiche d’un dossier, le programme
présentera à la fenêtre, la liste de tous les documents sauvegardés sur votre disque rigide concernant ce dossier.
Il vous suffira alors d’un double-clique sur le document
approprié pour le consulter, sans quitter le logiciel. Vous
pourrez consulter tous les documents, quelque soit le logiciel avec lequel ils auront été créés.
Pour ce faire, le programme doit gérer lui-même la création
des répertoires de sauvegarde de vos documents selon une
structure de répertoires imposée, afin d’accéder à la liste
des documents qui y sont enregistrés.
Pour activer cette fonction, il suffit de sélectionner l’option
de création automatique et d’identifier le répertoire de sauvegarde par défaut dans lequel Juris Concept créera les
sous-répertoires de vos dossiers.
Pour activer cette fonction, il suffit de sélectionner l’option
de création automatique et d’identifier le répertoire de sauvegarde par défaut dans lequel Juris Concept créera les
sous-répertoires de vos dossiers.
Dans cet exemple, l’utilisateur dispose d’une installation en
réseau. Le répertoire C : \ JCCourrier du serveur est utilisé
pour regrouper tous les sous-répertoires correspondant à
chaque dossier.
Les employés utilisant un autre poste que celui du serveur
auront également accès aux documents localisés sur le serveur. Pour ces derniers, le programme effectuera la lecture
du contenu du répertoire \ \ Serveur \ c \ JCCourrier.
3•21
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Le classement des documents
À chaque fois que vous ajouterez un nouveau dossier, le
programme créera automatiquement vos répertoires selon la
structure de classement prévue pour votre bureau.
Sélectionnez l’onglet Classement. Un menu contextuel
( bouton droit de votre souris ) vous permet de définir votre
structure de classement par défaut.
Ajouter les sous-dossiers que vous désirez. Nous recommandons fortement la création d’un répertoire Administration
pour la sauvegarde de vos copies de facture.
Lors de l’activation de cette fonction, vous pouvez effectuer,
en une seule opération, la mise à jour de tous les répertoires
pour les dossiers déjà enregistrés. Le programme créera
alors tous les répertoires selon les modèles suivants :
Tous vos documents
devront, par la suite,
être
sauvegardés
dans le répertoire
portant le numéro du
dossier.
En sélectionnant aussi la fonction Créer les répertoires en
incluant le nom du client et du dossier, l’arborescence se
présentera comme suit :
3•22
uris concept
Le numéro et le nom
du client
Le numéro et le nom
de la partie adverse
du dossier
Copie de la facture du client :
Dorénavant si vous utilisez un des sept modèles de factures de Juris Concept, le programme conservera une
copie identique de la facture ( sous forme d’image ) dans le
répertoire prévu à cette fin. Dans l’exemple ci-haut décrit,
le programme conserverait une copie de la facture dans le
répertoire Administration de chaque dossier.
La fusion des données avec un modèle Word
Sélectionnez l’onglet Fusion : Le fichier de données permettant la fusion à partir d’un document modèle Microsoft Word,
est situé par défaut sur le disque dur de l’usager à l’emplacement C : \ donnees.tex.
3.3.11
Activation du contrôle d’accès
Il est recommandé de toujours activer le contrôle d’accès
même si vous êtes le seul à utiliser le programme. Chaque
employé devrait se voir attribuer un mot de passe unique.
L’utilisation d’un mot de passe unique permettra de prendre
en considération certaines préférences de l’employé.
Voir 9.4 : Contrôle d’accès.
3•23
Implantation du logiciel
Chapitre 3
3.4
Démarrage de la comptabilité générale intégrée
Cette section s’applique aux clients qui disposent du module
de comptabilité générale du logiciel.
3.4.1
Activation du module de comptabilité générale intégrée
Le module de comptabilité générale du logiciel est vendu
séparément. Ce module ne peut être activé qu’en communiquant avec le personnel de Juris Concept.
Vous pourrez accéder
au module de comptabilité
générale
en cliquant sur ce
bouton.
3.4.2
Activation du grand livre
L’activation du grand livre est un processus permettant d’effectuer certaines vérifications des informations financières
en vue d’assurer la conformité des états financiers proposés
à l’implantation.
Le processus permet de valider votre exercice financier et la
date de conversion.
Si vous disposiez du module de base depuis un certain
temps et que vous avez par la suite, ajoutez le module de
comptabilité générale, le processus permet de :
3•24
uris concept
•
Vérifier l’existence d’un plan comptable initial ;
•
Intégrer les transactions financières du module de base,
effectuées après la date de conversion ;
•
Inscrire les comptes à recevoir et les provisions pour
mauvaises créances à la date d’implantation.
En pratique, cette opération s’effectue en collaboration avec
le personnel de Juris Concept lors de l’activation du module
de comptabilité générale.
L’option Assistance à l’implantation est accessible à partir
du menu Utilitaires de la fenêtre comptabilité et ne sera plus
disponible après l’activation du grand livre.
3.4.3
Vérification et ajustement du plan comptable
Le programme initial propose un plan comptable ( charte de
comptes ) que vous devez vérifier, analyser et adapter selon
vos besoins. Nous recommandons de consulter votre expert
comptable si vous n’êtes pas familier avec cette opération.
Il est important, à ce stade-ci, de vous assurer de la conformité des comptes d’intégration qui seront utilisés par le
module Clients et le module Fournisseurs.
Pour imprimer le plan comptable initial, sélectionnez le
bouton Grand livre de la fenêtre de comptabilité et le menu
Options et Rapports.
Voir 6.2 : Comptes de grand livre et le plan comptable.
3.4.4
Inscription des comptes à payer à la date de conversion
Cette opération consiste simplement à enregistrer une transaction d’achat au nom de chaque fournisseur.
Créez d’abord une fiche pour chacun des fournisseurs concernés.
Puis inscrivez vos comptes à payer en ajoutant
une transaction d’achat, répondant aux exigences suivantes :
3•25
Implantation du logiciel
Chapitre 3
•
Sélectionnez le bouton Ajouter ;
•
Sélectionnez le fournisseur approprié ;
•
Dé-sélectionnez l’option Achat au comptant, ce qui
aura pour effet d’inscrire un compte à payer ;
•
La date de la transaction doit correspondre à la date
de conversion et le numéro de la facture mentionne un
commentaire tel que Implantation ;
•
Le compte de grand livre doit correspondre au compte
Bénéfices non répartis de votre plan comptable, de
manière à ne pas affecter vos dépenses ;
•
Le montant correspond au total du compte à payer,
taxes incluses, les montants de taxes doivent être nuls.
Répétez cette opération pour chacun des fournisseurs et
vérifier le résultat en demandant le rapport des comptes à
payer à la date de conversion, situé au menu Options et
Rapports de la fenêtre Journal des Achats.
Pour corriger une inscription erronée, détruisez la transaction concernée puis en ajouter une nouvelle.
3.4.5
Inscription des dépôts et des chèques en circulation
Cliquez sur ce bouton pour effectuer la conciliation bancaire de la fenêtre du menu de comptabilité et sélectionnez le compte bancaire.
3•26
uris concept
Dans la fenêtre de la conciliation bancaire, sélectionnez
Options et Inscription des chèques et des dépôts en circulation à la date d’implantation.
Inscrivez les dates des chèques et des dépôts en circulation,
ainsi que la description et le numéro de chèque de chacun
d’eux. Par la suite, indiquez le montant du solde en banque
selon votre relevé bancaire à la date de la dernière conciliation bancaire et reportez le tout.
3.4.6
Inscription des soldes
de la balance de vérification à la date de conversion
Si vous avez suivi les instructions précédentes, votre bilan à
la date de conversion présente maintenant une image fidèle
de vos comptes à recevoir et de vos comptes à payer.
L’opération suivante consiste à enregistrer les soldes de
départ pour tous les autres comptes de grand livre. Ces
soldes sont indiqués sur la balance de vérification de votre
ancien système de comptabilité à la date de conversion.
3•27
Implantation du logiciel
Chapitre 3
Si votre date de conversion correspond à la date de début
de votre année financière, puisqu’aucun revenu ni dépense
n’ont encore été enregistrés, les comptes présentant un
solde positif ne concernent que ceux du Bilan :
•
1000-1999 ACTIF ;
•
2000-2999 PASSIF ;
•
3000-3999 AVOIR ;
Si au contraire votre date de conversion s’avère en cours
d’année financière, il faudra alors inscrire également le total
des revenus et des dépenses encourus à la date de conversion.
Pour inscrire les soldes de départ, il est nécessaire d’ajouter
une écriture au journal général.
Cette écriture présente les caractéristiques suivantes:
•
Elle ne peut concerner les postes de comptes à recevoir
ou de comptes à payer puisque ces informations sont
déjà enregistrées ;
•
Le dernier poste concerne les Bénéfices non répartis,
dans lequel on comptabilise le solde requis pour assurer
l’équilibre de la transaction.
Imprimez maintenant votre balance de vérification à la date
de conversion. Si l’information est conforme, le démarrage
du module de comptabilité générale est complété.
3•28
uris concept
Chapitre
4
Module des clients
Le module des clients correspond au module de base du
logiciel Juris Concept. Il couvre toutes les fonctions reliées à
la gestion de vos dossiers et au suivi de vos comptes clients
et de vos travaux en cours. Essentiellement, les fonctions du
module de base sont regroupées à la fenêtre principale du
au logiciel.
Le module de comptabilité intégrée est
facultatif mais peut
s’ajouter au module
des clients pour offrir
un outil de gestion
parfaitement intégré.
4•1
4.1
Le bouton Employés
de la fenêtre principale vous donne
accès à la fenêtre
de gestion de vos
employés.
Gestion des employés
Pour ajouter un employé, sélectionnez le bouton Ajouter et
complétez les informations demandées.
Ces initiales pourront
s’imprimer sur la
facture transmise au
client.
Code de l’employé
Ce code est obligatoirement constitué de deux caractères,
habituellement les initiales de l’employé.
Il est important de compléter correctement toutes les informations concernant un employé. Ces données seront par la
suite disponibles pour générer toute sorte de documents à
l’aide de l’interface traitement de texte du logiciel.
Code d’employé de la secrétaire d’un associé
Lorsqu’il s’agit de la fiche employé d’une ressource professionnelle, cette référence à sa secrétaire pourra être utilisée lors de la génération de documents. Par exemple, une
page couverture pour la transmission d’un document par
télécopieur pourrait mentionner automatiquement :
Expéditeur : Associé
En cas de problèmes de transmission, communiquez avec
Coordonnées de la secrétaire.
4•2
uris concept
4.1.1
Employé versus Associé
Aux fins du logiciel, un associé se défini comme une ressource professionnelle ayant la responsabilité d’un dossier
ou d’un projet. Cette identification s’effectue à l’ouverture
d’un dossier ou d’un projet simplement en référant au code
de l’employé. Par la suite, chaque associé aura accès à une
multitude de rapports ne contenant que les dossiers ou projets relevant de sa responsabilité.
Chaque employé doit donc être enregistré sans égard à
cette distinction.
4.1.2
Employés et tarification
Il est recommandé d’enregistrer tous les employés de votre
bureau dans la base de données pour les motifs suivants :
4.1.3
•
Le programme exerce un suivi complet du temps enregistré par les employés, qu’il s’agisse de temps facturable ou non. Vous pourrez plus tard utiliser vos données
autant pour des fins de facturation ou d’évaluation de
rendement que pour gérer les absences de ceux-ci ;
•
Chaque employé a la possibilité de définir certaines préférences influençant le comportement du logiciel ;
•
La mise en opération du contrôle des accès aux diverses
fonctions du logiciel exige qu’un mot de passe unique
soit attribué à chaque employé.
Tarifs de l’employé
Lors de la création de la
fiche de l’employé, nous
vous
recommandons
d’inscrire également tous
les tarifs susceptibles
d’être utilisés par ce dernier. Pour ajouter un tarif,
il suffit d’accéder à la fiche
de l’employé et de cliquer
dans la rubrique Code.
Code de tarification
Le code de tarification est obligatoirement constitué du code
de l’employé ( ex. : PL ) suivi d’un numéro séquentiel pouvant
varier de 1 à 99. Indiquez le tarif horaire associé au code
de tarification et appuyez sur la touche Tab pour ajouter un
autre code, si requis.
4•3
Module des clients
Chapitre 4
4.1.4
Modifier le tarif général utilisé dans les dossiers d’un employé
Cette fonction permet de remplacer un tarif général prévu
dans les dossiers par un autre
tarif.
Par exemple, il serait possible de remplacer le tarif généralement utilisé par Paul Latourelle PL1 : 100,00 $/h par le tarif
PL2 : 125,00 $/h dans tous les dossiers ou il est impliqué, à
titre d’associé. Le programme remplacera alors le tarif PL1
par PL2 dans tous les dossiers actifs ( non-fermés ).
Il est important de constater que cette procédure n’a aucun
impact sur les travaux en cours déjà inscrits. Le seul changement concerne le tarif par défaut qui sera proposé à la
saisie des prochaines interventions.
4.1.5
Préférences de l’employé
Le programme prévoit déjà plusieurs préférences générales, lesquelles s’appliquent automatiquement à tous les
employés du bureau.
Il est possible d’outrepasser certaines d’entre elles afin de
mieux répondre aux besoins spécifiques d’un employé. Ces
préférences ne s’appliqueront cependant que si le contrôle
des accès a été mis en opération. L’attribution d’un mot de
passe unique permettra alors au programme d’identifier
l’usager et ainsi, de tenir compte de ses préférences.
Affichage des rappels au démarrage
Par défaut, le programme affiche au démarrage, les rappels
de tous les employés. En sélectionnant cette option pour un
employé, la liste initiale ne contiendra que les rappels inscrits
4•4
uris concept
au nom de celui-ci. Le logiciel permet aussi de sélectionner,
en plus des rappels de l’employé, l’affichage des rappels
d’un autre employé.
Choix de la feuille de temps
S’il s’agit d’un employé effectuant la saisie de son temps luimême, nous recommandons la feuille de temps permettant
la saisie journalière des interventions.
Si au contraire, l’employé effectue la saisie du temps de plusieurs personnes, la feuille de temps permettant la saisie en
lot est recommandée.
Transfert des données vers Outlook
Le programme vous offre la possibilité de transférer les informations des contacts de l’employé vers un répertoire indépendant Juris Concept, ou directement dans le répertoire
principal de Outlook.
Voir le chapitre 9 : Utilitaires.
4.1.6
Traitement de texte
Par défaut, le programme d’interface avec votre traitement
de texte utilise le chemin d’accès standard prévu à l’option
Logiciel de traitement de texte du menu Juris Concept.
Lorsque le logiciel d’un employé est différent de celui utilisé
par le bureau ou lorsque les paramètres d’installation diffèrent, cette option permet de générer les documents en fonction de l’installation particulière de l’employé.
4•5
Module des clients
Chapitre 4
Comme dans les cas précédents, cette fonction n’est opérationnelle que si le contrôle des accès est mis en opération.
Recommandation : maintenir une installation standard de
votre logiciel de traitement de texte sur tous les postes
de travail du bureau. Cette méthode favorise la mobilité
des employés qui pourraient avoir à travailler sur plusieurs
postes de travail.
4.2
La fenêtre de gestion
de vos clients est
accessible en sélectionnant le bouton
Clients de la fenêtre
principale.
Gestion des clients
Aucun temps ou déboursé ne peut être inscrit dans la base
de données avant d’avoir créé la fiche du client et d’avoir
procédé à l’ouverture d’un premier dossier.
Les informations relatives à un client sont uniques et demeureront disponibles pour tous les dossiers de ce client.
4•6
uris concept
4.2.1
Le numéro s’incrémente automatiquement de 1 à l’ajout
d’un client. Il peut
également être modifié au besoin.
Identification du client
Obtenir la liste des
clients.
Ajouter un rappel au
client
Accéder à la gestion
documentaire.
Vérifier l’adressage
ou imprimer une
enveloppe #10.
Le numéro de client
Le programme utilise un système de numérotation des clients
très strict. Il est nécessaire de décider dès le démarrage du
nombre de caractères de vos numéros et vous n’aurez plus
la possibilité de modifier votre choix après la saisie de vos
premiers clients. Le programme peut gérer une numérotation
à 4, 5 ou 6 caractères alphanumériques.
Le programme initial prévoit une gestion à 4 chiffres mais
l’onglet Général de l’option Préférences du menu Juris
Concept vous permet de modifier ce choix.
Recommandation : il y a très peu d’avantages à retenir une
numérotation à 5 ou 6 chiffres si ce n’est que de conserver
une numérotation avec laquelle vous êtes déjà familier. Nous
recommandons une gestion à 4 chiffres pour faciliter la saisie
ultérieure de vos données.
Règles d’adressage
Le nom et l’adresse de vos clients seront plus tard utilisés
par différentes fonctions du logiciel ( facturation, état de
compte, fusion de documents…). Il est donc important de
respecter les règles suivantes :
4•7
Module des clients
Chapitre 4
•
La rubrique Nom est utilisée pour inscrire le nom d’une
compagnie ou le nom de famille du client lorsqu’il s’agit
d’une personne physique. Si votre client concerne plusieurs noms, par exemple M Jean Laroche et Mme
Sylvie Fradette, vous pouvez dans ces cas, utiliser deux
lignes.
•
La rubrique Prénom est utilisée uniquement si le client
est une personne physique.
•
La rubrique Att. de est utilisée uniquement si le client est
une personne morale, auquel cas cette rubrique contient
le nom du représentant avec qui vous communiquez
habituellement.
•
Le titre ( M, Mme…) s’applique selon le cas à une personne physique ou au représentant dans le cas d’une
personne morale.
•
L’utilisation d’un « * » dans le nom d’une personne
morale permet de modifier le tri des listes sans changer le nom à l’adressage. Par exemple, Aménagement
Concept inc. *Les s’affichera dans les listes sous la
lettre « A » mais s’imprimera dans la forme souhaitée Les
Aménagements Concept inc.
•
L’adressage tiendra compte de la langue de travail du
client.
Codification des clients
Le programme vous offre la possibilité de créer vos propres
codes pour distinguer ou classifier chacun de vos clients. Ce
code sera plus tard utilisé pour la
production de certains rapports de
gestion.
Pour ajouter un Code client,
sélectionnez la ligne de la liste
Éditer et vous accéderez à la
fenêtre suivante :
Développez votre codification à l’aide des boutons Ajouter
ou Détruire.
4•8
uris concept
4.2.2
Identification
Client maître
Le code du client maître réfère au code de la maison mère.
Dans cet exemple, le client 1258 – Les chocolats Suisse
Ltée est une filiale du client 1000. L’utilisation d’un code
client maître permet d’effectuer certains regroupements. Le
rapport RC11, par exemple, permet de visualiser le chiffre
d’affaires attribuable au client maître.
N° de fournisseur
Le N° de fournisseur est le numéro que vous a octroyé votre
client à titre de fournisseur. Ce numéro est indiqué dans l’objet de la facture lors de la facturation.
4.2.3
Corporatif
Cet onglet permet de
gérer certaines informations relatives à la
société.
Lorsque le client est une corporation, l’onglet Corporatif
permet d’inscrire des informations sur la société dont les
numéros d’enregistrement gouvernementaux et des informations relatives aux actionnaires et aux administrateurs de
la corporation.
4•9
Module des clients
Chapitre 4
Information sur la société
Permet de gérer les numéros d’enregistrement gouvernementaux, l’année civile et la personne physique autorisée à
signer les documents de la société.
Actionnariat et administrateurs
Le programme vous offre la possibilité d’indiquer les coordonnées et les titres des administrateurs, ainsi que ceux des
actionnaires de la société.
4•10
uris concept
4.2.4
Préférences du client
Il s’agit ici de préciser certaines options applicables à un
client en particulier.
Envoi de souhaits
Cette option permet de préciser le nom des employés qui
seront invités à signer la carte de souhaits transmise au
client. Le rapport RE20 présente ce résultat par associé
Envoi d’information
Le programme vous permet d’effectuer un envoi électronique à tous les clients dont l’option est sélectionnée.
Voir 9.1 : Envoi de courriels
Facturation
La Gendarmerie Royale du Canada nécessite une facturation
particulière. En sélectionnant l’option Facturation spéciale
pour la Gendarmerie Royale du Canada le programme
produira un document spécifique pour la facturation à la
GRC.
Par défaut, le programme considère nécessaire de transmettre un avis de retard ou un état de compte à tous les clients.
Si vous souhaitez exclure un client du processus d’émission
des avis, il suffit de désélectionner l’option Avis de retard
indiqué au tableau précédent.
L’option Mentionner les intérêts permettra de mentionner
sur les avis le montant des intérêts dus, sans toutefois les
facturer et les porter aux comptes recevables du client. La
4•11
Module des clients
Chapitre 4
possibilité de facturer les intérêts mentionnés existe toutefois et sera traitée dans la section Avis de retard.
Recommandation : sélectionner les options Avis de retard
et Mentionner des intérêts, sauf exception.
La date indiquée dans le champ Dernier avis, est la date de
transmission du dernier état de compte. Le programme utilise cette information pour éviter qu’un client ne reçoive son
prochain état de compte avant une période déterminée, par
exemple avant les 30 prochains jours.
4.3
Gestion des dossiers
4.3.1
Généralité
La fenêtre de gestion
des dossiers donne
accès à l’ensemble
des informations et
des fonctions propres
à la gestion de vos
dossiers.
Liste des choses à
faire dans ce dossier
Gestion documentaire
Le dossier constitue la référence de base à toutes transactions liées à la gestion du temps, de la facturation, de vos
comptes à recevoir et de vos avoirs en fidéicommis. Il est
donc essentiel de procéder à l’ouverture de vos dossiers
avant toute autre chose.
4•12
uris concept
Sept onglets vous permettent d’accéder rapidement à toutes
les informations disponibles concernant le dossier apparaissant à l’écran. Plusieurs paramètres vous permettront de
préciser les particularités du dossier ( mode de facturation,
présentation de la facture, langue de travail, avis de retard,
intervenants au dossier, etc.)
4.3.2
Ouverture d’un dossier
Si la fiche de votre client a été préalablement inscrite, vous
pouvez maintenant procéder à l’ouverture de tous les dossiers de ce client, sans aucune restriction quant au nombre
de dossiers.
Les instructions suivantes commentent chacune des rubriques de saisie de la fiche d’un dossier.
Le numéro de dossier
Un numéro de dossier est obligatoirement constitué du
numéro de client suivi d’un suffixe pouvant accepter 14 positions alphanumériques. Par exemple, les dossiers du client
5487 peuvent prendre la forme de 5487-3 ou 5487-ABC500.
Nous vous recommandons d’utiliser un suffixe numérique.
Le programme proposera alors le numéro suivant de ce
client 5487-4 lors de l’ouverture de son prochain dossier.
Le numéro de dossier est généré automatiquement par le
regroupement du numéro de client et du suffixe.
Cliquez sur le bouton
Ajouter pour saisir les
informations.
Inscrivez le numéro
du client ou appuyez
sur la touche Tab
pour obtenir la liste
des clients enregistrés.
Sélectionnez le code de dossier approprié
Le programme original propose une codification correspondant aux principaux
champs d’activités juridiques. Ces codes peuvent
être adaptés en fonction
des préférences du bureau.
Voir 4.3.6 : Options de la
fenêtre de gestion des dossiers – Gestion de la codification des dossiers.
4•13
Module des clients
Chapitre 4
Attention de et numéro de référence
Si votre interlocuteur est
différent du client ( le conseiller légal d’un client,
par exemple ), indiquez
son nom et son numéro
de dossier. La correspondance générée par le programme lui sera adressée.
Objet du dossier ou partie adverse
Inscrivez l’objet du dossier ou le nom de la partie adverse.
Ce texte se répétera dans l’objet de tous les documents
générés par le programme.
Sélectionnez l’étude
légale du procureur
de la partie adverse.
Si pertinent, sélectionnez l’étude légale du procureur au dossier. Si l’étude n’existe pas, vous pouvez l’ajouter immédiatement en sélectionnant la ligne Nouvelle société.
Voir la section 4.3.8 : Options disponibles à partir de la barre
d’outil – Gestion des sociétés.
Inscrivez le nom du procureur de la partie adverse ou du
représentant de l’étude légale. Le numéro de dossier du
représentant de la partie adverse pourra s’imprimer sur tous
les documents qui lui seront adressés.
Vous pouvez également inscrire plusieurs parties adverses
ou intervenants au dossier. Cette fonction est expliquée plus
loin dans ce chapitre.
Si votre dossier est inscrit à la cour, indiquez le numéro du
dossier de la cour. Ce numéro sera plus tard utilisé pour
générer vos procédures.
Langue de travail
Sélectionnez la langue de travail du
représentant du client. Par défaut, le
programme affiche la langue de travail
inscrite lors de la création de la fiche du
client. Le programme imprimera la facture, la lettre de transmission de la facture et l’état de compte en tenant compte
du choix de la langue prévu au dossier.
4•14
uris concept
Statut du dossier
Sélectionnez le statut approprié de
votre client dans ce dossier. Les procédures seront générées en utilisant
cette information.
Le statut de Dossier général est particulier et offrira la possibilité de facturer
tous les travaux en cours des dossiers
d’un client en une seule facture.
Voir 4.6.7 : Facturation d’un dossier
général.
Code dossier
La fenêtre dossier vous offre également une possibilité de développer
une deuxième codification adaptée à
votre pratique. Sélectionnez la ligne
Éditer pour ajouter ou modifier un
code existant.
Code de tarif
Ce code permet d’identifier l’associé responsable du dossier et le tarif convenu
avec le client. Appuyez sur la touche Tab
pour obtenir la liste des tarifs inscrits au
système. Le code de tarification est obligatoire.
Mode de facturation
Sélectionnez le mode de facturation convenu avec le client. Le programme propose trois modes de facturation : À taux
horaire, à forfait ou Aide juridique.
Taux horaire
En sélectionnant Taux horaire, le programme comptabilisera
le temps et les honoraires d’un dossier selon le tarif spécifié
à la saisie des interventions. Des ajustements, à la hausse ou
à la baisse, seront possibles au moment de la facturation.
À forfait
En choisissant À forfait, le programme comptabilisera le
temps mais ne retiendra aucun montant d’honoraires facturables lors de la saisie des interventions puisque, dans
ces cas, le montant à facturer ne sera établi ou connu qu’au
moment de la facturation. Le programme conservera tout
de même une information sur les honoraires qui auraient
été générés si ce dossier était facturé au taux horaire, de
4•15
Module des clients
Chapitre 4
manière à vous permettre plus tard d’analyser la rentabilité
de ce dossier. La valeur des travaux en cours sera comptabilisée toutefois comme s’il s’agissait d’un dossier à taux
horaire.
Un dossier à pourcentage est également considéré À forfait.
Vous pouvez inscrire les conditions particulières convenues
via l’onglet Options de la facture.
Aide juridique
En sélectionnant Aide juridique, le programme comptabilisera le temps mais ne calculera aucun montant d’honoraires.
Vous pourriez ici confirmer l’enregistrement de ce dossier
en sélectionnant le bouton OK, ou compléter certains paramètres de facturation ou de l’entente convenue avec votre
client. À cet effet, sélectionnez l’onglet Options de la facture de la fenêtre pour accéder aux options de facturation
d’un dossier.
Notez qu’il est toujours possible de modifier plus tard les
données d’un dossier.
Impression de rapports
Sélectionnez l’une des imprimantes
selon votre besoin.
Impression de l’état de compte du dossier.
Impression du détail des transactions financières du dossier.
Impression du projet de facture du dossier.
4.3.3
Options de facturation d’un dossier
Possibilité
d’un
deuxième associé au
dossier.
Montant
convenu
client.
forfaitaire
avec le
4•16
Paramètres d’impression de la facture.
uris concept
Sélection pour calculer des taxes.
Associé 2
La fenêtre Option de la facture vous offre la possibilité
d’identifier un deuxième associé au dossier. Cette information n’est pas requise pour les rapports du logiciel.
Montant forfaitaire
Indiquez le montant convenu, si connu, ou décrivez l’entente
avec votre client. Cette information sera prise en compte, à
titre de rappel, au moment de la facturation.
Calcul des taxes
Par défaut, le programme considère que vous facturerez
les taxes sur les services rendus dans ce dossier. Il se peut
cependant, dans le cas d’un client autochtone notamment,
que votre client n’ait pas à assumer ces taxes.
En annulant la sélection des taxes, le programme considérera toutes les interventions inscrites dans ce dossier comme
non admissibles au calcul des taxes.
Pour annuler la sélection automatique des taxes, il suffit
d’effacer les taux apparaissant à la fenêtre de l’onglet Taxes,
du sous-menu Info Bureau du menu Juris Concept.
Voir le chapitre 3 : Implantation du logiciel
Paramètres d’impression de la facture du client
Vous pouvez personnaliser la présentation de la facture d’un
client en fonction de ses exigences particulières.
Par défaut, la facture présente le solde précédent et le
nouveau montant à payer. Si vous préférez ne pas rappeler
continuellement à vos clients le montant qui vous est dû,
vous devez sélectionner l’option Ne pas imprimer le solde
précédent.
Options d’impression pries en compte par défaut
À l’ouverture d’un dossier, le programme applique les préférences générales du bureau.
Vous avez maintenant complété l’inscription de ce dossier.
Sélectionnez la touche Retour ou le bouton OK pour sauvegarder cet enregistrement.
4•17
Module des clients
Chapitre 4
4.3.4
Informations disponibles sur un dossier
Le programme exerce un suivi constant des transactions
encourues dans un dossier et met à jour ou cumule diverses
informations de manière à faciliter l’accès à ces données lors
de la consultation d’un dossier. Il suffit de sélectionner l’onglet approprié.
Client
Donne accès aux informations disponibles sur le client. Vous
pouvez mettre ces données à jour à partir de cette fenêtre.
Compte client
Vérification et mise à
jour des informations
cumulées au dossier
Cet onglet présente un sommaire des informations composant le compte à recevoir de ce dossier.
Par défaut, le programme réfère aux informations de la fiche
client. Notez que le fait de calculer et mentionner les intérêts
sur les avis de retard n’entraîne pas automatiquement une
facturation des intérêts.
La date du dernier avis est mise à jour automatiquement lors
de l’envoi des états de compte.
Cliquez ici pour modifier le tarif horaire des
interventions non facturées du dossier.
4•18
uris concept
T.E.C. Avances ( Travaux en cours et Avances )
Indiquez le code de tarification à remplacer et le nouveau
code à appliquer. Le programme remplacera l’ancien code et
effectuera la mise à jour des interventions selon le nouveau
tarif.
Vous pouvez sélectionner tous les travaux en cours ou préciser une période.
Intervenants
Cet onglet présente l’information relative aux différents intervenants du dossier.
Le bouton Gestion
des
intervenants,
vous permet d’inscrire les coordonnées
de tous les intervenants au dossier.
Voir 4.3.5 : Gestion de plusieurs parties adverses.
4•19
Module des clients
Chapitre 4
Autres infos…
Cet onglet présente d’autres informations habituellement
utilisées par le service contentieux des compagnies d’assurances ou des villes.
4.3.5
Gestion de plusieurs parties adverses
Le programme vous permet d’inscrire les coordonnées de
tous les intervenants au dossier en sélectionnant un des
deux boutons suivants :
Ce bouton accessible à partir de l’onglet
Dossier.
Ce bouton accessible à partir de
l’onglet Intervenants.
Par défaut, la fenêtre affiche la partie adverse au dossier afin
de vous permettre de compléter certaines informations manquantes lors de la création du dossier.
Cliquez sur le bouton
Ajouter pour inscrire
un nouvel intervenant.
4•20
uris concept
4.3.6
Options de la fenêtre de gestion des dossiers
Certaines fonctions sont disponibles à partir du
menu Options
de la fenêtre
principale.
Afficher les dossiers actifs seulement
Cette option permet de ne pas afficher les dossiers fermés
lorsque vous consultez les données de vos dossiers.
Gestion de la codification des dossiers
Le programme vous permet de créer deux systèmes de
codification de vos dossiers.
Cette option vous permet de développer votre propre codification de dossiers. Cette codification sera plus tard utilisée
pour présenter certaines informations par code de dossier
( chiffres d’affaires, travaux en cours…).
Par défaut le programme propose une codification couvrant
les principaux champs d’activités juridiques. L’effet + ou est utilisé dans le cadre du rapport d’analyse des dossiers
fermés au cours d’une période RE24, pour les contentieux
de compagnie d’assurances.
Tel que mentionné précédemment, la
fenêtre dossier vous propose également la possibilité de développer une
deuxième codification adaptée à votre
pratique.
4•21
Module des clients
Chapitre 4
Épurer les données d’un dossier
Cette opération permet de détruire toutes les transactions
relatives à un dossier fermé.
Le programme conserve obligatoirement les données de
l’année en cours et de l’année antérieure aux fins de production de différents rapports. Pour être admissible à l’épuration
des données, la date de fermeture du dossier doit être antérieure à l’année antérieure.
Indique le nombre
de transactions qui
feront l’objet de l’épuration.
Cliquez sur ce bouton
pour lancer l’épuration des données.
Sélectionnez le bouton Épurer le( s ) dossier( s )
sélectionné( s ) pour lancer le processus d’épuration. Le programme détruira également le dossier.
Transfert des travaux en cours d’un dossier vers un autre
Cette fonction permet de transférer une ou plusieurs interventions non facturées appartenant à un dossier vers un
autre dossier.
Identifiez le dossier vers lequel vous souhaitez transférer vos
interventions. Le programme modifiera le numéro de dossier
et effectuera la mise à jour des informations cumulées à
chacun des dossiers.
4•22
uris concept
Vous pouvez transférer les travaux en
cours dans une autre
base de données.
Utilitaire de calcul des taxes
Cet utilitaire calcule rapidement la TPS
et la TVQ sur un montant.
Il permet aussi d’effectuer le calcul
des taxes sur un montant dont les
taxes sont incluses.
4.3.7
Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des dossiers
Certaines fonctions sont disponibles à partir du menu
Fonctions juridiques de la fenêtre principale.
Calcul de l’indemnité additionnelle
Cette fonction permet de calculer un montant d’intérêts basé
sur les taux d’intérêts légaux applicables aux fins de calcul
de l’indemnité additionnelle ( Loi sur le ministère du Revenu
[ L.R.Q., c. M-31 ], article 28 ).
4•23
Module des clients
Chapitre 4
Inscrivez le montant, la période admissible au calcul et
cliquez sur le bouton Calculer. Les taux sont publiés trimestriellement et les mises à jour du logiciel incluent ces
modifications.
Requête introductive d’instance – Calcul des délais
Cette fonction permet de calculer les différents délais d’une
requête introductive d’instance selon la date de signification,
et d’inscrire les rappels au dossier.
Voir 4.5.5. : Calcul des délais
Requête introductive d’instance – Calcul des délais en matière
familiale
Tout comme la fonction précédente, celle-ci permet de calculer les différents délais en matière familiale, et d’inscrire les
rappels au dossier.
Voir 4.5.5 : Calcul des délais.
Loi des cités et des villes – Calcul des délais en matière de
réclamation
Cette fonction est utilisée par les contentieux des villes pour
calculer les différents délais en matière de réclamation, au
niveau des dates de recours et de prescription, et d’inscrire
les rappels au dossier.
Voir 4.5.5 : Calcul des délais.
4•24
uris concept
4.3.8
Options disponibles à partir de la barre d’outil
Fermeture des dossiers
La fermeture d’un dossier consiste simplement à inscrire une
date de fermeture dans la fiche du dossier. Toutefois, le programme refusera de fermer un dossier si celui-ci indique :
•
un solde à recevoir ;
•
un solde d’avance ;
•
ou encore, si l’usager n’est pas autorisé à utiliser cette
fonction.
Par contre, lorsque le dossier indique un solde de travaux en
cours, le programme vous propose d’annuler les travaux en
cours. À défaut d’accepter cette annulation ( par l’inscription
d’interventions négatives et non en détruisant les interventions non facturées ), la fermeture du dossier sera également
refusée.
La fermeture d’un dossier n’entraîne aucune perte d’information. Vous pourrez tout de même consulter les transactions
sans restriction mais toute nouvelle action sera dorénavant
interdite, à moins que vous ne décidiez d’activer à nouveau
le dossier en éliminant la date de fermeture apparaissant à
l’écran pour ce dossier, ou en cliquant de nouveau sur le
bouton Fermer.
Plus tard, vous pourrez éliminer les dossiers fermés de votre
base de données en procédant à une épuration des transactions.
Voir 9.2 : Épuration des données du module clients et 3.3.2 :
Mise à jour des préférences générales du bureau – Fermeture des dossiers.
Impression de la fiche du dossier
Cette option permet d’imprimer un résumé des données
relatives au client et à son dossier. Ce rapport est habituellement conservé au dossier physique pour consultation ultérieure. Notez que vous pouvez également générer la fiche
du dossier à l’aide de l’interface traitement de texte et, ce
faisant, l’adapter à vos besoins.
4•25
Module des clients
Chapitre 4
Interventions et rapport sur les interventions enregistrées au
dossier
L’option d’interventions permet d’inscrire une nouvelle
intervention sans quitter la fenêtre dossier ou d’imprimer
l’ensemble des interventions inscrites depuis l’ouverture du
dossier ( facturées ou non facturées ).
Puisqu’une note peut être associée à une intervention, le
programme imprimera également les notes de manière à
présenter un historique complet de votre dossier.
Historique financier d’un dossier
Pour imprimer le détails des transactions financières enregistrées dans ce dossier. Ce rapport présente le détail des
transactions financières à l’origine du compte à recevoir, de
la provision pour mauvaises créances et des montants détenus à titre d’avances inscrits au dossier.
Gestion des sociétés
Vous pouvez associer à chaque intervenant au dossier, le
nom de l’étude légale et les coordonnées du procureur le
représentant. Ces études légales doivent être inscrites pour
devenir disponibles lors de la saisie des informations relatives à une partie adverse.
Cliquez
ici
pour
obtenir la liste des
sociétés.
4•26
uris concept
Calcul de l’indemnité additionnelle
Cette fonction permet de calculer un montant d’intérêts basé
sur les taux d’intérêts légaux applicables aux fins de calcul
de l’indemnité additionnelle ( Loi sur le ministère du Revenu
[ L.R.Q., c. M-31 ], article 28 ).
Voir 4.3.7 : Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des
dossiers.
Générer un document et gestion documentaire
L’information relative au dossier d’un client peut être utilisée
par le logiciel pour générer, à l’aide de votre traitement de
texte, toute sorte de documents, sans restriction quant à la
forme ou la présentation.
Le programme utilise les modèles développés à l’aide de
votre traitement de texte et les fonctions de fusion pour
transmettre l’information provenant de la base de données.
Cette option présente une liste de tous les documents que
vous avez développés à l’aide de l’interface traitement de
texte du logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le document
désiré pour démarrer le processus.
Si vous sauvegardez vos documents dans les répertoires
créés automatiquement par le programme, ces derniers sont
listés dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. Il suffit de
double-cliquer sur le document pour le consulter.
Voir le chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement de texte.
4•27
Module des clients
Chapitre 4
Inscription d’une note générale au dossier
Il s’agit d’un utilitaire vous permettant de concilier
toute note générale au dossier. Ces notes peuvent
être imprimées au besoin.
4.3.9
Recherche des conflits d’intérêts et la liste des dossiers
Liste des dossiers
Il s’agit d’une fonction vous permettant d’obtenir
la liste de tous les dossiers.
Lorsqu’un client potentiel est également inscrit
comme partie adverse dans un dossier, il peut y avoir conflit
d’intérêts et vous devrez peut-être refuser ce client.
La fonction Recherche de la liste des dossiers permet
d’identifier tous les dossiers dans lesquels on retrouve l’expression recherchée, soit dans le nom du client, soit dans le
nom de la partie adverse au dossier.
Dans le but de réduire les possibilités d’erreur de recherche, le programme élimine les accents et converti les lettres
minuscules en lettres majuscules.
Par exemple, si l’expression recherchée était « trem », le programme afficherait la liste suivante.
Option de recherche :
inscrivez
l’expression recherchée et
appuyez sur la touche
Tab.
4•28
uris concept
4.4
Gestion des interventions
On entend par intervention, toute action posée dans un dossier ou tout déboursé. En règle générale, ces interventions
feront plus tard l’objet d’une facture. Il est toutefois possible
d’inscrire une intervention non facturable dans un dossier.
Évidemment, puisqu’une intervention concerne toujours un
dossier, vous devrez d’abord procéder à l’ouverture de votre
dossier.
Une intervention appartient obligatoirement à l’une des catégories suivantes:
4.4.1
Déboursés
Honoraires
Frais Judiciaires
FJ
FJ
Frais extrajudiciaires
FX
FX
•
Une intervention concerne toujours un déboursé ou des
honoraires, jamais les deux.
•
Chaque intervention peut être admissible ou non à la
taxe sur les produits et services ou à la taxe de vente du
Québec.
•
Une intervention peut-être facturable ou non facturable.
•
Il est impossible de facturer une même intervention plus
d’une fois, de détruire ou de modifier une intervention
facturée.
Saisie des interventions
Le programme offre trois options pour effectuer la saisie de
vos interventions :
• la saisie directe d’une intervention
• la saisie en lot
• la saisie journalière dans une feuille de temps
La saisie directe d’une intervention
Le bouton Interventions de la fenêtre principale vous donne accès à la fenêtre de gestion
des interventions. Cette option est recommandée pour apporter des modifications à une intervention existante.
4•29
Module des clients
Chapitre 4
Numéro de l’intervention.
Cette option permet
d’inscrire une note
additionnelle ayant
trait à cette intervention.
Cette fenêtre de saisie sera particulièrement utile pour
consulter ou corriger une inscription erronée. Vous pourrez
accéder directement à la transaction recherchée en effectuant une recherche sur le numéro, la date ou le numéro de
dossier.
Note : À l’ouverture de la fenêtre,
le programme installe dans le coin
supérieur gauche un tableau utilitaire
vous facilitant le calcul des taxes.
Inscrivez un montant avant ou après
taxes et appuyez sur la touche Tab
pour effectuer le calcul.
Rubriques où le montant peut être inscrit
soit avant ou après
les taxes
En général, il est plus rapide et plus fonctionnel d’effectuer
la saisie de votre temps et de vos déboursés en utilisant
la fenêtre de saisie des interventions en lot ou la feuille de
temps journalière, identifié Feuille de temps sur votre fenêtre principale.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer
l’ajout d’une intervention. Le curseur se positionnera sur le numéro de dossier.
Le numéro de l’intervention
Ce numéro est géré par le programme et apparaîtra sur différents rapports dans le but de faciliter la recherche d’une
intervention, pour consultation ou pour correction.
Le numéro de dossier
Celui-ci est obligatoire. Pour accéder à la liste des dossiers,
inscrivez une expression et / ou appuyez sur la touche Tab et
4•30
uris concept
double-cliquez sur la ligne appropriée. Après cette sélection,
le programme affiche le nom du client, l’objet du dossier, le
mode de facturation prévu au dossier, le nom de l’associé
responsable du dossier, le tarif prévu et il effectue la sélection des taxes en fonction des spécifications au dossier.
Date
Il est obligatoire d’inscrire une date. Un message vous préviendra et vous demandera de confirmer votre accord si la
date est antérieure à l’année en cours ou postérieure à la
date du jour. Il est cependant possible d’interdire toute nouvelle inscription avant une date déterminée par le responsable de la comptabilité ( gestionnaire du système ).
Voir 4.4.6 : Interdire la modification des travaux en cours.
Code d’intervention
Le code d’intervention est obligatoire. Il permet, dans un
premier temps, de simplifier le travail de saisie en affichant
le texte qui lui est associé dans la rubrique Description, et
dans la langue de travail de votre client, tel qu’indiquée à son
dossier.
Dans un second temps, le programme applique automatiquement les paramètres associés au code d’intervention, à
savoir :
•
•
•
•
Taxable ou non taxable
Déboursé ou honoraires
Judiciaires ou extrajudiciaires
Facturable ou non facturable
Si vous ne connaissez pas le code à inscrire, appuyez sur la
touche Tab pour obtenir la liste complète ou inscrivez une
expression et appuyez sur la touche Tab. Par exemple, la
mention de l’expression Frais restreindrait le contenu de la
liste aux codes ou descriptions contenant le mot Frais.
Voir 4.4.7 : Codes d’interventions.
Description
Le texte prévu au code d’intervention est proposé par défaut
en français ou en anglais selon le cas. Vous disposez de 600
caractères pour décrire le service rendu.
Taxes
Dans un premier temps, la sélection correspond à celle de
la fiche du dossier. En second lieu, suite à la saisie de votre
code d’intervention, la sélection sera ajustée en fonction des
paramètres définis pour le code utilisé. Vous pouvez modifier
cette sélection au besoin.
4•31
Module des clients
Chapitre 4
Catégorie
Correspond à Frais judiciaires ou Frais extrajudiciaires, tel
que défini par le code d’intervention.
Déboursés
Si le code d’intervention utilisé concerne un déboursé, le
programme désactive les rubriques de temps et d’honoraires
et vous permet d’inscrire le montant du déboursé. N’oubliez
pas l’utilitaire de calcul des taxes pour connaître un montant
à inscrire avant les taxes.
Temps
Inscrivez le temps, en minutes ou en dixième d’heure, selon
la préférence spécifiée à l’option Préférences du menu
Juris Concept, onglet Travaux en cours.
Code de tarification
Par défaut, le programme propose le tarif de l’associé prévu
à l’ouverture du dossier du client. Vous pouvez modifier
le tarif proposé ou accéder à la liste des tarifs inscrits en
appuyant sur la touche Tab lorsque la rubrique est vide.
4•32
uris concept
Honoraires
Le montant des honoraires retenus correspond au résultat
du temps multiplié par le tarif, s’il s’agit d’un dossier facturé
au taux horaire.
Dans le cas d’un dossier à forfait, le montant doit être nul
puisqu’il sera établi plus tard, au moment de la facturation.
Notez cependant que le programme majorera vos travaux en
cours comme s’il s’agissait d’un dossier à tarif horaire.
S’il s’agit d’un dossier d’aide juridique, le montant des honoraires correspond au montant associé au code d’intervention, sans égard au temps et au tarif inscrit.
Voir 4.4.7 : Codes d’interventions.
Cliquez sur le bouton OK pour confirmer l’ajout de l’intervention. Celle-ci peut maintenant être modifiée au besoin ou
détruite tant et aussi longtemps qu’elle n’aura pas été facturée. Le programme interdit en effet toute modification à une
intervention facturée.
4.4.2
Note associée à une intervention
Cette option permet d’inscrire une
note associée à une intervention.
Si le contenu d’une intervention est imprimé sur la facture
du client, le contenu de la note est totalement exclu du processus de facturation mais demeure inscrit au dossier pour
favoriser votre suivi ou conserver un historique détaillé des
gestes ou décisions intervenus depuis l’ouverture du dossier.
4•33
Module des clients
Chapitre 4
Texte de la facture
Texte de la note
Lorsque vous consulterez les données de votre dossier, à
partir de la fenêtre de gestion des dossiers, le rapport des
interventions présentera l’information de la manière suivante :
4.4.3
Feuilles de temps
Deux modèles de feuille de temps sont proposés pour effectuer la saisie régulière de vos
interventions.
Lorsque le contrôle d’accès est activé
L’utilisation d’un mot de passe unique pour chaque employé
permet au programme d’identifier l’utilisateur en cours. Le
programme affiche alors la feuille de temps sélectionnée
dans la fiche de l’employé.
Voir 4.1.5 : Préférences de l’employé
Lorsque le contrôle d’accès n’est pas activé
Dans ce cas, la sélection découle de celle prévue dans les
préférences générales du bureau, accessibles à partir du
menu Juris Concept, option Préférences, onglet Travaux
en cours.
Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.
4•34
uris concept
4.4.4
Saisie des interventions en lot
Cette fonction vous permet de saisir plusieurs interventions
et d’en valider le contenu, avant d’effectuer le report dans
chacun des dossiers. Cette feuille de saisie est recommandée pour tous les employés effectuant la saisie du temps
pour d’autres employés.
Cette fenêtre comporte les mêmes rubriques de saisie expliquées auparavant. Utilisez la touche Tab pour vous déplacer
et une ligne s’ajoutera lorsque vous quitterez la rubrique
Déboursés ou la rubrique Honoraires.
Cette liste d’interventions sera conservée en mémoire jusqu’à ce que vous sélectionniez le bouton Reporter. Vous
pouvez quitter cette fenêtre pour effectuer d’autres tâches et
y revenir plus tard pour compléter votre feuille de temps.
Vous pouvez modifier le contenu d’une inscription en sélectionnant la ligne concernée. N’oubliez pas d’utiliser la touche
Tab pour confirmer le changement. Le bouton Détruire ne
détruira que les lignes sélectionnées.
Afin de prévenir la perte des informations, un message vous
préviendra si vous tentez de quitter le programme avant
d’avoir reporter vos inscriptions.
4.4.5
Feuille de temps journalière
Cette feuille de temps est recommandée pour tous les
utilisateurs effectuant eux-mêmes la saisie de leur temps.
Lorsque le contrôle d’accès est activé, l’employé accède à
sa journée en cours dès l’ouverture de la fenêtre.
4•35
Module des clients
Chapitre 4
Le calendrier permet de visualiser rapidement le temps enregistré par un employé par la simple sélection du jour désiré.
L’icône dossier
permet
d’inscrire
une note associée à
l’intervention.
Imprimer les interventions enregistrées au
cours d’une période
donnée.
Cette fenêtre comporte également les mêmes rubriques
de saisie expliquées auparavant. Pour ajouter une nouvelle
intervention, sélectionnez la rubrique N° Dossier de la dernière ligne et utilisez la touche Tab pour continuer la saisie
des informations jusqu’à ce qu’une nouvelle ligne vierge
s’ajoute.
Le bouton Ok permet de sauvegarder les modifications
apportées pour cette journée.
Aucune modification ou destruction n’est acceptée concernant une intervention effectuée dans un dossier fermé ou
lorsqu’elle a fait l’objet d’une facture.
4.4.6
Interdire la modification des travaux en cours
Lorsque vous avez complété les états financiers d’une
période ( semaine, mois ou année ) vous souhaiterez certainement qu’aucun employé ne modifie une fiche de temps déjà
inscrite et antérieure à la date de fin de votre période.
Vous pouvez interdire l’accès aux travaux en cours si vous
disposez vous-mêmes des droits reconnus au Gestionnaire
du système. Le programme considère en effet que tout
employé ayant accès aux Préférences générales du
bureau dispose d’un haut niveau d’autorisation et peut, de
ce fait, interdire la modification des travaux en cours avant
une date qu’il spécifie.
4•36
uris concept
Si donc vous avez accès à l’option Préférences du menu
Juris Concept, sélectionnez l’onglet Travaux en cours.
Sélectionnez l’option Interdire l’accès… pour activer ce
contrôle et inscrivez la date de fin de la dernière période
vérifiée.
Seuls les employés Gestionnaire du système pourront
dorénavant apporter des changements mais un message
d’avertissement sera généré à chaque tentative.
Voir chapitre 9.4 : Contrôle d’accès.
4.4.7
Codes d’interventions
Le code d’intervention est obligatoire lorsque vous effectuez
la saisie de vos interventions. Il vise à répondre aux besoins
suivants :
•
Permettre de simplifier votre travail de saisie en y associant une description plus exhaustive ;
•
Mettre à jour automatiquement certaines informations
propres au code que vous avez créé ( facturable ou non,
taxable ou non, déboursés ou honoraires, judiciaires ou
extrajudiciaires ) et de ce fait, minimiser les possibilités
d’erreurs à la saisie ;
•
Certains rapports vous fourniront par la suite une information statistique par code d’intervention ( type de
déboursés, type de services ).
Le menu Options et Rapports de la fenêtre Interventions
vous donne accès à la fenêtre de gestion de ces codes.
4•37
Module des clients
Chapitre 4
Code
Composé de 1 à 10 caractères alphanumériques.
Pour imprimer la liste
des codes inscrits au
fichier
L’utilisation de ces
expressions permettra de mettre à jour
automatiquement le
nom du client ou du
procureur
Description
Possibilité de 600 caractères. Si certains de vos clients
sont anglophones, inscrivez également une description
en anglais. Le programme sélectionnera le texte approprié
selon la langue spécifiée au dossier du client.
Le montant
Le programme proposera le montant associé au code seulement dans les deux éventualités suivantes :
•
S’il s’agit d’un déboursé, par exemple, Ouverture du
dossier, ou
•
S’il s’agit d’honoraires réalisés dans un dossier d’aide
juridique.
Code à blanc
Pour ceux qui préfèrent ne pas avoir à inscrire un code
à chaque intervention, nous vous suggérons simplement
d’inscrire un code vide et une description vide en spécifiant
les paramètres applicables dans ce cas ( disons, honoraires
facturables et taxables ). Le programme acceptera alors une
inscription sans code mais appliquera, par défaut, les paramètres programmés.
4•38
uris concept
Il est impossible de détruire un code d’intervention s’il a déjà
été utilisé. Vous pouvez cependant empêcher qu’il s’affiche
dans la liste des codes d’interventions disponibles lors de la
saisie en sélectionnant cette option.
Vous pouvez regrouper toutes les interventions saisies sous
un même code lors de la facturation, en sélectionnant cette
option.
Cette option est utilisée pour la saisie en lot des déboursés.
Voir 4.4.8 : Regroupement des déboursés.
Vous avez aussi la possibilité de majorer le montant des
déboursés lors de la facturation.
4.4.8
Regroupement des déboursés
Certains types de déboursés, tels les interurbains et les photocopies, peuvent générer une multitude de transactions que
vous ne souhaitez pas voir listées sur la facture que vous
transmettrez au client.
Pour regrouper ces transactions, vous devez en effectuer
la saisie à partir d’une fenêtre prévue à cette fin. Le menu
Édition et Rapports de la fenêtre Interventions vous donne
accès à cette fonction Regrouper des déboursés.
Les types de déboursés affichés dans la liste correspondent
aux codes d’interventions pour lesquels l’option Utiliser ce
Module des clients
4•39
Chapitre 4
code d’intervention pour regrouper des déboursés extrajudiciaires a été sélectionnée.
Toujours en utilisant la touche Tab, inscrivez les déboursés
à regrouper et cliquer sur le bouton Reporter pour enregistrer.
Le programme créera automatiquement une intervention
correspondant au code utilisé et regroupera le détail de vos
inscriptions jusqu’à que cette intervention soit facturée.
Vous pouvez obtenir le détail des déboursés regroupés dans
une intervention en cliquant sur le bouton Rapport ou en
consultant le numéro de l’intervention à partir de la fenêtre
Interventions.
Le bouton Épuration permet de retirer de la base de données les transactions détaillées lorsque celles-ci sont facturées.
En cliquant sur ce
bouton ou en sélectionnant Détail des
déboursés regroupés dans cette intervention dans le menu
Options et Rapports
de la fenêtre Gestion
des interventions,
vous aurez accès au
détail des déboursés
qui ont été regroupés
dans une intervention.
4•40
uris concept
4.4.9
Rapports des interventions enregistrées
Le menu Options et Rapports de la fenêtre Gestion des
Interventions vous donne accès au rapport périodique des
interventions enregistrées.
Vous pouvez imprimer
le rapport détaillé ou
sommaire des interventions
inscrites,
par jour, par code de
travail et par numéro
de mémo, pour une
période donnée ou
pour une suite numérique de transactions. Ce rapport est utile surtout pour vérifier
les données saisies.
4.5
Rappels, échéances, choses à faire
Cette fonction vous permet de :
•
•
•
•
4.5.1
Inscrire un rappel ou une chose à faire dans un dossier,
pour un employé ;
Gérer votre agenda de cour ;
Gérer les délais selon les exigences de la réforme du
Code de procédure civile, en vigueur depuis janvier
2003 ;
Gérer les prescriptions ;
Description générale
Le module de gestion des rappels permet de gérer Les
choses à faire dans un dossier et d’en distinguer facilement
l’importance ( délai de prescription ) ou la nature ( rappel courant, agenda de cour ), selon un code de couleur.
Ce module vous permettra notamment :
•
•
•
•
•
D’effectuer le calcul des délais exigés par la réforme
du 1er janvier 2003 en tenant compte des jours non
juridiques, et de créer automatiquement un rappel pour
chacun des délais calculés ;
De créer automatiquement, pour chacun des délais
calculés, un rappel Préalable pour que le dossier soit
analysé avant l’expiration du délai calculé ;
De gérer l’agenda de la cour ;
De gérer les délais de prescription ;
D’inscrire tout autre rappel.
Module des clients
4•41
Chapitre 4
4.5.2
Activer le module de gestion des rappels
Le module de gestion des rappels est activé lorsque le programme affiche la liste de vos rappels au démarrage du logiciel. Cet affichage est activé grâce au menu Juris Concept,
option Préférences, onglet Rappels.
Pour activer cette option, il vous suffit d’indiquer un nombre
de jours, supérieur à 0, à partir duquel vous souhaitez être
avisé à l’avance.
Cette liste apparaîtra dorénavant chaque fois que vous
démarrerez le logiciel. Les rappels inscrits en rouge concernent des délais de prescription, alors que les rappels inscrits
en bleu réfèrent à l’agenda de cour.
Au démarrage, par défaut, la liste affiche les rappels actifs de
tous les employés. Si vous souhaitez restreindre le contenu
de la liste aux rappels d’un ou deux employés, vous pouvez
indiquer cette préférence dans la fiche de l’employé concerné, à partir de la fenêtre Employé, onglet Préférences.
Veuillez noter que cette possibilité n’existe pas si le contrôle
des accès n’est pas activé.
4•42
uris concept
4.5.3
Gestion des rappels
Toutes les fonctions nécessaires à la gestion des rappels
sont accessibles à l’aide d’un menu contextuel obtenu en
cliquant dans la liste de démarrage avec le bouton droit de
la souris.
Désactiver un rappel
Le programme changera le statut de ce rappel pour Inactif.
Le rappel sera conservé dans la base de données, mais ne
sera plus affiché dans la liste. Celui-ci peut-être activé de
nouveau, en sélectionnant l’option Afficher tous les rappels, et en sélectionnant avec le bouton droit de la souris,
Activer ce rappel.
4•43
Module des clients
Chapitre 4
Détruire un rappel
Le programme retirera ce rappel de votre base de données.
Éditer un rappel
Sélectionnez un rappel de la liste. Cliquer sur le bouton droit
de la souris et choisissez Éditer… Cette fonction permet de
modifier les informations du rappel, à l’exception du numéro
de dossier. Vous pouvez reporter le rappel en sélectionnant
une date du calendrier ou simplement l’attribuer à un autre
employé.
Ajouter un rappel
Sélectionnez un rappel de la liste en utilisant le bouton droit
de la souris et choisissez Ajouter… Dans le cas d’un ajout,
vous devez inscrire le numéro de dossier selon la procédure
usuelle. Dans le présent exemple, le programme ajoutera un
rappel de prescription en rouge daté du 12-05-04 et il créera
automatiquement un autre rappel régulier en noir daté du
07-05-04 avec la description suivante : Rappel : Délai de
prescription le 12-05-04.
4•44
uris concept
Imprimer la liste des rappels
Imprimera tous les rappels en vigueur, quelque soit la catégorie, jusqu’à la date spécifiée par l’usager.
Imprimer la liste des prescriptions ou l’agenda de la cour
N’imprimera que les rappels concernés, à une date spécifiée
par l’usager.
Notez que le menu contextuel de gestion des rappels est
également disponible à partir de la liste des choses à faire de
la fenêtre Dossier.
4.5.4
Agenda de cour
L’agenda de cour permet de visualiser rapidement l’ensemble des démarches prévues au tribunal pour une journée en
particulier.
Cette fenêtre n’affiche que les rappels de la cour, c’est-àdire les rappels affichés en bleu dans la liste apparaissant au
démarrage.
La fenêtre principale
du logiciel offre maintenant la possibilité
d’accéder
directement à votre agenda
de cour.
Sélectionnez une date du calendrier pour en visualiser Les
choses à faire d’une journée.
4•45
Module des clients
Chapitre 4
Ajouter un rappel à l’agenda de cour
La dernière ligne est vierge et vous permet d’inscrire une
nouvelle Chose à faire. Dans la rubrique du numéro de dossier, inscrivez le numéro de dossier pour lequel vous désirez
ajouter une tâche ou appuyez sur la touche Tab de votre clavier pour en obtenir la liste des dossiers. Identifiez l’employé
responsable de la tâche et décrivez cette dernière.
Modifier un rappel inscrit à l’agenda de cour
Cliquez dans le texte à modifier et appuyez sur la touche Tab
de votre clavier.
Pour confirmer l’ajout ou la modification d’une entrée, cliquez sur le bouton OK ou appuyez sur la
touche Retour de votre clavier.
Notez que tous les rappels inscrits ou à inscrire à votre
agenda de cour peuvent également être gérés à partir de la
liste de démarrage, tel qu’expliqué précédemment.
4.5.5
Calcul des délais
La réforme du Code de procédure civile, effective depuis
janvier 2003, impose l’obligation de respecter une période
maximale de 180 jours à partir de la date de la requête introductive d’instance. Au cours de cette période, vous devez
également respecter plusieurs délais ou dates de déchéance
afin de vous conformer aux exigences de la réforme.
Votre fenêtre de gestion des dossiers offre un nouveau menu
intitulé Fonctions juridiques vous donnant accès à deux
modes de calcul des délais selon qu’il s’agisse d’une procédure en matière familiale ou d’une autre.
Dans cet exemple en
cliquant sur le bouton
Inscrire les rappels,
le programme inscrira
automatiquement
quatre rappels pour
les dates indiquées.
4•46
uris concept
Voir 4.3.7 : Fonctions juridiques de la fenêtre de gestion des
dossiers.
Inscrivez la date de signification et appuyez sur le bouton
Calcul des délais. Le programme effectuera le calcul des
délais impartis en tenant compte des jours non juridiques.
Afin d’assurer le respect de ces délais, vous souhaiterez
sans doute avoir accès à votre dossier quelques jours avant
l’expiration du délai. Vous pouvez indiquer ce nombre de
jours pour chacun des délais et le programme créera quatre
autres rappels qui faciliteront votre suivi.
Examiner maintenant la fiche dossier et vous verrez que
tous les rappels sont maintenant visibles à la consultation
du dossier.
En tout temps cette
option vous permettra de reconstruire la
liste en incluant tous
les employés.
Ce bouton permet de
restreindre le contenu
de la liste à ceux de
l’employé. Cette fonction est active lorsque
le contrôle d’accès
est en fonction.
4•47
Module des clients
Chapitre 4
4.6
Facturation
4.6.1
Sélection du modèle de la facture
Le programme vous offre sept modèles de facture. L’option
Préférences du menu Juris Concept vous donne accès à
la liste des modèles disponibles et vous permet d’indiquer
votre préférence. Il est important de noter que la présentation ou la forme des sept modèles proposés ne peut être
modifiée par l’utilisateur.
Si pour vous, la présentation de ces modèles pose un problème, nous vous recommandons de simplement utiliser
votre logiciel de traitement de texte pour générer la facture
que vous transmettrez à vos clients. Dans ce cas, vous
aurez toute latitude d’adapter le modèle Word proposé à vos
besoins de même que le contenu de la facture finale.
Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.
4•48
uris concept
4.6.2
Projets de facturation
Le projet de facture présente toutes les interventions non
facturées d’un dossier, le sommaire financier du dossier à ce
jour et plusieurs autres informations utiles à la préparation de
la facture que vous acheminerez à votre client.
Vous pouvez demander un projet de facturation à partir de la fiche d’un dossier
ou
plusieurs projets à la fois, Rapport par dossier / Menu Travaux en cours / RD05.
Pour
sélectionner
les travaux en cours
antérieurs à cette
date.
Sélection
automatique de tous les
dossiers avec travaux
en cours.
Dans un dossier facturé à forfait ou à pourcentage, le total
des honoraires est nul puisque le montant facturé ne sera
établi que lors de la préparation de la facture finale. Dans ce
cas, le projet de facturation vous fournira le total des heures
et des honoraires générés de manière à vous permettre
d’évaluer la rentabilité de votre dossier.
En cliquant sur ce bouton de la fenêtre principale vous débuterez le processus de facturation. Cette option vous donne plusieurs
possibilité d’effectuer :
Une facture régulière
Facturation des interventions inscrites au dossier.
Une note de crédit
Pour réduire la facturation effectuer dans un dossier.
Une facture provisoire
Pour facturer un montant forfaitaire sans égard aux les interventions inscrites au dossier.
4•49
Module des clients
Chapitre 4
4.6.3
Facturation régulière d’un dossier
Date de la facture
Habituellement la date du jour. Une date antérieure au début
de l’année en cours ou postérieure à la date du jour sera
refusée. Le programme acceptera cependant une date postérieure à la fin de votre exercice financier, si vous n’avez
pas encore effectué la fermeture de celui-ci. Appuyez sur la
touche Tab et le texte de la date s’affichera dans le format
prévu aux Préférences du bureau.
Dossier
Inscrivez le numéro du dossier à facturer ou appuyez sur la
touche Tab pour obtenir la liste des dossiers. Le programme
affichera :
4•50
uris concept
•
L’adresse du client, laquelle peut être modifiée au
besoin ;
•
L’objet tel qu’imprimé sur la facture ;
•
Le mode de facturation prévu au dossier ;
•
S’il y a lieu, la note inscrite au dossier au sujet de l’entente convenue avec le client ;
•
Le solde d’avances sur honoraires inscrit au dossier ;
•
Et mettra à jour les options de présentation de la facture,
telles que spécifiées au dossier.
Ces options peuvent être modifiées au besoin.
Date limite
Permet de facturer tous les travaux en cours inscrits au dossier jusqu’à concurrence de cette date.
Avance sur comptes d’honoraires
Le programme affiche le total des avances inscrites au
compte en fidéicommis à titre d’avance sur comptes d’honoraires.
Vous pouvez choisir de ne pas compenser ce montant et
la facture n’en fera aucune mention. Lorsque l’option est
sélectionnée toutefois, vous pouvez modifier le montant, à la
baisse seulement, et la facture présentera le montant retiré
du compte en fidéicommis pour paiement. Si la facture est
acceptée, un rappel sera enregistré dans la liste des chèques à effectuer du compte en fidéicommis, pour vous indiquer plus tard que cette somme doit être retirée du compte
en fidéicommis.
Cette option du compte en fidéicommis présente la liste de tous les retraits autorisés
résultant de la facture transmise au client.
Rapports disponibles
Le processus de facturation vous donne accès à quatre rapports. Par défaut, la sélection proposée correspond à celle
privilégiée par le bureau et peut-être modifiée au besoin.
La facture dossier présente une information plus détaillée,
utile pour le bureau mais habituellement moins pertinente
pour le client. Chacune des interventions facturées mentionnera le montant, le code de tarification, le temps, le numéro
séquentiel de la transaction et son admissibilité aux taxes.
La facture client, quant à elle, s’imprimera en tenant compte
des options d’impression sélectionnées. Il est important de
noter que seule l’impression de la facture client permet de
facturer les interventions et de générer les écritures comptables appropriées.
4•51
Module des clients
Chapitre 4
Suite à l’impression de celle-ci, un message vous demandera de confirmer votre acceptation. À défaut de cette
confirmation, le processus sera annulé et pourra être repris
ultérieurement.
Le compte interne à des fins de comptabilité présente un
sommaire des informations financières de la facture et s’imprimera uniquement si vous avez accepté la facture client.
Ce rapport mentionnera la répartition du temps et des honoraires facturés pour chaque employé.
La lettre de transmission est générée à l’aide de votre traitement de texte.
La facture dossier, la facture client et la lettre de transmission seront imprimées dans la langue de travail spécifiée au
dossier du client.
Options de la facture
Plusieurs options vous permettent de modifier le contenu de
la facture que vous expédierez à votre client.
Par défaut, le programme propose la sélection prévue au
dossier du client. Celle-ci peut-être à nouveau modifier.
Sélectionnez maintenant le bouton OK et le programme affichera la liste des interventions facturables en tenant compte
des critères spécifiés.
4.6.4
Préparation de la facture
Vous pouvez modifier, à partir de cette fenêtre, la date, le
texte et la sélection des taxes applicables. Le montant des
déboursés, des honoraires et le code de l’employé ne peuvent cependant être modifiés qu’en accédant à la transaction à partir de la fenêtre des interventions.
Par défaut, le programme sélectionne tous les travaux en
cours inscrits. Il suffit de dé-sélectionner une ligne pour la
retirer de la facture. Dans ces cas, les lignes non facturées
demeureront dans vos travaux en cours et pourront être facturées ultérieurement.
4•52
uris concept
La ligne portant la
mention Redre pour
Redressement est
utilisée pour ajuster
le montant total de la
facture.
Ajuster un compte d’honoraires
Lors de l’affichage des transactions, le programme ajoute
une dernière ligne que vous pouvez utiliser pour ajuster le
montant des honoraires ou des déboursés. L’utilisation de la
touche Tab permet d’ajouter le nombre de lignes nécessaires à l’ajustement du compte.
Vous pourriez, par exemple, utiliser plus d’une ligne pour
imputer une réduction d’honoraires à plusieurs employés de
manière à ce que les statistiques de chaque employé reflètent adéquatement l’impact d’un redressement à la baisse
ou à la hausse.
4•53
Module des clients
Chapitre 4
La partie inférieure présente, à titre indicatif, la répartition
du temps et des honoraires facturés pour chaque employé.
Cette information peut s’avérer utile pour répartir une écriture de redressement à la hausse ou à la baisse à chacun
des employés concernés.
En outre, si vous avez sélectionnez le regroupement des
honoraires et / ou des déboursés, en choisissant l’option
Sélection manuelle, une intervention de redressement
s’affichera pour le regroupement des déboursés et / ou des
honoraires.
Le message concernant les intérêts
Celui-ci peut être modifié ou simplement enlevé en dé-sélectionnant l’option.
Par défaut le programme, sélectionne l’option d’impression
si la fiche dossier indique que vous voulez Mentionner les
intérêts exigibles ou si la préférence générale du bureau
indique que vous souhaitez mentionner le message sur
toutes les factures.
Le texte proposé correspond à celui spécifié également dans
vos préférences et peut-être modifié au besoin.
Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.
Impression de la facture
Le programme vous propose enfin d’imprimer
la facture en se référant à la sélection que
vous avez effectuée dans vos préférences.
Dans ce cas-ci, le quatrième modèle de ceux
de Juris Concept est proposé.
Par ailleurs, lorsqu’un besoin particulier se
présente et que le modèle sélectionné ne peut
y répondre, vous pourriez simplement décider
4•54
uris concept
d’utiliser votre logiciel de traitement de texte à partir de cette
fenêtre.
Sélectionnez la destination du rapport et le bouton OK pour
commander l’impression de votre facture.
Si vous aviez demandé l’impression de la facture client ( seul
rapport permettant d’effectuer la transaction comptable de
facturation ) le logiciel affichera le message suivant :
Jusque là, le processus est
réversible. Vous pouvez refuser et reprendre l’impression
autant de fois que vous le
désirez. Par contre, si vous
acceptez, le logiciel créera
les transactions comptables appropriées et retirera des travaux en cours toutes les interventions ayant fait l’objet de la
facture.
4.6.5
Imprimer une copie de la facture
Lorsque vous accepté la facture client, le programme sauvegarde une copie de votre facture dans votre système de gestion documentaire. Cette copie est sauvegardée uniquement
si vous avez activé votre module de gestion documentaire,
et que vous utilisez un des sept modèles de facture de Juris
Concept.
Si vous choisissez de facturer avec votre logiciel de traitement de texte, vous devrez enregistrer la facture dans le
sous-répertoire Administration du dossier du client dans
le répertoire JCCourrier, comme pour tout autre document
que vous enregistrez avec votre logiciel de traitement de
texte.
Voir chapitre 8 : Gestion documentaire et interface traitement
de texte.
Lors de la consultation du dossier, double-cliquez sur le
document pour imprimer la facture
4•55
Module des clients
Chapitre 4
4.6.6
Annuler une facture
Il est possible d’annuler une facture que vous auriez acceptée par erreur. Vous pouvez accéder à cette option à partir
de votre fenêtre principale, bouton À recevoir. Cette fenêtre
affiche le détail des transactions comptables ou l’historique
financier de chacun de vos dossiers.
Utilisez le bouton Recherche pour trouver le numéro de
facture ou le numéro séquentiel de la transaction. Le programme affichera le dossier concerné.
Sélectionnez la ligne correspondant à la facture que vous
souhaitez annuler.
Un menu contextuel vous offre l’option Annuler une facture
et restaurer les travaux en cours.
4•56
uris concept
Notez que vous pourriez également obtenir un rapport présentant le détail des interventions ayant fait l’objet de la
facture.
Le logiciel effectuera alors les opérations suivantes :
•
Annuler le montant de la facture sans détruire la transaction apparaissant au détail financier du dossier. La
prochaine facture, si vous devez la reprendre, portera un
nouveau numéro ;
•
Les interventions ayant fait l’objet de la facture seront
restaurées dans les travaux en cours du dossier et le
programme effectuera la mise à jour des informations
financières cumulées à la fiche dossier ;
•
Si cette facture avait été reportée au module de comptabilité générale, la transaction comptable sera mise à
zéro, sans être détruite et portera la mention N° de dossier, facture annulée et travaux en cours restaurés ;
Rappelez-vous cependant qu’une copie de la facture a
été sauvegardée dans votre répertoire Administration du
module de gestion documentaire. Vous devez supprimer ce
fichier manuellement, à partir de la fenêtre de gestion de vos
dossiers.
4.6.7
Facturation d’un dossier général
La procédure de facturation régulière permet de facturer les
travaux en cours d’un seul dossier à la fois.
Lorsque vous devez gérer une multitude de dossiers pour
le même client, cette restriction vous imposerait de facturer
chacun de ses dossiers et pourrait vite s’avérer fastidieuse
puisque le logiciel générerait plusieurs transactions au niveau
de vos comptes recevables. De même, lors de l’enregistrement d’un paiement global que vous recevez de votre client,
vous devriez alors faire l’exercice d’identifier chacune des
factures faisant l’objet de ce paiement, afin de l’appliquer
aux dossiers appropriés.
La facturation du dossier général de votre client permet de
facturer, en une seule opération, les travaux en cours de tous
les dossiers. Au niveau comptable, une seule facture sera
générée.
Le modèle de facture utilisé sera différent du modèle habituel
et ne peut être modifié, ni imprimé à l’aide de votre traitement de texte.
4•57
Module des clients
Chapitre 4
Afin de créer un dossier général pour un client, il suffit
d’ajouter un dossier selon la procédure usuelle et de sélectionner l’option Dossier général.
Il est à noter qu’un dossier général peut également être
facturé sans inclure tous les dossiers du client. Lors de la
sélection du dossier, le message suivant s’affichera pour
vous permettre d’indiquer votre choix.
4.6.8
Facturation provisoire
Au contraire de la facturation régulière, la facturation provisoire permet de transmettre une facture à votre client sans
annuler les travaux en cours inscrits au dossier. Toutes les
interventions non facturées demeureront disponibles pour la
facturation régulière ( ou finale ) du dossier. Les caractéristiques d’une facture provisoire sont les suivantes :
•
Le montant de la facture s’ajoute au compte à recevoir
du dossier ;
•
Le processus crée une intervention négative de manière
à réduire la valeur des travaux en cours du dossier ;
•
Les interventions non facturées à cette date ne sont pas
affectées et demeureront dans vos travaux en cours.
La première fenêtre affichée après avoir sélectionné le
bouton Factures de la fenêtre principale vous permet de
sélectionner ce type de facture, comme la note de crédit
d’ailleurs.
4•58
uris concept
Cette fonction est utilisée, par exemple, dans le cas d’un
client régulier à qui vous devez acheminer une facture mensuelle intérimaire ou provisoire.
4.6.9
Note de crédit
Une note de crédit est, en réalité, une facture régulière dont
le montant est négatif. Celle-ci ne vise qu’à réduire le compte
à recevoir inscrit au dossier et n’affecte pas les travaux en
cours. Cette fonction, similaire au processus de facturation,
est également initiée en sélectionnant le bouton Factures de
la fenêtre principale.
Sélectionnez l’option Note de crédit et la facture client,
inscrivez le numéro du dossier concerné et sélectionnez le
bouton OK pour accéder à la fenêtre suivante :
Dans cet exemple, la note de crédit sur les honoraires a été
imputée à deux employés de manière à ce que les statistiques de chacun sur les honoraires facturés reflètent fidèlement la réduction consentie. Vous pouvez ajouter le nombre
de lignes requises en utilisant la touche Tab.
De même, en sélectionnant les options de taxes, le logiciel
générera les écritures appropriées afin de vous permettre de
récupérer les taxes initialement facturées au client.
4•59
Module des clients
Chapitre 4
4.6.10
Préférences
Maintenant que vous avez pris connaissance du processus
de facturation, il est important que le programme connaisse
vos préférences afin de vous faciliter la tâche en sélectionnant par défaut les nombreuses options disponibles. Ces
préférences sont de deux ordres.
•
Les préférences généralement appliquées pour l’ensemble du bureau.
La section 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau décrit chacune des options à prendre en
compte par défaut lorsque vous instaurer le processus
de facturation ou lors de la création de vos dossiers.
•
Les préférences plus spécifiques et précisées à
l’ouverture du dossier.
Dans un second temps, après avoir sélectionné le dossier à
facturer, le programme appliquera les critères de facturation
spécifiés à la fiche du dossier.
Voir 4.3.3 : Options de facturation d’un dossier.
Cette sélection demeure facultative et l’usager peut toujours
modifier ce qui lui est proposé au moment de la facturation.
4.7
Gestion des encaissements
Le programme distingue deux types de transactions d’encaissement déposé à l’un ou l’autre de vos comptes bancaires.
•
Les paiements que vous recevez de vos clients et pour
lesquels un solde à recevoir est inscrit au dossier. Dans
ces cas, vous enregistrez vos paiements via le module
Encaissements accessible à partir de la fenêtre principale.
•
Les dépôts que vous devez enregistrer et qui n’ont
aucun lien avec vos clients.
Si vous disposez du module de comptabilité générale intégrée CGI, vous devrez aussi enregistrer les dépôts provenant d’autres sources que vos clients, par exemple, un
remboursement d’avance par un associé. Ces dépôts sont
enregistrés directement au journal général de la CGI.
Ce chapitre ne concerne que les dépôts en provenance de
vos clients.
4•60
uris concept
Pour inscrire un dépôt, cliquez sur le bouton
Encaissements de la fenêtre principale et,
si vous disposez du module de comptabilité
générale intégrée CGI , le programme affichera la liste des
comptes bancaires disponibles.
Les comptes bancaires apparaissant dans la liste correspondent aux comptes du grand livre identifiés comme compte
bancaire dans votre plan comptable.
Voir 6.2 : Comptes de grand livre et le plan comptable pour
modifier le contenu de cette liste de compte.
Si vous possédez plus d’un compte bancaire, sélectionnez
la ligne correspondant au compte dans lequel vous effectuerez votre dépôt et sélectionnez le bouton Continuer pour
accéder à la fenêtre d’enregistrement de votre bordereau de
dépôt.
4.7.1
Enregistrement d’un bordereau de dépôt
Le programme permet d’inscrire, en une seule opération,
l’ensemble des paiements reçus de vos clients à une date
donnée. Cette fonction vise en fait à reproduire le contenu
du bordereau de dépôt que votre institution bancaire vous
demande de compléter.
Il est important de vous préoccupez de maintenir cette conformité du bordereau de dépôt avec celui de l’institution. Si
vous disposez du module CGI, le programme créera une
seule transaction comptable correspondant au montant du
dépôt, ce qui facilitera grandement la réalisation de vos conciliations bancaires puisque les montants correspondront à
ceux mentionnés sur votre relevé bancaire.
4•61
Module des clients
Chapitre 4
Sélectionnez le bouton Ajouter pour enregistrer la saisie de
votre bordereau.
Date du dépôt
Idéalement, cette date correspond à celle de l’institution. Il
est de ce fait, recommandé d’enregistrer vos transactions
de paiements après avoir effectué le dépôt à votre institution. Comme toujours, appuyez sur la touche Tab pour vous
déplacer à la rubrique suivante.
Une date antérieure à l’année financière en cours ou à la date
de conversion ou postérieure à la date du jour sera refusée.
De même, si vous avez déjà effectué la conciliation bancaire
du mois concerné, un message vous en informera et vous
demandera de corriger la date inscrite.
Cette fonction facilite
la recherche d’un
numéro de dossier à
partir du numéro de la
facture du client.
Comme les numéros des factures payées apparaissent
habituellement sur le talon de chèque du client, inscrivez
le numéro de la facture et appuyez sur Tab pour afficher le
dossier du client. Si vous ne disposez pas d’un numéro de
facture, le curseur se positionnera sur le numéro de dossier.
4•62
uris concept
Numéro de dossier
Si vous ignorez ce numéro, appuyez sur la touche Tab pour
obtenir la liste afin d’effectuer votre sélection.
Montant
Le programme propose le montant du solde à recevoir
dans ce dossier. Inscrivez le montant du paiement reçu. Si
ce montant est supérieur au solde à recevoir, inscrivez le
montant réellement reçu pour assurer la conformité du dépôt
avec celui qui sera effectué à votre institution.
Voir 4.7.5 : Enregistrement d’un paiement supérieur au solde
à recevoir.
Commentaires
Inscrivez tout commentaire pertinent pour la consultation
ultérieure des transactions financières du dossier.
Lorsque vous quitterez la rubrique Commentaires à l’aide
de la touche Tab, le programme considérera la transaction
complète, ajoutera une ligne à votre bordereau de dépôt et
vous pourrez débuter la saisie des informations du prochain
paiement.
Modifier le contenu d’une ligne
Pour modifier le contenu d’une ligne, sélectionnez la ligne et
le programme affichera les données correspondantes. Les
changements seront conservés uniquement lorsque vous
quitterez à nouveau la rubrique Commentaire et vous pourrez alors débuter la saisie de la prochaine ligne.
Sélectionnez le bouton OK pour confirmer votre acceptation
du bordereau de dépôt.
Chacun des paiements composant votre bordereau doit
maintenant être réparti ou appliqué à la ou aux factures
du client. Après avoir confirmé l’enregistrement de votre
bordereau, le programme vous proposera d’effectuer la
Répartition des encaissements.
4.7.2
Répartition des encaissements
La répartition des encaissements consiste à identifier les
factures du client payées avec son paiement.
4•63
Module des clients
Chapitre 4
Après avoir accepté le bordereau de dépôt, le programme
affiche la fenêtre suivante :
La liste supérieure contient tous les dossiers figurant sur le
bordereau de dépôt et le programme affiche les factures non
payées du premier dossier.
Total à répartir
Habituellement, ce montant correspond à celui du paiement.
Par contre, si des paiements antérieurs ont été déposés
sans que la répartition soit effectuée correctement, le logiciel calcule le total des crédits non répartis à ce jour et vous
incite à régulariser la situation de ce dossier.
Montant payé
Pour effectuer la répartition, vous devez indiquer dans cette
colonne la portion du paiement applicable à chacune des
factures listées. En utilisant la touche Tab, le programme
met à jour automatiquement le Montant payé jusqu’à concurrence du Montant dû. Vous pouvez modifier le montant
payé à votre convenance.
Il est important de
constater que les transactions
négatives
( radiation pour mauvaises créances, note
de crédit) doivent être
réparties au tout début
du processus. Dans
ces cas, le logiciel met
à jour automatiquement
le montant payé d’une transaction négative et ajoute ce
montant au total des crédits à répartir.
La répartition des encaissements d’un dossier est complétée
lorsque le Total à répartir est égal au total de la colonne
Montant payé. Cliquez alors sur le bouton OK et le programme affichera les transactions du dossier suivant.
4•64
uris concept
Imprimer le bordereau de dépôt
Vous pouvez imprimer le bordereau de dépôt et
utiliser ce document pour effectuer vos dépôts
à votre institution bancaire. L’important est de
toujours vous préoccuper de la conformité des transactions
avec celles de votre institution.
4.7.3
Options et rapports du bordereau de dépôt
Détruire une transaction du bordereau
Lorsque vous avez accepté le bordereau de dépôt, le menu
Options et Rapports de la fenêtre vous offre la possibilité
de détruire une ligne du dépôt. La transaction inscrite dans
l’historique financier du dossier sera également détruite.
Imprimer le détail des transactions financières d’un dossier
Le menu Options et Rapport de la fenêtre, vous permet
d’imprimer le détail de toutes les transactions financières en
ordre chronologique d’un dossier depuis sa création.
Imprimer le détail des factures et des encaissements
Le menu Options et Rapports de la fenêtre vous offre
la possibilité de consulter ces informations. Sélectionnez
d’abord la ligne correspondant au dossier dans votre bordereau.
Valider la répartition des factures et des encaissements
Cette fonction est accessible à partir du menu Options et
Rapports de la fenêtre Encaissements. Notez que le programme vérifiera tous les dossiers et n’affichera que ceux
4•65
Module des clients
Chapitre 4
pour lesquels la répartition est incomplète. La répartition
sera complétée en date du jour.
4.7.4
Inscription d’un chèque sans provision :
Ajoutez simplement un nouveau bordereau de dépôt en inscrivant un montant négatif.
4.7.5
Enregistrement d’un paiement supérieur au solde à recevoir
Comme il est important de reproduire fidèlement les informations du bordereau de dépôt de votre institution bancaire, le
logiciel acceptera un montant supérieur au solde à recevoir
mais vous demandera de confirmer votre intention quant au
traitement à accorder au surplus.
Lors de l’ajout d’un bordereau de dépôt ( et non lors de la
modification du bordereau ), le message suivant sera affiché :
Vous pouvez corriger le montant, s’il s’agit d’une erreur ou
sélectionner une des options suivantes :
Avances déposées au compte courant
Dans ce cas, le programme inscrira le montant saisi, ce qui
aura pour effet de générer un compte à recevoir négatif. La
prochaine facture prendra en compte ce surplus reçu du
client et le Total à payer sera réduit d’autant.
Enregistrement d’un revenu d’intérêt
Le programme vous permet d’expédier des états de compte
à vos clients en mentionnant une charge d’intérêts sans que
ceux-ci aient été réellement facturés et ajoutés au compte à
recevoir du dossier. Si le surplus est attribuable aux intérêts
mentionnés sur l’état de compte, cette option créera automatiquement une transaction de Revenus d’intérêts. Ce
faisant, le solde à recevoir du dossier deviendra nul après
l’enregistrement du bordereau de dépôt.
4•66
uris concept
4.7.6
Vérifier la répartition des encaissements
La répartition adéquate de vos encaissements est essentielle pour l’impression de vos rapports chronologiques sur
les comptes clients RD13, RE11 et l’impression de vos états
de comptes. Le programme refusera l’impression si une irrégularité est détectée.
Lorsque ce problème se produit, vous pouvez lancer une
fonction effectuant la vérification de la répartition des encaissements, pour tous les dossiers, et reprendre la répartition
dans un dossier spécifique, ou pour tous les dossiers.
Cliquez sur ce bouton pour accéder à la fenêtre
Comptes à recevoir – détail des transactions
d’un dossier.
Vérifier la répartition des encaissements dans un dossier
Dans le menu Édition sélectionnez Vérifier la répartition
des encaissements dans ce dossier.
La répartition est
effectuée
correctement lorsque ces
deux montants sont
identiques.
Vous aurez accès à la fenêtre de la répartition des encaissements. Sélectionnez le dossier et cliquez sur le bouton
Reprendre la répartition. Le programme vous permettra de
reprendre la répartition d’un paiement ou de tous les paiements du dossier.
4•67
Module des clients
Chapitre 4
Double-cliquez sur un
paiement pour effectuer la répartition du
montant aux factures
concernées.
Vérifier la répartition des encaissements de tous les dossiers
Dans le menu Édition sélectionnez Vérifier la répartition
des encaissements de tous les dossiers. Le programme
effectuera la vérification de la répartition pour l’ensemble
des dossiers, et affichera les dossiers pour lesquels la répartition doit être reprise.
Vous avez soit la possibilité d’effectuer directement à cette
fenêtre la répartition de l’ensemble des paiements, ou bien,
d’effectuer la répartition selon la procédure décrite précédemment, en sélectionnant chacun des paiements à la
fenêtre Comptes à recevoir – détail des transactions d’un
dossier.
4•68
uris concept
4.7.7
Annuler la répartition des paiements
Sélectionnez le paiement, avec le bouton droit de la souris
et une des options permettant Annuler la répartition…
Le programme vous permettra d’annuler la répartition d’un
paiement ou de tous les paiements du dossier. Vous devrez
reprendre la répartition selon la procédure décrite précédemment.
4.8
Mauvaises créances et
provision pour mauvaises créances
Si vous arrivez à la conclusion qu’un de vos clients ne paiera
pas le solde qui vous est dû et que ce solde doit être éliminé
de votre liste de comptes à recevoir, vous devez Radier le
compte à recevoir et inscrire le montant au poste de
dépenses – Mauvaises créances.
Par contre, si vous croyez qu’il y a un risque seulement de
ne pas obtenir le paiement de votre client, vous devrez plutôt
inscrire une provision pour mauvaises créances. Une provision vous permet de conserver le compte à recevoir et de
continuer à expédier à votre client un état de compte dans
l’espoir d’un recouvrement prochain.
Dans les deux cas, l’opération inscrira une dépense de mauvaises créances. Toutefois, seule la radiation du compte à
recevoir vous permettra de récupérer les taxes perçues et
remises aux gouvernements.
Il est important de comprendre cet aspect comptable avant
de procéder.
4•69
Module des clients
Chapitre 4
4.8.1
Radiation d’un compte à recevoir
Pour accéder à cette fonction, cliquez sur le
bouton Mauvaises créances de votre fenêtre
principale.
La radiation d’un compte à recevoir entraîne :
•
L’annulation d’une partie ou de la totalité du solde à
recevoir ;
•
L’inscription d’une dépense avant taxes au poste de
Mauvaises créances ;
•
La récupération des taxes facturées, si le dossier prévoit
l’application des taxes.
Pour inscrire une radiation, cliquez sur le bouton Ajouter.
N° de dossier
Appuyez sur la touche Tab pour accéder à la liste des dossiers et effectuez votre sélection. Le montant à recevoir s’affichera à gauche de la fenêtre.
Par défaut, le programme sélectionne l’option Radiation.
Date
Inscrivez la date et appuyez sur la touche Tab. Une date
antérieure à l’année en cours ou à la date de conversion,
comme une date postérieure à la date du jour, sera refusée.
Commentaire
Modifiez le commentaire, s’il y a lieu et appuyez à nouveau
sur la touche Tab.
Le logiciel effectuera un calcul vous proposant la radiation
complète du solde à recevoir et la récupération des taxes
facturées, si le dossier est identifié comme étant admissible
aux taxes. Notez que le montant avant les taxes est attribué
4•70
uris concept
en totalité aux honoraires. Vous pouvez modifier cette répartition manuellement.
Confirmez l’enregistrement de la transaction en cliquant sur
le bouton OK.
4.8.2
Provision pour mauvaises créances
L’inscription d’une mauvaise créance ou d’une provision
pour mauvaise créance s’effectue, en général, à la fin de
votre exercice financier, pour des fins fiscales. Il est inutile, à
prime abord, de gérer vos provisions au jour le jour puisque
vous ne pouvez pas récupérer vos taxes sur un montant
provisionné.
Inscrire une provision
Une provision pour mauvaises créances se caractérise par :
•
L’inscription d’un montant avant taxes à titre de dépenses au poste de Mauvaises créances ;
•
La conservation du compte à recevoir ;
•
La majoration du poste comptable Provision pour mauvaises créances.
Selon la procédure expliquée auparavant, ajoutez une transaction en sélectionnant l’option Mauvaises créances /
provision.
Le programme proposera de provisionner un montant avant
les taxes.
4•71
Module des clients
Chapitre 4
Réduire une provision
Si, un jour, votre client paie en partie ou en totalité un compte
à recevoir provisionné, vous devrez réduire la provision inscrite au dossier en ajoutant une transaction à l’aide de l’option Provision / Mauvaises créances.
Cette écriture entraînera :
4.8.3
•
Une réduction de la dépense inscrite au titre de mauvaises créances ;
•
Une réduction de la provision inscrite au dossier.
Radier un compte à recevoir provisionné
La radiation d’un compte à recevoir qui a été préalablement
provisionné s’effectue en deux opérations :
•
Vous devez d’abord ajouter une transaction pour réduire
à zéro la provision inscrite au dossier, selon la procédure
expliquée au paragraphe précédent.
•
En second lieu, ajouter une transaction pour Radier le
compte à recevoir. Cette radiation entraînera la récupération des taxes facturées.
Voir 4.8.1 : Radiation d’un compte à recevoir.
Les rapports RD14 – Comptes à recevoir et provisions
pour mauvaises créances et RE18 – Comptes à recevoir
et provisions pour mauvaises créances par associé vous
donnent accès aux informations de gestion appropriées.
4•72
uris concept
4.9
Avis de retard ou état de compte
4.9.1
Avis de retard versus État de compte
Le programme permet d’expédier à vos clients deux types
d’avis relatifs aux comptes qui sont dus.
Avis de retard
Cet avis est une lettre générée à l’aide de votre traitement
de texte et adressée à votre client concernant un seul de ses
dossiers à la fois. Si votre client possède plusieurs dossiers
ayant un solde dû, cette méthode implique que vous devrez
lui transmettre une lettre pour chacun de ses dossiers.
Lors de la génération de ces lettres, le programme met à jour
automatiquement les informations relatives au solde dû, aux
intérêts calculés et au nouveau solde du dossier. Le texte de
votre lettre peut ainsi être personnalisé, sans aucune restriction, en insérant les rubriques de fusion appropriées.
Voir le chapitre 8 : Interface traitement de texte et fusion.
État de compte
Il offre l’avantage de regrouper tous les dossiers d’un client
en un même document et présente un répartition du total
dû pour ce client selon l’ancienneté des comptes ( 30-60-90120 jours ). Bien qu’il ne soit pas possible de modifier la pré4•73
Module des clients
Chapitre 4
sentation du rapport, ce dernier demeure le moyen privilégié
par les utilisateurs.
4.9.2
Impression des avis
Pour démarrer cette opération cliquer sur ce
bouton de la fenêtre principale. Le logiciel vous
demandera de préciser les paramètres d’impression des avis.
Date
Toutes les transactions postérieures à cette date seront
ignorées.
Délai minimum
Tous les clients ayant reçu un avis au cours des XX derniers
jours seront exclus de la liste d’envois.
Lorsque vous choisissez de transmettre vos avis sous forme
de lettre, le programme utilisera un modèle Word différent
selon qu’il s’agit d’un client francophone ou anglophone.
Pour accéder à la liste de vos modèles, effacer le numéro
de la lettre et appuyez sur la touche Tab. Le module d’interface traitement de texte vous permet d’utiliser les rubriques
de fusion prévues pour l’envoi de ces lettres concernant le
solde dû, le montant des intérêts et le nouveau solde à
payer.
4•74
uris concept
Voir le chapitre 8 : Interface traitement de textes et gestion
documentaire.
Si vous choisissez le type d’avis sous forme d’un état de
compte, différentes options sont possibles.
Imprimer l’en-tête
Vous pourriez utiliser votre propre papier en-tête et ajuster
les marges du rapport conséquemment.
Imprimer les soldes à payer par facture
Dans ce cas, le logiciel présente au client une liste des factures qui lui ont été acheminées et, pour chacune d’elles, il
indique le montant payé et le solde à payer.
En sélectionnant cette option,
l’état de compte ne fera aucune
mention des factures payées.
Imprimer le détail des factures et des encaissements
Dans ce cas, l’état de compte listera les factures, les notes
de crédit et les paiements reçus, en ordre chronologique,
sans égard au résultat de la répartition.
Inclure tous les dossiers actifs
Permet d’inclure dans l’état de compte tous les dossiers du
client même si aucun compte à recevoir n’existe dans certains dossiers.
4.9.3
Traitement des intérêts
Qu’il s’agisse d’un avis de retard ou d’un état de compte, le
logiciel calculera le montant des intérêts exigibles dans un
dossier selon le taux indiqué et la période allouée sans facturer ces intérêts. Il est important ici de réaliser que la men4•75
Module des clients
Chapitre 4
tion d’une charge d’intérêts n’entraîne pas automatiquement
la facturation des intérêts qui apparaissent sur le relevé.
Comme la plupart des clients ne paient pas ces frais, cette
procédure vous évite d’inscrire une note de crédit lorsque
vous recevez le paiement de ceux-ci.
Nous recommandons de ne pas facturer les intérêts inutilement, mais il vous suffit de sélectionner l’option offerte pour
automatiser cette facturation lors de l’émission des avis de
recouvrement.
Confirmer les paramètres retenus en sélectionnant le bouton
OK, et le programme affiche la liste de tous les dossiers
répondant aux critères spécifiés.
Dernier avis
Cette colonne présente le nombre de jours écoulés depuis
l’envoi du dernier état de compte.
Dernière
Si vous facturez les intérêts mentionnés sur les avis de
retard, le logiciel enregistrera la date de la facturation des
intérêts et calculera les intérêts à partir de cette date lors de
vos prochains envois.
4•76
uris concept
4.10
Rapports de gestion du module des clients
Près d’une centaine de rapports de gestion sont mis à votre
disposition pour l’analyse des informations conciliées par le
logiciel.
La très grande majorité de ceux-ci sont accessibles à partir
de la fenêtre principale du module clients.
Le programme vous offre la possibilité d’imprimer vos rapports en présentant l’information regroupée par client, par
dossier ou par employé. Sélectionnez le bouton correspondant à la structure des informations convoitée.
Vous pourriez, par exemple, obtenir différentes listes de vos
comptes à recevoir en sélectionnant les rapports :
RC08
Rapports par client
RD10
Rapports par dossier
RE10
Rapports par associé
Rapport par client
En sélectionnant le bouton correspondant Par client vous
pourrez obtenir les différents rapports suivants :
RC01
Comptes à recevoir – en fidéocommis-travaux en cours
RC02
N° - Nom - Adresse
RC03
Facturation par client et par employé pour une
période donnée
RC04
Sommaire financier des dossiers pour un client
RC05
Document à l’aide de votre traitement de texte
RC06
Travaux en cours par client à une date donnée
RC08
Comptes à recevoir à une date donnée
RC11
Chiffre d’affaires par client
4•77
Module des clients
Chapitre 4
Rapport par dossier
Le bouton Par dossier vous permet d’obtenir les rapports
suivants :
Ce bouton démarre le
processus d’impression d’une facture.
Voir 4.6 Facturation.
RD01
Comptes à recevoir-avances-travaux en cours
RD02
Comptes à recevoir-téléphone
RD04
Détail des transactions financières par dossier
RD05
Projet de facturation
RD06
Liste des dossiers
RD07
Fiche dossier
RD09
Travaux en cours à une date donnée
RD10
Comptes à recevoir à une date donnée
RD12
Travaux en cours 30-60-90-120 jours
RD13
Comptes à recevoir 30-60-90-120 jours
RD14
Comptes à recevoir et provision pour mauvaises créances
RD15
Document à l’aide de votre traitement de texte
RD16
Dossier - Fiche sommaire
RD17
Travaux en cours et facturation provisoire
RD18
Chiffre d’affaires par code de dossier
RD19
Rapport d’analyse - TPS et TVQ perçues pour une période
donnée
RD21
Liste des dossiers ouverts ou fermés Litige et règlements
pour une période
RD22
Liste des dossiers actifs Litige et règlements une date
donnée
Journal général
Ce rapport vous donne accès à l’ensemble des transactions financières ( factures, notes de crédit, encaissements,
mauvaises créances ) générées par le module client au cours
d’une période déterminée par l’usager.
Que vous utilisiez le module de comptabilité générale intégrée ou un des logiciels comptables externes supportés par
le logiciel, ce rapport vous présente le contenu exact des
informations financières transférées à votre programme de
comptabilité. Il constitue un outil essentiel à la vérification de
vos transactions comptables.
4•78
uris concept
Rapport par employé
Ce bouton démarre
le processus d’émission de vos avis de
retard. Voir 4.9 : Avis
de retard ou état de
compte.
En sélectionnant le bouton correspondant Par employé
vous pourrez obtenir les différents rapports suivants :
RE01
Échéances et prescriptions
RE02
Statistiques mensuelles
RE03
Rapport journalier des interventions enregistrées
RE04
Rapport journalier des interventions facturées
RE05
Travaux en cours par associé
RE06
Comptes à recevoir – téléphone par associé
RE07
Rapport périodique sur les honoraires enregistrés par dossier
RE08
Facturation et encaissement par associé
RE09
Travaux en cours chronologique par associé
RE10
Comptes à recevoir à une date donnée par associé
RE11
Comptes à recevoir chronologiques par associé
RE12
Rapport d’analyse des travaux en cours par associé
RE13
Comptes à recevoir et travaux en cours par associé
RE14
Liste des dossiers par associé
RE15
Fiche de temps enregistré par employé
RE17
Détail des transactions financières par dossier par associé
RE18
Comptes à recevoir et provision pour mauvaises créances
par associé
RE19
Honoraires et déboursés enregistrés par associé, par dossier
RE20
Liste des clients par associé
RE21
Sommaire de l’utilisation des ressources par associé
RE22
Répartition des encaissements
RE23
Sommaire des interventions enregistrées dans les dossiers
actifs
RE24
Rapport d’analyse des dossiers fermés au cours d’une
période
RE25
Travaux en cours par employé
Plusieurs rapports du compte en fidéicommis
sont accessibles à partir de ce bouton de la
fenêtre principale.
• Liste des montants détenus en fidéicommis
• Conciliation bancaire des comptes en fidéicommis
• Journal général et Grand livre
• Liste des chèques à effectuer
4•79
Module des clients
Chapitre 4
Nous vous recommandons fortement de prendre le temps
d’imprimer et d’analyser chacun des rapports disponibles. Il
est important d’identifier les rapports que vous jugez utiles
pour votre gestion.
Certains rapports peuvent être aussi sélectionnés en faisant
un tri par numéro de dossier, nom du client, objet, code de
dossier, date de prescription etc. En outre vous avez la possibilité de sélectionner des rapports sommaires ou détaillés.
Voir le chapitre 2 : Fonctions du logiciels – généralités
4•80
uris concept
Chapitre
5
Gestion des comptes en fidéicommis
La gestion rigoureuse de vos comptes en fidéicommis constitue une exigence importante pour le Barreau du Québec.
Le logiciel vous permettra de rencontrer aisément les critères
d’inspection professionnelle tout en simplifiant et en réduisant au minimum les efforts de l’usager à cet égard.
Évidemment, vous devrez enregistrer vos dépôts et vos
retraits avec diligence de manière à ce que le logiciel dispose toujours d’une information complète et validée, surtout
au moment de l’émission de vos factures.
Toute transaction au compte en fidéicommis doit être associée à un dossier. Ainsi, sans effort additionnel, vous pourrez
toujours obtenir le détail des transactions reliées à un dossier, obtenir une analyse du compte en fidéicommis pour une
période donnée ou effectuer vote conciliation bancaire en
quelques minutes et selon les règles du Barreau.
5•1
5.1
Ouverture des comptes en fidéicommis
Sélectionnez le bouton Fidéicommis de votre
fenêtre principale et le programme affichera la
liste des comptes en fidéicommis inscrits.
Cliquez sur le bouton
Comptes en fidéicommis pour accéder
à la fenêtre de gestion
des comptes.
Vous pouvez inscrire et gérer tous les comptes en fidéicommis de votre bureau.
Tous les comptes de grand livre de la fidéicommis permettent de distinguer les montants reçus à titre d’avances sur
comptes d’honoraires tout en permettant d’y inscrire tout
autre montant perçu pour vos clients. Le compte 6000 est
obligatoire et correspond, habituellement, au compte le plus
utilisé.
Il est, de ce fait, inutile de gérer deux comptes en fidéicommis simplement pour distinguer la nature des montants que
vous percevez de ou pour vos clients.
Pour ajouter un compte en fidéicommis, cliquez sur le
bouton Ajouter.
Compte de grand livre
Le numéro doit se situer entre 6000 et 6999.
Inscrivez le nom du compte à votre institution.
Si vous souhaitez effectuer la conciliation bancaire de ce
compte, sélectionnez simplement l’option prévue à cette fin.
5•2
uris concept
Inscrivez le numéro du compte et le nom de l’institution
financière.
Prochaine conciliation
Inscrivez la période à partir de laquelle vous effectuerez la
première conciliation. Le programme mettra cette période à
jour automatiquement par la suite.
Habituellement, les relevés bancaires des institutions présentent les transactions inscrites jusqu’à la fin du mois.
5.1.1
Inscription des dépôts à terme
Le programme permet d’exercer un suivi des dépôts à terme
détenus pour un client de manière à présenter une image
complète des sommes détenues en fidéicommis lors de la
consultation des informations financières du dossier.
Pour effectuer un tel suivi, vous devez ajouter un compte en
fidéicommis, conformément aux instructions précédentes.
Désélectionnez cette
option lorsque le
compte est utilisé
pour inscrire vos
dépôts à terme.
Nous vous recommandons d’ajouter un compte en fidéicommis pour chacune des institutions financières avec lesquelles
vous faites affaires.
Il suffit maintenant de sélectionner un compte Dépôts à
terme et d’utiliser les fonctions Dépôts ou Retraits pour
réaliser ce suivi.
5.2
Le bordereau de dépôt
Le programme permet d’inscrire, en une seule opération,
l’ensemble des montants que vous percevez de ou pour vos
clients à une date donnée. Cette fonction vise en fait à reproduire le contenu du bordereau de dépôt que votre institution
bancaire vous demande de compléter.
5•3
Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5
Il est important de vous préoccuper de maintenir cette conformité du bordereau de dépôt avec celui de l’institution. Si
tel est le cas, le logiciel créera une seule transaction comptable correspondant au montant du dépôt, et facilitera grandement la réalisation de vos conciliations bancaires puisque
les montants correspondront à ceux mentionnés sur votre
relevé bancaire.
5.2.1
Enregistrement d’un bordereau de dépôt
Cliquez sur ce bouton pour accéder à la
fenêtre du bordereau de dépôts. Celle-ci
indiquera le dernier dépôt effectué.
Dans l’exemple suivant, l’usager a sélectionné le compte de
grand livre 6000. Cliquez sur le bouton Ajouter pour l’enregistrement d’un bordereau.
La date doit correspondre, idéalement, à la date du dépôt
effectué à l’institution financière. Vous devez également
inscrire la date de réception du chèque, pour répondre aux
exigences du Barreau.
Indiquez le numéro du dossier ou appuyez sur la touche
Tab pour obtenir la liste des dossiers.
Le montant doit correspondre au montant du chèque apparaissant sur le bordereau de dépôt, de manière à préserver la
conformité des deux bordereaux.
Appuyez sur la touche Tab et le programme vous invite à
identifier, s’il y a lieu, la portion du montant déposé que vous
pourrez utiliser plus tard pour rembourser votre prochain
compte d’honoraires.
5•4
uris concept
Inscrivez un commentaire pertinent pour consultation ultérieure du dossier.
Lorsque vous quitterez la rubrique Commentaire à l’aide
de la touche Tab, le logiciel ajoutera une ligne à la liste et
sélectionnera la rubrique Dossier pour vous inviter à inscrire
la prochaine transaction du bordereau.
Si le total du dépôt figurant à l’écran est conforme à celui de
l’institution financière, sélectionnez le bouton OK pour confirmer l’enregistrement de ce dépôt.
5.2.2
Détruire un bordereau de dépôt
Le logiciel permet d’annuler un bordereau de dépôt et les
transactions associées au dossier. Il est important de réaliser
que le logiciel ne détruira aucune des transactions inscrites
au dossier, l’annulation ne consistant qu’à mettre à zéro le
montant de la transaction de manière à conserver un suivi
au dossier.
Les transactions ainsi annulées porteront un commentaire
tel que :
Dépôt annulé, 200.00 17-03-2004, de manière à maintenir
un historique complet des transactions réalisées au compte
en fidéicommis dans chaque dossier.
5.2.3
Modifier le contenu d’un bordereau de dépôt
Vous pouvez modifier ou ajouter une ou plusieurs lignes
composant le bordereau de dépôt. Vous ne pouvez pas,
cependant, détruire une transaction. Dans ce cas, vous
Gestion des comptes en fidéicommis
5•5
Chapitre 5
devrez annuler le montant et inscrire un commentaire approprié au suivi de votre dossier.
Pour modifier un dépôt, cliquez sur le bouton Modifier, et
la ligne du dépôt à modifier, utilisez la tabulation pour vous
déplacer d’un champ de saisi vers un autre, indiquez le nouveau montant, suivi des touches Tab et OK.
Pour imprimer un
bordereau de dépôt,
cliquez sur ce bouton.
5.2.4
Impression d’un bordereau de dépôt
Plusieurs usagers préféreront utiliser cette fonction pour
préparer le dépôt qu’ils effectueront à l’institution financière.
Dans ce cas, la saisie du bordereau serait effectuée avant le
dépôt. Rappelez-vous que l’important est de toujours vous
assurer de la conformité avec votre institution financière.
5•6
uris concept
5.2.5
Corriger l’imputation d’un montant
Pour corriger un montant inscrit à titre de règlement pour
une avance reçu à titre d’honoraires, vous pouvez effectuer
un dépôt à zéro, en inversant l’imputation des montants.
Dans l’exemple ci-dessus, pour le dossier 5487-3, il y
avait déjà un montant de 300,00 $ détenu pour le règlement du dossier. Pour transférer ce montant en avance
sur honoraires, nous avons inscrit un dépôt en ajoutant
un montant de 300,00 $ en avance sur honoraires, tout en
réduisant le montant de 300,00 $ perçu pour règlement.
Cette transaction n’affecte en rien le total des montants
détenus en fidéicommis.
5.3
Enregistrement des retraits
Dans le cas d’un retrait à titre d’avance sur compte d’honoraire, vous avez la possibilité d’inscrire pour plusieurs dossiers, et d’émettre un seul chèque.
La date doit correspondre à la date effective de votre retrait.
Le programme exerce un suivi séquentiel des numéros de
chèque pour chaque compte bancaire. Vous pouvez modifier le numéro proposé mais un message vous préviendra si
le numéro a déjà été utilisé.
Inscrivez le numéro du dossier ou appuyez sur la touche
Tab pour accéder à la liste des dossiers. Le logiciel affichera
le solde inscrit à ce dossier dans le compte bancaire concerné.
5•7
Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5
Pour effectuer l’enregistrement de vos
retraits, sélectionnez
le compte bancaire et
cliquez sur le bouton
Retraits pour accéder
à la fenêtre suivante.
Inscrivez le montant retiré dans le dossier sélectionné en
prenant soin d’indiquer également la portion du montant
retiré à titre d’avance sur honoraires.
Inscrivez un commentaire approprié pour votre suivi et
appuyez sur la touche Tab. Le logiciel ajoutera une ligne à la
liste et vous pourrez débuter la saisie d’une nouvelle ligne.
Lorsque vous aurez complété l’inscription des dossiers faisant l’objet du retrait, sélectionnez le bouton OK pour identifier le bénéficiaire.
Le programme vous offre la possibilité de mettre à jour automatiquement le nom et l’adresse de différents bénéficiaires.
Sélectionnez l’option Autre pour inscrire un autre bénéficiaire.
5.4
Facturation et avances sur comptes d’honoraires
Le processus de facturation permet d’indiquer au client, sur
sa facture, le montant de l’avance reçue à titre d’honoraires
que vous retirerez du compte en fidéicommis en réduction
du total facturé.
5•8
Voir chapitre 4.6.3 : Facturation régulière d’un dossier.
uris concept
Lorsque la facture est acceptée, le logiciel
inscrira un rappel dans le module fidéicommis
Chèques à effectuer.
Il est à noter que le programme n’effectuera aucun retrait
automatique du compte en fidéicommis ni aucun dépôt
automatique au compte courant ( ce qui était le cas avec les
versions antérieures ). Le programme permettant l’impression
des chèques effectués aux comptes en fidéicommis, le retrait
officiel ne sera enregistré qu’au moment de l’impression du
chèque. Il en est de même pour le dépôt au compte courant
qui lui se fera au moment de l’enregistrement du dépôt.
Double-cliquez sur la ligne appropriée pour détruire le rappel
et confirmez que le retrait a bien été effectué.
5.5
Rapports de gestion des comptes en fidéicommis
Tous les rapports de gestion de vos comptes en fidéicommis
sont accessibles à partir du bouton Fidéicommis de la fenêtre principale.
Le menu Rapports vous offre la possibilité d’accéder aux
rapports suivants :
5•9
Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5
5.5.1
Journal général des transactions
Ce rapport présente la liste complète des transactions enregistrées au cours d’une période spécifiée par l’usager pour
tous les comptes.
Une date antérieure à l’année financière en cours, ou postérieure à la date de mise à jour sera refusée.
5.5.2
Analyse du compte de grand livre
Ce rapport vous donne accès à la liste des transactions
intervenues dans chacun des comptes et présente le nouveau solde en banque après chacune des transactions.
Dans les faits, ce rapport vise à reproduire le contenu de
votre relevé bancaire.
5•10
uris concept
Une date antérieure à l’année financière en cours, sera refusée. Cependant, une date de fin postérieure à la date du jour
sera acceptée.
5.5.3
Liste des montants détenus en fidéicommis
Ce rapport affiche la liste des dossiers ayant un montant
détenu en fidéicommis à une date spécifiée par l’usager. Il distingue chacun des comptes bancaires et les montants détenus
à titre d’avances sur honoraires ou pour d’autres fins.
5.5.4
Registre des comptes en fidéicommis
Ce rapport peut être comparé au registre manuel que le
Barreau exige et présente, pour chaque dossier, le détail
des transactions en fidéicommis. Ce rapport est accessible
à partir de la fonction Rapports par dossier RD23 – Registre
des comptes en fidéicommis.
5•11
Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5
5.6
Conciliation bancaire
La conciliation bancaire est le résultat d’une opération visant
à concilier ( assurer la concordance des) les écritures inscrites dans votre base de données avec celles apparaissant sur
le relevé bancaire de l’institution financière.
Cette opération devrait être effectuée à chaque mois, sur
réception du relevé bancaire de l’institution.
Ce bouton, accessible à partir de la fenêtre
de gestion des comptes en fidéicommis, vous
invite d’abord à sélectionner le compte bancaire et la période à concilier.
Les comptes apparaissant dans cette liste correspondent à
ceux pour lesquels vous avez sélectionné l’option Effectuer
la conciliation bancaire lors de l’ouverture des comptes en
fidéicommis.
Le contenu de la liste
inclut:
• les retraits et les
dépôts en circulations de la période
précédente ;
• les
transactions
de la période en
cours.
5•12
uris concept
Le programme propose la période suivant votre dernière
conciliation bancaire. Vous pouvez reprendre la conciliation
d’une période antérieure en modifiant les dates de début et
de fin. Cliquez sur Continuer pour accéder à la liste des
transactions de la période.
Solde encaisse du début
Ce montant a été mis à jour automatiquement lorsque vous
avez accepté le rapport de conciliation de la période précédente.
Si vous effectuez votre conciliation bancaire pour la première fois ou si vous reprenez la conciliation d’une période
précédente, vous devrez modifier vous-même le solde de
l’encaisse du début.
À partir des données de votre relevé bancaire, double-cliquez sur une ligne pour indiquer au logiciel que cette transaction est effectivement passée à la banque.
Solde en banque
Ce montant est mis à jour automatiquement en fonction des
transactions encaissées ou en circulation. Votre conciliation
bancaire sera complétée lorsque le montant figurant sur
votre relevé de banque correspondra au solde en banque
indiqué à l’écran.
Sélectionnez maintenant le bouton Imprimer pour conserver
votre sélection et / ou obtenir le rapport de conciliation bancaire. Ce dernier présentera :
•
La liste des dépôts et des retraits de la période en
cours ;
•
La liste des dépôts et des retraits en circulation ;
•
La liste des montants détenus en fidéicommis selon Juris
Concept ;
•
Un sommaire de la conciliation.
Le logiciel vous demandera de confirmer votre acceptation
du rapport. En cas de refus, votre sélection des transactions
encaissées et non encaissées sera conservée et vous pourrez reprendre le processus jusqu’à complète satisfaction.
Particularité de la conciliation bancaire d’un compte en
fidéicommis
Le Barreau du Québec exige que la totalité des montants
détenus en fidéicommis corresponde au solde enregistré à
la banque. La conciliation bancaire sera conforme aux exigences du Barreau si le solde encaisse de la fin est égal
au total de la liste des montants détenus en fidéicommis
apparaissant sur le rapport.
En cas de divergence, vous devrez retirer le surplus ou
déposer le manque au compte bancaire.
5•13
Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5
La conciliation bancaire est conforme
lorsque ces montants
sont égaux.
5.7
Impression des chèques
Le logiciel vous permet d’imprimer les chèques à partir de
tous vos comptes en fidéicommis. Pour ce faire :
5•14
uris concept
•
Sélectionnez le compte en fidéicommis et le bouton
Retraits ;
•
Sélectionnez l’option Imprimer les chèques du menu
Édition et Rapports de la fenêtre des retraits ;
La fenêtre qui se
présentera
vous
permet de sélectionner les paramètres du modèle
des chèques qui
seront imprimés.
•
Sélectionnez la case à cocher Imprimer les chèques… ;
•
Sélectionnez le modèle de chèque. Si les modèles proposés ne correspondent pas au vôtre, communiquez
avec Juris Concept et votre modèle sera ajouté à la liste.
Notez que le format des chèques doit être 8.5" x 11", en
feuilles mobiles.
Si vous avez activé l’option d’impression des chèques, le
logiciel vous proposera d’imprimer le chèque après chaque
transaction de retrait.
Le talon de chacun des chèques imprimés présentera le
détail des dossiers et des montants affectés par ce retrait.
5.8
Compte d’intégration
Chaque transaction réalisée aux comptes en fidéicommis
est comptabilisée dans un compte global appelé Compte
d’intégration des avances détenus en fidéicommis.
Ce compte de grand livre 7000 est obligatoire. Le rapport de
grand livre vous permet d’accéder à la liste des transactions
effectuées sur ce compte.
Voir 5.1 : Ouverture des comptes en fidéicommis
5•15
Gestion des comptes en fidéicommis
Chapitre 5
Chapitre
6
Comptabilité générale intégrée
Le module Clients ( module de base ) offre la possibilité de
transmettre les données comptables d’une période vers différents logiciels de comptabilité disponibles sur le marché.
Voir chapitre 7 : Logiciels comptables externes.
Une telle utilisation peut représenter un avantage si, par
exemple, votre comptabilité est effectuée par une ressource
externe à votre bureau. Elle vous privera cependant, des
nombreux avantages découlant d’une intégration complète
de votre administration.
Accès au module de
comptabilité générale intégré
6•1
Le programme de comptabilité générale intégrée ( CGI ) s’ajoute
au module de gestion des clients et des travaux en cours et
élimine le besoin de recourir à un autre logiciel pour compléter
votre administration. Il offre les fonctions suivantes :
Module Grand livre
Gestion de votre plan comptable et production de vos états
financiers.
Module Fournisseurs
Gestion des fournisseurs, des achats, des déboursés et suivi
des comptes à payer.
6.1
Cliquez sur ce bouton
pour accéder à la
fenêtre du module de
comptabilité générale
intégré.
Activation du module de comptabilité générale
Le module de comptabilité général intégré CGI est vendu
séparément et ne peut être mis en opération qu’avec l’aide
d’un représentant de Juris Concept. Le bouton d’accès à ce
module est situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre du
menu principal.
Une fois en opération, il sera nécessaire de procéder à l’activation du grand livre de la comptabilité avant de débuter
l’inscription de vos transactions comptables. Habituellement,
cette opération s’effectue lors de la mise en opération du
logiciel avec le personnel de Juris Concept.
Retour au module de
gestion des clients
( fenêtre principale )
Voir 3.4 : Démarrage de la comptabilité générale intégrée.
6•2
uris concept
6.2
Comptes de grand livre et le plan comptable
Un plan comptable est une liste structurée de tous les numéros de comptes que vous utilisez pour inscrire vos transactions comptables de manière à exercer un suivi de l’actif,
du passif, de l’avoir, des revenus et des dépenses de votre
bureau.
La définition du plan comptable est une étape importante
de la mise en opération du logiciel et devrait être élaborée
en concertation avec une ressource professionnelle de la
comptabilité.
La version originale du logiciel propose un plan comptable
applicable aux études légales.
Avant de modifier le plan comptable proposé, il est important
que vous compreniez les types de comptes que le logiciel
utilise pour produire vos états financiers ainsi que le système
de numérotation utilisé pour assurer l’organisation logique
du plan comptable.
6.2.1
Les types de comptes
Ce bouton de la fenêtre de comptabilité vous
donne accès à la fenêtre de gestion de votre
plan comptable.
Le programme produit vos états financiers conformément
aux types de comptes utilisés dans votre plan comptable.
Par exemple, la section ACTIF d’un bilan prendrait la forme
suivante si vous utilisiez les types de comptes ci-après mentionnés.
6•3
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Types de comptes
En-tête de section * *
ACTIF
En-tête de groupe
Actif à court terme
Compte de gauche *
Banque XXX
2 000,10
Compte de gauche *
Banque YYY
1 000,50
Sous-total gauche
Total banque
3 000,60
Compte de droite *
Comptes à recevoir
30 200,00
Compte de droite *
Avances à recevoir
10 000,00
Total de groupe
Total actif à court terme
43 200,60
En-tête de groupe
Immobilisations
Compte de gauche *
Équipements informatiques
15 000,00
Compte de gauche *
Amort. Cumul. Informatiques
-5 000,00
Sous-total gauche
Net Équipements informatiques
10 000,00
Compte de droite *
Terrain
25 000,00
Total de groupe
Total Immobilisations
35 000,00
Total de section * *
TOTAL DE L’ACTIF
78 200,60
* Seuls les comptes de gauche et de droite peuvent être utilisés pour
inscrire une transaction comptable.
En-tête de section • Total de section • En-tête de groupe
Vos états financiers comportent cinq sections, l’Actif, le
Passif, l’Avoir, les Revenus et les Dépenses. Chacune de ces
sections est prédéfinie dans le logiciel et ne peut être modifiée par l’usager.
Total de groupe
Une section peut-être subdivisée en plusieurs groupes de
manière à améliorer la présentation et la compréhension de
vos états financiers.
Il est obligatoire de terminer un en-tête de groupe par un
Total de groupe.
Comptes de gauche • Comptes de droite
Ces types de comptes sont utilisés pour l’inscription de
toutes transactions comptables.
Les soldes des comptes de gauche s’affichent dans la
colonne de gauche de vos états financiers.
Sous-total gauche
Les comptes de gauche sont utilisés pour améliorer la présentation et faciliter la lecture de vos états financiers. Par
6•4
uris concept
exemple, toutes vos dépenses d’automobile pourraient être
comptabilisées dans des comptes de gauche, de manière
à visualiser le total de vos dépenses d’automobile dans un
compte sous-total gauche.
Une série de comptes de gauche doit obligatoirement se
terminer par un compte de type sous-total gauche.
6.2.2
Attribution des numéros de compte
Pour assurer une présentation logique de vos états financiers, le logiciel utilise une numérotation particulière pour
chacune des cinq sections de vos états financiers.
Comptes d’actif
Comptes de passif
Comptes d’avoir
Comptes de revenus
Comptes de dépenses
1000 à 1999
2000 à 2999
3000 à 3999
4000 à 4999
5000 à 5999
Pour les professionnels ayant à gérer un ou plusieurs comptes en fidéicommis, la numérotation suivante est également
appliquée :
Comptes bancaires
Compte d’intégration des avances
aux comptes en fidéicommis
6.2.3
6000 à 6999
7000
Comptes bancaires
Un compte bancaire est obligatoirement un compte de
gauche ou de droite de la section ACTIF ( 1000 à 1999 ).
Si vous désirez effectuer la conciliation bancaire d’un
compte, vous devez sélectionner l’option Effectuer la conciliation bancaire de ce compte.
Cette option donne
accès aux informations sur le compte
bancaire, permet la
conciliation bancaire
et l’impression des
chèques.
6•5
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Complétez les informations demandées concernant votre
numéro de compte et le nom de votre institution bancaire.
Lors de l’implantation, indiquez la période de la première
conciliation bancaire que vous souhaitez réaliser. Par la
suite, le programme enregistrera automatiquement la date
de la prochaine période à concilier.
Vous pouvez définir ainsi tous les comptes bancaires utilisés
par votre bureau.
6.2.4
Comptes de déboursés facturables à vos clients
Ces types de comptes sont utilisés pour comptabiliser les
déboursés encourus au nom d’un client et devant faire l’objet
d’une facturation. Par exemple, des frais d’huissiers peuvent
constituer des déboursés devant être finalement remboursés
par votre client, par le biais d’une facturation les incluant.
Un compte de Déboursés facturables à vos clients est
obligatoirement un compte de gauche ou de droite de la
section ACTIF ( 1000 à 1999 ) ou de la section DÉPENSES
( 5000 à 5999 ). Le choix de la section dans laquelle ces
déboursés seront présentés doit être établit en concertation
avec votre expert comptable.
L’objectif poursuivi ici est de pouvoir effectuer une comparaison ou un contrôle des déboursés que vous encourez pour
vos clients versus ceux qui leur sont effectivement facturés.
Par exemple, l’utilisation de la section ACTIF pourrait permettre une présentation similaire à ce qui suit :
Représente le total
des déboursés enregistrés à partir du
module Fournisseur
- Achat *
Représente le total
des
déboursés
facturés à partir du
module Client **
L’écart entre les deux
représente la somme
toujours inscrite en
travaux en cours.
ACTIF
Actif à court terme
Banque XXX
Banque YYY
Total banque
Comptes à recevoir
Déboursés encourus pour
clients
Déboursés facturés aux clients
Solde déboursés à facturer
Avances à recevoir
Total actif à court terme
Immobilisations
Équipements informatiques
Amort. Cumul. informatiques
Net Équipements informatiques
Terrains
Total Immobilisations
TOTAL DE L’ACTIF
2 000.10
1 000.50
3 000.60
30 200.00
3 500.00
3 000.00
500.00
10 000.00
43 200.60
15 000.00
-5 000.00
10 000.00
25 000.00
35 000.00
78 200.60
* Voir 6.5 : Module fournisseurs pour plus de détails sur l’inscription des déboursés facturables à vos client.
** Voir 6.2.5 : Comptes d’intégration .
6•6
uris concept
Sélectionnez cette
option pour activer
le traitement particulier de ce type de
déboursé.
Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat via le module
fournisseurs, le programme vous proposera d’identifier les
montants à répartir dans chacun des dossiers de vos clients
lorsque vous utiliserez ce compte de grand livre.
6.2.5
Comptes d’intégration
Avant de démarrer la saisie de vos transactions comptables,
il est nécessaire de préciser les comptes d’intégration à utiliser pour chaque type de transactions.
Par exemple, lorsque vous enregistrez un achat à crédit, il
n’est pas nécessaire de préciser à chaque fois qu’il s’agit
d’un compte à payer à comptabiliser au compte 2100
Comptes à payer parce que le programme dispose déjà de
cette information par le biais des comptes d’intégration du
module Fournisseurs.
Le programme comporte plusieurs comptes d’intégration
que les fenêtres de transactions peuvent automatiquement
mettre à jour lorsque vous traitez une écriture. Vous pouvez
ajouter, modifier ou détruire tous les comptes d’intégration
proposés dans la version originale du logiciel, sauf le compte
3600 Bénéfices nets.
Les comptes d’intégration du module Grand Livre :
Menu Options et Rapports de la fenêtre Grand Livre
6•7
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Le logiciel enregistre le bénéfice net d’une période dans le
compte 3600 Bénéfice net. Vous ne pouvez ni modifier, ni
détruire ce compte.
Dans
le
cadre
du processus de
changement d’année financière, le
programme effectue un virement du
bénéfice net de l’exercice vers un compte de bénéfices nonrépartis. Ce compte d’intégration appartient obligatoirement
à la section AVOIR de vos états financiers.
Les comptes d’intégration du module Clients :
Ce bouton de la fenêtre de comptabilité vous
donne accès au détail des transactions d’un
dossier client.
Sélectionnez Comptes d’intégration du module clients
dans le menu Édition de la fenêtre À recevoir, pour afficher
le module des comptes d’intégration des clients.
Ces comptes sont utilisés pour effectuer les écritures comptables liées à la gestion de vos comptes à recevoir, à savoir :
• la facturation ;
• les encaissements ;
• les notes de crédits ou escomptes alloués à vos clients ;
• les revenus d’intérêts ;
• les mauvaises créances et la provision pour mauvaises
créances
Les comptes d’intégration des revenus de déboursés judiciaires ou extrajudiciaires peuvent appartenir à la section
ACTIF 1000-1999 ou REVENUS 4000-4999 selon les
recommandations de votre expert comptable.
6•8
uris concept
En sélectionnant l’option Activer l’intégration des factures
selon le compte de grand livre prévu au code d’intervention, lors de la facturation, le report de la transaction de chacune des interventions dans le grand livre s’effectuera selon
le compte de grand livre sélectionné.
Les comptes d’intégration du module Fournisseurs :
Ce bouton de la fenêtre de comptabilité vous
donne accès aux dossiers fournisseurs.
Sélectionnez le module des comptes d’intégration des fournisseurs dans le menu Options et Rapports de la fenêtre
Fournisseur.
6•9
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Le menu des comptes d’intégration des fournisseurs s’affiche selon le tableau suivant :
Ces comptes sont
utilisés pour effectuer les écritures
comptables liées à
la gestion de vos
achats. Dans cet
exemple,
•
Les déboursés seront effectués au Compte 1100 ;
•
Les achats payés plus tard seront inscrits au Compte
2150 ;
•
Les taxes payées sur vos achats seront comptabilisés
aux Comptes 2351 et 2361.
Effectuez la sélection des comptes de grand livre correspondant à votre plan comptable.
6.3
Module général
Le module général est utilisé pour inscrire toutes les transactions ne pouvant être effectuées à partir du module Clients
ou du module Fournisseurs. Par exemple :
•
un virement de fonds d’un compte bancaire à un autre ;
•
un retrait ou une avance à un sociétaire ;
•
un paiement d’emprunt ;
•
les intérêts et frais de banque.
Ce bouton de la fenêtre de comptabilité vous
donne accès au journal général.
6•10
uris concept
Vous devez également utiliser ce module en fin d’exercice
financier pour ajouter les écritures de régularisation nécessaires avant de procéder à la fermeture de l’année financière.
6.3.1
Ajouter une écriture au journal général
Sélectionnez le bouton Ajouter pour enregistrer une écriture.
Référence
Numéro de chèque ou tout commentaire pertinent.
Date
Une date antérieure à l’année financière en cours ou postérieure à la date du jour sera refusée. Vous pourrez cependant
inscrire une transaction postérieure à la fin de votre exercice
financier, sans obligation de procéder à la fermeture de l’année financière.
N°
Toutes les transactions réalisées à partir de cette fenêtre
débutent par les lettres JG pour journal général. Ce numéro
est généré automatiquement à chaque fois que vous reportez une transaction.
Description
Inscrivez une description de la transaction et appuyez sur
Tab pour accéder au compte de grand livre.
6•11
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Si vous ne connaissez pas le numéro de grand livre, appuyez
sur Tab pour accéder à la liste. En inscrivant le chiffre 4 et
Tab, par exemple, le programme sélectionnera le premier
compte débutant par le chiffre 4.
Inscrivez le compte de grand livre et le montant dans la
colonne Débits ou Crédits et appuyez sur Tab pour débuter
la saisie d’une autre ligne.
Lorsque les montants de la transaction sont en équilibre
( total des débits et des crédits ), le bouton OK vous permet
de confirmer l’enregistrement.
NOTE : La liste des comptes de grand livre exclut les comptes d’intégration utilisés pour vos comptes à recevoir et vos
comptes à payer. Seules les transactions réalisées à partir
des modules Fournisseurs et Clients peuvent affecter ces
comptes d’intégration.
6.3.2
Modifier une écriture du journal général
Le programme vous permet de modifier une écriture comptable. S’il s’agit d’une transaction du module Fournisseurs
( CP… ) ou Clients ( CR… ), un message vous avisera que
cette transaction devrait être corrigée à partir des modules
d’origine.
Par la suite, un message vous demandera si vous êtes certain de vouloir modifier cette transaction.
Il faut donc être conscient des implications
possibles
de
telles
modifications, notamment au niveau de la
concordance des soldes apparaissant à l’auxiliaire et ceux
de vos états financiers.
6•12
uris concept
6.3.3
Afficher toutes les écritures du module de comptabilité générale
Par défaut, cette fenêtre affiche les transactions du journal
général seulement. Par contre, il vous est possible d’afficher
toutes les transactions du module de comptabilité générale
( module Fournisseurs et Clients ) en sélectionnant l’option
Afficher toutes les transactions du menu Options et
Rapports.
Écriture provenant
du module Clients
Comptes
bles.
6.3.4
receva-
Écritures récurrentes
Vous pouvez gagner du temps et éviter certaines erreurs en
sauvegardant vos transactions récurrentes comme les écritures relatives aux salaires ou les remises de déductions à la
source et les rappeler au moment voulu.
Pour sauvegarder une écriture récurrente :
•
Trouver d’abord la transaction comptable réellement inscrite au fichier de données ;
•
Cliquez sur le bouton Sauveg. ;
•
Corrigez le nom de l’écriture, sélectionnez la fréquence
et cliquez sur le bouton OK pour sauvegarder l’écriture.
Pour utiliser une écriture récurrente, cliquez sur
ce bouton et le programme affichera la liste des
transactions sauvegardées.
Les transactions sont affichées dans un ordre chronologique, de la date d’échéance la plus proche à la date la plus
éloignée. Sélectionnez l’écriture souhaitée et le bouton OK.
Le programme se placera en mode Ajouter et affichera les
données de l’écriture sauvegardée. Vous pouvez modifier le
contenu proposé, sans restriction.
6•13
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Pour supprimer une écriture récurrente, sélectionnez la ligne
correspondante et cliquer sur le bouton Supprimer.
6.3.5
Impression des chèques
Les chèques doivent toujours être imprimés à partir du
module fournisseurs puisqu’il est obligatoire d’y associer un
fournisseur ou un bénéficiaire dûment inscrit au fichier des
fournisseurs.
Par ailleurs, si vous désirez imprimer vos chèques des
salaires, dont les écritures sont réalisées à partir du module
général, nous vous recommandons d’effectuer votre écriture
des salaires en utilisant un compte temporaire Salaires à
payer au lieu du compte bancaire dans lequel le chèque
sera encaissé. Voici un exemple.
Dans cet exemple, nous avons utiliser le compte 2160
Salaires à payer pour enregistrer l’écriture des salaires.
6•14
uris concept
Pour imprimer le chèque, il suffit de :
•
Inscrire l’employé au fichier des fournisseurs, s’il s’agit
de la première transaction à son nom ;
Il n’est pas requis
de cocher les cases
de TPS et TVQ concernant un employé
pour son salaire.
•
Effectuer un Achat au comptant en utilisant le compte
de grand livre 2160 Salaires à payer.
Voir 6.5 : Module fournisseurs.
6.4
Module clients
Le module de base de Juris Concept, utilisé pour la gestion
de vos dossiers et la facturation constitue le module Clients
de la comptabilité générale intégrée.
En général, les transactions du module Clients ne se reportent pas automatiquement dans la comptabilité générale au
moment ou elles sont générées. Ce délai permet d’offrir à
l’usager une souplesse additionnelle pour modifier certaines
transactions du module clients avant leur intégration à la
comptabilité. C’est le cas, notamment, de l’option d’annulation d’une facture.
6•15
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
6.4.1
Mise à jour comptable des transactions du module clients
Pour effectuer le report des transactions du
module Clients, cliquez sur ce bouton au bas de
la fenêtre principale de la comptabilité.
Note : Il n’est pas requis de demander une mise à jour avant
un rapport financier. Le programme effectue cette vérification
automatiquement avant
d’imprimer un rapport
financier. Si vous souhaitez une mise à jour, le
logiciel vous demandera
de confirmer la date de
mise à jour.
La date de mise à jour ne peut excéder la date du jour ou la
date de fin de l’exercice financier en cours.
À la fin d’année financière, vous pourrez poursuivre les
activités usuelles, réalisées à partir du module clients mais
le report des transactions comptable ne pourra s’effectuer
qu’après avoir procédé à la fermeture de l’année financière.
Les transactions faisant l’objet de la mise à jour sont :
• les factures et les notes de crédit ;
• les mauvaises créances ;
• les revenus d’intérêts.
6.5
Module fournisseurs
Le module fournisseurs est utilisé pour effectuer le suivi de
vos achats et de vos déboursés au niveau de chaque fournisseur. Ce faisant, vous aurez plus tard accès à différents
rapports par fournisseur, notamment le suivi chronologique
de vos comptes à payer. Il est recommandé de maximiser
l’utilisation de ce module pour l’inscription de vos dépenses ou toute autre transaction nécessitant l’impression d’un
chèque.
Pour accéder au module fournisseur cliquez sur ce
bouton de la fenêtre principale de la comptabilité.
Le module fournisseurs comprend :
• la gestion des fournisseurs ;
• les achats ;
• les déboursés.
6•16
uris concept
6.5.1
Comptes d’intégration
Avant de procéder à l’enregistrement de votre première transaction, vous devez d’abord sélectionner les comptes d’intégration que le logiciel devra utiliser pour l’enregistrement
des transactions comptables effectuées à partir du module
fournisseurs.
Le menu Options et Rapports de la fenêtre Fournisseurs
vous donne accès à la fenêtre de gestion de ces comptes
d’intégration.
Ces comptes seront utilisés pour effectuer les écritures
comptables liées à la gestion de vos achats. Dans cet exemple,
•
Les déboursés seront effectués au compte bancaire
1100 ;
•
Les achats payés plus tard seront inscrits au compte à
payer 2150 ;
•
Les taxes payées sur vos achats seront comptabilisées
aux comptes 2351 et 2361.
Effectuez la sélection des comptes de grand livre correspondant à votre plan comptable.
6•17
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
6.5.2
Gestion des fournisseurs
Toute transaction d’achat ou de déboursé réalisée à partir du
module fournisseurs doit être associée à un fournisseur.
Cliquez sur ce bouton de la fenêtre principale
de comptabilité et inscrivez chaque fournisseur
en accordant une attention spéciale aux points
suivants :
•
En sélectionner les cases à cocher relatives à la TPS et
à la TVQ active ou désactive le calcul des taxes que le
logiciel exécute lors de l’enregistrement des achats de
ce fournisseur ;
•
Indiquez une Référence client valable pour le fournisseur, par exemple, votre numéro de client chez ce fournisseur.
Fournisseur occasionnel
Le Fournisseur occasionnel est créé automatiquement
par le logiciel. Les achats effectués auprès d’un fournisseur
occasionnel peuvent être inscrits à ce nom, sans exiger l’inscription définitive du fournisseur.
Fournisseur inactif
Cette option permet d’exclure ce fournisseur de la liste des
fournisseurs utilisés pour l’enregistrement de vos achats et
de vos déboursés. Vous pouvez plus tard détruire ce fournisseur lorsque toutes ses transactions auront fait l’objet d’une
épuration.
6.5.3
Achats
Vous devez utiliser la fenêtre Achats pour comptabiliser vos
achats effectués auprès de vos fournisseurs. Une transac-
6•18
uris concept
tion d’achat peut être inscrite comme Achat à payer plus
tard ou Achat au comptant avec paiement.
Cliquez sur ce bouton de la fenêtre principale
de comptabilité. Puis sélectionnez le compte
bancaire et cliquez sur le bouton Continuer pour
accéder au journal des achats.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour l’enregistrement d’un
achat.
L’utilitaire du calcul des taxes s’affiche automatiquement pour faciliter le
calcul de ceux-ci.
6•19
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Fournisseur
Sélectionnez dans la liste le nom du fournisseur. S’il s’agit
d’un fournisseur occasionnel, inscrivez le nom du fournisseur dans la première ligne de l’adresse. Vous pourrez ainsi
imprimer le chèque à ce fournisseur occasionnel.
Case à cocher pour
effectuer le paiement
immédiatement
lors de la saisie de
l’achat.
Facture : Le n° de
facture du fournisseur.
Achat au comptant
Sélectionnez cette case à cocher si vous effectuez le paiement de cet achat immédiatement et la rubrique Chèque
s’affichera. Le programme effectue un suivi séquentiel des
numéros de chèques pour chacun des comptes bancaires.
Vous pouvez aussi modifier le numéro proposé. Un message
vous préviendra si le numéro a déjà été utilisé.
Chèque
Si vous avez sélectionné l’option Achat au comptant, la
rubrique chèque s’affichera. Tel que mentionné précédemment, le programme exerce un suivi séquentiel de vos numéros pour chacun des comptes bancaires.
Description
Par défaut, cette description correspond à celle inscrite à la
fiche du fournisseur. Vous pouvez ajouter une description de
l’achat et celle-ci s’imprimera sur le chèque.
Date
Une date antérieure à l’année financière sera refusée. Une
date postérieure à la date du jour sera cependant acceptée
afin de vous permettre, lors d’un achat au comptant, d’imprimer vos chèques post- datés.
Compte de grand livre
Inscrivez le compte de grand livre correspondant à la
dépense ou appuyez sur Tab pour accéder à la liste. Pour
une meilleure efficacité, vous pouvez, par exemple, inscrire 5
et Tab pour accéder directement aux comptes de dépenses.
Taxes
Par défaut, le logiciel sélectionne les cases à cocher TPSTVQ en fonction de la sélection prévue au dossier du fournisseur. Vous pouvez modifier cette sélection ou le total des
6•20
uris concept
taxes calculées pour refléter adéquatement le montant de la
facture du fournisseur.
Sélectionnez le bouton OK pour confirmer l’ajout de la
transaction. Si vous avez activé l’impression des chèques,
le logiciel vous demandera une confirmation avant de procéder.
Voir 6.3.5. : Impression des chèques.
6.5.4
Annuler une transaction d’achat
Vous pouvez annuler une transaction d’achat en
sélectionnant ce bouton. Notez cependant, que
le logiciel annulera les montants de la transaction
d’achat, sans détruire la transaction comptable de manière
à conserver la suite séquentielle des numéros de transaction
comptable.
L’annulation d’une transaction d’achat sera refusée si des
paiements ont déjà été enregistrés contre cet achat. Pour
annuler une telle transaction, vous devrez d’abord annuler
tous les déboursés associés à cet achat.
6.5.5
Inscrire un crédit d’un fournisseur
Pour réduire le montant des achats effectués auprès d’un
fournisseur, il suffit d’ajouter une transaction d’achat en
inscrivant un montant négatif correspondant à la réduction
souhaitée.
6.5.6
Achats-déboursés facturables aux clients
Certains de vos achats représentent des déboursés encourus pour vos clients et devront, plus tard, faire l’objet d’une
facturation aux clients concernés. C’est le cas, notamment,
des frais d’huissiers, des timbres judiciaires, des frais de
déplacement, etc.
Pour comptabiliser adéquatement ce type de déboursés,
vous devriez normalement effectuer deux opérations distinctes.
•
Inscrire une transaction d’achat au module fournisseurs ;
•
Inscrire une ou plusieurs interventions, en fonction de
chacun des dossiers concernés par la facture du fournisseur.
6•21
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Le logiciel vous permet de répartir la facture d’un fournisseur
dans les dossiers de vos clients et ce, lors de l’ajout d’une
transaction d’achat.
Pour activer ce traitement, vous devez d’abord identifier les
comptes de grand livre susceptibles de requérir une répartition au module clients.
Lorsque le numéro de
compte de grand livre
permet de répartir
le montant aux dossiers, le champ Rép.
est coché.
Le montant de la
facture est réparti
dans les différents
dossiers, vous permettant de créer les
interventions facturables aux clients.
Voir 6.2.4 : Comptes de déboursés facturables à vos clients.
Lorsque la transaction d’achat affecte un des comptes de
grand livre nécessitant une répartition à vos dossiers clients,
comme dans cet exemple, le programme vous invite à identifier les dossiers concernés et le montant. Placez votre
curseur dans la rubrique Dossier de la partie du tableau
Déboursés facturables au client afin de ventiler le montant de la facture du fournisseur dans les différents dossiers
clients.
Comme toujours, l’utilisation de la touche Tab vous permettra d’ajouter le nombre de dossiers requis. Lors du report de
votre transaction d’achat, le logiciel créera une intervention
facturable pour chacun des dossiers listés.
Lorsque l’ensemble du montant est réparti dans les dossiers
clients, sélectionnez le bouton OK pour confirmer l’ajout de
la transaction.
6•22
uris concept
6.5.7
Écritures récurrentes
Tout comme le journal général, vous pouvez gagner du
temps et éviter certaines erreurs en sauvegardant vos transactions récurrentes du journal des achats comme les écritures relatives aux salaires, au loyer, aux contrats, etc.
Vous pouvez mettre en mémoire les écritures que
vous devez traiter régulièrement et les rappeler
le moment voulu. Pour ce faire cliquez sur ce
bouton.
Pour sauvegarder une écriture récurrente :
•
Trouver d’abord la transaction comptable réellement inscrite au fichier de données ;
•
Sélectionnez le bouton Sauveg. ;
•
Corrigez le nom de l’écriture, sélectionnez la fréquence
et le bouton OK pour sauvegarder l’écriture.
Pour utiliser une écriture récurrente, cliquez sur
ce bouton et le programme affichera la liste des
transactions sauvegardées.
Les transactions sont affichées dans un ordre chronologique, de la date d’échéance la plus proche à la date la plus
éloignée.
Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton
OK. Le logiciel se placera en mode Ajouter et affichera les
données de l’écriture sauvegardée. Vous pouvez modifier le
contenu proposé, sans restriction.
Pour supprimer une écriture récurrente,
sélectionnez la ligne correspondante et cliquez sur ce bouton.
6•23
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
6.5.8
Déboursés
Cette section explique comment enregistrer les paiements
d’une facture d’achat.
Au point précédent nous avons vu que vous pouviez enregistrer la facture et le paiement au moment de l’inscription de
votre achat, en sélectionnant l’option Achat au comptant.
Vous utilisez la fenêtre du journal des déboursés puis le
bouton Déboursés lorsque vous désirez payer une ou plusieurs factures inscrites aux comptes à payer lors de l’enregistrement de la facture d’achat.
Cliquez sur ce bouton de la fenêtre principale de
la comptabilité puis sur le bouton Ajouter pour
enregistrer l’inscription d’un déboursé.
Sélectionnez par la suite le compte bancaire et cliquez sur le
bouton Continuer pour accéder au journal des déboursés.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer un déboursé.
Impression
chèque
du
Impression
de
l’adresse du fournisseur sur une enveloppe N°. 10
6•24
uris concept
Fournisseur
Sélectionnez dans la liste le nom du fournisseur. Le logiciel
affichera la liste des factures non payées pour le fournisseur
sélectionné. Notez qu’il suffit de taper les premières lettres
du nom du fournisseur. S’il s’agit d’un fournisseur occasionnel, inscrivez son nom dans la première ligne de l’adresse.
N° de chèque
Le programme effectue un suivi séquentiel des numéros de
chèques pour chacun des comptes bancaires. Vous pouvez
aussi modifier le numéro proposé. Un message vous préviendra si le numéro a déjà été utilisé.
Date
Une date antérieure à l’année financière en cours sera refusée. Une date postérieure à la date du jour sera cependant
acceptée afin de vous permettre d’imprimer vos chèques
post- datés.
Montant
Inscrivez le montant du paiement ou sélectionnez les factures à payer dans la colonne Montant payé.
Cliquez sur le bouton OK pour confirmer l’ajout de la transaction. Si vous avez activé l’impression des chèques, le logiciel
vous demandera une confirmation avant de procéder.
Voir 6.3.5 : Impression des chèques.
6.5.9
Annuler une transaction de déboursés
Vous pouvez annuler une transaction de déboursés en sélectionnant le bouton Détruire. Notez cependant, que le logiciel
annulera les montants de la transaction de déboursés, sans
détruire la transaction comptable de manière à conserver la
suite séquentielle des numéros de transaction comptable.
Date de l’annulation
du déboursé
6•25
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
6.5.10
Répartition des paiements aux fournisseurs
Lorsque vous demandez l’impression du rapport des comptes chronologiques de vos fournisseurs, le programme utilise
les informations provenant de la répartition des paiements
que vous avez effectués de manière à calculer adéquatement l’âge de vos comptes à payer.
Lorsque le montant total de vos comptes à payer apparaissant sur ce rapport diffère de celui apparaissant au compte
Comptes à payer de votre bilan, l’erreur résulte probablement d’une répartition inadéquate des paiements effectués
à vos fournisseurs.
Vous devez, dans ce cas, identifier le ou les fournisseurs
présentant un écart. Pour vous faciliter cette tâche, imprimer
le rapport Comptes fournisseurs à une date donnée et
comparer les montants de chaque rapport.
Le menu Options et Rapports de la fenêtre Journal des
déboursés ou Journal des achats vous donne accès à
la fonction permettant de Valider la répartition des paiements par facture.
Vous pourrez soit :
6•26
uris concept
•
Reprendre la répartition d’un seul déboursé.
•
Reprendre la répartition de tous les déboursés d’un fournisseur.
•
Vérifier la répartition des déboursés de tous les fournisseurs.
Si vous constatez que la répartition d’un déboursé est erronée, c’est-à-dire que le déboursé aurait dû être appliqué
au paiement d’une autre facture, vous pouvez reprendre
la répartition effectuée à l’origine de la transaction de la
manière suivante :
•
Trouvez la transaction de déboursés dont la répartition
est erronée ;
•
Sélectionnez l’option Valider la répartition des paiements par facture, et le logiciel affichera la fenêtre suivante, pour vous demander de sélectionner la répartition
pour un seul
fournisseur, ou
pour l’ensemble des fournisseurs :
•
Le logiciel affichera la fenêtre de la répartition des paiements aux fournisseurs ;
Cliquez sur ce bouton
pour reprendre la
répartition d’un ou
plusieurs paiements.
6•27
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
•
Le logiciel affichera la fenêtre suivante, pour vous offrir la
possibilité de reprendre la répartition des paiements pour
la transaction
CP48-04, ou
pour tous les
paiements de
ce fournisseur ;
•
Utiliser Tab pour répartir le montant correspondant à la
facture sélectionnée, jusqu’à la complète répartition du
montant.
Cliquez sur ce bouton
pour confirmer le
résultat de la répartition effectuée.
La répartition est complétée adéquatement lorsque le total
de la colonne Montant payé est égal au Montant à répartir.
NOTE IMPORTANTE : Lorsque vous reprenez la répartition
de tous les paiements d’un fournisseur, le programme enregistre la nouvelle répartition en date du jour. Le rapport chronologique ne sera plus disponible avant cette date.
6.5.11
Vérifier la répartition des paiements pour tous les fournisseurs
Le rapport chronologique des comptes à payer utilise l’information provenant de la répartition de vos déboursés pour
déterminer l’âge de vos comptes à payer. Une répartition
incomplète au niveau de certains fournisseurs entraînerait
une divergence entre les différents rapports du logiciel sur
les comptes à payer et le rapport chronologique.
En cas de divergence, vous pouvez vérifier la répartition
des déboursés pour tous les fournisseurs en sélectionnant
l’option Vérifier la répartition des paiements par facture
du menu Options
et Rapports de la
fenêtre Déboursés,
selon la procédure
décrite précédemment.
6•28
uris concept
Le programme affichera tous les dossiers dont la répartition
est incomplète. Vous devez sélectionner un dossier, pour
vous permettre de compléter la répartition pour ce fournisseur toujours selon la procédure décrite précédemment.
Lorsque la répartition
est effectuée, cliquez
sur ce bouton pour
confirmer la transaction.
6.5.12
Impression des chèques
Vous pouvez imprimer vos chèques aux fournisseurs.
Pour activer la fonction
Impression
des
chèques,
sélectionnez
le
menu Options et
Rapports de la
fenêtre Déboursés
et
l’option
Impression
des
chèques aux fournisseurs.
Sélectionnez l’option Imprimer les chèques… et le modèle
de chèque approprié. Si vous ne connaissez pas le modèle
de vos chèques, faites imprimer chacun des modèles disponibles en prenant soin
d’ajuster les marges au
besoin.
Si aucun modèle ne
correspond au format
de vos chèques, transmettez un original à
Juris Concept et votre
6•29
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
modèle sera ajouté à la liste, sans frais. Le format lettre
8.5" x 11" est obligatoire.
Lorsque activé, le logiciel vous proposera d’imprimer votre
chèque au moment de l’inscription d’une transaction d’achat
au comptant ou d’un déboursé.
NOTE IMPORTANTE :
Lorsque le montant du chèque excède 100 000 $,
le programme imprime le chèque sans le texte du
montant.
Ce bouton au bas de la fenêtre, vous permet également d’imprimer vos chèques plus tard, et en série.
Chèque effectué à un Fournisseur occasionnel
Lorsque vous inscrivez une transaction au nom du fournisseur identifié Fournisseur occasionnel, vous devez utiliser
la première ligne de l’adresse pour inscrire le nom du fournisseur occasionnel. Dans ce cas, le programme imprimera
le texte de l’adresse seulement sur le chèque.
Chèques postdatés
Tel qu’expliqué précédemment, vous pouvez enregistrer
vos paiements à une date postérieure à la date du jour de
manière à permettre l’impression des chèques à partir de la
fenêtre Déboursés.
Cette option est aussi disponible si vous effectuez votre
paiement lors de l’inscription de la facture d’achat.
6•30
uris concept
6.5.13
Rapports du module fournisseurs
Le menu Options et Rapports des fenêtres Fournisseurs,
Achats et Déboursés vous donne accès à l’ensemble des
rapports disponibles pour le module fournisseurs.
Comptes fournisseurs chronologiques au
Vous pouvez obtenir, à la date désirée, la liste de vos comptes à payer de 0 à 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours,
de 90 à 120 jours, et de 120 jours et plus. Il est possible que
ce rapport ne soit plus disponible à une date antérieure si
vous avez dû reprendre la répartition des paiements d’un
fournisseur.
Comptes fournisseurs au
Vous pouvez obtenir, à la date désirée, la liste de tous vos
comptes à payer.
Journal général du module Fournisseurs
Ces rapports affichent
les écritures comptables réalisées à partir
de la fenêtre Achats
ou Déboursés au cours
d’une période spécifiée
par l’usager. Les rapports sont présentés sous forme d’écritures de journal général, et la sélection des rapports est effectuée selon la date ou
le numéro de la transaction.
6•31
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Achats et Déboursés par fournisseur
Ce rapport présente la liste des transactions inscrites au
nom d’un fournisseur au cours d’une période spécifiée par
l’usager.
Détail chronologique des achats et des déboursés par fournisseur
Ce rapport présente la liste des achats et la répartition des
paiements enregistrés sur chaque facture d’achat du fournisseur, de 0 à 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours,
de 90 à 120 jours, et de 120 jours et plus.
Sélectionnez la période et les fournisseurs pour imprimer
l’un ou l’autre des rapports des achats et des déboursés.
Notez que tous les rapports financiers du module fournisseurs sont disponibles à partir du début de l’année financière
en cours jusqu’à la date du jour.
6•32
uris concept
Liste des Fournisseurs
Ce rapport présente la liste de tous les fournisseurs en ordre
alphabétique. Les informations indiquées sont le numéro
d’attribution du fournisseur, le nom, l’adresse, les numéros de téléphone à la résidence et au bureau, ainsi que le
numéro de télécopieur.
Afficher les transactions des années antérieures
Cet outil vous permet d’afficher les transactions des achats
ou des déboursés des années antérieures.
6.5.14
Épuration des transactions du module fournisseurs
Le menu Options et Rapports de la fenêtre Fournisseurs
ou Journal des déboursés ou Journal des achats vous
donne accès à la fonction permettant l’épuration des transactions du module Fournisseurs.
Cette procédure éliminera de la base de données, les écritures du journal des achats et du journal des déboursés ( CP… ).
6•33
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
6.6
Rapports financiers
Les principaux rapports financiers sont accessibles à partir
du menu Rapports de la fenêtre principale de la comptabilité.
Le programme de comptabilité de Juris Concept ne requière
aucune fermeture de période. Chaque rapport est construit
à partir d’une nouvelle lecture des transactions inscrites au
cours de la période demandée, ce qui vous permet d’obtenir,
en tout temps, vos rapports financiers au jour spécifié.
Lorsque vous aurez complété vos états financiers intérimaires à votre satisfaction, vous pourrez alors décider d’interdire
l’inscription ou la modification de toute transaction comptable inscrite au cours de la période vérifiée et complétée. Ce
point est discuté ci-après.
6.6.1
Vérification et contrôle de l’intégrité de vos données
Avant de produire vos états financiers intérimaires ou en fin
d’année financière, il est important de procéder à certains
contrôles visant à valider les informations financières du logiciel. Les étapes proposées sont les suivantes :
1. La conciliation de tous vos comptes bancaires doit être
effectuée ;
2. Assurez-vous de l’équilibre de la balance de vérification ;
3. Assurez-vous de la conformité des soldes selon les auxiliaires ( comptes à recevoir et comptes à payer ) et des
montants figurant au bilan ;
4. Imprimez les rapports financiers ;
5. Et finalement, empêchez toute nouvelle transaction au
cours d’une période complétée.
Heureusement, le logiciel offre une fonction permettant d’effectuer ces vérifications pour vous. Vous devrez bien sûr,
6•34
uris concept
effectuer vous-même la conciliation de tous vos comptes
bancaires.
Voir 6.6.9 : États financiers validés et fermeture d’une
période.
6.6.2
Conciliation bancaire
La conciliation bancaire est le résultat d’une opération visant
à concilier c’est-à-dire assurer la concordance des écritures
inscrites dans votre base de données avec celles apparaissant sur le relevé bancaire de l’institution financière.
Cette opération devrait être effectuée à chaque mois, sur
réception du relevé bancaire de l’institution et avant de produire vos états financiers mensuels.
Ce bouton, accessible à partir de la fenêtre principale de la comptabilité, vous invite d’abord à
sélectionner le compte bancaire et la période à
concilier.
Les comptes apparaissant dans cette liste correspondent à
ceux pour lesquels vous avez sélectionné l’option Effectuer
la conciliation bancaire lors de la définition de vos comptes
de grand livre.
Voir 6.2 : Comptes de grand livre et le plan comptable.
Le programme propose la période suivant votre dernière
conciliation bancaire. Vous pouvez reprendre la conciliation
d’une période antérieure en modifiant les dates de début et
de fin. Cliquez sur Continuer pour accéder à la liste des
transactions de la période.
Le contenu de la liste inclut :
• les retraits et les dépôts en circulation de la période
précédente ;
• les transactions de la période en cours.
6•35
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Solde encaisse du début
Ce montant a été mis à jour automatiquement lorsque vous
avez accepté le rapport de conciliation de la période précédente.
Si vous effectuez votre conciliation bancaire pour la première
fois ou si vous reprenez la conciliation d’une période précédente, vous devrez modifier vous-même le solde encaisse
du début.
À partir de votre relevé bancaire, double-cliquez sur une
ligne pour indiquer au programme que cette transaction est
effectivement passée à la banque.
Solde en banque
Ce montant est mis à jour automatiquement en fonction des
transactions encaissées ou en circulation. Votre conciliation
bancaire sera complétée lorsque le montant figurant sur
votre relevé de banque correspondra au solde en banque
indiqué à l’écran.
Sélectionnez maintenant le bouton Imprimer pour conserver
votre sélection et / ou obtenir le rapport de conciliation bancaire. Ce dernier présentera :
• la liste des dépôts et des retraits de la période en cours ;
• la liste des dépôts et retraits en circulation ;
• un sommaire de la conciliation.
Le logiciel vous demandera de confirmer votre acceptation
du rapport. En cas de refus, votre sélection des transactions
encaissées et non encaissées sera conservée et vous pourrez reprendre le processus jusqu’à complète satisfaction.
6•36
uris concept
6.6.3
Fermer une période
Aucune fermeture de période n’est requise pendant une
année financière.
Toutefois, pour éviter qu’un usager modifie accidentellement
ou intentionnellement les données des mois antérieurs, le
responsable de la comptabilité peut interdire tout ajout ou
modification d’une transaction comptable avant une date
donnée et qui correspond à la fin de la période des derniers
états financiers vérifiés.
Voir 6.6.9 : États financiers validés et fermeture d’une
période.
6.6.4
Balance de vérification
La balance de vérification présente les soldes
de tous les comptes de
grand livre de la société,
à une date spécifiée
par l’usager. Le rapport
comprend les transactions inscrites le jour où
la balance de vérification est calculée.
Ce rapport est disponible en tout temps, au cours de la
période se situant entre le début de l’année financière en
cours jusqu’à la date de la dernière mise à jour des transactions comptables.
Ce rapport vous assure de l’équilibre de toutes vos transactions comptables lorsqu’il y a concordance entre le total des
débits et des crédits.
6.6.5
État des résultats
L’état des résultats présente les revenus, les dépenses et le
bénéfice net d’une société, pour une période spécifiée par
l’usager.
6•37
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Ce rapport est disponible à partir du début de l’année
financière jusqu’à la date de la dernière mise à jour des
transactions comptables ou la date de fin de votre exercice
financier.
Si vous choisissez d’imprimer également les résultats comparatifs de la période précédente, le programme affichera
de nouvelles rubriques pour vous permettre de préciser la
période comparative.
6.6.6
Bilan
Le bilan est un sommaire de ce que votre société possède
et de ce qu’elle doit à une date donnée. Il présente l’actif, le
passif et l’avoir de la société.
Le bilan est disponible
pendant l’année financière en cours, sans
excéder la date de la
dernière mise à jour des
transactions
comptables ou la date de fin de
votre exercice financier.
6.6.7
Journal général
Le journal général présente les détails en ordre chronologique de toutes les transactions comptables inscrites au
système au cours
d’une période se
situant entre le
début de l’année
financière en cours
et une date postérieure à la date du
jour.
6•38
uris concept
Le rapport comprend les transactions :
• du module clients dont les numéros débutent par CR… ;
• du module fournisseurs dont les numéros débutent
par CP… ;
• du module général dont les numéros débutent par JG.
Vous pouvez également demander ce rapport sur la base
des numéros de transactions ou uniquement pour les transactions du module du Journal général.
6.6.8
Grand livre
Le rapport du grand livre répertorie le détail des transactions
pour tous les comptes sélectionnés, au cours d’une période
que vous précisez. Pour chaque transaction, le rapport indique la date, un commentaire, une référence, le numéro de la
transaction, le débit ou le crédit porté au compte et le solde
du compte suite à la transaction.
Ce rapport est surtout utile pour des fins de vérification des
soldes de vos comptes de grand livre. Il est disponible au
cours d’une période se situant entre le début de l’année
financière en cours et une date postérieure à la date du jour.
Selon le standard Windows, vous pouvez sélectionner plusieurs lignes contiguës en utilisant la touche Majuscules ou
plusieurs lignes non contiguës en utilisant la touche Ctrl.
6•39
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
6.6.9
États financiers validés et fermeture d’une période
L’option États financiers validé… permet de recourir à
un Assistant pour faciliter la vérification de vos données
financières avant de procéder à l’impression de vos états
financiers ( bilan et état des résultats ) et à la fermeture
d’une période. Cet Assistant vous propose une démarche
pas à pas et vous signalera toute anomalie ou irrégularité.
L’impression des états financiers validés sera refusée si
toutes les conditions de la procédure de vérification ne sont
pas rencontrées.
Inscrivez la date de fin de la période désirée et sélectionnez
le bouton Suivant pour continuer. L’exemple ci-dessous
indique, pour la période sélectionnée, que la conciliation
bancaire n’a pas été effectuée pour l’un des comptes bancaires.
La procédure de validation consiste à :
6•40
uris concept
•
Vérifier la conformité du plan comptable ;
•
Vérifier la conformité des comptes d’intégration ;
•
Effectuer la mise à jour des transactions comptables ;
•
Vérifier l’équilibre de la balance de vérification ;
•
Vérifier si les conciliations bancaires ont été effectuées ;
•
Vérifier la conformité des montants inscrits au bilan
versus ceux apparaissant aux auxiliaires à l’égard des :
Comptes à recevoir
Le programme compare le résultat du rapport RD 10
Comptes à recevoir à une date donnée et celui apparaissant au bilan.
S’il y a un écart entre un compte de grand livre et un journal
auxiliaire, le logiciel vous en avisera et vous devrez corriger
l’écart avant de pouvoir continuer le processus de validation.
En cas de divergence :
•
Effectuez la même vérification à la fin de la période
précédente pour vous assurer de la conformité à cette
date ;
•
Comparez les écritures inscrites au rapport du grand
livre avec celles du journal des transactions du module
de base ( module clients ) pour identifier les écritures à
l’origine de cette divergence ;
•
Effectuez les corrections appropriées.
Comptes à payer
Le programme compare le résultat du rapport chronologique
des comptes à payer par fournisseur et celui apparaissant
au bilan.
En cas de divergence :
•
Effectuez la même vérification à la fin de la période précédente
6•41
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
•
Comparez les écritures inscrites au rapport du grand
livre avec celles du journal des transactions du module
de base pour identifier les écritures à l’origine de cette
divergence ;
•
Effectuez les corrections appropriées.
Provisions pour mauvaises créances
Par la suite, la fenêtre de la provision pour mauvaises créances s’affiche afin de valider la concordance entre le montant
du poste du bilan et celui indiqué à l’auxiliaire des comptes
à recevoir.
Le programme compare le résultat du rapport
RD14 – Comptes à recevoir et provision pour mauvaises
créances et celui apparaissant au bilan.
En cas de divergence, un message vous préviendra de
l’écart constaté et vous aurez le choix de poursuivre sans
procéder aux corrections. Cette tolérance est justifiable par
le fait que certains préféreront gérer cette provision globalement plutôt qu’au niveau de chaque dossier.
6•42
uris concept
Si vous constatez une divergence et que vous gérez la provision à l’aide du module clients :
•
Effectuez la même vérification à la fin de la période
précédente pour vous assurer de la conformité à cette
date ;
•
Comparez les écritures inscrites au rapport du grand
livre avec celles du journal des transactions du module
de base pour identifier les écritures à l’origine de cette
divergence ;
•
Effectuez les corrections appropriées.
Les étapes de validation étant complétées, la fenêtre suivante vous permet d’imprimer les états financiers suivants :
• le bilan
• l’état des résultats
• l’état des résultats comparé à l’année précédente.
Fermeture d’une période
À la fin de ce processus, si toutes les validations ont été
effectuées avec succès, le logiciel vous proposera de procéder à la fermeture de la période.
Dans cet exemple,
il suffirait de sélectionner ce bouton
pour interdire toute
modification
des
données antérieures
au 01-01-04
6•43
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Ouverture d’une période déjà fermée
Pour ouvrir à nouveau une période fermée, reprenez la procédure États financiers validés et fermeture d’une période
à une date antérieure et fermez la période à cette nouvelle
date. Dans cet exemple, il serait possible d’ouvrir à nouveau
la période de décembre 2003 en reprenant le processus des
états financiers validés au 30 novembre 2003.
6.7
Changement d’année financière
6.7.1
Préparation d’un changement d’année financière
Avant de procéder à un changement d’année financière,
certaines vérifications doivent être effectuées et principalement :
6.7.2
•
Avoir complété la conciliation de tous les comptes bancaires ;
•
Vérifier l’intégrité de vos données en utilisant l’Assistant
États financiers validés et fermeture d’une période
pour imprimer vos états financiers à la date de fin d’exercice ;
•
Effectuer une copie de sécurité de votre fichier de
données jconcept.df1 sous un nom évocateur tel que
31decembre03.df1 . Ainsi, vous pourrez toujours consulter les données de l’année antérieure en changeant
simplement de base de données de l’option Changer la
base de données du menu Juris Concept.
Transactions postérieures à la date de fin de votre année financière
Le logiciel permet l’ajout de certaines transactions dans
une année financière ultérieure ( facturation, encaissements,
achats, déboursés ) sans que vous ayez à procéder à la fermeture de l’année financière en cours. Il est donc possible
de poursuivre vos opérations régulières même si vous n’avez
pas effectué votre changement d’année financière.
Toutefois, plusieurs rapports financiers ne seront pas disponibles dans l’année ultérieure tant et aussi longtemps que
vous n’aurez pas procédé à la fermeture de l’année financière en cours.
6•44
uris concept
6.7.3
Changement d’année financière
Si vous prévoyez ne pas être en mesure de fermer votre
année dans un délai raisonnable ou s’il est nécessaire de
produire des états financiers pour la nouvelle année, nous
vous recommandons la procédure suivante :
•
Prenez une copie de votre fichier de données
jconcept.df1 sous un nom évocateur comme la
date de fin de l’année financière en cours ( ex. :
31decembre03.df1 ) ;
•
Effectuez le changement d’année financière dans la base
de données originale ( habituellement jconcept.df1 ) ;
Cette opération est effectuée à l’aide d’un Assistant accessible à partir de la fenêtre principale de la comptabilité, menu
Utilitaires – changement d’année financière.
Cette fonction n’est pas disponible si vous n’avez pas effectué la mise à jour des transactions comptables en date de la
fin de votre exercice financier.
Une première fenêtre vous rappelle que vous devez disposer
d’une copie de sécurité avant de continuer.
6•45
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
Par la suite, le programme affiche la fenêtre de vérification
des données ; vous pourrez poursuivre le processus si toutes
les conditions sont rencontrées pour procéder à la fermeture
de l’année.
Le programme effectuera par la suite la vérification de l’intégrité de vos comptes recevables, de vos comptes payables
et de la provision pour mauvaises créances. Par la suite,
et à titre préventif surtout, le programme vous indique les
différents rapports qui ne seront plus disponibles après la
fermeture de l’année.
Notez cependant, que si vous disposez d’une copie de vos
données, vous pourrez toujours imprimer à nouveau ces
rapports en accédant à la base de données de l’année antérieure.
6•46
uris concept
Sélectionnez maintenant le bouton Procéder à la fermeture
de l’année financière et cliquez sur le bouton Suivant pour
compléter le changement d’année financière.
6.7.4
Épuration des données comptables
Juris Concept conserve obligatoirement les données comptables de l’exercice précédent de manière à permettre l’impression de l’état des résultats en mentionnant les résultats
comparatifs de l’exercice précédent. Il n’est pas requis de
conserver les données plus anciennes puisque, de toute
façon, aucun rapport n’est disponible avant l’exercice financier précédent.
Après avoir effectué votre changement d’année financière,
le logiciel vous proposera de procéder à l’épuration des
données caduques. Cette opération peut prendre un certain
temps et peut-être arrêtée pour être reprise plus tard, à votre
convenance.
6•47
Comptabilité générale intégrée
Chapitre 6
L’épuration des données comptables est effectuée à l’aide
d’un Assistant accessible à partir de la fenêtre principale de
la comptabilité, menu Utilitaires – Épuration des transactions comptables.
Cette procédure éliminera de la base de données,
• les écritures du Journal général ( JG… )
• les écritures comptables de la fidéicommis ( FI… )
• les écritures comptables du module clients ( CR… )
Les écritures comptables du module fournisseurs peuvent
faire l’objet d’une épuration à partir du module fournisseurs
seulement.
Voir 6.5.14 : Épuration
Fournisseurs.
6•48
uris concept
des
transactions
du
module
Chapitre
7
Logiciels comptables externes
Le module de base de Juris Concept constitue ou remplace
le Module clients que nous retrouvons dans tous les logiciels de comptabilité disponibles sur le marché. Vous pouvez
compléter vos états financiers en ayant recours au module
de comptabilité intégrée de Juris Concept ou à un autre logiciel comptable de votre choix.
Si vous avez choisi de compléter vos états financiers à l’aide
d’un logiciel comptable externe, le module de base ou le
module clients de Juris Concept vous permet d’exporter
les données comptables d’une période vers un des logiciels
suivant :
•
•
•
•
Simple comptable
Avantage
Dynacom
Fortune 1000 ( Acumba )
7•1
7.1
Données comptables transférées
Idéalement, le transfert des données comptables s’effectue
une fois par mois lorsque toutes les opérations du module
clients ( factures, encaissement, mauvaises créances… )
auront été complétées. Il est important de constater que le
programme ne peut effectuer un contrôle sur les transactions
ayant déjà fait l’objet d’un transfert. Il est donc essentiel de
vous assurer d’avoir complété les transactions du module
clients puisque vous ne pourrez procéder au transfert qu’une
seule fois.
Le contenu du fichier de transfert correspond
exactement à celui du journal général des transactions au cours d’une période déterminée.
Ce rapport, accessible à partir de la fenêtre principale, présente le détail de chaque transaction et, à la fin, un sommaire de variation enregistrée pour chacun des comptes
d’intégration utilisés.
Une seule écriture comptable par période
Si vous utilisez un logiciel comptable non supporté par Juris
Concept, vous pourriez alors simplement refléter l’impact
financier d’une période en inscrivant une seule transaction
manuelle à votre logiciel comptable.
Le sommaire présenté à la fin du rapport Journal général
présente une écriture en équilibre détaillant la variation de
chaque compte d’intégration affecté au cours de la période.
7•2
uris concept
7.2
Sélection du logiciel
de comptabilité et comptes d’intégration
Avant d’effectuer votre premier transfert de données, vous
devez identifier votre logiciel de comptabilité et préciser les
comptes d’intégration que le programme de transfert devra
utiliser pour inscrire les transactions à votre logiciel comptable.
Sélectionnez l’option Logiciel de comptabilité du menu
Juris Concept pour accéder à la fenêtre Logiciel de comptabilité et comptes d’intégration:
Sélectionnez votre logiciel comptable dans la liste et complétez les informations demandées.
7•3
Logiciels comptables externes
Chapitre 7
7.2.1
Simple Comptable
Vous n’avez pas à indiquer le répertoire d’installation du logiciel ni le numéro de la compagnie.
Les comptes de grand livre sont composés de quatre chiffres.
7.2.2
Avantage
Vous devez indiquer le répertoire d’installation du logiciel
Avantage et le numéro de la compagnie. Cette information
est essentielle, parce que le programme de transfert écrira
directement dans les fichiers du logiciel Avantage.
Le nom du répertoire ou des sous-répertoires ne peut excéder huit caractères.
Les comptes de grand livre sont composés de cinq chiffres.
7•4
uris concept
7.2.3
Dynacom
Vous devez indiquer le répertoire d’installation du logiciel
Dynacom et le numéro de la compagnie. Cette information
est essentielle, parce que le programme de transfert écrira
directement dans les fichiers du logiciel Dynacom.
Le nom du répertoire ou des sous-répertoires ne peut excéder huit caractères.
Les comptes de grand livre sont composés de six chiffres.
7.2.4
Fortune 1000 et Acumba
Vous devez préciser l’emplacement du répertoire IMPORT
de Fortune 1000. Habituellement, ce dernier se trouve sous
le répertoire racine F1000.DTA\IMPORT.
Les comptes de grand livre sont composés de quatre ou
cinq chiffres.
7•5
Logiciels comptables externes
Chapitre 7
7.2.5
Comptes d’intégration
La section suivante présente la liste de tous les comptes
d’intégration qu’utilisera le programme de transfert pour
reproduire fidèlement les écritures comptables dans votre
logiciel. Il est essentiel qu’un numéro de compte de grand
livre soit associé à chacun d’eux. Vous pouvez cependant
utiliser le même numéro de compte pour regrouper, par
exemple, les honoraires judiciaires et extrajudiciaires.
Module clients
Les comptes d’intégration pour le module clients sont composés des comptes indiqués au tableau suivant :
7.3
Transfert des données comptables d’une période
Les transactions qui
seront transférées correspondent exactement
à celles apparaissant
au journal général des
transactions. Imprimez
d’abord ce rapport pour
la période désirée pour
vérifier, plus tard, le résultat de votre transfert.
Pour débuter la procédure de transfert, reprenez l’impression
détaillée du journal général en sélectionnant, cette fois-ci,
l’option Fichier de transfert pour comptabilité et la destination Fichier.
La procédure de transfert varie selon le logiciel utilisé.
7•6
uris concept
7.3.1
Vers Simple Comptable
Cette opération s’effectue en trois étapes.
1. Le programme créera d’abord un fichier de données
qu’il sauvegardera dans le répertoire d’installation du
logiciel, sous le nom jcaccpac.txt. Un message précisera
l’emplacement du fichier de données à la fin de la procédure.
2. Importer les données dans Simple comptable. À partir
de Simple comptable, sélectionnez Fichier, Importer/
Exporter et Importer transactions diverses.
3. Localisez le fichier JCACCPAC.TXT, situé habituellement dans le répertoire : c:\JCStudio\Scomptab\
Jcaccpac.txt et cliquez sur OK pour démarrer l’importation.
Messages d’erreur
Un message d’erreur sera généré et simple comptable refusera l’importation si :
•
La date d’au moins une transaction de Juris Concept est
ultérieure à la date d’utilisation de Simple comptable.
Solution : Avancez la date d’utilisation de Simple comptable ;
•
Un des numéros de grand livre indiqué dans Juris
Concept n’existe pas dans la charte de compte
de Simple comptable.
Solution : Vérifiez vos numéros de grand livre et reprenez
la procédure d’importation ;
7•7
Logiciels comptables externes
Chapitre 7
•
7.3.2
Le compte d’intégration des comptes à recevoir de
Juris Concept est déjà utilisé par Simple comptable.
Solution : Modifiez le numéro du compte d’intégration
de Juris Concept.
Vers Dynacom ou Avantage
Ce transfert est très simple à effectuer. Dans les faits, le
programme Juris Concept transfère lui-même les données
du journal général dans le journal général de DYNACOM ou
AVANTAGE, sans aucune manipulation de la part de l’usager.
Contrairement à Simple comptable, où les données ne peuvent être modifiées une fois transférées, ces logiciels vous
donnent la possibilité d’examiner le résultat du transfert et
d’effectuer certaines corrections, si requis.
Avant de réaliser votre premier transfert, vous devez vous
assurer que les comptes d’intégration utilisés par le logiciel
Juris Concept sont conformes à ceux de votre logiciel comptable.
Voir 7.2 : Sélection du logiciel de comptabilité et comptes
d’intégration.
Vous devez enfin vous assurer que votre logiciel comptable
soit fermé avant de débuter le transfert.
Le transfert s’effectue selon la procédure suivante :
•
Demander votre journal général pour la période désirée ;
•
Sélectionner Fichier de transfert pour comptabilité ;
•
Sélectionner la destination Fichier et cliquez sur OK.
Quelques secondes plus tard, un message vous invitera à
confirmer votre accord pour le transfert vers le logiciel de
comptabilité:
Examinez maintenant les données dans le journal général de DYNACOM ou les Écritures supplémentaires de
AVANTAGE.
7•8
uris concept
7.3.3
Vers Fortune 1000 ou Acumba
Cette opération s’effectue en deux étapes.
•
Le programme créera d’abord un fichier de données qu’il
sauvegardera dans le répertoire \F1000.DTA\IMPORT\
du répertoire d’installation de Fortune 1000, sous le nom
GLIMPORT.XXX ;
•
Un message précisera l’emplacement du fichier de données à la fin de la procédure.
Lors du prochain lancement de Fortune 1000, le logiciel
détectera la présence d’un nouveau fichier de données et
vous proposera d’importer les écritures.
Fortune 1000 détruira le fichier de données après l’importation ou signalera toute erreur rencontrée lors de la mise à
jour.
7•9
Logiciels comptables externes
Chapitre 7
Chapitre
8
Gestion documentaire et
interface traitement de texte
Juris Concept vous offre la possibilité d’utiliser les renseignements contenus dans votre base de données pour générer, au moyen de la fusion, toute sorte de documents à l’aide
du logiciel de traitement de texte Microsoft Word.
8.1
Interface traitement de texte
8.1.1
Description du fonctionnement de l’interface
Les documents sont générés à l’aide de la fonction Fusion
de votre logiciel de traitement de textes. Cette fonction est
décrite dans le manuel de l’utilisateur de votre logiciel.
8•1
Essentiellement, les opérations sont les suivantes :
8.1.2
•
Lorsque vous commandez l’impression d’un document,
le programme procède d’abord à la création du fichier
de données contenant toutes les informations du ou
des dossiers sélectionnés. Cette opération ne requiert
aucune intervention particulière de l’usager ;
•
Pour générer un document ayant la forme et le contenu souhaités ( lettre, procédure, étiquette… ), la fusion
doit s’effectuer à partir d’un document ou d’un fichier
modèle. Il s’agit d’un document créé à l’aide de votre
logiciel de traitement de texte et contenant toutes les
rubriques de fusion désirées. Ces modèles ou sources
de documents sont toujours localisés dans le répertoire
Jcsource, Winword de JCStudio.
•
Le programme lance votre logiciel de traitement de texte,
si ce n’est déjà fait, et procède à la création d’un nouveau document en intégrant les données du fichier texte
au modèle approprié.
Sélection du logiciel de traitement de texte
Avant de tenter votre première génération de documents,
vous devez fournir quelques précisions concernant le logiciel
de traitement de texte que vous utilisez.
L’option Gestion documentaire du menu Juris Concept
vous donne accès à la fenêtre suivante.
Nous vous recommandons de sélectionner Microsoft Word
– Toutes les versions, quelle que soit la version de votre
logiciel Word. Le programme détectera l’emplacement automatiquement lors de la fusion.
8•2
uris concept
8.1.3
Contenu du fichier de données
À chaque fois que vous générez un document à l’aide de
votre traitement de texte, Juris Concept met à jour le fichier
des données à utiliser pour la fusion. Ce fichier porte le nom
de donnees.tex et est toujours localisé sur votre lecteur C :
( c :\donnees.tex ).
Vous pouvez modifier
l’emplacement
de
sauvegarde du fichier
de données si l’accès
au disque C : des usagers comporte des
restrictions.
Chaque élément d’information peut être appelé Champ de
fusion ou Rubrique de fusion.
Rubrique n°
Description
Résultat
1
….
11
…
33
…
Ville et date
Sainte-Foy, le 5 mai 2004
Nom du Bureau
JURIS CONCEPT INC.
Nom du client
Canico inc
Par exemple, lorsque vous développerez vos modèles, il
faudra insérer le champ de fusion 33 pour obtenir le nom du
client, tel qu’il apparaît dans la colonne Résultat.
La version de base vous permet de générer un document
présentant toutes les informations disponibles pour la fusion.
Ce document s’intitule Toutes les rubriques de ce dossier
et constituera votre référence première lorsque vous voudrez
développer vos propres documents.
8.1.4
Générez votre premier document
Comme premier exercice, générons le document de référence présentant toutes les rubriques de fusion disponibles
dans le logiciel.
8•3
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
Rappelez-vous que :
•
Juris Concept crée le fichier de données, sans intervention de votre part ;
•
Le programme requiert un document Word modèle à utiliser pour générer un nouveau document. Dans ce cas, le
document modèle est déjà créé et se trouve dans votre
répertoire d’installation de Juris Concept sous le nom de
base.doc ( C :\Jcstudio\Jcsource\Winword\base.doc. )
Il vous suffit donc de :
•
Accéder à l’interface Traitement de texte en sélectionnant le bouton de la fenêtre principale.
Par défaut, la fenêtre affiche le dernier dossier. Il n’est
pas important ici de sélectionner un dossier en particulier puisque cette fenêtre ne sert qu’à développer le
contenu de vos lettres et procédures. Nous reviendrons
sur ce point plus tard dans ce chapitre.
•
Sélectionnez la catégorie de documents Général, le
document Toutes les rubriques de ce dossier et le
bouton Procéder.
Juris Concept lancera votre logiciel de traitement de texte, si
ce n’est déjà fait, et générera le document ci-dessous.
Examinez attentivement ce rapport. Chaque numéro de
rubrique présente l’information provenant du fichier créé par
Juris Concept.
8•4
uris concept
CONTENU GÉNÉRAL • Microsoft Word 2000
GÉNÉRAL
1
2
3
Ville et date
Date
Heure
Sainte-Foy, le 5 mai 2004
5 mai 2004
16 :28
BUREAU
11 Nom du bureau
12 Adresse
13
14
15
16
17
Téléphone
Télécopieur
Ville
VILLE ( majuscules )
Traitement de texte du bureau
18 Adresse sur une ligne
19 District judiciaire du bureau
20 Code du bureau au palais de justice
GAUTHIER PLAMONDON LAROCHELLE
2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280
Sainte-Foy ( Québec ) G1N 4N6
Tél. : ( 418 ) 659-7272
Fax : ( 418 ) 659-7910
Sainte-Foy
SAINTE_FOY
Microsoft Word 2000
2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280
Sainte-Foy ( Québec )G1N 4N6
Québec
8246
CLIENT
25
30
31
32
33
34
35
36
Nom du Client
Numéro
Nom
Prénom
Nom du client au long
Répondant
Attention du répondant
Titre
37 Adresse
38
39
40
41
42
43
44
Code postal
Nom du client ( majuscules )
Téléphone 1
Téléphone 2
Téléphone cellulaire
Télécopieur
Adresse internet
45 Adresse du client sur une ligne
Société XYZ inc. *La
5487
La société XYZ inc
La société XYZ inc.
Yves Gingras
Attention de Monsieur Yves Gingras
Monsieur
133, Edifice du boulevard
Case postal 1234
Montréal ( Québec ) H2R 8U9
H2R 8U9
LA SOCIÉTÉ XYZ INC
( 514 ) 647-7777
tel bureau 2
( 514 ) 898-9898
( 418 ) 898-8888
societexyz@internet.com
133, Édifice du boulevard Case postale 1234
Montréal ( Québec ) H2R 8U9
46 Masculin= Féminin=e
47 Adresse du client sans code postal
48 Nom de famille du client
49 Téléphone résidentiel du client
133, Édifice du boulevard
Case postale 1234
Montréal ( Québec )
( 514 ) 647-8888
8•5
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
DOSSIER
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
Numéro du dossier
Client Partie demanderesse...
Client partie demanderesse...
N° de dossier de la cour
Codification du dossier
5487-3
Partie demanderesse
Partie demanderesse
789-99-9993-3
Brefs, autres proc. ( CS )
District judiciaire
Nom du district ( majuscules )
Nom du greffe
Adresse du district
Juridiction de la cour
Client Partie demanderesse ( maj. )
Note au dossier
Numéro de référence du client
Juridiction de la cour ( majuscules )
Représentant du client
Titre du représentant
Nom de l’assuré
District de Montréal
DISTRICT DE MONTRÉAL
Greffe de Montréal
COUR SUPÉRIEURE
PARTIE DEMANDERESSE
1234-2
COUR SUPÉRIEURE
Richard Laforce
Maître
OBJET / PARTIE ADVERSE
70
71
Nom
Nom ( majuscules )
72
Adresse de la partie adverse sur 1 ligne
73
Adresse de la partie adverse
74
75
76
Nom du procureur
N° de dossier du procureur
Étude du procureur
77
Adresse de l’étude
78
79
80
81
82
83
84
85
Code postal de l’étude
Téléphone du procureur
Télécopieur du procureur
Partie demanderesse....
Partie demanderesse....
Partie demanderesse.... ( maj. )
Courrier électronique du procureur
Adresse de l’avocat sur une ligne
Entreprise ABC inc.
ENTREPRISE ABC INC.
243, Hamel Ouest, Québec ( Québec ) H3Y
3S5
243, Hamel Ouest,
Québec ( Québec ) H3Y 3S5
Me Marc Lapointe
DSS55-5
BÉDARD LAPOINTE
150, 5e rue,
Québec ( Québec ) G1L 2L3
G1L 2L3
( 418 ) 888-8888
( 418 ) 888-7777
Partie demanderesse
Partie demanderesse
PARTIE DEMANDERESSE
bedardlapointe@avocats.com
150, 5e rue, Québec ( Québec ) G1L 2L3
DOCUMENT
90
Titre du document
91
Contenu du document
92
Objet du document
93
94
95
96
97
98
Contenu 2
Contenu signature
Parties
Note de bas de page W&L
Note 2 W&L
Article
Titre de la lettre ou d’une procédure
Vous trouverez ci-annexé notre compte pour
les services professionnels rendus à ce jour
dans le dossier mentionné en titre.
Nous vous serions gré de nous faire parvenir votre paiement dans les meilleurs délais.
Espérant le tout à votre entière satisfaction,
je vous prie d’accepter, , l’expression de
mes sentiments les meilleurs.
Notre compte d’honoraires
Dossier : 5487-3
DEMANDEUR
100 Nom
101 Nom ( majuscules )
102 Partie demanderesse
8•6
uris concept
Entreprise ABC inc.
ENTREPRISE ABC INC.
Demandeur
103 Bureau du procureur
104 Nom du procureur
BÉDARD LAPOINTE
Me Marc Lapointe
243, Hamel Ouest, Québec ( Québec ) H3Y
3S5
243, Hamel Ouest,
Québec ( Québec ) H3Y 3S5
105 Adresse 1
106 Adresse 2
107 Titre de l’intervenant
DÉFENDEUR
110
111
112
113
114
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
La Société XYZ inc.
LA SOCIÉTÉ XYZ INC.
Défendeur
GAUTHIER, PLAMONDON, LAROCHELLE
Rémy Larochelle
2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280
Sainte-Foy ( Québec ) G1N 4N6
2014, rue Jean-Talon Nord, bureau 280
Sainte-Foy ( Québec ) G1N 4N6
115 Adresse 1
116 Adresse 2
117 Titre de l’intervenant
AVIS DE RETARD
120 Solde du compte à recevoir
121 Intérêts mentionnés sur les avis
122 Nouveau solde
700.00
0.00
0.00
FACTURE
Facture – Note de crédit – Facture provisoire
124 Nom et adresse
125 Numéro de TPS
126 Numéro de TVQ
123
127 Message concernant les intérêts
128
129
130
131
132
133
Date de la facture
Date limite de la facture
Numéro de la facture
Contenu de la section Honoraires
Total de la section Honoraires
Total du temps de la facture
Facture
TTTT88C8D8
U8U8UUBU8
CETTE NOTE D’HONORAIRES
PROFESSIONNELS EST PAYABLE SUR
RÉCEPTION. Lors de votre remise, vous
aurez l’obligeance d’indiquer sur votre
chèque le numéro de votre dossier. Un
intérêt mensuel de 1% ( 12% par année )
vous sera réclamé, calculé à compter de la
date d’émission de la note d’honoraires, sur
tout montant impayé trente ( 30 ) jours après
cette date ( L.R.Q. Chap.B-1, r.l. art. 3.08.07 )
Sainte-Foy, le 0
5 mai 2004
0
0
135 Contenu de la section Déboursés
136 Total de la section Déboursés
700.00
140
141
142
143
144
700.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Total de la facture
Total admissible au calcul de la TPS
Total de la TPS
Total admissible au calcul de la TVQ
Total de la TVQ
146 Total facturé ( 140+142+144 )
0.00
148 Solde d’acompte sur Hon. Et Déb.
149 Solde précédent à recevoir
150 Total à payer
0.00
0.00
0.00
8•7
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
ASSOCIÉ et SECRÉTAIRE de l’ASSOCIÉ
160
161
162
163
164
165
166
167
Nom de l’associé
Nom de l’associé en majuscules
Initiales de l’associé
Téléphone de l’associé
Courrier électronique de l’associé
Adresse de l’associé
Masculin= Féminin=e
Tarif de l’associé
Rémy Larochelle
REMY LAROCHELLE
RL
( 418 ) 659-7272
info@jurisconcept.qc.ca
Adresse de RL S2S2S2
170
171
172
173
174
Nom de la secrétaire
Nom de la secrétaire en majuscules
Initiales de la secrétaire
Téléphone de la secrétaire
Courrier électronique de la secrétaire
Karine Savard
KARINE SAVARD
KS
( 418 ) 555-1212
ksavard@secretaire.ca
110,00
REQUÉRANT
200
201
202
203
204
205
206
207
Nom
Nom ( Majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom du requérant
NOM DU REQUÉRANT
INTIMÉ
210
211
212
213
214
215
216
217
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom de l’intimé
NOM DE L’INTIMÉ
MIS-EN-CAUSE
220
221
222
223
224
225
226
227
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom du Mis-en-cause
NOM DU MIS-EN-CAUSE
INTERVENANT
230
231
232
233
234
235
236
237
8•8
uris concept
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom de l’intervenant
NOM DE L’INTERVENANT
OPPOSANT
240
241
242
243
244
245
246
247
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom de l’opposant
NOM DE L’OPPOSANT
TIER-SAISI
250
251
252
253
254
255
256
257
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom du Tier-saisi
NOM DU TIER-SAISI
PERSONNE RAISONNABLE
260
261
262
263
264
265
266
267
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom de la personne raisonnable
NOM DE LA PERSONNE RAISONNABLE
MAJEUR INTIMÉ
270
271
272
273
274
275
276
277
Nom
Nom ( majuscules )
Partie défenderesse
Bureau du procureur
Nom du procureur
Adresse 1
Adresse 2
Titre de l’intervenant
Nom du Majeur intimé
NOM DU MAJEUR INTIMÉ
ÉVÉNEMENT
290
291
292
293
294
295
296
Code 1
Code 2
Date de l’événement
Date de réception
Nom de l’assuré
Adresse de l’événement
8•9
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
8.1.5
Générez votre première lettre
Revenez à Juris Concept, fenêtre de Gestion des lettres
et procédures, sélectionnez la catégorie de documents
Lettres, une des lettres affichées dans la liste de droite et le
bouton Procéder.
Dans ce cas, le programme utilisera un fichier modèle prévu
pour vos lettres.
Notez que la fenêtre de gestion des Lettres et procédures
est prévue pour identifier et structurer les documents que
vous utiliserez ailleurs dans l’application.
Par exemple, vous sélectionnerez le bouton Rapports par
client de la fenêtre principale pour transmettre une lettre à
tous vos clients, dans ce cas, un avis de déménagement à
tous les clients actifs.
8•10
uris concept
8.2
Modifier un des modèles de document proposés
La version de base est livrée avec quelques modèles de
document. Il n’est pas obligatoire de vous en tenir à ces
modèles mais vous trouverez certainement plus facile de
modifier un modèle existant ou de créer un nouveau modèle
à partir d’un modèle proposé
Vous pourrez plus tard créer tous les modèles que vous
souhaitez.
Les modèles de document sont toujours localisés dans le
répertoire \Jcsource\Winword du répertoire d’installation
du serveur, habituellement C :\JCStudio.
Vous pouvez modifier un document en ouvrant le modèle
directement à partir de votre logiciel Word ou à partir de la
fenêtre de Gestion des lettres et des procédures.
Dans ce cas, nous souhaitons modifier le modèle utilisé pour
les lettres.
Sélectionnez la catégorie Lettres, le document Lettre au
client – français et cliquez sur le bouton Lettres et procédures
8•11
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
La fenêtre suivante affiche les paramètres ou les données
utilisées pour générer une lettre au client en français. Le nom
du fichier modèle utilisé pour ce document est Lettre.doc.
Sélectionnez le bouton Modifier le modèle et le programme
ouvrira le modèle Lettre.doc pour vous permettre d’y apporter vos modifications.
8•12
uris concept
Quelques conseils :
•
Il n’est pas utile de conserver des rubriques de fusion
pour une information qui ne varie jamais. Dans le cas de
vos lettres, l’en-tête du bureau, l’adresse, les avocats,
etc. sont toujours les mêmes. Vous pourriez détruire les
rubriques de fusion nos 11, 12, 13 et 14, et inscrire directement le nom de votre bureau, l’adresse, etc.
•
À l’inverse, il est important de ne jamais inscrire une
information qui pourrait varier d’une lettre à une autre.
Vous avez tout intérêt à ce que votre modèle de lettre
serve pour toutes vos lettres ( lettre de transmission
d’une facture, lettre d’avis de retard, lettre d’avis de
déménagement… ). Nous verrons plus tard comment
gérer le contenu de vos lettres.
Ce modèle de lettre a été modifié en fonction des commentaires précédents.
Pour ajouter un champ de fusion, sélectionnez le bouton
Insérer les champs de fusion de Word et vous obtiendrez
la liste de tous les champs disponibles.
Le numéro des champs de fusion correspond à ceux
apparaissant dans le
document de référence
Toutes les rubriques
de ce dossier imprimé
précédemment.
Version Word 2002
Après avoir modifié le
caractère, le style ou la
mise en page, ajouté
ou détruit des champs
de fusion, sauvegardez
simplement le document
pour enregistrer vos
modifications.
Gestion documentaire et interface traitement de texte
8•13
Chapitre 8
Vous pouvez maintenant générer à nouveau votre lettre pour
constater les changements apportés.
Association du modèle au fichier de données
Un document modèle ou un document de fusion est toujours
associé à la source de données qu’il utilisera pour générer le
nouveau document.
Dans notre cas, le fichier de données associé aux documents est toujours c :\donnees.tex localisé sur l’ordinateur
de l’usager.
8.3
Créer un nouveau modèle de document
Il existe deux moyens simples de créer vos modèles.
Le premier consiste simplement à modifier un modèle existant et à le sauvegarder sous un autre nom.
Un autre moyen très facile consiste à utiliser un document
Word régulier pour le convertir en un document de fusion ou
modèle.
Prenons l’exemple suivant.
Supposons que vous souhaitiez développer une page couverture pour l’expédition de documents télécopiés au procureur au dossier. Vous avez probablement déjà développé ce
document dans votre traitement de texte.
•
Récupérez ce document dans votre logiciel de traitement
de texte ou créez un nouveau document s’il n’existe pas
déjà. Il doit représenter exactement le résultat que vous
souhaitez obtenir par fusion ( présentation, formatage,
polices, etc. ), en incluant toutes les informations relatives à un procureur. Imprimez votre document pour
mieux visualiser le résultat.
•
À partir du document imprimé, identifiez toutes les informations apparaissant sur le document et disponibles
dans le fichier de données de Juris Concept. Référezvous au premier document que nous avons imprimé
et intitulé Toutes les rubriques de ce dossier tel que
présenté au chapitre 8.1.4 : Générez votre premier document. Sans connaître le contenu exact de votre page
couverture pour télécopie, vous pourriez très certainement utiliser les champs de fusion suivants :
50 = Votre numéro de dossier
74 = Nom du procureur
8•14
uris concept
76 = Étude du procureur
77 = Adresse de l’étude
80 = Télécopieur du procureur
161 = Nom de l’associé responsable du dossier.
Insérons maintenant les champs de fusion dans votre document original. Pour ce faire, vous devez d’abord en faire un
document de fusion.
•
À partir de MicrosoftWord,
sélectionnez l’option Lettres
et Publipostage du menu
Outils, et Assistant Fusion et
publipostage… ;
•
Créer une lettre type dans la
fenêtre active, et sélectionnez
Suivant ;
•
Sélectionnez Utiliser le document actuel et par la suite
Suivant ;
•
Rechercher la source de
données C :\donnees.tex en
sélectionnant Parcourir ;
Le bouton Insérer un champ de
fusion est maintenant disponible :
•
Placer votre curseur à l’endroit où devrait s’imprimer le
n° de dossier et sélectionnez la rubrique 50 de la liste
Insérer un champ de fusion.
•
Répétez l’opération précédente pour chaque rubrique de
fusion.
•
Enregistrez le document sous un nom tel que
Faxprocureur.doc dans le répertoire d’installation du
serveur Jcsource\winword de JCStudio.
Votre modèle est maintenant près pour la fusion mais Juris
Concept requiert quelques informations additionnelles pour
générer votre document.
8.3.1
Rendre le document disponible dans Juris Concept
Sélectionnez le bouton Textes de la fenêtre principale pour
accéder à la fenêtre de gestion des lettres et procédures.
Vous souhaitez maintenant ajouter à cette liste un document
intitulé Télécopie au procureur.
8•15
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
Cliquez sur le bouton Lettres et procédures et ensuite sur
le bouton Ajouter dans le document suivant.
Sélectionnez le nom du fichier modèle à utiliser et appuyez
sur OK pour confirmer l’ajout. Ce document est maintenant
disponible dans Juris Concept.
8.4
Gérer le contenu des documents
Nous savons maintenant comment modifier la forme des
modèles de document et même comment créer un nouveau
modèle.
Nous savons également qu’un modèle, par exemple le fichier
Lettre.doc, devrait permettre de générer toutes vos lettres,
quelqu’en soit le contenu. Dans la mesure ou la forme d’un
document vous convient, Juris Concept vous permet de
gérer le contenu des documents et ainsi, de générer, par
exemple, une multitude de lettres types en utilisant toujours
le même modèle.
8•16
uris concept
Pour ce faire, le contenu d’une lettre doit faire partie du
fichier de données créé par Juris Concept, au même titre
que le numéro de dossier ou le nom du client.
En référence au document général que nous avons imprimé
antérieurement, vous pouvez constater que la rubrique 91
affiche le contenu d’une lettre ou d’une procédure.
Le bouton Textes de la fenêtre principale vous donne accès
à la fenêtre suivante :
Sélectionnez
ce
bouton pour gérer
votre classification.
C’est à partir de cette fenêtre que vous gérez vos documents
et leur contenu.
Pour faciliter la gestion de vos documents, vous pouvez
définir votre propre classification. La version initiale propose
quatre catégories.
De même, la version de base du logiciel contient plusieurs
documents types que vous pouvez visualiser en sélectionnant une catégorie.
Pour modifier le contenu d’un document, sélectionnez
d’abord le document et le bouton Lettres et procédures
pour accéder à la fenêtre suivante :
8•17
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
Ce bouton affiche la
liste de toutes les
rubriques de fusion
disponibles
pour
l’objet ou le contenu
d’une lettre de même
que dans le contenu
d’une procédure.
En insérant le numéro
de la rubrique précédé du symbole @,
le programme remplacera ce code par
l’information contenue dans le fichier de
données.
@33 = Nom du client.
Il s’agit dans ce cas de la lettre de transmission d’une facture
utilisée dans le cadre du processus de facturation. Comme
vous pouvez le constater, cette lettre utilise le modèle
Lettre.doc comme toutes les autres lettres.
Vous pouvez modifier le contenu proposé ou simplement
ajouter une autre lettre si le contenu doit être différent.
Catégorie
Pour identifier la catégorie du document.
Nom du document
Identification du document.
Titre du document
S’applique à l’identification du document.
Objet d’une lettre
S’applique aux lettres, en règle générale.
Contenu d’une lettre ou d’une procédure
Il n’y a aucune restriction sur le texte. Vous pouvez y insérer
toutes les rubriques de fusions en utilisant le symbole @ et le
numéro du champs de fusion.
Inclure dans les documents accessibles à partir des dossiers
La liste des documents disponibles à partir de la fenêtre
dossier ne contient que les documents identifiés à cet effet.
Avis de retard
Lorsque sélectionné, ce document est disponible pour
l’émission des avis de retard.
Voir 4.9.2 : Impression des avis.
8•18
uris concept
Nom du fichier modèle
C’est ici que vous précisez le modèle à utiliser pour générer ce document. Ce fichier modèle doit toujours être conservé dans le répertoire Jcsource du répertoire d’installation du serveur de manière à être disponible pour tous les
employés.
8.5
Sommaire des opérations à effectuer pour…
8.5.1
Modifier un modèle de document
8.5.2
8.5.3
•
Le document à modifier est contenu dans le répertoire
Jcsource\winword de JCStudio. Identifier le nom du
document.
•
Ouvrez ce document à l’aide de votre traitement de texte,
effectuez les modifications et sauvegardez le document
sous le même nom.
Ajouter une lettre
•
Cliquez sur le bouton Textes de la fenêtre principale.
•
Sélectionnez une lettre dans la liste des Lettres et procédures.
•
Cliquez sur le bouton Lettres et procédures.
•
Ajoutez une transaction et précisez le contenu de la
lettre.
Ajouter un nouveau modèle de document
•
Créez ou récupérez d’abord ce document en traitement
de texte. Il doit présenter exactement le résultat que
vous souhaitez obtenir suite à la fusion.
•
Identifiez les numéros des rubriques de fusion disponibles dans Juris Concept.
•
Sélectionnez l’option Publipostage du menu Outils.
•
Créez une nouvelle lettre type dans la fenêtre active et
recherchez la source de données C :\donnees.tex.
•
Sauvegardez le document dans le répertoire Jcsource\
winword de JCStudio.
•
Rendez le document disponible dans Juris Concept.
Gestion documentaire et interface traitement de texte
8•19
Chapitre 8
8.5.4
Gestion documentaire
Lorsque vous consulterez la fiche d’un dossier, le programme
présentera à l’écran la liste de tous les documents sauvegardés sur votre disque rigide concernant ce dossier.
Il vous suffira de double-cliquer sur le document approprié
pour le consulter, sans quitter le logiciel. Vous pourrez
consulter tous les documents, quelque soit le logiciel avec
lequel ils auront été créés.
Voir 3.3.10 : Activation de la fonction Gestion documentaire.
À chaque fois que vous ajouterez un nouveau dossier, le
programme créera automatiquement vos répertoires selon la
structure de classement prévue pour votre bureau. Le programme créera alors tous les répertoires selon les modèles
suivants :
Tous vos documents
devront, par la suite
être
sauvegardés
dans le répertoire
portant le numéro du
dossier
8.5.5
Recherche d’un document
du répertoire JCCourrier à partir d’un dossier :
Le programme vous permet d’effectuer la recherche
d’un document à partir de l’arborescence du répertoire
JCCourrier du dossier.
Cliquez avec le
bouton droit de la
souris et sélectionnez Rechercher un
document.
8•20
uris concept
Par exemple, vous recherchez un document nommé
Entente proposée, vous entrez le non du document recherché entre les astérisques ( * ), et vous cliquez sur le bouton
Rechercher. L’adresse d’enregistrement du document s’affichera à la fenêtre.
8•21
Gestion documentaire et interface traitement de texte
Chapitre 8
Chapitre
9
Utilitaires
9.1
Envoi de courriels
Le programme permet de transmettre un courriel
à tous vos clients sans recourir à votre gestionnaire de messages Outlook ou Netscape.
Cette fonction s’avérera particulièrement utile lorsque vous
voudrez transmettre un message particulier ou répétitif à
plusieurs clients. Les principales caractéristiques de cette
fonction sont les suivantes :
•
Envoi personnalisé : le récipiendaire est unique et non
pas un groupe de récipiendaires.
•
Tous les champs de fusion disponibles avec Word,
sont également disponibles. Il serait, par exemple, possible de transmettre vos avis de retard par courriel en
mentionnant les coordonnées du client, le montant dû,
les intérêts et le nouveau solde.
•
Possibilité de créer et sauvegarder des messages de
nature répétitive. Dans l’exemple des avis de retard, le
message type pourrait être récupéré à chaque mois.
•
Possibilité d’attacher un ou plusieurs fichiers. Vous
pourriez, par exemple, aviser tous vos clients d’un
déménagement en joignant le plan d’accès.
9•1
Sélectionnez le bouton d’envoi de courriels accessible à
partir de la fenêtre principale.
Notez que cette fonction ne permet pas de recevoir des
messages.
9.1.1
Configuration
Avant d’utiliser cette fonction pour la première fois, il est
nécessaire d’identifier votre serveur de messagerie sortant
( SMTP ). Ces options sont disponibles dans le menu Juris
Concept, Préférences, onglet Envoi de courriel.
9.1.2
Créer, sauvegarder et récupérer un message
Pour créer un nouveau message, il vous suffit d’inscrire
le texte de votre envoi en y insérant les champs de fusion
appropriés, lorsque requis.
Tous les champs de fusion disponibles pour votre interface
traitement de texte le sont également pour l’objet et le corps
9•2
uris concept
de votre message. Nous vous invitons à consulter le chapitre 8 pour plus d’informations sur les champs de fusion disponibles. Le programme détectera qu’il s’agit d’un champs
de fusion si vous utilisez le symbole @ suivi du numéro correspondant.
Exemple : @ 33 correspond au nom du client.
Pour sauvegarder votre message, sélectionnez simplement
l’option Sauvegarder … du menu Édition.
Vous pouvez récupérer
un message existant en
sélectionnant
l’option
Récupérer… du menu
Édition.
Double-cliquez sur la
ligne de votre message
pour effectuer la sélection.
Un fichier HTML permet l’envoi d’un
message mieux présenté puisque ce
format permet de mettre à profit certaines fonctionnalités
( police, gras, souligné, couleur… ) de Word. Autrement, votre
message sera transmis en format texte brut.
Vous pouvez créer un fichier HTML à l’aide de Microsoft
Word. Il suffit de sauvegarder votre document en format
HTML.
9.1.3
Envoyer un message
Nom de l’expéditeur
Le nom de l’expéditeur peut être modifié en cliquant sur la
liste Expéditeur. Il est donc possible d’envoyer un courriel
au nom du bureau ou en son propre nom. Il est aussi possible de diriger les réponses au courriel à une adresse différente de la vôtre, en cliquant sur la liste Adresse de retour.
9•3
Utilitaires
Chapitre 9
Envoi de courriels à un ou quelques destinataires
Même si cette fonction vise d’abord à faciliter l’envoi de
courriels en lot, vous pouvez utiliser ce module pour transmettre un message à quelques destinataires seulement.
Sélectionnez l’onglet Destinataires.
À la manière du fonctionnement général des listes dans le
logiciel, il suffit d’inscrire une expression contenue dans le
nom du client ou son adresse de courriel pour que le programme affiche la liste des clients contenant l’expression
recherchée seulement. Lorsque l’expression est unique, le
programme inscrit le nom directement sans afficher la liste.
Cliquez sur ce bouton pour transmettre le
message à tous les destinataires.
Envoi de groupe
Le but premier de cette fonction est de faciliter l’envoi de
courriel à plusieurs clients en utilisant les informations inscrites dans votre base de données.
Critères de sélection
automatique
Sélectionnez l’onglet Envoi de groupe. Le programme
affiche par défaut la liste de tous les clients disposant d’un
courriel. Notez qu’une fois le message envoyé, un indicateur
apparaîtra à la gauche de celui-ci pour vous informer sur
l’état d’envoi du message.
Critères de sélection
Le programme peut effectuer une sélection automatique des
clients.
9•4
uris concept
•
Tous les clients avec option Envoi électronique. Il s’agit
d’une préférence enregistrée à la fiche du client. L’usage
de ce critère doit être décidé par l’usager.
•
Tous les clients avec un courriel inscrit dans la fenêtre de
gestion des clients.
•
Selon la codification des clients; la fenêtre de gestion
des clients vous permet de développer une codification
adaptée à vos besoins. L’option de sélection automatique permettra de sélectionner vos clients en fonctions
de cette codification.
Fichiers joints
Pour insérer un ou plusieurs fichiers joints, double-cliquez
dans la liste et le programme affichera une fenêtre de sélection de fichiers.
Cliquez sur ce bouton
pour transmettre le
message à tous les
destinataires.
Erreurs d’envoi
Le programme peut refuser de transmettre certains messages si, par exemple, l’adresse de courriel est invalide. Dans
ce cas, les messages non traités seront conservés dans la
boîte Erreur d’envoi.
Cliquez sur ce bouton
pour recommencer le
message, ou en débuter un autre.
Ce bouton permet
d’imprimer le rapport
des messages erronés ou des messages
envoyés.
9•5
Utilitaires
Chapitre 9
Un double-clique sur le message
vous informera sur les raisons de
l’erreur d’envoi.
9.2
Épuration des données du module clients
L’épuration des données du module clients consiste à retirer
de la base de données ou à détruire toutes les transactions
relatives à un dossier fermé, incluant le dossier lui-même.
Le programme permet d’épurer les transactions d’un dossier
lorsque ce dossier est fermé depuis au moins deux ans. En
fait, le programme conserve toujours les données de l’année
en cours et celles de l’exercice précédent de manière à toujours permettre la production de certains rapports sur une
période de deux ans.
Il est recommandé de procéder à l’épuration des données
caduques à tous les ans. De ce fait, le programme évitera le
traitement de vos anciennes données et la production de vos
rapports de gestion s’effectuera plus efficacement.
La plupart des usagers craignent de perdre accès à une
information potentiellement utile, et évite, de ce fait, de
procéder à l’épuration. Afin de pallier à cette possibilité, il
est recommandé de prendre une copie de sécurité de vos
données sous un nom évocateur, pour une éventuelle consultation.
Par exemple :
C :\jcstudio\donnees avant épuration du 30 avril 04.df1
Le cas échéant, il vous sera toujours possible de consulter
vos données simplement en changeant la base de données
à partir du menu Juris Concept.
9•6
uris concept
9.2.1
Fermeture des dossiers
Un dossier est fermé lorsqu’une date de fermeture est inscrite au dossier. Pour devenir admissible à une épuration de
données, la date de fermeture doit être antérieure à l’exercice financier précédent.
9.2.2
Épuration des données en lot
Pour démarrer le processus de sélection des dossiers
admissibles à une épuration, sélectionnez l’option Utilitaires
- Épuration des données du menu Juris Concept.
Cette fonction permet
de détruire toutes
les fiches clients
n’ayant plus aucun
dossier inscrit à leur
nom dans la base de
données.
Le programme propose d’épurer les transactions des dossiers fermés avant l’exercice financier antérieur. Vous pouvez
choisir de modifier cette date.
Cliquez sur le bouton Construire la liste des dossiers à
épurer pour accéder à la fenêtre suivante.
Cette fenêtre affiche la liste de tous les dossiers répondant
aux critères de l’épuration. Vous pouvez sélectionner un ou
plusieurs dossiers.
Pour chaque dossier, le programme affiche le nombre de
transactions à épurer. À la fin du processus, vous aurez la
possibilité d’imprimer la liste des dossiers épurés.
9•7
Utilitaires
Chapitre 9
9.2.3
Épuration des données d’un dossier
Cette fenêtre est également accessible à partir
de la fenêtre de gestion
des dossiers, menu
Options – Épurer les
données de ce dossier.
Voir 4.3.6 : Options de la fenêtre de gestion des dossiers.
9.3
Épuration des données comptables
Si vous disposez du module de comptabilité générale intégrée, vous pouvez également procéder à l’épuration des
transactions comptables. Cette opération peut-être effectuée en tout temps pendant l’année financière mais il est
recommandé de le faire après votre changement d’année
financière. Dans ce cas, le processus d’épuration s’effectue
en deux volets :
9•8
uris concept
•
L’épuration des transactions du module des fournisseurs
•
L’épuration des transactions du module général
9.3.1
L’épuration des transactions du module des fournisseurs
Le menu Options et rapports des écrans du module des
Fournisseurs vous donne accès à l’option Épuration des
transactions d’un fournisseur.
Le programme permettra l’épuration des transactions d’un
fournisseur uniquement si toutes les factures sont entièrement payées à la date de l’épuration. Dans cet exemple,
pour le fournisseur occasionnel, l’épuration serait refusée
pour la facture datée du 13-05-2002.
Voir 6.5.14 : Épuration des transactions du module fournisseur.
9.3.2
L’épuration des transactions du module général
Cette option est accessible à partir du menu Utilitaires de la
fenêtre principale de la comptabilité.
9•9
Utilitaires
Chapitre 9
Dans ce cas, le programme procédera à l’épuration des transactions comptables du module Clients, du module général
et de la fidéicommis.
9.4
Contrôle d’accès
Cette fonction du logiciel permet de contrôler ou de restreindre l’accès d’un usager à différentes options, rapports
et fenêtres du logiciel. Pour que le programme exerce un
contrôle d’accès, il suffit de créer des profils utilisateurs et
d’attribuer un profil à chacun des utilisateurs. Vous accédez
à la fenêtre de gestion des accès via le menu Juris Concept,
option Utilitaires et Contrôle d’accès
Cette fenêtre vous permet d’attribuer un mot de passe et
un profil pour chacun des utilisateurs du logiciel. Par défaut,
le système contient déjà un utilisateur possédant le profil
Administrateur. Ce profil permet d’accéder à toutes les
fonctions du logiciel. Le profil Administrateur est automatiquement attribué à l’utilisateur portant le n° 1. D’autres
utilisateurs pourraient également se voir attribué le profil
Administrateur.
La liste des accès autorisés pour ce profil s’affiche à titre
indicatif seulement et ne peut être modifiée à partir de cette
fenêtre.
9•10
uris concept
9.4.1
Activation du contrôle d’accès
Pour activer la gestion des accès, il suffit de sélectionner
l’option Activer la gestion des mots de passe de la fenêtre
principale.
Voir : 9.4.3
Dès lors, une fenêtre exigeant
l’inscription d’un mot passe
s’affichera au démarrage du
logiciel.
9.4.2
Attribution des mots de passe
Pour un contrôle d’accès efficace et sécuritaire, il est essentiel d’attribuer un mot de passe unique à chacun de vos
employés.
Pour attribuer un mot de passe à un employé, cliquez sur le
bouton Ajouter, inscrivez le code de l’employé, le mot de
passe attribué ainsi que le profil désiré.
Pour des raisons de sécurité, le logiciel vous offre la possibilité d’obliger tous vos employés à modifier leur mot de passe
selon le nombre de jours que vous aurez préalablement
déterminé, par le menu Juris Concept, Préférences, onglet
Sécurité.
Voir 3.3.2 : Mise à jour des préférences générales du bureau.
9.4.3
Gestion des profils
Pour accéder à la fenêtre de gestion de profil, il suffit d’appuyer sur le bouton Gestion des Profils. Cette fenêtre vous
permet de créer, modifier et supprimer des profils.
9•11
Utilitaires
Chapitre 9
Création d’un nouveau profil
Pour confirmer l’ajout
d’un nouveau profil
Le bouton Nouveau Profil vous permet de
créer un profil. Dans cet exemple, l’usager
souhaite définir un profil qu’il attribuera
à tous les employés de secrétariat du
bureau.
Attribuer les autorisations d’accès à un profil
Vous devez choisir le profil auquel vous
voulez ajouter des autorisations dans la liste des profils. Par
défaut, après la création, un nouveau profil devient automatiquement le profil courant.
Les fonctions du logiciel dont vous pouvez autoriser l’usage,
se retrouvent dans la liste de gauche : Liste des fonctions
admissibles au contrôle d’accès. Les fonctions autorisées
9•12
uris concept
pour le profil courant se retrouvent dans la liste de droite :
Liste des fonctions autorisées pour le profil.
Il existe trois manières d’ajouter des autorisations. Dans la
liste des fonctions admissibles au contrôle d’accès :
•
Double-cliquez sur une ligne que vous voulez ajouter ;
•
Cliquez et glissez votre sélection vers la liste des fonctions autorisées ;
•
Sélectionnez une ou plusieurs lignes et cliquez sur le
bouton Flèche vers la droite.
Modification du type d’accès
Le logiciel permet d’exercer un contrôle additionnel visant
à permettre à un employé de consulter certaines données
sans permettre la modification de ces données.
A : Accorde un accès complet aux fonctions d’une fenêtre.
C : Restreint l’accès à la consultation seulement.
E : Concerne les informations financières nominatives.
Lorsque sélectionnée, cette option limite l’employé à la
consultation des données le concernant.
Pour modifier le type d’accès, cliquez dans la case appropriée dans la liste des fonctions autorisées.
Supprimer une ligne dans la liste des fonctions autorisées
Il existe trois techniques pour supprimer des autorisations.
Dans la liste des fonctions autorisées pour le profil, sélectionnez les lignes que vous voulez supprimer, et :
9.5
•
Appuyez sur la touche Supprimer ( delete ).
•
Cliquez sur le bouton dont la flèche pointe vers la
gauche.
•
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour accédez au
menu contextuel et ensuite, cliquez sur Supprimer les
lignes sélectionnées
Sauvegarde des données
Toutes les données du logiciel sont regroupées dans un
fichier de données portant l’extension .df1, habituellement
jconcept.df1.
Il est recommandé de consulter votre fournisseur informatique pour choisir votre logiciel de copie de sauvegarde.
9•13
Utilitaires
Chapitre 9
Pour conserver une copie complète de votre logiciel et de
vos données, de manière à pouvoir restaurer votre installation en cas de problème, vous devez :
Conserver votre logiciel dans un endroit sécuritaire ( le
cédérom )
Prendre une copie de sécurité de :
9.6
§
votre fichier de données jconcept.df1 ou tout autre
fichier de données portant l’extension .df1;
§
votre répertoire c :\jcstudio\jcsource contenant tous les
modèles de documents développés pour l’interface traitement de texte;
§
votre répertoire de gestion documentaire qui est normalement situé sur le répertoire c :\jccourrier;
§
votre dernière mise à jour contenue dans le répertoire
c :\jcstudio\majour\majstudio4.exe.
Exporter les données
Le logiciel vous permet d’extraire certaines données de votre
base de données et de créer un fichier texte pouvant être lu
par plusieurs logiciels, notamment Microsoft Word et Excel.
Cette liste permet
de sélectionner un
fichier à exporter.
Cette liste permet de
choisir les champs
à exporter du fichier
sélectionné.
Pour déterminer vos
critères de recherche.
Cette liste permet de
sélectionner le format
d’exportation.
9•14
uris concept
Les données du fichier créé peuvent être séparées soit
par des virgules ou par des tabulations. Les deux formats
se valent mais considérant qu’Excel ne tient compte que
des tabulations, nous vous suggérons de retenir ce dernier
format. Les fichiers créés porteront l’extension .txt ( par
exemple : clients.txt ).
La fonction Exporter les données est accessible à partir du
menu Juris Concept, Utilitaires, Exporter les données.
Pour exporter des données, il suffit d’exécuter les opérations
suivantes :
•
Sélectionner un fichier à exporter dans la liste des
fichiers.
•
Choisir les champs à exporter.
•
Sélectionner un format d’exportation.
•
Appuyer sur le bouton Exporter
•
Choisir l’emplacement du fichier.
La liste des champs
Cette liste est constituée de cinq colonnes pour vous aider à
mieux identifier les données que vous voulez exporter. Voici
une description de chaque colonne :
Champ : Brève description des données d’un champ.
Type : Format du champ, date, caractère, numérique...
Sous Type : Renseignements supplémentaires sur le format
d’un champ.
Longueur Max. : Longueur maximale ( en nombre de caractères ) qu’un champ peut contenir.
Valeur : Un exemple, tiré de votre base de données, du contenu de ce champ.
Fonctionnement de la liste des champs :
Pour supprimer un champ de la liste
•
Sélectionner les lignes à supprimer et appuyer sur la
touche Supprimer.
Pour ordonner la liste
• Sélectionner les lignes à déplacer, puis glisser les lignes
à l’endroit désiré dans la liste.
Pour restaurer la liste :
• Sélectionner à nouveau, dans la liste des fichiers, le
fichier que vous voulez exporter.
9•15
Utilitaires
Chapitre 9
Chapitre
10
Formulaire de procédure civile
10.1
Activer le module
Formulaire de procédure civile électronique
Le module Formulaire de procédure civile électronique
( FPCE ) est optionnel et vendu séparément. Vous devrez
communiquer avec le bureau de Juris Concept pour procéder à son activation.
10•1
10.2
Fonctionnement général du module
Le FPCE a été développé dans le but de donner aux avocats
un accès à la version électronique des formulaires contenus dans le manuel de référence Formulaire de procédure
civile rédigé par Me Francine Payette et publié par Wilson
& Lafleur. Il vise également à bonifier les informations contenues dans les formulaires en fusionnant les données de
Me Payette avec celles du client telles qu’elles sont inscrites
dans votre base de données.
En plus de vous donner accès à une expertise reconnue par
le milieu juridique, le FPCE vous permettra également de
développer votre pratique en vous inspirant des formulaires
et des textes proposés par Me Payette. Les formulaires, une
fois transférés dans votre Banque de formulaires, pourront
être modifiés tant par la forme que par le contenu afin de
refléter votre spécialisation.
Sélectionnez la zone Formulaire de procédure civile de
la fenêtre principale pour accéder à la liste des formulaires
disponibles.
Cette liste contient 500 formulaires correspondants généralement, à une procédure requise en vertu d’un article du
Code de procédure civile. L’ordre des formulaires présentés
dans la liste initiale correspond à celui du manuel de Me
Payette. Vous pouvez modifier le classement des formulaires
en cliquant sur l’en-tête de chaque colonne.
10.2.1
Rechercher un article ou un sujet
Pour générer un formulaire, il faut d’abord l’identifier parmi
les 500 formulaires disponibles.
Vous pouvez effectuer une recherche sur un article ou sur
une expression à partir de l’une ou de l’autre des rubriques
prévues à cette fin.
Rechercher un article
La première rubrique permet d’effectuer une recherche
exacte sur un numéro d’article. Tapez un numéro d’article,
10•2
uris concept
appuyez sur la touche Tab de votre clavier, et le contenu
de la liste sera réduit aux seuls formulaires concernés par
l’article.
Effacez le numéro et appuyez sur la touche Tab de votre clavier, ou cliquez sur le bouton Initialiser au bas de la fenêtre,
pour restaurer le contenu de la liste à sa valeur initiale.
Rechercher une expression
La seconde rubrique permet de rechercher une expression
contenue dans le titre des formulaires proposés par Me
Payette. Tapez une expression et appuyez sur la touche Tab
de votre clavier, et le contenu de la liste sera réduit aux seuls
formulaires contenant l’expression recherchée.
Dans l’exemple ci-contre, le programme a identifié 17 formulaires contenant le mot Délai.
10•3
Formulaire de procédure civile
Chapitre 10
Vous pouvez encore réduire le contenu de la liste en procédant à une recherche successive. Dans l’exemple précédent,
la liste sera réduite aux seuls formulaires de Requête contenant, dans leur titre, le mot Délai. Le contenu de la liste est
ainsi réduit à 14 formulaires.
RECOMMANDATION : Pour obtenir un résultat plus précis de
votre recherche, évitez d’utiliser le pluriel. Effectuez toujours
votre recherche en utilisant l’expression la plus simple.
10.3
Générer un formulaire de procédure civile
Après avoir identifié le formulaire recherché, double-cliquez
sur la ligne du formulaire pour démarrer un processus qui,
une fois à terme, vous permettra de visualiser le formulaire
en incluant les informations relatives au dossier de votre
client.
Une première fenêtre affiche le nom du formulaire choisi et
la note de Me Payette que vous retrouveriez en consultant
son manuel.
Le programme exigera que vous inscriviez le numéro du dossier concerné. Comme ailleurs dans le logiciel, vous pouvez
appuyer sur la touche Tab de votre clavier pour obtenir la
liste des dossiers et effectuer votre sélection. Le statut de
votre client, tel qu’inscrit au dossier, peut être mis à jour ou
corrigé à partir de cette fenêtre.
NOTE : Lors de la fusion des formulaires, le logiciel gère
adéquatement les informations relatives au demandeur et
10•4
uris concept
au défendeur, à l’intimé, au requérant, au mis-en-cause, à
l’intervenant, à l’opposant et au tiers-saisi.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder aux informations
relatives à la partie demanderesse.
Les informations affichées proviennent d’une lecture de vos
données. Vous pouvez compléter ou corriger ces informations à partir de cette fenêtre, et celles-ci seront mises à jour
dans votre base de données.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder aux informations
relatives à la partie défenderesse. Le programme affichera
une fenêtre similaire pour chacune des parties inscrites au
dossier de votre client.
10•5
Formulaire de procédure civile
Chapitre 10
Vous pouvez compléter ou corriger ces informations à partir
de cette fenêtre, et celles-ci seront mises à jour dans votre
base de données.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder aux informations
relatives au district judiciaire et à la juridiction de la cour.
Le programme effectue une mise à jour automatique du
district et de la juridiction de la cour à partir du numéro de
cour inscrit à votre dossier. Il est donc essentiel d’inscrire ce
numéro, lorsqu’il est connu.
La dernière fenêtre présente la liste des formulaires requis
en vertu de l’article sélectionné, tel que suggéré par Me
Payette.
10•6
uris concept
10.3.1
Le traitement des annexes
Un formulaire est toujours généré avec les annexes qui y
sont associées, à l’exception de l’endos. Dans l’exemple
précédent, la requête inclura l’affidavit et l’avis de présentation. Les annexes pourraient cependant être générées
séparément, si vous le souhaitiez. Il vous suffirait alors de
sélectionner un autre document apparaissant dans la liste.
10.3.2
Développer vos propres formulaires à partir de ceux déjà proposés
Nous avons vu jusqu’à maintenant comment générer les
formulaires proposés par Me Payette. Bien évidemment,
vous ne pouvez pas modifier ces formulaires, tant par leur
forme que par leur contenu. Seul le processus de mise à jour
pourra affecter le contenu du module FPCE.
Par contre, dans le but de vous aider à développer vos
propres modèles et à y concilier un contenu représentatif
de l’expertise qui vous distingue dans votre champ d’activités, le module FPCE offre une fonction vous permettant
de développer vos formulaires à partir des modèles et des
contenus proposés par Me Payette. Vos formulaires seront
alors conservés dans une section indépendante de ceux du
FPCE, et vous pourrez y accéder en sélectionnant simplement l’option Mes formulaires et procédures - NOM DE
MON BUREAU.
10.3.3
Créer un formulaire de procédure civile
Il s’agit ici de repérer un formulaire proposé par Me Payette
et d’en demander le transfert dans votre propre banque de
documents.
10•7
Formulaire de procédure civile
Chapitre 10
Cette opération s’effectue en sélectionnant une des options
offertes dans le menu contextuel de la liste. Ce menu s’affiche en sélectionnant l’un des choix de la liste et en cliquant
avec le bouton droit de la souris.
L’option Ajouter un formulaire à partir de… aura pour
effet de créer un document avec le contenu proposé par Me
Payette. Sur confirmation de votre intention, le programme
copiera le contenu et le modèle Word dans votre banque de
documents. Ce contenu pourra par la suite être modifié.
Dans le présent exemple, vous avez sélectionné une requête
en vertu de l’article 9 C.p.c. Puisque cette requête se trouve
maintenant dans votre banque de formulaires, le menu contextuel vous offre ces trois possibilités.
Trois possibilités
10.4
Modifier le contenu du formulaire
Cette option affiche une fenêtre de saisie permettant de
modifier les textes du formulaire. Voici quelques constats
utiles :
La position des rubriques de saisie
La position des rubriques de saisie dans la fenêtre s’apparente à la position des textes d’un formulaire de procédure et
comprend une rubrique pour :
•
•
•
•
•
10•8
uris concept
la saisie de la juridiction de la cour et des parties;
le titre de la procédure;
les allégués;
les conclusions;
la signature.
Le nom que vous donnez au formulaire est inscrit au haut
de la fenêtre. Notez que ceci ne vous limite absolument pas
dans la présentation de vos documents.
Les champs de fusion ( @... )
Vous pouvez insérer dans vos textes tous les champs de
fusion offerts par le logiciel. Lorsque vous générerez votre
formulaire, le programme remplacera les champs de fusions
tels que @ 01 par l’information relative à votre dossier.
Il existe une centaine de champs de fusion disponibles. Pour
en obtenir la liste, vous devez générer et faire imprimer le
document intitulé Toutes les rubriques disponibles se trouvant à même les formulaires de Me Payette.
Si vous n’êtes pas familier avec la fusion à l’aide de
MicrosoftWord ou avec la gestion documentaire de Juris
10•9
Formulaire de procédure civile
Chapitre 10
Concept, nous vous recommandons de consulter le chapitre 8 du manuel : Gestion documentaire et interface traitement de texte.
Les formats de caractères
Vous trouverez occasionnellement des chaînes de caractères qui commencent et se terminent par le signe ~. Ces
symboles sont utilisés dans les textes de Me Payette pour
appliquer un certain format de caractère ( gras, souligné ou
italique ) au résultat qui vous est proposé.
Consultez cette option pour plus d’information
à ce sujet.
10.4.1
Modifier le modèle Word proposé
Le modèle Word utilisé pour générer un formulaire détermine la forme et la présentation du document final qui vous
est proposé et qui résulte de la fusion des données avec le
modèle Word.
Le menu contextuel vous offre la possibilité de modifier votre
modèle Word. En fait, le programme ne fera qu’ouvrir un
document Word. Considérons l’exemple suivant.
Il s’agit d’un document contenant principalement des
champs de fusion reconnus par Juris Concept. Dans l’exemple ci-dessus pour connaître la signification de chaque rubrique, vous pourriez aussi vous référer au document intitulé
Toutes les rubriques disponibles pour connaître la signification de chaque rubrique. Word vous donne également
accès à une liste à partir d’une des options disponibles dans
la barre d’outils de Word.
10•10
uris concept
Version Word 2002 et Windows XP
Pour ajouter un
champ de fusion
à votre document
Word, sélectionnez
la rubrique correspondant au numéro
approprié et cliquez sur le bouton
Insérer.
Sauvegardez
le
modèle Word après
avoir effectué vos
changements, puis
fermez le document
Word.
Notez que la fusion du document sera refusée si votre
modèle Word est demeuré ouvert.
Support technique
N’hésitez pas à communiquer avec le support technique de
Juris Concept, au 1- 888 - 692 -1050, pour toute information
additionnelle.
10•11
Formulaire de procédure civile
Chapitre 10
">