s HiPath 4000 Hicom 300 E/300 H Mode d’emploi optiset E standard optiset E advance optiset E advance plus optiset E advance conference Remarques concernant ce mode d’emploi Ce mode d’emploi décrit l’utilisation des téléphones optiset E standard, optiset E advance, optiset E advance plus et optiset E advance conference raccordés au serveur de communication HiPath 4000, Version 1.0 et Hicom 300 E/300 H, toutes les versions. Guide de lecture de ce mode d’emploi Les différentes opérations à effectuer sont représentées dans la colonne de couleur suivant leur enchaînement logique. Les représentations possèdent les significations suivantes : Etape par étape Q W S ou Décrocher le combiné. Raccrocher le combiné. Composer le numéro d’appel ou l’indicatif. Appuyer sur les touches de réglage du poste. service Appuyer sur la touche. haut-parleur Appuyer sur la touche dont le voyant est allumé. chef Appuyer sur la touche dont le voyant clignote. DOUBLE APPEL ? Les options de sélection sont représentées sur l’afficheur. Confirmer avec la touche . TIMBRE SONNERIE ? Rechercher l’option de sélection. Pour cela, appuyer sur les touches jusqu’à ce que l’option désirée soit représentée sur l’afficheur. Confirmer ensuite à l’aide de la touche . Textes représentés sur l’afficheur NUMEROTER RAPPEL ? > Selon la situation, des invitations ou des messages d’acquittement apparaissent sur la ligne 1. Les options de sélection de fonctions apparaissent sur la ligne 2. Utiliser la touche pour confirmer. Si le symbole « > » apparaît à droite, cela signifie qu’il existe d’autres options de sélection. Pour atteindre ces options, utiliser les touches . 2 Les postes optiset E standard, optiset E advance, optiset E advance plus, optiset E advance conference avec panneau de commande Touches de réglage du poste Touches de fonction programmées Afficheur Combiné Hautparleur pour écoute amplifiée Touche « Shift » pour le second niveau de touches Touches de optiset E key module, parcours en- panneau de commande tre les fonc- doté de touches tions programmables Touche de confirmation Microphone Clavier de séd’une fonc(mains-libres) lection tion Touches de fonction programmées Pour les fonctions de base, de confort, de gestion de plusieurs lignes et de groupe : Variante : service interception interception bis parcage parcage boîte aux lettres coupure coupure haut-parleur afficher ligne couper sonnerie communic. priv. mise en garde mise en garde priv. * * * * * afficher ligne couper sonnerie ligne ligne ligne * Configuration « keyset » (Æ page 67) : poste doté de touches de ligne sur le panneau de commande. 3 Remarques importantes Ne pas utiliser le téléphone dans un environnement explosif ! N’utiliser que des accessoires originaux Siemens (Æ page 93) ! L’utilisation d’autres accessoires est dangereuse et conduit à la perte de la garantie et de l’agrément. Ne jamais ouvrir le téléphone ou le panneau de commande ! Consulter le gestionnaire du système en cas de problème. Le téléphone ne doit pas entrer en contact avec des liquides agressifs ou tachants comme par exemple le thé, le café, les jus de fruits ou les boissons désaltérantes. Nettoyage du téléphone Æ page 95. Signe CE La conformité de l’appareil aux directives européennes est garantie par le signe CE. Sigle de protection de l'environnement Cet appareil a été fabriqué selon notre système de gestion de l’environnement certifié (ISO 14001). Ce processus garantit la réduction de la consommation de matières premières et d’énergie, ainsi que de la quantité de déchets produite. 4 Les moyens d’atteindre une fonction Etape par étape Les moyens d’atteindre une fonction ... par le dialogue direct Quelques fonctions peuvent être sélectionnées directement lorsque le poste est au repos. Exemple : Sélectionner l’option avec les touches et confirmer la sélection avec . D’autres fonctions peuvent être directement sélectionnées en cours de communication suivant la situation. Vous appelez, mais la ligne du correspondant est occupée : RENVOI VARIABLE ACTIVE ? Confirmer avec RAPPEL ? . Ou Sélectionner avec les touches et confirmer avec . Composer alors un autre numéro. RENUMEROTER ? ? ... par le menu service Pour cela, appuyer tout d’abord sur la touche « service ». Le poste vous propose alors différentes options de sélection. Exemple : supprimer l’affichage de votre propre numéro d’appel chez vos correspondants (Æ page 22) : Appuyer sur la touche. service OI Passer à la fonction « de suppression d’affichage » au moyen de l’indicatif du service. Consulter le mode d’emploi abrégé (en annexe) pour connaître les différents indicatifs de service. Ou service Appuyer sur la touche. AUTRES FONCTIONS ? ? Sélectionner avec les touches avec . AFFICHAGE SUPPRIME ? Sélectionner une nouvelle fois avec firmer avec . et confirmer et con- ... par une touche de fonction Vous pouvez appeler directement une fonction Hicom que vous avez mémorisée au préalable sur une touche (Æ page 48). Exemple : deuxième appel Appuyer sur la touche. La fonction est alors exécutée. 5 Les moyens d’atteindre une fonction Quelles fonctions puis-je utiliser ? Fonction de base et de confort Vous pouvez utiliser les fonctions de base et de confort de votre plate-forme de communication, qui vous sont proposées dans la boîte de dialogue de l’afficheur, dans le menu service et sur les touches de fonction. Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes et de groupe Æ page 67f. Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez utiliser les fonctions de gestion de plusieurs lignes et de groupe en plus des fonctions de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions est reconnaissable au fait que vous trouvez les numéros d’appel de vos collègues sur des touches de ligne. Vous avez accès à toutes les lignes et avez également le possibilité de téléphoner sur plusieurs lignes en même temps. Le téléphone de base peut être configuré pour le fonctionnement sur plusieurs lignes (keyset), ce type de configuration étant destiné à certains collaborateurs travaillant en dehors du groupe ou encore à des secrétaires responsables de standard téléphonant aux clients sur plusieurs lignes en même temps. Fonctions supplémentaires chef / secrétaire Æ page 69f. Ces fonctions sont installées par le gestionnaire du système. Vous pouvez utiliser les fonctions de chef / secrétaire (secrétariat) en plus des fonctions de base et de confort. Un poste doté de ces fonctions possède deux touches de ligne référencées « Chef » ou « Secrétariat » permettant les appels direct au chef ou au secrétariat. Vous trouvez en plus sur le poste de chef et sur celui du secrétariat un touche référencée « Défiltrage chef », sur le poste du secrétariat également les touches « interception » et « remplaçant ». Comment utiliser efficacement mon téléphone • • 6 Il existe certainement des collègues ou des collaborateurs externes auxquels vous téléphonez particulièrement souvent. Il est judicieux de mémoriser ces numéros de téléphone sur des touches, afin de rendre plus confortable leur composition (Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative, Æ page 46). Il arrive trop souvent que le numéro appelé soit occupé. Le stress de la journée de travail aidant, on oublie vite de rappeler plus tard une seconde fois le correspondant. Habituez-vous donc à utiliser la fonction de « Rappel » (Æ page 39). Fonctions de base et de confort Sommaire Les moyens d’atteindre une fonction. . . . . . . . . . . . 5 ... par le dialogue direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... par le menu service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... par une touche de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelles fonctions puis-je utiliser ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fonction de base et de confort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fonctions supplémentaires de gestion de plusieurs lignes et de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fonctions supplémentaires chef / secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment utiliser efficacement mon téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 5 6 6 6 6 6 Ø Fonctions de base et de confort Prendre des appels et téléphoner . . . . . . . . . . . . . 13 Prendre un appel avec le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Accepter un appel avec la touche haut-parleur (mains-libres) . . . . . . . . Ecoute amplifiée dans la pièce en cours de communication. . . . . . . . . Commuter sur mains-libres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commuter sur le combiné. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer / désactiver le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre un deuxième appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter le contenu de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer une demande de rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effacer des messages de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . Terminer la consultation de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser la fonction Messagerie (option) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se faire rappeler un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se faire appeler par haut-parleur (intervention directe) . . . . . . . . . . . . . Activer / désactiver la protection d’intervention directe. . . . . . . . . . Prendre un appel avec le casque (Headset) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer / désactiver la fonction « Ne pas déranger » . . . . . . . . . . . . . . . Identifier un correspondant anonyme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 13 14 14 14 15 15 15 16 16 16 17 17 17 17 18 18 19 19 20 Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Composer le numéro en décrochant le combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Composer le numéro en laissant le combiné raccroché . . . . . . . . . . . . 21 Supprimer l’affichage de votre numéro d’appel chez vos correspondants 22 Appeler un ou une collègue directement par haut-parleur (intervention directe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Entrer des commandes par post sélection multifréquences (MF ou FV, fréquences vocales) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 7 Sommaire Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps. . . . . . . . . . . . . . . 24 Appeler un second correspondant (double appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’une communication à l’autre (va-et-vient) . . . . . . . . . . . . . . . . Conférence supportée par l’installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Etablir une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Etendre une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer une conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pendant la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser la touche de commutation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 24 25 26 27 28 29 31 32 Téléphoner en utilisant des destinations mémorisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Utiliser une liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter la liste d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Composer le numéro d’appel de la liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effacer des appels de la liste d’appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répéter un appel (numéro d’appel mémorisé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répéter un appel (dernier numéro composé) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numéroter avec des touches nominatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Composer des numéros abrégés individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Composer des numéros abrégés centralisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 33 34 34 34 35 35 36 36 Téléphoner en calculant les coûts . . . . . . . . . . . . . 37 Numéroter en associant un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Affichage de la durée de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Destinations non atteintes ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Utiliser le rappel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refuser un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contrôler / effacer des rappels mémorisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Avertissement – se signaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 39 39 39 40 40 41 Régler le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Régler le volume de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le timbre de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler la fonction mains-libres (acoustique du local). . . . . . . . . . . . . . . Régler le volume de la tonalité d’avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 42 42 43 43 Sommaire Adapter l’inclinaison de l’afficheur à la position de l’opérateur . . . . . . . 43 Bloquer le téléphone contre les accès non autorisés . . . . . . . . . . . . . . 44 Sélectionner la langue utilisée dans le guidage interactif . . . . . . . . . . . 45 Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et des rendez-vous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative . . . . . . . . . Mémoriser un numéro d’appel pour la fonction de rappel « Bis » . . . . Mémoriser le numéro d’appel composé ou le numéro d’un correspondant appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser un numéro d’appel quelconque. . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser des numéros abrégés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer une fonction Hicom sur une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 47 47 47 47 48 49 Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . 50 Vérifier le fonctionnement du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Vérifier l’affectation des touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Renvoyer des appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Utiliser le renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoi fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoi temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/ désactiver le renvoi par une touche . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer des appels automatiquement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer des appels pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser la destination pour un autre téléphone / activer le renvoi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser la destination pour télécopie, PC ou en cas d’occupation / activer le renvoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter le renvoi pour un autre téléphone / désactiver . . . . . . . . Consulter / désactiver le renvoi d’appel pour les télécopies, PC ou si occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le renvoi pour une autre ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 53 55 58 58 59 59 60 61 61 62 Utiliser un autre téléphone comme le sein. . . . . . 63 S’identifier sur un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S’identifier avec le code PIN et numéroter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . S’identifier avec une carte a puce (optiset E advance uniquement) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Désactiver l’identification sur l’autre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 63 65 65 9 Sommaire Déménager avec le téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . 66 « Délogger » le téléphone de la ligne actuelle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 « Logger » le téléphone sur la ligne de destination du déménagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Ø Fonctions de gestion de plusieurs lignes et de groupes Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe . . . 67 Utiliser les touches de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprendre les significations des voyants des touches de ligne . . Aperçu préliminaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre des appels sur les touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre des appels dans l’ordre proposé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Favoriser des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer / désactiver la sonnerie (Appel) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Numéroter avec des touches de ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Identifier une ligne utilisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en va-et-vient sur plusieurs lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terminer une communication sur une touche de ligne . . . . . . . . . . Entrer dans une communication sur une ligne (conférence à trois) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Autoriser ou interdire l’entrée en tiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Autoriser l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interdire l’entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terminer une communication sur touche de ligne . . . . . . . . . . . . . Maintenir une communication sur une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maintenir de façon exclusive une communication sur une touche de ligne et la reprendre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre une ligne maintenue de façon ciblée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer des appels de ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser et activer un renvoi d’appel variable pour une ligne . . . Mémoriser et activer la numéro de destination pour un renvoi d’appel fixe sur une ligne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer un renvoi d’appel fixe pour une ligne (sans mémoriser) . . . Effacer la destination du renvoi d’appel fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . . Désactiver un renvoi d’appel sur une ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter des appels pour un ou une collègue du groupe . . . . . . . . . Intercepter de façon ciblée des appels du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . Afficher le numéro du poste appelé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre des appels sur la ligne groupée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se déconnecter de la ligne groupée et se reconnecter. . . . . . . . . . . . . Parquer une communication et la reprendre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 67 68 68 69 69 69 70 71 72 72 73 73 74 74 74 75 75 76 76 77 77 77 78 79 79 80 81 81 82 82 83 Sommaire Parquer manuellement une communication et la reprendre . . . . . . . . . Reprendre une communication parquée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler directement un collaborateur du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprendre les significations des voyants des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appel direct – appeler un correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appel pour appel direct - prendre un correspondant . . . . . . . . . . . . 83 84 84 84 84 85 Ø Fonctions « chef / secrétaire » Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » . . . . . 86 Appeler le chef ou le secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comprendre les significations des voyants des touches d’appel direct. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler le chef / le secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre des appels destinés au chef dans le secrétariat . . . . . . . . . . . Prendre un appel destiné au chef en cours de communication. . . . Transférer un appel vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer les appels directement vers le chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre des appels sur le poste du chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prendre un appel destiné à un autre groupe « chef / secrétaire ». . . . . Utiliser le poste secondaire du chef . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer / désactiver le deuxième appel pour le chef . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser le signal d’appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Définir un remplacement pour le secrétariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 86 86 87 87 88 88 88 89 89 90 90 91 Ø Tout sur le téléphone Etiquetage, documentation et accessoires . . . . . 92 Etiqueter les touches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poser une étiquette de numéros d’appel sur le poste . . . . . . . . . . . . . Utiliser le logiciel d’étiquetage des touches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commander un mode d’emploi supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . Charger le mode d’emploi sous le format PDF à partir d’Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mode d’emploi individualisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commander des accessoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 92 92 93 93 93 93 11 Sommaire Conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Nettoyer le téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Remédier à des problèmes de fonctionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réagir à des messages d’erreur sur l’afficheur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personne à contacter en cas de problème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 95 96 97 Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Ø Aide-mémoire (annexe) 12 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Prendre des appels et téléphoner Prendre un appel avec le combiné Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché. Q Décrocher le combiné. Terminer la communication : W Raccrocher le combiné. Accepter un appel avec la touche haut-parleur (mains-libres) Le téléphone sonne. Le correspondant est affiché. haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. X ou Y Régler le niveau sonore (+/- fort). Appuyer sur les tou- ches tant que le niveau sonore désiré n’est pas obtenu. Terminer la communication : haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Remarques sur la fonction mains-libres: • Dites à votre correspondant que vous utilisez le fonction de mains-libres et l’écoute amplifiée. • La fonction de mains-libres fonctionne mieux si vous baissez le niveau sonore de l’écoute amplifiée. • La distance optimale entre vous et le poste en mains-libres est d’environ 50 cm. 13 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Ecoute amplifiée dans la pièce en cours de communication Vous pouvez faire participer d’autres personnes présentes dans la pièce à la communication. Dites à votre correspondant que vous activez le haut-parleur. Condition nécessaire : vous êtes en communication avec le combiné. Activer : haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Désactiver : haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Commuter sur mains-libres Condition nécessaire : vous êtes en communication avec le combiné. haut-parleur et W Maintenir la touche appuyée et raccrocher le combiné. Relâcher ensuite la touche. Poursuivre la communication. Commuter sur le combiné Condition nécessaire : vous êtes en communication en mains-libres et en écoute amplifiée. Q Décrocher le combiné. Poursuivre la communication. 14 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Utiliser le deuxième appel Si vous attendez un appel important, il est judicieux d’activer la fonction de deuxième appel. Le téléphone vous signale l’arrivée d’un second appel lorsque vous êtes déjà en communication. Vous avez alors la possibilité de prendre ce deuxième appel ou de l’ignorer. Activer / désactiver le deuxième appel Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IH Entrer l’indicatif du service. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. DEUXIEME APPEL ? Sélectionner et confirmer. Et ACTIVER ? Ou Confirmer. HORS SERVICE ? Prendre un deuxième appel Condition nécessaire : vous êtes en communication. La fonction de deuxième appel est active. interception Une tonalité d’avertissement est audible. Le voyant clignote. Le correspondant appelant obtient la tonalité normale comme si votre ligne était « libre ». Appuyer sur la touche. Vous êtes alors connecté au deuxième correspondant. Le premier correspondant est mis en attente. Terminer la deuxième communication, poursuivre la première : coupure Appuyer sur la touche. Ou W Q Raccrocher le combiné et décrocher à nouveau. 15 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Utiliser la boîte aux lettres Les correspondants appelant pendant votre absence ont la possibilité d’enregistrer leur demande de rappel dans votre boîte aux lettres. La boîte aux lettres contient également des informations parlées et des textes du serveur de courrier électronique (Mail Server, dans la mesure où ces fonctionnalités sont installées). Consulter le contenu de la boîte aux lettres boîte aux lettres Le voyant est allumé si de nouveaux messages non encore consultés se trouvent dans la boîte aux lettres. Appuyer sur la touche. Le premier message est affiché. Appuyer à nouveau sur la touche « boîte aux lettres » pour consulter les messages suivants. Comprendre les messages sur l’afficheur : MAYER APPEL « Appel » = demande de rappel, par exemple de la part de Monsieur Mayer. Effectuer une demande de rappel MAYER SORTIE ? 16 APPEL La demande de rappel est affichée. Sélectionner et confirmer. Le correspondant est alors appelé. Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Effacer des messages de la boîte aux lettres Le message désiré est affiché. EFFACER ? Sélectionner et confirmer. Vous ne pouvez pas effacer de (nouveaux) messages vocaux non encore écoutés en totalité. Pour identifier le message comme ayant été "écouté", allez à la fin avec 66. Terminer la consultation de la boîte aux lettres service Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Les messages non effacés de la boîte aux lettres restent mémorisés. Utiliser la fonction Messagerie (option) Les utilisateurs disposant d’une messagerie (HiPath Xpressions) peuvent utiliser les fonctions de ce système en composant le numéro de la messagerie afin, p. ex. de paramétrer un renvoi ou de consulter les messages reçus. Un guidage vocal explique toutes les fonctions. Le numéro d’appel de la messagerie est indiqué sur l’afficheur lorsque le renvoi vers la messagerie est paramétré. Vous trouverez des informations sur le renvoi d’appel au chapitre “Téléphoner en calculant les coûts” page 37. Se faire rappeler un rendez-vous Condition nécessaire : vous avez mémorisé un rendez-vous (Æ page 49). La date et l’heure du rendezvous sont atteintes. RENDEZ-VOUS ? Le poste sonne. Q Décrocher le combiné. L’heure du rendez-vous est alors affichée. W Raccrocher le combiné. Si vous ne décrochez pas le combiné, le téléphone sonne encore quelques fois et affiche « Rendez-vous » avant d'effacer le rendez-vous. 17 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Se faire appeler par haut-parleur (intervention directe) Vous êtes appelé directement par un ou une collègue par haut-parleur. Les fonctions de mains-libres et d’écoute amplifiée sont automatiquement activées. Réponse en mains-libres possible immédiatement. Ou Q Décrocher le combiné et répondre. Appeler directement des collègues par hautparleur (Æ page 22). Activer / désactiver la protection d’intervention directe Vous pouvez vous protéger contre les interventions directes. Si un correspondant tente de vous appeler directement par haut-parleur, l’intervention est transformée en appel normal. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IJ Entrer l’indicatif du service. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. PROTECTION Sélectionner et confirmer. Et ACTIVER ? Ou Confirmer. HORS SERVICE ? 18 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Prendre un appel avec le casque (Headset) Condition nécessaire : votre optiset E memory doit être doté d’un adaptateur optiset E headset / headset plus. Le casque est raccordé à l’adaptateur. La touche « headset » est installée. Le voyant clignote lorsqu’un appel arrive. Appuyer sur la touche et converser. headset Terminer la communication : Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. headset Activer / désactiver la fonction « Ne pas déranger » Vous pouvez activer cette fonction pour éviter d’être dérangé. Les usagers internes qui vous appellent entendent la tonalité libre et le message "Ne pas déranger. Les correspondants qui appellent de l’extérieur sont renvoyés vers le standard. Le responsable du système peut également paramétrer des destinations de renvoi correspondant à Ne pas déranger afin de transférer les appels internes et externes. Condition nécessaire : le responsable du système a autorisé la fonction « Ne pas déranger » pour tous les abonnés Hicom. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service II Entrer l’indicatif du service. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. NE PAS DERANGER ? Sélectionner et confirmer. L’afficheur indique si la fonction « Ne pas déranger » est active ou hors service. Et ACTIVER ? Ou Confirmer. HORS SERVICE ? 19 Prendre des appels et téléphoner Etape par étape Une tonalité vous rappelle que la fonction est active lorsque vous décrochez le combiné. Le standard peut passer outre cette fonction de protection et vous joindre. Le menu correspondant à la fonction « Ne pas déranger » n'apparaît pas dans le menu service si le responsable du système a interdit la fonction « Ne pas déranger » sur toute l'installation Hicom. Identifier un correspondant anonyme Vous avez la possibilité d’identifier des appelants externes « malveillants ». Le numéro d'appel de l'appelant peut être identifié pendant la communication et jusqu'à 30 secondes après. Vous ne devez pas raccrocher si vous désirez utiliser la fonction d’identification. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service OJ Entrer l’indicatif du service. Ou AUTRES FONCTIONS ? Sélectionner et confirmer. IDENTIFIER ? Sélectionner et confirmer. Si la fonction d’identification a fonctionné avec succès, les données sont mémorisées chez l’opérateur de réseau. Adressez-vous au gestionnaire du système ! 20 Téléphoner Etape par étape Téléphoner Composer le numéro en décrochant le combiné Q Décrocher le combiné. S Interne : composer le numéro. Externe : entrer l’indicatif de ligne publique et composer le numéro. Le correspondant ne répond pas ou est occupé : W Raccrocher le combiné. Composer le numéro en laissant le combiné raccroché S Interne : composer le numéro. Externe : entrer l’indicatif de ligne publique et composer le numéro. Le correspondant se manifeste par haut-parleur : Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. Le correspondant ne répond pas ou est occupé : haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. 21 Téléphoner Etape par étape Supprimer l’affichage de votre numéro d’appel chez vos correspondants La fonction de suppression d’affichage du numéro d’appel n’est activée que pour l’appel suivant et n’est pas mémorisée en cas de répétition d’appel (« Bis »). Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service OI Entrer l’indicatif du service. Tonalité de composition audible. Ou Sélectionner et confirmer. AUTRES FONCTIONS ? Confirmer. Tonalité de composition audible. AFFICHAGE SUPPRIME ? Et S Composer le numéro du correspondant. Votre propre numéro d’appel n’est pas affiché sur le poste de ce correspondant lorsque celui-ci répond à l’appel. Appeler un ou une collègue directement par haut-parleur (intervention directe) Vous avez la possibilité d’appeler directement un correspondant interne du système HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H par l’intermédiaire du haut-parleur de son poste. Condition nécessaire : la touche « interv. directe » est installée sur votre poste. interv. directe Appuyer sur la touche. S Composer le numéro. Attendre la tonalité. Q Décrocher le combiné et appeler le correspondant. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres. Si le correspondant appelé a activé sa fonction de protection d’intervention directe (Æ page 18), votre demande d’appel direct est transformée en appel normal. 22 Téléphoner Etape par étape Entrer des commandes par post sélection multifréquences (MF ou FV, fréquences vocales) Après avoir composé un numéro d’appel, vous pouvez placer l’appareil en mode MF (numérotation multifréquences, fréquences vocales). Ceci permet de commander des appareils réagissant à ces commandes, comme par exemple des répondeurs téléphoniques ou des systèmes automatiques d’information ou d’aiguillage. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service OH Entrer l’indicatif du service. Ou AUTRES FONCTIONS ? Sélectionner et confirmer. POST-SELECTION FV ? Sélectionner et confirmer. Vous avez alors la possibilité d’entrer des commandes à l’aide des touches de 0 à 9, de la touche étoile (*) et de la touche dièse (#). Le mode de fonctionnement MF/FV est abandonné dès que la communication est terminée. Selon la configuration du système, il est possible que le message « POST-SELECTION FV » apparaisse dès que la composition du numéro d’appel est terminée. Dans ces conditions, vous pouvez envoyer des commandes MF/FV directement après avoir composé le numéro. 23 Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Appeler un second correspondant (double appel) Vous avez la possibilité d’appeler un second correspondant lorsque vous êtes déjà en communication. Le premier correspondant est alors mis en attente. DOUBLE APPEL ? Confirmer. S Appeler le second correspondant. Terminer la seconde communication – retour à la première : FIN ET RETOUR EN ARR. ? Confirmer. Passer d’une communication à l’autre (va-et-vient) Condition nécessaire : vous avez appelé un second correspondant au cours d’une communication avec un premier correspondant (voir ci-dessus), ou vous avez répondu à un second appel (Æ page 15). Pour passer au correspondant mis en attente : VA-ET-VIENT ? 24 Sélectionner et confirmer. Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Terminer la communication actuelle – retour à l’autre : FIN ET RETOUR EN ARR. ? Sélectionner et confirmer. Connecter les correspondants en une conférence à trois : CONFERENCE ? Confirmer. Une tonalité d’avertissement vous indique qu’une conférence entre les trois correspondants a été établie. Conférence supportée par l’installation La fonction de conférence supportée par l’installation vous permet de connecter ensemble jusqu’à 8 correspondants internes et externes. Les abonnés possédant des postes appartenant à l’installation peuvent exécuter ou encore utiliser toutes les fonctions décrites cidessous en même temps. Les utilisateurs de téléphones Numéris (ISDN) et les abonnés externes sont des abonnés passifs – il ne peuvent qu’être accueillis dans la conférence en cours. Vous pouvez accueillir des abonnés et relier des conférences d’une installation de téléphonie éloignée dans votre conférence. Les abonnés éloignés peuvent établir une conférence propre et l’étendre. Les abonnés de cette conférence sont alors accueillis dans votre conférence actuelle. Ils ne peuvent toutefois pas exécuter ou utiliser les fonctions décrites dans la suite. Les fonctions suivantes sont supportées chez tous les participants à la conférence possédant un poste de l’installation de téléphonie : • • • • • Etablir une conférence lorsque vous appelez un correspondant ou recevez un appel, ou encore effectuez ou recevez un double appel. Prise du second appel et accueil de l’appelant dans la conférence. Va et vient entre la conférence et un double appel. Maintenir un double appel pendant une conférence et connecter la conférence. Connexion d’abonnés de conférence provenant de deux conférences indépendantes via un réseau éloigné. 25 Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape • • • Maintenir la conférence lorsque des touches de lignes ont été configurées. Obtenir une vue d’ensemble de tous les participants à la conférence. Transférer une conférence à un nouvel abonné. Les fonctions évoquées peuvent être exécutées par tous les participants à la conférence en même temps. Etablir une conférence Vous pouvez établir une conférence à partir des modes de communication suivants : • Communication simple • Double appel • Signal d’appel Etablir une conférence à partir d’une communication simple Vous désirez établir une conférence. Vous recevez un appel Ou S Vous appelez un correspondant ACTIVER CONFERENCE ? Sélectionner et confirmer. S Appeler le second correspondant. Annoncer la conférence s.v.p. Confirmer. Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ». CONFERENCE ? Conf. 1-2-3 Ce message apparaît sur l’afficheur. ELARGIR CONFERENCE ? Etablir une conférence à partir d’un double appel Vous êtes en communication avec un correspondant et appelez un second correspondant. DOUBLE APPEL ? Confirmer. S Appelez le second correspondant. Celui-ci répond, vous lui annoncez la conférence. CONFERENCE ? 26 Sélectionner et confirmer. Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ». Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Etablir une conférence à partir d’un signal d’appel Vous êtes en communication et recevez un signal d’appel. interception CONFERENCE ? Un signal est audible. Le voyant clignote. Appuyer sur la touche. Vous êtes connecté au correspondant auteur du signal d’appel. L’autre correspondant est mis en attente. Sélectionner et confirmer. Vous obtenez le message bref : « 1 est votre position ». Tous les abonnés sont connectés entre eux et forment une conférence. Etendre une conférence Une conférence peut être étendue par chaque participant à la conférence de l’installation. Pour cela, le participant doit : • • • appeler un autre abonné et l’accueillir dans la conférence, accueillir un abonné à partir d’un double appel, prendre un signal d’appel et accueillir l’appelant dans la conférence. Appeler un abonné et l’accueillir Vous désirez appeler un autre correspondant afin de l’accueillir dans la conférence. ELARGIR CONFERENCE ? Sélectionner et confirmer. S Appeler le nouvel abonné. Annoncez-lui conférence s.v.p. CONFERENCE ? Confirmer. L’abonné est accueilli dans la conférence. Si l’abonné ne se manifeste pas : RETOUR A CONFERENCE ? Confirmer. Elargir une conférence à partir d’un double appel Vous désirez effectuer un double appel alors que vous êtes en conférence. DOUBLE APPEL ? Sélectionner et confirmer. La conférence est mise en attente. 27 Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape S Appeler un correspondant. Mettre en attente le double appel. Sélectionner et confirmer afin d’accueillir le correspondant dans la conférence à partir du double appel. CONFERENCE ? Ou Passer de la conférence au double appel et inversement. VA-ET-VIENT ? Ou Sélectionner et confirmer afin de terminer le double appel et retourner à la conférence. FIN ET RETOUR EN ARR. ? Prendre un double appel et accueillir la correspondant dans la conférence Si vous obtenez un signal d’appel pendant la conférence (le double appel est actif), vous avez la possibilité d’accueillir le correspondant dans la conférence. Un signal d’appel est audible. Le voyant clignote. Appuyer sur la touche. Vous êtes en communication avec le second appelant. La conférence est mise en attente. interception Sélectionner et confirmer afin d’accueillir le second appelant dans la conférence. CONFERENCE ? Ou Passer de la conférence au double appel inversement. VA-ET-VIENT ? Ou FIN ET RETOUR EN ARR. ? Sélectionner et confirmer afin de terminer le second appel et de retourner à la conférence. Transférer une conférence Chaque abonné peut transférer une conférence à un correspondant qu’il a appelé auparavant par le biais d’un double appel ou de la fonction « Elargir conférence ». A ce moment, ce correspondant ne participe pas à la conférence. Une conférence ne peut être transférée à un double appel. Vous êtes en conférence. DOUBLE APPEL ? Sélectionner et confirmer. La conférence est mise en attente. S Appeler un correspondant. 28 Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Ou Sélectionner et confirmer. ELARGIR CONFERENCE ? S Appeler un correspondant. Annoncer le transfert de la conférence. Sélectionner et confirmer. Vous êtes déconnecté de la conférence. TRANSFERER I Raccrocher le combiné. Pendant la conférence Vous participez à une conférence de 3 à 8 abonnés et désirez consulter la liste des participants ou déconnecter un abonné ou encore déconnecter le dernier abonné accueilli dans la conférence. Consulter la conférence et déconnecter des participants AFFICHER PARTICIPANTS? Sélectionner et confirmer. Rufn. Teilnehmer Rufn. PROCHAIN PARTICIPANT? Le numéro d’appel et éventuellement le nom du participant à la conférence possédant le numéro d’ordre 1 sont affichés. PROCHAIN PARTICIPANT? Confirmer afin de visualiser l’abonné suivant. 1 Ou Sélectionner et confirmer afin de quitter la fonction de visualisation. ARRET AFFICHAGE? Ou LIBERATION PARTICIPANT? Sélectionner et confirmer afin de déconnecter l’abonné actuel de la conférence. Si le nombre de participants était de 3, la conférence est terminée. Déconnecter le dernier abonné Vous désirez déconnecter le dernier abonné accueilli dans la conférence. LIBERER DERNIERE Sélectionner et confirmer. Le dernier abonné accueilli est déconnecté. Si le nombre de participants était de 3, la conférence est terminée. 29 Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Maintenir une conférence Si des touches de ligne sont installées (Æ page 67), vous pouvez « Maintenir la conférence » et par exemple établir une communication sur une autre ligne. Appuyer sur la touche de ligne. ligne Ou MISE EN GARDE ? Sélectionner et confirmer. La conférence est maintenue. Le poste indique sur l’afficheur le message : « Conférence » (première ligne) « Maintenue » (seconde ligne). ligne 30 Appuyer sur la touche de ligne sur laquelle la conférence est maintenue – vous êtes de nouveau connecté à la conférence. Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Transférer une communication Vous avez la possibilité de transférer la communication dans le cas où votre correspondant désire encore s’entretenir avec un autre de vos collègues. Transférer en effectuant une annonce préalable : DOUBLE APPEL ? Confirmer. S Entrer le numéro d’appel du correspondant désiré. Lui annoncer alors le transfert. W Raccrocher le combiné. Votre correspondant et l’abonné souhaité par lui sont en communication. Transférer sans effectuer d’annonce préalable : ACTIVER TRANSFERT ? Sélectionner et confirmer. S Entrer le numéro d’appel du correspondant désiré. W Raccrocher le combiné. Si aucune communication n’est établie entre les deux autres correspondants au bout de 40 secondes, vous recevez un appel. Vous êtes alors de nouveau en communication avec le premier correspondant. 31 Téléphoner à plusieurs correspondants en même temps Etape par étape Utiliser la touche de commutation La touche de commutation devant être installée par votre responsable système peut être utilisée dans les fonctions suivantes : • Double appel (retour au correspondant en attente ou retour à la conférence en attente). • Va-et-vient • Prise d’un signal appel • Prise d’un appel collectif. Signal d’appel Vous entendez un signal d’appel. Les informations correspondant à l’appel apparaissent sur l’afficheur. touche de comm. Appuyer sur la touche clignotante. Vous prenez le signal d’appel. Le voyant est allumé. Va-et-vient Vous êtes en communication avec deux correspondants. Un correspondant attend. La touche de commutation est allumée. touche de comm. Appuyer sur la touche pour passer à l’autre correspondant. Le premier correspondant est mis en attente. Double appel Vous appelez un second correspondant. Le second correspondant ne répond pas. touche de comm. Appuyer sur la touche afin de retourner au correspondant en attente ou à la conférence maintenue. Appel collectif Vous êtes en communication avec un correspondant. Un appel collectif arrive. Le poste indique sur l’afficheur les informations relatives à l’appel collectif. touche de comm. 32 Appuyer sur la touche clignotante. Vous prenez l’appel collectif, le premier correspondant est mis en attente. Le voyant s’allume. Téléphoner en utilisant des destinations mémorisées Etape par étape Téléphoner en utilisant des destinations mémorisées Utiliser une liste d’appels Si vous ne pouvez pas prendre un appel provenant d’un correspondant interne ou externe, l’appel est mémorisé dans la liste d’appels. Votre poste peut également être configuré de telle sorte qu’il mémorise aussi dans la liste d’appels les appels que vous avez pris. Votre poste mémorise les données des 6 derniers appels partants et les 12 derniers appels arrivant dans leur ordre chronologique. Chaque appel est associé à sa date et son heure. L’affichage de la liste commence avec l’appel le plus actuel non encore consulté. Les appels provenant d’un unique correspondant ne sont pas placés dans la liste au fur et à mesure, seules les informations de date et d’heure sont actualisées (l’appel le plus actuel du correspondant est mémorisé). Consulter la liste d’appels Condition nécessaire : le responsable du système a installé une liste d'appel pour votre téléphone. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service HOH Entrer l’indicatif du service (appels arrivant). Ou HOI Entrer l’indicatif du service (appels partant). Ou DESTINATIONS ? Confirmer. JOURNAL D’APPELS ? Sélectionner et confirmer. APPELS ARRIVEE ? Confirmer. Ou APPELS DEPART ? Sélectionner et confirmer. 33 Téléphoner en utilisant des destinations mémorisées Etape par étape Le premier appel de la liste est affiché : Abonné 32456 R. DUPOND OCCUPE 25.10. 15.30 > Cause, date et heure du message. L’affichage commence par l’appel le plus actuel non encore consulté. Le nombre d’appels est affiché en plus si plusieurs appels proviennent d’un unique correspondant. Consulter d’autres appels de la liste d’appels : APPEL SUIVANT ? Sélectionner et confirmer. Terminer la consultation : service Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Composer le numéro d’appel de la liste Condition nécessaire : vous consultez déjà la liste, le numéro d’appel désiré est affiché. SORTIE ? Sélectionner et confirmer. Le correspondant est alors appelé. Effacer des appels de la liste d’appels Condition nécessaire : vous consultez déjà la liste, le numéro d’appel désiré est affiché. EFFACER ? Sélectionner et confirmer. Répéter un appel (numéro d’appel mémorisé) Vous avez la possibilité de mémoriser un appel en vue de répéter cet appel plus tard. Ce type de répétition d’appel ne fonctionne que s’il a été installé (Æ page 47). Vous pouvez alors composer le numéro à nouveau par simple appui sur la touche de répétition. bis Appuyer sur la touche. Le correspondant répond : Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. 34 Téléphoner en utilisant des destinations mémorisées Etape par étape Répéter un appel (dernier numéro composé) Ce type de répétition d’appel ne fonctionne que s’il a été installé. Chaque numéro d’appel composé est mémorisé par la fonction de répétition d’appel. Appuyer sur la touche repet. dern. num. Ou S Inscrire l’indicatif! Entrer l’indicatif installé sur votre poste correspondant à la « répétition d’appel du dernier numéro composé» (demander au gestionnaire du système !). Le correspondant répond : Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. Numéroter avec des touches nominatives Condition nécessaire : vous avez mémorisé un numéro d’appel sur une touche nominative (Æ page 46). Appuyer sur la touche sur laquelle le numéro a été mémorisé. Si le numéro d’appel se trouve sur le second niveau, appuyer avant sur « Shift ». Le correspondant répond : Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. 35 Téléphoner en utilisant des destinations mémorisées Etape par étape Composer des numéros abrégés individuels Condition nécessaire : vous avez mémorisé des numéros abrégés individuels (Æ page 47). Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service J Entrer l’indicatif du service. Ou Sélectionner et confirmer. UTILISER NUMERO ABREGE ? Et GïP Entrer le numéro abrégé. Le correspondant répond : Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. Composer des numéros abrégés centralisés L’annuaire de numéros abrégés centralisés est disponible sous forme d’annuaire propre à la société ou vous est fourni par votre gestionnaire du système, par exemple sous former papier. Si le numéro abrégé mémorisé représente l’indicatif d’une autre installation de communication, vous avez la possibilité de numéroter à la suite de cet indicatif le numéro de l’un des postes de l’installation. 36 Téléphoner en calculant les coûts Etape par étape Téléphoner en calculant les coûts Vous avez la possibilité d’associer des communications vers l’extérieur à certains projets. Condition nécessaire : des numéros de projets (de 1 à 5) ont été installés pour certains projets, et vous disposez d'un indicatif de projet (IP) pour le projet désiré. Numéroter en associant un projet Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service S Entrer les indicatifs de service 61 (pour le projet 1) à 65 (projet numéro 5). S Entrer le code d’identification personnel PIN. Ou Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service CODE/CATEGORIE D’ACCES ? Sélectionner et confirmer. CODE 1 ? Confirmer. Eventuellement Sélectionner les codes PIN 2 à 5 et confirmer. Et S Composer le numéro d’appel externe. Téléphoner ensuite comme à l’accoutumée (Æ page 21). L’association à un projet est limitée dans le temps. Elle est par exemple supprimée si vous n’utilisez plus votre téléphone depuis plus de cinq minutes. 37 Téléphoner en calculant les coûts Etape par étape Affichage de la durée de communication L’affichage de la durée de communication est installé par votre responsable système. L’affichage est effectué soit en durée soit en coûts. Cet affichage peut être également désactivé. L’affichage de la durée de communication est effectué sur la première ligne de l’afficheur au format HH :MM :SS au format 24 heures. L’affichage est activé 10 secondes après le début de la communication. La fonctionnalité d’affichage de coûts doit être demandée à l’opérateur de réseau et installée par votre responsable système. 38 Destinations non atteintes ... Etape par étape Destinations non atteintes ... Utiliser le rappel Si un correspondant interne appelé est occupé ou si personne ne répond, vous avez la possibilité d’effectuer un rappel. Ceci est également valable pour les appels externes dirigés vers des centres opérateurs RNIS (ISDN). Ceci vous évite d’avoir à appeler plusieurs fois. Vous recevez le rappel : • dès que le correspondant n’est plus occupé, • dès que le correspondant n’ayant pas répondu a de nouveau téléphoné, • si un correspondant possédant une boîte aux lettres réagit à votre désir de rappel (Æ page 16). Mémoriser un rappel Condition nécessaire : une ligne appelée est occupée ou personne ne répond. Confirmer. RAPPEL ? Ou RAPPEL ? Sélectionner et confirmer dans le cas où le correspondant a activé un renvoi d’appel. Dans ce cas, vous recevez le rappel à partir de la destination du renvoi. Prendre un rappel Condition nécessaire : un rappel a été mémorisé. Le téléphone sonne. Vous reconnaissez le rappel à la proposition sur l’affichage « INTERROMPRE RAPPEL ». Q Décrocher le combiné. Tonalité audible. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. Refuser un rappel Le téléphone sonne. Vous reconnaissez le rappel à la proposition sur l’affichage « INTERROMPRE RAPPEL ». INTERROMPRE RAPPEL ? Confirmer. Ou Laisser sonner 4 fois, ne pas prendre le rappel. 39 Destinations non atteintes ... Etape par étape Contrôler / effacer des rappels mémorisés Condition nécessaire : vous avez mémorisé des rappels. AFFICHAGE RAPPEL ? Sélectionner et confirmer. L’enregistrement le plus ancien est affiché en premier. PROCHAIN RAPPEL ? Sélectionner et confirmer pour consulter d’autres rappels. Effacer le rappel affiché : EFFACER ? Sélectionner et confirmer. Terminer la consultation : service Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Avertissement – se signaler Condition nécessaire : la ligne interne appelée est occupée. Vous devez absolument joindre le correspondant. AVERTISSEMENT ? Sélectionner, confirmer et attendre un court instant. Le ou la collègue entend une tonalité d’avertissement pendant la communication. La touche « interception » de son poste clignote. Si ce poste est doté d’un afficheur, votre nom et numéro de téléphone sont affichés. Vous devez posséder les droits d’accès correspondants pour pouvoir lancer un avertissement. L’avertissement n’est pas possible si le correspondant a activé la fonction de protection contre l’avertissement. 40 Destinations non atteintes ... Etape par étape Entrer en tiers dans une communication Condition nécessaire : la ligne interne appelée est occupée. Vous devez joindre absolument le collègue. ENTREE EN TIERS ? Sélectionner et confirmer. Le collègue et son correspondant entendent une tonalité d’avertissement pendant la communication. Vous pouvez alors parler immédiatement. Vous devez posséder les droits d’accès correspondants pour pouvoir entrer en tiers dans une communication. L’entrée dans une communication n’est pas possible si le correspondant a activé la fonction de protection contre l’entrée en tiers. 41 Régler le téléphone Etape par étape Régler le téléphone Régler le volume de la sonnerie X ou Y Appuyer sur l’une des deux touches, le poste étant au repos. VOLUME SONNERIE ? Confirmer. X ou Y Régler le volume plus ou moins fort. Appuyez sur les touches jusqu’à ce que vous ayez obtenu le volume désiré. Mémoriser. Régler le timbre de la sonnerie X ou Y Appuyer sur l’une des deux touches, le poste étant au repos. TIMBRE SONNERIE ? Sélectionner et confirmer. X ou Y Modifier le timbre de la sonnerie. Appuyez sur les tou- ches jusqu’à ce que vous ayez obtenu le timbre désiré. Mémoriser. 42 Régler le téléphone Etape par étape Régler la fonction mains-libres (acoustique du local) Vous avez la possibilité d’adapter votre téléphone à l’environnement afin que votre interlocuteur puisse vous comprendre distinctement lorsque vous parlez par l’intermédiaire du microphone (mains-libres). Les options suivantes sont possibles : « LOCAL NORMAL », « LOCAL AVEC ECHO » et « LOCAL SANS ECHO ». X ou Y Appuyer sur l’une des deux touches, le poste étant au repos. Sélectionner et confirmer. MAINS-LIBRES ? X ou Y Régler le type de local. Appuyez sur les touches jusqu’à ce que vous ayez obtenu le type de local désiré. Mémoriser. Régler le volume de la tonalité d’avertissement Vous entendez la tonalité d’avertissement par exemple lorsque vous recevez un second appel lorsque vous êtes déjà en communication, ou si un appel n’est pas pris au sein de votre groupe. X ou Y Appuyer sur l’une des deux touches, le poste étant au repos. TONALITE D’AVERTISSEM. ? Sélectionner et confirmer. X ou Y Régler le volume plus ou moins fort. Appuyez sur les touches jusqu’à ce que vous ayez obtenu le volume désiré. Mémoriser. Adapter l’inclinaison de l’afficheur à la position de l’opérateur Vous pouvez incliner l’afficheur du poste. Inclinez-le de telle sorte que vous puissiez lire distinctement les messages affichés de votre place. 43 Régler le téléphone Etape par étape Bloquer le téléphone contre les accès non autorisés Vous pouvez bloquer le téléphone afin d’empêcher des personnes non autorisées de l’utiliser pendant votre absence. Condition nécessaire : votre gestionnaire du système vous a communiqué un code d’identification personnel (PIN). Bloquer la fonction de numérotation du téléphone : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service MN Entrer l’indicatif du service. Ou CODE/CATEGORIE D’ACCES ? Sélectionner et confirmer. MODIFIER CATEG. ACCES ? Sélectionner et confirmer. Et S Entrer le code d’identification (PIN). Ou Uniquement pour les postes optiset E advance avec lecteur de carte à puce : insérer la carte à puce. Tous les voyants clignotent brièvement. Lecteur de carte à puce Si le code composé est valide, le poste affiche « EXECUTE ». Insérer la carte Retirer la carte insérée auparavant. Si le poste est bloqué, vous obtenez une tonalité spéciale lorsque vous décrochez. Il reste cependant possible de passer des appels au sein de l’installation HiPath. 44 Régler le téléphone Etape par étape Débloquer à nouveau le téléphone : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service MN Entrer l’indicatif du service. Ou CODE/CATEGORIE D’ACCES ? Sélectionner et confirmer. MODIFIER CATEG. ACCES ? Sélectionner et confirmer. Et S Entrer le code d’identification (PIN). Si le code est valide, le poste affiche « EXECUTE ». Sélectionner la langue utilisée dans le guidage interactif Jusqu’à cinq langues peuvent être configurées sur votre installation HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H. La langue configurée en premier est la langue standard. Vous avez la possibilité de sélectionner une autre langue dans la mesure où votre poste est doté d’une touche « langue ». Le type de configuration de la langue détermine la durée durant laquelle l’utilisation d’une autre langue reste active. Il existe deux possibilités : • Sélection de langue statique : La langue reste sélectionnée tant que vous n’en sélectionnez pas une autre. • Sélection de langue temporaire : La langue reste sélectionnée jusqu’à la fin de la prochaine communication. La langue standard est ensuite sélectionnée. Sélectionner une langue : langue Appuyer sur la touche. La langue sélectionnée apparaît pendant 5 secondes sur l’afficheur et est ensuite sélectionnée. Appuyer à nouveau sur la touche pour sélectionner une autre langue. Il est possible de commander ce mode d’emploi dans d’autres langues Æ page 93. 45 Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et des rendez-vous Etape par étape Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et des rendez-vous Vous avez la possibilité de mémoriser des numéros d'appel ou une fonction dont vous avez souvent besoin sur chaque touche qui n'a pas été préconfigurée par le responsable du système. Vous pouvez également programmer sur deux niveaux (« Shift ») les touches du panneau de commande optiPoint et du module de numérotation. Vous pouvez contrôler la configuration des touches avant de mémoriser (Æ page 51). Mémoriser un numéro d’appel sur une touche nominative service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Appuyer sur la touche nominative non encore programmée. Appuyer avant sur « Shift » afin de programmer une touche du panneau de commande optiPoint et du module de numérotation sur le second niveau. La programmation actuelle de la touche est alors affichée. NOUVELLE ENTREE ? Confirmer. S Composer le numéro d’appel. Pour les numéros d’appel externes : entrer tout d’abord l’indicatif de ligne publique, puis le numéro d’appel. ENREGISTRER ? Confirmer. Ou Si vous avez composé un numéro erroné : RENUMEROTER ? Sélectionner et confirmer. Entrer une nouvelle fois le numéro d’appel. Il est judicieux d’étiqueter les touches programmées (Æ page 92). 46 Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et des rendez-vous Etape par étape Mémoriser un numéro d’appel pour la fonction de rappel « Bis » Condition nécessaire : la fonction de « répétition d’appel avec numéro d’appel mémorisé » est installée, pas la fonction « répétition du dernier numéro d’appel composé ». Mémoriser le numéro d’appel composé ou le numéro d’un correspondant appelant Vous avez appelé un correspondant et êtes encore en communication avec lui. Ou vous avez été appelé par un autre abonné dont le numéro vous a été transmis, et vous êtes encore en communication avec lui. bis Appuyer sur la touche. haut-parleur Appuyer sur la touche. La lampe s’éteint. Ou W Raccrocher le combiné. Mémoriser un numéro d’appel quelconque Condition nécessaire : votre téléphone est au repos ou vous êtes en communication et votre correspondant vous transmet un numéro d'appel que vous désirez mémoriser. service Appuyer sur la touche. bis Appuyer sur la touche. NOUVELLE ENTREE ? Confirmer. S Composer le numéro. ENREGISTRER ? Confirmer. Vous composez le numéro mémorisé en appuyant sur une seule touche (Æ page 34). Mémoriser des numéros abrégés Vous pouvez mémoriser un numéro sur chaque touche de 0 à 9 et composer ces numéros par simple action sur l’une de ces touches (Æ page 36). service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. 47 Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et des rendez-vous Etape par étape DESTINATIONS ? Confirmer. NUMERO ABREGE ? Sélectionner et confirmer. S Entrer le numéro abrégé (0 à 9) désiré. Si le chiffre choisi est déjà programmé, le numéro d’appel correspondant s’affiche. Confirmer. NOUVELLE ENTREE ? S Composer le numéro d’appel. Pour les numéros d’appel externes : entrer tout d’abord l’indicatif de ligne publique, puis le numéro d’appel. Confirmer. ENREGISTRER ? Programmer une fonction Hicom sur une touche Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service K Entrer l’indicatif du service. Ou FONCTION DE LA TOUCHE ? Et Sélectionner et confirmer. Appuyer sur la touche de fonction programmable. La fonction actuellement programmée sur la touche est alors affichée. MODIFIER ? Confirmer. NOUVELLE FONCTION : Choisir une des fonctions système proposées et confirmer. ENREGISTRER ? Confirmer. La programmation des touches programmées par le responsable du système ne peut être modifiée. Le système propose alors « REVENIR EN ARRIERE ». Vous lancez directement la fonction en appuyant sur la touche. Pour les fonctions activables et désactivables comme par exemple le deuxième appel, vous activez la fonction en appuyant sur la touche et la désactivez en appuyant une nouvelle fois sur cette même touche. L’illumination du voyant de la touche indique que la fonction correspondante est active. 48 Mémoriser des numéros d’appel, des fonctions et des rendez-vous Etape par étape Mémoriser des rendez-vous Vous pouvez vous faire appeler par votre téléphone afin de vous faire rappeler des rendez-vous (Æ page 17). Pour cela, vous devez mémoriser les heures des appels. L’enregistrement d’un rendez-vous n’est possible que pour les 24 heures à venir. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service N Entrer l’indicatif du service. Ou RENDEZ-VOUS ? Sélectionner et confirmer. Le poste indique sur l’afficheur si un rendez-vous est déjà mémorisé ou non. NOUVEAU RENDEZ-VOUS ? Pour le premier rendez-vous : confirmer. Pour les rendez-vous suivants : sélectionner et confirmer. Et S Entrer l’heure sous forme de 3 ou 4 chiffres, par exemple 845 pour 8h45 ou 1500 pour 15h00. Confirmer. ENREGISTRER ? Effacer des rendez-vous mémorisés : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service N Entrer l’indicatif de service. Ou RENDEZ-VOUS ? Sélectionner et confirmer. Un rendez-vous mémorisé est affiché. RENDEZ-VOUS SUIVANT ? Confirmer dans le cas où plusieurs rendez-vous sont déjà mémorisés. Et EFFACER ? service Sélectionner et confirmer. Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. 49 Vérifier le fonctionnement du téléphone Etape par étape Vérifier le fonctionnement du téléphone Vérifier le fonctionnement du téléphone Vous pouvez vérifier votre téléphone et déterminer : • si tous les voyants des touches fonctionnent, • si l’afficheur fonctionne, • si toutes les touches fonctionnent, • si le haut-parleur, le combiné, le volume de la sonnerie, son timbre, la tonalité d’avertissement et le mains-libres fonctionnent correctement ou sont correctement réglés. Lorsque cela est prévu, vous pouvez aussi disposer des renseignements suivants en cas d’intervention du Service Clientèle : • l’identificateur du téléphone, • la version du logiciel du téléphone optiset E, • la puissance d’alimentation de la ligne Condition nécessaire : le téléphone est au repos. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service P Entrer l’indicatif du service. Ou Sélectionner et confirmer. TEST DU TELEPHONE ? Et Sélectionner la fonction de test désirée et confirmer. Suivre le guidage interactif sur l’afficheur ! service 50 Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Le test est terminé. Vérifier le fonctionnement du téléphone Etape par étape Vérifier l’affectation des touches Vous pouvez contrôler l’affectation initiale des touches sur votre téléphone afin de déterminer les fonctions préprogrammées sur les différentes touches. Vous pouvez aussi contrôler l’affectation des touches que vous avez vous-même programmées. Les programmations suivantes sont possibles : • touches nominatives (Æ page 46), • appel direct (Æ page 84 et Æ page 86) ou • fonctions (Æ page 48). Condition nécessaire : le téléphone est au repos. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service K Entrer l’indicatif du service. Ou Sélectionner et confirmer. FONCTION DE LA TOUCHE ? Et Appuyer sur la touche désirée. L’affectation de la touche est alors affichée. Confirmer et appuyer ensuite sur une autre touche afin d’en déterminer l’affectation. REVENIR EN ARRIERE ? Ou service Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. 51 Renvoyer des appels Etape par étape Renvoyer des appels Utiliser le renvoi d’appel fixe Vous pouvez programmer deux types de renvoi d’appel : • renvoi d’appel « Fixe » et • renvoi d’appel «Temporaire ». Lorsque vous définissez un renvoi fixe, vous définissez une destination de renvoi valable tant que vous ne la modifiez ou l’effacez pas. Vous pouvez activer et désactiver ce renvoi. Pour le renvoi temporaire, vous pouvez choisir entre 6 types de renvoi différents : • renvoi temporaire (renvoi sans condition) • renvoi pour interne • renvoi pour externe • renvoi si occupé • renvoi en fonction du temps • renvoi si occupé / en fonction du temps. La programmation d’une destination de renvoi active ce renvoi. La destination du renvoi est effacée lorsque vous désactivez le renvoi. Vous pouvez obtenir les messages suivants sur l’afficheur dans le menu de repos du poste et lorsque le renvoi est actif : Type de renvoi Indication sur l’afficheur Renvoi fixe Renvoi temporaire « Renvoi vers par ex. 222 Klaus Meier (numéro d’appel propre) » Renvoi pour int./ ext. Renvoi actif. Renvoi si occupé Aucun affichage Renvoi en fct. du temps Aucun affichage Renvoi si occupé / en fct. du temps 52 Aucun affichage Renvoyer des appels Etape par étape Renvoi fixe Vous avez programmé un numéro de destination pour le renvoi d’appel fixe ; vous pouvez alors activer ou désactiver ce renvoi en utilisant le menu de service ou une touche de renvoi que votre responsable système a installée au préalable. Le numéro d’appel de destination reste inchangé tant que vous ne l’effacez ou modifiez pas. Programmer/ modifier la destination de renvoi Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. service DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI ? Confirmer. Le « Renvoi temporaire » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Confirmer. Le « Renvoi fixe » est affiché. Le numéro d’appel de destination est affiché si un renvoi a été programmé auparavant. PROCH. TYPE DE RENVOI? Ouvrir « Renvoi fixe ». ENTRER DESTINATION S Entrez le numéro d’appel de la destination de renvoi fixe. Une destination déjà mémorisée est écrasée. Confirmer lorsque le numéro d’appel est complet. ENREGISTRER ? Activer/ désactiver le renvoi fixe Vous ne pouvez activer le renvoi d’appel fixe que si un numéro de destination a été programmé au préalable. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI ? Confirmer. Le « Renvoi temporaire » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Confirmer. Le « renvoi fixe » est affiché. Si un renvoi a été programmé auparavant, le poste indique alors le numéro de la destination du renvoi que le renvoi soit actif ou pas. 22805 Harald Meier Ouvrir le « Renvoi fixe ». > ACTIVER ? Sélectionner et confirmer. Le renvoi fixe est activé. ’RENVOIU FIXE ACTIVE Affichage sur la première ligne. Le message suivant apparaît dans le menu de repos du poste : Renvoi vers Par ex. 2223 Klaus Meier (numéro propre). 53 Renvoyer des appels Etape par étape Ou HORS SERVICE ? Sélectionner et confirmer. Le renvoi fixe est désactivé. RENVOI FIXE DESACTIVE Affichage sur la première ligne. Si un renvoi temporaire été programmé auparavant et actif, il est alors désactivé et la destination de renvoi est effacée. Désactiver le renvoi fixe dans le menu de repos du poste Vous pouvez également désactiver le renvoi fixe dans le menu de repos du poste. Sélectionner et confirmer. Le renvoi fixe est désactivé. Le numéro de destination est conservé. RENVOI DESACTIVE ? Activer/ désactiver un renvoi avec la touche « Renvoi d´appel » Activer Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. renvoi temporaire Désactiver Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. renvoi temporaire Effacer la destination de renvoi du renvoi d’appel fixe Vous pouvez effacer le numéro de destination du renvoi fixe. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI ? Confirmer. Le « Renvoi temporaire » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Confirmer. Le « Renvoi fixe » et le numéro de destination du renvoi sont affichés. 22805 Harald Meier Ouvrir le type de renvoi « Renvoi fixe ». EFFACER ? 54 > Sélectionner et confirmer. La destination du renvoi est effacé. Si le renvoi fixe était actif, il est alors désactivé. Une touche de renvoi installée est désactivée. Renvoyer des appels Etape par étape Renvoi temporaire Pour le renvoi temporaire, vous pouvez choisir entre 6 différents types de renvoi : • renvoi temporaire (renvoi sans condition) • renvoi pour interne • renvoi pour externe • renvoi si occupé • renvoi en fonction du temps • renvoi si occupé / en fonction du temps. Les types de renvoi s’interdisent les uns les autres à part les types « Renvoi pour externe » et « Renvoi pour interne ». Pour ces deux exceptions, vous pouvez programmer des destinations de renvoi différentes et donc les activer ensemble. Exemple : Vous avez activé un « Renvoi temporaire ». Si vous programmez ensuite le type de renvoi « Renvoi en fonction du temps » et par là même activez ce renvoi, le système désactive alors automatiquement le « Renvoi temporaire » et votre destination de renvoi est effacée. Sélection d’un type de renvoi temporaire Vous pouvez sélectionner dans le menu de service les lignes de menu « Destinations » et « Renvoi ». Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI ? Confirmer. Le système propose tout d’abord le renvoi temporaire. RENVOI VARIABLE DE- Affichage sur la première ligne. PROCH. TYPE DE RENVOI? Affichage sur la seconde ligne. Confirmer pour sélectionner le type de renvoi suivant. RENVOI FIXE DESACTIVE Affichage sur la première ligne. PROCH. TYPE DE RENVOI? Affichage sur la seconde ligne. Ou Si vous avez programmé auparavant une destination de renvoi fixe : RENVOI FIXE DESACTIVE Affichage sur la première ligne. 22805 Harald Meier Affichage sur la seconde ligne. > Confirmer pour sélectionner un type de renvoi variable. 55 Renvoyer des appels Etape par étape RENVOI APPEL INT. DE- Affichage sur la première ligne. PROCH. TYPE DE RENVOI? Affichage sur la seconde ligne. Afin de sélectionner le type de renvoi suivant. RENVOI APPEL EXT. DE- Affichage sur la première ligne. PROCH. TYPE DE RENVOI? Affichage sur la seconde ligne. Ou Afin de modifier le type de renvoi temporaire actuel. RENVOI APPEL INT. DE- Affichage sur la première ligne. ENTRER DESTINATION Affichage sur la seconde ligne. Programmer / modifier une destination de renvoi service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI ? Confirmer. Le « Renvoi temporaire » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Confirmer. Le « Renvoi fixe » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Confirmer. Le « Renvoi pour interne » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Ouvrir par exemple le type de renvoi « Renvoi pour interne ». ENTRER DESTINATION S Composer le numéro d’appel de la destination. Une destination déjà mémorisée est écrasée. ENREGISTRER ? Confirmer lorsque le numéro est complet. Pour sélectionner un autre type de renvoi, procéder comme il est décrit Æ page 55. Si un renvoi était programmé et actif, ce renvoi est alors désactivé et la destination de renvoi est effacée (exception Æ page 55). Un renvoi fixe est désactivé. Effacer la destination de renvoi Une destination de renvoi temporaire est automatiquement effacée au cours de la désactivation du type de renvoi. 56 Renvoyer des appels Etape par étape Activer le renvoi d'appel temporaire Un renvoi temporaire est automatiquement activé lorsque vous en programmez la destination. Le « Renvoi temporaire » sans condition peut être activé à partir du menu de repos de l’appareil. RENVOI VARIABLE Sélectionner et confirmer lorsque le poste est au repos. S Composer le numéro de la destination du renvoi. Si vous composez un numéro hors de l’installation de téléphonie, vous devez le terminer par U. ENREGISTRER ? Confirmer. Le renvoi est activé par l’opération. Désactiver le renvoi temporaire Vous pouvez désactiver tous les types de renvoi temporaire par le menu de service. service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI ? Confirmer. Le « Renvoi temporaire » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Confirmer. Le « Renvoi fixe » est affiché. PROCH. TYPE DE RENVOI? Ouvrir par exemple le type de renvoi « Renvoi pour interne ». PROCH. TYPE DE RENVOI? Ouvrir par exemple le type de renvoi « Renvoi pour interne ». HORS SERVICE ? Sélectionner et confirmer. Le renvoi temporaire est désactivé et la destination du renvoi effacée. RENVOI APPEL INT. DE- Affichage sur la première ligne, par exemple pour « Renvoi pour interne ». Pour sélectionner un autre type de renvoi, procédez comme il est décrit Æ page 55. Consulter un renvoi Pour consulter les différents types de renvoi, procédez comme il est décrit Æ page 55. L’état « ACTIF » ou « HORS SERVICE » est affiché sur la première ligne. La seconde ligne indique la destination de renvoi lorsque ce type de renvoi temporaire est activé. 57 Renvoyer des appels Etape par étape Désactiver le renvoi temporaire à partir du menu de repos Vous pouvez désactiver les types de renvoi temporaire suivants à partir du menu de repos de l’appareil : • Renvoi temporaire, • « Renvoi pour interne et pour externe ». Sélectionner dans le menu de repos et confirmer. Le renvoi est désactivé et le numéro de destination est effacé. RENVOI DESACTIVE ? Activer/ désactiver le renvoi par une touche Si une destination de renvoi pour le renvoi fixe a été programmée, vous pouvez activer ou désactiver ce renvoi par une touche (INTERRUPTEUR). Pour un renvoi temporaire actif, cette fonction ne vous permet que la désactivation. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. RENVOI ? Sélectionner et confirmer. ACTIVER ? Confirmer. Ou HORS SERVICE ? Confirmer. Le numéro de destination d’un renvoi temporaire est effacé par l’opération. Transférer des appels automatiquement Votre responsable système est en mesure d’installer différents transferts d’appel pour les appels internes et externes et de les autoriser sur votre poste. Les appels pouvant être transférés sont : • tous les appels sans condition, • les appels en cas d’occupation, • appels en cas de non réponse. Un transfert d’appel pour les appels sans condition est installé si le poste ne doit être utilisé que pour passer des appels (par exemple dans un ascenseur). Si vous avez installé vous-même un renvoi d’appel fixe ou temporaire et si le poste ne peut joindre les destinations de renvoi entrées manuellement (occupé par exemple), le système effectue un transfert d’appel automatique vers les destinations de renvoi du système. 58 Renvoyer des appels Etape par étape Renvoyer des appels pour une autre ligne Vous avez également la possibilité de mémoriser, d’activer, de consulter et de désactiver le renvoi d’appel pour une autre ligne téléphonique, de télécopie ou PC à partir de votre propre poste. Pour cela, vous devez connaître le code d’identification PIN de la ligne ou posséder une « autorisation d’accès pour une ligne étrangère ». Dans les deux cas, le responsable de votre système vous aidera. Mémoriser la destination pour un autre téléphone / activer le renvoi service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI V NO.: ? Sélectionner et confirmer. RENVOI VARIABLE ? Confirmer. S Composer le numéro d’appel de l’autre téléphone. TERMINE ? Confirmer. S Entrer le code d’identification PIN (uniquement si votre propre ligne propre ne possède pas l’autorisation « renvoi d’appel pour ligne étrangère »). TERMINE ? Confirmer. S Composer le numéro d’appel de la destination. ENREGISTRER ? Confirmer. Le renvoi d’appel est activé par le même temps. 59 Renvoyer des appels Etape par étape Mémoriser la destination pour télécopie, PC ou en cas d’occupation / activer le renvoi service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. DESTINATIONS ? Confirmer. RENVOI V NO.: ? Sélectionner et confirmer. AUTRE TYPE DE RENVOI ? Sélectionner et confirmer. S Entrer l’indicatif correspondant au type de renvoi désiré. Ces indicatifs sont fixés par le gestionnaire du système. Vous pouvez inscrire vos propres indicatifs dans le tableau suivant : « Renvoi pour télécopie » *43 « Renvoi pour PC » *42 « Renvoi si occupé » *49 S Composer le numéro d’appel de l’autre ligne. TERMINE ? Confirmer. S Entrer le code d’identification PIN. (uniquement si votre ligne propre ne possède pas l’autorisation « renvoi d’appel pour ligne étrangère »). TERMINE ? Confirmer. S Composer le numéro d’appel de la destination. ENREGISTRER ? 60 Confirmer. Le renvoi d’appel est activé. Renvoyer des appels Etape par étape Consulter le renvoi pour un autre téléphone / désactiver service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. RENVOI V NO.: ? Sélectionner et confirmer. RENVOI VARIABLE ? Confirmer. S Composer le numéro d’appel de l’autre téléphone. TERMINE ? Confirmer. S Entrer le code d’identification PIN. (uniquement si votre ligne propre ne possède pas l’autorisation « renvoi d’appel pour ligne étrangère »). TERMINE ? Confirmer. Désactiver : HORS SERVICE ? Confirmer. Ou Consulter : RECHERCHER ? Sélectionner et confirmer. Exemple d’affichage : 3428----------------------->8968 signifie : les appels arrivant sur la ligne 3428 sont renvoyés vers la ligne 8968. Consulter / désactiver le renvoi d’appel pour les télécopies, PC ou si occupé service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. RENVOI V NO.: ? Sélectionner et confirmer. AUTRE TYPE DE RENVOI ? Sélectionner et confirmer. S Entrer l’indicatif correspondant au type de renvoi désiré. Ces indicatifs sont fixés par le gestionnaire du système. Vous pouvez inscrire vos propres indicatifs dans le tableau suivant : 61 Renvoyer des appels Etape par étape « Consulter renvoi pour télécopie » « Consulter renvoi pour PC » « Consulter renvoi si occupé » « Désactiver renvoi pour télécopie » #43 « Désactiver renvoi pour PC » #42 « Désactiver renvoi si occupé » #49 S Composer le numéro d’appel de l’autre ligne. TERMINE ? Confirmer. S Entrer le code d’identification PIN. (uniquement si votre ligne propre ne possède pas l’autorisation « renvoi d’appel pour ligne étrangère »). TERMINE ? Confirmer. Désactiver : HORS SERVICE ? Confirmer. Ou Contrôler : RECHERCHER ? Sélectionner et confirmer (exemple d’affichage Æ page 61). Modifier le renvoi pour une autre ligne Effectuez pour cela les mêmes opérations que pour la mémorisation / l’activation : Pour un autre téléphone (Æ page 59), Pour une télécopie, PC ou si occupé (Æ page 59). 62 Utiliser un autre téléphone comme le sein Etape par étape Utiliser un autre téléphone comme le sein Vous pouvez vous identifier sur un autre téléphone de votre système HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H à l’aide de votre code personnel (PIN) (ainsi que sur les téléphones des systèmes HiPath 4000 et Hicom 300 E/H interconnecté, p. ex. sur un autre site de l’entreprise). Ensuite, vous pourrez effectuer les opérations suivantes sur l’autre téléphone : • de téléphoner en associant les coûts de communication, • de composer des numéros en utilisant l’association coût / projet, • de consulter votre boîte aux lettres, • d’utiliser vos numéros abrégés individuels et le numéro de rappel (« Bis ») mémorisé sur votre propre poste, • d’utiliser vos touches nominatives, ces touches sont alors installées exactement comme sur votre propre poste, • d’enregistrer des rendez-vous. Vous avez la possibilité de renvoyer les appels vous étant destinés vers le poste où vous vous trouvez actuellement en utilisant votre code PIN interne (« FAIRE SUIVRE »). S’identifier sur un autre poste S’identifier avec le code PIN et numéroter Condition nécessaire : votre gestionnaire du système vous a communiqué votre code d’identification personnel PIN. Vous avez besoin d’un code PIN interne pour vous identifier sur un poste situé à l’intérieur de domaine de votre installation HiPath 4000 ou de votre installation Hicom 300 E/H. Par contre, vous avez besoin d’un code PIN valable sur réseau pour les autres installations HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H appartenant au réseau. Appuyer sur la touche. service MH Entrer l’indicatif du service (61 pour PIN 1, 62 pour PIN 2 etc.). Ou CODE/CATEGORIE D’ACCES ? Sélectionner et confirmer. 63 Utiliser un autre téléphone comme le sein Etape par étape Sélectionner et confirmer. Si vous disposez de plusieurs codes PIN et que vous désirez en utiliser un autre, effectuez-en la sélection. CODE 1 ? Les messages «ENTRER NO. D’APPEL : » ou « ENTRER NO. DE CODE : » vous invitent à entrer votre code PIN. Entrer un code d’identification à l’intérieur du domaine de l’installation HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H : S Entrer le PIN interne. Ou Entrer un code d’identification sur une installation HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H appartenant au réseau : S Inscrire l’indicatif! Entrez l’indicatif de nœud à 2 chiffres de votre propre installation Hicom (demander au gestionnaire du système !). S U Composez votre propre numéro d’appel et appuyez sur la touche dièse. S U Entrer le PIN de réseau et appuyer sur la touche dièse. Numéroter après s’être identifié avec succès : Vous entendez la tonalité. L’afficheur indique : « NUMEROTER ». haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Ou S Composer immédiatement un numéro d’appel. Faire suivre le renvoi après une identification effectuée avec succès 64 RENVOI VARIABLE ? Sélectionner et confirmer. ENREGISTRER ? Confirmer. Le renvoi est alors activé automatiquement. Utiliser un autre téléphone comme le sein Etape par étape S’identifier avec une carte a puce (optiset E advance uniquement) Condition nécessaire : votre gestionnaire du système vous a procuré une carte à puce compatible avec l’identification sur un autre poste. Le téléphone sur lequel vous désirez vous identifier doit posséder un lecteur de carte à puce (optiset E signature module). Lecteur de carte à puce A l’intérieur du domaine de votre installation HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H : Insérer la carte Insérer la carte. Tous les voyants clignotent brièvement. L’afficheur indique « CARTE ID. » ainsi que le numéro d’appel de votre propre station habituelle. Ou Sur une installation HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H appartenant au réseau : Insérer la carte à puce. S Entrez l’indicatif de nœud de votre propre installation HiPath 4000 ou Hicom 300 E/H (demander au gestionnaire du système !). Inscrire l’indicatif! SU Composez votre propre numéro d’appel et appuyez sur la touche dièse. Désactiver l’identification sur l’autre téléphone Si vous vous êtes identifié avec votre code PIN : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service MM Entrer l’indicatif du service. Ou CODE/CATEGORIE D’ACCES ? Sélectionner et confirmer. CODE HORS SERVICE ? Sélectionner et confirmer. Lecteur de carte à puce L'identification est désactivée automatiquement si le poste étranger n'est pas utilisé pendant plusieurs minutes. Retirer la carte Si vous vous êtes identifié avec une carte à puce : Retirer la carte, le poste doit être au repos. 65 Déménager avec le téléphone Etape par étape Déménager avec le téléphone Informez-vous auprès de votre gestionnaire du système pour savoir si cela est possible sur votre installation ! Après concertation avec le gestionnaire du système, vous pouvez « délogger » votre ligne actuelle et « logger » une nouvelle ligne. Les réglages de votre téléphone sont conservés (programmation des touches). « Délogger » le téléphone de la ligne actuelle S Inscrire l’indicatif! Entrer l’indicatif de « Déloggage ». Demandez cet indicatif le cas échéant à votre gestionnaire du système. S Entrer le code PIN. Retirer la fiche mâle de la prise murale. « Logger » le téléphone sur la ligne de destination du déménagement Insérer la fiche mâle dans la prise murale. S Inscrire l’indicatif! Entrer l’indicatif de « Loggage ». Demandez cet indicatif le cas échéant à votre gestionnaire du système. S Entrer le code PIN. Si vous déménagez avec deux téléphones (téléphone principal et secondaire, par exemple pour les configurations chef / secrétaire), vous devez tout d’abord « délogger » le téléphone secondaire, puis le téléphone principal. Vous devez ensuite « logger » le téléphone principal, puis le téléphone secondaire sur la nouvelle ligne. Fonctions de gestion de plusieurs lignes et de groupes 66 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Utiliser les touches de ligne Les touches de ligne sont installées par votre gestionnaire du système. Une ligne est associée à chaque numéro d’appel de poste de chaque collaborateur du groupe. Cette ligne est la ligne primaire du collaborateur du groupe. Cette même ligne est en même temps disponible sous forme de ligne secondaire sur les touches de ligne de tous les autres collaborateurs du groupe. Chaque collaborateur du groupe peut utiliser toutes les touches de ligne existantes. Les numéro d’appel mémorisés sur votre téléphone ne peuvent être utilisés que sur votre téléphone pour la numérotation par touches de ligne. L’exemple graphique suivant explique les liens entre différents téléphones d’un groupe dotés de plusieurs touches de ligne (configuration « keyset »). 3234 est le numéro de poste de Monsieur Mayer, 3235 celui de Monsieur Durand et 3236 celui de Monsieur Dupont. Il est possible de téléphoner sur les trois lignes à partir des trois postes. La ligne de chaque poste reste toutefois la ligne primaire. Téléphone de Monsieur Mayer 3234 (Ligne primaire) 3235 « Durand » 3236 « Dupont » Téléphone de Monsieur Durand 3235 (Ligne primaire) 3234 « Mayer » 3236 « Dupont » Téléphone de Monsieur Dupont 3236 (Ligne primaire) 3234 « Mayer » 3235 « Durand » 67 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Comprendre les significations des voyants des touches de ligne ligne Le voyant est éteint – La ligne est libre et peut être utilisée. Ou ligne Le voyant est allumé. La ligne est occupée. Ou ligne La voyant clignote rapidement – Appel arrivant sur la ligne, répondre s.v.p. Ou ligne Le voyant clignote lentement – Une communication est maintenue en attente. Aperçu préliminaire Vous êtes en communication sur une ligne. Le voyant d’une autre touche de ligne clignote rapidement. Par la fonction « Aperçu prélim. d´un appel », vous pouvez déterminer la personne appelant sur la ligne. Les informations vous sont présentées sur l’afficheur. Vous pouvez également déterminer l’appelant en attente sur une touche de ligne si vous avez utilisé au préalable sur « Maintenir » ou « Maintenir excl. ». La touche d’ « Aperçu prélim. » doit être installée par votre responsable système. Condition préalable : vous avez pris un appel sur une touche de ligne. Le voyant d’une touche de ligne clignote rapidement. Activer l’aperçu Aperçu prélim. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. ligne Appuyer sur la touche de ligne désirée. Les informations concernant l’appelant ou le cas échéant sur le correspondant en attente ou parqué sont affichées. Désactiver l’aperçu Aperçu prélim. Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. La ligne de menu et l’affichage de durée de communication sont de nouveau affichées. 68 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Prendre des appels sur les touches de ligne Si plusieurs appels arrivent en même temps, vous avez la possibilité des les prendre comme à l’accoutumée les uns après les autres dans l’ordre chronologique proposé. Vous avez aussi la possibilité de favoriser certains appels. Condition nécessaire : le gestionnaire du système a défini l’ordre dans lequel les appels arrivant sont dirigés sur les touches de ligne. Prendre des appels dans l’ordre proposé Votre téléphone sonne (appel). Les données du correspondant sont affichées, par exemple 3235 « Durand ». Le voyant de la touche de ligne proposée clignote rapidement. Q Décrocher le combiné. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche. Utiliser le mains-libres (sauf optiset E advance) et l’écoute amplifiée. Favoriser des appels Votre téléphone sonne (Appel). Le correspondant est affiché, par exemple 3235 « Durand ». Le voyant de la touche de ligne proposée clignote rapidement. Les voyants d’autres touches de ligne clignotent également rapidement. ligne Appuyer sur la touche de ligne favorisée. Les données du correspondant appelant (par exemple « 3236 Dupont ») sont affichées brièvement. Q Décrocher le combiné. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche. Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. 69 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Activer / désactiver la sonnerie (Appel) Il est possible que la sonnerie du téléphone indiquant les nouveaux appels arrivant vous dérange si vous êtes déjà en communication sur une ligne. Si la sonnerie (appel) est désactivée, votre téléphone ne sonne plus. Les appels arrivant ne sont alors plus signalisés que par le clignotement des voyants des touches de ligne correspondantes. Avec touche programmée « couper sonnerie » : couper sonnerie Désactiver la sonnerie : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Le téléphone ne sonne pas lorsque des appels arrivent. couper sonnerie Activer la sonnerie : Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Le téléphone sonne lorsque des appels arrivent. Par le menu service : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IN Entrer l’indicatif du service. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. COUPER LA SONNERIE ? Sélectionner et confirmer. Et HORS SERVICE ? Ou Confirmer. ACTIVER ? 70 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Numéroter avec des touches de ligne Votre téléphone peut être configuré avec une prise de ligne automatique ou sélectionnable. Le gestionnaire du système décide des lignes pouvant être prises automatiquement lorsque l’utilisateur décroche le combiné ou utilise le mains-libres et l’écoute amplifiée. Le message « SELECTIONNER LIGNE » apparaissant quand l’utilisateur décroche le combiné ou appuie sur la touche « haut-parleur » l’invite à prendre une ligne. Numéroter avec une prise de ligne automatique : Q Décrocher le combiné. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche. L’afficheur indique brièvement le numéro de ligne et état de la ligne et invite à numéroter. Un affichage du type « 3235 ACTIVE » indique que la ligne 3235 a été sélectionnée automatiquement. Le voyant de la touche de ligne correspondante s’allume. S Composer le numéro. Numéroter en sélectionnant une ligne : Q Décrocher le combiné. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche. Le système vous invite à appuyer sur une touche de ligne : « SELECTIONNER ». ligne Appuyer sur une touche de ligne libre. Le voyant s’allume. L’afficheur indique brièvement le numéro de ligne et son état et invite à numéroter. Un affichage du type « 3236 » indique que la ligne sélectionnée 3236 a été prise. S Composer le numéro d’appel. 71 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Identifier une ligne utilisée Vous pouvez déterminer sur quelle ligne vous êtes en train de parler dans le cas où plusieurs lignes sont occupées en même temps. Avec une touche « afficher ligne » : Appuyer sur la touche. afficher ligne Par le menu service : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service OM Entrer l’indicatif du service. Ou AUTRES FONCTIONS ? Sélectionner et confirmer. AFFICHER LIGNE ACTIVE ? Sélectionner et confirmer. Le numéro et l’état de la ligne utilisée actuellement sont affichés. Un affichage du type : « 3235 ACTIF » signifie : la ligne (3235) est utilisée (occupée). Téléphoner en va-et-vient sur plusieurs lignes Condition nécessaire 1 : le gestionnaire du système a décidé que lors d’un changement de ligne les lignes sont maintenues et ne peuvent être coupées qu’en raccrochant le combiné ou en utilisant la touche « coupure ». Condition nécessaire 2 : vous êtes en communication avec différents correspondants par plus de deux lignes. Les correspondants peuvent être des appelants (Æ page 69) ou des appelés (Æ page 71). Vous téléphonez par exemple sur la ligne 1. La touche de ligne de l’abonné maintenu clignote lentement. ligne 2 72 Appuyer sur la touche de ligne dont le voyant clignote lentement. Le premier correspondant est mis en attente sur la ligne 1. Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Appuyer sur la touche dont le voyant clignote lentement. Le second correspondant est mis en attente sur la ligne 2. ligne 1 Vous pouvez effectuer ce va-et-vient autant de fois que vous le souhaitez. Terminer une communication sur une touche de ligne W Raccrocher le combiné. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche dont le voyant est allumé. Entrer dans une communication sur une ligne (conférence à trois) Condition nécessaire : une ligne est occupée par une communication. Le voyant de la touche de ligne est allumé. ligne Appuyer sur la touche de ligne. Vous et vos correspondants déjà en communication entendez une tonalité de conférence. Les trois correspondants peuvent alors se parler. Le voyant continue d’être allumé. L’entrée n’est pas possible si la fonction « COMMUNICATION PRIVEE » a été activée sur la ligne. Si l’un des trois correspondants raccroche, les deux autres restent en communication. Un double appel n’est plus possible si vous êtes entré dans une communication et que vous restez seul avec le correspondant qui avait pris la ligne auparavant. 73 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Autoriser ou interdire l’entrée en tiers Autoriser l’entrée en tiers Il est possible que le poste soit préconfiguré de telle sorte que l’entrée en tiers sur une ligne primaire ne soit pas possible si la ligne est déjà occupée. Dans ce cas, vous pouvez quand même autoriser l’entrée. Cette autorisation est valable pour la communication en cours ou la communication suivante. Vous êtes déjà en communication sur une ligne. Ou Q Décrocher le combiné. Si la touche « communic. priv. » est installée : Appuyer sur la touche. communic. priv. Par le menu service : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service OO Entrer l’indicatif du service. Ou AUTRES FONCTIONS ? Sélectionner et confirmer. COM. PRIVEE DESACTIVEE ? Sélectionner et confirmer. L’entrée est maintenant autorisée. Interdire l’entrée en tiers Si aucune protection contre l’entrée en tiers n’est préconfigurée, il est quand même possible de l’interdire. La protection contre l’entrée est valable pour la communication en cours ou la communication suivante. Vous êtes en communication sur une ligne. Ou Q Décrocher le combiné. Si la touche « communic. priv. » est installée : communic. priv. Appuyer sur la touche. Par le menu service : service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. ON Entrer l’indicatif du service. 74 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Ou AUTRES FONCTIONS ? Sélectionner et confirmer. COM. PRIVEE ACTIVEE ? Sélectionner et confirmer. L’entrée est maintenant interdite. Terminer une communication sur touche de ligne W Raccrocher le combiné. Ou Appuyer sur la touche dont le voyant est allumé. haut-parleur Maintenir une communication sur une touche de ligne et la reprendre Condition nécessaire : vous avez pris une communication sur une touche de ligne (Æ page 69). Maintenir : Appuyer sur la touche. mise en garde Ou MISE EN GARDE ? Sélectionner et confirmer. Le voyant de la touche de ligne sur laquelle la communication est parquée clignote lentement. La communication peut être poursuivie sur n’importe quel autre poste du groupe dont le voyant de la touche de ligne correspondante clignote lentement. Reprendre : ligne Appuyer sur la touche dont le voyant clignote. Poursuivre la conversation. 75 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Maintenir de façon exclusive une communication sur une touche de ligne et la reprendre Condition nécessaire : vous avez pris une communication sur une touche de ligne. Vous êtes la seule personne à pouvoir (vouloir ou avoir le droit de) reprendre cette communication plus tard. Maintenir : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. mise en garde priv. Ou MISE EN GARDE PRIVEE ? Sélectionner et confirmer. La touche de ligne sur laquelle la communication est parquée clignote lentement. La communication ne peut être poursuivie que sur votre poste et n’est signalisée sur aucun des autres postes. Reprendre : ligne Appuyer sur la touche dont le voyant clignote lente ment. Poursuivre la communication. Prendre une ligne maintenue de façon ciblée Un ou une collègue dans un grand bureau a parqué une communication sur une touche de ligne et vous prie par appel séparé de prendre cette communication. Vous n'avez pas accès à cette ligne. Q Décrocher le combiné. INTERCEPTION CIBLEE ? Sélectionner et confirmer. S Composer le numéro du poste où la communication a été parquée. De cette façon, vous prenez cette communication. 76 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Renvoyer des appels de ligne Si vous activez un renvoi d’appel pour une ligne également accessible sur d’autres postes, le renvoi est valable pour toutes les touches de ligne correspondant à cette ligne. Mémoriser et activer un renvoi d’appel variable pour une ligne ligne Appuyer sur une touche de ligne, par exemple celle de la ligne 3235. Si la touche « renvoi temporaire » est installée : service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. renvoi temporaire Appuyer sur la touche. Ou Par menu : service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Les renvois temporaires possibles pour chaque ligne sont identiques au renvoi décrit précédemment. Pour consulter les étapes suivantes, reportez-vous donc Æ page 55. Mémoriser et activer la numéro de destination pour un renvoi d’appel fixe sur une ligne Condition nécessaire : le téléphone est au repos. ligne Appuyer sur la touche de ligne désirée. Le voyant s’allume. service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Les ajustements pour les renvois fixes pour chaque ligne sont identiques au renvoi décrit précédemment. Pour consulter les étapes suivantes, reportez-vous donc Æ page 53. 77 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Activer un renvoi d’appel fixe pour une ligne (sans mémoriser) Condition nécessaire : le téléphone est au repos. Appuyer sur la touche de ligne désirée. Le voyant s’allume. ligne Si la touche « renvoi temporaire » est installée : Appuyer sur la touche. Le voyant s'allume. renvoi temporaire Par le menu service : Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IL Entrer l’indicatif du menu. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. RENVOI ? Sélectionner et confirmer. ACTIVER ? Confirmer. Vous trouverez en Æ page 53 d’autres possibilités. 78 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Effacer la destination du renvoi d’appel fixe Condition nécessaire : le téléphone est au repos. Une destination pour le renvoi d’appel fixe a été mémorisée auparavant (Æ page 77). ligne Seulement dans le cas où il ne s’agit pas de votre ligne primaire :Appuyer sur la touche de ligne désirée. service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Les ajustements pour les renvois fixes pour chaque ligne sont identiques au renvoi décrit précédemment. Pour consulter les étapes suivantes, reportez-vous donc Æ page 54. Désactiver un renvoi d’appel sur une ligne Condition nécessaire : le téléphone est au repos. L’afficheur indique si un renvoi d’appel est actif sur la ligne lors de l’appui sur la touche de ligne correspondante. Seulement s’il ne s’agit pas d’une de votre primaire : Appuyer sur la touche de ligne désirée. ligne Avec la touche « renvoi temporaire » : Appuyer sur la touche. Le voyant s'éteint. renvoi temporaire Par le menu service Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IL Entrer l’indicatif du service. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. RENVOI ? Sélectionner et confirmer. HORS SERVICE ? Confirmer. 79 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Intercepter des appels pour un ou une collègue du groupe Si un collaborateur du groupe ne prend pas un appel au bout de 15 secondes (durée dépendant de l’installation), les autres collaborateurs reçoivent un appel d’avertissement. Téléphone au repos : Le téléphone sonne. « APPEL POUR » est affiché. Q Et interception Décrocher le combiné et appuyer sur la touche clignotante. Par ce fait, vous avez pris la communication. Ou interception Appuyer uniquement sur la touche clignotante. Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. En cours de communication : interception Appuyer sur la touche clignotante. Le premier correspondant est mis en attente pendant que vous conversez avec le second. Terminer la seconde communication – retour à la première coupure 80 Appuyer sur la touche. Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Intercepter de façon ciblée des appels du groupe Vous entendez sonner un autre poste dont vous connaissez le numéro d’appel, ou un / une collègue vous prie par appel séparé de prendre un appel pour un poste donné. Si vous ne connaissez pas le numéro d'appel, vous pouvez le faire afficher (Æ page 81). Q Décrocher le combiné. Sélectionner et confirmer. INTERCEPTION CIBLEE ? S Composer le numéro du poste recevant l’appel que vous désirez ou devez prendre. Par cette opération, vous avez pris d’appel. Afficher le numéro du poste appelé Si au sein d'un groupe de prise d'appel le numéro du poste pour lequel vous reprenez un appel ne s'affiche pas, vous pouvez entrer l'indicatif de « AFFICHAGE DEMANDE » après avoir décroché le combiné. Demandez cet indicatif à votre gestionnaire du système. Q Décrocher le combiné. Inscrire l’indicatif! Le système indique alors sur l’afficheur le numéro du poste recevant l’appel. 81 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Prendre des appels sur la ligne groupée Tous les collaborateurs du groupe peuvent être également joints sur un numéro d’appel sur ligne groupée. Votre téléphone sonne. Q Décrocher le combiné. Se déconnecter de la ligne groupée et se reconnecter Condition nécessaire : une ligne groupée est installée pour le groupe. Vous pouvez vous déconnecter de la ligne groupée à tout moment, si par exemple vous quittez votre place. Vous vous reconnectez lorsque vous revenez. Vous restez joignable par votre numéro d’appel propre même lorsque vous êtes déconnecté de la ligne groupée. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IK Entrer l’indicatif du service. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. GROUPEMENT ? Sélectionner et confirmer. Et HORS SERVICE ? Ou Confirmer. ACTIVER ? 82 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Parquer une communication et la reprendre Vous pouvez parquer une communication sur un poste au sein d'un groupe et la reprendre sur un autre poste. Parquer : Appuyer sur la touche. Le voyant de la touche « parcage » clignote sur tous les autres postes du groupe de prise d'appel. parcage W Raccrocher le combiné. Reprendre : Appuyer sur la touche clignotante. Poursuivre la communication. parcage Parquer manuellement une communication et la reprendre Vous pouvez parquer et reprendre à partir d’un autre téléphone jusqu’à 10 communications internes et/ou externes. Parquer : PARCAGE GENERAL Appuyer sur la touche. Le voyant de la touche « Parcage » clignote sur tous les téléphones du groupe d’appelants. H ... P Composer un numéro de parcage (rappelez vous de ce numéro pour plus tard). Si un numéro de parcage n’est pas affiché, cela signifie que celui-ci est déjà occupé ; entrer un autre numéro s.v.p. I Raccrocher le combiné. 83 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Reprendre une communication parquée zurück aus Parken? Appuyer sur la touche clignotante. H ... P Composer le numéro de parcage désiré (celui dont vous vous êtes rappelé !). Poursuivre la communication. Au bout d’un certain temps, les communications parquées se retrouvent sur le poste où elles ont été parquées (rappel). Appeler directement un collaborateur du groupe Condition nécessaire : des touches d’appel direct ont été installées sur votre poste (Æ page 51). Comprendre les significations des voyants des touches d’appel direct Mayer Le voyant est éteint - Le collaborateur ne téléphone pas. Ou Mayer Le voyant est allumé – Le collaborateur est en communication. Ou Mayer Le voyant clignote – Le collaborateur est en train de recevoir un appel, mais ne l’a pas encore pris. Appel direct – appeler un correspondant Considérez le message indiqué par le voyant de la touche d’appel direct ! Le voyant est éteint – le collaborateur ne téléphone pas : Mayer Appuyer sur la touche d’appel direct, par exemple « Mayer ». Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. 84 Téléphoner sur plusieurs lignes et en groupe Etape par étape Le voyant est allumé – le collaborateur est en communication : Mayer Appuyer sur la touche d’appel direct. Vous avertissez le collaborateur. Il entend une tonalité, la touche « interception » clignote et votre nom et votre numéro d'appel sont affichés. Q Lorsque le collaborateur décroche : décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. Appel pour appel direct prendre un correspondant Le collaborateur est (par exemple) absent. Q Décrocher le combiné. Mayer Appuyer sur la touche clignotante, par exemple « Mayer ». Fonctions « chef / secrétaire » 85 Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Etape par étape Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Chaque groupe « chef / secrétaire » est installé par le gestionnaire du système. Un groupe « chef / secrétaire » peut être composé de 4 postes « chef » et de 2 postes « secrétaire » au maximum. Appeler le chef ou le secrétaire Comprendre les significations des voyants des touches d’appel direct Une touche d’appel direct « chef » est installée sur le poste du secrétaire, et une touche d’appel direct « secrétariat » est installée sur le poste du chef. Les significations des voyants sont les mêmes sur les deux touches. Exemples pour la touche « chef » sur le poste du secrétaire : chef Le voyant est éteint – le chef ne téléphone pas. Ou chef Le voyant est allumé – le chef est en communication. Ou chef Le voyant clignote – le chef est en train de recevoir un appel mais ne l’a pas encore pris. Appeler le chef / le secrétaire Exemple d’un appel du chef au secrétariat. Le voyant est éteint – le secrétaire n’est actuellement pas en communication : secrétariat Appuyer sur la touche. Q Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné raccroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. 86 Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Etape par étape Le voyant est allumé – le secrétaire est en communication : secrétariat Appuyer sur la touche. Vous avertissez le secrétaire. La personne en communication entend une tonalité et la touche « interception » clignote. Q Lorsque le secrétaire prend l’appel : Décrocher le combiné. Ou En laissant le combiné décroché : utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. L’appel direct du secrétariat au le chef fonctionne de la même façon – avec la touche d’appel direct « chef ». Prendre des appels destinés au chef dans le secrétariat Le poste du secrétariat sonne si un appel destiné au chef arrive. Q Décrocher le combiné. Ou haut-parleur Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Utiliser le mains-libres et l’écoute amplifiée. Prendre un appel destiné au chef en cours de communication Vous êtes en communication. Un appel destiné au chef arrive. interception Demander au correspondant d’attendre, et appuyer sur la touche clignotante. Converser. Terminer la communication – retour au premier correspondant : coupure Appuyer sur la touche. Poursuivre alors la communication avec le premier correspondant. 87 Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Etape par étape Transférer un appel vers le chef Condition nécessaire : vous avez pris depuis le secrétariat un appel destiné au chef. chef Appuyer sur la touche. Vous êtes en communication avec le chef. Transférer l’appel avec annonce : Annoncer le correspondant. W Raccrocher le combiné. Transférer l’appel sans annonce : W Raccrocher immédiatement le combiné. Transférer les appels directement vers le chef Lorsque le secrétariat n’est pas occupé, il est possible de transférer immédiatement les appels destinés au chef vers celui-ci. L’opération est possible aussi bien sur le poste de secrétariat que sur le poste du chef. Activer : défiltrage chef Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Désactiver : défiltrage chef Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Les appels destinés au poste du secrétariat ne sont pas transférés, uniquement les appels destinés au poste du chef. Prendre des appels sur le poste du chef Un appel signalisé destiné au chef n’est pas pris par le secrétariat. Un appel d’avertissement est audible sur le poste du chef au bout de 15 secondes (durée dépendant de l’installation). L’afficheur indique qui appelle. Q Décrocher le combiné. interception 88 Appuyer sur la touche dont le voyant clignote. Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Etape par étape Prendre un appel destiné à un autre groupe « chef / secrétaire » Si plusieurs groupes « chef / secrétaire » sont installés, vous pouvez également prendre des appels destinés au autres groupes. Q Décrocher le combiné. chef 3 Appuyer sur la touche dont le voyant clignote, par exemple « chef 3 ». Le prise d’appel est également possible en cours de communication. Demandez à votre correspondant de patienter un moment avant d’appuyer sur la touche clignotante. Utiliser le poste secondaire du chef Condition nécessaire : un second poste a été installé pour le chef. Une touche de « parcage » a été installée sur le poste primaire et sur le poste secondaire du chef. Parquer la communication sur le poste primaire : parcage Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Poursuivre la communication sur le poste secondaire : Q Décrocher le combiné. parcage Appuyer sur la touche clignotante. 89 Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Etape par étape Activer / désactiver le deuxième appel pour le chef En tant que chef, vous pouvez décider si les appels doivent arriver au secrétariat pendant que vous êtes en communication. Il est par exemple judicieux d’activer la fonction de « deuxième appel » si vous êtes en communication et si vous attendez un appel important. Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. service IH Entrer l’indicatif du menu. Ou INTERRUPTEUR ? Sélectionner et confirmer. DEUXIEME APPEL ? Sélectionner et confirmer. Et ACTIVER ? Ou Confirmer. HORS SERVICE ? Utiliser le signal d’appel Si une touche de « Signal d´appel » est installée sur votre poste de chef, vous pouvez par action sur cette touche générer un signal d’appel sur un poste précis (par exemple dans le secrétariat). Le signal d’appel est généré sur le poste de destination et le numéro du poste auteur du signal d’appel s’affiche brièvement. Vous pouvez appuyer sur la touche lorsque le poste est au repos ou lorsque vous êtes en communication (une ou plusieurs fois). Si aucune touche de « Signal d´appel » n’est installée, vous pouvez décrocher le combiné et composer l’indicatif de « Signal d´appel » afin de générer un signal d’appel sur un poste de destination. 90 Téléphoner en groupe « chef / secrétaire » Etape par étape Définir un remplacement pour le secrétariat Vous pouvez renvoyer vers un autre poste des appels destinés au chef et arrivant sur le poste du secrétariat. Pour cela, vous devez installer une touche « remplacante ». Ceci fonctionne exactement de la même manière que la fonction « Mémoriser des numéros d’appel sur touche nominative » (ici : messager). Cette fonction est décrite en Æ page 46. Activer un remplacement : remplaçante Appuyer sur la touche. Le voyant s’allume. Désactiver un remplacement : remplaçante Appuyer sur la touche. Le voyant s’éteint. Tout sur le téléphone 91 Etiquetage, documentation et accessoires Etiquetage, documentation et accessoires Etiqueter les touches L’étiquetage des touches s’effectue à l’aide de planches d’étiquettes livrées dans un sachet séparé (téléphone et panneau de commande). Ces étiquettes sont prédécoupées et peuvent être utilisées sur leurs deux faces. L’étiquetage des touches programmées s’effectue en détachant et en insérant la petite planche. Recouvrir ensuite cette planche en utilisant le film de protection livré (coté mat vers haut) comme l’indique la figure ci-contre. L’étiquetage des touches programmables s’effectue en annotant une grosse planche avec les numéros d’appels mémorisés ou avec des fonctions Hicom (sur la surface blanche), en la détachant, en l’insérant et en la recouvrant du film de protection livré (coté mat vers le haut) comme l’indique la figure ci-contre. Poser une étiquette de numéros d’appel sur le poste Une étiquette de numéros d’appel est livrée avec chaque téléphone. Annoter l’étiquette (pompiers, police, numéros personnels), la détacher et la coller dans le logement du téléphone, après avoir décroché le combiné. Utiliser le logiciel d’étiquetage des touches Le gestionnaire du système a la possibilité d’annoter les étiquettes de tous les appareils de la série optiset E en utilisant le logiciel WINTASBE (numéro de commande P31003-E80-T101-*-19). Pour l’annotation de nombreux appareils de la série optiset E, nous conseillons l’emploi de planches d’étiquettes au format A4 (A31003-E80-T100-*-19) sur lesquelles toutes les étiquettes insérables sont prédécoupés. 92 Etiquetage, documentation et accessoires Commander un mode d’emploi supplémentaire Le présent mode d’emploi se trouve dans un sachet livré avec l’appareil. Des exemplaires supplémentaires peuvent être commandés sous la référence A31003-G3000-B308-8-7719 par l’intermédiaire du réseau de distribution Siemens. Ce manuel existe en plusieurs langues. Consultez votre gestionnaire du système pour toute commande ou information complémentaire. Charger le mode d’emploi sous le format PDF à partir d’Internet Vous pouvez charger ce mode d’emploi sous forme de fichier à partir du réseau Internet: http://www.siemens.com/communication/manuals Ce mode d’emploi est au format PDF. Pour le lire, vous devez disposer d’un ordinateur sur lequel est installé le logiciel Acrobat Reader de la société Adobe. Pour charger le fichier à partir du réseau Internet, vous devez disposer d’un ordinateur doté d’un accès Internet et d’un navigateur www comme par exemple Netscape Communicator ou encore Microsoft Internet Explorer. Mode d’emploi individualisé Vous pouvez commander le fichier de ce mode d’emploi si vous désirez créer un mode d’emploi individualisé et adapté à votre téléphone, par exemple avec votre propre sigle de société. Commander des accessoires Les adaptateurs optiset E adapter sont des modules enfichables pouvant être installés dans les postes optiset E advance. Leur utilisation est liée aux exigences au niveau du poste de travail. optiset E key module : Panneau de commande doté de touches programmables. Il est possible de connecter jusqu’à 4 de ces panneaux à votre poste. optiset E signature module : Module d’extension permettant l’identification personnelle (PIN) au moyen d’une carte à puce. optiset E data adapter : Permet la connexion d’un PC par l’intermédiaire d’une interface V24. 93 Etiquetage, documentation et accessoires optiset E ISDN adapter : Permet la connexion d’un appareil RNIS, comme par exemple un télécopieur RNIS, une installation vidéo ou encore un PC avec interface S0. optiset E teleworking adapter : Permet le transfert de tous les réglages de votre poste vers le poste sur votre endroit de télétravail. optiset E privacy module : Module d’extension destiné au codage vocal de communications. optiset E headset/headset plus adapter : Permet la connexion d’un casque d’écoute et d’un microphone / ou d’un magnétophone. optiset E contact adapter : Permet une signalisation supplémentaire d’un appel, par exemple dans des environnements bruyant au moyen d’une forte sonnerie ou encore par exemple au moyen d’un afficheur fluorescent « Ne pas entrer s.v.p., je téléphone » devant la porte d’entrée d’un bureau. optiset E control adapter : Permet la connexion d’un casque d’écoute et d’un microphone sur un téléphone doté d’une connexion PC. optiset E phone adapter : Permet la connexion d’un second poste de la série optiset E. Ce second poste possède un propre numéro d’appel. optiset E analog adapter : Permet la connexion d’un poste analogique supplémentaire, ou d’un télécopieur ou encore d’un PC doté d’une carte modem. optiset E acoustic adapter : Permet la connexion d’un microphone de table, d’enceintes audio et d’un combiné supplémentaire. optiset E distance adapter : Accroît la longueur de ligne possible. Casque d’écoute / microphone : Pour les personnes téléphonant très souvent. Microphone de table : Utilisé pour le mains-libres dans des conditions d’environnement sévères. Enceintes audio actives : Permettent d’obtenir une meilleure qualité d’écoute amplifiée. Second combiné : Permet une meilleure audition dans des environnements bruités. Consultez la fiche de caractéristiques des téléphones de la série optiset E et de leurs accessoires pour connaître les détails relatifs aux produits énoncés ci-dessus. 94 Conseils Conseils Nettoyer le téléphone • • • Nettoyez le téléphone avec un chiffon humide ou antistatique. Ne pas utiliser de chiffon sec ! Nettoyez un téléphone très sale avec du liquide vaisselle neutre contenant des tensides (par exemple : Pril) dilué. Rincez ensuite le liquide vaisselle en totalité à l’aide d’un chiffon humide (uniquement de l’eau !). N’utilisez pas de détergents contenant de l’alcool ou des substances susceptibles d’agresser le plastique. Ne pas utiliser de poudre à récurer ! Remédier à des problèmes de fonctionnement Une touche appuyée ne réagit pas : Contrôlez si la touche n’est pas coincée. Le poste ne sonne pas quand un appel arrive : Vérifiez si vous n’avez pas activé la fonction « Ne pas déranger » (Æ page 19). Si tel est le cas, désactivez la fonction. Impossible de composer un numéro : Vérifiez si vous n’avez pas bloqué le téléphone (Æ page 44). Si c’est la cas, débloquez-le. L’heure indiquée sur l’afficheur n’est pas correcte : L’heure est corrigée automatiquement pendant la nuit au bout d’un délai de 24 heures au maximum. Pour tout autre problème : Adressez-vous tout d’abord à votre gestionnaire du système. Il est nécessaire d’appeler le service de maintenance si la panne ne peut être réparée ! 95 Conseils Pas à pas Réagir à des messages d’erreur sur l’afficheur DEPASSEMENT DU TEMPS Cause possible : Le durée maximale accordée pour l’entrée de données est atteinte. Le combiné n’est pas raccroché. Réaction possible : Entrer plus rapidement les données, éviter une trop longue pause entre deux appuis sur une touche. REPETER SVP Cause possible : L’installation est surchargée, aucune ligne n’est libre, la file d’attente est remplie. Réaction possible : Attendre et réessayer plus tard. ACTUELLEMENT ABSENT Cause possible : a) La fonction n’est pas disponible actuellement. b) Pas d’abonné au numéro composé. Réaction possible : a) Attendre et réessayer plus tard. b) Composer un numéro correct ou appeler le standard. IMPOSSIBLE Ou PAS ACCESSIBLE Ou RIEN-ENREGISTRE Cause possible : Numéro abrégé inexistant, rendez-vous enregistré de façon incorrecte, entrée incorrecte ou poste bloqué, condition nécessaire manquante (par exemple si aucun second correspondant n’est en attente dans la fonction de va-et-vient), numéro d’appel incomplet. 96 Conseils Pas à pas Réaction possible : Corriger l’entrée, sélectionner une option autorisée, composer un numéro d’appel complet. NON-AUTORISE Ou INTERDIT Cause possible : a) Une fonction bloquée a été appelée. Un code d’identification (PIN) incorrect a été entré. b) PIN entré incorrect. Réaction possible : a) Demander l’autorisation d’accès à la fonction bloquée au gestionnaire du système. b) Entrer un code PIN correct. NON PREVU Cause possible : Numéro d’appel composé incomplet, vous n’avez pas appuyé sur la touche étoile ou dièse. Réaction possible : Composer correctement le numéro ou l’indicatif, comme il est indiqué dans le mode d’emploi. PROTEGE Cause possible : Transfert de données en cours. Réaction possible : Attendre et réessayer plus tard. Personne à contacter en cas de problème Adressez-vous à votre gestionnaire du système si un problème devait persister plus de 5 minutes. 97 Index Index A Abrégés, numéros ..................................... 36 Accessoires ................................................. 93 Afficheur, inclinaison ................................. 43 Annotation des touches ............................ 92 Annuaire téléphonique Composer un numéro ........................... 36 Appel direct, intervention ......................... 22 Appel nominatif .......................................... 46 Appeler un second correspondant .......... 24 Association par projet ............................... 37 Avertir .......................................................... 40 B Bloquer / débloquer ................................... 44 Boîte aux lettres ......................................... 16 Consulter ................................................. 16 Demande de rappel ............................... 16 Effacer les enregistrements ................. 17 C Calcul de coûts de communication ......... 37 Commandes de post sélection MF/FV ..................................... 23 Composer Par touches de ligne .............................. 71 Conférence ................................................. 25 gérer ......................................................... 29 Transférer une ligne ............................... 31 Conférence à trois ..................................... 73 Contrôle des fonctions .............................. 50 Correspondant ............................................ 97 D Délogger une ligne .................................... 66 Déménager ................................................. 66 Deuxième appel ......................................... 15 Deuxième appel (chef) .............................. 90 Double appel ............................................... 24 98 E Ecoute amplifiée ........................................ 14 Entrée en tiers ............................................ 41 Etiquetage des touches ............................ 92 Etiquette de numéros d’appel ................. 92 F Fonction de groupe .................................... 67 Fonction de mains-libres ........................... 43 Fonction mains-libres ................................ 13 Fonctions chef / secrétaire ....................... 86 H Haut-parleur ................................................ 13 Headset (casque d’écoute et microphone) ........ 19 I Identification ............................................... 65 Avec carte à puce .................................. 65 Identification sur un autre poste ............. 63 Avec code d’identification PIN ............. 63 Désactiver ................................................ 65 Identification sur un autre téléphone ...... 63 Identifier un correspondant anonyme .................................................. 20 Intercepter (chef/secrétaire) ..................... 80 Intercepter un appel (groupe) .................. 81 Interdire l’affichage de votre numéro ..................................... 22 Interdire l’entrée dans une communication ...................... 73 L Ligne touches Ligne secondaire .................................... 67 Messages des voyants ......................... 68 Ligne, identifier ........................................... 72 Ligne, touches ............................................ 67 Autoriser/interdire d’entrée .................. 74 Conférence à trois .................................. 73 Ligne primaire ......................................... 67 Numéroter avec ...................................... 71 Prendre des appels ................................ 69 Index Téléphoner avec plusieurs correspondant ......................................... 72 Lignes groupées ......................................... 82 Liste d’appels ............................................. 33 Composer un numéro ........................... 33 Consulter ................................................. 33 Logger une ligne ........................................ 66 Logiciel d’étiquetage des touches .......... 92 M Mains-libres ........................................... 13, 14 Messages d’erreur .................................... 96 Messages de télécopie ............................. 16 Messages vocaux ...................................... 16 Mode d’emploi ........................................... 93 Prendre .................................................... 39 Remarques importantes ............................. 4 Remplacement (secrétariat) ..................... 91 Rendez-vous ............................................... 17 Mémoriser ............................................... 49 Renvoi .......................................................... 52 Fixe ........................................................... 52 Renvoi automatique ................................... 58 Renvoi d’appel fixe .............................. 52, 77 Renvoi d’appel vers le chef ...................... 88 Renvoyer des appels ................................. 52 Pour des lignes ....................................... 77 Répéter un appel (dernier numéro composé) ................... 35 (numéro d’appel mémorisé) ................. 34 Répéter un appel, bis Mémoriser le numéro ............................ 47 N Ne pas déranger, fonction ........................ 19 Nettoyage du téléphone ........................... 95 Notes concernant l’utilisation .................... 4 Numéros abrégés individuels Composer ................................................ 36 Mémoriser ............................................... 47 Numérotation à fréquences vocales FV ....................... 23 Numéroter avec les touches ...................... 5 P Parquer ........................................................ 83 Parquer de façon exclusive ...................... 76 Parquer une communication .................... 83 Poste secondaire (chef) ............................ 89 Prendre des appels .................................... 13 Avec touches de ligne ........................... 69 Primaire, ligne (touches de ligne) ............ 67 Problèmes ................................................... 95 Problèmes dans les fonctions ................. 95 Protection contre l’intervention directe ................. 18 S Secondaire, ligne (touches de ligne) ....... 67 Service, menu ............................................... 5 Signe CE ........................................................ 4 T Téléphoner .................................................. 21 Test du téléphone ...................................... 50 Timbre de la sonnerie ................................ 42 Tonalité d’avertissement .......................... 43 Touche, programmer ................................. 48 Touches d’appel direct (groupe) .............. 84 Touches d’appel nominatif ....................... 35 Touches de fonction .................................... 5 Touches, contrôler la programmation ................................... 51 Transférer une communication ................ 31 V Va-et-vient ................................................... 72 Va-et-vient entre communications .......... 24 Volume de la sonnerie ............................... 42 R Rappel .......................................................... 39 Contrôler / effacer .................................. 40 Mémoriser ............................................... 39 99 1P A31003-H8400-C104-1-7719 Les informations de ce document contiennent des descriptions générales des possibilités techniques qui dans certains cas n'existent pas nécessairement. Les caractéristiques particulières souhaitées doivent donc être fixées en conclusion du contrat. Réf. de cde.: A31003-H8400-C104-1-7719 • Imprimé en République fédérale d’Allemagne BA 30.03.2002 HiPath 4000, Hicom 300 E/300 H Sous réserve des possibilités de livraison et de modifications techniques. $643360+;7330&437040::4< © Siemens AG 2002 • Information and Communication Networks • Hofmannstr. 51 • D-81359 München, Allemagne • s HiPath 4000 Hicom 300 E/300 H Aide-mémoire optiset E standard optiset E advance optiset E advance plus optiset E advance conference Aide-mémoire (annexe) Aperçu des fonctions importantes Téléphoner : Soit : Q + S Ou : S + dès que le correspondant répond Q ou mains-libres et écoute amplifiée. Répéter un appel (numéro d’appel mémorisé) : Mémoriser : Soit : une communication est établie. Soit : numéro d’appel quelconque : +S+ NOUVELLE ENTREE ? Répéter : Q + bis service ENREGISTRER ? . + + bis . . bis Répéter un appel (dernier numéro composé) : Q + repet. dern. num. . Passer du combiné au mains-libres et à l’écoute amplifiée en cours de communication : Passer du combiné au mains-libres et à l’écoute amplifiée : maintenir la touche appuyée + W. haut-parleur Passer du mains-libres et de l’écoute amplifiée au combiné : Q. Demande de renseignements en cours de communication (double appel) : DOUBLE APPEL ? + S le second correspondant. Terminer : FIN ET RETOUR EN ARR. ? . Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) : VA-ET-VIENT ? . Transférer une communication : Avec annonce préalable : DOUBLE APPEL ? + S + annoncer la communica- tion, + W. % Sans annonce préalable : ACTIVER TRANSFERT ? + S + W. Etablir une conférence : Première communication + S + + ACTIVER CONFERENCE ? + CONFERENCE ? + S. ELARGIR CONFERENCE ? Mémoriser / activer un renvoi d’appel variable : RENVOI VARIABLE ? + S(destination) + . ENREGISTRER ? Consulter la liste d’appels : + service + DESTINATIONS ? ou APPELS ARRIVEE ? Terminer la consultation : JOURNAL D’APPELS ? + . APPELS DEPART ? . service Composer un numéro d’appel affiché : . SORTIE ? Mémoriser des numéros d’appel abrégés individuels : + service S (0..9) + + DESTINATIONS ? NOUVELLE ENTREE ? + NUMERO ABREGE ? + S (destination) + . ENREGISTRER ? Numéroter en utilisant des numéros abrégés individuels : UTILISER NUMERO ABREGE ? service + + S (0..9). Activer / désactiver la fonction de blocage du téléphone (appels partants) : service + CODE/CATEGORIE D’ACCES ? + + MODIFIER CATEG. ACCES ? S(Code PIN). Modifier / mémoriser un numéro d’appel nominatif (sur touche nominative): service S (destination) + + + ENREGISTRER ? NOUVELLE ENTREE ? + . Mémoriser un rendez-vous : service + RENDEZ-VOUS ? S (heure, 3 ou 4 chiffres) + ENREGISTRER ? + NOUVEAU RENDEZ-VOUS ? . + Aperçu de toutes les fonctions du menu de service Appuyer sur la touche « service ». Sélectionner les fonctions avec et . Alternative : utiliser les indicatifs des services, par exemple 2 1 pour « DOUBLE APPEL ». . 1 Mémoriser le renvoi variable 1 Destinations 1 2 Mémoriser le renvoi fixe 1 3 Mémoriser un numéro abrégé 1 4 Mémoriser le numéro utilisé pour la répéti- tion d’appel 1 5 Mémoriser un numéro d’appel nominatif 1 6 Mémoriser un numéro d’appel direct 1 7 Mémoriser le renvoi d’appel 1 8 Utiliser la liste d’appels 1 Renvoi variable 2 Autre type de renvoi 1 Appels arrivant 2 Appels partant 2 Interrupteur 1 Deuxième appel actif / hors service 2 « Ne pas déranger » active / hors service 3 Protection contre l’intervention directe active / hors service 4 Lignes groupées active / hors service 5 Renvoi d’appel actif / hors service 6 Renvoi d’appel consulter / hors service 7 « Ne pas déranger » hors service / active * 1 Renvoi variable 2 Autre type de renvoi 3 Utiliser les numéros d’appel abrégés 4 Consulter la programmation des touches 5 Service d’informations vocales 1 répondeur vocal propre 2 répondeur vocal étranger 6 Code PIN et droits d’accès 1 Code PIN 1 (Option : valable également sur le réseau) 2 Code PIN 2 3 Code PIN 3 4 Code PIN 4 5 Code PIN 5 6 Code PIN hors service 7 Modifier la catégorie d’accès 7 Enregistrer un rendez-vous 8 Autres fonctions 1 Post sélection MF/FV active 2 Suppression d’affichage active 3 Suppression d’affichage hors service 4 Identifier (un appelant) 5 Utiliser la recherche de personne 6 Afficher la ligne utilisée * 7 Communication privée active * 8 Communication privée hors service * 9 Test du poste 1 Test des voyants (LED) 2 Test de l’afficheur 3 Test des touches 4 Test de l’acoustique 5 Identité du poste (ID) 6 Version du logiciel 7 Puissance de l’alimentation 1 Haut-parleur 2 Combiné 3 Volume de la sonnerie 4 Timbre de la sonnerie 5 Tonalité d’avertissement 6 Mains-libres * Téléphone avec touches de ligne et accès à plusieurs lignes (keyset) ">
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