Manuel de référence Ciel Compta Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Sommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le manuel de référence ..................................................................................... 8 Menu Dossier..............................................................................................9 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10 Nouveau ................................................................................................................................ 11 Ouvrir.................................................................................................................................... 16 Fermer................................................................................................................................... 17 Synchro compta..................................................................................................................... 18 Paramètres ............................................................................................................................ 19 Ciel Business Mobile .............................................................................................................. 26 Options ................................................................................................................................. 29 Imports ................................................................................................................................. 33 Exports.................................................................................................................................. 33 Mise en page ......................................................................................................................... 34 Imprimer ............................................................................................................................... 35 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 35 Impressions........................................................................................................................... 36 Mot de passe ......................................................................................................................... 37 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 39 Sauvegarde............................................................................................................................ 45 Restauration .......................................................................................................................... 46 Quitter................................................................................................................................... 48 Menu Edition.............................................................................................49 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 50 Annuler ................................................................................................................................. 51 Couper .................................................................................................................................. 51 Copier ................................................................................................................................... 51 Coller .................................................................................................................................... 51 Effacer................................................................................................................................... 51 Fiches.................................................................................................................................... 52 Sélectionner tout ................................................................................................................... 52 Rechercher ............................................................................................................................ 52 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 53 Atteindre ............................................................................................................................... 53 Rafraîchir............................................................................................................................... 53 Tout afficher.......................................................................................................................... 53 Liste ...................................................................................................................................... 53 Menu Ma Compta......................................................................................54 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 55 Saisie cahier .......................................................................................................................... 56 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 63 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 64 Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 64 Le Plan de comptes................................................................................................................ 65 Journaux ............................................................................................................................... 66 Modes de paiement ............................................................................................................... 66 Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 67 Liste des tâches ..................................................................................................................... 70 Rappels ................................................................................................................................. 70 Formats d’import relevé ........................................................................................................ 70 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 70 Autres listes .......................................................................................................................... 70 Menu Expert comptable ............................................................................71 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 72 Liste des écritures ................................................................................................................. 73 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 73 Consulter un compte ............................................................................................................. 74 Pointage manuel.................................................................................................................... 74 Contrepassation .................................................................................................................... 74 Validation du brouillard ......................................................................................................... 74 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 75 Etats ...................................................................................................................................... 75 Menu Listes ..............................................................................................76 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 77 Ecritures ................................................................................................................................ 78 Plan de comptes .................................................................................................................... 81 Consulter un compte ............................................................................................................. 90 Journaux ............................................................................................................................... 91 Modes de paiement ............................................................................................................... 93 Emprunts............................................................................................................................... 94 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 100 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 102 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 105 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 108 Autres listes ........................................................................................................................ 113 Menu Saisies ...........................................................................................114 Vue d’ensemble................................................................................................................... 115 Généralités sur les saisies.................................................................................................... 116 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 119 Exemples de saisies............................................................................................................. 120 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 124 Les saisies guidées .............................................................................................................. 126 Relevé bancaire ................................................................................................................... 135 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 141 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 145 Saisie au kilomètre .............................................................................................................. 147 Les modèles de saisie .......................................................................................................... 154 Menu Traitements ...................................................................................156 Vue d’ensemble................................................................................................................... 157 Travail sur un compte.......................................................................................................... 158 Pointage manuel.................................................................................................................. 160 Lettrage............................................................................................................................... 161 Contrepassation .................................................................................................................. 164 Réimputation....................................................................................................................... 166 Validation brouillard ............................................................................................................ 167 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 168 Liste des tâches ................................................................................................................... 171 Rappels ............................................................................................................................... 174 Mise sous surveillance ......................................................................................................... 176 Menu Etats ..............................................................................................178 Vue d’ensemble................................................................................................................... 179 Liste des états disponibles................................................................................................... 180 Grand livre .......................................................................................................................... 181 Balance................................................................................................................................ 184 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 186 Brouillard ............................................................................................................................ 187 Déclaration de TVA.............................................................................................................. 188 Bilan - Compte de résultat................................................................................................... 192 Menu Echanges .......................................................................................193 Vue d’ensemble................................................................................................................... 194 Importer des écritures ......................................................................................................... 196 Exporter des écritures ......................................................................................................... 199 Importer une balance .......................................................................................................... 203 Exporter une balance........................................................................................................... 204 Synchro compta................................................................................................................... 205 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 214 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 215 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 216 Menu Divers............................................................................................217 Vue d’ensemble................................................................................................................... 218 Conversion en mode standard ............................................................................................. 219 Historique des archives ....................................................................................................... 220 Messagerie .......................................................................................................................... 221 Menu Fenêtres ........................................................................................222 Vue d’ensemble................................................................................................................... 223 Fermer................................................................................................................................. 223 Tout fermer ......................................................................................................................... 223 Suivante .............................................................................................................................. 223 Précédente .......................................................................................................................... 223 Cascade............................................................................................................................... 224 Mosaïque............................................................................................................................. 224 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 225 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 229 Afficher la barre de statut.................................................................................................... 229 Menu Aide ..............................................................................................230 Vue d’ensemble................................................................................................................... 231 Aide .................................................................................................................................... 232 Besoin d’aide ....................................................................................................................... 232 Démo rapide........................................................................................................................ 232 Manuel de découverte.......................................................................................................... 233 Manuel de référence ............................................................................................................ 233 Guide des mises à jour ........................................................................................................ 233 A propos de......................................................................................................................... 233 Index ......................................................................................................234 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Symbole Fonction indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. attire votre attention sur un point particulier. renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableaux de bord. Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. 7 Naviguer dans le manuel de référence Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel de référence et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le manuel Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du manuel de référence. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir la fiche d’appréciation] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche]. 8 Menu Dossier Nouveau Ouvrir, Fermer Synchro compta Paramètres, Ciel Business Mobile Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu Dossier Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer. 10 Menu Dossier Nouveau Menu DOSSIER - commande NOUVEAU <Alt> <D> <N> Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, renseignez le Nom de votre société. Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier. Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez directement créer un dossier en mode Standard, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Standard. Attention ! Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Paramètres du dossier 3. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. 11 Menu Dossier 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [OK]. 5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 6. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 12 ou “Création en mode Cahier”, page 15. Création en mode Standard Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 6 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Etape 1 : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 15. 5. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir : • les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 24. 12 Menu Dossier • les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 28. • les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 288. Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé) La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut. Créer un compte Voir Créer un compte, page 89. Modifier un compte Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé) La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut. Créer un journal Voir Créer un journal, page 104. Modifier un journal Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé) La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut. Créer un mode de paiement Voir Créer un mode de paiement, page 106. Modifier un mode de paiement 13 Menu Dossier Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • • • Saisir les A-nouveaux Importer une balance Ne rien faire 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création en mode Cahier Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1: raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Etape 3 : choix du mode comptable Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : 14 Menu Dossier • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. Etape 4 : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. Etape 5 : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 64. Boutons en mode créances/dettes Boutons en mode dépenses/recettes Etape 6 : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • • • Saisir les A-nouveaux Importer une balance Ne rien faire 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 15 Menu Dossier Ouvrir Menu DOSSIER - commande OUVRIR <Alt> <D> <O> La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le ou les dossier(s) correspondant(s) à celui que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier manuellement] pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi afficher le dossier exemple via le menu contextuel, faites un clic droit dans la fenêtre d’ouverture et sélectionnez l’option Voir les dossiers exemples. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit dans la fenêtre et sélectionnez l'option Voir les dossiers exemples. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la commande NOUVEAU du menu DOSSIER ou en cliquant sur l'icône Je crée mon dossier sur le bureau d'accueil. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 11. reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuelOp- tions supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Voir les dossiers exemples : permet d'afficher les dossiers exemples dans la fenêtre Ouvrir un dossier afin qu'ils soient plus facilement accessibles. • Mode avancé : en mode avancé, la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez d'options d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore faire des recherches. • Modifier les dossiers : permet d'accéder à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, suppri- mer ou dupliquer un dossier. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul- ter votre dossier sans apporter de modifications. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. 16 Menu Dossier Fermer Menu DOSSIER - commande FERMER <Alt> <D> <F> Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes. 17 Menu Dossier Synchro compta Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA <Alt> <D> <Y> Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le convertir en mode standard. 18 Menu Dossier Paramètres Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES <Alt> <D> <A> Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 19 Menu Dossier 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez son Activité et Code société. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. 20 Menu Dossier Paramètres Comptabilité Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. 21 Menu Dossier 1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. Réglages comptables Le bouton • ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : La longueur des comptes Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. Le bouton synchronisation de vos données comptables. ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe “Paramètres Synchro compta”, page 288. 22 Menu Dossier Paramètres TVA Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. Régime de TVA Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). 23 Menu Dossier Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta Facile. Comptes par défaut Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône des comptes de TVA existants. • • ouvre la liste Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône . La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA. 24 Menu Dossier 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un IBAN dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Complément, choisissez l'Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou expert-comptable. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 5. Saisissez la Référence Obligation fiscale. Cette référence doit obligatoirement commencer par "TVA" suivi de 1 à 3 chiffres. 6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. 25 Menu Dossier Ciel Business Mobile Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE <Alt> <D> <C> Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 34. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche. 26 Menu Dossier Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton d’actions de l’accueil de votre logiciel. situé dans la barre Paramétrage Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher : • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche un icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. 27 Menu Dossier Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer]. 28 Menu Dossier Options Menu DOSSIER - commande OPTIONS <Alt> <D> <P> Préférences Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel. Utilitaires Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel. Date de travail Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES INFORMATIONS. Liste des pays Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. 29 Menu Dossier Vous retrouvez les boutons , et 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent, etc. Etats paramétrables Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà. Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel. Imports paramétrables Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel. 30 Menu Dossier Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du fichier à importer 3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV, • Délimité, • DBF, • Longueur fixe, • Standard Ciel Windows™, • Fichier XML, • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage 31 Menu Dossier • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement. 32 Menu Dossier Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS <Alt> <D> <T> Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports Menu DOSSIER - commande EXPORTS <Alt> <D> <X> Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque. 33 Menu Dossier Mise en page Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE <Alt> <D> <M> Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez : • l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications. 34 Menu Dossier Imprimer Menu DOSSIER - commande IMPRIMER <Alt> <D> <I> Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un compte est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION <Alt> <D> <R> La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . . ® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors Votre logiciel Adobe Reader l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. 35 Menu Dossier Impressions Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS <Alt> <D> <S> Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS. 36 Menu Dossier Mot de passe Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE <Alt> <D> <D> Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice. 37 Menu Dossier 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. 38 Menu Dossier Sauvegarde/Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE <Alt> <D> <U> La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. e-Sauvegarde Lorsque vous réalisez une sauvegarde en ligne pour la première fois, la fonction CRÉER LE SITE vous est automatiquement proposée. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 39 Menu Dossier Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. 40 Menu Dossier Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. 41 Menu Dossier Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Réaliser une sauvegarde en ligne Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande SAUVEGARDE. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le format e-Sauvegarde. 3. Par défaut, les options Votre dossier et Vos données annexes sont cochées. Ainsi, la totalité des votre dossier et vos personnalisations (modèles d’états, préférences...) sont sauvegardées. Si vous ne voulez pas enregistrer les données annexes, décochez l’option. 4. Si vous ne voulez plus que cette fenêtre s’ouvre avant une sauvegarde, cochez l’option Ne plus afficher. Les critères que vous venez de définir seront alors utilisés pour vos prochaines sauvegardes. Vous pourrez toujours les modifier dans les préférences de sauvegarde. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 5. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. 42 Menu Dossier Restaurer une sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION <Alt> <D> <U> <E> ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande RESTAURATION. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre Restauration. 2. Choisissez le mode de restauration à l’aide des boutons radios. Trois options sont disponible : • • • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées, Restaurer une copie du dossier sauvegardé, Mode avancé. Par défaut, l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées est sélectionnée. 3. Une fois le mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous devez spécifier le type et l’emplacement de la sauvegarde que vous souhaitez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les et sélectionnez le format e-Sauvegarde. La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. 43 Menu Dossier Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l’onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. 44 Menu Dossier Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE <Alt> <D> <U> <A> Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES SAUVEGARDE) sont reprises. 1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir Réaliser une sauvegarde en ligne, page 49. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton lequel sera stockée la copie de votre dossier. et sélectionnez le répertoire ou le volume dans 3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. 45 Menu Dossier Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION <Alt> <D> <U> <E> Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le pro- gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 46 Menu Dossier La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 47 Menu Dossier Quitter Menu DOSSIER - commande QUITTER <Alt> <D> <Q> Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier <Alt> + <F4>. • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double-clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre tion. , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre applica- Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde de la partie Présentation générale de ce manuel. 48 Menu Edition Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu Edition Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. 50 Menu Edition Annuler Menu EDITION - commande ANNULER <Ctrl> <Z> Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper Menu EDITION - commande COUPER <Ctrl> <X> Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier Menu EDITION - commande COPIER <Ctrl> <C> Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller Menu EDITION - commande COLLER <Ctrl> <V> Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer Menu EDITION - commande EFFACER <Ctrl> <Y> Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note. 51 Menu Edition Fiches Menu EDITION - commande FICHES <Alt> <E> <F> Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT <Ctrl> <A> Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher Menu EDITION - commande RECHERCHER <Ctrl> <F> La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recher- chez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une écriture contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une écriture dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments concernés par votre recherche. 52 Menu Edition Poursuivre la recherche Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE <F3> Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre Menu EDITION - commande ATTEINDRE <Alt> <E> <D> Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches. Rafraîchir Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR <F5> Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER <Alt> <E> <O> Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste Menu EDITION - commande LISTE <F4> La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste. 53 Menu Ma Compta Saisie cahier Saisie Z de caisse Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Plan de comptes Journaux Modes de paiement Paramétrage des cahiers Liste des tâches, Rappels Formats d’import relevé Règles d’affectation relevé, Autres listes Menu Ma Compta Vue d’ensemble Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de : • définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement), • saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires), • de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles). 55 Menu Ma Compta Saisie cahier Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER <Alt> <M> <S> Liste des cahiers Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants : • période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année. • validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers Validés ou ceux Non validés. • saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non sai- sis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides). Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton . • Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus. • Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1). Pour réduire/déployer tous les cahiers : Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER. Pour réduire/déployer un cahier : Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier. 56 Menu Ma Compta Créer un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<]. Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique. Etape1 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite. 57 Menu Ma Compta Etape 2 2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. Etape 3 La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez. Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant. Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. 58 Menu Ma Compta Modifier le paramétrage d'un cahier 1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier. 2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74. Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant. • Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie. • Le Montant : Attention ! Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés. 59 Menu Ma Compta Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste un élément. s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Régler ou encaisser une écriture en Créances/Dettes • Pour régler une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte fournisseur et le montant. Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Achats, vous pouvez les régler. • Pour encaisser une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte client et le montant. Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Ventes, vous pouvez les encaisser. Attention Pour régler ou encaisser vos écritures, vous devez avoir créer au moins un cahier de trésorerie. Les boutons [Régler] ou [Encaisser] ne fonctionnent que sur une ligne d’écriture à la fois. 1. Sélectionnez la ligne d’écritures que vous souhaitez régler ou encaisser. 2. Les boutons ou deviennent alors actifs dans la barre d’actions. Cliquez sur [Régler] dans le cahier des achats ou sur le bouton [Encaisser] si vous êtes dans le cahier des ventes. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez les informations concernant l’encaissement ou le règlement et choisissez votre mode de paiement en cliquant sur l’icône . 4. Validez en cliquant sur [OK]. Si vous avez plusieurs cahiers de trésorerie, un message s’affiche pour vous demander dans quel cahier de trésorerie vous souhaitez enregistrer le règlement ou l’encaissement. Dans ce cas, sélectionnez le cahier de trésorerie concerné et validez par [OK]. Votre règlement ou votre encaissement apparaît alors automatiquement dans votre cahier de trésorerie. 60 Menu Ma Compta Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes : • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération : débit ou crédit. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. • Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Renseignez les différentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : • l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément. 61 Menu Ma Compta • l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA. 4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer. Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton . Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69. 5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir des écritures d'abonnements 1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction : • A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers 1. Cliquez sur le bouton habituelle. 2. Le bouton • et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture s’affiche, cliquez alors dessus. A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements. La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer]. Liste des abonnements d'un cahier Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements. Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. Sélectionnez le cahier concerné. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures d'abonnements”, page 69. 62 Menu Ma Compta Enregistrer les abonnements d'un cahier Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton , la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche. Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement. Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement immédiatement Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Saisie Z de caisse Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE <Alt> <M> <Z> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 199. 63 Menu Ma Compta Relevé bancaire Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE <Alt> <M> <R> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 193. Saisie des A-nouveaux Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX <Alt> <M> <A> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 203. 64 Menu Ma Compta Le Plan de comptes Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES <Alt> <M> <C> La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez. Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88. 65 Menu Ma Compta Journaux Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX <Alt> <M> <J> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104. Modes de paiement Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT <Alt> <M> <M> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106. 66 Menu Ma Compta Paramétrage des cahiers Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS <Alt> <M> <P> Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier. Créer un modèle de cahier Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 64. Paramétrer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier. 67 Menu Ma Compta La fenêtre de paramétrage s’affiche. Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes. Ajouter un compte 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un compte Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé. 1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Définir les colonnes de saisie Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés. Affichage Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante. 68 Menu Ma Compta Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage. Intitulés des colonnes Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail. 1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC». Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne. Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes. 2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un modèle de cahier Attention Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier. 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Créer une écriture d'abonnement Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer. 2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche. 3. Saisissez intégralement l'écriture. 4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 69 Menu Ma Compta Liste des tâches Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES <Alt> <M> <L> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 241. Rappels Menu MA COMPTA - commande RAPPELS <Alt> <M> <E> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 244. Formats d’import relevé Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ <Alt> <M> <F> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 122. Règles d’affectation relevé Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ <Alt> <M> <G> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 125. Autres listes Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES <Alt> <M> <T> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 130. 70 Menu Expert comptable Liste des écritures Saisie kilomètre Consulter un compte Pointage manuel Contrepassation Validation brouillard Fin d’exercice Etats Menu Expert comptable Vue d’ensemble Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc. 72 Menu Expert comptable Liste des écritures Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES <Alt> <X> <L> Le fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails. Saisie au kilomètre Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE <Alt> <X> <K> Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Le fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 205 pour plus de détails. 73 Menu Expert comptable Consulter un compte Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE <Alt> <X> <O> La consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails. Pointage manuel Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL <Alt> <X> <P> Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Pointage manuel”, page 221 pour plus de détails. Contrepassation Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION <Alt> <X> <C> Le fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Contrepassation”, page 233 pour plus de détails. Validation du brouillard Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD <Alt> <X> <V> Le fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 236 pour plus de détails. 74 Menu Expert comptable Fin d’exercice Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE <Alt> <X> <F> L'assistant Top Clôture Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Voir L’assistant Top Clôture, page 237. Clôture Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE Voir Clôture, page 238. Réouverture Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Voir Réouverture, page 239. Etats Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS <Alt> <X> <E> Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant. Brouillard Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Voir Brouillard, page 257. Journaux - Centralisateur Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR Voir Journaux - Centralisateur, page 256. 75 Menu Listes Menu uniquement disponible en mode standard Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Journaux Modes de paiement Emprunts, Familles Top Saisie Modèles/abonnements Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé Autres listes Menu Listes Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer. 77 Menu Listes Ecritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES <Alt> <L> <E> Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES <Alt> <X> <L> La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées. Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. et permet d’afficher Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut (Brouillard, Validation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION. 78 Menu Listes Saisir une écriture En mode Standard 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix. Pour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 114 . En mode cahier 1. Cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie au kilomètre, page 147. Modifier une écriture Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une écriture Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. 79 Menu Listes Modifier ou consulter un compte Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Sélectionnez l'écriture concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter]. Totaliser des colonnes de la liste des écritures 1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne. 80 Menu Listes Plan de comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES <Alt> <L> <C> Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES <Alt> <M> <C> La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut ainsi que ceux que vous créez. Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard) Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu. 81 Menu Listes Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations. En mode cahier Si vous créez un compte de TVA (445) Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Si vous créez un compte de Banque (512) RIB 1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. En mode standard Onglet Options Utilisation 1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option Utilisable. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable. 82 Menu Listes Lettrage/pointage 2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable. • L’option Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • L'option Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. • L’option Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Comptes Les comptes sont différents selon le type de compte que vous créez. • Options disponible dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. 83 Menu Listes Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA : Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l’icône • pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Option disponible dans un compte de type Client Compte de produit Vous pouvez attribuer un compte de produit par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produit. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. • Option disponible dans un compte de type Fournisseur Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseur afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Banque Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Identification 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. • Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. • Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. 84 Menu Listes 5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord). Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. Onglet Agence Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Onglet Client ou Fournisseur L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401). Coordonnées 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche. Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte. • Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone E-mail puis cliquez sur l'icône votre messagerie. pour lancer Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur. Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer® ou Netscape®. • Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site. Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur • Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. 85 Menu Listes Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur. 2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. • Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Informations supplémentaires 1. Saisissez le nom de la banque. 2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. Encours autorisé La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. TVA La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. • Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 3. Cliquez sur la flèche défaut au compte. de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision. Définir une échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . 86 Menu Listes La fenêtre Date d'échéance s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche <Entrée> afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Valider la création d’un compte Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Modifier un compte 1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. 87 Menu Listes Supprimer un compte Un compte utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression. Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard) 1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois; ils s’ouvrent séparément dans une nouvelle fenêtre, dans un nouvel onglet. Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements. . Voir Travail sur un compte, page 158. 2. Cliquez sur le bouton Pointer un compte Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton écritures non pointées. . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et présente les 3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude. Pour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”, page 160. Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton sente les écritures non lettrées. . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré- 88 Menu Listes 3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude. Pour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage”, page 161. Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard) Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné. Les états du plan de compte A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste. La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK]. 89 Menu Listes Consulter un compte Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE <Alt> <L> <U> Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE <Alt> <X> <O> Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois. Pour cela, revenez sur le plan de compte, sélectionnez un autre compte sans fermer le compte que vous consultiez. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard). 90 Menu Listes Journaux Menu LISTES - commande JOURNAUX <Alt> <L> <J> Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX <Alt> <M> <J> La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux, • BQ journal de banque, • HA journal des achats, • OD journal des opérations diverses, • VT journal de ventes. Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options 4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce 5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. 91 Menu Listes Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 92 Menu Listes Modes de paiement Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT <Alt> <L> <M> Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT <Alt> <M> <M> La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur . 4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK]. Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. 93 Menu Listes Emprunts Menu LISTES - commande EMPRUNTS <Alt> <L> <N> Vous allez utiliser les emprunts soit pour de simples simulations, soit pour suivre intégralement l’évolution de la dette contractée. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez visualiser tous les emprunts et toutes les simulations d’emprunts réalisés. Pour les différencier dans la liste, les simulation d’emprunts apparaissent en bleu et les emprunts actifs sont en noir. Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt 1. Cliquez sur le bouton ou sur le bouton . 2. Si vous créez un emprunt, le tableau d’amortissement peut être complété automatiquement ou manuellement. Si le taux de l’emprunt est fixe, sélectionnez la première option dans la fenêtre Création d’emprunt et votre tableau d'amortissement sera calculé automatiquement. Dans le cas contraire, sélectionnez la seconde option et vous saisirez manuellement votre tableau d’amortissement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. 4. Si vous saisissez un autre type d’emprunt, une fenêtre s’affiche. Indiquez le nombre d’échéance de l’emprunt puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fiche contient 3 onglets : Emprunt, Tableau d'amortissement et Comptabilité à renseigner. En simulation, l'onglet Comptabilité n'est pas visible, les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. 6. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l’emprunt. Onglet Emprunt Dans le cas d’un emprunt à taux fixe ou d’une simulation d’emprunt La zone Renseignements concerne les données de base nécessaires à sa définition. Complétez les informations suivantes : • Capital : saisissez le montant de la somme empruntée. • Taux annuel en % : saisissez le taux de l'emprunt et sélectionnez s'il est proportionnel ou actuariel. • Durée : saisissez le nombre d'échéances et fixez la périodicité en Mois ou Ans. 94 Menu Listes • Frais : saisissez le montant des frais fixés (montant fixe ou en %) par échéance (assurance, etc.). • Montant de l'échéance : le montant calculé de l'échéance s'affiche automatiquement. La zone Date / périodicité concerne les périodes de l'emprunt. • Date de l'emprunt : indiquez la date à laquelle vous avez souscrit l'emprunt. • Périodicité : indiquez la périodicité (mensuelle, annuelle, hebdomadaire...) de votre emprunt. • Date de la 1ère échéance : indiquez la date de la première mensualité de votre échéance d'emprunt. Cette date peut-être identique à la celle indiquée précédemment. Après avoir renseigné toutes les informations liées à votre nouvel emprunt, le logiciel calcule automatiquement la date de fin d'emprunt, le capital restant dû, le total des frais, le total des intérêts, le coût total et le total de l'emprunt. D'autre part, Ciel Compta créera le tableau d'amortissement accessible dans l'onglet Tableau d'amortissement. Vous retrouverez dans la zone Informations le détail des différents montants. Cette zone n’est pas à compléter. Dans le cas d’un autre type d’emprunt Les valeurs saisies dans le tableau d’amortissement sont récupérées et totalisées. Vous retrouverez ainsi le total de l’emprunt, le total des intérêts, le total des frais mais aussi le nombre d’échéances restantes, la date de fin de l’emprunt, etc. Onglet Tableau d’amortissement Emprunt à taux fixe ou simulation d’emprunt Pour un emprunt à taux fixe ou une simulation d’emprunt, vous retrouvez dans cet onglet l’ensemble des informations concernant vos échéances d’emprunts, calculées automatiquement. Saisir le tableau d’amortissement pour un autre type d’emprunt Si vous avez choisit de créer un autre type d’emprunt, vous devez donc saisir manuellement votre tableau d’amortissement en fonction des éléments fournis par votre banque. Pour passer d’une colonne à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation>. Pour revenir à la colonne Date, appuyez sur la touche <Entrée>. 1. Dans la première colonne, indiquez la date de la première échéance. Vous pouvez la saisir directement dans la cellule ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 2. Passez à la colonne Capital remboursé et saisissez le montant de votre première échéance. 3. Dans les colonnes Montant intérêts et Montant frais, indiquez les montants appliqués pour cette première échéance. 4. Dans la colonne Capital restant dû, saisissez le montant restant, à savoir le montant du capital emprunté moins la première échéance. Cette colonne sera calculée automatiquement pour les autres échéances. 5. Passez à ligne suivante pour saisir les autres échéances. 6. Pour modifier le nombre de lignes du tableau d'amortissement, utilisez les boutons suivants : • : permet d’ajouter une ou plusieurs échéances. Les lignes sont ajoutées en dernier. • : permet d’insérer une ou plusieurs échéances. Vous devrez au préalable sélectionner la ligne au dessus de laquelle la ou les échéances seront insérées • : permet de supprimer une échéance. Vous devez confirmer par le bouton [Oui]. 95 Menu Listes Vous disposez de fonctions vous aidant à la saisie dans le menu Contextuel (clic-droit). Vous pouvez ainsi: • Couper, Copier, Coller, Effacer le contenu d'une cellule. • Annuler la dernière saisie dans une cellule. • Incrémenter vers le bas : la date est recopiée dans le reste du tableau avec une incrémentation. Exemple : la première échéance est le 04/10/2012. En activant cette fonction, le logiciel complète les autres dates par 04/11/2012, 04/12/2012, 04/01/2013, 04/02/2013 etc. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul. 7. Cliquez dans la cellule et faites un clic-droit. 8. Sélectionnez la fonction que vous voulez appliquer. Vérifier les échéances comptabilisées Ces traitements ne sont pas disponibles pour une simulation d’emprunt. Dans la colonne Comptabilisée, vous pouvez vérifier les échéances qui sont déjà enregistrées ou non. Si vous souhaitez considérer des échéances comme comptabilisées, vous pouvez le faire grâce aux options disponibles dans le menu Contextuel. Attention Aucune écriture ne sera générée. Vous retrouvez les options : • • Considérer comptabilisée(s) Considérer non-comptabilisée(s) Vous pouvez également accéder au tableau d’amortissement depuis la liste des emprunts, en utilisant le menu contextuel (clic droit). Autres traitements Ces traitements ne sont pas disponible pour une simulation d’emprunt. Modifier le tableau d’amortissement Uniquement disponible dans un emprunt à taux fixe Ce bouton permet de modifier un tableau d’amortissement. Attention, il est ensuite impossible de revenir à un emprunt à taux fixe. 1. Cliquez sur le bouton puis confirmez la conversion du tableau d’amortissement. 2. L’onglet Amortissement devient saisissable. Effectuez alors vos modifications. Générer les écritures Ce bouton permet de générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité. 1. Sélectionnez la ou les échéances arrivées à terme puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Vous retrouvez la ou les écritures des échéances dans la liste des écritures (accessible par le menu Comptabilité). Onglet Comptabilité Cet onglet concerne tout ce qui touche la création des opérations correspondant à vos échéances. Celui-ci n’est pas visible si vous simulez un emprunt, les échéances n’étant pas comptabilisées dans ce cas. 96 Menu Listes Vous pouvez distinguer les comptes de frais des comptes d'intérêts. 1. Indiquez le compte de banque sur lequel va être prélevé votre échéance, le mode de paiement et le code journal qui s'y rattache. 2. Choisissez les comptes d'emprunt, d'intérêt et compte de frais sur lesquels seront ventilés les intérêts et les frais. De plus vous pouvez choisir un ou plusieurs codes analytiques correspondant à ces comptes. L’icône vous permet d’en affecter plusieurs. Les zones Analytique ne sont accessibles que si vous avez sélectionné leur compte. 3. Dans la zone Enregistrement automatique, vous pouvez enregistrer des échéances d'emprunt en fonction du tableau d'amortissement. Pour cela, cochez l'option Passer l'écriture automatiquement. 4. Dans ce cas, vous pouvez valider votre écriture avant la date de l’échéance. Saisissez alors le nombre de jours avant cette date. Vous pouvez aussi indiquer un libellé à l’écriture, avec la possibilité d'y ajouter la date. 5. Saisissez le Libellé d’écriture et sélectionnez le format de la date. Ceci est très pratique lors de la consultation du compte. Vous voyez immédiatement la période à laquelle se rapporte votre dernière échéance. Exemple : Meuble Séjour 05/06, correspond à la mensualité du mois de mai 2006. En cochant Passer l’écriture automatiquement, les écritures des échéances arrivées à terme sont générées par votre logiciel. Il vous reste à les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIE. 6. Une fois que vous avez fini de renseigner la fiche de l’emprunt ou de simulation d’emprunt, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier un emprunt 1. Sélectionnez l’emprunt que vous souhaitez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton dans la barre d’actions. 3. Faites vos modifications dans la fiche de l’emprunt. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos modifications. Supprimer un emprunt 1. Sélectionnez l’emprunt ou la simulation d’emprunt que vous souhaitez supprimer dans la liste. 2. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression de l’emprunt. L’emprunt supprimé disparaît alors de la liste des emprunts. Simuler un emprunt Vous pouvez simuler un emprunt. C’est le même principe que la création d’un emprunt sans l’onglet Comptabilité. Voir Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt, page 94. Passer un emprunt actif Si vous avez simulé des emprunts, ils sont en bleu dans la liste des emprunts afin de les différencier des emprunts actifs. Vous avez donc la possibilité de passer les simulations d’emprunts en emprunt actif. 1. Sélectionnez un emprunt en simulation dans la liste. 97 Menu Listes 2. Cliquez sur le bouton . Un message vous informe que ce choix est irréversible. 3. Votre emprunt s’ouvre alors directement dans l’onglet Comptabilité. Renseignez les zones Enregistrement d’une échéance et Enregistrement automatique. 4. Validez votre emprunt en cliquant sur [OK]. Votre simulation apparaît alors comme un emprunt actif dans la liste. Consulter un compte d’emprunt Vous pouvez consulter les écritures de votre emprunt. 1. Sélectionnez l’emprunt dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Consultation du compte d’emprunt s’ouvre et liste toutes les opérations rattachées à l’emprunt. Vous trouverez plus de détails sur cette fenêtre dans le paragraphe “Consulter un compte”, page 90 Réalisation d’emprunt La réalisation de l'emprunt est une opération spécifique. Celle-ci ne doit être effectuée qu’au moment où la somme qui vous est prêtée par la banque est versée sur votre compte. La réalisation de l’emprunt consiste à enregistrer l'emprunt et à passer l’opération de recette c'est-à-dire la somme d’argent que vous allez recevoir de votre agence bancaire. 1. L'opération de réalisation d'emprunt vous est demandée automatiquement suite à la création d'un emprunt. Si toutefois, vous n'avez pas effectué cette opération à ce moment là, activez la liste des emprunts : 2. Sélectionnez l'emprunt pour lequel la banque vous a versé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Dans la fenêtre Écriture de réalisation de l'emprunt : 4. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la Date de réception de l’argent sur votre compte si celle-ci est différente. Le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Code journal et le Compte de banque sur lequel est versé la somme prêtée par votre banque et le Montant sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie de votre emprunt. Vous pouvez toujours les modifier. 5. Saisissez le Mode de paiement et le N° de pièce. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la réalisation de l'emprunt. Remboursement d’emprunt Le remboursement de l'emprunt consiste à générer une écriture de dépense afin de rembourser l’emprunt. Vous pouvez procéder à un remboursement total ou partiel de l’emprunt. 1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt que vous allez rembourser. 98 Menu Listes 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez si vous souhaitez rembourser votre emprunt en totalement ou partiellement. • Remboursement total : une écriture de remboursement est générée, l'emprunt est soldé et les échéances restantes sont supprimées. • Remboursement partiel : une écriture de remboursement est générée. Le tableau d'amortissement ne sera pas mis à jour automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre Écriture de remboursement de l'emprunt : 5. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la date du remboursement de l'emprunt si celle-ci est différente. 6. Le Code journal, le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Compte de banque depuis lequel est remboursé la somme prêtée par votre banque sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie de votre emprunt. Modifiez-les si nécessaire. 7. Saisissez le mode de paiement, le N° de pièce, le montant remboursé. S'il s'agit d'un remboursement total de l'emprunt, vous devez saisir les frais et intérêts dans les zones Dont intérêts et Dont frais si vous les incluez au montant remboursé. 8. Si vous payez les frais de remboursement anticipés, indiquez : • le Montant de ces frais, • le Compte sur lequel les frais de remboursement seront comptabilisés, • et éventuellement un code analytique. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre remboursement. Frais de dossier Vous pouvez saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l’emprunt. 1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt pour lequel vous avez des frais de dossier. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Saisie au kilomètre s'ouvre. Vous pouvez donc saisir vos frais de dossier concernant cet emprunt. 3. Par défaut, le logiciel propose le libellé de l'écriture "Frais de dossier sur l'emprunt...". Modifiez-le si vous le souhaitez. 4. Saisissez ensuite l'écriture à l'identique d’une saisie au kilomètre. Voir Saisie au kilomètre, page 147. 99 Menu Listes Familles Top Saisie Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE <Alt> <L> <F> Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le logiciel et celles que vous créez. Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie. Créer une famille Top Saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK]. Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active. 100 Menu Listes Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. 101 Menu Listes Modèles/abonnements Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS <Alt> <L> <A> La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous créez. Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône la liste des familles Top Saisie existantes. ouvre 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Cochez l’option Activer l’écriture automatiquement si vous le souhaitez. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Vous pouvez ajouter le mois et l’année au libellé de l’écriture, et enregistrer l’abonnement X jours avant. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 8. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [OK]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements. 102 Menu Listes Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un modèle ou un abonnement Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Passer un modèle en abonnement Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer le modèle Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK]. 103 Menu Listes Dupliquer en abonnement Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer un abonnement Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en modèle Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK]. 104 Menu Listes Formats d’import relevé Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ <Alt> <L> <R> Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ <Alt> <M> <F> Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire, page 135. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche : 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche déroulante. de la liste 105 Menu Listes Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel. Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. 106 Menu Listes Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un format d’import relevé 1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [OK]. Autres actions sur les formats d’import relevé Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement sélectionné. L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même). 107 Menu Listes Règles d’affectation relevé Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ <Alt> <L> <G> Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ <Alt> <M> <G> Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un compte, d’un mode de paiement aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement, définis dans la règle. A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre. Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles. Créer une règle d’affectation Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. 1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires. 2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant. 108 Menu Listes Créer une règle d’affectation sans l’assistant Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie. 2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 111. 3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des options suivantes ou les deux : • Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, com- mence par, finit par et saisissez le libellé. • Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indi- quez le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus. pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône 4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant. 5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une règle d’affectation avec l’assistant La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. 3. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez 109 Menu Listes ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 118. 6. Indiquez le mode de paiement. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 110 Menu Listes Classer les règles Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste. Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et . Modifier une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle 1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Dupliquer une règle 1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. 111 Menu Listes La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 112 Menu Listes Autres listes Menu LISTES - commande AUTRES LISTES <Alt> <L> <A> Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES <Alt> <M> <T> Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton contenu. pour accéder à son • Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton • Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton • Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . . . 113 Menu Saisies Menu uniquement disponible en mode standard L’assistant Top Saisie Enregistrer les abonnements Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Saisie Kilomètre Menu Saisies Vue d’ensemble La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Pour cela, vous disposez : • • de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie, de grilles de saisies guidées : rapide (FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT) et normal (FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT), • de la saisie au kilomètre. En mode SAISIES GUIDÉES, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois. Ce menu vous permet également de saisir des A-nouveaux, des relevés bancaires ou encore d’enregistrer les écritures d’abonnements. 115 Menu Saisies Généralités sur les saisies Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 176. Les saisies guidées Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables. Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, votre logiciel met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Si vous tenez une comptabilité en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : • facture/avoir client : pour enregistrer les factures ou avoirs émis à vos clients • facture/avoir fournisseur : pour enregistrer les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • encaissement : pour enregistrer les règlements des factures ou avoirs clients. • paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs. 116 Menu Saisies La saisie au kilomètre Menu SAISIES ou EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 205. La palette d’informations A partir d'une fenêtre de saisie d'écriture, bouton [Palette]. Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre, nommée Palette d'informations, présente les données suivantes : Mouvement L’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté. Débit Total des écritures débitrices du mouvement. Crédit Total des écritures créditrices du mouvement. Solde D Solde débiteur du mouvement ou du compte. Solde C Solde créditeur du mouvement ou du compte. Compte Numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur. Solde B + V D Solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Solde B + V C Solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Pour déplacer la palette d'informations Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez-la jusqu'à l'emplacement voulu. Pour masquer la palette d'informations Vous avez deux possibilités : • Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande MASQUER LA PALETTE D'INFORMATION. • Cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. Définir et utiliser des comptes de contrepartie en saisie au kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : 117 Menu Saisies • un compte de contrepartie, • le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture, • le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture, • le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal. En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas. Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture en saisie au kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas. Ventiler sur plusieurs comptes à partir d'une zone de sélection d’un compte - icône . Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter. Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération. 1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la répartition. 3. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée. 4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK]. 118 Menu Saisies L’assistant Top Saisie Menu SAISIES - commande TOP SAISIE <Alt> <S> <T> L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. Vous devez au préalable créer des modèles de saisie afin de pouvoir utiliser l’assistant Top Saisie. Voir Créer un modèle ou un abonnement, page 117. 1. Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 2. Sélectionnez l'opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier. 119 Menu Saisies Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat TTC au crédit du compte Fournisseur. HT au débit du compte Achats. TVA au débit du compte TVA déductible. TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. TTC au débit du compte Fournisseur. Une facture de vente J'envoie une facture de vente Mon client me paye TTC au débit du compte Client. HT au crédit du compte Ventes. TVA au crédit du compte TVA collectée. TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. TTC au crédit du compte Client. Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d'une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. J'enregistre une note d’essence Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Carburant. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. 120 Menu Saisies Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. Je calcule les charges sociales Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. 121 Menu Saisies En enregistrant les charges patronales chaque mois Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire J’obtiens un prêt Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye les mensualités de ce prêt Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Factures à payer par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. Montant HT au débit du compte Achats. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Montant TTC au débit du compte Fournisseur. Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date d'échéance. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. 122 Menu Saisies Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. La traite est retirée de mon compte à l'échéance Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. Même somme au débit du compte Effets à payer. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. 123 Menu Saisies Enregistrer les abonnements Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS <Alt> <S> <B> Cette liste affiche les écritures périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées. Exemple Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement. Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 214. Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier. • Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier une écriture d’abonnement 1. Sélectionnez l’écriture d’abonnement dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Passer une écriture d’abonnement plus tard 1. Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 124 Menu Saisies Passer une écriture d’abonnement maintenant 1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Enregistrer toutes les écritures Pour enregistrer toutes les écritures immédiatement. 1. Cliquez directement sur le bouton sans sélection d’écritures. 2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les écritures. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 125 Menu Saisies Les saisies guidées Dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences comptables. Reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (Touche <F1>) : à partir du sommaire, chapitre Création et mise en place d’un dossier § Définir les options du dossier. La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux). Vous disposez des grilles suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Attention ! Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage ne figurent pas dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramétrées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées. Saisir une facture/ un avoir client ou fournisseur rapide Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE <Alt> <S> <G> <R> pour client ou <Alt> <S> <G> <A> pour fournisseur Les saisies rapides d’un avoir ou d’une facture, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie d'écritures Facture/Avoir client rapide 126 Menu Saisies 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Le libellé de l'écriture peut correspondre soit à l'intitulé du compte soit au numéro de facture ou au numéro de l’avoir selon votre précédent choix . Sélectionnez l’une des deux options. Le bouton permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 3. La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si nécessaire. 4. Cliquez sur l'icône d'appel de liste et choisissez le compte Client ou Fournisseur. Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche <Entrée>. Le reste est calculé automatiquement. 6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. Ventiler sur plusieurs comptes • Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes. Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. 1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur automatiquement. . Le solde du montant HT se calcule alors 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Enregistrer comme modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 214. Voir Créer un abonnement, page 214. Enregistrer l’écriture L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Cliquez sur le bouton écritures (menu LISTES). . Vous pouvez consulter ou modifier votre écriture via la liste des Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement, vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. 127 Menu Saisies Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170. Encaisser ou régler un montant Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT <Alt> <S> <G> <T> pour ENCAISSER ou <Alt> <S> <G> <L> pour RÉGLER Ces commandes permettent d'enregistrer rapidement : • les règlements issus de vos clients, par le montant encaissé, • ou les règlements effectués à vos fournisseurs, par le montant décaissé. L'intégralité des écritures clients ou fournisseurs (selon le cas) est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé. Exemple Grille de saisie Encaisser un montant 1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour cela, saisissez ce montant dans la zone Montant. Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte. 2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, sélectionnez l’option Affiner la recherche à partir 128 Menu Saisies du bouton . Vous pouvez préciser alors la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce. 3. Appuyez sur <Entrée> pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler. Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement • Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, paiement, etc.). Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie : imprimer, valider l'écriture. Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture • Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton . Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée. Les régimes de TVA Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère. Encaisser un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Régler un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture/avoir fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur - onglet Fournisseur) Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. 129 Menu Saisies Saisir une facture / un avoir client ou fournisseur Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR <Alt> <S> <G> <C> pour les clients et <Alt> <S> <G> <F> pour les fournisseurs Les saisies guidées d’une facture ou d’un avoir, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie guidée Facture/Avoir client 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options. 3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée. présentée en fin de zone, 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icône du numéro. . Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 130 Menu Saisies Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture ou l’avoir. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Modifiez-la éventuellement. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. 6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier. Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche <Entrée>. Ventiler sur plusieurs comptes • Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie. 1. Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur le bouton calcule alors automatiquement. . Le solde du montant HT se 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Ventiler sur un seul compte • Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. • Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de charge ou de produit que vous indiquez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 214. Voir Créer un abonnement, page 214. Enregistrer l’écriture L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Cliquez sur le bouton écritures (menu LISTES). . Vous pouvez consulter ou modifier votre écriture via la liste des 131 Menu Saisies Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement, vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170. Paiement et Encaissement Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - PAIEMENT ou ENCAISSEMENT Le Paiement et l’Encaissement permettent d'enregistrer respectivement les règlements de vos fournisseurs et ceux de vos clients. 1. Le libellé de l’écriture de paiement ou d’encaissement peut correspondre à l’intitulé du compte ou à l’intitulé que vous saisirez dans la zone Libellé. En fonction de votre choix, cochez l’une des deux options : Libellé=intitulé du compte ou Libellé libre. 2. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste le journal adéquat . présentée en fin de zone puis sélectionnez 3. Sélectionnez le compte Client ou Fournisseur en cliquant sur l'icône . Vous pouvez consulter le compte client sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 4. Passez à la zone suivante. Votre logiciel détecte alors les factures non réglées sur le compte que vous venez de sélectionner. Ceci afin de vous faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage. 132 Menu Saisies Les factures correspondent aux règlements à enregistrer 1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche <Ctrl> et en cliquant sur les lignes concernées. 2. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 3. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel récupère alors des informations des mouvements sélectionnés. 4. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. Complétez les zones suivantes : la Date du règlement, le Libellé, le N° de la Pièce et le numéro de compte Banque. Les factures ne correspondent pas aux règlements à enregistrer Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce : • la Date de l’écriture : la date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. • le paiement : cliquez sur l'icône d'appel de liste cliquez sur [OK]. • la Date de valeur : correspond à la date réelle d’encaissement. Celle-ci diffère de la Date de l’écriture lorsque vous enregistrez une écriture avant le dépôt à la banque. • le N° de Pièce : cette zone n’est pas obligatoire et celle-ci ne s’affiche pas si votre mode de paiement est le chèque. Ce numéro correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture. Le bouton et sélectionnez le mode de paiement utilisé puis , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. • le Libellé : Si, dans la zone Option de la fenêtre, vous avez coché Libellé=intitulé du compte, le libellé du compte est automatiquement affiché dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libellé. • la référence pointage/let : le numéro de la pièce est reporté par défaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier. • le montant total de la facture en TTC. • le compte banque : il s’agit du compte de contrepartie associé au journal. Celui-ci est renseigné par défaut si vous l’avez déclaré dans la fiche du journal (menu LISTES - commande JOURNAUX). 133 Menu Saisies • les lignes de TVA : selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère et affiche une partie supplémentaire. Lorsque vous cliquez dans la première cellule, la liste déroulante est activée. Vous pouvez alors sélectionner le taux de TVA à appliquer. Les comptes de TVA (en attente, à reverser ou collectée selon votre cas) définis dans les paramètres de TVA du dossier, sont alors repris automatiquement. Le montant de la TVA est aussi calculé automatiquement. Les régimes de TVA Encaissement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande ENCAISSEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Paiement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande PAIEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (onglet Fournisseur) un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres de TVA, au niveau de la zone TVA sur achats (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA). Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Enregistrer le paiement ou l’encaissement 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 134 Menu Saisies Relevé bancaire Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE <Alt> <S> <L> Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE <Alt> <M> <R> Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont ainsi intégrées dans votre compte de banque. Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1 : choix du journal 1. Dans la zone Code Journal, cliquez sur l’icône d’appel de liste lequel les opérations du relevé bancaire seront enregistrées. puis sélectionnez le journal sur Le même Journal sera repris automatiquement à chaque fois que vous saisirez un relevé ; le journal étant toujours le même en saisie relevé bancaire. 2. Dans la zone N° de compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste lignes du relevé bancaire seront enregistrés. pour choisir le compte sur lequel les Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton 135 Menu Saisies Etape 2 : choix du mode de saisie 3. Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. Cochez l’option de votre choix. Si vous avez opté pour l’import du relevé bancaire Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux étapes supplémentaires sont proposées. 1. Cliquez sur l’icône puis choisissez le format d’import. Vous pouvez créer votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Créer un format d’import des relevés bancaires, page 122. 2. Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque. Etape 3 : Informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 4. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 5. Saisissez la Référence du relevé bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. 136 Menu Saisies Fenêtre de saisie du relevé bancaire Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier, • vérifier et compléter les lignes du relevé bancaire importées dans votre logiciel. Saisir manuellement le relevé bancaire 1. Cliquez dans la colonne Date. Sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier pour passer à la colonne suivante. 3. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant débit ou Montant crédit selon le type d’opération. 4. Passez à la colonne suivante. Sélectionnez le numéro de compte sur lequel l’opération a été enregistrée en cliquant sur l’icône liste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs comptes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les comptes puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 174. Le nom du compte s’affiche automatiquement dans la colonne Intitulé du compte. Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. 5. Dans la colonne Code mode de paiement, sélectionnez à l’aide de l’icône Liste de l’opération. le mode de paiement 6. Dans les colonnes suivantes, saisissez si nécessaire le Numéro de pièce et le Libellé de l’opération. 7. Si vous avez renseigné des opérations qui sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 8. Une fois que vous avez saisi toutes les opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 137 Menu Saisies Vérifier le relevé bancaire importé Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans la grille de saisie. 1. Vérifiez les écritures. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 2. Si des opérations sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 3. Sélectionnez le ou les N° de Compte sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant soit sur l’icône soit sur l’icône . 4. Indiquez également le code mode de paiement de chaque opération. Si une règle d’affectation est appliquée sur une opération, ces éléments sont déjà renseignés. Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Créer une règle d’affectation 1. Cliquez sur la ligne de l’opération concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Créer une règle]. Un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 3. Dans la première étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 138 Menu Saisies 5. Dans la seconde étape, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 174. 6. Indiquez le mode de paiement 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les boutons Ce bouton permet de supprimer toutes les opérations présentées dans le relevé. Dans ce cas, vous devrez tout re-saisir ou réimporter le fichier d’import. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie afin de la continuer ultérieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande relevé bancaire, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en créer une nouvelle. Dans le cas d’une saisie manuelle, ce bouton permet de passer à la méthode de l’import du relevé bancaire. Dans l’autre cas, ce bouton permet de réimporter le relevé fourni par votre banque si par exemple vous vous êtes trompé de relevé. Ce bouton permet de créer une règle d’affectation directement à partir d’une ligne saisie. Ces deux boutons permettent respectivement de modifier ou de consulter le compte sélectionné dans la grille de saisie. 139 Menu Saisies Enregistrer le relevé bancaire Une fois que vous avez saisi ou complété toutes les opérations, cliquez sur le bouton . Votre relevé est validé et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures de votre relevé dans la liste des écritures. Il ne vous restera plus qu’à les pointer. 140 Menu Saisies Saisie Z de caisse Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE <Alt> <S> <Z> Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE <Alt> <M> <Z> Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. La commande SAISIE Z DE CAISSE permet d’enregistrer les écritures comptables du ticket Z ainsi que les écarts de caisse. Cette saisie se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. A l’activation de la commande SAISIE Z DE CAISSE, la fenêtre de saisie s’affiche : Permet de tout effacer. Permet d’interrompre votre travail sans perdre les informations saisies. Permet de modifier ou consulter le compte de la ligne saisie. Permet de passer à la seconde étape. Grille de saisie La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte des ventes seront conservés et dans la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code mode de paiement, à l’exception des comptes clients.Il ne vous restera plus qu’à saisir vos montants. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit dans la fenêtre), plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider dans la saisie, notamment les commandes suivantes : • CONSULTER LE COMPTE : permet d’ouvrir la fenêtre de consultation d’un compte. • SOLDER : permet de compléter le montant de la dernière ligne et solder le reste à répartir. 141 Menu Saisies Saisie Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. Etape 1 Cette étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par type (exemple : boucherie, épicerie, etc.). 1. Munissez-vous de votre ticket Z. 2. Vérifiez que la date proposée est exacte. 3. Saisissez le numéro du ticket Z. Ce numéro est important en cas de contrôle fiscal. 4. Indiquez le nombre de clients passés en caisse dans la journée, dans la zone correspondante. Sur un ticket Z, le nombre de clients peut être exprimé par un nombre de paniers ou autre. 5. Saisissez le total des ventes TTC à répartir. 6. Cliquez sur la touche <Entrée> de votre clavier. Les zones Panier moyen et Reste à répartir sont alors calculées automatiquement. 7. Dans la colonne Libellé vente, indiquez le nom de la répartition. Exemples : épicerie, boucherie. 8. Saisissez le Montant TTC puis le taux de TVA de la vente. Le Montant TVA et le Montant HT sont calculés automatiquement. 9. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez un compte. 10. Répétez l’opération pour toutes les répartitions des ventes. 11. Vérifiez que la zone Reste à répartir est vide. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant] situé en haut de la fenêtre. Etape 2 Cette seconde étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par mode de paiement (exemple : chèques, espèces, comptes clients, etc.). Dans la partie supérieure de la fenêtre, les informations du ticket Z sont rappelées. Les zones Total Règlements et Ecart de caisse se renseigneront au fur et à mesure de la saisie des différents modes de 142 Menu Saisies règlements. Permet de garder le compte client dans la grille de saisie. Permet de repasser à la première étape. Permet d’enregistrer la saisie Z de caisse 13.Dans la colonne Libellé règlement, indiquez le nom du mode de paiement. Par exemple : CB, chèque, espèces, etc. Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou du code mode de paiement qui sera pris en compte. 14.Saisissez ensuite le montant de répartition du règlement. 15.Dans la colonne Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis selon le mode de paiement, cochez l’option Clients, Autres tiers ou Financiers : • Clients : ce type de compte est utilisé pour les clients qui ont un compte. • Autres tiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements par ticket restaurant, bons d’achats... • Financiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements de type chèque, carte bancaire. Exemple Pour un mode de paiement de type chèque, le compte le plus souvent utilisé est le compte financier 511200 chèques à encaisser. 16.Indiquez éventuellement un code mode de paiement. 17.Répétez l’opération pour tous les règlements. Conserver le client dans la saisie Les comptes clients sont les seuls qui ne sont pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un Z de caisse. Cependant, vous avez quand même la possibilité de les garder. Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client et cliquez sur le bouton [Conserver le client]. Vous pouvez aussi faire un clic-droit et choisir la commande CONSERVER LE CLIENT DANS LA SAISIE. Lettrer une ligne d’écriture (Uniquement disponible en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans cette grille de saisie. 1. Pour cela, sélectionnez la ligne de l'écriture. 2. Cliquez sur le bouton [Lettrer]. 143 Menu Saisies 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. Voir Lettrage manuel, page 226. Enregistrer les écritures Ecart de caisse Lorsque vous avez un écart de règlement, celui-ci est calculé et s’affiche dans la zone Ecarts de caisse. Cet écart passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif choisi dans les paramètres de comptabilité. 1. Si ces comptes n’ont pas encore été déterminés, vous ne pouvez pas enregistrer vos écritures. Cliquez alors sur le bouton [Enregistrer plus tard]. 2. Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ, cliquez sur l’onglet Racines/Défauts et attribuez les comptes d’écart de caisse. 3. Activez de nouveau la commande SAISIE Z DE CAISSE et cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Procédez à l’enregistrement. Enregistrer 1. Par défaut, les écritures sont enregistrées en Brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez visualiser vos écritures de caisse dans la liste des écritures (menu LISTES OU EXPERT COMPTABLE - commande ÉCRITURES OU LISTE DES ÉCRITURES). Lors de vos prochaines saisies, la plupart des informations seront conservées. Si des répartitions des ventes ou des règlements ne sont pas dans le ticket Z du jour, vous pourrez les laisser vides. 144 Menu Saisies Saisie des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX <Alt> <S> <N> Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX <Alt> <M> <A> A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes correspondant à votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Les comptes doivent être équilibrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 89. 3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Débit égal au Montant Crédit. 5. Une fenêtre s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des écritures. 145 Menu Saisies Ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ultérieurement sans perdre les montants déjà saisis. Ce bouton permet de créer un compte sans quitter la fenêtre de saisie. Vous validez la saisie et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures des A-nouveaux dans la liste des écritures (Menu EXPERT COMPTABLE ou LISTES - commande LISTE DES ÉCRITURES ou ÉCRITURES). 146 Menu Saisies Saisie au kilomètre Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE <Alt> <S> <K> Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE <Alt> <X> <K> Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client. Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation> ou sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'entête Calcul automatique/Calcul manuel L’option Calcul automatique est cochée par défaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insère dans la grille de saisie. De plus, lorsqu’un compte de TVA par défaut est défini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectués selon le taux de ce compte de TVA. Le taux de TVA appliqué par défaut est le taux défini dans les paramètres de TVA (en général 19,6%) sauf si vous avez attribué un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit que vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit. Si vous ne souhaitez pas saisir vos écritures avec un automatisme sur les calculs, cochez l’option Calcul manuel. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie kilomètre. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT. 147 Menu Saisies Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 24. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créer un journal, page 104. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur l’icône liste des comptes. présentée en fin de zone. Vous obtenez ainsi la Dans la fenêtre Liste des comptes, vous pouvez cochez l'option Non utilisables ou Non mouvementés pour afficher également les comptes non utilisables ou non mouvementés. 2. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411DEL de la société Delta Distribution. Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. Voir Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’, page 210.s 5. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit. 6. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur l’icône pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. 148 Menu Saisies Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur l’icône liste proposée. pour sélectionner le compte dans la 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Opérations sur les lignes d’écritures Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrer une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérer une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacer une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. 149 Menu Saisies Dupliquer une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Commandes de la barre Tout effacer Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Visualiser l’aperçu ou imprimer Ces boutons permettent d’obtenir un aperçu ou bien d’imprimer les mouvements en cours de saisie. Reprendre Ce bouton n’apparaît uniquement lorsque vous avez interrompu la saisie sans enregistrer. Ce bouton permet de reprendre votre saisie à son état initial, c’est-à-dire de revenir sur les lignes d’écritures avant la dernière interruption de votre saisie. Si vous avez saisi d’autres lignes d’écritures entre temps, celles-ci seront alors supprimées. 150 Menu Saisies Saisir à partir d’un modèle (Uniquement en mode standard) 1. Cliquez sur le bouton [Saisir à partir d’un modèle]. 2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Les éléments pré-renseignés dans le modèle sont alors repris dans la grille de saisie. Il ne vous reste plus qu’à modifier ou compléter certains éléments, par exemple le N° de pièce. Enregistrer comme modèle ou abonnement (Uniquement en mode standard) L’écriture que vous venez de saisir peut-être enregistrée comme modèle ou abonnement que vous pourrez réutiliser et ainsi vous éviterez de re-saisir certaines informations communes. 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer modèle] ou [Enregistrer abonnement]. 2. Nommez votre modèle ou abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. Voir Créer un modèle, page 214. Voir Créer un abonnement, page 214. Modifier le compte Vous pouvez modifier le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Sélectionnez la ligne de saisie dont le compte est à modifier. 2. Cliquez sur le bouton . La fiche du compte s'affiche. 3. Procédez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Consulter le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. . La fenêtre de celui-ci s’affiche. Voir Consulter un compte, 2. Cliquez sur le bouton page 98. Lettrer le compte (Uniquement en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans la grille de saisie. 1. Sélectionnez la ligne de l'écriture 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si le compte n’est pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. Pour plus de détails sur le lettrage, consultez le paragraphe “Lettrage manuel”, page 226. Afficher la palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170. 151 Menu Saisies Enregistrer l’écriture Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) Calculer les frais kilométriques Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer, afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la grille de saisie. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. 152 Menu Saisies La fenêtre suivante s’affiche : 3. Cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne, • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. Cliquez sur le bouton [OK]. 153 Menu Saisies Les modèles de saisie A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations. Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES). Créer un modèle 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquez sur le bouton [Enregistre modèle] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture. Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un modèle, page 117. Saisir une écriture à partir d’un modèle Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis cliquez sur le bouton [Saisir à partir d'un modèle] ou sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu contextuel (clic droit). Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés. 2. Sélectionnez le modèle puis cliquez sur [OK]. L'écriture se trouve alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture. Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Saisir une écriture à partir d’un modèle, page 118. Créer un abonnement A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Exemple Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquer sur le bouton [Enregistrer abonnement] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 5. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). 6. Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande ENREGISTRER 154 Menu Saisies L'ABONNEMENT du menu SAISIES, cochez la case Activer l'écriture automatiquement. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 8. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture. Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un abonnement, page 117. 155 Menu Traitements Menu uniquement disponible en mode standard Travail sur un compte Pointage Lettrage Contrepassation, Réimputation Validation brouillard Fin d’exercice Liste des tâches, Rappels Mise sous surveillance Menu Traitements Vue d’ensemble Plusieurs opérations sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • pointer vos écritures comptables avec votre compte bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures déjà pointées, • effectuer un lettrage manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement, • réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse, • réimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les écritures, • valider les écritures, • clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), • définir l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix, etc. 157 Menu Traitements Travail sur un compte Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE <Alt> <R> <T> Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : • saisir directement un règlement sur un compte de tiers, • modifier une pièce, • solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans les zones Date du et au, indiquez la période à prendre en compte. 3. Si vous voulez n'afficher que les écritures validées, décochez la case Brouillard. 4. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. Régler Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés. Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche <Ctrl> enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler]. 2. Vérifiez le Journal de Banque, le compte et la date du règlement. 3. Vous pouvez lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. Pour cela, vérifiez que 158 Menu Traitements l'option Lettrer à l'enregistrement est bien cochée. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cliquez sur [OK]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque. Contrepasser Voir Contrepassation, page 233. Extourner Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée. Dans la fenêtre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opération. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne : • Global : les écritures extournées sont soldées et enregistrées dans un seul mouvement. • Détail : chaque écriture extournée est enregistrée dans un mouvement. Et, si vous extournez plusieurs écritures en une seule fois, vous avez la possibilité de générer un seul mouvement en cochant l'option Dans la même écriture. 4. Vous pouvez voir l'écriture avant de l'enregistrer. Pour cela, cochez l'option correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Solder Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. 1. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. 2. Indiquez la date de l'opération. 3. Vérifiez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Inverser D/C Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné. Un message vous demande de confirmer l'inversion. Lettrage Voir Lettrage manuel, page 226. Pointage Voir Pointage manuel, page 221. 159 Menu Traitements Pointage manuel Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL <Alt> <R> <P> Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL <Alt> <X> <P> Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 2. Dans la zone Compte, cliquez sur le bouton et sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le Journal correspondant au compte sélectionné. 4. Pour retrouver les écritures qui vous intéressent, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher la case Brouillard pour inclure les écritures correspondantes. • sélectionnez l'option Les pointées, Les non-pointées ou Les deux. 5. Cliquez sur le bouton s'affiche. . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. 160 Menu Traitements Lettrage Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE <Alt> <R> <L> Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois. 1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • décocher la case Brouillard pour n’afficher que les écritures validées. • sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux. 3. Cliquez sur le bouton pour lancer la sélection des écritures. 4. Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien être lettré. Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose au choix : • de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton , • d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche. Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro, page 227. • de poursuivre le lettrage. Pour cela, cliquez alors sur le bouton . Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton . 161 Menu Traitements Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). Dans la fenêtre suivante : Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier. Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 670000 Charges exceptionnelles. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Cochez le type d’enregistrement souhaité: brouillard, validation ou simulation. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Annuler le lettrage d’un compte A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris, puis sélectionnez la commande TOUT SÉLECTIONNER (du menu CONTEXTUEL). 162 Menu Traitements 5. Cliquez sur le bouton . 6. Cliquez sur le bouton . Vos écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées. Annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demande si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix. 163 Menu Traitements Contrepassation Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION <Alt> <R> <O> Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION <Alt> <X> <C> Si les écritures en brouillard peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. Attention ! Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées. 1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visua- liser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. 164 Menu Traitements 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 4. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 5. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 6. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 7. Sélectionnez le mode d’enregistrement: brouillard, validation ou simulation. 8. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. 9. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Actions sur les écritures Vous pouvez effectuer d’autres actions sur les écritures directement depuis la contrepassation : • modifier ou supprimer l’écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton correspondant • modifier ou consulter le compte d’enregistrement de l’écriture, en cliquant sur le bouton correspon- dant . . 165 Menu Traitements Réimputation Réimputation d'un compte Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE <Alt> <R> <R> <C> Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte. La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard. Exemple Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte 411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. L’icône ouvre la liste des comptes disponibles. 2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées. 3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur . 5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement. Réimputation d'un journal Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL <Alt> <R> <R> <J> La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux. 166 Menu Traitements Validation brouillard Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD <Alt> <R> <V> Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD <Alt> <X> <V> Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. Voir Contrepassation, page 233. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Cochez la case Inclure les écritures en simulation pour sélectionner les écritures en simulation comprise dans cet intervalle. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Valider]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. 167 Menu Traitements Fin d’exercice Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE <Alt> <R> <F> Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE <Alt> <X> <F> L'assistant Top Clôture L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Clôture et réouverture Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture. L’assistant Top Clôture Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.Voir Validation brouillard, page 236. Avant d’effectuer la clôture, vous devez valider vos écritures et toutes vos déclarations de TVA. 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d’archiver les états et d'exporter les données ayant contribuées à leur établissement. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux. Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton correspondant pour exporter les données à archiver. 4. Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux), la liste des états disponibles s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de l'opération, le bouton se transforme en bouton . 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous pourrez par la suite consulter 168 Menu Traitements l’historique des données archivées.Voir Historique des archives, page 307. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 239. Clôture Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 236. Vous devez aussi valider vos écritures et vos déclarations de TVA. Menu TRAITEMENTS ou EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Au lancement de cet assistant, les traitements obligatoires qui n’auraient pas été réalisés auparavant vous sont proposés automatiquement. Acceptez de réaliser ces traitements, ceux-ci étant indispensables pour pouvoir clôturer votre exercice. L'étape Archivage normes DGFiP vous permet d’archiver directement tous les documents comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 3. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables, Centralisateur...) à archiver. 4. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à archiver puis cli- quez sur le bouton [OK]. Une fois le traitement terminé, le bouton se transforme en bouton . 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Vous devez maintenant lancez la réouverture de votre exercice. Réouverture Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées (Uniquement disponible en mode Standard) et des écritures non pointées dans l'A169 Menu Traitements nouveau. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 5. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 7. A la fin, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 170 Menu Traitements Liste des tâches Menu TRAITEMENTS - commande LISTE DES TÂCHES <Alt> <R> <I> Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES <Alt> <M> <L> Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Créer une tâche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle tâche s’affiche. 2. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourd’hui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le lieu de l’action de la tâche. • L’icône d’appel de liste • L’icône Gomme vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. efface la valeur indiquée. 6. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées en bas de la fenêtre. 9. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 10.Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. 171 Menu Traitements Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenêtre correspondant à l'élément dupliqué s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux tâches de paiement ou d’encaissement 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affiche. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année. • Tous les jours 172 Menu Traitements • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas. 173 Menu Traitements Rappels Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS <Alt> <R> <E> Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES <Alt> <M> <E> Cette fonction vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier, la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche, ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL (clic droit). Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés à une tâche. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affichera. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Afficher l’agenda Pour consulter l’agenda, cliquez sur le bouton [Agenda]. Voir Liste des tâches, page 241. 174 Menu Traitements Mettre un terme à une action Cette commande vous permet de stipuler que la tâche est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran : sélectionnez l'option Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte agenda Cette commande vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, l'élément n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. 175 Menu Traitements Mise sous surveillance Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE <Alt> <R> <M> Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel, bouton alors à votre espace InfoGreffe, . Cliquez sur le bouton . Vous accédez • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). 176 Menu Traitements Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. 177 Menu Etats Grand livre, Balance Journaux, Centralisateur Brouillard Bilan Compte de résultat Déclaration de TVA Menu Etats Vue d’ensemble Menu en mode CAHIER (mode par défaut) Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu en mode Standard Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Votre logiciel prend en charge l'édition des pièces comptables et permet de suivre avec précision vos écritures comptables. Le menu ETATS regroupe : • les états comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Centralisateur, Brouillard. • la déclaration de TVA. • le Bilan et le Compte de résultat. 179 Menu Etats Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte dans l'état sélectionné. 180 Menu Etats Grand livre Menu ETATS - commande GRAND LIVRE <Alt> <T> <L> Si vous travaillez en mode Standard 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton • vous permet de choisir une série de comptes ou racines. Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Dans l’onglet + de critères, cochez les options de votre choix : • Hors comptes soldés : lorsque cette option est cochée, les comptes dont le solde est égal à zéro sont exclus du grand livre. • Saut de page par compte : l’état est présenté avec un compte par page. • Affichage des cumuls antérieurs : pour chaque compte, le solde antérieur à la période est affiché. • Affichage des soldes de la période : cette option est accessible si l’affichage des cumuls antérieurs est activé. En cochant cette option, pour chaque compte, le solde de la période est affiché sans tenir compte des soldes antérieurs. • Sous total / sous classe : le total par sous classe est affiché. • Sous total / mois : le total par mois est affiché. 181 Menu Etats • Centralisation : cette option permet de ne pas afficher le détail des comptes. Le bouton per- met de saisir les racines de comptes à centraliser dans le grand livre. 5. Définissez les écritures à prendre en compte : • Pointées, Non pointées ou Les deux, • Lettrées, Non lettrés ou Les deux, L’option Lettrage équilibré sur la période demandée permet d’exclure les écritures lettrées sur deux exercices ou périodes. Ainsi, si vous avez coché Non lettrées, vous prenez en compte uniquement les écritures réellement non lettrées sur la période. De même, si vous avez coché Lettrées, uniquement les écritures vraiment lettrées seront éditées dans votre grand livre. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous travaillez en mode Cahier Les critères de sélection de l'édition sont simplifiés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie. 2. Précisez la période pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Grand livre avec quantités / par échéance Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. • A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de sortie. En mode cahier Si vous travaillez en mode Cahier, les critères de sélection sont simplifiés. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. 182 Menu Etats En mode standard 1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 6. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition. 183 Menu Etats Balance Menu ETATS - commande BALANCE <Alt> <T> <B> Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Balance Si vous travaillez en mode Standard La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous imprimez la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône • vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. 184 Menu Etats Si vous travaillez en mode Cahier 1. Une fois que vous avez choisi l’état et un type de sortie, indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. 185 Menu Etats Journaux - Centralisateur Menu ETATS - commandes JOURNAUX et CENTRALISATEUR <Alt> <T> <J> et <Alt> <T> <C> Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR <Alt> <X> <E> <J> et <Alt> <X> <E> <C> La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. Attention ! Seules les écritures validées sont prises en compte. La sélection des critères est identique pour un état Journal et un état Centralisateur. 1. Dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes. Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. 186 Menu Etats Brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD <Alt> <T> <O> Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD <Alt> <X> <E> <B> 1. Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. La flèche • de la liste déroulante ouvre la liste des journaux disponibles. pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. 187 Menu Etats Déclaration de TVA Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA <Alt> <T> <D> Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. Assistant Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT <Alt> <T> <D> <A> Attention Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP. Effectuer une nouvelle déclaration de TVA 1. Cochez l'option Créer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration : 2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 3. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 4. Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. 5. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA. Pour afficher le feuillet suivant de la déclaration, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 188 Menu Etats 6. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton de la fenêtre. situé en haut 7. Validez la déclaration en cliquant sur [OK]. 8. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression]. Ouvrir une déclaration de TVA Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Cochez l'option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [OK]. Votre déclaration s'affiche et vous pouvez la consulter ou modifier. Reprendre le travail précédent Cette option est accessible lorsque votre déclaration de TVA n’est pas validée. 1. Si vous voulez revenir sur la déclaration en cours, cochez l’option Reprendre le travail précédent puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, modifiez ou complétez la déclaration. Imprimer une déclaration de TVA 1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [OK]. 3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Afficher les déclarations de TVA Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des déclarations de TVA s'affiche. Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉ PROCÉDURES TVA. Attention Dans les paramètres TVA de votre dossier, vous devez avoir souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP. Si ce n’est pas le cas, Ciel Compta ouvre les paramètres TVA de votre dossier. Il vous suffit donc de cocher l’option correspondante. Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s'appelle une télédéclaration. Vous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous. 189 Menu Etats La liste des déclarations de TVA Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS <Alt> <T> <D> <L> Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez : • imprimer votre déclaration, • la valider, • la paramétrer, etc. Créer une déclaration de TVA Attention Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas créer une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Créer] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure TVA depuis le menu Etats - commande Déclaration de TVA. Dans la liste des déclarations, cliquez sur le bouton . La fenêtre Déclaration de TVA s’affiche. Voir Effectuer une nouvelle déclaration de TVA, page 265. Modifier une déclaration de TVA Attention Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas modifier une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Modifier] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure TVA depuis le menu Etats - commande Déclaration de TVA. Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Pour modifier une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans l’état préparatoire, modifiez les informations saisies puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une déclaration de TVA Vous ne pouvez pas supprimer une déclaration validée. 1. Pour supprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Vous pouvez également supprimer une déclaration télédéclarée. Lors de la suppression, cette télédéclaration est automatiquement dévalidée. Imprimer une déclaration de TVA 1. Pour imprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 190 Menu Etats 2. Cliquez sur le bouton ton pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration ou sur le bou- lancer directement l'impression de la déclaration. Valider une déclaration de TVA Attention Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas valider une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Valider] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure TVA depuis le menu Etats - commande Déclaration de TVA. 1. Pour valider une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la validation de la déclaration en cliquant sur le bouton [Oui]. Paramétrer Ce bouton permet d’ouvrir les paramètres de TVA de votre dossier. Voir Onglet Déclaration de TVA, page 29. Un message vous demande de confirmer la fermeture des fenêtres. Cliquez sur le bouton [OK]. Etat de TVA détaillée Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ETAT DE TVA DÉTAILLÉE <Alt> <T> <D> <V> Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA. 1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icône du calendrier. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Télécharger Ciel directDéclaration Menu ETATS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION <Alt> <T> <D> <C> Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger]. 191 Menu Etats Bilan - Compte de résultat Menu ETATS - commande BILAN ou COMPTE DE RÉSULTAT <Alt> <T> <B> ou <Alt> <T> <C> Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Le compte de résultat permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges. • une perte : total des produits < total des charges. Les Bilan et Compte de résultat vous permettent de préparer les éditions fiscales. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de résultat par rapport à l'exercice précédent. 4. L’option Ecritures en brouillard est cochée par défaut. Décochez-la pour prendre en compte uniquement les écritures validées. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Aperçu, vous pouvez afficher ou cacher les zones cliquables dans votre état en cliquant sur le bouton . Les zones deviennent bleues dans l’état. En passant la souris sur ces zones cliquables, une loupe apparaît. Si vous cliquez dessus, vous pouvez voir le détail de la formule utilisée pour le calcul et le détail des comptes concernés, regroupés selon les différentes parties de la formule. reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. 192 Menu Echanges Importer des écritures Exporter des écritures Importer une balance Exporter une balance Synchro compta Envoyer le dossier Coordonnées expert-comptable Historique Imports/Exports Menu Echanges Vue d’ensemble Ce menu regroupe tous les moyens d’échanger des données avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer par e-mail le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique 194 Menu Echanges Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche 195 Menu Echanges Importer des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES <Alt> <C> <I> Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Les écritures sont intégrées dans le brouillard. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta Facile. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Options pour l’import des écritures Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1> de votre clavier). Importation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. 196 Menu Echanges • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta Facile et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta Facile les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta Facile, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Exemple de la liste des formats d’import Sage 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 197 Menu Echanges Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. • Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 4. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. 198 Menu Echanges Exporter des écritures Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES <Alt> <C> <E> A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels. Vous pouvez exporter des écritures de Ciel Compta Facile vers d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore vers d’autres applications Ciel. Réglages de l’export au format Ciel Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1> de votre clavier). 199 Menu Echanges Exportation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. Voir Réglages de l’export au format Ciel, page 282. 3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [E-mail]. Avec le bouton [E-mail], le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel e-mail prédéfini. 200 Menu Echanges Exemple des formats d’exports Sage Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100 : 4. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à exporter. • par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à prendre en compte. 201 Menu Echanges • par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux, Banque, Achats etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées. 5. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 6. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 7. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un nouvel e-mail prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 10.Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. • Si vous avez opté pour une sortie E-mail, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous aider à les retrouver. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation Fichier d’exportation généré CCMX CCMX Winner.Txt Cegid Sisco 2 SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction du numéro de dossier que vous avez attribué) Cegid PGI Cegid PGI.CSV Ciel XImport.Txt ou RImport.txt Sage Expert ARF Coala.Txt Sage 30 ou Sage100 EXPORT_SAGE.Txt Sage Expert Journaux Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur) XIMPORT.Txt Sage Petites Entreprises Ecran.dat 202 Menu Echanges Importer une balance Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE <Alt> <C> <B> 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. 203 Menu Echanges Exporter une balance Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE <Alt> <C> <X> Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : (Uniquement disponible en mode standard) • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'état. L’icône • vous permet de choisir une série de comptes. Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Dans l’onglet + de critères : (Uniquement disponible en mode standard) 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. 204 Menu Echanges Synchro compta Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA <Alt> <C> <Y> Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert (anciennement Coala). Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert-comptable. Paramètres Synchro compta Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES <Alt> <C> <Y> <P> Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. 205 Menu Echanges Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nou- velles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Attention Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert-comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. 206 Menu Echanges Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-àdire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Onglet Compléments”, page 23. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs. situé en bas de Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancer la Synchro compta Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA <Alt> <C> <Y> <L> La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple 1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. 207 Menu Echanges 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30, 100) ou Sage Expert. Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Transmettre des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures Sens du transfert : Client Expert-comptable La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert-comptable, indiquez alors la Date de synchro. Lorsque la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, message vous informe d'un risque distorsions sur les fichiers générés. • Sens du transfert : Expert-comptable Client un de Expert-comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier l'icône des Dates spéciales ou . La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. 208 Menu Echanges Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK]. 209 Menu Echanges Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués. Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche 210 Menu Echanges Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales . Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. 211 Menu Echanges Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +) Attention Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail . Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré. Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. 212 Menu Echanges Historique Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE <Alt> <C> <Y> <H> L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées. Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta sélectionnée. • Cliquez sur le bouton [Consulter]. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purger l’historique de Synchro compta Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. • Cliquez sur le bouton [Purger]. 213 Menu Echanges Envoyer le dossier Menu ECHANGES - commande ENVOYER LE DOSSIER <Alt> <C> <V> Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ultérieurement par le moyen de votre choix. Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde. Attention L'expert-comptable doit posséder la même version de Ciel Compta que la vôtre pour utiliser votre sauvegarde. Par exemple, vous possédez Ciel Compta Facile 5.0, votre expert-comptable doit posséder Ciel Compta Evolution 11.0 ou Ciel Compta 18.0. L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE du menu ECHANGES. Voir Coordonnées expert-comptable, page 298. 1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. • Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société. Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre e-mail. • Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK]. 214 Menu Echanges Coordonnées expert-comptable Menu ECHANGES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE <Alt> <C> <X> Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Lorsque vous activez la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément dans la seconde partie de la fenêtre. Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ onglet Compléments. Voir Onglet Compléments, page 23. 215 Menu Echanges Historique Imports/Exports Menu ECHANGES - commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS <Alt> <C> <R> <H> L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués. Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter. Consulter un transfert Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import. Supprimer un transfert 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Options Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import. • Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures. • Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. • Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant rece- voir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable). 1. Sélectionnez l'import dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFÉRER. 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré. Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès. 216 Menu Divers Conversion en mode standard Historique des archives Messagerie Menu Divers Vue d’ensemble Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu en mode Standard Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. A partir du menu DIVERS, vous pouvez : • consulter l’historique des archives imposés par la DGFiP, • d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel, • etc. 218 Menu Divers Conversion en mode standard Attention ! Cette commande n’est disponible que si vous travaillez en mode cahier. Vous avez choisi ce mode à la création de votre dossier. Menu DIVERS - commande CONVERSION EN MODE STANDARD <Alt> <V> <C> Cette commande permet de passer votre dossier en mode standard et de changer de méthode de saisie. En effet, vous n'aurez plus accès aux cahiers de saisie et vous devrez utiliser les saisies guidées pour enregistrer vos écritures. Toutes vos données sont conservées. Seule l'apparence de votre logiciel change (menus différents). Mis à part les cahiers, vous retrouvez dans le mode standard tous les autres traitements. Attention ! Une fois le dossier converti, vous ne pourrez plus revenir en mode cahier. A l'activation de cette commande, un message vous avertit des effets de la conversion. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 2. Il est préférable de faire une copie de votre dossier, cliquez alors sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 3. Un message vous informe si la conversion s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Calcul des échéances de Remboursement d’emprunt. 219 Menu Divers Historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES <Alt> <V> <H> Cette commande vous permet de consulter l'historique des archives imposé par la DGFiP. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la clôture de l’exercice. Les documents archivés sont classés par année de clôture. Vous pouvez également consulter votre dossier clôturé en lecture seule uniquement. Pour visualiser un fichier archivé, double-cliquez sur ce fichier dans la liste. 220 Menu Divers Messagerie Menu DIVERS - commande MESSAGERIE <Alt> <V> <M> Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en préremplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le. 221 Menu Fenêtres Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres Vue d’ensemble Fermer Menu FENÊTRES - commande FERMER <Alt> <N> <F> ou <Ctrl> <F4> Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER <Alt> <N> <T> ou <Maj> <Ctrl> <F4> Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE <Alt> <N> <S> ou <Ctrl> <F6> Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE <Alt> <N> <P> ou <Maj> <Ctrl> <F6> Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée. 223 Menu Fenêtres Cascade Menu FENÊTRES - commande CASCADE <Alt> <N> <C> Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. La liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel est affichée dans le menu FENÊTRE, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE <Alt> <N> <M> Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. 224 Menu Fenêtres Mon Intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 313. • Mon tableau de bord, accessible par l’icône de l’onglet • Mes états et statistiques, accessible par l’icône de l’onglet . . Voir Mon tableau de bord, page 315. . Vous y retrouvez une liste d’états et de 225 Menu Fenêtres statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 315. Accueil Ciel Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Pour y accéder, cliquez sur le bouton . Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Consulter mon compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer 226 Menu Fenêtres votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. •Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. 227 Menu Fenêtres Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. Pour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 248. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats de ce manuel. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. 228 Menu Fenêtres Afficher la barre de Navigation Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. 229 Menu Aide Aide Besoin d’aide Démo rapide Manuel de découverte Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de Menu Aide Vue d’ensemble 231 Menu Aide Aide Menu AIDE - commande AIDE <Alt><A><A> ou <F1> Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche d’un compte et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche <F1> de votre clavier. Besoin d’aide Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE <Alt> <A> <B> Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Démo rapide Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE <Alt> <A> <R> Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. 232 Menu Aide Manuel de découverte Menu AIDE - commande MANUEL DE DÉCOUVERTE <Alt> <A> <D> Cette commande ouvre le manuel de découverte du logiciel, qui présente les principales fonctions du logiciel. Vous avez accès au manuel de découverte à partir du bureau d’accueil en cliquant sur le bouton [Je consulte le manuel de découverte]. Manuel de référence Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE <Alt> <A> <M> Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Dans ce manuel, vous trouverez également la présentation générale de votre logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableau de bord. Guide des mises à jour Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR <Alt> <A> <U> Cette commande ouvre le guide des mises à jour de votre logiciel. Ce manuel se compose des dernières nouveautés de votre logiciel, des procédures de migration d’une ancienne version, et de l’historique de toutes les nouveautés du logiciel. A propos de... Menu AIDE - commande A PROPOS DE... <Alt> <A> <P> Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l’utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [Http://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . 233 Index A E Abonnements 62, 69, 154 Agenda 171 Annuler Echange Iphone 26 Ecritures exporter 199 listes 78 modèles 154 écriture validée 164 lettrage 162 A-nouveaux 145 Archivages DGFiP 168 historique 220 B Emprunts 94 Encaisser un montant 128 Envoyer un dossier 214 e-Sauvegarde 39 Exercice clôturer 168 réouverture 169 Balance 184 exporter 204 Bilan synthétique 192 Brouillard imprimer 187 valider 167 Expert-comptable coordonnées 215 Exports 33 balance 204 écritures 199 Business Mobile 26 F C Cahier paramétrage 67 saisie 56 Clôturer un exercice Familles Top Saisie 100 Fichier ASCII 194 Format d’import OFX 107 QIF 106 relevé bancaire 105 Texte 106 XImport 194 assistant Top Clôture 168 Comptes contrepartie 117 créer 82 multi-ventilation 118 résultat synthétique 192 Contrepassation 164 Conversion dossier 219 D Déclaration de TVA 188 Dossier affecter un mot de passe 37 convertir en mode standard 219 créer 11 créer via la synchronisation 18 définir les options 29 envoyer à l’expert-comptable 214 modifier les paramètres 19 ouvrir 16 restaurer 46 sauvegarder 45 Frais kilométriques 152 G Générateur d’états 30 Grand livre 181 I Imports balance 203 écritures 196 paramétrables 30 Impressions 36 aperçu 35 imprimer 35 Imprimer balance 184 brouillard 187 centralisateur 186 déclaration de TVA 189 234 grand livre 181 journaux 186 assistant Top Saisie 119 au kilomètre 73, 147 modèles 154 relevé bancaire 135 Z de caisse 141 Internet messagerie 221 Intuiciel 225 Sauvegarder sur lecteur ou sur disquette 45 J Journaux 91 Synchro Compta 205 créer un dossier 18 émission 208, 210 historique 213 présentation 205 réception 212 L Lettrage annuler 162 manuel 161 Synchro Compta + émission 208 réception 212 M Mise sous surveillance 176 Modèles de saisie 154 Modes de paiement 93 Mot de passe 37 T Tâche agenda 171 Téléprocédures TVA 189 TVA déclaration 188 paramétrer 23 télédéclaration 189 P Paramètres comptabilité 21 dossier 19 société 19 synchro compta 205 TVA 23 Plan de comptes 65, 81 Pointage manuel 160 X XImport 194 Z Z de caisse 141 R Rappels 174 Rapprocher une facture et son règlement 161 Recherche 52 Régler un montant 128 Règles d’affectation 108 Réimputation 166 Relevé bancaire formats d’import 105 règles d’affectation 108 saisie 135 Relevés d’identité bancaire 84 Restaurer 46 S Saisie A-nouveaux 145 Copyright 2012 Ciel Manuel de référence Ciel Compta Facile pour Windows - Référence ME_WKF 6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Présentation générale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet: http://www.ciel.com SAGE - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social: le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 - RCS Paris 313 966 129 - Code APE 5829C La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sommaire La barre de navigation ................................................................................4 Introduction ............................................................................................................................ 5 Utilisation................................................................................................................................ 6 Personnalisation ...................................................................................................................... 7 La barre d’actions .....................................................................................12 Introduction .......................................................................................................................... 13 Utilisation.............................................................................................................................. 14 Personnalisation .................................................................................................................... 16 Les fenêtres et les listes ............................................................................20 Introduction .......................................................................................................................... 21 Les fenêtres........................................................................................................................... 22 Les listes simples .................................................................................................................. 30 Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................... 31 Les règles .............................................................................................................................. 38 Les regroupements................................................................................................................ 44 Les actions flash.................................................................................................................... 47 Les Jumplists ......................................................................................................................... 47 Les préférences.........................................................................................48 Généralités ............................................................................................................................ 49 Préférence Comptabilité ........................................................................................................ 50 Préférences Gestion commerciale .......................................................................................... 57 Préférence Associations ......................................................................................................... 60 Préférences Comptes Personnels ........................................................................................... 60 Les préférences facturation ................................................................................................... 61 Les préférences générales ..................................................................................................... 63 Environnement ...................................................................................................................... 69 Impressions........................................................................................................................... 77 Sauvegarde............................................................................................................................ 81 Aide à la saisie ...................................................................................................................... 83 Internet ................................................................................................................................. 86 Agenda.................................................................................................................................. 89 Liaison comptable ................................................................................................................. 91 Synchronisation des données................................................................................................. 96 Etats paramétrables............................................................................................................... 98 Les utilitaires ..........................................................................................101 Généralités .......................................................................................................................... 102 Comptabilité........................................................................................................................ 103 Gestion commerciale ........................................................................................................... 104 Immobilisations................................................................................................................... 105 Associations ........................................................................................................................ 106 Les informations.................................................................................................................. 107 Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 108 Divers.................................................................................................................................. 115 Dossiers .............................................................................................................................. 116 Mise à jour .......................................................................................................................... 119 Les filtres (recherches) ............................................................................120 Introduction ........................................................................................................................ 121 Les deux types de filtres...................................................................................................... 122 La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 124 Les scripts ..............................................................................................128 Introduction ........................................................................................................................ 129 L'outil rubriques .................................................................................................................. 130 Les formules simplifiées ...................................................................................................... 132 L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 133 Les fonctions ....................................................................................................................... 138 Les trucs et astuces ................................................................................140 Les zones de saisie.............................................................................................................. 141 Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 143 Le choix des couleurs .......................................................................................................... 143 Les images .......................................................................................................................... 143 Les listes hiérarchiques ....................................................................................................... 144 Les zones d’aide.................................................................................................................. 144 La barre de navigation Introduction Utilisation Personnalisation La barre de navigation Introduction Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation. Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site internet ou encore envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel. La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne l’écran. située à gauche de Voici la barre de navigation sous sa forme standard. Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrouvez dans Ciel Gestion commerciale. Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet. Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5 tâches qui y ont été installées. Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totalement personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.). 5 La barre de navigation Utilisation Généralités 1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci. Son contenu s'affiche alors. 2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci. Ascenseur vertical Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente audessus du premier groupe ou bien en-dessous du dernier (voir exemple ci-contre). Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir exemple ci-contre). Flèche pour faire défiler les groupes Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire. Afficher ou masquer la barre Pour afficher ou masquer la barre de navigation: 1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation. Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non. Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu. Déployer ou réduire la barre Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela: • Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation. • ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes. Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande. Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 8. 6 La barre de navigation Personnalisation Propriétés de la barre de navigation Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche: Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes options. Les groupes Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons: • [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe. • [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe entraînera également la suppression des tâches qu'il contient. • [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné. • [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans laquelle vous choisissez l’icône. L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 9. Modifier l’ordre des groupes Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou descendre le groupe sélectionné. Modifier la couleur d’un groupe 1. Sélectionnez le groupe concerné. 2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser. 7 La barre de navigation Les options Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences. Attention ! Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la barre de navigation dans son ensemble. Ouverture animée En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif. Ouverture automatique Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera. Fermeture automatique après lancement de tâche Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une tâche. Clic simple pour lancer la tâche Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas contraire, un double clic sera nécessaire. Recouvrement autorisé En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes, mais si nécessaire les recouvrira. Modifier la taille de la barre de navigation Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes. Le curseur change alors de forme. 2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de la barre à votre convenance. 8 La barre de navigation Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 9. Modifier la vue d’un groupe Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003. Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe à la fois. Pour modifier la vue d’un groupe : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE. Les tâches Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accéder à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel. Ajouter une tâche Pour ajouter une nouvelle tâche : 1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes). La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche. Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. 9 La barre de navigation La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. 6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de liste. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également. Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible. Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons : • [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche. • [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies par les concepteurs du logiciel. 10 La barre de navigation Modifier une tâche 1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent. Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 9. Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée et placez-le sur le titre du groupe. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation. Déplacer une tâche • ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité. • ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez. 11 La barre d’actions Introduction Utilisation Personnalisation La barre d’actions Introduction Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Exemple de la liste des écritures Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4 groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de boutons : • Ecritures : 3 boutons, • Compte : 2 boutons, • Affichage : 3 boutons, • Fenêtre : 1 bouton. Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre, en général Fermer et OK pour enregistrer. 13 La barre d’actions Utilisation L’affichage global A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. • Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée. • Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre ainsi toujours accéder aux différents traitements. • pour afficher la barre. Vous pouvez Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. Afficher la liste des fenêtres Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier <Ctrl> <Tab>. 14 La barre d’actions • Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran. • Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre. Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales. Les onglets Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel. Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont identifiées par la couleur marron, etc. Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie. Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à côté de la liste des immobilisations. • Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant. • Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet. Les groupes et boutons La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plusieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active. Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé. Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client. Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier de la commande. Il suffit d’appuyer sur la touche <Alt> de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Exemple Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche <Alt> de votre clavier. 15 La barre d’actions Personnalisation Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pouvez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions. Exemple Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été ajouté à la liste des clients. Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans chaque fenêtre présentant une barre d’actions. Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions 1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre. 2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit. 3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe. 5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe. La couleur système correspond au blanc. La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de couleur définies par défaut. Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui composent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus. 6. Cliquez sur le bouton [Créer]. 16 La barre d’actions La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche : • Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole • . La liste des tâches qu'elle contient s'affiche. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. • Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. • La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. • Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe. Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pouvez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes : • Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre • Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la • Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles tâche. colonne et saisissez le texte. dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [Ok]. • Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium, large. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre. Supprimer une tâche 1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 17 La barre d’actions Dupliquer une tâche Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer. 1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications. Importer la barre d’outils Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches. 1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils. 2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA BARRE D’OUTILS. Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre. 4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. 18 La barre d’actions Modifier votre groupe dans une barre d’actions Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment. 1. Cliquez sur le signe + du groupe. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. 19 Les fenêtres et les listes Introduction Les fenêtres Les listes simples Les listes à plusieurs colonnes Les règles Les regroupements Les actions flash Les Jumplists Les fenêtres et les listes Introduction Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un standard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation des listes, etc.). Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre ”La barre de navigation,” page 4. 21 Les fenêtres et les listes Les fenêtres L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes variables, colonnes déplaçables, etc. Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta : Les boutons des listes La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de boutons. Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier, supprimer un élément de la liste. Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste. Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes correspondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste. Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste. C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer]. 22 Les fenêtres et les listes Les onglets Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à ouvrir de fenêtre supplémentaire. Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie, Abonnements. Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan. Les boutons des fiches Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément. Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions). Les boutons des fiches simples Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants : • : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • : la fiche en cours est enregistrée et fermée. • : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées. Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation (que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont : • le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée. • le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée. • le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les valider via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer. Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer. Les options de liste En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste. Les boutons radio Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs. Exemple Les cases à cocher Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une option à la fois. 23 Les fenêtres et les listes Exemple Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives : Les boutons de navigation des fiches Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers la droite) : • d'afficher la liste des fiches, • d’ouvrir la première fiche de la liste, • d’ouvrir la fiche suivante, • d’ouvrir la fiche précédente, • d’ouvrir la dernière fiche de la liste. L'icône d'appel de la liste de sélection Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent. En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez. Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche rapide vous proposera les valeurs possibles. Les menus locaux Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux : Les menus locaux "classiques" Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte. Les menus locaux avec zone de saisie Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement la valeur. Les menus locaux pour sélection d'une couleur Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu déroulant affiche la couleur choisie. 24 Les fenêtres et les listes Les boutons menus Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types d'actions : • la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique, • la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant. Exemple Le sélecteur de date Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un changement de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates. Exemple Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée : Pour renseigner une date, vous pouvez : • saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/ 2012, si vous saisissez : • 20 puis <tabulation>, la date sera 20/07/2012. • 1012 puis <tabulation>, la date sera 10/12/2012. • 250812 puis <tabulation>, la date sera 25/08/2012. • utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant vous propose toute une liste de valeur. située à droite de la zone date • utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône date. située à droite de la zone 25 Les fenêtres et les listes La fenêtre du calendrier s’affiche : Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la date déjà sélectionnée. En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes. Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK]. Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner. Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc. Les images et logos Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous utilisez. Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez : • utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER. • ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier. Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible sur le pointeur de votre souris. • utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une image d'un scanneur ou appareil photo. Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseillons d'utiliser le format JPEG. 26 Les fenêtres et les listes Les commentaires Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le programme. Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire : Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commentaire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte sélectionné. Autres D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel : • : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais également calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul du montant. • : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée. • : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant l'adresse saisie. • : cette icône donne accès à la liste des rubriques. • : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule. • : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule. 27 Les fenêtres et les listes La barre des listes Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste. Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options. La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonctions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche. Le regroupement Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : • vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères. • vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Les regroupements,” page 44. Les filtres Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes. Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résultat est immédiat. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Filtrer une valeur courante,” page 33. Les vues Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Les vues,” page 36. les impressions Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la liste. Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). 28 Les fenêtres et les listes L’envoi d’e-mail Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les options de liste Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affiner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés de la liste. Les recherches Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste. • Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre ”Les filtres (recherches),” page 120 . 29 Les fenêtres et les listes Les listes simples Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection. Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche <Entrée>. 30 Les fenêtres et les listes Les listes à plusieurs colonnes C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie ”Les fenêtres,” page 22. En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'information présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de présentation et de sélection. Manipulation des colonnes Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes. Modifier la largeur Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le contenu. Largeur personnalisée Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue. Largeur adaptée au contenu Double-cliquez sur la colonne à redimensionner. Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton l’option Redimensionner toutes les colonnes. et sélectionnez Déplacer les colonnes 1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur. 2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer. Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste. Sélection des éléments de la liste Sélection d’un élément Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc. Sélection continue Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi : 1. cliquer sur le premier élément, 2. relâcher le bouton de la souris, 3. maintenir la touche <Majuscule> enfoncée, 4. et cliquer sur le dernier élément souhaité. 31 Les fenêtres et les listes Sélection discontinue Vous pouvez procéder de deux façons : • Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche <Ctrl> enfoncée, sélectionnez les autres éléments. • Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche. Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes. Sélection continue et discontinue 1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris. 2. Déplacez la souris plus bas. 3. Appuyez sur la touche <Ctrl> et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui suivent sans relâcher le bouton de la souris. Sélection de toute la liste Vous avez deux possibilités : • Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés. • Dans la première colonne, cochez la première case . Inverser la sélection Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux d'origine. Bloquer une colonne Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défilant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe. Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse. La colonne bloquée sera toujours placée en première position. La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres. Les tris A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste sur cette colonne. Pour cela : • • double-cliquez sur le titre de la colonne, ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par 'nom de la colonne'. Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée. En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant). 32 Les fenêtres et les listes Filtrer une valeur courante Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste. Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs colonnes. Filtre sur une colonne Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur. 1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre. 2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le résultat est immédiat. Exemple Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS. Filtre sur plusieurs colonnes 1. Cliquez sur le bouton 2. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes. et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par. Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux). 3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat. 4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes. Exemple Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste. La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé. 5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la fenêtre annule tous les filtres. 33 Les fenêtres et les listes Personnalisation de la liste Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes. Pour fixer vos préférences : et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, • cliquez sur l’icône • ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE. La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche : Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées). Options d'affichage Numéroter les lignes En activant cette option, chaque ligne sera numérotée. Gestion du glisser déposer Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque dur, sous forme d'un fichier texte. Couleurs listing Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste. Numéroter les colonnes En activant cette option, chaque colonne sera numérotée. Afficher les totalisations Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des colonnes. Colonne de sélection Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche. Affichage des images éventuelles Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion commerciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. 34 Les fenêtres et les listes Affichage des textes longs éventuels Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits verticaux entre les colonnes. Colonnes affichées Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le bouton [Colonnes affichées]. La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre : Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste. • Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<<Enlever] des colonnes. Vous pouvez également glisser/déposer les rubriques. Pour cela, sélectionnez la rubrique à déplacer puis tout en maintenant le bouton de la souris appuyé, glissez-la dans l’autre colonne. • Le bouton [Défaut] annule toutes vos personnalisations et réaffecte les colonnes de base. • La case Voir les commentaires ajoute une zone dans laquelle sera affiché le commentaire de la rubrique sélectionnée. • En cochant la case Afficher les options, des informations complémentaires sont disponibles : • Trier les rubriques par nom : pour faciliter les recherches des rubriques à afficher, cette option per- met de trier les rubriques sur leur nom. • Afficher l’extension des fichiers : cette fonctionnalité permet d'ajouter, à la fin du nom de chaque fichier, une extension indiquant son nom abrégé. • Afficher le type des rubriques : permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.). 35 Les fenêtres et les listes Les vues Comme nous l'avons détaillé dans les paragraphes précédents, vous pouvez personnaliser totalement chacune des listes de votre logiciel Ciel. La notion de Vues permet d'enregistrer, pour une liste, différentes personnalisations. Ensuite, d'un simple clic, vous utilisez l'une ou l'autre de vos vues. Vous pouvez créer autant de vues que vous le souhaitez. • La flèche du bouton vous permet de sélectionner rapidement une vue ainsi que d’enregistrer la vue courante. Si vous avez créé plusieurs vues, sélectionnez auparavant la vue que vous voulez modifier. • Le bouton permet d’afficher une zone supplémentaire. Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux commandes Renommer, Enregistrer, Supprimer. Ce bouton permet d’ajouter une vue. Le logiciel demande alors de la nommer. Créer une vue 1. Une fois que vous avez ajoutez une nouvelle vue et que vous êtes dessus, modifiez la présentation de la fenêtre. Pour cela, faites un clic-droit et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. 2. L’enregistrement est automatique si vous avez coché l’option Enregistrer automatiquement les vues modifiées dans les préférences (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Confort). Dans le cas contraire, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la commande ENREGISTRER. Aperçu et impression de la sélection Dans la barre située au-dessus de la liste des éléments, vous disposez de deux boutons permettant respectivement de visualiser à l'écran ou d'imprimer des états. Le principe de fonctionnement de l'aperçu et de l'impression est le même. Nous ne décrirons donc que la visualisation. Lorsque vous demandez à visualiser des états à partir d'une liste, le logiciel vous propose la liste des états qu'il est possible de réaliser. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous : Le premier état que vous pouvez éditer se nomme toujours <Les colonnes de la liste>. Il éditera les colonnes affichées dans la liste. L'état <La fiche standard> vous permet de visualiser, sous forme d'un tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement. 36 Les fenêtres et les listes Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures. • L'option Voir les commentaires ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de l'état. • L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre. • L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option. Autres options La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu regroupant diverses fonctionnalités. Exemple Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver. Graphique Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la liste. Exporter Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier texte sur votre disque dur. Tris La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône exemple selon la Date. , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant. Exemple Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri. Police + grande Police - grande Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la commande Police - grande diminue la taille du texte. Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 72. Redimensionner toutes les colonnes Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redimensionnées en une seule fois. 37 Les fenêtres et les listes Les règles Disponible uniquement en version Evolution et Quantum Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Exemple Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous saisirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste. Accéder à la liste des règles Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation ou dans une barre d’actions. Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER commande OPTIONS. Ajouter la tâche «Liste des règles» Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles». 1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions. 2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK]. Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil. Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe ”Ajouter une tâche,” page 9. Ouvrir la liste des règles 1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles. Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles : Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appliquées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel. 2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle. 38 Les fenêtres et les listes Créer une règle 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche. Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition d’exécution. Déclenchement Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir, exécuter un script) et à quel moment. 2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes : • Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique. • Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique. • Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut. • Après enregistrement : le logiciel exécute un script. 3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les options proposées varient en fonction du type de déclenchement. Condition Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la rubrique répond à cette condition. 4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisation de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale]. 5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier. 6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 39 Les fenêtres et les listes Actions à effectuer Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi : • Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera. • Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la valeur que le logiciel affectera à une rubrique. • Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel exécutera. 8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action. Vérification Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche. 1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher. • Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas. • Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler l’enregistrement. • Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systématiquement enregistrées. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton [OK]. Affectation d’une valeur Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une rubrique. 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une valeur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche. 40 Les fenêtres et les listes 3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône . 4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique : • Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la. • Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique. • Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique. • Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en majuscules, soit en minuscules. • Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe ”Les scripts formules,” page 135. Exécuter un script 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un script. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche. Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe ”L’éditeur de scripts,” page 133. Exemple Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par email. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du numéro de téléphone dans une fiche client. 3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK]. Fin de la création d’une règle Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire. 1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée. Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 42. 2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK]. 3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK]. 41 Les fenêtres et les listes Modifier une règle Dans la liste des règles - bouton [Modifier]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle Dans la liste des règles - bouton [Supprimer]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Passer en interne / en externe Dans la Liste des règles - clic-droit. Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer/désactiver une règle Dans la Liste des règles - clic-droit. Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée Dans la Liste des règles - clic-droit. La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. 42 Les fenêtres et les listes Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 43 Les fenêtres et les listes Les regroupements Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements. Attention ! Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes. Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés. Constituer des regroupements Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste. Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Colonnes affichées,” page 35. Regroupement simple 1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés. Exemple Regroupement à plusieurs niveaux Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements. 1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche. Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à un deuxième niveau, par mode de paiement. 2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement. 3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris. Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum. 4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire. 44 Les fenêtres et les listes Présentation de la zone de regroupement Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton Modifie l’ordre des éléments : croissant ou décroissant . Annule le regroupement Positionner les regroupements Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du regroupement soit remplacer un regroupement par un autre. Déplacement Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges vous indique le déplacement. Exemple Dans cet exemple, le code est déplacé en seconde position. Remplacement Un regroupement peut également être remplacé. Dans ce cas, le regroupement que vous déplacez prend la place d’un autre et l’annule. Une flèche verte vous indique qu’il s’agit d’un remplacement. Exemple Dans cet exemple, le Code prend la place du Mode de paiement. Le regroupement Mode de paiement est alors annulé et ne s’affiche plus. Paramètres du regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton REGROUPEMENT. La fenêtre suivante s’affiche : et sélectionnez la commande PARAMÈTRES DE 2. Pour modifier les paramètres, cochez l’une des trois options suivantes : • Ne pas regrouper : vous annulez tout le regroupement y compris les différents niveaux. 45 Les fenêtres et les listes • Regrouper automatiquement sur le critère de tri : les critères de tri de la liste deviennent les critères de regroupement. Dans ce cas, la zone de regroupement sera inaccessible. Vous devrez changer ce paramètre pour l’afficher de nouveau. • Regrouper par : Vous pouvez réaliser un regroupement à partir de cette fenêtre, ce qui s’avère utile lorsque toutes les colonnes de la liste ne sont pas affichées. En effet, l’icône permet d’accéder à toutes les rubriques. 1. Cliquez sur la première icône et choisissez la rubrique de regroupement. Faites de même pour les regroupements des autres niveaux. 2. Les options Croissant et Décroissant permettent de choisir l’ordre d’affichage. Par défaut, Croissant est coché. Cochez Décroissant si vous voulez que les éléments soient affichés dans l’ordre inverse. 3. Dans la zone Déployer/Réduire par défaut, vous pouvez déterminer l’affichage qui sera pris en compte par défaut à l’ouverture de la liste. Choisissez entre : • Reprendre l’affichage précédent : la liste s’ouvrira telle qu’elle était à la dernière fermeture. • Tout réduire. • Tout déployer. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Affichage des regroupements Afficher par ordre croissant ou décroissant Par défaut, un regroupement est affiché par ordre croissant. Pour changer l’ordre, vous disposez d’une flèche dans la zone de regroupement. Cliquez sur la flèche du regroupement. Pour un ordre croissant, la flèche est vers le haut et inversement. Déployer / Réduire Par défaut, un regroupement est réduit. Vous pouvez déployer une ligne ou toutes les lignes de la liste. Déployer une ligne ou toutes les lignes • Cliquez sur le bouton d’une ligne, • ou cliquez sur la flèche du bouton et choisissiez la commande TOUT DÉPLOYER. Réduire une ligne ou toutes les lignes Pour revenir à un affichage réduit : • Cliquez sur le bouton d’une ligne. • ou cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] et choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Ne plus regrouper Vous pouvez annuler soit tout un regroupement y compris ses différents niveaux soit un niveau de regroupement à la fois. Annuler tout un regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton . 2. Sélectionnez la commande ANNULER LE REGROUPEMENT. Annuler un groupement Dans la zone de regroupement, cliquez sur la croix du regroupement. 46 Les fenêtres et les listes Les actions flash Les actions flash ne sont pas disponibles dans toutes les listes de votre application. Cette fonction permet d'accéder rapidement aux différents traitements qu'il est possible de réaliser sur un élément sélectionné dans une liste. Les actions flash apparaissent si vous avez coché l'option Proposer des actions flash sur la sélection dans les préférences du dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Confort). 1. Lorsque vous sélectionnez une ligne de la liste, le bouton souris dessus puis sélectionnez l'action de votre choix. s'affiche automatiquement. Passez votre 2. Si vous ne voulez plus accéder aux actions flash, passez votre souris sur le bouton tionnez la commande DÉSACTIVEZ LES ACTIONS FLASH. puis sélec- Les actions flash ne remplacent pas le menu Contextuel auquel vous avez toujours accès via un clicdroit. Les Jumplists Vous devez posséder un système d'exploitation Windows™ 7 pour pouvoir utiliser les Jumplists sur votre poste de travail. Les Jumplists permettent d’accéder à des fonctions via le raccourci de l’application signaler visuellement certains traitements en cours. ainsi que de Lorsque vous faites un clic-droit sur l’icône de l’application dans la barre de navigation de Windows 7, un menu s’affiche. Vous pouvez alors épingler le logiciel à la barre des tâches, fermer l’application, sauvegarder le dossier ouvert, accéder au site internet Ciel, etc. De plus, lorsque vous lancez un traitement long, la progression s’affiche sur l’icône de l’application. Et, les messages de confirmation de traitement sont signalés par une icône orange, située à côté du raccourci. 47 Les préférences Généralités Comptabilité, Gestion commerciale, Associations, Comptes personnels, Facturation Préférences générales Environnement Impressions Sauvegarde Restauration Aide à la saisie Internet, Agenda Liaison comptable Synchronisation des données Etats paramétrables Les préférences Généralités Menu DOSSIER - commande OPTIONS puis PRÉFÉRENCES Chaque logiciel de la gamme Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous allez ainsi pouvoir choisir la couleur du texte, des listes, des boutons et de nombreux autres éléments, fixer le format des dates, des nombres et de multiples autres préférences. Attention ! Des logiciels Ciel disposent de préférences supplémentaires, selon leurs spécificités. Ces préférences ne sont donc pas accessibles dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Dans la fenêtre ci-dessous, vous visualisez les préférences de Ciel Gestion commerciale. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préférences. Le symbole + permet d’afficher les préférences de la catégorie qu’il précède. Vous pouvez aussi retrouver ces préférences en divers endroits du logiciel, depuis les menus contextuels. Dans ce cas, la fenêtre Préférences s’ouvrira avec comme préférence active celle qui correspond à la fenêtre depuis laquelle vous appelez les préférences. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, vous disposez des boutons suivants : • [Modifier] : permet d'ouvrir la préférence sélectionnée. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur la préférence. • [Défaut] : permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine. • [Utilitaires] : permet d’accéder à la fenêtre des Utilitaires. • [Fermer] : permet de quitter la fenêtre. 49 Les préférences Préférence Comptabilité Dans un logiciel disposant d’options de comptabilité Disponible uniquement dans Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale, Ciel Associations, Ciel Auto-entrepreneur Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un numéro de mouvement est généré automatiquement si vous activez cette préférence. 1. Dans la fenêtre Enregistrement d'une écriture, cochez l'option Afficher le numéro de mouvement. 2. Cliquez sur [OK] pour valider cette préférence. 3. Si vous ne voulez plus que ce numéro de mouvement s'affiche à l'enregistrement d'une écriture, il vous suffit de décocher l'option puis de validez en cliquant sur [OK]. Dans un logiciel de comptabilité Disponible uniquement dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Attention ! Ciel Compta Facile gère moins de préférences et moins d’options. 50 Les préférences Accélérateurs Pour éviter la saisie complète des comptes, des libellés d'écritures et des modes de paiement lors de l'enregistrement de vos écritures, vous pouvez associer des touches de raccourcis clavier aux éléments que vous utilisez le plus souvent. Créer les listes des dix éléments les plus utilisés Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie : 1. Cliquez sur l'onglet correspondant à la liste que vous souhaitez créer : Comptes, Libellés ou Modes de paiement.Dans le cas des accélérateurs de compte, vous pouvez créer une liste pour tous les comptes confondus ou pour chaque classe de compte. 2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton afin que la liste soit créée d'après ces dernières. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton . Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire ces listes. Une fois la construction des listes validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs. Le chiffre présenté dans la colonne Accélérateur correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l'élément. 3. Pour pouvoir utiliser ces raccourcis clavier lors des saisies, cochez la case Utiliser les accélérateurs en saisie. Demander l'affichage de ces listes Pour que ces listes soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l'affichage. Pour cela : 1. Cliquez sur Options de saisie dans la liste des préférences comptables. La fenêtre Options de saisie s’affiche. 51 Les préférences 2. Selon vos besoins, cochez les cases : • • • • • Afficher la liste auxiliaire pour les comptes Afficher la liste auxiliaire pour les modes de paiement Afficher la liste auxiliaire pour les codes analytiques Afficher la liste auxiliaire pour les devises Afficher la liste auxiliaire pour les journaux 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En saisie des écritures, lorsque le curseur est placé dans la zone Compte, Libellé ou Mode de paiement, la liste auxiliaire est automatiquement ouverte. • Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Analytique Non disponible dans Ciel Compta Facile Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette commande vous permet de paramétrer la saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire. Ventilation analytique/budgétaire obligatoire Si vous cochez cette case, vous obligez l'affectation d'un code analytique lors de la saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans le Plan de comptes pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code analytique. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Appel automatique de la grille de saisie analytique Cochez cette case pour autoriser la modification des ventilations analytiques lors de la saisie/ modification d’une écriture. Vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques. Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Si vous cochez cette case, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d'une écriture, les montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. Les montants budgétés réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous enregistrez une écriture en brouillard ou en simulation. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez cette case pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches analytiques (onglets Budgets et Cumuls). 52 Les préférences Répartition analytique Lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts : • sur la première répartition • sur la dernière répartition • sur la répartition dont le pourcentage est le plus élevé • sur la répartition dont le pourcentage est le moins élevé Dans la fenêtre Analytique, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Options de saisie Les options de saisie permettent de faciliter et d'accélérer la saisie des écritures. Afficher le numéro de mouvement Si vous cochez cette case, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enregistrement. Ce numéro est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces. Libellé de l'écriture = intitulé du compte Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre. Afficher la palette d'informations Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres de saisie, cochez cette case. Afficher la liste auxiliaire pour... Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste. Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes, de libellés et/ou de modes de paiement, cochez les cases correspondantes pour que ces accélérateurs soient proposés en saisie. Afficher l'alerte encours client Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Cochez cette case si, pendant la saisie de vos écritures, vous souhaitez être averti automatiquement lorsque un encours maximum autorisé est dépassé. 53 Les préférences Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Cochez cette case si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. Changement du taux de la devise en cours de saisie Dans le cadre d’une comptabilité multidevises, cochez cette case pour pouvoir modifier le taux de la devise directement en cours de saisie. Afficher le solde automatiquement Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, le solde soit automatiquement calculé. Statut validé par défaut lors d’une saisie d’écriture Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, celle-ci soit automatiquement validée. Dans la fenêtre Options de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT Cochez cette option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rapport au HT. Comptes Ces options permettent de modifier l'affichage et le contenu du plan de comptes. Afficher les comptes de classe spéciaux et analytiques Cochez cette case pour afficher les comptes de classe spéciaux (8) et analytiques (9) dans le plan de comptes. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez les cases correspondantes pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches des comptes (onglets Cumuls et Budgets). Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Cochez cette case pour que les écritures en simulation/brouillard soient prises en compte dans le calcul du montant réalisé. Rap. bancaire : incrémenter le code pointage par ligne Cochez cette case pour que lors du rapprochement bancaire le logiciel incrémente automatiquement les numéros de code de pointage à chaque ligne. Nouveaux comptes tiers : coché ’lettrable’ par défaut Cochez cette option si vous souhaitez qu’à chaque création d’un compte tiers, celui-ci soit lettrable. Nouveaux comptes banques : coché ’pointable’ par défaut Cochez cette option si vous voulez qu’à chaque création d’un compte bancaire, celui-ci soit pointable. Dans la fenêtre Comptes, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. 54 Les préférences Divers Vous pouvez définir dans cette fenêtre la méthode de calcul de votre déclaration de TVA et la méthode d'utilisation du compte de banque lors de la saisie du relevé bancaire. Calcul déclaration de TVA Le calcul par défaut de la TVA est effectué sur une période. Cochez l'option de votre choix : • Solde depuis le début de l'année : votre déclaration sera calculée depuis le début de l'année. • Solde uniquement sur la période : votre déclaration est calculée sur la période choisie. Saisie relevé bancaire Non disponible dans Ciel Gestion Intégrale Cochez l'option de votre choix : • en contrepartie de chaque opération : la contrepartie banque est réalisée sur chaque écriture de votre relevé bancaire. • en centralisation en fin de relevé bancaire : une seule contrepartie banque sera réalisée pour toutes les écritures de vos relevés bancaires. Choisissez alors si vous effectuez une contrepartie : • par solde : une seule ligne de contrepartie banque sera générée : la ligne de solde, ou • par cumul débit et crédit : deux lignes de contrepartie banque seront générées. Une pour la somme du débit et une pour la somme du crédit. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Ouverture d’un dossier Non disponible dans Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale Vous pouvez définir l'action que le logiciel effectuera à l'ouverture d'un dossier d'une autre version de Ciel Compta. Si vous êtes dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu'un dossier de Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime). Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta Vous pouvez seulement ouvrir un dossier de Ciel Compta Facile. 1. Cochez l'une des options suivantes : • Refuser l'ouverture : à l'ouverture de votre dossier, un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir : à l'ouverture de votre dossier, l'application le convertira directement. Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Attention ! Une fois votre dossier converti en version Evolution, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans Ciel Compta (millésime) ou Ciel Compta Facile. De même, une fois votre dossier converti en version Millésime, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans Ciel Compta Facile. • L'ouvrir sans conversion : à l'ouverture de votre dossier, un message vous avertira que votre logiciel se comportera soit comme Ciel Compta (millésime), soit comme Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. 55 Les préférences Cette option est pratique si vous travaillez principalement dans une version de Ciel Compta différente de celle de votre expert-comptable. Par exemple, vous possédez une version millésime de Ciel Compta et votre expert possède une version Evolution de Ciel Compta. • Demander à l'ouverture : l'application affichera un message qui vous demandera ce que vous voulez faire. Il vous suffira de cocher l'option de votre choix (Refuser l'ouverture, Le convertir, L'Ouvrir sans conversion). 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Relance Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez choisir les lettres de relance qui seront en valeur par défaut. Ainsi, dans les comptes clients, onglet Relance, si vous sélectionnez <État par défaut>, les modèles de lettres sélectionnés dans cette préférence seront pris en compte pour relancer votre client. Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres en passant par la commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant la lettre type du niveau 1 de relance. 2. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre relance 2, Lettre relance 3. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Règlement Ces options permettent de paramétrer la saisie des règlements. Saisie simplifiée des règlements (mode dépense/recette) Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette case. Les commandes RECETTES et DÉPENSES s’ajoutent au menu SAISIES. Libellé automatique Si vous cochez cette case, le logiciel renseignera automatiquement le libellé de l'écriture en indiquant REGL suivi du numéro de mouvement, pour les écritures de règlements et d'encaissements. Autoriser un écart de règlement pour le lettrage Indiquez si vous autorisez un écart de règlement pour le lettrage : • Jamais : aucun écart ne sera autorisé. • Toujours : tous les écarts seront autorisés. • Avec un écart maximum de : cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas être effectuée. Saisissez le montant à ne pas dépasser. Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage. Dans la fenêtre Règlement, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. 56 Les préférences Préférences Gestion commerciale Disponible uniquement dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE Articles La fenêtre Saisie du code article permet de paramétrer les options de recherche d'un article. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code article, • par code article puis par code barre si l'article n'existe pas, • par code barre puis code article si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [Ok] pour valider. Décimales Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé dans la fenêtre Préférences. La fenêtre Préférences décimales permet de paramétrer les décimales des quantités, des prix, des taux (TVA, TPF, escompte, remise) des poids, des coefficients etc.). Modèles de pièces clients ou fournisseurs La fenêtre Modèles de pièce client permet de sélectionner un modèle pour chaque type de pièce (modèle de devis, commande, bon de livraison, facture d'acompte, facture, avoir, etc.). Le principe est le même pour les Modèles de pièces fournisseurs. 1. Cochez l'option Défaut si vous souhaitez conserver le modèle proposé par défaut. 2. Cochez l'option Demander si vous souhaitez que le logiciel vous propose de choisir un modèle dans la liste des modèles existants. 3. L'option Modèle vous permet de spécifier le modèle de votre choix. Sélectionnez-le en cliquant sur le bouton . 4. Cochez la case Faire un aperçu avant l'impression du modèle, si vous souhaitez visualiser le modèle avant de l'imprimer. 57 Les préférences Saisie des pièces clients Cette fenêtre permet de paramétrer les critères de saisie par défaut des pièces commerciales clients. 1. Cochez un mode de saisie : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de la pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente) : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez sélectionner le client soit par son code, soit par son nom. De même, la sélection des articles peut se faire soit par le code soit par le libellé. Cochez les options de saisie de votre choix. 3. Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 4. Cochez les options de votre choix. 5. A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce client pour afficher cette fenêtre. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider. 58 Les préférences Saisie des pièces fournisseurs Vous pouvez paramétrer les options de sélection des articles et les options d'enregistrement des pièces commerciales fournisseurs. Options de saisie Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 1. Cochez les options de votre choix. Enregistrement pièce A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). 2. Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce fournisseur pour afficher cette fenêtre. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider. Transferts de pièces clients ou fournisseurs Un client ou un fournisseur peut posséder plusieurs types d'adresse : • des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche • une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales. Cette commande vous permet de préciser les adresses à utiliser lors des transferts de pièces clients ou fournisseurs. Selon le type de transfert de pièces (devis en commande, commande en BL, etc.), double-cliquez dans la zone Adresse à utiliser puis sélectionnez l'adresse à prendre en compte (adresse du client, du fournisseur ou de la pièce). Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre, non pas l'adresse de facturation de la fiche du tiers mais l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et que le bon de livraison issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du Tiers. 59 Les préférences Préférence Associations Disponible uniquement dans Ciel Associations Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ASSOCIATIONS Saisie des codes membres La fenêtre Saisie des codes membres permet de paramétrer les options de recherche d'un membre. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code membre, • par code membre puis par code barre si le membre n'existe pas, • par code barre puis par code membre si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [Ok] pour valider. Préférences Comptes Personnels Disponible uniquement dans Ciel Comptes Personnels Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Budgets Dans la fenêtre Budgets vous retrouvez deux options : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail : cochez cette option si vous souhaitez calculer la moyenne des budgets mensuels en ne tenant compte que des mois sans montant. Ce calcul s'effectuera jusqu'à la Date de travail. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget : cochez cette option si vous souhaitez être alerté en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Une fois la ou les options cochées, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 60 Les préférences Les préférences facturation Modèles de dessins Disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir dans Ciel Devis Factures est «avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. 61 Les préférences Saisie Disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution, Ciel Facturation Facile, Ciel Auto-entrepreneur La fenêtre Saisie permet de définir les préférences relatives à la facturation. Vous pouvez définir la méthode de saisie par défaut des pièces commerciales ainsi que les options de saisie des clients et des articles. Mode de saisie par défaut Seule la saisie Document est possible dans Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur. Ces options ne sont donc pas proposées. 1. Vous pouvez opter pour : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de saisie d’une pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée, qui se présentera telle qu’à l’impression. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client... rapidement. • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création d’une pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Options saisie client 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir le client soit par le code, soit par le nom. Cochez l'option de votre choix. 3. Si vous voulez que la liste des clients soit proposée à chaque création de pièces, cochez l'option Proposer la liste des clients. 4. Si vous voulez être alerté, à la validation d'une pièce, qu'un client a dépassé son encours autorisé, cochez l'option Afficher l'alerte encours client. Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur ne gèrent pas les encours client. Cette option n’est donc pas proposée. Option saisie article 5. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir l'article soit par le code, soit par le libellé. Cochez le mode de saisie article à prendre par défaut. 6. Une fois que vous avez défini tous vos critères de saisie, cliquez sur le bouton [OK]. 62 Les préférences Les préférences générales Codes barres La fenêtre Codes barres permet de fixer la police code barre à utiliser par défaut dans le logiciel. Par exemple, lorsque vous réalisez un état utilisant ce type de police, vous pouvez soit lui affecter directement la police à prendre en compte, soit lui indiquer d'utiliser la police définie ici. Dates La fenêtre Préférences dates permet de fixer les jours non travaillés et les jours fériés. Numéro de semaine Le premier réglage concerne le numéro de semaine. Il est paramétrable selon deux méthodes : • International : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier jour du mois de janvier, quel que soit ce jour. • Local : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier Lundi de l'année. 63 Les préférences Gestion des jours fériés • Jours de la semaine non travaillés : cochez les jours qui chaque semaine ne sont pas travaillés. • Fêtes mobiles non travaillées : 6 fêtes mobiles sont proposées. Indiquez celles qui seront non travaillées. • Jours fériés : vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton [Créer]. Les boutons [Modifier] et [Supprimer] permettent respectivement de modifier le jour férié sélectionné et de le supprimer. Démarrage La fenêtre Options de démarrage permet d'indiquer ce que le logiciel doit faire au démarrage. Trois solutions sont proposées : • Ne rien faire. • Créer un nouveau dossier : à chaque démarrage du logiciel Ciel, la création d'un nouveau dossier sera proposée. • Ouvrir un dossier : cette option permet de procéder à l’ouverture d'un dossier. Vous avez deux possibilités : ouvrir un dossier précis ou ouvrir la liste des dossiers existants. . Si Pour ouvrir un dossier précis, sélectionnez-le dans la zone Dossier en cliquant sur le bouton plusieurs utilisateurs sont définis, choisissez votre nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Ainsi, votre nom apparaîtra sur vos documents. Et, si ce dossier est protégé par un mot de passe, vous pouvez le renseigner. Pour ouvrir la liste des dossiers existants, sélectionnez Ouvrir un dossier et laissez les autres zones vides. L’option Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement est alors accessible. En cochant cette case, le logiciel vous demandera, lorsque vous ouvrirez un dossier, si vous voulez l’ouvrir automatiquement à chaque démarrage ou pas. 64 Les préférences Partage paramétrage Cette préférence permet de partager les paramètres et états entre plusieurs postes de votre société. Les paramètres sont stockés dans une bibliothèque qui est mise à disposition d’un ou plusieurs postes. 1. Afin de définir la méthode de partage, cochez l’une des options suivantes : • Stockage automatique : le partage est automatiquement réglé en fonction de la configuration de votre logiciel. • Ne pas gérer de bibliothèque : aucun partage n’est possible. • La bibliothèque se trouve dans le répertoire : choisissez la bibliothèque de stockage en cliquant sur l’icône . 2. Pour que les paramètres partagés soient synchronisés à chaque ouverture et fermeture des dossiers, cochez l’option Synchroniser automatiquement. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Points de restauration Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Votre logiciel Ciel vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante. Cette action n'est pas recommandée. 65 Les préférences Onglet Générales Conservation des points de restauration Un point de restauration est crée à chaque ouverture de dossier. 1. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Opérations irréversibles Les opérations irréversibles concernent celles pour lesquelles vous ne pouvez pas revenir au point de départ. Un point de restauration est crée avant chaque opération irréversible. 2. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Onglet Avancées Chemin de stockage 1. Indiquez le chemin du répertoire de stockage des points de restauration. 2. Utilisez l'icône d’appel de liste pour sélectionner votre dossier. 3. Si le répertoire choisi ne correspond pas, cliquez sur l'outil Gomme tionnez à nouveau le bon chemin. pour effacer la valeur et sélec- Période de conservation 4. Définissez ici les périodes de conservation des points de restauration (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel). Espace sur le disque Cette zone résume le nombre de points de restauration définis et l'espace occupé sur le disque. 5. Si vous souhaitez limiter l'espace total des points de restauration sur le disque, cochez l'option correspondante et indiquez la limite à ne pas dépasser. • Autoriser l'annulation d'un point de restauration en cours de création : cochez cette option pour permettre l'annulation d'un point de restauration lors de sa création. 66 Les préférences • N'effectuer qu'un seul point de restauration par jour : cochez cette option pour limiter la création des points de restauration (1 par jour). • Cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut] pour revenir au paramétrage défini par défaut. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider votre paramétrage. Tâches automatiques Vous pouvez indiquer les tâches à exécuter à l'ouverture de votre dossier, mais aussi à sa fermeture. 1. Indiquez si vous souhaitez créer une tâche A l'ouverture ou A la fermeture du fichier en sélectionnant l'option correspondante. 2. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton [Ajouter]. La liste des tâches disponibles dans votre logiciel s'affiche. 3. Sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. Pour personnaliser l'automatisme, cochez la case Voir les options. Vous pouvez préciser les jours où ce déclenchement automatique doit être effectué et si un contrôle des jours fériés doit être réalisé. Vous pouvez de plus indiquer des bornes horaires durant lesquelles l'automatisme pourra se déclencher. • Pour qu’une tâche ne se déclenche qu'une fois par jour, cochez l'option Une fois par jour. • Pour désactiver l'automatisme pour une journée, cochez la case Effectuée aujourd'hui. • Pour le désactiver pour une période plus importante sans le supprimer, cochez la case Désactivée. Trouvtoo Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Cette fonction vous permet de modifier les paramètres de Trouvtoo©. Pour modifier les paramètres de la recherche, sélectionnez le type de recherche puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 67 Les préférences Dossier courant Vous pouvez modifier les critères de recherche de l'outil Trouvtoo sur le dossier courant. Dans l’exemple ci-dessous, vous visualisez la fenêtre de Ciel Professionnel indépendant. 1. Définissez le nombre de résultats à afficher dans la page du navigateur (10, 20, 30, 50 ou 100). 2. Cochez les domaines de recherches soit dans la partie gauche si vous voulez les ajouter soit dans la partie droite si vous voulez les retirer de la recherche. 3. Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<<Enlever] des domaines. • Cliquez sur [Tous] pour sélectionner tous les domaines à la fois. • Cliquez sur [Aucun] pour supprimer la sélection. Le bouton [Valeurs par défaut] annule toutes vos personnalisations et réaffecte les domaines de base. 4. Cochez l'option En cas de mise à jour, utiliser par défaut les éventuels nouveaux domaines pour prendre en compte les nouveaux domaines en cas d'actualisation. 5. Cliquez sur [Ok] pour valider. Google Web Les paramètres de Google Web ne sont pas modifiables. 68 Les préférences Environnement Confort La fenêtre Confort se compose de trois onglets : L'onglet Divers Roulette de la souris Vous pouvez ici définir l'action à effectuer dans le cas où la roulette est actionnée enfoncée. • Défilement vertical : ce choix est celui utilisé par défaut. Dans ce cas, l'action de la molette enfoncée sera identique à celle de la molette non enfoncée • Défilement vertical par page : dans ce cas, le défilement dans une liste se fera par page et non par ligne. • Défilement horizontal : dans ce cas, le défilement n'aura pas lieu de façon verticale mais horizontale, dans le cas bien sûr où l'ascenseur horizontal est actif. • Changer le zoom si le zoom est possible : cette option est principalement utile lors de la visualisation des éditions à l'écran. Dans ce cas, l'action de la molette enfoncée provoquera un changement du zoom (agrandissement ou diminution). Fermeture du programme Si l'option Confirmer la fermeture du programme est activée, lors de la fermeture de votre logiciel à l'aide de la case de fermeture de la fenêtre principale, un message vous en demandera confirmation. La fermeture du logiciel via la commande QUITTER du menu DOSSIER ne provoque pas de message de confirmation. Tâches Vous pouvez définir le mode d'affichage des tâches inaccessibles. Choisissez dans la liste déroulante si vous voulez afficher ou cacher les tâches inaccessibles ou encore si vous voulez qu'elles soient grisées. 69 Les préférences L'onglet Barre de statut La barre de statut est la bande horizontale affichée dans la partie basse de la fenêtre principale. Les options vous permettent d'afficher ou non les dates de travail et du jour, l'heure de votre ordinateur, l'indicateur de lecture seule du fichier actuellement ouvert, l'indicateur de votre clavier (touche majuscule fixe activée ou non,) le nom de l'utilisateur et les indicateurs réseau. L'option Ne pas afficher la barre de statut vous permet de désactiver l'affichage de cette barre. L'onglet Interface Tables standards • case Ouvrir les tables standards en mode liste non cochée : l'ajout et la modification d'éléments dans les tables standards nécessitent l'ouverture d'une fenêtre. • case Ouvrir les tables standards en mode liste cochée : l'ajout et la modification d'éléments dans les tables standards peuvent être réalisés directement dans les listes. Assistants Les filtres et les états peuvent proposer un système de questions. • case Afficher la liste des étapes quand cela est possible non cochée : les questions sont posées les unes à la suite des autres. Le bouton [OK] ne sera actif que sur la dernière question et vous devrez faire défiler toutes les questions les unes après les autres. 70 Les préférences • case Afficher la liste des étapes quand cela est possible cochée : la même fenêtre affiche dans sa partie gauche la liste des questions. De plus, le bouton [OK] est actif pour toutes les questions. Il peut donc être possible de valider sans avoir à visualiser toutes les questions. Fenêtres Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Importation des images Si vous cochez l’option Proposer la compression des images, le logiciel proposera de comprimer les images lors de vos importations. Vous pouvez définir la qualité de l’image compressée. Pour une qualité maximale, indiquez 100 %. La valeur par défaut de qualité de l’image est 0. Listes L'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées permet de conserver la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées. Voir Les actions flash, page 47. L’onglet Effets Vous pouvez attribuer un effet et une vitesse d’ouverture aux tableaux de bord. 1. Dans la zone Effet, sélectionnez à l'aide du menu déroulant l'option de votre choix. 2. Cochez l'une des options de Vitesse d'ouverture des fenêtres. 71 Les préférences L’onglet Polices Taille de la police utilisée dans les fenêtres Vous pouvez personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. • Sélectionnez la taille de votre choix : Petite, Normale ou Grande. Lorsque vous validerez par le bouton [OK), le logiciel se fermera et relancera automatiquement. Police par défaut des zones de texte enrichi • Pour modifier la police utilisée par défaut dans votre logiciel, cliquez sur le bouton [Changer] puis choisissez une autre police, son style et sa taille. Couleurs La fenêtre Préférences couleurs se compose de quatre onglets : L’onglet Listes Dans cet onglet, vous pouvez modifier la couleur de tous les éléments qui composent les listes (les lignes, les traits de séparation, etc.). Vous disposez, pour chaque zone, d'un menu déroulant permettant de sélectionner la couleur à utiliser. Le menu déroulant Pré-sélection vous propose deux choix de présentation : Défaut et Classique. Le bouton [Choix avancé] vous permet de fixer les couleurs de chaque liste présente dans le logiciel. 72 Les préférences Pour retrouver les couleurs de départ, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. La zone Exemple vous permet de visualiser en temps réel l'effet de vos modifications. L’onglet Divers Dans cet onglet, vous retrouvez les autres objets composant les fenêtres. Comme dans l'onglet Listes, vous disposez d'un menu déroulant afin de sélectionner la couleur de votre choix. La zone Exemple vous permet de visualiser vos modifications. L’onglet Couleurs personnelles Certains modules des logiciels Ciel peuvent vous autoriser à fixer des couleurs. Dans ce cas, un menu déroulant vous proposera par défaut les 40 couleurs que vous aurez définies dans cet onglet. 73 Les préférences L’onglet Couleurs d’application Vous pouvez définir dans cet onglet les couleurs à utiliser dans différents éléments de l'application (états, lignes d'écritures, lignes analytiques, agenda, etc.). Pour cela, sélectionnez l'élément à prendre en compte puis attribuez-lui une couleur. • Utiliser la couleur standard : cette option vous permet de conserver la couleur définie par défaut dans l'application. • Autre couleur : cette option vous permet de définir une couleur personnalisée. Pour certains éléments (éléments agenda par exemple), vous pouvez personnaliser le style : • Utiliser le style standard : cette option vous permet de conserver le style défini par défaut dans l'applica- tion. • Autre style : cette option vous permet de personnaliser votre style (gras, italique, souligné, barré). Quel que soit l’onglet, vous disposez d’un choix avancé qui vous permet une gestion plus complète des couleurs. En cliquant sur le bouton [Choix avancé], vous pouvez paramétrer les couleurs des fenêtres et spécifier les couleurs à attribuer au texte, au fond, au liseret, au dégradé, etc., des fenêtres. Ainsi, vous pouvez personnaliser : les onglets, les listes, les états, les vues, le calendrier, etc. Le bouton [OK et Appliquer] valide vos choix. Le bouton [OK] valide et ferme les préférences. Le bouton [Appliquer] les valide tout en laissant les préférences ouvertes. Graphiques Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Vous pouvez définir ici les 16 couleurs qui seront utilisées lors de la réalisation de graphiques. Vous pouvez aussi définir la couleur de fond ainsi que le dégradé. Il suffit de double-cliquer sur chaque série afin de choisir la couleur à utiliser. 74 Les préférences Optimisations Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Vous pouvez optimiser l'affichage des données de votre logiciel. 1. Dans la fenêtre Préférences, double-cliquez sur la fonction Optimisations. 2. Sélectionnez l'optimisation de votre choix : • Automatique : le meilleur mode est utilisé selon le contexte. • Privilégier la mise à jour : la mise à jour des données est prioritaire à la vitesse. • Normal : permet de revenir à un affichage sans optimisation. • Privilégier la vitesse : la vitesse est prioritaire à la mise à jour des données. 3. Afin que les tableaux de bord ne soient pas calculés systématiquement, cochez l’option Ne pas lancer les calculs en tâche de fond automatiquement. Vous devrez alors mettre à jour manuellement les calculs de vos tableaux de bord. 4. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le bouton [Défaut] permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine. Attention ! Par défaut, le mode automatique est sélectionné. En général, il n'y a pas lieu de le modifier. En aucun cas des problèmes réseaux seront résolus en changeant ce réglage. Polices Vous retrouvez ici la liste des polices disponibles sur votre ordinateur. Afin d'optimiser le fonctionnement de votre logiciel Ciel, vous pouvez choisir les polices qui seront accessibles depuis les listes standards. 75 Les préférences Sons La fenêtre Préférences sonores permet d'affecter un son à de nombreux traitements : fin d'impression, validation d'un mot de passe, clic sur un onglet, etc. Vous pouvez affecter pour chaque action, soit : • le son système : choisissez l'option Défaut système. • l'un des sons livrés avec le logiciel : activez l'option Interne et indiquez le son à utiliser. Ceci concerne en général des actions spécifiques (pointage/dépointage, alerte dans l'agenda, etc.). • l'un des sons du système de votre ordinateur : activez l'option Son système et indiquez le son à utiliser. • un son non intégré au système : activez l'option Fichier et sélectionnez dans la liste déroulante un fichier son sur votre ordinateur. Si le son n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Autre] et choisissez le fichier à l’emplacement où vous l’avez stocké. Le bouton [Ecouter] permet de vérifier le son choisi. Touches de fonction Pour accéder plus rapidement aux différents modules de votre logiciel Ciel, vous pouvez définir les tâches à affecter aux 12 touches de fonction (<F1> à <F12>). Pour affecter une tâche à une touche, cliquez sur l'icône . Pour effacer la tâche associée à une touche, cliquez sur l'icône . Afin d'éviter des conflits avec les touches de fonction utilisées par Windows™, vous devez maintenir la touche <Maj> (majuscule) enfoncée avant d'utiliser la touche de fonction. 76 Les préférences Impressions Fond de page Dans la fenêtre Fond de page, vous définissez la structure standard de l'entête et du pied de page des éditions. Les parties Entête de page et Pied de page se composent de 3 colonnes (gauche, centre et droite). Elles peuvent contenir de 0 à 3 lignes. Pour chaque partie, vous pouvez indiquer les rubriques ou les informations à afficher. • Pour placer une rubrique, cliquez sur l'icône correspondant à son emplacement. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie simplifiée d’une formule. Celle-ci s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état. Vous retrouvez une zone dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques . Exemple Dans le script de la première cellule (en haut à gauche), "Dossier :" a été saisi, puis la rubrique "[Dossier]" a été placée en cliquant sur l’icône rubrique Dossier. , en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la Vous pouvez ajouter autant de rubriques que vous le souhaitez. Ces dernières se distinguent du texte saisi par le fait qu'elles sont entre crochets. Quand votre texte est saisi, il suffit de le valider en cliquant sur [OK]. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 128. Pour effacer une cellule, cliquez sur l'icône . La partie droite permet de fixer les paramètres suivants : • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessus de l'entête de page, • Nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'entête, • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessous de l'entête, Les mêmes paramètres sont disponibles pour le Pied de page. Vous pouvez également définir la Couleur du texte et des lignes, ainsi que la Police (bouton [Police]). 77 Les préférences Impression La fenêtre Préférences d'impression se compose de 3 onglets. L'onglet Impression Lorsque vous lancez l'édition d'un état, vous pouvez demander à votre logiciel Ciel de conserver les éditions. Ceci vous permet par la suite de relancer l'édition d'un document sans qu'aucun traitement ne soit réalisé. Pour cela, vous disposez de 3 options : • Ne pas garder : les impressions ne seront pas stockées sur votre disque dur. • Garder les X dernières : indiquez le nombre d'impressions à conserver sur votre disque dur. • Limiter à X Mo : indiquez la taille maximale (en MegaOctets) des impressions à conserver sur votre disque dur. L'option Demander le format d'impression à chaque impression vous permettra de modifier le format d'impression, même si celui-ci a déjà été défini. L'onglet Aperçu Cet onglet vous permet de fixer les préférences qui seront utilisées lors des visualisations à l'écran. Vous pouvez définir le niveau de zoom et la taille de la fenêtre d'impression. Comme pour l'impression, vous pouvez demander à ce que le format d'impression vous soit proposé à chaque aperçu. Cochez la case Défilement auto par défaut pour que, lors de la visualisation d'un état de plusieurs pages, celles-ci défilent les unes après les autres. Cochez la case Aperçu en PDF si vous voulez que les aperçus avant impression se lancent dans l'application Adobe Reader® installée sur votre poste. 78 Les préférences L'onglet Valeurs par défaut Cet onglet regroupe les préférences permettant d'indiquer les polices fixes et variables qui seront utilisées lors de l'édition des listes. Vous pouvez également choisir la couleur du texte et des numéros de lignes. Pour paramétrer les états comportant des colonnes, cliquez sur le bouton [Options impression états colonnes]. La fenêtre Option des listes s’affiche : Ces options n'ont une influence que sur les états colonnes. Options • Utiliser toute la largeur de la page : dans ce cas, le tableau sera édité sur toute la largeur de la page. • Centrer la première page : e tableau édité sur la première page sera centré dans la page. • Centrer toutes les pages : le tableau édité sur toutes les pages sera centré dans la page. • Ne pas imprimer les fonds : cochez cette option dans le cas où vous ne souhaitez pas imprimer les fonds colorés. Ce mode permet d'économiser l'encre de l'imprimante. • Ne pas imprimer le fond de page : cochez cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds de page colorés. • Police : vous pouvez choisir la police qui apparaîtra dans vos états comportant des colonnes. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste et choisissez une police ainsi que son style (italique, gras,...) et sa taille. Actions à réaliser si l'état à éditer ne peut être contenu dans la page • Réduire les colonnes au minimum : le logiciel va réduire la largeur des colonnes. • Passer en mode paysage : si le format d'impression défini est Portrait, automatiquement le logiciel le basculera en Paysage. • Ajuster en réduisant la police : la police de caractère sera réduite. Vous pouvez fixer le pourcentage de réduction à appliquer dans la zone Réduction maxi (partie gauche de la fenêtre). • Générer des folios : le logiciel générera des folios. Ces 4 options peuvent être activées ou non à l'aide des cases à cocher situées sur leur gauche. 79 Les préférences Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel elles seront appliquées. Utilisez pour cela les icônes , situées au-dessus de l'ascenseur vertical. 80 Les préférences Sauvegarde Alerte sauvegarde Si vous souhaitez que votre logiciel Ciel vous propose de réaliser une sauvegarde avant de quitter votre dossier, cochez la case Proposer la sauvegarde à la fermeture du dossier. En activant cette option, le logiciel va automatiquement créer, dans la préférence Tâches automatiques, une nouvelle tâche en fermeture du logiciel.Voir Tâches automatiques, page 67. Sauvegarde Les préférences que vous allez définir ici seront ensuite utilisées par défaut lors de la réalisation d'une sauvegarde. 1. Si vous voulez que cette fenêtre s’affiche au lancement de votre sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Les préférences, si vous en avez définies, s’afficheront également. Format 2. Dans la zone Format, choisissez à l'aide du menu déroulant le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Pour plus de détails sur e-Sauvegarde, reportez-vous au Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE De votre logiciel. Destination 3. Fixez la Destination (pour les deux premières options) de la sauvegarde, c'est-à-dire le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. En cochant l'option Demander la destination, le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier vous sera demandé avant de réaliser la copie. 81 Les préférences Nom 4. Précisez le Nom de la copie qui sera réalisée. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous voulez que le nom de la copie soit daté. Dans le cas où 2 sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu'un message de confirmation vous soit proposé afin de valider ou non le remplacement (option Confirmer le remplacement cochée). Données à sauvegarder Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder Votre dossier, Vos données annexes (préférences, modèles d’états, etc.) ou bien les deux. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les préférences de sauvegarde. 82 Les préférences Aide à la saisie Codes postaux et villes 1. Afin de faciliter la saisie des codes postaux et villes, cochez la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. 2. Pour définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes, sélectionnez l’une des options : • Inchangé : il s’agit de l’affichage par défaut. Le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule. • Minuscule : le nom de la ville est tout en minuscule. • Majuscule : le nom de la ville est tout en majuscule. Dans la zone Options par pays, deux options supplémentaires sont accessibles. • Considérer l’adresse 3 comme une zone d’état : cette option est utile lorsque le département, la région, le canton ou l’état d’un pays est obligatoire. La 3ème ligne constituant l’adresse sera alors considérée comme une zone d’état. Cochez cette option si vous êtes concerné. • Exonymes autorisés par pays : cette fonction permet d’avoir les noms des villes dans une langue diffé- rente de la langue officielle d’un pays (langues locales telles le breton, basque...). Si vous avez besoin d’utiliser des exonymes, sélectionnez le pays pour lequel le logiciel les proposera. 3. Votre logiciel contrôle que la ville, le code postal et le pays concordent. Choisissez à quel moment vous voulez effectuer un contrôle : • • • Lors de la validation de la saisie. Lors d’un import de données. Dans l’utilitaire de vérification des données. 4. Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton [OK]. Dictionnaire personnel Cette préférence permet de gérer un dictionnaire personnel et d’y ajouter les mots que le logiciel ne reconnaît pas. 83 Les préférences 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis saisissez le mot à insérer dans le dictionnaire. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. L’emplacement défini par défaut permet d’utiliser le même dictionnaire personnel dans toutes les applications Ciel installées sur votre ordinateur. Exemple Vous avez Ciel Devis Factures et Ciel Compta libérale. Lors de votre dernier travail sur Ciel Compta libérale, vous avez ajouté des mots dans le dictionnaire. Vous retrouverez ces mots dans Ciel Devis Factures. 3. Si vous voulez gérer un seul dictionnaire par application, cliquez sur le bouton et choisissez un nouvel emplacement. Si toutefois, vous disposez d’un autre dictionnaire, vous pouvez également le choisir. Vous pouvez créer vos dictionnaires personnels manuellement. Dans un fichier texte (.txt), vous devez saisir les mots séparés par des retours à la ligne. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 5. Pour revenir à l’emplacement par défaut, cliquez sur le bouton . Insertion automatique Cette préférence permet de proposer et d’insérer automatiquement des mots, phrases prédéfinis, dans des zones de texte enrichi (observations, commentaires, notes...). Pour rappel, avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. 1. Afin que cette fonction soit automatisée, cochez la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie. 2. Choisissez à quel moment le logiciel doit proposer des mots : • Au premier, second... cinquième caractère saisi. • Une fois que vous avez saisi le mot en entier. Cette option est utile pour les mots composés. • Automatiquement, c’est-à-dire une fois que le logiciel a détecté le plus grand nombre de caractères correspondant à une phrase. Ceci est particulièrement utile quand vous avez beaucoup de texte prédéfini. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. 84 Les préférences Vérification orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique et vous pouvez définir les options de corrections. La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte via le menu CONTEXTUEL. 1. Cochez la case Vérifier l’orthographe pour activer le correcteur orthographique. 2. Cochez les options de correction : • Vérifier l’orthographe en cours de frappe : dans ce cas, les erreurs orthographiques sont soulignées en rouge lors de vos saisies dans les zones de commentaire, observations... • Ignorer les mots commençants par une capitale • Ignorer les mots en majuscules • Ignorer les mots avec une casse mixte • Ignorer les mots qui contiennent des nombres • Ignorer les noms des domaines • Signaler les répétitions • Etre sensible à la casse : le logiciel distingue les majuscules des minuscules. Par exemple, lorsque cette option est cochée, le logiciel considère «france» et «France» comme deux mots différents. • Suggérer le découpage de mots : lorsque le logiciel détecte un mot constitué de deux mots connus, il propose en correction deux mots séparément. Cette option est utile lorsqu’il manque un espace entre deux mots. • Accepter les mots concaténés : cette option est destinée à l’Allemand et au Finlandais. Le logiciel vérifie séparément tous les mots mis bout à bout formant un seul mot. 3. Sélectionnez la Langue par défaut du dictionnaire. Les logiciels en version Evolution (Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Associations) ainsi que Ciel Gestion Intégrale sont livrés avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous disposez alors de deux choix supplémentaires : • Langue courante : correspond à la langue dans laquelle le logiciel est vendu. • Langue automatique : le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. 4. Vous pouvez ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Pour cela, cliquez sur le bouton Le fonctionnement du dictionnaire personnel vous est expliqué au paragraphe “Dictionnaire personnel”, page 83. 85 Les préférences Internet Connexion Cette préférence permet de définir la manière dont votre logiciel se connecte à Internet. 1. Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, cochez l'option Autoriser l’application à se connecter à internet. Ainsi, votre logiciel se connecte automatiquement à internet et vous permet de bénéficier des mises à jour automatiques Ciel. Si vous décochez cette option, vous devrez télécharger par vous-même les mises à jour de votre logiciel. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. Paramètres Proxy Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Les paramètres Proxy sont des paramètres définis pour un serveur informatique qui a pour fonction de relayer les requêtes entre un poste serveur et un poste client. Cette préférence vous permet de définir les paramètres Proxy de votre serveur afin de vous connecter à Internet depuis votre logiciel. Celle-ci est uniquement utile si votre poste de travail dispose d’une connexion internet. Ces paramètres sont appliqués à toutes les applications Ciel installées sur votre poste de travail. 1. Si vous n’utilisez pas de serveur de proximité, sélectionnez Pas de proxy. 2. Si vous utilisez un serveur proxy, choisissez ses paramètres de détection : • Détection automatique des paramètres de proxy pour ce réseau : ce sont les paramètres définis par défaut sur votre poste de travail qui sont détectés automatiquement. • Utiliser les paramètres d’Internet Explorer : ce sont les paramètres d'Internet Explorer qui sont automati- quement détectés. • Configuration manuelle du proxy. Dans ce cas, saisissez l'adresse HTTP du Serveur et indiquez ensuite votre Nom d’utilisateur ainsi que votre Mot de passe. Ces informations permettent d'accéder au serveur Proxy. • Vérifiez éventuellement que les réglages du navigateur Internet que vous utilisez sont identiques à ceux que vous venez d’effectuer dans votre logiciel. 86 Les préférences Ciel Business Mobile Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Cette préférence est également accessible depuis la commande PARAMÉTRAGE dans le menu DOSSIER CIEL BUSINESS MOBILE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 87 Les préférences 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. 88 Les préférences Agenda Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre Préférences agenda se compose de plusieurs onglets qui vous permettent de paramétrer l'agenda. Selon le logiciel Ciel dont vous disposez, cette fenêtre présente des onglets et options supplémentaires. Exemple de la fenêtre Préférences agenda de Ciel Compta Vous pouvez à tout moment modifier votre paramétrage. L'onglet Générales Présentation par défaut Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez ici définir l'affichage de votre agenda Par Jour, Par semaine, Par mois ou par Liste, qui sera pris par défaut à chaque ouverture de votre agenda. L’option Dernière utilisée permet d’afficher l’agenda selon le dernier mode d’affichage que vous avez sélectionné. Horaire de travail de Vous pouvez paramétrer ici les heures de travail ; de 9:00 à 18:00 par exemple. Famille par défaut Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante une famille (Urgent, En attente, etc.). Lieu par défaut Saisissez le lieu de travail habituel. L’onglet Rendez-vous Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Durée des rendez- vous par défaut Indiquez une durée moyenne des rendez-vous (1:00 heure par exemple). Délais entre rendez-vous par défaut Précisez le temps écoulé entre deux rendez-vous (exemple 00:15 mn). 89 Les préférences Horaire des rendez-vous par défaut Indiquez dans les zones De...A les horaires habituels des rendez-vous. Jour de rendez-vous par défaut Précisez les jours de rendez-vous que vous paramétrez par défaut. Vous pouvez sélectionner l'option Les jours ouvrables ou cocher la ou les case(s) correspondant aux jours de vos rendez-vous. L'onglet Alertes Alertes par défaut Vous pouvez paramétrer une alerte par défaut pour les rendez-vous, les tâches et les événements selon les options disponibles dans votre logiciel. Vous pouvez être alerté par exemple 10 minutes avant un rendez-vous. Options d'alertes Ces options vous permettent de : • effectuer une vérification régulière des alertes (toutes les 10 mn, toutes les heures), • opter pour une alerte sonore, • avancer les alertes chômées, • afficher les alertes dans une fenêtre. L'onglet Avancées Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres agenda simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres de l'agenda en même temps. Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres détails simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres détails (détail d'une tâche, d'un rendez-vous) en même temps. Purge 1. Sélectionnez le type de purge de l'agenda que vous souhaitez : • automatique (la purge se lance automatiquement), • automatique avec confirmation (un message vous invite à confirmer la purge de l'agenda), • manuelle (vous effectuez manuellement la purge de l'agenda). 2. Spécifiez les éléments à purger : • tous les éléments, • les éléments marqués comme étant "terminés". 3. Indiquez un temps de conservation des éléments (un mois, un trimestre, un semestre). 4. Une fois que vous avez paramétré l’agenda, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 90 Les préférences Liaison comptable Génération des écritures Cette préférence permet de paramétrer le transfert des écritures comptables dans un autre logiciel. Le transfert des écritures peut se faire via internet dans certains logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de paramétrage peut donc variée selon l’application que vous avez. L’onglet Destination du transfert Le premier menu déroulant vous permet de choisir la Destination du transfert : • Aucune : choisissez cette option si vous ne souhaitez pas générer vos écritures comptables. • Ciel Compta : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables dans un fichier Ciel Compta. 1. Dans la zone Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, indiquez la version du logiciel Ciel Compta : • Millésime inférieure ou égale à 11.10 ou Evolution inférieure à 4.10. • Millésime supérieure ou égale à 12.00 ou Evolution supérieure ou égale à 5.00. • Millésime supérieur ou égale à 14.00 ou Evolution supérieure ou égale à 7.00. 2. Sélectionnez ensuite la Société concernée à l’aide de la flèche 3. Cliquez sur l’icône du menu déroulant. pour sélectionner le répertoire où se situe l'application à utiliser. Attention ! Le transfert n'est possible que si vous utilisez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à la version 9.10 (Millésime) ou à la version 2 (Evolution). • Fichier texte : ce mode permet de choisir un export de vos écritures comptables sous forme d'un fichier texte pour, par exemple, le visualiser dans un tableur. Dans ce cas, vous pouvez indiquer le chemin où le fichier devra être créé. • Fichier au format XImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format XImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier ASCII, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. 91 Les préférences • Fichier au format RImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format RImport . L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Disponible uniquement dans Ciel Gestion commerciale (Millésime et Evolution) Dans Ciel Gestion commerciale, d’autres formats d’export sont proposés : • CCMX : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comp- tabilité CCMX. Un fichier d'exportation compatible au format CCMX contenant les écritures de votre choix sera créé. • Cegid PGI ou Cegid Sisco 2 : choisissez l'option Cegid PGI ou Cegid Sisco 2 en fonction du logiciel de comptabilité dans lequel sera intégré vos écritures. Un fichier d'exportation compatible au format Cegid PGI ou Cegid Sisco 2 contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage 30 ou Sage 100 : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage 30 ou sage 100. Un fichier d'exportation compatible au format Sage 30 ou 100 contenant les écritures de votre choix sera créé. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. • Sage Expert ARF : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logi- ciel de comptabilité Sage Expert Comptable via le module ARF. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert Journaux : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert comptable. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. L’onglet Historique 1. Sélectionnez le répertoire de stockage (automatique ou spécifiez un répertoire précis). Les fichiers exportés peuvent être archivés. 2. Sélectionnez une option de conservation. Si vous travaillez en réseau, l'historique est stocké sur le poste serveur dans le répertoire utilisé par défaut en mode automatique. 92 Les préférences L’onglet Options Cet onglet vous permet de renseigner le numéro du prochain mouvement généré. Indiquez si vous souhaitez Visualiser, Vérifier les écritures avant chaque transfert (contrôle de l'équilibre des écritures générées) et/ou Générer les informations tiers éventuelles en cochant les cases correspondantes. Import des écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Gestion Intégrale. Ces préférences sont utilisées pour importer les écritures d'un autre logiciel (Gestion commerciale, Paye, etc.). L’onglet Principal Répertoire source Le répertoire source est le répertoire dans lequel est situé le fichier d'import. Deux options sont proposées : • Automatique : le fichier d'import doit être placé dans le répertoire de la société (dans Données Ciel). • Utiliser le répertoire : vous devez indiquer le répertoire où sera situé le fichier à importer à l'aide de l’icône d’appel de liste . Dans ce cas, cette valeur ne peut être vide. 93 Les préférences Rechercher la présence d'écritures au démarrage Cochez cette option si vous souhaitez que les écritures en attente soient recherchées à l’ouverture de votre dossier. Si ce n'est pas le cas, vous activerez par la suite la commande IMPORT/EXPORT - IMPORT DES ÉCRITURES EN ATTENTE du menu DIVERS pour les rechercher. Au début de l'import • Demander confirmation : cochez cette option si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche avant de lancer le traitement. • Prévisualiser les écritures : cette option affiche une fenêtre vous permettant de visualiser les écritures avant l’import. Depuis cette fenêtre vous pouvez confirmer ou non l'import des écritures. Si l'import s'est bien effectué Afficher le rapport : si l'import s'est déroulé correctement, vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les éventuels traitements spécifiques réalisés (création de comptes par exemple). Si l'import s’est mal passé Afficher le rapport : vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les raisons de l'échec. Traitement du fichier : si l’import des écritures a échoué, activez le menu déroulant et sélectionnez l’une des trois options proposées : • Laisser le fichier inchangé : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée sur le fichier. • Traiter le fichier normalement : les actions réalisées sur le fichier d'import en cas de succès (par exemple changement du nom de " XImport.txt " en " XImport.bak ") seront également réalisées en cas d'échec. • Demander : dans ce cas, un message proposera à l'utilisateur de confirmer l’action (Laisser le fichier inchangé ou bien Traiter le fichier normalement). L’onglet Historique Répertoire de stockage Vous pouvez : • paramétrer un stockage automatique des fichiers importés, ou • indiquer le répertoire de stockage à prendre en compte. Options de conservation Sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de fichiers importés à archiver (tous, les 10, les 20, les 50 derniers fichiers). 94 Les préférences L’onglet Avancé Comptes • Ajuster les numéros de comptes automatiquement Si la longueur des numéros de compte importée est inférieure à celle utilisée dans le dossier, le logiciel complétera avec des 0. • Créer le compte s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les comptes qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du compte s’il a changé Si le libellé du compte importé est différent de celui du dossier, vous pouvez demander qu’il soit mis à jour. • Format de l’intitulé en création ou modification Si vous modifiez un libellé de compte, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé des comptes sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé des comptes sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé des comptes sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé des comptes sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les sui- vantes en minuscules). Divers • Créer le journal s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les journaux qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du journal s’il a changé (uniquement pour le format RImport) Si le libellé d’un journal importé est différent de celui du dossier, il sera mis à jour en cochant cette option. • Créer le code analytique s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les codes analytiques qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Logiciel spécifique tout en Euro Cochez cette option si vous ne voulez pas tenir compte de la monnaie du dossier. Les montants du fichier d’import seront tous considérés en Euro. • Modifier le libellé de l’écriture Si vous modifiez le libellé d’une écriture, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé de l’écriture sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé de l’écriture sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé de l’écriture sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé de l’écriture sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les sui- vantes en minuscules). 95 Les préférences Synchronisation des données Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Présentation Cette partie présente les réglages vous permettant de synchroniser vos données entre votre PDA (assistant personnel) et votre application Ciel. Vous pourrez, par exemple, établir une correspondance entre votre agenda/calendrier et celui de votre application Ciel. Attention ! La synchronisation des données n'est possible que si les logiciels livrés avec votre PDA sont installés. Pour les manipulations à effectuer dans les logiciels de votre PDA, reportez-vous aux documentations correspondantes. La version du logiciel Ciel que vous utilisez actuellement vous permet de ne réaliser que des synchronisations avec des PDA de type Palm. Les réglages synchronisation Pour pouvoir échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA, vous devez effectuer quelques réglages au sein du logiciel Ciel. 1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES puis OPTIONS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Préférences, déployez la famille Synchronisation des données puis double-cliquez sur Réglages synchronisation. 3. Dans la fenêtre Réglages synchronisation, sélectionnez le fichier à synchroniser (Contact, Tâche ou Rendez-vous) puis cliquez sur le bouton . Un assistant va vous permettre d'activer la synchronisation du fichier sélectionné. 4. Après avoir lu l’étape Présentation, cliquez sur le bouton [Continuer]. L’étape Choix de la synchronisation vous permet de choisir le type de synchronisation. 5. Cliquez à nouveau sur le bouton [Continuer]. Dans la dernière étape, deux choix vous sont proposés. 96 Les préférences 6. Nous vous conseillons d'opter pour le premier : Définir la synchronisation avec les réglages par défaut 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la liste des fichiers, celui que vous venez de personnaliser possède un Type de synchronisation et un Sens. 8. Pour synchroniser les autres fichiers, procédez de la même façon. Consulter les réglages synchronisation d’un fichier Le bouton sélectionné. donne accès à la description de la synchronisation définie pour le fichier Annuler les réglages synchronisation d’un fichier Pour annuler la définition de la synchronisation d'un fichier, sélectionnez-le puis activez l’option Ne plus synchroniser du menu CONTEXTUEL (clic droit). Pour la synchronisation avec les PDA Palm, il vous faudra ensuite effectuer certains réglages depuis le logiciel Hotsync Manager. Vous allez devoir notamment activer et désactiver les conduites. Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation correspondante livrée avec votre PDA. Attention ! Dans le cas d'une synchronisation complète, le PDA sera toujours prioritaire sur l'application. Synchroniser depuis le logiciel Ciel Le bouton logiciel Ciel. ne sera utile que lorsque la synchronisation sera effectuée depuis votre Par exemple, cela peut être le cas pour une synchronisation avec un logiciel de messagerie, d'agenda et de répertoire installé sur votre ordinateur. Dans le cadre du fonctionnement avec des PDA Palm, la synchronisation sera toujours déclenchée depuis le PDA. 97 Les préférences Etats paramétrables Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences que vous allez fixer ici seront utilisées lors du paramétrage des états. Elles sont regroupées dans 4 onglets. L'onglet Liste des états Autoriser l'ouverture de plusieurs listes simultanément En activant cette option, vous pouvez ouvrir autant de fois que vous le souhaitez la liste des états paramétrables. Autoriser l'ouverture d'une sélection multiple Si cette option est activée, l'ouverture simultanée de plusieurs états est autorisée. Dans le cas contraire, vous ne pourrez ouvrir en même temps qu'un seul état. Cette option concerne non seulement l'ouverture de plusieurs états, mais également les actions de renommer et de dupliquer les états sélectionnés. Utiliser les assistants Cochez cette option pour bénéficier de l'assistant à chaque création d'états. Cacher les états invisibles en mode simple Cette option a pour effet de ne pas afficher les états invisibles lorsque la liste des états paramétrables est en mode simple (case Mode avancé non cochée). Dupliquer automatiquement les états standards lors de la modification En activant cette option, le logiciel dupliquera automatiquement et sans message d'avertissement l'état standard sélectionné. Rendre automatiquement les états standards invisibles lors de la suppression En activant cette option, le logiciel rendra invisible - et cela sans message d'avertissement - l'état standard que vous souhaitez supprimer. Les états standards sont ceux livrés avec le logiciel. Vous ne pouvez les modifier ou les supprimer. Par contre, vous pouvez les dupliquer pour ensuite les modifier ou les rendre invisibles. Deux menus locaux situés au bas de l'onglet permettent de choisir la Couleur des états standards et la Couleur des états utilisateurs. 98 Les préférences L'onglet Etats Cet onglet vous permet de fixer le mode à utiliser pour la vérification des scripts lors du clic sur le bouton [Vérifier], et le mode à utiliser lors de l'enregistrement du script. Pour cette deuxième option, vous pouvez désactiver tout contrôle en décochant la case Vérifier à l'enregistrement avec le mode. L’onglet Divers Cochez l’option Re-proposer le dialogue de choix éventuel à la fin de l’état si vous voulez qu’à la fin d’une impression, votre logiciel re-propose de lancer le même état. Ceci est très utile si vous lancez plusieurs fois de suite le même état mais avec des critères différents, par exemple avec une date différente. L'onglet Options sortie fichier Les préférences présentes dans cet onglet sont prises en compte lorsque la sortie d'un état est de type "Fichier". 1. Choisissez le répertoire de destination. Dans le cas où celui-ci est vide, le fichier sera créé sur le Bureau. 2. Si vous cochez l'option Demander le répertoire, le logiciel se positionnera par défaut sur le répertoire choisi, mais vous aurez la possibilité de changer la destination. 3. Deux options permettant de fixer la réaction du logiciel dans le cas où le fichier à créer existerait déjà. 99 Les préférences Vous pouvez Demander confirmation pour le remplacer ou Le remplacer sans confirmation. Les trois dernières options permettent de choisir ce que doit faire le logiciel après avoir généré le fichier : • Ne rien faire • Ouvrir le fichier : le fichier généré s’ouvre dans l’application qui lit son format. Par exemple, un fichier PDF s’ouvrira avec Adobe Reader®. 4. Ouvrir le dossier de destination : le répertoire dans lequel a été généré le ficher s’ouvre via l’Explorateur Windows™. 100 Les utilitaires Généralités Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Associations Les informations Les utilitaires fichiers Divers Dossiers Mise à jour Les utilitaires Généralités menu DOSSIER - commande OPTIONS puis UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Vous pourrez vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Attention ! Des logiciels Ciel disposent d’utilitaires supplémentaires, selon leurs spécificités. Exemple de la fenêtre Utilitaires de Ciel Compta. La fenêtre Utilitaires se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories d'utilitaires. Pour chaque catégorie, le symbole + permet d'afficher les utilitaires de la catégorie en question. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, le bouton [Exécuter l'utilitaire] permet de lancer l'utilitaire sélectionné. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'utilitaire. Le bouton [Préférences] permet d’ouvrir la fenêtre des préférences et le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre. Deux types d'utilitaires peuvent être présents : • Les utilitaires standards sont des utilitaires simples à utiliser. • Les utilitaires avancés sont des outils plus puissants. Pour les afficher cochez la case Avancé. 102 Les utilitaires Comptabilité Purge Disponible uniquement dans Ciel Compta et Ciel Compta Facile Dans Ciel Compta, la purge permet de remettre à zéro : • les écritures, • les rapprochements bancaires, • les déclarations de TVA, • les cumuls antérieurs, c'est-à-dire les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices antérieurs. Dans Ciel Compta Facile, la purge remet de remettre à zéro les écritures et les déclarations de TVA. Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA seront également purgés. Réparation de la saisie d’écritures Disponible uniquement dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale Cet utilitaire vous permet de libérer les écritures en cours de modification et les numéros de chèques "en cours". La réparation est nécessaire lorsque vous avez un message au moment où vous souhaitez créer ou modifier une écriture. Récupération de Ciel Compta Disponible uniquement dans Ciel Gestion Intégrale Cet utilitaire permet de récupérer les données comptables d'un dossier de Ciel Compta. La récupération n'est possible que si vous avez une version 2006 ou supérieure de Ciel Compta : • Ciel Compta Evolution : à partir de la version 5.00. • Ciel Compta : à partir de la version 12.00. • Ciel Compta Facile : à partir de la version 1.00. 1. Ouvrez le dossier Quantum qui recevra les données du dossier comptable. Attention ! Le dossier de Ciel Gestion Intégrale ne doit pas contenir d'écritures comptables sans quoi la récupération est impossible. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. 103 Les utilitaires Gestion commerciale Disponible uniquement dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale Mise à jour des descriptions longues Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un article. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Vous pouvez mettre à jour les désignations internationales. Cochez l’option Oui ou Non puis cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Remise à zéro des stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro les quantités en stock de tous les articles dans les fiches article et dans les mouvements de stock. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Remise à zéro des mouvements de stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro tous les mouvements de stock existants. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. 104 Les utilitaires Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale, Ciel Immobilisations, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale Cet utilitaire permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Avant d'effectuer le calcul, l'application vérifie les immobilisations. 1. Dans la fenêtre Utilitaires - dossier Immobilisations, cliquez sur l'utilitaire Recalcul des immobilisations. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'opération. 3. Un message vous informe que le traitement est terminé. Cliquez sur le bouton [OK]. 105 Les utilitaires Associations Disponible uniquement dans Ciel Associations Modification d'un code banque Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - ASSOCIATIONS. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous votre comptabilité est externe. Cet utilitaire permet de remplacer le code d'un poste de trésorerie par un nouveau code. Tout le dossier sera mis à jour avec ce nouveau code. 1. Dans la fenêtre Utilitaires, cliquez sur le symbole "+" du dossier Associations. 2. Double-cliquez sur la ligne Modification d'un code banque. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton d'appel de liste de la zone Remplacer le code de la banque. 4. Sélectionnez dans la fenêtre qui s’affiche le code du poste de trésorerie à modifier puis cliquez sur le bouton [Ok]. 5. Dans la zone Par le code, saisissez le nouveau code. 6. Cliquez sur le bouton [Ok]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 7. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. 106 Les utilitaires Les informations Vous disposez de plusieurs types d’informations : les Informations sur les programmes Ciel, les informations sur l'application et les informations sur la base. Vous avez également un historique concernant les actions exécutées sur le logiciel ainsi que des statistiques d’utilisation. Historique La fenêtre Historique système récapitule toutes les opérations intervenant sur la base de données de votre logiciel. Les utilitaires exécutés sont listés dans cet historique ainsi que la purge de vos opérations. Informations programmes Ciel Cet utilitaire permet d’obtenir la liste des programmes Ciel installés sur votre ordinateur ainsi que les dossiers qui sont rattachés à chacun de ces programmes. Vous avez également l’emplacement des applications installées et des dossiers enregistrés. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations programmes Ciel ). Informations sur l’application Cet utilitaire permet de visualiser les informations techniques sur l’application Ciel en cours. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur l'application). Informations sur la base Cet utilitaire permet d’obtenir des informations techniques sur la base de données courante. Vous obtiendrez ainsi le nom de votre fichier, sa taille, son chemin d'accès, ses dates de création et de modification, etc. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur la base). Statistiques d’utilisation Attention ! Cet utilitaire n’est accessible que si vous avez coché la case Avancé de la fenêtre Utilitaires. Cet utilitaire présente les dernières statistiques d'utilisation du logiciel sur le poste sur lequel il est installé. Vous pouvez visualiser de façon détaillée les opérations effectuées pour un mois donné. 107 Les utilitaires Les utilitaires fichiers Cette famille d’utilitaires permet essentiellement de nettoyer, réindexer la base de données de votre logiciel Ciel. Effacement des fichiers temporaires Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Lancez cet utilitaire si vous souhaitez détruire les fichiers Temporaires et éviter ainsi de surcharger votre application. • Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Exportation XML des données Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire permet d'exporter des données de votre dossier dans des fichiers au format XML utilisables par d'autres applications. 1. Choisissez les données à exporter puis cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre suivante s’affiche Vous disposez de plusieurs options qui vous permettent : • d’ajouter la structure du fichier : les noms des champs sont repris. • d’exporter le contenu des rubriques utilisateurs, les rubriques vides si vous voulez les renseigner plus tard, les notes que vous avez ajoutés en commentaire. 2. Cochez ou décochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [Ok]. Infos Perso Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Cet utilitaire permet de créer ou modifier des rubriques définies par l'utilisateur dans certains fichiers. Ces rubriques sont des rubriques personnelles qui répondent à vos besoins et que vous allez définir afin de les intégrer dans les fichiers de votre logiciel. Ces rubriques peuvent être utilisées au niveau des listes, des filtres, des états, etc. Dans la fenêtre Infos perso est affichée la liste des fichiers que vous pouvez personnaliser, et auxquels vous pouvez ajouter des rubriques. 108 Les utilitaires Exemple de Ciel Gestion commerciale Par exemple, vous créez une rubrique Infos perso. concernant les membres. Dans les fiches des membres, vous aurez un onglet Infos Perso. dans lequel vos rubriques seront affichées et vous pourrez les renseigner. Créer une rubrique manuellement 1. Sélectionnez le fichier à personnaliser puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi doublecliquer sur le fichier que vous souhaitez personnaliser. Un message vous indique, en bas de cette fenêtre, le nombre maximal de rubriques qu'il est possible d’ajouter. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s’affiche : 3. Saisissez le nom de votre rubrique. 4. Sélectionnez le Type de rubrique à l’aide de la liste déroulante. Les rubriques peuvent être sous la forme de texte, nombre, date, case à cocher, énumération, etc. Si vous avez sélectionné le type Enumération (liste de valeurs qui sont énumérées dans une table) : • Nommez votre liste dans la zone Enumération. Vous pouvez en créer une en cliquant sur le bouton [Nouvelle table]. • Cliquez sur le bouton [Ouvrir] afin d’ajouter des éléments à votre liste d’énumération. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et retourner à la fenêtre précédente. 109 Les utilitaires Vous pouvez également créer, ouvrir, supprimer ou encore vérifier l’utilisation des énumérations à l’aide du bouton [Tables d’énumération] de la fenêtre Rubriques utilisateurs. 5. Vous pouvez ajouter un commentaire dans la zone destinée à ce titre. Ce commentaire sera lisible dans la liste des rubriques. 6. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le bouton [Ok et créer] permet de valider votre rubrique et d’en créer une autre immédiatement. Les rubriques créées apparaissent dans l’onglet Infos Perso. des fiches (membres, partenaires, activités, etc.), spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez alors les renseigner en double-cliquant dessus. Dans la liste correspondante (membres, activités, partenaires etc.), vous pouvez ajouter les colonnes de vos rubriques via la commande MODIFIER LES COLONNES du menu CONTEXTUEL (clic droit sur l’en-tête des colonnes). Créer une rubrique à partir d'un dossier Si vous disposez de plusieurs dossiers, vos rubriques ne sont présentes que dans celui où vous les avez créées. Si certaines de ces rubriques sont utilisées dans des états, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de l'édition de ces états, puisqu'ils sont communs à l'ensemble des dossiers de l'application. Afin d’éviter de recréer toutes vos rubriques, vous disposez d'une option qui permet de récupérer les rubriques d’un dossier et de les créer automatiquement dans un autre dossier. 1. Dans la fenêtre de création des rubriques, faites un clic droit puis sélectionnez la commande CRÉER À PARTIR DU DOSSIER du menu CONTEXTUEL. Un message s’affiche, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Sélectionnez le dossier qui contient les rubriques à récupérer puis cliquez sur le bouton [Ok] Si des rubriques existent déjà, elles seront supprimées puis remplacées. Recherche valeurs utilisées Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire permet de rechercher tous les enregistrements liés à une rubrique pour une valeur donnée. 1. Sélectionnez la rubrique sur laquelle vous avez une recherche à faire, à l’aide de l’icône . 2. Sélectionnez la Valeur recherchée puis cliquez sur le bouton [Lancer la recherche]. 3. Un message signale s’il a trouvé des enregistrements ou non. Si la recherche a été fructueuse, cliquez sur le bouton [Oui] pour voir la liste des enregistrements répondant à votre recherche. 110 Les utilitaires Réindexation de la base Cet utilitaire permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par des enregistrements supprimés. Vous pouvez lancer cet utilitaire si vous avez supprimé beaucoup de données ou sur recommandation du support technique. Deux traitements peuvent être exécutés : Réindexation L'option Réindexer la base permet de reconstruire les tables contenant les index. Compactage des données L'option Compacter les données n'est active que s'il y a réellement de la place à récupérer. En effet, lorsque des enregistrements sont supprimés dans votre dossier, leur place n'est pas totalement récupérée. La totalité de la place libérée par une suppression ne peut être récupérée que par le lancement de cet utilitaire. Compactage des images Les options de compactage permettent de réduire la taille de vos images et de les convertir au format JPEG. 1. Cochez les options correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. 111 Les utilitaires Structure de la base Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire permet d'imprimer tout ou partie de la structure des tables contenue dans la base de données. Vérification des préférences Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire vérifie et recherche d'éventuelles erreurs sur le fichier Préférences. • Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Vérification]. Si des erreurs sont détectées, vous pourrez lancer une réparation du fichier. • Pour remettre à zéro la base Préférences, cliquez sur le bouton correspondant. Les personnalisations seront supprimées. Les paramètres définis par défaut seront pris en compte. Vérification/réparation de la base Cet l'utilitaire permet de vérifier et/ou réparer les fichiers de votre dossier Ciel. En effet, suite à des problèmes techniques ou matériels (coupure de courant, surtension, etc.), votre dossier peut nécessiter des contrôles et éventuellement des réparations. Attention ! Nous vous conseillons de lancer ce type d'utilitaire uniquement sur les conseils de nos techniciens. Deux modes vous sont proposés. Mode normal 112 Les utilitaires Cochez la case Réparer si possible si vous souhaitez que la vérification de la base soit suivie d'une réparation si un problème est rencontré. 1. Sélectionnez un niveau de vérification parmi les trois proposés : Rapides, Standards ou Approfondies. 2. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Mode avancé Ce mode permet de choisir les vérifications à effectuer et les fichiers à vérifier. Comme pour le mode Normal, vous pouvez soit demander un simple contrôle soit une réparation si possible. Le menu déroulant Sélection contient des choix équivalents aux options précédentes (Rapide, Standard ou Approfondie). En fonction de l’option choisi dans ce menu, le logiciel valide directement une sélection de vérifications dans la liste. Vous pouvez aussi cocher ou décocher une ou plusieurs vérifications particulières en cliquant sur leur case à cocher correspondante. L'option Choisir les fichiers affiche une liste supplémentaire qui permet d'indiquer les fichiers sur lesquels les vérifications doivent être réalisées. Vous pouvez revenir au mode Normal en activant le bouton radio correspondant en haut à gauche de la fenêtre. 1. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. 113 Les utilitaires Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 2. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. 114 Les utilitaires Divers Re-initialisation des titres • Activez cet utilitaire pour remettre tous les titres des colonnes à leurs valeurs définies par défaut. • Cliquez sur [Oui] pour lancer le traitement. Reconstruire le cache EDA Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire permet de reconstruire les liens pour un accès rapide à certaines données, comme, par exemple, les filtres de données. Ces liens sont normalement mis à jour automatiquement, mais il peut être utile de les reconstruire. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Mettre à jour la liste des états Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire permet de reconstruire la liste des états. Cette liste est normalement mise à jour automatiquement, mais il peut être utile de la forcer manuellement. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. 115 Les utilitaires Dossiers Emplacement des dossiers Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire vous permet de vérifier et éventuellement modifier le chemin utilisé pour accéder aux dossiers. Toutes les applications utilisant les dossiers, doivent être fermées. • Pour changer le chemin d'accès, cliquez sur [Modifier]. • Pour affecter l'emplacement par défaut, cliquez sur [Standard]. Gestion des dossiers Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel. En réseau, la maintenance des dossiers doit être réalisée sur le poste serveur. Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque société le ou les dossiers qu'elle contient. • Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer]. • Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Attention ! Ces suppressions sont irréversibles. Avant de supprimer un dossier, assurez-vous de disposer au moins d'une copie de votre dossier. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. Assurez-vous donc de disposer au moins d'une copie de chaque dossier de la société à supprimer. • Pour dupliquer le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Dupliquer]. Ceci vous permet, par exemple, de réaliser des essais sur une copie de votre dossier sans modifier l'original. Le bouton [Dupliquer] n'est pas actif lorsque vous sélectionnez une société. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique le nom de l'application liée au dossier sélectionné, la taille, etc. • Lorsque vous cochez l'option Mode avancé, la fenêtre se complète des éléments suivants : Ouvrir avec l'explorateur Ce bouton vous permet de visualiser via le navigateur Windows™ la société ou le dossier sélectionné. Voir le chemin d'accès Si cette option est cochée, le chemin d'accès de la société ou du dossier sélectionné est affiché dans la zone d'informations. Afficher les extensions Cochez cette option pour afficher, à la suite du nom, l'extension du dossier. Voir tous les dossiers Cette option permet de visualiser l'ensemble des sociétés et des dossiers de tous les logiciels Ciel. Vous pouvez ainsi, par exemple, renommer un dossier ou une société d'une autre application Ciel. Cette option va vous permettre également de pouvoir vérifier, par exemple, les dossiers présents dans une société avant de la supprimer. 116 Les utilitaires Lecture seule Cette option n'est active que lorsque vous sélectionnez un dossier. Elle vous permet d'indiquer que vous souhaitez ouvrir le dossier uniquement en lecture. Ainsi vous ne pourrez réaliser aucune modification. Cette option vous sera utile, par exemple, pour consulter un dossier archivé sans risque de le modifier par erreur. • Lorsque vous faites un clic-droit, vous disposez de la commande Mettre à jour les archives. Celle-ci permet de réorganiser les dossiers afin de classer les archives dans un ordre précis. Attention ! Nous vous recommandons de lancer la mise à jour des archives uniquement sur les conseils de nos techniciens. Points de restauration Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Cette fenêtre affiche les points de restauration créés. Vous pouvez à partir de cet utilitaire gérer vos points de restauration. Les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde de vos données. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Sélectionnez les paramètres d'affichage des points de restauration. Vous pouvez les afficher : • Tous, • A l'ouverture du dossier, • Avant les opérations irréversibles. Restaurer un point de restauration Cette commande vous permet de revenir aux données sauvegardées à un moment précis. 1. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. 2. Un message vous demande de confirmer la restauration du point de restauration sélectionné. Cliquez sur [Oui]. 117 Les utilitaires La fenêtre Restauration s'affiche. 3. Choisissez une option de restauration. • Restaurer dans le dossier courant Saisissez dans ce cas, le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [Ok]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire en cours. • Restaurer dans le répertoire 1. Sélectionnez dans ce cas, le répertoire dans lequel vous souhaitez restaurer vos données puis cliquez sur [Ok]. 2. Saisissez ensuite le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [Ok]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire de votre choix. Cochez l'option Ouvrir après restauration si vous souhaitez que le dossier s'ouvre automatiquement après la restauration. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Ouvrir un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous demande de confirmer l'ouverture du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Le point de restauration de votre dossier s'ouvrira en lecture seule. Vous ne pourrez donc pas le modifier. Dans la barre de titre du logiciel, le nom du dossier est précédé de la date et l’heure du point de restauration. Supprimer un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration à effacer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Celui-ci est supprimé de la liste des points de restauration. 118 Les utilitaires Mise à jour La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - bouton [Mon compte Ciel]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. 119 Les filtres (recherches) Introduction Les deux types de filtre La réalisation d’un filtre Les filtres (recherches) Introduction Les filtres ou recherches permettent d'extraire un ensemble de fiches selon différents critères que vous fixez. Ces filtres peuvent être enregistrés pour les extractions les plus courantes. Au-dessus des listes offrant la possibilité de réaliser des extractions, vous retrouvez la zone de recherche . Vous pouvez lancer une recherche simple en saisissant directement un critère dans la zone ou accéder rapidement à une recherche multi-critères livrée avec le logiciel ou créée par vos soins, via le menu déroulant. Ce menu déroulant permet de créer et d'utiliser des filtres «enregistrés». Attention ! La réalisation de filtres peut être rapide. Toutefois, vous allez également pouvoir réaliser des filtres plus sophistiqués, qui peuvent faire appel à des connaissances plus poussées. Avant de réaliser des filtres complexes, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les scripts. 121 Les filtres (recherches) Les deux types de filtres Globalement, la création d'un filtre, qu'il soit «temporaire» ou «enregistré», est identique. La seule différence réside dans le fait qu'un filtre "enregistré" pourra être conservé, modifié ou supprimé. Les filtres temporaires Les filtres "temporaires" ne seront pas conservés. Ils seront utilisés pour des extractions exceptionnelles. Les filtres simples Vous saisissez directement votre critère de recherche dans la zone, sans l’enregistrer par la suite. Le bouton présenté en fin de zone annule le filtre ainsi que la fermeture de la fenêtre. Les filtres multi-critères Cliquez sur le menu déroulant de la zone et choisissez la commande NOUVEAU. Une fenêtre s'affiche. Nous la détaillons dans le paragraphe “La réalisation d’un filtre”, page 124. Une fois votre filtre réalisé, l'extraction sera exécutée. Le fait de sélectionner la commande MODIFIER LA RECHERCHE dans la zone vous permettra de modifier le filtre que vous venez de réaliser. Mais le simple fait de fermer la liste aura pour effet de faire disparaître votre filtre. Les filtres enregistrés Les filtres «enregistrés» seront conservés et pourront être utilisés autant de fois que vous le souhaitez. De plus, vous pourrez à tout moment les modifier ou les supprimer. Enregistrer des filtres Une fois que vous avez lancé une recherche qu’elle soit simple ou multi-critères, vous pouvez l’enregistrer. 1. Cliquez sur le menu déroulant de la zone de recherche. 2. Choisissez la commande ENREGISTRER SOUS. 3. Saisissez le nom de votre recherche de façon à la retrouver rapidement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez alors la recherche dans le menu déroulant. Gestion des filtres 122 Les filtres (recherches) Vous pouvez accéder aux filtres enregistrés aussi bien en mode simple qu’en mode avancé. Depuis le menu déroulant, sélectionnez la commande LISTE. La fenêtre qui s’affiche vous permettra la maintenance des filtres "enregistrés". Les boutons permettent les actions suivantes : • [Créer] ouvre la fenêtre de création d'un filtre. • [Modifier] ouvre le filtre sélectionné dans la liste pour modification. • [Supprimer] supprime le filtre sélectionné dans la liste. • [Dupliquer] copie le filtre sélectionné dans la liste. • [Renommer] ouvre la fenêtre qui permet de changer le nom du filtre. • [Vérifier] contrôle si le filtre contient des erreurs. L'option Voir le type vous permet de visualiser si le filtre est de type Standard ou Utilisateur. Les filtres Standards sont les filtres que nous livrons avec le logiciel. Ils ne peuvent être modifiés, mais vous pouvez les dupliquer. Si vous souhaitez les supprimer, ils seront en définitive rendus invisibles. La commande RESTAURER LES DÉFAUTS accessible par un clic-droit vous permettra, si nécessaire, de les rendre à nouveau visibles. Les filtres Utilisateurs sont les filtres que vous aurez créés. En cliquant sur le bouton [Créer], le programme vous propose la fenêtre de création du filtre que nous étudierons dans le paragraphe suivant. Une fois terminé, vous pourrez renseigner le nom à donner au filtre. Une fois votre filtre défini et validé, le programme revient à la liste des filtres avec celui qui vient d'être créé affiché dans la liste. Vous pouvez alors utiliser les boutons afin de le modifier, le renommer, le dupliquer ou le supprimer. Pour revenir à la liste des fiches, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le filtre que vous venez d'enregistrer n'est pas forcément actif. La liste est telle qu'elle était au moment de l'appel du module de création. Pour lancer l'extraction, vous devez appeler le filtre à l'aide du menu déroulant de la zone de recherche. En effet, tout filtre enregistré vient s'ajouter dans le menu déroulant. En cas de recherches fréquentes de fiches dont les critères sont bien connus, vous pouvez enregistrer vos filtres et lancer vos extractions d'un simple appel dans le menu déroulant. 123 Les filtres (recherches) La réalisation d’un filtre Nous allons détailler ici toutes les options à votre disposition pour la réalisation de filtres, qu'ils soient "temporaires" ou «enregistrés». Les filtres simples Le mode Simple permet de rechercher rapidement les valeurs présentes dans une liste. 1. Dans la zone Rechercher dans la liste, saisissez la valeur recherchée. Pour une recherche de plusieurs valeurs en une seule fois, saisissez les différentes valeurs séparées par un « ; ». 2. Une fois votre saisie terminée, la loupe s'affiche. indique que la recherche est en cours. Ensuite, le résultat 3. Cliquez sur le bouton pour relancer la recherche. 4. Cliquez sur le bouton pour annuler la recherche. Par défaut, la recherche est réalisée sur toutes les colonnes présentes dans la liste. Depuis le menu déroulant, vous pouvez utiliser les filtres de recherche enregistrés pour effectuer un filtre sur une seule colonne. Dans le menu déroulant, vous disposez de l'option Recherche exacte. Elle permet d'indiquer au logiciel de rechercher précisément ce que vous avez saisi. Si cette option n'est pas activée, la recherche effectuée est de type « contient » . La sélection d’un filtre via le menu CONTEXTUEL sur une cellule est équivalente à une recherche en mode simple sur la colonne. Les filtres avancés 1. Cliquez sur la flèche de la zone de recherche pour activer le menu déroulant. 2. Choisissez la commande NOUVELLE RECHERCHE. Lorsque la fenêtre de création de filtres s’affiche, elle vous propose de réaliser par défaut un filtre «simple». 3. Sélectionnez l’option Avancé. 124 Les filtres (recherches) Vous pouvez cliquer sur le bouton radio Avancé même si vous avez commencé à définir la Rubrique, la Condition ou la Valeur. 1. Cliquez sur l’icône pour sélectionnez la rubrique sur laquelle sera basée la recherche. 2. Sélectionnez la condition à appliquer. 3. Cochez l’option Différencier les majuscules si vous voulez distinguer les lettres majuscules des minuscules. Par exemple, le logiciel considère qu’un article intitulé «LOGICIEL» est différent d’un article nommé «Logiciel». 4. Dans la zone Valeur, saisissez le critère à appliquer. Exemple Vous recherchez tous les articles dont le stock minimum est passé en-dessous de 10 unités. Voyons maintenant les options supplémentaires proposées dans ce mode. Type de condition Deux types de condition sont proposés, Standard ou Formule. Le type Standard correspond à celui que nous avons décrit pour le mode «simple». Reportez-vous au paragraphe correspondant. Le type Formule va remplacer totalement les 3 zones Rubrique, Condition et Valeur. Dans ce cas, l'éditeur de script s'affiche pour vous permettre de réaliser, par formule, vos conditions d'extraction. Reportez-vous au chapitre Les scripts pour plus de détails sur le fonctionnement de ce module. Utiliser une formule pour valeur Comme nous l'avons détaillé pour le mode «simple», la zone Valeur va pouvoir contenir du texte ou des chiffres, suivant le type de la rubrique choisie. Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de comparer une rubrique non pas par rapport à une valeur, mais par rapport à une autre rubrique ou une formule. En activant l'option Utiliser une formule pour valeur la fenêtre Formule valeur s'ouvre. Reportez-vous au paragraphe “Les formules simplifiées”, page 132 pour plus de détails. 125 Les filtres (recherches) Valeurs multiples En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la zone Valeur contiendra plusieurs valeurs de test. Elles doivent être séparées par des points-virgules «;». Exemple Si vous souhaitez extraire des fiches dont le code postal est 75000, 50000 et 10000, il suffira d'indiquer dans la zone valeur «75000;50000;10000» et de cocher l'option Valeurs multiples. Attention ! Cette option n'est active que lorsque la rubrique est de type texte et que la condition est Est égale à, Est différent de, Contient, Ne contient pas, Ne commence pas par, Finit par ou Ne finit pas par. Avec pré-calcul Cette option n'est accessible que dans le cas où l'option Utiliser une formule pour valeur est cochée. Cette option permet d'indiquer au logiciel de calculer cette valeur dès le début de l'exécution de l'état et d'utiliser le résultat comme valeur. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Exemple Si la formule est [Date du jour], il est inutile de la calculer pour chaque enregistrement testé. Dans ce cas, il peut être bénéfique, pour un traitement plus rapide, de cocher cette option. Attention ! En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Evaluer la condition au début Cette option permet d'indiquer au logiciel d'évaluer la condition dès le début et de la considérer ensuite comme vraie ou fausse selon le résultat pour les autres tests. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Attention ! En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Demander la valeur lors de l'exécution En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la condition doit être demandée au moment de l’exécution du filtre. Dans ce cas, la valeur indiquée dans la condition deviendra valeur par défaut au moment de son utilisation. Exemple Vous souhaitez extraire une liste de clients en fonction de leur code postal. Plutôt que de devoir créer autant de filtres que de départements, vous pouvez n'en créer qu'un seul qui, au moment de son exécution, vous demandera de renseigner le code postal que vous souhaitez rechercher. Attention ! Cette option n'est active que lorsque l'option Avec pré-calcul est cochée. 126 Les filtres (recherches) Le bouton [Options], devenu actif après avoir coché la case Demander la valeur lors de l'exécution, vous donne accès aux réglages suivants. • Nom de la question : ce libellé sera utilisé dans la partie entête de la question. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Texte de la question : ce libellé précédera la zone de saisie. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Interdire les valeurs vides : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs vides. Ceci permet d'éviter des erreurs au moment de répondre à la question. Par exemple, si vous effectuez un filtre sur le code postal avec l'option de demander, il peut être utile de cocher l'option Interdire les valeurs vides afin d'éviter de rechercher les fiches n'ayant pas de code postal, ce qui dans votre fichier n'existe pas. • Interdire les valeurs négatives : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs négatives. • Autoriser l'utilisateur à ignorer la question : en activant cette option, une case à cocher Ignorer la question sera accessible au moment de l'exécution. Elle vous permettra de désactiver, si vous le souhaitez, la question posée. La zone Commentaire vous permet de saisir des informations qui seront visibles au moment de l'exécution. Désactivée Cochez cette option si vous ne souhaitez pas exécuter une condition. Ceci vous évite de la supprimer. Vous pourrez la réactiver à tout moment. Cette option vous sera très utile lors de la mise au point pour enlever temporairement une condition sans la modifier ou la supprimer. Les conditions multiples Dans certains cas, un filtre ne pourra pas se limiter à une seule condition, aussi complexe soit elle. Pour cette raison, vous disposez d'une option permettant de chaîner autant de conditions que vous le souhaitez. Pour cela, cochez la case Conditions multiples. Dans la fenêtre qui s’affiche, les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettent respectivement de créer, modifier ou supprimer une condition. Les conditions définies seront liées par un opérateur logique que vous pouvez définir à l'aide du menu déroulant Logique (l'opérateur par défaut est ET). Le bouton [Pas de condition] efface tous les critères définis et revient à la liste sans qu'aucun filtre ne soit effectué. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer votre recherche. 127 Les scripts Introduction L’outil rubriques Les formules simplifiées L’éditeur de scripts Les fonctions Les scripts Introduction Dans certaines fonctions de votre logiciel : les Filtres, les Etats paramétrables, les Préférences Fond de page, etc. vous avez la possibilité, en général, de renseigner : • donne accès à la liste des rubriques. Nous la détaillerons soit une Rubrique : dans ce cas, l'icône dans le paragraphe “L'outil rubriques”, page 130. • donne accès à une fenêtre permettant de réaliser des forsoit une Formule : dans ce cas, l'icône mules plus ou moins complexes. Cette fenêtre se présente différemment selon le contexte de travail et propose des saisies simplifiées ou l’éditeur de scripts. Reportez-vous aux paragraphes “Les formules simplifiées”, page 132 ou “L’éditeur de scripts”, page 133. 129 Les scripts L'outil rubriques Cet outil est destiné au placement des rubriques des fichiers de votre base dans les états, les filtres, les formats d'import et d'export, etc. La liste des rubriques est accessible lorsque vous rencontrez l'icône fenêtre Choix d’une rubrique s'affiche : . En cliquant sur cette icône, la Vous allez retrouver cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. Choix du fichier Le choix du fichier dans lequel vous allez choisir la rubrique se fait dans la liste. Les fichiers sont affichés en caractères gras et se distinguent par le symbole + situé à leur gauche. Un double clic sur le nom du fichier ou un simple clic sur le symbole + correspondant permet d’afficher ses rubriques en-dessous. Choix de la rubrique Une fois le fichier déployé, sélectionnez la rubrique dans la liste puis cliquez sur le bouton [Ok]. Vous pouvez également double-cliquez sur la rubrique. Si l'option Voir les commentaires est activée, une zone Commentaire vous donnera quelques explications sur la rubrique sélectionnée. L'option Afficher les options ajoute les options suivantes : Types affichés Un groupe de 4 boutons radio vous permet de choisir le type de rubrique à afficher. En fonction du module dans lequel vous vous trouvez, certains choix sont inactifs (grisés). 130 Les scripts Trier les rubriques par nom Cette option permet de trier les rubriques sur leur nom. Afficher les extensions des fichiers Cette option permet d'ajouter à la fin du nom de chaque fichier une extension indiquant son nom abrégé. Afficher le type des rubriques Cette option permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.). Le bouton [Pas de rubrique] situé en bas de la fenêtre permet de ne pas affecter de rubrique. 131 Les scripts Les formules simplifiées Les outils mis à votre disposition pour saisir des formules se présentent différemment selon le contexte de travail. Il vous est ainsi proposé une saisie très simplifiée des formules ou une saisie intermédiaire. Exemple d’une fenêtre de saisie simplifiée : 1. Saisissez le texte, les nombres à insérer dans la formule. Dans le cas d’une saisie simplifiée, le texte et les nombres ne doivent pas être entre guillemets. 2. Placez votre curseur où vous voulez insérer une rubrique puis cliquez sur l'icône ner. Sa valeur sera prise en compte dans votre formule. 3. Si vous voulez définir une formule plus élaborée, cliquez sur l'icône pour la sélection- pour accéder à l'éditeur de script. Voir L’éditeur de scripts ,page 133. Dans une fenêtre de saisie intermédiaire, des options sont proposées en bas de la fenêtre : Vous disposez en plus des opérateurs numériques, de caractères de syntaxe, des fonctions de base et les plus faciles à manipuler. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets, un espace, une fonction. Cas de l'insertion d'une fonction 3. Une fois que vous avez activé le bouton [Cliquez pour choisir la fonction à insérer], choisissez une fonction dans la liste déroulante. Par exemple, si vous voulez qu'un montant soit arrondi, utilisez la fonction Arr. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Pour notre exemple, il s’agit de la rubrique Montant. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe“Les fonctions”, page 138. 132 Les scripts L’éditeur de scripts L’éditeur de scripts vous permet de saisir des formules élaborées. L'éditeur de scripts est accessible lorsque vous rencontrez l'icône fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : . En cliquant sur cette icône, une Vous retrouvez cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. La fenêtre de l’éditeur de scripts La fenêtre de l'éditeur de scripts, présentée dans l’exemple ci-dessus, se compose principalement de trois parties : La liste des rubriques La liste de gauche contient la liste des fichiers auxquels vous avez accès en fonction du contexte d'utilisation du script. Son fonctionnement est similaire à la liste des rubriques. Voir L'outil rubriques ,page 130. La seule différence réside sur le principe de sélection d'une rubrique, qui ne peut être effectué que par un double-clic sur la rubrique à utiliser. La zone d'édition Cette zone fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez y saisir directement du texte, y placer des rubriques ainsi que des fonctions. Les boutons , placés au-dessus de cette zone, permettent de sélectionner très rapidement les rubriques placées dans la zone d'édition. La zone d'informations L'option Afficher les infos va ajouter une troisième partie. Le menu déroulant Information vous permet d'afficher : • des informations sur le script en cours, • ou les commentaires de la rubrique sélectionnée, • ou des informations sur le texte sélectionné dans la zone d'édition. 133 Les scripts Les scripts simples Généralités Par défaut, la fenêtre de l'éditeur de scripts est réglée pour réaliser des scripts en mode Simple. Ces scripts peuvent contenir du texte et des rubriques. Dans la zone d'édition, vous pouvez saisir du texte contenant ou non des rubriques. Le texte saisi dans le cas des scripts Simples ne doit pas être saisi entre guillemets. Exemple Voici un exemple de script Simple exploitant du texte et deux rubriques : Si la date de votre ordinateur est 15/09/2008 et l'heure 12:45:30, vous obtiendrez : «Nous sommes le 15/ 09/2008 et il est 12:45:30». Attention ! Dans certains cas, le mode Simple n'est pas accessible. Dans ce cas, vous ne pouvez réaliser que des scripts Formules. Conversion d'un script simple Comme nous allons le décrire dans le paragraphe suivant, un deuxième type de script peut être géré. Vous pouvez convertir, si nécessaire, un script Simple en un script Formule. Lorsque vous décochez l'option Script simple, un message vous informe que les scripts Simples et Formules ne sont pas totalement compatibles. Trois choix vous sont proposés : • [Convertir] : ce bouton va convertir le script Simple en script Formule. Les zones de texte seront automatiquement encadrées entre guillemets, les rubriques seront récupérées tel quel. • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Simple. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Simple. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Formule. 134 Les scripts Les scripts formules Généralités Pour réaliser un script en mode Formule, décochez la case Script simple. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous : Un nouveau bouton [Insérer une fonction] et deux menus locaux supplémentaires Outils et Mots clés s'affichent. Comme les scripts Simples, les scripts Formules peuvent contenir du texte et des rubriques. La différence réside dans le fait que vous allez pouvoir réaliser de véritables petits programmes utilisant des conditions logiques et des fonctions. Vous pouvez donc, à l'aide des multiples fonctions disponibles, réaliser presque tout type de calcul. Ce type de scripts peut être plus ou moins complexe en fonction du type de traitement à réaliser. Afin de réaliser le plus rapidement possible votre script, nous vous conseillons de bien définir au départ ce que vous souhaitez obtenir. Contrairement au script Simples, le texte saisi dans les scripts Formules doit être saisi entre guillemets. Les outils Ce menu déroulant contient les commandes suivantes : • Essayer : cette commande exécuter votre script et en affiche immédiatement le résultat. • Liste des points d'entrées : cette commande donne accès à la liste de tous les points d'entrées qui pour- ront être utilisés dans le script lié des états. Si votre script contient des erreurs, une fenêtre les répertoriant s'affichera. Tant qu'il y aura des erreurs, vous ne pourrez enregistrer votre script. Les mots clés Ce menu déroulant regroupe l'ensemble des mots clés que vous pouvez être amené à utiliser dans les scripts Formules. Vous y retrouvez, par exemple, les mots clés nécessaires à la réalisation de tests (Si, Sinon, FinSi, SinonSi). Ce menu vous évite de les saisir. Sélectionnez-les. Ils seront insérés dans la zone édition à l'emplacement du curseur. 135 Les scripts Les fonctions Le bouton [Insérer une fonction] donne accès à la fenêtre suivante : Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Nous détaillons cette fenêtre dans le paragraphe “Les fonctions”, page 138. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir totalement une fonction sans utiliser ce module. Toutefois et surtout dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser ce module. Vous bénéficiez ainsi d'un assistant qui vous guide et vous explique les différents paramètres requis par telle ou telle fonction. 136 Les scripts Conversion d'un script formule Vous pouvez convertir un script Formule en script Simple. Lorsque vous cochez l'option Script simple, un message vous informe que les deux types de scripts ne sont pas totalement compatibles. Deux choix vous sont proposés : • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Formule. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Formule. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Simple. La conversion d'un script Formule en script Simple ne permet pas une adaptation automatique comme la conversion dans l'autre sens le permettait. Pour cette raison, vous ne disposez que de deux options, Effacer et Tel quel. 137 Les scripts Les fonctions Les logiciels Ciel disposent d'une bibliothèque de Fonctions utilisées dans les Scripts formules. Lorsque vous cliquez depuis l'éditeur de script sur le bouton [Insérer une fonction], vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Pour illustrer l'assistant des fonctions, nous utilisons la fonction STxt. Cette fonction de la famille Texte permet d'extraire une chaîne de caractères d'un texte. Par exemple, vous pouvez extraire du texte «BONJOUR» la chaîne de caractères «JOUR». La fenêtre suivante s’affiche : La partie gauche de cette fenêtre vous donne une Description de la fonction, la partie droite va contenir le ou les Paramètres. 138 Les scripts Description de la fonction Cette partie contient 4 zones : • Description rapide : rapide explication sur l'utilité de la fonction. C'est ce texte qui sera affiché, pour • Forme : cette zone détaille la forme de la fonction et ses paramètres. • Résultat : cette zone décrit ce que va réaliser la fonction avec ses paramètres et le type du résultat. chaque fonction, dans la liste des fonctions. • Description détaillée : vous retrouvez dans cette zone des remarques et des exemples d'utilisation de la fonction. Paramètres de la fonction Cette partie regroupe le ou les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de la fonction. Certains d'entre eux sont obligatoires, d'autres facultatifs. Chaque paramètre est précédé d'une explication vous indiquant son utilité, son type et éventuellement ses spécificités. Exemple Reprenons notre exemple avec le texte «BONJOUR» dans lequel nous voulons extraire la chaîne de caractères «JOUR». Voici la zone Paramètres complétée pour cet exemple : 139 Les trucs et astuces Les zones de saisie Le dimensionnement des fenêtres Le choix des couleurs Les images Les listes hiérarchiques Les zones d’aides Les trucs et astuces Les zones de saisie Généralités On appelle zone de saisie un élément de fenêtre ou une cellule de liste permettant de saisir du texte à l’aide du clavier. Certaines zones n’admettent qu’un type de valeur : • zone Numérique : zone ne permettant de saisir que des nombres ou des montants. • zone Date : zone ne permettant de saisir que des dates. Les zones numériques Les zones numériques offrent la possibilité d'y saisir directement un calcul. 1. Positionnez le curseur dans la zone (par exemple la zone Montant). 2. Saisissez votre opération. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche <tabulation> ou en cliquant sur une autre zone. Le résultat s’affiche. Les opérateurs autorisés sont : + (Addition), - (Soustraction), * (Multiplication) et / (Division). • Pour connaître le résultat du calcul sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour résoudre le calcul sans sortir de la zone, saisissez «!» (point d’exclamation). Si le calcul comporte une erreur (division par zéro ou parenthèses incorrectes), la zone affichera 0 et vous entendrez le son Erreur de formule en saisie (ce son est modifiable dans les PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT Sons). Voici les priorités de calcul : 1. les multiplications de gauche à droite, 2. les divisions de gauche à droite, 3. les additions de gauche à droite, 4. les soustractions. Vous pouvez utiliser les parenthèses pour modifier ces priorités. Dans ce cas, les calculs situés à l’intérieur des parenthèses sont évalués en priorité. Les zones date Les zones dates autorisent la saisie de certains mots ou opérateurs comme raccourcis de certaines dates standards. 1. Positionnez le curseur dans la zone. 2. Saisissez un mot-clé. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche <tabulation> ou en cliquant sur une autre zone. La date s’affiche. 141 Les trucs et astuces Les mots-clés qui peuvent être saisis dans les zones dates sont les suivants : • dm : Début du mois (de la date de travail). • fm : Fin du mois (de la date de travail). • j : Date de travail. • d : Date du jour. • da : Début d'année (de la date de travail). • fa : Fin d'année (de la date de travail). • min : Date minimum autorisée dans la zone date. • max : Date maximum autorisée dans la zone date. Ces mots-clés peuvent être saisis en majuscules ou en minuscules. • Pour connaître la date sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour obtenir la date sans sortir de la zone, saisissez "!" (point d’exclamation). Le tableau ci-dessous présente quelques exemples : La date du jour est le 23 avril 2012. La date de travail est le 25 mai 2011. Les bornes sont : 8/6/2000 et 11/11/2012. Saisie Résultats Jour Résultats Mois Résultats Années dm 1/5/2011 Mai 2011 2011 fm 31/5/2011 Mai 2011 2011 j 25/5/2011 Mai 2011 2011 d 23/4/2012 Avril 2012 2012 da 1/1/2011 Janvier 2011 2011 fa 31/12/2011 Décembre 2011 2011 min 8/6/2000 Juin 2000 2000 max 11/11/2012 Novembre 2012 2012 J+1 26/5/2011 Juin 2011 2011 J-2 23/5/2011 Mars 2011 2011 142 Les trucs et astuces Le dimensionnement des fenêtres Nous allons détailler ici une astuce concernant la manipulation des fenêtres au sein des logiciels Ciel. Reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes pour plus de détails sur toutes leurs fonctionnalités. Double-cliquez sur l’onglet d’une fenêtre permet de minimiser sa taille. La fenêtre présente alors une barre de titre. Il suffit de double-cliquez sur la barre de titre pour remettre la fenêtre dans sa taille maximisée. Chaque changement de taille est mémorisé. Vous pouvez également utiliser les icônes situées en haut à droite de l’interface, à côté de la zone Trouvtoo. Celles-ci permettent respectivement de minimiser la taille de la fenêtre active ou de la fermer. Lorsque vous cliquez sur la case d'agrandissement d'une fenêtre blocante) enfoncée, la fenêtre s'agrandit au maximum. avec la touche <Majuscule> (non Vous obtenez le même résultat en réalisant un double-clic sur la barre de titre d'une fenêtre tout en maintenant la touche <Majuscule> (non blocante) enfoncée. Le choix des couleurs Vous pouvez personnaliser la couleur d'un texte, la couleur de fond d'une cellule, la couleur des traits, etc. Vous retrouvez ces possibilités depuis divers modules comme par exemple le Générateur d'états, depuis les Préférences, etc. En général, cela se visualise à l'aide d’un menu déroulant comme celui-ci : . Le choix de la couleur se réalise alors parmi les choix proposés. Cependant, vous disposez d'une autre solution qui consiste à utiliser la couleur de n'importe quel objet visible à l'écran (objet appartenant au logiciel Ciel ou non). Pour cela : 1. Appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier. 2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, cliquez sur le triangle de sélection permettant le choix de couleur. La flèche de votre souris se transforme en "viseur". 3. Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur sur la couleur de votre choix. Cette couleur apparaît dans la zone couleur. 4. Une fois la couleur choisie, lâchez le bouton de la souris. Les images A partir d’un CD, de votre disque dur, ou d’un un répertoire, cliquez sur une image tout en maintenant la touche <Alt> du clavier enfoncée permet de la glisser/déposer vers votre logiciel Ciel. Cela vous évite d’effectuer un copier/coller. De même, vous pouvez exporter une image depuis votre logiciel vers un autre répertoire en utilisant le même principe. 143 Les trucs et astuces Les listes hiérarchiques Vous pouvez ouvrir ou fermer la ligne sélectionnée à l’aide de la touche <espace> du clavier. Les zones d’aide Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier des commandes. Il suffit d’appuyer sur la touche <Alt> de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Pour ne plus afficher cette zone, appuyez à nouveau sur le bouton <Alt> de votre clavier. Copyright 2012 Ciel Présentation générale - 06.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. 144 Générateur d’états 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Introduction Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur vous permet de créer de nouveaux états et/ou de modifier ceux qui existent déjà. Vous pourrez créer votre propre liste de clients ou encore adapter le dessin des factures à vos besoins. De même vous pourrez dupliquer la balance fournie en standard et la modifier selon vos préférences. Les types d'états Le générateur d'états intégré à votre logiciel Ciel vous permet de créer les types d'états suivants : • Les états liste simple seront utilisés pour réaliser des états sous forme de liste. Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, être généré en fichier (export) ou être envoyé par e-mail. • Les états colonne seront utilisés pour réaliser des états colonnes avec ruptures, totalisation, etc. Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, généré en fichier (export) ou être envoyé par e-mail. • Les états dessin seront nécessaires pour réaliser les états graphiques (courriers, mailing, étiquettes, dessin de facture, etc.). • Les statistiques croisées permettront d'éditer des résultats sous forme de tableaux ou de graphiques. • Les exports multi formats permettront d'exporter des résultats sous forme de fichiers de divers formats (texte, Excel, XML, etc.). • Les états office permettront la création d’un état dans une fenêtre Microsoft Office Word. • Les états chaînés permettront de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées. Sommaire La liste des états paramétrables ..................................................................5 Présentation ............................................................................................................................ 6 Les options.............................................................................................................................. 7 Gestion des états ........................................................................................8 Créer un état ........................................................................................................................... 9 Modifier un état..................................................................................................................... 10 Renommer un état ................................................................................................................. 11 Dupliquer un état .................................................................................................................. 11 Supprimer un état.................................................................................................................. 11 Exécuter un état .................................................................................................................... 12 Les états Liste simple ................................................................................13 Généralités ............................................................................................................................ 14 La fenêtre de l’état de type liste simple.................................................................................. 14 Créer un état «liste simple» avec l’assistant ........................................................................... 15 Créer un état «Liste simple» manuellement............................................................................ 18 Les états Colonne .....................................................................................21 Généralités ............................................................................................................................ 22 Créer un état «Colonne» ........................................................................................................ 22 La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne» .................................................................... 23 Les états Dessin ........................................................................................27 Généralités ............................................................................................................................ 28 La fenêtre de l’état Dessin ..................................................................................................... 28 Les propriétés ....................................................................................................................... 29 Les objets.............................................................................................................................. 30 Les outils............................................................................................................................... 46 Les rubriques ........................................................................................................................ 48 Les calques............................................................................................................................ 49 Dessin pièces clients ............................................................................................................. 50 Les pages .............................................................................................................................. 51 Les étiquettes ........................................................................................................................ 53 Les options............................................................................................................................ 54 Essayer un état ...................................................................................................................... 54 Vérifier un état ...................................................................................................................... 55 Les statistiques croisées ...........................................................................56 Généralités ............................................................................................................................ 57 Créer un état de type Statistiques croisées............................................................................. 57 Les exports multi formats .........................................................................62 Généralités ............................................................................................................................ 63 Créer un état de type Export multi formats ............................................................................ 63 Les états Office .........................................................................................72 Généralités ............................................................................................................................ 73 La fenêtre de l’état de type Office .......................................................................................... 73 Créer un état «Office»............................................................................................................ 74 Les états Chaînés ......................................................................................76 Généralités ............................................................................................................................ 77 La fenêtre de l’état de type «chaînés» .................................................................................... 77 Le paramétrage d’un état «Chaînés» ...................................................................................... 78 La logique d’un état ..................................................................................81 Généralités ............................................................................................................................ 82 La logique ............................................................................................................................. 82 La sortie d’un état.....................................................................................85 Généralités ............................................................................................................................ 86 Sortie d'un état Liste simple................................................................................................... 87 Sortie d’un état Colonne ........................................................................................................ 90 Sortie d'un état Dessin........................................................................................................... 93 Sortie d'un état Statistiques croisées...................................................................................... 94 Sortie d'un Export multi formats ............................................................................................ 96 Sortie d'un état Office ............................................................................................................ 97 Sortie d'états chaînés........................................................................................................... 100 Propriétés d’un état ................................................................................102 Accessibilité d’un état ......................................................................................................... 103 Caractéristiques d'un état .................................................................................................... 104 Mise en page ....................................................................................................................... 109 Commentaire d’un état........................................................................................................ 109 La liste des états paramétrables Présentation Les options La liste des états paramétrables Présentation Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Lorsque vous activez cette commande, la liste des états paramétrables s'affiche. La liste ci-dessus présente les états de Ciel Gestion commerciale. 6 La liste des états paramétrables Les options Vous retrouvez dans la barre de liste le bouton Options fonctions. qui vous permet d’accéder à plusieurs Les modes d’affichage La liste des états paramétrables peut être présentée suivant deux modes d'affichage accessibles depuis la barre d’actions. Tous les états Il s’agit du mode proposé par défaut. L'ensemble des états est présenté dans une seule et même liste. Pour une famille Dans ce cas, deux listes sont présentes : • La première, située à gauche de la fenêtre, vous propose la liste des familles. • La seconde affiche les états de la famille sélectionnée. Dans la barres d’actions, cochez le mode d’affichage choisi dans le groupe Affichage. Vous pouvez changer le mode de présentation à tout moment. Afficher la vignette Vous pouvez à partir de la liste des états afficher une vignette, c’est-à-dire un aperçu de votre état sur le côté de la liste. 1. Pour afficher la vignette, sélectionnez l’état souhaité puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez la commande AFFICHER LA VIGNETTE. 7 Gestion des états Créer Modifier Renommer Dupliquer Supprimer Exécuter Gestion des états Créer un état Création sans assistant 1. Pour créer un nouvel état, cliquez sur le bouton [Créer]. En fonction du mode d'affichage choisi pour la liste des états paramétrables et suivant le fait que la famille soit sélectionnée ou non et que le type soit connu ou non, le logiciel va soit directement créer l'état (si la famille et le type sont sélectionnés) soit demander la famille et/ou le type. Ce bouton possède une particularité. La partie du bas avec la flèche correspond à un menu déroulant dans lequel vous retrouvez les différents types d'états que vous pouvez créer mais aussi l’assistant de création d’état. Voir Création avec assistant, page 10. 2. Après avoir indiqué la famille et le type, indiquez le nom de votre nouvel état. Vous accédez au module de personnalisation de votre état, qui est fonction du type choisi. Vous ne pouvez pas créer deux états avec le même nom dans une même famille. Par contre, ceci est possible dans deux familles différentes. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. 9 Gestion des états Création avec assistant Si vous utilisez l'assistant de création, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Choisissez à l’aide des boutons radio le type d'état à créer : • Liste simple, • Colonne, • Dessin, • Statistiques croisées, • Export multi formats, • Office (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale), • Etats chaînés (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale). Dans la partie droite de la fenêtre, les caractéristiques du type de l’état sont détaillées et un exemple vous montre le résultat que vous obtiendrez. 2. Cliquez sur le bouton [Créer l’état]. Modifier un état Pour modifier un état, vous pouvez : • sélectionner un état et cliquer sur le bouton [Modifier], • double-cliquer directement sur l'état lui-même. Si vous demandez la modification d'un état Standard, le logiciel vous avertira de l'impossibilité de le modifier et vous proposera d'en faire une copie que vous pourrez personnaliser. 10 Gestion des états Renommer un état 1. Sélectionnez dans la liste l’état. 2. Cliquez sur le bouton [Renommer]. 3. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur le bouton [OK]. Vous ne pouvez pas renommer un état Standard. Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Dupliquer un état 1. Pour dupliquer un état, sélectionnez l'état d'origine et cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Saisissez le nom du nouvel état. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Lorsque vous souhaitez modifier un état standard, le logiciel procédera à la duplication de celui-ci afin que vous puissiez le personnaliser. Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Supprimer un état 1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui] Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un état standard, mais si vous le souhaitez, le logiciel vous proposera de le rendre invisible. Dans ce cas, cet état ne pourra être utilisé dans le logiciel. Il restera néanmoins visible depuis la liste des états paramétrables, dans le cas où vous souhaiteriez le rendre de nouveau visible. 11 Gestion des états Exécuter un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Pour plus de détails sur la personnalisation des barres de navigation et d’actions, reportez-vous au chapitre du même nom dans le manuel de référence depuis le menu AIDE. Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état sélectionné directement depuis la liste des états paramétrables. Sélectionnez l'état et cliquez sur le bouton [Exécuter]. Le logiciel exécutera l'état que vous visualiserez à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Exécuter] et choisissez le mode de sortie (E-mail, Impression, Fichier, Fenêtre). Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. 12 Les états Liste simple Généralités La fenêtre de l’état Liste simple Créer un état de type Liste simple avec l’assistant Créer un état de type Liste simple manuellement Les états Liste simple Généralités Les états Liste simple seront utilisés pour réaliser principalement des éditions de listes. Suivant la sortie utilisée, vous pourrez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers. La fenêtre de l’état de type liste simple Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «LISTE SIMPLE» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 9 . La fenêtre suivante s’affiche. Vous devez définir pour ce type d'état les colonnes qui vont le composer. Vous pouvez ajouter des colonnes manuellement ou en utilisant un assistant. 14 Les états Liste simple Créer un état «liste simple» avec l’assistant 1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s'affiche. 2. Sélectionnez des rubriques qui vont constituer les différentes colonnes de votre état. Pour cela, cliquez sur le bouton [Choisir les rubriques]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 3. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton . La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche. 15 Les états Liste simple • Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cliquez sur le bouton • . Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton Vous pouvez changer l'ordre des rubriques de la liste de droite avec les icônes de déplacement . . 4. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Vous vous retrouvez dans la fenêtre de l'étape numéro 1 avec les rubriques que vous avez sélectionnées. 5. Validez de nouveau votre choix en cliquant sur le bouton [Continuer). La seconde étape de l’assistant affiche la totalisation des colonnes. 6. Dans cette étape, indiquez si vous souhaitez totaliser, calculer la moyenne, la valeur minimum ou maximum des rubriques numériques. Cette étape n'est visible que si vous avez sélectionné au moins une rubrique numérique. 7. Validez votre choix à l'aide du bouton [Continuer]. La fenêtre de la troisième étape de l’assistant de création s’affiche. 16 Les états Liste simple 8. Avant même de valider vos choix, vous pouvez visualiser le résultat de vos sélections à l’écran. Pour cela, cliquez sur le bouton . 9. Si vous souhaitez effectuer des modifications, fermez la fenêtre de visualisation et cliquez sur le bouton pour apporter vos corrections. 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Voici un exemple de ce que vous pouvez obtenir. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Assistant] alors que des colonnes ont déjà été définies, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé. 17 Les états Liste simple Créer un état «Liste simple» manuellement Vous disposez pour cela des boutons [Ajouter], [Insérer] et [Supprimer]. La création d'une nouvelle colonne (en dernière position) ou l'insertion (avant la colonne sélectionnée) affiche la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. 1. Sélectionnez la rubrique puis validez en cliquant sur [OK]. 2. Pour enlever une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Pour insérer une colonne entre deux colonnes existantes, cliquez sur le bouton [Insérer]. La fenêtre d’ajout de rubrique s’affiche. Sélectionnez la rubrique souhaitée et celle-ci s’insérera dans votre état à l’endroit souhaité. 4. Pour décaler une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur les boutons [Décaler à gauche] ou [Décaler à droite] situés dans la barre d’actions. Vous pouvez renouveler cette opération autant de fois que nécessaire. Vous pouvez également effectuer cette opération en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit). Personnalisation d'une colonne Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pourrez les personnaliser. Eléments composant une colonne. • Largeur : indiquez ici la largeur en caractères de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une • Titre : indiquez ici le titre de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce titre est colonne, cette largeur est automatiquement renseignée. Vous pouvez la modifier si nécessaire. automatiquement renseigné à partir du nom de la rubrique. Pour le modifier, vous pouvez le saisir directement dans la cellule ou passer par une fenêtre de saisie en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur l'icône cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode formule. . Dans ce Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. • Contenu : indiquez ici la rubrique ou la formule qui sera affichée pour chaque ligne. Vous pouvez appe- ler la liste des rubriques en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur 18 Les états Liste simple l'icône mule. . Dans ce cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode for- Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. • Totalisée : cochez cette option si vous souhaitez que le contenu de la colonne soit totalisé. Dans le cas d'une colonne non numérique, vous obtiendrez le nombre de lignes. • Moyenne : cochez cette option pour obtenir une moyenne du contenu de la colonne. • Valeur minimum : cochez cette option pour obtenir la plus petite valeur contenue dans la colonne. • Valeur maximum : cochez cette option pour obtenir la plus grande valeur contenue dans la colonne. • Cadrage : cette cellule est un menu local comprenant les valeurs A gauche, Centré et A droite. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce cadrage est réalisé automatiquement en fonction du type de la rubrique. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions. Vous retrouvez notamment un menu local nommé OPTIONS. • Modifier le titre : cette option permet de modifier le titre de la colonne sélectionnée. • Modifier la valeur : cette option permet de modifier la valeur de la colonne sélectionnée. Les options disponibles (que nous détaillerons par la suite) • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. • Propriétés : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un com- mentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 19 Les états Liste simple Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Liste Simple. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 20 Les états Colonne Généralités Créer un état de type Colonne La fenêtre de paramétrage d’un état de type Colonne Les états Colonne Généralités Les états Colonne sont utilisés pour réaliser des éditions présentées sous forme de colonnes. Suivant la sortie utilisée, vous pourrez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers. Créer un état «Colonne» Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - bouton [Créer]. Vous pouvez lancer la création d’un état de type colonne soit en passant par l’assistant soit manuellement. Créer un état colonne avec l’assistant 1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton . 2. Définissez pour quelle famille vous destinez votre nouvel état. La fenêtre suivante s'affiche. 3. Cochez l’option Colonne et cliquez sur le bouton [Créer l’état]. 4. Nommez votre nouvel état colonne dans la fenêtre qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Créer un état colonne manuellement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la fonction Créer un état de type «Colonne». 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre nouvel état colonne puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 22 Les états Colonne La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne» Vous devez définir les colonnes qui composent votre état. Ajouter des colonnes L’ajout de colonnes consiste à sélectionner les rubriques qui constituent votre état. 3. Allez dans l’encadré Colonne de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 4. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton . La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche. • Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cli- 23 Les états Colonne quez sur le bouton • . Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton . Vous pouvez changer l'ordre des rubriques dans la liste de droite en utilisant les icônes de déplacement . 5. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. Ajouter une section Les sections sont les lignes constituant vos colonnes. 1. Allez dans l’encadré Sections de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez une section. Les sections Titre et Détail de l’état constituent par défaut les colonnes que vous avez ajoutées. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre section est ajoutée avec des cellules vides. Vous devez alors attribuer une rubrique à chaque cellule. Ajouter une rubrique 1. Double-cliquez dans une cellule de la section. 2. Cliquez sur l’icône 3. la fenêtre suivante s’affiche. 4. Sélectionnez la rubrique de la colonne. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 24 Les états Colonne Personnaliser une colonne Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pouvez les personnaliser. 1. Sélectionnez une colonne. 2. Allez dans le groupe Colonnes de la barre d’actions et cliquez sur le bouton . 1. Saisissez le nombre de caractères minimum et maximum autorisés dans cette colonne. 2. Cochez l’option Visible ou Invisible. 3. Dans la zone Options utilisateur, vous pouvez ajouter un texte au titre de la colonne. Vous pouvez également choisir de rendre la colonne masquable par l’utilisateur, c’est-à-dire rendre son affichage optionnel. 4. Dans la zone Options avancées, vous pouvez ajouter une référence. Modifier les cellules d’une colonne Vous pouvez modifier le contenu de vos colonnes. Double-cliquez dans la cellule à modifier. Les icônes suivantes s’affichent : • : cliquez sur cette icône pour changer la rubrique associée à la cellule. Voir Ajouter une rubrique, page 24. • : cliquez sur cette icône pour afficher l’éditeur de scripts et insérer une formule. Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état de différents outils que nous détaillerons par la suite. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts et permet de modifier le script lié. 25 Les états Colonne Pour plus de détails concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. • : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Essayer un état Les états peuvent être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d’actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état colonne. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’état. 26 Les états Dessin La fenêtre de l’état Dessin Les objets, Les outils, Les rubriques Les calques L’assistant de création de Dessin de pièces clients Les pages Les étiquettes Les options Essayer un état, Vérifier un état Les états Dessin Généralités Les états Dessin seront nécessaires pour réaliser les états sous forme de graphiques (courriers, mailing, étiquettes, dessins de facture, QR codes, etc.). Certaines options sont identiques à celles abordées dans l’état Liste simple comme par exemple la logique, le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document. La fenêtre de l’état Dessin Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «Dessin». Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre ci-dessous s’affiche. La partie gauche de la fenêtre contient les outils et la partie droite est la zone où vous personnaliserez votre état. 28 Les états Dessin Les propriétés La zone Propriétés située en haut à gauche de l'état dessin est fonction de la sélection. Exemple La fenêtre ci-dessous affiche les propriétés lorsqu'aucun objet est sélectionné. Dans ce cas, vous pouvez régler les propriétés globales à l'état dessin. Si vous sélectionnez un objet rectangle, voici à quoi ressemble cette zone Propriétés. 29 Les états Dessin Les objets Au dessus de la zone de travail, vous retrouvez les objets que vous pourrez placer dans votre état dessin. L'objet flèche Cet objet est différent des autres puisqu'il ne trace rien dans la zone dessin. Il permet simplement de réaliser les sélections, les déplacements, les changements de taille des objets, etc. Il permet de manipuler des objets. L'objet trait 1. Pour tracer un trait, cliquez sur l’outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez commencer le trait. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur, un trait se dessine. • Pour modifier le trait ainsi créé, activez l’outil Flèche, puis attrapez une des poignées du trait. • Pour tracer un trait totalement horizontal ou totalement vertical, maintenez la touche <Alt> enfoncée au moment de la création de l'objet puis commencez par déplacer le curseur verticalement ou horizontalement. Cette option permet aussi de contraindre les traits tous les 45 degrés. L'objet rectangle 1. Pour tracer un rectangle, activez l’outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez tracer le rectangle. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur, un rectangle se dessine. • Pour modifier le rectangle ainsi créé, il suffit d’activer l’outil Flèche puis d’attraper une des poignées du rectangle. En déplaçant la souris, vous déformerez ainsi l’objet. • En traçant cet objet tout en maintenant la touche <Alt> enfoncée, vous obtenez un carré parfait. Les rectangles à coins arrondis L'utilisation est ici identique à celle de l'outil rectangle. Commencez par tracer votre rectangle puis double-cliquez dessus. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Vous pouvez y saisir le rayon ou bien utiliser les boutons. 30 Les états Dessin Sur la droite, votre choix est illustré en taille réelle. L'objet ellipse Pour tracer une ellipse, cliquez sur l’outil correspondant . Vous retrouvez ici le même principe de fonctionnement que pour les rectangles. Avec la touche <Alt>, vous obtenez un cercle parfait. L'objet champ simple L'outil en question vous permettra de placer des rubriques mais aussi des zones formules au sein même de votre état dessin. 1. Pour cela, choisissez l'outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez mettre votre objet champs. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur pour tracer une zone. Après avoir relâché la souris, la fenêtre de l'éditeur de scripts s’affiche. Vous pourrez y saisir directement un texte, un texte avec des rubriques, des rubriques ou réaliser une formule. Pour plus de détails sur l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre du même nom. L'objet texte long enrichi Cet outil autorise la saisie de texte dont vous pourrez changer le style. 1. Pour saisir un texte, choisissez l'outil correspondant puis tracez un rectangle sur la page. La fenêtre suivante s'affiche. Vous pouvez y saisir votre texte. 2. Une fois la saisie terminée, validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. Pour changer le style du texte, sélectionnez le texte à enrichir et cliquez sur les options de cadrage (gauche, centré, droite ou justifié) de style (gras, italique et souligné) et la police via le menu déroulant. L'objet image Vous pouvez placer des images dans l'état. Ce peut être une image simplement rapportée à l'aide du COPIER-COLLER ou du GLISSER-DÉPOSER (DRAG AND DROP) ou encore une image appartenant au dossier, par exemple le logo de votre société stocké dans les paramètres ou encore un fichier externe. Les formats reconnus sont .bmp, .jpg, .jpeg, .jpe, .gif, .png, .ico et .wmf. 31 Les états Dessin Plusieurs moyens sont possibles pour placer une image : Première solution Vous pouvez utiliser le COPIER-COLLER ou le GLISSER-DÉPOSER directement dans la page sans choisir d'outil. Vous pouvez effectuer cette opération depuis : • l'album, • un Extrait enregistré sur disque • un document ouvert à partir d’un autre logiciel. Ce logiciel doit gérer le GLISSER-DÉPOSER si vous souhaitez utiliser cette méthode. Deuxième solution 1. Sélectionnez l'outil puis tracez l'objet sur la page. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Trois boutons radio sont visibles selon l'origine de l'image à placer : • Le premier est utilisé pour placer une image dite Locale. Vous pouvez utiliser le bouton [Coller] si votre image est dans le presse-papiers ou bien l'importer depuis un fichier présent sur votre disque dur à l'aide du bouton [Importer]. Dans ce cas, le contenu du fichier image sera placé dans la zone et considéré comme local, c'est-à-dire qu'il n'existera plus aucun lien entre le fichier d'origine et l'image placée. Ainsi, si vous modifiez le fichier d'origine, l'image placée ne sera pas modifiée, contrairement à l'utilisation de fichiers externes que nous verrons dans le troisième bouton radio. • Le second bouton radio Rubrique vous donne accès aux rubriques de type image présent dans les fichiers du logiciel Ciel. Il s'agit ici d'images appartenant au fichier de votre logiciel. Par exemple, le logo de votre société que vous avez placé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ. • Le troisième bouton radio Fichier est souvent utilisé pour placer une image en fond de page. Attention ! Si le fichier présent sur le disque est déplacé ou supprimé, il ne pourra plus être utilisé dans l'état dessin. Il vous faudra modifier le chemin d'accès à l'image. La zone Chemin vous permet d’indiquer le chemin d'accès et le nom du fichier. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône . L'objet colonnes L’ objet colonnes est utilisé notamment pour la réalisation d'une pièce commerciale (devis, facture, etc.). 1. Sélectionnez l'outil Colonnes . 2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Une première fenêtre vous permet de sélectionner les rubriques à placer dans l'objet colonnes. 32 Les états Dessin 3. Après validation, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Avant de découvrir les différents paramètres généraux d’un objet colonnes, nous verrons la création et les options des colonnes. Ajout de colonnes Deux possibilités vous sont offertes pour créer de nouvelles colonnes : • La création unitaire où vous ajoutez les colonnes les unes après les autres. • La création de plusieurs colonnes à la fois. Vous pouvez tout à fait combiner les deux possibilités pour créer vos colonnes. La création unitaire Pour créer une nouvelle colonne, cliquez sur la flèche du bouton commande COLONNE VIDE. Un nouvel élément est créé dans la liste. et sélectionnez la Nous détaillerons, ci-après, les différents attributs que vous pourrez fixer sur chaque colonne. La création multiple 1. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs colonnes en une seule fois. Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Nouvelle] et sélectionner le premier choix Liste de rubriques dans le menu qui s’affiche. La fenêtre de choix de rubriques multiples s’affiche. 33 Les états Dessin Vous obtenez une fenêtre comme celle ci-dessous. Le principe est simple. Il suffit de double-cliquer sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques (ou de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ajouter] ). Elles se positionnent dans la liste de droite Rubriques choisies. Si vous souhaitez créer une colonne vide, cliquez sur la partie droite du bouton [Nouvelle] et sélectionnez Colonne vide. Suppression de colonnes Pour supprimer des colonnes, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton la liste des colonnes créées. situé au-dessus de Ordre des colonnes Après avoir créé vos différentes colonnes, vous pouvez être amené à vouloir modifier l’ordre de celles-ci. Vous disposez pour cela de deux icônes permettant de déplacer l’élément sélectionné : • A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le haut. • A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le bas. Caractéristiques d'une colonne Après avoir créé vos colonnes, vous devrez éventuellement en fixer la présentation, c’est-à-dire indiquer un titre, un contenu, etc. Lorsque vous sélectionnez une colonne dans la liste, la partie droite de la fenêtre affiche différentes options. Elles sont réparties sur trois onglets. 34 Les états Dessin L’onglet Colonne Dans cet onglet, vous pouvez personnaliser le titre de la colonne ainsi que son contenu. Le titre de la colonne peut être indiqué en le saisissant directement dans la zone prévue à cet effet mais vous pouvez également utiliser l’éditeur de scripts accessible en cliquant sur l’icône . A côté de cette icône, l’icône saisi. permet d’effacer le titre Après avoir indiqué le titre de la colonne, vous pouvez préciser : • le cadrage : à droite, centré ou à gauche. • le style : normal, gras, italique, etc. • la police : vous disposez pour cela d'un bouton [Police...]. • la couleur du texte du titre. • la couleur du fond du titre. Attention ! Pour le moment vous pouvez éventuellement ignorer le titre. En effet, celui-ci pourra être géré automatiquement au moment de la sélection du contenu. Pour le contenu de la colonne, vous disposez des mêmes fonctionnalités que pour le titre, avec en plus : Le bouton caractères. permet de modifier la largeur de la colonne en y indiquant le nombre de En cas de dépassement du contenu par rapport à la largeur de la colonne, le logiciel peut : • ajouter “…” à la fin du contenu, • afficher des “#” (dièses), • générer plusieurs lignes. Nous verrons plus loin dans cette documentation que la largeur des colonnes peut également être fixée graphiquement. La dernière zone concerne la totalisation de la colonne. Vous disposez des mêmes options que pour le titre et le contenu. Si vous ne souhaitez pas totaliser la colonne, décochez l'option Afficher. L’option Colonne visible vous permet de masquer une colonne tout en la laissant présente dans le paramétrage de votre objet colonne. L’onglet Présentation Dans cet onglet, vous trouvez les réglages concernant les traits de séparation (largeur et couleur) ainsi que les options de séparations des zones Titre, Colonne et Total. 35 Les états Dessin Une zone vous permet d'indiquer la largeur en millimètre de la zone de séparation entre la colonne actuelle et la suivante. L’onglet Marges Vous pouvez ici fixer les largeurs en millimètres des marges du titre, du contenu et du total. Les boutons permettent de remettre les paramètres par défaut. Attention ! Les marges haute et basse de la colonne sont communes à toutes les colonnes. Les trois cases à cocher vous permettent de limiter le fond des zones titre, contenu et total à toute la colonne ou uniquement à l'intérieur des marges. Caractéristiques de plusieurs colonnes Si vous sélectionnez plusieurs colonnes, la partie droite de la fenêtre fait apparaître un résumé de ces paramètres. La partie droite de la fenêtre Vous pouvez pour une sélection de colonnes, fixer le cadrage, la couleur du texte et du fond, ainsi que le style et la police, à la fois pour le titre, le contenu et le total. Les options globales En plus de toutes les options que vous pouvez fixer sur chaque colonne, vous disposez d'un bouton donnant accès à des paramètres généraux à l’objet colonne. Cliquez sur le bouton . 36 Les états Dessin La fenêtre qui s'affiche contient les onglets Présentation et Avancé. L'onglet Présentation En cliquant sur l'onglet Présentation, la partie droite de la fenêtre affiche les options suivantes : Hauteur titre : Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des titres de l’ensemble des colonnes : • Sans titre : Aucun titre ne sera affiché. • 1 ligne : La hauteur des cellules titres sera fixée à 1 ligne. • 2 lignes : La hauteur des cellules titres sera fixée à 2 lignes. • Variable : Dans ce cas, la hauteur des titres pourra être réalisée graphiquement, directement dans la page. Tous les titres possèdent la même hauteur. Hauteur totaux Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des totaux de l’ensemble des colonnes : • Sans totaux : Aucun total ne sera affiché. • 1 ligne : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 1 ligne. • 2 lignes : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 2 lignes. • Variable : Dans ce cas, la hauteur des cellules des totaux pourra être réalisée graphiquement, directe- ment dans la page. • Séparation titre/colonne : Le menu déroulant permet de choisir l’épaisseur du trait entre les titres et les colonnes. Vous pouvez aussi choisir la couleur de la séparation. Si vous activez l’option Séparer nettement, le bloc des titres sera séparé de celui des colonnes de la distance que vous indiquerez dans la zone prévue à cet effet. • Séparation colonne/totaux : Vous disposez des mêmes options que pour la séparation titre/colonne. Bordures Le bouton [Arrondies...] donne accès à une fenêtre où vous pouvez préciser l'arrondi des angles de chaque colonne. Si vous avez spécifié un rayon de courbure, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton [Carrées]. 37 Les états Dessin L'onglet Avancé Saut de page Quatre cases à cocher permettent d’indiquer le rupture du saut de page. Le fonctionnement des ruptures est totalement lié à la gestion des tris. Voir La logique d’un état, page 81. Options • L’option Ajuster le bas au contenu permet d’obtenir un objet colonne dont la taille sera fonction du nombre de lignes qu’il contient. • L'option Ne pas afficher les lignes vides permet, comme son nom l'indique de ne pas afficher les éventuelles lignes blanches pouvant être présentes dans l'objet colonne. • L'option Utiliser l'espace des totalisations permet de ne pas conserver la place nécessaire aux totalisations sur les pages intermédiaires. Par contre, la dernière page affichera, bien sûr, les totaux demandés. • La dernière option Afficher les marges internes dans l'éditeur permet ou non d'afficher les marges au sein de chaque colonne depuis l'éditeur de l'état dessin. Ceci vous permet de la modifier graphiquement à l'aide de la souris. Personnalisation de l'objet colonne Après avoir personnalisé votre objet colonne, vous obtenez dans la page de votre état un nouvel objet. Il se présente en saisie document (tel qu'à l'impression). Le contenu, la largeur en caractères, la hauteur en lignes, la largeur en centimètres ainsi que la hauteur sont affichés dans chaque colonne. Entête et pied Les deux triangles situés en haut et en bas à droite de l’objet autorisent la création d’une zone d’entête et de pied. Vous pouvez créer un entête en tirant le triangle supérieur vers le bas. Si vous placez des rubriques dans cet entête, elles ne seront imprimées que sur la première page. Le bloc liste lui-même sera plus court sur cette première page. 38 Les états Dessin Cette faculté est identique pour le pied de page. Les éléments placés dans ce pied ne seront imprimés que sur la dernière page. Personnalisation d’un graphique La fenêtre ci-dessous présente un objet colonnes Les marges Les traits pointillés font apparaître les zones titres, les zones pour le contenu de chaque colonne et les marges. Pour modifier ces marges graphiquement, il suffit de placer le curseur de la souris sur l’un des quatre côtés. Le curseur change de forme et vous pouvez modifier les marges. Ces marges ne sont visibles que si l'option Afficher les marges internes dans l'éditeur est cochée (voir page précédente). Le cadrage Le cadrage du titre, du contenu et éventuellement du total de chaque colonne peut être visualisé facilement par la position du texte dans chacune des zones. La largeur des colonnes Comme pour les marges, vous pouvez choisir la largeur de vos colonnes graphiquement. Vous disposez pour cela d’un trait vertical entre chaque colonne. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme et vous pouvez modifier la largeur de la colonne. La hauteur des titres Comme pour la largeur des colonnes vous pouvez modifier graphiquement la hauteur des titres. Vous disposez pour cela d’un trait horizontal entre le bloc des titres et celui des colonnes. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme, et vous pouvez modifier la hauteur du titre. Ce trait permettant le réglage de la hauteur du titre n’est accessible que lorsque l’option Hauteur des titres - Variable est activée. Voir Les options globales, page 36. L'objet tableau L’objet Tableau se distingue de l'objet Colonnes de par l'absence de variation de ses dimensions. En effet, un objet Tableau possède un nombre de colonnes et de lignes fixes. Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets tableaux. Créer un objet tableau 1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil permettant de créer un objet tableau . 2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. 39 Les états Dessin La fenêtre présentée suivante s’affiche. Elle permet de définir la taille de l'objet tableau. 3. Indiquez le nombre de lignes et de colonnes souhaité puis validez à l'aide du bouton [OK]. Le nombre de lignes et de colonnes proposé par défaut est fonction de la taille du rectangle que vous avez tracé pour créer l'objet tableau. Vous pourrez modifier, si nécessaire, la taille du tableau afin de l'adapter précisément à vos besoins. 4. Après avoir indiqué la taille de l'objet tableau, la fenêtre présentée ci-dessous s’affiche : Taille du tableau Cliquez sur le bouton pour définir la taille du tableau. Vous retrouvez la même fenêtre que celle présentée précédemment. Attention ! Si vous réduisez le nombre de lignes ou de colonnes, les cellules renseignées seront irrémédiablement effacées. • Largeur des colonnes : vous pouvez modifier la largeur des colonnes au sein même du paramétrage de l'objet tableau. Cependant, cette largeur ne sera pas celle utilisée au final. Cette largeur sera à fixer graphiquement, une fois le paramétrage de l'objet tableau réalisé, directement depuis l'état dessin. Toutes les options détaillées ci-après fonctionnent sur les cellules sélectionnées. • Style : sur la partie gauche de la fenêtre, tous les outils de style sont regroupés. Ils peuvent être com- binés entre eux (gras, italique et souligné) • Cadrage : trois boutons permettent respectivement un cadrage à gauche, au centre et à droite du contenu des cellules sélectionnées. 40 Les états Dessin • Coupure : les trois choix possibles présents dans ce menu déroulant fixent la réaction du contenu d’une cellule si celui-ci est plus long que la cellule elle-même (soit ajouter 3 points “…” à la fin de la valeur affichée, soit ajouter des dièses “#” à la place de la valeur à afficher, soit autoriser le débordement sur les cellules voisines). •Bordures : vous disposez de plusieurs boutons pour choisir le contour des cellules sélectionnées. Vous visualisez instantanément l'effet de vos sélections. •Couleurs du texte et du fond : Pour chaque cellule, vous pouvez choisir la couleur du texte et la couleur du fond. •Totalisation de lignes et de colonnes : Vous pourrez être amené à vouloir réaliser certaines totalisations au sein même de votre tableau. Pour cela, différentes options sont à disposition sous forme d’une rangée de boutons que nous allons détailler ci-dessous. Avant même de créer une cellule où le total sera affiché, vous pouvez indiquer les cellules qui doivent être prises en compte dans ce total et celles qui doivent être ignorées. L’icône permet cette personnalisation. Cette même indication s'affiche dans la ou les cellules concernée(s). Par défaut, chaque cellule est totalisable. Après avoir indiqué les cellules qui doivent être totalisées, vous pourrez réaliser des totalisations de colonnes ou de lignes. La cellule où la totalisation devra être effectuée étant sélectionnée, cliquez sur le bouton : • pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la ligne. La cellule affichera dans ce cas ce même symbole. • pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la colonne. La cellule affichera dans ce cas ce même symbole. Remarques concernant les totalisations : • Une cellule total ligne ou total colonne ne peut avoir d’attribut de totalisation. • Une cellule total colonne ne tiendra pas compte des cellules de type Total présentes dans la colonne. • Une cellule total ligne peut totaliser non seulement des cellules totalisables, mais également les cellules de type Total présentes sur la même ligne. • Une cellule total ligne ou total colonne totalisera toujours l’ensemble de la ligne ou de la colonne, quelle que soit sa position dans le tableau. Une fois que vous avez créé une cellule de totalisation, vous pourrez fixer le type de ce total. Vous disposez pour cela de cinq choix : • Total : la cellule contiendra le total des montants des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne. • Nombre : la cellule contiendra le nombre d’items (éléments) totalisés. Suivant le type de total, ligne ou colonne, vous obtiendrez le nombre de lignes ou de colonnes totalisables. • Moyenne : permet d’obtenir la moyenne des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne. • Minimum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus petit montant de la ligne ou de la colonne. • Maximum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus grand montant de la ligne ou de la colonne. • Lignes et colonnes invisibles : Vous disposez d’une option intéressante permettant de rendre invisible une ligne entière ou une colonne entière suivant le contenu d’une cellule. 1. Sélectionnez une cellule et cliquez sur : pour rendre la ligne invisible si la cellule sélectionnée est vide. pour rendre la colonne invisible si la cellule sélectionnée est vide. Si cette option est activée, la zone Attributs affichera Ligne invis. si vide ou Colonne invis. si vide. 41 Les états Dessin 2. Pour annuler cette option, cliquez sur le bouton correspondant au choix activé précédemment. Vous pouvez activer les deux options sur une même cellule. Le menu Outils Le menu Outils contient un ensemble d’options vous permettant de réaliser rapidement certaines actions fastidieuses. Remplir avec des rubriques : Si vous souhaitez utiliser au sein de votre tableau des rubriques en provenance de votre fichier, il peut s’avérer fastidieux et long de les ajouter une à une. 1. Activez la commande REMPLIR AVEC DES RUBRIQUES du menu OUTILS. 2. Le principe est simple. Double-cliquez sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques (ou sélectionnez-les et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Elles se positionnent dans la liste de droite Rubriques choisies. Le bouton [Supprimer] enlève les rubriques sélectionnées dans la liste de droite . 3. Une fois votre choix réalisé, validez en cliquant sur le bouton [OK], sinon cliquez sur [Annuler]. Attention ! Vous ne pouvez pas choisir plus de rubriques que de cellules sélectionnées avant l’appel de l’item Remplir avec des rubriques. Remplir avec le nom des rubriques : En choisissant cette commande, vous obtenez la même fenêtre que pour l’option précédente. Dans ce cas, le nom des rubriques sera positionné dans les cellules à la place des rubriques. Lors de l'impression, vous obtiendrez donc le nom de la rubrique et non sa valeur. Tableau vertical de rubriques : Cette option combine les deux précédentes. Vous obtenez toujours dans un premier temps la fenêtre de sélection de rubriques. Après avoir choisi les rubriques et après validation de cette fenêtre, un tableau est créé. Il est automatiquement dimensionné à deux colonnes, la première pour le nom des rubriques et la seconde pour les rubriques elles-mêmes. Le nombre de lignes est fonction du nombre de rubriques sélectionnées. Attention ! Cette option est indépendante du nombre de lignes et de colonnes créées. Si vous avez déjà commencé à remplir votre tableau, un message vous informe que son contenu sera totalement effacé. Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes et de nouvelles lignes. Tableau horizontal de rubriques : Cet item fonctionne exactement sur le même principe que le précédent. Le tableau final sera quant à lui composé d’autant de colonnes que de rubriques sélectionnées (maxi 50) et de deux lignes, la première étant une ligne de titres et la seconde une ligne de valeurs. Numéroter : Lorsque vous sélectionnez cette commande, une fenêtre vous permet d’indiquer le premier numéro qui sera utilisé pour numéroter la sélection. Après validation par [OK], chaque cellule sélectionnée est numérotée. 42 Les états Dessin Si certaines cellules sont déjà renseignées, cette numérotation s’ajoute à la fin du contenu, précédée d’un blanc. La numérotation est toujours réalisée de gauche à droite et de haut en bas. Ajouter un préfixe : Comme pour l’option précédente, le choix de cette commande affiche dans un premier temps une fenêtre de saisie. Après validation par [OK], la valeur indiquée sera ajoutée au début du contenu de chaque cellule sélectionnée. Cette option fonctionne également sur les cellules vides. Ajouter un suffixe : Cette option fonctionne comme la précédente, sauf que la valeur saisie sera ajoutée à la fin du contenu de chaque cellule sélectionnée. Noms des jours : Cette commande autorise le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des jours de la semaine. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier jour (1 pour Lundi, 2 pour Mardi, … et 7 pour Dimanche). Les cellules non-vides seront effacées. Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Nom des mois : Cette commande permet le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des mois. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier mois (1 pour Janvier, 2 pour Février, … et 12 pour Décembre). Les cellules non-vides seront effacées. Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Cette option ne fonctionne pas pour les cellules avec une formule ou une rubrique fichier. Les cellules Chaque cellule du tableau peut être vide ou contenir une formule, une rubrique ou une chaîne de caractères. Dans ce dernier cas, il peut être fastidieux de devoir passer systématiquement par l’éditeur de formules pour renseigner un titre ou un commentaire. Il suffit de saisir directement votre texte. Vous pouvez fixer des formules pour les cellules de votre choix. Vous disposez pour cela de l’éditeur de formules intégré aux logiciels Ciel . Après avoir sélectionné une cellule, cliquez sur l’icône d’appel de cet éditeur Pour effacer le contenu d'une cellule, il suffit de cliquer sur l'icône Gomme . . Les options du tableau Depuis le paramétrage d'un objet tableau, vous disposez d'un bouton [Options]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Options : Indiquez le nom du tableau dans la zone Nom de l’objet. Vous disposez de plus de deux zones de saisie pour indiquer le décalage en ligne et en colonne. Par défaut, ces zones sont égales à zéro. 43 Les états Dessin Exemple Si vous indiquez 2 en décalage ligne, ceci indique au logiciel que la première ligne sera considérée comme ayant le numéro 3. Ceci peut vous être utile lors de l'utilisation de certaines fonctions dans les scripts, (exemple : fonctions avec des paramètres ligne/colonne). Arrondies : Le bouton [Arrondies...] affiche une fenêtre qui vous permet de préciser le rayon de courbure de chacun des angles de l’objet tableau. Carrées : si vous avez spécifié un rayon de courbure, comme indiqué ci-dessus, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton [Carrées]. L'objet barre de progression Cet objet vous permet d'afficher sous forme graphique une valeur par rapport à un minimum et à un maximum. Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets de ce type. Création de l'objet barre de progression 1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil un objet barre de progression. . Il vous permet de créer 2. Tracez, à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Vous obtenez un objet semblable à celui présenté ci-dessous. Vous pouvez redimensionner cet objet à l'aide des différentes poignées, comme pour tous les objets. Personnalisation de l'objet barre de progression Pour personnaliser un objet barre de progression, il suffit de double-cliquer sur celui-ci. La fenêtre suivante s’affiche. Options proposées pour la personnalisation d'une barre de progression Style Deux choix vous sont proposés pour fixer le style de la barre : Horizontal et Vertical. 44 Les états Dessin Exemple de barre avec un style Horizontal Exemple de barre avec un style Vertical Texte Cette zone vous permettra d'indiquer votre texte ainsi que sa position. L’option Afficher le texte permet d'indiquer si un texte doit être affiché ou non. La zone placée juste en dessous vous permet de saisir un texte, de placer des rubriques ou encore de réaliser un script plus ou moins complexe. Si l'option précédente Afficher le texte est cochée alors que cette zone est vide, le logiciel affichera automatiquement le pourcentage. Vous disposez enfin de trois possibilités d'alignement : : le texte sera placé à gauche (style Horizontal) ou en dessous (style Vertical). : le texte sera placé au centre. : le texte sera placé à droite (style Horizontal) ou au dessus (style Vertical). Valeurs Cette zone permettra de renseigner trois éléments importants de la barre de progression : Minimum : indiquez ici la valeur minimale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. Maximum : indiquez ici la valeur maximale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. Valeur : cette zone vous permettra de renseigner la valeur qui fera varier la barre de progression. Vous devez utiliser pour cela la fenêtre de l'éditeur de scripts. Présentation de la barre Vous disposez de 3 choix de présentation de la barre de progression : : la barre de progression grandira vers la droite (style Horizontal) ou vers le haut (style Vertical). : la barre de progression sera toujours centrée. : la barre de progression grandira vers la gauche (style Horizontal) ou vers le bas (style Vertical). Un menu déroulant vous permet de choisir entre deux types de barre : • Barre en couleur : en choisissant ce type vous disposez d'un bouton [menu] vous permettant de choisir la couleur de la barre. • Barre en image : en choisissant ce type vous pouvez utiliser soit une image (à placer à l'aide des boutons [Coller] ou [Importer]) ou une icône à l'aide des modèles que nous livrons avec le logiciel (bouton [Icône...]). Il ne vous reste plus qu'à choisir la façon dont sera utilisée l'image ou l'icône (déformée, découpée, répétée). 45 Les états Dessin Les outils Pour manipuler facilement les différents objets détaillés dans le paragraphe précédent, et pour faciliter la réalisation d'une bonne présentation de vos états dessin, nous avons mis à votre disposition plusieurs outils que nous allons détailler ci-dessous. Le principe de fonctionnement de ces outils est de sélectionner le ou les objets à déplacer ou à adapter puis de choisir l'outil à utiliser et enfin de cliquer sur l'objet modèle. Les outils d'alignement Vous disposez de quatre outils permettant un alignement du ou des objets sélectionnés sur l'objet "modèle" (alignement en haut, à droite, en bas et à gauche). Les outils de réglage de la taille Vous disposez de trois outils de redimensionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle (même largeur, même hauteur et même hauteur et largeur). Les outils de positionnement Vous disposez de quatre outils permettant le positionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle. Echelle de la sélection L'outil vous permet d’indiquer précisément l'échelle du ou des objets sélectionnés. Dans ce cas, vous obtenez la fenêtre présentée ci-dessous. 46 Les états Dessin Les outils de position Les quatre outils présentés ci-contre permettent respectivement de passer le ou les objets sélectionnés derrière l'objet "modèle", devant ou bien d'éloigner d'un plan les objets sélectionnés ou bien de les rapprocher. Les deux outils présentés ici ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper les objets sélectionnés. Les outils de groupe Les deux outils de groupe ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper des objets sélectionnés. Les outils de répartition Ces deux outils permettent respectivement de répartir soit horizontalement soit verticalement les objets sélectionnés. Le verrouillage des objets Afin d'éviter de déplacer des objets par erreur, vous disposez de l’outil avoir sélectionné le ou les objets à verrouiller. . Cliquez sur cet outil , après L'aide au positionnement Pour réaliser des états dessin avec un maximum de précision et avec des objets alignés automatiquement, vous disposez d'une option d'aide au placement des objets. Cliquez sur l'icône pour activer cette aide. Lorsque vous déplacez un objet, des traits de couleur vous guideront dans son alignement par rapport aux autres objets. La grille magnétique L'icône permet d'activer ou non la grille magnétique. Pour fixer la taille du pas de grille, choisissez la commande GRILLE du menu CONTEXTUEL. Vous pouvez obtenir ces réglages en cliquant sur l'icône en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. tout Ci-dessous la fenêtre de modification du pas de la grille. 47 Les états Dessin Les rubriques Lorsque vous cliquez sur cet onglet, les rubriques du ou des fichiers que vous pourrez utiliser dans votre état dessin s'affichent. Ci-dessous, un exemple avec Ciel Devis Factures. Placement d'une rubrique Pour utiliser une rubrique dans votre état dessin, sélectionnez-la et faites-la glisser à l'endroit voulu. Placement du nom d'une rubrique Pour vous éviter la saisie fastidieuse du nom d'une rubrique, il suffit, tout en maintenant la touche Majuscule non blocante enfoncée, de glisser la rubrique de votre choix. Le nom de la rubrique s'affiche. Placement d'une rubrique et de son nom Vous pouvez également ajouter dans votre état dessin une zone incluant le nom de la rubrique et la rubrique elle-même. Il suffit, tout en maintenant enfoncé la touche <Alt> de glisser la rubrique de votre choix. Le nom de la rubrique et la rubrique s'affichent. Le menu Options Au-dessus de la liste des rubriques, vous disposez d'une icône d'appel d'un menu déroulant OPTIONS. Ce menu contient des options à appliquer sur la liste des rubriques (afficher les rubriques suivant leur type, afficher le type, trier les rubriques ou bien afficher les extensions). 48 Les états Dessin Les calques Généralités Le principe des calques consiste à affecter un ou plusieurs objets à un calque. Vous pourrez affecter une condition d'affichage à chaque calque. cela permet, en fonction de conditions, d'avoir des objets présents ou non au moment de l'édition de l'état. Vous pouvez ainsi éviter de réaliser plusieurs états, puisqu'un seul pourra gérer tous les cas. L’onglet Calques 1. Pour affecter un objet à un calque, sélectionnez l'objet concerné puis cochez le ou les calques auquel(s) vous souhaitez le rattacher. Le menu déroulant COURANT vous permet de sélectionner un ou plusieurs calques (sélection de plusieurs calques en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée). A chaque création d'un nouvel objet, il sera automatiquement affecté au(x) calque(s) sélectionné(s) précédemment. Propriétés d'un calque 2. Chaque calque dispose de propriétés. Pour les visualiser, cliquez dans l'onglet Calques puis sélectionnez-en un et cliquez sur le bouton [Propriétés...]. La fenêtre des propriétés du calque s'affiche. C'est depuis cette fenêtre que vous allez définir la condition d'affichage des éléments du calque. L'option Calculer à chaque élément indique au logiciel de vérifier la condition affectée au calque autant de fois qu'il y a d'objets rattachés au calque. Cette option peut ralentir de façon importante le temps d'exécution de votre état. Ne cochez donc cette option qu'à bon escient. Le bouton question. vous permet de ne plus lier les objets au calque en Depuis l'onglet Calques, vous pouvez, pour chaque calque, modifier le nom. Les deux colonnes suivantes permettent : d'afficher ou non les objets affectés à chaque calque. de verrouiller en une seule étape tous les objets affectés à chaque calque. 49 Les états Dessin Dessin pièces clients Lors de la création d’un état de type Dessin pour une famille de création de pièces clients (Devis, Factures…), un assistant vous permet de créer plus facilement et rapidement votre dessin en glissant déposant des éléments pré-paramétrés dans votre zone de travail. Pour créer un état de type DESSIN PIÈCES CLIENTS, sélectionnez dans la liste des états Pour une famille l’une des options Dessin (avoirs, devis, factures, pièces clients, factures acompte... selon votre application). Cliquez sur le bouton [Créer...] puis sélectionnez la commande ETAT DE TYPE «DESSIN». Lancer l’assistant de création de la pièce L’assistant de création de la pièce permet de définir les choix de mise en forme de votre état en allant de l’en-tête au pied de page. La première étape permet d’afficher le logo et de choisir son emplacement ainsi que sa taille. Sélectionnez les options voulues à l’aide des boutons radio. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton . La deuxième étape permet de choisir quelles informations vous souhaitez ajouter à vos coordonnées et à celles du client. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante. La troisième étape permet de choisir les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le corps de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante. La dernière étape permet d'afficher le tableau des TVA, un commentaire ainsi que la clause de réserve de propriété dans le pied de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher et des boutons radio. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la création de la pièce. Mode Simple de l’état Dessin pièces clients Une fois l’état Dessin pièces clients créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez rajouter plusieurs objets préparamétrés en les sélectionant dans la liste à gauche de votre zone de travail et en les glissant déposant dans votre zone de travail. Pour modifier un élément, double cliquez sur l’élément souhaité pour ouvrir la fenêtre de paramétrage. Mode avancé de l’état Dessin pièces clients Le mode avancé de l’état Dessin Pièces clients permet d’afficher, en plus des éléments pré-paramétrés, les onglets de l’état dessin standard : Objets, Rubriques, Calques. Ils regroupent toutes les options de l’état Dessin standard. Pour plus d’informations, Voir La fenêtre de l’état Dessin, page 28. 50 Les états Dessin Les pages Généralités La plupart des états dessin n'utiliseront qu'une seule page. Néanmoins, ce type d'état vous permet de créer plusieurs pages. Ainsi, vous pourrez y ajouter, par exemple, une page de garde, une page de fin. L'ensemble des options de gestion des pages est regroupé dans un menu déroulant situé au-dessus de la zone dessin. Liste des pages Une fenêtre présentant la liste des pages s'affiche. Vous y trouvez toutes les commandes nécessaires à la maintenance des pages (création, suppression, etc.). Ajouter une page Pour ajouter une nouvelle page dans un état dessin, vous pouvez choisir la commande AJOUTER UNE PAGE du menu PAGE ou cliquer sur le bouton [Ajouter] depuis la fenêtre Liste des pages détaillé précédemment. La fenêtre permettant d’indiquer les propriétés de la page s'affiche. Nous détaillerons cette fenêtre par la suite. Supprimer une page Pour supprimer une page dans un état dessin, vous pouvez soit choisir l'item Supprimer une page depuis le menu Page, ou bien cliquer sur le bouton Supprimer depuis le dialogue Liste des pages détaillé précédemment. Attention ! La suppression d'une page entraîne également la suppression de tous les objets qu'elle contient. Propriétés de la page La fenêtre Propriétés de la page regroupe toutes les options que vous pouvez fixer pour chaque page. 51 Les états Dessin Pour obtenir cette fenêtre vous pouvez : • cliquer sur le bouton [Page] • choisir PROPRIÉTÉS DE LA PAGE depuis la liste des pages • cliquer sur le bouton [...] dans la commande PROPRIÉTÉS dans les propriétés par défaut. Vous pouvez non seulement y indiquer le nom de la page, mais aussi si vous souhaitez y inclure des repères de pliage. Vous pouvez de plus y fixer des conditions d'affichage. Le bouton donne accès au paramétrage des étiquettes. 52 Les états Dessin Les étiquettes Vous pouvez avoir besoin d’étiquettes pour de nombreuses tâches : mailing clients, étiquetage ou tout simplement courriers divers et fréquents. Vous pouvez par exemple, dans Ciel Devis Factures, créer un état dessin dans la famille Clients/Tiers. Dans ce cas une page blanche s'affiche. 1. Activez l'option ETIQUETTES depuis les PROPRIÉTÉS DE LA PAGE. Le premier onglet vous propose des modèles d'étiquettes préparamétrés. Le second vous est présenté ci-dessous 2. Indiquez le nombre d'étiquettes sur la largeur et sur la hauteur des planches que vous possédez. L'option Nombre d'étiquettes identiques permet d'imprimer plusieurs étiquettes pour un même élément. Le programme revient à la page du générateur d'états avec les étiquettes telles que vous les avez paramétrées. Il ne vous reste plus qu'à placer les rubriques à l'emplacement de la première étiquette. Vous pouvez aussi modifier graphiquement ces étiquettes même si vous avez utilisé un format prédéfini. Quatre poignées, placées aux angles de l'objet étiquettes, permettent de changer les dimensions, exactement comme pour un rectangle. Pour déplacer l'objet étiquettes, il faut le saisir par un de ses côtés. Quant au placement des rubriques, il est identique à celui utilisé dans une page standard du générateur d'états. 53 Les états Dessin Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état dessin de plusieurs options. Nous détaillerons ces différents outils un peu plus loin dans ce document. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts. Reportez-vous au chapitre concernant l’éditeur de scripts. • : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Essayer un état Comme nous l'avons abordé au début de ce document, les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 1. Cliquez sur le bouton [Essayer]. 2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée dans le menu déroulant qui s’affiche. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultat cohérent. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. 54 Les états Dessin Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification (bouton ) depuis la fenêtre d'un état dessin. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. 55 Les statistiques croisées Généralités Créer des statistiques croisées avec l’assistant Créer des statistiques croisées sans l’assistant Inverser les lignes et colonnes Les options Essayer un état Vérifier un état Les statistiques croisées Généralités Les statistiques croisées vous permettront d'obtenir soit sous forme d'état soit sous forme de graphiques, la somme d'une ou deux rubriques en fonction d'une autre. Certaines options sont identiques à celles abordées dans les paragraphes précédents comme par exemple la logique, le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document. Créer un état de type Statistiques croisées Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «statistiques croisées». Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des statistiques croisées s’affiche. Créer des statistiques croisées avec l’assistant Pour faciliter au maximum la création des statistiques croisées, un assistant de création vous permettra de paramétrer rapidement votre statistique. Une statistique créée à l'aide de l'assistant peut être totalement personnalisée. 1. Pour obtenir l'assistant de création, cliquez sur le bouton . 57 Les statistiques croisées La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Trois choix vous sont proposés : • Valeur d'une ou plusieurs rubriques en fonction d'une autre. • Valeur d'une rubrique en fonction de deux autres. • Somme, moyenne, valeurs min. et max. d'une rubrique en fonction d'une autre. Attention ! Ces trois choix ne sont pas les seuls que ce générateur de statistiques permet de réaliser. Comme nous le verrons dans le paragraphe suivant, tous les cas sont possibles. Suivant le type choisi, les fenêtres suivantes vous indiqueront précisément la marche à suivre jusqu'à l'étape finale vous permettant de créer de la statistique. Créer des statistiques croisées sans l’assistant La création sans assistant peut être soit réalisée entièrement du début à la fin, soit après utilisation de l'assistant de création pour terminer la personnalisation du paramétrage. Avant de commencer la création de votre statistique, nous vous conseillons de définir clairement le résultat que vous souhaitez obtenir. Ceci vous facilitera le paramétrage de votre état. Le principe du paramétrage d'une statistique croisée consiste à définir la ou les rubriques à calculer en fonction d'une ou plusieurs autres rubriques. Le paramétrage est composé de trois grandes parties : • les lignes, • les colonnes, • la ou les valeurs à afficher. Vous disposez pour cela de quatre possibilités accessibles via le menu déroulant TYPE : • Automatique selon une valeur • Automatique selon une date • Automatique avancée • Manuel Voyons maintenant en détail ces quatre possibilités. Ces mêmes types sont disponibles également pour les lignes. 58 Les statistiques croisées Automatique selon une valeur Lorsque vous choisissez ce type, voici les options à renseigner. 1. Indiquez la rubrique en fonction de laquelle une colonne sera générée par valeur. Cliquez sur l'icône d'appel de la liste des rubriques et sélectionnez-la rubrique à utiliser. 2. Cochez l'option Totalisée pour indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Automatique selon une date Le principe de fonctionnement de ce type est très proche du précédent. La différence réside dans le fait que la rubrique à renseigner sera forcément de type date. Une fois cette rubrique renseignée, indiquez la périodicité pour laquelle vous souhaitez générer une colonne. Le menu déroulant vous permet de sélectionner les options (jour, semaine, mois, trimestre, semestre et année). L'option Générer des périodes continues permet de générer une colonne (ou ligne) même pour les colonnes (ou lignes) vides. L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Automatique avancée 1. Renseignez les deux paramètres suivants : • La Valeur de création. Elle peut être soit une rubrique soit un script. • Le Titre de la colonne. Vous disposez pour cela de l'éditeur de scripts. 2. Indiquez le type de tri à réaliser. L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. 59 Les statistiques croisées Manuel Ce dernier type consiste en la création de colonnes (ou de lignes) sans aucun automatisme. Pour cela, vous disposez des boutons [Créer], [Insérer] et [Supprimer]. • Le bouton [Fixer le nombre] permet de fixer en une seule fois le nombre de colonnes (ou lignes) à générer. • Le bouton [Créer des colonnes à partir de rubriques] affiche une fenêtre dans laquelle vous choisirez les rubriques pour lesquelles une colonne sera créée. Vous devez indiquer pour chaque colonne son titre et des propriétés en cliquant sur le bouton [Titre et propriétés de la colonne sélectionnée...]. Une fenêtre s’ouvre. Vous devez y indiquer le titre de la colonne. Vous pouvez le saisir directement dans la zone prévue à cet effet ou utiliser l'éditeur de scripts. • Le bouton [Modifier la condition] vous donne accès au module de création des conditions. Pour plus de détails sur la création de conditions, reportez-vous au chapitre Les filtres. Inverser les lignes et les colonnes Le paramétrage des lignes et des colonnes utilise les mêmes quatre types. Pour cette raison, la présentation peut être basculée très facilement. Le bouton [Inverser lignes et colonnes] permet donc de passer les lignes en colonnes et inversement. Les options Vous disposez de plusieurs options dans la barre d’actions. Ces différents outils sont détaillés un peu plus loin dans ce document. : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. : donne accès à un éditeur de scripts. Reportez-vous au chapitre concernant l’éditeur de scripts pour plus de détails. : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 d'un état pour plus de détails. 60 Les statistiques croisées : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Essayer un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Mais vous pouvez également exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer] 2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Statistiques Croisées. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 61 Les exports multi formats Généralités Créer un «Export multi formats» avec l’assistant Créer un «Export multi formats» sans l’assistant Gestion manuelle en mode simple Gestion manuelle en mode avancé Les options Essayer un état Vérifier un état Les exports multi formats Généralités Les Exports multi formats seront utilisés pour réaliser des exports d'informations contenues dans les fichiers qui composent votre dossier Ciel. Une fois ces données extraites, vous pourrez soit les exploiter avec une autre application (par import) soit réaliser d'autres traitements par exemple avec un tableur (type Excel). Créer un état de type Export multi formats Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «Export multi formats». Voir Créer un état, page 9. Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des exports multi formats s’affiche. Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant Le moyen le plus rapide pour créer un état de type Export multi formats est d'utiliser l'assistant de création. Lors de la création d'un nouvel état, cet assistant est automatiquement proposé. Il est composé de 2 étapes. La première fenêtre de l’assistant s’affiche. 1. Définissez le format d'export des données. Vous pouvez sélectionnez une des options de la liste: Texte, Excel (type texte), Csv, Dbf, Longueur fixe et XML. Le format ne pourra plus être modifié par la suite. 63 Les exports multi formats 2. Une fois l’option sélectionnée, cliquez sur le bouton [Continuer]. La fenêtre suivante s'affiche. Cette fenêtre vous permet de choisir le mode de création et de maintenance de l'Export multi formats. Deux options sont proposées : Simple et Avancé. Nous détaillerons ces deux modes un peu plus loin. Nous vous conseillons de choisir le mode Simple dans un premier temps. En effet, ce mode permet la création et la maintenance de la plupart des Exports multi formats. De plus, le passage au second mode Avancé sera toujours possible tout en conservant vos réglages, alors que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. 3. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton [OK]. 4. Si vous avez opté pour le mode Simple, la liste des rubriques s’affiche automatiquement. Choisissez les rubriques que vous souhaitez exporter. La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Créer ou modifier un état Export multi formats sans l'assistant de création Attention ! Si vous choisissez la commande ASSISTANT depuis le menu OPTIONS alors que vous avez déjà défini certains réglages, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé. Vous pouvez également personnaliser votre état manuellement. 64 Les exports multi formats Gestion manuelle mode simple Le mode Simple est celui qui sera utilisé le plus souvent car il convient à la plupart des exports que l'on réalise habituellement. La sélection des rubriques peut être réalisée soit à la fin de l'assistant soit depuis la fenêtre de maintenance. Vous disposez pour cela des options suivantes, disponibles depuis le MENU CONTEXTUEL (clic droit) : • Créer : ajout d'une nouvelle rubrique à la suite des autres, en fin de liste. • Modifier : remplace la rubrique sélectionnée par une autre. • Supprimer : supprime la rubrique sélectionnée. 1. La création et la modification affichent la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. Sélectionnez les rubriques, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Une fois la sélection effectuée, validez la ou les rubriques sélectionnées à l'aide du bouton [OK]. 3. Si vous souhaitez changer l'ordre d'une rubrique à exporter, sélectionnez dans la liste et sur la partie droite d'utiliser les icônes de déplacement. 65 Les exports multi formats Gestion manuelle mode avancé Lorsque vos exports nécessitent plus de fonctionnalités vous pouvez opter pour le mode Avancé. Vous pouvez opter pour ce mode soit depuis l'assistant de création (Voir Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant, page 63.), soit depuis le bouton [Mode Avancé] situé dans la barre d’actions. Le passage du mode Simple au mode Avancé est toujours possible tout en conservant vos réglages, alors que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. Lorsque vous passez du mode Simple au mode Avancé un message vous en informe. En mode Avancé, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Les premiers changements concernent les colonnes disponibles, puisque vous pouvez définir non seulement des rubriques mais aussi des formules et préciser pour chaque le titre, la longueur maximale et le type. La colonne Commentaire vous permet, comme son nom l'indique, de saisir une information, mais elle ne sera pas prise en compte au moment de l'export. Une colonne supplémentaire peut être visible suivant le format choisi à la création de l'Export multi formats. Il s'agit de la colonne Cadrage. La modification de tous ces paramètres peut être réalisée directement dans la liste ou à l'aide des options disponibles depuis la barre d’actions. Les options [Insérer], [Rubriques] et [Supprimer] ont les mêmes fonctionnalités qu'en mode Simple. Vous pouvez également dupliquer une colonne en cliquant sur le bouton [Dupliquer] et ajouter une ligne vide en cliquant sur le bouton [Ajouter]. Le second changement concerne l'affichage d'options concernant les Sections. Les sections vous seront utiles pour la réalisation de formats d'export plus spécifiques. Ceci vous permettra par exemple de gérer des lignes de titres, de totalisation ou encore des formats différents au sein d'un même état. Par défaut, une seule section est créée. Elle se nomme 1 - Section principale. Cette section ne peut pas être supprimée, mais elle peut être désactivée, si cela est nécessaire. 66 Les exports multi formats 1. Pour gérer des sections, cliquez sur le bouton [Sections]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Vous y retrouvez la liste des sections créées et une rangée de boutons permettant leur gestion (boutons [Créer], [Modifier], [Supprimer] et [Dupliquer] ). Lorsque vous créez ou modifiez une section, la fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Vous pouvez pour chaque section lui indiquer un nom. Indiquez l’utilisation de la section. Pour cela, vous disposez de deux cases à cocher pour chacun des onze points d'entrée de l'état. La première case, dans la colonne Valeurs, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les valeurs contenues dans les rubriques. La seconde case, dans la colonne Titres, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les titres des rubriques. Vous pouvez créer une section pour laquelle vous ne cochez aucune option. Vous pourrez l'utiliser dans les scripts à l'aide de la fonction EtatCmd(kEcmMfSect). 3. Une fois votre section personnalisée, indiquez les rubriques qui s'y rattachent. 4. Depuis la fenêtre principale de paramétrage de l'Export multi formats, choisissez la section à l'aide du menu déroulant. Vous devez renouveler ces manipulations pour chaque section. 67 Les exports multi formats Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état Export Multi Formats de différents outils que nous détaillerons par la suite. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique”, page 82 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts. Reportez-vous au paragraphe pour plus de détails. • : permet de fixer certains réglages sur le fonctionnement de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Export multi formats»”, page 108 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. • : donne accès à l'assistant de création d'un état Export multi formats. Attention ! L'utilisation de l'assistant efface les rubriques et formules que vous aviez saisies précédemment. 68 Les exports multi formats Propriétés Lorsque vous sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS depuis la barre d’actions, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Il contient l'ensemble des réglages répartis sur quatre onglets (Divers, Séparateurs, Formats et Options avancées). Divers Vous pouvez y préciser le Jeux de caractères que vous souhaitez utiliser à l'aide du menu déroulant. Si vous souhaitez que tous les caractères soient en majuscules, cochez l'option Convertir toutes les données en majuscules. L'option Autoriser l'utilisateur à annuler l'export permet d’annuler l'export si le temps de traitement est long. L'option Afficher un récapitulatif à la fin de l'export vous permet d'afficher un résumé à la fin de l’export. Cette fenêtre vous indique l'emplacement où a été créé le fichier, sa taille, le nombre d'enregistrements générés, etc. L'option Sur la commande "Essayer", afficher le contenu généré vous permet de visualiser le contenu de l'export généré dans une nouvelle fenêtre. Le fichier sera généré dans tous les cas, y compris si vous en demandez une visualisation. L'option Mettre en clair les caractères de contrôle vous permet de visualiser les caractères de contrôle normalement invisibles. Cette option n'est disponible que si la précédente est active. Séparateurs Dans cet onglet, vous pouvez indiquer les séparateurs de rubriques et d'enregistrements. Vous disposez pour chacun de boutons radios pour les séparateurs les plus courants. Le dernier bouton radio nommé Code(s) ASCII vous donne accès aux zones vous permettant de saisir jusqu'à neuf codes ASCII. L'option Générer un séparateur après le dernier enregistrement permet d'ajouter à la fin du fichier un séparateur d'enregistrement. En général, cette option vous sera nécessaire suivant les spécifications du format d'import du logiciel de destination. Vous disposez dans la deuxième partie de cet onglet de quelques précisions et recommandations. Formats Ce troisième onglet vous permettra de fixer le format des nombres, des dates et des booléens. 69 Les exports multi formats Pour les formats des nombres, vous disposez de trois boutons radios : • Standard : dans ce cas, le format des nombres utilisé sera celui défini au niveau de préférences du sys- tème (PANNEAU DE CONFIGURATION - options régionales et linguistiques). • Idem application : dans ce cas, le format des nombres sera le même que celui défini pour l'application Ciel. • Personnalisé : en choisissant ce dernier format, vous pourrez totalement personnaliser le format de tous les nombres exportés dans votre état. Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir le nombre que vous souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. Le nombre obtenu est affiché en orange. Pour les formats des dates, vous disposez d'un menu déroulant contenant l'ensemble des formats proposés pour le formatage des rubriques dates. Le premier choix Idem application permet d'appliquer aux dates le même format que celui utilisé dans l'application Ciel. Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir la date que vous souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. La date obtenue est affichée de couleur orange. Les rubriques de type booléen n'acceptent que deux valeurs : Vrai ou Faux. Vous pouvez choisir ici de les formater. Pour cela, cochez l'option et indiquez dans les zones Valeur si vrai et Valeur si faux les valeurs correspondantes. Si l'option n'est pas cochée, le format utilisé par les applications Ciel est : • Pour les valeurs vraies : Oui. • Pour les valeurs fausses : Non (valeur vide). Options avancées Le quatrième et dernier onglet vous permet de fixer les règles en cas de conflit sur les séparateurs et le caractère de remplissage pour un export en longueur fixe. La zone Substitution de caractères vous permet d'indiquer les caractères de remplacement pour les séparateurs de rubriques et d'enregistrements dans le cas où une rubrique contiendrait un ou plusieurs caractères de contrôle. Le bouton radio Le caractère vous permet d'indiquer le code ASCII du caractère de substitution. Si l'Export multi formats génère un fichier en longueur fixe, vous pouvez indiquer le code ASCII du caractère qui sera utilisé pour remplir les zones vides. Essayer un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. 70 Les exports multi formats Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la barre d’actions de la fenêtre de état «export multi-fonctions». Il vous permet de contrôler si les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. 71 Les états Office Généralités La fenêtre de l’état Office Créer un état de type Office Les états Office Généralités Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale. L’état de type « Office » ouvre une fenêtre Microsoft Word dans le logiciel Ciel. Il est ainsi possible de paramétrer complètement son état dans cet éditeur de texte tout en bénéficiant des options du générateur d’états Ciel. Il s’agit de l’état le plus librement paramétrable du générateur. Il est cependant conseillé d’avoir déjà bien défini le sens général que vous souhaitez donner à votre document. Cet état nécessite l’installation préalable de Microsoft Office Word. La fenêtre de l’état de type Office Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «OFFICE» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 9 . La fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre office qui s’affiche à droite regroupe les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word. Pour plus de détails concernant ces fonctionnalités, nous vous invitons à consulter l’aide de Microsoft Office Word. 73 Les états Office Créer un état «Office» L’état de type Office reprend les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word. Vous pouvez ainsi mettre en page votre état librement, avec les possibilités d’insérer un tableau, une image, une zone de texte, etc, de la même manière que lors de l’utilisation de Microsoft Office Word. La colonne Rubriques regroupe les rubriques à insérer dans le document classées par catégories. Une note informative en bas de la colonne indique qu’il faut double-cliquer sur un élément pour l’insérer. 1. Double-cliquez sur la rubrique pour l’insérer dans votre état Office. 2. La rubrique se place à l’endroit où se trouve le curseur dans le document. Il est possible de trier les rubriques selon certains critères ou de paramétrer l’affichage des rubriques en cliquant sur la flèche en haut à droite de la colonne des rubriques. Un menu déroulant s’affiche. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la suite : • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. • Propriétés : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un com- mentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton aperçu écran. . Le logiciel ouvrira Microsoft Office Word et exécutera l'état en Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. 74 Les états Office Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Office. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 75 Les états Chaînés Généralités La fenêtre de l’état «chaînés» Paramétrer un état de type «chaînés» Les états Chaînés Généralités Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale. L’état de type « Chaînés » permet de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées. Cet état est utile dans le cadre d’une utilisation fréquente de plusieurs états, car vous pouvez ainsi regrouper ces états et lancer leur exécution simultanément de manière automatique. Les états que vous avez chaînés peuvent toujours être ouverts et utilisés indépendamment des autres. La fenêtre de l’état de type «chaînés» Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «CHAÎNÉS» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 9 . La fenêtre suivante s’affiche. 77 Les états Chaînés Le paramétrage d’un état «Chaînés» La fenêtre de l’état chaîné est présentée sous forme d’une liste regroupant les différents états que vous avez choisi de regrouper. Une fois la liste d’états établie, vous pourrez les exécuter et paramétrer leur sortie. Ajouter un état aux états chaînés Pour ajouter un état à la liste : 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également cliquer droit dans la zone de liste et sélectionner la commande AJOUTER UN ÉTAT... . 2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dossier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant les états. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. L’état sélectionné s’affiche dans la liste de votre état chaîné. Insérer un état La fonction INSÉRER UN ÉTAT permet d’ajouter un état en dessous de la ligne d’état sélectionnée. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dossier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant les états. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un état 1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également activer la commande SUPPRIMER UN ÉTAT du menu contextuel (clic droit). 3. Un message s’affiche, demandant de confirmer la suppression. Si vous souhaitez vraiment le supprimer, cliquez sur le bouton [Oui]. Modifier un état Vous pouvez, depuis la liste de vos états chaînés, modifier un état en particulier. Pour cela : 1. Sélectionnez l’état que vous souhaitez modifier. 2. Activez la commande MODIFIER L’ÉTAT... du menu contextuel (Clic droit). 3. L’état s’affiche et vous pouvez y apporter vos modifications. Paramètres de l’état Pour afficher les paramètres d’un état : 1. Sélectionnez l’état souhaité dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 78 Les états Chaînés La fenêtre Paramètres s’affiche. Elle présente les options suivantes : • Paramètres de l’état : dans cette zone, vous pouvez choisir d’utiliser les paramètres par défaut de l’état chaîné ou d’utiliser des paramètres prédéfinis dans l’état. Si l’option Utiliser les paramètres prédéfinis est cochée, une fenêtre de paramétrage s’affiche. Elle diffère selon le type d’état et se rapporte aux pro- • Options : vous pouvez choisir d’afficher une fenêtre de paramétrage à l’exécution de l’état chaîné. Vous priétés déjà définies. Voir Propriétés d’un état, page 102. pouvez également choisir de désactiver cet état. Ainsi, lors de l’exécution de l’état chaîné, cet état ne sera pas pris en compte. Il sera cependant toujours présent dans l’état chaîné. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la suite : • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. • Propriétés : dans la fenêtre Propriétés, vous pouvez choisir de générer ou non les états séparément à l’aide de la case à cocher correspondante. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un com- mentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions. Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel exécutera l'état en aperçu écran. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. 79 Les états Chaînés Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état chaîné. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 80 La logique d’un état Généralités Les filtres Le tri La logique d’un état Généralités Le générateur d’états des logiciels Ciel intègre un module permettant de personnaliser la logique des états. Vous pourrez fixer un filtre de sélection, un tri et différentes options. Vous disposez d’une option Mode avancé permettant de réaliser soit une logique simple soit une logique plus élaborée. La logique Après avoir ouvert un état, cliquez sur le bouton dessous s’affiche. situé dans la barre d’actions. La fenêtre ci- La logique d'un état peut être activée depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton [Logique]. Si vous cochez l’option Mode avancé en bas à gauche de la fenêtre, des options supplémentaires s’affichent. Les boutons [OK] et [Annuler] vous permettent respectivement de valider ou non votre logique. Le bouton [Pas de logique] permet d’effacer tous les paramètres éventuellement renseignés. Les filtres Vous pourrez déterminer dans cet onglet des conditions, des filtres d’extraction ou les deux. La création des conditions et des filtres est détaillée dans le chapitre Les filtres. Si vous cochez l’option Mode avancé, la case Sélection prioritaire s’affiche. Si elle est activée, les conditions et les filtres précisés ici seront ignorés. La sélection sera intégralement prise en compte si vous activez l’état depuis une liste avec sélection préalable d'éléments. Dans le cas contraire, le filtre et la condition seront appliqués sur la sélection (ou sur tout s’il n’y a pas de sélection). 82 La logique d’un état Le tri Vous pourrez déterminer un critère de tri et éventuellement les niveaux de rupture. Ceux-ci pourront être utilisés dans les états pour obtenir des sous-totaux. La fenêtre ci-dessous s’affiche : 1. Indiquez la rubrique sur laquelle le tri sera réalisé. Vous pouvez effectuer un tri Croissant ou Décroissant. 2. Cochez l’option Demander la rubrique lors de l'exécution pour qu’un message vous permette de choisir au dernier moment la rubrique de tri. Le mode avancé Lorsque l’option Mode avancé est activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 83 La logique d’un état Quatre possibilités de tri sont possibles. Pour chacune d’elles, vous disposez, comme pour le tri simple, d'une possibilité de choisir l'ordre. • Pas de tri : aucun tri ne sera réalisé. • Tri simple : tri identique à celui détaillé au début de ce paragraphe. • Tri multiple : lorsque cette option est sélectionnée, un simple clic sur l’icône • Tri avancé : vous avez dans ce cas une première zone pour indiquer le tri et trois boutons radio Texte, donne accès à la liste des rubriques. Vous pouvez choisir la rubrique sur laquelle le tri devra être effectué. Vous disposez de quatre zones permettant un tri jusqu'à quatre niveaux, avec pour chaque une possibilité de rupture. Numérique ou Date permettent d’indiquer le type d’index à utiliser pour réaliser le tri. Vous disposez enfin de la possibilité de gérer jusqu’à quatre niveaux de rupture avec pour chaque niveau la gestion de la rupture par script. Si l'option Sélection prioritaire sur le tri est activée, les options de tri et de rupture définies dans l’onglet Tri seront ignorées. Une case à cocher accompagnée d’une zone de saisie vous permet de fixer le nombre d’éléments à imprimer. Exemple Vous pouvez imprimer les dix clients ayant le C.A. le plus important. 84 La sortie d’un état Généralités Sortie d’un état liste simple Sortie d’un état colonne Sortie d’un état dessin Sortie d'une statistique croisée Sortie d'un export multi formats Sortie d’un état office Sortie d’états chaînés La sortie d’un état Généralités Liste des états paramétrables ou depuis la barre d’actions de l’état - Bouton . Chaque état créé à l'aide du générateur d'états des logiciels Ciel dispose de la fonctionnalité RÉGLAGE DE LA SORTIE. A l'aide de cette fonctionnalité, vous pourrez définir par exemple le type de document généré suivant la sortie demandée. Nous détaillerons par la suite les réglages de sortie pour les différents types d'états. La sortie d'un état peut être activée soit depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton [Sortie], ou en activant la commande du même nom dans la barre d’actions depuis la fenêtre de paramétrage de l'état. Attention ! Pour chaque sortie, une ou plusieurs présentations vous sont proposées. Cependant, vous devez obligatoirement avoir au moins une présentation active par sortie. 86 La sortie d’un état Sortie d'un état Liste simple Lorsque vous activez la sortie pour un état de type liste simple, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste simple sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . 87 La sortie d’un état Exemple de propriétés pour le format HTML. Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste simple sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. 88 La sortie d’un état Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte de l’e-mail par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. 89 La sortie d’un état Sortie d’un état Colonne Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Colonne, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type colonne sera exécuté pour générer un fichier. Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . 90 La sortie d’un état Exemple de propriétés pour le format HTML. Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type colonne sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux pour la sortie Fichier. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. 2. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. Pour cela, cliquez sur le bouton [Propriétés]. 91 La sortie d’un état Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. 92 La sortie d’un état Sortie d'un état Dessin Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Dessin, une fenêtre contenant deux listes s'affiche. • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, seule la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous permet d’accéder à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format Impression au format PDF. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin sera exécuté pour générer un e-mail. La fenêtre dans ce cas est identique à celle détaillés dans le paragraphe Sortie d'un état liste simple - Sortie e-mail. 93 La sortie d’un état Sortie d'un état Statistiques croisées Lorsque vous demandez la sortie pour un état de type Statistiques croisées, une fenêtre s'affiche. Elle contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état, • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, deux présentations vous sont proposées, Présentation standard et Graphique. Aucun réglage n'est possible pour la Présentation standard. La seconde nommée Graphique vous permettra une sortie de la statistique sous forme graphique. Le bouton vous permet d’accéder aux réglages ci-dessous. Vous pouvez paramétrer votre présentation du graphique. Sortie fichier Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque la statistique croisée sera exécutée pour générer une sortie sur fichier. 94 La sortie d’un état Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...]. Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vos permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état statistiques croisées sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. Le bouton affiche la fenêtre suivante. Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. 95 La sortie d’un état Sortie fenêtre La sortie Fenêtre vous propose un seul format nommé Graphique. Ce format est également disponible pour la sortie Impression. Reportez-vous pour plus de détails, au paragraphe “Sortie d'un état Statistiques croisées”, page 94. Sortie d'un Export multi formats Lorsque vous activez l’option de sortie pour un état de type Export multi formats, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • les Formats autorisés (pour chacune des sorties). Sortie fichier Cette sortie vous permet de visualiser la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire Export. Le bouton ouvre une autre fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format. Ce format ne possède aucune propriété. Sortie e-mail En choisissant cette sortie, vous visualisez la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire Export. Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. Vous pouvez renseigner l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. 96 La sortie d’un état Sortie d'un état Office Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Office, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . 97 La sortie d’un état Exemple de propriétés pour le format HTML. Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. 98 La sortie d’un état Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. 99 La sortie d’un état Sortie d'états chaînés Lorsque vous demandez la sortie pour des états chaînés, une fenêtre s'affiche. Elle contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état, • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard vous est proposée. Aucun réglage n'est possible pour de la Présentation standard. Sortie fichier Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l’état chaîné sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un ou plusieurs choix de format selon le logiciel que vous utilisez. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...]. Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe. 100 La sortie d’un état Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état chaîné sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. Le bouton affiche la fenêtre suivante. Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. Sortie fenêtre La sortie Fenêtre vous propose un format nommé Présentation de chaque état. 101 Propriétés d’un état Accessibilité d’un état Propriétés d’un état de type «Liste simple» Propriétés d’un état de type «Colonne» Propriétés d’un état de type «Dessin» Propriétés d’un état de type «Statistiques croisées» Propriétés d’un état de type «Export multi formats» Propriétés d’un état de type «Chaînés» Mise en page Commentaire d’un état Propriétés d’un état Accessibilité d’un état A partir de la liste des états paramétrables - bouton - fonction Accessibilité de l’état. Vous disposez d'une option complémentaire à la notion de Sortie que nous venons de détailler. Il s'agit de l'accessibilité d'un état. 1. Pour modifier ou visualiser l'accessibilité d'un état, sélectionnez la commande ACCESSIBILITÉ DE L’ÉTAT du menu OUTILS dans la barre d’actions de la liste des états paramétrables. La fenêtre suivante s’affiche. Des cases à cocher sont disponibles pour fixer la visibilité de l'état sélectionné depuis certaines commandes. • Accessible de la commande Imprimer des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'impression de la liste (si elle existe) auquel il appartient. • Accessible de la commande Exporter des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'export de la liste (si elle existe) auquel il appartient. • Visible dans la commande globale Impression : l'état peut être lancé depuis le module d'impression glo- bale, sans passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe). • Visible dans la commande globale Exporter : l'état peut être lancé depuis le module d'export globale, sans • Visible dans l'impression des fiches : l'état sera visible depuis la fiche de l'enregistrement auquel il se passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe). rattache. Par exemple, l'état Paramètres société possède cette option puisqu'il peut être lancé directement depuis la fenêtre des paramètres. • Visible dans Mes Etats et Statistiques : l’état sera visible depuis la partie Mes Etats et Statistiques, acces- sible depuis l’onglet de l’Intuiciel. 103 Propriétés d’un état Caractéristiques d'un état Fenêtre de paramétrage de l'état - BARRE D’ACTIONS - bouton PROPRIÉTÉS. Lorsque vous créez un état depuis le générateur d'états de votre logiciel Ciel, vous disposez d'une option nommée Propriétés. 1. Pour modifier ou visualiser les propriétés d'un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la liste des états paramétrables. Vous accédez à cette commande en accédant à la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état. Attention Dans les explications suivantes, nous vous présentons les propriétés des états accessibles depuis le paramétrage de l'état lui-même. Certaines options de ces propriétés ne sont pas accessibles depuis la liste des états paramétrables. Propriétés d'un état de type «Liste simple» Depuis l’état liste simple, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions. Cette fenêtre est composée des onglets Titres et commentaires et Ruptures. L'onglet Titres et commentaires • Titre de l'état : vous disposez de deux possibilités. Le titre de l'état liste simple est égal au nom de l'état lui-même (Utiliser le nom de l'état) ou le titre est une valeur que vous saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts (Utiliser la valeur). • Lignes de commentaires : les lignes de commentaires viendront se placer soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état liste simple. Pour cela, vous disposez des boutons radio Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. Une fois votre choix effectué, vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes. Chaque ligne se personnalise à l'aide de l'éditeur de scripts. 104 Propriétés d’un état L'onglet Ruptures Pour chaque niveau de rupture (4 au maximum) vous pouvez fixer les paramètres suivants : • Afficher les totaux : cochez cette option si vous souhaitez afficher les totaux de la rupture. • En gras : décochez cette option si vous ne souhaitez pas que les totaux soient édités en gras. De plus, si cette option n'est pas cochée et que vous demandez à n'afficher que les totaux, la ligne de totalisation de la rupture ne sera pas éditée sur fond gris. • Sauter une ligne blanche : permet d'indiquer si vous souhaitez générer une ligne blanche après la ligne de totalisation de la rupture. • Sauter une page : permet d'indiquer si vous souhaitez générer un saut de page après la ligne de totalisation de la rupture. • Répéter les titres : en cochant cette option, la ligne de titre sera répétée à chaque début de rupture. • N'afficher que les totaux : si vous cochez cette option, les lignes de données ne seront pas éditées. Seules les lignes de totalisation seront visibles. • Ne pas afficher le total général : cochez cette option pour ne pas générer, à la fin de votre état, la ligne de totalisation général. Les options d'impression Lorsque vous cliquez sur le bouton [Options d'impression], la fenêtre suivante s'affiche. Cette fenêtre s’articule en deux parties : • les Options • les Actions (si la page est trop petite). Options : • Utiliser toute la largeur de la page : si cette option est cochée, votre état liste simple utilisera toute la largeur de la page en élargissant des colonnes. • Centrer la première page : cochez cette option pour centrer le tableau sur la première page de l'état. • Centrer toutes les pages : cochez cette option pour centrer le tableau sur toutes les pages de l'état. • Ne pas imprimer les fonds : si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds grisés (entête de colonne, • Ne pas imprimer le fond de page : si vous ne souhaitez pas imprimer le fond de page cochez cette option. totaux) cochez cette option. Les réglages du fond de page sont accessibles depuis les Préférences. Actions (si page trop petite) : Les options qui suivent permettront au logiciel de connaître les actions à réaliser si le tableau à éditer ne tiendrait pas dans la page. L'ordre des actions à son importance. Vous pouvez le changer à l'aide des deux icônes situées au-dessus de l'ascenseur vertical. Attention ! Les actions sont réalisées les unes après les autres. Si une action ne donne pas le résultat escompté, elle n'est pas prise en compte et le logiciel passe à la suivante. 105 Propriétés d’un état • Réduire les colonnes au minimum : cochez cette option pour demander au logiciel de réduire la largeur des colonnes à leur minimum (ce minimum est calculé par le logiciel en fonction du type de la rubrique placée dans la colonne). • Passer en mode paysage : cochez cette option pour indiquer au logiciel de basculer l'édition en mode paysage si le mode portrait n'est pas satisfaisant. • Ajuster en réduisant la police : en activant cette option, vous pouvez renseigner le pourcentage maximal • Générer des folios : cochez cette option pour demander au logiciel de générer des folios si nécessaire. de réduction à appliquer. Attention ! En fonction des options activées, vous pouvez obtenir un état incomplet. Par exemple, si vous créez un état liste simple avec un nombre de colonnes important et que vous désactivez toutes les options, le logiciel vous affichera uniquement les colonnes pouvant tenir sur le premier folio. Propriétés d’un état de type «Colonne» Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état Colonne, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Onglet Propriétés • Titre de l'état : vous pouvez personnaliser le titre de l’état en cliquant sur l’icône puis en le saisissant dans l’éditeur de scripts. Si vous voulez utiliser le nom de l'état comme titre, laissez la zone vide. • Encadrement : cochez l’option Encadrer automatiquement les sections si vous voulez que les lignes soient entourées d’un trait. L’option Traits fin permet de fixer l’épaisseur des traits. • Divers : Vous pouvez choisir de cacher les options de rupture. Onglet Lignes Vous pouvez ajouter des informations soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état colonne. 1. Cliquez sur l’une des options : Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. 2. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 3. Sélectionnez la rubrique à afficher en en-tête ou pied-de page et cliquez sur le bouton [OK]. 106 Propriétés d’un état Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes. Onglet Options d’affichage Vous pouvez différencier les lignes et colonnes de votre état par différentes couleurs. 1. Cochez la présentation des couleurs : par ligne, par détail, par colonne. 2. Sélectionnez la couleur à appliquer à l’aide des menus déroulant. 3. Choisissez si vous le souhaitez la couleur des traits. 4. Sélectionnez la présentation des ruptures. Onglet Présentations Dans l’onglet Présentations, vous retrouvez trois zones concernant respectivement les colonnes optionnelles, la présentation et les options. • Colonnes optionnelles : dans les options d’une colonne, vous pouvez définir si une colonne est masquable ou non dans les PROPRIÉTÉS DE COLONNE, case Masquable par l’utilisateur. Si cette option est cochée, la colonne apparaîtra dans la liste des colonnes optionnelles. Lorsque la case Demander lors de l’exécution est cochée, une fenêtre s’affiche lors de l’exécution et vous pourrez choisir de masquer ou non les colonnes que vous aurez défini au préalable comme optionnelles. • Présentation : dans cette zone apparaissent les présentations que vous avez définies dans les propriétés de l’état Colonne, onglet Nom des présentations. Voir Onglet Nom des présentations, page 107. La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui vous demandera de choisir une présentation à l’aide des boutons radio. • Options : dans cette zone apparaissent les options que vous avez définies dans les propriétés de l’état Colonne, onglet Nom des options. Voir Onglet Nom des options, page 107. La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui vous demandera de choisir une ou plusieurs options à l’aide des cases à cocher. Sinon, vous pouvez les choisir directement depuis cet onglet. Onglet Nom des présentations Dans cet onglet, vous indiquez les noms des présentations que vous avez définies dans votre état. Chaque section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs présentations. Ces présentations apparaîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une. Onglet Nom des options Dans cet onglet, vous indiquez les noms des options que vous avez définies dans votre état. Chaque section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs options. Ces options apparaîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une ou plusieurs. Propriétés d'un état de type «Dessin» Depuis la fenêtre de paramétrage d'un état dessin, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 107 Propriétés d’un état Une zone vous permet d’indiquer le titre de l'état. Vous le saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts. Si cette zone est vide, le logiciel utilisera comme titre le nom de l'état. Propriétés d'un état de type «Statistique croisée» Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions. La fenêtre qui s’affiche est composée de deux onglets : Titres et commentaires et Options. L'onglet Titres et commentaires Cet onglet est en tout point identique à celui des propriétés d'un état liste simple. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 104 pour plus de détails. L'onglet Options Lorsque vous sélectionnez l'onglet Options, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée cidessous. Trois options y sont disponibles : • Ne pas afficher les lignes vides : cochez cette option si vous ne souhaitez pas afficher les lignes vides. • Ne pas afficher les colonnes vides : même option, mais pour les colonnes. • Inverser les lignes et les colonnes si le nombre de colonnes est supérieur au nombre de lignes : si vous ne connaissez pas toujours le nombre de lignes et de colonnes, cette option peut être intéressante. En effet, elle permet d'adapter la statistique automatiquement afin d'avoir un nombre de colonnes inférieur au nombre de lignes. Les Options d'impression Les options d'impression sont strictement identiques à celles présentées pour les états liste simple. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 104 pour plus de détails. Propriétés d'un état de type «Export multi formats» Reportez-vous au paragraphe “Les exports multi formats”, page 62 pour le détail des propriétés de ce type d'état. Propriétés d’un état de type «Chaînés» Reportez-vous au paragraphe “Les états Chaînés”, page 76 pour le détail des propriétés de ce type d'état. 108 Propriétés d’un état Mise en page Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Mise en page]. Vous accédez à cette commande par la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état. Cette option permet de spécifier la mise en page de votre état (orientation, format du papier, largeur des marges, etc.). Cette option n'est pas disponible pour les états de type Export multi formats. Commentaire d’un état Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Commentaire]. Lorsque vous choisissez cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le commentaire de votre choix. Celui-ci sera visible depuis la fenêtre de sélection des états. 2. Dans l’onglet Vignette, vous pouvez voir l’aperçu de l’état sous forme de vignette. Cochez l’option Mise à jour automatique si vous voulez qu’après une modification de l’état, la vignette soit actualisée au lancement d’une impression ou d’un aperçu. 109 La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA Sage activité CIEL - 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Sommaire Présentation .................................................................................................. 3 Principe ..........................................................................................................................3 Conditions.......................................................................................................................3 Etapes à suivre ................................................................................................................4 Souscription et paramétrage.......................................................................... 5 Paramétrage de l’O.G.A ....................................................................................................6 Liste des déclarations de TVA ........................................................................ 7 Supprimer une déclaration de TVA......................................................................................7 Aperçu ou impression d’une déclaration de TVA....................................................................7 Paramétrer une déclaration de TVA ....................................................................................7 Télédéclarer la TVA ........................................................................................ 8 Assistant Déclaration de TVA .............................................................................................8 Présentation Principe Via le module Ciel directDéclaration TVA, l’assistant de Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Garanties et sécurité Grâce au module Ciel directDéclaration TVA, vous êtes assuré que : • vos données sont bien transmises en temps et en heure ; • la transmission s’est déroulée sans incident ; • vos destinataires reconnaissent votre transmission comme conforme et recevable : vos données seront converties au format EDI, exigé par la Direction Générale des Finances Publiques, avant d’être transmises à celle-ci ; • vous disposez des meilleures garanties quant à la transmission des données de votre entreprise : sécurité du routage par certificat, cryptage des données, liaisons Internet http sécurisées, etc. Conditions Configuration de votre ordinateur Ciel directDéclaration TVA peut être installé sur votre poste si vous êtes équipé du système d’exploitation requis pour la procédure d’installation. Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) WindowsTM 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Ordinateur équipé d’un processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 2 Go de RAM. • 1 Go d’espace disque disponible pour l’installation, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024 × 768 pixels. • Imprimante laser, jet d’encre. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 7.05 (ou supérieur). • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Souscription au service de télédéclaration de la DGFiP Pour pouvoir télédéclarer vos données, vous devez effectuer auprès de la Direction Générale des Finances Publiques une demande d’adhésion au service de télédéclaration de la TVA. Après avoir pris en compte votre demande, la DGFiP vous attribuera un numéro d’adhésion. Ce numéro vous sera demandé lors du paramétrage de la téléprocédure de votre logiciel. Souscription à Ciel directDéclaration TVA Après avoir adhéré au service de télédéclaration de la TVA, vous devez souscrire auprès des services Ciel à un abonnement à Ciel directDéclaration TVA, nécessaire pour bénéficier des droits de télédéclaration. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. 3 Etapes à suivre Voici les différentes étapes à suivre pour établir votre déclaration de TVA et la télédéclarer. Souscription et paramétrage 1. Vous effectuez auprès de la DGFiP une demande d’adhésion au service de télédéclaration de la TVA. 2. Vous souscrivez auprès des services Ciel à un abonnement à Ciel directDéclaration TVA. 3. Vous paramétrez la déclaration de TVA et la téléprocédure de TVA dans votre logiciel. Télédéclarer la TVA 4. Vous télédéclarez votre déclaration de TVA : • à l’aide de l’assistant Téléprocédures TVA accessible via le menu ETATS, commandes DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. Déroulement de la télédéclaration 5. Le module Ciel directDéclaration TVA s’authentifie sur le portail Ciel et reçoit votre déclaration, la traite puis l’envoie à la DGFiP. 6. Vous recevez une confirmation de sa réception, puis de son acceptation. 4 Souscription et paramétrage Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TVA, onglet Téléprocédures TVA Vous pouvez effectuer la souscription et le paramétrage nécessaires à la télédéclaration de la TVA lors de la création de votre dossier ou après la création de votre dossier (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TVA, onglet Téléprocédures TVA). Dans les deux cas, vous devrez renseignez obligatoirement toutes les informations demandées. Seule l’option J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n’est pas obligatoire. Cliquez sur ces boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d’y souscrire auprès de la DGFiP, et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s’ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA afin de terminer le paramétrage de la Téléprocédure. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la Direction Générale des Finances Publiques en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d’adhésion dans la zone Numéro ou date d’adhésion DGFiP. 3. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposée par la Direction Générale des Finances Publiques, cochez la case J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP. Dans ce cas, la présence d’un compte de banque avec les informations RIB renseignées est obligatoire. 4. Renseignez la partie Identification de redevable. Indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la partie Complément, choisissez l’émetteur de la télédéclaration : • Société courante Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner la raison sociale de votre société, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d’identification TVA. Si vous n’avez pas renseigné ces éléments dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, onglet Coordonnées, un message vous propose de le faire. • Expert comptable Si votre expert comptable est l’émetteur de la télédéclaration, les zones Société et e-mail doivent être renseignées dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, onglet Complément, partie Expert comptable. 6. Saisissez votre Réf. Obligation fiscale si vous la connaissez. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. 5 Paramétrage de l’O.G.A Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA directement à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société. Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément, le numéro de SIRET et l’adresse complète de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Éventuellement, indiquez les coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax) de votre O.G.A ainsi que la référence interne de votre dossier. 3. Si vous le voulez, précisez l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. 6 Liste des déclarations de TVA Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez visualiser un aperçu, imprimer, paramétrer ou supprimer une déclaration de TVA. Supprimer une déclaration de TVA 1. Pour supprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Lors de la suppression, cette télédéclaration est automatiquement dévalidée. Aperçu ou impression d’une déclaration de TVA 1. Pour imprimer ou voir un aperçu d’une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton Cliquez sur le bouton pour obtenir l’aperçu avant impression. pour lancer directement l’impression de la déclaration. Paramétrer une déclaration de TVA Le bouton vous permet d’accéder aux paramètres TVA de votre dossier. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message vous informe de fermer toutes les fenêtres. Cliquez sur [OK] pour confirmer. Pour plus de détails sur les paramètres TVA, reportez-vous au manuel de référence (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES TVA). 7 Télédéclarer la TVA Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA puis TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Assistant Déclaration de TVA Cet assistant Téléprocédures vous permet de : • télédéclarer votre TVA, pour effectuer une nouvelle télédéclaration de TVA. • retransmettre la dernière déclaration, si votre télédéclaration est déjà faite et vous voulez la renvoyer. • visualiser une déclaration, si vous souhaitez simplement visualiser une déclaration de TVA déjà faite. 1. Cochez l’option de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape qui suit. Télédéclarer ma TVA L’assistant Téléprocédures se compose de deux étapes : • Paramètres, • Gestion des paiements sur la télédéclaration. 8 Assistant Déclaration de TVA : Paramètres Dans cette étape, vous devez définir les paramètres de votre déclaration de TVA. 1. Définissez la période pour laquelle vous télédéclarez votre TVA. Dans l’exemple ci-dessus, la période choisie est le mois de mai 2012. Lorsque vous télédéclarez votre TVA, il faut le faire de façon chronologique sinon un message d’erreur apparaîtra. Par exemple, si vous faites votre télédéclaration du mois de mai 2012, votre prochaine déclaration sera celle de juin 2012. 2. Indiquez si vous souhaitez y inclure les écritures en brouillard. Cochez Oui si c’est le cas. 3. Si vous souhaitez visualiser ou modifier la déclaration, cochez Oui à la dernière question. 9 Assistant Déclaration de TVA: Gestion des paiements sur la télédéclaration Les informations concernant la déclaration que vous allez télédéclarer s’affichent. Informations Cette zone vous indique le crédit de TVA ainsi que la TVA à payer dont les taxes assimilées. Vous n’avez rien à saisir dans cette zone. Liste des modes de règlement 1. Indiquez le mode de règlement choisi en utilisant les boutons [Créer] ou [Modifier]. Si vous cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche : Si vous n’avez pas coché l’option J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP dans les paramètres de la Téléprocédure TVA, le mode de règlement Télérèglement n’est pas présenté dans la liste déroulante Type de règlement. Cette référence est calculée automatiquement. 2. Si votre mode de paiement est le Télérèglement, choisissez le compte de banque sur lequel le paiement de TVA sera débité. Arrêt d’activité 3. Si votre activité doit s’arrêter, indiquez la date de cession ou de cessation dans la zone Arrêt d’activité. 4. Si votre entreprise est en redressement, indiquez la date de redressement. 5. Cochez la case Télétransmission OGA afin que votre déclaration soit transmise à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA). 10 Attention ! Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Paramétrage de l’O.G.A, page 6. Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la télédéclaration. Le module Ciel directDéclaration TVA s’ouvre. Envoyer votre déclaration à la DGFiP A ce stade, votre déclaration a été transférée dans Ciel directDéclaration mais pas encore à la Direction Générale des Finances Publiques. 1. Sélectionnez la déclaration à transmettre à la DGFiP dans la partie supérieure de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [Envoyer]. Vous pouvez consulter le résultat de votre télédéclaration dans le module Ciel directDéclaration. Par la suite, vous pourrez consulter, dans votre logiciel, le statut et l'historique des déclarations effectuées avec Ciel directDéclaration via la commande HISTORIQUE TÉLÉPROCÉDURES TVA (menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA). Retransmettre la dernière déclaration Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA 1. Dans l’assistant Téléprocédures, choisissez l’option Retransmettre la dernière déclaration. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] 3. Un message s’affiche pour vous prévenir que la dernière déclaration sera retransmise à l’identique. Cliquez sur [Oui] pour confirmer la retransmission. Si vous aviez déjà transmise cette déclaration, elle sera automatiquement remplacée par celle que vous retransmettez. Visualiser une déclaration Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA 1. Dans l’assistant Téléprocédures, choisissez l’option Visualiser une déclaration puis cliquez sur [Suivant]. Seules les déclarations télédéclarées (en mode EDI) s’affichent dans la liste. 2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la déclaration de TVA que vous souhaitez visualiser. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Si le formulaire PDF Cerfa de TVA n’est pas disponible, un message vous en informe et vous propose de visualiser l’état préparatoire. Cliquez sur le bouton [Oui]. La déclaration de TVA s’ouvre en mode aperçu. Copyright 2012 Ciel Manuel Télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. 11 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d'information sur nos produits, nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 La documentation produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'information suivantes? Indiquez les raisons de vos réponses. Oui Manuel de découverte Manuel de référence Aide Non Pour quelle(s) raison(s) ? ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………............................. ........………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… .............................................…………………………………………...... ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………..................................... Fréquence d’utilisation de la documentation Dans le tableau ci-dessous, cochez vos réponses : Manuel de découverte Quelle est la source d’information que vous utilisez le plus souvent? Quelles sont les sources d’information que vous jugez nécessaires? Selon vous, quelles sont les sources d’information les plus complètes? Manuel de référence Aide Satisfaction Êtes vous pleinement satisfait(e) des supports d’information fournis? Pourquoi? Très satisfait Manuel de découverte Manuel de référence Aide Satisfait Peu satisfait Pas du tout satisfait Pour quelles raisons? …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .........……………………………… .............................................…… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .........……………………………… .............................................…… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .................................................... Y a-t-il une information que vous n’avez trouvée sur aucun support? Si oui, laquelle? ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Suggestions et commentaires ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ 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