Mode d'emploi | Filemaker Pro 10 Manuel utilisateur

FileMaker Pro 10
®
Guide de l'utilisateur
© 2007-2009 FileMaker, Inc. Tous droits réservés.
FileMaker, Inc.
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054
FileMaker, le logo en forme de dossier, Bento et le logo Bento sont des marques de FileMaker, Inc. aux ÉtatsUnis et dans d’autres pays. Mac et le logo Mac sont la propriété d'Apple Inc. et des marques déposées aux
Etats-Unis et dans d'autres pays. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.
La documentation de FileMaker est protégée par la législation sur les droits d'auteur. Vous n’êtes pas autorisé
à créer des copies supplémentaires ni à distribuer cette documentation sans l’accord écrit de FileMaker. Vous
devez posséder une copie sous licence valide de FileMaker pour utiliser cette documentation.
Toutes les personnes, sociétés, adresses électroniques et URL citées dans les exemples sont fictives et toute
ressemblance avec des personnes, sociétés, adresses électroniques ou URL existantes ne serait que pure
coïncidence. La liste des auteurs est disponible dans les documents Remerciements fournis avec ce logiciel.
Les produits et URL tiers sont mentionnés à titre indicatif uniquement, et non pas à titre de recommandation.
FileMaker, Inc. se dégage de toute responsabilité concernant les performances de ces produits.
Pour plus de détails, consultez notre site Web à l'adresse http://www.filemaker.fr.
Edition : 01
Table des matières
Chapitre 1
Introduction à FileMaker Pro
A propos de ce guide
Utilisation de la documentation FileMaker Pro
Où trouver la documentation PDF
Aide en ligne
Modèles, exemples et autres informations
Lectures conseillées
Présentation générale de FileMaker Pro
Création de bases de données simples ou complexes
Utilisation de modèles pour afficher, entrer et imprimer des données
Recherche, tri et remplacement de données
Protégez l'accès aux bases de données grâce à
des ensembles de comptes et de privilèges
Création de scripts pour l'automatisation de tâches
Partage et échange de données
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
9
9
9
10
11
11
12
13
13
14
15
16
17
17
18
Chapitre 2
Utilisation des bases de données
19
A propos des rubriques et des enregistrements d'une base de données
Ouverture de fichiers
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier
Fermeture de fenêtres et de fichiers
Enregistrement de fichiers
Sauvegarde d'un fichier par FileMaker Pro
A propos des modes
Utilisation de la barre d'outils Etat.
Affichage des enregistrements
Affichage d'enregistrements dans un tableau
Sélection de l'enregistrement actif
Déplacement d’un enregistrement à un autre
Ajout et duplication d’enregistrements
Ajout et duplication d'enregistrements liés
19
22
25
26
26
28
28
30
30
32
33
35
36
37
4 | Table des matières
Suppression d’enregistrements
Saisie de données
Sélection d'une rubrique
Saisie et modification de données dans les rubriques
Recherche d’enregistrements
Définition d’une requête
Exécution de recherches rapides basées sur les données d'une rubrique
Recherche de texte et de caractères
Recherches de nombres, de dates, d’heures et d’horodatages
Recherche d'intervalles de données
Recherche de données dans des rubriques liées
Recherche de rubriques vides ou renseignées
Recherche de doublons
Recherche d'enregistrements répondant à plusieurs critères
Recherche d'enregistrements, à l'exception de ceux qui
répondent à certains critères
Enregistrement des requêtes
Suppression et rétablissement de requêtes
Affichage, relance ou modification de la dernière recherche
Masquage d'enregistrements dans un jeu d'enregistrements
trouvés et affichage d'enregistrements masqués
Recherche et remplacement de données
Tri d’enregistrements
Prévisualisation et impression de base de données
Prévisualisation des données sur un modèle
Impression d’enregistrements
Impression des étiquettes et enveloppes
Impression de scripts
Impression des données de table et de rubrique
Impression du graphe de liens
Automatisation de tâches grâce aux scripts
Sauvegarde de fichiers de base de données
Définition des préférences
38
39
39
40
43
44
46
46
50
52
53
55
55
55
57
59
59
59
60
60
62
63
65
65
68
71
71
72
72
73
74
Chapitre 3
Création de bases de données
75
Elaboration d'une base de données
Création d’un fichier FileMaker Pro
75
82
Table des matières | 5
Définition de rubriques de base de données
A propos de l'attribution de noms aux rubriques
A propos du choix d’un type de rubrique
Définition de rubriques Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage
ou Multimédia
Définition de rubriques Calcul
Définition de rubriques Statistique
Utilisation des rubriques supplémentaires
Définition d'options pour les rubriques
Définition de l’entrée automatique de données
Définition du contrôle des rubriques
A propos des options de stockage et d'indexation
Définition des tables de base de données
Création de modèles et de rapports
A propos des types de modèle
Définition d'un modèle pour l'impression des enregistrements en colonnes
Utilisation des objets dans un modèle
Utilisation de la palette Infos avec des objets
Sélection des objets
Utilisation des rubriques dans un modèle
Placement et suppression de rubriques dans un modèle
Configuration de jeux de cases à cocher et d'autres
contrôles d'un modèle
Choix de l'emplacement des rubriques liées
A propos des rubriques de fusion
Mise en forme des données de rubrique d'un modèle
Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique
Utilisation d'éléments dans un modèle
A propos des types d'éléments de modèle
84
85
86
89
91
94
98
98
99
101
103
104
106
109
113
116
117
121
123
124
127
129
129
130
136
137
139
Chapitre 4
Utilisation de tables et de fichiers liés
141
A propos des liens
Terminologie des bases de données relationnelles
A propos du graphe de liens
A propos des rubriques sources des liens
Types de liens
Elaboration d'une base de données relationnelle
142
145
148
148
149
156
6 | Table des matières
Travail sur le graphe de liens
Création de liens
Modification des liens
Génération de récapitulatifs de données dans des tables externes
A propos des références externes
Création de références externes
Modification de références externes
Chapitre 5
Partage et échange de données
Partage de bases de données en réseau
Activation du partage de fichiers et hébergement de fichiers
Ouverture de fichiers partagés en tant que client
Ouverture de bases de données partagées à distance
à l'aide d'une URL
Fermeture d'un fichier hébergé
Importation et exportation de données
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
Envoi de courriers électroniques basés sur des données
d’enregistrement
Formats de fichier d'importation/exportation pris en charge
ODBC et JDBC
Méthodes d’importation de données dans un fichier existant
A propos de l'ajout d'enregistrements
A propos de la mise à jour d'enregistrements existants
A propos de la mise à jour d'enregistrements correspondants
A propos du processus d'importation
Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier
FileMaker Pro
A propos du processus d'exportation
Travail avec des sources de données externes
Publication de bases de données sur le Web
156
156
159
161
162
163
164
167
168
169
171
173
175
175
176
176
177
177
178
178
178
179
180
182
183
184
186
Table des matières | 7
Chapitre 6
Protection des bases de données à l’aide
de comptes et de jeux de privilèges
Protection des bases de données
Comptes, ensembles d'autorisations d'accès (privilèges)
et autorisations d'accès étendues
A propos des comptes prédéfinis
A propos des ensembles d'autorisations d'accès prédéfinis
Planification de la sécurité relative à un fichier
Protection d'un fichier par mot de passe
Création de comptes et d'ensembles d'autorisations d'accès
Affichage des comptes et des ensembles d'autorisations d'accès
Création de comptes
Création de comptes authentifiés par l'intermédiaire
d'un serveur externe
Création d'ensembles d'autorisations d'accès
A propos de l'autorisation d'accès aux enregistrements
Visualisation des privilèges étendus
189
189
191
193
194
196
198
199
200
201
204
205
206
207
Chapitre 7
Conversion de bases de données FileMaker Pro 6
et antérieures
209
Présentation du processus de conversion
Résolution des problèmes de conversion de base
Conversion de mots de passe
210
211
212
Chapitre 8
Mesures de sécurité
213
Amélioration de la sécurité physique
Renforcement de la sécurité du système d'exploitation
Etablissement de la sécurité du réseau
Sauvegarde des bases de données et d'autres fichiers importants
Installation, exécution et mise à jour d'un logiciel antivirus
213
214
215
215
218
Index
221
8 | Table des matières
Chapitre 1
Introduction à FileMaker Pro
FileMaker® Pro est le premier logiciel de bases de données pour groupes de
travail, permettant la création et le partage rapides de solutions adaptées aux
besoins des entreprises. Ses fonctions performantes, sa compatibilité avec un
grand nombre de plates-formes et son interface conviviale font de FileMaker Pro
l'outil indispensable pour la gestion et le suivi de contacts, de projets et
d'informations.
A propos de ce guide
Ce Guide de l’utilisateur comprend une introduction aux fonctions de
FileMaker Pro et offre des instructions détaillées concernant les principales
tâches de FileMaker Pro. Pour obtenir des détails sur les fonctions avancées
de ce produit, consultez l'Aide de FileMaker Pro.
Pour envoyer vos commentaires sur ce manuel, consultez
www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html.
Utilisation de la documentation FileMaker Pro
La documentation FileMaker Pro est une voie d'apprentissage vers la
productivité comprenant des instructions d'installation, une Aide en ligne,
et beaucoup d'autres choses encore.
Les manuels suivants sont inclus :
1
Guide de l'utilisateur FileMaker Pro (ce guide) : contient les principaux
concepts et les procédures de base.
Guide d'installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et
FileMaker Pro Advanced : contient des instructions d'installation, ainsi
que la liste des nouvelles fonctions proposées dans la version actuelle.
Didacticiel FileMaker Pro : contient des instructions étape par étape
concernant la création et l’utilisation des bases de données FileMaker Pro.
10 | Introduction à FileMaker Pro
Guide de la Publication Web instantanée FileMaker : explique comment
rendre les bases de données FileMaker Pro accessibles aux utilisateurs de
navigateurs Web via un réseau intranet ou Internet.
Guide ODBC et JDBC FileMaker : décrit le partage de données FileMaker
avec d'autres applications à l'aide d'ODBC et de JDBC.
Où trouver la documentation PDF
Pour accéder aux PDF de la documentation FileMaker :
Dans FileMaker Pro, choisissez le menu Aide > Documentation produit.
Cliquez sur le bouton En savoir plus sur l'écran de démarrage rapide
FileMaker.
Pour accéder à d’autres documentations, rendez-vous sur le site
www.filemaker.fr/documentation.
Vous trouverez la plupart des manuels PDF dans le dossier d'installation
de FileMaker Pro. Si vous avez installé FileMaker Pro dans le dossier
d’installation par défaut, vous trouverez les manuels au format PDF aux
emplacements suivants :
Sous Windows : C:\Program Files\FileMaker\FileMaker Pro\Extras en
français\Documentation électronique.
Sous Mac OS : Macintosh HD/Applications/FileMaker Pro/Extras en
français/Documentation électronique.
Pour afficher les fichiers PDF, vous avez besoin d'une application spécifique.
Sous Mac OS X, vous pouvez utiliser l'application d'aperçu intégrée ou
Adobe® Reader®. Les utilisateurs Windows doivent utiliser Adobe Reader.
Si l'application Adobe Reader n'est pas installée sur votre poste, vous pouvez
la télécharger depuis le site Web d'Adobe à l'adresse www.adobe.com.
Utilisation de la documentation FileMaker Pro | 11
Aide en ligne
L'Aide FileMaker Pro vous apporte des instructions complètes et détaillées sur
les fonctions FileMaker Pro. Vous pouvez ouvrir cette aide depuis le menu
Aide de FileMaker Pro.
Vous pouvez accéder à l'Aide de trois manières différentes :
Naviguez dans la table des matières de l'Aide et recherchez les rubriques
par sujet.
Recherchez une rubrique précise en saisissant des mots-clés.
Obtenez des informations concernant la boîte de dialogue affichée en
appuyant sur F1 (Windows) ou 2-? (Mac OS).
Modèles, exemples et autres informations
FileMaker Pro contient des fichiers de modèles de bases de données (Solutions
de démarrage) que vous pouvez utiliser pour une mise en route rapide. Les
solutions de démarrage exploitent les meilleures nouvelles fonctions de
FileMaker Pro pour vous aider à créer la solution de base de données la plus
efficace adaptée à vos besoins. Avant de créer une base de données, consultez
la liste des modèles pour voir si un modèle correspondant à vos besoins
est disponible.
Le dossier Extras en français contient des références et des exemples
susceptibles de vous aider pour les fonctions spécifiques telles que la prise
en charge XML.
Vous pouvez trouver plus d'informations, des astuces et des idées de bases
de données sur le site Web de FileMaker à l'adresse www.filemaker.fr.
12 | Introduction à FileMaker Pro
Lectures conseillées
Voici quelques suggestions d'utilisation de la documentation afin que vous
puissiez apprendre les tâches spécifiques à FileMaker Pro.
Type d'utilisateur
Lectures conseillées
Personne saisissant des
données
Chapitre 2, « Utilisation des bases de données », de ce guide
Chapitre 3, « Création de bases de données », de ce guide.
Propriétaire de petite
Pour l'ajout de fonctions à la base de données, consulter l'Aide
entreprise ou formateur
créant d'abord une base de
données simple, puis
l'améliorant par la suite
Administrateur de base
de données
1
1
Tous les chapitres de ce guide
L'Aide pour les informations concernant les rubriques
avancées
Guide de la Publication Web instantanée FileMaker
Guide ODBC et JDBC FileMaker
Nouvel utilisateur de
FileMaker Pro
Guide d'installation et des nouvelles fonctions de
FileMaker Pro et FileMaker Pro Advanced
Didacticiel FileMaker Pro
Tous les chapitres de ce guide
Utilisateur procédant à une
mise à niveau depuis une
version antérieure
Guide d'installation et des nouvelles fonctions de
FileMaker Pro et FileMaker Pro Advanced
Chapitre 7, « Conversion de bases de données
FileMaker Pro 6 provenant de versions antérieures »,
de ce guide
Remarque Si votre base de données a été développée avec FileMaker Pro
Advanced, des menus personnalisés ou infobulles peuvent apparaître pour les
objets du modèle. Pour obtenir une vue d'ensemble de ces fonctions, consultez
l'Aide.
Présentation générale de FileMaker Pro | 13
Présentation générale de FileMaker Pro
Voici une présentation générale des possibilités offertes par FileMaker Pro.
Création de bases de données simples ou complexes
FileMaker Pro vous permet de créer des bases de données simples contenant
une seule table (par exemple, une liste d'adresses) ou des bases de données
complexes faisant appel à des liens et à plusieurs tables. Vous pouvez par
exemple créer une base de données complexe liant deux tables en fonction
d'une seule valeur commune, comme un numéro de série ou un numéro
d'identifiant.
Base de données
de liste d'adresses
contenant une seule
table
Base de données faisant appel à plusieurs
tables, avec une table externe affichant les
enregistrements d'une table liée
Vous pouvez organiser vos bases de données avec une table unique dans un
seul fichier, avec plusieurs tables dans un seul fichier ou avec plusieurs tables
dans plusieurs fichiers.
FileMaker Pro contient des modèles de bases de données (solutions de
démarrage) conçues pour des besoins dans les domaines suivants :
Professionnel, Education et Famille. Vous pouvez rapidement personnaliser
ces modèles et les adapter à vos besoins.
14 | Introduction à FileMaker Pro
Pour plus d'informations sur la création de bases de données, consultez le
chapitre 3, « Création de bases de données ».
Utilisation de modèles pour afficher, entrer et imprimer des données
Les modèles FileMaker Pro déterminent l'agencement des données en vue de
leur affichage, impression, publication, recherche et saisie. Les modèles ne
stockent pas vos données : ils se contentent de les afficher.
Les fichiers de bases de données possèdent différents modèles permettant de
visualiser les données de plusieurs manières. Dans un fichier de base de
données, vous pouvez concevoir différents modèles pour la saisie de données,
la création de statistiques, l'impression d'étiquettes de publipostage, la
publication d'une base de données sur le Web, etc. Vous pouvez modifier la
conception d'un modèle sans affecter les données ni les autres modèles du
fichier. Lorsque vous modifiez les données contenues dans une rubrique, les
modifications sont répercutées dans la même rubrique de tous les modèles de
la base de données.
Dans un modèle, vous pouvez choisir, organiser et modifier des rubriques et
des titres de rubriques, créer des rapports, ajouter des boutons afin de lancer des
scripts, ajouter des graphiques et du texte et indiquer des options d'impression.
Toutes les informations doivent être conservées dans votre base de données
FileMaker Pro. Vous pouvez ajouter par exemple un navigateur Web pour
afficher une page Web dans un modèle. Des restrictions d'affichage du contenu
Web sont présentes dans FileMaker Pro.
L'assistant Nouveau modèle/rapport vous permet de créer six types de modèles
et une vue. Les différents types de modèle répondent à des besoins différents
(afficher un écran de saisie, imprimer un rapport commercial récapitulatif ou
formater des données sous forme d'étiquettes de publipostage). Vous pouvez
personnaliser chaque modèle en utilisant les outils de conception disponibles
en mode Modèle.
Présentation générale de FileMaker Pro | 15
Simon Wallace
789 Ninth Avenue
New York, NY 10001
Chère Sophie,
Liste de numéros de
téléphone
William Aménabar
Michelle Cannon
André Common
Marie Durand
Jean Durand
William Juniot
Matthieu Muller
Patrick Murphy
Lee Nguyen
Kentaro Ogawa
Marie Simon
Nicolas Simon
Sophie Taron
Simon Wallace
Betty Wilson
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
01-23-45-67-89
Nous vous remercions d'avoir réservé une
croisière dans notre compagnie et sommes
heureux de vous proposer nos services.
Pour toute question sur vos réservations,
n’hésitez pas à nous contacter. Nous
espérons que vous serez satisfaite de votre
croisière.
Cordialement,
Matthieu Blanc
Les mêmes données peuvent être organisées différemment dans plusieurs modèles
Pour plus d'informations sur la création de modèles, consultez la section
« Création de modèles et de rapports », page 106.
Recherche, tri et remplacement de données
Les fonctions de recherche, de tri et de remplacement de données vous
permettent de manipuler vos données de diverses manières.
Vous pouvez rechercher des enregistrements répondant aux critères que vous
indiquez, par exemple des enregistrements entrés à une date précise ou
contenant une adresse dans une ville en particulier. Vous pouvez ouvrir une
autre fenêtre afin d'effectuer d'autres recherches sur les mêmes données.
Vous pouvez réorganiser les enregistrements pour les afficher ou les imprimer
selon une séquence différente. Vous pouvez effectuer un tri alphabétique,
numérique, par date ou établir un ordre de tri personnalisé pour les rubriques.
16 | Introduction à FileMaker Pro
Vous pouvez rechercher et remplacer des données dans plusieurs rubriques, de
la même façon que vous recherchez et remplacez des données dans la plupart
des applications de traitement de texte.
Pour plus d'informations sur la recherche, le tri et le remplacement de données,
consultez les sections « Recherche d’enregistrements », page 43, « Tri
d’enregistrements », page 62, et « Recherche et remplacement de données »,
page 60.
Protégez l'accès aux bases de données grâce à des ensembles de
comptes et de privilèges
Vous pouvez limiter ce que les utilisateurs voient et font dans un fichier de base
de données en définissant des comptes et des ensembles d'autorisations d'accès.
Les comptes authentifient les utilisateurs qui tentent d’ouvrir un fichier
protégé. Chaque compte spécifie un nom d’utilisateur et, généralement, un mot
de passe. Un utilisateur qui n’est pas en mesure de fournir des informations
d’identification valides ne peut pas ouvrir un fichier protégé. Un jeu de
privilèges définit un niveau d’accès pour un fichier de base de données. Un jeu
de privilèges est affecté à chaque compte et détermine le niveau d’accès lors de
l’ouverture d’un fichier à l’aide de ce compte.
Les autorisations d'accès étendues déterminent les options de partage de
données autorisées par un ensemble d'autorisations d'accès, telles que la
possibilité d'ouvrir un fichier partagé ou de visualiser une base de données dans
un navigateur Web.
Présentation générale de FileMaker Pro | 17
Pour plus d'informations sur les comptes et les ensembles d'autorisations,
consultez le chapitre 6, « Protection des bases de données à l’aide de comptes
et de jeux de privilèges ».
Création de scripts pour l'automatisation de tâches
Les scripts permettent d'effectuer des tâches simples, telles que la
configuration de l'orientation de l'impression, ou plus complexes, comme
la préparation d'un publipostage personnalisé pour des clients.
Par exemple, vous pouvez définir un script destiné à créer une lettre de
remerciements pour les clients de votre base de données ayant procédé à une
commande au cours de la semaine précédente. Le script compose une lettre en
fonction de chaque client. Il active ensuite le mode Prévisualisation et marque
une pause afin que vous puissiez voir à quoi ressemblera la lettre imprimée.
Vous lancez l'intégralité de cette tâche en cliquant simplement sur un bouton
du modèle.
Pour générer un script, utilisez la fonction Gérer les scripts (anciennement
ScriptMaker) de FileMaker Pro dans laquelle vous sélectionnez des actions de
script, définissez des options et déterminez l'ordre dans lequel ces actions
doivent être effectuées. FileMaker Pro simplifie la gestion et la maintenance
des scripts, même dans les bases de données complexes. Vous pouvez afficher,
modifier, et gérer simultanément des scripts provenant de base de données
différentes. Pour plus d'informations sur les scripts, consultez la section
« Automatisation de tâches grâce aux scripts », page 72
Partage et échange de données
L'un des avantages du stockage de données dans FileMaker Pro réside dans le
fait que vous pouvez partager ces données. Vous pouvez partager vos données
avec d'autres utilisateurs de FileMaker Pro sur un réseau, utiliser les capacités
de publication Web pour partager des données sur le Web, et importer ou
exporter des données d'un autre fichier. De plus, vous pouvez utiliser ODBC
(Open Database Connectivity) et JDBC (Java Database Connectivity) pour
partager des fichiers FileMaker Pro avec des applications compatibles ODBC
et JDBC. Vous pouvez également accéder aux données de sources de données
externes.
18 | Introduction à FileMaker Pro
Si votre ordinateur est connecté à un réseau, vous et les autres utilisateurs
Windows et Mac OS de FileMaker Pro pouvez accéder simultanément au
même fichier de base de données FileMaker Pro. La fonction de partage réseau
de FileMaker Pro prend en charge le partage simultané de fichiers entre un
maximum de 9 utilisateurs.
Remarque Si vous devez partager des fichiers avec plus de neuf utilisateurs
simultanés, FileMaker vous recommande d'utiliser FileMaker Server.
Vous avez la possibilité de publier rapidement et simplement vos modèles
FileMaker Pro sous forme de pages Web, ce qui permet à toute personne de
votre intranet (ou d'Internet) équipée d'un navigateur Web d'accéder à vos bases
de données FileMaker Pro.
Les comptes et autorisations d'accès FileMaker Pro vous permettent de
sécuriser vos bases de données publiées sur le Web.
Pour plus d'informations sur le partage et l'échange de données, consultez
le chapitre 5, « Partage et échange de données ».
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
FileMaker Pro vous permet d’enregistrer des données sous différents formats
de fichiers, comme des feuilles de calcul Microsoft Excel et des fichiers
Adobe PDF afin de pouvoir les partager avec des utilisateurs ne disposant pas
de FileMaker Pro. Une fois enregistrés, vous pouvez envoyer automatiquement
les fichiers par courrier électronique. Pour plus d'informations, reportez-vous
à la rubrique « Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats »,
page 176.
Chapitre 2
Utilisation des bases de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
ouvrir, fermer et enregistrer des fichiers ;
créer des enregistrements dans une base de données ;
modifier ou ajouter des données aux rubriques ;
rechercher des enregistrements à l'aide de plusieurs critères ;
ignorer certains enregistrements du jeu d’enregistrements trouvés ;
rechercher et remplacer des données ;
trier des données ;
imprimer des données, des scripts, une table et les informations de rubrique
ainsi que le graphique des liens ;
utiliser les scripts.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes
ainsi que des procédures étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
A propos des rubriques et des enregistrements d'une base
de données
Une base de données est un ensemble d'informations, ou de données, que vous
pouvez organiser, mettre à jour, trier, parcourir et imprimer en fonction de vos
besoins. Contrairement à une feuille de calcul électronique utilisée pour
présenter des données dans des tableaux et calculer dans les cellules d'un
tableau rectangulaire, la base de données est un ensemble de données liées
par un schéma décrivant l'organisation de tables de base de données, leurs
rubriques et les liens existant entre les rubriques et les tables.
20 | Utilisation des bases de données
Certaines tâches conviennent mieux à chacun de ces outils de productivité
professionnels. Les feuilles de calculs conviennent davantage pour les tâches
telles que la maintenance des comptes, dans laquelle les données doivent être
consignées et calculées, mais pas présentées ou analysées sous plusieurs
formats. Les bases de données conviennent pour les tâches telles que le
contrôle d'inventaire, dans lequel vous devez surveiller la consommation et
les pertes et gérer les rapports sur le statut de l'inventaire. Une base de données
d'inventaire permet de trier les informations de l'inventaire et d'en faire un
rapport de plusieurs façons. Cela vous permet d'analyser des données en
fonction du type d'objet, des ventes, de la consommation mensuelle, etc.
Votre carnet d'adresses personnel et votre classeur sont des exemples de bases
de données simples. Dans votre carnet d'adresses et votre classeur, vous
conservez des informations similaires organisées de façon à pouvoir être
facilement récupérées. Dans votre classeur, vous devez définir un moyen de trier
vos données, par exemple par ordre alphabétique en fonction du nom ou de la
région. En stockant vos contacts et vos adresses dans FileMaker Pro, vous
pouvez organiser vos informations de diverses manières. Vous pouvez trier vos
informations par pays, par ville, par nom ou même en fonction de ces trois
rubriques.
B
C
Enregistrements
Michelle
Cannon
Rubriques
123 rue du Nil
Paris
FRA
75023
(717) 555-0011
Votre carnet d'adresses est similaire à une base de données.
A propos des rubriques et des enregistrements d'une base de données | 21
Un système de facturation est un exemple de base de données plus complexe
contenant plusieurs tables liées, plusieurs modèles et des rubriques calculées.
Vous pouvez également afficher un sous-ensemble de vos données, par
exemple uniquement les factures d'un mois en particulier. Une base de données
ne se contente pas de contenir des informations ; elle vous sert à organiser et
analyser des informations de façon à ce que vous puissiez appréhender leur
importance.
Les rubriques constituent l'élément essentiel d'une table de base de données.
Les rubriques servent à stocker, calculer et afficher les données entrées dans un
enregistrement. Chaque élément d’information d’un enregistrement (un nom,
un numéro d’identifiant ou un numéro de téléphone) est enregistré dans une
rubrique.
Une table de base de données contient un ou plusieurs enregistrements.
Chaque enregistrement contient des rubriques stockant des informations
similaires concernant un sujet ou une activité. Par exemple, les rubriques
d'un enregistrement de la table Clients stockent les informations d'adresse
pour un client.
Une base de données peut être composée d'un fichier avec une table,
susceptible de stocker les noms, les adresses, les numéros de téléphone et,
les numéros de télécopie de tous vos clients.
Une base de données peut également être composée de plusieurs fichiers,
chacun pouvant contenir une ou plusieurs tables. Cet ensemble (parfois appelé
système de base de données) stocke les informations sur des objets liés. Grâce
aux possibilités de liens de FileMaker Pro, vous pouvez joindre les informations
entre des fichiers et des tables afin de créer une base de données relationnelle.
22 | Utilisation des bases de données
Par exemple, vous pouvez afficher les clients ayant acheté un article particulier
dans une table et le montant réglé dans une autre table, liée.
Table Produits
Table Clients
N° client 002
N° produit
ET3
Nom
Produit
Sac à dos
Prix
€29,00
Action
34
André Common
Téléphone 818-555-1234
Table Facturation
N° client
002
Nom de client André Common
Téléphone
818-555-1234
N° facture
12345
N°
Emp. Produit
ET3 Sac à dos
ET4 Livre de voyage
Prix
€29
€32
Pour entrer des données dans une table de base de données, vous devez créer
un nouvel enregistrement et saisir les valeurs dans les rubriques qui le
constituent. Vous pouvez taper les valeurs dans une rubrique, les importer
d'une autre rubrique ou les saisir de nombreuses autres façons.
FileMaker Pro vous permet également d'accéder à des données stockées dans
des fichiers ne provenant pas de FileMaker Pro et de les consulter. Par exemple,
si vous avez accès à des données stockées dans une base de données SQL, vous
pouvez afficher des informations de la base de données externe et les traiter
dans votre fichier FileMaker Pro.
Ouverture de fichiers
Pour ouvrir un fichier lorsque l'application FileMaker Pro est inactive :
Choisissez l'une des méthodes suivantes :
Double-cliquez sur le fichier FileMaker Pro.
Ouverture de fichiers | 23
Faites glisser le fichier sur l'icône de l'application FileMaker Pro.
Double-cliquez sur l'icône de l'application FileMaker Pro.
Si l'écran de démarrage rapide FileMaker s'affiche, cliquez à gauche
sur Ouvrir fichier (si cette option n'est pas déjà sélectionnée), choisissez
Fichiers récents, Fichiers favoris (local), Fichiers favoris (distant), ou
cliquez sur Parcourir fichiers pour trouver et choisir le fichier à ouvrir,
puis cliquez sur Ouvrir.
Si la boîte de dialogue Ouvrir un fichier nouveau ou existant apparaît,
recherchez le fichier à ouvrir et sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
Pour ouvrir un fichier lorsque l'application FileMaker Pro est active
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir.
Si l'écran de démarrage rapide FileMaker s'affiche, cliquez à gauche
sur Ouvrir fichier (si cette option n'est pas déjà sélectionnée), choisissez
Fichiers récents, Fichiers favoris (local), ou cliquez sur Parcourir fichiers
pour trouver et choisir le fichier à ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.
Si la boîte de dialogue Ouvrir fichier apparaît, recherchez le fichier
à ouvrir et sélectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir.
2. Si un nom de compte et un mot de passe vous sont demandés, saisissez-les
dans la boîte de dialogue Mot de passe, puis cliquez sur OK.
Pour ouvrir un fichier partagé en réseau
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir à distance.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier distant, sélectionnez Affichage pour
voir la liste des hôtes.
Choisissez
Si vous souhaitez afficher
Hôtes favoris
Les hôtes que vous avez définis en tant que favoris
Hôtes locaux
Les hôtes FileMaker Pro situés sur votre sous-réseau TCP/IP
Hôtes répertoriés par LDAP Les hôtes FileMaker Pro disponibles par l'intermédiaire du serveur
LDAP désigné
24 | Utilisation des bases de données
3. Pour afficher les fichiers disponibles à partir d’un hôte, sélectionnez
celui-ci. Dans la liste Fichiers disponibles, sélectionnez le fichier que
vous souhaitez ouvrir.
Ou, dans la zone Chemin d'accès de fichier réseau, tapez le chemin d'accès
réseau (par exemple :
fmnet:/AdresseIPHote/NomFichier).
4. Cliquez sur Ouvrir
Vous serez peut-être invité à entrer un nom de compte, un mot de passe et
un nom de domaine (sous Windows uniquement) selon la configuration de
partage du réseau FileMaker des fichiers sur l'hôte.
Notez les points suivants :
Si Liste des fichiers récents est sélectionné dans les préférences générales,
les fichiers auxquels vous avez accédé récemment apparaissent dans la liste
Ouvrir fichiers récents du menu Fichier et dans la liste Fichiers récents de
l'écran de démarrage rapide FileMaker. Consultez l'Aide pour plus
d'informations sur l'ajout de fichiers locaux ou distants dans la liste Fichiers
favoris (local) ou Fichiers favoris (distant) de l'écran de démarrage rapide
FileMaker.
Pour ouvrir et partager un fichier, consultez « Activation du partage de
fichiers et hébergement de fichiers », page 169
Vous pouvez ouvrir des fichiers FileMaker Pro créés dans Windows sur
un ordinateur fonctionnant sous Mac OS, et vice versa. Si vous pensez
déplacer des fichiers entre plates-formes, il est préférable d'ajouter
l'extension .fp7 au nom du fichier. Si vous ajoutez ou supprimez les
extensions aux noms de fichiers, vous devez redéfinir de nouveau les
sources de données FileMaker pour les fichiers liés et les fichiers
comportant des scripts externes.
Vous pouvez définir un nom de compte par défaut et un mot de passe pour
un fichier dans l'onglet Ouvrir/Fermer de la boîte de dialogue Options de
fichier. Si c'est le cas, les utilisateurs se connectent automatiquement à
l'aide d'un nom de compte et d'un mot de passe spécifiques lorsqu'ils
ouvrent une base de données. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier | 25
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier
Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres par fichier. Ceci vous permet d'afficher
le même modèle dans des fenêtres séparées ou d'afficher simultanément
différents modèles dans le même fichier. Vous pouvez procéder à des
recherches ou à des tris dans chaque fenêtre de manière indépendante.
Pour ouvrir une fenêtre supplémentaire, choisissez le menu Fenêtre > Nouvelle
fenêtre. Une nouvelle fenêtre s'affiche. A l'ouverture, la fenêtre affiche le même
modèle, le même ordre de tri et le même jeu d'enregistrements trouvés que la
fenêtre précédemment active.
Première fenêtre de la
base de données,
dans laquelle vous
pouvez rechercher les
enregistrements
Seconde fenêtre, dans
laquelle vous pouvez
effectuer une autre
recherche sur le
même jeu
d'enregistrements
trouvés
Pour afficher un modèle différent dans la nouvelle fenêtre, choisissez un
modèle depuis le menu local Modèle de la barre de modèle, ou bien choisissez
dans le menu Affichage > Activer modèle. Pour plus d'informations sur la
recherche d'enregistrements, consultez la section « Recherche
d’enregistrements », page 43 Pour plus d'informations sur le tri
d'enregistrements, consultez la section « Tri d’enregistrements », page 62.
Pour plus d'informations sur l'ouverture de plusieurs fenêtres, consultez l'Aide.
26 | Utilisation des bases de données
Fermeture de fenêtres et de fichiers
Vous pouvez fermer les fenêtres et fichiers FileMaker Pro de la même façon
que dans toute autre application Windows et Mac OS.
Pour fermer une fenêtre, effectuez l'une des actions suivantes :
Sous Windows : Double-cliquez sur l’icône du document dans le coin
supérieur gauche de la fenêtre de document.
Sous Windows : Cliquez sur la case de fermeture dans le coin supérieur
droit de la fenêtre de document.
Mac OS : Cliquez sur le bouton de fermeture rouge dans le coin supérieur
gauche de la fenêtre de document.
Choisissez le menu Fichier > Fermer.
Pour fermer un fichier, utilisez les procédures ci-dessus pour fermer toutes les
fenêtres ouvertes d'un fichier.
Remarque Vous n’avez pas besoin de fermer un fichier. Il peut tout à fait rester
ouvert mais être masqué si la fenêtre d’un autre fichier en affiche déjà les données.
(Par exemple, une autre fenêtre peut afficher des données liées d’un fichier en cours
de fermeture.) FileMaker Pro ferme ce fichier lors de la fermeture de toutes les
fenêtres dépendantes.
Enregistrement de fichiers
Par défaut, FileMaker Pro enregistre automatiquement les modifications
apportées à vos données au fur et à mesure de votre travail ; il n'existe donc pas
de commande Enregistrer. Si vous souhaitez renforcer votre contrôle sur la
fréquence d’enregistrement des données d’enregistrement, vous pouvez
désactiver l’option Enregistrer autom. les modif. d’enreg. modèle par modèle.
Reportez-vous à l'Aide de FileMaker Pro pour de plus amples informations.
Vous pouvez enregistrer une copie de votre fichier pour le sauvegarder ou en
enregistrer un clone ne contenant aucune donnée. Pour enregistrer une copie de
votre fichier à un format autre que FileMaker, consultez « Enregistrement et
envoi de données sous d'autres formats », page 176
Enregistrement de fichiers | 27
Certains changements peu importants sur des fichiers ne sont pas toujours
enregistrés avec le fichier. Pour plus d'informations, consultez la section
suivante, « Sauvegarde d'un fichier par FileMaker Pro ».
Important Enregistrer toujours une copie avant de procéder à des changements
importants. Il n'est pas possible de restaurer des données après avoir supprimé une
rubrique depuis la boîte de dialogue Gérer la base de données ou supprimé des
enregistrements à l'aide des commandes Supprimer l’enregistrement ou Supprimer
tous les enregistrements.
Pour enregistrer une copie de votre fichier :
1. Faites du fichier que vous souhaitez enregistrer le fichier actif et choisissez
le menu Fichier > Enregistrer une copie.
2. Naviguez jusqu'à l'endroit où vous souhaitez enregistrer votre copie sur
le disque dur.
3. Dans la zone Nom de fichier (Windows) ou Enreg. sous (Mac OS), entrez un
nom de fichier.
4. Dans la zone Type, choisissez FileMaker (Windows uniquement).
5. Dans la zone Enregistrer sous (Windows) ou Type (Mac OS), choisissez
parmi les options suivantes :
Choisissez
Pour
Copie conforme
Dupliquer l'intégralité du fichier, y compris les tables, les définitions
des rubriques, les modèles, les scripts, les options de mise en page
et les données. La duplication d'un fichier peut être utile avant de
procéder à des changements importants.
Copie compactée
(plus petite)
Compacter l'intégralité du fichier afin qu'il utilise moins d'espace
disque et que l'espace inutilisé soit récupéré. L'enregistrement d'une
copie compactée est utile si vous modifiez fréquemment un grand
nombre d'enregistrements.
Clone sans
enregistrement
Enregistrer les tables, définitions des rubriques, modèles, scripts et
options de mise en page, sans enregistrer les données. Procédez à
l'enregistrement d'un clone si vous souhaitez constituer un modèle à
partir de ce fichier.
6. Cliquez sur Enregistrer.
28 | Utilisation des bases de données
Sauvegarde d'un fichier par FileMaker Pro
FileMaker Pro enregistre un fichier chaque fois que vous effectuez une action
telle que la modification de données. Les actions suivantes ne sont pas
nécessairement synonymes d'enregistrement du fichier :
Affichage d'un enregistrement ou modèle différent (à moins qu'il n'ait été
modifié)
Tri d'enregistrements ou modification d'un ordre de tri
Opérations de recherche, telles que Rechercher, Afficher tous les
enregistrements ou Ignorer l'enregistrement, ou modification d'une
opération de recherche
Modification de la position et de la taille des fenêtres ou masquage /
affichage de la barre d'outils Etat
Modification des paramètres par défaut d'un objet de modèle
Modification des paramètres d'affichage de la règle
Si vous effectuez l’une des actions ci-dessus sans effectuer d’action entraînant
un enregistrement (par exemple une modification de données), la modification
n’est pas enregistrée lorsque vous fermez le fichier. FileMaker Pro considère
les actions ci-dessus comme des changements peu importants ; elles ne sont
donc pas enregistrées, sauf si le fichier est également modifié de manière plus
significative.
Par exemple, si vous ouvrez un fichier, effectuez une recherche, puis fermez le
fichier, FileMaker Pro n'enregistre pas le jeu d'enregistrements trouvés avec le
fichier. Par contre, si vous ouvrez un fichier, ajoutez un nouvel enregistrement,
effectuez une recherche, puis fermez le fichier, FileMaker Pro enregistre le jeu
d'enregistrements trouvés en même temps que le fichier.
Pour plus d'informations sur l'enregistrement des fichiers, consultez l'Aide.
A propos des modes
Dans FileMaker Pro, vous pouvez travailler sur les données en modes
Utilisation, Recherche, Modèle et Prévisualisation. Vous pouvez sélectionner
un mode dans le menu Affichage ou dans le menu local Mode, situé dans la
partie inférieure de la fenêtre de document.
A propos des modes | 29
Menu local Mode
Utilisez ce
mode
Mode Utilisation
Pour
Manipuler les données d’un fichier. Vous pouvez ajouter, visualiser,
modifier, trier, ignorer (masquer) et supprimer des enregistrements.
C’est en mode Utilisation que vous effectuez la plupart de vos tâches,
comme la saisie des données.
Mode Recherche Rechercher des enregistrements spécifiques répondant à un ensemble
de critères. Vous pouvez ensuite travailler avec ce sous-ensemble
d'enregistrements, appelé jeu d'enregistrements trouvés. Lorsque vous
avez extrait un groupe d'enregistrements, FileMaker Pro repasse en
mode Utilisation pour vous permettre de les modifier.
Mode Modèle
Déterminer la présentation de vos informations à l’écran ou sur les
rapports imprimés, les étiquettes et les formulaires. Concevez des
modèles destinés à des tâches spécifiques comme la saisie de données
ou l'impression de factures ou d'enveloppes. Sélectionnez et organisez
des rubriques et d'autres objets pour modifier un modèle existant ou
pour créer de nouveaux modèles.
mode
Prévisualisation
Afficher un aperçu des données contenues dans les formulaires ou les
rapports avant de les imprimer. Le mode Prévisualisation s'avère tout
particulièrement utile pour l'affichage de modèles comportant plusieurs
colonnes (comme les étiquettes de publipostage) et les rapports
avec récapitulatifs.
30 | Utilisation des bases de données
Utilisation de la barre d'outils Etat
La barre d’outils Etat permet d’accéder rapidement à la plupart des
commandes de menu de FileMaker Pro. Dans tous les modes, elle contient des
outils de navigation, des boutons personnalisables et une barre de modèle pour
travailler avec les modèles. En mode Modèle, elle inclut des outils de modèle.
Déplacez le pointeur sur un bouton pour afficher sa description. Vous pouvez
également passer d'un mode à l'autre en cliquant sur des boutons de la barre
d'outils Etat. Les boutons de la barre d'outils Etat varient en fonction du mode
dans lequel vous êtes.
Barre de
modèle
Barre de
texte
Barre
d'outils
Etat
Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Affichage des enregistrements
FileMaker Pro offre trois vues pour chaque modèle : formulaire, liste et
tableau. Lorsque vous changez de vue, vous modifiez temporairement le mode
d'affichage ou d'impression des enregistrements.
Pour afficher des
enregistrements
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
De manière individuelle
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de
formulaire, ou bien cliquez sur Formulaire dans la barre de
modèle.
Sous forme de liste
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de
liste, ou bien cliquez sur Liste dans la barre de modèle.
Dans une feuille de calcul
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de
tableau, ou bien cliquez sur Tableau dans la barre de
modèle.
Affichage des enregistrements | 31
L'illustration suivante présente le même modèle sous trois vues différentes.
Affichage
sous forme de
formulaire
Titres de
rubrique
Un
enregistrement
Mode
Afficher
sous forme
de liste
Un
enregistrement
Mode Afficher
sous forme de
tableau
Un
enregistrement
32 | Utilisation des bases de données
Affichage d'enregistrements dans un tableau
Lorsque les enregistrements sont affichés dans un tableau, vous pouvez procéder
à un ou plusieurs changements sur les colonnes et les enregistrements :
Pour
Faites ceci
Réorganiser les
colonnes
Cliquez sur un en-tête de colonne et faites-le glisser à l’emplacement
voulu.
Redimensionner
une colonne
Placez le curseur sur le bord de l'en-tête de colonne. Lorsque le curseur se
transforme en flèche double ( ), faites-le glisser jusqu'à obtenir la
dimension souhaitée.
Définir une
largeur précise
Sélectionnez une ou plusieurs colonnes, cliquez avec le bouton droit de
la souris (Windows) ou cliquez en appuyant sur la touche Ctrl (Mac
OS). Choisissez Définir la largeur des colonnes dans le menu des
raccourcis. Dans la boîte de dialogue, saisissez une largeur, choisissez
l'unité dans la liste, puis cliquez sur OK.
Trier des
enregistrements
Cliquez sur un en-tête de colonne.
Sélectionnez une ou plusieurs colonnes, cliquez avec le bouton droit
de la souris (Windows) ou cliquez en appuyant sur la touche Ctrl
(Mac OS), puis choisissez un ordre de tri dans le menu local. Si vous
sélectionnez plusieurs colonnes, l’ordre des colonnes (de gauche à
droite) détermine l’ordre de tri.
Remarque La case à cocher Trier les données à la sélection des colonnes
doit être activée dans la boîte de dialogue Propriétés de l’affichage sous
forme de tableau. (En mode Modèle, sélectionnez cette option en cliquant
avec le bouton droit de la souris (Windows) ou en cliquant tout en appuyant
sur la touche Ctrl (Mac OS), puis choisissez Format de modèle dans le
menu local. Dans la boîte de dialogue Format de modèle, cliquez sur
l'onglet Vues, puis sur Propriétés).
Afficher
davantage de
rubriques ou
masquer des
rubriques
Cliquez sur Modifier dans la barre de modèle.
Affichage des enregistrements | 33
En-têtes de colonne ; chaque colonne affiche une rubrique
du modèle actif. Si vous ajoutez un contrôle onglet, les
rubriques de tous les panneaux sont affichées.
Sélection de l'enregistrement actif
En mode Utilisation, une table comporte, pour chaque fenêtre, un
enregistrement actif (sélectionné) à la fois. Pour plus d'informations sur
l'utilisation de plusieurs fenêtres, consultez la section « Ouverture de plusieurs
fenêtres par fichier », page 25
Dans cette
vue
Affichage sous
forme de
formulaire
L'enregistrement actif est
L’enregistrement qui est affiché.
Affichage sous L'enregistrement qui est marqué d'un trait plein noir sur le côté
forme de liste ou gauche. Pour travailler avec un autre enregistrement, cliquez sur
l'enregistrement pour l'activer.
de tableau
34 | Utilisation des bases de données
Enregistrement
actuel dans
l'affichage sous
forme de liste
Pour sélectionner un enregistrement lié d'une table externe, sélectionnez la
ligne de la table externe (cliquez à l'intérieur de la ligne mais à l'extérieur d'une
rubrique de la ligne).
Portal
Cliquez dans la ligne de la table externe pour sélectionner
un enregistrement lié
Pour plus d’informations sur les enregistrements liés et les tables externes,
consultez chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Affichage des enregistrements | 35
Déplacement d’un enregistrement à un autre
Pour vous déplacer d'un enregistrement à un autre, utilisez le répertoire dans la
barre d'outils Etat.
Répertoire
Numéro de
l'enregistrement
actif
Nombre d'enregistrements dans la table
Curseur
coulissant
Pour vous déplacer
Faites ceci
Vers l'enregistrement
suivant de la table active
Cliquez sur la page de droite du répertoire ou choisissez le
menu Enregistrements > Aller à l’enregistrement > Suivant.
Vers l'enregistrement
Cliquez sur la page de gauche du répertoire ou choisissez le
précédent de la table active menu Enregistrements > Aller à l’enregistrement > Précédent.
Rapidement vers un
enregistrement spécifique
Cliquez sur le numéro de l'enregistrement actif, tapez le
numéro de l'enregistrement souhaité, puis appuyez sur
Entrée (Windows) ou Retour (Mac OS).
Appuyez sur Echap (esc), tapez le numéro de
l'enregistrement, puis appuyez sur Entrée ou Retour.
Sélectionnez le menu Enregistrements > Aller à
l'enregistrement > Aller à... puis entrez le numéro de
l'enregistrement.
Rapidement entre les
enregistrements
Faites glisser le curseur vers la droite ou vers la gauche pour
aller en avant ou en arrière.
Entre les enregistrements Utilisez la barre de défilement située à droite de la fenêtre.
dans l'affichage sous forme
de liste ou de tableau
Vers un enregistrement
possédant une valeur
unique que vous
connaissez
Consultez la section « Recherche d’enregistrements »,
page 43
36 | Utilisation des bases de données
Vous pouvez également utiliser la molette de la souris pour vous déplacer entre
les enregistrements. Pour plus d'informations sur l'affichage des enregistrements,
consultez l'Aide.
Ajout et duplication d’enregistrements
Lorsque vous ajoutez ou dupliquez des enregistrements, FileMaker Pro place
les nouveaux enregistrements à la fin de la table active. En mode Utilisation, le
nouvel enregistrement s'affiche après l'enregistrement actif ou après le dernier
enregistrement du jeu d'enregistrements trouvés (ensemble d'enregistrements
activé par une requête).
Si les enregistrements sont triés, le nouvel enregistrement apparaît à la
bonne position dans l'ordre de tri lorsque vous le confirmez.
Si les enregistrements ne sont pas triés, le nouvel enregistrement apparaît
après le dernier enregistrement du jeu d’enregistrements trouvés. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique « Tri d’enregistrements »,
page 62.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Ajouter un nouvel
enregistrement vierge
En mode Utilisation, cliquez sur Nouvel enregistrement dans la
barre d'outils Etat. Un enregistrement vierge apparaît avec une
rubrique sélectionnée.
Ajouter rapidement un
enregistrement comportant
les mêmes données ou des
données similaires à celles
d'un enregistrement
existant
Sélectionnez l'enregistrement à dupliquer. Puis, choisissez le
menu Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement. (Reportezvous à la section « Sélection de l'enregistrement actif »,
page 33).
Ajouter ou dupliquer des
enregistrements liés
Consultez la section suivante.
Remarque Si un fichier est verrouillé ou protégé en écriture, ou si vous ne
possédez pas les autorisations d'accès pour la création d'enregistrements,
FileMaker Pro ne peut ni ajouter un nouvel enregistrement, ni dupliquer un
existant.
Ajout et duplication d’enregistrements | 37
Si la rubrique est définie pour l'entrée automatique de valeurs, celles-ci
apparaissent dans le nouvel enregistrement. Consultez la section « Définition
de l’entrée automatique de données », page 99.
Pour entrer ou modifier des valeurs dans le nouvel enregistrement, consultez la
section « Saisie et modification de données dans les rubriques », page 40.
Ajout et duplication d'enregistrements liés
Si vous utilisez des enregistrements dans des tables liées, vous pouvez ajouter
des enregistrements à la table liée lorsque vous saisissez des données dans un
enregistrement de la table active.
Remarque Vous ne pouvez ajouter des enregistrements liés depuis la table active
que si le lien a été défini pour autoriser la création d'enregistrements liés. Si une
table liée se trouve dans un fichier protégé en écriture, ou si vous ne possédez pas
les autorisations d’accès pour la création d’enregistrements, FileMaker Pro ne peut
ni ajouter un nouvel enregistrement, ni dupliquer un existant. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique « Création de liens », page 156.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Créer un enregistrement
dans la table active
Cliquez sur Nouvel enregistrement dans la barre d'outils Etat.
Ajouter un enregistrement
à une table liée
Si la rubrique liée se trouve dans une table externe, saisissez
les données dans la rubrique se trouvant dans la dernière
ligne (vide) de la table externe, puis appuyez sur Entrée.
Si la rubrique liée ne se trouve pas dans une table externe,
saisissez les données dans la rubrique, puis appuyez sur
Entrée.
Dupliquer un
enregistrement affichant
des données liées
Vérifiez qu'aucun des enregistrements d'une table externe n'est
sélectionné, puis choisissez le menu Enregistrements >
Dupliquer l'enregistrement.
Dupliquer un
enregistrement lié dans
une table externe
Sélectionnez l'enregistrement dans la table externe,
puis choisissez le menu Enregistrements > Dupliquer
l'enregistrement.
38 | Utilisation des bases de données
Table externe avec
enregistrements liés
de la table Articles
Saisissez dans la dernière ligne de la table externe pour
ajouter un enregistrement lié à la table Articles
Pour plus d'informations sur l'ajout et la duplication d'enregistrements,
consultez l'Aide.
Suppression d’enregistrements
Lorsque vous supprimez un enregistrement, vous détruisez définitivement les
données contenues dans toutes les rubriques de cet enregistrement.
Important Vous ne pouvez pas récupérer les données supprimées, ni annuler
l'action de suppression. Avant de supprimer des enregistrements, prévoyez de faire
une copie de sauvegarde de votre fichier.
Saisie de données | 39
Si vous travaillez dans une base de données relationnelle et que l'option de
suppression des enregistrements liés est sélectionnée dans la boîte de dialogue
Modifier le lien, FileMaker Pro supprime les enregistrements liés lorsque vous
supprimez l'enregistrement principal.
Pour supprimer
Procédure en mode Utilisation
Un enregistrement
Sélectionnez l'enregistrement à supprimer. Dans la barre d'outils Etat,
cliquez sur Supprimer l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
Un enregistrement lié Sélectionnez une ligne de la table externe dans la table active en
cliquant à l'intérieur de la ligne mais en dehors des rubriques de la
ligne. Dans la barre d'outils Etat, cliquez sur
Supprimer l'enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
Remarque Pour supprimer des enregistrements, la case à cocher
Autoriser la suppression des enregistrements externes doit être activée
dans la boîte de dialogue Table externe.
Un groupe
d’enregistrements
Vérifiez que le jeu d'enregistrements trouvés contient uniquement les
enregistrements à supprimer. (Consultez la section « Recherche
d’enregistrements », page 43). Choisissez le menu Enregistrements >
Supprimer les enregistrements trouvés, puis cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur Tout afficher dans la barre d'outils Etat, ou choisissez dans
Tous les
enregistrements d’une le menu Enregistrements > Afficher tous les enregistrements. Choisissez
ensuite dans le menu Enregistrements > Supprimer tous les
base de données
enregistrements.
Saisie de données
Remarque Si un fichier est verrouillé ou protégé en écriture, ou si vous ne
possédez pas les autorisations d'accès pour la modification de certains
enregistrements ou rubriques, vous ne pourrez peut-être pas modifier les données.
Sélection d'une rubrique
Pour
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
Sélectionner une rubrique
Cliquez dans la rubrique.
Sélectionner le contenu
d’une rubrique
Sélectionnez la rubrique, puis choisissez le menu Edition >
Tout sélectionner.
40 | Utilisation des bases de données
Pour
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
Vous déplacer vers la
rubrique suivante dans
l'ordre des onglets
Appuyez sur la touche Tab
Remarque Pour que la touche Retour ou Entrée permette de
passer à la rubrique suivante, en mode Modèle, sélectionnez les
rubriques, puis le menu Format > Rubrique/Contrôle > Mode
de saisie.
Des boutons et des contrôles de tabulation peuvent être inclus
dans l'ordre des onglets. Les rubriques de panneaux à onglets
non situées au premier plan sont ignorées.
Vous déplacer vers la
rubrique précédente dans
l'ordre des onglets
Utilisez la combinaison Maj-Tabulation (ou Maj-Retour ou
Maj-Entrée, si activée).
Vous déplacer dans des
éléments d'une liste de
valeurs
Appuyez sur les touches fléchées.
Saisie et modification de données dans les rubriques
Vous pouvez saisir ou importer des données en respectant le nombre limite de
caractères du type de rubrique. Vous pouvez visualiser et imprimer uniquement
les données comprises entre les limites de la rubrique.
Remarque Pour plus d'informations sur comment FileMaker Pro utilise les
formats du système pour afficher et trier les dates, heures et chiffres, consultez la
rubrique d'Aide.
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Entrer des données dans
une rubrique Texte
Saisissez le texte (jusqu’à 1 milliard de caractères).
Entrer des données dans
une rubrique
Saisissez les valeurs (entre 10400 et 10-400).
Remarque Dans une rubrique définie sur le renseignement
automatique, des suggestions apparaissent en fonction de
votre saisie.
Saisie de données | 41
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Entrer des données dans
une rubrique Date
Dans la rubrique, saisissez une date par ligne. Saisissez le jour,
le mois et l’année sous la forme de nombres (par exemple,
03.03.2010) séparés par des caractères non numériques
comme – (moins) ou / (barre oblique).
Remarque N'utilisez pas les : (deux-points) comme séparateur
de date.
Important Si vous saisissez des dates avec des années à deux
chiffres, FileMaker Pro les convertit en années à quatre chiffres à
l'aide de la méthode de conversion décrite dans l’Aide. Afin
d'éviter une mauvaise interprétation lors de la conversion, saisissez
toujours des années à quatre chiffres.
Entrer la date du jour dans Choisissez le menu Insertion > Date du jour.
une rubrique Date,
Sélectionnez la date à l'aide du calendrier déroulant, le cas
Nombre ou Texte
échéant.
Entrer des données dans
une rubrique Heure
Tapez l'heure de la journée (ou une durée) sous l'une des formes
suivantes :
heures ;
heures et minutes ;
heures, minutes et secondes ;
heures, minutes, secondes et secondes fractionnelles.
Séparez les heures, les minutes et les secondes par un caractère
non numérique tel que : (deux-points).
Séparez les secondes fractionnelles par un . (point).
Saisissez l’heure actuelle sur 12 ou 24 heures, avec ou sans AM
ou PM. (AM s'applique pour un format 12 heures.)
Choisissez le menu Insertion > Heure actuelle.
Entrer l'heure actuelle
dans une rubrique Heure,
Nombre ou Texte
42 | Utilisation des bases de données
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Entrer des données dans
une rubrique Horodatage
Tapez la date et l'heure (par exemple, 15/10/2010 3:15:05 PM).
Saisissez le jour, le mois et l'année à quatre chiffres sous la
forme de nombres séparés par des caractères non numériques
comme – (moins) ou / (barre oblique).
Remarque N'utilisez pas les : (deux-points) comme séparateur
de date.
Puis, tapez l'heure sous l'une des formes suivantes :
heures et minutes ;
heures, minutes et secondes ;
heures, minutes, secondes et secondes fractionnelles.
Ajoutez AM ou PM si l'heure n'est pas au format 24 heures.
Séparez les heures, les minutes et les secondes par un caractère
non numérique tel que : (deux-points).
Entrer la date du jour et
l'heure actuelle dans une
rubrique Horodatage
Choisissez le menu Insertion > Heure actuelle.
Sélectionnez la date à l'aide du calendrier déroulant, le cas
échéant.
Insérer une tabulation
dans une rubrique
Cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer la tabulation.
Appuyez sur Ctrl+Tab (Windows) ou sur Option+Tab
(Mac OS).
Supprimer les données
d'une rubrique
Sélectionnez les données, puis appuyez sur Backspace
ou Delete.
Ajouter des données à
une rubrique Multimédia
Pour obtenir des informations, consultez l'Aide.
Insérer un fichier dans
une rubrique Multimédia
Pour obtenir des informations, consultez l'Aide.
Recherche d’enregistrements | 43
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Ajouter des données dans Pour plus d'informations, consultez la rubrique « Configuration
de jeux de cases à cocher et d'autres contrôles d'un modèle »,
des listes de valeurs
page 127
(rubriques formatées en
tant que cercles d'options,
cases à cocher, listes ou
menus)
Modifier, mettre en forme Pour obtenir des informations, consultez l'Aide.
ou vérifier l'orthographe
de texte dans une rubrique
ou modifier des
dictionnaires
Recherche d’enregistrements
Pour rechercher des enregistrements, travaillez en mode Recherche. Vous
saisissez des critères (la ou les valeurs à rechercher) dans les rubriques au sein
d'une requête, qui apparaît comme un enregistrement vierge. Lorsque vous
effectuez une recherche, FileMaker Pro parcourt tous les enregistrements d'une
table, en comparant leurs données aux critères définis. Les enregistrements
dont le contenu correspond à ces critères constituent le jeu d'enregistrements
trouvés, qui est un sous-ensemble des enregistrements consultés. Les
enregistrements dont le contenu ne correspond pas aux critères sont ignorés.
Vous pouvez restreindre (limiter) ou étendre (élargir) le jeu d'enregistrements
trouvés.
Vous pouvez vous contenter de travailler avec ces seuls enregistrements
trouvés. Ainsi, vous pouvez établir des statistiques, afficher, modifier, trier,
imprimer, supprimer, exporter ou remplacer les données de ce seul ensemble.
Vous pouvez également ouvrir une nouvelle fenêtre afin d'effectuer d'autres
requêtes sur les mêmes données.
Vous ne pouvez pas effectuer de recherche sur une rubrique Statistique,
Multimédia ou définie avec l’option de stockage global.
44 | Utilisation des bases de données
Définition d’une requête
Pour effectuer une requête :
1. Passez en mode Recherche en cliquant sur Rechercher dans la barre
d'outils Etat.
2. Dans le menu local Modèle, choisissez un modèle qui inclut les rubriques
comprenant les données parmi lesquelles vous souhaitez effectuer votre
recherche.
Si nécessaire, vous pouvez changer de modèle et définir des critères dans
plusieurs d’entre eux.
3. Dans la requête, sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure,
Horodatage ou Calcul à utiliser pour la recherche, puis tapez une valeur
dans la rubrique.
Vous pouvez utiliser la liste Insérer opérateurs dans la barre de modèle pour
vous aider à saisir les critères. Vous pouvez cliquer sur Ignorer pour ignorer
les enregistrements correspondant à un ensemble spécifique de critères.
Tapez les critères de
recherche dans les
rubriques
Choisissez
un modèle
contenant
les
rubriques
sur
lesquelles
doit porter la
recherche
Une icône vous indique
que vous pouvez effectuer Cliquez pour
voir les
la recherche sur la
opérateurs
rubrique
Recherche d’enregistrements | 45
4. Cliquez sur Exécuter recherche.
Votre requête trouve un jeu d'enregistrements trouvé. La zone en vert clair
dans le graphique en secteurs de la barre d'outils Etat indique la part du total
des enregistrements affichés.
Les options suivantes sont disponibles pendant ou après une requête :
Pour
Faites ceci
Appuyez sur Esc (Windows) ou
Annuler une opération de
recherche avant qu'elle ne soit
terminée et conserver le jeu
d'enregistrements trouvés
précédent tel quel
-point (Mac OS).
Modifier ou affiner les critères Consultez la section « Affichage, relance ou modification
après une recherche
de la dernière recherche », page 59.
Restreindre un jeu
d’enregistrements trouvés
existant
Consultez la section « Restriction (limitation) d'un jeu
d'enregistrements trouvés », page 55.
Etendre un jeu
d’enregistrements trouvés
existant
Consultez la section « Développement (élargissement) d'un
jeu d'enregistrements trouvés », page 56.
Afficher de nouveau tous les
enregistrements
En mode Utilisation, choisissez le menu Enregistrements >
Afficher tous les enregistrements.
En mode Recherche, choisissez le menu Requêtes >
Afficher tous les enregistrements.
Il n'est pas nécessaire de sélectionner Afficher tous les
enregistrements avant d'effectuer une recherche.
FileMaker Pro recherche toujours dans l'ensemble des
enregistrements des tables indiquées, sauf si vous avez
restreint le jeu d'enregistrements trouvés existant.
Ouvrir une autre fenêtre afin
d'effectuer d'autres requêtes
sur les mêmes données
Choisissez le menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre.
46 | Utilisation des bases de données
Exécution de recherches rapides basées sur les données d'une
rubrique
Vous pouvez effectuer des recherches rapides basées sur les données de
rubrique sans passer en mode Recherche. Vous pouvez effectuer une recherche
basée sur une rubrique entière ou une sélection de texte dans une rubrique. Pour
plus d'informations, consultez l'Aide.
1. En mode Utilisation, sélectionnez le texte d'une rubrique à utiliser pour
la recherche.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris (Windows) ou cliquez sur le texte
sélectionné en appuyant sur la touche Commande (Mac OS). Dans le menu
des raccourcis, choisissez Rechercher les enregistrements correspondants.
Recherche de texte et de caractères
Recherchez du texte dans des rubriques Texte ou Calcul renvoyant un résultat
textuel.
Sauf si vous recherchez des expressions ou des correspondances exactes,
la rubrique peut contenir d’autres valeurs en plus de celle(s) que vous avez
indiquée(s), agencées dans n’importe quel ordre. Par exemple, si vous tapez
hôtel dans une rubrique intitulée Logement, votre recherche donne pour
résultat des enregistrements contenant Hôtel, Hôtel à prix réduit et Hôtel, luxe.
Pour rechercher
Dans la rubrique,
entrez
Des mots commençant par des Les caractères.
caractères latins précis (dans
les rubriques utilisant toutes
les langues, sauf le japonais)
Exemples
Fréd Dupont donne pour
résultat Fréd Dupont, Dupont
Fréd, Fréd Dupontel et Dupont
Frédéric.
Des mots commençant par des Les caractères entre = et *. = 小田 * donne pour résultat
小田 , 小田山 et 小田川 .
caractères japonais Hiragana,
Katakana ou Kanji
Recherche d’enregistrements | 47
Pour rechercher
Une phrase ou séquence de
caractères qui correspond
lorsqu'ils sont les premiers
caractères d'un mot
(expression à partir du début
du mot).
Dans la rubrique,
entrez
Le texte littéral
(caractères), espaces et
ponctuation y compris,
placé entre des guillemets
droits (").
Exemples
"Etablissements
Martin et Pierre"
donne pour résultat
Etablissements Martin et Pierre
mais pas Etablissements Pierre
et Martin.
", Ltd." donne pour
résultat toutes les sociétés
comprenant ", Ltd." dans leur
nom, mais pas celles qui ne
contiennent pas la virgule.
"Spring" donne pour
résultat Springville mais pas
ColdSpring ou HotSpring.
Des mots comportant un ou
plusieurs caractères inconnus
ou variables (l'un des
caractères).
Un caractère joker (@)
pour chaque caractère
inconnu.
Des caractères incorrects dans ?
une rubrique Texte.
Gr@s donne pour résultat Gris
et Gros.
@ise donne pour résultat
Mise et Pise mais pas Prise.
Les caractères incorrects
apparaissent comme des
espaces finaux.
Remarque Pour trouver le
caractère ?, recherchez « ? ».
Des chiffres dans une rubrique Un caractère # pour
Texte (l'un des chiffres).
chaque chiffre.
# donne pour résultat 3 mais
pas 30
## donne pour résultat 30
mais pas 3 ni 300
#3 donne pour résultat 53 et
43 mais pas 3
Des mots comportant ou non
des caractères contigus
inconnus ou variables (zéro,
un ou plusieurs caractères).
* pour l'ensemble des
caractères inconnus.
Ma*c donne pour résultat
Mac et Marc.
J*r donne pour résultat Jr et
Junior.
*phan* donne pour résultat
Phan et Stéphanie.
48 | Utilisation des bases de données
Pour rechercher
Dans la rubrique,
entrez
Des opérateurs ou d'autres
caractères non
alphanumériques, tels que des
signes de ponctuation ou des
espaces .
Le texte littéral
(caractères), espaces et
ponctuation y compris,
placé entre des guillemets
droits (").
Exemples
" @ " donne pour résultat @
(ou une adresse email par
exemple).
" , " donne pour résultat des
enregistrements contenant
une virgule.
"
" donne pour résultat
trois espaces consécutifs.
\ suivi du caractère
Un caractère ayant une
spécial.
signification particulière,
comme les opérateurs de
recherche, reconnu par
FileMaker Pro:@, *, #, ?, !, =,
<, >, " (ignorer le caractère
suivant).
\"Marc\" donne pour
résultat "Marc".
Des mots avec des caractères
accentués.
Le texte littéral
(caractères), espaces et
ponctuation y compris,
placé entre des guillemets
droits(").
"òpera" donne pour résultat
òpera mais pas opera.
Les caractères, les signes
de ponctuation et les
espaces, placés entre des
guillemets droits (");
utilisez l’astérisque (*)
pour que la recherche
s’effectue au sein d’une
chaîne plus longue.
*"son et fils" donne
pour résultat Johnson et fils et
Paulson et fils.
Des segments de phrases,
c'est-à-dire une suite de
caractères ou de mots
(expression depuis n'importe
quel emplacement).
marc\@abc.net donne
pour résultat l’adresse email
marc@abc.net.
(òpera sans les guillemets
donne pour résultat òpera et
opera).
== (deux signes 'égal')
==Jean donne pour résultat
Une correspondance exacte
avec le texte indiqué (rubrique pour un contenu identique. Jean mais pas Jean Martin.
entière).
==Jean Martin donne
pour résultat Jean Martin mais
ni Jean ni Martin, ni Jean
Martineau.
Recherche d’enregistrements | 49
Pour rechercher
Dans la rubrique,
entrez
=
Une correspondance exacte
avec les mots entiers indiqués
(mot entier).
Exemples
=Marché donne pour
résultat Marché, Marché
couvert et Etude de marché
mais ni Marchés ni
Supermarché.
=Fréd =Dupont donne
pour résultat Fréd Dupont ou
Dupont Fréd mais ni Fréd ni
Frédéric Dupontel.
Des mots contenant des
caractères japonais Hiragana,
Katakana et Kanji
(uniquement pour les
rubriques indexées en
japonais).
Les caractères.
Des caractères Kana dans une ~ (tilde) et le caractère,
rubrique indexée en japonais pour effectuer une
sans faire de différence entre recherche souple.
Hiragana/Katakana, Kana
voisé/semi-voisé/non voisé,
Kana minuscule/normal et
Marques d’itération voisées/
non voisées Kana.
京都 donne pour résultat 京
都 , 東京都 et 京都府 .
~ は donne pour résultat は ,
ば , ぱ , ハ , バ et パ .
Intervalle de données.
Consultez la section
« Recherche d'intervalles
de données », page 52.
Du texte ayant une certaine
casse.
fréd donne pour résultat fréd
Changer la langue
d'indexation par défaut de mais pas Fréd.
la rubrique en Unicode.
Remarque Cette
procédure modifie l'ordre
de tri des enregistrements.
Pour plus d'informations,
consultez l'Aide.
50 | Utilisation des bases de données
Recherches de nombres, de dates, d’heures et d’horodatages
Les nombres, dates, heures et horodatages doivent être saisis dans les types de
rubrique correspondants (ou dans des rubriques Calcul renvoyant le type de
rubrique correspondant) afin de garantir un comportement correct lors des
recherches. Consultez la section « A propos du choix d’un type de rubrique »,
page 86 .
Important Pour éviter toute confusion lors de la manipulation de dates, tapez
toujours des années à quatre chiffres. Pour plus d'informations, consultez la
rubrique d'Aide « Conversion des dates dont l'année est représentée par deux
chiffres ».
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez Exemples
Le nombre.
Un nombre dans une
rubrique Nombre ou Calcul
générant un nombre.
Une valeur booléenne dans
une rubrique Nombre ou
Calcul générant un résultat
booléen.
1 pour trouver les valeurs
Vrai.
,50 donne pour résultat ,5,
,50 et 0,50 euros.
1 donne pour résultat 1.
0 donne pour résultat 0.
0 pour trouver les valeurs
Faux.
Une date dans une rubrique La date sous forme de
Date ou Calcul générant une chiffres, séparés par un
caractère de séparation de
date.
date correct (une barre
oblique ou un tiret).
03.03.10 donne pour
résultat 03.03.10, 3 mars 2010
et 3-3-2010.
// donne pour résultat 4 avril
2010 (si la date du jour est
04.04.10).
La date du jour dans une
rubrique Date ou Calcul
générant une date.
//
Une heure dans une
rubrique Heure ou Calcul
générant une heure.
12:53:09 donne pour
L’heure sous la forme de
chiffres, séparés par des deux résultat 12:53:09.
points.
Un horodatage dans une
rubrique Horodatage ou
Calcul générant un
horodatage.
La date sous la forme de
chiffres, séparés par un
caractère de séparation de
date correct, puis l’heure
sous la forme de chiffres,
séparés par des deux points.
3/3/2010 23:53:09
donne pour résultat 03.03.10
23:53:09.
Recherche d’enregistrements | 51
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez Exemples
Des dates, des heures, des
horodatages incorrects ou
des résultats de dates et
d’heures incorrects.
?
Des données incorrectes
(rubriques sans chiffres)
dans une rubrique Nombre
ou Calcul générant un
résultat numérique.
?
Dates d’un jour de la
semaine dans une rubrique
date ou horodatage.
Le jour de la semaine
Toutes les valeurs valides
pour une date ou une heure
dans une rubrique date,
heure ou horodatage.
? renvoie :
Mardi prochain ou 2/33/2010
dans une rubrique Date ou
minuit dans une rubrique
Heure.
? renvoie :
douze mais pas 12 ou douze30.
Remarque Les noms
complets ou abrégés du jour
(par exemple, Vendredi ou
Ven) sont acceptés dans les
recherches du jour de la
semaine.
* ou ne renseignez pas le
composant et spécifiez les
autres composants à
rechercher.
Mardi recherche toutes les
dates correspondant à un
mardi.
=Jeu recherche toutes les
dates correspondant à un
jeudi.
3/3/* recherche le 3ème
jour du mois de mars de
chaque année.
*:15 recherche les heures
survenant 15 minutes après le
début d'une heure.
1/1/* 7 PM recherche les
horodatages à 19 heures le
1er janvier de n'importe
quelle année.
Remarque Lorsque l'année
n'est pas renseignée, on
suppose qu'il s'agit de l'année
en cours. 3/3 recherche le
3ème jour du mois de mars de
l'année en cours.
Intervalle de données.
Consultez la rubrique
« Recherche d'intervalles de
données ».
52 | Utilisation des bases de données
Recherche d'intervalles de données
Pour rechercher
Utilisez cet
opérateur
Inférieures à une certaine valeur.
<
Exemples
<40
<9/7/2010
<M
Inférieures ou égales à une certaine valeur. <=
ou  (Mac OS)
<=95129
05:00:00
<=M
Supérieures à une certaine valeur.
>
>95129
>9/7/2010
>M
Supérieures ou égales à une certaine
valeur.
>=
ou  (Mac OS)
>=100
>=9/7/2010
8:00
M
Comprises dans un certain intervalle. Les .. ou ... (deux ou
intervalles diffèrent en fonction du type de trois points)
données :
Nombres : du plus petit au plus grand ;
12:30...17:30
1/1/2010..6/6/
2010
A...M
Dates et heures : du plus tôt au plus
tard ;
Texte : du premier au dernier mot, en
fonction de l'ordre d'indexation des
mots (pas de l'ordre de tri).
Pour rechercher des dates
Dans la rubrique, entrez
En juin 2010
6/2010
De juillet 2010 à octobre 2011
7/2010...10/2011
Correspondant à un vendredi
=Vendredi
Entre le 10 et le 16 octobre ou novembre 2010
(si le format de date est MM/JJ/AAAA)
{10..11}/{10..16}/2010
Recherche d’enregistrements | 53
Pour rechercher des dates
Dans la rubrique, entrez
Ayant eu lieu le 1er mars entre 1868 et 1912 sous m*/3/1
le règne de l’empereur japonais Meiji
Ayant eu lieu le 31 décembre entre 1930 et 1940 S{5..15}+12+31
sous le règne de l’empereur japonais Showa
Pour rechercher des heures
Dans la rubrique, entrez
A 3 heures de l’après-midi, 16 heures non
inclus
15:00:00
Entre 8 heures et 20:59:59
8 AM..8 PM
Le matin
AM
L'une de 16h30, 17h30, 18h30
{4..6}:30 PM
Pour rechercher des horodatages
Dans la rubrique, entrez
A 15h00 aujourd’hui
// 3 PM
A 19h00 en mai 2010
5/2010 7 PM
Ayant lieu un lundi en 2010
=Lun 2010
Du 10 au 16 novembre 2010 et de 15h00 à
18h00 maximum (si le format de date est
MM/JJ/AAAA)
11/{10..16}/2010 {3..5} PM
Recherche de données dans des rubriques liées
Vous pouvez saisir des critères de recherche dans des rubriques liées affichées
dans une table externe ou directement sur un modèle.
54 | Utilisation des bases de données
Lorsque vous effectuez une recherche dans une rubrique liée, FileMaker Pro
affiche tous les enregistrements possédant un enregistrement lié correspondant
aux critères saisis. Par exemple, admettons que vous possédez un fichier de
facture affichant les articles en tant qu'enregistrements liés dans une table
externe. Pour rechercher toutes les factures répertoriant un ordinateur, tapez
Ordinateur dans la rubrique Article dans la table externe. Pour plus
d'informations sur les rubriques liées, consultez le chapitre 4, « Utilisation de
tables et de fichiers liés ».
Pour plus d'informations sur comment ignorer des rubriques liées, consultez la
section « Recherche d'enregistrements, à l'exception de ceux qui répondent
à certains critères », page 57.
Requête
N° facture
Nom
N° article Article
Ordinateur
Enregistrements de la table
N° facture
E154
Nom
Martin
N° article
I100
I202
I153
I229
I448
Article
Ordinateur
Bureau
Lampe
Bibliothèque
Fauteuil
N° facture
E153
Nom
Tanon
N° article
I202
I443
I153
I288
I100
Article
Bureau
Table longue
Lampe
Table ronde
Ordinateur
N° facture
E152
Nom
Durand
N° article
I384
I554
I288
I100
I448
Article
Fauteuil pivotant
Panneaux
Table ronde
Ordinateur
Fauteuil
Recherche d’enregistrements | 55
Recherche de rubriques vides ou renseignées
Pour rechercher des rubriques
Dans la rubrique, entrez
Renseignées (contenant des données)
*
Vides
=
Recherche de doublons
Vous pouvez rechercher tous les enregistrements pour lesquels une ou
plusieurs rubriques contiennent des doublons. Par exemple, vous pouvez
rechercher tous les enregistrements qui ne sont pas uniques, les consulter, puis
déterminer ceux à utiliser ou à supprimer.
Pour rechercher tous les doublons, tapez ! dans la rubrique en mode Recherche.
Recherche d'enregistrements répondant à plusieurs critères
Vous pouvez élargir ou restreindre le champ de recherche en définissant
plusieurs critères.
Recherches logiques AND
Pour limiter votre recherche, saisissez des critères dans autant de rubriques que
nécessaire afin de rendre votre requête spécifique, puis cliquez sur Exécuter
recherche.
Restriction (limitation) d'un jeu d'enregistrements trouvés
Vous pouvez limiter les résultats de la recherche par incrément, en recherchant
des détails plus spécifiques à mesure des recherches dans votre base de
données.
Par exemple, après avoir recherché tous les employés travaillant au service des
Ventes, vous pouvez restreindre votre recherche pour trouver les employés des Ventes
dont le nom est Martin :
1. Effectuez une recherche pour trouver tous les employés du service des Ventes.
FileMaker affiche le jeu d'enregistrements trouvés en mode Utilisation.
2. Cliquez sur Recherche et tapez les critères permettant de restreindre la
recherche (tapez Martin dans la rubrique Nom).
56 | Utilisation des bases de données
3. Choisissez le menu Requêtes > Restreindre ensemble trouvé.
Le jeu d'enregistrements trouvés est maintenant composé des employés du
service commercial nommés Martin.
Remarque Utilisez le menu local pour restreindre rapidement l'ensemble trouvé
en mode Utilisation. Cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez une valeur partielle
de la rubrique), cliquez avec le bouton droit de la souris (Windows) ou cliquez en
appuyant sur la touche Commande (Mac OS), puis sélectionnez Restreindre
ensemble trouvé.
Recherches logiques OR
Pour élargir la recherche, définissez des critères dans une première requête.
Cliquez sur Nouvelle requête. Définissez un deuxième ensemble de critères.
Créez ainsi une requête pour chaque ensemble de critères, puis cliquez sur le
bouton Exécuter recherche
Vous pouvez naviguer entre les nombreuses requêtes via le menu Requêtes >
Afficher requête ou en cliquant sur l'icône du répertoire en mode Recherche.
Exemples :
Pour inclure les clients de New York et de Paris dans le jeu
d'enregistrements trouvés, tapez New York dans la rubrique Ville de la
première requête, puis tapez Paris dans la rubrique Ville de la seconde
requête.
Pour inclure les sociétés de plus de 100 employés et celles dont les actifs
s’élèvent à plus de 100 millions d'euros, tapez >100 dans la rubrique
Nombre d’employés de la première requête, puis tapez >100 000 000
dans la rubrique Capital de la seconde requête.
Pour inclure les élèves de 6e ayant 15 en algèbre et les élèves de 5e ayant
15 en géométrie, tapez 6 dans Classe et 15 dans Algèbre pour la première
requête, puis tapez 5 dans Classe et 15 dans Géométrie pour la seconde
requête.
Développement (élargissement) d'un jeu d'enregistrements trouvés
Vous pouvez développer un jeu d'enregistrements trouvés pour élargir votre
recherche afin qu'elle inclue des enregistrements supplémentaires sans avoir
à recommencer la recherche.
Recherche d’enregistrements | 57
Par exemple, après avoir recherché les clients de Paris, vous pouvez étendre
la recherche pour inclure également les clients de Hong Kong :
1. Effectuez une recherche pour trouver les clients de New York.
FileMaker affiche le jeu d'enregistrements trouvés en mode Utilisation.
2. Cliquez sur Rechercher et tapez les critères permettant d'étendre la
recherche (tapez Hong Kong dans la rubrique Ville).
3. Choisissez le menu Requêtes > Développer ensemble trouvé.
Le jeu d'enregistrements trouvés est maintenant composé des clients de
New York et de Hong Kong.
Remarque Utilisez le menu local pour développer rapidement l'ensemble trouvé
en mode Utilisation. Cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez une valeur partielle
de la rubrique), cliquez avec le bouton droit de la souris (Windows) ou cliquez en
appuyant sur la touche Commande (Mac OS), puis sélectionnez Développer
l'ensemble trouvé.
Enregistrements répondant à un seul et unique ensemble de critères
Pour savoir comment restreindre votre recherche en excluant des
enregistrements répondant à des critères spécifiques (par exemple, les
fournisseurs dans l'état de New York mais en dehors de la ville de New York),
consultez la section « Recherche de certains enregistrements tout en en
ignorant d'autres », page 58.
Recherche d'enregistrements, à l'exception de ceux qui répondent
à certains critères
Vous pouvez exclure (ignorer) des enregistrements lors d'une recherche.
En d’autres termes, vous pouvez rechercher des informations dans votre base
de données qui « ne correspondent pas » aux critères indiqués. Par exemple,
vous pouvez exclure de la recherche de factures toutes celles qui ont été créées
au cours des trente derniers jours.
Recherche d'enregistrements qui ne correspondent pas aux critères
Vous souhaitez rechercher, par exemple, tous les enregistrements relatifs
aux ventes à l'exception de celles de la ville de Londres :
1. En mode Recherche, entrez les critères des enregistrements à ignorer.
58 | Utilisation des bases de données
2. Cliquez sur Ignorer dans la barre de modèle.
Cliquez sur Ignorer pour ignorer les
enregistrements correspondant aux critères
3. Cliquez sur Exécuter recherche.
Recherche de certains enregistrements tout en en ignorant d'autres
Supposons que vous souhaitez rechercher les fournisseurs de l'état de
New York, sauf ceux de la ville de New York :
1. En mode Recherche, tapez les critères correspondant aux enregistrements
à rechercher (tapez New York dans la rubrique Etat).
2. Cliquez sur Nouvelle requête.
3. Tapez les critères correspondant aux enregistrements à ignorer (tapez
New York dans la rubrique Ville ).
4. Cliquer sur Ignorer.
5. Cliquez sur Exécuter recherche.
Notez les points suivants :
Vous pouvez définir des critères Ignorer dans plusieurs requêtes.
FileMaker Pro traite les requêtes dans leur ordre de création. Par exemple,
dans une base de données Clients dont les clients sont aux Etats-Unis et en
France :
Si la première requête recherche tous les clients à Paris et que la seconde
ignore tous les clients américains, le jeu d'enregistrements trouvés
comprend tous les clients à Paris (France) et aucun des clients résidant
à Paris (Texas) ou dans n'importe quel autre état des Etats-Unis.
Si l’ordre des requêtes est inversé (c’est-à-dire que la première requête
ignore tous les clients aux Etats-Unis et que la seconde recherche tous
ceux de Paris), le jeu d’enregistrements trouvés comprendra tous les
clients de Paris (France) et de Paris (Texas) mais aucun du reste des
Etats-Unis.
Recherche d’enregistrements | 59
Pour ignorer un enregistrement lié de la ligne d'une table externe (ou un
ensemble d'enregistrements liés), vous devez modifier le lien ou la valeur
d'au moins une des rubriques sources de façon à ce que l'enregistrement ne
soit plus lié. Pour plus d'informations sur les rubriques liées, consultez le
chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Vous pouvez ouvrir une autre fenêtre afin d’effectuer d’autres requêtes sur
les mêmes données. Consultez la section « Ouverture de plusieurs fenêtres
par fichier », page 25.
Pour ignorer des enregistrements d'un jeu d'enregistrements trouvés après
une recherche, consultez la section « Masquage d'enregistrements dans un
jeu d'enregistrements trouvés et affichage d'enregistrements masqués »,
page 60.
Enregistrement des requêtes
Lorsque vous avez une requête complexe que vous voulez utiliser régulièrement,
vous pouvez l'enregistrer et la réutiliser plus tard quand vous en avez besoin.
Vous pouvez enregistrer et réutiliser des requêtes sans passer en mode
Recherche. FileMaker Pro enregistre automatiquement les cinq dernières
recherches réalisées afin que vous puissiez y accéder à nouveau. Une fois
enregistrée, la recherche est également mise à disposition de tous les clients du
réseau partageant le compte. Pour plus d'informations sur l'enregistrement des
requêtes, consultez l'Aide.
Suppression et rétablissement de requêtes
Pour supprimer une requête, allez à la requête que vous souhaitez supprimer,
puis cliquez sur Supprimer la requête.
Pour restaurer une requête dans la version où elle était lorsque vous l'avez
confirmée, choisissez le menu Requêtes > Rétablir la requête. Une requête est
confirmée lorsque, par exemple, vous cliquez hors d’une rubrique, activez un
autre modèle ou une autre requête ou effectuez une recherche.
Affichage, relance ou modification de la dernière recherche
Pour afficher les derniers critères de recherche, choisissez le menu
Enregistrements > Modifier la requête. Passez ensuite en mode Utilisation pour
revenir au jeu trouvé. Pour relancer la requête, cliquez sur Rech. Vous pouvez
également modifier les critères de recherche, puis cliquez sur Exécuter recherche.
60 | Utilisation des bases de données
Masquage d'enregistrements dans un jeu d'enregistrements trouvés et
affichage d'enregistrements masqués
Tous les enregistrements ne se trouvant pas dans le jeu d'enregistrements
trouvés sont ignorés, ou masqués. Vous pouvez ignorer d’autres
enregistrements de ce jeu d’enregistrements trouvés sans avoir à lancer une
nouvelle recherche.
Important Les enregistrements ignorés sont temporairement exclus du jeu
d’enregistrements trouvés. Ils existent toujours dans la base de données.
Pour
Faites ceci
Ignorer un enregistrement
précis
Affichez ou sélectionnez l'enregistrement à ignorer, puis
cliquez sur Ignorer dans la barre de modèle.
Ignorer une série
d’enregistrements
Affichez ou sélectionnez le premier enregistrement de la série
à ignorer, puis choisissez le menu Enregistrements > Ignorer
les enregistrements. Dans la boîte de dialogue Ignorer les
enregistrements suivants, entrez le nombre d'enregistrements
à ignorer, puis cliquez sur Ignorer.
Afficher l'ensemble des
enregistrements ignorés
Cliquez sur Afficher tout dans la barre d'outils Etat.
Récupérer tous les
enregistrements du fichier
Choisissez le menu Enregistrements (mode Utilisation) ou le
menu Requêtes (mode Recherche) > Afficher tous les
enregistrements.
Recherche et remplacement de données
Tout comme dans une application de traitement de texte, vous pouvez
rechercher et remplacer des données dans plusieurs rubriques (y compris
dans les rubriques liées) d'un enregistrement ou d'une requête, dans un jeu
d'enregistrements trouvés, dans des requêtes ou dans les éléments textuels d'un
modèle. Vous pouvez rechercher des données dans tous les types de rubrique,
à l'exception des rubriques Multimédia et non modifiables.
Si vous avez ajouté un contrôle onglet à un modèle, lorsque vous recherchezremplacez des données en modes Utilisation et Recherche, FileMaker Pro ne
recherche-remplace que les données du panneau à onglets au premier plan.
En mode Modèle, FileMaker Pro recherche-remplace les données de tous
les panneaux à onglets.
Recherche et remplacement de données | 61
1. En mode Utilisation, Recherche ou Modèle, choisissez le menu Modifier >
Rechercher et remplacer > Rechercher et remplacer.
2. Dans la zone Rechercher, tapez les données que vous souhaitez rechercher.
Dans la zone Remplacer par, tapez les données de remplacement.
Vous ne pouvez pas remplacer des données situées dans des rubriques
formatées en tant que menus locaux, cercles d’option ou cases à cocher.
Ces rubriques seront comptées et rapportées comme passées à la fin de
l'opération Remplacer tout.
3. Choisissez les options de recherche à utiliser.
Option à sélectionner Pour
Une option de la liste Sens Choisir le sens de la recherche : Vers l’avant, Vers l’arrière ou
Tous.
Respecter la casse
Rechercher uniquement les occurrences dans lesquelles les
majuscules correspondent aux données indiquées dans la zone
Rechercher.
Remarque Dans les fichiers contenant des données en japonais,
une recherche pour laquelle la case à cocher Respecter la casse est
activée ne trouve pas simultanément la version demi-largeur ou
pleine largeur du même caractère. Pour rechercher et remplacer
avec certitude les deux caractères, vérifiez que vous effectuez des
recherches séparées pour le caractère demi-largeur puis pour sa
version pleine largeur.
Mot entier
Rechercher uniquement les occurrences des mots entiers ou
entourés par des espaces et/ou des caractères de ponctuation.
Une option dans
Recherche sur
En mode Utilisation, rechercher sur tous les enregistrements
du modèle actif ou uniquement sur l'enregistrement actif.
En mode Recherche, rechercher sur toutes les requêtes du
modèle actif ou uniquement sur la requête active.
Remarque En mode Modèle, FileMaker Pro recherche
uniquement dans le modèle actif.
Une option dans
Recherche dans
En modes Utilisation et Recherche, recherchez dans toutes les
rubriques du modèle actif ou uniquement dans la rubrique active.
62 | Utilisation des bases de données
4. Cliquez sur l’un des boutons pour effectuer le type de recherche/
remplacement souhaité.
Cliquez sur
Pour
Suivant
Rechercher et sélectionner l’occurrence suivante des données présentées
dans Rechercher.
Remplacer et
rechercher
Si des données correspondent aux données de la zone Rechercher :
Remplacer les données dans Rechercher par celles se trouvant dans
Remplacer par, rechercher et sélectionner l'occurrence suivante.
Si aucune donnée ne correspond aux données de la zone Rechercher :
Rechercher et sélectionner la première occurrence des données présentées
dans Rechercher.
Remplace
Remplacer les données de Rechercher par celles de la zone Remplacer par.
Remplacer tout
Remplacer toutes les occurrences des données de Rechercher par celles de
la zone Remplacer par.
Lorsque l'opération Remplacer tout est terminée, un résumé du nombre
d'occurrences trouvées et remplacées s'affiche.
Pour plus d'informations sur la recherche et le remplacement de données,
consultez l'Aide.
Tri d’enregistrements
FileMaker Pro stocke les enregistrements selon l'ordre dans lesquels ils ont été
ajoutés au fichier. Un tri temporaire permet de réorganiser les enregistrements
différemment pour leur affichage, leur mise à jour ou pour leur impression.
Vous choisissez les rubriques que vous souhaitez utiliser pour le tri. La
première rubrique de tri organise les enregistrements selon le contenu de cette
rubrique. La seconde rubrique de tri est utilisée lorsque plusieurs enregistrements
possèdent la même valeur dans la première rubrique de tri, etc. L'ordre de tri
peut être croissant, décroissant ou personnalisé.
Cet ordre est conservé jusqu’à ce que vous lanciez une recherche, ajoutiez un
enregistrement ou procédiez à un nouveau tri. Lorsque vous ajoutez un nouvel
enregistrement à un jeu trouvé trié, le nouvel enregistrement apparaît à la
bonne position dans l'ordre de tri lorsque vous le confirmez.
Prévisualisation et impression de base de données | 63
Pour trier les enregistrements du jeu d'enregistrements trouvés :
1. En mode Utilisation, cliquez sur Trier dans la barre d'outils Etat.
2. Dans la boîte de dialogue Tri, indiquez les rubriques à utiliser pour le tri,
dans l'ordre de tri souhaité, et les options de tri.
Pour sélectionner une rubrique de tri visible sur le modèle actif, quelle que
soit la table le contenant, sélectionnez Modèle actif (NomModèle) dans la
liste de tables, puis double-cliquez sur une rubrique de la liste.
Pour sélectionner une rubrique de tri contenue dans la table du modèle actif,
qu'elle se trouve sur le modèle actif ou non, sélectionnez Table active
(NomTable) dans la liste de tables, puis double-cliquez sur une rubrique
de la liste.
Pour plus d’informations sur les options de tri, consultez l'Aide.
3. Cliquez sur Trier.
Pour annuler l'opération avant que le tri ne soit terminé, appuyez sur Echap
(Windows) ou -point (Mac OS).
Remarque Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d'une rubrique sans
ouvrir la boîte de dialogue Tri à l'aide du menu des raccourcis de la rubrique.
Pour plus d'informations sur comment FileMaker Pro utilise les formats du
système pour trier et afficher les dates, heures et chiffres, consultez la rubrique
d'Aide.
Prévisualisation et impression de base de données
FileMaker Pro vous permet d'imprimer :
tous les enregistrements de la base de données, un sous-ensemble
d'enregistrements ou uniquement l'enregistrement actif ;
un enregistrement vierge pour créer un formulaire ;
les définitions des scripts, rubriques, tables et liens pour voir la structure
de votre base de données ;
des données enregistrées sous un fichier PDF.
64 | Utilisation des bases de données
FileMaker Pro imprime les fichiers à l'aide du modèle actif. Vous pouvez créer
des modèles pour obtenir différentes impressions des mêmes données. Par
exemple, vous pouvez imprimer des enregistrements un par un, en colonnes ou
dans un rapport détaillé comportant des totaux, des en-têtes et des pieds de
page. Vous pouvez également créer des modèles pour les étiquettes et les
enveloppes de publipostage.
L'assistant Nouveau modèle/rapport (en mode Modèle) vous permet de créer
facilement ces modèles et rapports. Consultez la section « Création de modèles
et de rapports », page 106.
Liste de numéros de téléphone
Nom
William Aménabar
Michelle Cannon
André Common
Marie Durand
Jean Durand
William Juniot
Téléphone
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
Liste de numéros de téléphone
Nom
William Aménabar
Téléphone
33+1-23-45-67-89
Liste de numéros de téléphone
Nom
Téléphone
Enregistrements en cours
d’utilisation
Enregistrement actif
Enregistrement vierge
Imprimer Liste de numéros de téléphone
Activer modèle [Liste de numéros de téléphone]
Trier enregistrements [Ordre de tri : Nom (Croissant) ]
[Rétablir, Sans fenêtre]
Mode Prévisualisation
[Suspendre]
Impression
[Sans fenêtre]
Mode Utilisation
Nom de rubrique
Type de rubrique Options de formule/d'entrée
Prénom
Nom
Adresse1
Adresse2
Ville
Etat
Code postal
Téléphone
Texte
Texte
Texte
Texte
Texte
Texte
Nombre
Texte
Script
Définitions de la table et
des rubriques
Graphe de liens
Vous pouvez imprimer les données du modèle actif ou les informations
concernant la structure de la base de données.
Vous pouvez déterminer les marges des pages, supprimer des espaces blancs
et empêcher l’impression de certains objets.
Prévisualisation et impression de base de données | 65
Prévisualisation des données sur un modèle
Lorsque vous passez en mode Prévisualisation, le modèle s'affiche tel qu'il
apparaîtra une fois imprimé. Le mode Prévisualisation ne vous permet pas
d’entrer des informations ni d’en modifier.
En mode Prévisualisation, vous voyez :
combien d'enregistrements peuvent être imprimés sur une page ;
l'incidence de la pagination sur les sauts de page ;
les sous-récapitulatifs avec les rubriques Statistique calculées ;
des informations variables fournies par FileMaker Pro, comme le nombre
de pages, la date du jour, etc. ;
les marges que vous avez définies ;
la façon dont les rubriques définies avec des options de recadrage
compensent les espaces vides ;
les enregistrements agencés en colonnes si les paramètres du modèle
sont définis de façon à imprimer en colonnes ;
le panneau à onglets au premier plan si la page contient des contrôles
de tabulation.
Pour prévisualiser des données sur un modèle, les étapes sont les mêmes que
pour l'impression : indiquer une imprimante et des options d'impression et
vérifier que le jeu d'enregistrements trouvés contient les enregistrements à
prévisualiser (voir les étapes 1-4 de la section suivante, « Impression
d’enregistrements »). Passez ensuite en mode Prévisualisation.
Impression d’enregistrements
Vous pouvez imprimer des informations de votre base de données ou un
enregistrement vide pour créer un formulaire vierge.
Pour imprimer des enregistrements :
1. Si vous disposez de plusieurs imprimantes, choisissez celle à utiliser.
66 | Utilisation des bases de données
2. Confirmez les options d'impression en choisissant le menu Fichier >
Configuration de l’impression (Windows) ou Fichier > Format d'impression
(Mac OS), puis cliquez sur OK.
Si vous êtes en mode Prévisualisation, vous pouvez aussi cliquer sur
Configuration impression (Windows) ou sur Format d'impression (Mac OS)
dans la barre d'outils Etat.
Pour plus d'informations sur les options de votre imprimante, consultez la
documentation de votre imprimante et de votre système.
3. Passez au modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Vérifiez que le jeu d'enregistrements trouvés est sous la forme souhaitée en :
utilisant le mode Recherche et les commandes du menu Enregistrements
pour modifier le jeu d'enregistrements trouvés ;
triant les enregistrements.
5. Passez en mode Prévisualisation pour obtenir un aperçu exact de
l'impression finale.
Certains éléments, comme les objets recadrés, les enregistrements agencés
en colonnes et les informations variables comme le nombre de pages, ne
s'affichent correctement qu'en mode Prévisualisation. Si un enregistrement
contient des contrôles de tabulation, seul le panneau à onglets au premier
plan est imprimé.
6. Choisissez le menu Fichier > Imprimer.
7. Dans la boîte de dialogue Imprimer, dans la zone Imprimer, choisissez une
option (Windows) ou choisissez FileMaker dans le menu local (Mac OS)
Pour imprimer
Choisissez
Tous les enregistrements (ou uniquement ceux du jeu Enregistrements en cours
d'enregistrements trouvés)
d’utilisation
Seulement l'enregistrement sélectionné en mode
Utilisation
Enregistrement actif
Enregistrements vierges avec
Un enregistrement vierge utilisant le modèle actif
(utilisez cette option pour imprimer un « formulaire » rubriques, puis choisissez une
option de formatage
vierge)
Prévisualisation et impression de base de données | 67
Cliquez pour modifier l'orientation de la page (verticale ou
horizontale), la mise à l'échelle et les autres options d'impression
Choisissez les
données à imprimer
Activez cette case à
cocher pour mettre à
jour les objets OLE liés
avant l'impression
Boîte de dialogue Imprimer (Windows)
Choisissez FileMaker dans la liste
Choisissez les données à imprimer
Boîte de dialogue Imprimer (Mac OS)
8. Sélectionnez l'étendue d'impression, le nombre de copies et les autres options
d'impression, puis cliquez sur OK (Windows) ou Imprimer (Mac OS).
68 | Utilisation des bases de données
Impression des étiquettes et enveloppes
Vous pouvez créer des modèles pour formater et imprimer des données sur
des étiquettes et enveloppes de publipostage. Le processus d'impression des
enveloppes est similaire à celui de l'impression des étiquettes.
Utilisez l'assistant Nouveau modèle/rapport pour créer un modèle d'étiquettes
incluant des données provenant des rubriques choisies, disposées pour être
imprimées sur de nombreux types de papiers d'étiquette (par exemple, Avery
4014). FileMaker Pro intègre les dimensions de nombreux types d'étiquettes
standard ainsi que leurs codes. Si le type d’étiquette que vous souhaitez utiliser
n’est pas proposé, il vous suffit d’indiquer les dimensions recherchées.
Les modèles d'étiquettes utilisent des rubriques de fusion, qui constituent des
emplacements pour l'affichage et l'impression uniquement ; vous ne pouvez pas
y insérer de données. Les rubriques de fusion s'agrandissent et se rétractent en
fonction des données de la rubrique, réduisant l'espace si la rubrique est vide.
La création et l'impression d'étiquettes s'effectuent généralement en trois temps :
1. Création d'un modèle d’étiquettes.
2. Définition des rubriques de fusion.
3. Impression des étiquettes.
Conseil Si vous avez besoin d'aide en utilisant l'assistant Nouveau modèle/
rapport, cliquez alors sur le bouton Aide dans chaque panneau.
Création d’un modèle d'étiquettes
1. Ouvrez le fichier contenant les données que vous souhaitez imprimer
sur les étiquettes.
2. Trouvez les enregistrements contenant les données que vous souhaitez
imprimer sur les étiquettes.
3. Passez en mode Modèle.
4. Cliquez sur Nouveau modèle/rapport dans la barre d'outils Etat, ou
choisissez le menu Modèles > Nouveau modèle/rapport.
Prévisualisation et impression de base de données | 69
5. Dans l'assistant Nouveau modèle/rapport, nommez le modèle dans la
rubrique Nom du modèle.
Pour faire apparaître le nom du modèle dans les menus utilisés pour le choix
des modèles, activez la case à cocher Afficher dans les menus de modèle.
6. Pour Type de modèle, cliquez sur Etiquettes (pour les données se lisant
horizontalement de haut en bas). Ou cliquez sur Etiquettes verticales (pour
les données se lisant verticalement de droite à gauche). Cliquez ensuite sur
Suivant.
Pour un modèle d'enveloppe, cliquez sur Enveloppe, et passez directement
à « Choix et formatage des rubriques de fusion ».
7. Spécifiez les dimensions de vos étiquettes de publipostage.
Pour choisir des dimensions prédéfinies d'après les types standard
d'étiquettes, dans la liste déroulante Format standard, choisissez le code
correspondant à vos étiquettes. (L'information se trouve sur le paquet
d'emballage des étiquettes) FileMaker Pro crée alors un modèle
d'étiquettes qui utilise les formats exacts du code sélectionné.
Pour spécifier des valeurs personnalisées, choisissez Autre, et entrez
les valeurs souhaitées dans les zones Etiquettes par rangée, Largeur
et Hauteur. Mesurez la dimension des marges inutilisées de la planche
d’étiquettes. Puis sélectionnez Marges fixes et entrez les valeurs dans
les zones Haut, Bas, Gauche et Droite.
8. Cliquez sur Suivant.
Choix et formatage des rubriques de fusion
1. Sur le panneau suivant, dans la liste Rubriques disponibles, double-cliquez
sur la première rubrique dont vous souhaitez utiliser des données pour les
étiquettes.
<< nom de rubrique >> apparaît dans la zone Contenu de l'étiquette. Les
signes inférieur et supérieur indiquent qu'il s'agit d'une rubrique de fusion
et les données de la rubrique apparaîtront et seront imprimées sur les
étiquettes.
Pour inclure des rubriques de tableaux connexes, choisissez le tableau dans
Rubriques disponibles.
70 | Utilisation des bases de données
2. Poursuivez la sélection des rubriques que vous souhaitez sur les étiquettes.
Incluez toute la ponctuation, les espaces vides et sauts de ligne (pour placer
une rubrique de fusion sur la ligne suivante) que vous voulez faire
apparaître sur les étiquettes.
3. Cliquez sur Suivant.
Prévisualisation et impression d'étiquettes
1. Dans le panneau suivant :
Pour avoir un aperçu de l'apparence des étiquettes avant leur impression,
sélectionnez Afficher en mode prévisualisation et cliquez sur Terminer.
Pour modifier les étiquettes, sélectionnez Afficher en mode modèle
et cliquez sur Terminer.
2. Pour imprimer des étiquettes en mode Utilisation, Modèle ou Prévisualisation,
chargez les étiquettes dans l'imprimante en suivant les instructions fournies
avec les étiquettes et l'imprimante. Choisissez ensuite le menu Fichier >
Imprimer, sélectionnez l'imprimante et les éventuelles options
supplémentaires et cliquez sur Imprimer.
Notez les points suivants :
Pour sélectionner les options d'impression des étiquettes sur la page,
choisissez le menu Modèles > Format de modèle et cliquez sur l'onglet
Impression. Choisissez ensuite le nombre de colonnes (étiquettes) par
rangée et le sens d'impression souhaité des étiquettes, puis définissez
les marges personnalisées de la page si nécessaire.
Vous pouvez avoir besoin de régler les paramètres de votre imprimante
pour imprimer correctement les étiquettes. Choisissez le menu Fichier >
Configuration impression (Windows) ou le menu Format impression (Mac OS).
Certaines étiquettes peuvent ne pas comporter le même nombre de lignes
imprimées que d'autres. Cela s'explique par le fait que FileMaker Pro
supprime les espaces vides lorsqu'une rubrique ne contient aucune donnée.
Pour plus d'informations sur la création d'un modèle pour étiquettes ou
enveloppes, le choix des options d'impression et de format du modèle et pour
d'autres recommandations relatives à la création d'un modèle d'étiquettes ou
d'enveloppe, consultez l'Aide FileMaker Pro.
Prévisualisation et impression de base de données | 71
Impression de scripts
Vous pouvez imprimer la liste de toutes les actions de script d'un ou de
plusieurs scripts d'un fichier.
1. Choisissez le menu Scripts > Gérer les scripts, ou choisissez le menu
Fichier > Gérer les > Scripts.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer les scripts, sélectionnez le(s) script(s)
qui vous intéresse (nt).
Pour sélectionner plusieurs scripts contigus de la liste, cliquez sur les
scripts en maintenant la touche Maj enfoncée. Pour sélectionner plusieurs
scripts non contigus, cliquez sur les scripts en maintenant la touche Ctrl
(Windows) ou (Mac OS) enfoncée.
3. Cliquer sur
en bas de la boîte de dialogue.
4. Cliquez sur OK (Windows) ou Imprimer (Mac OS).
Les actions de script et les options sélectionnées sont imprimées.
Impression des données de table et de rubrique
Pour imprimer des données de table et de rubrique :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données, puis cliquez sur
l’onglet Tables ou Rubriques.
2. Sélectionnez la/les tables ou la/les rubriques à imprimer:
Pour sélectionner plusieurs tables ou rubriques contiguës de la liste, cliquez
dessus en maintenant la touche Maj enfoncée. Pour sélectionner plusieurs
tables ou rubriques non contiguës, cliquez dessus en maintenant la touche
Ctrl (Windows) ou (Mac OS) enfoncée.
3. Cliquez sur Imprimer.
4. Cliquez sur OK (Windows) ou Imprimer (Mac OS).
Les noms des rubriques, les types de rubrique et les formules ou les options
de saisie des données sont imprimées pour chaque table sélectionnée.
72 | Utilisation des bases de données
Impression du graphe de liens
Vous pouvez imprimer une représentation graphique de votre base de données
en imprimant le graphe de liens.
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données et cliquez sur l'onglet
Liens.
2. Cliquer sur
pour afficher les sauts de page du graphe de liens.
3. Cliquer sur
pour afficher la boîte de dialogue Configuration de
l’impression (Windows) ou Format d’impression (Mac OS).
4. Cliquez sur Imprimer.
5. Dans la boîte de dialogue Options d'impression, choisissez une option :
Choisissez Imprimer le graphe sur plusieurs pages pour imprimer le
graphique sur plus d’une page.
Choisissez Imprimer le graphe sur une seule page pour redimensionner
le graphique afin qu'une seule page soit suffisante.
6. Cliquez sur Continuer.
7. Cliquez sur OK (Windows) ou Imprimer (Mac OS).
Pour plus d'informations sur la prévisualisation et l'impression de bases
de données, consultez l'Aide.
Automatisation de tâches grâce aux scripts
Les scripts permettent d'effectuer des tâches simples, telles que la configuration
de l'orientation de l'impression, ou plus complexes, comme la préparation d'un
publipostage personnalisé pour des clients. Les scripts peuvent contenir des
décisions de conditions (instructions Sinon si) et effectuer des tâches
répétitives (instructions Boucle).
Pour générer un script, utilisez la fonction Gérer les scripts de FileMaker Pro
dans laquelle vous sélectionnez des actions de script, définissez des options
et déterminez l'ordre dans lequel ces actions doivent être effectuées.
Utilisez les scripts pour combiner et automatiser des tâches telles que :
le passage à un autre modèle ou mode ;
Sauvegarde de fichiers de base de données | 73
la recherche, le tri et l'impression d'enregistrements ;
l'importation de données depuis une source identique.
FileMaker Pro simplifie la gestion des scripts. Vous pouvez afficher un script
par défaut à utiliser comme modèle lorsque vous rédigez vos propres scripts.
Vous pouvez ouvrir plusieurs scripts simultanément afin de les comparer. Vous
pouvez copier et coller des scripts entiers entre les fichiers. Vous pouvez copier
et coller des actions du script d'un script à un autre dans le même fichier ou dans
un script appartenant à un fichier différent. Vous pouvez attribuer des scripts à
des groupes afin de simplifier la recherche de scripts d'un type spécifique (par
exemple, copier un groupe entier de scripts dans un autre fichier ou supprimer
un groupe entier de scripts). Et vous pouvez créer des scripts qui s'exécuteront
lorsqu'un événement particulier se produira (comme quand des utilisateurs
renseignent une rubrique, enfoncent une touche ou ajoutent un nouvel
enregistrement à la base de données).
L'Aide contient des procédures pour la création et la gestion de scripts ainsi
qu'une page de référence de toutes les actions de script FileMaker Pro (classées
par ordre alphabétique ou par catégorie).
Sauvegarde de fichiers de base de données
Il est impératif de sauvegarder régulièrement tous les documents stockés sur un
ordinateur. Il est plus simple de restaurer une base de données sauvegardée
plutôt que de la recréer. La fréquence des sauvegardes dépend de la quantité de
données ajoutée à vos bases de données et de la difficulté que représenterait une
re-création de la base de données en cas de corruption du fichier.
Dans le cas de fichiers extrêmement importants, il est recommandé de
conserver les sauvegardes dans un autre lieu.
Pour des recommandations sur la sauvegarde de fichiers, consultez la section
« Sauvegarde des bases de données et d'autres fichiers importants », page 215.
Pour un exemple de script de sauvegarde, consultez l'Aide.
74 | Utilisation des bases de données
Définition des préférences
Vous pouvez personnaliser l'apparence et le comportement de FileMaker Pro afin
qu'il corresponde mieux à votre façon de travailler en modifiant les paramètres
standard appelés préférences. Les préférences affectent le fonctionnement de
l'application et ne sont pas spécifiques à un document particulier.
Les paramètres de la boîte de dialogue Options de fichier affectent le modèle
par défaut du fichier actif, les scripts d’ouverture et de fermeture, les
informations de connexion et l’orthographe.
Pour définir les préférences de l'application :
1. Sous Windows : Choisissez le menu Edition >Préférences.
Sous Mac OS : Choisissez le menu FileMaker Pro >Préférences.
2. Dans la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur un onglet et définissez
les options que vous souhaitez utiliser.
Pour définir des préférences de fichier :
1. Choisissez le menu Fichier >Options de fichier.
2. Dans la boîte de dialogue Options de fichier, cliquez sur un onglet
et définissez les options que vous souhaitez utiliser.
Pour plus d'informations sur la définition de préférences d'application
et de fichier, consultez l'Aide.
Chapitre 3
Création de bases de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
élaborer une base de données ;
définir et modifier des rubriques ;
définir des tables ;
créer des modèles ;
utiliser des rubriques, des objets et des éléments d'un modèle.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes
ainsi que des procédures étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Elaboration d'une base de données
Une base de données bien conçue garantit la cohérence de l’entrée et de
l’extraction des données et réduit les doublons dans les tables de base de
données. Les tables d’une base de données relationnelle sont utilisées
conjointement pour vous permettre d’accéder aux données appropriées lorsque
vous en avez besoin. Il est judicieux de commencer par préparer une base de
données par écrit.
Suivez ces étapes générales pour préparer une base de données :
1. Définissez le but de votre base de données ou le problème que vous
souhaitez résoudre. Par exemple : « garder la liste de mes clients », « gérer
mon stock » ou « noter mes élèves ».
Si d’autres personnes sont appelées à utiliser la base de données, discutez
ensemble des données dont chacun a besoin.
76 | Création de bases de données
2. Pensez aux informations que vous allez stocker dans votre base de données.
Les informations sont généralement classées en grandes catégories. Il est
essentiel de pouvoir identifier précisément ces catégories pour concevoir
une base de données efficace, car elle sera amenée à stocker des quantités
et des types de données différents dans chaque catégorie. Par exemple, une
base de données conçue pour le suivi des ventes possède des catégories telles
que « produits », « factures » et « clients ». Une base de données servant de
relevé de notes possède des catégories telles que « élèves », « cours » et
« devoirs ».
3. Lorsque les catégories générales sont définies, pensez à la façon dont elles
seront liées. Pour cela, vous pouvez tout simplement utiliser de petites
phrases décrivant les interactions entre les catégories : « les enseignants
donnent des cours », « les élèves suivent des cours » et « les élèves font des
devoirs ». Chacune de ces paires suggère une relation entre les données des
deux catégories.
4. Lorsque la définition des catégories de données est terminée, vous êtes prêt
à organiser votre base de données.
Dans la terminologie des bases de données, ces catégories d’informations
sont appelées des tables. Les tables sont utilisées pour grouper les données
contenant un élément ou un but commun. Par exemple, vous pouvez utiliser
une table pour stocker les noms et les adresses et une autre pour les détails
de transaction (date de vente, référence produit, prix unitaire, etc.).
De manière générale, les bases de données sont organisées selon l’une
des trois manières suivantes :
Une seule table dans un seul fichier. Utilisez une seule table si vous
devez assurer le suivi de données appartenant à une seule catégorie :
des noms et des adresses, par exemple.
Plusieurs tables dans un seul fichier. Utilisez plusieurs tables si vos
données sont plus complexes : des élèves, des cours et des notes,
par exemple.
Plusieurs tables dans plusieurs fichiers. Utilisez plusieurs fichiers si
vous avez besoin de partager des données pour différentes solutions de
bases de données. Vous pouvez par exemple stocker vos taux de TVA
ou vos informations d’expédition dans un fichier séparé si vous
prévoyez d’utiliser ces données dans plusieurs solutions.
Elaboration d'une base de données | 77
Remarque Utilisez les liens pour partager des données avec des tables du
même fichier ou avec des tables de fichiers externes. Les autres éléments de
base de données, tels que les scripts et les privilèges d’accès, sont stockés au
niveau du fichier ; certaines solutions complexes peuvent ainsi bénéficier de
l’utilisation de plusieurs fichiers.
5. Définissez les tables de la base de données et les données qui y seront
intégrées, puis les rubriques que chacune devra contenir.
Conseil Afin de faciliter la recherche et le tri ultérieurs des enregistrements,
créez des rubriques séparées pour le prénom, le nom de famille, le titre et les
éléments de l’adresse (ville, région, pays et code postal). La séparation des
données en plusieurs rubriques au moment de la saisie peut faciliter la
génération future de rapports. Si vous utilisez, par exemple, des rubriques
séparées pour les informations de transaction telles que la date, la référence,
la quantité et le prix unitaire, il sera plus simple de compiler des rapports
récapitulatifs et sous-récapitulatifs à la fin de chaque semaine, mois ou année.
6. Définissez les rubriques qui contiendront les données communes entre
les tables.
Par exemple, une base de données utilisée par une agence de voyage peut
inclure les tables suivantes : une table Clients stockant les informations sur
les clients ; une table Itinéraires stockant les informations sur les itinéraires ;
et une table Voyages organisés stockant les informations sur les voyages
organisés et les prix en cours.
La table Clients peut contenir des rubriques telles que le numéro
d’identification du client, son nom, son adresse et son numéro de téléphone.
La table Itinéraires peut contenir des rubriques telles que le numéro
d’identification d’itinéraire, la ville de départ et la ville de destination. La
table Voyages organisés peut contenir des rubriques telles que le numéro
d’identification de voyage organisé et le nom du voyage organisé.
78 | Création de bases de données
N° client
N° itinéraire
Nom de client
Départ
Rue
Destination
Ville
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
N° itinéraire
Départ
Code postal
Destination
Téléphone
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
7. Définissez les rubriques sources pour chaque table et entourez-les sur
votre plan.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique « A propos des
rubriques sources des liens », page 148
N° client
Nom de client
Rue
N° itinéraire
Départ
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Ville
N° itinéraire
Code postal
Départ
Téléphone
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
Elaboration d'une base de données | 79
Par exemple, dans la table Clients, vous pouvez décider d’attribuer un
numéro d’identification unique à chaque client. Dans ce cas, vous n’avez
pas à saisir de numéro d’identification client dans la table si vous n’ajoutez
pas de nouveau client, l’existence d’un numéro de client détermine donc
l’existence d’un enregistrement.
8. Pour chacune des tables, définissez les rubriques qui contiendront les
données et déterminez celles qui seront utilisées à partir d'autres tables (liées).
Chaque table n’a qu’un seul objet et toutes les rubriques d’une table
décrivent uniquement cet objet.
Par exemple, toutes les rubriques d’un enregistrement de la table Clients
stockent la totalité des informations concernant un client.
N° client
Nom de client
Rue
N° itinéraire
Départ
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Ville
N° itinéraire
Code postal
Départ
Téléphone
Destination
N° voyage organisé
Nom du voyage organisé
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
L’objet d’une table permet de déterminer l’emplacement logique de
stockage et d’utilisation des données d’une table liée. Outre les rubriques
sources, les rubriques ne doivent apparaître qu’une fois dans votre base de
données. Rayez les occurrences de rubriques n’appartenant pas à l’objet de
la table.
80 | Création de bases de données
9. Définissez les liens entre les tables. Sur le plan, tracez une ligne reliant
chaque rubrique source d’une table et la rubrique source correspondante de
la table liée.
Les tables sont liées par le fait que leurs rubriques sources contiennent des
données correspondantes.
N° client
Nom de client
Rue
Ville
N° itinéraire
Départ
Destination
N° voyage organisé
Code postal
Nom du voyage organisé
Téléphone
N° itinéraire
N° voyage organisé
Départ
Nom du voyage organisé
Destination
Table Clients
Table Itinéraires
Table Voyages organisés
Les liens vous permettent également de grouper vos données afin de
résoudre des requêtes complexes. Par exemple, les liens peuvent être
utilisés pour définir les niveaux actuels du stock, les perspectives de ventes
ou d'autres tâches pour lesquelles il est nécessaire d'interroger les données
provenant de plusieurs tables. Pour plus d'informations sur les liens,
consultez la section chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
10. Définissez s'il est nécessaire de partager votre base de données avec
d'autres utilisateurs et quels seront leurs moyens d'accès au fichier.
Pour plus d'informations sur le partage des bases de données, consultez
la section « Partage de bases de données en réseau », page 168
Elaboration d'une base de données | 81
11. Déterminez les utilisateurs qui pourront accéder à la base de données et
limitez éventuellement son accès. Lorsque vous créez une base de données,
attribuez des privilèges (autorisations d'accès) en fonction des besoins.
Pour plus d'informations sur les comptes et les ensembles d'autorisations,
consultez le chapitre 6, « Protection des bases de données à l’aide de
comptes et de jeux de privilèges ».
12. Définissez les modèles dont vous avez besoin et préparez un modèle différent
pour chaque tâche.
Créez par exemple des modèles différents pour l’impression d’étiquettes
ou d’enveloppes.
Pour plus d'informations sur la création de modèles, consultez la section
« Création de modèles et de rapports », page 106
13. Créez un formulaire similaire à celui présenté ci-dessous pour répertorier
les fichiers et les tables nécessaires ainsi que les rubriques de chacune des
tables. Mentionnez également les formulaires et rapports que vous allez
générer à partir de chaque table.
Formulaire de conception d'une base de données
Nom du projet
Objectif de la base de données
Nom de fichier de la base de données
Nom de table
Nom de rubrique Type de rubrique
Commentaires
Nom de table
Nom de rubrique Type de rubrique
Commentaires
Modèles
Nom
Objectif
14. Créez votre base de données.
Ecran Impr.
Web
82 | Création de bases de données
Création d’un fichier FileMaker Pro
Vous pouvez créer un fichier à partir d'un modèle FileMaker Pro, ou d'une
solution de démarrage, (fichier de base de données prédéfini pouvant être
modifié en fonction de vos besoins). Vous pouvez également créer un fichier
sans modèle.
Conseil Vous pouvez également créer un fichier en copiant un fichier
FileMaker Pro existant. Consultez la section « Enregistrement de fichiers »,
page 26
Si vous n'avez pas installé de solutions de démarrage FileMaker Pro, vous
pouvez procéder à une installation personnalisée afin d'installer toutes les
solutions de démarrage sur votre ordinateur ou télécharger des solutions de
démarrage individuelles à partir du site Web FileMaker. Pour plus
d'informations, consultez l'Aide.
1. Dans FileMaker Pro, choisissez le menu Fichier > Nouvelle base de données.
Créez une base de
données vide ou utilisez
une solution de
démarrage
Pour utiliser une solution
de démarrage,
sélectionnez une
catégorie de solution
Puis sélectionnez une
solution
Ecran de démarrage rapide FileMaker Pro
Création d’un fichier FileMaker Pro | 83
2. Dans l'écran de démarrage rapide FileMaker, effectuez l'une des opérations
suivantes :
Pour
Faites ceci
Créez un fichier à l'aide Cliquez sur Créer une base de données à l'aide d'une solution de
démarrage, sélectionnez Toutes les solutions ou une catégorie de
d'une solution de
solution spécifique dans la liste de gauche, puis double-cliquez
démarrage
sur le nom d'une solution à droite.
Remarques
Si l'écran de démarrage rapide FileMaker ne s'affiche pas,
Afficher l'écran de démarrage rapide FileMaker n'est pas
sélectionné dans l'onglet Général de la boîte de dialogue
Préférences.
Si l'écran de démarrage rapide FileMaker s'affiche mais
qu'aucune solution de démarrage FileMaker Pro n'est affichée,
cela signifie qu'aucune solution de démarrage n'a été installée.
Créez un fichier sans
solution de démarrage
Cliquez sur Créer une base de données vide, puis sur OK.
Ouvrir un fichier
existant
Consultez la section « Ouverture de fichiers », page 22
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez un nom de fichier et
choisissez au besoin un dossier différent.
Sous Windows : Dans la zone Type, sélectionnez FileMaker. Si vous ne
saisissez pas d'extension de fichier, FileMaker Pro ajoute .fp7 au nom du
fichier. (Pour afficher les extensions de fichier dans Windows, consultez
l'aide du système d'exploitation Windows).
84 | Création de bases de données
4. Cliquez sur Enregistrer.
Si vous créez un fichier utilisant une solution de démarrage, le fichier
s'ouvre et vous pouvez saisir des données. Vous pouvez modifier des
rubriques et des modèles dans des solutions de démarrage. Pour plus
d'informations, consultez les sections restantes de ce chapitre.
Si vous créez une base de données vide, la boîte de dialogue Gérer la
base de données s'affiche. FileMaker Pro crée automatiquement la
première table et le premier modèle. Cette table et ce modèle ont le
même nom que le fichier. Pour définir des rubriques, consultez la
section suivante.
Pour plus d'informations sur la création de fichiers FileMaker Pro, consultez
l'Aide.
Définition de rubriques de base de données
Pour définir une nouvelle rubrique, vous devez lui attribuer un nom et un type de
rubrique. Vous sélectionnez ensuite les options définissant la façon dont la rubrique
interprète, calcule, stocke et affiche les données. Ces caractéristiques constituent la
définition de la rubrique. Pour plus d'informations sur la définition de ces options,
consultez la rubrique « Définition d'options pour les rubriques », page 98.
N° produit
ET14
Nom du produit Veste
Ces rubriques stockent du texte
Catégorie
Vêtements
Couleurs
Bleu
Noir
Cette rubrique stocke plusieurs valeurs
(répétitions)
Prix unitaire
€52,50
Cette rubrique ne stocke que des nombres
Remise
€5,25
Cette rubrique calcule une valeur en fonction
d’une autre valeur de l’enregistrement («
Remise » équivaut à 10 % du « Prix unitaire »)
Pour plus d'informations sur les options de format de rubrique permettant
de gérer l'affichage des données sur un modèle, consultez la section « Mise en
forme des données de rubrique d'un modèle », page 130.
Définition de rubriques de base de données | 85
Les sections suivantes décrivent comment définir des rubriques à l'aide de
l'onglet Rubriques de la boîte de dialogue Gérer la base de données.
Choisissez la façon dont les rubriques sont listées dans la boîte de dialogue
Cliquez pour trier par
nom de rubrique ou
par type
Noms de rubriques
et définitions
Tapez un nom pour la
nouvelle rubrique
Cliquez ici après avoir entré un
nom et sélectionné un type de
rubrique
Sélectionnez un type de
rubrique
A propos de l'attribution de noms aux rubriques
Veillez à respecter les instructions suivantes pour nommer les rubriques :
Les noms de rubriques doivent être uniques. Ils peuvent contenir jusqu'à
100 caractères.
Utilisez des noms descriptifs permettant d'identifier clairement le contenu
des rubriques. Evitez les abréviations, les acronymes ou autres termes
pouvant entraîner la confusion.
N’utilisez pas les symboles ou mots suivants pour les noms de rubriques :
, (virgule) + – * / ^ & = > <  ( ) [ ] } " ; (point-virgule) : (deuxpoints) :: (indicateur relationnel) $ (indicateur variable).
AND, OR, NOT, XOR, de même que le nom de n'importe quelle
fonction FileMaker Pro.
Ne faites pas débuter un nom de rubrique à utiliser dans une formule
de calcul par un espace, un point (.) ou un chiffre.
86 | Création de bases de données
Utilisez _ (caractère souligné) pour remplacer les espaces afin d'éviter les
restrictions des fonctions ODBC (Open Database Connectivity) ou JDBC
(Java Database Connectivity), d'exportation, de publication Web et d'autres
opérations.
Si vous échangez des données avec une autre application, vérifiez les
restrictions de nom s’appliquant aux différents formats de fichier pris en
charge par l’autre application.
Si vous utilisez ODBC ou JDBC pour partager des données FileMaker Pro,
évitez les noms de mots-clés SQL dans les noms des rubriques.
A propos du choix d’un type de rubrique
Lorsque vous définissez une rubrique, vous devez sélectionner un type de
rubrique en fonction du type d'information que la rubrique contiendra. Le type
de rubrique détermine quel type de données peuvent être entrées et quelles
opérations FileMaker Pro peut effectuer avec les données. FileMaker Pro se
base sur le type de rubrique pour interpréter les données des enregistrements
lors d'opérations de tri ou de calcul.
Sélectionnez
type de
rubrique
Caractéristiques des données
Texte
Capacité maximale de 1 milliard de lettres, symboles et/ou chiffres utilisés
en tant que texte pour chaque rubrique, la seule limite étant la quantité de
RAM et d'espace disque disponible. L’indexation se base sur les 100
premiers caractères de chaque mot ou valeur. Les rubriques Texte peuvent
contenir un retour chariot.
Nombre
Valeurs incluant jusqu'à 800 chiffres ou autres caractères, ainsi que des
valeurs négatives correspondant à la même plage. Les rubriques Nombre
peuvent également contenir des valeurs Booléennes (0 ou 1) permettant par
exemple d’indiquer les valeurs true, false, yes et no (vrai, faux, oui et non).
Les rubriques Nombre ne peuvent pas contenir de retour chariot.
Date
Dates uniquement. Utilisent le calendrier grégorien sur la plage suivante :
01/01/0001 … 31/12/4000. L’ordre entre le jour, le mois et l’année dépend
des paramètres du système au moment de la création du fichier.
Heure
Heures uniquement. Une rubrique Heure peut contenir des heures, des
minutes et des secondes. Une rubrique Heure peut contenir une durée
négative, par exemple -08:40:00.
Définition de rubriques de base de données | 87
Sélectionnez
type de
rubrique
Caractéristiques des données
Horodatage
Dates et heures pour faire référence à un instant précis du calendrier.
Exemple : 25.10.10 02:39:46.
Multimédia
Graphiques, vidéos, photos, images bitmap et sons d'une taille
maximale de 4 Go par rubrique
Documents tels que des fichiers Microsoft Word ou Excel, des fichiers
PDF, etc.
des fichiers de l'un des types pris en charge par QuickTime 7.5 ;
Logiciel
Calcul
Résultat d’une formule de calcul utilisant les valeurs des rubriques de
l’enregistrement en cours ou des enregistrements liés. La formule peut
utiliser les valeurs de tous les types de rubrique. Le type de résultat peut être
: du texte, un nombre, une date, une heure, un horodatage ou des données
multimédia.
Résumé
Valeur générée par l’exécution d’une fonction statistique sur les valeurs de
rubrique de plusieurs enregistrements de la même table.
88 | Création de bases de données
Rapport des ventes
Agent
Article
Qté
David Marie
David Marie
David Marie
David Marie
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Montant
29,95 euros
32,25 euros
73,90 euros
98,85 euros
Total
234,95
euros
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
ET6
ET7
ET2
2
5
2
Total
Total général
64,50 euros
12,50 euros
25,00 euros
102,00 euros
336,95 euros
Les rubriques
Statistique produisent
des résultats provenant
de valeurs de plusieurs
enregistrements
Les rubriques Calcul produisent des résultats provenant de
valeurs de l'enregistrement actif ou d'enregistrements liés
Notez les points suivants :
Tous les types de rubrique, à l'exception du type Statistique, peuvent
stocker des valeurs globales. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
rubrique « A propos des options de stockage et d'indexation », page 103
Vérifiez que vous utilisez une rubrique Date (et non Texte ou Nombre) pour
stocker des dates. Afin d'éviter toute confusion lors de la manipulation de
dates, saisissez toujours des années à quatre chiffres.
Utilisez des rubriques Texte et non des rubriques Nombre pour enregistrer
les codes postaux, numéros de téléphone et autres valeurs comportant des
zéros en en-tête ou des caractères tels que des tirets ou parenthèses.
Définition de rubriques de base de données | 89
Même si vous ne pouvez pas rechercher ou trier des enregistrements à partir
d’une rubrique Multimédia, vous pouvez définir une rubrique Texte pour
décrire ou identifier le contenu de la rubrique Multimédia. Vous pouvez
ensuite procéder à la recherche ou au tri des enregistrements à partir des
données contenues dans cette rubrique Texte.
Pour modifier l'affichage des données dans les rubriques Texte, Nombre,
Date, Heure et Horodatage, consultez la section « Mise en forme des
données de rubrique d'un modèle », page 130
Définition de rubriques Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage
ou Multimédia
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer> Base de
données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée
dans la liste Table.
Vous pouvez voir les tables du fichier actif ainsi que les fichiers FileMaker
Pro ou sources de données ODBC externes auquel ce fichier fait référence.
4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la rubrique.
Consultez la section « A propos de l'attribution de noms aux rubriques »,
page 85
5. En regard de Type, choisissez un type de rubrique.
Consultez la section « A propos du choix d’un type de rubrique », page 86
Vous pouvez saisir une description de la rubrique dans la zone
Commentaire.
6. Cliquez sur Créer.
90 | Création de bases de données
7. Pour définir des options pour cette rubrique, cliquez sur Options.
Pour plus d'informations sur les options de rubrique, consultez l'Aide.
Pour
Procédure dans la boîte de dialogue Options de la
rubrique
Entrer automatiquement des Cliquez sur l'onglet Entrée automatique, sélectionnez les
valeurs dans la rubrique
options, puis cliquez sur OK. Consultez la section « Définition
de l’entrée automatique de données », page 99
Cliquez sur l'onglet Contrôle, sélectionnez les options, puis
Vérifier que la saisie des
données dans la rubrique est cliquez sur OK. Consultez la section « Définition du contrôle
des rubriques », page 101
correcte
Important Afin d'éviter toute confusion lors de l'utilisation de
dates dans FileMaker Pro, définissez des options de contrôle pour
vous assurer que vous entrez systématiquement des dates avec des
années à quatre chiffres.
Rendre une rubrique
multivaluée
Cliquez sur l'onglet Autres options, puis, dans la zone
Répétition, indiquez le Nombre maximal de répétitions. Indiquez
le nombre de répétitions (jusqu'à 1 000), puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Sélectionner les options
Cliquez sur l'onglet Autres options, sélectionnez les options,
d'indexation de la rubrique puis cliquez sur OK.
Appliquer une seule valeur Cliquez sur l'onglet Autres options, activez la case à cocher
Utiliser le stockage global, puis cliquez sur OK.
de rubrique pour tous les
enregistrements du fichier
Cliquez sur l'onglet Furigana, activez la case à cocher Utiliser la
Créer un lien entre la
rubrique « parente » et la rubrique Furigana, sélectionnez la rubrique Furigana et le format
rubrique Furigana « enfant de saisie Kana, puis cliquez sur OK.
», de façon à ce que les
Remarque Cette option n'est disponible que si votre système
caractères Kanji saisis dans d'exploitation est configuré de façon à prendre en charge la saisie
la rubrique « parente »
de texte japonais.
soient convertis en
Disponible uniquement pour les rubriques Texte.
caractères Kana
correspondant dans la
rubrique Furigana « enfant »
8. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Définition de rubriques de base de données | 91
Définition de rubriques Calcul
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer> Base
de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée
dans la liste Table.
4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la rubrique.
Consultez la section « A propos de l'attribution de noms aux rubriques »,
page 85.
5. Dans la zone Type, sélectionnez Calcul.
Vous pouvez saisir une description de la rubrique dans la zone
Commentaire.
6. Cliquez sur Créer.
La boîte de dialogue Calcul s’affiche.
7. Le cas échéant, choisissez une table dans la liste située en regard de Evaluer
ce calcul à partir du contexte.
La définition du contexte pour un calcul n'est nécessaire que lorsque vous créez
une rubrique Calcul dans une table source ayant au moins deux occurrences
dans le graphe de liens. La table source est la table définie dans l'onglet Tables
de la boîte de dialogue Définir la base de données. Le choix effectué peut
affecter les résultats du calcul, tout particulièrement si votre calcul doit inclure
des rubriques provenant de tables liées.
92 | Création de bases de données
8. Elaborez une formule pour votre calcul.
Cliquez là où l’élément doit apparaître dans la zone de formule, puis
procédez ainsi. Vous pouvez également saisir la formule directement dans
la zone de formule.
Elément à ajouter
Faites ceci
Référence à une rubrique
Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique.
Pour afficher les noms des rubriques d'une autre table,
choisissez une table dans la liste.
Opérateur mathématique
ou de texte
Choisissez un opérateur sur le clavier de la boîte de dialogue.
(Les guillemets et les parenthèses sont copiés par paire dans la
formule ; le point d'insertion clignote au centre.)
Opérateur logique ou de
comparaison, ou une
exponentielle
Choisissez un opérateur dans la liste Opérateurs.
Constante
Entrez sa valeur. Une constante peut être du texte, un nombre,
une date ou une heure. Utilisez des constantes de date avec les
fonctions Date et ObtenirDate, des constantes d'heure avec les
fonctions Heure et ObtenirHeure et des constantes
d'horodatage avec les fonctions Horodatage et
ObtenirHorodatage.
Les constantes de texte peuvent comporter jusqu'à 29 998
caractères.
Fonction
Dans la liste des fonctions, double-cliquez sur une fonction
(formule prédéfinie et dotée d'un nom qui permet d'effectuer
un calcul donné et de renvoyer une valeur unique spécifique).
Dans la zone de formule, remplacez le paramètre entre
parenthèses par une valeur ou une expression.
L'Aide contient des procédures pour l'utilisation de formules ainsi qu'une page
de référence de toutes les fonctions FileMaker Pro (classées par ordre
alphabétique ou par catégorie).
9. Sélectionnez les options de calcul de la rubrique.
Définition de rubriques de base de données | 93
Choisissez la table depuis laquelle
le calcul est évalué
Sélectionnez les opérateurs
mathématiques et de texte
Sélectionnez les
opérateurs logiques et de
comparaison
Choisissez la
façon dont les
fonctions sont
listées dans la
boîte de dialogue
Choisissez une
table dans la liste
Choisissez les
références de
rubriques
Sélectionnez les
fonctions
Zone de la formule
Choisissez les
options de
stockage et
d'indexation
Choisissez un type
de résultat pour la
formule
Cliquez pour
afficher l'Aide en
ligne relative à la
définition des
calculs
Calculez uniquement si l'une des
rubriques au moins de la formule
contient une valeur
Rendez la rubrique
calculée multivaluée
Pour
Faites ceci
Définir le type de
rubrique du résultat
Choisissez un type de données pour Résultat du calcul <valeur>.
Sélectionnez le type approprié au résultat souhaité. Consultez la
section « A propos du choix d’un type de rubrique », page 86
Créer une rubrique
Sélectionnez Nombre de répétitions, puis tapez un nombre.
calculée multivaluée
N’effectuer le calcul
que si toutes les
rubriques références
possèdent une valeur
(jamais de résultat
égal à zéro)
Activez la case à cocher Pas de calcul si toutes les rubriques de la
formule sont vides.
Lorsque cette case à cocher est activée, FileMaker Pro ne procède
pas à l’évaluation d’un calcul si toutes les rubriques utilisées par le
calcul sont vides. Ceci améliore généralement les performances.
N'activez pas cette case à cocher si vous souhaitez que
FileMaker Pro effectue systématiquement le calcul, même si une
rubrique est vide ou n'a jamais été modifiée.
94 | Création de bases de données
10. Pour sélectionner les options d'indexation et de stockage global pour la
rubrique, cliquez sur Autres options, sélectionnez les options de la zone
Stockage global, puis cliquez sur OK.
11. Cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue Calcul.
12. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Remarque Si votre fichier FileMaker Pro accéder aux sources de données ODBC
externes, vous pouvez ajouter des rubriques supplémentaires pour spécifier les
calculs à l'aide des données externes.
Pour plus d'informations sur la définition de rubriques Calcul, l'utilisation des
contextes dans les calculs ou les rubriques supplémentaires, consultez l'Aide.
Définition de rubriques Statistique
Utilisez des rubriques Statistique pour calculer des valeurs telles que des soustotaux, des moyennes et des totaux généraux sur plusieurs enregistrements. Par
exemple, une rubrique Statistique peut afficher dans un rapport le total général
des ventes du mois de mai.
Conseil Utilisez l'assistant Nouveau modèle/rapport pour créer rapidement un
rapport contenant des données groupées (données dans une rubrique Statistique).
Consultez la section « Création de modèles et de rapports », page 106
La valeur d’une rubrique Statistique peut changer selon son emplacement sur
le modèle, selon le nombre d’enregistrements dans le jeu d’enregistrements
trouvés, selon que les enregistrements sont triés ou non et selon le mode utilisé.
Si vous modifiez un modèle contenant une rubrique Statistique, vous devez
savoir comment fonctionnent les éléments d'un modèle afin d'obtenir le résultat
escompté (consultez la section « Utilisation d'éléments dans un modèle »,
page 137).
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de
données.
En mode Modèle, cliquez sur Gérer dans la barre d'outils Etat, puis
sélectionnez Base de données.
Définition de rubriques de base de données | 95
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée
dans la liste Table.
4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la rubrique.
Consultez la section « A propos de l'attribution de noms aux rubriques »,
page 85
5. Dans la zone Type, sélectionnez Statistique, puis cliquez sur Créer.
6. Dans la boîte de dialogue Options pour la rubrique de type Statistique,
sélectionnez un type de statistique, puis le nom de la rubrique concernée.
Type de rubrique Pour récapituler les valeurs dans une rubrique d’un jeu
de statistique
d’enregistrements trouvés en
Total de
Calculant le total des valeurs de la rubrique.
Moyenne de
Calculant la moyenne des valeurs de la rubrique.
Décompte de
Comptant le nombre d’enregistrements contenant une valeur pour
cette rubrique. Par exemple, si une rubrique contient 100 valeurs
(une par enregistrement), le résultat du décompte est 100.
Minimale
Recherchant le plus petit nombre, ou la date, l'heure ou l'horodatage
le plus ancien pour une rubrique.
Maximum de
Recherchant le plus grand nombre, ou la date, l'heure ou
l'horodatage le plus récent pour une rubrique.
Ecart-type de
Recherchant l’écart existant entre les valeurs d’une rubrique. Cette
option calcule un écart-type par rapport à la moyenne des valeurs
d’une rubrique. (La formule est pondérée par n-1, après l'écart-type
normal.)
Part dans le total de
Calculant la proportion que représente la valeur de la rubrique par
rapport au total de toutes les valeurs de cette rubrique. Par exemple,
cette option indique quelle part du total des ventes peut être attribuée
à chaque vendeur.
96 | Création de bases de données
Choisissez un
type de
statistique
Choisissez la
rubrique sur
laquelle baser
le groupement
Sélectionnez une
option pour le
type de
statistique
Sélectionnez une option pour le récapitulatif des
répétitions
Recommencer le total
ou le décompte
7. Le cas échéant, sélectionnez une option pour le type de statistique.
Les options changent en fonction du type de statistique sélectionné à l'étape
précédente.
Pour ce type de
statistique
Option à sélectionner
Pour
Total de
Progressif.
Afficher le total cumulé de
l’enregistrement actif et de tous les
enregistrements précédents. Pour
recommencer le total progressif de
chaque groupe trié, sélectionnez
également Recommencer les
statistiques pour chaque groupe trié.
Dans la liste de rubriques,
sélectionnez ensuite la rubrique sur
laquelle vous souhaitez recommencer
le tri.
Moyenne de
Moyenne pondérée. Dans la
liste des rubriques qui
s'affiche, sélectionnez la
rubrique contenant le facteur
de pondération.
Déterminer la moyenne d’une
rubrique en fonction de la valeur
d’une autre rubrique utilisée comme
facteur de pondération.
Définition de rubriques de base de données | 97
Pour ce type de
statistique
Option à sélectionner
Pour
Décompte de
Progressif.
Afficher le décompte cumulé de
l’enregistrement actif et de tous les
enregistrements précédents. Pour
recommencer le décompte progressif
de chaque groupe trié, sélectionnez
également Recommencer les
statistiques pour chaque groupe trié.
Dans la liste de rubriques,
sélectionnez ensuite la rubrique sur
laquelle vous souhaitez recommencer
le tri.
Ecart-type de
par population.
Calculer l'écart-type par population,
où la formule est pondérée par n.
Part dans le total
Sous-total. Dans la liste de Calculer une fraction du total à partir
d’un groupe d’enregistrements.
rubriques qui apparaît,
sélectionnez la rubrique sur
laquelle effectuer le tri.
(Lorsque vous revenez en
mode Utilisation, triez en
fonction de cette rubrique
pour que le calcul de la valeur
soit correct.)
8. Le cas échéant, sélectionnez une option pour le récapitulatif d'une rubrique
multivaluée.
Option à
sélectionner
Pour
Toutes ensemble
Calculer une seule valeur statistique pour toutes les répétitions de la
rubrique.
Individuellement
Calculer une valeur statistique pour chaque répétition de la rubrique.
9. Cliquez sur OK.
10. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Remarque Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC
externes, vous pouvez ajouter des rubriques supplémentaires pour spécifier les
rubriques Statistique à l'aide des données externes.
Pour plus d'informations sur la définition des rubriques, consultez l'Aide.
98 | Création de bases de données
Utilisation des rubriques supplémentaires
Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC externes,
vous pouvez ajouter des rubriques supplémentaires pour afficher les calculs et
les résultats des statistiques non stockés à l'aide des données ODBC. Les
rubriques supplémentaires sont les seules rubriques qu'il est possible d'ajouter
aux tables externes car on ne peut pas utiliser FileMaker Pro pour modifier le
schéma d'une base de données ODBC externe.
Pour plus d'informations sur la façon d'accéder aux données SQL et de
travailler avec elles, consultez la rubrique « Travail avec des sources de
données externes », page 184. Pour plus d'informations sur l'utilisation
de rubriques supplémentaires, consultez l'Aide.
Définition d'options pour les rubriques
Vous pouvez définir les options d'une rubrique au moment de sa création,
ou ultérieurement. Vous pouvez définir des options pour :
saisir des données par défaut dans une rubrique ;
vérifier si des données répondent aux spécifications de contrôle ;
créer une rubrique multivaluée ;
créer un index ;
stocker une valeur globale ;
créer des rubriques Furigana (rubriques en langue japonaise uniquement).
Certaines options de rubrique permettent d'assurer la précision et la cohérence
de vos données. Par exemple, si vous tapez Fra au lieu de France dans la
rubrique Pays, vous ne trouverez pas cet enregistrement si vous recherchez
tous les clients situés en France. Pour vous assurer que les noms de pays sont
saisis correctement, vous pouvez définir une liste de valeurs contenant ces
noms, puis sélectionner l'option de contrôle Elément de la liste pour la rubrique
Pays. Lorsque vous saisissez des données dans la rubrique, les données doivent
correspondre à une valeur de la liste.
Pour plus d'informations sur les listes de valeurs, consultez la rubrique
« Configuration de jeux de cases à cocher et d'autres contrôles d'un modèle »,
page 127.
Pour définir des options pour des rubriques Statistique, consultez la section
« Définition de rubriques Statistique », page 94
Définition d'options pour les rubriques | 99
Définition de l’entrée automatique de données
Pour saisir automatiquement une valeur par défaut dans une rubrique pour
chaque enregistrement :
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer> Base
de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée
dans la liste Table.
4. Double-cliquez sur une rubrique dans la liste.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée
automatique et sélectionnez les options. (Les options disponibles dépendent
du type de la rubrique.)
Pour
Faites ceci
Saisir une date, une heure, Activez la case à cocher Création ou Modification, puis
choisissez une option dans la liste.
un horodatage, un nom
d'utilisateur ou un nom de
compte lors de la création
ou de la modification d'un
enregistrement
Attribuer un numéro de
série à une rubrique dans
chaque enregistrement
Activez la case à cocher Numéro de série. Sélectionnez le
cercle d'option Lors de la création pour attribuer le numéro
lorsqu'un enregistrement est créé. Sélectionnez le cercle
d'option Lors de la validation pour attribuer le numéro lorsqu'un
enregistrement est validé. Dans la zone N° de départ, tapez une
valeur de départ (par exemple 1001), puis tapez l'incrément.
Entrer la valeur du dernier Activez la case à cocher Valeur du dernier enregistrement
enregistrement affiché
consulté.
Entrer les données
indiquées
Activez la case à cocher Données, puis tapez jusqu’à
255 caractères.
100 | Création de bases de données
Pour
Faites ceci
Entrer le résultat d'un
calcul dans une rubrique
Activez la case à cocher Résultat de calcul, définissez la
formule dans la boîte de dialogue Calcul, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la boîte de dialogue Calcul,
consultez la section « Définition de rubriques Calcul »,
page 91
Activez la case à cocher Ne pas remplacer val. exist. de la
rubrique (s'il y a lieu) pour éviter d'écraser les données déjà
présentes.
Entrer une valeur copiée à
partir d’une rubrique du
même fichier ou d’une
table ou d’un fichier
différents
Activez la case à cocher Référence externe, définissez la
référence externe, puis cliquez sur OK. Consultez la section
« Création de références externes », page 162
Empêcher les utilisateurs
de modifier une valeur
entrée automatiquement
Activez la case à cocher Entrées auto. non modifiables lors de la
saisie.
Désactiver des données
entrées automatiquement
Désactivez toutes les cases à cocher.
Cliquez sur Entrée
automatique
Sélectionnez les
options pour la
saisie de données
par défaut dans la
rubrique
6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d’entrée ou cliquez
sur un autre onglet pour définir d’autres options de rubrique.
Définition d'options pour les rubriques | 101
Définition du contrôle des rubriques
Vous pouvez sélectionner des options de contrôle pour vous assurer que les
données sont correctement entrées dans les rubriques. Dans le cas contraire,
FileMaker Pro affiche un message.
Important Afin d'éviter toute confusion lors de l'utilisation de dates dans
FileMaker Pro, définissez des options de contrôle pour vous assurer que vous
entrez systématiquement des dates avec des années à quatre chiffres.
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer> Base
de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée
dans la liste Table.
4. Double-cliquez sur une rubrique dans la liste.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l’onglet
Contrôle.
6. Indiquez comment FileMaker Pro doit traiter une entrée incorrecte.
Pour Contrôler les données de cette rubrique, sélectionnez Systématiquement
pour un contrôle continu des rubriques ou Uniquement lors de la saisie de
données pour limiter le contrôle aux moments où des données sont saisies.
Désactivez la case à cocher Autoriser les modifications utilisateur pour
empêcher les utilisateurs de saisir des données incorrectes.
7. Sélectionnez les options de contrôle de la rubrique.
Pour exiger que la valeur
Option à sélectionner
Ne contienne que des nombres
De type, puis choisissez Numérique uniquement
dans la liste.
Soit une date contenant des valeurs
numériques pour le mois et le jour et
quatre chiffres pour l’année (par
exemple,12/05/2010).
De type, puis choisissez Année-à 4 chiffres dans
la liste.
102 | Création de bases de données
Pour exiger que la valeur
Option à sélectionner
De type, puis choisissez Heure du jour dans la
Soit une heure contenant des valeurs
numériques pour les heures et les minutes liste.
comprises entre 00:00 et 23:59 (les
secondes sont facultatives)
Ne soit pas vide
Non vide.
Ne duplique pas une valeur trouvée dans Valeur unique.
la même rubrique d'autres enregistrements
Corresponde à une autre valeur dans la
Valeur existante.
même rubrique d’un autre enregistrement
Corresponde à une valeur d’une liste
spécifiée
Elément de la liste, puis sélectionnez une liste de
valeurs existante ou définissez-en une
nouvelle.
Se trouve dans un intervalle spécifique de Entre, puis tapez les valeurs de début et de fin.
lettres, de nombres, de dates ou d'heures
Corresponde au résultat d’un calcul
Contrôlée par le calcul, puis entrez un calcul
dans la boîte de dialogue Calcul. Activez ou
désactivez la case à cocher Contrôler
uniquement si la rubrique a été modifiée. Cliquez
sur OK.
Le résultat doit être une valeur booléenne true
(vrai) ou false (faux). Le résultat est faux
lorsque le résultat est une valeur différente de
zéro, tout autre résultat (zéro, pas de données,
ou des données non numériques) est faux.
Pour plus d'informations sur la boîte de
dialogue Calcul, consultez la section
« Définition de rubriques Calcul », page 91
Ne dépasse pas un certain nombre de
caractères
Nombre maximal de caractères, puis tapez le
nombre maximal de caractères autorisé.
Définition d'options pour les rubriques | 103
Cliquez sur
Contrôle
Sélectionnez les
options de contrôle
de la rubrique
8. Pour qu'un message personnalisé s'affiche lorsque les données ne répondent pas
aux demandes du contrôle, activez la case à cocher Message en cas de nonrespect des critères, puis tapez jusqu'à 255 caractères.
9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de la rubrique ou
cliquez sur un autre onglet pour définir d'autres options de rubrique.
Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
A propos des options de stockage et d'indexation
FileMaker Pro offre des options pour l'indexation des rubriques ainsi que pour
le stockage des résultats de calcul. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Créer un index, qui est en fait une liste des valeurs stockées dans une rubrique. Un
index accélère considérablement les recherches, mais occupe de l'espace sur le
disque dur. Vous pouvez créer un index pour des rubriques Texte, Nombre, Date,
Heure et Horodatage. Vous pouvez également indexer des rubriques Calcul si les
résultats sont du texte, des nombres, des dates, des heures ou des horodatages.
104 | Création de bases de données
Stocker le résultat d'une rubrique Calcul dans la base de données ou
indiquer à FileMaker Pro d'effectuer le calcul seulement lorsque cela est
nécessaire (non stocké). Le stockage du résultat est plus rapide mais utilise
plus d'espace disque. Vous pouvez définir des options de stockage pour des
rubriques Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage et Calcul.
Définir toute rubrique (sauf une rubrique Statistique) pour le partage d'une
valeur pour tous les enregistrements d'un fichier si vous activez la case à
cocher Utiliser le stockage global dans l'onglet Autres options de la boîte de
dialogue Options de la rubrique. Les rubriques définies avec des options de
stockage global sont également appelées rubriques Global.
.
Cliquez sur Autres
options
Sélectionnez
l'option Autres
options pour la
rubrique
Pour plus d'informations sur la définition des options de rubrique, consultez
l'Aide.
Définition des tables de base de données
Utilisez des tables de base de données pour organiser et grouper vos données
en fonction d'une caractéristique ou d'un principe commun. Votre base de
données peut contenir autant de tables que nécessaires pour organiser vos
données.
En plus du stockage des données, FileMaker Pro utilise les tables pour décrire
les liens dans le graphe de liens et pour établir le contexte pour les modèles et
certains calculs. Dans FileMaker Pro, le contexte est le point de départ à partir
duquel les calculs et les scripts démarrent, et à partir duquel un lien est évalué
dans le graphe de liens.
Définition des tables de base de données | 105
Lorsque vous créez un fichier, FileMaker Pro crée automatiquement la
première table et le premier modèle. Cette table et ce modèle ont le même nom
que le fichier.
Vous pouvez créer des tables supplémentaires dans la boîte de dialogue Gérer
la base de données.
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer> Base
de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Tables.
.
Tapez un nom
pour la table
3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la table, puis cliquez sur Créer.
Vous pouvez renommer ou supprimer la table. Les tables ajoutées à un
fichier s'affichent automatiquement dans le graphe de liens.
4. Définissez d'autres tables ou cliquez sur l'onglet Rubriques pour définir
les rubriques.
Pour obtenir des informations concernant les liens, les tables et le graphe
de liens, consultez le chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
106 | Création de bases de données
Création de modèles et de rapports
Les modèles FileMaker Pro déterminent l'agencement des données en vue
de leur affichage, impression, publication, recherche et saisie. Les modèles
ne stockent pas vos données : ils se contentent de les afficher. Les modèles
s'appellent parfois des rapports, surtout lorsqu'ils sont imprimés.
Vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez pour un fichier
(par exemple, pour la saisie des données, la création de rapports récapitulatifs
ou l'impression d'étiquettes de publipostage). Vous pouvez modifier la
conception d’un modèle sans affecter les données ni les autres modèles du
fichier. Les modèles peuvent inclure certaines rubriques et en exclure d'autres.
Lorsque vous modifiez les données contenues dans une rubrique (en mode
Utilisation), les modifications sont répercutées dans la même rubrique pour
le même enregistrement de tous les modèles du fichier.
Eléments : utilisez les en-têtes, les pieds de page, le corps
et les sous-récapitulatifs pour séparer un modèle en zones
destinées à un but précis
Boutons : à utiliser pour automatiser
les tâches fréquentes
Menu local Modèle
Texte de modèle : à
utiliser pour les
titres, les en-têtes
de colonnes, les
titres de rubriques,
les instructions et
les formulaires
Menu local Mode
Rubriques : à utiliser pour entrer et afficher les
données
Création de modèles et de rapports | 107
Lorsque vous créez un fichier de base de données, FileMaker Pro crée
automatiquement un modèle Standard pour la première table et ensuite pour
chaque table ajoutée contenant des rubriques.
Les contrôles de tabulation permettent d'organiser efficacement les données.
Par exemple, dans une base de données personnelle, vous pouvez créer des
panneaux à onglets pour la photo de l’employé, la description du poste et les
informations financières. Pour créer un contrôle onglet, en mode Modèle,
sélectionnez le menu Insertion > Contrôle onglet ou cliquez sur l'outil Contrôle
onglet. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Outil Contrôle onglet
Cliquez pour passer à un autre panneau
Contrôle onglet
108 | Création de bases de données
Vous créez des modèles supplémentaires en passant en mode Modèle et en
faisant appel à l'assistant Nouveau modèle/rapport, qui vous aide à créer le
modèle selon les options de votre choix. En plus du modèle Standard, il existe
quatre types de modèle et une vue (Tableau). Utilisez ces différents types à
d’autres fins, telles que l’affichage d’un écran de saisie de données ou
l’impression d’étiquettes de publipostage ou d’un rapport indiquant le total des
ventes. Vous pouvez personnaliser chaque modèle en utilisant les outils de
conception disponibles en mode Modèle.
Important FileMaker Pro prend en compte l’imprimante sélectionnée et les
informations relatives à l’impression et à la mise en page lorsqu’il calcule les
marges et les autres dimensions du modèle. L’imprimante et les paramètres
d’impression dépendent de l’imprimante et du logiciel que vous utilisez. Pour
plus d'informations, consultez la documentation de votre imprimante et de votre
système.
Remarque Vous devez créer les rubriques à inclure dans un modèle avant d'utiliser
l'assistant Nouveau modèle/rapport. Consultez la section « Définition de rubriques
de base de données », page 84
Pour créer un modèle :
1. Passez en mode Modèle.
2. Si vous avez l’intention d’imprimer le nouveau modèle en format paysage
ou sur un format de papier spécial, choisissez le menu Fichier >
Configuration de l’impression (Windows) ou le menu Fichier > Format
d'impression (Mac OS), confirmez les paramètres d’orientation et de papier,
puis cliquez sur OK.
Les modifications de paramètres de Configuration impression et de mise en
page affectent tous les autres modèles du fichier actif, vous devrez donc
peut-être modifier de nouveau ces paramètres ultérieurement pour
imprimer correctement les autres modèles.
3. Choisissez le menu Modèles > Nouveau modèle/rapport.
Vous accédez à l'assistant Nouveau modèle/rapport ainsi qu'à une série de
panneaux, destinés à vous aider à créer le type de modèle que vous
choisissez dans le premier écran.
Création de modèles et de rapports | 109
4. Si le fichier possède plusieurs tables, sélectionnez la table contenant les
enregistrements à afficher dans ce modèle et attribuez un nom au modèle.
5. Suivez les instructions apparaissant à l'écran pour créer le type de modèle
choisi dans le premier panneau.
Pour obtenir une description de chaque type de modèle que vous pouvez
créer à l'aide de l'assistant, consultez la section suivante, « A propos des
types de modèle ».
6. Lorsque vous arrivez au terme de la série de panneaux, cliquez sur Terminer.
A présent, vous pouvez utiliser le nouveau modèle ou le personnaliser à l'aide
des outils et des commandes du mode Modèle. Pour plus d'informations,
consultez les sections « Utilisation des objets dans un modèle », page 116
et « Utilisation des rubriques dans un modèle », page 123
A propos des types de modèle
Les sections suivantes décrivent chacun des modèles que vous pouvez créer
avec l'assistant Nouveau modèle/rapport.
Standard
Le modèle Standard s'avère le bon choix pour la saisie de données ou la
consultation à l'écran. Il contient les rubriques sélectionnées, chacune figurant sur
une ligne séparée, dans l'ordre indiqué, et des étiquettes sur la partie située à gauche
de la rubrique. En mode Utilisation, vous pouvez afficher un enregistrement ou un
formulaire à la fois (sauf si vous avez quitté l'Affichage formulaire).
Titres de
rubrique
Rubriques définies,
ordre dans lequel elles
apparaissent dans la
table Clients de la
boîte de dialogue
Gérer la base de
données
110 | Création de bases de données
Colonnes / Rapport
Utilisez un modèle Colonnes / Rapport pour afficher ou imprimer plusieurs
enregistrements en lignes (liste d'enregistrements). Vous pouvez définir
plusieurs variations du modèle Colonnes / Rapport à l’aide de l’assistant
Nouveau modèle/rapport. Vous pouvez créer un modèle contenant des
colonnes de données simples ou un rapport complexe de données groupées
selon des valeurs précises avec des sous-totaux et des totaux généraux.
Un modèle Colonnes / Rapport contient les rubriques sélectionnées, dans
l'ordre que vous spécifiez de gauche à droite de la page, les titres de rubrique
étant utilisés comme en-têtes de colonne.
Modèle Colonnes / Rapport simple
Colonnes / Rapport avec des données groupées
Dans l'assistant Nouveau modèle/rapport, vous pouvez choisir de :
Restreindre le nombre de rubriques du modèle à la largeur de la page
(marges de la page, orientation de la page et imprimante). Les rubriques
sont présentées sur plusieurs lignes.
Grouper les enregistrements par un tri. Vous pouvez alors générer des
sousHtotaux ou des sous-récapitulatifs des données dans les groupes
(par exemple, regrouper les données relatives aux ventes par région,
puis générer des sous-totaux de ventes pour chaque région).
Création de modèles et de rapports | 111
Ajouter du texte statique en en-tête et en pied de page (comme le nom de
votre entreprise), du texte dynamique (comme le numéro de page ou la date
du jour) ou un graphique (comme le logo de votre entreprise).
Enregistrer des informations dans un script afin d'exécuter à nouveau le
rapport (par exemple, passer en mode rapport, trier les données et s'arrêter
pour prévisualiser le rapport) ;
Vous pouvez modifier ces options après avoir exécuté l'assistant.
De tableau
L'affichage sous forme de tableau ne correspond pas un type de modèle ; il
donne simplement une vue de vos données présentées dans une grille de type
feuille de calcul, dans laquelle vous pouvez réorganiser rapidement les
rubriques (en mode Utilisation). Par exemple, vous pouvez réorganiser,
redimensionner ou trier rapidement des colonnes (rubriques) à l’aide d’un seul
clic de souris (si ces options sont définies). La Vue Tableau est l'une des trois
vues pouvant être utilisées pour tous les modèles de FileMaker Pro. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique « Affichage des enregistrements »,
page 30
Tout comme le modèle Colonnes / Rapport, une Vue Tableau contient les
rubriques sélectionnées, dans l'ordre que vous spécifiez de gauche à droite
de la page, les titres de rubrique étant utilisés comme en-têtes de colonne.
Remarque Même si la Vue Tableau est similaire à celle d'un modèle Colonnes /
Rapport, elle présente toutefois quelques différences. L’affichage sous forme de
tableau vous donne plus de liberté dans l’organisation des données car il peut être
activé ou désactivé en mode Utilisation. Il s’avère utile lorsque vous souhaitez
laisser les utilisateurs apporter des modifications simples à l’affichage des données
en mode Utilisation, ou lorsque vous voulez présenter vos données sous la forme
d’une feuille de calcul plus familière.
112 | Création de bases de données
Titres
Utilisez un modèle Etiquettes pour organiser les rubriques sélectionnées de
façon à ce qu'elles s'impriment sur l'un des formats d'étiquettes standard
prédéfinis. (FileMaker Pro intègre les dimensions d'un grand nombre
d'étiquettes standard.) Si le type d’étiquette que vous souhaitez utiliser n’est
pas proposé, il vous suffit d’indiquer les dimensions recherchées.
Le modèle Etiquettes verticales permet d'effectuer une rotation sur les
caractères asiatiques et pleine largeur de façon à pouvoir utiliser les étiquettes
en position verticale. Pour plus d'informations sur l'écriture à la verticale,
consultez la section « Formatage des rubriques et mise en forme du texte pour
une écriture verticale », page 136
Pour plus d'informations sur la création d'un modèle d'Etiquettes et l'impression
d'étiquettes, consultez « Impression des étiquettes et enveloppes », page 68
Définition d'un modèle pour l'impression des enregistrements en colonnes | 113
Enveloppe
Utilisez le modèle Enveloppe pour imprimer les rubriques sélectionnées,
organisées de façon à s'imprimer sur une enveloppe standard « N°10 ».
Pour plus d'informations sur la création d'un modèle d'Enveloppe et
l'impression d'enveloppes, consultez « Impression des étiquettes et
enveloppes », page 68
Modèle vierge
Utilisez un Modèle vierge comme point de départ pour un modèle que vous
créez intégralement, par exemple pour constituer un écran de saisie complexe.
Vous ajoutez les rubriques et autres objets souhaités sur le modèle en mode
Modèle.
Pour plus d'informations sur la création de modèles et de rapports, consultez
l'Aide.
Définition d'un modèle pour l'impression des
enregistrements en colonnes
Vous pouvez définir un modèle de façon à imprimer (ou prévisualiser) les
enregistrements en colonnes, par exemple pour un répertoire de noms et
d'adresses. Ceci est différent d'un modèle Colonnes / Rapport dans lequel les
rubriques sont organisées en colonnes.
114 | Création de bases de données
Lorsque vous configurez des enregistrements pour l'impression en colonnes,
toutes les valeurs des rubriques (et des étiquettes le cas échéant) d'un
enregistrement sont imprimées ensemble dans un bloc (comme sur une
étiquette), puis toutes les valeurs de l'enregistrement suivant sont imprimées
ensemble, etc. Vous ne pouvez afficher plusieurs colonnes qu'en modes
Modèle et Prévisualisation et lorsque vous imprimez (mais pas en modes
Utilisation et Recherche).
Vous pouvez choisir d'organiser les colonnes de gauche à droite ou de haut en bas.
1
5
1
2
2
6
3
4
3
7
5
6
4
8
7
8
Sens vertical
Sens horizontal
Pour définir des colonnes dans un modèle :
1. Choisissez une imprimante et des options d’impression ou de mise en page.
FileMaker Pro prend en compte l’imprimante sélectionnée et les
informations relatives à l’impression et à la mise en page lorsqu’il calcule
les marges et les autres dimensions du modèle.
2. En mode Modèle, créez ou choisissez un modèle à l'aide du menu local
Modèle.
Il est plus simple de débuter avec un Modèle vierge ou avec un modèle
sans objet dans l’élément corps.
3. Choisissez le menu Modèles > Format de modèle.
Définition d'un modèle pour l'impression des enregistrements en colonnes | 115
4. Dans la boîte de dialogue Format de modèle, cliquez sur l'onglet
Impression, activez la case à cocher Imprimer sur <valeur> colonne(s),
sélectionnez les options pour les colonnes, puis cliquez sur OK.
Pour
Faites ceci
Indiquer le nombre de colonnes Au niveau de l’option Imprimer sur <valeur> colonne(s),
tapez un nombre entre 1 et 99.
Organiser les enregistrements
horizontalement (de gauche à
droite, ligne par ligne)
Sélectionnez le cercle d'option Sens horizontal.
Organiser les enregistrements
verticalement (de haut en bas,
colonne par colonne)
Sélectionnez le cercle d’option Sens vertical.
Utilisez cette option pour les rapports tels que les
étiquettes, afin d’utiliser le moins possible de lignes et de
préserver le stock d’étiquettes.
Utilisez cette option pour les rapports tels que les
répertoires, lorsque vous lisez de haut en bas, colonne par
colonne.
5. Le modèle contient des lignes verticales indiquant les colonnes.
6. Organisez les rubriques et autres objets de modèle de façon à ce qu’ils
se trouvent dans l’exemple de colonne situé à gauche.
Utilisez des rubriques de fusion, des rubriques ou des objets dont le
recadrage est activé afin qu'un plus grand nombre de données puisse
être placé dans la largeur de la colonne. Grâce à ces deux fonctions, les
rubriques peuvent s’étendre dans la zone grisée de la seconde colonne
et l’espace vierge des rubriques est supprimé lorsque vous affichez ou
imprimez les données.
Colonne exemple
Redimensionnement
manuel de la largeur de
la colonne en glissant
116 | Création de bases de données
Pour modifier la largeur des colonnes :
La largeur initiale de chaque colonne est calculée en fonction de la taille du
papier, de l’orientation et des marges définies. Pour changer la largeur des
colonnes, effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour
Faites ceci
Ajuster
interactivement
la largeur des
colonnes
Faites glisser la limite droite des colonnes (la ligne verticale en pointillé
à droite de la colonne exemple). Si vous élargissez la colonne, une zone
en grisée matérialise une zone « gouttière » non imprimable.
Mesurer et
ajuster avec
précision la
largeur des
colonnes
Choisissez le menu Affichage > Infos sur l’objet. Positionnez le pointeur
sur la limite droite de la colonne et maintenez enfoncé le bouton de la
souris (veillez à ne pas faire glisser la largeur de la colonne). La largeur
de la colonne correspond à l'avant-dernière valeur
dans la
palette Infos.
Si vous modifiez le nombre de colonnes, FileMaker Pro ajuste la largeur des
colonnes en fonction de la largeur du papier que vous avez définie, sans inclure
les marges fixes. Il se peut que vous ayez à réajuster les rubriques à l’intérieur
de la colonne exemple.
Pour plus d'information sur la définition d'un modèle pour l'impression
d'enregistrements, consultez l'Aide.
Utilisation des objets dans un modèle
Un objet est un élément discret, comme une rubrique, du texte, un objet
graphique (ovale ou image importée), un bouton ou une table externe
(affichage de lignes d'enregistrements liés), un contrôle d'onglet ou un
navigateur Web, pouvant être sélectionné, déplacé, redimensionné, copié, mis
en forme ou modifié de toute autre manière. Placez les objets sur un modèle
pour améliorer sa conception.
Utilisation des objets dans un modèle | 117
Pour chaque type d’objet utilisé, vous faites appel à des outils spécifiques de la
barre d'outils Etat.
Barre d'outils Etat en mode Modèle
Palette Aligner
Palette Objet
Remarque Si la barre d'outils Etat n'apparaît pas en haut de la fenêtre du
document, elle est sûrement masquée. Vérifiez que vous êtes en mode Modèle,
puis cliquez sur le bouton de commande de la barre d'outils Etat
dans le coin
inférieur gauche de la fenêtre du document (ou choisissez le menu Affichage >
Barre d'outils Etat).
Utilisation de la palette Infos avec des objets
Vous pouvez utiliser la palette Infos pour définir avec précision la position et la
taille des objets de modèle ou vous pouvez définir des objets à redimensionner
automatiquement ou à déplacer horizontalement ou verticalement lorsque la
fenêtre FileMaker Pro est redimensionnée. Les paramètres horizontaux
s'appliquent également au mode Prévisualisation et d'impression lorsque la
taille de la page est plus large que la taille du modèle affiché ou imprimé.
Lorsque les objets de modèle sont paramétrés pour être redimensionnés, ils
gardent une distance constante par rapport à l'objet auquel ils sont liés. Cela
permet aux objets d'être déplacés, agrandis ou contractés lorsque la fenêtre
FileMaker Pro est redimensionnée.
Les points d'ancrage sont soit la marge du modèle, soit la marge multimédia
dans lesquelles un objet réside. Par défaut, les objets sont ancrés sur les bords
supérieur et gauche du modèle ou de la page.
118 | Création de bases de données
La palette Infos flotte au-dessus des fenêtres du document et vous pouvez donc
la laisser ouverte pendant que vous travaillez.
Entrez un nom pour
l'objet (facultatif)
Entrez les paramètres de position
pour l'objet sélectionné
Ancrez l'objet sur le côté
supérieur, inférieur, gauche ou
droit de la fenêtre (en mode
Utilisation ou Recherche) ou à
gauche ou à droite (mode
Prévisualisation ou lors de
l'impression)
Positionnement précis ou redimensionnement d'objets
Pour définir avec précision la position et la taille des objets à l'aide de la palette
Infos :
1. En mode Modèle, choisissez le menu Affichage > Infos sur l'objet.
2. Sélectionnez un ou plusieurs objets dans le modèle.
Les rubriques de la palette Infos sont mises à jour pour indiquer
l'emplacement précis des objets sélectionnés dans le modèle.
Conseil Vous pouvez modifier l'unité de mesure utilisée dans la palette Infos et les
règles graphiques en cliquant sur le titre de l'unité pour n'importe quelle rubrique
dans la palette Infos ou en cliquant sur le titre de l'unité dans l'angle supérieur
gauche dans lequel les règles graphiques se croisent.
Cliquez pour modifier l'unité de
mesure dans la palette Infos et les
règles graphiques (si elles sont
visibles)
Utilisation des objets dans un modèle | 119
3. Dans la palette Infos, entrez une nouvelle valeur dans l'une des rubriques
ci-dessous.
Rubrique
Signification
Nom d'objet
Nom de l'objet sélectionné (facultatif). Vous pouvez attribuer un nom à un
objet isolé ou groupé. Certaines actions de script et certaines fonctions
utilisent ce nom pour désigner l'objet sur lequel elles agissent. Pour plus
d'informations, consultez l'Aide.
La distance entre le bord gauche de la sélection et le bord gauche du
modèle
La distance entre la partie supérieure de la sélection et la partie supérieure
du modèle
La distance entre le bord droit de la sélection et le bord gauche du modèle
La distance entre la partie inférieure de la sélection et la partie inférieure
du modèle
La largeur de l’objet
La hauteur de l’objet
Si vous ne pouvez saisir aucune valeur, c'est que cette rubrique n'a aucun
sens pour l'objet sélectionné (par exemple, une ligne horizontale n'a pas
de hauteur) ou que la sélection est verrouillée.
4. Appuyez sur Enter, Retour ou Tab pour appliquer la modification.
Vous pouvez aussi fermer la palette Infos ou cliquer à l'extérieur.
Remarque Pour positionner précisément un objet en le faisant glisser, vous
pouvez suivre les valeurs indiquées dans la palette Infos. Les valeurs sont mises
à jour de façon dynamique en fonction de la position de l'objet.
Autorisez les objets à être redimensionnés ou déplacés sur le modèle
Lorsque les objets de modèle sont paramétrés pour être redimensionnés, ils
gardent une distance constante par rapport à l'objet auquel ils sont liés. Cela
permet aux objets d'être déplacés, agrandis ou contractés lorsque la fenêtre
FileMaker Pro est redimensionnée.
Les points d'ancrage sont soit la marge du modèle, soit la marge multimédia
dans lesquelles un objet réside. Par défaut, les objets sont ancrés sur les bords
supérieur et gauche du modèle ou de la page.
120 | Création de bases de données
Pour permettre aux objets d'être redimensionnés ou déplacés lorsque la fenêtre
FileMaker Pro est redimensionnée :
1. En mode Modèle, choisissez le menu Affichage > Infos sur l'objet.
2. Sélectionnez un ou plusieurs objets dans le modèle.
3. Dans la palette Infos, sélectionnez
qui indique le côté de l'objet à ancrer
au modèle ou à l'élément multimédia.
Par exemple, pour autoriser un objet à conserver sa position horizontale
sur le modèle et agrandir le côté droit lorsque la fenêtre est agrandie, laissez
les ancrages gauche et supérieur par défaut sélectionnés et choisissez
l'ancrage droit.
Sélectionnez
l'ancrage droit
Les modifications du paramètre de redimensionnement automatique prennent
effet dès la spécification des sélections d'ancrage.
Les objets situés dans des éléments multimédia sur des modèles (tels que des
rubriques situées dans des panneaux à onglets ou tables externes) n'héritent pas
de paramètres de redimensionnement à partir de l'élément multimédia. Si vous
voulez mettre des rubriques sur un panneau à onglets afin de redimensionner
avec ce dernier, vous devez spécifier des paramètres de redimensionnement pour
le panneau à onglets et les rubriques qu'il contient. Si la fenêtre FileMaker Pro
est plus petite que la taille du modèle d'origine, les objets à redimensionner ne
sont pas réduits à une taille plus petite que leur taille originale.
Utilisation des objets dans un modèle | 121
Important Plusieurs objets placés côte à côte ou empilés verticalement et ancrés
sur les marges gauche, droite ou haut et bas sont déplacés ou redimensionnés en
fonction de la marge de la fenêtre ou marge multimédia, et pas entre eux. De ce fait,
les objets adjacents ne conserveront pas une distance relative entre eux et peuvent
se chevaucher lorsque la fenêtre est redimensionnée.
Pour plus d'informations sur la configuration d'objets à redimensionner,
consultez l'Aide.
Sélection des objets
Pour utiliser un objet dans un modèle, vous devez le sélectionner en mode
Modèle. Vous voyez alors apparaître de petits carrés noirs ou des poignées,
sur les angles de l'objet sélectionné.
Des poignées apparaissent aux coins de
l'objet sélectionné
Pour sélectionner un objet, cliquez sur l'outil de sélection
de la barre
d'outils Etat. Le pointeur prend la forme d’une flèche. Effectuez ensuite l'une
des opérations suivantes :
Remarque Si les poignées de sélection d'un objet sont grisées et n'apparaissent pas
en noir, l'objet est verrouillé.
Pour
sélectionner
Procédure en mode Modèle
Un objet
Cliquez sur l'objet à l'aide du pointeur en flèche. (Si l'objet est
transparent, cliquez sur son cadre.)
Plusieurs objets
à la fois
Faites glisser le pointeur en flèche jusqu'à ce que les objets fassent
partie de la zone de sélection. (Si vous maintenez la touche Ctrl
(Windows) ou (Mac OS) enfoncée tout en faisant glisser le
pointeur, il n'est pas nécessaire que la zone de sélection englobe
entièrement les objets.)
Vous pouvez également maintenir la touche Shift enfoncée tout en
cliquant sur chacun des objets.
Tous les objets du
modèle
Choisissez le menu Edition > Sélectionner tout.
122 | Création de bases de données
Pour
sélectionner
Tous les objets du
même type (par
exemple, tous les
objets textuels ou
tous les rectangles)
Toutes les rubriques
Procédure en mode Modèle
Choisissez le menu Affichage > Palette Objet pour afficher la palette
Objet. Sélectionnez un objet, puis cliquez sur le bouton Objets par
type de la palette Objet.
Vous pouvez également cliquer sur l’outil pour le type d’objet à
sélectionner, puis choisir le menu Edition > Tout sélectionner.
(Cette méthode ne fonctionne cependant pas pour les boutons, les
rubriques et les tables externes.)
Cliquez sur une rubrique à l'aide du pointeur en flèche tout en
maintenant la touche Shift (Windows) ou Option (Mac OS)
enfoncée, puis choisissez le menu Edition > Sélectionner tout
(Windows) ou Sélectionner même élément (Mac OS).
Vous pouvez également sélectionner une rubrique, puis cliquer
sur le bouton Objets par type de la palette Objet.
Une table externe
A l’aide du pointeur, cliquez sur le cadre de la table externe ou sur
une zone de la table ne contenant aucune rubrique ni aucun objet.
Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation de contrôles
Contrôles de
tabulation, panneaux onglet, consultez l'Aide.
à onglets et objets
des panneaux à
onglets
Désélectionner des
objets sélectionnés
Cliquez sur une zone vierge du modèle ou sur un outil de la barre
d'outils Etat.
Vous pouvez également maintenir la touche Shift enfoncée tout en
cliquant sur les objets sélectionnés.
Pour plus d'informations sur l'utilisation d'objets sur un modèle, consultez l'Aide.
Utilisation des rubriques dans un modèle | 123
Utilisation des rubriques dans un modèle
Après avoir créé un modèle, vous pouvez y insérer des rubriques, supprimer
des rubriques que vous ne souhaitez pas afficher, déterminer les paramètres de
contrôle des données saisies dans les rubriques ainsi que leur format d'affichage.
Dans un modèle, les rubriques constituent des objets que vous pouvez
sélectionner, déplacer, redimensionner et dont vous pouvez modifier la forme.
En mode Modèle, chaque rubrique affiche son nom, mis en forme avec ses
attributs de police, de corps, de style, d'alignement, d'espacement et de couleur.
Toutes les rubriques, sauf celles de type Multimédia, affichent des lignes de
base de texte pour indiquer l’emplacement des données en mode Utilisation et
faciliter l’alignement des rubriques les unes par rapport aux autres.
Titre de rubrique
Les rubriques
contiennent les noms Ligne de base du texte
des rubriques
124 | Création de bases de données
Notez les points suivants :
Une rubrique qui n’apparaît pas sur un modèle existe tout de même dans la
base de données et ses données peuvent être utilisées dans des calculs et des
récapitulatifs.
Pour définir la mise en forme, la présentation et le mode de saisie par défaut
d'une rubrique, choisissez des options sans rubriques sélectionnées.
FileMaker Pro applique ces paramètres par défaut à toutes les rubriques
ajoutées par la suite. Consultez “Mise en forme des données de rubrique
d'un modèle », page 130, « Autorisation ou interdiction de la saisie dans
une rubrique », page 136, ainsi que l'Aide. Vous pouvez également
spécifier les options individuellement pour chaque rubrique.
Remarque Les options définies dans la boîte de dialogue Rubrique/Contrôle
ne peuvent pas être définies par défaut.
Placement et suppression de rubriques dans un modèle
Vous pouvez placer une rubrique n'importe où, dans n'importe quel modèle,
autant de fois que vous le souhaitez. (Vous ne pouvez insérer que des rubriques
que vous avez définies. Reportez-vous à la section « Définition de rubriques de
base de données », page 84).
Pour une même rubrique, vous obtenez différents résultats selon son
emplacement dans le modèle. Par exemple :
Ajoutez la même rubrique Statistique à un sous-récapitulatif pour calculer
les totaux de chaque groupe d'enregistrements triés, et à un récapitulatif
pour obtenir les totaux de tous les enregistrements d'une table.
Ajoutez une rubrique à l’en-tête ou au pied de page pour répéter des
données du premier ou du dernier enregistrement sur la page sous la forme
d’un en-tête ou d’un pied de page. (Par exemple, ajoutez une rubrique Nom
à l’en-tête dans un répertoire).
Ajoutez la même rubrique liée directement sur un modèle pour obtenir
la valeur de la rubrique dans le premier enregistrement lié, ou dans une
table externe pour obtenir les valeurs de plusieurs rubriques liées. (Une
table externe est un objet de modèle affichant des enregistrements provenant
de tables liées).
Utilisation des rubriques dans un modèle | 125
Pour placer une rubrique sur un modèle :
1. En mode Modèle, choisissez le modèle sur lequel vous voulez travailler
à l'aide du menu local Modèle.
2. Cliquez sur l'outil Rubrique. (Ou choisissez le menu Insertion > Rubrique).
Positionnez ensuite le curseur où vous voulez placer la rubrique sur le
modèle.
En maintenant le bouton de la souris enfoncé, dessinez la rubrique sur le
modèle. Un cadre et des lignes de base de texte s'affichent pour vous aider
à aligner la rubrique par rapport aux autres objets du modèle. Relâchez le
bouton de la souris lorsque la rubrique se trouve à l’emplacement voulu.
Outil
Rubriq
Le cadre de la rubrique et les lignes
de base apparaissent lorsque vous
glisser les rubriques sur le modèle
Si vous souhaitez afficher des données de rubrique dans une liste
déroulante, un menu local, un jeu de cases à cocher, un jeu de cercles
d'options ou un calendrier déroulant, vous pouvez également utiliser l'outil
Rubrique/Contrôle (ou sélectionner le menu Insertion > Rubrique/Contrôle).
Consultez la section suivante, « Configuration de jeux de cases à cocher et
d'autres contrôles d'un modèle, » pour de plus amples informations).
Outil Rubrique/Contrôle
Remarque Si vous placez une rubrique liée dans une table externe, placez-la dans
la première ligne de la table externe. Vérifiez que chaque rubrique de la table
externe provient de la même table liée depuis laquelle la table externe est définie
pour afficher les enregistrements.
3. Dans la boîte de dialogue Rubrique, sélectionnez la rubrique à placer.
126 | Création de bases de données
Pour placer une rubrique
d'une autre table,
choisissez cette table
Sélectionnez
la rubrique à
ajouter
Activez cette case à cocher pour
utiliser le nom de la rubrique en
tant que titre de rubrique
Pour choisir une rubrique appartenant à une autre table, choisissez tout
d'abord la table dans la liste, au-dessus de la liste des rubriques. Puis
sélectionnez une rubrique dans la liste. Ou choisissez Gérer la base de
données dans la liste des tables afin de créer un lien ou une table
(consultez la section « Création de liens », page 156).
4. Activez la case à cocher Créer une étiquette pour inclure le texte du nom
de la rubrique sur le modèle.
5. Cliquez sur OK.
Le nom de la rubrique apparaît sur le modèle, sauf si vous avez choisi
d'afficher des données exemples de l'enregistrement actif (en choisissant
menu Affichage > Afficher > Echantillons). Les rubriques provenant de
tables liées apparaissent sous la forme ::Nom de rubrique (précédé par deux
symboles deux-points).
Pour remplacer une rubrique par une autre, en mode Modèle, double-cliquez
sur la rubrique, puis sélectionnez-en une autre dans la boîte de dialogue
Rubrique et cliquezsur OK.
Pour supprimer une rubrique d'un modèle, en mode Modèle, cliquez sur
la rubrique pour la sélectionner, puis appuyez sur Retour arrière ou Suppr,
ou choisissez le menu Edition > Effacer. Supprimer une rubrique d'un modèle
ne signifie pas que vous supprimez la rubrique ni ses données de la base de
données.
Utilisation des rubriques dans un modèle | 127
Configuration de jeux de cases à cocher et d'autres contrôles
d'un modèle
Vous pouvez formater des rubriques afin de les afficher sous forme de listes
déroulantes, menus locaux, cases à cocher, cercles d'options et calendriers
déroulants. Vous pouvez également formater des rubriques pour qu'elles soient
renseignées automatiquement en suggérant d'éventuelles correspondances à
mesure que l’utilisateur entre des données dans la rubrique. Toutes ces options
facilitent la saisie de données.
Pour définir l'affichage d'une rubrique sous forme de menu local, case à cocher
ou tout autre contrôle :
1. En mode Modèle, double-cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez la
rubrique et choisissez le menu Format > Rubrique/Contrôle > Configuration).
Si la rubrique ne se trouve pas sur le modèle, cliquez sur l’outil
Rubrique/Contrôle et faites glisser le curseur en croix pour ajouter un
objet rubrique au modèle. Dans la boîte de dialogue Configuration de
Rubrique/Contrôle, spécifiez ensuite la rubrique que vous souhaitez
placer dans la zone Afficher les données de.
Si la rubrique n'a pas été définie, sélectionnez le menu Fichier > Gérer la
base de données pour définir une nouvelle rubrique.
Choisissez
le style de
contrôle
de votre
rubrique
Choisissez
les
données à
afficher
128 | Création de bases de données
2. Dans la zone Style de contrôle de la boîte de dialogue Configuration
De Rubrique/Contrôle, pour Affichage comme, sélectionnez :
Zone d'édition
Liste déroulante
Menu local
Jeu de cases à cocher
Jeu de cercles d'options
Calendrier déroulant
Par exemple, utilisez un jeu de cercles d'options pour afficher une liste de
valeurs de valeurs texte, nombre, date ou heure fréquemment utilisées.
Lors de la saisie, les utilisateurs peuvent choisir des valeurs définies plutôt
que de les saisir.
Pays
Choisissez l'une des valeurs
de la liste
Liste de valeurs rattachée à la rubrique Pays
Lorsque vous choisissez différents styles de contrôles, la boîte de dialogue
change afin d'afficher les différentes options.
3. Choisissez des options pour le style de contrôle.
Par exemple, pour Afficher les valeurs de, sélectionnez une valeur existante
ou Gérer les listes de valeurs.
4. Pour définir des rubriques suggérant d'éventuelles correspondances à
mesure que l'utilisateur entre des données dans la rubrique, sélectionnez
Compléter automatiquement à l'aide de la liste de valeurs ou Compléter
automatiquement à l'aide des valeurs précédemment saisies.
Remarque Le renseignement automatique ne s'applique qu'aux
rubriques texte.
5. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la définition des listes de valeurs et l'utilisation
du renseignement automatique, consultez l'Aide.
Utilisation des rubriques dans un modèle | 129
Choix de l'emplacement des rubriques liées
Vous pouvez positionner des rubriques liées directement dans les modèles
ou dans les tables externes.
Directement dans les modèles : Placez les rubriques liées directement
dans un modèle pour afficher les données depuis le premier enregistrement
lié, même si plusieurs enregistrements liés répondent aux critères du lien.
(Le premier enregistrement lié à s’afficher est déterminé par l’indication ou
non d’un ordre de tri par le lien. Pour plus d'informations, consultez la
section « Création de liens », page 156).
Dans les tables externes : Placez les rubriques liées dans une table externe
d'un modèle pour afficher les données de tous les enregistrements liés qui
répondent aux critères du lien. Pour consulter des exemples sur les moments
où placer les rubriques liées dans les tables externes, consultez l'Aide.
Remarque Avant de placer des rubriques liées sur un modèle, vous devez
connaître les concepts présentés dans le chapitre chapitre 4, « Utilisation de
tables et de fichiers liés ».
A propos des rubriques de fusion
Utilisez des rubriques de fusion pour combiner des données de rubriques et du
texte provenant de documents tels que des formulaires, des étiquettes, des
enveloppes ou des contrats. Vous pouvez créer des rubriques de fusion dans des
blocs de texte, ce qui vous permet d’utiliser en même temps du texte statique
et des données de rubriques.
Les rubriques de fusion diminuent ou augmentent selon le volume de texte de
la rubrique de chaque enregistrement. Par exemple :
Lorsque la rubrique de fusion << Prénom >> se trouve entre le texte
Bonjour et une virgule (comme dans Bonjour << Prénom >>), FileMaker Pro
affiche Bonjour Pierre, en mode Utilisation ou Prévisualisation si la rubrique
Prénom contient Pierre.
Lorsqu'une rubrique de fusion se situe sur une ligne seule (par exemple une
rubrique Ligne d'adresse 2 sur une étiquette postale), FileMaker Pro
supprime la ligne vide du bloc de texte.
FileMaker Pro utilise des rubriques de fusion pour créer des modèles Etiquettes
et Enveloppe.
130 | Création de bases de données
Mise en forme des données de rubrique d'un modèle
Utilisez les formats de rubrique de FileMaker Pro pour contrôler la
présentation des données dans un modèle. Les formats indiqués ne modifient
pas les données stockées dans la base de données et vous pouvez stipuler un
format différent chaque fois que vous placez une rubrique dans un modèle
(qu’il s’agisse du même modèle ou d’un modèle différent). Par exemple, si
vous entrez –5123 dans une rubrique Nombre, vous pouvez formater ce
nombre pour qu'il s'affiche sous la forme –5 123,00 euros à un endroit et sous
la forme <5123> à un autre endroit.
FileMaker Pro applique le formatage des rubriques dans l'ordre suivant :
Si vous ne stipulez aucun format, FileMaker Pro affiche les nombres, les
dates et les heures selon les formats du système définis dans les Paramètres
régionaux du Panneau de configuration (Windows) ou du panneau
International des Préférences Système (Mac OS) au moment de la création
du fichier.
Dans FileMaker Pro, vous pouvez spécifier les formats d'affichage du texte,
des nombres, des dates, des heures, des horodatages ou des rubriques
Multimédia sans sélectionner d'objet. FileMaker Pro applique ces formats
par défaut aux rubriques que vous placerez dans les modèles par la suite.
Pour les rubriques Nombre, Date, Heure et Horodatage, ces formats
d'affichage remplacent les formats du système.
Spécification de formats de texte pour les rubriques
En mode Modèle, vous pouvez définir un ensemble d'attributs de texte pour
chaque rubrique. Tous les caractères de cette instance de rubrique (y compris
toutes les valeurs des rubriques multivaluées) partagent les mêmes paramètres de
police, de corps, de style, de couleur, d'interlignage, d'alignement et de texte.
Remarque Vous pouvez également mettre en forme les caractères des rubriques
texte en mode Utilisation (par exemple, mettre un mot en italique ou le souligner
pour le détacher du reste du texte). Contrairement à la mise en forme de texte
définie en mode Modèle, celle-ci sera mémorisée avec les données et apparaîtra
dans les modèles qui affichent cette rubrique.
Utilisation des rubriques dans un modèle | 131
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques, puis choisissez
le menu Format > Texte.
Vous pouvez également définir les formats de texte des rubriques que vous
placerez ultérieurement ; pour cela, commencez sans sélectionner aucune
rubrique.
2. Dans la boîte de dialogue Format de texte, sélectionnez les formats à utiliser.
Les options que vous choisissez sont matérialisées dans la zone Exemple.
Choisissez
les attributs
de texte
Sélectionnez
un ou
plusieurs
styles
Spécification de formats pour les rubriques numériques
Vous pouvez contrôler la façon dont FileMaker Pro affiche les valeurs
contenues dans les rubriques Nombre, les rubriques Calcul avec résultats
numériques et les rubriques Statistique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques contenant
des valeurs numériques.
2. Choisissez le menu Format > Nombre.
3. Dans la boîte de dialogue Format de nombre, sélectionnez les formats
à utiliser.
Les options que vous choisissez sont matérialisées dans la zone Exemple.
132 | Création de bases de données
Choisissez les
options les
valeurs logiques,
décimales et les
symboles
monétaires
Définissez les
options
d'affichage pour
les différents
types
numériques
japonais
Définissez
les options
pour les
valeurs
négatives
Définissez les symboles
des milliers, des décimales
et les séparateurs Kanji
Indiquez la police, le style,
le corps, l'interlignage,
l'alignement et la couleur
4. Cliquez sur OK.
Spécification de formats pour les rubriques Date
Vous pouvez contrôler la façon dont FileMaker Pro affiche les valeurs dans
les rubriques Date et Calcul générant une date.
Remarque Pour éviter toute confusion lors de la manipulation de dates dans
les rubriques, FileMaker vous recommande de toujours formater les rubriques
Date avec l'affichage des années à quatre chiffres.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques Date ou Calcul
générant une date.
2. Choisissez le menu Format > Date.
3. Dans la boîte de dialogue Format de date, sélectionnez les formats à utiliser.
Les options que vous choisissez sont matérialisées dans la zone Exemple.
Utilisation des rubriques dans un modèle | 133
Choisissez
d'afficher les
nombres tels qu'ils
sont saisis, selon
un format prédéfini
ou dans le format
indiqué
Choisissez des
options pour
l'affichage des
dates japonaises
Choisissez
les options
pour le jour,
le mois, la
date, l'année
et les
caractères
de
séparation
Définissez la police,
le style, le corps, la
couleur,
l'interlignage et
l'alignement
4. Cliquez sur OK.
Spécification de formats pour les rubriques Heure
Vous pouvez contrôler la manière dont FileMaker Pro affiche les heures dans
les rubriques.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques de type Heure ou
Calcul générant une heure.
2. Choisissez le menu Format > Heure.
3. Dans la boîte de dialogue Format d'heure, sélectionnez les formats à utiliser.
Les options que vous choisissez sont matérialisées dans la zone Exemple.
4. Cliquez sur OK.
Si vous souhaitez afficher les secondes fractionnelles, passez à l'étape suivante.
5. Choisissez le menu Format > Nombre
134 | Création de bases de données
6. Dans la boîte de dialogue Format de nombre, sélectionnez les formats à
utiliser.
Deux options seulement affectent l'affichage des secondes : Nombre fixe de
décimales et Séparateur décimal. Les options restantes n'interviennent en rien.
7. Cliquez sur OK.
Choisissez d'afficher les
heures telles qu'elles sont
saisies, selon un format
prédéfini ou dans le format
indiqué
Choisissez des options pour
l'affichage des heures
japonaises
Définissez la police, le style, le
corps, la couleur, l'interlignage
et l'alignement
8. Cliquez sur OK.
Spécification de formats des rubriques de type Horodatage
Vous pouvez contrôler la manière dont FileMaker Pro affiche les horodatages
dans les rubriques. Le formatage d'une rubrique Horodatage intervient sur les
trois composants : date, heure (sans les secondes) et secondes (y compris
secondes fractionnelles).
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques de type
Horodatage ou Calcul générant un horodatage.
2. Pour formater le composant de date, choisissez le menu Format > Date.
3. Dans la boîte de dialogue Format de date, sélectionnez les formats à utiliser
et cliquez sur OK.
4. Pour formater le composant d'heure (sauf les secondes), choisissez le menu
Format > Heure.
Utilisation des rubriques dans un modèle | 135
5. Dans la boîte de dialogue Format d'heure, sélectionnez les formats à utiliser
et cliquez sur OK.
6. Pour formater le composant des secondes et secondes fractionnelles,
choisissez le menu Format > Nombre.
7. Dans la boîte de dialogue Format de nombre, sélectionnez les formats à
utiliser et cliquez sur OK.
Deux options seulement affectent l'affichage des secondes : Nombre fixe de
décimales et Séparateur décimal. Les options restantes n'interviennent en rien.
Les options que vous choisissez sont matérialisées dans la zone Exemple.
Spécification des formats des rubriques de type Multimédia
Vous pouvez déterminer la façon dont FileMaker Pro affiche les images et les
icônes de fichier dans les rubriques Multimédia.
Remarque Les instructions suivantes s'appliquent également au formatage des
objets graphiques insérés sur un modèle.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques Multimédia ou
des graphiques insérés.
2. Choisissez le menu Format > Image.
3. Dans la boîte de dialogue Format d'image, sélectionnez les formats à utiliser.
Les options que vous choisissez sont matérialisées dans la zone Exemple.
La mise à l'échelle n'est pas disponible pour les icônes de fichier.
Choisissez le moyen
d'ajuster le graphique
au cadre
Choisissez l'alignement
horizontal du graphique
4. Cliquez sur OK.
Choisissez
l'alignement
vertical du
graphique
136 | Création de bases de données
Formatage des rubriques et mise en forme du texte pour une écriture verticale
Si votre système d'exploitation est configuré pour prendre en charge la saisie
de texte en japonais, vous pouvez mettre au format vertical les objets texte et
la rubrique qui affichent du texte en japonais. Sous cette forme, les caractères
sont affichés et lus du haut vers le bas, les différentes colonnes étant affichées
verticalement, de la droite vers la gauche. Ceci est particulièrement utile pour
l'impression d'adresses sur des étiquettes.
Après avoir sélectionné une ou plusieurs rubriques, choisissez le menu Format
> Orientation > Transversalement (texte asiatique uniquement), les caractères
effectuent une rotation de 90 degrés dans le sens inverse des aiguilles d'une
montre dans la rubrique. La rubrique elle-même ne subit pas de rotation. Pour
appliquer une rotation aux rubriques sélectionnées, choisissez le menu Objet >
Rotation.
En fonction de la façon dont vous souhaitez imprimer le texte, vous pouvez
modifier l'orientation de la page sur le modèle. Pour cela, choisissez le menu
Fichier > Configuration de l'impression (Windows) ou Format d'impression
(Mac OS), puis modifiez l'orientation de la page en Paysage ou Portrait.
Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique
Vous pouvez autoriser ou empêcher la saisie dans une rubrique. Par exemple,
il vous est possible de restreindre la saisie dans une rubrique contenant un
numéro de série, de sorte que la rubrique ne puisse pas être modifiée. Vous
pouvez définir des options de saisie de données séparées en modes Utilisation
et Recherche, ce qui vous permet d’autoriser les recherches sur les numéro de
série, même s’ils ne peuvent pas être saisis.
Si vous autorisez la saisie dans une rubrique, vous pouvez également décider
si l'intégralité du contenu d'une rubrique doit être sélectionnée lorsque vous
cliquez ou effectuez une tabulation dans la rubrique en mode Utilisation ou
Recherche. Dans le cas contraire, FileMaker Pro place le point d'insertion après
le dernier caractère de la rubrique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
2. Choisissez le menu Format > Rubrique/Contrôle >Comportement.
Utilisation d'éléments dans un modèle | 137
3. Dans la boîte de dialogue Mode de saisie, sélectionnez les options à utiliser.
Pour
Faites ceci
Interdire la saisie dans une rubrique en En regard de Autoriser la saisie, désactivez la case
mode Utilisation, en mode Recherche à cocher En mode Utilisation, la case à cocher En
mode Recherche ou les deux.
ou dans ces deux modes.
Sélectionner l’intégralité du contenu
de la rubrique lorsque vous accédez à
la rubrique
Sélectionner tout le contenu pour la saisie (La case
à cocher Autoriser la saisie doit être activée.)
Indiquer une méthode de saisie de
texte pour une rubrique utilisant une
méthode de saisie en japonais.
Activez la case à cocher Méthode de saisie, puis
sélectionnez une méthode de saisie dans la liste.
Remarque Cette option n'est
disponible que si votre système
d'exploitation est configuré de façon à
prendre en charge la saisie de texte
japonais.
Contrôler le moyen de déplacement
vers la rubrique suivante à l'aide du
clavier.
Activez la case à cocher Touche Tabulation, Touche
Retour ou Touche Entrée, ou toute combinaison de
ces options.
4. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de rubriques sur un modèle, consultez
l'Aide.
Utilisation d'éléments dans un modèle
Les modèles FileMaker Pro sont divisés en éléments, sections du modèle
déterminant la façon dont les données d'une rubrique sont traitées et affichées.
A l’aide des éléments, vous pouvez déterminer la manière dont FileMaker Pro
imprime les données, par exemple :
une fois pour chaque enregistrement ;
uniquement en haut de chaque page ;
uniquement avant ou après des groupes d’enregistrements triés (par exemple,
pour inclure un sous-total pour chaque groupe d’enregistrements).
138 | Création de bases de données
Chaque modèle doit comporter au moins un élément. Les éléments d’un
modèle peuvent contenir des rubriques, des tables externes, des boutons, du
texte et d’autres objets. En mode Modèle, les lignes horizontales en pointillé
représentent la séparation entre les éléments du modèle et le titre de l'élément
apparaît à gauche de la ligne de séparation inférieure.
L’assistant Nouveau modèle/rapport crée automatiquement les éléments de
modèle appropriés selon vos choix. Vous pouvez ajouter, modifier ou
supprimer des éléments de modèle après avoir utilisé l’assistant. (Voir
« Création de modèles et de rapports », page 106).
En-tête
Corps
Sous-récapitulatif
Récapitulatif
de pied de
page
Rapport des ventes
Pied de page
Un sous-récapitulatif placé sous le corps
récapitule les données pour chaque
groupe d'enregistrements triés en
fonction de la rubrique de regroupement
(Nom de l'agent)
Récapitulatif de pied de page
Pied de page
Nom de l'agent
N° produit
Qté
David Marie
David Marie
David Marie
David Marie
ET3
ET4
ET1
ET5
1
1
2
3
Montant
29,95 euros
32,25 euros
73,90 euros
98,85 euros
Total
234,95
euros
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
ET6
ET7
ET2
2
5
2
64,50 euros
12,50 euros
25,00 euros
Total
102,00 euros
Total général
336,95 euros
Agence Croisière Confidentiel
Juin 2009
Utilisation d'éléments dans un modèle | 139
A propos des types d'éléments de modèle
Le tableau suivant décrit les types d'éléments de modèle.
Elément
de modèle Description
En-tête
initial
N'apparaît qu'une fois en haut du premier écran ou de la première page et
remplace l'en-tête normal (s'il est spécifié). Dans les rapports, il peut être
utilisé pour imprimer une page de titre distincte. Un modèle ne peut
comporter qu’un seul en-tête initial.
En-tête
Apparaît en haut de chaque écran ou page (sauf si vous ajoutez un en-tête
initial, qui remplace l'en-tête de la première page). Utilisez-le pour les titres
ou les en-têtes de colonne (dans les rapports à colonnes). Un modèle ne peut
comporter qu’un seul en-tête.
Corps
Tout objet placé dans le corps, notamment les rubriques, les objets texte et
les images, n'apparaît qu'une fois pour chaque enregistrement du jeu
d'enregistrements trouvés. Un modèle ne peut comporter qu’un seul corps.
Pied de page Apparaît au bas de chaque écran ou page (sauf si vous ajoutez un pied de
page initial). Un modèle ne peut comporter qu’un seul pied de page.
Pied de page N'apparaît qu'une fois en bas du premier écran ou de la première page et
initial
remplace le pied de page normal (s'il est spécifié). Un modèle ne peut
comporter qu’un seul pied de page initial.
140 | Création de bases de données
Pour inclure des données statistiques dans un modèle (par exemple, des soustotaux, des totaux généraux, des moyennes, des décomptes, etc.), vous devez
placer des rubriques Statistique dans les éléments de récapitulatifs du modèle
(consultez la section « Définition de rubriques Statistique », page 94). Les
éléments Statistique incluent les récapitulatifs et les sous-récapitulatifs.
Un récapitulatif général contient généralement une ou plusieurs rubriques
Statistique qui affichent des informations statistiques (telles que des totaux)
sur tous les enregistrements consultés.
Un élément sous-récapitulatif contient généralement une ou plusieurs
rubriques Statistique qui affichent des informations « sous-statistiques »
(telles que des sous-totaux) pour un sous-ensemble d'enregistrements. Ces
enregistrements sont groupés (triés) selon des valeurs d'une autre rubrique,
la rubrique de regroupement. Chaque fois que la valeur de la rubrique de
regroupement change, l’enregistrement « est scindé » et FileMaker Pro
insère l’élément sous-récapitulatif. Les éléments sous-récapitulatifs
apparaissent en affichage Tableau et Liste lorsqu'ils sont triés par rubriques
de regroupement et sont actualisés dynamiquement chaque fois qu'une
donnée du fichier est modifiée.
Pour plus d'informations sur l'utilisation d'éléments de modèles, consultez l'Aide.
Chapitre 4
Utilisation de tables et de
fichiers liés
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
planifier une base de données relationnelle ;
créer et modifier des liens ;
créer et modifier des références externes.
FileMaker Pro utilise les tables liées en tant que base pour les bases de
données relationnelles et les références externes. Les bases de données
relationnelles vous permettent de travailler dynamiquement sur des données
provenant d'autres tables : vous pouvez modifier des données à un endroit et
ces modifications seront reflétées là où les données liées apparaissent. Les
références externes vous permettent de copier et coller des données dune table
à l'autre ; lorsque des données de référence externe sont insérées, elles ne sont
plus modifiées sauf si vous les éditez ou indiquez à FileMaker Pro de les
référencer de nouveau.
Utilisez des bases de données relationnelles pour :
Consulter et utiliser les données les plus récentes d'une autre table (ou de la
table active). Par exemple, vous pouvez afficher des données dans des
rubriques liées lorsque vous avez besoin des données récentes d'une table,
comme le prix actuel d'un article. Quand les données changent dans les
enregistrements liés, ces changements apparaissent dans la table active.
Configurer et gérer les données de manière efficace et souple. Au lieu de
créer plusieurs tables ou fichiers de base de données avec des doublons,
vous pouvez stocker une seule occurrence de chaque valeur et utiliser des
liens pour les rendre disponibles. Vous ne pouvez ensuite apporter des
modifications aux données qu’à un seul endroit, ce qui supprime les
doublons et garantit la fiabilité des données.
Economiser l’espace disque, puisque les données ne sont enregistrées qu’à
un seul emplacement.
142 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Utilisez des références externes pour :
Copier des données d’une table liée et en garder une copie, même lorsque
les données liées changent. Utilisez, par exemple, une référence externe
pour copier le prix d'un article au moment de l'achat dans une table
Facturation. Même si le prix change dans la table liée, le prix entré dans
la table Facturation reste identique.
FileMaker Pro peut également accéder à des données stockées dans d'autres
fichiers FileMaker Pro et sources de données ODBC externes, ce qui vous
permet de combiner les données stockées dans votre fichier FileMaker Pro
avec des données provenant de ces sources externes. Vous pouvez travailler
avec des données de bases de données SQL partageant des informations via
ODBC. Vous pouvez également utiliser des rubriques supplémentaires dans
FileMaker Pro afin d'effectuer des opérations de calcul et de récapitulatif sur
des données stockées dans des sources de données ODBC. Pour plus
d'informations sur l'utilisation de FileMaker Pro avec des sources de donnée
externes, consultez la section « Travail avec des sources de données externes »,
page 184.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes
ainsi que des procédures étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
A propos des liens
Un lien est un moyen performant d'organiser vos données. Avec un lien, vous
pouvez joindre des données dans une ou plusieurs tables en fonction de valeurs
de rubriques communes, de valeurs de rubriques distinctes ou d'une comparaison
des valeurs d'une ou de plusieurs rubriques.
Lorsqu'un lien est défini, vous pouvez effectuer l'une ou l'autre des opérations
suivantes pour afficher les données de la table liée :
Concevoir une base de données relationnelle, laquelle est composée d'une
ou de plusieurs tables qui, utilisées ensemble, contiennent toutes les
données nécessaires à votre travail. Chaque occurrence des données est
stockée dans une seule table à la fois, mais est accessible et affichée à partir
de n'importe quelle table liée. Vous pouvez modifier n’importe quelle
occurrence de vos données liées et les modifications apparaîtront à tous les
A propos des liens | 143
endroits où ces données liées sont utilisées.
Définir une référence externe pour copier des données provenant d'une
table liée dans une rubrique de la table de destination. Les données copiées
sont désormais stockées à deux endroits, comme si elles avaient été copiées
et collées dans une rubrique de destination. Les données de référence
externe sont actives au moment de la copie mais, après la copie, elles restent
statiques jusqu'à ce qu'une nouvelle référence soit générée ou que la même
référence soit activée une nouvelle fois.
Table active
Table liée
N° client
R20
N° client
R20
N°
New York-Paris
N°
New York-Paris
Dans une base de données relationnelle, les données provenant
de la table liée sont simplement affichées dans la table active ;
elles ne sont pas copiées
Table active
Table liée
N° client
R20
N° client
R20
N°
New York-Paris
N°
New York-Paris
Une référence externe copie les données de la table liée à la
table active
144 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Par exemple, une base de données utilisée par une agence de voyage peut inclure
les tables suivantes : une table Voyages organisés stockant les informations sur
les voyages organisés et les prix en cours ; une table Clients stockant les
informations sur les clients ; une table Facturation permettant de garder une trace
de chaque facture ; et une table Articles stockant les données de ventes pour
chaque article de la facture, y compris l'article vendu, la quantité et le prix de
vente. Les factures étant composées à la fois de données dynamiques et statiques,
vous pouvez utiliser des bases de données relationnelles et des références
externes pour afficher vos données. Les enregistrements de la table Articles sont
affichés de manière dynamique, dans une table externe reposant sur le modèle
Factures, mais le prix réel de vente de chaque article est entré à l'aide d'une
référence externe. Ainsi, les totaux des factures restent justes historiquement
même si les prix changent ultérieurement.
Table Voyages organisés
Table Facturation
N° voyage organisé T10
N° facture
A-200-61
Nom du voyage
organisé
Date
le 16.10.10
N° client
C100
Nom
Pierre
New York-Rome
N°
voyage
organisé Départ
R200
Allier
R42
Paris
Destination
Paris
Rome
Table Clients
N° client
N°
voyage Nom du voyage
Prix en euros
organisé organisé
T10 New York-Rome 550,00
T20 Rome-Istanbul 700,00
Total
1 250,00
C100
Nom de client Pierre
408-555-3456
Téléphone
N° voyage
organisé Nom du voyage organisé
T10
New York-Rome
T20
Istanbul
Enregistrements de la
table Articles affichés
dans une table externe
A propos des liens | 145
Vous créez une base de données relationnelle en définissant un lien entre deux
rubriques, appelées rubriques sources. Ces rubriques peuvent se trouver dans
des tables différentes ou dans la même table (lien interne). Vous pouvez
accéder aux données liées lorsque la valeur d’une rubrique source (ou de
plusieurs) d’un côté du lien est identique à la valeur de la rubrique source (ou
de plusieurs) de l’autre côté du lien, en fonction de critères établis dans le lien.
Après avoir créé un lien, vous pouvez utiliser les rubriques de la table liée de
la même façon que vous utilisez les rubriques de la table active : y afficher des
données sur un modèle, les inclure dans une formule de calcul, les inclure dans
un script, les utiliser en tant que rubriques sources pour un autre lien, etc. Vous
pouvez utiliser les données des rubriques liées dans tous les modes (si vous
disposez des autorisations d'accès requises) quand vous travaillez sur les
enregistrements de la table active.
Quand vous affichez les données liées dans une table externe, les valeurs de
tous les enregistrements liés sont affichées. Lorsque la rubrique liée ne se
trouve pas dans une table externe, la valeur du premier enregistrement lié
s’affiche.
Pour plus d'informations sur les liens, consultez l'Aide.
Terminologie des bases de données relationnelles
Avant de commencer à utiliser les bases de données relationnelles et les
références externes, vous devez vous familiariser avec les termes suivants.
Ces termes sont expliqués dans les sections qui suivent.
Terme
Description
Table active
Dans le cas des bases de données relationnelles, table sur laquelle vous
travaillez.
Dans le cas des références externes, table dans laquelle les données sont
copiées.
Table externe
Table située hors du fichier actif, dans un autre fichier.
146 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Terme
Description
Rubrique cible de Rubrique d'une table dans laquelle vous souhaitez copier les données lors
référence externe d'une référence externe.
(pour les
références
externes
uniquement)
Rubrique source
de référence
externe (pour les
références
externes
uniquement)
Rubrique de la table liée qui contient les données à copier lors d'une
référence externe.
Rubrique source
Rubrique de la table active et rubrique d'une table liée qui contiennent
chacune des valeurs servant à accéder à des enregistrements
correspondants. (On parle parfois aussi de rubrique clé). Pour chaque
lien, vous devez sélectionner une ou plusieurs rubriques sources dans
chaque table.
Pour les bases de données relationnelles, les valeurs des rubriques
sources doivent correspondre d'une manière ou d'une autre pour qu'un
lien soit établi entre les fichiers. Consultez la section « A propos des
rubriques sources des liens », page 148.
Pour les références externes, les valeurs des rubriques sources ne doivent pas
nécessairement être égales pour correspondre.
Table externe
Objet de modèle qui affiche les enregistrements de tables liées. Les tables
externes affichent les données des rubriques liées sous forme de lignes, à
raison d'un enregistrement par ligne.
Rubrique liée
Rubrique d'une table liée à une rubrique d'une autre table (ou à une autre
rubrique de la même table). Si un lien a été créé entre deux tables (même
par l'intermédiaire d'une autre table), les données des rubriques d'une
table sont accessibles à partir de l'autre table.
Enregistrement lié Enregistrement de la table liée dont la rubrique source (suivant le lien
utilisé) contient une valeur correspondant à la valeur de la rubrique
source d'une autre table.
A propos des liens | 147
Terme
Description
Table liée
Dans le cas des bases de données relationnelles, table qui contient les
données auxquelles vous souhaitez accéder et avec lesquelles vous
souhaitez travailler dans la table active.
Dans le cas des références externes, table qui contient les données à
copier.
Une table peut être liée à elle-même. On parle de lien interne.
Opérateurs
relationnels
Dans le graphe de liens, symboles qui définissent les critères de
correspondance entre une ou plusieurs paires de rubriques dans deux
tables. Ces symboles sont les suivants : égal (=), différent de (),
supérieur à (>), supérieur ou égal à (), inférieur à (<), inférieur ou égal
à (), et toutes les rangées, ou produit cartésien (X).
Lien
Les liens permettent à une table d’accéder aux données d’une autre table.
Les liens peuvent mettre en relation un enregistrement d'une table et un
enregistrement d'une autre table, un enregistrement et plusieurs autres
enregistrements, ou tous les enregistrements d'une table et tous les
enregistrements d'une autre table, en fonction des critères saisis au moment
de la création du lien dans le graphe de liens. (Un lien est parfois appelé
liaison ou expression de jointure).
Graphique de liens Dans l'onglet Liens de la boîte de dialogue Définir la base de données,
vous disposez des occurrences des tables, tant dans le fichier actif que
depuis les fichiers de base de données liés externes. Dans ce graphe de
liens, vous pouvez lier des tables et modifier les liens entre les rubriques
des différentes tables.
Lors de la création d'une nouvelle table, une représentation visuelle
(ou occurrence) de la table s'affiche dans le graphe de liens. Vous pouvez
indiquer plusieurs occurrences (avec des noms uniques) de la même table
de façon à travailler avec des liens complexes dans le graphique.
Fichier source
Fichier à partir duquel vous ajoutez une table au graphe de liens.
Table source
Table sur laquelle se basent une ou plusieurs tables du graphe de liens.
La table source est la table définie dans l'onglet Tables de la boîte de
dialogue Gérer la base de données.
148 | Utilisation de tables et de fichiers liés
A propos du graphe de liens
Lorsque vous travaillez avec des tables dans le graphe de liens, vous les utilisez
pour organiser l'affichage de vos données. Les tables affichées dans le graphe
de liens peuvent être situées dans le fichier FileMaker Pro actuel, dans un
fichier FileMaker Pro externe ou dans une source de données ODBC externe.
Dans le graphe de liens, chaque occurrence de table représente une vue séparée
de vos données. Lorsque vous liez deux tables, vous tirez parti des deux vues
existantes pour en créer une troisième. Quand vous ajoutez des tables à des
liens, chaque nouvelle table représente un jeu de critères supplémentaires qui
doivent être satisfaits pour que les données liées soient accessibles dans ce lien.
Vous pouvez créer un lien entre deux tables quelles qu’elles soient dans le
graphe de liens, mais le lien ne doit pas former un cycle, ou une boucle fermée,
entre les tables. En d’autres termes, chaque série de liens doit avoir une table
de départ et une table d’arrivée, qui doivent être différentes.
Etant donné que chaque lien représente un ensemble supplémentaire de
critères, vous devez bien connaître le contexte de votre graphe de liens.
Le contexte est un point du graphique à partir duquel un lien est évalué.
Le graphique ne pouvant jamais être un cycle, chaque point du graphique
offre une perspective différente de vos données.
FileMaker Pro ne vous permet pas de créer des cycles dans le graphe de liens,
toute tentative de création d'un tel cycle entraînera donc la génération d'une
nouvelle occurrence de la table avec un nom unique. La nouvelle occurrence
fonctionne comme toutes les autres occurrences du graphique et vous permet
de continuer à créer votre nouveau lien.
Pour plus d'informations sur le graphe de liens, consultez l'Aide.
A propos des rubriques sources des liens
Lorsque vous créez un lien entre des tables, vous choisissez une ou plusieurs
rubriques dans chaque table en tant que rubriques sources. Les rubriques
sources ont habituellement des valeurs communes. Dans un lien classique,
un enregistrement d’une table est lié aux enregistrements d’une autre table
partageant une valeur de rubrique source commune.
A propos des liens | 149
Par exemple, une table Clients et une table Facturation peuvent toutes deux
utiliser la rubrique N° client pour identifier de manière unique chaque client et
ses achats. Si les deux tables sont liées par la rubrique source N° client, un
enregistrement de la table Clients peut afficher une table externe comprenant
chaque facture possédant un N° client identique ; dans la table Facturation,
chaque facture possédant le même N° client peut afficher des informations
identiques à propos du client.
Les rubriques sources utilisées dans un lien peuvent avoir des noms différents.
Les rubriques sources peuvent être de n'importe quel type à l'exception des
types Multimédia et Statistique.
Types de liens
Lorsque vous liez deux tables à l'aide d'un lien, vous établissez des critères que
FileMaker Pro utilise pour afficher les enregistrements liés ou pour y accéder.
Vos critères peuvent être simples et se limiter à faire correspondre une rubrique
de la table A à une rubrique de la table B, ou plus complexes. Si vous utilisez
un lien dont la définition est plus complexe, le jeu d'enregistrements liés obtenu
sera plus limité. Un lien complexe peut consister à employer plusieurs
rubriques sources, à comparer des rubriques sources à l'aide d'opérateurs
relationnels « différent de » ou à employer des rubriques sources calculées.
Liens à un seul critère
Dans un lien à un seul critère, les données d’une rubrique sont mises en
correspondance avec les données d’une autre rubrique.
Par exemple, un enregistrement de l'une des deux tables est lié à n'importe quel
enregistrement de l'autre table quand les valeurs de la rubrique N° client de la
table Numéros de téléphone sont identiques.
Rubrique
source
Rubrique
source
150 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Utilisez un lien à un seul critère lorsque vous souhaitez lier deux tables en
fonction d’une seule valeur commune, comme un numéro de série ou un
numéro d’identifiant. Par exemple, une base de données Clients possède deux
tables : Clients, qui stocke les noms et adresses des clients, et Numéros de
téléphone, qui stocke les numéros de téléphone et les types de numéros, tels
que bureau, domicile, télécopie, etc. Les données sont réparties entre deux
tables car un même client peut avoir plusieurs numéros de téléphone.
Les tables contiennent les rubriques suivantes :
Table
Nom
Commentaire
Clients
N° client
Rubrique Nombre, numéro de série entré
automatiquement. Rubrique source pour la
table Clients.
Prénom
Rubrique Texte
Nom
Rubrique Texte
Adresse1
Rubrique Texte
Adresse2
Rubrique Texte
Ville
Rubrique Texte
Département
Rubrique Texte
Numéro de téléphone
Rubrique Texte
Type de numéro de
téléphone
Rubrique Texte
N° client
Rubrique Nombre. Rubrique source pour la
table Numéros de téléphone.
Numéros de
téléphone
La rubrique N° client est la rubrique source dans le lien entre les deux tables.
Dans la table Clients, la rubrique N° client est définie pour entrer
automatiquement un numéro sérialisé (numéro de série), ce qui permet
d'attribuer à chaque enregistrement de la table Clients un numéro d'identifiant
unique. Dans la table Numéros de téléphone, le N° client est une simple rubrique
Nombre.
A propos des liens | 151
Comme le lien est défini pour autoriser la création d'enregistrements liés dans
la table Numéros de téléphone, le N° client de l'enregistrement de la table
Clients sera inséré automatiquement dans la rubrique N° client de la table
Numéros de téléphone pour chaque nouvel enregistrement lié. Ce système
permet de lier plusieurs enregistrements de la table Numéros de téléphone
à un même enregistrement de la table Clients.
L'utilisateur peut entrer un numéro de téléphone dans une ligne de table externe
vide, et FileMaker Pro crée automatiquement un enregistrement lié pour ce
numéro de téléphone.
Liens à plusieurs critères
Dans un lien à plusieurs critères, vous augmentez le nombre de rubriques
sources, ce qui augmente les critères évalués par FileMaker Pro avant d'établir
le lien entre les enregistrements liés. Dans un lien à plusieurs critères,
FileMaker Pro compare les valeurs de chaque rubrique source des deux côtés
du lien dans l'ordre selon lequel les rubriques apparaissent. Il s'agit d'une
comparaison AND ; pour correspondre exactement, chaque rubrique source
doit trouver une valeur correspondante dans l'autre table.
Utilisez un lien à plusieurs critères lorsque vous souhaitez lier deux tables en
fonction de plusieurs valeurs communes, comme un numéro de client et une date.
Rubriques
sources
Rubriques
sources
Dans ce lien, les rubriques N° client et Date de location sont les rubriques
sources pour la table Articles. Un enregistrement de la table Clients dont la
rubrique N° client a pour valeur 1000 et la rubrique Date de location 10.10.10
correspondra uniquement aux enregistrements de la table Articles dont les
rubriques N° client et Date de location ont respectivement pour valeur 1000
et 10.10.10 respectivement. Si les rubriques N° client des deux tables ont des
valeurs correspondantes mais pas les rubriques Date de location, ce lien ne
renverra aucun enregistrement.
152 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Par exemple, une base de données de matériel de voyage contient trois tables :
Equipement, table statique qui contient les informations relatives au stock de
matériel de voyage ; Clients, qui stocke les noms et adresses des clients ; et
Articles en location, qui contient les informations relatives à chaque article en
location, notamment le numéro d’équipement, le numéro de client et la date de
location. Le but de cette base de données est d'assurer le suivi des locations
d'équipement et d'afficher toutes les locations pour un client précis à une
certaine date.
Même si cette base de données emploie trois tables, le lien à plusieurs critères
se situe entre la table Clients et la table Articles en location. Ces tables
contiennent les rubriques suivantes :
Table
Nom
Commentaire
Clients
N° client
Rubrique Nombre, numéro de série entré
automatiquement. L'une des rubriques sources
pour la table Articles en location.
Date de location
Rubrique Date. L'autre rubrique source pour la
table Articles en location.
N° client
Rubrique Nombre. L'une des rubriques sources
pour la table Clients.
Date de location
Rubrique Date. L'autre rubrique source pour la
table Clients.
N° équipement
Rubrique Nombre
Articles en location
Le lien étant défini pour autoriser la création d'enregistrements liés dans
la table Articles en location, l'utilisateur aura la possibilité d'entrer des
informations de location dans une ligne de table externe vide et FileMaker Pro
créera automatiquement un enregistrement lié pour cette location.
Activez cette case à cocher pour autoriser la
création d'enregistrements liés dans la table
Articles en location
A propos des liens | 153
Liens utilisant des opérateurs de comparaison
Dans un lien comparatif, vous utilisez un ou plusieurs opérateurs pour
comparer les valeurs des rubriques sources dans les deux tables liées. Le lien
renvoie les enregistrements liés lorsque la comparaison est réussie, selon les
critères établis.
Opérateur
relationnel Fait correspondre les enregistrements suivants
=
Valeurs des rubriques sources identiques

Valeurs des rubriques sources différentes
<
Valeurs de la rubrique source de gauche inférieures à celles de la rubrique source
de droite

Valeurs de la rubrique source de gauche inférieures ou égales à celles de la rubrique
source de droite
>
Valeurs de la rubrique source de gauche supérieures à celles de la rubrique source
de droite

Valeurs de la rubrique source de gauche supérieures ou égales à celles de la
rubrique source de droite
x
Tous les enregistrements de la table de gauche correspondent à tous les
enregistrements de la table de droite, quelles que soient les valeurs des rubriques
sources
Rubrique
source
Rubrique
source
Opérateur relationnel supérieur à
Dans cet exemple, les rubriques Date du voyage organisé des tables Voyages
organisés et clients sont les rubriques sources. Si la rubrique Date du voyage
organisé d'un enregistrement de la table Voyages organisés a pour valeur
11/12/2010, tous les enregistrements de la table Clients dont la rubrique Date
du voyage organisé a pour valeur 10/12/2010 ou une date antérieure y seront
liés. Si la rubrique Date du voyage organisé d'un enregistrement de la table
Clients a pour valeur 11/12/2010, tous les enregistrements de la table Voyages
organisés dont la rubrique Date du voyage organisé a pour valeur 12/12/2010
ou une date ultérieure y seront liés.
154 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Liens renvoyant une plage d'enregistrements
Un lien renvoyant une plage d'enregistrements est similaire à un lien à plusieurs
critères, à ceci près que vous utilisez des opérateurs comparatifs pour
rechercher des enregistrements supérieurs à l'un de vos critères et inférieurs à
l'autre. Ce type de lien est souvent utilisé pour renvoyer des enregistrements
compris dans une plage de dates ou de numéros de série.
Par exemple, à partir de la table E, vous souhaitez voir tous les enregistrements
de la table F dont la rubrique Date F a une valeur supérieure à celle de la
rubrique Date de début E et inférieure à celle de la rubrique Date de fin E.
Rubriques
sources
Rubrique
source
Indique que plusieurs opérateurs
relationnels distincts sont utilisés
dans ce lien
Ce lien emploie les opérateurs
relationnels supérieur à et inférieur à
Ce lien renvoie les enregistrements de la table F dont la rubrique Date F a une
valeur inférieure à celle de la rubrique Date de début E et supérieure à celle de la
rubrique Date de fin E.
A propos des liens | 155
Par exemple :
Contiennent les
Si les rubriques valeurs
Ces enregistrements liés sont
renvoyés à partir de la table F
Date de début E
01/11/2010
Date de fin E
01/12/2010
14/11/2010
27/11/2010
Autre exemple :
Contiennent les
Si les rubriques valeurs
Ces enregistrements liés sont
renvoyés à partir de la table F
Date de début E
01/12/2010
Date de fin E
01/01/2011
02/12/2010
15/12/2010
17/12/2010
26/12/2010
Liens internes
Un lien interne est un lien dans lequel les deux rubriques sources sont définies
dans la même table. Définissez des liens internes pour créer des liens entre les
enregistrements d’une même table. Utilisez un lien interne dans une table externe
sur un modèle de la table active pour afficher un sous-ensemble de données de la
table active, par exemple tous les employés dépendant de chaque chef de service.
Lorsque vous définissez un lien interne dans le graphe de liens, FileMaker Pro
génère une seconde occurrence de la table sur laquelle vous basez le lien interne.
FileMaker Pro procède ainsi pour empêcher les liens de constituer un cycle, ce
qui rendrait l'évaluation impossible.
Rubrique
source
Rubrique
source
Lien interne
156 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Ce lien renvoie les enregistrements liés de la table G quand la valeur de la
rubrique Texte G1 est la même que celle de la rubrique Texte G2.
Pour plus d'informations sur les types de liens, consultez l'Aide.
Elaboration d'une base de données relationnelle
Pour plus d'informations sur l'élaboration d'une base de données relationnelle,
consultez la section « Elaboration d'une base de données », page 75.
Travail sur le graphe de liens
Utilisez le graphe de liens pour créer, changer et afficher des liens dans votre
fichier de base de données. Le graphe de liens vous permet de dupliquer des
tables et des liens, de redimensionner et d'aligner des tables, et d'ajouter des
remarques texte. Vous pouvez mettre en surbrillance des tables liées à la table
sélectionnée selon un lien unidirectionnel ; vous pouvez également mettre en
surbrillance des tables dont la table source est la même que celle de la table
sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Par défaut, le graphe de liens affiche toutes les tables du fichier de base de
données actif. Vous pouvez ajouter des tables d'autres fichiers FileMaker Pro
ou de sources de données ODBC externes, ajouter plusieurs occurrences d'une
même table ou supprimer des tables à l'aide des boutons situés au bas du
graphique.
Remarque Lorsque la table provient d'une source de données ODBC externe, son
nom apparaît en italique dans le graphe de liens. Pour afficher des informations sur
la source de données externe, déplacez le pointeur de la souris sur la flèche à gauche
du nom de la table.
Création de liens
Pour créer un lien :
1. Ouvrez la base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de
données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Liens.
Travail sur le graphe de liens | 157
3. Dans le graphe de liens, localisez les deux tables à utiliser pour le lien.
Elles peuvent être placées n'importe où sur le graphique, mais elles doivent
absolument s'y trouver pour que vous puissiez créer le lien. Pour les liens
internes, localisez la table unique ; FileMaker Pro crée la seconde
occurrence de table pour vous.
4. Cliquez sur une rubrique source dans l'une des tables et faites glisser la
souris jusqu'à la rubrique source correspondante dans l'autre table.
Vous pouvez également cliquer sur
Modifier le lien et créer un lien.
afin d'ouvrir la boîte de dialogue
5. Répétez l’étape 4 pour toutes les rubriques sources à utiliser dans ce lien.
Pour plus d'informations sur les rubriques sources, consultez la section « A
propos des rubriques sources des liens », page 148.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer le graphe de
liens.
Dupliquer les objets
sélectionnés
Créer un lien
Ajouter une table
Supprimer les objets
sélectionnés
Les rubriques sources
s'affichent en
italique dans leurs tables
Positionnez le pointeur
sur l'icône flèche pour
afficher les noms de la
table source et du
fichier source
Modifier un objet
sélectionné
Graphe de liens
Changer l'alignement
des objets sélectionnés
Afficher les tables
unidirectionnelles ou les tables
de source identique
Afficher les sauts de page
Afficher la boîte de dialogue
Configuration de
l'impression (Windows) ou
Format d'impression
(Mac OS)
Agrandir ou réduire le
graphique affiché
Ajouter une remarque texte
au graphique
Changer la couleur des
objets sélectionnés
Cliquez pour afficher ou
réduire une remarque texte
Cliquez une fois pour tout
réduire, sauf les rubriques
sources ; cliquez une nouvelle
fois pour tout réduire, sauf le
nom de la table ; cliquez une
dernière fois pour ramener la
table à sa taille de départ
158 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Travail sur le graphe de liens | 159
Modification des liens
Après avoir créé un lien, vous pouvez ajouter des rubriques sources ou modifier
celles qui existent déjà, modifier les opérateurs relationnels et définir des
options pour créer, supprimer et trier les enregistrements liés.
Pour modifier un lien :
1. Ouvrez la base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de
données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Liens.
3. Dans le graphe de liens, localisez le lien à modifier et double-cliquez sur la
ligne située entre les tables liées pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier
le lien.
Vous pouvez également sélectionner le lien dans le graphique et cliquez sur
pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le lien.
Sélectionnez
l'opérateur
relationnel
Sélectionnez des options
pour les tables du lien
160 | Utilisation de tables et de fichiers liés
4. Modifiez les tables et les rubriques sources du lien.
Pour
Faites ceci
Changer une rubrique
source
Sélectionnez la nouvelle rubrique source et cliquez sur Modifier.
Ajouter une rubrique
source
Sélectionnez la nouvelle rubrique source et cliquez sur Ajouter.
Changer l'opérateur
relationnel
Sélectionnez un nouvel opérateur relationnel dans la liste et cliquez
sur Modifier.
Consultez la section « Liens utilisant des opérateurs de
comparaison », page 153.
Dupliquer une paire de
critères de lien
Sélectionnez la paire de critères dans la liste située dans la partie
inférieure de la boîte de dialogue et cliquez sur Dupliquer.
Supprimer une paire de Sélectionnez les critères dans la liste située dans la partie inférieure
critères de lien
de la boîte de dialogue et cliquez sur Delete.
5. Sélectionnez les options du lien.
Pour
Option à sélectionner
Ajouter un enregistrement lié (à la
table liée) dès que vous entrez des
données dans une rubrique liée
d'un enregistrement de la table
active. (Reportez-vous à la section
« Ajout et duplication
d’enregistrements », page 36.)
Permettre la création d'enregistrements via ce lien.
Supprimer des enregistrements
liés (de la table liée) dès que vous
supprimez un enregistrement
correspondant dans la table
active (Reportez-vous à la
section « Suppression
d’enregistrements », page 38.)
Supprimer les enreg. liés de cette table quand un enreg. est
supprimé de l'autre table.
Trier les enregistrements liés.
Trier les enregistrements. Puis, dans la liste de gauche de la
boîte de dialogue Tri, double-cliquez sur les rubriques à
trier. Pour changer l’ordre de tri des rubriques, faites glisser
les rubriques de la colonne de droite dans l’ordre approprié.
Sélectionnez d’autres options, puis cliquez sur OK.
Lorsque vous sélectionnez cette option et que vous entrez
des données dans une rubrique liée ne contenant pas
d’enregistrement lié correspondant, vous créez un
enregistrement lié à partir de la rubrique source dans la
table active.
Cette option supprime les enregistrements liés même
lorsque vous consultez un modèle n’affichant pas les
enregistrements liés.
Cette option n’affecte pas l’ordre de tri dans le fichier lié.
Génération de récapitulatifs de données dans des tables externes | 161
6. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la création et la modification de liens, consultez
l'Aide.
Génération de récapitulatifs de données dans des tables
externes
Vous pouvez générer des récapitulatifs de données se trouvant dans une
rubrique liée affichée dans une table externe. La table externe peut contenir
des enregistrements d'une table liée ou de la même table (lien interne).
Pour générer des récapitulatifs de données dans des tables externes :
1. Créez une rubrique Calcul dans la table dans laquelle vous souhaitez
afficher le récapitulatif.
2. Pour la rubrique Calcul, définissez une formule incluant une fonction
d’agrégation pour le type de calcul de récapitulatif à effectuer.
Par exemple, si vous êtes dans une table Facturation et que vous souhaitez
définir un calcul pour obtenir le total des valeurs liées dans la rubrique Prix
de la table Articles, utilisez la formule :
Somme(Articles::Prix)
3. Placez la rubrique Calcul sur un modèle de la table où elle est définie.
Consultez la section « Placement et suppression de rubriques dans un
modèle », page 124.
Pour plus d'informations sur la génération de récapitulatifs de données dans
des tables externes, consultez l'Aide.
A propos des références externes
Une référence externe copie les données d'une autre table dans une rubrique de
la table active. Une fois les données copiées, elles font partie intégrante de la
table active (et restent dans la table d’origine). Les données copiées dans la
table active ne sont pas automatiquement mises à jour lorsque celles de l'autre
table changent.
162 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Pour établir une connexion entre des tables pour une référence externe, vous
devez créer un lien. Vous devez ensuite définir une référence externe pour copier
les données d’une rubrique d’une table liée dans une rubrique de la table active.
Lorsque vous saisissez une valeur dans la rubrique source de la table active,
FileMaker Pro utilise le lien pour accéder au premier enregistrement de la table
liée dont la rubrique source contient une valeur correspondante. Ensuite, il
copie la valeur de la rubrique source de la référence externe dans la rubrique
cible de la référence externe, où la valeur est stockée.
Lorsqu'une valeur est copiée dans la rubrique cible de la référence externe,
vous pouvez la modifier, la remplacer ou la supprimer comme n'importe quelle
autre valeur (car la référence externe appartient à la table active). Vous pouvez
également mettre à jour les données de la table active pour qu’elles
correspondent aux données modifiées de la table liée.
Enregistrements de table liée
Table active
Lien
N° client
C200
Nom
Bonbeurre
N° client
C235
Nom
N° client
C100
Téléphone 42.83.91.04
Nom
N° client
C200
Ville
Paris
Téléphone
Nom
Bonbeurre 555-3849
Téléphone Ville555-1234 Vancouver
Ville
Rubrique cible de référence externe
Brise-en-Bourg
Rubrique source de référence
externe
Création de références externes
Pour créer une référence externe :
1. Créez un lien pour la référence externe entre la rubrique source de la table
active et la rubrique source de la table liée. Consultez la section « Création
de liens », page 156.
2. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer> Base de
données.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet
Rubriques.
A propos des références externes | 163
4. Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table
appropriée dans la liste Table.
5. Sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage ou
Multimédia dans la liste des rubriques existantes ou définissez-en une
nouvelle.
6. Cliquez sur Options (ou double-cliquez sur le nom de la rubrique).
7. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée
automatique, puis sélectionnez Référence externe.
8. Dans la boîte de dialogue Référence de la rubrique (Windows) ou Référence
externe de la rubrique (Mac OS), choisissez la table par laquelle la référence
externe démarre et la table à partir de laquelle la valeur est copiée.
Option à sélectionner
Pour désigner
Démarrage par la table
La table que la référence externe emploie comme point de
départ dans le graphe de liens
Référence externe à partir
d'une table liée
La table liée à partir de laquelle les données liées seront
référencées
9. Sélectionnez la rubrique à partir de laquelle la valeur de référence externe
sera copiée.
10. Sélectionnez les options de la référence externe.
Pour
Faites ceci
Indiquer une action lorsque les Dans le panneau Si la valeur n’est pas trouvée :,
valeurs des rubriques sources ne sélectionnez une option pour ne copier aucune valeur,
copier la valeur immédiatement inférieure ou supérieure
correspondent pas exactement
à celle de la rubrique source de la référence externe ou
entrer une valeur fixe à utiliser en remplacement.
Activez la case à cocher Si la rubrique est vide, laisser la
Eviter de copier des données
rubrique active intacte. (Ne sélectionnez pas cette option si
nulles (vides) de la rubrique
source de référence externe à la vous souhaitez copier des données nulles.)
rubrique cible de référence externe
164 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Sélectionnez le point
de départ de la
référence externe
Sélectionnez la table
liée à employer pour
la référence externe
Sélectionnez
la rubrique
source à
employer
pour la
référence
externe
Sélectionnez une
option pour les
données « différent
de » des rubriques
sources
Quand elle est sélectionnée, cette option empêche les
données nulles d'être copiées
11. Cliquez sur OK.
12. Répétez les étapes 5 à 11 pour chaque rubrique supplémentaire pour
laquelle vous souhaitez définir une référence externe.
Modification de références externes
Pour modifier une référence externe :
1. Ouvrez la base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de
données.
2. Cliquez sur l'onglet Rubriques.
3. Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table
appropriée dans la liste Table.
4. Double-cliquez sur la rubrique cible de référence externe.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l'onglet Entrée
automatique.
6. Vérifiez que la case à cocher Référence externe est activée et cliquez sur
Définir.
Pour arrêter ou suspendre une référence externe, désactivez la case à cocher
Référence externe.
A propos des références externes | 165
7. Effectuez vos modifications.
8. Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur la création et la modification de références
externes, consultez l'Aide.
166 | Utilisation de tables et de fichiers liés
Chapitre 5
Partage et échange de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour partager des bases de
données FileMaker Pro :
Partage réseau FileMaker : Vous pouvez partager des bases de données
FileMaker Pro en réseau, ce qui permet à plusieurs utilisateurs de
FileMaker Pro d'accéder à la même base de données et de l'utiliser
simultanément.
Importation et exportation de données : Vous pouvez échanger des
informations entre FileMaker Pro et d'autres applications en important et en
exportant des données. Par exemple, vous avez la possibilité d'importer des
données situées dans une autre base de données ou dans un tableur, ou
d'exporter des données d'adresse afin de créer des courriers personnalisés
dans un traitement de texte.
Accès aux données à partir de sources de données externes: Vous
pouvez accéder aux informations stockées dans d'autres fichiers
FileMaker Pro et bases de données SQL externes utilisant la technologie
ODBC afin de partager des données. Ceci vous permet de travailler avec
des informations stockées dans des bases de données externes et d'associer
des données externes aux informations stockées dans votre fichier. Lorsque
vous consultez des données provenant d'une base de données ODBC, vous
pouvez utiliser des rubriques supplémentaires dans votre fichier
FileMaker Pro afin de réaliser des calculs et des récapitulatifs sur les
données sans modifier le schéma du fichier externe.
Publication Web instantanée : Vous avez la possibilité de publier
rapidement et simplement vos modèles FileMaker Pro sous forme de pages
Web, ce qui permet à toute personne de votre intranet (ou d'Internet)
équipée d'un navigateur Web d'accéder à vos bases de données
FileMaker Pro.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes
ainsi que des procédures étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Consultez le Guide de la Publication Web instantanée FileMaker pour obtenir
des informations sur la publication de bases de données sur le Web.
168 | Partage et échange de données
Partage de bases de données en réseau
Si votre ordinateur est connecté à un réseau, vous-même et les autres
utilisateurs de FileMaker Pro pour Windows ou Mac OS pouvez accéder
simultanément au même fichier de base de données.
La fonction de partage réseau de FileMaker Pro prend en charge le partage
simultané de fichiers entre un maximum de 9 utilisateurs (hôte et connexions
publication Web instantanée exclus). Si vous devez partager des fichiers avec
plus de 9 utilisateurs simultanés sur un réseau, FileMaker vous recommande
d'utiliser FileMaker Server, qui offre des performances réseau supérieures en
plus de sa capacité accrue.
Important Votre accord de licence FileMaker Pro prévoit que vous devez acheter
une licence pour chaque ordinateur sur lequel l'application FileMaker Pro est
installée ou exécutée. La licence logicielle ne peut pas être partagée ni utilisée sur
plusieurs ordinateurs simultanément. Veuillez lire la licence logicielle pour vous
informer de l'ensemble des termes et conditions.
La première personne qui ouvre un fichier partagé est l'hôte. L'utilisateur qui
ouvre un fichier partagé après l'hôte est un client.
L'hôte ouvre le fichier
Les clients ouvrent des connexions pour accéder au fichier partagé
Partage de bases de données en réseau | 169
Lorsqu’un fichier partagé est ouvert, l’hôte et les clients ont accès aux mêmes
informations, et toutes les modifications apportées au fichier apparaissent dans
la fenêtre de chaque utilisateur.
Les modifications apportées aux données par les utilisateurs sont enregistrées
dans le fichier partagé. Le fichier partagé est enregistré sur le disque sur lequel
le fichier réside.
Les ordres de tri, les requêtes, les ordres d'importation et d'exportation des
rubriques ainsi que les configurations d'impression sont propres à chaque
utilisateur.
Activation du partage de fichiers et hébergement de fichiers
Comme de nombreuses commandes FileMaker Pro sont traitées sur la machine
hôte, vous obtiendrez des performances supérieures en hébergeant vos fichiers
partagés sur l'ordinateur le plus puissant de votre réseau. Le fichier que vous
hébergez doit se trouver sur le disque dur de votre ordinateur. L'hébergement à
distance d’un fichier stocké sur un autre ordinateur ou sur un autre serveur n'est
pas pris en charge car il pourrait compromettre l'intégrité des données et se
traduire par de piètres performances.
Pour activer le partage de fichiers en réseau pour tous les fichiers ouverts :
1. Ouvrez le(s) fichier(s) FileMaker Pro que vous souhaitez partager.
Remarque Pour activer ou modifier l'état de partage d'un fichier, vous devez
l'ouvrir avec un compte doté du jeu de privilèges d'accès approprié. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la rubrique « Comptes, ensembles
d'autorisations d'accès (privilèges) et autorisations d'accès étendues »,
page 191.
2. Choisissez le menu Edition > Partage> Réseau FileMaker.
170 | Partage et échange de données
3. Dans la boîte de dialogue Paramètres de réseau FileMaker, pour Partage en
réseau, cliquez sur Activé.
Dans la zone Adresse TCP/IP s'affiche l'adresse TCP/IP de votre système.
Cliquez pour activer le partage en réseau
Sélectionnez le niveau
d'accès réseau pour le(s)
fichier(s) sélectionné(s)
4. Sélectionnez le(s) fichier(s) à héberger dans la liste Fichiers ouverts.
5. Définissez le niveau d'accès réseau pour le(s) fichier(s) sélectionné(s).
Pour
Option à sélectionner
Offrir un accès à tous les utilisateurs
FileMaker Pro de votre réseau
Tout utilisateur.
Limiter l'accès réseau aux utilisateurs
en fonction de leur ensemble
d'autorisations d'accès
Spécifiez les utilisateurs selon les ensembles
d'autorisations d'accès, puis cliquez sur Définir.
Empêcher tout accès via les fonctions
de réseau FileMaker
Aucun utilisateur.
Dans la boîte de dialogue Spécifier les utilisateurs
selon les ensembles d'autorisations d'accès,
sélectionnez les ensembles d'autorisations d'accès
auxquels vous souhaitez donner accès au réseau.
Partage de bases de données en réseau | 171
6. Cliquez sur OK.
Les fichiers ouverts sont désormais hébergés.
Important Vous devez laisser vos fichiers partagés ouverts pour les rendre
disponibles aux clients.
Remarque Pour que des fichiers puissent être partagés sur un CD en lecture seule,
vous devez activer le partage avant de copier le fichier sur le CD.
Ouverture de fichiers partagés en tant que client
Les bases de données FileMaker Pro partagées via TCP/IP peuvent être
ouvertes à distance au moyen de la liste d'hôtes locaux, de l'adresse IP du poste
hôte ou du nom DNS du poste hôte (éventuellement défini).
Pour ouvrir un fichier partagé en tant que client :
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir à distance.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier distant, sélectionnez l'Affichage
pour voir une liste d'hôtes.
Choisissez
Si vous souhaitez afficher
Hôtes favoris
Les hôtes que vous avez définis en tant que favoris
Hôtes locaux
Les hôtes FileMaker Pro situés sur votre sous-réseau TCP/IP
Hôtes répertoriés par
LDAP
Les hôtes FileMaker Pro disponibles par l'intermédiaire du serveur
LDAP désigné
3. Pour afficher les fichiers disponibles à partir d’un hôte, sélectionnez
celui-ci. Dans la liste Fichiers disponibles, sélectionnez le fichier que vous
souhaitez ouvrir.
Conseil Pour restreindre la liste de fichiers disponibles, entrez quelques
caractères dans la zone Filtre. Seuls les noms de fichier contenant les caractères
entrés sont affichés dans la liste.
Ou, dans la zone Chemin d'accès de réseau, tapez le chemin d'accès
réseau ; par exemple :
Pour IPv4: fmnet:/<adresse IP hôte>/<nomfichier>
Pour IPv6: fmnet:/<adresse IPv6 hôte>]/<nomfichier>
172 | Partage et échange de données
4. Cliquez sur Ouvrir.
Vous serez peut-être invité à entrer un nom de compte, un mot de passe et
un nom de domaine (sous Windows uniquement) selon la configuration du
partage des fichiers sur l’hôte.
Si le réseau est très actif, il peut arriver que le fichier ne figure pas dans la
liste. Pour interroger le réseau pendant une période plus longue, maintenez
la touche Ctrl (Windows) ou Option (Mac OS) enfoncée quand vous
cliquez sur un élément.
Pour plus d'informations sur l'identification de fichiers distants comme
favoris et leur accès, consultez l'Aide.
Restrictions applicables à la modification des fichiers partagés
Bien qu'il soit possible pour plusieurs utilisateurs d'effectuer simultanément
des modifications dans le même fichier partagé, les modifications simultanées
autorisées sont limitées. Le tableau ci-dessous décrit les types de modifications
autorisés et interdits dans les fichiers partagés.
Modification de
base de données
Restriction
Données dans les
modèles et les
enregistrements
Le même enregistrement ne peut pas être modifié par deux
utilisateurs en même temps.
Données
d'enregistrements
provenant de sources
de données ODBC
externes
Le même enregistrement ne peut pas être modifié par deux
utilisateurs en même temps.
Si deux utilisateurs modifient le même enregistrement simultanément,
FileMaker Pro envoie une alerte lorsque l'utilisateur tente de procéder à des
modifications. L'alerte propose un choix à l'utilisateur ; autorisant les
modifications (la réécriture des modifications faites par l'utilisateur),
renvoyant à l'enregistrement sans faire de modification, ou rétablissant
l'enregistrement au format auquel il était lors du démarrage de la session
modifiée.
Modèles et éléments Le même modèle ne peut pas être modifié par deux utilisateurs en
de modèle
même temps.
Partage de bases de données en réseau | 173
Modification de
base de données
Listes de valeurs
Restriction
La même liste de valeurs ne peut pas être modifiée ni définie par
deux utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier une liste de valeurs pendant qu'une
autre personne l'utilise en mode Utilisation ou Recherche.
Scripts
Le même script ne peut pas être modifié ni défini par deux
utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier un script pendant qu'une autre personne
l'utilise.
Tables, rubriques,
liens (schéma de
base de données)
Ces éléments ne peuvent pas être modifiés par deux utilisateurs en
même temps.
Sources de données
La même source de données ne peut pas être modifiée ni définie par
deux utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier une référence de source de données
pendant qu'une autre personne l'utilise.
Comptes et
Les comptes et privilèges d’accès ne peuvent pas être modifiés ou
autorisations d'accès définis par deux utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut créer ou modifier un compte ou une autorisation
pendant que cet élément est utilisé par une autre personne.
Ouverture de bases de données partagées à distance à l'aide
d'une URL
Le programme d'installation de FileMaker Pro enregistre FMP7 en tant que
protocole Internet. Ceci vous permet d’ouvrir une base de données partagée
au moyen d’une URL.
Les clients peuvent utiliser un navigateur pour accéder aux bases de données
partagées. Pour cela, ils doivent saisir dans la zone d'adresse du navigateur
l'URL du fichier partagé sur la machine hôte.
Pour identifier l'URL de la base de données partagée sur la machine hôte et
l'envoyer à un client utilisateur :
1. Dans le fichier partagé de la machine hôte, choisissez le menu Fichier >
Envoyer le lien.
174 | Partage et échange de données
FileMaker Pro ouvre un message électronique dans votre application de
messagerie par défaut contenant l'URL de la base de données en cours
d'utilisation, ainsi que la configuration système requise de la connexion
client.
2. Adressez le message électronique au client utilisateur, puis envoyez le
message.
Pour ouvrir une base de données partagée sur une machine cliente à l'aide d'une
URL, effectuez l’une des opérations suivantes :
Si vous avez reçu un message électronique contenant l'URL de la
machine hôte, cliquez sur le lien indiquant l'emplacement de la base de
données hébergées. Si votre application de message ne prend pas en
charge les liens actifs, lancez un navigateur Web sur la machine client
concernée, copiez l'URL du message électronique dans la zone
d'adresse de votre navigateur, puis appuyez sur Entrée (Windows)
ou Retour (Mac OS).
Si vous avez reçu l'URL de la base de données partagée d'une autre façon,
lancez un navigateur Web sur la machine client concernée, entrez l'URL de
la machine hôte dans la zone d'adresse du navigateur en utilisant le format
suivant, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour (Mac OS).
[<][URL:]FMP7://[[compte:motdepasse@]adresseréseau]/
nombasededonnées[>]
Les paramètres facultatifs sont indiqués entre crochets (« [ ] »). Les URL ne
contenant pas d'espace, tous les espaces des noms de base de données sont
codés sous forme de signes plus (« + »).
Exemples
FMP7://Mes+Adresses.fp7
FMP7://192.168.10.0/Mes+Adresses.fp7
FMP7://User1:Password1@12.345.678.900/Filename.fp7
Importation et exportation de données | 175
Fermeture d'un fichier hébergé
Pour qu'un fichier partagé puisse être refermé par un hôte, il doit préalablement
l'être par tous les clients. FileMaker Pro vous permet d’inviter tous les clients
du réseau à fermer le fichier partagé lorsque vous fermez le fichier, modifiez
les conditions de partage du fichier, quittez FileMaker Pro ou effectuez une
tâche nécessitant la fermeture du fichier par tous les clients. Si un client ne
répond pas à votre demande de fermeture d’un fichier partagé dans les
30 secondes, FileMaker Pro tente de fermer le fichier sur le poste du client.
Pour fermer un fichier hébergé :
1. Sur l'ordinateur hébergeant le fichier, choisissez le menu Fichier > Fermer.
2. Si le fichier partagé est ouvert sur le poste de certains clients, une boîte de
dialogue répertorie ceux-ci. Cliquez sur OK pour demander à ces clients de
fermer le fichier.
3. Les clients voient s’afficher une boîte de dialogue leur demandant de
fermer le fichier.
Si
FileMaker Pro
Les clients cliquent sur le
bouton Annuler.
Attend que les clients aient refermé le fichier.
Les clients cliquent sur le
bouton Fermer.
Ferme le fichier partagé sur l’ordinateur du client.
Les clients ne font rien.
Tente de fermer le fichier au bout de 30 secondes, à condition
qu’il puisse l’être en toute sécurité.
Pour plus d'informations sur le partage de fichiers en réseau, consultez l'Aide.
Importation et exportation de données
Vous pouvez échanger des informations entre FileMaker Pro et d'autres
applications en important et en exportant des données. Vous pouvez effectuer
les actions suivantes :
importer des données dans un fichier FileMaker Pro existant, que ce soit
dans une nouvelle table ou dans une table existante ;
176 | Partage et échange de données
convertir des données issues d'autres applications en nouveaux fichiers
FileMaker Pro ;
exporter des données destinées à être utilisées dans d'autres applications.
Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats
Vous pouvez enregistrer des données FileMaker Pro dans une feuille de calcul
Microsoft Excel, Excel 2007/2008 ou un fichier PDF, vous permettant ainsi de
partager vos données d'enregistrements avec des utilisateurs ne disposant pas
de FileMaker Pro.
FileMaker Pro vous permet d'envoyer par courrier électronique la feuille de
calcul Excel ou le fichier PDF lorsque vous l'enregistrez. Vous pouvez
également créer des scripts pour enregistrer des données sous Excel ou PDF.
Pour enregistrer des fichiers sous Excel, vous devez disposer des autorisations
d'accès Autoriser l'exportation. Pour enregistrer des fichiers au format PDF,
vous devez bénéficier des autorisations d'accès Autoriser l'impression.
Remarque Le fichier enregistré ne contiendra que les rubriques présentes sur le
modèle au moment de l'enregistrement. Si vous souhaitez inclure d'autres
rubriques (les rubriques de panneaux à onglets à l'arrière-plan par exemple),
exécutez la commande Exporter enregistrements plutôt que la commande
Enregistrer/Envoyer en.
Envoi de courriers électroniques basés sur des données
d’enregistrement
Vous pouvez utiliser FileMaker Pro pour envoyer un ou plusieurs messages à
un ou plusieurs destinataires. L'email généré est envoyé à l'aide de l'application
email par défaut ou directement par SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, un
jeu de critères pour l'envoi et la réception d'email). Vous pouvez entrer des
valeurs ou utiliser des valeurs provenant de rubriques ou calculs. Vous pouvez
également créer des scripts pour envoyer des emails.
Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Importation et exportation de données | 177
Formats de fichier d'importation/exportation pris en charge
Chaque application enregistre ses fichiers de données sous un format qui lui est
propre. La plupart des applications sont également capables d'échanger des
informations sous certains autres formats.
FileMaker Pro permet d'importer et/ou d'exporter des fichiers sous ces formats,
suivis par leurs extensions de nom de fichier : Microsoft Excel (.xls, .xlsx),
texte séparé par des tabulations (.tab, .txt), valeurs séparées par des virgules
(.csv, .txt) , FileMaker Pro 7 (.fp7), Fusion (.mer), table HTML (.htm) et XML
(.xml). Si vous échangez des données avec un autre programme, consultez la
documentation de celui-ci pour déterminer un format de fichier intermédiaire
pris en charge à la fois par FileMaker Pro et par l'autre application.
La plupart des formats de fichier ne prennent en charge que la conversion des
données et ne gèrent pas l'importation ni l'exportation de caractéristiques de
mise en forme telles que la police, la taille, le style et la couleur des caractères.
Pour plus d'informations sur les formats de fichier, sur les versions que
FileMaker Pro est capable d'importer et/ou d'exporter, et sur l'importation à
partir de sources telles que du code XML, un appareil photo numérique
(Mac OS) ou Bento (Mac OS), consultez l'Aide.
ODBC et JDBC
Vous pouvez échanger des données FileMaker Pro avec des applications
compatibles ODBC et JDBC. Par exemple, vous pouvez créer des graphiques
dans Microsoft Excel à partir de données FileMaker Pro.
Que voulez-vous faire ?
Utiliser FileMaker Pro comme
source de données et de données
FileMaker Pro à partager
Comment le faire ?
Requêtes SQL
JDBC
Consultez le
document
Guide ODBC et JDBC
FileMaker
Utiliser FileMaker Pro comme De façon interactive via le graphe « Travail avec des
sources de données
un client ODBC / accéder aux de liens
externes », page 184 et
données ODBC
l'Aide de FileMaker Pro
Unique, statique via importation Aide FileMaker Pro
ODBC (ou menu Fichier > Ouvrir)
action de script Importer
enregistrements
Action de script Exécuter SQL
178 | Partage et échange de données
Méthodes d’importation de données dans un fichier existant
Lorsque vous importez des données dans un fichier existant, vous pouvez :
ajouter des enregistrements à une table existante
créer une table à partir de données importées
actualiser les enregistrements existants d'une table existante
actualiser les enregistrements correspondants d'une table existante
Important Les options d’importation mettant à jour des enregistrements existants
ou des enregistrements correspondants écrasent les données existantes pendant
le processus d’importation et sont irréversibles. Pour conserver vos données,
choisissez le menu Fichier > Enregistrer une copie afin de créer une copie de
sauvegarde du fichier avant d'effectuer une importation mettant à jour les
enregistrements.
Le fichier à partir duquel vous importez des enregistrements est la source.
Le fichier vers lequel vous importez des enregistrements est la cible.
A propos de l'ajout d'enregistrements
Quand vous ajoutez des enregistrements, vous importez tous les
enregistrements du fichier source au fichier ou à la table cible. Un nouvel
enregistrement est créé dans le fichier cible pour chaque enregistrement
importable du fichier source.
A propos de la mise à jour d'enregistrements existants
Cette option vous permet de remplacer les données de votre fichier par
les données du fichier source. Pour chaque rubrique cible de l’importation,
les données du premier enregistrement (ou de la première ligne de données)
importable dans le fichier source écrasent les rubriques du premier
enregistrement du fichier cible. Les données du deuxième enregistrement
(ou de la deuxième ligne de données) importable du fichier source écrasent
celles du deuxième enregistrement du fichier cible, et ainsi de suite. Lorsque
vous remplacez des données, FileMaker Pro n’effectue aucune vérification
ni comparaison des données des fichiers concernés.
Vous pouvez choisir de remplacer ou non les données rubrique par rubrique.
Importation et exportation de données | 179
Les enregistrements du fichier cible sont remplacés par le même nombre
d’enregistrements du fichier source. Si le nombre d’enregistrements
importables dans le fichier source est plus élevé que celui du fichier cible,
les données des enregistrements supplémentaires du fichier source ne sont
pas importées, à moins que vous n’activiez la case à cocher Ajouter données
restantes en tant que nouv. enreg.. S’il y a plus d’enregistrements dans le fichier
cible, les données correspondant aux enregistrements supplémentaires ne sont
pas remplacées.
A propos de la mise à jour d'enregistrements correspondants
Vous pouvez mettre à jour les enregistrements et rubriques correspondants
de votre fichier cible avec les données d'un autre fichier. Par exemple, il est
possible que vous possédiez une copie d’une base de données sur votre
ordinateur de bureau et une autre sur votre ordinateur portable. Vous pouvez
alors mettre à jour le fichier de l’ordinateur de bureau avec les modifications
que vous avez apportées sur votre portable.
Vous désignez les enregistrements du fichier source utilisés pour la mise à jour
ainsi que les enregistrements du fichier cible qui feront l'objet de cette mise à
jour en sélectionnant une ou plusieurs rubriques sources dans chaque fichier.
Si les données d’une rubrique source d’un enregistrement du fichier cible
correspondent à celles d’une rubrique source d’un enregistrement du fichier
source, l’enregistrement du fichier cible est mis à jour avec les données du
fichier source.
Les rubriques sources doivent identifier une seule entité de la base de données.
Par exemple, dans une base de données Employés, vous pouvez utiliser une
rubrique source unique, telle que N° employé, ou définir plusieurs rubriques
sources, telles que Nom, Prénom et Numéro de téléphone. La rubrique Nom
pouvant parfois identifier plusieurs personnes, il est déconseillé de l'utiliser
comme rubrique source unique.
Vous avez également la possibilité d’indiquer les rubriques à importer. Le
contenu de toutes les rubriques sélectionnées dans chacun des enregistrements
correspondants écrasera les données du fichier cible, même si la rubrique du
fichier source ne contient aucune donnée.
180 | Partage et échange de données
Lorsque le fichier cible contient un jeu d'enregistrements trouvés, seuls les
enregistrements trouvés sont mis à jour. (Si le fichier source est un autre fichier
FileMaker Pro, vous pouvez également choisir de n'importer que les données
issues d'un jeu d'enregistrements trouvés).
L'exemple ci-après montre comment un enregistrement d'un fichier cible se
présente avant et après sa mise à jour par un enregistrement correspondant dans
un fichier source.
Avant la mise à jour des enregistrements correspondants
Fichier source
123-456-7890
Jean
Q
Bonbeurre
456 rue de Paris
Paris
USA
Fichier cible
=
–
–>
–
–>
–>
–>
–
–>
123-456-7890
Jean
Bonbeurre
123 Grande Rue
Nice
USA
3/3/1960
408-555-6789
Après la mise à jour
Fichier cible
123-456-7890
Jean
Q
Bonbeurre
456 rue de Paris
Paris
USA
3/3/1960
= indique une rubrique source
–> indique d'importer la rubrique
– indique de ne pas importer la rubrique
A propos du processus d'importation
Pour importer des enregistrements, suivez la procédure de base ci-dessous :
1. Effectuez une copie de sauvegarde du fichier dans lequel vous effectuez
l’importation.
2. Si le fichier source est un fichier FileMaker Pro, effectuez une recherche
pour que le jeu d'enregistrements trouvés de la fenêtre active ne contienne
que les enregistrements à importer.
3. Ouvrez le fichier cible et, s'il contient plusieurs tables, sélectionnez un
modèle faisant apparaître les enregistrements de la table dans laquelle vous
souhaitez importer les données.
Importation et exportation de données | 181
4. Si vous mettez à jour des enregistrements existants ou correspondants,
assurez-vous que le jeu d’enregistrements trouvés ne contient que les
enregistrements à modifier ou à mettre à jour.
5. Choisissez le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier, puis
choisissez le nom du fichier contenant les données que vous souhaitez
importer (le fichier source).
6. Si nécessaire, dans la boîte de dialogue Ordre d'importation des rubriques,
sélectionnez une table dans la liste Source.
7. Acceptez la table affichée dans la liste déroulante Cible ou sélectionnez
Nouvelle table pour créer une table disposant d’un schéma identique à la
table source.
8. Sélectionnez le type d'importation à effectuer. Consultez la section
« Méthodes d’importation de données dans un fichier existant », page 178.
9. Mettez en correspondance les rubriques du fichier source avec celles du
fichier cible.
= indique des rubriques sources
Sélectionnez une table à partir
de laquelle vous souhaitez
importer des données
Rubriques
du fichier
source
Sélectionnez une action d'importation
Les flèches montrent que les données
seront importées dans les rubriques de
droite
Importer dans la
table active ou
une nouvelle
table
Rubriques du
fichier cible
182 | Partage et échange de données
Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier
FileMaker Pro
Vous pouvez convertir un fichier de données d’une autre application en
un nouveau fichier FileMaker Pro. Le fichier converti contiendra :
les données du fichier ou de la source convertis ;
deux modèles d'affichage des données ;
les noms de rubrique convertis s'ils sont disponibles dans le fichier ou dans
la source que vous convertissez. Dans le cas contraire, les noms de rubrique
sont génériques : r1, r2, r3, etc. ;
Les types de rubrique convertis s'ils sont disponibles dans le fichier ou dans
la source que vous convertissez. Dans le cas contraire, toutes les rubriques
sont converties en rubriques Texte.
Pour importer des données dans un nouveau fichier :
1. Dans l'application source, enregistrez les données que vous souhaitez
importer sous un type de fichier pris en charge par FileMaker Pro.
Consultez la section « Formats de fichier d'importation/exportation pris en
charge », page 177.
2. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, pour Type (Windows) ou Afficher
(Mac OS), indiquez le type de fichier, sélectionnez le fichier à convertir,
puis cliquez sur Ouvrir.
4. Si vous obtenez la boîte de dialogue Première rangée, déterminez si la
première rangée de données correspond à des noms de rubrique ou à un
premier enregistrement de données, puis cliquez sur OK.
5. Si vous convertissez une feuille de calcul Microsoft Excel et que vous
obtenez la boîte de dialogue Spécifier données Excel, sélectionnez une
feuille de calcul ou une plage nommée dans le classeur, puis cliquez sur OK.
6. Dans la boîte de dialogue Nom du fichier à créer, entrez le nom du nouveau
fichier, choisissez un emplacement, puis cliquez sur Enregistrer.
FileMaker Pro convertit les données en fichier FileMaker Pro et affiche
le fichier.
Pour plus d'informations sur l'importation de données, consultez l'Aide.
Importation et exportation de données | 183
A propos du processus d'exportation
Vous pouvez exporter des données FileMaker Pro dans un nouveau fichier,
puis ouvrir celui-ci dans une autre application.
Pour exporter des enregistrements, procédez comme suit :
1. Ouvrez le fichier FileMaker Pro, puis affichez un modèle présentant les
enregistrements que vous souhaitez exporter.
2. Recherchez et triez les enregistrements à exporter. Reportez-vous aux
rubriques « Recherche d’enregistrements », page 43 et « Tri
d’enregistrements », page 62.
3. Choisissez le menu Fichier > Exporter enregistrements.
4. Dans la boîte de dialogue Exporter les enregistrements, entrez le nom
du fichier, puis choisissez son emplacement et son type.
5. Dans la boîte de dialogue Ordre d'exportation des rubriques, sélectionnez
la façon dont vous souhaitez que FileMaker Pro exporte les données.
Pour exporter
Choisissez
Une rubrique du
modèle actif
Modèle actif (NomModèle) dans la liste de tables, puis doublecliquez sur une rubrique de la liste
Une rubrique de la
table du modèle actif
Table active (NomTable) dans la liste de tables, puis double-cliquez
sur une rubrique de la liste
6. Si nécessaire, choisissez le jeu de caractères que le fichier exporté doit
employer.
7. Indiquez si la mise en forme du modèle actuel doit être appliquée aux
données exportées ou non.
184 | Partage et échange de données
Pour exporter des
rubriques liées,
sélectionnez la table
liée dans la liste
FileMaker Pro exporte ces rubriques
Sélectionnez des
rubriques dans cette
liste
Indiquez si la mise en
forme doit être
appliquée ou non
Pour plus d'informations sur l'exportation de données, consultez l'Aide.
Travail avec des sources de données externes
Vous pouvez définir des sources de données dans un fichier FileMaker Pro
pour accéder aux données à partir :
d'autres fichiers FileMaker Pro ;
de bases de données SQL utilisant la technologie ODBC pour le partage
d'informations.
Lorsque vous définissez des sources de données dans des fichiers
FileMaker Pro, des données actuelles des bases de données externes sont
affichées dans vos fichiers. Vous pouvez utiliser FileMaker Pro pour ajouter,
modifier, supprimer, rechercher et trier les données dans les fichiers externes.
Les procédures suivantes donnent un aperçu de la façon d'accéder aux données
dans des fichiers FileMaker Pro ou des sources de données ODBC externes.
Pour des informations détaillées sur l'accès aux sources de données externes,
consultez l'Aide.
Travail avec des sources de données externes | 185
Travail avec des fichiers FileMaker Pro externes
Pour paramétrer un fichier afin d'accéder aux données d'un autre fichier
FileMaker Pro :
Ajoutez des tables provenant d'autres sources de données FileMaker Pro au
graphe de liens du fichier FileMaker Pro actuel.
Ajoutez des rubriques aux modèles pour afficher les données d'un autre
fichier FileMaker Pro.
Travail avec des sources de données ODBC
Pour paramétrer un fichier afin d'accéder aux données dans les sources de
données ODBC prises en charge :
Installez et configurez un pilote ODBC pour les sources de données
externes auxquelles vous voulez accéder.
Sur l'ordinateur qui héberge le fichier FileMaker Pro actuel, configurez un
nom de source de données (DSN) pour chaque source de données ODBC à
laquelle vous souhaitez accéder.
Paramétrez des options pour les sources de données ODBC auxquelles
vous souhaitez accéder (par exemple, si les utilisateurs sont invités à saisir
leur nom d'utilisateur et leur mot de passe).
Ajoutez une ou plusieurs tables provenant de la source de données ODBC
dans le graphe de liens du fichier FileMaker Pro actuel.
Ajoutez des rubriques aux modèles du fichier FileMaker Pro pour afficher
des données externes.
Vous pouvez également ajouter des rubriques supplémentaires aux tables
externes et modèles afin d'afficher les résultats des calculs et statistiques en
fonction des données stockées dans les sources de données ODBC externes.
186 | Partage et échange de données
Publication de bases de données sur le Web
FileMaker Pro vous permet d'employer la Publication Web instantanée pour
publier vos bases de données dans un navigateur Web, de sorte que les
utilisateurs puissent les parcourir, les mettre à jour et y faire des recherches.
Associée aux comptes et aux ensembles d'autorisations d'accès FileMaker Pro,
la fonction Publication Web instantanée vous permet de sécuriser vos bases de
données.
Remarque La fonction Publication Web instantanée de FileMaker Pro permet
de partager des fichiers entre un maximum de 5 utilisateurs simultanés. Utilisez
FileMaker Server Advanced si vous avez besoin de partager des fichiers entre plus
de 5 utilisateurs Web simultanés.
Pour travailler avec une base de données FileMaker Pro publiée, les utilisateurs
Web doivent disposer de la configuration suivante :
Un navigateur.
Un accès à Internet ou à un intranet. L'accès à Internet nécessite un fournisseur
d'accès à Internet ; FileMaker n'est pas un fournisseur d'accès à Internet.
Un ordinateur hôte avec accès permanent à Internet ou à un intranet via
TCP/IP.
L'adresse IP de l'ordinateur hébergeant votre fichier de base de données.
Vous pouvez publier des bases de données sous forme de pages Web sur un
réseau local, sur un intranet ou sur le Web. Vous n’avez pas besoin de modifier
les bases de données ni d’employer un logiciel supplémentaire.
Remarque Les navigateurs Web, qui calculent une URL en fonction des données
d'une rubrique et affichent la page Web directement dans un modèle FileMaker
Pro, fonctionnent dans les fichiers partagés via la publication Web instantanée.
Cependant, vous devez faire attention aux problèmes de conception avant d'inclure
des navigateurs Web dans les fichiers publiés. Pour plus d'informations, consultez
le Guide de la publication Web instantanée FileMaker. Choisissez le menu
Aide > Documentation produit > Guide de la Publication Web instantanée
FileMaker.
Publication de bases de données sur le Web | 187
Base de données FileMaker Pro partagée dans un navigateur Web
188 | Partage et échange de données
Chapitre 6
Protection des bases de données
à l’aide de comptes et de jeux de
privilèges
Ce chapitre décrit les fonctions de base de l'utilisation des ensembles de comptes
et autorisations d'accès permettant de gérer ce que les utilisateurs peuvent voir et
faire dans un fichier FileMaker Pro. Vous apprendrez comment :
planifier la sécurité relative à un fichier ;
afficher et créer des comptes utilisateurs et des mots de passe ;
afficher et créer des ensembles d'autorisations d’accès ;
afficher des autorisations d’accès étendues.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes
ainsi que des procédures étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Bien que votre système d'exploitation intègre des fonctions de sécurité des
fichiers, utilisez impérativement les autorisations d'accès de FileMaker Pro
pour contrôler les accès et assurer la sécurité de vos fichiers de base de
données.
Pour plus d'informations sur la modification des paramètres de sécurité des
anciennes bases de données dans l'actuelle version de FileMaker Pro, consultez
le manuel « Conversion de bases de données FileMaker Pro 6 et antérieures »,
page 209 ainsi que l'Aide FileMaker Pro.
Protection des bases de données
Vous avez la possibilité de limiter ce que les utilisateurs peuvent voir et faire
dans un fichier de base de données. Vous pouvez limiter :
L’accès aux données : Certains enregistrements ou rubriques de tables
individuelles sont en lecture seule ou entièrement masqués.
190 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
L’accès aux modèles : La modification de modèles en mode Modèle est
interdite aux utilisateurs.
L’accès aux listes de valeurs et aux scripts : L’affichage et la
modification de listes de valeurs et de scripts, ainsi que l’exécution de
scripts sont interdits.
L’accès au partage de fichiers : Le partage de fichiers est autorisé de
manière individuelle via le réseau FileMaker, la publication Web et les
fonctions ODBC et JDBC.
La sortie des données : Les utilisateurs ne peuvent ni imprimer ni
exporter des données.
L’accès aux menus : L’accès à certaines commandes de menu est interdit.
Le moyen de limiter les opérations autorisées aux utilisateurs dans un fichier
consiste à inviter ces derniers à entrer un nom de compte et un mot de passe à
l'ouverture du fichier. Le nom du compte et le mot de passe qu'ils saisissent
déterminent l'ensemble d'autorisations d'accès dont ils bénéficieront ainsi que
celui qui limitera les opérations qu'ils pourront exécuter sur chaque fichier.
Pour plus d'informations sur les comptes et les ensembles d'autorisations
d'accès, consultez la section suivante.
Vous pouvez définir des autorisations d'accès à un fichier partagé pendant
l'utilisation de ce dernier par des clients. Les changements de privilèges
affectant un client ne deviennent effectifs qu’après fermeture et réouverture
du fichier par le client.
Les autorisations d'accès que vous définissez ne s'appliquent qu'à un seul
fichier, mais à toutes les tables de base de données de ce fichier. Si vous
souhaitez protéger plusieurs fichiers de votre solution, il vous est possible de
combiner la totalité de ces fichiers en un fichier de plusieurs tables. Vous
pourrez ainsi gérer l’accès à l’ensemble de la base de données en définissant
des privilèges pour ce seul fichier. Si vous ne souhaitez pas combiner plusieurs
fichiers en un seul fichier, définissez des autorisations d’accès dans chaque
fichier contenant des éléments à protéger.
Important Si vous créez dans un fichier un lien faisant référence à une table d'un
autre fichier, vous ne pouvez pas gérer les autorisations d'accès pour la table liée
dans le premier fichier. L’accès à cette table est contrôlé par les privilèges définis
dans l’autre fichier.
Protection des bases de données | 191
Comptes, ensembles d'autorisations d'accès (privilèges) et
autorisations d'accès étendues
Les comptes authentifient les utilisateurs qui tentent d'ouvrir un fichier protégé.
Chaque compte spécifie un nom d’utilisateur et, généralement, un mot de
passe. Un utilisateur qui n’est pas en mesure de fournir des informations
d’identification valides ne peut pas ouvrir un fichier protégé.
Chaque fichier de base de données contient deux comptes prédéfinis : Admin
et Invité. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique « A propos des
comptes prédéfinis », page 193.
Vous pouvez créer un compte pour chaque utilisateur accédant à un fichier ou
créer un petit nombre de comptes partagés par plusieurs utilisateurs, par
exemple un compte « Marketing » et un compte « Ventes ».
Créez des comptes pour des utilisateurs spécifiques lorsqu'il s'avère
nécessaire de vérifier l'identité de ces derniers et de gérer les accès
individuellement.
Créez des comptes partagés lorsque vous souhaitez réduire le nombre de
comptes à gérer et que vous n’avez pas besoin de gérer individuellement les
accès au fichier de base de données.
Si vous hébergez des fichiers sur FileMaker Server, vous pouvez créer des
comptes Serveur externe obtenant des informations d'authentification de la part
d'un serveur d'authentification tel que l'OpenDirectory d'Apple ou un domaine
Windows. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique « Création de
comptes authentifiés par l'intermédiaire d'un serveur externe », page 204.
Un ensemble d'autorisations d'accès définit un niveau d'accès pour un fichier
de base de données. Chaque fichier de base de données comporte trois
ensembles d'autorisations d'accès prédéfinis correspondant aux types de
niveaux d'accès les plus courants : Accès intégral, Saisie de données
uniquement et Accès en lecture seule. Lorsque vous créez un ensemble
d'autorisations d'accès, vous disposez de nombreuses options pour limiter
l'accès à une base de données. Vous pouvez par exemple déterminer les
modèles visibles et les menus disponibles, et indiquer si l'impression est
autorisée. Les ensembles d'autorisations d'accès peuvent également restreindre
l'accès à des enregistrements ou à des rubriques de certaines tables au sein d'un
fichier. Un jeu de privilèges est affecté à chaque compte et détermine le niveau
d’accès lors de l’ouverture d’un fichier à l’aide de ce compte.
192 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
Vous pouvez créer autant d'ensembles d'autorisations d'accès que nécessaire
pour définir les différents types d'accès souhaités pour un fichier. Pour plus
d'informations sur les ensembles d'autorisations d'accès, consultez la section
« A propos des ensembles d'autorisations d'accès prédéfinis », page 194.
Les autorisations d'accès étendues déterminent les options de partage de
données autorisées par un ensemble d'autorisations d'accès, telles que la
possibilité d'ouvrir un fichier partagé ou de visualiser une base de données dans
un navigateur Web.
Le tableau ci-dessous répertorie les privilèges étendus disponibles par défaut.
(FileMaker et d'autres développeurs tiers peuvent définir des autorisations
d'accès étendues supplémentaires pour gérer l'accès à d'autres logiciels conçus
pour fonctionner avec FileMaker Pro ou FileMaker Server.)
Privilège étendu
Détermine si un privilège permet
Accès via le réseau FileMaker
L'ouverture d'un fichier partagé sur un réseau
(fichier hébergé par FileMaker Pro ou FileMaker
Server).
Accès via ODBC/JDBC
L'accès à un fichier de base de données depuis une
autre application via la fonction ODBC ou JDBC.
Accès via la Publication Web
instantanée
L'accès à un fichier de base de données à partir d'un
navigateur Web via la fonction Publication Web
instantanée.
Accès via FileMaker Mobile
L'accès à un fichier de base de données avec
l'application FileMaker Mobile.
Accès via la Publication Web XML
Accès à un fichier de base de données depuis un
navigateur Web ou une autre application via la
publication Web XML (FileMaker Server
uniquement)
Accès via la Publication Web XSLT
Accès à un fichier de base de données depuis un
navigateur Web ou une autre application via la
publication Web XSLT (FileMaker Server
uniquement)
Accès via la Publication Web PHP
Accès à un fichier de base de données depuis un
navigateur Web ou une autre application via la
publication Web PHP (FileMaker Server
uniquement)
Protection des bases de données | 193
Lorsqu’un utilisateur tente d’ouvrir ou de consulter un fichier protégé au
moyen de l’une des méthodes ci-dessus, il est invité à entrer des informations
de compte. Si l'ensemble d'autorisations d'accès relatif au compte n'autorise
pas le type d'accès d'autorisation étendue demandé par l'utilisateur, ce dernier
obtient un message d'erreur l'informant qu'il ne peut pas accéder au fichier.
Tous les privilèges étendus pour un fichier sont désactivés par défaut, y compris
le jeu de privilèges Accès intégral.
L’activation de privilèges étendus limite l’accès aux données partagées à certains
jeux de privilèges. Pour accéder réellement aux données partagées, vous devez
également configurer le partage relatif au type d’accès souhaité. Pour plus
d'informations sur le partage de données, consultez la section chapitre 5, « Partage
et échange de données ». Pour plus d'informations sur les autorisations d'accès
étendues, consultez la section « Visualisation des privilèges étendus », page 207.
A propos des comptes prédéfinis
Chaque fichier de base de données contient deux comptes prédéfinis : Admin
et Invité.
compte Admin
Le compte Admin bénéficie de l'ensemble d'autorisations Accès intégral
autorisant l'accès à chaque élément d'un fichier. Le compte Admin n’est
associé à aucun mot de passe. Dans les fichiers pour lesquels les autorisations
d'accès ne sont pas définies, les options de fichier sont configurées pour la
connexion automatique à ces fichiers par l'intermédiaire du compte Admin.
Le compte Admin est totalement modifiable. Vous pouvez le renommer, lui
attribuer un mot de passe ou le désactiver. Vous pouvez même le supprimer ;
toutefois, au moins l'un des comptes actifs doit posséder l'ensemble
d'autorisations Accès intégral.
Important Prenez soin de ne pas oublier le nom de compte et le mot de passe
attribués à l’ensemble d’autorisations Accès intégral. Au besoin, notez ces
informations sur une feuille de papier que vous rangerez en lieu sûr. Si vous les
perdez ou si vous les oubliez, vous ne pourrez plus ouvrir le fichier.
194 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
compte Invité
Le compte Invité permet aux utilisateurs d'ouvrir un fichier sans indiquer
d'informations de compte. Le compte Invité n'est associé à aucun mot de passe.
Par défaut, le compte Invité bénéficie du jeu de privilèges Accès en lecture
seule, mais vous pouvez lui en affecter un autre.
A l’origine, le compte Invité est inactif, ce qui désactive l’option Invité dans la
boîte de dialogue de saisie du mot de passe et interdit aux utilisateurs d’ouvrir
les fichiers en tant qu’invités. Vous pouvez activer le compte Invité afin
d’autoriser ce type d’accès.
Le compte Invité n’est pas totalement modifiable. Vous ne pouvez pas le
supprimer, le renommer ou lui attribuer un mot de passe.
A propos des ensembles d'autorisations d'accès prédéfinis
Chaque nouveau fichier de base de données contient trois ensembles
d'autorisations d'accès prédéfinis :
Accès intégral: autorise l'affichage et la modification de tous les éléments
du fichier.
Saisie de données uniquement : autorise uniquement la visualisation et la
saisie des données.
Accès en lecture seule : autorise la visualisation des données, mais non leur
modification.
Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer ces ensembles d'autorisations
d'accès prédéfinis, mais seulement activer ou désactiver les autorisations
d'accès étendues qui leur sont associées. Vous pouvez les utiliser tels quels
ou les dupliquer et modifier les copies dupliquées.
Protection des bases de données | 195
Le tableau ci-dessous récapitule les propriétés de ces jeux de privilèges.
Jeux de privilèges
Autorisation d'accès
Accès intégral
Saisie de
données
uniquement
Accès en lecture
seule
Enregistrements (dans toutes Création,
les tables)
modification et
suppression
Création,
modification et
suppression
Lecture seule
Modèles
Tous modifiables
Lecture seule
Lecture seule
les listes de valeurs ;
Tous modifiables
Lecture seule
Lecture seule
Scripts
Tous modifiables et Tous exécutables
exécutables
uniquement
Tous exécutables
uniquement
Privilèges étendus
Tous désactivés
Tous désactivés
Tous désactivés
Autoriser l’impression
Activé
Activé
Activé
Autoriser l’exportation
Activé
Activé
Activé
Gérer les privilèges étendus
Activé
Désactivé
Désactivé
Autoriser le non-respect des
alertes de contrôle
Activé
Désactivé
Désactivé
Déconnecter les utilisateurs
de FileMaker Server en cas
d’inactivité
Désactivé
Activé
Activé
Autoriser les utilisateurs à
modifier leur mot de passe
Activé
Activé
Activé
Nombre de jours avant
changement obligatoire
Désactivé
Désactivé
Désactivé
Longueur minimale du mot
de passe
Désactivé
Désactivé
Désactivé
Commandes de menu
disponibles
Toutes
Toutes
Toutes
196 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
Vous devez disposer des privilèges Autoriser l’impression pour enregistrer des
données sous forme de fichier PDF. Vous devez disposer des privilèges
Autoriser l’exportation pour enregistrer des données sous une feuille de calcul
Microsoft Excel ou Excel 2007/2008. Pour plus d'informations sur
l'enregistrement de données au format PDF ou Excel, consultez
« Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats », page 176.
Remarque L'ensemble d'autorisations Accès intégral est le seul à autoriser l'accès
aux boîtes de dialogue Gérer la base de données et Gérer les sources de données
externes permettant de modifier des rubriques, des tables, des liens ainsi que des
sources de données. Ce jeu de privilèges est également le seul à autoriser la
modification des comptes et des privilèges. L'activation de ces autorisations d'accès
étant impossible dans un autre ensemble d'autorisations, tout utilisateur souhaitant
effectuer des modifications de définition de base de données ou d'autorisation
d'accès doit ouvrir le fichier au moyen d'un compte bénéficiant de l'ensemble
d'autorisations Accès intégral.
L'ensemble d'autorisations Accès intégral doit être affecté à au moins un
compte actif authentifié par FileMaker dans chaque fichier. Si vous modifiez
des comptes de façon qu’aucun compte actif ne bénéficie du jeu de privilèges
Accès intégral, vous recevez un message d’erreur.
Planification de la sécurité relative à un fichier
Lors de sa création, un fichier FileMaker Pro n’est pas protégé. Chaque fois
que le fichier est ouvert, il connecte automatiquement l'utilisateur via le compte
Admin bénéficiant de l'ensemble d'autorisations Accès intégral.
Si vous souhaitez simplement interdire à quiconque d’ouvrir un fichier de
base de données sur votre ordinateur, vous pouvez protéger le fichier par
mot de passe. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique
« Protection d'un fichier par mot de passe », page 198.
Protection des bases de données | 197
Si vous avez besoin de partager un fichier de base de données avec d’autres
utilisateurs et d’attribuer à ces derniers différents niveaux d’accès au fichier,
vous devez planifier la sécurité du fichier. Vous pouvez éventuellement faire
la liste des utilisateurs et de leurs autorisations d'accès :
Dirigeants/
Chefs de
service
Marketing Ventes
RH
Juridique Invités
Afficher des
Oui
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Créer des
Oui
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Modifier des
Oui
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Supprimer des Oui
enregistrements
Limité*
Limité*
Oui
Non
Non
Modifier des
scripts
Oui
Limité*
Non
Oui
Non
Non
Exécuter des
scripts
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Modifier des
Oui
listes de valeurs
Non
Non
Non
Non
Non
Tous
Menus
Edition
Edition
Tous
uniquement uniquement
Minimale Minimale
* Vous pouvez offrir un accès limité à certaines fonctions, par exemple
supprimer des enregistrements, à l'aide des autorisations enregistrement-parenregistrement. Pour plus d'informations sur les autorisations d'accès
enregistrement par enregistrement, reportez-vous à l'Aide de FileMaker Pro.
Pour planifier la sécurité relative à un fichier partagé :
1. Déterminez les jeux de privilèges requis pour le fichier.
Dressez la liste des zones du fichier que vous souhaitez protéger : tables,
rubriques, enregistrements, modèles, listes de valeurs et scripts. Prévoyez
le nombre de jeux de privilèges nécessaires pour appliquer les différents
niveaux d’accès aux fichiers dont vous avez besoin.
198 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
2. Déterminez si vous devez définir des comptes individuels pour chaque
utilisateur ou des comptes partagés par plusieurs utilisateurs.
3. Choisissez si vous souhaitez activer le compte Invité, qui permet aux
utilisateurs d’ouvrir le fichier sans fournir aucune information
d’identification.
4. Créez les jeux de privilèges requis pour le fichier.
5. Déterminez si vous devez activer des privilèges étendus pour certains jeux
de privilèges.
N’activez pas de privilèges étendus si cela ne s’avère pas nécessaire.
6. Créez les comptes dont vous avez besoin pour le fichier et attribuez le jeu
de privilèges approprié à chacun d’eux.
Pour obtenir plus d'informations, consultez la section suivante. Si vous
utilisez le compte Invité, attribuez-lui également un ensemble
d’autorisations d’accès. Dans le cas contraire, désactivez le compte Invité.
7. Ouvrez le fichier à l’aide de différents comptes et testez chaque jeu de
privilèges créé. Assurez-vous que les restrictions fonctionnent comme
prévu et corrigez éventuellement vos jeux de privilèges.
Protection d'un fichier par mot de passe
Si votre fichier de base de données n'est pas partagé sur votre ordinateur et que
vous souhaitez interdire à quiconque de l'ouvrir, vous pouvez le protéger au
moyen d'un mot de passe.
Lorsqu'un fichier est protégé par mot de passe, vous êtes invité à entrer un nom
de compte et un mot de passe chaque fois que vous ouvrez le fichier. Les
utilisateurs qui ne seront pas en mesure de fournir ces informations
d’identification ne pourront pas ouvrir le fichier.
Création de comptes et d'ensembles d'autorisations d'accès | 199
Pour protéger un fichier par mot de passe :
1. Modifiez les comptes du fichier de la façon suivante :
Changez le nom de compte et le mot de passe du compte Admin
et attribuez-lui l'ensemble d'autorisations Accès intégral.
Assurez-vous que le compte Invité est inactif.
Supprimez tous les autres comptes du fichier ou désactivez-les.
2. Si nécessaire, modifiez l'ensemble d'autorisations Accès intégral pour vous
attribuer toutes les autorisations d'accès étendues dont vous pouvez avoir
besoin.
N’activez pas de privilèges étendus si cela ne s’avère pas nécessaire.
Suggestions pour la création de mots de passe sécurisés
Un mot de passe sécurisé comporte généralement plus de huit caractères,
dont au moins un chiffre.
Si le fichier est partagé via la publication Web, les noms de compte et les
mots de passe ne peuvent contenir que des éléments appartenant au jeu de
caractères ISO Latin-1 (sauf les deux-points). Pour éviter les caractères
susceptibles d'être mal interprétés sur le Web, vous pouvez limiter les noms
de compte et mots de passe à des caractères alphabétiques et numériques.
Pour plus d'informations sur la protection de bases de données FileMaker Pro,
consultez l'Aide.
Création de comptes et d'ensembles d'autorisations
d'accès
Les comptes définissent un nom de compte et (le plus souvent) un mot de passe
pour un fichier. Lorsqu'un utilisateur ouvre un fichier comportant des comptes,
une boîte de dialogue l'invite à entrer les informations d'identification
correspondantes. Si l'utilisateur ouvre un fichier avec le nom de compte et le
mot de passe appropriés, l'ensemble d'autorisations d'accès attribué à ce
compte détermine les opérations que l'utilisateur peut effectuer dans un fichier.
200 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
Les ensembles d'autorisations d'accès déterminent les niveaux d'accès à une
base de données, tels que les modèles affichables, les menus disponibles, ainsi
que l'autorisation ou non des impressions.
Pour créer et gérer des comptes et des ensembles d'autorisations d'accès pour
un fichier, vous devez ouvrir le fichier à l'aide d'un compte possédant
l'ensemble d'autorisations Accès intégral.
Vous pouvez créer et modifier des comptes et des ensembles d'autorisations
d'accès dans un fichier partagé pendant que ce dernier est utilisé par des clients.
(Dans FileMaker Pro 6 et dans les versions antérieures, tous les clients devaient
fermer le fichier partagé pour vous permettre d’en modifier les mots de passe et
les groupes.) Les modifications de compte que vous effectuez sont
immédiatement effectives. Toutefois, ces modifications sont transparentes pour
les clients en train d’utiliser le fichier. Par exemple, si vous modifiez le mot de
passe défini pour un compte en cours d’utilisation par un ou plusieurs clients, le
travail de ces derniers dans FileMaker Pro n’est pas interrompu. Ils devront en
revanche fournir le nouveau mot de passe à la prochaine ouverture du fichier.
Vous pouvez créer autant de comptes que nécessaire. Il vous est possible de
créer des comptes individuels pour chaque utilisateur ou un nombre plus
restreint de comptes partagés par plusieurs utilisateurs.
Affichage des comptes et des ensembles d'autorisations d'accès
La boîte de dialogue Gérer les comptes et autorisations d'accès affiche la liste
de tous les comptes et ensembles d'autorisations d'accès relatifs à un fichier.
Pour visualiser les comptes et ensembles d'autorisations d'accès définis pour un
fichier :
1. Ouvrez le fichier de base de données.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Comptes et autorisations d'accès.
Les comptes définis pour ce fichier apparaissent.
Création de comptes et d'ensembles d'autorisations d'accès | 201
3. Dans la boîte de dialogue Gérer les comptes et autorisations d'accès,
cliquez sur l'onglet Ensembles d'autorisations d'accès.
Les ensembles d'autorisations d'accès définis pour ce fichier apparaissent.
Création de comptes
Vous pouvez créer des comptes pour chaque utilisateur ayant besoin d’accéder
à un fichier, ou un nombre plus restreint de comptes partagés par différents
utilisateurs, tels qu’un compte « Marketing » et un compte « Ventes ». Vous
devez attribuer un ensemble d'autorisations d'accès à chaque nouveau compte.
202 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
Pour créer un compte :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Comptes et autorisations d'accès.
2. Dans l'onglet Comptes, cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier compte, sélectionnez l’option FileMaker
dans la zone Le compte est authentifié par.
Pour plus d'informations sur les comptes gérés par un serveur externe,
consultez la section « Création de comptes authentifiés par l'intermédiaire d'un
serveur externe », page 204.
4. Définissez un nom et un mot de passe pour le compte.
Conseil Si vous prévoyez de créer des comptes pour des utilisateurs individuels,
vous pouvez baser chaque nom de compte sur le nom Utilisateur défini dans la
boîte de dialogue Préférences. Ce nom d’utilisateur constitue le nom de compte par
défaut affiché dans la boîte de dialogue invitant un utilisateur à saisir un nom de
compte et un mot de passe. L’utilisateur n’aura pas à saisir de nouveau le nom de
compte s’il correspond au Nom d’utilisateur.
Création de comptes et d'ensembles d'autorisations d'accès | 203
5. Pour obliger les utilisateurs du compte à choisir un nouveau mot de passe
la prochaine fois qu'ils se connectent, sélectionnez l'option L'utilisateur doit
modifier son mot de passe à sa prochaine connexion.
Dans la plupart des cas, un compte partagé par plusieurs utilisateurs ne doit
pas imposer un changement de mot de passe lors de la première connexion.
Au contraire, vous devez définir un mot de passe et le fournir aux
utilisateurs qui en auront l’utilité. En outre, le jeu de privilèges défini pour
un compte partagé ne doit pas autoriser les modifications de mot de passe,
sans quoi un utilisateur pourrait changer le mot de passe et verrouiller
l’accès de tous les autres utilisateurs partageant le compte.
6. Dans la zone Etat du compte, indiquez si vous souhaitez que le compte soit
actif ou inactif.
Par exemple, vous pouvez vouloir que le compte demeure inactif jusqu'à ce
que vous ayez terminé de configurer son ensemble d'autorisations d'accès.
Les utilisateurs ne peuvent pas ouvrir une base de données en spécifiant le
nom et le mot de passe d’un compte inactif.
7. Dans la zone Jeu de privilèges, sélectionnez le jeu de privilèges à utiliser
avec le compte.
Vous pouvez choisir un jeu de privilèges existant ou sélectionner l’option
Nouveau jeu de privilèges et en créer un. Pour plus d'informations, reportezvous à la rubrique « Création d'ensembles d'autorisations d'accès », page 205.
8. Dans la zone Description, indiquez une description du compte (facultatif).
9. Cliquez sur OK.
10. Dans la boîte de dialogue Gérer les comptes et autorisations d'accès,
cliquez sur OK.
11. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez un nom de compte et un mot
de passe bénéficiant de l'ensemble d'autorisations Accès intégral, puis
cliquez sur OK.
204 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
Création de comptes authentifiés par l'intermédiaire d'un
serveur externe
Si vous hébergez des fichiers de base de données FileMaker Pro avec
FileMaker Server et que votre entreprise utilise une authentification gérée de
façon centralisée pour les utilisateurs et les groupes tels que l'OpenDirectory
d'Apple ou un domaine Windows, vous pouvez configurer des comptes
authentifiant les utilisateurs d'après votre serveur d'authentification. Cette
opération vous permet d’utiliser votre serveur d’authentification existant pour
contrôler l’accès aux bases de données sans avoir à gérer une liste indépendante
des comptes dans chaque fichier de base de données FileMaker Pro.
Remarque Seuls les fichiers de base de données hébergés par FileMaker Server
peuvent authentifier les utilisateurs par rapport à un serveur d'authentification. Les
fichiers de base de données partagés par FileMaker Pro ne sont pas authentifiés
d’après un serveur d’authentification.
Important Lorsqu'un fichier de base de données contient un ou plusieurs comptes
de serveur externe, assurez-vous d'utiliser les paramètres de sécurité du système
d'exploitation pour limiter l'accès direct au fichier. Dans le cas contraire, un
utilisateur non autorisé pourrait déplacer le fichier vers un autre système répliquant
l’environnement de votre serveur d’authentification et accéder ainsi au fichier. Pour
plus d’informations, consultez la documentation de FileMaker Server.
Pour créer un compte authentifié par l’intermédiaire d’un serveur externe :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Comptes et autorisations d'accès.
2. Dans l'onglet Comptes, cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier compte, sélectionnez l’option Serveur
externe dans la zone Le compte est authentifié par.
4. Dans la zone Nom du groupe, indiquez le nom d’un groupe défini sur un
serveur d’authentification externe.
5. Dans la zone Etat du compte, indiquez si vous souhaitez que le compte soit
actif ou inactif.
Création de comptes et d'ensembles d'autorisations d'accès | 205
6. Dans la zone Jeu de privilèges, sélectionnez le jeu de privilèges à utiliser
avec le compte.
Le jeu de privilèges attribué au compte détermine les opérations que les
membres du groupe authentifié de façon externe pourront effectuer dans
le fichier de base de données. Vous pouvez choisir un jeu de privilèges
existant ou sélectionner l’option Nouveau jeu de privilèges et en créer un.
Pour obtenir plus d'informations, consultez la section suivante.
7. Dans la zone Description, indiquez une description du compte (facultatif).
8. Cliquez sur OK.
9. Dans la boîte de dialogue Gérer les comptes et autorisations d'accès,
cliquez sur OK.
10. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez un nom de compte et un mot
de passe bénéficiant de l'ensemble d'autorisations Accès intégral, puis
cliquez sur OK.
Création d'ensembles d'autorisations d'accès
Vous pouvez attribuer chaque ensemble d'autorisations d'accès à un ou à
plusieurs comptes.
Pour créer un jeu de privilèges :
1. Suivez la procédure ci-dessus pour afficher les jeux de privilèges d’un fichier.
2. Cliquez sur Créer.
Cette opération affiche la boîte de dialogue Modifier le jeu de privilèges.
Par défaut, chaque option de jeu de privilèges est configurée sur la valeur la
plus restrictive.
206 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
3. Entrez un nom et, si vous le souhaitez, une description pour l'ensemble
d'autorisations d'accès.
4. Définissez les autorisations d'accès pour l'ensemble d'autorisations d'accès.
5. Cliquez sur OK.
Après avoir créé les jeux de privilèges souhaités, vous devez créer ou modifier
des comptes pour qu’ils puissent utiliser les jeux de privilèges appropriés. Pour
plus d'informations, reportez-vous à la rubrique « Création de comptes »,
page 201.
Pour plus d'informations sur la création de comptes et d'ensembles
d'autorisations, consultez l'Aide.
A propos de l'autorisation d'accès aux enregistrements
Vous pouvez définir les droits d'accès d'enregistrements individuels pour
chaque table. Par exemple, le jeu de privilèges vous permet de limiter la
possibilité de :
Visualiser, modifier, créer ou supprimer tous ou certains enregistrements
de chaque table.
Consulter ou modifier certaines rubriques dans chaque table.
Visualisation des privilèges étendus | 207
Les privilèges liés aux enregistrements ne peuvent être configurés que pour les
tables définies dans le fichier actif. Si le fichier contient des liens vers des tables
d'autres fichiers que vous souhaitez protéger, vous devez créer des comptes et
des ensembles d'autorisations d'accès dans les autres fichiers pour protéger ces
tables.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue Modifier
ensemble d'autorisations, consultez l'Aide.
Visualisation des privilèges étendus
Les autorisations d'accès étendues déterminent les options de partage des
données permises par un jeu de privilèges pour un fichier. Par exemple, si le
fichier est partagé, l'autorisation étendue Accès via le réseau FileMaker
détermine si l'ensemble d'autorisations d'accès permet l'ouverture du fichier
partagé en tant que client. L'autorisation étendue Accès via la Publication Web
instantanée détermine si l'ensemble d'autorisations permet l'accès à la base de
données à partir d'un navigateur Web.
Il existe six autorisations d'accès étendues par défaut. Pour plus d'informations
sur ces autorisations d'accès étendues, consultez la section « Comptes,
ensembles d'autorisations d'accès (privilèges) et autorisations d'accès
étendues », page 191.
Vous pouvez visualiser les autorisations d'accès étendues dans la boîte de
dialogue Gérer les comptes et autorisations d'accès, et activer chaque
autorisation étendue pour les ensembles d'autorisations d'accès sélectionnés.
Tous les privilèges étendus sont désactivés par défaut, y compris le jeu de
privilèges Accès intégral.
Il peut s'avérer nécessaire de supprimer les autorisations d'accès étendues dont
l'utilisation n'est plus requise.
Pour visualiser les privilèges étendus :
1. Ouvrez le fichier de base de données.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Comptes et autorisations d'accès.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer les comptes et privilèges, cliquez sur
l’onglet Privilèges étendus.
208 | Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
Pour plus d'informations sur les autorisations d'accès étendues, consultez l'Aide.
Chapitre 7
Conversion de bases de données
FileMaker Pro 6 et antérieures
FileMaker Pro 7, FileMaker Pro 8.x, FileMaker Pro 9, et FileMaker Pro 10
partageant le même format de fichier, FileMaker Pro 10 peut ouvrir les fichiers
FileMaker Pro 7, FileMaker Pro 8.x et FileMaker Pro 9 sans les convertir.
Vous pouvez même utiliser des fichiers FileMaker Pro 10 dans FileMaker Pro
7, FileMaker Pro 8.x ou FileMaker Pro 9. Cependant, les nouvelles fonctions
peuvent cependant ne pas fonctionner comme prévu à l’ouverture d’un fichier
d’une version antérieure.
Par exemple :
Contrôle onglet :un modèle contenant des panneaux à onglets s'ouvrira,
mais les objets des panneaux à onglets s'afficheront les uns au dessus des
autres.
Importation de données : les fichiers FileMaker Pro de versions antérieures
à 7.0 doivent être convertis au format .fp7 avant l'importation.
Navigateurs Web : Si un fichier contenant un navigateur Web est ouvert
dans une version de FileMaker Pro antérieure à la version 8.5, le navigateur
n'est pas affiché dans le mode Modèle. Dans FileMaker Pro 8, les navigateurs
Web s'affichent sous forme d'images vides. Dans les versions de
FileMaker Pro antérieures à la version 8, aucune image ne s'affiche dans le
navigateur Web.
Sources de données externes : Si vous ouvrez un fichier lié à une source de
données ODBC dans une version de FileMaker Pro antérieure à la version 9,
la table ODBC du graphe de liens est indiquée comme étant <Fichier
manquant>. La source de données empêche également certains éléments du
menu de s'afficher différemment. Par exemple, dans des menus personnalisés
(FileMaker Pro Advanced uniquement), les modifications se produisent
conformément à l'organisation des éléments du menu, de la représentation
des éléments du menu modifiés et récents.
210 | Conversion de bases de données FileMaker Pro 6 et antérieures
Une fois que vous avez créé ou ouvert un fichier dans FileMaker Pro 10, il est
déconseillé d'apporter des modifications à la conception des bases de données
ou au modèle en utilisant une version antérieure de FileMaker Pro, notamment
pour les fonctions modifiées dans FileMaker Pro 10.
Remarque Consultez l'Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes
ainsi que des procédures étape par étape concernant l'utilisation de FileMaker Pro.
Présentation du processus de conversion
Si votre solution est relativement simple, vous devez être en mesure de
convertir les fichiers, de consulter le fichier Conversion.log, de tester vos
fichiers convertis et de les utiliser. Par exemple, les fichiers simples créés à
partir des modèles fournis avec votre version antérieure de FileMaker Pro
doivent être convertis correctement, sans que vous ayez ensuite à effectuer
de nombreuses corrections manuelles.
Si vous convertissez une base de données relationnelle constituée de plusieurs
fichiers qui contient des fonctions personnalisées telles que des scripts
personnalisés, ou une base de données stratégique pour votre activité, vous
devez accorder plus de soin à la planification de la conversion.
FileMaker Pro 10 est capable de convertir des fichiers créés à l’aide des
versions 3.x, 4.x, 5.x et 6.x. Si vous possédez des fichiers créés à l’aide de la
version 2.x ou d’une version antérieure de FileMaker Pro, vous devez d’abord
les convertir vers l’un des formats compatibles figurant dans la liste précédente.
Vous pouvez alors convertir les fichiers au format FileMaker Pro 10. Pour plus
d'informations, consultez « Conversion des bases de données FileMaker Pro
1.x et 2.x » dans l'Aide.
Quand vous convertissez des fichiers, FileMaker Pro 10 préserve le contenu de
vos fichiers d’origine et en crée de nouveaux, convertis au format
FileMaker Pro 10. Le contenu des fichiers d’origine n’est pas modifié et vous
pouvez les ouvrir dans la version antérieure de FileMaker Pro employée pour
les créer. Les fichiers convertis ne peuvent être ouverts que sous
FileMaker Pro 10, FileMaker Pro 9, FileMaker Pro 8.x et FileMaker Pro 7.
Résolution des problèmes de conversion de base | 211
Vous avez le choix entre convertir un seul fichier ou convertir plusieurs fichiers
en même temps :
Utilisez la méthode de conversion unique pour les fichiers de base de
données autonomes n’affichant pas de données liées provenant d’autres
fichiers. Pour plus d'informations, consultez l'Aide.
Utilisez la méthode de conversion multiple pour convertir tous les fichiers
composant une base de données relationnelle. Pour plus d'informations,
consultez l'Aide.
Résolution des problèmes de conversion de base
Voici quelques suggestions pour corriger les problèmes susceptibles de se produire
pendant une conversion.
Mon fichier n’a pas été converti correctement
Si vous convertissez la copie d’un fichier, vérifiez que le fichier d’origine est
fermé avant de le copier. S’il n’est pas fermé, la conversion risque de ne pas se
faire correctement.
Consultez le fichier Conversion.log situé dans le dossier contenant la base de
données que vous tentez de convertir. Pour plus d'informations, consultez
l'Aide.
Essayez d’abord de récupérer le fichier à l’aide d’une version antérieure
de FileMaker, puis convertissez-le de nouveau.
J’ai reçu un message de contrôle de cohérence ou de réparation automatique
quand j’ai ouvert le fichier d’origine à l’aide de ma version antérieure de
FileMaker Pro
Essayez de récupérer le fichier d’origine à l’aide d’une version antérieure
de FileMaker Pro. Ensuite, ouvrez le fichier récupéré à l’aide de la même
version de FileMaker Pro, fermez le fichier, puis essayez de le convertir avec
FileMaker Pro 10.
212 | Conversion de bases de données FileMaker Pro 6 et antérieures
Conversion de mots de passe
Lors de la conversion, les mots de passe sont convertis en comptes dans
FileMaker Pro 10. En matière de conversion de mots de passe, il y a deux
problèmes principaux :
Pour chaque compte converti, le nom de compte et le mot de passe figurant
dans le fichier converti sont initialement identiques au mot de passe du
fichier d’origine, ce qui permet à toute personne ayant le jeu de privilèges
Accès intégral de voir l’ensemble des mots de passe. Pour des raisons de
sécurité, modifiez soit le nom de chaque compte, de sorte qu’il ne soit plus
identique à son mot de passe, soit chaque mot de passe, de sorte qu’il ne soit
plus identique à son nom de compte. (Vous pouvez également définir pour
chaque compte une option nécessitant que l’utilisateur change de mot de
passe à la prochaine connexion.)
FileMaker Pro 7, 8.x, 9 et 10. établissent une distinction entre majuscules
et minuscules dans les mots de passe. Veillez à entrer le mot de passe
exactement comme vous l’avez créé dans la version antérieure de
FileMaker Pro. Si vous êtes le propriétaire du fichier d'origine ou
l'administrateur de bases de données, ouvrez le fichier d'origine à l'aide
d'une version antérieure de FileMaker Pro et vérifiez le mot de passe dans
la boîte de dialogue Mots de passe. Si vous n’êtes pas le propriétaire du
fichier ni l’administrateur de bases de données, consultez votre
administrateur de bases de données pour connaître ce mot de passe.
Chapitre 8
Mesures de sécurité
Assurez-vous que les fichiers de vos bases de données, vos ordinateurs hôte,
vos stations de travail et les réseaux qui y accèdent sont protégés contre le vol
et les altérations. Voici la liste des cinq mesures primordiales de sécurité que
vous pouvez prendre pour protéger vos données et votre matériel. Vous devez :
améliorer la sécurité physique ;
renforcer la sécurité du système d'exploitation ;
établir la sécurité du réseau ;
sauvegarder les bases de données et les autres fichiers importants ;
installer, exécuter et mettre à jour un logiciel antivirus.
Pour plus d'informations sur la sécurisation des fichiers FileMaker Pro,
consultez le site www.filemaker.fr/support/security.
Amélioration de la sécurité physique
Examinez vos ordinateurs pour vous assurer qu'ils sont en sécurité :
L'ordinateur hôte doit être une machine dédiée, fixée à un bureau ou à un
objet inamovible et verrouillé. Sécurisez l'unité centrale de sorte que son
disque dur ne puisse pas être retiré. Restreigniez l'accès à l'ordinateur en
le plaçant dans une pièce fermée à clef.
Sécurisez les stations de travail clientes qui accèdent à une base de données.
Verrouillez les ordinateurs et limitez leur accès à l'aide d'un économiseur
d'écran exigeant un mot de passe.
Assurez la protection matérielle des copies de sauvegarde stockées sur
des supports portables, tels que des bandes et des CD.
214 | Mesures de sécurité
Renforcement de la sécurité du système d'exploitation
Utilisez les fonctionnalités de sécurité de votre système d'exploitation pour
limiter l'accès aux données importantes. L'administrateur réseau ne doit
accorder l'accès qu'aux personnes autorisées à gérer et mettre à jour le système
ou les bases de données FileMaker. Il doit également :
Effectuer le suivi des ID utilisateur et des mots de passe du système
Limiter l'accès à l'application FileMaker Pro, aux répertoires de fichiers,
aux serveurs et aux pages Web
Vérifier les paramètres de l'accès distant pour le partage de fichiers et les
échanges FTP
Limiter l'accès aux téléchargements de fichiers
S'assurer que tous les utilisateurs possèdent la dernière version du système
d'exploitation, plus sécurisée
Pour rationaliser ces processus, vous pouvez activer l'authentification
externe, qui utilise des comptes configurés dans l'Authentification de
domaine de Windows ou dans Apple Open Directory. Reportez-vous
à l'Aide de FileMaker Pro pour de plus amples informations.
Ne placez jamais de fichiers FileMaker Pro dans des serveurs de fichiers
pour leur partage. Utilisez la fonction réseau intégrée à FileMaker Pro
et FileMaker Server. Cette précaution évite toute copie inappropriée des
fichiers ou toute introduction de verrouillages d'enregistrements et de
problèmes potentiels d'altération lorsque les fichiers sont partagés à l'aide
de méthodes inadéquates.
Etablissement de la sécurité du réseau | 215
Etablissement de la sécurité du réseau
Les bases de données partagées sur un réseau intranet ou sur Internet utilisent
le protocole TCP/IP. Vous pouvez également employer ce protocole lorsque
vous partagez des bases de données sur un réseau poste à poste ou avec
FileMaker Server. Bien que TCP/IP soit efficace pour déplacer des données
et autoriser les clients à se connecter à vos données, il n'a pas été conçu en
donnant la priorité à la sécurité. Sans précaution supplémentaire, il peut
accorder un accès non autorisé à votre ordinateur hôte, au logiciel du serveur,
aux bases de données et peut-être à d'autres machines clientes de votre réseau
interne. Le protocole TCP/IP ne protège pas suffisamment les données. Il est
donc important d'élever des barrières de protection, telles que des pare-feux et
un cryptage SSL, sur les voies d'accès des visiteurs non désirés.
La méthode de protection la plus utilisée est le pare-feu, qui sépare votre
réseau en deux environnements distincts : un environnement public
« hors » du pare-feu et un environnement privé « derrière » le pare-feu.
Les utilisateurs situés hors du pare-feu n'auront accès qu'aux adresses
matérielles ou TCP/IP que vous exposez. Vous pouvez concentrer vos
mesures de sécurité sur les serveurs exposés, tout en autorisant les
machines situées derrière le pare-feu à fonctionner avec moins de
protections.
L'utilisation de périphériques de réseau sans fil, tels que Apple AirPort et
d'autres cartes réseau et stations de base 802.11b, ne facilite pas la mise en
œuvre de la sécurité. Ces appareils diffusent votre trafic réseau à travers les
murs de votre immeuble. C'est pourquoi il est indispensable de crypter les
signaux de vos réseaux sans fil. Utilisez toujours le niveau maximum de
cryptage disponible.
Sauvegarde des bases de données et d'autres fichiers
importants
Développez des plans de restauration des données, y compris des sites et
des systèmes de remplacement pour l'exécution des services informatiques
stratégiques. Une sauvegarde récente vous permet par exemple de faire face à la
perte des informations du compte administrateur relatives à un fichier, ou d'une
erreur utilisateur (et parfois d’une mauvaise conception de la base de données)
ayant entraîné des suppressions ou des modifications inappropriées des données.
216 | Mesures de sécurité
Notez les points suivants :
Hébergez les bases de données avec FileMaker Server et planifiez des
sauvegardes régulières et automatisées.
N’utilisez pas de logiciel de sauvegarde tiers sur les bases de données
FileMaker Pro hébergées. Pour commencer, utilisez FileMaker Server pour
réaliser une copie de sauvegarde de votre base de données, puis exécutez
votre logiciel de sauvegarde tiers sur cette copie. Les logiciels de
sauvegarde peuvent effectivement endommager les bases de données
hébergées et ouvertes.
Par exemple, faites une sauvegarde locale des fichiers à 6 h 00, 9 h 00,
12 h 00, 15 h 00, 18 h 00 et 23 h 30 chaque jour ouvré. A minuit, effectuez
une sauvegarde incrémentielle de l'ensemble du système vers le système de
sauvegarde de l'entreprise. Enfin, exécutez une sauvegarde complète du
système le vendredi à minuit. Copiez et stockez les bandes de sauvegarde
dans un site distant. De cette manière, si le serveur tombe en panne pour
une raison indépendante d'une défaillance des lecteurs, la dernière
sauvegarde des fichiers de données peut être récupérée et limitera la durée
de la perte des données à 3 heures au maximum. Dans le cas d’une
défaillance catastrophique des lecteurs, la bande de la nuit précédente peut
être utilisée, minimisant ainsi la perte à une journée de données. Bien sûr,
ces procédures peuvent être adaptées à votre situation et à la valeur de vos
données.
Assurez-vous que les copies de sauvegarde ne soient ni endommagées,
ni inaccessibles. Vérifiez leur bon fonctionnement avant d'en avoir besoin.
Soumettez régulièrement votre disque dur et vos fichiers de sauvegarde
à des outils de diagnostic.
Assurez-vous de pouvoir restaurer un jeu complet de fichiers à partir
des copies de sauvegarde.
Exportez régulièrement les données pour protéger les fichiers de la
corruption.
Protégez le support de sauvegarde lui-même. Stockez les sauvegardes dans
un site distinct, à l’abri des risques d’incendie.
Nommez des administrateurs de remplacement chargés de récupérer les
fichiers lorsque l'administrateur réseau n'est pas disponible.
Sauvegarde des bases de données et d'autres fichiers importants | 217
Prévoyez une redondance. En cas de panne de courant, un onduleur doit
pouvoir assurer l'alimentation électrique pendant au moins 15 minutes et
vous permettre ainsi de fermer les fichiers en toute sécurité. Si le courant n’est
pas rétabli en temps voulu, pensez à utiliser un générateur pour alimenter les
serveurs en électricité. Envisagez également des sources d'alimentation pour
les routeurs et les pare-feu. La communication posera-t-elle un problème si
votre accès Internet est interrompu pendant 48 heures ou plus ?
Prévoyez un moyen d’assurer la continuité de vos services si un intrus pirate
votre serveur de bases de données et qu’il n’est pas possible de rétablir ce
dernier dans son état de fonctionnement antérieur.
Envisagez d'autres scénarios éventuels et élaborez un plan de réponse pour
chacun.
Les administrateurs réseau doivent également évaluer les risques menaçant les
systèmes de données et les fonctions stratégiques. Envisagez par exemple :
Le vol de données ou de propriété intellectuelle.
L'interruption du service, le vol ou les dommages causés à l'infrastructure
réseau : serveurs, réseaux, stockage de données ou stockage des
sauvegardes. Les dommages peuvent être dus à des pirates de mot de passe
ou à d'autres types de destructions et sabotages malintentionnés. La
majorité des incidents proviennent de l'intérieur même de l'organisation.
L'interruption du service ou les dommages causés à l'infrastructure de
l'organisation tels que les incendies, les risques naturels ou biologiques,
les inondations, etc.
L'interruption du service ou les dommages causés à l'infrastructure publique,
y compris pannes de courants, télécommunications (vocales et de données),
réseaux de transport (routes, bus, trains), dus aux conditions
environnementales ou à des conditions météorologiques extraordinaires,
telles que les inondations ou les tempêtes.
218 | Mesures de sécurité
FileMaker Pro intègre deux mécanismes pour le traitement des bases de
données endommagées : contrôle de cohérence et récupération du fichier.
Les premiers s’exécutent automatiquement, en cas de besoin, à l’ouverture du
fichier. Vous pouvez également choisir de vérifier la cohérence d'un fichier que
vous supposez endommagé. Vous pouvez également demander à FileMaker
Pro d'essayer de récupérer un fichier endommagé. Pour plus d'informations sur
le contrôle de cohérence et la récupération des fichiers, consultez l’Aide.
Important Dans le cas d'une défaillance du serveur, par exemple une panne de
courant inattendue, du disque dur ou des logiciels, servez-vous des fichiers de
sauvegarde. Toute défaillance du système provoquant la fermeture inappropriée
de FileMaker Server peut endommager des fichiers si les données mises en cache
n'ont pas encore été écrites sur le disque et que les fichiers n'ont pas été
correctement fermés. Même après la réouverture des fichiers et une vérification de
la cohérence ou une récupération (lancée soit par FileMaker Pro ou par vous), la
corruption des fichiers peut perdurer. La récupération des fichiers ne garantit pas la
résolution des problèmes.
Installation, exécution et mise à jour d'un logiciel antivirus
La plupart des ordinateurs disposent d'un accès Internet et sont de ce fait
vulnérables aux virus transmis via les pièces jointes au courrier. Assurez-vous
que tous les employés exécutent régulièrement un logiciel antivirus, et qu'ils
connaissent les symptômes classiques des alertes virales. Les employés
doivent analyser tous les fichiers avant de les copier ou de les télécharger sur
leur ordinateur et ne doivent jamais ouvrir de pièces jointes non sollicitées,
même lorsqu’ils connaissent l’expéditeur.
Même si un logiciel antivirus est essentiel à la protection de vos systèmes et de
vos données, vous devez faire attention à son utilisation sur des ordinateurs
hébergeant des bases de données FileMaker Pro.
Les programmes antivirus verrouillent parfois des octets dans un fichier
lorsqu'ils recherchent des virus. Ces verrouillages peuvent inciter le système
d'exploitation à renvoyer une erreur lorsque FileMaker Pro ou FileMaker Server
tentent d'écrire des données dans un fichier. De ce fait, celui-ci est parfois
identifié comme étant endommagé ou fermé.
Installation, exécution et mise à jour d'un logiciel antivirus | 219
Cette situation s'applique également aux fichiers que FileMaker Server utilise
en tant que cibles de sauvegarde. Si le fichier de sauvegarde est analysé par un
logiciel antivirus lorsqu'une sauvegarde programmée se produit, le fichier de
destination peut être verrouillé. Ceci peut faire échouer le processus de
sauvegarde, ce qui peut entraîner une perte de données. La perte de données
survient lorsqu'un fichier de base de données FileMaker Pro non partagé est
analysé par un logiciel antivirus.
Lorsqu'un logiciel antivirus est exécuté sur des ordinateurs hébergeant des
bases de données FileMaker Pro, suivez les recommandations ci-dessous :
N'exécutez pas de logiciel anti-virus sur des bases de données hébergées ou
ouvertes. Fermez d'abord les bases de données, puis exécutez le logiciel
anti-virus.
Lorsque vous recherchez des virus sur votre ordinateur, n'analysez par le
dossier Database, les sous-dossiers ou tout dossier contenant des fichiers
hébergeant des fichiers FileMaker Server ou FileMaker Pro. Configurez
plutôt votre logiciel antivirus afin qu'il analyse votre dossier de destination
de sauvegarde des bases de données et vérifiez que la planification de
l'analyse antivirus ne coïncide pas avec votre planning de sauvegarde
FileMaker Server. Patientez jusqu'à ce que les bases de données soient
complètement sauvegardées avant de les analyser.
220 | Mesures de sécurité
Index
Symbols
A
! 55
– 85
" 85, 92
" " 47, 48
# 47
$ 85
& 85
( 92
) 85, 92
* 47, 55, 85
+ 85, 174
, 85
... 52
/ 85
// 50
: 85
:: 85
; 85
< 52, 85
<= 52
= 49, 55, 85
== 48, 49
> 52, 85
>= 52
? 51
@ 47
[ 85
] 85
^ 85
_ 86
} 85
~ 49
 52, 85
 52, 85
 85
Accès via le réseau FileMaker 169, 207
Actif
date, formatage 132
heure, formatage 133
Adobe PDF
enregistrement de données en tant
que 176
Adresses IP, restrictions 186
Affichage
autorisations d'accès étendues 207
Comptes 200
enregistrements sous la forme de
formulaires, listes ou tableaux 30
ensembles d'autorisations d'accès 201
sauts de page et numéros de page en
mode Prévisualisation 65
zone d'impression 65
Affichage sous forme de formulaire,
description 30
Affichage sous forme de liste,
description 30
Affichage sous forme de tableau,
description 32
Ajout
voir aussi Définition ; Placement
enregistrements 36
enregistrements liés 37, 160
nouvelles requêtes 56
rubriques 84
tables 104
An 2000, contrôle des années 101, 102
Années
quatre chiffres dans les rubriques
Date 41, 101
quatre chiffres dans les rubriques
Horodatage 42
Arrêt des références externes 164
222 | Index
Assistant Nouveau modèle/rapport,
description 108
Attribution d'un nom
bases de données 83
rubriques 89
tables 105
Attributs, texte 130
Authentification 191
domaine Windows 204
OpenDirectory d'Apple 204
par un serveur externe 204
Automatisation des tâches Voir Scripts
Autorisations d'accès. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
B
Barre d'outils Etat 30, 117
Barre de modèle 25, 30
Bases de données
attribution d’un nom 83
création 82
description 19
impression 65
planification 75
publication sur le Web 186
Bases de données relationnelles
description 21, 141
planification 75, 156
rubriques sources 146
planification 148
tables externes 146
tables liées
description 147
planification 75
terminologie 145
Bases de données, relationnelles. Voir Bases
de données relationnelles
Boutons, inclus dans l'ordre des onglets 40
C
Calculs
Voir aussi Rubriques Calcul
mise en forme 131
rubriques liées
génération de récapitulatifs de
données 161
références de rubrique à 92
Calendrier déroulant 127
Calendriers
affichage dans des rubriques 127
Caractères
maximum dans les rubriques 40
non autorisé dans les noms de
rubrique 85
Caractères joker dans les recherches 47
Cases à cocher, affichage de rubriques
comme 128
Cercles d'options, affichage de rubriques
comme 128
Chaînes, texte. Voir Texte, littéral
Chemins d'accès de fichier 171
Clé primaires. Voir Rubriques sources
Clients
description 168
enregistrement de fichiers 169
exécution de tâches 172
limites, sur le Web 186
Clones 27
Colonnes
dans des tableaux 32
impression des enregistrements 113
modification de la largeur 116
Compléter automatiquement 127
compte Admin 193, 196
compte Invité 193
compte Serveur externe 191, 204
Index | 223
Comptes
affichage 200
compte Admin 193
compte Invité 193
compte Serveur externe 191, 204
définition 202
description 191
Mots de passe 198
prédéfinis 193
Consignes pour le réseau 215
Consultation des enregistrements 30
Contenu identique 48
Contrôle des valeurs de rubrique 101
Contrôles de tabulation
description 107
inclus dans l'ordre des onglets 40
Copie
définitions de rubrique 27
enregistrements 36
enregistrements liés 37
Fichiers 26
Scripts 27
Copies compactées de fichiers 27
Corps, description 139
Courrier électronique
envoi depuis FileMaker Pro 176
envoi par SMTP 176
Création Voir Ajout ; Définition
Cryptage. Voir Comptes ; Ensembles
d'autorisations d'accès
Curseur coulissant 35
D
Date du jour, recherche 50
Dates
Voir aussi Rubriques Date
affichage des calendriers 127
années à quatre chiffres,
vérification 101
contrôle 101
Incorrect 51
mise en forme 132
recherche 50
recherche du jour 50
saisie dans 41
saisie de données 41
Décompte pour rubriques Statistique 95
Définition
voir aussi Ajout ; Placement
bases de données 84
Comptes 202
ensembles d'autorisations d'accès 205
listes de valeurs 128
Mots de passe 199
références externes 163
rubriques 84
rubriques Calcul 91
rubriques Statistique 94
tables 104
Définitions de rubriques
copie 27
création 85
Déplacement
d'un enregistrement à un autre 35
d'une rubrique à l'autre 40
Documentation électronique 10
documentation PDF 10
domaine Windows 204
Données
affichage sous la forme de formulaire,
liste, tableau 30
autorisations de partage 192
description 19
exportation 175
Importation 175
saisie automatique 37, 99
Doublons, recherche 55
Droits des rubriques. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
Droits. Voir Comptes ; Ensembles
d'autorisations d'accès
224 | Index
Duplication
enregistrements 36
enregistrements liés 37
Fichiers 27
E
Ecart-type pour rubriques Statistique 95
Echange de fichiers
avec d'autres applications 177
bases de données relationnelles 141
exportation 175, 183
Importation 175
Ecran Démarrage rapide 23, 82
Ecriture verticale 136
Eléments d'un modèle
body 139
description 139
en-tête 139
en-têtes et pieds de page initiaux 139
pied de page 139
récapitulatif 140
sous-récapitulatif 140
titres de rubrique 126
Eléments. Voir Eléments d'un modèle
Eléments. Voir Objets
Enregistrement
au format Excel au PDF 176
automatique de données 26
Fichiers 26
fichiers partagés 169
Enregistrement actif 33
Enregistrements
active 33
affichage sous la forme de formulaires,
listes ou tableaux 30
ajout 36, 178
consultation
dans une liste 30
individuel 30
copie 36
correspondants 179
déplacement vers 35
description 22
duplication 36
exportation 183
ignorer 57
impression en colonnes 113
liés triés, affichage 161
masquage 60
recherche 43
sélection 33
suppression de liens 39
tri 49, 63
enregistrements liés 161
format dans un tableau 32
verrouillés 172
Enregistrements correspondants, mise à
jour 179
Enregistrements liés
Voir aussi Enregistrements ; Bases de
données relationnelles
affichage dans des tables externes 129
ajout 37, 160
copie 37
description 146
duplication 37
génération de récapitulatifs de
données 161
recherche et ignorer 53
suppression 38, 160
tri 161
Enregistrements vierges, impression 66
Ensemble d'autorisations Accès en lecture
seule, description 194
Ensemble d'autorisations Accès intégral,
description 194
Ensemble d'autorisations d'accès Saisie de
Index | 225
données uniquement, description 194
En-têtes et pieds de page initiaux,
description 139
En-têtes, description 139
Entrée automatique 99
Enveloppes, impression 68
Etiquettes (publipostage), impression 68
Etiquettes de publipostage 112
Excel, format
enregistrement de données en tant
que 176
importation et exportation 177
Exportation
Voir aussi Echange de fichiers
description 175
formats de fichier 177
mise en forme 183
Expressions de jointure. Voir Liens
Extension de fichier , fp7 24
Extension de fichier fp7 24
Extraction de données d'autres fichiers. Voir
Echange de fichiers
F
Faux, résultat 50, 86, 102, 132
Fermeture de fenêtres et de fichiers 26
Fichiers
clone 27
Comptes 191
conversion 209
copie 26
création 82
description 21
distantes 23
duplication 27
enregistrement 26
ensembles d'autorisations d'accès 191
exportation vers 183
fermeture 26
modèles, description 82
Ouverture 23
ouverture sur plusieurs plates-
formes 24
partage 197
sur le Web 186
planification 75
protection 189
sauvegarde 73
Fichiers favoris 24
Fichiers liés, restrictions d'accès 81
Fichiers multimédia 87
Fichiers non partagés 198
Fichiers partagés
voir aussi Réseaux
clients 168
Comptes 197
configuration des autorisations d'accès
pour 192
dans les groupes de travail 186
enregistrement 169
ensembles d'autorisations d'accès 197
hôte 168
Ouverture 23
restrictions 168
sur le Web 186
Fichiers récents 24
Fichiers secondaires. Voir Bases de données
relationnelles
Fichiers son 87
FileMaker Mobile
autorisations d'accès étendues 192, 205
FileMaker Pro
format de fichier 177
Informations sur la documentation 9
présentation générale du produit 13
versions 209
FileMaker Pro Advanced 12
FileMaker Server 168, 186, 204
autorisations d'accès étendues 192, 207
Fonctions 92
Format FileMaker Pro 177
Format table HTML 177
Format texte séparé par des tabulations 177
Format texte séparé par des virgules 177
Formats de fichier, importation/
226 | Index
exportation 177
Formulaires 129
voir aussi Modèles
affichage d'enregistrements sous la
forme de 30
Modèle Standard 109
Formules, rubriques Calcul 91
Fusion, format 177
G
Génération de récapitulatifs de données
figurant dans des rubriques liées 161
Gérer les scripts 72
Glisser-déposer, rubriques sur un
modèle 125
Graphe de liens 147, 148, 158
description 157
Graphique en secteurs 45
Graphiques, formatage de rubrique
pour 135
Groupes de travail, partage de fichiers 186
Groupes. Voir Comptes ; Ensembles
d'autorisations d'accès
Guillemets dans les recherches 47, 48
H
Heures
Incorrect 51
mise en forme 133
recherche 50
Horodatages, formatage 134
Hôte
base de données sur le Web 186
description 168
enregistrement de fichiers 169
exécution de tâches 172
FileMaker Server 168
I
Ignorer
enregistrements 57
liés 53, 59
rubriques pendant l'impression 129
Importation 175–184
ajout d'enregistrements 178
dans de nouvelles tables 178
dans des fichiers existants 178
description 175
fichier cible 178
fichier ou table source 178, 181
formats de fichier pris en charge 177
mise à jour d'enregistrements
correspondants 179
mise à jour d’enregistrements
existants 178
Impression
configuration 67
description 63
enregistrements 65
enregistrements en colonnes 113
enregistrements vierges 66
enveloppes 68
informations sur la base de données 71
libellés 68
prévisualisation 65
Scripts 71
Texte asiatique 136
Indexation
limitations des rubriques Texte 50
rubriques 103
Intervalle de données, recherche 52
Intranet 186
Voir aussi Web
J
JDBC
autorisations d'accès étendues 192, 205
compatibilité des noms de rubrique 86
Index | 227
Jeu d’enregistrements trouvés
description 29, 43
passage aux enregistrements
ignorés 60
Jeux de privilèges
Accès en lecture seule 194
Accès intégral 194
affichage 200
définition 205
description 191
prédéfinis 194
Saisie de données uniquement 194
L
les listes de valeurs ; 98, 173
description 128
Liens
à plusieurs critères 151
à un seul critère 149
Voir aussi Bases de données
relationnelles
création 156
de comparaison 153
description 147
internes 155
modification 159
planification 80
renvoi d'une plage
d'enregistrements 154
types 149
Liens internes 155
pour la génération de récapitulatifs de
données dans des tables externes 161
Limites
caractères dans les rubriques 40
noms de rubriques 85
Liste des opérateurs 44
Listes déroulantes, affichage de rubriques
comme 128
Listes, affichage d'enregistrements sous la
forme de 30
Logiciel antivirus et gestion de la base de
données 218
Logique
recherches AND 55, 56
recherches OR 55, 56
M
Macros. Voir Scripts
Marges, affichage en mode
Prévisualisation 65
Masquage d'enregistrements 60
Maximum de caractères dans les
rubriques 40
Maximum pour rubriques Statistique 95
Menu local Mode 28, 29, 106
Menu local Modèle 25, 106
Menus locaux, affichage de rubriques
comme 128
Menus personnalisés, FileMaker Pro
Advanced 12
Microsoft Excel, format 177
enregistrement de données en tant
que 176
Minimum pour rubriques Statistique 95
Mise à jour de données existantes au cours
d'une importation 178
Mise à jour de fichiers 209
Mise en forme
calculs 131
dates 132
des nombres 131
exportation de données 183
graphiques 135
heures 133
horodatages 134
importation de données 177
Texte 130
Mode de saisie de rubrique 40, 136
Mode Modèle, description 28
Mode Prévisualisation, description 28, 65
Mode Recherche, description 28
228 | Index
Mode Utilisation
description 28
recherche de données dans 46
Modèle Colonnes / Rapport
voir aussi Modèles
description 110
Modèle Colonnes étendu. Voir Modèle
Colonnes / Rapport
Modèle d'étiquettes, création 68
Modèle de formulaire sur une seule page.
Voir Modèle Standard
Modèle Enveloppe
Voir aussi Modèles
description 113
Modèle Standard
Voir aussi Modèles
description 109
Modèle vierge
voir aussi Modèles
description 113
Modèles
Affichage sous forme de tableau 108
ajout de rubriques 124
colonnes
configuration 114
modification de la largeur 116
colonnes / Rapport 110
création 107
création de fichiers 82
description 14, 82, 106
enveloppe 113
étiquettes verticales 112
impression 65
libellés 112
Menu local Mode 28
modèle de formulaire 109
outils 117
panneaux à onglets dans 107
rubriques
affichage 14, 106
fusion 115
glissement sur un modèle 125
placement 124
placements liés 129
sélection 122
suppression 126
standard 109
types 109
vierges 113
vue formulaire 30
Modification
données dans les rubriques 40
liens 159
préférences 74
références externes 164
requêtes 59
mots de passe
définition 199
fichiers liés, élaboration 81
problèmes 212
protection de fichiers avec 198
Moyenne pour rubriques Statistique 95
Multi-plateformes, partage de fichier 24
Index | 229
N
Navigateur Web 14, 186
navigateur, Web
ouverture d'URL 186
Nombres décimaux 131
Nombres, incorrects 51
Noms de rubriques 85
Numéros de page 111
affichage en mode Prévisualisation 65
O
Objets de modèle. Voir Objets
Objets verrouillés 121
Objets, modèle
configuration d'options de
redimensionnement
automatique 119
description 116
sélection 121, 122
verrouillés 121
ODBC
overview 177
utilisation de FileMaker en tant que
client
description 184
rubriques supplémentaires 98
utilisation de FileMaker en tant que
source de données
autorisations d'accès étendues 192,
205
compatibilité des noms de
rubrique 86
OpenDirectory d'Apple 204
Opérateurs
comparaison 92
dans les requêtes 44, 52
mathématiques 92
relationnels 147, 153, 160
Opérateurs de comparaison 92
Opérateurs mathématiques 92
opérateurs relationnels ; 147, 153, 160
Option de rubrique Furigana 90
Options de fichier 74
Options de stockage global 104
Options, fichier 74
Ordre de tabulation 40
Orientation de la page pour l'impression 67
Outil de pointeur. Voir Outil de sélection
Outil de sélection 121
Outil Rubriq 125
Outil Rubrique/Contrôle 125
Outils
Barre d'outils 30
outil de sélection 121
Outil Rubriq 125
Ouverture
Fichiers 23
plusieurs fenêtres 25
P
Palette Infos 117
Panneaux, panneaux à onglets sur les
modèles 107
Paramètres. Voir Préférences
Part dans le total pour rubriques
Statistique 95
Partage de fichiers, activation 169
PDF
enregistrement de données en tant
que 176
Photos 87
Pieds de page, description 139
Placement
enregistrements liés 129
rubriques de fusion 129
rubriques sur un modèle 124
Planification
bases de données 75
bases de données relationnelles 75
sécurité de fichier 196
Pointeurs vers des fichiers. Voir Liens
230 | Index
Préférences
application 74
description 74
fichier 74
Préférences de document 74
Préférences de l'application 74
Prévisualisation d'impression. Voir
Impression
Prévisualisation de colonnes 114
Privilèges étendus
affichage 207
description 191
Protection de fichiers. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
Publication de bases de données sur le
Web 186
Publication Web instantanée
autorisations d'accès étendues 205
description 167, 186
partage de fichiers 186
Publipostage, utilisation de rubriques de
fusion 129
R
Rapports
Voir aussi Modèle Colonnes / Rapport ;
Modèles ; Sous-statistiques
avec des données groupées
création 110
impression 65
création 107
enregistrements en colonnes 113
prévisualisation 65
Récapitulatifs généraux, description 140
Récapitulatifs. Voir Sous-récapitulatifs
Recherche d’enregistrements
voir aussi Requêtes, Recherches rapides
affichage de tous les
enregistrements 45
ajout d'une nouvelle requête 56
date du jour 50
description 43
doublons 55
exclusion d'enregistrements 57
ignorer des enregistrements 58
intervalle de données 52
ordre des requêtes 58
plusieurs critères 55
recherches logiques AND 55
recherches logiques OR 56
recherches rapides en mode
Utilisation 46
rubriques et enregistrements liés 53
rubriques vides ou renseignées 55
symboles 48
texte partiel ou variable 46
tous les enregistrements 45
valeurs booléennes 50
valeurs exactes 49
valeurs incorrectes 51
Recherche et remplacement de valeurs de
rubriques 61
Recherche. Voir Recherche
d'enregistrements
recherches AND 55
recherches OR 56
Recherches rapides 46
Recherches sur texte littéral 48
Références de fichier. Reportez-vous à
sources de données
Références externes
arrêt ou suspension 164
définition 163
description 142
modification 164
rubrique cible de référence externe 146
rubrique source de référence
externe 146
Relance de requêtes 59
Remarques texte, dans le graphe de
liens 158
Index | 231
Requêtes
Voir aussi Recherche d'enregistrements
ajout d'une nouvelle 56
critères de développement 56
critères de limitation 55
description 43
mélange de recherche et d'exclusion 58
modification 59
multivaluées 59
opérateurs dans 44, 52
ordre 58
plusieurs 56, 57
rétablissement 59
suppression 59
Réseaux
FileMaker Server 168
multi-plateformes 18, 168
Restrictions d'accès. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
Résultats non stockés 103
Résultats stockés 103
Résultats virtuels 104
Rétablissement de requêtes 59
Rubriques
affichage 14, 106
ajout sur un modèle 124
attribution d’un nom 85, 89
définition 84
description 21
Furigana dans 90
fusion 129
globales 104
indexation 103
maximum de caractères dans 40
mise en forme 130
mise en forme des données 130
options d’entrée 98, 127
options de contrôle 101
options Rubriques 90
placement sur un modèle 124
restriction de la saisie de données 136
résultats stockés et non stockés 103
saisie dans 41
sélection 39, 122
suppression d'un modèle 126
types 86
vides ou renseignées, recherche 55
Rubriques Calcul
définition 91
description 87
formules 91
résultats stockés et non stockés 103
Rubriques clés. Voir Rubriques sources
Rubriques d'image. Voir Rubriques
Multimédia
Rubriques Date
années à quatre chiffres 41, 101
description 86
saisie et modification de valeurs
dans 41
Rubriques de fusion 68, 129
Rubriques de fusion. Voir Rubriques
sources
Rubriques de regroupement 140
232 | Index
Rubriques Heure
description 86
saisie et modification de valeurs
dans 41
Rubriques Horodatage
années à quatre chiffres 42
description 87
saisie et modification de valeurs
dans 42
Rubriques liées
Voir aussi Rubriques ; Bases de données
relationnelles
calculs 92
description 146
génération de récapitulatifs de
données 161
planification 79
sur des modèles 126
Rubriques Multimédia
Voir aussi Rubriques
description 87
mise en forme 135
Rubriques Nombre
Voir aussi Rubriques
description 86
mise en forme 131
recherche 50
saisie et modification de valeurs
dans 40
Rubriques sources
Voir aussi Rubriques
dans les importations, mise à jour 179
description 146, 148
Rubriques Statistique
décompte pour 95
définition 94
description 87, 94
Ecart-type pour 95
maximum pour 95
minimum pour 95
moyenne pour 95
options pour 96
Part dans le total pour 95
sur des modèles 140
total pour 95
Rubriques supplémentaires 98
Rubriques Texte
description 86
saisie et modification de valeurs
dans 40
Rubriques vides ou renseignées 55
S
Saisie de données 40, 98–103
automatique 99
Furigana 90
saisie dans les rubriques 40
Saisie partielle 127
Sauts de page, affichage en mode
Prévisualisation 65
Sauvegardes
consignes pour 215
et logiciel antivirus 218
scripts pour des fichiers 73
Scripts
copie 27
description 17, 72
exécution 72
impression 71
Sécurité, fichier 215
directives pour le système
d'exploitation 214
planification 196, 213
Index | 233
Sélection
enregistrements 33
objets 122
rubriques 39, 122
Serveur. Voir Hôte ; FileMaker Server
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP),
envoi d'email par 176
Solutions de démarrage. Voir Modèles
Sources de données
correction des références FileMaker 24
description 184
Sources de données externes 184
Sous-formulaires. Voir Tables externes
Sous-récapitulatifs
voir également Rapports ; Rubriques
Statistique
création de rapports 110
impression 65
parties, description 140
Sous-totaux. Voir Sous-récapitulatifs ;
Rubriques Statistique
Styles de contrôle de rubriques 128
Suppression
données 42
enregistrements liés 38, 160
requêtes 59
rubriques d'un modèle 126
Symbole monétaire, formatage 131
Symboles
et noms de rubriques 86
recherche 48
T
Tables
affichage d'enregistrements sous la
forme de 30, 32
attribution d’un nom 105
définition 104
description 21
importation de données dans 178
occurrences de tables 148
Tables externes
Voir aussi Bases de données
relationnelles
ajout d’enregistrements 37
description 146
génération de récapitulatifs de données
dans 161
ignorer des enregistrements liés 59
placement d'enregistrements liés 129
sélection 122
sélection d'enregistrements 34
suppression d’enregistrements 39
Tables liées
description 147
planification 75
Tabulations, insertion dans des
rubriques 42
Texte
Voir aussi Rubriques
attributs 130
mise en forme 130
recherche 49
rotation de texte asiatique 136
rubriques 86
sélection 121
Texte asiatique
impression 136
rotation 136
saisie 90, 136, 137
Texte ayant une certaine casse,
recherche 49
Titres
Multimédia 126
verticales 112
Titres de rubrique 126
Total pour rubriques Statistique 95
Tri
enregistrements 49, 63
enregistrements dans un tableau 32
enregistrements liés 161
Type de données 101
234 | Index
Types de données
Voir aussi Types de rubriques
et résultats de calcul 93
Types de rubriques
description 86
et résultats de calcul 93
U
URL, ouverture 186
Utilisateurs autorisés. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
Utilisateurs non autorisés. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
V
Valeurs
voir aussi Valeurs de rubriques
recherche de correspondance exacte 49
recherche de doublons 55
Valeurs booléennes
description 50, 86, 102
mise en forme 132
recherche 50
Valeurs de rubriques
description 22
interdiction de modification 100
recherche et remplacement 61
saisie automatique 99
saisie et modification 40
suppression 42
Valeurs incorrectes, recherche 51
Variables
symboles pour 85
Verrouillage d'enregistrements 172
Verrouillage, enregistrements partagés 172
Verrous de base de données. Voir Comptes ;
Ensembles d'autorisations d'accès
Vrai, résultat 50, 86, 102, 132
Vue Tableau, description 111
W
Web
compatibilité des noms de rubrique 86
hébergement de bases de données 186
Windows
fermeture 26
ouverture de plusieurs 25
World Wide Web. Voir Web
X
XML
autorisations d'accès étendues 192, 205
importation et exportation 177
XML, format 177
XSLT
autorisations d'accès étendues 192, 205
Z
Zone d'impression, affichage 65
Zones de liste déroulante, affichage de
rubriques comme 128