Canon UNIFLOW Manuel utilisateur

Contrôler
efficacement la
numérisation,
l'impression et
la copie avec
uniFLOW
*Bien sûr vous pouvez
you can*
Renforcez le contrôle et l'efficacité
de votre environnement de
numérisation et d'impression.
Qu'est-ce qu'uniFLOW ?
Évolutivité quelle que soit la taille
Architecture modulaire
uniFLOW est une plateforme logicielle
conçue pour exploiter tout le potentiel des
périphériques multifonction et optimiser
votre retour sur investissement. La structure
modulaire d’uniFLOW et son intégration
étroite avec les matériels Canon permettent
d’adapter le système aux critères de
l’entreprise.
uniFLOW s’intègre parfaitement aux
systèmes d’informations quelle que soit la
taille de l’entreprise. Des licences de 10,
50,150 ou un nombre illimité d’utilisateurs
sont disponibles pour assurer l’évolutivité et
la souplesse quel que soit votre type
d’entreprise.
La fonctionnalité principale d'uniFLOW peut
être étendue avec différents modules
supplémentaires. Chaque module apporte
au système de nouvelles fonctionnalités
intéressantes. Il est ainsi possible d’étendre
les avantages d’uniFLOW à d’autres niveaux
de votre entreprise.
Son architecture Web permet d’exécuter le
logiciel dans plusieurs bâtiments, à
différents emplacements ou sites dans la
mesure où les informations sont centralisées
dans une base de données SQL.
De la mise en place de la fonction
d’impression sécurisée, aux possibilités
d’acquisition directe des documents dans
Microsoft SharePoint, uniFLOW est un
véritable outil de gestion traitant tous les
aspects de la bureautique.
En contrôlant les processus d’impression et
de numérisation des périphériques
multifonction, uniFLOW permet aux
responsables informatiques d’administrer
un système à partir d’un seul ensemble de
comptes utilisateur et d’une base de
données. L’utilisateur bénéficie d’une
interaction transparente avec le périphérique
multifonction. Il peut ainsi accéder à
l’ensemble des fonctionnalités sans avoir à
changer d’interface ou s’identifier dès qu’il
change de fonction. Ceci rend le système
très convivial et contribue à des gains de
productivité de l’entreprise.
Pour les entreprises disposant d’un service
de reprographie ou nécessitant une
impression de qualité supérieure, uniFLOW
s’intègre à Helix Production Workflow pour
produire des bons de travail électroniques,
de la soumission de travaux par Internet, de
l’impression de données variables et offre
des fonctionnalités de gestion de service
de reprographie.
L’incorporation d’uniFLOW dans vos processus documentaires apporte des
améliorations réelles en termes de contrôle et d’efficacité des périphériques
multifonction. Ce puissant logiciel est à la fois modulaire et configurable, ce qui permet
de l’adapter aux besoins des différents services des entreprises : grands groupes, petits
bureaux, établissements scolaires et universitaires, administrations territoriales, ateliers
de copie et services de reprographie.
Pilote
Universel
My Print
Anywhere
Uti
lisa
te
ur
Flux de capture
de documents
personnels
Proposition
uniFLOW
Numérisation
vers e-mails
en formats
modifiables
Contrôler les
économies
générées
ancier
r fin
teu
rec
Di
Acheminement
vers le
périphérique
optimal
Suivre tous
les coûts
d’impression
Rapports
graphiques
Gestion de
l’ensemble
du parc
Contrôle de
l’impact
environnemental
Contrôler
l’impression
des documents
Contrôler
l’accès aux
périphériques
D i re
c t e u r i n fo r m a t i q
Intégration
avec les
systèmes
back-office
ue
Résilience
du réseau
Personnalisation
du flux
de travaux
Contrôle complet de votre
parc de périphériques
multifonction.
Comptabilisation et audit
des impressions
Toutes les opérations d’impression et de
copie, ainsi que les frais correspondants,
peuvent faire l’objet d’un suivi et être
enregistrés. Le système de rapports intégré
permet à l’administrateur ou au service
financier d’évaluer et de contrôler les coûts
de chaque imprimante ou utilisateur de
votre entreprise. Ces informations peuvent
être utilisées dans le cadre d’un audit
d’impression pour décider des orientations
futures des achats d’imprimantes ou pour
identifier les économies potentielles.
Impression sécurisée universelle
Les travaux confidentiels peuvent être traités
de façon centrale sur un serveur
d’impression et ne sont imprimés que si
l’utilisateur s’identifie sur un périphérique.
L’utilisateur peut aller sur n’importe quel
appareil à n’importe quel endroit en sachant
que ses travaux seront imprimés en toute
sécurité.
Les gaspillages financiers, aussi bien que
l’impact environnemental sont également
éliminés, dans la mesure où les documents
non imprimés dans un délai défini sont
supprimés automatiquement et ne risquent
donc plus de prendre la poussière sur le bac
de sortie d’imprimante.
Acheminement des documents vers
le périphérique le plus économique
Les imprimantes laser proches des utilisateurs
sont aussi pratiques que coûteuses à
exploiter. uniFLOW peut être configuré pour
permettre aux utilisateurs d’imprimer de
petits travaux sur les imprimantes laser, et
redirigera les documents volumineux vers un
périphérique multifonction Canon moins cher
ou une file d’impression sécurisée.
Il est aussi possible de modifier les options de
finition des travaux selon certaines règles. Par
exemple, les e-mails sont toujours imprimés
en noir et blanc, tandis que les documents
volumineux sont toujours imprimés en recto
verso pour réduire les coûts et le gaspillage.
Sécurité accrue des périphériques
Du fait de son intégration étroite avec les
matériels multifonctions Canon, uniFLOW
permet de bloquer l’accès non autorisé aux
périphériques. Lorsque l’accès est accordé,
toutes les fonctions utilisées sur le
périphérique sont enregistrées en vue de
produire des rapports.
Il est possible de contrôler l’accès aux
différentes fonctions du périphérique en
fonction du rôle de l’utilisateur. Par exemple,
certains utilisateurs ne sont autorisés qu’à
copier en noir et blanc, tandis que d’autres
ont accès à la couleur.
Pour une sécurité maximale, une image de
toute copie, impression, télécopie ou
numérisation réalisée sur le périphérique
Canon peut être enregistrée et analysée en
fonction de mots clés.
Gestion de l'acquisition
de documents
La manipulation des documents papier et
des informations qu’ils contiennent
constitue un élément essentiel des tâches
quotidiennes des utilisateurs. uniFLOW
permet de numériser des documents
directement vers l’e-mail personnel, le
dossier réseau personnel des utilisateurs ou
des systèmes de gestion documentaire sous
la forme de fichiers d’image hautement
compressés. Il est possible d’extraire les
informations contenues dans les documents
numérisés, de façon à renseigner
automatiquement les index ou pour les
convertir au format voulu, tel que Microsoft
Word, afin que l’utilisateur puisse l’éditer sur
son ordinateur.
Impression sécurisée, comptabilité
et acheminement des travaux satisfaction des utilisateurs.
Les fonctionnalités fournies par un système de gestion
bureautique ne sont bonnes que si les utilisateurs sont satisfaits
par leurs utilisations.
Impression sur une
imprimante normale
Pop-up d’acheminement interactif
Les imprimantes locales ou appartenant à de
petits groupes de travail sont situées
généralement à proximité des utilisateurs,
contrairement aux périphériques
multifonctions, mais sont hélas aussi plus
coûteuses à exploiter. Les utilisateurs se
soucient rarement du périphérique qu’ils
utilisent, ils appuient simplement sur le
bouton « Imprimer » quel que soit le coût
d’impression. Ceci a peu d’importance pour
les petits travaux, car leurs coûts sont peu
élevés, mais les plus gros travaux
nécessitent davantage d’attention.
uniFLOW permet de profiter du meilleur des
deux mondes ; les imprimantes locales
peuvent être réservées aux petits travaux,
tandis que les travaux plus importants
peuvent être routés dans une file
d’impression sécurisée ou transmis
directement sur périphérique multifonction,
de façon à réduire les coûts d’impression.
Du point de vue des utilisateurs, il s’agit
toujours d’appuyer sur le bouton
« Imprimer ». Cependant, dès que les
travaux remplissent certaines conditions, ils
sont invités à les diriger vers le périphérique
le plus rentable. Les conditions utilisées pour
rediriger les travaux peuvent varier d’une
imprimante à l’autre et inclure des critères
tels que le nombre de pages, le coût du
travail, la présence de couleurs ou le logiciel
d’impression.
L’utilisateur peut choisir de ne pas employer
le périphérique le plus rentable si
l’autorisation lui a été donnée par
l’administrateur. Ou bien les travaux peuvent
être automatiquement routés vers le
périphérique le plus rentable sans donner le
choix à l’utilisateur.
Récupérer les travaux sécurisés sur
toutes les imprimantes
L'un des principaux désavantages de
l'utilisation d'un périphérique multifonction
par rapport à celle d'une imprimante locale
est que les documents imprimés risquent
d'être vus par des personnes non autorisées.
uniFLOW permet de stocker les travaux sur
un serveur et de les imprimer uniquement
lorsque l'utilisateur est présent devant
l’imprimante.
File d’impression sécurisée embarquée
Les utilisateurs peuvent envoyer les travaux
directement vers la file d’impression
sécurisée ou être routés depuis une
imprimante locale. Les utilisateurs travaillant
en dehors du réseau de l’entreprise peuvent
placer leurs documents dans la file
d’impression sécurisée via Internet et les
imprimer quand ils le souhaitent.
Comme les utilisateurs peuvent choisir
n’importe quelles imprimantes réseau pour
libérer leurs impressions, quel que soit son
modèle ou sa marque, le Pilote Universel
d’uniFLOW permet de garantir que
l’impression correspond bien à la demande.
Lorsque l’utilisateur est prêt à libérer ses
documents, il s’authentifie sur l’imprimante
au moyen d’une carte de proximité, d’une
carte à puce, d’une carte magnétique, d’un
code confidentiel ou de son nom de compte
et mot de passe utilisateur. La liste des
travaux en attente est affichée sur l’écran du
périphérique multifonction et il reste encore
possible d’en modifier les options de finition
avant d’imprimer.
1
2
3
4
Travail
Format
Nb de pages
Recto-verso
Couleur
Agrafage
Source papier
Coût
5
cheminement d'un travail vers la
A
file d'impression sécurisée
– ‘Mon doc.doc’
– A4
– 15
– Non
–Oui
– Non
– Cassette 1
– 2,45 ¤
1 L e document est imprimé sur l'imprimante laser
2 uniFLOW analyse le travail d'impression
3 Si ce travail comporte plus de 5 pages,
l'utilisateur doit diriger son travail vers la file
d'impression sécurisée
4 Ce travail est alors conservé sur un serveur
5 L'utilisateur s'authentifie sur l'imprimante et sa
liste de travaux s'affiche. L'utilisateur peut
modifier les paramètres d'impression, si
nécessaire, avant l'impression
6 Le coût de traitement et les économies
éventuelles sont consignés dans la base
de données
6
1
2
3
Impression sécurisée sur Internet
1 L 'utilisateur demande l'impression depuis sa
chambre d'hôtel et la dirige vers la passerelle
Internet d'uniFLOW
Passerelle
Internet
1
Pare-feu
2 u
niFLOW prend le travail sécurisé sur la
passerelle Internet
uniFLOW
3 L 'utilisateur s'authentifie sur l'imprimante et sa
liste de travaux s'affiche. L'utilisateur peut
modifier les paramètres d'impression, si
nécessaire, avant l'impression.
4
3
5
6
umérisation vers la messagerie ou
N
le système de gestion documentaire
1 L 'utilisateur s'identifie sur le périphérique
multifonction et peut numériser son document
2 u
niFLOW extrait les catégories d'indexation à
partir du système de gestion documentaire
2
3 u
niFLOW applique l’OCR au document pour
renseigner les champs d’indexationr
4 L'utilisateur confirme les index sur l’écran
5 uniFLOW compresse le document
Système de
gestion
documentaire
6 Le document numérisé est transmis à l’utilisateur
par mail sous forme de fichier MS Word ou au
système de gestion documentaire sous forme de
fichier PDF ultra compressé
Numérisation vers la messagerie
sous forme modifiable
Une fois l’utilisateur authentifié sur le
périphérique multifonction, il peut numériser
facilement des documents et les envoyer par
e-mail ou les enregistrer dans le système de
gestion documentaire de l’entreprise.
Interface dynamique de numérisation
Les utilisateurs qui choisissent d’envoyer
leurs documents par e-mail procèdent de la
même façon que sur un ordinateur (en
raison de l’intégration native avec Microsoft
Exchange). Ils sélectionnent les destinataires
dans le carnet d’adresses global et le
document numérisé est stocké dans leur
dossier « Messages envoyés ». uniFLOW
peut procéder à la reconnaissance
optique de caractères (OCR) et convertir
l’image en un format modifiable, tel que
Microsoft Word. Il est également possible
d’extraire du texte et des codes-barres à des
fins d’indexation. Le document peut être
fortement compressé de façon à réduire la
taille de fichier et les besoins de stockage ou
de bande passante.
L’interaction avec l’interface de numérisation
est dynamique et personnalisée en fonction
de l’utilisateur. Les boutons personnels et les
flux de numérisation suivent l’utilisateur
quel que soit le périphérique, ce qui permet
de bénéficier des mêmes services
indépendamment du périphérique utilisé.
Sécurité complète des périphériques
et des documents. Point de vue du
responsable informatique.
uniFLOW est le chaînon manquant
entre la sécurité des périphériques et
des documents, ce qui permet un
contrôle complet de l’environnement
du périphérique multifonction.
Contrôle du mode d'impression
Les informations fournies par uniFLOW
permettent au responsable informatique de
définir les stratégies d’impression de
l’entreprise. Il est alors, non seulement
possible d’empêcher l’impression de
documents volumineux sur de petites
imprimantes laser, mais aussi de forcer les
options d’impression selon des critères
précis. Par exemple, le responsable peut
exiger que l’impression des e-mails
s’effectue en noir et blanc ou de proposer à
l’utilisateur d’imprimer en recto verso
au-delà d’une certaine taille.
Limitation de l'accès au périphérique
multifonction
Intégration avec les systèmes
back-office
Il existe différentes raisons pour lesquelles le
responsable informatique pourrait gérer
l’accès aux fonctionnalités d’un même
périphérique différemment en fonction des
utilisateurs. Étant donné l’étroite intégration
entre uniFLOW et les périphériques
multifonctions Canon, le responsable
informatique peut définir des politiques
d’accès à chaque périphérique. Par exemple,
les personnes n’appartenant pas à
l’entreprise peuvent avoir un accès limité aux
copies en noir et blanc, tandis que le
personnel dispose des fonctions de copie, de
numérisation et de télécopie. D’autre part, le
personnel peut avoir accès uniquement aux
copies couleur sur le périphérique
multifonction situé près du bureau du
directeur, tandis que les responsables
peuvent copier en couleur quel que soit
le périphérique.
L’accès au périphérique étant contrôlé par
une carte de proximité, une carte à puce,
une carte magnétique, un code confidentiel
ou un nom d’utilisateur et un mot de passe.
uniFLOW peut s’intégrer au répertoire
personnel des utilisateurs de l’entreprise ou
« apprendre » les relations entre les
numéros des cartes et les comptes
utilisateurs, ce qui simplifie la tâche du
service informatique.
Pour l’environnement de numérisation,
uniFLOW offre une intégration native avec
Microsoft ExchangeTM, Microsoft SharePointTM
et ThereforeTM. Les documents numérisés
peuvent être hautement compressés, ce qui
réduit l’espace de stockage nécessaire sur le
serveur. Les index peuvent être fournis par
l’utilisateur ou provenir directement du
document au moyen de codes-barres ou de
reconnaissance optique de zone (OCR).
Flux de travail personnalisés
Résilience du réseau
Sécurité complète des documents
Les fonctions d’impression ou de
numérisation requises varient en fonction
des services et des utilisateurs. Par exemple,
le service comptabilité peut avoir des
exigences spéciales pour la numérisation
des factures vers un système de gestion
documentaire, tandis que le service des
ventes peut souhaiter convertir des
commandes papier au format Microsoft
Excel pour en faciliter leurs traitements.
uniFLOW est conçu pour minimiser les
perturbations pour l’entreprise en cas de
problèmes réseau. Les périphériques
d’impression et de copie peuvent être
associés à des serveurs d’impression
distants qui ne nécessitent pas de lien avec
le serveur principal.
L'impression sécurisée évite d'exposer les
documents confidentiels à la vue de tous.
Mais que se passe-t-il si ce document
n'aurait pas dû être imprimé en premier lieu ?
uniFLOW inclut une interface graphique
d’édition des flux de travaux qui permet à
l’administrateur de spécifier les actions à
accomplir lors de l’impression ou de la
numérisation d’un document. Ces flux de
travaux peuvent varier d’une imprimante à
l’autre en fonction des besoins du service et
suivre les utilisateurs quel que soit leur
emplacement. Une interface de type glisser/
déposer permet de personnaliser les flux de
travaux en fonction des utilisateurs et des
périphériques.
Les serveurs peuvent également être
regroupés (en cluster) pour renforcer
la résilience.
Les périphériques multifonctions euxmêmes permettent de mémoriser les détails
de connexion des utilisateurs, ce qui leur
permet d’accéder à certaines fonctions, telles
que la copie, en cas de panne réseau.
uniFLOW permet de capturer l’ensemble des
impressions, photocopies, numérisations et
télécopies effectuées et d’y rechercher des
mots clés avant de les stocker dans le
système de gestion de documents.
Suivi des coûts et des économies.
Point de vue du service financier.
uniFLOW permet de suivre tous les coûts, les économies et
l'impact environnemental de l'impression, de la copie, de la
télécopie et de la numérisation.
Suivi de tous les frais d'impression
Suivi des économies
Rapports graphiques
uniFLOW aide le service financier à suivre et
évaluer les coûts d’impression de leur
entreprise, leur permettant ainsi d’imputer
ces coûts aux différents services et
d’effectuer un audit de l’utilisation actuelle.
Le suivi des coûts ne constitue que l'un des
aspects financiers d'uniFLOW. Toutes les
économies résultant de l'installation
d'uniFLOW sont également enregistrées, ce
qui permet de mesurer le véritable retour sur
investissement. Par exemple, des économies
peuvent être réalisées en dirigeant un travail
vers une imprimante moins coûteuse ou en
supprimant un travail d'impression sécurisé
qui n'a pas été imprimé.
Le service financier peut comprendre le
mode d’utilisation des périphériques à
l’échelle de l’entreprise et consulter des
rapports sur les utilisateurs, les
périphériques et les groupes ou sur les
centres de coût hiérarchisés.
Les imprimantes locales, les imprimantes
réseau, les imprimantes « grand format » et
les périphériques multifonctions peuvent
tous être suivis. Concernant les
périphériques multifonctions Canon, les
activités de copie, de télécopie et de
numérisation peuvent être suivies avec
l’activité d’impression. Quel que soit la taille
de l’entreprise, uniFLOW répond présent :
des PME avec un périphérique unique, aux
multinationales avec des centaines de sites
et des serveurs en cluster.
Chaque imprimante peut être associée à
différents profils de prix, ce qui permet de
suivre les coûts par utilisateur ainsi que les
coûts d’impression internes. Il est aussi
possible de limiter le nombre d’impressions
des utilisateurs en fonction du budget
alloué. L’autorisation des responsables peut
être requise avant l’impression de
documents volumineux ou onéreux. Des
centres de coût hiérarchisés peuvent être
associés aux travaux d’impression et de
copie, en s’assurant que le budget correct
est facturé pour les travaux.
Les économies potentielles peuvent
également être calculées, pour évaluer
l'argent gaspillé par les utilisateurs qui
n'exploitent pas tous les avantages de
l'infrastructure d'impression.
Les rapports standard incluent l'ensemble
des informations requises, telles que le
périphérique le plus utilisé et celui qui coûte
le plus cher. Les rapports d'économie
affichent l'ensemble des économies,
réalisées et potentielles, au cours de la
période visée.
Les rapports d’aide décisionnelle peuvent
indiquer l’état actuel de l’environnement
d’impression et présentent une analyse de
tendances avec le détail d’utilisation. Les
informations environnementales, telles que
la quantité d’arbres sauvés grâce à
l’impression recto verso sont également
présentés dans les rapports d’aide
décisionnelle.
Il est également possible d'ajouter des
rapports personnalisés si des informations
supplémentaires sont nécessaires.
1
3
2
4
1
1 L 'utilisateur imprime un travail sur le serveur
principal d'impression ou un site distant.
2 L e travail est analysé, les coûts sont alloués et les
économies calculées
3 L e travail peut être imprimé sur le périphérique
de votre choix
4 L 'administrateur peut afficher des rapports et des
graphiques présentant les coûts, les économies
et l'impact environnemental de l'ensemble des
travaux quel que soit leur lieu d'impression
2
3
Canon Inc.
canon.com
Canon France
Canon Europe
17, quai du Président
Paul Doumer
92414 Courbevoie Cedex
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numérisation,
l'impression et
la copie avec
uniFLOW
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