Ciel Quantum 2012 Manuel utilisateur

Guide de référence
Intégrale de gestion Ciel Quantum
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Documentation ..................................................................................7
Naviguez dans le guide électronique .....................................................8
Menu Dossier.................................................................................... 10
Vue d’ensemble ............................................................................... 11
Nouveau ......................................................................................... 12
Ouvrir ............................................................................................ 16
Fermer ...........................................................................................17
Paramètres ..................................................................................... 18
Ciel Business Mobile ......................................................................... 35
Options .......................................................................................... 38
Imports .......................................................................................... 43
Exports .......................................................................................... 43
Mise en page ...................................................................................44
Imprimer ........................................................................................ 46
Aperçu avant impression................................................................... 47
Impressions .................................................................................... 48
Mot de passe...................................................................................49
Sauvegarde/Restauration.................................................................. 51
Quitter ...........................................................................................60
Menu Edition .................................................................................... 61
Vue d’ensemble ............................................................................... 62
Annuler .......................................................................................... 63
Couper ...........................................................................................63
Copier ............................................................................................ 63
Coller ............................................................................................. 63
Effacer ...........................................................................................64
Fiches ............................................................................................ 64
Sélectionner tout ............................................................................. 65
Rechercher ..................................................................................... 65
Poursuivre la recherche .................................................................... 66
Atteindre ........................................................................................ 66
Rafraîchir........................................................................................ 66
Tout afficher ...................................................................................67
Liste ..............................................................................................67
Menu Listes ...................................................................................... 68
Vue d’ensemble ............................................................................... 69
Clients............................................................................................ 70
Prospects........................................................................................ 84
Fournisseurs ...................................................................................89
Représentants ................................................................................. 98
Banques ....................................................................................... 102
Modes de paiement ........................................................................ 104
Chéquiers ..................................................................................... 107
Affaires ........................................................................................ 110
Etapes de recouvrement ................................................................. 113
TVA ............................................................................................. 115
TPF .............................................................................................. 116
Codes analytiques .......................................................................... 117
Les devises ................................................................................... 121
Infos perso ................................................................................... 123
Autres listes .................................................................................. 125
Menu Gestion.................................................................................. 126
Vue d’ensemble ............................................................................. 127
Top Facture................................................................................... 128
Pièces clients................................................................................. 131
Ventes.......................................................................................... 150
Achats.......................................................................................... 189
Articles ......................................................................................... 205
Familles articles ............................................................................. 225
Remises/Promotions....................................................................... 229
Gammes....................................................................................... 233
Dépôts ......................................................................................... 235
Mouvements de stock ..................................................................... 242
Ordres de production...................................................................... 246
Eco-participations .......................................................................... 247
e-Commerce ................................................................................. 249
Menu Comptabilité.......................................................................... 261
Vue d’ensemble ............................................................................. 262
L’assistant Top Saisie ..................................................................... 263
Saisie kilomètre ............................................................................. 264
Saisies ......................................................................................... 265
Liste des écritures.......................................................................... 289
Le Plan de comptes ........................................................................ 291
Consulter un compte ...................................................................... 295
Les prévisions ............................................................................... 296
Les journaux ................................................................................. 298
Familles Top Saisie......................................................................... 300
Modèles/abonnements .................................................................... 301
Formats d’import relevé.................................................................. 305
Immobilisations ............................................................................. 308
Echanges de données ..................................................................... 338
Menu Traitements........................................................................... 355
Vue d’ensemble ............................................................................. 356
Génération des écritures ................................................................. 357
Gestion de production..................................................................... 358
Commandes des articles en rupture.................................................. 364
Contremarque ............................................................................... 366
Régulation des stocks ..................................................................... 369
Recouvrement ............................................................................... 371
Migration SEPA .............................................................................. 374
Remises en banque ........................................................................ 376
Virements fournisseurs ................................................................... 379
Travail sur un compte..................................................................... 381
Le pointage manuel........................................................................ 383
Le rapprochement bancaire ............................................................. 385
Lettrage manuel ............................................................................ 386
Lettrage automatique ..................................................................... 389
Contrepassation............................................................................. 390
Les réimputations .......................................................................... 393
Validation brouillard ....................................................................... 395
Fin d’exercice ................................................................................ 396
Purge ........................................................................................... 400
Relations clients/tâches .................................................................. 402
Rappels ........................................................................................ 403
Mise sous surveillance .................................................................... 405
Menu Etats ..................................................................................... 406
Vue d’ensemble ............................................................................. 407
Portefeuille des commandes ............................................................ 408
Commandes non livrées.................................................................. 410
Relevé de comptes ......................................................................... 411
Echéancier .................................................................................... 412
Evolution des ventes ...................................................................... 413
Lettre de pénalités de retard ........................................................... 414
Encours Clients.............................................................................. 415
Suivi des stocks ............................................................................. 416
Articles ......................................................................................... 418
Capacité de fabrication ................................................................... 423
Etats récapitulatifs ......................................................................... 424
Grand livre.................................................................................... 425
Balance ........................................................................................ 427
Journaux ...................................................................................... 429
Centralisateur ............................................................................... 430
Brouillard...................................................................................... 431
Analytique .................................................................................... 432
Déclaration de TVA......................................................................... 434
Etats immobilisations ..................................................................... 437
Bilan-Résultat synthétiques ............................................................. 444
Etats fiscaux ................................................................................. 445
Soldes Intermédiaires de Gestion ..................................................... 446
Autres états comptables ................................................................. 447
Etats chaînés................................................................................. 450
Menu Pilotage................................................................................. 452
Vue d’ensemble ............................................................................. 453
Mise à jour des données ................................................................. 454
Consulter les états ......................................................................... 455
Menu Divers ................................................................................... 462
Vue d’ensemble ............................................................................ 463
Analyseur commercial ventes .......................................................... 464
Analyseur commercial achats........................................................... 466
Objectifs ....................................................................................... 468
Répartition par famille .................................................................... 469
Importer....................................................................................... 470
Statistiques Gestion ....................................................................... 471
Statistiques comptables .................................................................. 473
Trésorerie prévisionnelle ................................................................. 474
Historique archivages DGFiP ............................................................ 477
Télécharger Ciel directDéclaration .................................................... 478
Menu Fenêtres................................................................................ 479
Vue d’ensemble ............................................................................ 480
Fermer ......................................................................................... 481
Tout fermer................................................................................... 481
Suivante ....................................................................................... 481
Précédente.................................................................................... 481
Cascade ....................................................................................... 482
Mosaïque ...................................................................................... 482
Mon Intuiciel ................................................................................. 483
Afficher la barre de Navigation......................................................... 488
Afficher la barre de statut ............................................................... 488
Menu Aide ...................................................................................... 489
Vue d’ensemble ............................................................................ 490
Index ........................................................................................... 491
Aide contextuelle ........................................................................... 491
Besoin d’aide................................................................................. 491
Informations de dernière minute ...................................................... 492
Démo rapide ................................................................................. 492
Manuel de référence ....................................................................... 492
Annexes ....................................................................................... 492
Manuel générateur d’états............................................................... 492
Manuel générateur de tableaux de bord ............................................ 493
Installation Mode TSE ..................................................................... 493
Infos Mise à jour............................................................................ 493
A propos de... ............................................................................... 493
Index.............................................................................................. 494
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
•
•
cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
•
Les symboles du manuel
Symbole
Fonction

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
•
•
•
•
•
le manuel de découverte qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus
importantes de votre logiciel.
le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel, accessible depuis le menu AIDE.
le manuel électronique Annexes accessible depuis le menu AIDE.
Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.
le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur
d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également
accessible depuis le menu AIDE.
le manuel électronique Générateur de tableaux de bord qui décrit le fonctionnement des
tableaux de bord. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE.
Installation d'Adobe Reader©
Si l'application Adobe Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels
électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
7
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu
AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des
informations utiles.
Naviguer dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et
ainsi consulter facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire.
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du
guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le
paragraphe correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à
droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le
sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas
une recherche.
1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
8
Exemple
1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones
concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
9
Menu Dossier
Nouveau, Ouvrir, Fermer
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Menu Dossier
Vue d’ensemble
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société
dans un dossier que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en
modifier les données ou bien de les supprimer.
11
Menu Dossier
Nouveau
 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
3. Une message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez
sur le bouton [Oui] ou [Non].
Attention !
La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou
égale à une version 2006 :
Ciel Compta Évolution : version supérieur ou égale à la version 5.00.
Ciel Compta : version supérieur ou égale à la version 12.00.
Ciel Compta Facile : version supérieur ou égale à la version 1.00.
12
Menu Dossier
Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre suivante.
•
•
•
Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Intégrale de gestion Ciel Quantum détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le
dossier de la société dans la liste déroulante.
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A
la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application, cliquez sur le bouton [Fermer].
Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable
s’affiche.
Choix du modèle comptable
Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose
de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés
par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier.
•
•
•
Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel.
Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer
manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option <Partir d’une base vide>
située en bas de la liste.
Cliquez sur le bouton [OK].
L'assistant Top Départ s'affiche.
Assistant Top Départ
 Si vous avez récupéré
un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà
renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton
.
13
Menu Dossier
Etape : paramètres du dossier
Monnaie du dossier
1. Indiquez la monnaie du dossier.
2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le
bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à
compte. Validez en cliquant sur [Ok].
Longueurs des comptes
3. Cliquez sur le bouton
.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux
et des codes analytiques.
5. Cliquez sur le bouton [Ok].
Monnaie de la devise
6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante.
7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste.
8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte.
9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement.
Etape : paramétrage des décimales
Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.
1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix,
les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.
2. Pour revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
Etape : raison sociale
Cette étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre
Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF
(A.P.E.), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des
sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
14
Menu Dossier
6. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers).
7. Saisissez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
8. Indiquez votre Code société.
Etape : coordonnées et paramètres
Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou utiliser l'icone de dates spéciales
.
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si oui,
les écritures seront automatiquement enregistrées à la validation de leur saisie.
Etape : autres paramètres
Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA,
facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage.
Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Etape : logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez :
•
•
•
coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier.
importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé
USB, CD-Rom).
récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'un des icones ou le curseur du zoom
.
Etape : options de démarrage
1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier
que vous créez. Cliquez sur le bouton
.
2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
15
Menu Dossier
Ouvrir
 Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande ouvrir vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de
l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement
votre dossier.
Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de
changer de dossier courant.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
•
•
SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le
logiciel.
Vous devez également avoir le dossier correspondant à celui que vous avez créé à
l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette
fenêtre.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.

Si votre dossier ne s'affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier]
pour sélectionner directement le fichier Intégrale de Gestion Ciel Quantum sur votre
ordinateur.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui]
et ce message ne vous sera plus proposé.
3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir.
Cliquez ensuite sur le bouton [Ok].
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un
nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Créer un dossier]. Vous
obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu
DOSSIER.
Voir Nouveau, page 12.
16
Menu Dossier
Fermer
 Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La
fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
17
Menu Dossier
Paramètres
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, TVA, Facturation,
Numérotation, etc.) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de
la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour
fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification,
Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable, du logo de votre société.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses
coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code NAF (A.P.E)
(Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S., soit le numéro d'immatriculation au
Registre du Commerce et des Sociétés. Ces informations sont fournies sur votre
extrait K-Bis.
18
Menu Dossier
4. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il
est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
5. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers).
6. Saisissez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).

La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états
et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.
2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.
3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.
4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).

Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A.,
via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A.
Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site
Internet de votre O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs
méthodes : coller, importer l’image dans Intégrale de gestion Ciel Quantum ou encore
récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
19
Menu Dossier
Paramètres Comptabilité
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Onglet Paramètres
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre
société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel
vous allez effectuer les saisies.
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont
alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise
dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier
cette période de saisie.

En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de
sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage,
etc.).
3. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin
des objectifs se calcule automatiquement.

L’icone
situé en fin de zone permet d’ouvrir le calendrier et de choisir une date.
20
Menu Dossier
Régime fiscal
Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type
d'impôt dont elle relève.
Comptabilisation des pièces et règlements
La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos
pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements.
Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors
accessible.
L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales,
enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture
correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous
pourrez alors générer une écriture ultérieurement.
Onglet Tiers
Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou
fournisseurs à la création de leur fiche.
1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :
•
Automatique : choisissez alors dans la liste déroulante la composition du compte :
racine du compte + code client ou fournisseur
racine du compte + nom du client ou fournisseur.
•
Affecter le compte : sélectionnez alors le compte qui sera proposé à chaque création
d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche.
Ne pas affecter de compte : dans ce cas, aucun compte ne sera rattaché au client ou
fournisseur.
Vous sélectionnerez le compte du client ou du fournisseur dans sa fiche. Voir Onglet
Complément, page 75.
•
Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes
qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures.
2. Pour les modifier, cliquez sur l’icone Liste
et choisissez un compte dans la liste
des comptes (clients, fournisseurs, charges, produits) qui s’affiche. Cliquez sur [OK].

Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client
ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche.
Onglet Devises
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation
et les comptes concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les
modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne
utilisation des comptes.
21
Menu Dossier
Le bouton
de paramétrer :
ouvre une fenêtre vous permettant
La longueur des comptes et des codes analytiques
Cliquez sur les boutons
pour définir le nombre de caractères autorisés pour les
numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum).
Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en
cochant les cases correspondantes.
Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiezles si nécessaire.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines
des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.

Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes
alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En
effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement
numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2
caractères suffira.
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de
vos saisies :
•
•
comptes de port : port soumis, port non soumis, Facturé soumis, Facturé non soumis.
comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges
exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu.
Onglet Synchro compta
Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro
compta.
Mode de fonctionnement de la Synchro compta
Deux modes sont proposés :
22
Menu Dossier
•
•
Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les
écritures ou envoyer tout le dossier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont
récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été
envoyées, ce qui évite les doublons.
Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet
d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont
récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une
période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications
extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les
périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte
de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un
code de priorité s'applique.
 Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +,
reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option
Synchro compta ou Synchro compta +.
Attention !
Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est
toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.
Modalité de transfert des données
2. Sélectionnez le sens du transfert des données :
•
•
 Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.
Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.
Client
3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.
4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre
client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le
journal des A-nouveaux :
•
expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des
•
client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.
A-nouveaux.
23
Menu Dossier
Informations complémentaires expert-comptable
5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.
 Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au
paragraphe “Onglet Compléments”, page 19.
Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +)
La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation
(date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont
automatiquement renseignées.
Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)
Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la
partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre.
6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,
à l'aide de l'icone d'appel de liste
.
Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton
situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes
fournisseurs.

Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.
L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier
de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage
Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable.
7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.
8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok].
24
Menu Dossier
Paramètres TVA
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.
1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant
sur l'icone
.
Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu
LISTES.
Régime de TVA
2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
•
•
Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA
CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée
et la TVA déductible.
Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
•
•
Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis
à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de
la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez
l'option Encaissements.
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes
25
Menu Dossier
de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de
TVA).
Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé
au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la
déclaration de TVA).
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations
de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
•
•
le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA
générée dans Intégrale de gestion Ciel Quantum.
Comptes par défaut
4. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. Le bouton
•
•
•
•
ouvre la liste des comptes de TVA existants.
Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de
régularisation de TVA.
Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants
saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état
CA3).
Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du
Régime simplifié.
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent
chaque rubrique de la déclaration.
5. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte
concerné(e).
Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icone
.
L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si
votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la
ventilation des opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes
les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la
DGFiP n'est pas obligatoire.
26
Menu Dossier

Cliquez sur les boutons
pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la
TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton
. Une page
Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription
effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en
cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la
zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP.
Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP,
cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau
d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire.
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail
du redevable de la déclaration.
4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration :
Société courante ou Expert-comptable.
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre
Paramètres société du menu DOSSIER :
pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse,
le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].
27
Menu Dossier
Paramètres Facturation
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Divers
Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations
commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de
paiement sur les factures.
Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la
facture, si les sommes dues sont réglées après cette date.
1. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu.
2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé.
3. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur
votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne,
vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art
262 ter I du CGI).
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Onglet Saisie
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées
principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs
automatiques etc.).
28
Menu Dossier
Alerte sur les pièces commerciales
Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il
suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Article bloqué
Client bloqué
Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité
du stock disponible).
Alerte sur la gestion des articles HT/TTC
Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou
Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces,
un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible.
Cochez l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour être alerté si une
adresse client (adresse de livraison, de facturation ou autres) est incorrecte. Cette
alerte est également valable pour les adresses de prospects.
Encours client dépassé : cochez cette option si vous souhaitez être alerté qu’un client a
dépassé son encours au moment de la validation d’une facture.
Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de
la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à
partir duquel une alerte s’affichera si vous souhaitez créer pour ce client une nouvelle
pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini à votre client un niveau de risque
Moyen et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le
logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce
client.
Gestion des clients
Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au
crédit accordé seront automatiquement bloqués.
Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient
inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués.
Mode de calcul des statistiques articles
Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées
seront prises en compte dans vos statistiques.
Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte.
Statistiques représentants
Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se
mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés.
Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants
changeront lorsque les factures seront réglées.
Autres
Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et
calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le code article.
Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et
Contrôle du N.I.I sont cochées.
29
Menu Dossier
Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer
automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire
facture de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 75.
L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement
le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article.
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des
relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.
Gestion
1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis
hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.
Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans
laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone
s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix,
quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.
3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).

Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique.
4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie
d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code
client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une
information de type prix, quantité, etc.
6. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors
de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur.
7. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
•
•
•
•
•
•
le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un
client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances).
les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier.
la TPF : gestion de la taxe para-fiscale : taxe perçue sur des produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
les Gammes : gestion de gammes de produits définies selon des critères.
les nomenclatures.
Stocks
Cette partie vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks.
30
Menu Dossier
8. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements
de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de
série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot).
Gestion à 0 ou négatif
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création
d'un article.
•
•
PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.

Au cours de l’exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants :
•
•
•
validation de factures fournisseurs,
entrées «manuelles» de stock direct,
validation d'ordre d'assemblage.
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Paramètres Numérotation
 menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces
commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la
création d'une fiche est possible.
Codes Bases
1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer
une incrémentation automatique.
31
Menu Dossier
Exemple
Saisissez C0001 pour le fichier Clients.
Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001.
Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Codes Pièces clients et fournisseurs
Le principe est identique à celui des Codes bases.
1. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer
une incrémentation automatique.
Exemple
Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite
manuellement correspondait à FA971249.
Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la
dernière facture émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Paramètres Immobilisations
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
Général
Vous définissez les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations.
1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler :
•
•
avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou
avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29
jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option
Calcul du taux linéaire en jours.
2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une
immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement.
32
Menu Dossier
Exemple
Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire
sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours :
•
•
avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67
avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85
Comptabilité
3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
Coefficients dégressifs
4. Cliquez sur le bouton [Coefficients dégressifs] situé dans la barre d’actions pour accéder à la liste de ceux-ci.
La fenêtre affiche deux parties :
•
•
les coefficients standards dans la partie haute.
la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une
date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients.
Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001.
Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement
linéaire par les coefficients suivants :
pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er janvier 2001 :
•
•
•
1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2001 :
•
•
•
1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans.
Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [Ok].
33
Menu Dossier
Paramètres Pilotage
 Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE.
Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez
reprendre des écritures des 4 derniers exercices.
1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées.
2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icone situé
en fin de zone.
Calculs sur les quantités
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ
La commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but
de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales
clients (vente).
Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre
de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de
bobines en fonction de la longueur que le client veut.
34
Menu Dossier
Ciel Business Mobile
Vue d’ensemble
Cette fonction permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel
Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre
iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion
(sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...).
Le principe est simple.
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit,
stocke, puis publie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre
iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au
service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre
logiciel Ciel.
 Pour
plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous
invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
35
Menu Dossier
Envoyer les données
 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
•
•
•
Si vous envoyez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir
la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile.
Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir
Paramétrage, page 36.
Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de
confirmer l’envoi de vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche.
Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton
situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options,
ainsi que vos codes et identifiants de connexion.
•
Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs
cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée.
• envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier,
votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.
36
Menu Dossier
•
•
•
•
•
•
•
•
Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la
zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication.
• Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier,
votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher
un message de confirmation de la publication des données en cochant la case
Demander confirmation.
La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de
dossier de votre société.
La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot
de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données
que vous avez effectuée.
Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les
points forts de Ciel Business Mobile.
Informations de connexion
 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant Ciel
Business Mobile s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
37
Menu Dossier
Options
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>
Préférences
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à
votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la
couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.
 Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible
depuis le menu AIDE.
Personnalisation des polices
 Menu
DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet
Polices
L’onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez
ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte
enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille des polices dans les fenêtres
 Menu
DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet
Polices
Vous pouvez personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles
sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Options de saisie de facturation
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion Commerciale - Saisie
des pièces commerciales
En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux
façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient.
Utilitaires
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
38
Menu Dossier
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou
réindexer un fichier.
Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
 Reportez-vous au
chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible
depuis le menu AIDE.
Date de travail
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de
travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [Ok] pour l'enregistrer.
Informations
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier
courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS UTILITAIRES - INFORMATIONS.
Liste des pays
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons
,
et
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton
s’affiche.
.
. La fenêtre Choix d’un élément
39
Menu Dossier
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.

Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement
un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [Ok] pour
enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes
ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie
officielle du pays, Nationalité et Continent.
États paramétrables
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les
différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états
tout comme la modification de ceux qui existent déjà.
 Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel
électronique
Le générateur d’états disponible depuis le menu AIDE.
Imports paramétrables
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs,
contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans
Intégrale de gestion Ciel Quantum.

Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le
fichier contenant les informations que vous voulez importer.
40
Menu Dossier
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [Ok].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] .
Choix du fichier à importer
3. Sélectionnez à l'aide de l'icone
le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son
format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
•
•
•
•
•
•
•
CSV
Délimité
DBF
Longueur fixe
Standard Ciel Windows
Fichier XML
Standard Ciel MAC
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y
accéder, cochez l'option Mode avancé. Si vous choisissez ce mode, vous ne pouvez pas
revenir en mode simple, mode par défaut.
Format du fichier délimité
6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
•
•
•
•
Caractères de fin de fichier
Caractères de remplissage
Séparateurs d'enregistrements
Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options,
format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut
est définie par l'application.
7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne
Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modi41
Menu Dossier
fication.
Essai et Enregistrement
•
•
Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler
uniquement].
Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Intégrale de gestion Ciel Quantum et validez l'importation des données en cliquant sur le
bouton [Ok].
Une fois les données importées, Intégrale de gestion Ciel Quantum vous informe du
résultat du traitement.
Liste des règles
 Menu DOSSIER - Commande OPTIONS - LISTE DES RÈGLES
 Pour plus d’informations concernant les RÈGLES, référez-vous à l’Aide intégrée de votre
logiciel en appuyant sur la TOUCHE F1 de votre clavier ou depuis le menu AIDE,
commande AIDE CONTEXTUELLE.
42
Menu Dossier
Imports
 Menu DOSSIER - commande IMPORTS
<Alt> <D> <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque
la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet
d’importer une liste d’états.
Exports
 Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et
qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.

Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste.
Vous devez faire votre choix et valider.
1. Spécifiez le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier s’affiche. Indiquez la
destination du fichier sur votre disque.
43
Menu Dossier
Mise en page
 Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M>
Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut.
Onglet Standard
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquez sur le bouton
de l’imprimante.
pour définir les propriétés
2. Pour définir votre format d’impression par défaut :
•
•
•
cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,
cochez l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac de celui-ci,
cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez.
3. L'option Copies groupées vous permet, lors d'une impression de plusieurs exemplaires
d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous
n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimés.
Exemple
4. Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option
votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page
2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents.
5. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
44
Menu Dossier
Onglet Options avancées
Dans cet onglet, vous pouvez cocher l’option Générer une impression par document.
•
•
Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant
chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages
chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose
d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le
deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher
cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.
45
Menu Dossier
Imprimer
 Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <I>
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
•
une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles
ou
•
la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes
les rubriques de la fiche.
46
Menu Dossier
Aperçu avant impression
 Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R>
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle
qu'elle s'imprimera sur papier.
•
Vous pouvez lancer votre impression directement à partir de cette fenêtre en cliquant
sur le bouton
.
•
Vous pouvez lancer un aperçu en PDF en cliquant sur le bouton
•
Pour exporter votre édition en PDF, cliquez sur le bouton
. Une
fenêtre de l’explorateur s’affiche. Choisissez le dossier de destination de votre fichier
PDF et cliquez sur le bouton [OK].
Vous avez envoyer cette édition par email en cliquant sur le bouton
•
.
.
47
Menu Dossier
Impressions
 Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre
d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme
en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
•
•
d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute
dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de
cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic-droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières
impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le
Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre
choix.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.

Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en
sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
48
Menu Dossier
Mot de passe
 Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.

L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors
de la dernière étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez
la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre Mot de passe
s'affiche.
2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez
l’option Afficher le mot de passe en clair.
3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un nouveau en le saisissant directement dans la zone Indice.
4. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre
votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre.

Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous
suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK].
49
Menu Dossier
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton
.
3. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
4. Indiquez également un nouvel indice.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton
.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mode avancé
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous
disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton
.
50
Menu Dossier
Sauvegarde/Restauration
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION
<Alt> <D> <U>
Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans
ce cas, de récupérer vos données.
e-Sauvegarde
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE
La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos
dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données
informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent
dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde
toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un
système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale
de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par
externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique
La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent :
•
•
•
•
Internet Explorer 5.5 ou supérieure
une connexion Internet,
un logiciel de messagerie
un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de
l'offre d'essai dont vous bénéficiez.

A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription
à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
Réaliser une sauvegarde en ligne
Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre
site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise.
La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes
suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde
incrémentale permet de réduire le temps du traitement.
•
Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE du menu DOSSIER.

Si vous n'avez pas encore de site e-Sauvegarde, l'application vous propose
automatiquement de créer un site. Voir Créer le site, page 55.
51
Menu Dossier
•
Une fenêtre affiche la progression du traitement en cours. Une fois que celle-ci n'est
plus à l'écran, votre sauvegarde en ligne est effectuée. Vous retrouverez votre sauvegarde sur votre site.
Sauvegarde
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Sauvegarde sur disquette
1. Insérez une disquette formatée dans votre lecteur puis activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
2. Un message vous demande de choisir l'emplacement où seront sauvegardées vos données, par défaut il sélectionne Disquette 3½ (A:). Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer
la procédure de sauvegarde ; une fois celle-ci terminée le programme vous informe que
la sauvegarde est réussie.
Vous pouvez indiquer des préférences de sauvegarde en activant le menu DOSSIER
commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
 Reportez-vous
au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique
Annexes disponible depuis le menu AIDE.
Sauvegarde sur un autre support
Le principe est le même si vous souhaitez sauvegarder votre dossier sur un disque dur
externe ou un autre support. Sélectionnez votre support et cliquez sur le bouton [Ok].
e-Restauration
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur
un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
Votre restauration s’effectue en ligne. Vous pourrez y accéder depuis votre site. Le
principe est le même que la sauvegarde en ligne (e-sauvegarde).
A l’activation de cette commande, il vous sera demandé de choisir le mode de
restauration, comme pour la restauration de votre dossier sur votre système
informatique. Voir Restauration, page 53.
1. Une fois le mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
2. Sélectionnez le format e-Sauvegarde à l’aide du menu déroulant.
3. Cliquez sur le bouton [Ok].
52
Menu Dossier
Restauration
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.

Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde
sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont
disponibles :
•
•
•

Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez
cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer
une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.
Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à
restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les
données sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
53
Menu Dossier
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer,
cliquez sur le bouton [Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre
dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme
revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez
sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton
[Restaurer].
...réalisée avec e-Sauvegarde version 1
1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION,
puis activez la commande ACCÉDER AU SITE.
2. Identifiez-vous puis cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale
de votre site.
3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la
sauvegarde.
5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment.
...réalisée avec e-Sauvegarde version 2
A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis
activez la commande E-RESTAURATION.
54
Menu Dossier
Créer le site
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - CRÉER LE SITE
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction
CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de
connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde.
Etape 1
1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel.
Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du
Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel eSauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le
signale.
2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre
connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de
connexion.
Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour
passer à l'étape suivante de création de site.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
55
Menu Dossier
Etape 2
L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée.
5. Renseignez vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir
:
•
•

votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ;
votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une
sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site.
Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous
seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site eSauvegarde.
6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site.
56
Menu Dossier
Etape 3
7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont
reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro
de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire.
Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site eSauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.
Etape 4
Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder.
8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre,
cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message
vous indique que la création du site s'est bien passée.
57
Menu Dossier
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour accéder à votre site.
Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.

Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique.
Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur...
Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez
souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez.
Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même
site Internet.
Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création
de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous
avez souscrit l'abonnement.
En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous
devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné.
Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé
un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion
n'est composé que de deux étapes :
•
•
la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ;
la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de
passe.
Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et
le service Ciel e-Sauvegarde.
Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel
pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde.
58
Menu Dossier
Si vous avez oublié votre mot de passe...
A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai
perdu mon mot de passe.
Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont
données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
Accéder au site
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE
La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde
pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier.
Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez
défini lors de la création puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.
Supprimer le site
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SUPPRIMER LE SITE
La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de
votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur.
1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail.
2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez
saisi lors de la création du site.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Si vous avez oublié votre mot de passe...
Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe].
Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont
données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
59
Menu Dossier
Quitter
 Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q>
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous
activez la commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
•
•
•
•
Le raccourci clavier <Alt> + <F4>.
La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icone présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
Un double clic sur l'icone du menu système.
Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre
fenêtre application.
, placée dans l'angle haut/droit de la
Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel,
un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et
vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.
 Reportez-vous
au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique
Annexes disponible depuis le menu AIDE.
60
Menu Edition
Annuler
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Menu Edition
Vue d’ensemble
A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les
éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les
opérations de COUPER-COPIER-COLLER.
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également
activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le
bouton droit de la souris.
62
Menu Edition
Annuler
 Menu EDITION - commande ANNULER
<Ctrl> <Z>
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Couper
 Menu EDITION - commande COUPER
<Ctrl> <X>
Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image)
sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller
dans un autre document.
L'action de couper efface la sélection.
Copier
 Menu EDITION - commande COPIER
<Ctrl> <C>
Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le
presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la
commande COLLER.
Coller
 Menu EDITION - commande COLLER
<Ctrl> <V>
Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et
stocké dans le presse-papiers.
63
Menu Edition
Effacer
 Menu EDITION - commande EFFACER
<Ctrl> <Y>
Cette commande permet d'effacer une sélection.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui concerne les informations stockées
dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte
d'une note.
Fiches
 Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F>
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des
clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :
•
•
•
•
•
•
•
•
: créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer].
: modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton
[Modifier].
PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un
élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active.
ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer].
DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
CRÉER
MODIFIER
64
Menu Edition
Sélectionner tout
 Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
<Ctrl> <A>
Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout
le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.
Rechercher
 Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Ctrl> <F>
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste.
Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues
dans les fichiers.
Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez
sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents
dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à
cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des
options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus.
•
•
•
Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot
que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne
pourra aboutir.
Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et
des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour
rechercher un article dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir.
Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera effectuée avec
succès.
Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes
les éléments répondant à votre recherche.
65
Menu Edition
Poursuivre la recherche
 Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<F3>
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, vous pouvez relancer le
traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à
ceux-ci. Il suffit donc d'activer cette commande.
Atteindre
 Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D>
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande ATTEINDRE vous permet d'accéder
rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton
fiches.
qui se trouve dans la barre d’actions de la plupart des
Rafraîchir
 Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
<F5>
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le
rafraîchissement est automatique.
66
Menu Edition
Tout afficher
 Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O>
Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de
revenir à la liste initiale.
Liste
 Menu EDITION - commande LISTE
<F4>
La commande LISTE permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à
saisir une information qui elle-même appartient à une liste.
67
Menu Listes
Clients, Prospects, Fournisseurs
Représentants
Banques, Modes de paiement
Chéquiers
Affaires
Etapes de recouvrement
TVA, TPF
Codes analytiques
Devises
Infos perso, Autres listes
Menu Listes
Vue d’ensemble
Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des
écritures et pièces commerciales ainsi que sur les traitements à effectuer.
Avant de commencer vos saisies, vous devez passer en revue les différentes listes de votre
dossier. Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs,
articles, familles d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant
d'accéder plus rapidement à certaines informations.
Le bouton [Créer] génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau
Code. Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches.
Les boutons magnétoscopes
permettent de faire défiler les différentes fiches
de la liste. Ainsi, vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les
renseignements qui les composent. La flèche, située à l'extrême gauche, permet de
consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur la
dernière fiche créée. Les flèches du bas permettent d'afficher respectivement la fiche
précédente ou suivante.
Le bouton
permet d’atteindre un élément rapidement.
Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous
cliquez sur un des boutons magnétoscopes.
69
Menu Listes
Clients
 Menu LISTES - commande CLIENTS
<Alt> <L> <C>
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des
produits dans un établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur
code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc.,
suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
 Pour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes, reportez-vous au chapitre
Les fenêtres et les listes du manuel électronique ANNEXES disponible depuis le menu
AIDE.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales
afférentes au client sélectionné.
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
70
Menu Listes
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la
fiche d'un client.
1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Créer un client
1. Cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces
commerciales.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
3. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui
identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
4. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise.
5. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste
le code du Représentant. Le bouton Liste permet d'accéder aux données saisies à partir du menu LISTES commande REPRÉSENTANTS.
Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au
client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre
d'affaires ou sur les encaissements.
6. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les
clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
71
Menu Listes
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont
pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des
avoirs et la création de règlements.
Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et
l'encours.
Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste
le mode de paiement. Vous pouvez également
classer le client suivant des critères de Risque.
Exemple
Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur.
En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case
Bloqué.
Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué :
•
•
•
Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients
pour lesquels vous avez coché cette case.
Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un
client est déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu DOSSIER
commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales.
Vous pouvez modifier les paramètres (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisies - Gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé.
4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans
l'édition des relevés de comptes.

Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir
le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres
clients lors du paramétrage de l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du client. Cette adresse est
utilisée pour les pièces commerciales suivantes :
•
•
•
•
accusés de réception de commandes,
avoirs,
factures et pro forma/devis,
traites.
En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet
Informations Tiers de la pièce commerciale en cours.
1. Saisissez l'adresse postale de facturation du client.
72
Menu Listes
2. Indiquez la Forme juridique ; l’icone
dante.
vous permet de consulter la liste correspon-
3. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex,
son adresse électronique, son adresse Internet.
4. L’option NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de
facturation et/ou de livraison n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des
relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente,
vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer
l’alerte.
Vérification d’une adresse
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin d’en vérifier
l'exactitude.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale,
l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du
Responsable (nom, prénom).
Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la
recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre.
•
•
•
Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats
trouvés s'affiche dans une autre fenêtre.
Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton
[Ok]. Vous revenez à la fenêtre de recherche.
Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche Client.
Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme
automatiquement. Vous revenez à la fiche du Client.
Onglet Livraison
Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Livraison du client.
Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement
proposée en adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu la modifier.
L’adresse de facturation est
proposée par défaut en
adresse de livraison.
Vous pouvez la modifier.
73
Menu Listes
Localisation
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une
carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant
(itinéraire de votre adresse à celle de votre client).
Vérification d’une adresse
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin d’en vérifier
l'exactitude. Voir Vérification d’une adresse, page 73.
1. Saisissez si besoin l'adresse postale de livraison du client.
2. Indiquez la Forme juridique ; l’icone de sélection
correspondante.
vous permet de consulter la liste
3. Saisissez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), Fax, Télex, l’adresse
électronique, l'adresse Internet.
4. Cliquez sur le bouton
pour consulter et déterminer éventuellement une
(ou plusieurs autres adresses) de livraison pour le client.
5. Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton
.
74
Menu Listes
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la
définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Sélectionnez le mode de TVA :
•
•
•
•
l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles
ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans
le fichier Articles.
l’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
choisissez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
la Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez
changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment
pour le mode Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors
d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client est soumis à la TPF (Taxe Para Fiscale).
Divers
La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un
client en fonction de sa date de création.
4. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir
pour ce client et un éventuel Taux de remise.
En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors
de la saisie des pièces commerciales.
5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel.
6. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client.
Tarifs
7. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté
au client.
8. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante.
75
Menu Listes
Affaire
9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant
sur l’icône
. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles
pièces commerciales du client.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans
la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de
votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous
avez définis. Voir Onglet Tiers, page 21.
Vous pouvez toujours modifier le compte attribué.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui
attribuer un code Analytique.

Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à
chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de
celle des comptes comptables.
Le bouton Liste
vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis.
Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.
Le bouton
vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur
plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez
ce client.
Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact
principal.
1. Cliquez sur le bouton
ligne s’insère.
pour saisir un nouveau contact. Une nouvelle
2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email,
nom de la société, etc.), directement dans les cellules
3. Pour effacer un contact, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton
sage vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui].
.
. Un mes-
Onglet Relations Client
La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un
agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer.
76
Menu Listes
Exemple
Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit.
De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les
jours qui viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande
de prix de la part d'un client.
Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.
Voir Relations clients/tâches, page 402.
Onglet Banque
Les informations
concernant l’Identification bancaire
sont disponibles sur
un de vos Relevés
d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. Indiquez la Domiciliation bancaire.
•
•

Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.
Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises
magnétiques.
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces
options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre
d'une gestion des bordereaux de remise en banque.
4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré
un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la
référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat
SEPA].
Onglet Recouvrement
Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le
libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et
éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du
recouvrement. Voir Commentaire de l’étape, page 373. Vous pouvez également modifier
le commentaire de l’étape depuis cet onglet.
77
Menu Listes
•
•
Cochez la case Ne pas gérer le recouvrement pour retirer tous les encours client de la
liste de recouvrement.
Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher dans la liste les lignes concernant des pièces qui ont déjà été réglées par le client.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Exemple
Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes.
Modifier un client
1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un client
1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisir une pièce commerciale client
Le bouton
vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce
commerciale pour le client sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce
commerciale (devis, facture, commande) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie
standard, page 132.
Effectuer un règlement client
La bouton
vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le
client sélectionné.
78
Menu Listes
La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations
nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 179.
Informations légales
Le bouton
permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe.

Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre.
Les actions sur les clients
Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes
relatives au client sélectionné. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles en
activant le menu CONTEXTUEL depuis la liste des clients.
Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les
statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du
client.
Les états disponibles
Les commandes
et
affichent la liste des états prédéfinis
correspondants (offre promotionnelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de
retard).
 Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Recouvrement”, page 371.
Tâche
Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur
sélectionné.
Voir Relations clients/tâches, page 402.
Statistiques
Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants :
•
•
•
•
Clients
Fournisseurs
Articles
Représentants
Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de
la fenêtre Liste des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles par le bouton
situé dans la barre d’actions.
79
Menu Listes
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont
calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.
1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte.
Utilisez l'icone calendrier
ou l'icone
permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.).
2. Vous pouvez visualiser les statistiques globales de tous vos clients en cochant l’option
Tous les clients.
3. Cliquez sur l’icone
situé dans la barre d’actions pour imprimer vos statistiques.
Ouvrir le compte
Le bouton
vous permet d’ouvrir le compte du client sélectionné. Voir Consulter
un compte, page 295.
Consulter les écritures
Le bouton
page 289.
ouvre les écriture du compte Client. Voir Liste des écritures,
80
Menu Listes
Objectifs
Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ;
le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (Période objectifs du).
La fenêtre Objectifs accessible par le bouton
situé dans la barre d’actions
vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression) les valeurs du CA et
celles des objectifs.
1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte.
2. Utilisez l'icone calendrier
ou l'icone
permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.).
Historique pièces clients
L'historique disponible depuis le bouton
situé dans la barre d’actions constitue
un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à laquelle vous
accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous
pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 131.
Historique règlement
La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client
sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 178.
81
Menu Listes
Détail des ventes
Le bouton
situé dans la barre d’actions vous permet de visualiser le
détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces clients, page 150.
Afficher le détail
Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales
afférentes au client sélectionné.
•
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.
Afficher l'aperçu
Cette commande permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un client.
1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Cliquez sur le bouton
situé dans la barre de liste et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.
Si d’autres états que la fiche standard du client sont disponibles, vous pouvez en choisir
un en cliquant sur le bouton
dans le menu déroulant.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.
Autres options
D’autres options sont accessibles à partir du bouton
activant le menu CONTEXTUEL.
de la fiche client ou en
Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les
statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du
client ou modifier l'encours initial.
Modification de l’encours initial
Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client.
Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total
automatiquement modifié.
est
Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
82
Menu Listes
Envoyer un email
 Pour utiliser cette commande, vous devez avoir une messagerie électronique sur votre
ordinateur et une connexion internet.
Cette commande permet d'envoyer un email directement depuis votre logiciel à un ou
plusieurs clients.
1. Dans la liste des clients, sélectionnez la ou les personnes à qui vous envoyez un email.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez
la commande ENVOYER UN EMAIL. La fenêtre Envoyer un email s'affiche.
Les adresses email renseignées dans les fiches clients sont récupérées. En fonction de
votre sélection, la zone A: affiche :
•
•
Soit l'adresse email de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Si aucune
adresse email n'a été définie dans la fiche, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse dans l’email.
Soit le nom du groupe de personnes sélectionnées, par exemple Clients-> email.
3. Si d'autres adresses emails sont disponibles (par exemple celle d'un contact), dans la
zone Cc:, sélectionnez éventuellement une adresse ou un groupe à mettre en copie.
Vous pouvez choisir un document pré-défini. Si vous laissez <Etat par défaut>, le logiciel
utilisera celui par défaut à savoir le document «Annonce des soldes».

Les documents pré-définis sont des états que vous pouvez personnaliser via la
commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - OPTIONS), dans la famille Mailing
client.
4. Pour personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront
ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre email.
6. Vous
pouvez
ajouter
une
pièce
jointe.
Pour
cela,
cliquez
sur
le
bouton
.
7. Pour visualiser l'email avant l’envoi, cochez l'option Afficher la messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des critères que vous avez définis auparavant,
soit l’email est directement envoyé soit votre messagerie électronique s’ouvre.
•
•
Dans le premier cas, il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email
depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Dans le second cas, votre messagerie s'ouvre, le document éventuellement choisi
est joint à votre message. Si les adresses email des destinataires ne sont pas indiquées, renseignez-les.
Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
83
Menu Listes
Prospects
 Menu LISTES - commande PROSPECTS
<Alt> <L> <O>
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la
publicité. Dans ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de
mailing.
Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom,
leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.

La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales
afférentes au prospect sélectionné.
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la
fiche d'un prospect.
1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre prospect dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Créer un prospect
Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET et son
code NAF (APE).
84
Menu Listes

Le numéro de SIRET identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur
indépendant ou de l'entreprise.
3. Sélectionnez la Famille auquel il appartient et son Représentant.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect.

Cette adresse est utilisée pour les devis.
1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire
de votre adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du prospect afin d’en
vérifier l'exactitude.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale,
l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du
Responsable (nom, prénom).
•
•
•
•
Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la
recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre.
Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre.
Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton
[Ok]. Vous revenez à la fenêtre de recherche.
Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche du prospect.
Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme
automatiquement. Vous revenez à la fiche du prospect.
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe. Pour cela, le N° de Siret du client doit
être renseigné.
2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection
liste correspondante.
vous permet de consulter la
3. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'email, éventuellement l'adresse de son site Internet.
Le bouton
ouvre un état qui vous permettra de paramétrer l’édition d’un
courrier pour le client sélectionné.
85
Menu Listes
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA :
•
•
•
•

Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le
fichier Articles.
CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du
prospect notamment pour le mode Suspension de taxes.
2. Indiquez le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Si le prospect est assujetti à la TPF (Taxe Para Fiscale), cochez l’option correspondante.
Divers
4. La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en fonction de sa date de création. Sélectionnez le mode de paiement
et le taux de remise appliqué.
Tarifs
5. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté
au prospect.
6. Si vous Facturez en TTC, cochez cette option.
Onglet Contacts

La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations
détaillées sur cet onglet Voir Onglet Contacts, page 76.
Onglet Relations Clients

La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations
détaillées sur cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 76.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect.
Modifier un prospect
1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
86
Menu Listes
Supprimer un prospect
1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les options prospects
Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes liées aux prospects.
Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche
d'un prospect.
•
•
•
•
•
Convertir les prospects
Mailing
Tâches
Historique Pièces
Détail des ventes du prospect sélectionné, Voir le détail de la fiche du prospect sélectionné.
Convertir le prospect sélectionné en client
1. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande CONVERTIR LES PROSPECTS.
2. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un
prospect en client. Vous pouvez :
•
•
•
Garder le même Code
Utiliser la numérotation automatique des clients
Affecter le code client de votre choix.
3. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion.

Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour
cela, maintenez la touche <Shift> de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez
appliquer le choix de la numérotation à tous les prospects sélectionnés, cochez
l'option Appliquer à tous.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Afficher le détail
Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les devis afférents au
prospect sélectionné.
•
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.
Afficher l'aperçu
Cette commande permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un
prospect.
1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
87
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu
s'affiche à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
Si d’autres états que la fiche standard du prospect sont disponibles, vous pouvez en
choisir un en cliquant sur le bouton
.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.
Envoyer un email
 L’envoi d’email
à des prospects étant identique à celui des clients, reportez-vous au
paragraphe “Envoyer un email”, page 83.
88
Menu Listes
Fournisseurs
 Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
<Alt> <L> <F>
La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients.
Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs
identifiés par leur code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le
paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales
afférentes au fournisseur sélectionné.
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la
fiche d'un fournisseur.
1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de
sa fiche.
2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre fournisseur dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
89
Menu Listes
Créer un fournisseur
1. Cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification du fournisseur

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous
pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous
pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas
le code.
3. Saisissez le Nom du fournisseur.
4. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.

Le numéro de SIRET identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur
indépendant ou de l'entreprise.
5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de
catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type
d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques,
par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
6. Dans la zone Crédit accordé, affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
7. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste
le Mode de paiement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la
case Bloqué.
8. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent
dans l'édition des relevés de comptes.
90
Menu Listes
Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur.
Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes :
•
•
•
accusés de réception de commandes,
avoirs,
factures et pro forma/devis.
1. Saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire
de votre adresse à celle de votre fournisseur).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin
d’en vérifier l'exactitude. Voir Vérification d’une adresse, page 73.
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre fournisseur via le site InfoGreffe. Pour cela, le N° de Siret du
fournisseur doit être renseigné.
2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection
liste correspondante.
vous permet de consulter la
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son
adresse électronique, son adresse Internet.
4. Cliquez sur le bouton
pour consulter et déterminer éventuellement une
(ou plusieurs autres adresses) de facturation pour le fournisseur.
Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la saisie.
Onglet Complément
91
Menu Listes
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez dans la liste déroulante le Mode de TVA :
•
Local : pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou presta-
•
•
•
tions qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
CEE : s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
Suspension de taxe : ce mode s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe.
2. Si vous avez choisi le mode de TVA CEE, indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Si le fournisseur est assujetti à la TPF (taxe para fiscale), cochez l’option correspondante.
Compta
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur
dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous
pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste
vous permet d'accéder à la
liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes
analytiques en créer d'autres.
Le bouton
vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur
plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.
Autres
1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste
le dépôt du fournisseur.
3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
La date de création de la fiche fournisseur est rappelée.
Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création.
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les
paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte
fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lors de la génération des écritures comptables, le compte de TVA à utiliser
s'adaptera automatiquement.
92
Menu Listes
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant
sur l’icône
. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces
commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez
le fournisseur.
Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact
principal.
1. Cliquez sur le bouton
pour saisir un nouveau contact.
2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email,...).
3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton
.
Onglet Banque
1. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
Les informations concernant
la Domiciliation bancaire
sont disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
2. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le
cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque.
3. Renseignez le Code IBAN, le Code BIC ainsi que le le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. Indiquez la Domiciliation bancaire.
•
•

Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.
Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises
magnétiques.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
93
Menu Listes
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Exemple
Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais.
Modifier un fournisseur
1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
La fiche du Fournisseur s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un fournisseur
1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bou-
ton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisir une pièce commerciale fournisseur
Le bouton
vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce
commerciale pour le fournisseur sélectionné.
Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception,
facture) à créer.
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Effectuer un règlement fournisseur
La bouton
vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement
pour le fournisseur sélectionné.
La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations
nécessaires à la saisie du règlement.
Voir Saisir un règlement, page 179.
94
Menu Listes
Les options fournisseurs
Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes relatives au fournisseur
sélectionné.
Ces commandes sont accessibles par le menu déroulant du bouton
activant le menu CONTEXTUEL (clic-droit) à partir de la liste des fournisseurs.
ou en
Tâche
Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur
sélectionné.
Voir Relations clients/tâches, page 402.
Statistiques fournisseurs
Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur
le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 79.
Objectifs fournisseurs
Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le
même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 81.
Historique pièces fournisseurs
L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales
fournisseurs.
La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du
fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces
fournisseurs, page 189.
Historique règlements
La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le
fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement.
Voir Règlements, page 178.
Détail des achats
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 195.
Afficher le détail
Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales
afférentes au fournisseur sélectionné.
•
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.
95
Menu Listes
Afficher l'aperçu
Cette commande permet de visualiser l'aperçu de l'état standard d'un fournisseur.
1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de
sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu
s'affiche à droite de la liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en
cliquant sur le bouton
.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.
Envoyer un email
 Pour utiliser cette commande, vous devez avoir une messagerie électronique sur votre
ordinateur et une connexion internet.
Vous pouvez envoyer un email directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs
fournisseurs.
1. Sélectionnez le ou les fournisseurs à qui vous envoyez un email.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez
la commande ENVOYER UN EMAIL. La fenêtre Envoyer un eMail s'affiche.
Les adresses email renseignées dans les fiches fournisseurs sont récupérées. En fonction
de votre sélection, la zone A: affiche :
•
•
Soit l'adresse email de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Si
aucune adresse email n'a été définie dans la fiche, la zone reste vide. Dans ce cas,
votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez
alors saisir l’adresse dans l’email.
Soit le nom du groupe de personnes sélectionnées, par exemple Fournisseurs->
email.
3. Si d'autres adresses emails sont disponibles (par exemple celle d'un contact), dans la
zone Cc:, sélectionnez éventuellement une adresse ou un groupe à mettre en copie.
4. Pour personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront
ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre email.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un
fichier].
7. Pour visualiser l'email avant l’envoi, cochez l'option Afficher la messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des critères que vous avez définis auparavant,
soit l’email est directement envoyé soit votre messagerie électronique s’ouvre.
96
Menu Listes
•
•
Dans le premier cas, il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email
depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée.
Cliquez alors sur [Oui].
Dans le second cas, votre messagerie s'ouvre, le document éventuellement choisi est
joint à votre message. Si les adresses email des destinataires ne sont pas indiquées,
renseignez-les.
Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
97
Menu Listes
Représentants
 Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS
<Alt> <L> <R>
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise.
Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur
fonction, leur commission, etc.
Activer l'aperçu de la fiche du représentant
1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu
de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre représentant dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
98
Menu Listes
Créer un représentant
1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification du représentant

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous
pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque fournisseur créé.
2. Saisissez le Nom du représentant.
3. Cliquez sur l'icone commentaire
pour saisir si besoin un commentaire.
4. Sélectionnez à l'aide de l’icone de sélection
Région dans laquelle il prospecte.
la Fonction du représentant ainsi que la
5. Saisissez l'adresse postale du représentant.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire
de votre adresse à celle de votre représentant).
6. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable, Fax, Télex)
ainsi que son adresse électronique.
La zone Commissions vous permet de déterminer un Taux de commission général pour le
représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour chaque famille d'articles.
Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :
•
•
•
Taux de commission général et Taux de commission pour une famille d'articles renseignés.
Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille
d'articles qui prévaut sur la commission générale.
Uniquement le taux de commission général est renseigné.
C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au
représentant.
Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission pour une famille d'articles sont
renseigné(s).
L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une
gestion encore plus précise et complète des taux de commissions.
Pour créer un taux de commission général
1. Saisissez la valeur dans la zone Taux.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
99
Menu Listes
Pour créer un taux de commission pour une famille d'articles
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la colonne Familles d'articles, saisissez le code de la famille pour laquelle vous
voulez saisir un taux. Cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de zone pour
sélectionner le code de la Famille dans la liste que vous obtenez.
3. Saisissez le taux de la commission à prendre en compte pour cette famille dans la
colonne Commissions.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Le bouton
permet d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau des
commissions par famille.
Modifier un représentant
1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
La fenêtre Représentant s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un représentant
1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bou-
ton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Afficher l'aperçu de la fiche du représentant
A partir du bouton [Options], vous pouvez activer l'aperçu de l'état standard de la fiche
d'un représentant.
1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu
de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image.
100
Menu Listes
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en
cliquant sur le bouton
.
Afficher les objectifs du représentant
Sélectionner le représentant souhaité puis cliquer droit dessus. Dans le menu contextuel
qui s’affiche, sélectionner la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur
le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche.
La fenêtre Objectifs représentant s’affiche.
Dans la colonne Objectif, entrer la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se
rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon
l’option choisie dans les paramètres de facturation. (renvoi nécessaire)
Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques
Représentant ou d’afficher le détail du représentant.
Envoyer un email
 L’envoi d’email
à des représentants étant identique à l’envoi à des clients, reportezvous au paragraphe “Envoyer un email”, page 83.
101
Menu Listes
Banques
 Menu LISTES - commande BANQUES
<Alt> <L> <B>
Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société.
Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leur code guichet, leur numéro de
compte, leur clé R.I.B., etc.
La banque indiquée en première ligne
est la banque principale.
Créer une banque
1. Cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle banque s’affiche.
2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque.
Onglet Coordonnées
3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Télex de l'établissement bancaire.
Onglet R.I.B./Divers
4. Indiquez les codes IBAN et BIC ainsi que le Code banque, le Code guichet, le N° de
compte, la Clé R.I.B.
•
•
Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.
5. Renseignez la Domiciliation et le nom du Titulaire du compte bancaire.
102
Menu Listes
Les informations
concernant l’Identification bancaire
sont disponibles
sur un de vos
Relevés d'Identité
Bancaire (R.I.B.).
6. Sélectionnez le Compte comptable de la banque.
7. Dans la zone Mt découvert autorisé, indiquez le montant du découvert que votre banque
vous accorde.
8. Saisissez le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.
Onglet Infos Dailly
9. Renseignez la Date de convention de la banque. Vous pouvez utiliser l'icone calendrier
ou l'icone
permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois cou-
rant, Fin de l'année).
10.Indiquez la Forme juridique et le N° RCS.
11.Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, adresses électroniques).
12.Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Modifier une banque
1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une banque
1. Pour supprimer une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
103
Menu Listes
Modes de paiement
 Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
<Alt> <L> - <M>
La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans
Intégrale de gestion Ciel Quantum (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les
modes de paiement que vous créez.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Créer un mode de paiement
1. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
2. Saisissez le code puis l'intitulé du mode de paiement.

L’intitulé sera repris sur vos pièces commerciales.
3. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le règlement
(Chèque, Virement, Prélèvements).
4. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et la Banque attachée au mode de paiement.
5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de règlement pour lequel vous pouvez
effectuer un transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement).
6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients - Effets à
recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients.
7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets
à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs.
104
Menu Listes
Attention !
Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers
caractères du code journal seront transférés.
S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance.
8. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier la date d'échéance.
Modifier la date d’échéance
Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance.
1. Cochez l'une des options proposées :
•
•
A réception
A 30, 60 ou 90 jours fin de mois.
2. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois.
Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par
exemple.
3. Notez la date correspondante en face de la zone Le.
Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance. La date
d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du mode de paiement.
105
Menu Listes
Modifier un mode de paiement
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un mode de paiement
1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton
[Oui].
106
Menu Listes
Chéquiers
 Menu LISTES - commande CHÉQUIERS
<Alt> <L> - <H>
Créer un chéquier
1. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouveau chéquier s’affiche.
2. Saisissez le Code du chéquier ainsi que son Intitulé. Si vous avez l'habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code.
3. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à
utiliser le chéquier.
4. Dans la zone Compte, indiquez le code du compte auquel est associé le chéquier.
5. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez
définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante.
6. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de
chèque. La fenêtre se modifie et affiche deux parties supplémentaires :
107
Menu Listes

Pour les règlements fournisseurs, la gestion des numéros de chèque est fonctionnelle
à condition :
•
•
•
qu'une banque soit renseignée avec un compte comptable,
qu'un mode de paiement de type chèque soit renseigné avec cette banque,
qu'un chéquier soit renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au
mode de paiement de type chèque.
Informations sur les chèques
7. Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque.
Détail du chéquier
Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est
automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la
colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres car non utilisés.
Contrôler l'imputation des numéros de chèques
Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut
des numéros affectés sera automatiquement modifié.
Les chèques en cours sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification, en
cours de saisie ou dans des règlements fournisseurs non comptabilisés.
•
Pour consulter l'écriture associée à un chèque utilisé, sélectionnez le chèque puis
activez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE ASSOCIÉE du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Annuler un chèque
Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des
numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie.
•
Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur
le bouton [Annuler chèque].
8. Validez la création du chéquier en cliquant sur [Ok].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un chéquier et d’en recréer
un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau chéquier reste active.
Modifier un chéquier
1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
108
Menu Listes
Supprimer un chéquier
1. Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
109
Menu Listes
Affaires
 Menu LISTES - commande AFFAIRES
<Alt> <L> <S>
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et
d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité
plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des
prévisions.
Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit
de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.
Créer une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.

Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des
objectifs ainsi que la rentabilité.
Onglet objectifs
3. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour
cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la
période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône
ou l'icône
permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie
110
Menu Listes
courante, période d'objectifs, etc.).
4. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le
premier mois.
5. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces
commerciales validées pour cette affaire.
Onglet statistiques
6. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou
d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou
Achat puis indiquez la période en prendre en compte.
Onglet Pièces
7. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire.
Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
8. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes
des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou
fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour
cette affaire.
Onglet Ecritures
L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire.
9. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton
.
10.La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK].
11.Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton
.
12.La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des
clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le
montant des soldes des écritures encore d’actualité.
Onglet observations
13.Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette
d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
14.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à
cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Modifier une affaire
1. Pour modifier une affaire, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
111
Menu Listes
Supprimer une affaire
 Une affaire ne peut pas être supprimée si elle est liée à une pièce commerciale.
1. Sélectionnez dans la liste l’affaire à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton
.
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Lancer les états d’une affaire
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des boutons
ou
.
La fenêtre des états relatifs à une affaire s’affiche.
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés
ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez éventuellement la case La sélection seulement si vous voulez prendre en
compte toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
112
Menu Listes
Etapes de recouvrement
 Menu LISTES - Commande ETAPES DE RECOUVREMENT
<Alt> <L> <R>
Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter
les impayés.
Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez
pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape,
vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients
selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la
réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante.
En activant la commande ETAPES DE RECOUVREMENT du menu LISTES, la liste des étapes de
recouvrement s’affiche. Elle est présentée de la manière suivante :
Vous pouvez modifier l’ordre de vos étapes en cliquant sur les boutons
et
. L’ordre
que vous définissez dans cette liste est important car c’est lui qui définit l’ordre dans
lequel seront activées vos étapes de recouvrement.
Créer une étape de recouvrement avec l’assistant
 Menu Listes - Commande Etapes de recouvrement - Bouton [Créer].
Vous accédez à la fenêtre de l’assistant de création d’étape de recouvrement.
1. Choisissez un nom à donner à votre étape et renseignez-le dans la zone Libellé. Cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre Quelles actions ?, vous devez renseigner les actions que va déclencher
votre étape.
•
Editer la lettre : lorsque cette case est cochée, l’étape imprimera une lettre type que
vous pouvez choisir dans le menu déroulant.
113
Menu Listes
•
•
•
Attribuer au client le risque : lorsque cette case est cochée, vous pouvez choisir dans
la liste déroulante un niveau de risque qui sera affecté au client lors de la réalisation de l’étape.
Bloquer le client : lorsque cette case est cochée, le client ne peut plus effectuer de
nouveaux achats.
Créer un rappel dans l’agenda... jours après la réalisation de l’étape : cette fonction permet de créer un rappel agenda une fois l’étape terminée. Dans la zone Description,
vous pouvez ajouter une description à votre rappel.
Une fois vos actions renseignées, cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans la fenêtre Quand ?, vous devez renseigner le moment ou l’étape de recouvrement
doit se déclencher.
Définissez dans le menu déroulant à quel moment vous souhaitez prévoir l’étape :
•
après la date d’échéance : l’étape de recouvrement s’active lorsque la date
•
•
avant la date d’échéance : l’étape de recouvrement s’active avant la date d’échéance.
d’échéance est dépassée.
après l’étape précédente : si une étape précédente a déjà été créée, vous pouvez
demander à ce que le logiciel lance automatiquement cette étape après que l’étape
précédente ait été effectuée.
Vous pouvez définir un nombre de jours à appliquer à la condition.
Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. Dans la fenêtre Options ?, vous devez choisir vos options client.
•
•
Sélectionnez les clients concernés : tous les clients, les clients dont l’encours autorisé est dépassé, ou les clients dont l’encours disponible est inférieur à une valeur
en euros que vous devez préciser dans la zone correspondante.
Le choix d’ignorer cette étape pour certains clients selon leur niveau de risque vous
permet, par exemple, de ne pas activer cette étape pour les clients ayant un niveau
de risque faible ou nul.
Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Le résumé de l’étape de recouvrement s’affiche. Cliquez sur [OK] pour valider la création de votre nouvelle étape de recouvrement.
Créer une étape de recouvrement sans assistant
 Menu Listes - Commande Etapes de recouvrement - Bouton
[Créer] - Option Créer
sans assistant...
Dans la fiche de création d’une étape, vous retrouvez toutes les étapes détaillées dans
l’assistant.
Voir Créer une étape de recouvrement avec l’assistant, page 113.
Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] situés dans la barre d’actions vous permettent
d’éditer les états des étapes de recouvrement.
Vous pouvez effectuer d’autres actions pour le recouvrement en créant des règles. Voir
Liste des règles, page 42.
114
Menu Listes
TVA
 Menu LISTES - commande TVA
<Alt> <L> <V>
La fenêtre Liste des taux de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) présente la liste de tous les
codes TVA existants.
Le taux de TVA indiqué en gras dans
la liste est le taux utilisé par défaut.
Créer un taux de TVA
1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible
(type 44566).

Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur
la facture du client.
6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à
régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée
sur les achats à régulariser.
7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible sur les immobilisations.

La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas
répercutée sur le montant TTC de la facture. Voir Dépôts, page 235.
8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [Ok].
115
Menu Listes
TPF
 Menu LISTES - commande TPF
<Alt> <L> <P>
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans
les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet
Options).
La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF
existants.
Exemple
La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de
base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Le taux de TPF indiqué en
première ligne dans la liste
est le taux utilisé par défaut.
Créer un taux de TPF
1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche.
Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de
TPF pour la gestion de vos pièces commerciales.
2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible.

Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Enregistrez le taux de TPF en cliquant sur le bouton [Ok].
116
Menu Listes
Codes analytiques
 Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
<Alt> <L> - <Y>
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes
analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures.
Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur,
article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application
reprendra le code analytique correspondant.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes
budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option
correspondante.
Créer un code analytique
1. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
117
Menu Listes
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet
Répartition est alors visible.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget
est alors visible.
Onglet Répartition
Une comptabilité analytique doit permettre d'analyser vos coûts. Cette analyse peut être
réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, par responsabilité, par
activité d'exploitation d'où la nécessité des répartitions. Pour réaliser une répartition,
vous devez créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Vous pouvez
définir jusqu'à trois niveaux de répartition, le premier niveau étant le code analytique en
cours de création.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements :
commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :
•
•
•
20% à l'administration,
35% au service après-vente,
45% au service commercial.
Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un
code analytique pour chaque département. Pour l'exemple, les codes sont ADM
(Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2
de la répartition.
Ensuite, le pourcentage du budget attribué au département Administration est réparti
entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont
également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la
répartition.
Établir une répartition (niveau 2)
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Créer].
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est
indiqué dans la colonne Niveau.
4. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante.
5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier
les Mt en saisie.
6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total doit être égal à 100%.
118
Menu Listes
Établir une sous-répartition (niveau 3)
Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition.
1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton
.
2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur [OK].
3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante.
4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier
les Mt en saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3.
Le total de la sous-répartition doit être égal à 100%.
Contrôler le total des répartitions
Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à
les calculer par vous-même.
•
Cliquez sur le bouton
. Un message vous informe si la répartition est égale
à 100% ou non.
Si ça n'est pas le cas, le niveau où la répartition n'est pas équilibrée vous est indiqué.
Équilibrer les répartitions
Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un
code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même.
1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact.
2. Cliquez sur le bouton
répartition est égale à 100%.
. Le pourcentage a changé automatiquement et la
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.

Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.
•
Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
•

Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du
montant budgété.
Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés,
cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier.
Les préférences comptables sont accessibles depuis le menu DOSSIER - commandes
OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - groupe Analytique.
119
Menu Listes
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures
associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le
mois.
•
Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets
de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Onglet Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
•
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de
la fenêtre.

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.
Modifier un code analytique
1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bou-
ton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un code analytique
Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
120
Menu Listes
Les devises
 Menu LISTES - commande DEVISES
<Alt> <L> - <D>

Cette commande est uniquement disponible si vous avez coché l’option Gestion de
multi-devises dans les paramètres comptables du dossier (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Devises).
La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez.
Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise, modifier les taux, consulter
l'évolution des taux sous forme de graphique et convertir rapidement le montant d'une
devise en euro.
Créer une devise
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [Ok].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Modifiez-le si nécessaire.
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé.
Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors
de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [Ok].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer
une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active.
121
Menu Listes
Supprimer une devise
 La devise définie par défaut dans les paramètres comptables de la société ne peut être
supprimée.
1. Sélectionnez la devise dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Cliquez alors sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
122
Menu Listes
Infos perso
 Menu LISTES - commande INFOS PERSO
<Alt> <L> <E>
Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces
informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société,
fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y ajoutant les rubriques de votre
choix.
Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos
Perso. et dans les états paramétrables.
Créer une rubrique
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cli-
quez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton
commande CRÉER).
(ou menu CONTEXTUEL -
3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique.
4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur l’icone de sélection
.
5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
6. Validez la création de la rubrique en cliquant sur [OK].
123
Menu Listes
Infos perso. dans les comptes
 Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées
aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes.
Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous
pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.
124
Menu Listes
Autres listes
 Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
<Alt> <L> <U>
Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Fonctions,
etc. sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés
principalement par des codes.
1. Double-cliquez sur le liste que vous souhaitez ouvrir pour accéder à son contenu.
Créer un nouvel élément
1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande
CRÉER).
2. Dans la fenêtre Création d'un nouvel élément, saisissez le nom du nouvel élément.
3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un nouvel élément Liste et
d’en recréer un autre immédiatement.
Modifier un élément d’une liste
1. Pour modifier une élément existant d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok].
Supprimer un élément d’une liste
1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
125
Menu Gestion
Top Facture
Pièces clients
Ventes, Achats
Articles, Familles articles
Remises / Promotions
Gammes, Critères de gamme
Dépôts, Mouvements de stock
Ordres de production
Eco-participations
e-Commerce
Menu Gestion
Vue d’ensemble
Vous pouvez saisir à partir du menu GESTION de l’application les pièces commerciales
clients et fournisseurs, créer vos articles, familles d’articles et tarifs, gérer vos dépôts,
mouvements de stock et ordre de production, créer un site internet marchand.
L’Intégrale de gestion Ciel Quantum vous permet de saisir une pièce commerciale en
utilisant :
la saisie standard. Voir Créer une pièce commerciale : saisie document, page 129.
la saisie document. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
•
•
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de
modèles de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos
pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER
commande OPTIONS. Voir États paramétrables, page 40.

Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner
votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par
défaut dans le logiciel.
Attention
Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS,
RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule
la dénomination de certaines zones diffère.
Des renvois vous permettront d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les
traitements des pièces commerciales.
127
Menu Gestion
Top Facture
 Menu GESTION - commande TOP FACTURE
<Alt> <G> <T>
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales.
1. Choisissez l'opération à effectuer :
•
•
créer une pièce commerciale,
transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Créer une pièce commerciale
 Si dans les préférences de saisie des
pièces commerciales, vous avez souhaité que le
logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. Vous devez
donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document.
•
•
Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle.
Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commer-
ciale concernée.
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir,
enregistrer une commande, etc. rapidement.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce
commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander.

Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut.
4. Cliquez sur [Continuer].
5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison)
puis cliquez sur le bouton [Créer].
6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez
sur le bouton [Ok].
7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte.
8. Cliquez sur le bouton [Ok].
9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones
nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
128
Menu Gestion
Créer une pièce commerciale : saisie document

Uniquement pour les pièces de vente
Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche.
Extrait d’un devis
Saisissez les informations
directement dans la pièce
commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles
vous pouvez saisir des
données sont matérialisées par l'icone «Crayon».
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce
commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).

Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela,
activez la commande convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic-droit) de la liste des pièces clients. Voir Pièces clients, page 131.
Dans la partie inférieure de la fenêtre de Saisie document, vous retrouvez les boutons et
icones suivants :
Options
Les options de la barre d’actions vous permettent d’activer des commandes
supplémentaires qui varient selon le type de pièce que vous créez. Exemple d’un devis :
 Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée
- Rubrique Saisie Document.
Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous
avez paramétré l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie (menu
DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe gestion).
129
Menu Gestion
Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations.
1. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [Ok].
2. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur [Plus
tard].
•
•
•
•
•
Valider la pièce,
Régler la pièce,
Imprimer la pièce,
Envoyer la pièce par e-mail,
Visualiser la pièce (aperçu).
Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante.
 Pour
des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au
chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu
AIDE.
Transférer une pièce commerciale
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.

Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche <Ctrl> de votre
clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les
devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [Ok] pour
valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination.
4. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis
en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].

Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce
transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
5. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la
pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le
bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce
commerciale : généralités, page 144.
130
Menu Gestion
Pièces clients
 Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
<Alt> <G> <P>
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par
exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce
commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou
le TRANSFERT en une autre pièce.
131
Menu Gestion
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée
dans la liste.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce que vous voulez voir en aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.

et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Affiner la sélection
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire
s'affiche.
Vous pouvez afficher les pièces :
•
•
•
de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de
l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant,
en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le
menu déroulant.
Créer une pièce commerciale : saisie standard
 Menu GESTION - sélectionner la commande correspondant
créer puis cliquez sur le bouton
•
•
à la pièce commerciale à
.
Si vous cliquez directement sur le bouton [Créer], un assistant vous aide à créer votre
pièce commerciale.
Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton
[Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer.
132
Menu Gestion
Attention !
Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est
quasi similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore
d'un bon de réception.
De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton
[Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la
création de la pièce commerciale.

Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez
la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée,
glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client
pour lequel vous établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et
Mode de paiement.
Informations pièce

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce
commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).

La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas
contraire, un message vous en informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste
vous établissez la pièce.
Le nom de la société est rappelé.
le code client ou fournisseur pour lequel
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez
faire parvenir au client un accusé de réception par email.
133
Menu Gestion
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions
à attribuer.
5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
6. Saisissez éventuellement une Remarque.
Mode de paiement
Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche
automatiquement.
7. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants
en cliquant sur le bouton Liste
.
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la
date de la pièce et du mode de règlement.
L'onglet Lignes
Dans la plupart des fenêtres du menu GESTION, vous trouvez les boutons suivants :
ajouter une ligne de saisie
insérer une nouvelle ligne de saisie
copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré
supprimer une ligne de saisie
insérer un commentaire
effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de
sous-total, choix des colonnes à prendre en compte dans le
sous-total.
effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à
la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux
de TPF).
134
Menu Gestion
effectuer certains traitements (consulter la fiche du client, du
fournisseur, du représentant, valider la pièce commerciale en
cours, etc.)
1. Dans la zone Article, sélectionnez le code de l'article en cliquant sur le bouton
.
Vous pouvez également sélectionner une gamme d’articles en cliquant sur
. La
fenêtre de sélection d’une gamme s’affiche. Cliquez sur la ligne de la gamme souhaitée. Le détail de la gamme s’affiche ; cliquez sur le bouton
pour afficher les articles
de la gamme. Vous pouvez modifier le prix et la quantité en double cliquant sur les
cases. Cliquez sur la ligne pour sélectionner la gamme et cliquez sur [OK].
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé.

Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité
négative.
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans
la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez
sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez
coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de
saisie. Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué
à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de
remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité
lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont
accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article
(onglet Prix/Tarif) :
•
•
•
Fixer le prix de vente HT,
Fixer le coefficient de marge,
Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton
pour saisir les numéros de sortie ou d’entrée de stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.
4. Dans la zone Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence
fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au
niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.
135
Menu Gestion

Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit, choisissez ROPRIÉTÉS DE LA LISTE
puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez RÉFÉRENCE FOURNISSEUR.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise
attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez
modifier le Taux mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé.
L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement
immédiat.
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale
client, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.

La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de
ventes (client).
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir de
la barre d’actions - boutons
ou
.
2. Intégrale de gestion Ciel Quantum vous permet de facturer la pièce commerciale
directement en TTC.
Pour cela cochez l'option Facturer en TTC.
Attention !
L’option Facturer en TTC n’est pas disponible dans les pièces commerciales d’achat
(fournisseur).
3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.

Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options TVA sur port soumis).
4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone
Total HT + Port.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des
articles.
6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé
136
Menu Gestion
affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste
pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en
cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont
automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la
pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client
ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin.
Le montant du crédit disponible est rappelé.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation du client ou fournisseur
sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire
de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur) via internet.
137
Menu Gestion
Contact
3. Sélectionnez si nécessaire le contact de votre client ou fournisseur dans la liste déroulante. Pour cela, vous devez auparavant renseigner les contacts dans les fiches de vos
clients ou fournisseurs.
Copier l'adresse
4. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons
ou
.
Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison
renseigné dans la fiche du client.
5. Cliquez sur le bouton

si vous souhaitez sélectionner une autre adresse.
Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients ou fournisseurs se trouvant dans le même
pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés
comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté
Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une
commercialisation avec la CEE.
La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients ou fournisseurs non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client ou fournisseur
notamment pour le mode Suspension de taxe.
3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client ou fournisseur est assujetti à TPF.
4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code
s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. Dans le cas contraire, vous pouvez lui
affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste déroulante.
L'onglet Echéances
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.)
vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet
Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce
commerciale.
•
•
Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton
Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement,
.
cliquez
sur
.
138
Menu Gestion
Ajouter manuellement une échéance
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est
insérée à la liste.
2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes :
•
•
•
•
•
mode de règlement,
montant du règlement,
montant de l'échéance, libellé,
dernier règlement effectué pour cette échéance,
date du dernier règlement.
Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok].
Générer une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
•
•
•
le nombre d'échéances
le mode de règlement
la date initiale de l'échéance (date de base).
Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails]
affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
139
Menu Gestion
Modifier la date d’échéance
1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances.
2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance.
Cochez l'une des options proposées :
•
•
A réception
A 30, 60 ou 90 jours fin de mois.
3. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois.
4. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à x jours fin de mois le 10, le 15 ou le 20
par exemple.
Ici, l’échéance est définie à 30
jours net fin de mois le 10.
5. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le.
Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance.
La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance.
Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
Modifier une échéance
Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les
nouvelles informations.
Supprimer une échéance
Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton
.

Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le
traitement.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
140
Menu Gestion
Boutons de la fiche d’une pièce commerciale
Des icones de navigation et des boutons sont disponibles dans la barre d’actions. Ils vous
permettent de :
atteindre le premier élément de la liste
atteindre l'élément précédent de la liste
atteindre un élément précis
atteindre l'élément suivant de la liste
atteindre le dernier élément de la liste
lancer l'impression de la pièce commerciale en cours
lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours
envoyer la pièce commerciale par email
créer un élément
supprimer un élément
141
Menu Gestion
afficher les différentes options disponibles
valider et enregistrer la pièce commerciale
Modifier une pièce commerciale
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton
. La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une pièce commerciale
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cli-
quez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton
vous permet de lancer directement l'impression de la pièce
commerciale sélectionnée.
Le bouton
vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu]
puis choisissez le format de votre choix.
142
Menu Gestion
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle
déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis
ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton
menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
et son
Voir Mise en page, page 44.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bou-
ton
.
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le
bouton [Ok].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées
dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
livraison.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.
143
Menu Gestion
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
•
•
les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du
client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
Transférer une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce
commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de
réception) en une autre pièce commerciale.
Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements
(validation, impression de la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
•
•

Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale
(vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que
vous souhaitez générer puis cliquez sur [Ok].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture,
page 128.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...)
en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris
enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.
144
Menu Gestion
Transférer une pièce commerciale de vente
Pièce d’origine
Transferts possibles en :
Devis
Commande, Facture
Bon de livraison (BL)
Facture
Commande
Bon de
Facture
Facture
Avoir
livraison,
BL
Livrable,
Transférer une pièce d'achat
Pièce d’origine
Transferts possibles en :
Commande
Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR)
Facture
Facture
Avoir
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la
pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options
de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et
qu'une nouvelle pièce a été générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en
fonction du type de pièce.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Pièce d'origine
Vous pouvez :
Devis
Imprimer le devis
Bon de livraison
Imprimer, valider le bon de livraison
Commande
Imprimer la commande
Facture
Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception
Imprimer, valider le bon de réception
145
Menu Gestion
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de
destination.
Pièce de destination
Vous pouvez :
Bon de livraison
Valider, imprimer le bon de livraison
Commande
Imprimer la commande
Facture
Valider, imprimer, régler la facture
Avoir
Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception
Imprimer, valider le bon de réception
Les options de la barre d’actions
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des pièces
clients.
Ils vous permettent de :
•
•
•
•
•
•
Dupliquer une pièce,
Facture irrécouvrable,
Générer l’écriture, Ouvrir l’écriture, Ouvrir l’écriture d’irrécouvrabilité,
Ouvrir le client, le représentant,
Régler, Transférer une pièce client,
Activer la contremarque.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
 Pour
plus de détails, nous vous renvoyons à l’aide intégrée (TOUCHE F1 depuis
l’application).
Dupliquer une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Facture irrécouvrable
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement
devenue irrécupérable.
Pour rendre une facture irrécouvrable :
1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures.
2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE à partir du bouton [Options] ou du menu
CONTEXTUEL.
3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. Saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du
règlement, mode de règlement, référence de la facture).
4. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
146
Menu Gestion
Un message vous informe que la facture a été rendue irrécouvrable.
5.
Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable,
paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité.
6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si
c'est le cas.
Les commandes
Ces commandes sont accessibles depuis la barre d’actions ou par le MENU CONTEXTUEL (clicdroit).
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce commerciale (avoir et facture) et
de la comptabiliser.
1. Sélectionnez l'avoir ou la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le
numéro de mouvement généré.
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la pièce commerciale
(avoir, facture, facture d’acompte).
1. Sélectionnez la facture, facture d’acompte ou l'avoir.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont
modifiables :
•
•
•
•
•
•
•
•
Journal,
Libellé (du mouvement et de la ligne),
Commentaire,
N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
Référence du pointage/lettrage,
Code analytique,
Quantité,
Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilité
Si une facture est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée.
1. Sélectionnez la facture concernée.
147
Menu Gestion
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L'ÉCR. D'IRRÉCOUVRABILITÉ.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale.
Envoyer une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la
messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une
messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création
Vous avez deux possibilités pour accéder à l’envoi d’une pièce commerciale par email :
•
dans la fiche de la pièce, une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur
•
l’icone
,
après la création de la pièce, un message indiquant que la pièce a bien été enregistrée
s’affiche. Cochez la case Envoyer la pièce par Email et cliquez sur [OK].
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est
inséré dans un nouveau message.
3. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme
adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
4. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la
commande ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce
est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'email.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si
vous laissez <Utiliser les préférences>, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences Modèles de pièces clients.
5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
148
Menu Gestion
6. Pour visualiser l'email dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie.
7. Saisissez le texte de votre email si nécessaire.
8. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un
fichier].
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer l'email.

Il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre
application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur
le bouton [Oui].
10. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la
pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre email comme vous en avez
l’habitude.
149
Menu Gestion
Ventes
 Menu GESTION - commandes VENTES
<Alt> <G> <V>
Détail pièces clients
 Menu GESTION - commande VENTES - DÉTAIL PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce
commerciale de vente (devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison,
etc.) qui a été saisie.
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
•
Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis)
et/ou par article (Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les
représentants ou un représentant précis).
•
Utilisez les icones
et
pour naviguer dans la liste des articles et/ou des
clients.
Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre
en compte.
•
•
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer]
pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.
Devis/Pro forma
 Menu GESTION - commande VENTES - DEVIS/ PROFORMA
150
Menu Gestion
La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez
créer, modifier, supprimer, transférer, ou valider un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.
Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un devis
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
151
Menu Gestion
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture
peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer un devis
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Accepter un devis
1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous
demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas.
Attention !
Cette commande vous permet donc d'enchaîner :
- le transfert du devis en facture,
- la validation de la facture ainsi créée,
- l’impression de la facture.
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables
(menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu GESTION.

La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des
RÈGLEMENTS du menu GESTION.
152
Menu Gestion
Transférer un devis
 Menu GESTION commande - DEVIS - bouton
Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les
échanges avec votre client.
Transférer un devis en facture
Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le
souhaitez. Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de
factures pro forma.
Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives :
•
•
factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels.
factures de marchandises qui reviennent périodiquement.
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.

Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez
que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Transférer un devis en commande
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN COMMANDE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien
été générée.

Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous
constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
153
Menu Gestion
Transférer plusieurs devis en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une
facture qui englobe tous les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Transférer plusieurs devis en commande
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande
qui englobe tous les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en commande.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des devis.
Ils vous permettent de :
•
•
•
•
•
Dupliquer un devis,
Ouvrir le client, le représentant,
Afficher le détail,
Afficher l’aperçu,
Affiner la sélection.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
154
Menu Gestion
Dupliquer un devis
Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré.
Envoyer un devis par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.
155
Menu Gestion
Commandes
 Menu GESTION - commande VENTES - COMMANDES
<Alt> <G> <V> <C>
La liste des commandes clients répertorie toutes les commandes existantes.
Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons
de livraison (BL).
Il s'agit d'une commande ouverte.
Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir
d'un devis.
A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs
commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE,
etc.). Toutes ces opérations permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
156
Menu Gestion
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir une commande
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier une commande
1. Sélectionnez la commande dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer une commande
Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en
facture ou BL peuvent être supprimées à tout moment.
1. Sélectionnez la commande dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une commande
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Transférer une commande
Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez
effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer une commande en BL
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton
puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN BON DE LIVRAISON.
3. Confirmez le traitement.
157
Menu Gestion
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a
bien été générée.

Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce
commerciale.
Vous devez confirmer ou interrompre le transfert.
Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous
enregistrez une commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous
apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs
de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du
transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué
: vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert.
Transférer partiellement une commande en BL
Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité
des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée).
Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande.
Exemple
Nous avons en commande une quantité de 50 articles.
La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois.
1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison.
2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré.
3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la
place, 25 ; les 25 articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en
compte la différence de quantité dans la commande.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fiche bon de livraison.

La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité
commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront
validés.
Transférer plusieurs commandes en BL
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce
transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN BL.
3. Confirmez le traitement.
158
Menu Gestion
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes
Vous pouvez transférer une commande en BL livrable.
Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré
partiellement à hauteur du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de
l'article en stock.
Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la
quantité commandée.
Exemple 1
Stock réel article «Intégrale de gestion Ciel Quantum» = 12
Commande de 15 articles.
Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée.
Création d'un BL de 12 articles.
Validation des BL créés.

La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements
entraînant une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation.
Exemple 2
Stock réel article «Intégrale de gestion Ciel Quantum» = 12
Commande A de 5 articles
Commande B de 11 articles
Deux cas peuvent se présenter :
Premier cas
Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL,
uniquement si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider
la pièce créée. Le programme ne générera que la commande A car après la validation du
BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la
commande B (=11).
Deuxième cas
Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à
épuisement du stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle
puis Valider la pièce créée.
Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7
articles livrés).

Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes
(celles qui ne sont pas liées à un BL).
159
Menu Gestion
Transfert d'une commande en facture
Attention !
Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau
transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour
effectuer le transfert.
Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat).
Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.

Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous
constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande
transférée.
Transfert groupé de plusieurs commandes en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une
facture qui englobe tous les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.
160
Menu Gestion
Gestion des acomptes
Saisir un acompte
 Menu
GESTION - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton
.
 Menu
GESTION - commande VENTES - FACTURES - flèche du bouton
- Saisir un
acompte
Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme
à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de
livraison, facture) non soldées et génère une facture d'acompte.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture
d'acompte à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES NUMÉROTATION - zone Codes pièces.
Le Code, le Nom du client et le numéro de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur
de la fenêtre Saisie d'acompte.
1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte.
2. Indiquez le Mode de paiement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Saisissez le montant de l'Acompte.
4. Indiquez si vous le souhaiter la Référence de l’acompte.
5. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable.
Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider l'acompte.
Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements
du menu GESTION - commande VENTES.

Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.
161
Menu Gestion
Annuler un acompte
 Menu
GESTION - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton
- annulation d’acompte
 Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES - flèche du bouton
- annulation
acompte
Attention !
Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste
des règlements.
1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
2. Le Code du client ainsi que le numéro de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre.
Indiquez le Mode de paiement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Cochez la case correspondant à l'acompte que vous souhaitez annuler.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la suppression de l'acompte.
Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été
généré ainsi qu'une annulation de la facture d'acompte.
162
Menu Gestion
Gestion des reliquats de commandes
Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont
possibles.
Exemple 1
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous ne livrez que 12 articles A.
3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Exemple 2
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10.
3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis
le valider.
Exemple 3
1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL.
2. Vous insérez dans la commande 5 articles B.
3. Pour solder la commande, validez le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des
commandes. Ils vous permettent de :
•
•
•
•
•
Dupliquer une commande
Solder une commande
Ouvrir le client, le représentant.
Afficher l’aperçu, le détail,
Affiner la sélection.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une commande
Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée.
Solder une commande
Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat
de commande est ainsi réglé.
Envoyer une commande par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.
163
Menu Gestion
Bons de livraison (BL)
 Menu GESTION - commande VENTES - BONS DE LIVRAISON
Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent.
Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande.
Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons :
•
•
soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande,
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de
livraison ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.).
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
164
Menu Gestion
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un bon de livraison
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier un bon de livraison
1. Sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un bon de livraison
Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Sélectionnez le bon de livraison dans la liste et cliquez sur le bouton
.
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Valider un bon de livraison
Attention !
La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus
être modifiés.
La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des
quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Voir Valider une pièce commerciale, page 143.
Transférer un bon de livraison
Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de
livraison), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec
votre client.
165
Menu Gestion
Transférer un bon de livraison en facture
Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison.
1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé.
2. Cliquez sur le bouton
et sélectionnez dans le menu déroulant la commande
TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer
ou à créer. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.

Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison,
vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison
transféré.
Transférer plusieurs bons de livraison en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce
transfert génère une facture globale pour tous les bons de livraison transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez
maintenir la touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer
(ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.

Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de
livraison, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et
les dates des bons de livraison transférés sont repris.
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 144.
166
Menu Gestion
Enregistrer un acompte
Voir Gestion des acomptes, page 161.
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des bons de
livraison.
Ils vous permettent de :
•
•
•
•
Dupliquer un bon de livraison,
Ouvrir le client, le représentant,
Afficher le détail, l’aperçu,
Affiner la sélection.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer un bon de livraison
Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré.
Factures d’acompte
 Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES D’ACOMPTE
<Alt> <G> <V> <U>
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.

Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement
générée.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes
perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le
client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 161.
167
Menu Gestion
Factures
 Menu GESTION - commandes commandes VENTES - FACTURES
Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :
•
•
•
•
soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette
commande,
soit à partir d'un bon de livraison validé,
soit à partir d'un devis,
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis.
Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer
certains traitements (transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.).
D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Vous
pouvez rendre une FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
168
Menu Gestion
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir une facture
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier une facture
1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une facture
Attention !
Une facture validée ne peut être supprimée.
1. Sélectionnez la facture dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une facture
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
169
Menu Gestion
Valider une facture
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
livraison.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.
Voir Valider une pièce commerciale, page 143.
Transférer une facture
Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de
livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les
échanges avec votre client.
Transférer une facture en avoir
Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à transférer.
2. Cliquez sur le bouton
mande TRANSFÉRER EN AVOIR.
puis sélectionnez dans le menu déroulant la com-
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transférée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis
validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case
correspondante.
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.

Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez
que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée.
170
Menu Gestion
Transférer plusieurs factures en avoir
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert
génère un avoir global pour toutes les factures transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN AVOIR.
3. Confirmez le traitement.
4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer
(ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.

Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous
constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des
factures transférées sont repris.
Régler une facture
Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de
gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte.
L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement
immédiat.
1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler].
171
Menu Gestion
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements
nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques.
Attention !
Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.
Voir Règlements, page 178.
Gestion des acomptes
Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au
chapitre Les Commandes.
Voir Gestion des acomptes, page 161.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton
de la liste des factures.
Ils vous permettent de :
•
•
•
•
et de la barre d’actions
Dupliquer une facture,
Rendre une facture irrécouvrable,
Générer un abonnement,
Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une facture
Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous
informe qu'une nouvelle facture a été générée.
Rendre une facture irrécouvrable
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement
devenue irrécupérable.
1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures.
2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du bouton [Options].
3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche.
4. Saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement,
mode de paiement, référence de la facture).
5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur le bouton
172
Menu Gestion
[Oui] si c’est le cas.
7. Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable.
Attention !
Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable,
paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité.
Générer un abonnement
Voir Abonnements clients, page 185.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'une facture et de la comptabiliser.
1. Sélectionnez la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que la facture a bien été comptabilisée et précise le numéro de
mouvement généré.
Envoyer un eMail
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la facture.
1. Sélectionnez la facture du client ou fournisseur.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de la facture.
Vous pouvez alors modifier l'écriture. Pour les écritures générées par la facturation,
seules certaines rubriques sont modifiables :
•
•
•
•
•
•
•
•
Journal,
Libellé (du mouvement et de la ligne),
Commentaire,
N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
Référence du pointage/lettrage,
Code analytique,
Quantité,
Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
173
Menu Gestion
Ouvrir l'écriture d'irrécouvrabilité
Si une facture client est irrécouvrable, vous pouvez consulter l'écriture associée.
1. Sélectionnez la facture concernée.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande OUVRIR L'ÉCR. D'IRRÉCOUVRABILITÉ.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
d'irrécouvrabilité de la pièce commerciale.
Avoirs
 Menu GESTION - commandes VENTES - AVOIRS
La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de
trois façons :
•
•
•
issus d'un transfert de facture,
en saisie directe,
issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains
traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.).
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
174
Menu Gestion
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un avoir
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez
sur le bouton
. La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un avoir
Attention !
Un avoir validé ne peut être supprimé.
1. Sélectionnez l’avoir dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
Valider un avoir
1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider].
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur [Ok].
175
Menu Gestion

Il existe deux types d'avoirs :
•
les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du
client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
•
Remboursement d’avoir
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Etape préalable au remboursement d’avoir
1. Création d'une facture client ou fournisseur.
2. Règlement de la facture.
3. Le client ou fournisseur souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé
puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre Remboursement d’avoir s’affiche.
ou l'icone
per2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icone calendrier
mettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante,
etc.).
3. Sélectionnez le Mode de paiement.
4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port.
5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [Ok].
176
Menu Gestion
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton
de la liste des avoirs.
Ils vous permettent de :
•
•
et de la barre d’actions
Dupliquer un avoir,
Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Remboursement de trop perçu
Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la
facture, le logiciel vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant
une écriture de profit (trop perçu).
1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu GESTION.
2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé.
3. Cliquez sur le bouton [Remboursement]. Un règlement négatif est automatiquement
généré.
Dupliquer un avoir
Cette commande vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré.
Envoyer un avoir par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 148.
Les commandes du menu Contextuel
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'un avoir client ou fournisseur et de la
comptabiliser.
1. Sélectionnez l'avoir concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que l'avoir a bien été comptabilisé et précise le numéro de
mouvement généré.
177
Menu Gestion
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour l’avoir.
1. Sélectionnez l’avoir du client ou fournisseur.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de l’avoir. Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont
modifiables :
•
•
•
•
•
•
•
•
Journal,
Libellé (du mouvement et de la ligne),
Commentaire,
N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
Référence du pointage/lettrage,
Code analytique,
Quantité,
Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Règlements
 Menu GESTION - commandes VENTES - RÈGLEMENTS
Cette liste regroupe tous les règlements clients qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les
règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes
particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc.
178
Menu Gestion
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
Saisir un règlement
Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton
.
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces
client.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la
facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton
.
Informations règlements

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
Codes pièces - Clients.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).

La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION onglet paramètres).
179
Menu Gestion
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la date d'échéance du règlement.
L'icone
affiche le calendrier. L'icone
spéciales (date du jour, date de travail).
affiche une liste déroulante de dates
3. Sélectionnez le client à l'aide du bouton Liste
.
Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent
automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur l'icone
noter une observation
pour
Exemple
Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque.
S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) :
6. Si vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un
texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur l’icone
vez alors saisir vos précisions.
.Une zone de texte s’affiche, et vous pou-
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du
prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.

Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au
préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le
menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Montant
7. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du
règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à
régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement
peut concerner plusieurs factures.

Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
8. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
180
Menu Gestion
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
9. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et
profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
10.Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant,
vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la
facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de
l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et
3 € dans la zone Mt Escompte.
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le
cas contraire, ne remplissez pas cette zone).
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture,
il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture
dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart
de règlement.
181
Menu Gestion
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
Règlement partiel
La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le
montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le
montant devra être égal au solde dû.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en
pertes et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et
profits (charges ou produits financiers).
Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir
et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe
de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le
dernier créé.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs
factures.
Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement
dans la colonne Montant.
•
•
•
Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche <Shift> de votre clavier
enfoncée.
Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s)
Vous pouvez solder une facture client à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou
des avoirs sera déduit du montant de la facture.
1. Dans la liste des règlements (menu GESTION, commande VENTES - RÈGLEMENTS), cliquez
sur le bouton [Créer].
182
Menu Gestion
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non
réglés.
3. Appuyez sur la touche <Ctrl> puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à
déduire pour connaître le règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction
des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le
pied du règlement.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Modifier un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé
1. Sélectionnez le règlement concerné.
2. Faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande GÉNÉRER L’ÉCRITURE.
3. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton [Options] de la liste des
règlements.
Ils vous permettent de :
•
•
Rendre un règlement impayé (uniquement pour les règlements clients),
Changer de mode de paiement.
183
Menu Gestion
Rendre un règlement impayé (uniquement pour les règlements clients)
 Liste
des règlements clients - menu CONTEXTUEL ou bouton [Options] - commande
RÈGLEMENT IMPAYÉ
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des
règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.

Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et
peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement.
Changer le mode de règlement
1. Cette commande vous permet de modifier le mode de règlement. Dans la fenêtre qui
s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de règlement.
2. Une nouvelle fenêtre s'affiche. Sélectionnez la banque à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
4. Un message vous demande de confirmer la modification du mode de règlement. Cliquez sur [Oui].
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'un règlement saisi pour un client ou
fournisseur et de le comptabiliser.
1. Sélectionnez le règlement à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que le règlement a bien été comptabilisé et précise le numéro
de mouvement généré.
Ouvrir l'écriture de règlement
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour un règlement client.
1. Sélectionnez le règlement du client.
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE DE RÈGLEMENT.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
du règlement.
Ouvrir l'écriture d'impayé
Vous pouvez consulter l'écriture associée à un règlement client impayé.
1. Sélectionnez le règlement concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L'ÉCR. RÈGLEMENT IMPAYÉ.
Vous accédez à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
générées pour l'impayé.
184
Menu Gestion
Abonnements clients
 Menu GESTION - commandes VENTES - ABONNEMENTS CLIENTS
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des
factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un
abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée.

Le principe est le même aussi bien pour les factures clients que pour les factures
fournisseurs.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton
à droite de la liste.
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Affiner la sélection
Voir Affiner la sélection, page 132.
185
Menu Gestion
Saisir une facture d’abonnement
La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante validée
sélectionnée dans la liste des factures.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez
générer un abonnement et cliquez sur le bouton [Ok].
3. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à
l'abonnement.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone
Codes pièces.
4. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
5. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement.
Informations
6. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez
modifier cette information, cliquez sur le bouton Liste
.
7. Sélectionnez à l'aide du calendrier
ou de l'icone de dates spéciales
de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
, les dates
Fréquence
8. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les
mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, etc.
9. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine.
10.Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel
(Tous les 1 du mois par exemple).
186
Menu Gestion
Génération
11.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont
rappelées.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
12. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste des factures
d’abonnement la facture correspondante puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche.
Cette partie ne s’affiche pas lorsque vous
avez sélectionné plusieurs abonnements.
13.Cochez l’une des options proposées :
•
•
Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite.
•
Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en
La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière
facture.
fonction des dates de début et de fin de l'abonnement.
14.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement
les factures d'abonnement générées.
15.Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Modifier une facture d’abonnement

Vous pouvez modifier un abonnement si aucune facture n'a été générée.
1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton
[Ok].
187
Menu Gestion
Supprimer une facture d’abonnement
1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bou-
ton
.
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement.
Attention !
S'il s'agit d'un abonnement non échu, un message vous demande de confirmer aussi la
suppression des factures correspondantes non validées.
Options
Les fonctions suivantes sont directement accessibles depuis la liste des abonnements,
dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Vous pouvez également les activer à
partir du menu contextuel (clic droit).
Ouvrir le client
Cette fonction permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture d'abonnement
a été générée.
Renouveler un abonnement
Vous pouvez, à partir de la liste des abonnements, renouveler un abonnement.
1. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] puis saisissez les informations dans la fenêtre qui
s’affiche.
Ouvrir le modèle
Cette fonction permet de consulter la facture à partir de laquelle l'abonnement a été
généré.
188
Menu Gestion
Achats
 Menu GESTION - commande ACHATS
<Alt> <G> <H>
La commande ACHATS regroupe des sous commandes qui vous permettent de saisir,
consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.
Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi
que des BONS DE RÉCEPTION.
Attention !
Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS,
RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes. Seule
la dénomination de certaines zones diffère. De ce fait, des renvois vers les sous
commandes des Ventes vous permettront d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les
traitements des pièces commerciales fournisseurs.
Pièces fournisseurs
 Menu GESTION - commandes ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une
pièce commerciale (commandes, factures, bons de réception, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou
le TRANSFERT en une autre pièce, etc.
189
Menu Gestion
Créer une pièce commerciale fournisseur
 La création d’une pièce commerciale fournisseur est quasiment identique à celle d’un
client. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 132.
Modifier une pièce commerciale fournisseur
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton
. La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une pièce commerciale fournisseur
1. Pour supprimer une pièce commerciale fournisseur, sélectionnez-la dans la liste puis
cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton
vous permet de lancer directement l'impression de la pièce
commerciale sélectionnée.
Le bouton
vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu]
puis choisissez le format de votre choix.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle
déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis
ÉTATS PARAMÉTRABLES).
190
Menu Gestion
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton
menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
et son
Voir Mise en page, page 44.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale d’achat, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le
bouton [Ok].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées
dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une
facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de
réception.
Attention §
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous
ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis
créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
•
•
les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires de
l’article sera modifié et non les stocks,
les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les augmentant.
191
Menu Gestion
Transférer une pièce commerciale
 Pour plus d’informations sur le transfert
d’une pièce commerciale, reportez-vous au
paragraphe “Transférer une pièce commerciale : généralités”, page 144.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la barre d’actions de la liste des pièces
clients.
Ils vous permettent de :
•
•
•
•
Dupliquer une pièce,
Ouvrir le client, le représentant,
Afficher l’aperçu, Afficher le détail,
Affiner la sélection.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Dupliquer une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un
message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu
s'affichera immédiatement.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce
commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type
d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Affiner la sélection
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche, en
dessous des boutons.
Vous pouvez afficher les pièces de Tous les fournisseurs ou d'un fournisseur préalablement
sélectionné.
192
Menu Gestion
Les boutons flèches
et
vous permettent d'afficher respectivement le fournisseur
précédent et le fournisseur suivant.
1. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en
compte. L'icone
affiche le calendrier. L'icone
dates pré-définies (date du jour, date de travail).
affiche une liste déroulante de
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu
déroulant de la zone Critères.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Générer l'écriture
Cette commande permet de générer l'écriture d'une pièce commerciale (avoir et facture) et
de la comptabiliser.
1. Sélectionnez l'avoir ou la facture à comptabiliser.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L'ÉCRITURE.
Un message vous informe que la pièce commerciale a bien été comptabilisée et précise le
numéro de mouvement généré.
Ouvrir l'écriture
Cette commande permet de visualiser l'écriture enregistrée pour la pièce commerciale
(avoir, facture, facture d’acompte).
1. Sélectionnez la facture ou l'avoir
2. Faites un clic-droit puis choisissez la commande OUVRIR L'ÉCRITURE.
Vous accédez alors à la fenêtre de saisie au kilomètre qui présente les lignes d'écritures
de la pièce commerciale. Vous pouvez alors modifier l'écriture.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont
modifiables :
•
•
•
•
•
•
•
•
Journal,
Libellé (du mouvement et de la ligne),
Commentaire,
N° de compte sauf si celui-ci est associé à un chéquier,
Référence du pointage/lettrage,
Code analytique,
Quantité,
Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
193
Menu Gestion
Envoyer une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au fournisseur via
la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une
messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création
Vous avez deux possibilités pour accéder à l’envoi d’une pièce commerciale par email :
•
dans la fiche de la pièce, une fois que vous avez saisi tous les critères, cliquez sur le
•
bouton
,
après la création de la pièce, le message suivant s’affiche :
Cochez l’option Envoyer par email
et cliquez sur le bouton [OK].
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est
inséré dans un nouveau message.
4. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme
adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
5. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la
commande ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse email définie pour le fournisseur auquel est adressé la
pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre message194
Menu Gestion
rie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'email.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si
vous laissez <Utiliser les préférences>, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences Modèles de pièces fournisseurs.
5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
6. Saisissez le texte de votre email.
7. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un
fichier].
8. Pour visualiser l'email dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer l'email.

Il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre
application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur
le bouton [Oui].
10.Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la
pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre email comme vous en avez
l’habitude.
Détail pièces fournisseurs
 Menu GESTION - commandes ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce
commerciale d’achat (commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a
été saisie.
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
•
Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un
fournisseur précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis).
•
Utilisez les icones
et
pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs.
Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre
en compte.
•
•
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer]
pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.
195
Menu Gestion
Commandes
 Menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES
A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER
une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE,
etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille
fournisseurs.
 La
gestion des commandes fournisseurs est quasi-identique à celle des commandes
clients.Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Commandes”, page 156.
Bons de réception (BR)
 Menu GESTION - commandes ACHATS - BONS DE RÉCEPTION
Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent. Dans la plupart des cas, un
bon de réception intervient suite à une commande. Et, il vous est possible de générer les
bons de réception de deux façons :
•
•
soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
196
Menu Gestion
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de
réception ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.).
Créer un bon de réception
 Reportez-vous
au paragraphe “Créer une pièce commerciale : saisie standard”,
page 132.
Modifier un bon de réception
1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un bon de réception
Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 142.
197
Menu Gestion
Valider un bon de réception
Attention §
La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront
plus être modifiés.
Voir Valider une pièce commerciale, page 143.
Transférer un bon de réception
Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous
pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre
fournisseur.
Transférer un BR en facture
1. Sélectionnez le BR à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER,
RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le
bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a
bien été générée.
Transférer plusieurs BR en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert
génère une facture globale pour toutes les BR transférés. Cette opération permet la
facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période donnée.
1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la
touche <Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
•
•
La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la
pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Création et annulation d'acompte
Voir Gestion des acomptes, page 161.
198
Menu Gestion
Factures d’acompte fournisseurs
 Menu GESTION - commandes ACHATS - FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.

Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement
générée.
Attention §
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes
perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le
fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 161.
Factures
 Menu GESTION - commandes ACHATS - FACTURES
La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent.
Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons :
•
•
•
soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette
commande,
soit à partir d'un bon de réception validé,
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception.
 La gestion des factures fournisseurs est quasi-identique à celle des factures clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Factures”, page 168.
199
Menu Gestion
Avoirs
 Menu GESTION - commandes ACHATS - AVOIRS
La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent
être générés de trois façons :
•
•
•
issus d'un transfert de facture,
en saisie directe,
issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains
traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, GÉNÉRER L’ÉCRITURE, OUVRIR
L’ÉCRITURE, etc.).
 La gestion des avoirs fournisseurs est identique à celle des avoirs clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe
“Avoirs”, page 174.
Règlements
 Menu GESTION - commandes ACHATS - RÈGLEMENTS
La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent. Vous
pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la
fois pour les factures mais également les avoirs.
Saisir un règlement fournisseur
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces
fournisseurs.
1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton
.
Informations règlements

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
Codes pièces - Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
2. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).

La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les
paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe.
3. Indiquez la date d'échéance du règlement.
4. Sélectionnez le fournisseur à l'aide du bouton Liste
.
200
Menu Gestion
Le mode de paiement attribué au fournisseur lors de sa création ainsi que son libellé
s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
Si votre mode de paiement est de type chèque et que plusieurs chéquiers sont enregistrés
sur votre compte de banque, vous pouvez cliquer sur l'icone
chéquier que celui attribué par défaut.
pour choisir un autre
5. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
Lorsque le mode de paiement est de type Chèque avec gestion des numéros de
chèques, cette zone affiche le N° de chéquier qui sera utilisé pour ce règlement.
6. Saisissez une éventuelle Référence.
7. Cliquez sur l'icone
pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un
règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
8. Si le mode de paiement est de type Virement (VIR) :
Si vous souhaitez effectuer un virement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte
de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au virement.
Pour cela, cliquez sur l’icone
. Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors
saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors
de la remise du virement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au virement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Virement (VIR) dans le menu
LISTES - MODES DE PAIEMENT.

Pour plus de détails sur les virements SEPA, Voir Virements fournisseurs, page 379.
Montant
9. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du
règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à
régler dans la zone Mt règlement.

Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
10.Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et
profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
11.Lorsque qu’une réduction vous est accordé pour paiement anticipé ou comptant, vous
indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution
d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
201
Menu Gestion
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le
cas contraire, ne remplissez pas cette zone).
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture,
il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture
dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart.
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
•
Règlement partiel
La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le
montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le
montant devra être égal au solde dû.
•
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en
pertes et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines
opérations.
•
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et
profits (charges ou produits financiers).
•
Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir
et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe
de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le
dernier créé.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs
factures.
Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement
dans la colonne Montant.
•
•
Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cli202
Menu Gestion
•
quez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche <Shift> de votre clavier
enfoncée.
Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s)
Vous pouvez solder une facture fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture.
1. Dans la liste des règlements (menu GESTION, commande ACHATS - RÈGLEMENTS), cliquez
sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le fournisseur concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Appuyez sur la touche <Ctrl> puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à
déduire pour connaître le règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction
des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le
pied du règlement.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Modifier un règlement
1. Sélectionnez le règlement dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé
1. Sélectionnez le règlement concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande GÉNÉRER L’ÉCRITURE.
3. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé.
203
Menu Gestion
Options
Les traitements accessibles par le bouton [Options] ou par le menu Contextuel sont
quasi-identiques à ceux des règlements clients. Seule la dénomination de certaines zones
diffère.
 Reportez-vous aux paragraphes “Les options”, page 183 et “Les commandes du menu
Contextuel (clic-droit)”, page 184.
Abonnements fournisseurs
 Menu GESTION - commandes ACHATS - ABONNEMENTS FOURNISSEURS
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des
factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un
abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée.
 La
gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements
clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au
paragraphe “Abonnements clients”, page 185.
204
Menu Gestion
Articles
 Menu GESTION - commande ARTICLES
<Alt> <G> <A>
Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations
de service ou les produits annexes (port, etc.).
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une
fiche article.
1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Cliquez sur le bouton
et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
 Pour
ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
Créer un article
1. Cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification de l’article
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire
permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie
d'une pièce commerciale.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser
en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes
bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas
contraire, saisissez-le.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la
fiche article si cette zone n'est pas renseignée.
205
Menu Gestion
3. Saisissez le Libellé de l'article.
4. Si vous gérez des articles à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Pour cela, cliquez sur le bouton [International].
Exemple
Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans
l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois.
1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation.
2. Cliquez sur [Ok] pour valider.

Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la
langue.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer
des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous
souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
•
•
dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message
lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES FACTURATION - onglet saisies).
Informations stock
5. Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock.
Dans le cas contraire, décochez cette case.
6. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de
série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 28.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un
article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le
stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
•
•
une entrée de stock manuelle,
ou une régulation de stock.
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un
mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la
base des mouvements de stocks.
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client
commandée plus les Commandes fournisseurs.
206
Menu Gestion
Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont
automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes
non soldées.
Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de
stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du
traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock
réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage
du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de
vente HT.
Par défaut, cette option est sélectionnée.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne
la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de
vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
207
Menu Gestion
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat
entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).

Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des
calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales,
les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le
mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de
TPF (Taxe Para Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe.
PAMP
Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure
des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel +
Quantité entrée.
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services,
cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il
peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de
négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu
Gestion - mouvements de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix
d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de
stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient
de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente
hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le
calcul automatique d'un coefficient.
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix
de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix
d'achat et du nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix
de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le
prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est
aussi recalculé.
208
Menu Gestion
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
•
Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des
•
Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les dif-
tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
férents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que
vous souhaitez accorder à vos clients.

Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de
tarif dont chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions
différentes. La fiche de cet article est composée de :
•
•
•
Code : Pentium II 400
Désignation : Pentium II 400 Mhz
Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des
grossistes, des revendeurs et des particuliers.
•
•
•
Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article.
Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire
qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de
toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de
tel ou tel tarif.
Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des
remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas,
le tarif est purement fonction de la quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton
s'insère dans la grille de tarifs.
. Une nouvelle ligne
209
Menu Gestion
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Pour effectuer des
modifications, ajouter
ou supprimer des
tarifs, cochez le mode
Modification.
Pour consulter la grille
des tarifs et effectuer
des croisements entre
les quantités et les
tarifs, cochez le mode
Visualisation.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>.
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tab> simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un
croisement entre les tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif
correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet
Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans
l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez
pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.

Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en
Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs
en TTC.
•
Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton
•
Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton
Le menu déroulant
.
.
vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs :
Modifier le libellé d'un tarif
Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif.
1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [Ok].
210
Menu Gestion
Affecter à un article le même tarif qu'un autre article
1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un
article la grille de tarifs d'un autre article.
2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre
en compte.
3. Cliquez sur le bouton [Ok]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours.
Appliquer un pourcentage à la sélection
Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection.
Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok].
Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée.
Appliquer un coefficient à la sélection
Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection.
Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok].
Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée.
Ajouter une valeur à la sélection
Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection.
Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [Ok].
La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée.
Exemple
Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une
valeur à une sélection. Saisissez la valeur 10.
La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30.
Mode Modification / Mode Visualisation
Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles :
•
•
Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les
tarifs, cochez le mode Visualisation.
Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode
Modification.
211
Menu Gestion
Onglet Dépôts

Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre
Article.
Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à
jour au fur et à mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt.
1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements
de stock associés à l'article. Voir Mouvements de stock, page 242.
2. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock, cochez l'option
N'afficher que les dépôts qui ont du stock de cet article.
Transférer un article vers un autre dépôt
1. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt].
2. Sélectionnez le dépôt source.
3. Cliquez sur le bouton [Transfert entre dépôts].
La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche.
4. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer.
5. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
7. Si votre article est géré en numéro de série/lot, il vous est alors demandé de saisir les
numéros à sortir du stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.
212
Menu Gestion

Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité
transférée.
Modifier le stock d’un article
1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
2. La fenêtre de modification du stock s'affiche.
Double-cliquez dans la colonne Quantités pour saisir le nouveau stock de l'article. Saisissez une quantité positive pour une entrée de stock ou une quantité négative pour
une sortie.
Si votre article est géré en numéro de série/lot, il vous est alors demandé de saisir les
numéros à entrer ou à sortir du stock. Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.

Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble
des articles référencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE
DÉPÔTS.
Onglet N° de série/lot
Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article.
•
Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock
est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé.
Bloquer un numéro
Vous pouvez bloquer un numéro afin d'empêcher sa sortie.
1. Sélectionnez le numéro.
2. Cliquez sur le bouton droit de votre souris et choisissez la commande BLOQUER.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Dans la colonne Bloqué, la case est alors
cochée.

Pour effectuer l'action inverse, vous disposez de la commande DÉBLOQUER du menu
CONTEXTUEL (clic-droit).
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement,
version, etc.).
Pour agrémenter la fiche article, vous pouvez coller, importer la photo de l'article ou
encore la récupérer d’un scanneur/appareil photo.
213
Menu Gestion
Importer une image
1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER.
2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo.
4. Vous pouvez ajuster le zoom de la photo à l'aide des options suivantes
.
Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande
EFFACER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Intégrale de
gestion Ciel Quantum gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code
EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 28.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède
une.
3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de
rupture de stocks ou de fin de série.

Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir
ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste
correspondante.
l'éco-participation
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste
prédéfinie.
6. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de
gestion de stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains
éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces
éléments sont :
•
•
•
le code article,
le dépôt favori,
les codes de TVA et TPF.
7. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne
plus utiliser.
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.
214
Menu Gestion
8. Si vous voulez que l’article soit sur votre site en ligne e-Commerce, cochez l’option
Publiable sur le web.
9. Saisissez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
10.Indiquez la Catégorie de l’article.
11.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin
n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER.
12.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la
fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur.
Conditionnement
13.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des
précisions supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature

Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans
les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION
- Onglet Options - zone Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure
particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir
d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Créer une nomenclature d’article à un niveau
1. Cliquez sur le bouton
article.
dans l'onglet Nomenclature de la fiche
2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [Ok].
3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature.
Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement
le prix du composé en fonction de la somme matricielle des prix des composants.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton
•
.
Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le
bouton
.
215
Menu Gestion
•
Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton
.
Gestion des nomenclatures multi-niveaux
Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de
plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multiniveaux.

On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est luimême un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages.
Voir Créer un ordre d’assemblage, page 358.
Exemple de nomenclature multi-niveaux
Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel
Gestion, Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette
fois l'onglet Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la
Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Tableaux de
Bord).
L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants :
•
•
•
Solution,
Ciel Prospects,
Ciel Tableaux de Bord.
Dans la colonne Composants, le symbole
plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001
indique que cet article est composé de
est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole
commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
ou activez la
216
Menu Gestion
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de
base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de
désassemblage ou d'ANNULATION D'ASSEMBLAGE.
Si vous gérez votre stock en multi-dépôts...
Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui
s’affiche.
L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production,
page 358.
Onglet Fournisseur
Cliquer sur le bouton
pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans
la liste qui s’affiche. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la
commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL.
1. Sélectionnez le Fournisseur de l’article à l'aide du bouton Liste
.
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le
pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher
dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille
d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous
aider du bouton Liste
. Le bouton
vous permet de définir plusieurs codes
analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Exemple
Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans.

Les boutons situés dans la barre d’actions de la fiche article vous permettent de
consulter les statistiques et les objectifs articles, le détail des ventes et des achats.
217
Menu Gestion
Modifier un article
1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un article
1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les Options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton
de la liste des articles.
Ils vous permettent de :
•
•
•
•
et de la barre d’actions
Mettre à jour le prix des articles, les désignations longues,
Calculer le prix et poids des nomenclatures,
Lancer une régulation des stocks,
Afficher l’aperçu d’une fiche article, etc.
Mise à jour du prix des articles
Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles.
Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier.
Etape 1 : Sélection des articles
Plusieurs sélections sont possibles. Vous pouvez modifier :
•
Le prix d'un article précis
Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide du bouton Liste
•
.
Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés
1. Cochez l'option La sélection. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux
que vous avez sélectionné dans la fiche article.
2. Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes
correspondantes tout en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée.
218
Menu Gestion
•
Le prix d'une famille d'articles
Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Une famille.
•
Le prix de Tous les articles
1. Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les
articles.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant.
Etape 2 : Sélection des prix
Vous pouvez modifier :
•
•
le prix de vente ou le coefficient de marge,
le prix d'achat.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape 3 : Paramétrage des augmentations
Si vous avez sélectionné l'option Prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous
pourrez modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (article géré en HT ou
article géré en TTC) et selon le mode de gestion des prix (fixation du prix de vente ou du
coefficient de marge).
•
Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit
mise à jour dans chaque fiche article concernée.
Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix
des articles selon un taux ou un montant fixe.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape 4 : Paramétrage des arrondis
Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation
ou diminution).
Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué.
Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes :
•
•
Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le
triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité.
Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais
dans ce cas, la colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix
doit se terminer.
Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche.
5. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le
Mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : inférieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle.
6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications.
 Reportez-vous
à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les
méthodes d’arrondis.
219
Menu Gestion
Mise à jour des désignations longues
Ce traitement permet d’actualiser les descriptions longues des articles. Les désignations
des articles seront remplacées par leurs libellés.
1. Une fois que vous avez sélectionné le ou les articles à mettre à jour, cliquez sur le bouton [Options] et choisissez la commande MISE À JOUR DÉSIGNATION LONGUE.
Cette opération peut être effectuée sur :
•
•
•
Toutes les désignations,
Les désignations renseignées,
Les désignations non renseignées.
2. Cochez l'option de votre choix puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans l'étape suivante, cochez [Oui] si vous souhaitez effectuer la même opération sur
les désignations internationales.
4. Cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Cochez si oui ou non vous souhaitez récupérer les libellés des nomenclatures.
6. Cliquez sur [OK] pour valider la mise à jour.
7. Cette opération étant irréversible, un message vous demande d'effectuer une sauvegarde avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer].
Calcul prix/poids nomenclatures
Cette commande vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix
de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un article composé.
Pour calculer le prix et le poids de plusieurs articles en même temps :
1. Sélectionnez les articles souhaités.
2. Choisissez la commande CALCUL PRIX/POIDS NOMENCLATURES dans la liste déroulante du
bouton [Options].
La fenêtre Calcul des prix et poids des articles composés s'affiche.
3. Cochez les prix et poids que vous souhaitez mettre à jour.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
Régulation des stocks

Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Régulation des stocks]
Voir Régulation des stocks, page 369.
Statistiques

Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Statistiques]
Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le
même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 79.
220
Menu Gestion
Objectifs

Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Objectifs]
Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le
même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 81.
Détail des ventes

Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Détail des ventes]
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces clients, page 150.
Détail des achats

Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton [Détail des achats]
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 195.
Remplissage automatique

Menu GESTION - commande ARTICLES - clic droit dans la liste
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains
choix d'affichage des fenêtres Liste.

La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée.
Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes :
•
•
•
•
•
Nom de la rubrique à remplir
Action éventuelle à effectuer sur la rubrique
Valeur éventuelle utilisée par l'action
Type de rubrique
Commentaire de la rubrique.
1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique.
221
Menu Gestion
Les actions possibles
Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique.
Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la
rubrique.
Effacer la rubrique : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique.
Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au
contenu de la rubrique.
Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au
contenu de la rubrique.
Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique.
Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur
courante de la rubrique.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton
bouton [Ok].
, la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le
La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de
spécifier une valeur calculée.
 Pour
plus d'informations, reportez-vous au chapitre L'Editeur de script du manuel
électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.
3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement.
La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés.
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une
fiche article.
1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa
fiche.
2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un
clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche
correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en
cliquant sur le bouton
.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée
devant n'apparaît plus.
222
Menu Gestion
Rechercher un article par code barre
 Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options]
Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. Vous pouvez
également rechercher les codes barres des N° de série/lot.
1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du
code-barre.
2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche
automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre.
Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir
le code-barre manuellement.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Liste des mouvements du stock
 Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) LISTE DES MOUVEMENTS DU STOCK
Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article
sélectionné.
Voir Mouvements de stock, page 242.
Liste des composés
 Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) LISTE DES COMPOSÉS
Vous pouvez voir les éléments qui composent un article.
Modification du PAMP
 Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) MODIFICATION DU PAMP
Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini
pour un article sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci.
A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP
sont rappelés.
1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article.
2. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].

La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.
Objectifs
 Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) OBJECTIFS
Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles etc.) sur une
année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (onglet Paramètres, Période objectif du et au).
223
Menu Gestion
La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression)
sous forme de graphiques les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs.
•
Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte.
Détail des ventes

Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit) DÉTAIL DES VENTES
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces clients, page 150.
Détail des achats

Menu GESTION - commande ARTICLES - (clic-droit )DÉTAIL DES ACHATS
Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 195.
224
Menu Gestion
Familles articles
 Menu GESTION - commande FAMILLES D'ARTICLES
<Alt> <G> <I>
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille
d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une
famille d’articles.
Créer une famille d’articles
1. Cliquez sur le bouton
.(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification
La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille
d'articles.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à
utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone
codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
225
Menu Gestion
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque fournisseur créé.
2. Saisissez le Libellé.
Onglet Complément
1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille
d'articles.
2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement
pour l'article à la vente comme à l'achat.
Exemple
Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité.
Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat.
Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique
au prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la
saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient.
3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé
à la famille d'articles.
4. Indiquez éventuellement le fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles.
Le bouton Liste
seur.
vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournis-
Onglet Comptabilité
Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux
comptes de charges et de produits.
Vous devez remplir ces différentes zones pour votre comptabilité. Ces comptes
comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre Article
au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité,
page 217.
Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des
familles d'articles. Vous pouvez vous aider du bouton Liste
. Le bouton
vous
permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes
analytiques de niveau 1, page 269.

Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à
chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de
celle des comptes comptables
Onglet Tarifs
Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles.
Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une
famille, vous pouvez dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille
d'articles.
226
Menu Gestion

La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter
une nouvelle saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes
caractéristiques tarifaires.

Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les
paramètres définis dans la famille d'articles.
Ajouter un tarif
Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT).
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille.
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>.
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tab> simultanément.
3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Supprimer un tarif
1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Les outils
Le bouton
vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA
FAMILLE D'ARTICLES LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES, d’APPLIQUER UN
POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À UNE SÉLECTION.
 Pour
PAGE
plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “DÉPÔTS”,
235.
Onglet Stocks
1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des
entrées et des sorties de stock).
227
Menu Gestion
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste
puis cliquez sur le bouton [Ok].
le dépôt correspondant à la famille d’articles
3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Le bouton
vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles.
Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles
d'articles.
Voir Objectifs, page 223.
Onglet Fournisseurs
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter...] pour ajouter une ligne supplémentaire. Vous pouvez
choisir un fournisseur en cliquant sur le bouton Liste
.
2. Dans la liste des Fournisseurs qui s’affiche, sélectionnez le fournisseur souhaité et cliquez sur le bouton [OK]. Pour afficher les fournisseurs bloqués, cochez la case correspondante située en haut à droite de la fenêtre.
3. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [Supprimer...].
Pour définir un fournisseur par défaut, activez le menu contextuel (clic-droit) et
sélectionnez l’option Définir comme fournisseur principal. Le fournisseur principal apparaît
alors en caractères gras.
228
Menu Gestion
Remises/Promotions
 Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
<Alt> <L> <R>
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de
clients et/ou d’articles.
Créer une remise, promotion avec l’assistant
L’assistant permet de créer deux types de tarifs :
•
•
des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
1. Cliquez sur le bouton
puis dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Des
rabais, remises, ristournes ou Des soldes et promotions enfin cliquez sur le bouton [Sui-
vant].
Vous avez également une autre possibilité : cliquez sur la flèche du bouton [Créer]
puis choisissez la fonction Créer des remises ou Créer des soldes et promotions. L’assistant de création des tarifs s’affiche.
Choisir les clients
Attention !
Cette étape est uniquement proposée dans le cadre d’une remise.
Si vous créez une promotion, passez au paragraphe suivant.
Choisissez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer une remise.
2. Cochez l’une des options proposées :
•
•
•
•
•
Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients,
Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en
particulier.
Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
229
Menu Gestion
Choisir les articles
Vous choisissez les articles sur lesquels seront appliqués la remise ou la promotion.
3. Cochez l’une des options proposées :
•
•
•
•
Tous les articles : la remise est applicable à tous les articles que vous avez,
Tous les articles ayant une famille : la remise est applicable à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en
particulier.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
Définir le tarif
5. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter :
•
•
Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de
la remise n’est donc pas indiqué.
Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le
prix de base et le prix après l’application de la remise.
Vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité
d’articles. Cochez alors l’option Oui puis définissez les tranches.
6. Dans la dernière zone, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant
de la réduction à affecter au tarif.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
Choisir une période
8. Saisissez la période de dates sur laquelle la remise sera appliquée. Vous pouvez utilisez les icônes du calendrier
.
Si vous laissez les zones vides, la remise sera valable indéfiniment.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Nommer la réduction
10.Saisissez le nom de la réduction, par exemple : opération fidélité : 5% de remise.
11.Cochez l’option Ajouté dans la description de la ligne de pièce si vous voulez que le nom
de la remise soit affiché dans les pièces commerciales, au niveau de la description de
l’article.
12.Cliquez sur le bouton [OK].
230
Menu Gestion
Créer une remise sans l’assistant
1. A partir de la liste des remises/promotions, cliquez sur la flèche du bouton
puis choisissez la commande CRÉER SANS ASSISTANT.
Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Vous définissez un taux de remise sur une sélection de clients et d’articles qui sera
appliqué au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
La fenêtre Nouveau tarif s'affiche.
2. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la remise.
3. Cochez l’option Ajouté à la description si vous voulez que l’intitulé de la remise s’affiche
dans la description de l’article, sur les pièces commerciales.
4. Afin de choisir les clients qui peuvent bénéficier de la remise, cochez l’une des options
proposées :
•
•
Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients.
Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
•
Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste
et
choisissez une famille.
Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en
particulier.
•
5. Vous choisissez les articles sur lesquels une remise peut être appliquée, pour cela
cochez l’une des options :
•
•
•
•
Tous les articles.
Tous les articles ayant une famille : la remise est appliquée à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille.
Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en
particulier.
6. Dans la zone Tarifs, saisissez le Taux de remise accordé.
7. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter :
•
•
Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de
la remise n’est donc pas indiqué.
Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le
prix de base et le prix après l’application de la remise.
8. Indiquez la période d’application de la remise à l’aide des icônes du calendrier
.
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du tarif.
231
Menu Gestion
Modifier une remise, une promotion
1. Pour modifier un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une remise, une promotion
1. Pour supprimer un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
232
Menu Gestion
Gammes
 Menu LISTES - commande GAMMES
<Alt> <L> <G>
La liste des gammes permet de créer des gammes de produits et /ou d’articles.
Créer un critère de gamme
 Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER
Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur
pour définir les valeurs de ce critère.
Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer].
Créer une gamme d’articles
 Menu GESTION - Commande GAMMES...
1. Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer].
2. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour
la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant].
3. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez
la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant].
4. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes.
5. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la
gamme à une famille d’articles, cliquez sur
pour la sélectionner.
6. Cliquez sur [Ok].
La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode
d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge.
Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au
début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT.
Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER.
Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la gamme.
Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou
[Supprimer] ou en utilisant le clic droit.
Modifier une gamme d’articles

Menu GESTION - commande GAMMES... - Bouton [Modifier...]
Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Voir
Articles, page 205. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications.
233
Menu Gestion
Compléter une gamme d’articles

Menu GESTION - commande GAMMES... - Bouton [Compléter]
Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles
combinaisons de critères.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Compléter...] situé dans la barre d’actions.
L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les
critères de gamme sont déjà définis.
2. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant].
3. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la
gamme à une famille d’articles, cliquez sur
pour la sélectionner.
4. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent.
5. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications.
234
Menu Gestion
Dépôts
 Menu GESTION - commande DÉPÔTS
<Alt> <G> <D>
La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier
dépôt de la liste est le dépôt principal.
Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt.
Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt.
Créer un dépôt
1. Cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification du dépôt
Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez et celui-ci peut
être modifié.

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le
cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP,
Ville, Pays).
235
Menu Gestion
Onglet Responsable
Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre,
Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile, Fax, adresse électronique.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt.
Modifier un dépôt
1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un dépôt
1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt
Transfert de tous les articles
Vous pouvez transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt.
1. Sélectionnez le dépôt à transférer puis faites un clic-droit et choisissez la commande
TRANSFÉRER VERS UN AUTRE DÉPÔT.
2. Sélectionnez dans la liste déroulante, le dépôt de destination.
3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
236
Menu Gestion

La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité
transférée.
Transfert d’un article
Vous pouvez également transférer un article vers un autre dépôt à partir de la fiche
article, onglet Dépôt. Voir Transférer un article vers un autre dépôt, page 212.
Changer le dépôt dans une facture
Vous pouvez à partir d’une facture client changer le dépôt d’un article, préalablement
sélectionné.
1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande CHANGER LE DÉPÔT.
2. Sélectionnez le dépôt dans lequel l’article sera pris pour cette vente.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Réapprovisionner un dépôt
 Menu GESTION - commande DÉPÔTS - clic-droit RÉAPPROVISIONNER CE DÉPÔT
Saisie du dépôt source
1. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir
duquel vous souhaitez réapprovisionner le dépôt sélectionné.
237
Menu Gestion
2. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer].
3. Si le dépôt source est insuffisant, cochez l'une des deux options proposées :
•
•
Ne pas réapprovisionner,
Réapprovisionner (au détriment du stock du dépôt source qui passe en négatif).
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Chaque fois que vous effectuez une de ces transactions (transfert ou
réapprovisionnement entre dépôts), un mouvement de stock est généré. Vous pouvez
activer la commande MOUVEMENTS DE STOCK du menu GESTION pour consulter toutes les
opérations réalisées.
Gestion des stocks multi-dépôts
Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes
décrites ci-dessous. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents
dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.)
1. Enregistrer vos différents dépôts
Voir Créer un dépôt, page 235.
2. Affecter un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet
Dépôt.

Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être
déclaré en dépôt favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste
principal utilisé lors de la facturation.
, le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori
puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera
possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante.
238
Menu Gestion
Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
3. Réapprovisionner vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos
stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez
passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché
le fournisseur sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez
dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le
dépôt concerné.
Exemple
Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux.
1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante.
Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux
qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone
Fournisseur de la pièce commerciale.
Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris.
2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale
puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton
.
3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
4. Gérer les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous
commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
•
•
•
•
utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante
lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Utiliser l'article de substitution
Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous
pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre
client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante.
Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante
lorsque vous validez cette option.
239
Menu Gestion
Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre
Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton
en cours puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT.
de la pièce commerciale
Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante.
La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt
courant (dépôt de destination).
Exemple
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Quantum à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10.
En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20.
Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen
vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen.
Utiliser un autre dépôt
Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale.
Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le
nouveau dépôt à l'aide du bouton
.
Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera
utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas
modifié.
Exemple
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Quantum à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de
Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette
commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en
stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera
inchangée, c'est-à-dire de 10.
Fabriquer l'article composé
Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de
stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication.
Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton
commande
FABRIQUER
L'ARTICLE COMPOSÉ.
5. Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces
commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce.
Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être
envisagé pour une modification de mouvements de stock.
240
Menu Gestion
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans
la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande
MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide
du bouton
le dépôt souhaité.
6. Analyser vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Intégrale de gestion
Ciel Quantum vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
•
•
•
le suivi des stocks,
l'inventaire des articles,
la capacité de fabrication.
241
Menu Gestion
Mouvements de stock
 Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK
<Alt> <G> <S>
La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques
effectués lors de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat
et de vente, etc.) ainsi que les traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS,
les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les RÉAPPROVISIONNEMENTS.

Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes,
vols...) en ce qui concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas
la chaîne d’achat.
Attention !
Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande
pour gérer leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces
commerciales.
Vous pouvez à partir de cette liste CRÉER ou VISUALISER un mouvement de stock.
242
Menu Gestion
Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie)
 Un mouvement de stock est identifié par :
•
•
•
•
•
•
•
•
son Numéro,
le Code de l'article mouvementé,
sa Date,
le Type de mouvement de stock,
la Quantité mouvementée,
son Libellé,
son numéro de série ou de lot,
le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc.
1. Cliquez sur le bouton

(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de
stock à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock
s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier.
Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant
d'identifier chaque mouvement de stock créé.
2. Saisissez-le si vous n’avez pas défini de numérotation automatique des mouvements
de stock.
3. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icone calendrier
tionner.
pour la sélec-
4. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock.
La désignation s'affiche automatiquement.
5. Saisissez la Quantité à mouvementer.

S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative.
6. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné.
243
Menu Gestion
7. Si le suivi de l'article est géré par un numéro de série ou lot, cliquez dans la cellule N°
série/lot pour saisir les numéros à entrer ou à sortir. Voir Saisir les numéros de série/
lot, page 244.
Le Prix d’Achat Hors Taxe de l'article est rappelé.
8. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [Ok].
Attention !
Le mouvement de stock créé est directement validé.
Certaines zones ne sont donc pas modifiables.
Générer un mouvement de stock automatiquement
Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations :
•
•
•
•
Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de
type opération manuelles dans les mouvements de stock.
Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec
incrémentation des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles
figurant dans ces pièces commerciales.
Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de
stock que d'articles composants figurant dans la nomenclature du composé.
Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des écarts positifs générera des entrées de stock.
Attention !
La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée.
Certaines zones ne sont donc pas modifiables.
Saisir les numéros de série/lot
En entrée de stock
1. Cliquez dans la première cellule et saisissez le numéro de série ou de lot.
2. Si l'article est géré en lot, dans la cellule Quantité, indiquez le nombre d'articles qui se
réfèrent à ce numéro de lot.
Dans le cas d'une gestion en série, la quantité est toujours égale à 1 et vous n'avez pas
besoin de renseigner la quantité.
3. Vous pouvez saisir un code barre au numéro de série ou de lot.
4. Procédez de la même manière pour les autres numéros à attribuer.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
244
Menu Gestion
En sortie de stock

A ce stade, cette saisie n'est pas obligatoire par contre elle sera impérative à la
validation des pièces.
La colonne Bloqué vous informe par une coche qu'un numéro ne peut être sorti. Le
blocage ou déblocage des numéros s'effectue dans la fiche article.
1. Sélectionnez les numéros à sortir du stock.
2. Cliquez sur le bouton [Ajouter] ou faites un double-clic.
Les numéros de série ou de lot s'affichent alors dans la partie N°saisis.
3. Vous pouvez entrer un Code barre dans la zone correspondante, si vous souhaitez sortir des numéros de série ou de lot en fonction de leur code barre.
4. Vous pouvez toujours retirer des numéros si par exemple ils ont été malencontreusement ajoutés. Pour cela, sélectionnez-les en bas de la fenêtre et cliquez sur le bouton
[Enlever].
5. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK].
245
Menu Gestion
Ordres de production
 Menu GESTION - commande ORDRE DE PRODUCTION
<Alt> <G> <N>
Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou
annuler un assemblage.
Créer un ordre de production
Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Voir Gestion de production, page 358.
Consulter un ordre de production
1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].

Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icone
. La fenêtre suivante s’affiche et vous pouvez alors régler vos paramètres.
246
Menu Gestion
Eco-participations
 Menu GESTION - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
<Alt> <G> <E>
La loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter
le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses
équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour
la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le
produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article
pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une écoparticipation.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL - commande CRÉER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
247
Menu Gestion
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille
d'appartenance à l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic-droit dans la zone du
menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL.
 Vous
pouvez également créer vos familles d'éco-participation par le menu LISTES commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 125.
4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation et cliquez sur le bouton [OK].
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton
TUEL - commande MODIFIER).
(ou menu CONTEX-
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une éco-participation
 Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton
CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
(ou menu
2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel. Pour
cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis sélectionnez la commande Office.
Imprimer la liste des éco-participations
1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’icone
ou
situés dans la barre de la liste.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.
248
Menu Gestion
e-Commerce
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE
<Alt> <G> <M>
Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce.
Créer le site
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - CRÉER LE SITE
Dans Intégrale de gestion Ciel Quantum, vous devez ouvrir le dossier de votre société
contenant les données qui seront récupérées dans votre site e-Commerce.
Lorsque vous activez la commande E-COMMERCE pour la première fois, un "assistant"
démarre automatiquement et vous demande les informations nécessaires à la création de
votre site.

Vous passez d'une étape à l'autre en cliquant sur les boutons situés en bas de la
fenêtre : [Précédent] et [Suivant].
Etape 1: adresse de votre site
1. Choisissez le Nom du site qui identifie votre société.
Ce nom est utilisé pour définir l'adresse de votre site et pour identifier ce dernier sur la
plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce.
2. L'adresse de la plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce est : http://commerce.ciel.com
Ainsi, si vous nommez votre dossier masociete, l'adresse de votre site e-commerce sera :
http://commerce.ciel.com/masociete
3. Saisissez votre numéro de licence pour créer un site complet.
249
Menu Gestion
Attention !
Les caractères accentués ainsi que les espaces entre les mots ne sont pas acceptés.
Etape 2: vos coordonnées
4. Enregistrez vos coordonnées. Ces informations pourront être modifiées ultérieurement en activant l'Assistant de création/modification de site.
Etape 3: identification de votre site
Cette étape vous permet de personnaliser votre site.
Titre
Le titre saisi dans cette zone apparaîtra sur toutes les pages de votre site de commerce.

Vous pourrez le modifier ultérieurement, ainsi que toutes les informations qui vont
suivre.
250
Menu Gestion
Site société
Ciel e-Commerce n'a pas vocation à être le site Internet principal de votre société (site
institutionnel). Si vous souhaitez créer un site institutionnel à l'occasion de votre projet
e-commerce vous pouvez relier votre site de commerce à votre site institutionnel par un
lien qui sera proposé sur toutes les pages du site de commerce.
5. Saisissez ici l'adresse de votre site institutionnel.
Exemple:
www.masociete.com
Contact e-mail
Vous devez également spécifier une adresse de courrier électronique (e-mail) qui sera
accessible depuis toutes les pages de votre site de commerce. Cette adresse e-mail
permettra aux visiteurs du site de communiquer avec vous.
6. Saisissez cette adresse e-mail dans la zone correspondante.
Exemple:
durand@masociete.com
Etape 4: Logo
7. Afin que le logo de votre société apparaisse sur toutes les pages de votre site d'e-commerce, indiquez, dans cette étape, le nom et l'emplacement du fichier constituant
votre logo.
Vous pouvez créer votre logo à partir de n'importe quel logiciel graphique du marché.
Deux contraintes sont cependant à respecter :
•
•

son format : ce fichier doit être au format GIF ou JPEG, qui sont les 2 formats standards d'images sur internet.
sa taille : elle est fixée à 150 pixels de large pour 100 pixels de haut.
Si la taille du logo sélectionné est différente de 150x100, il sera envoyé à la plate
forme d'hébergement de Ciel e-Commerce, mais son affichage sera incorrect.
251
Menu Gestion
Etape 5: compte d’affectation des ventes
Avec le Module Boutique, l'accès à votre site est ouvert aux internautes du monde entier,
donc à des clients potentiels non référencés dans votre gestion commerciale.
Pour que les commandes de ces clients soient intégrées à Intégrale de gestion Ciel
Quantum, il convient de déterminer à quel compte client seront affectées les commandes
des clients nationaux et éventuellement à quel compte client seront affectées les
commandes des clients export.
8. Sélectionnez dans la liste déroulante le compte client auquel seront rattachées les
ventes boutique des clients nationaux. Faites éventuellement de même pour les
clients exports.

Seule la sélection du Compte client national est obligatoire. Le compte client export
est facultatif.
Tarifs appliqués aux ventes des clients Boutique
Le choix des comptes clients de référence impacte tous les aspects de la navigation des
clients 'boutique'. En effet, les tarifs indiqués dans la boutique sont les tarifs applicables
pour le client boutique sélectionné. Il en va de même pour le régime de TVA applicable,
pour les informations de stock, etc.
Les éventuelles remises dont dispose ce compte client sont bien sûr appliquées sur le site
de commerce.

Pour déterminer si les tarifs de ce client sont hors taxe ou TTC, vous devez configurer
correctement la catégorie tarifaire à laquelle ce client est rattaché.
Etape 6: paramètres d’expédition
Cette étape vous permet d'affecter des frais de port à toutes les commandes passées sur
le site.
9. Pour cela sélectionnez à partir de cette fenêtre un article de port normal.
De plus, vous pouvez proposer à vos internautes le choix entre une livraison normale ou
express.
252
Menu Gestion

Ces articles n'ont pas nécessairement un prix fixe. Il suffit de définir le prix de ces
articles dans les différentes catégories tarifaires des clients et éventuellement de gérer
des remises spécifiques à chaque client. Il vous est donc possible de définir un forfait
de livraison spécifique à chaque client.
Frais de livraison
10.Indiquez le montant des frais de livraison appliqués aux articles que vous commercialisez.
Livraison gratuite à partir de…
Cette zone permet de paramétrer un seuil au-delà duquel la livraison normale est
gratuite.
Le code de la monnaie de tenue de compte de la gestion commerciale s'affiche à côté de
cette zone.
TVA sur le port
11.Cochez l'option Appliquer la TVA sur le port pour les clients assujettis à la TVA si vous
souhaitez que les frais de livraison soient également soumis à la TVA.
12.Cochez l'option Proposer l'enlèvement par le client si vous souhaitez que vos clients
internationaux ayants droit au crédit d'enlèvement puissent en bénéficier lors de sa
commande.
Etape 7: paramètres de sécurité
Cette fenêtre permet de définir le code d'accès et mot de passe qui permettent d'accéder
aux statistiques de fréquentation, au paramétrage des options d'affichage sur le site et à
la validation des commandes.

Vous devez choisir comme code d'accès une valeur différente des codes clients
existants. Il n'y a pas de mot de passe par défaut, veuillez donc en définir un afin de
pouvoir accéder à l'espace d'administration.
13.Cochez la case Utiliser une connexion sécurisée (SSL) pour que vos opérations de paiement puisse s'effectuer via un protocole sécurisé.
Le SSL repose sur un système de cryptage des données et permet, entre autres, de
sécuriser les opérations de paiement : lorsque le client valide sa commande, il est dirigé
vers une nouvelle page sécurisée, avec une adresse commençant par https et un signe de
cadenas en bas de la fenêtre.
Il entre le numéro de sa carte bleue et la date d'expiration dans cet espace sécurisé, où
toutes les données sont chiffrées, donc impossibles à récupérer par un pirate. Le numéro
de carte bancaire ne circule pas en clair sur Internet, il est d'abord crypté et ensuite
transféré au serveur de commerce. Si le serveur est hébergé à distance (hébergement
mutualisé par exemple), le commerçant passera lui aussi par une connexion sécurisée
SSL pour récupérer les numéros de carte bleue, afin que la chaîne soit sécurisée de bout
en bout.
Etape 8: lancement de la création du site
Cette dernière étape vous permet de créer votre site.
253
Menu Gestion
14.Cliquez sur le bouton [Lancer la création]. Une barre de progression s'affiche alors et
rappelle le déroulement du transfert des données de votre gestion commerciale vers la
plate-forme d'hébergement de Ciel e-Commerce.
Par la suite, la fenêtre affichée indique que la création du site s'est bien passée et vous
invite à procéder aux paramétrages complémentaires.
15.Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site.
Votre site est à présent créé et nous vous recommandons de le visiter immédiatement.
Ceci vous permettra de voir comment se présente votre catalogue, et d'identifier les
réglages supplémentaires que vous souhaiterez effectuer.
Nous vous recommandons de visiter le site en tant que client boutique, puis en tant que
client en compte, et de passer une commande dans ces deux modes.
Naviguez sur votre site
1. Pour obtenir une description détaillée de ces deux modes, connectez-vous comme
client en compte. Vous aurez besoin d'utiliser le code d'accès et le mot de passe d'un
des clients de votre gestion commerciale.
 Vous
trouverez ces informations en cliquant sur le bouton [Dépannage] de Ciel eCommerce ou dans Intégrale de gestion Ciel Quantum en activant le menu GESTION
commande E-COMMERCE - DÉPANNAGE.
2. Si vous créez des commandes sur votre site durant ces manipulations, veillez à les
effacer pour qu'elles ne soient pas prises en compte dans votre gestion commerciale. Reportez-vous à la description du module de contrôle des commandes pour
effectuer cette tâche.
Mise à jour de votre site
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - MISE À JOUR
Votre site e-commerce s'appuie sur les données existantes de votre gestion commerciale :
•
•
•
•
votre catalogue évolue fréquemment, ainsi que les tarifs de vos articles,
vous créez fréquemment de nouveaux clients, qui ont souvent des conditions tarifaires spécifiques,
les stocks disponibles évoluent chaque fois que vous enregistrez une commande client
ou un approvisionnement,
les documents de ventes de vos clients passent du statut de bon de commande à bon
de livraison puis facture.
Pour fonctionner de manière optimale, votre site e-commerce doit donc refléter ces
évolutions. Il doit aussi s'enrichir de nouvelles images et informations détaillées sur vos
articles. Enfin, vos pages d'accueil et de promotions, pour être perçues comme vivantes,
doivent être renouvelées périodiquement.
Pour répondre à ces besoins, vous disposez avec Ciel e-Commerce de deux modes de mise
à jour de votre site.
•
Une mise à jour des fichiers et des paramètres du site, qui vous permet d'adapter les
informations "marketing" de votre site.
254
Menu Gestion
•
Une mise à jour complète des données du site qui permet de récupérer dans Intégrale
de gestion Ciel Quantum les commandes reçues sur le site et d'envoyer vers le site
toutes les informations de votre gestion commerciale qui ont été crées ou modifiées
depuis la dernière mise à jour. Cette mise à jour complète comporte également la mise
à jour des fichiers et paramètres.
Accès à internet pour la mise à jour
Le poste de travail sur lequel s'effectue la mise à jour doit être équiper d’une connection
Internet afin de communiquer avec la plate-forme d'hébergement.
1. Si vous disposez d'une connexion partagée à Internet via votre réseau (connexion permanente du type ADSL, câble ou ligne spécialisée ou bien connexion à activation
automatique du type Numéris), n’établissez pas cette connexion ;
2. Si vous vous connectez à Internet à l'aide d'un modem classique, vous devrez :
•
•
établir la connexion à Internet avant de lancer votre mise à jour ou,
paramétrer cette connexion de telle sorte qu'elle s'établisse automatiquement dès
qu'un programme cherche à accéder à Internet.
3. Dans tous les cas et en particulier si vous souhaitez effectuer les mises à jour de façon
automatique et planifiée, assurez-vous que la connexion est bien libérée une fois la
mise à jour effectuée.
Mise à jour des fichiers et paramétrage du site
Voir Modification des fichiers et des paramètres du site, page 260.
Mise à jour complète des données du site
4. Lancez l'application pour accéder à l'assistant et au bouton [Lancer une mise à jour].
Cette fonction vous permet d'effectuer une mise à jour complète de votre site, c'est-à-dire
à la fois des données de gestion (réintégration des commandes puis mise à jour des
données sur le site) et des "attributs du site" (options définies dans l'assistant et fichiers
complémentaires tels que pages d'accueil, descriptions d'articles, etc.).
Cette fonction sert donc à mettre votre site marchand en adéquation avec les
informations de votre gestion commerciale.
La mise à jour permet ainsi :
•
•
•
de récupérer les commandes passées sur le site pour les intégrer à votre gestion commerciale,
d'actualiser et extraire les données issues de la gestion commerciale telles que les
changements de tarifs, les modifications du statut des commandes, les informations
de stocks, les nouveaux clients, les pièces en cours, etc.
d'adapter les options du site telles que les pages d'accueil, des fiches produits
détaillées, les options de paiement, de port, etc.
Une barre de progression s'affiche et vous indique le déroulement de la procédure. En fin
de mise à jour, vous accéder directement au site marchand.

Vous disposez d'un crédit d'une mise à jour quotidienne, vous ne pouvez donc lancer
cette fonction qu'une fois par jour.
255
Menu Gestion
Cependant, durant les sept premiers jours suivant la création de votre site, vous avez
droit à douze mises à jour quotidiennes, ce qui vous permet de réaliser l'adaptation fine
de votre site.
La mise à jour peut être :
•
•
Manuelle : elle est déclenchée, comme décrit précédemment, par le bouton [Lancer
une mise à jour].
Automatique : grâce au bouton [Mise à jour automatique] de l'assistant de création/
modification de site qui vous permet de programmer l'heure à laquelle cette mise à
jour doit être lancée. L'application Ciel e-Commerce doit alors rester ouverte (en
fenêtre ou en icone) pour que cette automatisation fonctionne.
Import des commandes
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - IMPORT DES COMMANDES
L’intégration des commandes dans votre gestion commerciale s’effectue via la commande
IMPORT DES COMMANDES.
Cette réintégration permet d’enregistrer les commandes issues de votre site e-commerce
dans votre gestion commerciale, sur le compte des clients en Compte ou sur les comptes
«Client National» ou «Client Export» pour les clients boutiques. A cette occasion, chacune
des commandes se voit attribuer une référence interne par votre gestion commerciale.
Cette référence répond au même schéma de numérotation que les commandes saisies
manuellement dans la gestion commerciale.
Par retour, l’information concernant le changement de statut des Bons de commandes
lorsqu’ils sont transformés en Bon de livraison ou en Facture est mise à jour sur le site.
Validation des commandes
Rappelons que toutes les commandes passées sur le site doivent être validées par
l’administrateur avant de pouvoir être importées dans la gestion commerciale, sauf si
l’option d’activation de validation de commande est configurée différemment.
1. Lorsque vous lancez une mise à jour, la fenêtre suivante s’affiche si des commandes
sont en attente de validation sur votre site.
2. Par défaut, l’option Ouvrir le site pour valider les commandes est sélectionnée. Si vous
cliquez sur le bouton [OK], le site s’ouvre et permet à l’administrateur de valider les
commandes passées sur le site.
3. L’option Mettre à jour les données du site sans valider les commandes lance une mise à
jour sans tenir compte des commandes en attente de validation.
4. Ces commandes sont accessibles par la fonction Commandes à valider, de l’espace
d’administration pour une validation puis intégration ultérieure.
Mise à jour de l’état des stocks
Lorsque vous lancez une mise à jour complète, les commandes passées sur le site sont
envoyées dans la gestion commerciale et l’état des stocks des articles concernés dans la
gestion est mis à jour.
256
Menu Gestion
Ce n’est qu’ensuite que les données du site sont mises en adéquation avec les données de
la gestion commerciale. Ainsi, à l’issue de la mise à jour, votre site reflète les stocks
exacts de votre gestion.
Changement du statut des bons de commandes
L’intégration des Bons de commandes dans la gestion commerciale se fait lors de la mise
à jour.
Les bons de commandes transformés en Bon de Livraison ou en Facture sont accessibles
sur le site par la fonction Mes commandes en cours.
Lorsque le client Boutique ou en Compte se connecte au site et renseigne son identifiant
et mot de passe, ce dernier peut visualiser le processus suivi par ses commandes en se
référant aux références internes et web affichées sur le site.
Dépannage
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - DÉPANNAGE
<Alt> <G> <M> <D>
Cette commande permet de :
•
•
•
•
•
accéder aux mots de passe des clients en compte et client Boutique, et représentants,
sauvegarder le site,
supprimer le site,
recréer le site à partir d'une sauvegarde,
réinitialiser les données du site.
Accéder aux mots de passe
Afin de pouvoir restituer facilement son mot de passe à un client (Boutique ou en
Compte) qui l'aurait oublié, vous pouvez accéder à cette information à partir de
l'assistant de création/modification de site sans avoir à vous connecter à votre site en
tant qu'administrateur.
Vous pouvez trier la liste affichée en cliquant sur l'en-tête de colonne du critère souhaité.
Pour les clients en compte, le programme rappelle :
•
•
le code d'accès du client : il s'agit du Code Client enregistré dans Intégrale de gestion Ciel Quantum,
son mot de passe.
Pour les clients Boutique, le programme rappelle :
•
•
•
le code d'accès du client : il s'agit de l'adresse e-mail que le client a saisi lorsqu'il a
passé une commande,
son mot de passe,
la fonction " mettre le site en veille ".
257
Menu Gestion
Sauvegarder le site
Cette commande vous permet de sauvegarder les paramétrages de votre site :
•
•
•
•
•
fichier site .xml,
licence .xml,
les mots de passe des clients,
les informations de paiements (commandes acceptées...),
les paramétrages des commandes (description des articles...).
Attention !
Les statistiques de présentation du site ne sont pas sauvegardées.
Réinitialiser les données du site
Cette option permet de détruire toutes les données présentes sur le serveur et de les
recharger intégralement. Cette fonction ne doit bien sûr être utilisée qu'avec précaution.

Si toutes les données sont réinitialisées, les mots de passe des clients en Compte et
Boutique sont pour leur part conservés tels quels afin que votre opération de
maintenance n'affecte pas vos clients.
Supprimer le site
Lorsque vous activez la fonction, un message de confirmation s'affiche suivi de la
suppression effective du site.
Attention !
Une fois confirmée, la suppression d'un site est définitive.
Effets de la suppression d'un site
Le site, stocké sur le serveur d'hébergement, est supprimé, ainsi que les informations
locales (nom et paramètres du site).

Les fichiers joints du site et présents sur le poste de travail de l'application Ciel eCommerce (images, fichiers HTML, etc.) ne sont pas affectés par cette suppression.
Recréer le site à partir d’une sauvegarde
Cette commande vous permet de récupérer les informations d'une sauvegarde afin de
récréer un nouveau site identique.
Réinitialiser toutes les données du site
Cette commande permet de détruire toutes les données présentes sur le serveur. Les
tables de données sont remises à zéro et les informations sont intégralement rechargées.
258
Menu Gestion
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Attention !
Nous vous conseillons d'utiliser cette commande avec précaution.
1. Cliquez sur le bouton [Oui] si vous souhaitez vraiment réinitialiser vos données.
2. Sinon, cliquez sur le bouton [Non] pour fermer la fenêtre.
Catalogue articles
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - CATALOGUE ARTICLES
Un message vous informe que votre dossier de gestion commerciale va être fermé pendant
l'utilisation de cette commande.
La fenêtre Configuration du catalogue s'affiche. A partir de cette fenêtre vous pouvez
construire et publier plusieurs catalogues sur votre site, contrôler les droits d'accès par
type de client, gérer vos promotions et également mettre en avant vos produits
complémentaires.
Vous pouvez créer des catalogues promotionnels manuellement ou les auto-générer à
partir de certains champs de vos fiches articles.
•
•
•
Pour ouvrir un catalogue double-cliquez dessus.
Pour effectuer une action telle CRÉER, DUPLIQUER ou MODIFIER un catalogue, cliquez sur
les boutons respectifs en bas de la fenêtre Configuration du catalogue ou afficher le
menu CONTEXTUEL en faisant un clic-droit sur l'élément sélectionné.
Pour effectuer une sélection de plusieurs articles (dans la partie droite des différents
onglets) vous pouvez utiliser la touche <Majuscule> pour une sélection continue ou la
touche <Ctrl> pour une sélection discontinue.
Attention !
Vous utilisez la technique dite du "drag &drop" ou "cliquez déposer" pour alimenter vos
catalogues.
Frais de port
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - FRAIS DE PORT
Cette fonction ouvre votre site e-Commerce. Vous pouvez alors y paramétrer vos frais de
port.
Accéder au site
 Menu GESTION - commande E-COMMERCE - ACCÉDER AU SITE
Cette commande vous permet d’accéder à votre site et de procéder aux paramétrages
complémentaires de votre site d'e-commerce.
259
Menu Gestion
Modification des fichiers et des paramètres du site
La modification de votre site permet de mettre à jour les paramètres définis dans
l'assistant de création/modification du site (options de payement, de port …) mais aussi
toutes les informations complémentaires de type page d'accueil, fiches produits
détaillées, etc.
Cette modification s'effectue en cliquant sur le bouton [Modifier le site…] de l'application
Ciel e-Commerce ou depuis Intégrale de gestion Ciel Quantum par le menu GESTION commande E-COMMERCE - ACCÉDER AU SITE.
Vous pouvez modifier votre site autant de fois que vous le souhaitez, sans que cela
décrémente votre crédit quotidien de mises à jour : seules les mises à jour complètes du
site incluant les données de gestion commerciale décrémentent votre crédit de mises à
jour.
Si vous souhaitez que cette mise à jour prenne en compte des fichiers nouveaux ou
modifiés concernant :
•
•
•
les pages d'accueil et de promotions,
votre page d'aide et vos conditions générales de ventes,
les photos ou descriptions détaillées de vos articles.
Vous devrez créer ou modifier ces fichiers puis les placer dans les répertoires adéquats
avant de lancer la commande de modification du site.
La modification suit les mêmes étapes que la création de site à l'exception des deux
premières, qui définissent des paramètres qui sont figés une fois pour toutes lors de la
création.
Vous pouvez ainsi modifier les paramètres suivants :
•
•
•
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•
l’identification de votre société et du contact à destination de Ciel,
le nom du site et du contact à destination des visiteurs du site,
le logo affiché sur toutes les pages du site,
les comptes d'affectation des ventes du module boutique,
le paramétrage des frais de port,
le code d'accès et le mot de passe pour l'administration de votre site.
Après avoir parcouru les étapes de modification, l'assistant vous propose de lancer la
mise à jour.
1. Validez la mise à jour afin que vos modifications soient effectives. Une barre de progression s'affiche et indique le déroulement de la procédure.
Un message vous indique que la modification a réussi.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour ouvrir votre site immédiatement.
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260
Menu Comptabilité
Top Saisie, Saisie Kilomètre, Saisies
Liste des écritures
Plan de comptes, Consulter un compte
Prévisions
Journaux
Familles Top Saisie
Modèles/abonnements
Formats d’import relevé
Immobilisations
Echanges de données
Menu Comptabilité
Vue d’ensemble
La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.
Pour cela, vous disposez :
•
•
•
de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie,
de grilles de saisie rapide (FACTURE CLIENT RAPIDE, FACTURE FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT)
de grilles de saisie guidées (FACTURE CLIENT, FACTURE FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT).
En mode SAISIE STANDARD, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une
grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de
plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois.
Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous
permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix.
Vous pouvez consulter la liste de toutes vos écritures et les modèles de pièces comptables
déjà paramétrées. Dans le cadre d'une comptabilité analytique, vous visualisez vos
écritures analytiques via la liste des écritures.
262
Menu Comptabilité
L’assistant Top Saisie
 Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE
<Alt> <C> <T>
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures
de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires,
etc.) à l'aide de modèles.

Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne
s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [Ok].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.
 Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.
263
Menu Comptabilité
Saisie kilomètre
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE KILOMÈTRE
<Alt> <C> <K>
Avec la saisie kilomètre, vous saisissez les lignes de pièces de différentes dates mais
toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau.
Cette saisie est particulièrement utilie pour enregistrer les bordereaux de remises en
banque.
Imprimer une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic-droit). L'impression se lance
directement.
264
Menu Comptabilité
Saisies
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES
<Alt> <C> <S>
Généralités sur les saisies
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer,
vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant
TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 263.
Les saisies rapides
La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de
saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie
définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans
les fiches des journaux).
Vous disposez des grilles suivantes :
•
•
•
•
facture fournisseur rapide,
régler un montant,
facture client rapide,
paiement
Les saisies guidées
Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des
libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir.
La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par
défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux.
Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes :
•
•
•
•
facture client : pour enregistrer les factures émises à vos clients,
facture fournisseur : pour enregistrer les factures de vos fournisseurs, prestataires...
encaissement : pour enregistrer les règlements des factures clients,
paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs.
La saisie standard
Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille
de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal,
numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent
(compte, libellé, montant, etc.).
Voir Saisie standard, page 280.
265
Menu Comptabilité
 Des
options de saisie sont mises à votre disposition pour faciliter la saisie des
écritures. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel
électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.
La saisie au kilomètre
Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates
mais toujours d’un même mois.
C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus
particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
Voir Saisie kilomètre, page 264.
La saisie en devise
Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISES vous
permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix.
Voir La gestion des devises, page 286.
Enregistrer les écritures
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous
devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
•
Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez
sur le bouton [Enregistrer] :
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout
moment.

Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans
la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ÉTATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou
partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.

Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans
la colonne Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
•
•
annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne
ou une réimputation de compte.
266
Menu Comptabilité
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants
prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ;
anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.

Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la
mention Simulation dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être
modifiées.
Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en
comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
A propos des écritures analytiques
Vous pouvez demander l’appel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous
enregistrez des écritures de type analytique. Pour cela :
1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Comptabilité - Analytique.
2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique.
3. Au moment de l’enregistrement d’une écriture analytique, un message vous propose
de modifier la répartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accédez alors à la
fenêtre de Saisie analytique. Voir Gérer les écritures analytiques en grille de saisie,
page 267.
Gérer les écritures analytiques en grille de saisie
Dans le cadre d'une écriture analytique, votre logiciel vous permet de visualiser et de
modifier directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages.
1. Saisissez votre écriture (quel que soit le mode de saisie choisie).
2. Enregistrez l'écriture en brouillard ou en simulation.
A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les répartitions
analytiques.

Pour cela, vous devez avoir coché la case Appel automatique de la grille de saisie
analytique dans les préférences comptables du menu DOSSIER (option Analytique).
3. Le cas échéant, cliquez sur le bouton [Oui].
Le masque de saisie de votre écriture analytique s'ouvre. Cette fenêtre est composée de
deux parties distinctes :
•
•
Dans une première zone, le montant à répartir ainsi que le montant restant à répartir
sont affichés.
Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les éléments de la répartition. Ces éléments sont modifiables si et seulement si vous avez préalablement coché l'option Possibilité de modification des montants en saisie lors de la répartition budgétaire.
267
Menu Comptabilité
A chaque niveau de répartition est associée une couleur.
•
Les informations sont affichées en rouge quand il s'agit d'un 1er niveau de répartition.
•
Les informations sont affichées en bleu quand il s'agit d'un 2ème niveau de répartition.
•
Les informations sont affichées en gris quand il s'agit d'un 3ème niveau de répartition.
1. Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage réel pour modifier les éléments de la répartition.
2. Vous pouvez opérer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons suivants :
•
•
•
[100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne sélectionnée.
[Equilibre] établit l'équilibre budgétaire sur la ligne sélectionnée.
[Pourcentage original] restaure les données après modification.
3. Confirmez votre saisie en cliquant sur le bouton [Valider].
Pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications, cliquez sur [Annuler].
Définir et utiliser des comptes de contrepartie
 en saisie standard ou kilomètre
Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir :
•
•
•
•
un compte de contrepartie,
le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture,
le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture,
le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal.
En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le
même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme
N° Pointage.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le
journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant
de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas.
Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture
 en saisie standard ou kilomètre
Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard, en simulation ou validée, elle doit
être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement
identique au total des lignes créditrices.
Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton
[Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer.
Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas.
268
Menu Comptabilité
Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1
 à partir d’une zone de sélection du code analytique.
Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs codes analytiques, à un seul niveau,
avec le même montant ou avec une répartition du montant.
Lorsque vous cliquez sur l’icone
, la fenêtre suivante s’affiche :
Le montant global est rappelé en haut de la fenêtre.
1. Vous pouvez soit répartir 100% du montant global avec un code analytique soit répartir en plusieurs codes analytiques.
Afin de vous aider dans cette saisie, les totaux des colonnes sont affichés par défaut.
Si la totalisation ne s’affiche pas, placez votre souris dans la colonne Montant ou % et
faites un clic-droit puis sélectionnez la commande Totaliser. Le total s’affiche alors en
bas de la colonne.
2. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique sur
lequel l’écriture est répartie.
Par défaut, le montant global est repris dans la colonne Montant et le Pourcentage est à
100%.
3. Saisissez le Pourcentage ou le Montant de répartition.
Le logiciel calcule automatiquement le montant ou le pourcentage, selon la colonne
que vous avez renseignée.
4. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter.
5. Cliquez sur le bouton [Equilibrer] pour compléter la dernière ligne ou pour ajuster une
répartition qui ne tombe pas juste.
Exemple
Le total d’une dépense est égal à 46,99 euros. Cette dépense est répartie sur les deux
codes analytiques COM et ADM, à 50% chacun. Après la saisie du pourcentage sur les
deux lignes, le montant est arrondi à 23,50 euros. Le total de la répartition est de 47
euros donc supérieur au montant global. Si un montant est modifié manuellement, le
pourcentage change également, comme ci-dessous :
269
Menu Comptabilité
En utilisant le bouton [Equilibrer], le pourcentage est conservé et le montant rajusté
automatiquement.
6. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK].
Ventiler sur plusieurs comptes
 à partir d’une zone de sélection d’un compte - icone
Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant
global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter.

Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération.
1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque
vous passez à une autre zone.
2. Saisissez le Montant de la répartition.
3. Si vous tenez une comptabilité analytique, sélectionnez le Code analytique correspondant à l'opération.
4. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée.
5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK].
Enregistrer les abonnements
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
Cette liste affiche les écritures d’abonnements ou dites périodiques arrivées à échéance
mais qui ne sont pas encore enregistrées.
Vous trouverez également des écritures de redevances si vous avez coché la case Passer
l’écriture automatiquement dans la fiche d’un crédit-bail. Ces écritures fonctionnent comme
des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures.
Exemple
Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début
est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été
enregistrée : celle du mois courant.
Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement.

Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture
automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement.
Voir Créer un abonnement, page 303.
Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à
l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à
l'ouverture du fichier.
•
Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
270
Menu Comptabilité
Modifier une écriture d’abonnement
1. Pour modifier une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Passer une écriture d’abonnement plus tard
Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la
liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard].
Passer une écriture d’abonnement maintenant
1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la
liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant].
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Facture/avoir fournisseur rapide
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE
Cette commande permet de saisir des factures ou avoirs fournisseurs rapides.
Attention !
Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent
pas dans la grille de saisie en tant que zones à renseigner.
Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez
paramétrées dans les fiches clients et fournisseurs concernés. Dans le cas contraire, ces
zones ne seront pas renseignées.
1. Cochez le type de pièce : Facture ou Avoir.
2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou au numéro de
271
Menu Comptabilité
facture, en cochant l'une des deux options.
L'icone

permet de saisir un commentaire pour l'écriture.
Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES SAISIES EN DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à
utiliser.
3. La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier.
4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée.
Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur le bouton Liste
zone.
, situé en fin de
5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche
<Entrée>.
Le reste est calculé automatiquement.
6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini,
ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste
.
7. Vous pouvez associer un code analytique en cliquant sur le bouton Liste
sieurs codes analytiques en cliquant sur l’icône
analytiques de niveau 1, page 269.

ou plu-
. Voir Ventiler sur plusieurs codes
Toute modification des écritures enregistrées à partir d'un des modes de saisie
Facture client rapide et Facture fournisseur rapide s'effectue par l'intermédiaire des
grilles de saisie guidée Facture client et Facture fournisseur.
Ventiler sur plusieurs comptes
•
Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez
l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes.
Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes
et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée
dans la colonne N° de compte.
1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT.
2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur
calcule alors automatiquement.
. Le solde du montant HT se
3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes.
Générer un modèle ou un abonnement
Voir Créer un modèle, page 303. / Voir Créer un abonnement, page 303.
272
Menu Comptabilité
Enregistrer l’écriture
Voir Enregistrer les écritures, page 266.
Effacer l’écriture
Le bouton
permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
Régler un montant
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - RÉGLER UN MONTANT
Cette commande permet d’enregistrer rapidement les règlements effectués à vos
fournisseurs, par le montant décaissé.
L'intégralité des écritures fournisseurs est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé.
Exemple : Grille de saisie Régler un montant
1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour
cela, saisissez ce montant dans la zone Montant.
Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte.
2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, cochez la case Affiner la
recherche. Vous pouvez préciser la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de
pièce.
3. Appuyez sur <Entrée> pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés.
4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler.
Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement
•
Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton
.
273
Menu Comptabilité
La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement
attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance,
budget, paiement, etc.).
Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie :
imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation, ou valider l'écriture.
Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture
•
Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur
le bouton
.
Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre
le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la
grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée.
Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier la grille de saisie diffère.
Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS),
lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de
TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé
la facture.
Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant,
si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre
logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA
déductible.
Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (menu LISTES commande FOURNISSEUR -
onglet Complément)
Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un fournisseur un régime de TVA différent de
celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats.
Exemple
Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre
fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone
cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur).
La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement
de la facture.
274
Menu Comptabilité
Facture/avoir fournisseur
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
Exemple
Grille de saisie guidée Facture/Avoir fournisseur
1. Choisissez le type de saisie : Facture ou avoir.
2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en
cochant l'une des deux options.
3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type
ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icone d'appel de liste
présenté en fin de zone, puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée.
4. Renseignez la zone Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la
liste des comptes en cliquant sur l'icone
ment affiché dès validation du numéro.
. Le libellé du compte est automatique-
Le N° Facture ou N° Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone
obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture.
L'icone
l'écriture.
, situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour
275
Menu Comptabilité
5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance
est alors automatiquement calculée selon la date de la facture.
6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez
le modifier.

Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du
compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur
la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en
paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone.
L'icone
ouvre la liste des codes analytiques disponibles et l’icône
permet
d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, page 269.
8. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche
<Entrée>.
Ventiler sur plusieurs comptes
•
Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée.
Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée
dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et
propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie.
1. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur
calcule alors automatiquement.
. Le solde du montant HT se
2. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes.
Ventiler sur un seul compte
•
Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou
sélectionnez-en un autre en cliquant sur l'icone
.
Générer un modèle ou un abonnement
Voir Créer un modèle, page 303.
Voir Créer un abonnement, page 303.
Enregistrer l’écriture
Voir Enregistrer les écritures, page 266.
276
Menu Comptabilité
Effacer l’écriture
Le bouton
permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
Paiement
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - PAIEMENT
Cette commande permet d’enregistrer les règlements de vos fournisseurs.
1. Sélectionner le fournisseur pour lequel un paiement est à enregistrer.
Afin de faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage, dès que vous saisissez
le numéro du compte Fournisseur ou celui du compte Client, votre logiciel affiche la liste
des écritures non lettrées de ce compte.
Lorsque la liste est présentée :
2. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer.
Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant
simultanément sur la touche <Ctrl> et en cliquant sur les lignes concernées.
3. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement.
4. Cliquez sur le bouton [Régler].
Le logiciel bascule alors le mouvement sélectionné en saisie de paiement ou
d'encaissement, hormis les renseignements suivants qu'il vous faut compléter : la Date
du règlement, le Libellé, le N° de Pièce et le numéro de compte Banque.
Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond
au règlement que vous voulez enregistrer :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler].
2. Renseignez les différentes zones de la pièce.
Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier la grille de saisie diffère. Si
vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats),
lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de
TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé
la facture.
3. Sélectionnez le taux de TVA.
Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Paiement, si
vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel
vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA
déductible.

Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (menu LISTES commande FOURNISSEUR - onglet complément) un régime de TVA différent de celui
indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats.
277
Menu Comptabilité
Exemple
Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre
fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone
cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur).
La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement
de la facture.
Gestion automatique des escomptes
Si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les
règlements, lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les
montants des escomptes seront imputés sur l'un des comptes déclarés dans ces
paramètres.
1. Lors de la saisie de l'encaissement ou du paiement, indiquez le montant réellement
réglé dans la zone Montant réglé.
L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Dans la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement, sélectionnez l'option de votre choix
(Règlement partiel ou supérieur, Escompte accordé, Perte ou Profit) puis cliquez sur
[Ok].
Après enregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des
écritures, vous pouvez constater la ventilation de l’écart de règlement en escompte ou en
perte et profit.
Utilisation des chéquiers
Vous pouvez utiliser le mode de paiement par chèque lorsque vous enregistrez un
encaissement ou un paiement en saisie guidée.
Saisie des chéquiers
Pour utiliser ce mode de paiement vous devez répertorier les numéros de chèques de
chacun des chéquiers utilisés. Voir Créer un chéquier, page 107.
Utilisation en saisie guidée
1. Cliquez sur l'icone d'appel de liste
situé à la fin de la zone Paiement.
2. Dans la fenêtre Mode de paiement, sélectionnez chèque puis cliquez sur [Ok].
Saisie Z de caisse
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE Z DE CAISSE
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse
enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et
possède un numéro d’identification.
Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.

Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail
de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de
l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER,
commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie.
278
Menu Comptabilité
La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la
répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par
mode de règlement.
Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis le menu AIDE.
Saisie des A-nouveaux
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE DES A-NOUVEAUX
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous
présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement faire votre saisie.
1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes
correspondant à votre saisie.
2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant
crédit. Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur
le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 291.
3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider.
279
Menu Comptabilité

Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible
d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant
Débit égal au Montant Crédit.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [Ok].

Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des
écritures.
•
: ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ultérieurement sans perdre les montants déjà saisis.
•
: ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas,
un message vous demandera de confirmer la suppression.
Saisie standard
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD
Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille
de saisie.
Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de
pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé,
montant, etc.).
280
Menu Comptabilité
A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client.

Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation>
ou sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'entête
Devise
Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES
DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.
Journal
Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard.
Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des
journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icone d'appel de liste, présenté en fin de
zone, ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier.
Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT.
281
Menu Comptabilité
Date
La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut
comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien
comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet
Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 20.
N°de pièce
La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères
alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone
obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créer un journal, page 298.
Libellé
Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur
l'édition des journaux.
Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme
libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier.
La grille de saisie
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client,
soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur le bouton
présenté en fin
de zone.
Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [Ok].
Dans notre exemple, il s’agit du compte 411001 de la société Ets Durant.

Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans
les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre
automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte.
2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la
ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la
fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le
libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
Pour notre exemple, saisissez 500 au débit.
4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.

Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton
fin de zone pour en sélectionner un.
présenté en
282
Menu Comptabilité
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le mode de
paiement et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne
uniquement les comptes de tiers.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par
défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le
lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture
correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne
Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées
accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de
quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton
de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée.
présenté en fin
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut,
le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez
l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le
taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit.
Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de
saisie, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 :
•
•
le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur
la zone Code analytique.
Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du
compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante
en cliquant sur le bouton

.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation
analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
283
Menu Comptabilité
Opérations sur les lignes d’écritures
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE KILOMÈTRE
Solder l'écriture
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant
au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton
[Solde].
Enregistrer une contrepartie
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est
possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au
compte de contrepartie.
Insérer une ligne
Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Effacer une ligne
Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Dupliquer une ligne
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.
Générer un modèle ou un abonnement
Voir Créer un modèle, page 303.
Voir Créer un abonnement, page 303.
Enregistrer l’écriture
Voir Enregistrer les écritures, page 266.
284
Menu Comptabilité
Calculer les frais kilométriques
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE KILOMÈTRE ou SAISIES - SAISIE STANDARD - clic-droit
sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais
kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements
kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques
de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante.
Autres saisies
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES
Cette commande permet de réaliser :
•
•
•
•
une facture/avoir client rapide: Voir Facture/avoir fournisseur rapide, page 271.
une facture/avoir client: les saisies guidées d'une facture client et d'une facture fournisseur sont semblables. La seule différence réside dans le choix du destinataire de la
facture : client ou fournisseur.Voir Facture/avoir fournisseur, page 275.
d’encaisser un montant,
un encaissement.
Encaisser un montant
Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES),
lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA
en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement.
285
Menu Comptabilité
Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un
montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement,
votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de
TVA collectée.
 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Régler un montant”, page 273.
Encaissement
Cette commande permet d’enregistrer rapidement les règlements de vos clients.
Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes),
lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA
en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement.
Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Encaissement, si
vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel
vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée.
 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Paiement”, page 277.
Saisies en devises
 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES EN DEVISES
Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, cette commande vous permet
d’effectuer les saisies suivantes avec la devise de votre choix :
•
•
•
•
•
•
•
•
facture/avoir client rapide : Voir Autres saisies, page 285.
facture/avoir fournisseur rapide : Voir Facture/avoir fournisseur rapide, page 271.
facture/avoir fournisseur : Voir Facture/avoir fournisseur, page 275.
facture/avoir client : Voir Autres saisies, page 285.
encaissement : Voir Autres saisies, page 285.
paiement : Voir Paiement, page 277.
saisie standard : Voir Saisie standard, page 280.
saisie kilomètre : Voir Saisie kilomètre, page 264.
La gestion des devises
Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des
commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour
enregistrer des écritures en euros.
Paramétrages préalables
Déclarer la gestion multidevise
Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement
cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Voir Onglet Devises, page 21.
286
Menu Comptabilité
Définir les devises utilisées
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées.
A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation
de chacun.
Voir Créer une devise, page 121.
Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous
devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans
les préférences comptables du dossier.
Saisir des écritures en devises
Quel que soit le mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée
dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN
DEVISES.
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton Liste
la zone, ouvre la liste des devises existantes.
, présenté à droite de
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les
préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le
modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone.
3. Procédez comme pour les saisies normales (en euro).
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme à l'accoutumée.
Les montants sont exprimés dans la devise choisie.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes
Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les
écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise
à prendre en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette
option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous souhaitez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises
ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de
l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après
l’enregistrement de l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
287
Menu Comptabilité
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche
l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
288
Menu Comptabilité
Liste des écritures
 MENU COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES
<Alt> <C> <L>
La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie,
qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
1. Cliquez sur l'un des boutons suivants afin d’afficher les écritures par :
•
Mouvements
Dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton
et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre.
Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous
gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher
les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition.
•
•
Lignes
Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou
les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de
répartition.
2. Choisissez les écritures à prendre en compte. Pour cela, cliquez sur le bouton
et choisissez la commande AFFINER LA SÉLECTION. Une zone s'affiche et propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors :
•
modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
289
Menu Comptabilité
•
•
préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut.
préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Saisir une écriture
1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer].
Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles
également depuis le menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES.
2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix.
 Pour
plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au paragraphe
“Saisies”, page 265 .
Modifier une écriture
 Vous ne pouvez pas
modifier une écriture lettrée ou pointée. Ceci étant, vous avez
toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas
validée.
1. Sélectionnez l’écriture dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
Pour les écritures générées par la facturation, seules certaines rubriques sont modifiables :
•
•
•
•
•
•
•
•
Journal,
Libellé (du mouvement et de la ligne),
Commentaire,
N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier,
Référence du pointage/lettrage,
Code analytique,
Quantité,
Rubriques personnalisées (Infos perso).
3. Cliquez sur le bouton [Ok].
Supprimer une écriture
 Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée.
1. Sélectionnez l’écriture dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
290
Menu Comptabilité
Le Plan de comptes
 Menu COMPTABILITÉ- commande PLAN DE COMPTES
<Alt> <C> <C>
La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que
vous avez choisi lors de la création de votre dossier, ainsi que ceux que vous créez.
Afficher l'aperçu
1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'état standard.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez
l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez cette option.
Créer un compte
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
L’icone
vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
L’icone
compte.
vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre
291
Menu Comptabilité
Onglet Options
Utilisation
Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit
impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation
d'un compte en saisie.
Exemple
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce
fournisseur.
En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du
compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas
le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour
interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable.
Lettrage/pointage
•
•
La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en
principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le
prochain code lettrage à utiliser.
La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage.
Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.
Budgets/analytique
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au
compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le
code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez
également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icone
. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.

Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire
(dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code
analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris
automatiquement en saisie d'écritures.
Saisie
Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le
programme ne placera pas le curseur sur ces zones.
•
•
•
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro
de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes
clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres
comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone
date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur).
La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des
quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7.
292
Menu Comptabilité
Saisie Infos perso
Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les
rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures.
Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton
.
La liste des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso, page 123.
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique
personnalisée de compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en
fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher
un statut.
Options TVA
Les options de TVA sont différentes selon le type de compte que vous créez.
•
Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits :
Exonéré de TVA
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en
question.
Compte de TVA par défaut
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur,
à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué
avec le bon taux de TVA lors des saisies.
1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Options disponibles dans un compte de type TVA :

Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445).
Cliquez sur l'icone
pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Onglet Banque

Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque.
Chemin d'accès
Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le
répertoire du fichier de connexion CFONB.
Soldes
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure
des saisies effectuées.
1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur
l’icone
.
La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.
293
Menu Comptabilité
2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé.
3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fiche de la banque.
Liste des banques
La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement
consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque
concernée.
Onglet Immobilisations

Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des
comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icone
.
Onglet Client ou Fournisseur

L'onglet Client est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet
Fournisseur n'est visible que dans un compte Fournisseur.
Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez
consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela,
double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes
des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes
sont ainsi présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez
sur le bouton
.
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton
[Regroupement].
Afficher les totalisations
Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels.
1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques,
par exemple sur Crédit.
2. Choississez la commande TOTALISER.
294
Menu Comptabilité
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton
[OK].
Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes
pour tous les exercices cumulés.
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre
correspondant à l’exercice N et N + 1.
l'évolution
du
compte
durant
une
période
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la fenêtre.

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer
un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
Modifier un compte
1. Sélectionnez le compte dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Consulter un compte
Sélectionnez une écriture dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
Consulter un compte
 Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTER UN COMPTE
<Alt> <C> <U>
Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste
des comptes.
Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard
et/ou simulation).
295
Menu Comptabilité
Les prévisions
 Menu COMPTABILITÉ - commande PRÉVISIONS
<Alt> <C> <P>
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes
prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous
créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
Créer un code prévisionnel
•
Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
Définir le code et son intitulé
1. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
2. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en
cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque
les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées.
Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de
comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton
tous les comptes.
. Vous obtenez la liste de
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [Ok].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin
du bouton
puis sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur
[Ok].
Définir le budget d’un compte

La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte.
296
Menu Comptabilité
La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets.
3. Renseignez les différentes zones de l'onglet.
4. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la
fenêtre.

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en
recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
Modifier un code prévisionnel
1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un code prévisionnel
1. Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le
bouton
.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
297
Menu Comptabilité
Les journaux
 Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAUX
<Alt> <C> <J>
La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal.
Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux :
•
•
•
•
•
AN journal des A-nouveaux
BQ journal de banque
HA journal des achats
OD journal des opérations diverses
VT journal de ventes

Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de
journaux bancaires que de comptes bancaires.
Créer un journal
•
Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouveau journal s’affiche.
1. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum)
et un Intitulé.
2. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations
Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type
de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine
client est impossible.
Options
•
Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture.
Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le
Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie.
Exemples
Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce
journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour
équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au
compte 512000.
Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée
445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte
clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la
ligne d'écriture qui concerne la TVA.
298
Menu Comptabilité
•
L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro
d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré.
Gestion des numéros de pièce
•
•
•

Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal,
saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser.
Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si
ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal.
Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [Ok] situé au bas de la
fenêtre.
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer
un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active.
Modifier un journal
1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un journal
1. Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
299
Menu Comptabilité
Familles Top Saisie
 Menu COMPTABILITÉ - commande FAMILLES TOP SAISIE
<Alt> <C> <F>
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche
d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous
pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de
votre choix.
Créer une famille Top saisie
1. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche.
2. Saisissez l'intitulé de la famille.
3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant
sur l'icone
.
4. Validez la création de la famille en cliquant sur [Ok].

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer
une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active.
Modifier une famille Top Saisie
1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer une famille Top Saisie
1. Pour supprimer une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton [Supprimer].
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
300
Menu Comptabilité
Modèles/abonnements
 Menu COMPTABILITÉ - commande MODÈLES/ABONNEMENTS
<Alt> <C> <M>
La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ regroupe les modèles et
abonnements que vous créez.
Principe
A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez
chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type.
Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un
abonnement.
Créer un modèle ou un abonnement
Créer un modèle
1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez
sur le type d’écriture à utiliser.
2. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre de saisie s’affiche.
3. Saisissez le nom du modèle.
4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. Le
bouton
ouvre la liste des familles Top Saisie existantes.
5. Saisissez l’écriture modèle et validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [Ok].
Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles.
Créer un abonnement
1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur
le type d’écriture à utiliser.
2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de saisie s’affiche.
3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement
4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du
et jusqu'au).
Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les).
Validez vos choix en cliquant sur [Ok].
5. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [Ok].
301
Menu Comptabilité
L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements.
Modifier un modèle ou un abonnement
1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspon-
dant puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un modèle ou un abonnement
1. Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet corres-
pondant puis cliquez sur le bouton
.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer.
Saisir une écriture à partir d’un modèle
1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet
Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez
votre écriture.
Voir Enregistrer les écritures, page 266.
Générer des modèles et abonnements pendant la saisie
A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez
chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type.
Exemple
Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le
montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte
fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un
modèle Facture EDF qui reprendra ces informations.

Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. Ainsi, un modèle
créé en mode Saisie Standard ne sera pas proposé en Saisie guidée.

Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une
famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu
COMPTABILITÉ).
302
Menu Comptabilité
Créer un modèle
1. Activez une des commandes de saisie puis saisissez intégralement l'écriture qui doit
servir de modèle.
2. Avant d'enregistrer l'écriture, sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du
menu CONTEXTUEL (clic-droit).
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le
bouton [Ok].
Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture.
4. Cliquez sur [Ok] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.

Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/
ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ. Voir Créer un modèle, page 301.
Saisir une écriture d'après un modèle
1. Activez une des commandes de saisie puis sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR
D'UN MODÈLE du menu CONTEXTUEL (clic-droit).

Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture.
Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés.
2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur [Ok]. L'écriture est alors transférée en saisie.
3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture.

Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande
MODÈLES/ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ.
Créer un abonnement
A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates
fixes.
Exemple
Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant.
1. Activez une des commandes de SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit
servir de modèle d'abonnement.
2. Avant d'enregistrer l'écriture, sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le
bouton [Ok].
La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du
et jusqu'au).
Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les).
Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande
ENREGISTRER L'ABONNEMENT du menu COMPTABILITÉ, cochez la case Activer l'écriture automatiquement.
303
Menu Comptabilité
Validez vos choix en cliquant sur [Ok].
Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement.
5. Cliquez sur [Ok] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.

Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/
ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ. Voir Créer un abonnement, page 301.
304
Menu Comptabilité
Formats d’import relevé
 Menu COMPTABILITÉ - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
<Alt> <C> <R>
Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez.
Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au
format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer
depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la
saisie de vos relevés bancaires.
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez
créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne
fournissent pas le même format.
Créer un format d’import des relevés bancaires
Vous disposez de trois formats d'import :
•
•
•
le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu.
le format QIF : Quicken Interchange Format.
le format OFX : Open Financial eXchange.
1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton
.
La fenêtre Format d’import des relevés bancaires s’affiche.
2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la
flèche
de la liste déroulante.
Import au format Standard (Texte)
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques
de votre logiciel.

Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les
ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de
données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
3. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé
(ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci.
305
Menu Comptabilité
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de
fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Import au format QIF
Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la
définition des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF
(Français) ou QIF (US).
La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date :
•
•
Français : format de date de type Jour/Mois/Année
US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats
d’import relevé.
Import au format OFX
Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé
bancaire.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX
puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats
d’import relevé.
Modifier un format d’import des relevés bancaires
1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton
.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton
[OK].
306
Menu Comptabilité
Supprimer un format d’import des relevés bancaires
1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez
sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].
307
Menu Comptabilité
Immobilisations
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS
<Alt> <C> <I> <I>
La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et
Crédits-bails créés.
A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes.
Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les
différencier des immobilisations.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de votre logiciel, il est tout à fait probable que vous ayez
déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux
amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des
immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur
bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers
montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ
de l'exercice en cours.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et
mettez à jour les fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne
au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à
l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est
considéré comme une immobilisation.

Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail.
308
Menu Comptabilité
Liste des immobilisations
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS
Cette liste présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou crédits-bails
existantes. A ce stade, vous pouvez :
•
•
•
•
•
•
•
créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
recalculer les dotations à la date de votre choix,
effectuer un virement de poste à poste,
réviser une immobilisation,
acquérir un crédit-bail,
etc.
Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la
liste.
Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails
•
Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des
exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il
n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice,
cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située au dessus de
la liste des immobilisations.
Exemple
Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les
immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010.
•
Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant
le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.
309
Menu Comptabilité

Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible
via le bouton
).
Afficher l'aperçu d’une immobilisation
L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état
standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres.
1. Cliquez sur le bouton
et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu.
2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu.
3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur
le bouton
et sélectionnez l’état de votre choix.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande Imprimer l'image.
310
Menu Comptabilité
Les commandes
Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée.
Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées.
S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous
avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée.
Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée.
Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un
crédit-bail et de le basculer en immobilisation.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables
d’une immobilisation d’un exercice à l’autre.
Non disponible pour un crédit-bail
Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée
ou permet la décomposition d’une immobilisation.
Le bouton
permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques,
d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des
polices, de définir les propriétés de la liste.
311
Menu Comptabilité
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE,
ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL.
La fiche d'une immobilisation
Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur
le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de
quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la
Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les
recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une
immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le
numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore
d'enregistrer une note texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle
d'une immobilisation divisible.
L’onglet Crédit-bail

Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
312
Menu Comptabilité
Saisir une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de
choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation]
ou [Crédit-bail].
 Pour
poursuivre la création, reportez-vous au
immobilisation”, page 313 ou Saisie d’un crédit-bail.
paragraphe
“Saisie
d’une
Saisie d’une immobilisation
1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entrée>.
Le curseur passe à la zone suivante.
2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur.
3. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur
l’icône d’appel de liste située en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à
titre d’exemple, indiquez :
•
•
•
la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
sa Localisation : Siège social
son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle
d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par
exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps
après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la
Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle
de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la
Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date
de fin de l'amortissement.
Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette
immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise
d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Traitements, page 318.
313
Menu Comptabilité
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs
aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 320.
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des
Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus
ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont
ignorées dans les différentes éditions.

L'icone Commentaire
ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un
éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller
ou par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que
vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide.
Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [Ok].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture
d'achat.
•
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok].
Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat
depuis la liste des immobilisations (clic-droit sur l'immobilisation, puis commande
Ecriture d'achat).
Saisie d’un crédit-bail
1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche <Entrée>. Le curseur
passe à la zone suivante.
2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.

A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien
n'appartient pas encore à l'entreprise.
314
Menu Comptabilité
Dans l’onglet Crédit-bail

Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel,
sélectionnez Mois dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier
.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de
l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris
lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et
périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des
engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en
comptabilité.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela,
vous avez plusieurs possibilités :
•
•
modifier manuellement les montants des redevances,
utiliser les options de calcul automatisé.
Saisie manuelle
Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant.
Saisie automatisée
1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes :
•
•
•
•

Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de
variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du
tableau.
Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage
d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque
échéance.
Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de
variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du
tableau.
Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances
vides.
315
Menu Comptabilité
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations
sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan
d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations
en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que
serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première
échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce
montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation
théorique du bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants
relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail.
Dans l’onglet Complément et Plan
•
•
L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il
n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones.
L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement,
l’enregistrement des écritures.
vous
définissez
le
déclenchement
de
6. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
7. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet
Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le
nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance.
8. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un
autre libellé.
9. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela,
cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de
l’enregistrement.
10.Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes
pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en
316
Menu Comptabilité
cliquant sur l’icône
.
11.Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de créditbail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
12.Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône
permet d'en affecter plusieurs.
13.Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.

Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous
devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu COMPTABILITÉ SAISIES. Voir Enregistrer les abonnements, page 270.
14.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en
«bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du
dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière
clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case
Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le
31 décembre de l'exercice précédant celui en cours.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en
place de vos immobilisations dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux
manières :
•
•
Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement,
les valeurs suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première
année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur
résiduelle en cas de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
317
Menu Comptabilité
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période
d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux
approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en
service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite
prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service
jusqu'à la date de clôture.

Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si
nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des
éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les
entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte
l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan
d'amortissement :
•
Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous
affiche le logiciel. Appuyez sur la touche <Entrée> pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre
de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les
chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les
investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Acquérir un crédit-bail
Acquisition
Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous
devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture
d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le
bouton [Acquisition crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées
seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
318
Menu Comptabilité
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date
de début.
Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été
conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez
renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être
modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de
l'amortissement.
Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition
Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation
et certaines données doivent être renseignées.
La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont
automatiquement récupérées de l'acquisition :
•
•
La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie
précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail.
La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat
contractuel du crédit bail.
1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation.
2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan.
3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le
crédit-bail ne passera pas en immobilisation.
Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le
souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre. Voir Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat, page 314.
Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la
liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT.
319
Menu Comptabilité
Calculer les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos
immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des
prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations
et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations,
sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au].
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou
en utilisant l'icone d'appel du calendrier
.
Vous noterez la présence de l'icone en forme de triangle qui vous propose des périodes
pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et
Valeur résiduelle seront alors recalculés.
Sortir une immobilisation
 La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations
à l’aide du bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de
l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values
réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou
obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut
d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis
cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [Ok].
320
Menu Comptabilité
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut
apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation
s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis
cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de
travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement
les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui
servira à déterminer la plus ou moins value.
6. Cliquez sur [Ok]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors
en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Par
exemple, un ensemble de chaises de bureau immobilisé sont dans une seule fiche. Vous
pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de
la fiche de l'immobilisation.
321
Menu Comptabilité
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que
l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou
Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous
l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre
Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle
immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date
d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
•
•
•
indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce
cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir.
indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
5. Cliquez sur [Ok].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu
précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant
à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de
l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante)
que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
322
Menu Comptabilité
Enregistrer l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose
d'enregistrer l'écriture de cession.
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer
l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [Ok].
Sinon, cliquez sur [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic-droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).
•
Réviser une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
Attention !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi
des amortissements des immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement
portent essentiellement sur les 3 points suivants :
•
•
•
révision de la durée d'amortissement
révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
nouvelle approche par composant des immobilisations.

Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués
(amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en
fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique)
et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée
d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09.
La valeur à amortir est =100,00
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On
passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
1. Depuis la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser] situé dans la barre
d’actions.
323
Menu Comptabilité
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton
[Réviser] situé dans la barre d’actions.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont
de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2010, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est
estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
324
Menu Comptabilité
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. La fenêtre ci-dessous
s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette
immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2010.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations
déjà effectuées au 31/12/2009)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
325
Menu Comptabilité
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. La fenêtre ci-dessous
s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les
entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à
inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par
l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La
décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et
sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la
réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22
octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «.
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire
pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à
toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la
clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que
pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et
2003-7 du 12 décembre 2003 art.1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/07 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
326
Menu Comptabilité
A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs
de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue
d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans.
•
•
•
Structure : 7000 €
Composant A : 8000 €
Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone
.
Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et
327
Menu Comptabilité
leur valeur.

Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront
alors calculées automatiquement.
On obtient la liste des immobilisations suivante :
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir
de l'exercice 2010 :
•
•
composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 323.
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode
dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la
constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus
lors du passage aux nouvelles règles comptables.
328
Menu Comptabilité
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer
une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de
l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal
Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
329
Menu Comptabilité
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information
s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur
résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée.
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision
effectuée et l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la
révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible
dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à
amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée.
De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
•
•
la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des
immobilisations.
Familles
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - FAMILLE
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche
d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous
pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de
votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer].
330
Menu Comptabilité
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez
les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le
triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas
de la fenêtre, ou sur le bouton [Ok et créer] qui permet de valider la création d’une
nouvelle famille et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle
famille reste active.
Localisations
 MENU COMPTABILITÉ - COMMANDE IMMOBILISATION - LOCALISATION
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser
l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors
rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche
d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous
pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère
de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les
zones Code et Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [Ok] situé au
bas de la fenêtre, ou sur le bouton [Ok et créer] qui permet de valider la création d’une
nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle
localisation reste active.
331
Menu Comptabilité
Virements
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - VIREMENTS
Effectuer un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements
de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par
exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette
immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée.
2. Cliquez sur le bouton [Virement].
3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par
défaut), ainsi que le nouveau compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
4. Cliquez sur [Ok] pour confirmer ce virement.

Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer
un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
•
•
Dotations mensuelles
Etat préparatoire 2054-2055
Ecritures de dotations
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - ÉCRITURES DE DOTATIONS
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les
écritures de régularisation des immobilisations cédées.

Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous
conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Acquérir un
crédit-bail, page 318.
332
Menu Comptabilité
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la
case Régularisation des cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de
l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois
pour lequel vous souhaitez générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures
de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton
pour lancer le traitement.
Inventaire
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes
dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système
d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux
immobilisations.
Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit
par saisie soit par un système de lecture optique.
333
Menu Comptabilité
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et
immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune
manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos
immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États
immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations
recensées.
Inventorier une immobilisation
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités :
•
•
la saisie manuelle du stock physique des immobilisations,
ou la saisie automatique du stock physique.
Attention !
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
334
Menu Comptabilité
3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est
pas divisible, la quantité est égale à 1.
4. Pour prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
Pour prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante.

Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la
quantité de cette immobilisation augmente d'une unité.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un
inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste
portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation
s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.
Modifier la saisie de l’inventaire
1. Cliquez sur le signe + correspondant à la localisation de l’immobilisation.
2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle le stock physique est à changer.
3. Cliquez sur le bouton [Modifier].
4. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [Ok].
Purger un inventaire
1. Pour supprimer une immobilisation inventoriée, cliquez sur le signe + correspondant
à sa localisation.
2. Sélectionnez l’immobilisation pour laquelle l’inventaire est à effacer.
3. Cliquez sur le bouton [Purger].
4. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].
Purger tout l’inventaire

Ce traitement efface toutes les saisies que vous avez effectuées dans l’inventaire.
1. Appuyez sur le bouton droit de votre souris et choisissez la commande PURGER TOUT
L’INVENTAIRE.
2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].
Purger une localisation
1. Dans la liste des inventaires, sélectionnez la localisation souhaitée et cliquez sur le
bouton [Purger]. Vous pouvez utiliser la commande PURGER LA LOCALISATION du menu
CONTEXTUEL (clic-droit).
2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].
335
Menu Comptabilité
Relocaliser une immobilisation
Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une
immobilisation non affectée. Une immobilisation mal localisée dans l’inventaire est
affichée en rouge.
1. Sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Relocaliser].
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Intégrale de gestion
attribue la localisation définie dans la fiche de l’immobilisation.
Relocaliser tout l’inventaire
Lorsque plusieurs immobilisations sont mal localisées dans l’inventaire, vous pouvez
toutes les relocaliser en une seule fois.
1. Faites un clic-droit et choisissez la commande RELOCALISER TOUT L’INVENTAIRE.
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Intégrale de gestion
attribue les localisations définies dans les fiches des immobilisations.
Etats de l’inventaire
Vous pouvez lancer différents états de votre inventaire à savoir les immobilisations
inventoriées, les immobilisations non inventoriées ou encore exporter l’inventaire.
Export inventaire
Cet état permet d’exporter l’inventaire ou de l’envoyer par email.
1. Dans la fenêtre Etats inventaire, cliquez sur la ligne Export inventaire.
2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email) puis cliquez le bouton [Ok].
3. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export généré (.DBF) ou envoyez l'email
contenant le fichier en pièce jointe.
Immobilisations non inventoriées
Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été
inventoriées. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et
quantités théoriques.
1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats].
2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées.
3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer
directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante].
Inventaire
Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part,
leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par
localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement
présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique.
1. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire.
336
Menu Comptabilité
2. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer
directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante].
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte, vous
avez le choix entre :
•
•
•
Toutes les immobilisations inventoriées (correctes ou non),
Uniquement les immobilisations inventoriées correctes,
Les immobilisations inventoriées incorrectes. Dans ce cas, choisissez si vous voulez
prendre en compte toutes les erreurs (option Délocalisées et quantités incorrectes) ou
les immobilisations délocalisées dans l’inventaire ou les immobilisations dont les
quantités sont incorrectes.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Récupération Ciel Immobilisations
 Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton
.
Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
337
Menu Comptabilité
Echanges de données
Vue d’ensemble
Ce sous-menu du menu Comptabilité regroupe tous les moyens d’échanger des données
avec votre expert-comptable.
Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout
autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.
Vous pouvez :
•
•
•
•
•
échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/
export,
importer ou exporter une Balance,
envoyer par email le dossier de votre société,
saisir les coordonnées de votre expert-comptable,
consulter l’historique des imports/exports.
Le format Ximport
Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est :
XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou
le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les
créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas
importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un
enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement
5 caractères
Numérique
Journal
2 caractères
Alphanumérique
Date d'écriture
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce
12 caractères
Alphanumérique
Compte
11 caractères
Alphanumérique
Libellé
25 caractères
Alphanumérique
Montant
13 caractères
(2 déc.) Numérique
Crédit-Débit
1 caractère
(D ou C)
338
Menu Comptabilité
N° de pointage
12 caractères
Alphanumérique
Code analyt./budgét
6 caractères
Alphanumérique
Libellé du compte
34 caractères
Alphanumérique
Euro
1 caractère
Alphanumérique
4 caractères
Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche
Importer des écritures
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES
<Alt> <C> <E> <I>
Cette commande peut être utilisée :
•
par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre
expert-comptable (écritures de bilan, par exemple),
par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre
comptabilité.
•

Les écritures sont intégrées dans le brouillard.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres
éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage
Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest,
Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans votre logiciel.
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont
correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de
l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.
Options pour l’import des écritures
 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les
traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la
prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import
effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
 Le
détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1> de votre
clavier).
339
Menu Comptabilité
Importation des écritures
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
•
•
•
Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou
Sage Petites Entreprises.
Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier et qu’elles n’y sont pas
encore intégrées, ces écritures sont attente. Votre logiciel les détecte et les importe
directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.

•
Tant que les écritures ne seront pas importées dans votre logiciel, à l’ouverture du
dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche
et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche.
•
•
•
•
Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à
transférer.
Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs
écritures.
Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les
modifications].
Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données.
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si
elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées
par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les
écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.
Exporter des écritures
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES - EXPORTER DES ÉCRITURES
<Alt> <C> <E> <E>
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de
votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être
ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels.
340
Menu Comptabilité
Vous pouvez exporter des écritures de votre logiciel vers d’autres logiciels : Sage Expert
(anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore
vers d’autres applications Ciel.
Réglages de l’export au format Ciel
 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des
écritures Ciel.
1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport,
Ciel Compta).
En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents
sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures.
Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la
choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et
vous devez refaire votre choix.
2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est
précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les
options correspondantes.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
 Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1>
de votre clavier).
341
Menu Comptabilité
Exportation des écritures
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
•
•
•
Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage
Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises.
Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX
ou Cegid.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le
format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le
programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité
doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures
s'affiche.
3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import
s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents
logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Avec le bouton [Email],
le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel email prédéfini.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure.
Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en
compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
•
par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à
exporter.
•
par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à
prendre en compte.
•
par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement
que vous voulez inclure.
•
pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux,
Banque, Achats etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
•
Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré-
cédemment seront exportées.
•
Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspon-
dant aux critères définis précédemment seront exportées.
•
Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant
aux critères définis précédemment seront exportées.
342
Menu Comptabilité
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier
CEGID ainsi que la longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser
avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un
nouvel email prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et
Envoyer le fichier par mail.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient
vos écritures comptables.
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats d’import
n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des
écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés
dans le fichier généré.
•
Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre
messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à
votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.
Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné.
•
Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous
aider à les retrouver.
Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation
Format d’exportation
Fichier d’exportation généré
CCMX
CCMX Winner.Txt
Cegid Sisco 2
SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction
du numéro de dossier que vous avez attribué)
Cegid PGI
Cegid PGI.CSV
Ciel
XImport.Txt ou RImport.txt
Sage Expert ARF
Coala.Txt
Sage 30 ou Sage100
EXPORT_SAGE.Txt
Sage Expert Journaux
Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls
Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur)
XIMPORT.Txt
Sage Petites Entreprises
Ecran.dat
343
Menu Comptabilité
Importer une balance
 Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE
<Alt> <C> <E> <B>
1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche :
3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN).
4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si
nécessaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous
pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte
qui n’existait pas.
Exporter une balance
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE
<Alt> <C> <E> <X>
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un
autre dossier.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT).
2. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de
votre choix ou sur le bouton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la
période d'exercice qui sera considérée par défaut.
344
Menu Comptabilité
4. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter
l'état.
L’icône
vous permet de choisir une série de comptes.
•
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en
compte.
•
Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier.

Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton [Tous].
Dans l’onglet + de critères :
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options
de votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si
vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Synchro compta
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA
<Alt> <C> <E> <Y>
Présentation
La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable
et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de
votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert
(anciennement Coala).
Cette fonction permet :
au client
•
•
•
d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait
de l'informatisation croissante des PME.
de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa
gestion courante.
de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.
à l'expert-comptable
•
•
•
d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.
d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.
de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale
345
Menu Comptabilité
pour intervenir sur le dossier de ce dernier.
La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres
éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le
client ou l’expert-comptable.
Paramètres Synchro compta
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES
Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro
compta.
Mode de fonctionnement de la Synchro compta
Deux modes sont proposés :
•
•
Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les
écritures ou envoyer tout le dossier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont
récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été
envoyées, ce qui évite les doublons.
Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet
d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont
récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une
période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications
extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les
périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte
de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un
code de priorité s'applique.
 Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +,
reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option
Synchro compta ou Synchro compta +.
Attention
Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est
toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.
346
Menu Comptabilité
Modalité de transfert des données
2. Sélectionnez le sens du transfert des données :
•
•
 Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.
Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.
Client
3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.
4. Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable,
indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux :
•
expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des
•
client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.
A-nouveaux.
Informations complémentaires expert-comptable
5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.
Dates Synchro compta+
La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation
(date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont
automatiquement renseignées.
Divers
Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la
partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre.
6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,
à l'aide de l'icône d'appel de liste .
Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton (Créer] situé
en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.

Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.
L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier
de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les
transfère ensuite à votre expert-comptable.
7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.
8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].
Lancer la Synchro compta
 Menu
COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA - LANCER LA
SYNCHRO COMPTA
La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon
dynamique et rapide.
347
Menu Comptabilité
Exemple
1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable.
2. L'expert récupère ces données et les traite.
3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement.
4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer.
Attention !
Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client
équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel
Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30,
100) ou Sage Expert.
Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement.

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Transmettre des écritures en mode Synchro compta +
Etape 1 : choix du traitement
1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette
option vous permet de générer un fichier de données.
348
Menu Comptabilité
Etape 2 : choix des écritures
La fenêtre correspondant au sens
du transfert défini dans les
paramètres de Synchro compta
s’affiche.
Sens du transfert : Client
 Expert-comptable
2. Dans les deux cas, vous devez
sélectionner les écritures.
Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à
envoyer :
•
Toutes : toutes les écritures
(écritures déjà transmises,
écritures non transmises)
saisies depuis le début de
l’exercice seront synchronisées.
•
Nouvelles
: les écritures
créées, modifiées, supprimées depuis la dernière
émission ou la dernière
réception seront synchronisées.
Sens du transfert : Expert-comptable
 Client
3. Si vous émettez des données
dans le sens de transfert :
•

Client  Expert-comptable, indiquez alors la
Date de synchro.
Lorsque la date de synchro est
inférieure ou égale à la
dernière synchronisation, un
message vous informe d'un
risque de distorsions sur les
fichiers générés.
•
Expert-comptable

Client, les écritures à synchroniser peuvent être
validées
automatiquement. Pour cela, cochez
l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures.
Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier
ou l'icône des Dates spéciales
.
349
Menu Comptabilité

La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour
d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent.
Etape 3 : emplacement du fichier généré
4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication
défini par défaut.
5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.
6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option
Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.
Etape 4 : saisie d’un commentaire
7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le
bouton de votre choix.
10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK].
Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple)
Etape 1 : choix du traitement
1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette
option vous permet de générer un fichier de données.
Etape 2 : choix des données à transmettre
Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre.
Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez :
•
Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet
d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de
l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix.
Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage,
lettrage, etc, sont transmis par défaut.
Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.

Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un
message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.
•
Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du
dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux,
transmettre ou non les données de base de votre comptabilité.
Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre
comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expertcomptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité.
•
2. Cochez l’option de votre choix.
350
Menu Comptabilité
•
•
Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel
indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer
une autre date et pas forcément une date de fin de mois.
Si vous cochez l’option Je souhaite souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une
étape supplémentaire s’affiche
Etape 3 : paramètres supplémentaires
3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer :
•
Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées.
•
Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchro-
nisées.
4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de
mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez
utiliser l'icône du Calendrier

ou l'icône des Dates spéciales
.
Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois.
5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela,
cochez l'option Oui.
6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui.
7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de
comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.
Etape 4 : emplacement du fichier généré
8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication
défini par défaut.
9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.
10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option
Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.
11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix.
12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.
351
Menu Comptabilité
Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +)
Attention
Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expertcomptable.
Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro
compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.

Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez
un e-mail .
Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient
le fichier XML.
Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller».
1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection
.
3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans
lequel vous l'avez préalablement enregistré.

Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le
décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML.
4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le
bouton de votre choix.
6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.
Historique
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE
L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées.
Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée
Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta
sélectionnée.
•
Cliquez sur le bouton [Consulter].
Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération.
Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée
Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix.
1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
352
Menu Comptabilité
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider.
Purger l’historique de Synchro compta
Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer
tous les comptes-rendus existants.
•
Cliquez sur le bouton [Purger].
Envoyer le dossier
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - ENVOYER LE DOSSIER
<Alt> <C> <E> <V>
Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par
e-mail soit ultérieurement par le moyen de votre choix.
Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans
cette sauvegarde.
Attention
L'expert-comptable doit posséder la même version de votre logiciel que la vôtre pour
utiliser votre sauvegarde.

L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur
votre poste.
Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la
commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE
DONNÉES.
1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER.
2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix.
•
•
Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement
mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société.
Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre email.
Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous
informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK].
Coordonnées expert-comptable
 Menu COMPTABILITÉ - commande
ECHANGES DE DONNÉES
- COORDONNÉES EXPERT-
COMPTABLE
<Alt> <C> <E> <X>
Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les
adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable.
353
Menu Comptabilité
Lorsque vous activez la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres
société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet
que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément
dans la seconde partie de la fenêtre.

Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes
PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Compléments.
Historique Imports/Exports
 Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS
<Alt> <C> <E> <R> <H>
L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués.
Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter.
Consulter un transfert
Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste
puis cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import.
Supprimer un transfert
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Options
Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import.
•
•
•
Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures.
Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement.
Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comp-
table devant recevoir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable).
1. Sélectionnez l'import dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Options] puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou
RETRANSFÉRER.
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel
vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré.
Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès.
354
Menu Traitements
Génération des écritures
Pointage
Gestion de production
Rapprochement bancaire
Commandes articles en
rupture
Lettrage manuel,
Lettrage automatique
Contremarque
Contrepassation,
Réimputation
Régulation des stocks
Recouvrement
Migration SEPA
Remises en banque
Validation brouillard
Purge
Fin d’exercice
Virements fournisseurs
Relations clients/tâches,
Rappels
Travail sur un compte
Mise sous surveillance
Menu Traitements
Vue d’ensemble
Plusieurs opérations de comptabilité et de gestion
sont regroupées dans ce menu. Il vous permet
notamment de :
En Gestion :
Les traitements qui peuvent être effectués sur les
pièces commerciales ont été décrits précédemment
(menu GESTION).
Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de
directs, Intégrale de gestion Ciel Quantum dispose
également de traitements annexes comme la
régulation des stocks, la purge des pièces
commerciales, la gestion de production, les
relations clients, les rappels, le recouvrement pour
les clients en retard de paiement etc.
En Comptabilité :
•pointer vos écritures comptables avec votre compte
bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures
déjà pointées,
•effectuer un lettrage automatique ou manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement,
•réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse,
•réimputer un compte : effectuer un remplacement
global de compte dans les écritures,
•valider les écritures,
•clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel
exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), définir
l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à
une date et une heure de votre choix, etc.
356
Menu Traitements
Génération des écritures
 Menu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRATION DES ÉCRITURES
<Alt> <T> <R>

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
Sélection des pièces
Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en
compte.
1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente
concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même
mois pour un compte identique.
5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures
sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
6. Pour regrouper les codes analytiques, cochez la case correspondante.

Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte
comptable, le regroupement est automatiquement réalisé lors de la génération du
journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2005.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des
comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
•
•
une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
deux lignes TVA et les lignes articles.
Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton
[Terminer].
357
Menu Traitements
Gestion de production
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
<Alt> <T> <G>
La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en
créant des ordres de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage.
•
•
•
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs
articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage
et ainsi rétablir les stocks initiaux.
Créer un ordre d’assemblage
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE
<Alt> <T> <G> <A>

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
Etape 1 : Sélection de l'article à assembler
1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler.
2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les
articles dont le stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul).
Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer
3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler.
4. Cliquez sur l'icone
pour saisir les numéros de série/lot de votre article composé.
Voir Saisir les numéros de série/lot, page 244.
358
Menu Traitements

Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de
production à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES NUMÉROTATION - zone Codes bases.
Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement.
5. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum).
6. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage.
7. Cochez la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) de l'article à composer :
•
Suivant le prix d'achat : les prix d'achat des articles de la nomenclature sont utilisés
•
pour calculer le PAMP de l'article à assembler.
Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de
l'article à assembler.
•
Pas de calcul
8. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape 3 : Options
Cas d'un assemblage d'articles simples
9. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est
insuffisant pour effectuer l'assemblage.
•
•
•
Annuler l'assemblage
Continuer (le stock sera négatif)
Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer).
Cas d'un assemblage d'articles composés
1. Sélectionnez l'une des options de fabrication :
•
•
Fabriquer tous les éléments
Fabriquer uniquement les éléments qui manquent
L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si
le stock est insuffisant pour lancer l'assemblage.
359
Menu Traitements
2. Cochez l'une des options proposées.
•
•
•
•
Annuler l'assemblage
Continuer (le stock sera négatif)
Fabriquer
Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer).
Etape 4 : Sélection des dépôts
Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche.
3. Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée,
vous ne pouvez plus modifier le dépôt.
4. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants.
L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté. Voir Dépôts, page 235.
Etape 5 : Bilan des besoins en composants
Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage.
Cochez l'option Impression de
l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après
assemblage.
Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage :
•
•
le stock réel de chaque composant est diminué,
le stock réel de l'article composé augmente.
5. Si les composants sont gérés en numéro de série/lot, cliquez sur l'icone dans la
colonne N°série/lot, pour saisir les numéros. Voir Saisir les numéros de série/lot,
page 244.
6. Cliquez sur le bouton
pour commencer l’assemblage.
360
Menu Traitements
Annuler un assemblage
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Créer un ordre de désassemblage
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE
Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés.
Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage,
excepté le Type d'ordre qui doit être «Désassemblage».
1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler.
3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum).
4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage.Vous pouvez sélectionner la
date avec le calendrier
ou une date prédéfinie
.
361
Menu Traitements
5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé.
6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori.
7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement.
Le nombre de composés «désassemblages» dépend du stock réel de l'article composé
En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le
programme vous proposera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel
ou d'interrompre le traitement.

Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé
sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation
d'un ordre de désassemblage.
Commandes fournisseurs
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS
Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de
stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés
automatiquement.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3
étapes.

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche.
•
Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock
réel négatif ou nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement.
362
Menu Traitements
•
L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage.
1. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner.
Dans la seconde étape :
2. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander.
3. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez aussi utiliser l’icone du calendrier.
4. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le :
•
•
•
Dépôt du fournisseur,
Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son
dépôt favori,
le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option Dépôt favori.
Dans la troisième étape :
Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés.
5. Vous pouvez réapprovisionner :
•
•
la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont
pris en compte.
Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de
l’assemblage seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible).
Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants
sont à commander. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix.
Dans la quatrième étape :
Vous pouvez choisir les composants à commander et leur fournisseur.
6. Choisissez le fournisseur souhaité à l’aide du bouton
seur.
dans les cases Code fournis-
7. Cocher la case Commander pour commander l’article.
8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes.

Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre
bon de commande dans la liste des pièces fournisseurs (menu GESTION - commande
ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS).
363
Menu Traitements
Commandes des articles en rupture
 Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
<Alt> <T> <M>
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes
destinés à vos fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock.
Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande
sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
•
•
Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
•
Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélec-
Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille
sélectionnée.
tionné seront traités.
Dans la seconde étape,
2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé
le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
364
Menu Traitements
•
Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront
pris en compte.
•
Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte.
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité
d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles
suffisant pour :
•
•
•
remettre le stock à zéro ou,
remettre le stock à la quantité minimale ou,
remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition
des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par email. Dans ce
dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs doivent être renseignées.
6. Dans la dernière étape, choisissez le fournisseur souhaité à l’aide du bouton
dans
les cases Code fournisseur. Cocher la case Commander pour commander l’article.
7. Cliquez sur le bouton

pour générer des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez
votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION commande ACHATS - COMMANDES).
365
Menu Traitements
Contremarque
 Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE
<Alt> <T> <O>
La contremarque a pour but de gérer les stocks à flux tendu (stock à 0). Cette
fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes
clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au
client.

Les articles doivent être gérés en contremarque. Pour cela, vous devez cocher l'option
Contremarque dans les fiches articles ainsi que renseigner le fournisseur (dans l'onglet
Fournisseur).
Générer les commandes fournisseurs
Avant de générer des commandes fournisseurs d'articles en contremarque, vous devez
saisir les commandes clients.
1. Activez la commande CONTREMARQUE - COMMANDES FOURNISSEURS.
2. Choisissez le fournisseur souhaité à l’aide du bouton
dans les cases Code fournisseur. Cocher la case Commander pour commander l’article. Cliquez sur le bouton [OK]
pour confirmer.
Intégrale de gestion Ciel Quantum génère alors les commandes fournisseurs à partir des
commandes clients comportant des articles gérés en contremarque. Les commandes
clients et fournisseurs sont alors liées.

Vous pouvez consulter les commandes fournisseurs à partir du menu GESTION commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS ou du menu GESTION - commande ACHATS COMMANDES.
Modifier une commande d'un article en contremarque
Si vous voulez modifier une commande des articles en contremarque, vous devez :
•
•
•
supprimer la commande fournisseur liée,
revenir dans la pièce client que vous aviez saisie et la modifier,
générer à nouveau les commandes fournisseurs.
Générer les bons de livraison clients
Avant de générer les bons de livraison clients, vous devez saisir et valider les bons de
réception fournisseurs. Pour cela, la méthode la plus simple est de transférer les
commandes fournisseurs en bons de réception à partir du menu GESTION - commande
ACHATS - COMMANDES - bouton [Transférer].
Attention !
Un bon de réception non validé ne peut pas être généré en bon de livraison client.
366
Menu Traitements
1. Activez la commande CONTREMARQUE - LIVRAISONS CLIENTS.
2. Cocher la case Livrer pour livrer l’article. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.

Les pièces commerciales sont alors créées. Vous pouvez les consulter à partir du
menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS ou du menu GESTION - commande VENTES BONS DE LIVRAISON.
Articles à commander
 Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER
Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée.
La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont
cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent.
Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant
le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur
. La fenêtre de
choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton
[OK].
Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le
bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur
. La
fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et
cliquer sur le bouton [OK].
Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en
cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une
nouvelle fenêtre.
Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans
la liste déroulante le type de fichier de sortie.
Articles à recevoir
 Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR
Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée.
La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont
cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent.
La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à
commander. Voir Articles à commander, page 367.
Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la
case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle
fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client.
367
Menu Traitements
Articles à livrer
 Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER
Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre
Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés «
Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent.
Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant
le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur
. La fenêtre de
choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton
[OK].
Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le
bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur
. La fenêtre de
choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton
[OK].
Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la
case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle
fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client.
368
Menu Traitements
Régulation des stocks
 Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS
<Alt> <T> <S>
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un
article.
Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
 Avant d'effectuer une régulation
de stock, vous pouvez procéder à un état de
l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous
saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.
Voir Inventaire des articles, page 418.
Saisie du stock physique
 La commande RÉGULATION
DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un
article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles.
2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
5. Si votre article est géré en numéro de série/lot, saisissez dans la colonne N° série/lot
les numéros d'entrée dans le cas d'une régulation de stock positive ou les numéros de
sortie dans le cas d'une régulation de stock négative. Voir Saisir les numéros de série/
lot, page 244.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la
plupart, sur chaque fiche article) :
•
•
•
Code article
•
•
Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
Désignation courte
Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modi-
fiable.
•
•
•
•
Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en
commande client plus la quantité en commande fournisseur.
Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
Numéro de série ou de lot pour les articles suivis par numéros.
6. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
369
Menu Traitements
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au
stock réel, l'écart sera négatif, et inversement.
7. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation].
Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le
fichier de stock est modifié de façon irréversible.
8. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION
DES STOCKS.
•
•
Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles
avec les modifications prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock
Théorique Dépôt.
Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt
à zéro.
Voir Mouvements de stock, page 242.
370
Menu Traitements
Recouvrement
 Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT
<Alt> <T> <V>
Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez
tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont
dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et nonvalidés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en
compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale.
Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au
moins une étape de recouvrement. Voir Etapes de recouvrement, page 113.
La fenêtre de recouvrement se présente de la manière suivante :
Vos clients possédant un encours sont regroupés dans cette liste. A gauche de la fenêtre,
dans la barre Etapes, vous pouvez afficher vos clients selon certains critères.
•
•
•
L’onglet Toutes affiche tous vos encours clients.
Les autres onglets sont créés automatiquement par les étapes de recouvrement que
vous avez au préalable créées (menu LISTES - Commande ÉTAPES DE RECOUVREMENT). Ils
regroupent les pièces commerciales selon l’étape dans laquelle elles se trouvent.
Votre logiciel affiche vos encours clients selon leur état de recouvrement.
L’onglet Non soldé regroupe toutes les pièces commerciales ayant dépassé les étapes
de recouvrement que vous avez définies et qui n’ont toujours pas réglé leur encours.
Ces opérations sont considérées comme non soldées.
371
Menu Traitements
Actions
Réaliser le recouvrement
Grâce à cette fenêtre vous allez pouvoir réaliser les actions que vous avez spécifiées au
préalable dans vos étapes de recouvrement.
Sélectionnez la pièce commerciale souhaitée et cliquez sur le bouton
. L’action
spécifiée dans l’étape de recouvrement dans laquelle se trouve l’action est lancée.
Par exemple, si la pièce commerciale sélectionnée se trouve dans une étape de
recouvrement dans laquelle vous avez spécifié un envoi de lettre de relance, l’action de
cliquer sur le bouton [Réaliser] lancera l’impression d’une relance pour cet encours.
Ignorer une étape de recouvrement
Le bouton
situé dans la barre d’actions vous permet de faire passer la pièce
commerciale sélectionnée directement à l’étape suivante sans passer par la réalisation de
l’étape.
Revenir à l’étape de recouvrement précédente
Le bouton
vous permet de remettre la pièce commerciale sélectionnée dans
l’étape de recouvrement précédente.
Ouvrir
Le bouton
vous permet de consulter le détail de la pièce commerciale ou de
l’écriture sélectionnée.
Options d’affichage
: ce bouton affiche les échéances selon les critères indiqués dans l’étape.
372
Menu Traitements
: ce bouton affiche les échéances sans tenir compte de la date prévue de
l’étape.
Commentaire de l’étape
La colonne Commentaire de l’étape permet d’ajouter un commentaire dans votre étape.
Lorsque vous choisissez de RÉALISER ou d’IGNORER l’étape pour ce client, le commentaire
s’enregistre dans la fiche du client concerné.
Afficher les A-nouveaux
Vous pouvez, depuis le menu contextuel (clic-droit) choisir d’afficher les A-nouveaux.
Un message s’affiche, vous indiquant que l’affichage des A-nouveaux effacera votre
sélection et vos commentaires. Pour continuer, cliquez sur le bouton [Oui].
Les A-nouveaux s’affichent et une coche apparaît devant la commande.
Pour ne plus afficher les A-nouveaux, réitérez l’opération. La coche placée sur le devant
de la commande n’apparaît plus.
373
Menu Traitements
Migration SEPA
 Menu TRAITEMENTS - Commande MIGRATION SEPA
<Alt> <T> <S>
La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des
IBAN et BIC.
Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un
intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le
logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC.

Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de
votre logiciel. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet
Ciel http://www.ciel.com/.
Assistant de migration
 Menu TRAITEMENTS - Commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION...
<Alt> <T> <S> <A>
L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés :
•
Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou
•
Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos
fournisseurs.
clients et/ou fournisseurs.
Choisissez l’action souhaitée à l’aide des boutons radio et cliquez sur le bouton
[Suivant>].
Envoyer vos RIB
1. Dans la fenêtre de l’assistant, sélectionnez les RIB à exporter :
•
•
•
Clients / fournisseurs
Clients
Fournisseurs.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. La fenêtre suivante s’affiche, vous indiquant que seuls les RIB valides seront envoyés.
Vous pouvez faire vérifier la validité des RIB entrés dans le logiciel en cochant la case
Vérification des RIB.
Un outil plus complet Vérification des données bancaires est à votre disposition pour
plus de vérifications. Il est disponible depuis le menu TRAITEMENTS, commandes MIGRATION SEPA - VÉRIFICATIONS DONNÉES BANCAIRES.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez choisi de faire vérifier les RIB, la fenêtre de
compte-rendu de la vérification s’affiche.
5. L’état d’export des RIB s’affiche. Plusieurs exports sont disponibles.
Vous pouvez créer vous-même un export par le biais des états paramétrables. Voir États
paramétrables, page 40.
374
Menu Traitements
Recevoir vos IBAN/BIC
1. Après avoir sélectionné l’action Recevoir vos IBAN/BIC dans la fenêtre de l’assistant, cliquez sur le bouton [OK].
2. La fenêtre de l’explorateur s’affiche. Sélectionnez le fichier envoyé par la banque et cliquez sur le bouton [OK].
3. Un message s’affiche, indiquant que les IBAN et BIC ont bien été importés dans le
logiciel.
Vérification des données bancaires
 Menu TRAITEMENTS, commandes MIGRATION SEPA - VÉRIFICATIONS DONNÉES BANCAIRES
<Alt> <T> <S> <V>
Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients,
fournisseurs et banques.
•
•
•
Vérification RIB : cette fonction est identique à la case à cocher Vérification RIB située
dans l’assistant de migration. Si les données ne sont pas valides, une fenêtre listant
les erreurs s’affiche. Si les données sont valides, une coche verte s’affiche.
Vérification IBAN / BIC : si les données ne sont pas valides, une fenêtre listant les
erreurs s’affiche. Si les données sont valides, une coche verte s’affiche.
Cohérence RIB <=> IBAN : cette fonction vérifie la cohérence entre l’IBAN et le RIB
concaténé en IBAN. Si le RIB ou l’IBAN est incorrect, la vérification ne s’effectue pas et
le client, fournisseur ou banque concerné ne s’affichera pas dans la liste des RIB /
IBAN vérifiés.
Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre.
375
Menu Traitements
Remises en banque
 Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
<Alt> <T> <Q>
Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque.
Intégrale de gestion Ciel Quantum gère deux types de remises magnétiques :
•
•
LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre)
Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé)
Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques
(sur rayon et hors rayon) que vous remettez à l'encaissement.
Attention !
Vous devez au préalable :
compléter les coordonnées de votre banque (menu LISTES - commande BANQUE)
indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu
de compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon).
définir le mode de règlement des factures réglées.
Génération de l’enregistrement
1. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste
la Banque de remise.
2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau, LCR/BOR ou prélèvements.
Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez :
•
•
•
•
sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR,
vous pouvez effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de
change acceptée, lettre de change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez
n'inclure que les tiers acceptés Dailly.
préciser une date d’échéance.
préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis,
Non remis.
déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de
compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se
trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire.

Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique :
vous pouvez en effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de paiement.
•
Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner
puis cliquez sur le bouton
situé dans la barre d’actions de la fenêtre.
376
Menu Traitements
•
•

Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton
.
La ligne est automatiquement décochée.
Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis
s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le bouton [Annuler la remise].
Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise
magnétique, des erreurs de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant
entraîner un rejet de votre remise magnétique par la banque.
Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise.
Bordereau de remise en banque
1. Cliquez, en fonction sur le type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton
[Bordereau] ou [Transfert magnétique].
Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque :
•
•
•
bordereau de remise de chèques,
bordereau de remise LCR/BOR,
bordereau de remise prélèvement SEPA ou CFONB.

Pour effectuer un prélèvement SEPA, vous devez avoir souscrit au service qui vous
autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://
www.ciel.com/.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque.
3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau.
4. Indiquez la Référence de la remise en banque.
Bordereau
1. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante)
pour visualiser le détail de la remise.
LCR/BOR et Prélèvement
1. En fonction du type de remise, les options proposées diffèrent.
•
LCR/BOR
1. Sélectionnez le fichier d’export magnétique dans le menu déroulant.
2. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise.
3. Sélectionnez également l’édition de l’acte de cession de créances.
377
Menu Traitements
•
Prélèvement (magnétique)
1. Choisissez le format SEPA ou CFONB.
2. Cochez l'option Edition de la remise de prélèvements si vous souhaitez imprimer le
bordereau qui accompagne votre remise.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Si vous effectuez des prélèvements SEPA, le module Ciel directDéclaration s’ouvre. Ainsi,
vous pourrez les télétransmettre directement aux banques.
La télétransmission est uniquement possible avec des prélèvements au format SEPA.
 Pour plus de détails sur le paramétrage et l’envoi des prélèvements, reportez-vous au
manuel de référence Ciel Direct Déclaration livré avec ce module.
Si vous effectuez une remise de type :
•
LCR/BOR, une fenêtre dans laquelle vous devez saisir des informations complémen-
•
Prélèvement au format CFONB, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez préciser la
taires avant d'effectuer votre transfert magnétique s'affiche.
date d’échéance du prélèvement ainsi que le type de prélèvement : ordinaire ou accéléré.
3. Saisissez les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
4. Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique.
5. Un message vous demande de choisir la sortie pour l’édition du bordereau de remise.
Cliquez sur le bouton [Ecran] pour obtenir un aperçu ou sur le bouton [Imprimante]
pour lancer l’impression papier.
378
Menu Traitements
Virements fournisseurs
 Menu TRAITEMENTS - Commande VIREMENTS FOURNISSEURS...
<Alt> <T> <F>

Pour effectuer un virement SEPA, vous devez avoir souscrit au service qui vous
autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://
www.ciel.com/.
La fenêtre Virement fournisseur SEPA s’affiche.
Attention !
Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable :
- un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique
- saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement
- renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre
banque
- renseigné votre numéro de Siret. Voir Paramètres société, page 18.
1. Sélectionnez la banque à l’aide du bouton Liste
.
2. Sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante.
Pour choisir les règlements à afficher dans la liste, vous pouvez préciser le statut des
règlements en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis.

Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique :
vous pouvez en effet changer le mode de règlement.
•
Pour remettre un règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste
puis cliquez sur le bouton
•
•
situé dans la barre d’actions de la fenêtre.
Pour supprimer le marquage d’un règlement, cliquez sur le bouton
.
La ligne est automatiquement décochée.
Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis
s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le bouton [Annuler la remise].
379
Menu Traitements

Le logiciel vous informe, au moment de la génération du fichier, des erreurs de saisie
ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre fichier de
virement par la banque.
Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise.
Modifier le paiement
Pour modifier le mode de paiement de votre facture fournisseur, cliquez sur le bouton
. La liste des modes de paiement s’affiche. Sélectionnez le nouveau mode de
paiement et cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel vous demande confirmation de ce
choix. Si vous souhaitez modifier le mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK].
Générer le fichier
1. Sélectionnez le ou les règlement(s) souhaité(s) dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton
.
La fenêtre de Saisie des paramètres du virement s’affiche.
3. Renseignez les informations suivantes :
•
•
•
Date
Référence : entrez ici la référence souhaitée, limitée à 35 caractères. (Cette information est obligatoire)
Format : il s’agit du format de fichier virement SEPA.
4. Si vous souhaitez Editer une remise de virement, cochez la case correspondante.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Le fichier des virements (fichier XML) est transféré vers Ciel directDéclaration. Et, c’est à
partir du module Ciel directDéclaration que vous envoyez ce fichier directement à votre
banque.
Si vous avez coché l’édition d’une remise en virement, une fenêtre s’affiche dans laquelle
vous devez choisir le type de sortie : Ecran ou Impression. Choisissez la sortie souhaitée.
380
Menu Traitements
Travail sur un compte
 Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE
<Alt> <T> <V>
Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser
sur un compte. Vous pouvez ainsi :
•
•
•
•
saisir directement un règlement sur un compte de tiers,
modifier une pièce,
solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture,
etc.
1. Cliquez sur le bouton liste
situé à la fin de la zone Compte. Dans la liste des
comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [Ok].
2. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la
touche <Ctrl> enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer.
Régler
Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement)
des mouvements sélectionnés.
Exemple
Vous voulez générer un règlement pour trois factures.
1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche <Ctrl>
enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler].
2. Le logiciel demande de valider le Journal de Banque, le compte, la date du règlement.
Il vous propose aussi de lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement.
381
Menu Traitements
3. Choisissez le type d'enregistrement puis cliquez sur [Ok].
Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en
contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque.
Contrepasser
Voir Contrepassation, page 390.
Extourner
Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette
dernière, l'écriture initiale est conservée.
Dans la fenêtre Extourne :
1. Indiquez la date de l'opération.
2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture.
3. Précisez le mode d'extourne.
Solder
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant
au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton
[Solde].
Inverser D/C
Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné.
Un message vous demande de confirmer l'inversion.
Lettrage
Voir Lettrage manuel, page 386.
Pointage
Voir Le pointage manuel, page 383.
382
Menu Traitements
Le pointage manuel
 Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
<Alt> <T> <N>
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre
banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés
bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le
pointage puis cliquez sur le bouton [Ok].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton
s'affiche.
. La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier d'import généré avec
le protocole CFONB. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton
et sélectionnez l’option Relevé de compte CFONB.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le fichier d'import de votre relevé bancaire
(.txt) puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
383
Menu Traitements
Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier
électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste.
Pour cela, cliquez sur le bouton
et sélectionnez l’option Autres formats.
384
Menu Traitements
Le rapprochement bancaire
 Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
<Alt> <T> <H>
Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre
banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les
différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le
solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
•
•
d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Effectuer un nouveau rapprochement bancaire
1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Créer un rapprochement
bancaire.
2. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le
rapprochement puis cliquez sur [Ok].
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, renseignez les informations relatives au relevé bancaire
(Référence, Période, Solde initial et Solde final) puis cliquez sur [Ok].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton
.
La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
5. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton
ou
.
Les lignes pointées apparaissent en italique.
Pointage automatique
Voir Pointage automatique, page 383.
Modifier un rapprochement bancaire
Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Modifier un rapprochement
bancaire.
Le principe est ensuite identique à la réalisation d'un nouveau rapprochement bancaire.
Imprimer un rapprochement bancaire
1. Dans la fenêtre Rapprochement bancaire, sélectionnez l'option Editer un rapprochement
bancaire.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez les valeurs à prendre en compte puis cliquez
sur le bouton [Ok].
385
Menu Traitements
Lettrage manuel
 Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
<Alt> <T> <L>
Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois.
1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer.
2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
•
•
•
modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au.
cocher les cases Brouillard et/ou Simulation.
sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux.
3. Cliquez sur le bouton

pour lancer la sélection des écritures.
Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en
informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien
être lettré.
Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne
La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les
différentes lignes à lettrer. Pour cela :
1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est
alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre,
et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes.
2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer.
3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de
changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer.
Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non].
4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose :
•
•
•
de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton [Abandonner],
d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton
[Enregistrer]. La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche.
Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro, page 387.
de poursuivre le lettrage. Cliquez alors sur le bouton [Continuer].
386
Menu Traitements
Lettrer automatiquement les écritures selon le montant ou le n° de
pointage
Dans ce cas, le lettrage est effectué par le logiciel, d'après l'option que vous retenez.

Aucun lettrage manuel ne doit être en cours pour utiliser cette commande.
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Sélectionnez l'option correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer :
•
•
[Montant] : Le logiciel analyse le montant des écritures pour effectuer le lettrage.
[Référence] : Dans ce cas, le logiciel recherche les écritures ayant le même numéro,
défini dans la zone Ref. Pointage/Lettrage lors de la saisie des écritures, et leur
affecte le même code lettrage si leur solde est à zéro.
3. Si vous choisissez un lettrage par montant, définissez ensuite la puissance de
recherche en choisissant un niveau sur une échelle de 1 à 10.
Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le logiciel doit
faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donnée un seul et unique règlement du même montant.
Pour le niveau 2, votre logiciel cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite.
Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro
Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la
colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton
.
Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro
Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des
écritures.
Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton
)une
écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il
équilibre les différentes lignes à lettrer.
Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options
du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité Règlement).
La fenêtre suivante s’affiche :
387
Menu Traitements
Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de
règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier.
Exemple
La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est
de 228.67 euros.
Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros
en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au
crédit du compte 770000 Produits exceptionnels.
1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable.
2. Par défaut, l’écriture générée est enregistrée en Brouillard. Vous pouvez modifier son
statut en cochant les options Validation ou Simulation.
3. Cliquez sur le bouton [Ok].
Délettrer un compte
A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage des mouvements d'un
compte.
1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS.
2. Choisissez le compte à délettrer et la plage de dates.
3. Cochez l’option Les lettrées.
4. Sélectionnez la ligne d’écriture. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la
liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à
l’aide de votre souris puis sélectionnez l’option Tout sélectionner (du menu CONTEXTUEL).
5. Cliquez sur le bouton
.
6. Cliquez sur le bouton
. Vous écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées.
Annuler le lettrage
A tout moment vous pouvez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages
de la séquence, c'est-à-dire depuis l'ouverture de la fenêtre.
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande si vous voulez annuler les lettrages de la séquence ou le
lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix.
3. Les écritures qui étaient lettrées ne le sont plus.
388
Menu Traitements
Lettrage automatique
 Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE
<Alt> <T> <I>
Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique à celui que vous
lancez avec le bouton
de la commande LETTRAGE MANUEL, à la différence près
que vous pouvez lettrer plusieurs comptes en même temps et que seuls les comptes
déclarés lettrables sont pris en compte.
1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un
intervalle de dates.
2. Dans l'onglet Sélection :
•
•
•

Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer
le lettrage.
Le bouton
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
3. Validez le traitement en cliquant sur [Ok].
Annuler le lettrage d'un compte
A tout moment vous pouvez annuler le lettrage d'un compte.
1. Cochez la case Mode délettrage située dans l'entête de la fenêtre.
2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le
lettrage.
Le bouton
vous permet de choisir une série de comptes.
Vous pouvez également délettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectué.
3. Validez le traitement en cliquant sur [Ok].
389
Menu Traitements
Contrepassation
 Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
<Alt> <T> <O>
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il
est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en
comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Attention !
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
.La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période
de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
390
Menu Traitements
1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de
présenter les écritures par :
•
•
Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée par le bouton
et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
Lignes comptables.
2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
•
•
•
modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.

Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton
.
3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le et cliquez sur le
bouton
.
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
1. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais
vous pouvez la modifier dans la zone Date.
Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais
vous pouvez le modifier.
Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier.
2. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option
correspondante :
•
•
Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le
signe - (moins) est apposé aux montants.
3. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
391
Menu Traitements
4. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante :
•
•
•
Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
5. Validez le traitement en cliquant sur [Ok].
Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous
informant de la réussite du traitement.
6. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
392
Menu Traitements
Les réimputations
 Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION
<Alt> <T> <U>
Réimputation d'un compte
 Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE
Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un
compte sur un autre compte.

La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard ou
simulation.
Exemple
Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte
411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu
une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies
sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les
numéros de compte pour la période concernée.
1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. Le bouton
disponibles.
ouvre la liste des comptes
2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées.
3. Indiquez la période de réimputation.
4. Lancez l'opération en cliquant sur
.
5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement.
Réimputation d'un code budgétaire
 Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - CODE ANALYTIQUE
La réimputation d'un code analytique s'effectue de la même façon que celle d'un compte,
à la différence près que la réimputation porte sur les codes analytiques et peut être
exécutée sur des écritures validées.
Exemple
Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de
votre société. Vous attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le
service Développement. Ces écritures sont validées directement.
Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au
service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la
réimputation des codes.
393
Menu Traitements
Réimputation d'un journal
 Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL
La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la
différence près que la réimputation porte sur les journaux.
394
Menu Traitements
Validation brouillard
 Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
<Alt> <T> <B>
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements
comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs
d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une
contrepassation.
Voir Contrepassation, page 390.
Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de
sélection.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les
mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez modifier ces dates.
1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous
indiquez le code seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le
numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation,
cochez la case Inclure les écritures en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
.
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Ok].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant
été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].

Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention
Validation apparaît dans la colonne Statut.
395
Menu Traitements
Fin d’exercice
 Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
<Alt> <T> <F>
Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l'historique des taux
de change. Pour procéder aux évaluations, le logiciel utilise le dernier taux de change
renseigné dans le menu LISTES, commande DEVISES. Renseignez, pour chacune de vos
devises, le taux à la date de clôture de votre exercice.
L'assistant Top Clôture
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice
en toute sécurité.
Clôture et réouverture
Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez :
1. lancer la clôture,
2. puis lancer la réouverture.
L’assistant Top Clôture
 Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un
exercice en toute sécurité.
Attention !
La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les
comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte).
Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icones correspondant aux traitements à
effectuer avant de lancer la clôture puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
 Vous
trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique
Assistant Top Clôture.
L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant
contribués à leur établissement.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des
données, la Direction Générale des Impôts (DGFiP) impose un archivage des données.
Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis
d'établir les documents légaux.
396
Menu Traitements

Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre.
3. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour exporter les données à archiver.
Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux) la liste des états disponibles
s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [Ok].
A la fin de l'opération, le bouton [Exécuter] est grisé et la case Archivé cochée.
4. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].

Vous pourrez par la suite consulter l’historique des données archivées.Voir Historique
archivages DGFiP, page 477.
5. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le
bouton [Faire une copie et continuer].
6. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok].
7. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 398.
Clôture
Attention !
La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Voir Validation brouillard, page 395.
 Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE
1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les
comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
L'étape Archivage DGFiP vous permet d’archiver directement tous les documents
comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est
indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents.
3. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre,
Balance, Journaux, Export des lignes comptables, etc.) à archiver.
Si vous tenez une comptabilité analytique, dans la partie États analytiques/Données analytiques de la fenêtre, cliquez sur chaque bouton [Exécuter].
4. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à
archiver puis cliquez sur le bouton [Ok]. Une fois le traitement terminé, l’option
Archivé est cochée.
5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le
bouton [Faire une copie et continuer].
7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [Ok]. Vous devez maintenant lancer la réouverture de votre exercice.
397
Menu Traitements
Réouverture
 Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de
l'exercice (menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE).
1. Lisez attentivement l'étape Réouverture - Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets puis précisez si vous
souhaitez reprendre en détail les écritures non lettrées et non pointées.
4. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez
l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les
déclarations.
5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
6. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement
réalisée. Cliquez sur [Ok].
Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises
En clôture, le logiciel constate automatiquement les écritures de différence de conversion
actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite à l'évaluation au
taux du jour de clôture, des dettes et créances en devises.
Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d'écriture de
provision pour pertes de change.
Dans le journal paramétré en tant que journal des A-Nouveaux, le logiciel génère un
mouvement de clôture pour chaque écriture en devise. Les écritures d'évaluation
constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture
de la devise locale.
Etapes de vérification supplémentaires
Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de
vérification supplémentaires à une clôture d'exercice ordinaire :
Données supplémentaires à contrôler
Vous devez vérifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les
différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients
et fournisseurs correspondant à ces racines.
Paramètres
Vérifiez l'exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de
conversion Passif utilisés pour l'enregistrement des écritures de différences de conversion
des dettes et créances en devises.
398
Menu Traitements
Traitement des comptes clients et fournisseurs : écritures de différences
de conversion actif et passif
Clôture
Traitement des comptes de Tiers déclarés «lettrables» dans le Plan de comptes
Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées
sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture.
Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant
d'effectuer la clôture.
Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et
passif compte tenu :
•
•
de la variation du taux de change (différence entre le taux de change de la devise le
jour de l'inscription en comptabilité, et le taux de change le jour de la clôture),
du type d'enregistrement comptable (dettes ou créances).
Traitement des comptes de Tiers déclarés «non lettrables» dans le Plan de comptes
Le logiciel ne constate aucune différence de conversion actif/passif sur les comptes de
tiers non lettrables.
Réouverture
Comptes de Tiers déclarés «lettrables»
Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont
reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux.
De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement
extournées dans le journal des Opérations Diverses.
Comptes de Tiers déclarés «non lettrables»
Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de
tiers.
399
Menu Traitements
Purge
 Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
<Alt> <T> - <P>
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat.
Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez
effectuer.

Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet
de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
•
une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales
•
dont la date est antérieure à celle indiquée.
une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les
pièces à purger.
Date limite de purge
Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces
commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent.
2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi
que les règlements clients à purger.
3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces

La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte
ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture
d'acompte.
1. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors,
dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
2. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger.
3. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.

Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche <Ctrl> de votre clavier
enfoncée.
400
Menu Traitements
Archivage des pièces
Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée.
En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées.
Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents
commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans
lequel seront archivés ces documents.
4. Cliquez sur le premier bouton
correspondant au document des pièces
clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs.

Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée.
Sauvegarde et purge des pièces
La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une
sauvegarde.
5. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton
6. Cliquez ensuite sur le bouton
.
pour lancer le traitement.
7. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [Ok].
Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de :
•
: cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et
lancer la purge.
•
: cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde
préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
8. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y
retrouvez le détail des pièces purgées.
Attention !
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les
objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces
données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.
401
Menu Traitements
Relations clients/tâches
 Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS/TÂCHES
<Alt> <T> <T>
Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer.
Enregistrer une tâche
Dans la fenêtre Nouvelle tâche :
1. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons
ou
.
2. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche.
3. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel,
etc.).
4. Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la
souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le
menu CONTEXTUEL.
Sélectionnez ensuite la commande CRÉER.
5. Indiquez le Lieu de l'action de la tâche.
•
Le bouton Liste
•
Le bouton Gomme
permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie.
efface la valeur indiquée.
Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact.
6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche.
7. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée.
La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre.
8. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé.
9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre.
10.Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la tâche.
Modifier une tâche
1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre qui correspond à l'élément sélectionné s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une tâche
1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
2. Il vous est demandé de confirmer la suppression. Cliquez sur [Oui] si c'est la cas.
402
Menu Traitements
Rappels
 Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS
<Alt> <T> <A>
Cette commande vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier la liste des
tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou
supprimer une tâche ou encore marquer un élément comme étant «Terminé».
Le bouton [Agenda] ouvre la fenêtre Liste des tâches. Voir Relations clients/tâches,
page 402.
Modifier un élément de la liste des rappels
1. Pour modifier un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Modifier]. La fenêtre correspondante s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Mettre un terme à une action
1. Pour mettre un terme à un rappel, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Terminer]. Cette commande vous permet d'indiquer que l'opération est «Terminée». Elle
n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte.
2. Vous pouvez aussi double-cliquer dans la ligne de l'élément concerné pour rappeler la
fiche à l'écran.
Cochez ensuite la case Terminé dans la zone Statut.
403
Menu Traitements
Désactiver l’alerte
Le bouton [Désactiver] vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est
inactive, les éléments n'apparaissent plus dans la fenêtre d'alerte.

Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée
systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option
Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL.
404
Menu Traitements
Mise sous surveillance
 Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
<Alt> <T> <I>
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos
fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans
l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement
judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe.
Mettre une société sous surveillance
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance.
•
•
cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs,
cochez clients pour faire apparaître la liste des clients.
3. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix.
Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien
déroulée.
Consulter les informations légales
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les
alertes sur les sociétés sont consultables à partir :
•
•
de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Cliquez sur le bouton
. Vous
accédez alors à votre espace InfoGreffe,
de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Désactiver la surveillance d'une société
1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance.
2. Cliquez sur le bouton
.
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].
405
Menu Etats
Portefeuille des commandes
Balance
Commandes non livrées
Journaux
Relevé de comptes
Centralisateur
Echéancier
Brouillard
Evolution des ventes
Analytique
Lettre de pénalités de
retard
Déclaration de TVA
Encours clients
Suivi des stocks
Articles
Etats immobilisations
Bilan-Résultat synthétiques
Etats fiscaux
Capacité de fabrication
Soldes Intermédiaires de
Gestion
Etats récapitulatifs
Autres états comptables
Grand livre
Etats chaînés
Menu Etats
Vue d’ensemble
Le menu ETATS vous donne accès aux états les
plus utilisés. Vous pouvez ainsi suivre avec
précision vos écritures comptables ainsi que
vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques,
etc.
Les états disponibles peuvent être regroupés
de la façon suivante :
Les états articles
•Inventaire des articles, catalogue des articles,
nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
•Portefeuille des commandes, commandes non
livrées, échéancier, évolution des ventes,
encours clients, relance client, etc.
Les états comptables
•les états comptables : Grand livre, Balance,
Journaux, Brouillard.
•les états budgétaires/analytiques : si vous
gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous
pourrez éditer les états s'y rapportant.
•les états clients et fournisseurs :
Echéancier, Balance agée, Encours clients,
Bordereau de remise en banque, Lettre de
pénalités de retard.
•la déclaration de TVA.
•le Bilan synthétique et le Compte de résultat
synthétique.
•les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel),
2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC),
2054 et 2055.
les soldes intermédiaires de gestion :
documents fiscaux à joindre au Bilan.
407
Menu Etats
Portefeuille des commandes
 Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES
<Alt> <S> <P>
Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi
visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour
lesquelles des reliquats doivent être soldés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées.
3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur.
4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en
particulier, ou pour une famille. Cochez l'option de votre choix.
5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille).
408
Menu Etats
6. Vous pouvez définir ou non un critère de date à prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte :
•
•
•
•
la date de création de la commande : correspond à la date saisie dans la zone Date
de la fiche de la commande.
la date de livraison précisée dans l'entête : correspond à la date saisie dans la zone
Date livraison de la commande.
la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article
saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison.
sans tenir compte des dates
7. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de
l'escompte en bas de commande, cochez l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Voir Commandes, page 156.
409
Menu Etats
Commandes non livrées
 Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES
<Alt> <S> <C>
Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition
permet aussi de visualiser les reliquats de commandes.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche.
3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande).
4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article).
Cochez pour cela une des deux options proposées.
5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
410
Menu Etats
Relevé de comptes
 Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES
<Alt> <S> <R>
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour
les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures.
Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser
et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client,
en tant que relevé de factures à payer.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le ou les client(s). Vous pouvez sélectionner un client particulier, tous les
clients ou une famille client.
3. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'entête des fiches clients et
fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé.
Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des
autres clients figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients
de la zone Options.
4. Précisez les factures qui vont figurer sur le relevé : Uniquement les factures à encaisser
ou toutes les factures.
5. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux
dates d’échéances de la facture).
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.
411
Menu Etats
Echéancier
 Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER
<Alt> <S> <H>
•
•
L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées
par date d'échéance.
Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur
une année complète, les échéances des factures.
Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle.
Seules les factures validées apparaîtront dans l'état.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier.
3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées.
4. Saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des écritures à
inclure dans l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
412
Menu Etats
Evolution des ventes
 Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES
<Alt> <S> <V>
Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles
de dates consécutifs, selon :
•
•
•
•
le chiffre d'affaires,
la quantité vendue,
la marge sur le PAMP,
ou la marge sur le prix d'achat.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article/
client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client.
3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaines, mois ou trimestres.
4. Indiquez les valeurs à prendre en compte (chiffre d'affaires, quantité vendue, marge
réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou marge réalisée sur PA (Prix d’achat)
et le format souhaité (valeur, % ou les 2).
5. Sélectionnez la présentation souhaitée : Par famille article/client ou Par article/client
et trié par famille article/client.
6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état.
413
Menu Etats
Lettre de pénalités de retard
 Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD
<Alt> <S> <D>
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des
pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans
l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres Facturation, page 28.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de
retard.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
414
Menu Etats
Encours Clients
 Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS
<Alt> <S> <U>
La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous
autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de
ces encours.
Un seul état Encours client est disponible. Il s’agit d’une liste de client indiquant
l’encours actuel de chacun.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la
fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
Si vous avez opté pour la sortie Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le format de sortie du fichier.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
415
Menu Etats
Suivi des stocks
 Menu ETATS - commande SUIVI DES STOCKS
<Alt> <S> <K>
Cette commande vous permet d'obtenir l'un des deux types d'états suivants :
•
•
Réapprovisionnement : il est nécessaire de lancer la commande d'un article lorsque la
quantité réelle est strictement inférieure à la quantité indiquée dans le stock minimum.
Surstockage : on parle de surstockage lorsque la quantité réelle dépasse la quantité
maximum indiquée en stock.
Vous pouvez ainsi connaître rapidement les articles pour lesquels un
réapprovisionnement est à prévoir ou ceux pour lesquels un surplus de stock a été
enregistré.

Vous devez au préalable renseigné dans la fiche article les zones Stock maximum et
Stock minimum. Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de
stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire.
Pour obtenir l’état de surstockage
1. Cochez l'option Surstockage dans la zone Sélection du type de suivi.
2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible).
3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état.
4. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs ou
famille d'articles.
5. Si vous triez l'état par dépôt, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis).
6. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante.
7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Pour obtenir l’état de réapprovisionnement
1. Cochez l'option Réapprovisionnement dans la zone Sélection du type de suivi.
2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible).
3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état.
4. Déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum.
5. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs, famille
d'articles.
6. Si vous triez l'état par dépôt, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis).
Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante.
L'option Afficher la quantité à commander vous permet de noter :
•
les quantités à commander sur une édition papier (saisie manuelle sur l'état).
416
Menu Etats
•
les quantités à commander en fonction du stock minimum ou du stock maximum.
7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
417
Menu Etats
Articles
 Menu ETATS - commande ARTICLES
<Alt> <S> <A>
Cette commande vous permet d'obtenir les états suivants :
Inventaire des articles
 Menu ETATS - commande ARTICLES - INVENTAIRE DES ARTICLES
<Alt> <S> <A> <I>
Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la
valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).

Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche
article apparaîtront dans cet inventaire.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une
famille d'articles.
3. Choisissez la présentation souhaitée : en liste, triée par code article ou découpée par
famille d'articles.
418
Menu Etats
4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez la case correspondante.
5. Si vous cochez la case Colonne Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge
vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de
l'inventaire.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la
commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir Régulation des stocks,
page 369.
Catalogue des articles
 Menu ETATS - commande ARTICLES - CATALOGUE DES ARTICLES
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients
ou aux vendeurs.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
419
Menu Etats
2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou vendeurs.
3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux
associés à une famille ou un fournisseur.
4. Choisissez la présentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par
fournisseur.
5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des
tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7
tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article.
6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression
des critères de sélection.
7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous
pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos.
8. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Articles par dépôt
 Menu ETATS - commande ARTICLES - ARTICLES PAR DÉPÔT
Si vous gérez un stock multi-dépôts, vous pouvez imprimer la liste ou les fiches de vos
articles par dépôt pour suivre les stocks des différents dépôts de votre entreprise. Voir
Gestion des stocks multi-dépôts, page 238.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Si vous avez choisi l’option Fichier, la fenêtre de paramétrage suivant s’affiche.
2. Indiquez le format de sortie du fichier.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Nomenclature des articles
 Menu ETATS - commande ARTICLES - NOMENCLATURE DES ARTICLES
Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs
composants.
L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.
420
Menu Etats
Suivi des n° de série/lot
 Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° DE SÉRIE/LOT
Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée
de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur
provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock.
1. Sélectionnez les articles et numéros concernés.
Vous pouvez choisir tous les articles ou un article en particulier ainsi que tous les n° de
série/lot ou bien un numéro en particulier.
2. Saisissez dans les zones Du et Au la date de début et de fin de la période à prendre en
compte. Vous pouvez aussi utiliser l'icone d'appel du calendrier
.
3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Etiquettes des n° de série/lot
 Menu ETATS - commande ARTICLES - ÉTIQUETTE DES N° DE SÉRIE/LOT
Cet état permet d'imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant
différents critères.
1. Sélectionnez les N° de série / lot concernés.
2. Choisissez le nombre d’exemplaires souhaité pour vos étiquettes.
3. L'option Etiquette avec son code barre imprime le code barre du n° de série/lot s'il est
renseigné.
4. L’option Afficher les N° de série / lot épuisés vous permet d’imprimer des étiquettes y
compris pour les numéros épuisés.
5. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
421
Menu Etats
N° de série / lot par client
 Menu ETATS - commande ARTICLES - N° DE SÉRIE/LOT PAR CLIENT
Cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la
possibilité de préciser une période de date.
1. Dans la zone Critères de sélection, choisissez le ou les clients souhaités.
2. Choisissez ensuite le ou les numéros de série / lot souhaités.
3. Vous pouvez définir ensuite une période à prendre en compte à l’aide du bouton
.
4. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
422
Menu Etats
Capacité de fabrication
 Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION
<Alt> <S> <B>
Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou
commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et
optimiser la gestion de vos articles composés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles
composés.
1. Déterminez si cette édition va être triée par code article composé ou découpée par famille
d'articles composés.
2. Vous pouvez obtenir le détail par dépôt en cochant la case correspondante.
3. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
423
Menu Etats
Etats récapitulatifs

Menu ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS
<Alt> <S> <F>
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous
obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez
également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans
remise, le total des frais de ports.
1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu].
3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille.
4. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien
par code TPF.
5. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez
inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option Toutes les factures et
avoirs.
6. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de :
•
•
la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la
pièce.
la date d'échéances de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates
échéances de la pièce.
7. Sélectionnez le mois à prendre en compte.
8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
424
Menu Etats
Grand livre
 Menu ETATS - commande GRAND LIVRE
<Alt> <S> <L>
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Grand-livre puis choisissez un type de
sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant
un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
•
•

Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer
l'état.
Le bouton
vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez
les options de votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
425
Menu Etats
Grand livre avec quantités / par échéance
Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité
ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance.
•
A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de
sortie.
1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au.
2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier
ou une classe de comptes.
3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et
choisissez-le.
4. Pour prendre en compte les Écritures en brouillard et Écritures en simulation, cochez les
options correspondantes.
5. Cliquez sur le bouton [Continuer].
6. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les
deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux.
7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou
encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix.
8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'édition.
426
Menu Etats
Balance
 Menu ETATS - commande BALANCE
<Alt> <S> <N>
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez
alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une
balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
Balance
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un
intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
•
•

Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Le bouton
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en
compte.
Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
427
Menu Etats
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez
les options de votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Balance comparative N à N-10
Cet état permet de comparer sur différentes années le solde de vos comptes à une période
donnée.
Une fois que vous avez choisi le type de sortie, la fenêtre de paramétrage s’affiche.
1. Dans les zones Du...au, saisissez les dates de la période à comparer.
Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au
jour. Par exemple, la période du 1er janvier au 15 janvier, le cumul est celui du mois de
janvier en entier.
2. Cochez les exercices qui seront comparés à l’exercice N.
3. Sélectionnez les comptes concernés. Vous pouvez choisir tous les comptes ou un
intervalle de comptes ou encore un intervalle de racines de comptes.
4. Cochez ou décohez les options d’affichage suivantes :
•
Affichage des soldes : cette option permet d’afficher les soldes des exercices anté-
•
Affichage des écarts : cette option permet d’afficher les écarts entre les exercices. Si
rieurs à N. Par défaut, seuls les soldes de l’exercice en cours sont présentés.
•
vous cochez cette case, sélectionnez la présentation de l’écart en %, en montant ou
les deux.
Sous-totaux par classe : permet d’afficher les comptes par classes avec son soustotal.
5. Cochez les options écritures en brouillard et / ou écritures en simulation pour les prendre
en compte.
6. Cliquez sur le bouton [OK].
428
Menu Etats
Journaux
 Menu ETATS - commandes JOURNAUX
<Alt> <S> <J>
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
Attention !
Seules les écritures validées sont prises en compte.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à
générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la
fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche:
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les
cases correspondantes.

Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton
.
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
429
Menu Etats
Centralisateur
 Menu ETATS - commandes CENTRALISATEUR
<Alt> <S> <T>
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le
cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la
fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche:
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les
cases correspondantes.

Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton
.
4. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
430
Menu Etats
Brouillard
 Menu ETATS - commande BROUILLARD
<Alt> <S> <O>
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en
mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
•
•
pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le bouton
ouvre la liste des journaux disponibles.
pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option
correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à
prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
431
Menu Etats
Analytique
 Menu ETATS - commande ANALYTIQUE
<Alt> <S> <Y>
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous disposez d’une série d'états
vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques
affectés au cours de l'exercice.
Grand livre analytique
 Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE
Par défaut, les écritures seront classées par code analytique puis par compte de
comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en
cliquant sur le bouton [Continuer].
Balance
 Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - BALANCE
Par défaut, les cumuls et soldes seront classés par code analytique puis par compte de
comptabilité générale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en
cliquant sur le bouton [Continuer] de la fenêtre de paramétrage de l’état.
Echéancier
 Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - ÉCHÉANCIER
Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes
analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile
dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs secteurs d'activité bien distincts et voulant
connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients
et fournisseurs.
Etat budgétaire
 Menu ETATS - commande BUDGÉTAIRE - ÉTAT BUDGÉTAIRE
Pour les codes budgétaires inclus dans l'édition demandée, le logiciel va calculer :
•
•
•
•
le
le
le
le
montant budgété
montant réalisé
montant de l'écart
pourcentage d'écart par rapport au budget.
Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs. Par
conséquent, pensez à affecter aux codes analytiques des budgets de ventes avec des
chiffres négatifs. Voir Créer un code analytique, page 117.
Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du
code) ce qui permet d'effectuer des regroupements.
432
Menu Etats
Bilan synthétique
 Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin
d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de
façon distincte, les capitaux propres.
1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la
période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates.
2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au.
3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur le bouton
de la liste déroulante.
4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre
en compte.
5. Cliquez sur le bouton [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word, etc.)
puis cliquez sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Compte de résultat synthétique
 Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les
charges de votre entreprise durant un exercice comptable.
1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperçu, etc.), précisez la
période pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de résultat en indiquant un intervalle de dates.
2. Indiquez les codes analytiques à inclure dans votre bilan ou compte de résultat synthétiques, dans les zones Du...au.
3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, sélectionnez-le en cliquant sur le bouton
de la liste déroulante.
4. Cochez les options Écritures en brouillard et/ou Écritures en simulation pour les prendre
en compte.
5. Cliquez sur le bouton [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word, etc.)
puis cliquez sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
433
Menu Etats
Déclaration de TVA
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA
<Alt> <S> <I>
Assistant
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT
Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond
au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu Dossier :
•
•
état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
Effectuer une nouvelle déclaration de TVA
1. Cochez l'option Créer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Ok].
Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration :
2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration.
3. Précisez si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation.
4. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case
Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte.
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur [Ok].
L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la
déclaration papier.
6. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de
TVA.

Pour
afficher
le
feuillet
selon
de
la
déclaration,
cliquez
sur
le
bouton
situé au bas de la fenêtre.
7. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton
situé dans la barre d’actions.
8. Validez la déclaration en cliquant sur [Ok].
9. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton
[Aperçu].
Pour directement imprimer la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression].
434
Menu Etats
Modifier une déclaration de TVA

Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée.
1. Cochez l'option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [Ok].
Dans la fenêtre qui s'affiche, modifiez le paramétrage de la déclaration.
Imprimer une déclaration de TVA
1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [Ok].
3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton
[Ecran].
Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante].
Afficher les déclarations de TVA
1. Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [Ok].
La liste des déclarations de TVA s'affiche.
Transmettre une déclaration à la DGFiP
1. Si vous souhaitez transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel vers la
DGFiP, cochez l’option Télédéclarer une déclaration de TVA.
2. Si vous n’avez pas encore établi de déclaration, suivez les étapes décrites précédemment au paragraphe “Effectuer une nouvelle déclaration de TVA”, page 434.
3. Sélectionnez la déclaration à transmettre.
L'assistant de télédéclaration se lance ensuite automatiquement.
Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA

Vous accédez également à cet assistant via le menu ETATS - commande DÉCLARATION DE
TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant
Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre
logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de
transfert de données s'appelle une télédéclaration.
 Pour
plus de détails,
Téléprocédures TVA.
consultez
l’aide
contextuelle
(touche
<F1>,
rubrique
435
Menu Etats
Liste des déclarations de TVA
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS
Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées.
A partir de cette liste, vous pouvez :
•
•
•
imprimer votre déclaration,
la valider,
la transmettre à la DGFiP.
 Pour plus d’informations, consultez l’aide contextuelle (touche <F1>).
TVA détaillée
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - TVA DÉTAILLÉE
Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA.
1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante).
2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icone du
calendrier.
3. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les
options correspondantes.
4. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque
compte s'affichent.
5. Cliquez sur le bouton [Ok].
Historique Téléprocédures TVA
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - HISTORIQUE TÉLÉPROCÉDURES TVA
Cet état vous permet d’éditer un historique des déclarations de Téléprocédures TVA. Si
vous n’avez pas encore effectué de télédéclaration, le logiciel vous propose un lien vers
Ciel DirectDéclaration.
Mise à jour Téléprocédures TVA
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - MISE À JOUR TÉLÉPROCÉDURES TVA
Cette commande permet d’installer la mise à jour du module EDI TVA.
436
Menu Etats
Etats immobilisations
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS
<Alt> <S> <M>
Dotations
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - DOTATIONS
Les DOTATIONS MENSUELLES permettent d’éditer la valeur des dotations pour un mois
donné.
Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et
pour l'exercice en cours :
•
•
•
le détail des dotations par compte,
les dotations par compte,
des dotations par immobilisation,
Si vous cochez la case Voir le
commentaire, le commentaire
s’affiche en bas de la fenêtre. Si
vous cochez la case voir la
vignette, le descriptif de l’état
sélectionné et son aperçu
s’affiche à droite de la fenêtre.
1. Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez l’état à imprimer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Sélectionnez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].

Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation en cochant la
case correspondante.
437
Menu Etats
•
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, une étape supplémentaire s'affiche.
1. Choisissez le format du fichier et cliquez sur [Ok].
2. L'explorateur Windows s'affiche, indiquez le nom et le chemin du répertoire dans
lequel seront enregistrées les données.
•
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis
en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Plus et moins values
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - PLUS ET MOINS VALUES
Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les
cessions d'immobilisations à une date donnée.
La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court
Terme ; LT = Long Terme) :
Durée de détention des
éléments cédés
PLUS VALUES
MOINS VALUES
- de 2 ans
2 ans et +
- de 2 ans
2 ans et +
Eléments amortissables
CT
CT à hauteur des
amortissements
LT au-delà
CT
CT
Eléments non amortissables
CT
LT
CT
LT
Un message vous demande de sélectionner la destination de l’impression.
1. Choisissez une sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en bas de la fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Indiquez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
•
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, une étape supplémentaire s'affiche.
1. Choisissez le format du fichier et cliquez sur [Ok].
2. L'explorateur Windows s'affiche, indiquez le nom et le chemin du répertoire dans
lequel seront enregistrées les données.
•
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis
en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
438
Menu Etats
Réintégrations fiscales
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - RÉINTÉGRATIONS FISCALES
Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer
sur les dotations d'amortissements de vos immobilisations.
Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé
par l'administration. En effet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre
l'amortissement comptable qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation
et l'amortissement fiscal.
Un message vous demande de sélectionner la destination de l’impression.
1. Choisissez une de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Indiquez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
TVA à reverser
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TVA À REVERSER
Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs
de TVA à reverser pour chaque bien immobilier cédé.
Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la
fenêtre de sortie de l’immobilisation.
Un message vous demande de sélectionner la destination de l’impression.
1. Choisissez une sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. Indiquez la date à prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
•
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, une étape supplémentaire s'affiche.
1. Choisissez le format du fichier et cliquez sur [Ok].
2. L'explorateur Windows s'affiche, indiquez le nom et le chemin du répertoire dans
lequel seront enregistrées les données.
•
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis
en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
439
Menu Etats
Tableau immobilisations
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - TABLEAU IMMOBILISATIONS
Cette commande vous permet d'éditer un tableau des immobilisations à une date précise.
1. Saisissez la date à prendre en compte.
2. Sélectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Crédits-bails
 Menu Etats - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS...
Cette commande vous permet d’éditer vos états relatifs aux crédit-bails.
Engagements de crédit-bail
1. Dans la fenêtre de l’état crédit-bail, sélectionnez le format à prendre en compte :
impression, aperçu, fichier, email.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez la date de calcul à prendre en compte.
3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations en crédit-bail en mode simulation,
cochez la case correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Si vous avez choisi une sortie d’état Fichier, votre logiciel vous demande de choisir le
format de fichier souhaité. Sélectionnez-le dans le liste déroulante, puis cliquez sur le
bouton [OK].
Valeurs nettes des crédits-bails
1. Dans la fenêtre de l’état crédit-bail, sélectionnez le format à prendre en compte :
impression, aperçu, fichier, email.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez la date de calcul à prendre en compte.
3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations en crédit-bail en mode simulation,
cochez la case correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Si vous avez choisi une sortie d’état Fichier, votre logiciel vous demande de choisir le
format de fichier souhaité. Sélectionnez-le dans le liste déroulante, puis cliquez sur le
bouton [OK].
440
Menu Etats
Export immobilisations
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - EXPORT IMMOBILISATIONS
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des immobilisations ou des fournisseurs est
ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.

Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste.
Vous devez faire votre choix et valider.
Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la
destination du fichier sur votre disque.
Stats immobilisations
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - STATISTIQUES
Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos
fiches d'immobilisations.
1. Choisissez une sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fenêtre] : pour consulter la fenêtre du graphique.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Pour inclure les immobilisations sorties avant la
date de calcul, cochez la première option.
Pour inclure les immobilisations sorties sur
l’exercice de la date de calcul, cochez la
deuxième option
2. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs
d'achat, valeurs à amortir, cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations).
3. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques
(par comptes, par familles, par localisations, par codes analytiques).
4. Indiquez la date de calcul.
5. Validez vos choix en cliquant sur le bouton [Ok].
441
Menu Etats
Modifier la présentation du graphique
Si vous avez choisi Fenêtre comme sortie de l’état, vous pouvez modifier la présentation
du graphique.
1. Dans la barre d’actions de la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés].
2. Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options pour intervenir sur :
•
•
l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs,
l’affichage ou non des légendes, des commentaires les couleurs utilisées.
442
Menu Etats
3. Pour modifier les couleurs, cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la fenêtre.
La fenêtre Couleurs du graphique s’affiche.
4. Sélectionnez la couleur de fond en cliquant sur le triangle de sélection. Vous pouvez
obtenir un dégradé de couleurs.
Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe
•
•
Pour obtenir l’aperçu avant
CONTEXTUEL (que vous obtenez
Pour lancer l’impression du
CONTEXTUEL (que vous obtenez
impression, activez la commande APERÇU du menu
par un clic-droit dans la fenêtre du graphique).
graphique, activez la commande IMPRIMER du menu
par un clic-droit dans la fenêtre du graphique).
Autres états
 Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - AUTRES ÉTATS
Cette commande affiche la liste des autres états disponibles. Vous pouvez obtenir les
états suivants : codes barres immobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ;
immobilisation par code analytique, par compte, par famille, par localisation ;
immobilisations soumises à la CFE ; immobilisations dérogatoires par compte ; liste des
immobilisations.
•
Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser
puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante].
443
Menu Etats
Bilan-Résultat synthétiques
 Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES
<Alt> <S> <Q>
Les Bilan et Compte de résultats synthétiques vous permettent de préparer les éditions
fiscales.
Bilan synthétique
 Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Cochez l’option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de
résultat par rapport à l’exercice précédent.
4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation.
Si ces deux options sont décochées, seules les écritures validées seront éditées.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Compte de résultat synthétique
 Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT
SYNTHÉTIQUES
- COMPTE DE RÉSULTAT
SYNTHÉTIQUE
Vous obtenez l’édition du compte de résultat synthétique de la même façon que l’édition
d’un bilan synthétique. Voir Bilan synthétique, page 444.
444
Menu Etats
Etats fiscaux
 Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX
<Alt> <S> <X>
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
•
2050 (BIC - Régime réel): vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2050
(BIC - RÉGIME RÉEL)
•
•
•
2033 (BIC - Régime simplifié): vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX 2033 ( BIC - RÉGIME SIMPLIFIÉ)
2035 (BNC): vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2035 (BNC)
2054 - 2055: vous accédez à cet état par la commande ÉTATS FISCAUX - 2054 - 2055
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
445
Menu Etats
Soldes Intermédiaires de Gestion
 Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
<Alt> <S> <G>
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
446
Menu Etats
Autres états comptables
 Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES
<Alt> <S> <S>
La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants :
•
•
•
Echéancier,
Balance agée,
Autres états.
Echéancier
 Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES - ÉCHÉANCIER
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de
contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en
compte.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Choisissez les comptes concernés par l'échéancier.
447
Menu Etats
4. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte (Débit et/ou Crédit).
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Balance agée
 Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES - BALANCE AGÉE
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous
pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez le mois à partir duquel vous voulez imprimer l'état ou indiquez un intervalle.
3. Choisissez les comptes concernés par l'état : clients ou fournisseurs.
4. Indiquez la date à utiliser pour la sélection : d'échéance ou date d'écriture.
5. Sélectionnez le type d'écritures à prendre en compte : brouillard et/ou simulation.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
448
Menu Etats
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Autres états
 Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS COMPTABLES - AUTRES ÉTATS
La commande AUTRES ÉTATS regroupe les états suivants :
•
•
Etat du lettrage,
Etat prévisionnel.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état.
3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
449
Menu Etats
Etats chaînés

Menu ETATS - commande ÉTATS CHAÎNÉS
<Alt> <S> <E>
Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. Vous pouvez ainsi
éditer toutes les éditions de fin d’années (grand-livre, balance, journaux) en une seule
fois ou créer votre propre état chaîné.
A l’activation de la commande, la fenêtre Etats chaînés s’affiche.
Lancer un état chaîné
1. Choisissez l’état de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Exécuter].
3. Les fenêtres de paramétrage des états s'ouvrent les unes après les autres. Renseignez
chacune d’entre elles et cliquez sur le bouton [Ok].
4. Le type de sortie de l’édition peut vous être demandé, cliquez alors sur le bouton
[Ecran] ou [Imprimante].
Créer un état chaîné
1. Cliquez sur le bouton
situé en bas de la fenêtre.
2. Saisissez le nom de votre état chaîné puis cliquez sur le bouton [Ok].
3. Cliquez sur le bouton
situé dans la barre d’actions.
4. Choisissez dans la liste qui s’ouvre l’état que vous voulez intégrer et cliquez sur le
bouton [Ok].
5. Ajoutez de la même manière les autres états.
Vous disposez dans la barre d’actions des fonctions suivantes :
•
Modifier la logique : vous pouvez définir des filtres de recherche et des critères de tri.
 Pour
plus d'informations sur les filtres de recherche, reportez-vous au manuel
électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.
•
Modifier la sortie : vous avez la possibilité de choisir et paramétrer la sortie de votre édi-
•
Propriétés : si l'état sélectionné possède des propriétés modifiables, vous pourrez les
tion (Impression, Fichier, Email, Fenêtre).
•
•
personnaliser.
Mise en page : vous pouvez définir directement les paramètres de mise en page de votre
état chaîné.
Voir Mise en page, page 44.
Commentaire : vous pouvez ajouter un commentaire sur votre état chaîné.
450
Menu Etats
•
•
Modifier le script lié : vous accédez à l'éditeur de script.
Rubriques : vous accédez à la fenêtre des rubriques locales.
 Pour
plus de détails sur les fonctionnalités de l’éditeur de script, reportez-vous au
manuel électronique Annexes, partie L'éditeur de scripts, disponible depuis le menu
AIDE.
: En utilisant ce bouton, l’état que vous ajoutez sera positionné avant celui
sélectionné dans la liste.
: Vous supprimez l’état sélectionné.
: Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez :
•
•
•
•
utiliser les paramètres par défaut de l'état en cochant l’option correspondante, ou bien
saisir les valeurs de l'état en cochant l'option Définir les paramètres prédéfinis.
Ne pas demander les paramètres à l'exécution : dans ce cas, la saisie des valeurs de l'état
ne sera pas demandée à son lancement. Les paramètres par défaut ou que vous avez
prédéfinis seront alors pris en compte.
Désactiver l'état : l'état sera ignoré.
6. Utilisez les boutons [Essayer] ou [Vérifier] pour contrôler votre état chaîné.
7. Cliquez sur le bouton [Ok].
Modifier un état chaîné
1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui à modifier.
2. Cliquez sur la flèche du bouton
MODIFIER.

et sélectionnez la commande
Un état chaîné livré en standard avec l'application ne peut être modifier. Pour cela,
vous devez le dupliquer. Intégrale de gestion Ciel Quantum vous le propose
automatiquement. Cliquez alors sur le bouton [Dupliquer] puis renommez l'état
chaîné.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok].
Liste des états
1. Sélectionnez dans la liste des états chaînés celui que vous voulez personnaliser.
2. Cliquez sur la flèche du bouton
LISTE DES ÉTATS.
et sélectionnez la commande
La fenêtre des états paramétrables s'affiche. Vous pouvez alors renommer, dupliquer,
supprimer l'état chaîné, etc.
451
Menu Pilotage
Mise à jour des données
Consulter les états
Menu Pilotage
Vue d’ensemble
Le pilotage fait appel à des outils informatiques décisionnels (en anglais «Business
intelligence») qui consiste à exploiter les données de l'entreprise et à modéliser des
représentations à base de requêtes afin de constituer des tableaux de bord.
L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum permet aux responsables et aux dirigeants d’une
entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des
catalogues d’états sont disponibles à partir du menu Pilotage. Ces catalogues vous offre
une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord
(reporting).
Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des
indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut
accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à
son propre niveau de responsabilité.
L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum fonctionne avec une base de données dynamiques et
en interaction avec Ciel Pilotage.
Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation
dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de
données (par exemple SQL).
453
Menu Pilotage
Mise à jour des données
 Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES
<Alt> <P> <M>
La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles
données saisies dans L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. Ainsi, vous assurez
l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.
Attention !
La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre
dossier Quantum.
1. Activez la commande MISE À JOUR DE DONNÉES.
2. Un message vous demande confirmer, cliquez alors sur le bouton [OK].
Une fenêtre affiche l’avancement du traitement.
3. Un dernier message vous informe que la mise à jour est terminée. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer.
454
Menu Pilotage
Consulter les états
 Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS
<Alt> <P> <C>
Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en 2
catégories :
•
•
la gestion commerciale. Voir Catalogue des états de gestion commerciale, page 458.
la comptabilité. Voir Catalogue des états de comptabilité, page 460.
Lancer un état
1. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les
états des catalogues s’affiche :
2. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur
le bouton [OK].
455
Menu Pilotage
3. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage
s’ouvre :
Liste des correspondances de
l’état.
Cliquez sur une correspondance
pour la visualiser.
Les onglets des différentes correspondances de l’état.
Cliquez sur l’onglet de votre choix.
Pour chaque état, des correspondances sont accessibles. Les correspondances sont des
déclinaisons de l’état et permettent ainsi d’obtenir des résultats complets.
Exemple :
Les correspondances de l’état Ventes clients sont :
•
•
•
•
•
•
•
•
Synthèse : analyse des ventes sur une période donnée.
Top 3 : le palmarès des ventes par client.
Pondération : approche des ventes par le chiffre d’affaires et par la marge réalisés par
les clients.
Répartition : schéma des ventes par client.
Comparaison N-1 : comparaison des ventes par clients avec les ventes de l’année précédente sous forme de tableau ou de graphique.
Détail/Article : le détail des ventes aux clients par article.
Détail/Article : le détail des ventes aux clients par article avec l’évolution des ventes.
Analyse mensuelle : progression du chiffre d’affaire et de la marge hors taxe.
456
Menu Pilotage
Rafraîchir les données de l’état
Un document généré à un moment précis reflète l'état des données au moment de la
génération : elles peuvent cependant avoir maintenant évolué.
Vous pouvez mettre à jour les données dans un document à partir de Ciel Pilotage, qui se
reconnecte à la base de données et extrait les données qui ont fait l'objet d'une mise à
jour.
1. Pour mettre à jour les données dans Ciel Pilotage, cliquez sur le bouton
.
2. Saisissez les dates des périodes à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Sauvegarder un état
 La sauvegarde comprend les correspondances de l’état.
•
Lorsque vous fermez un état, le logiciel vous propose automatiquement de sauvegarder,
ou,
•
vous pouvez enregistrer manuellement :
1. Dans Ciel Pilotage, activez le menu FICHIER puis la commande ENREGISTRER.
2. Choisissez un emplacement de sauvegarde dans le répertoire de votre choix.
Vous pourrez par la suite rouvrir et utiliser votre document.
457
Menu Pilotage
Ventes Famille Article
Ventes Article
Ventes Représentant
Comparaison
Prix de Vente
Evolution Ventes
Ventes Client
Inactif Toutes Activités
ALERTER
ANTICIPER
ANALYSER
INFORMER
Thématique 1 :
développement commercial
Segmentation Clients
Catalogue des états de gestion commerciale
Tableau de bord et Indicateurs clés
Chiffre d'affaires commercial (Facturé, A livrer)

Carnet de commandes

Contribution à la marge globale de l’entreprise
(Clients, Articles, Représentants, Affaires...)

 
  
  

  
DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL
Analyse commerciale approfondie
Analyse multiaxes du chiffre d’affaires et de la
marge (Clients, Articles, Représentants, Affaires...)

 
  
Palmarès des ventes


  
Comparaison des prix de vente

Suivi des taux de remise


  
Suivi des taux de marge


  
Panier Moyen et nombre de ventes

Dépendance Client, Pondération, Règle des 20/80


  
Evolution mensuelle et par exercice social des indicateurs clés


  
Analyse comparative sur plusieurs périodes des
indicateurs clés

Analyse des indicateurs clés par client, article,
affaire, représentant, période


  
  



  
Identification des Potentiels et Risques
commerciaux
Segmentation Clients (Nouveaux, en croissance,
en perte de vitesse, perdus)


Clients Inactifs par famille
Développement des ventes sur clients existants




   
Identification des points de sous performance

Clients en perte de vitesse ou perdus

  


458
Menu Pilotage
Stock à date
Stock Rotation Jour CA




Cadencier Livraison

Stocks
ALERTER
ANTICIPER
ANALYSER
INFORMER
Thématique 2 : optimisation de la gestion opérationnelle
Stocks
OPTIMISATION DE LA GESTION
OPÉRATIONNELLE
Tableaux de bord et Indicateurs Clés

Analyse multiaxes


Stock à ce jour par article, par dépôt


Stock à terme par article, par dépôt


Quantités disponibles, réservées, commandées, préparées


Stock à date par article, par dépôt

Taux de rotation des stocks




Stock prévisionnel avec le détail des commandes clients et fournisseurs attendues

Niveau de stock en vol/valeur et jour de CA
(intégralité des articles)


Niveau de stock en vol/valeur et jour de CA
(articles les plus vendus)



Rupture immédiate ou à terme (intégralité
des articles)

Rupture immédiate ou à terme des articles
les plus vendus


Risque de surstockage




459
Menu Pilotage
Catalogue des états de comptabilité
Evolution Charges sur
5 ans

Analyse détaillée sur la Comptabilité Générale, Analytique et Reporting






Evolution mensuelle et par exercice social des indicateurs clés






Analyse comparative sur plusieurs périodes des
indicateurs clés



Analyse des indicateurs clés par Tiers, Périodes,
Natures de compte, Comptes, Ecritures,
Sections Analytiques



Exploration des agrégats jusqu'au n° de compte et
détail des écritures

Rentabilité Mensuelle

Produits Evolution

Charges Evolution

ALERTER

ANTICIPER

ANALYSER
Analyse exploratoire et multiaxes du Compte de
Résultat
INFORMER
Charges Détail
Thématique 1: suivi de l’activité et de la rentabilité


Tableau de bord et Indicateurs clés
Chiffre d'affaires Comptable (Clients, Périodes,
Natures de compte, Centres de Profit, ...)

Marge Brute, Valeur Ajoutée, EBE, Résultat
d'exploitation, Résultat Net


SUIV DE L’ACTIVITÉ ET DE LA RENTABILITÉ
Analyse financière










Identification des risques et opportunités
Evolutions anormales des postes de charges


Evolutions anormales des postes de produits



Décroissance d'activité



Dégradation de rentabilité


Rentabilité négative



460
Menu Pilotage
Flux Trésorerie
Trésorerie
ALERTER
ANTICIPER
ANALYSER
INFORMER
Thématique 2 : maîtrise des équilibres financiers
MAITRISE DES
ÉQUILIBRES
FINANCIERS
Position de trésorerie
Position de trésorerie et Valeurs mobilières de placement
Flux de trésorerie




461
Menu Divers
Analyseur commercial ventes
Analyseur commercial achats
Objectifs
Répartition par famille
Importer
Statistiques Gestion , Statistiques Comptables
Trésorerie prévisionnelle
Historique archivage DGFiP
Télécharger Ciel directDéclaration
Menu Divers
Vue d’ensemble
Le menu DIVERS permet d’effectuer une analyse et un suivi de votre gestion commerciale
et de votre comptabilité.
Vous pouvez ainsi :
•
•
•
•
•
•
•
•
assurer un suivi précis des clients, des fournisseurs, des stocks, des statistiques, etc.
analyser vos ventes et achats,
importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.)
visualiser, via les statistiques comptables, les principales informations relatives à
votre société (évolution des comptes, indicateurs clefs, répartition des charges/produits, répartition des classes).
gérer une trésorerie prévisionnelle,
consulter l’historique des archivages imposés par la DGFiP.
exporter la Balance,
etc.
463
Menu Divers
Analyseur commercial ventes
 Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES
<Alt> <R> <N>
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés dans la barre d’actions :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
Analyseur commercial
Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail
des factures et avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre
en compte.
2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc.
De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles
clients, etc). Cochez les options de votre choix.
3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.
464
Menu Divers
4. Cliquez sur le triangle de sélection
qui apparaît à droite de la zone Des pièces de
type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures
et avoirs non validés, etc.
5. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le
détail des lignes.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.
Graphiques des ventes
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre
en compte.
2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. Cochez la ou
les options de votre choix.
3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.
4. Cliquez sur le triangle de sélection
qui apparaît à droite de la zone Des pièces de
type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures
et avoirs non validés, etc.
5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.
Ventes par département
Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique.
Ventes par mois
Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
465
Menu Divers
Analyseur commercial achats
 Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS
<Alt> <R> <H>
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés dans la barre d’actions :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Analyseur commercial et statistiques périodiques
Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail
des factures et avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à
prendre en compte.
2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc.
3. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles
fournisseurs, par fournisseurs etc).
4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.
5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection
qui apparaît à droite de la zone Des
pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de réception, les factures
et avoirs non validés, etc.
6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le
détail des lignes.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
7. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Graphiques des achats
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à
prendre en compte.
Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc.
2. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces.
466
Menu Divers
Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection
qui apparaît à droite de la zone Des
pièces de type.
Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de commande, les factures et avoirs non
validés, les bons de réception etc.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Achats par département
Cet état affiche les achats par département.
Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...).
Achats par mois
Cet état affiche les ventes par mois.
Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...).
467
Menu Divers
Objectifs
 Menu DIVERS - commande OBJECTIFS
<Alt> <R> <O>
Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez :
•
à partir du bouton [Options] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ;
•
à partir du bouton
des fiches familles d'articles.
Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte.
3. Choisissez la présentation de l'état (Tri).
4. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si
vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
468
Menu Divers
Répartition par famille
 Menu DIVERS - commande RÉPARTITION PAR FAMILLE
<Alt> <R> <R>
Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles,
clients ou fournisseurs par famille.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
469
Menu Divers
Importer
 Menu DIVERS - commande IMPORTER
<Alt> <R> <P>
Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par
famille s'affiche.
Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs,
contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans
Intégrale de gestion Ciel Quantum.
Voir Imports paramétrables, page 40.

Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le
fichier contenant les informations que vous voulez importer.
•
Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des
banques puis cliquez sur le bouton [Ok].
470
Menu Divers
Statistiques Gestion
 Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION
<Alt> <R> <S>
Statistiques globales
 Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - GLOBALES
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des
listes clients, articles, fournisseurs, représentants.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat
validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte.
3. Spécifiez le type de présentation de l'édition.
4. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte.
•
•
les dates d'exercice
les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation).
5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.
471
Menu Divers

Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options
supplémentaires :
•
elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures
réglées ;
le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge
réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat.
•
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre.
Statistiques états
 Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - ÉTATS
Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour :
•
•
•
•
un ou tous les clients,
un ou tous les fournisseurs,
un ou tous les articles,
un ou tous les représentants.
1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées.
2. Utilisez les flèches précédente
ou suivante
pour naviguer.
472
Menu Divers
Statistiques comptables
 Menu DIVERS - commande STATISTIQUES
<Alt> <R> <Q>
Cette commande propose les états suivants :
•
•
Evolution des comptes
Indicateurs clefs
Cet état vous permet de visualiser rapidement les éléments principaux de votre comptabilité : soldes débit et crédit, résultat comptable, chiffre d'affaire, répartition charges
produits, répartition d’une classe, etc.
•
•
Répartition charges produits
Répartition d'une classe
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons suivants :
•
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Définissez les critères à prendre en compte pour l’état.
3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
473
Menu Divers
Trésorerie prévisionnelle
 Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
<Alt> <R> <V>
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et
éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers.
Attention !
Avec Intégrale de gestion Ciel Quantum, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer
plusieurs trésoreries prévisionnelles.
Créer une trésorerie prévisionnelle
1. Activez le menu DIVERS commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton
.
2. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
3. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer.
Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie.
4. Cliquez sur le bouton Liste
pour sélectionner le compte à prendre en compte.
5. Cochez la périodicité de la prévision (jour, semaine, quinzaine, mois...).
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et
effectuer les calculs.
474
Menu Divers
Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants
7. Les options d'affichage vous permettent de trier les données à afficher.
Vous pouvez afficher :
•
•
•
•
le détail
les totaux
les prévisions écoulées
le type de période (prévision sur une semaine, une décade, une quinzaine ou un mois).
Pour une périodicité mensuelle, cette zone n'est pas modifiable.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle.
Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies.
Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule
correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos
recettes puis celles correspondant à vos dépenses.
•
•
•

La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés
en début de période.
La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et
calculées avec le solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou
votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
2. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
3. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte
pour la période sélectionnée.
4. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
correspondante.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients et paiements fournisseurs en tenant compte
des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients (ou
Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis choisissez la commande CALCULER LES
ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de
paiement des clients.
Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période
suite à une modification.
475
Menu Divers
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle.
Modifier une trésorerie prévisionnelle
1. Pour modifier une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste des trésore-
ries prévisionnelles puis cliquez sur le bouton
.
Vous pouvez également double-cliquer dans la liste des trésoreries sur celle que vous
souhaitez modifier.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer une trésorerie prévisionnelle
1. Pour supprimer une trésorerie prévisionnelle, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trésorerie. Cliquez sur le
bouton [Oui].
476
Menu Divers
Historique archivages DGFiP
 Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP
<Alt> <R> <A>
L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des
Impôts). L'archivage est donc obligatoire.
L'historique des archivages DGFiP récapitule toutes les archives que vous avez générées.
La fenêtre présente les dossiers d'archivage datés. Ces dossiers contiennent des fichiers
d’archives au format texte (.txt).
Pour accéder aux fichiers d’archives, sélectionnez un dossier d'archivage puis cliquez sur
le signe «+».
Le bouton
permet de visualiser l’archive sélectionnée.
477
Menu Divers
Télécharger Ciel directDéclaration
 Menu DIVERS - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCALARTION
<Alt> <R> <C>
Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Cette application
vous permet de transmettre :
•
•
des prélèvements et/ou des virements magnétiques directement aux banques.
vos déclarations de TVA directement à la DGFiP.
A l’activation de cette commande, vous accédez à une page internet du site Ciel dans
laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger].
478
Menu Fenêtres
Fermer
Tout fermer
Suivante
Précédente
Cascade
Mosaïque
Mon Intuiciel
Afficher la barre de Navigation
Afficher la barre de statut
Menu Fenêtres
Vue d’ensemble
480
Menu Fenêtres
Fermer
 Menu FENÊTRES - commande FERMER
<Alt> <N> <F>
Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de
votre logiciel.
Tout fermer
 Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER
<Alt> <N> <T>
Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes.
Suivante
 Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE
<Alt> <N> <S>
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre
suivant celle qui est affichée.
Précédente
 Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE
<Alt> <N> <P>
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre
précédant celle qui est affichée.
481
Menu Fenêtres
Cascade
 Menu FENÊTRES - commande CASCADE
<Alt> <N> <C>
Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs
barres de titres soient toujours visibles et accessibles.

Sous la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la
fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre
ouverte et masquée au premier plan.
Mosaïque
 Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE
<Alt> <N> <M>
Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des
autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la
couleur de sa barre de titre (non grisée).
Sous la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la
fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte
et masquée au premier plan.
482
Menu Fenêtres
Mon Intuiciel
 Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis le bouton de la
barre d’actions
ou encore via le menu FENÊTRES - commande MON
INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous
permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à
des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire.
L'Intuiciel est composé de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre
d’actions.
•
Mon Bureau, accessible par l’icone de l’onglet
, est l’onglet actif par défaut. Vous
retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions
483
Menu Fenêtres
que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation
que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez per-
sonnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation
.
Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”,
page 484.
. Voir Mon tableau de bord,
•
Mon tableau de bord, accessible par l’icone de l’onglet
•
Mes états et statistiques, accessible par l’icone de l’onglet
. Vous y retrouvez une
liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
page 486.
sur le bouton
. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états
que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 486.
•
Mes actualités, accessible par l’icone de l’onglet
. Voir Mes actualités, page 487.
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant
d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation
.
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et
sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous
pouvez déposer votre tâche.
484
Menu Fenêtres
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur
votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer
un groupe. Une flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau,
une petite barre d’icones d’affiche.
•
Le bouton
vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.
•
Le bouton
vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.
•
Le bouton
vous permet de modifier l’icone de la tâche sélectionnée.
•
Le bouton
vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Vous pouvez utiliser les icones
et
pour effectuer une rotation des tâches, si
vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un
bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer
uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore
uniquement vos articles...
Restaurer le paramétrage par défaut
1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton
.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
485
Menu Fenêtres
Mon tableau de bord
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de
votre société. Vous pouvez afficher ces données :
•
pour le mois en cliquant sur le bouton
défaut),
•
pour l’année en cliquant sur le bouton
(ce paramétrage est réglé par
.
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures
non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la
fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Mes états et statistiques
Vous accédez directement à certains états de votre logiciel.
 Pour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 406.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états
en cliquant sur le bouton de personnalisation
.
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants.
Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé
l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.
 Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel Générateurs d’Etats disponible depuis le
menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir
d’ajouter un état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
486
Menu Fenêtres
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter
l’état. Un «+» blanc s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe
d’états, une petite barre d’icones d’affiche.
•
Le bouton
vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
•
Le bouton
vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
•
Le bouton
vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Mes actualités
Cet onglet vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines
informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les
numéros de l'assistance technique.
487
Menu Fenêtres
Afficher la barre de Navigation
 Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION
Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation.
Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît à gauche dans
l’interface.
1. Cliquez une fois sur la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION pour l'activer.
Dans le menu, une coche
apparaît devant la commande.
2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.
Afficher la barre de statut
 Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT
Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut.
Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît en bas dans l’interface.
Cette barre indique la date, l'heure, le début et la fin de l'exercice courant, etc.
1. Cliquez une fois sur la commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT pour l’activer.
Dans le menu FENÊTRES, une coche
apparaît devant la commande.
2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.
488
Menu Aide
Index
Aide contextuelle
Besoin d’aide
Informations de dernière minute
Démo rapide...
Manuel de référence, Annexes
Manuel Générateur d’états, Générateur de tableaux de bord
Installation mode TSE
Infos Mise à Jour
A propos de
Vue d’ensemble
Menu Aide
Index
 Menu AIDE - commande INDEX
<ALT> <A> <I>
Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire.
L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par
ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez
dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher].
Aide contextuelle
 Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE
<ALT> <A> <A>
Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique
correspondant au contexte de travail.
Exemple
Vous êtes en train de créer une fiche article et vous avez besoin d’obtenir de l’aide
précisément sur cette commande :
•
•
activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE,
ou appuyez sur la touche <F1> de votre clavier.
Besoin d’aide
 Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
<Alt> <A> <B>
Cette fonction ouvre une fenêtre dans laquelle vous obtiendrez les coordonnées de notre
service assistance. Vous pouvez également saisir la clé permettant d’augmenter le
nombre de postes en réseau.
1. Cliquez sur le bouton [Nombre de postes].
2. Saisissez votre clé.
491
Menu Aide
Informations de dernière minute
 Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
<Alt> <A> <D>
Cette commande ouvre la fenêtre qui vous est proposé lors du premier démarrage de
votre logiciel. Il s'agit en général d'informations complémentaires au manuel et qui n'ont
pu y être intégrées.
Démo rapide
 Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE...
<Alt> <A> <R>
Cette commande ouvre une démonstration rapide du logiciel dans votre navigateur web.
Manuel de référence
 Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE
<Alt> <A> <M>
Cette commande ouvre le manuel de référence de votre logiciel.
Annexes
 Menu AIDE - commande ANNEXES
<Alt> <A> <N>
Cette commande ouvre le manuel d’annexes de votre logiciel.
Manuel générateur d’états
 Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR D’ÉTATS
<Alt> <A> <G>
Cette commande ouvre le manuel du générateur d’états de votre logiciel.
492
Menu Aide
Manuel générateur de tableaux de bord
 Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR DE TABLEAUX DE BORD
<Alt> <A> <T>
Cette commande ouvre le manuel du générateur de tableaux de bord de votre logiciel.
Installation Mode TSE
 Menu AIDE - commande INSTALLATION MODE TSE
<Alt> <A> <S>
Cette commande ouvre le manuel d’installation en mode TSE de votre logiciel.
Infos Mise à jour
 Menu AIDE - commande INFOS MISE À JOUR
<Alt> <A> <J>
Cette commande ouvre le manuel d’infos mise à jour de votre logiciel.
A propos de...
 Menu AIDE - commande A PROPOS DE...
<Alt> <A> <P>
Vous trouvez dans l'à propos le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre
logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de
l'application. Le site Internet Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [http://
www.ciel.com].
493
Index
A
B
Abonnement 186, 303
générer 187
renouveler 188
Balance 427
analytique 432
Achats 189
Acompte
annuler 162
saisir 161
Agenda 403
alertes 403
Ajustement 317
Amortissement
dégressif 318
exceptionnel 318
linéaire 318
plan 317
Analyses 463
Annuler
écriture validée 390
un acompte 162
un assemblage 361
A-nouveaux 279
Archivage
DGI 477
pièces 401
Articles 205
catalogue 419
dépôts 212
inventaire 418
mise à jour des prix 218
mise à jour désignations 220
nomenclature 215
Assemblage
annuler 361
ordre d’assemblage 358
ordre de désassemblage 361
Autres listes 125
Avoirs 174
remboursement 176
trop perçu 177
valider 175
Barre
navigation 488
statut 488
Bilan synthétique 437
Bons de livraison 164
Bons de réception 196
BOR 376
Brouillard
imprimer 431
valider 395
Budget
définir 294
état 432
C
Centralisateur 430
Cession
partielle 321
totale 321
Chéquiers 107
Clients
liste 70
relations clients 76, 402
Clôturer un exercice 397
archivage DGI 396
assistant Top Clôture 396
en comptabilité multidevises 398
Codes
analytiques 117
codes barres 214
prévisionnels 296
Commandes 156
fournisseurs 362
reliquats 163
solder 163
transférer 157
Contremarque 215, 366
Contrepartie 268
494
sauvegarder 51
Contrepassation 390
Créer
un article 205
un chéquier 107
un client 71
un dépôt 235
un fournisseur 89
un modèle de saisie 303
un mouvement de stock 242
un représentant 98
un taux de TPF 116
un taux de TVA 115
une autre liste 125
une banque 102
une devise 121
une famille d’articles 225
une nomenclature article 215
une prévision 296
une tâche 402
D
Date d’échéance 105, 140
Déclaration de TVA 434
imprimer 435
liste 436
télédéclaration 435
valider 436
Délettrer 388
Dépôts 235
créer 235
multi-dépôts 238
réapprovisionner 237
transférer vers un autre dépôt 236
Devis /Pro forma 150
accepter 152
transférer 153
Devises 121
clôture et réouverture 398
gestion 286
saisir en devises 287
directDéclaration 478
Dossier
fermer 17
mise en page 43
modifier les paramètres 18
nouveau 12
ouvrir 16
quitter 60
restaurer 51, 52
495
Dotations mensuelles 437
E
Echéancier 412, 434, 447
e-Commerce 249
accéder au site 259
catalogue articles 259
créer le site 249
import des commandes 256
mots de passe 257
sauvegarder le site 258
Eco-participations 136, 214, 247
Ecritures 289
exporter 340
Editions
autres états 443
dotations mensuelles 437
plus ou moins values 438
réintégrations fiscales 439
TVA à reverser 439
e-Restauration 52
e-Sauvegarde 51
Etats
fiscaux 445
récapitulatifs TPF 424
récapitulatifs TVA 424
Exercice
clôture (multidevises) 398
réouverture 398
réouverture (multidevises) 398
Exports 43, 441
écritures 340
F
Factures 166
abonnement 185
factures d’acompte 167, 199
multi-échéances 138
régler 171
suivi des échéances 412
transférer 170
valider 170
Fichier
ASCII 338
statistiques 471
suivi des stocks 416
Format d’import
XImport 338
Fournisseurs 89
Infos perso 123
Frais kilométriques 285
Intuiciel 483
Inventaire 418
G
Gestion de production 246
Grand livre 425
analytique 432
J
Journal comptable 357
Graphiques 442
Journaux
imprimer 429
I
L
Immobilisations 308
cession partielle 321
cession totale 321
fiche 312
inventaire 333
liste 309
reprise d’antériorité 317
réviser 323
saisir 313
sortir 320
LCR 376
Imports 43, 470
paramétrables 40, 470
Lettrage
annuler 388
automatique 389
manuel 386
Lettre de pénalités de retard 414
M
Mise à jour des prix articles 218
Impressions
aperçu 47
imprimer 46
Mise au rebut 320
Imprimer
article par dépôt 420
balance 427
brouillard 431
commandes non livrées 410
déclaration de TVA 435
échéancier 434, 447
échéancier des factures 412
encours clients 415
états chaînés 450
états récapitulatifs 424
évolution des ventes 413
grand livre 425
inventaire des articles 418
journaux 429
lettre de pénalités de retard 414
objectifs 468
ordre de production 360
portefeuille des commandes 408
relevé de comptes 411
Modes de paiement 104
496
Mise sous surveillance 405
Modèles de saisie 301
Mot de passe 49
Mouvements de stock 242
automatique 244
manuel 243
N
Nomenclature articles
multi-niveaux 216
simple 215
Norme DEEE 247
Normes CRC 2002-10 323
O
Objectifs 81, 468
Ordres de production 246
une facture et son règlement 386
Réapprovisionnement 416
articles composants 362
Régulation des stocks 369
Réimputation 393
Réintégrations fiscales 439
P
Paramètres
comptabilité 20
facturation 28
immobilisations 32
numérotation 31
pilotage 34
société 18
TVA 25
Relevé de comptes 411
Relevés d’identité bancaire 293
Reliquats 163
Remboursement d’avoir 176
Remise
commerciale 135
de chèques en banque 376
magnétiques 376
Remises 229
Pays 39
Réouverture exercice 398
Pièces commerciales
clients 131
créer 132
envoyer par e-mail 148, 194
fournisseurs 189
purger 400
saisie document 129
Top facture 128
valider 143, 191
Répertoire 54
Pilotage
catalogues 458, 460
lancer 455
mise à jour 454
Plan d’amortissement 317
normes CRC 2002-10 323
Plan de comptes 291
Plus et moins-values 438
Pointage manuel 383
Portefeuille des commandes 408
Prévisions 296
Promotions 229
Prospects 84
Purge 400
R
Représentants 98
Reprise d’antériorité 317
Restauration 51, 52, 53
S
Saisie
A-nouveaux 279
au kilomètre 266
rapide 271
standard 265
Saisie document 128
Sauvegarde 51, 52
en ligne 51
Série/lot
gérer numéros 31, 206
saisie 244
suivi 421
Site e-Sauvegarde
accéder 59
supprimer 59
Solder
une commande 163
une facture 182, 202, 203
Soldes Intermédiaires de Gestion 446
Rappels 403
Sortie d’immobilisations 320
Rapprochement bancaire 385
Statistiques 79, 441, 471
globales 471, 472
Rapprocher
des écritures avec sa banque 385
497
un BL en facture 166
un BR en facture 198
un devis en commande 153
un devis en facture 153
une commande en BL 157
une commande en BL livrable(s) 159
une commande en facture 160
une commande partielle en BL 158
une facture en avoir 170
une pièce commerciale 144
Stocks
entrée de stock 243
régulation 369
sortie de stock 243
Surstockage 416
Synchro Compta
émission 348, 350
réception 352
Synchro compta
paramètres 22
Synchro Compta +
émission 348
réception 352
Trésorerie prévisionnelle
créer 474
liste 474
modifier 476
supprimer 476
TVA
T
Tarifs
grille de tarifs 209
remises 229
déclaration 434
liste des déclarations 436
télédéclaration 435
TVA à reverser 439
Taux de commission 99
TéléTVA 435
Top Clôture 396
Top Départ 13
Top Facture 128
TPF 116
Transférer
plusieurs
plusieurs
plusieurs
plusieurs
plusieurs
plusieurs
plusieurs
V
Valider
des écritures 266
le brouillard 395
une pièce commerciale 143, 191
Ventes 150
BL en facture 166
BR en facture 198
commandes en BL 158
commandes en facture 160
devis en commande 154
devis en facture 154
factures en avoir 171
Virement de poste à poste 332
X
XImport 338
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