Ciel Gestion Intégrale 2016 Manuel utilisateur

Ciel Gestion Intégrale
Manuel de découverte
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser.
Il vous donnera entière satisfaction.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel.
Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement
toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Configuration minimale
Versions monopostes
•
Windows™ 10, Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0.
•
Processeur 1,5 GHz.
•
2 Go de Ram.
•
1 Go d'espace disque disponible.
•
Un lecteur DVD-Rom.
•
Une résolution écran de 1024x768 points.
•
Une connexion Internet haut débit.
•
Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
•
Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).
•
Une imprimante laser ou jet d'encre.
•
Ciel Pilotage nécessite la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office).
Versions réseaux
•
Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur).
Sommaire
Configuration minimale ......................................................................................................................................3
Sommaire ...............................................................................................................................................................4
Prise en main . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Documentation .....................................................................................................................................................7
Démarrez votre logiciel .......................................................................................................................................9
Si vous débutez......................................................................................................................................................9
Entraînez-vous ................................................................................................................................................... 13
Création et mise en place d’un dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Créez un dossier ................................................................................................................................................. 18
Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts............................................................. 23
Les paramètres du dossier............................................................................................................................... 24
Gestion Commerciale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Créez les données de base ............................................................................................................................... 36
Saisissez les pièces clients ............................................................................................................................... 53
Saisissez les pièces fournisseurs .................................................................................................................... 70
Gestion de production ...................................................................................................................................... 71
Commandes des articles en rupture.............................................................................................................. 71
Gestion des stocks multi-dépôts ................................................................................................................... 72
Comptabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Principales étapes de suivi de votre dossier ................................................................................................ 76
Créez et modifiez le plan de comptes ........................................................................................................... 76
Créez les journaux.............................................................................................................................................. 80
Créez vos chéquiers et vos RIB........................................................................................................................ 82
Préparez une comptabilité analytique.......................................................................................................... 83
Saisissez les écritures comptables ................................................................................................................. 85
Le brouillard ........................................................................................................................................................ 97
Rapprochez une facture et son règlement................................................................................................... 99
Rapprochez des écritures avec la banque .................................................................................................. 100
Pointez des écritures....................................................................................................................................... 101
Annulez une écriture validée......................................................................................................................... 102
Gérez la trésorerie prévisionnelle ................................................................................................................ 104
Gérez la TVA...................................................................................................................................................... 105
Les états. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Les différents types d’état ............................................................................................................................. 108
La liste des états disponibles......................................................................................................................... 110
L’imprimante .................................................................................................................................................... 110
Les états pilotés ............................................................................................................................................... 111
Traitements de fin d’année . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
L’assistant Top Clôture................................................................................................................................... 114
La régulation des stocks................................................................................................................................. 115
Purge des pièces commerciales.................................................................................................................... 116
Vérification comptable DGFiP....................................................................................................................... 117
Échangez des écritures avec votre expert-comptable............................................................................ 119
Importez et exportez des données............................................................................................................... 120
La sauvegarde................................................................................................................................................... 127
La restauration ................................................................................................................................................. 128
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Prise en main
Prise en main
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées
dans ce manuel :
Utilisation de la souris
•
cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
•
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
•
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Symbole
Fonction
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Naviguez dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre.
Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant
sur le titre de votre choix.
Pour imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer le manuel de découverte
Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur le bouton
.
7
Prise en main
Le manuel de référence
Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche <F1> de votre clavier ou activer la commande AIDE
du menu AIDE.
CONTEXTUELLE
8
Prise en main
Démarrez votre logiciel
Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation.
Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel :
•
Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur.
•
Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™.
Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉGRALE.
Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous :
Référencez-vous
Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule
application.
Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer
auprès de notre Service Référencement.
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et
des notions à retenir avant de commencer.
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
9
Prise en main
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
•
créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
•
saisissant ensuite vos devis clients.
•
transformant directement un devis en facture.
•
utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale.
•
personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
•
Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
•
Les clients.
•
Les fournisseurs.
•
Les représentants.
•
Les familles d'articles.
•
Les articles.
Voir Créez les données de base, page 36
Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 75
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète
des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale
commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
.
La fenêtre Article s’affiche.
2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire.
3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].
Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Les articles, page 41.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire.
2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK].
10
Prise en main
Transformez un devis en facture
Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre
devis en facture.
1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez
dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
2. Confirmez le traitement.
3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de
votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 63
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et
des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux
modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis,
factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du
générateur de documents.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un
exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de
comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi :
•
les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers
•
les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits)
•
les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation
11
Prise en main
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit
qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants
enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des
écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les
comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
•
à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
•
au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures
enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état
que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque,
tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour
neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
12
Prise en main
Entraînez-vous
Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple.
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple
accessible depuis la page d’accueil.
2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc.
Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton
accessible depuis la page d’accueil.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
13
Prise en main
La fenêtre principale de l’application
Barre de menus
Un clic ici affiche la barre de navigation
Barre d’actions
Intuiciel
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des
menus.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes
du logiciel (postes, écritures,...)
La barre de navigation
La barre de navigation est masquée par défaut. Vous l’affichez en cliquant sur la ligne bleue à gauche de la fenêtre de
l'application. La Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis,
présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
•
appeler des fonctions du logiciel,
•
ouvrir des applications ou des fichiers,
•
présenter des images ou des notes texte,
•
contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (E-mail) afin de lancer
directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en préremplissant l'adresse du destinataire.
14
Prise en main
Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
L’Intuiciel©
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Si vous
travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet
Accueil de l’Intuiciel.
Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
L'Intuiciel© est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande
MON INTUICIEL ou encore depuis l’onglet Accueil.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à
certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du bureau
u Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques.
Mon Bureau
Le groupe Mon Bureau est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux suivants :
•
le bureau d’accueil,
•
le bureau de réglages,
•
et le bureau personnalisable.
L'accueil Ciel
Le bouton
vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec
des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Le bureau de réglages
Le bouton
vous donne accès au bureau de réglages. Voir Bureau de réglages, page 22
Le bureau personnalisable
Le bouton
vous donne accès au bureau personnalisable. Il se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec
des boutons que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaitez. Voir Personnaliser mon Bureau, page 15
Personnaliser mon Bureau
Votre Bureau est personnalisable. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour
accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
15
Prise en main
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur le bouton
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous
pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
16
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Saisie du nom du dossier
1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
•
Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer
les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société.
• Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier.
2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
18
Création et mise en place d’un dossier
Assistant de création d’un dossier
La création de votre dossier se fait via un assistant de création en deux étapes.
Etape 1
Mes coordonnées
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies
seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
1. Saisissez la raison sociale de votre entreprise ainsi que son adresse complète, code postal, ville, n° de téléphone,
portable et adresse e-mail.
Mon logo
2. Insérez votre logo dans la zone prévue à cet effet.Vous pouvez :
•
coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier;
•
importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, disque dur externe...);
•
récupérer une image issue d’un scanneur ou d’un appareil photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom
.
19
Création et mise en place d’un dossier
Mon statut
3. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se
déploie.
4. Indiquez le capital de votre établissement.
Mon immatriculation
5. Saisissez votre numéro de SIRET, votre NII : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA), le code APE (Activité Principale de l'Entreprise).
6. Précisez si votre société est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers
(RM).
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
7. Saisissez votre numéro d’immatriculation (RCS / RM)..
Si vous ne connaissez pas les informations concernant votre immatriculation, vous pourrez les saisir par
la suite dans les paramètres société.
8. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton
.
Etape 2
Mes dates d’exercices comptables
1. Indiquez les dates de début et de fin de votre premier exercice comptable.
2. Indiquez les dates de début et de fin de votre exercice comptable en cours.
Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier
.
20
Création et mise en place d’un dossier
Mes réglages complémentaires
Ma monnaie
3. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous ne pourrez plus modifier les paramètres de décimales une fois que votre dossier sera créé.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel et choisissez la commande MODIFIER LE
NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la zone qui s'affiche en face de la monnaie, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte.
Mes articles
4. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les prix unitaires, les quantités, les taux de
remise, les poids dans les listes déroulantes correspondantes.
Ma comptabilité
6. Sélectionnez votre plan comptable dans la liste déroulante.
7. Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échange correspondant
à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel.
•
•
Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert.
Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Mon dossier
8. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton
de la fenêtre Mot de passe.
puis renseignez les zones
9. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cliquez sur [Oui].
10. Cliquez sur le bouton
pour valider la création de votre dossier.
Un fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre
de titre de la fenêtre principale.
21
Création et mise en place d’un dossier
Bureau de réglages
Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages.
Vous pouvez accéder d’un simple clic au paramétrage de votre activité, vos éditions, votre facturation client et fournisseur,
vos préférences comptables, votre comptabilité et votre TVA. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder
directement à des fonctions utilisées fréquemment.
Récupération d’un dossier Ciel Compta
1. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].
La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une
version 2006 :
- Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00.
- Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00.
- Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00.
22
Création et mise en place d’un dossier
2. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier.
•
Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers
créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante.
•
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le
répertoire où il se trouve sur votre poste.
•
Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche
un récapitulatif des opérations effectuées par l'application.
Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche.
Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre
expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et
écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton
pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
23
Création et mise en place d’un dossier
L’étape Création à partir de Sage Production Experts s’affiche.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise et
d’escompte, les poids.
Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces
paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES.
6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est
automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION).
6. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Les paramètres du dossier
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres, les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments
permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des
coordonnées de votre expert-comptable, du logo de votre société.
24
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Coordonnées
1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier.
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.
2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.
3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.
4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS
- commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer
l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
25
Création et mise en place d’un dossier
Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Onglet Paramètres
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous
allez effectuer les saisies.
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement.
Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel.
2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement.
3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève.
La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de
l’enregistrement de vos règlements.
4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible.
L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si
l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent.
Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement.
Onglet Tiers
Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche.
1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :
•
Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous
pourrez toujours le modifier dans la fiche.
•
Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la
fiche du client ou du fournisseur.
2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par
26
Création et mise en place d’un dossier
défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur l’icône
bouton [OK].
et choisissez un compte. Cliquez sur le
Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est
renseigné dans sa fiche.
Onglet Devises
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de
vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes.
Le bouton
ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
•
la longueur des comptes et des codes analytiques
•
les caractères autorisés
•
les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiez-les si nécessaire.
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes
une fois les paramètres de synchronisation définis.
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la
racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les
trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement
numériques, une racine sur 2 caractères suffit.
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies :
•
comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis.
•
comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé,
acompte reçu.
Onglet Echanges Expert
Dans cet onglet, vous choisissez le type d’échanges avec votre expert comptable.
Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos écritures généré
par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous permet donc d'indiquer le mode
d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode
d'échanges à utiliser.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
•
Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre
expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts.
La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures. Si vous chan27
Création et mise en place d’un dossier
gez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre.
•
Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export.
Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100,
Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus).
•
Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.
La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez
envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel,
Sage 30 et 100 ou Sage Experts.
2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].
Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.
1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 20,00 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA,
utilisez la commande TVA du menu LISTES.
2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
•
Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à
récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
•
•
Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à
la TVA sur les encaissements.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre
d'impôt de vous identifier.
4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
•
•
le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
28
Création et mise en place d’un dossier
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale.
5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA.
•
•
•
•
Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA.
Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes
à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Etat TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration de
TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié.
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis
d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux
formulaires.
1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la
liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône
.
2. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les
ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées.
Cliquez sur les boutons
pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton
Ciel directDéclaration.
. Une page Web s'ouvre pour activer le service
2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA.
3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante,
et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP.
4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration.
5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans
la liste déroulante.
6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du
menu DOSSIER :
- pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le
numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
- pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
7. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.), sélectionnez
29
Création et mise en place d’un dossier
l'option Oui.
Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom,
N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 25
Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise.
8. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du
multi-échéances, etc.
Globales
1. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
•
les nomenclatures.
•
la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les
viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
•
les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection,
actions marketing, etc.
•
le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
•
les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier.
•
Les Gammes : gestion de gammes de produits.
•
les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les
remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise.
30
Création et mise en place d’un dossier
Stocks
2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multidépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en
stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot).
Gestion à 0 ou négatif
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article.
•
PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
•
PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.
Générer les écritures de stock final à partir du
Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez si les écritures
doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré).
Gestion des clients
•
Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués.
•
Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit
accordé seront automatiquement débloqués.
Onglet Valeurs par défaut
Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces commerciales.
1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.
Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code
article.
3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales.
Ces deux codes sont obligatoires.
4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code lors de vos saisies.
6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas son code lors
de vos saisies.
Onglet Alertes
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des
pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).
Pièces commerciales
Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les
options suivantes :
•
Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible ou sur la quan-
31
Création et mise en place d’un dossier
tité du stock théorique.
•
Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum.
•
Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.
•
Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
•
Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix
d'achat ou au PAMP.
•
Article bloqué.
•
Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte.
•
Client/Fournisseur bloqué.
•
Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la validation d'une
facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé.
•
Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et que vous
indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible.
•
Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte
s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de
risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client.
Autres
•
Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le logiciel.
•
Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la
clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le moment où la mise à
jour des statistiques des représentants doit être effectuée.
Articles
Si vous cochez la case :
•
Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques.
•
Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.
Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées.
Représentants
Si vous cochez la case :
•
Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés.
•
Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées.
32
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Etats
Nombre d’exemplaire
L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes
selon le stock restant de l’article.
L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué
dans la fiche client.
Mentions NRE
La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de
paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont calculées selon le taux d'intérêt d'indemnité de paiement et
l'indemnité pour les frais de recouvrement.
7. Dans la zone Taux pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. Ce taux servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E.
8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Taux d’escompte en cas de paiement anticipé.
9. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux pénalités de
retard.
10. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison
vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI).
11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles
l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation
automatique.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
33
Création et mise en place d’un dossier
Paramètres Immobilisations
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler :
•
avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou
•
avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours.
2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur
bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement.
3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs].
La fenêtre affiche deux parties :
•
les coefficients standards dans la partie haute.
•
la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin
et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la
réglementation de janvier 2001.
5. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Pilotage
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE
Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers
exercices.
1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées.
2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone.
34
Gestion Commerciale
Gestion Commerciale
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
•
Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
•
Les représentants,
•
Les fournisseurs,
•
Les articles,
•
Les familles d’articles,
•
Les clients,
•
Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront
utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton
La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche.
.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client.
6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le
compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
36
Gestion Commerciale
7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
La TPF
Menu LISTES - commande TPF
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette
table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces,
etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles.
Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
•
des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
•
des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée au montant total
d’une ligne de la pièce commerciale.
37
Gestion Commerciale
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les remises et
promotions.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des
représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des
représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants.
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Identification du fournisseur
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous
le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
38
Gestion Commerciale
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur
créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce
fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.
Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise.
Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de
l’entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs
selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône
le Mode de paiement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de
comptes.
Onglet Adresse
1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur.
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre
fournisseur).
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son
adresse Internet.
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
•
Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur
39
Gestion Commerciale
sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement
dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec
la CEE.
•
•
•
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique.
L’icône
vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes
analytiques en créer d'autres.
Le bouton
vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Divers
1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
2. Sélectionnez à l’aide de l’icône
le dépôt du fournisseur.
3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction
de sa date de création.
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous
pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône
systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
. Ainsi, l’affaire sera
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la
Clé RIB.
•
•
Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.
Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au
niveau international.
2. Indiquez la Domiciliation bancaire.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
40
Gestion Commerciale
3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux
de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure
gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création
des familles d’articles.
Les articles
Menu GESTION - commande ARTICLES
Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou bien les produits
annexes (port, etc.).
41
Gestion Commerciale
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète
des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article
créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de
votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
•
dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
•
ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article
dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Informations stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez
cette case.
Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont
disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres
Facturation, page 30
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond
à la quantité exacte de l'article en stock.
42
Gestion Commerciale
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé
par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
•
une entrée de stock manuelle
•
ou une régulation de stock
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées
et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stock.
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client
commandée plus les Commandes fournisseurs.
Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction
des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées.
•
Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le
stock réel est inférieur à ce stock minimum).
•
Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock
maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en
rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est sélectionnée.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient
de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de
vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock.
Cette zone est calculée selon la formule suivante : Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock
réel + Quantité entrée.
43
Gestion Commerciale
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au
coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les
sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK)
ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le
mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient
n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient.
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de
vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC « tout rond », le prix de vente HT est recalculé
en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
•
Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que
vous aurez saisies dans les fiches articles).
•
Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos
clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est
composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des
particuliers.
•
Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article.
•
Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte
de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère
sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
•
Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant
compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité.
44
Gestion Commerciale
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
.
Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le
mode Modification.
Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et
les tarifs, cochez le mode Visualisation.
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>.
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tab> simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les
quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités
doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se
chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Onglet N° de série / lot
Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article.
Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le
n° épuisé.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo
ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo.
45
Gestion Commerciale
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le code barre de
type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et
calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 30
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectezlui à l’aide de l’icône
, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectezlui à l'aide de l’icône
l'éco-participation correspondante.
6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case
Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement
repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
•
le code article
• les codes de TVA et TPF
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web.
10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article (6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
12. Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez
la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER.
13. Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez
obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur.
Conditionnement
14. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions
supplémentaires sur l'article.
46
Gestion Commerciale
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les
paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options zone Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas,
vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide de l’icône
.
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix
de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones
de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider de l’icône
bouton
. Le
vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement
commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur
numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
47
Gestion Commerciale
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous
devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.
3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise.
4. Sélectionnez à l'aide de l’icône
le code du Représentant.
5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par
région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre
d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone
est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette
zone est renseignée et mise à jour par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône
le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères
de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes.
Onglet Adresses
1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
•
Facturation : adresse principale de facturation.
•
Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client.
3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre d’actions. De même
vous pouvez vérifier l’adresse.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre
client).
48
Gestion Commerciale
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection
vous permet de consulter la liste correspondante.
5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son
adresse Internet.
6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte.
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un
code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui
leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la
CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une
pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi
les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des
paramètres comptables que vous avez définis.
Vous pouvez toujours modifier le compte attribué.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
L’icône
vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis.
Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.
L’icône
vous permet de définir plusieurs codes analytiques.
Divers
La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de
création.
5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel
Taux de remise.
En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces
commerciales.
6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel.
7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client.
49
Gestion Commerciale
Tarifs
8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône
systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
. Ainsi, l’affaire sera
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.
Onglet Relations Client
La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez
vos tâches à effectuer.
Onglet Banque
Les informations concernant
l’identification bancaire sont
disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
10. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la
Clé RIB.
•
Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
•
Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au
niveau international.
11. Indiquez la Domiciliation de la banque.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
12. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
13. La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client.
14. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de
compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque.
15. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter.
Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le
bouton
.
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
50
Gestion Commerciale
Onglet Recouvrement
Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de
recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous
pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.
Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu Listes, commande
Etapes de recouvrement.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un
fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur
numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER,
MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects.
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison
avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de
l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité.
Onglet objectifs
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente
51
Gestion Commerciale
ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône
ou l'icône
permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante,
période d'objectifs, etc.).
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour
cette affaire.
Onglet statistiques
5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette
affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte.
Onglet Pièces
6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou
Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en
fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison
clients saisis pour cette affaire.
Onglet Ecritures
L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire.
8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter].
9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK].
10. Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever].
11. La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice,
d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité.
Onglet observations
12. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte
s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
13. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les
statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes
. La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
52
Gestion Commerciale
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir
vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu GESTION VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS).
Pièces de vente
Pièces d’achat
Devis
Commandes
Commandes
Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL)
Factures
Factures, Avoirs
Avoirs
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un
client ou un fournisseur.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous
pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis le menu
AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont
gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus
d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
Les différents modes de saisie
Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
•
la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée.
•
la saisie standard.
•
à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE).
La saisie document
Uniquement pour les pièces de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc.
rapidement.
53
Gestion Commerciale
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône
.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes
entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste
des pièces clients.
Exemple : Extrait d’un devis
Saisissez les informations
directement dans la pièce
commerciale.
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations :
•
Modifier les colonnes,
•
Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale,
•
Modifier le texte libre,
•
ajouter un sous-total,
•
choisir les colonnes sous-total,
•
sélectionner l’option de Facturation en TTC,
•
insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces,
vous pouvez :
54
Gestion Commerciale
•
créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
•
efface la pièce commerciale en cours,
•
lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
•
envoyer la pièce par e-mail,
•
naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément,
•
modifier le représentant,
•
modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
•
consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie.
L’assistant Top Facture
Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur
le bouton [OK].
55
Gestion Commerciale
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton
[Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes
les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Voir Créez une pièce commerciale client, page 57
Transférez une pièce commerciale
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche <Ctrl> de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs
devis en facture), cochez l'option Transfert groupé.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER
ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 63
56
Gestion Commerciale
Liste des pièces clients
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes,
factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.
Créez une pièce commerciale client
Menu GESTION - commande VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis
cliquez sur le bouton
.
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie
document, page 53
•
Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
•
Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la
pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
57
Gestion Commerciale
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la
pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône
société est rappelé.
le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un
accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Paiement
Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône
.
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de
paiement.
58
Gestion Commerciale
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Vous pouvez affecter une affaire à chacune de vos lignes d'articles. Pour ajouter cette colonne, cliquez sur l'option Modifier les colonnes (clic droit sur l'intitulé de la colonne) puis sélectionnez Affaire dans la liste. Cliquez dans la colonne
Affaire pour sélectionner l'affaire souhaitée pour chacune de vos lignes d'articles.
3. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur
l’icône
et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
FACTURATION)
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez
le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article
(onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de
vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du
montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par
le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la
remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet
Prix/Tarif) :
•
Fixer le prix de vente HT,
•
Fixer le coefficient de marge,
•
Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
4. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton
pour saisir les numéros de sortie ou d’entrée de stock.
59
Gestion Commerciale
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela,
faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être
actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le
poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité.
Si vous ne gérez pas les fournisseurs et les articles mais que vous souhaitez gérer les marges, vous
pouvez modifier le prix d'achat HT directement sur la ligne. Pour cela, ajoutez la colonne PAHT et saisissez
le prix d'achat. La Marge PAHT sera calculée automatiquement.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ;
mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le
Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une
remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
PARAMÈTRES
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur l’icône
pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc.
Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en
fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée.
Modifiez-la si besoin.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet.
Copier l'adresse
3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison]. Ils vous permettent
de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison.
4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans
l'entête de la pièce commerciale.
60
Gestion Commerciale
Contact
5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la
zone Tarif.
6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L’onglet Echéances
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case
multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
•
Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton
•
Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur
.
.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
. La fenêtre de la
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
61
Gestion Commerciale
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton
vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton
.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états
paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton
ou partie de la pièce commerciale.
et son menu déroulant pour imprimer tout
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des)
commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est
une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus
modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
•
les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de
l’article seront modifiés, mais non les stocks,
•
les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant.
62
Gestion Commerciale
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur
(devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation
du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
•
Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui
s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
•
S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 55
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le
cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la
fenêtre Liste des factures.
Transférez une pièce commerciale de vente
Pièce d’origine
Transferts possibles en :
Devis
Commande, Facture
Bon de livraison (BL)
Facture
Commande
Bon de livraison, BL Livrable, Facture
Facture
Avoir
Transférez une pièce d'achat
Pièce d’origine
Transferts possibles en :
Commande
Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR)
Facture
Facture
Avoir
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce
commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
63
Gestion Commerciale
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau
suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Pièce d’origine
Vous pouvez :
Devis
Imprimer le devis
Bon de livraison
Imprimer, valider le bon de livraison
Commande
Imprimer la commande
Facture
Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception
Imprimer, valider le bon de réception
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pièce de destination
Vous pouvez :
Bon de livraison
Valider, imprimer le bon de livraison
Commande
Imprimer la commande
Facture
Valider, imprimer, régler la facture
Avoir
Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception
Imprimer, valider le bon de réception
Pour plus de détails, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel
de référence disponible depuis le menu AIDE.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de :
•
Dupliquer une pièce.
•
Considérer non-comptabilisée.
•
Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou
annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de décomptabiliser une pièce commerciale déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée.
64
Gestion Commerciale
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton
.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments
spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la
sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces :
•
de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône
soit avec les boutons [<]
et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant,
•
en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
•
en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour
utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et
un modem.
Lorsqu’une facture client ou un avoir est envoyé par email, exporté ou visualisé en PDF, l’option
Transmise est automatiquement cochée. Si vous modifiez une facture ou un avoir client transmis, un
message d’alerte vous informe sur la loi anti-fraude.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton
.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
65
Gestion Commerciale
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira
automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez <Utiliser les
préférences>, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans
le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton
.
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF
(Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyer plusieurs pièces clients regroupées par destinataire
1. Dans la liste des pièces clients, sélectionnez toutes les pièces (factures, devis, avoirs, commandes, etc.) que vous souhaitez envoyer par e-mail.
2. Cliquez sur l'icône
(ou clic droit de la souris pour ouvrir le menu Contextuel et activez la commande ENVOYER UN EMAIL). La fenêtre Envoyer un e-mail s'affiche.
3. Dans la zone A, sélectionnez les destinataires dans la liste.
Par exemple, sélectionnez Clients->E-mail pour envoyer les pièces aux clients concernés.
4. Dans la zone Cc, sélectionnez si besoin les destinataires à mettre en copie.
Par exemple, sélectionnez Représentants ->E-mail pour envoyer également ces pièces clients aux représentants.
5. Saisissez l'objet et le contenu de votre e-mail.
Par défaut, l’option L’objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document est
décochée.
Toutes les pièces seront regroupées automatiquement dans un seul e-mail par destinataire. Les pièces clients jointes à l'email au format PDF seront nommées avec le type de pièce suivi du n° de cette pièce (par exemple : Devis-DE0109.pdf).
L'e-mail du destinataire est automatiquement récupéré dans la fiche client. Si celui-ci n'est pas renseigné
dans la fiche client, vous devrez le compléter manuellement dans l'e-mail ou modifier la fiche client
correspondante.
Les factures d’acompte
Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc
ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc.
66
Gestion Commerciale
Les règlements
Menu GESTION - commandes VENTES - RÈGLEMENTS
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures
mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles,
factures etc.
Saisissez un règlement
Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton
.
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis
en cliquant sur le bouton
.
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône
affiche le calendrier. L'icône
affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail).
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône
le client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son
libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire.
5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton
pour noter une observation. Par
exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte
bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, cliquez
67
Gestion Commerciale
sur le bouton
. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez indiquer s’il s’agit de prélèvements ponctuels ou
répétitifs et ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte
sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE
PAIEMENT.
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règle-
68
Gestion Commerciale
ment est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la
zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour
paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette
facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de
taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone).
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas
mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a
déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
•
Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont
été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la
première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû.
•
Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges
ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits
financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour
régler une prochaine facture.
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier
créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Échéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant.
•
Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
•
Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout
en conservant la touche <Shift> de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
69
Gestion Commerciale
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement « désoldées » et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel
de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne
commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.
Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement
des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés.
70
Gestion Commerciale
Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
•
l’assemblage qui vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
•
le désassemblage qui consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
•
et l’annulation d'assemblage : les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage
et ainsi rétablir les stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de
commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le
menu AIDE.
Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de
réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités.
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
•
•
Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront
pris en compte.
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le
choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
71
Gestion Commerciale
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des
commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos
commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS COMMANDES).
Gestion des stocks multi-dépôts
Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège
social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Menu GESTION - commande ARTICLES
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori.
1. Sélectionnez à l'aide de l’icône
, le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts.
C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK]
pour valider.
72
Gestion Commerciale
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un
dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces
fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce
commerciale et sélectionnez à l'aide de l’icône
le dépôt concerné.
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le
dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
•
utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
•
effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
•
utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
•
lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stock manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stock générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le
dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt
peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous
pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le
bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la possibilité d'obtenir
vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
•
les articles par dépôt, le suivi des stocks,
•
l'inventaire des articles,
•
la capacité de fabrication.
73
Gestion Commerciale
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les
dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE.
74
Comptabilité
Comptabilité
Principales étapes de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement
votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale.
Créez et modifiez le plan comptable
et les journaux
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
lettrage, rapprochement bancaire...
Éditez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
grand-livre, balance, journaux...
Imprimez les éditions de fin d’année :
bilan et compte de résultat, SIG
Clôturez l’exercice
Créez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de
votre dossier.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par
exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ.
Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
76
Comptabilité
Créer un compte
Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
Le bouton
Le bouton
vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
Onglet Options
Utilisation
Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses
raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie.
Exemple
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur.
En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte
401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En
revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable.
Lettrage/pointage
•
La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de
tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser.
•
La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage.
Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.
Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera
X.
•
La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel.
Budgets/analytique
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire.
Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures.
Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône
.
Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les
Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des
écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures.
Saisie
Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur
sur ces zones.
•
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage.
•
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs.
77
Comptabilité
Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur).
•
La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en
général, des comptes de classe 6 ou 7.
Saisie Infos perso
Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de
personnaliser ainsi vos lignes d'écritures.
Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso s'affiche. Pour plus de
détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique,
vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
Comptes
Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez.
Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits
•
Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question.
•
Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de
charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez
sur l’icône
et choisissez le compte de TVA.
Option disponible dans les compte de type Client
•
Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône
quez sur le bouton [OK].
et choisissez le compte de produits. Puis, cli-
Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs
•
Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône
cliquez sur le bouton [OK].
et choisissez le compte de charges. Puis,
Options disponibles dans un compte de type TVA
Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour choisir le Type de
TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte.
Onglet Banque
Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque.
Chemin d'accès
Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion
CFONB.
78
Comptabilité
Soldes
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées.
1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône
.
La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.
2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque.
Liste des banques
La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des
banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée.
Onglet Immobilisations
Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et
d'amortissements en cliquant sur l'icône
.
Onglet Client ou Fournisseur
L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est
visible que dans un compte Fournisseur.
Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou
fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par
mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est
impossible de les modifier manuellement.
L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton [+].
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Afficher les totalisations
Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels.
79
Comptabilité
1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit.
2. Choisissez la commande TOTALISER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK].
Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés.
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
Créez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en
consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que
de comptes bancaires.
Créez un journal
1. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouveau journal s’affiche.
80
Comptabilité
2. Le journal est défini par un Code (sur huit caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé.
3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles
effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un
compte de racine client est impossible.
Options
•
Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière
ligne d'écriture.
Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de
contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront
également repris en saisie.
Exemples
Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants
débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est
affecté au compte 512000.
Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non
guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute
automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA.
•
L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des
lignes est équilibré.
Gestion des numéros de pièce
•
Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à
utiliser.
•
Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de
pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même
journal.
•
Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active.
81
Comptabilité
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à
l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque comptechèques et par conséquent à chaque journal de banque.
•
Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1>.
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande BANQUES
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans
votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques.
Les formats des relevés bancaires
Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les
relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open
Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste
des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés
bancaires s’affiche.
Import au format Standard (Texte)
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel®
puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous
pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez
le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type
de donnée correspondant au relevé.
2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins
renseigner celle-ci.
3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les
options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de
la lecture du relevé.
4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
82
Comptabilité
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du
relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF
(US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
•
Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques
seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures.
Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à
chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes
non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
Créer un code analytique
1. Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction
économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes
analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente,
administration. La répartition peut être la suivante :
•
20% à l'administration
•
35% au service après-vente
•
45% au service commercial
83
Comptabilité
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
•
Le bouton
permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
•
Le bouton
permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
•
Le bouton
permet d'équilibrer les répartitions.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.
•
Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice
N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés,
visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
•
Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure
les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
•
Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est
impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
84
Comptabilité
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents
modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose
plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 93
Le mode Saisie standard
Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les
informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui
la composent (compte, libellé, montant, etc.).
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition les grilles
de saisie suivantes :
•
Factures clients rapide.
•
Factures fournisseurs rapide.
•
Encaisser un montant.
•
Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois.
C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les
bordereaux de remises en banque.
Le mode Saisie guidée
Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites
sur les informations que vous devez saisir.
La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de
dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux.
Le mode Saisie en devise
Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos saisies avec la
devise de votre choix.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent,
l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL,
d'un montant TTC de 400 €.
85
Comptabilité
Saisie d’une écriture en mode standard
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation> ou sur la touche
<Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'en-tête
Devise
Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone
supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.
Journal
Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard.
Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant
sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier.
Date
La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous
pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres
comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 26
N°de pièce
La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous
saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente
automatiquement. Voir Créez les journaux, page 80
Libellé
Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux.
Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous
pouvez le modifier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
•
ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros),
•
ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
•
ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur l’icône
en fin de zone.
Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat.
présenté
2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait
que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de
86
Comptabilité
l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur l’icône
sélectionner un.
situé en fin de zone pour en
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Cette zone
concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/
Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne
d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En
saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles
au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur l’icône
la liste proposée.
situé en fin de zone pour sélectionner le compte dans
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture
est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du
compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte
sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est
activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 :
•
le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
•
le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code
est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des
codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône
analytiques.
. L’icône
permet d’affecter plusieurs codes
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/
budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
87
Comptabilité
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce
saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Soldez l'écriture
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière
ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde].
Enregistrez une contrepartie
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder
automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.
Insérez une ligne
Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Effacez une ligne
Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.
Dupliquez une ligne
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.
Effacez tout
Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
Calculez les frais kilométriques
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou
Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
SAISIE KILOMÈTRE
- clic droit sur une cellule de type
La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques.
88
Comptabilité
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise
rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de
l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant
s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 91
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts,
page 27
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Fermer la grille de saisie
Le bouton
permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours.
1. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications.
•
Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture.
•
A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui].
2. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts,
page 27
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE
du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Changez l’affichage de la colonne Intitulé du compte
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie.
1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez la commande
Affichage ’Intitulé du compte’.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix :
•
soit vous n’affichez plus cette colonne
89
Comptabilité
• soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT
Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT.
Saisie de la première ligne
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est
normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur l’icône
posée.
situé en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste pro-
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit
411 pour les clients. Cliquez sur l’icône
s'affiche.
situé en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera
la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est
placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche <Tabulation>.
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d’Échéance pour le compte 411FL, celle-ci est automatiquement
calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement.
Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il
est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône
tiques.
d’affecter plusieurs codes analy-
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur l’icône
.
90
Comptabilité
Enregistrez l'écriture en comptabilité
1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 91
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts,
page 27
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Saisie des A-nouveaux
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à
partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie.
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de votre opération.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK].
Saisie Bankin’
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE BANKIN’
Bankin’ est une application de gestion de vos comptes bancaires. La saisie Bankin’ vous permet de vous connecter à toutes
vos banques en ligne directement depuis votre logiciel Ciel Gestion Intégrale afin de récupérer automatiquement les
opérations bancaires depuis le premier jour du mois précédent jusqu’à aujourd’hui.
Après avoir saisi votre identifiant et votre mot de passe d’accès à votre banque en ligne, vous accédez à la liste de toutes
vos opérations bancaires. Vous devez modifier ces opérations bancaires en leur associant un compte comptable de
contrepartie afin de les rendre comptabilisables. Il vous suffit ensuite de comptabiliser ces opérations bancaires d’un simple
clic.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité - Saisies - Saisie Bankin’, accessible à partir
du menu Aide.
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité,
soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
•
Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
91
Comptabilité
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande
du menu TRAITEMENTS.
VALIDATION BROUILLARD
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne
Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
•
annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
•
modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue
anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou
non incluses dans les différents états.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION
BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
92
Comptabilité
L’assistant Top Saisie
Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements
clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le
bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez
un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant
les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.
93
Comptabilité
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à
paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Je reçois une facture d'achat
Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
Une facture de vente
J’envoie une facture de vente
Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez
et ce que l'on vous doit.
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans
appeler le compte Fournisseur.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
94
Comptabilité
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite…
Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
•
•
•
•
•
Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
etc… pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
En enregistrant les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je paye les charges sociales
•
•
•
•
•
Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
etc… pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
95
Comptabilité
Un prêt bancaire
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer
deux comptes :
•
403xxx Effets à payer.
•
413xxx Effets à recevoir.
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
•
•
•
•
•
Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
Montant HT au débit du compte Achats.
Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes
échéances.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant
garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer
l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
96
Comptabilité
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en
effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie :
•
l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
•
la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
•
la validité des codes budgétaires,
•
l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option
Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 91
97
Comptabilité
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du
brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est
comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates.
1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en
simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
.
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation
apparaît dans la colonne Statut.
Consultez la liste des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie
correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.
Si vous modifiez une écriture ayant fait l’objet d’une déclaration de TVA, un message d’alerte vous
informe sur le loi anti-fraude. Cliquez sur [Oui] ou [Non] pour confirmer ou annuler la modification de
cette écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures.
98
Comptabilité
Éditez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en
simulation.
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne
faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures
enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé :
•
au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
•
ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
•
L’icône
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
99
Comptabilité
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple,
lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte
de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
•
effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
•
lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
•
délettrer les écritures,
•
ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
•
équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
•
annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE.
Rapprochez des écritures avec la banque
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre
comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du
relevé de la banque et le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
•
d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
•
à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Vous pouvez également effectuer un rapprochement bancaire via Bankin’. Vous accédez à toutes les opérations bancaires
du compte sélectionné pour la période définie à la création du rapprochement bancaire. Vous pouvez pointer, dépointer et
pointer automatiquement toutes les opérations bancaires dans votre comptabilité.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
100
Comptabilité
Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans
votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton
[OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…).
3. Cliquez sur le bouton
. La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
• d’un fichier généré avec le protocole CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte
CFONB ou Autres formats.
101
Comptabilité
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de
modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour
neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de
saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par :
•
Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton
détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
•
Lignes comptables.
et permet de visualiser le
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
102
Comptabilité
•
modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
•
préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
•
préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
.
.
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la
zone Date.
Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier.
Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier.
3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante :
•
•
Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux
montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante :
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
103
Comptabilité
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE - bouton [Créer]
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous
les comptes de trésorerie.
3. Indiquez la périodicité des prévisions (jour, semaine, décade, quinzaine, mois).
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs.
Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options
d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à
vos dépenses.
•
La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période.
•
La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
•
La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur
lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée.
5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le
menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante.
104
Comptabilité
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte
des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande
CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des
fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt.
Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification.
3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle.
Gérez la TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA.
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la
télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il
permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de
TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par semestre.
Gérez la déclaration de TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres
TVA du menu DOSSIER :
•
état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
•
état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la
télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
•
Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure.
•
Télédéclarer ma TVA
•
•
•
•
•
Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure.
Enregistrer mon paiement de TVA
Enregistrer mon remboursement de TVA
Afficher ma liste des déclarations
Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Uniquement visible si vous déclarez votre TVA sans passer par la téléprocédure.
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche <F1> lorsque vous êtes dans l’assistant.
105
Comptabilité
Gérez l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS ou MA COMPTA- commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE
Lorsque vous êtes en régime simplifié, chaque semestre, vous déclarez un acompte de TVA.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
•
Déclarer un acompte de TVA.
•
Demander un remboursement de TVA sur investissements.
•
Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA.
•
Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements.
•
Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Uniquement visible si vous déclarez votre TVA sans passer par la téléprocédure.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche <F1> lorsque vous êtes dans l’assistant.
106
Les états
Les états
Les différents types d’état
Les états articles
Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des
articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des
commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial
ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs,
stocks, statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains
paramétrages nécessaires à l'impression.
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants :
•
Grand-livre,
•
Balance,
•
Journaux,
•
Brouillard,
•
Etat de TVA détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande
ANALYTIQUE du menu ETATS.
108
Les états
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs :
•
Echéancier,
•
Balance âgée,
•
Encours clients,
•
Relances clients,
•
Lettre de pénalités de retard,
•
Bordereau de remise en banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
•
le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
•
les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
•
les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent être édités avec le
détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs,
Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains
paramétrages nécessaires à l'impression.
109
Les états
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous
s’ouvre.
Types de sorties.
Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu
de l’état sélectionné, décochez cette case.
Liste des états.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel doit être effectué
au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et
IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale celle que vous
voulez utiliser.
110
Les états
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que
celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton
propriétés de l’imprimante.
pour définir les
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion Intégrale doit être
effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES
et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows™ pour plus de détails.
Les états pilotés
Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord.
Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance
de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre
une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting).
Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité
d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes
décisions à son propre niveau de responsabilité.
Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage.
Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez
pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données.
Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données.
111
Les états
Mise à jour des données
Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES
La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans votre logiciel.
Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.
La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier.
Consultation des états pilotés
Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS
Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories :
•
la gestion commerciale,
•
la comptabilité.
Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche.
1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre.
112
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
L’assistant Top Clôture
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année.
Ainsi, vous clôturez puis réouvrez un exercice en toute sécurité.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton
.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture.
Les traitements suivants sont proposés :
Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le menu AIDE,
Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture.
La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Voir Validez le brouillard, page 98
4. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Suivant].
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales
obligatoires.
5. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le
menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur
un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône
ment de la sauvegarde.
afin de définir l'emplace-
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon
dossier et lancer le traitement].
8. Sélectionnez le répertoire dans lequel votre dossier sera sauvegardé et cliquez sur le bouton [OK].
9. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].
114
Traitements de fin d’année
10. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau.
11. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
12. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non
lettrées ou des écritures non pointées dans l'A-nouveau. Si vous sélectionnez Non, vous obtenez uniquement un solde
pour ces comptes.
13. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
14. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
15. Uniquement disponible en régime réel de TVA. Si vous ne voulez pas supprimer les déclarations de TVA de l'exercice
précédent, sélectionnez l'option correspondante.
16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].
La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le
cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet
état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) :
•
Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
•
Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
•
Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité
en commande fournisseur.
•
Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
•
Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et
inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de
confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible.
115
Traitements de fin d’année
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS.
Purge des pièces commerciales
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
La purge permet de supprimer les pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant
vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Etape : Critères de sélection
La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en
compte.
1. Saisissez manuellement la date limite de purge ou utilisez l'icône du calendrier
ou des dates spéciales
.
2. Cochez l’une des deux options suivantes :
•
soit purger toutes les pièces, règlements et mouvements de stock : dans ce cas, le logiciel purgera toutes les
pièces commerciales.
Si votre dossier ne gère pas les mouvements de stock, la première option est Purger toutes les pièces
et règlements.
•
soit sélectionner les types de pièces et règlements avant de les purger : dans ce cas, le logiciel ne purgera que
les pièces commerciales sélectionnées.
Si un des éléments de la chaîne commerciale n’est pas purgeable, cette pièce ne sera pas purgée.
Etape : Purger toutes les pièces commerciales
Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Purger toutes les pièces, règlements et mouvements de stock,
vous procédez directement à la purge de toutes les pièces commerciales (vente/achat) validées et non validées.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la purge.
4. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur [Oui] pour confirmer la purge de toutes les pièces.
5. Passez directement à l’étape Etape : Sauvegarde et purge des pièces, page 117.
Etape : Sélection des pièces à purger
Si, vous avez préalablement choisi l’option Sélectionner les types de pièces et règlements avant de les purger, vous
allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent.
En fonction des critères de purge, les pièces d’origine et les règlements liés aux pièces sélectionnées seront également
purgés.
La purge des règlements supprime les règlements de facture et les règlements d’acompte.
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer aux étapes de sélection des pièces.
116
Traitements de fin d’année
Sélection des pièces et règlements clients à purger
2. Dans la liste qui s'affiche, cochez les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
3. Si vous souhaitez purger les règlements clients, cliquez sur [Oui] puis sur le bouton [Suivant].
Sélection des pièces et règlements fournisseurs à purger
4. Cochez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger.
5. Si vous souhaitez purger les règlements fournisseurs, cliquez sur [Oui] puis sur le bouton [Suivant].
Choix des mouvements de stock à purger
Cette étape n’apparaît que si vous avez créé un mouvement de stock dans votre dossier.
6. Si vous souhaitez purger les mouvements de stock, cliquez sur [Oui].
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la purge.
8. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur [Oui] pour confirmer la purge des pièces et règlements sélectionnées.
Etape : Sauvegarde et purge des pièces
La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde.
1. Un message avertissement vous propose de :
•
Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge.
•
Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable.
2. Une fenêtre s'affiche pour vous informer que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou
fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des
pièces de vente ou d'achat validées.
Vérification comptable DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de
votre dossier sur trois ans.
La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices.
Export provisoire des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES
En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos écritures
comptables.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
117
Traitements de fin d’année
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un
système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices
passés.
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
La sauvegarde est une réglementation OBLIGATOIRE de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail les sauvegardes DGFiP classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
118
Traitements de fin d’année
Échangez des écritures avec votre expert-comptable
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - ENVOYER À MON EXPERT / RECEVOIR DE MON EXPERT
Si vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE
sont indisponibles.
MON EXPERT
Envoyer des écritures à mon expert
A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible
avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche.
1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du
dernier envoi.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le
bouton [Continuer].
4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support
envoyé par courrier...).
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment
où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par
votre expert-comptable.
119
Traitements de fin d’année
Intégrer des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous
devez alors l'intégrer dans votre comptabilité.
1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES.
2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre
dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte
des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait
pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.
Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
Importez et exportez des données
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES
Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des
informations.
Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro
compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des
écritures ainsi que l’import/export d’une balance.
Paramétrage
Coordonnées
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En
effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de
l’import des écritures.
Exemple
Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la
création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1> de votre clavier).
120
Traitements de fin d’année
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format
d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1>).
Le format Ximport
Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte)
contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés
les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des
écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser
137 caractères.
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement
5 caractères
Numérique
Journal
2 caractères
Alphanumérique
Date d'écriture
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce
12 caractères
Alphanumérique
Compte
11 caractères
Alphanumérique
Libellé
25 caractères
Alphanumérique
Montant
13 caractères
(2 déc.) Numérique
Crédit-Débit
1 caractère
(D ou C)
N° de pointage
12 caractères
Alphanumérique
Code analyt./budgétaire
6 caractères
Alphanumérique
Libellé du compte
34 caractères
Alphanumérique
Euro
1 caractère
Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version
4 caractères
Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
121
Traitements de fin d’année
Exportez des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures
pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert
(anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
Si votre mode d’échanges est défini sur Sage Production Experts (première option activée dans l’onglet
Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises,
Sage 30 et Sage 100.
Si vous avez opté pour un mode d’échange via Sage Production Experts
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier
au format Ciel, c’est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
•
Oui : la fenêtre Génération des écritures s’affiche si les réglages d’export n’ont pas été défini. Une fois ces réglages
validés, la fenêtre Export d’écritures s’ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 123
•
Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à
différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à
exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 123
Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export:
•
Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
•
Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites
Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les
réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre
Génération des écritures s'affiche.
•
Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous avez les formats
d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel
vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton
votre choix ou sur le bouton
pour générer le fichier d'export dans le répertoire de
pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à exporter.
122
Traitements de fin d’année
Sélectionnez les écritures à exporter
Lorsque le format d’export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures
s’affiche.
Exemple la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
•
Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez
dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de
numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront
sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
•
•
Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des
comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela,
cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables.
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
•
Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le
fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’email.
•
Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du
123
Traitements de fin d’année
fichier concerné.
Importez des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES
Cette commande peut être utilisée :
•
par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de
bilan, par exemple),
•
par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les
écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid,
CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale.
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en
comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être
importé.
Si vous avez opté pour un mode d’échanges via Sage Production Experts
Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la
personne qui vous l'a envoyé.
Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format
Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
•
Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
•
Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez
sur le bouton [OK].
Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non.
Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export
A l’activation de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche.
1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
2. Si les écritures à importer sont au format Sage ou Autres, l’assistant Import/export d’écritures s’affiche. Sinon, l’import se
fait directement.
3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
•
Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Compta libérale, etc.)
vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Ges-
124
Traitements de fin d’année
tion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.
Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier
destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
•
Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats
d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel
dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
6. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton
[Continuer].
7. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous
pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait
pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne
d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont
alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le
logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant.
Exportez une balance
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT).
2. Cliquez sur le bouton
pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton
pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
125
Traitements de fin d’année
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
•
Le bouton
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche.
Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
126
Traitements de fin d’année
La sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une
sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION (ou depuis le bouton [Sauvegarde]
de la barre d'accueil).
2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône
et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l'emplacement de votre sauvegarde.
Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la
question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». Vous
pouvez personnaliser la sauvegarde dans les préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande
OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) ou en cliquant directement sur le bouton [Modifier les réglages].
Modifier les réglages
1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton
.
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution.
Cette option est cochée par défaut.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton
copie de votre dossier.
et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie.
6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut.
7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut.
8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :
• votre dossier,
• vos données annexes (préférences, modèles, etc.),
• ou bien les deux.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde.
127
Traitements de fin d’année
La restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou
support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
•
•
•
Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers
l'emplacement que vous choisirez.
Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
128
Traitements de fin d’année
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par
défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si
besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci
sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
129
Index
A
E
Achats
pièces fournisseurs ....................................70
Echanges Expert ________________________ 27
Ecritures
écritures types .......................................... 94
en brouillard ............................................. 92
en simulation ............................................ 92
enregistrer ................................................ 91
envoyer à mon expert ............................... 119
recevoir de mon expert ............................. 119
validées ................................................... 92
Affaires ________________________________ 51
Afficher
détail .......................................................65
Analytique ______________________________ 83
Annuler une écriture validée ______________ 102
Articles ________________________________ 41
Assistant
clôture de dossier .................................... 114
de saisie ..................................................93
saisie de pièces .........................................55
Avoirs _________________________________ 53
Enregistrer des écritures __________________ 91
Escompte ______________________________ 60
Exports
balance .................................................. 125
B
F
Balance
exporter ................................................. 125
Factures _______________________________ 53
d’acompte ................................................ 66
Bankin’
saisie .......................................................91
Familles articles _________________________ 41
Fin d’exercice __________________________ 114
Format d’import _________________________ 82
Fournisseurs ___________________________ 38
Frais kilométriques ______________________ 88
Barème frais kilométriques ________________ 88
Besoin d’aide ___________________________ 16
Bons de livraison ________________________ 53
Bons de réception _______________________ 53
Brouillard ______________________________ 97
valider ......................................................98
C
Chéquiers ______________________________ 82
Clients _________________________________ 47
Commandes ____________________________ 53
Commandes articles _____________________ 71
Contrepassation ________________________ 102
Créer
un article ..................................................41
un client ...................................................47
un fournisseur ...........................................38
une nomenclature article .............................47
G
Gestion de production ____________________ 71
I
Impressions
imprimante ............................................. 110
J
Journaux _______________________________ 80
L
Lettrage
automatique ............................................. 99
manuel .................................................. 100
D
Dépôts _________________________________ 72
Devis / Pro forma ________________________ 53
Dossier
assistant de création ...................................19
restaurer ................................................ 128
sauvegarder ............................................ 127
M
Modèle Sage Production Experts ___________ 23
Modes de règlement ______________________ 37
P
Paramètres
société ..................................................... 24
Pièces commerciales
© 2015 Sage
130
Index
assistant Top facture ..................................55
clients ......................................................57
créer ........................................................57
décomptabiliser .........................................64
envoyer par e-mail .....................................65
fournisseurs ..............................................70
saisie document (ventes) .............................53
valider ......................................................62
Pointage manuel ________________________ 101
Prospects ______________________________ 51
R
Rapprochement bancaire _________________ 100
via Bankin’ .............................................. 100
Rapprocher écriture /règlement ____________ 99
Réapprovisionner
articles .....................................................71
TPF ___________________________________ 37
Transférer
une pièce commerciale ............................... 63
Trésorerie prévisionnelle _________________ 104
TVA ___________________________________ 36
acompte ................................................ 106
déclaration ............................................. 105
non perçue ............................................... 36
V
Valider
des écritures ............................................. 92
le brouillard .............................................. 98
une pièce commerciale ............................... 62
Ventes
saisie document ........................................ 53
Vérification comptable DGFiP _____________ 117
Référencement ___________________________ 9
Règlements _____________________________ 67
Régulation des stocks ___________________ 115
Relevés d’identité bancaire ________________ 82
Remise
commerciale ....................................... 59, 60
Représentants __________________________ 38
Restaurer un dossier ____________________ 128
Rupture de stock
commande ...............................................71
S
Sage Production Experts __________________ 23
Saisie
assistant Top Saisie ...................................93
Bankin’ .....................................................91
guidée .....................................................90
modes de saisie ........................................85
standard ...................................................86
Saisie Document ________________________ 53
Sauvegarde DGFiP
conformité .............................................. 118
consultation ............................................ 118
Sauvegarder un dossier __________________ 127
Solder _________________________________ 69
Stocks ________________________________ 115
T
Tarifs
grille de tarifs ............................................44
par famille ................................................37
Top facture _____________________________ 55
© 2016 Sage
Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale pour Windows - MAN_WGQ 9.50 - 02.16
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
">