Ciel Comptes Personnels 2014 Manuel utilisateur

Manuel de découverte
Ciel Comptes personnels
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance
téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours).
Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 30.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
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Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
512 Mo de Ram
300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
Imprimante : laser, jet d'encre
Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
Fonction PDF : Adobe Reader à jour
Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte ................................................................................................................. 5
Documentation ......................................................................................................... 6
Prise en main.............................................................................................................. 7
Prendre en main le logiciel ......................................................................................... 8
Création du dossier................................................................................................... 11
Créer votre fichier ................................................................................................... 12
Gérer sa comptabilité ............................................................................................... 14
Comment débuter? ................................................................................................. 15
Démarrer votre comptabilité ..................................................................................... 16
Gérer vos comptes .................................................................................................. 18
Pointer les relevés de banque ................................................................................... 22
Consulter les catégories ........................................................................................... 24
Gérer votre trésorerie prévisionnelle .......................................................................... 27
Index........................................................................................................................ 28
Découverte
Découverte
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
•
•
•
cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Symbole
Fonction

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la
COMMANDE à activer.

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Les manuels
La documentation de votre application est structurée en trois manuels au format PDF accessibles depuis
le menu AIDE :
•
Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
•
Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Comptes personnels dans le détail. Si
vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
•
le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
 L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton
.
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des
informations utiles.
6
Prise en main
Prise en main
Prendre en main le logiciel
Introduction
L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présenté. Par ailleurs, vous découvrirez les
principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes.
L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser
au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes.
En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître
ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez
«décortiquer» vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition.
Lancer votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le
bureau de votre ordinateur.
Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™,
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS.
Commencer à travailler
Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant
ce manuel de découverte.
Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes
fonctions du logiciel.
Ouvrir le dossier d'exemple
1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES
PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS.
2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche.
3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes.
4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
8
Prise en main
La fenêtre principale de l'application
Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple
Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez
la fenêtre suivante :
La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux
raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut.
Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel :
•
•
•
ouvrir des applications ou des fichiers,
présenter des images ou des notes texte,
contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques
(Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer
votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
 Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale,
disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès
aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’Intuiciel à l’autre.
La totalité des options est accessible à l'aide des menus.
L’Intuiciel©
 Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
Attention
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en
cliquant sur l’onglet Accueil.
9
Prise en main
L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à
certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques.
Il est composé de trois onglets
accessibles depuis la barre d’actions :
•
Mon bureau accessible par l’icône
est l’onglet actif par défaut ;
•
Mon tableau de bord accessible par l’icône
où vous avez une vision globale des informations sur
vos comptes ;
•
Mes états et statistiques accessible par l’icône
où vous retrouvez une liste d’états et de statis-
tiques.
 Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
•
•
sur votre dossier courant.
ou sur le Web via le moteur de recherche Google Web.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
 Si vous lancez la recherche sur les deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur
.
10
Création du dossier
Création du dossier
Créer votre fichier
 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
L'assistant Top départ vous aide à créer un fichier.
1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche.
2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents.
Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier.
Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes.
3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant].
4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer].
La fiche vide d'un compte s'affiche.
5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial.
Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre
comptabilité.
6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez :
•
•
•
autres comptes courants,
livret épargne,
Codevi, etc.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement.
Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation (vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.
 Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies
par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton
[Suivant>].
La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions.
Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces
informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires.
Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage :
•
•
La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous
venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels.
La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du
fichier.
12
Création du dossier
10.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale.
13
Gérer sa comptabilité
Gérer sa comptabilité
Comment débuter?
Généralités
L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité.
Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir
les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon
générale, deux cas peuvent se présenter :
•
•
vous teniez vos comptes manuellement,
vous ne gériez pas de comptes personnels.
Vous teniez vos comptes manuellement
Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous
connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes.
Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis
non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il
suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire.
Vous ne gériez pas vos comptes
Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit.
Vous devez vous munir de différents documents.
•
•
Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par
le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique et la liste des différents prélèvements automatiques.
Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres
justificatifs d'entrées d'argent.
Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base.
15
Gérer sa comptabilité
Démarrer votre comptabilité
Vous teniez vos comptes manuellement
1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez
encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque.
2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande
COMPTES).
Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé.
3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.
 Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements
automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin.
Vous ne teniez aucun compte
Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés,
factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.).
1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES commande COMPTES, zone Solde initial).
2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opérations qui ne
sont pas présentes sur le relevé.
3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP
ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement de Sécurité Sociale, etc.
Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a
pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.
 Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des
opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.).
En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce
que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli.
En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de
constater leur existence.
Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement.
Cas particuliers
Échéance d'emprunt
Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent :
•
•
soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense,
soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS).
Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau
d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais.
1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple,
page 18.
2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire.
Prélèvement automatique
Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe.
Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses
correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique
pour chaque prélèvement ou virement.
 Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le
menu AIDE.
16
Gérer sa comptabilité
Retraits d'espèces
Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées.
•
•
Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué
(carte, retrait au guichet, etc.)
Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous
enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse.
Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il
peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses.
Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui
comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si
vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours
30 euros par carte dans les guichets automatiques.
 Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres.
De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer.
Les travaux courants
Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité.
Les saisies
L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment
en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par
carte bancaire.
De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures.
C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.).
En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez
votre relevé de banque pour constater le paiement.
De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes
ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation
des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer).
Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être
constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.
 Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées.
Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque lui-même. C'est le cas des
cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.
 Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui
faciliteront ensuite vos travaux de saisie.
Le pointage
Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de
connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque.
L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé
puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées,
c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque.
Autres travaux
Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre
volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances.
17
Gérer sa comptabilité
Gérer vos comptes
 Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE
Saisir une recette
1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation.
Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes.
2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette.
Exemple
Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi
utiliser la touche <Entrée> de votre clavier.
La fenêtre suivante s’affiche :
3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est différente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier
ou celui des dates prédéfinies
.
4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours.
Exemple
Saisissez 07 puis appuyez sur la touche <Entrée>. Le curseur passe à la zone Montant.
 Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre.
5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche <Entrée>.
6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste
situé en fin de zone.
7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs
catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 19.
8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de
recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.
 Le bouton
permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle.
Exemple
Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle.
Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération.
Saisir une dépense simple
1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation.
2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser la touche <Entrée> de votre clavier.
3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux
zones supplémentaires : Paiement et Réf.
18
Gérer sa comptabilité
4. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous :
•
•
•
•
•
Date : 08
Montant : 30 euros
Catégorie : Essence
Paiement : Carte
Référence : 081010
5. Validez en cliquant sur [OK].
Saisir une dépense ventilée
La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense
comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des
vêtements et des meubles.
Exemple
Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer
votre dépense et la ventiler.
1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous :
•
•
•
•
Date : 0810
Montant : 153 euros
Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros.
Paiement : Chèque.
Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories :
1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche :
2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant.
Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné.
 Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente.
La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte
bancaire lors de la création des modes de paiement.
4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description.
5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous :
19
Gérer sa comptabilité
6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.
 Le bouton
permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense.
Saisir un virement
La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes.
Exemple
Virement de la caisse vers une banque ou inversement.
Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.
 Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à
créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan
Épargne Logement).
 Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU
VIREMENT du menu MES COMPTES.
2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre de saisie s'affiche.
4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant.
5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé.
6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire.
7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK].
8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant
sur l'icône
.
Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle.
9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour
chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour
cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés de banque, page 22.
20
Gérer sa comptabilité
Consulter un compte
1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu
MES COMPTES.
2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche
<Entrée>.
La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche.
L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou
un virement.
3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte
chèque (BGO).
Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le
menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter :
pointées, non pointées ou les deux (toutes).
4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone.
Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de
votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date
indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre
compte.
Modifier une opération
Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande
MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Supprimer une opération
Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit)
puis confirmez la suppression.
21
Gérer sa comptabilité
Pointer les relevés de banque
Vous disposez de deux méthodes de pointage : le pointage dit manuel et le pointage par import dit
automatique.
Pointage manuel
 Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES
 Munissez-vous de votre relevé de banque.
1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions.
2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées
sur votre compte.
3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste.
4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe
pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.
 Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une
opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a
une différence de montant ou de date.
5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées.
Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la
liste des opérations : Solde en banque et Solde réel.
Attention !
Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé
pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date
indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte.
6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.
 Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci
vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes.
Pointage automatique
 Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT
 Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande
GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT.
Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes
personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations
non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront
automatiquement pointées.
22
Gérer sa comptabilité
Avant de lancer le pointage par import, vous devez :
•
•
récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque.
définir le format d’import du relevé bancaire.
Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne
avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des
trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX.
 Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE
depuis le menu AIDE.
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Gérer sa comptabilité
Consulter les catégories
 Menu LISTES - commande CATÉGORIES
Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée.
Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître :
•
•
•
le détail depuis la tenue de vos comptes,
le total d'un mois donné,
le total sur toute une période de votre choix.
1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES.
La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la
seconde les Recettes.
2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter].
Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche.
Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au
moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine
consultation.
3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier
.
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Gérer sa comptabilité
Exemple
Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies,
sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en
alimentation de la journée en cours.
La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies.
Évaluer votre situation
Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes
des catégories et l'impression d'un bilan.
Visualiser les soldes
Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour
chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle.
1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez :
•
•
•
les noms des catégories, en première colonne,
les douze mois de l'année,
le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les
visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal.
Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.
 Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses.
La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En
effet, la notion de budget est abordée.
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Gérer sa comptabilité
Définir les budgets
Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année.
A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher :
•
•
•
les montants réalisés,
les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels,
tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions.
Deux cases à cocher facilitent l'analyse :
•
•
Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé.
Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.
 Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau.De plus, il est possible de
changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement
l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010.
 Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
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Gérer sa comptabilité
Gérer votre trésorerie prévisionnelle
 Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule
automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par
mois.
•
•
•
Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent
sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois.
La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période.
La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées.
 Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE
RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
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Index
A
I
Aide en ligne 6
Assistant création de fichier 12
Assistant Top départ 12
Imprimer les manuels 6
Intuiciel© 9
B
L
Lancer le logiciel 8
Barre d’actions 9
Barre de navigation 9
Budgets 26
Bureau 10
C
Comptabilité 14
Compte
consulter 21
gérer 18
Configuration minimale 3
Consulter les catégories 24
Créer votre dossier 12
D
Démarrer comptabilité 16
Dépense
simple 18
ventilée 19
M
Manuel de
découverte 6
référence 6
Modifier une opération 21
Montants
budgétisés 26
réalisés 26
Mot de passe 12
P
Plan de trésorerie 27
Pointage 17
automatique 22
manuel 22
Prélèvement automatique 16
R
Documentation 6
Dossier d’exemple 8
Recette 18
Retraits d’espèces 17
E
S
Echéance d’emprunt 16
Enregistrer les manuels 6
Etats et statistiques 10
Évaluer votre situation 25
Saisies 17
Saisir
F
Fenêtre principale 9
Formats d’import relevé bancaire 23
un virement 20
une dépense simple 18
une dépense ventilée 19
une recette 18
Site Internet Ciel 6
Solde
début de période 27
en banque 22
final 27
initial 16
réel 21, 22
G
Gérer mes comptes 16
Google 10
Guide des mises à jour 6
Supprimer une opération 21
T
Tableau de bord 10
28
Tenue de comptes
aucune 16
manuelle 16
Travaux courants 17
Trésorerie prévisionnelle 27
Trouvtoo© 10
V
Virement 20
Visualiser les soldes 25
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V12.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
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