Manuel utilisateur Vous disposez aujourd’hui d’un poste sans fil (un des modèles 4074 B, 4074 GB, 4074 CC, 4074 GI, 4074 H ou 4074 GH). Ce poste numérique, aux normes DECT, appartient à la gamme des postes ReflexesTM. Pour vous permettre d’être immédiatement opérationnel, nous vous proposons un guide d’apprentissage progressif. Étape par étape, vous découvrirez les nombreuses fonctions de votre poste, des plus basiques, à apprendre tout de suite, aux plus complexes, en passant par nos fonctions confort. Exprimez vos envies, vos attentes, Alcatel 4074 saura les satisfaire. La disponibilité de certaines fonctions décrites dans ce guide peut dépendre du modèle du poste, de la version ou de la configuration de votre système. En cas de doute, consultez le responsable de votre installation. 1 F Symboles utilisés dans la documentation Actions, événements Claviers Appuyer sur. texte sur fond bleu Clavier alphanumérique. Description d’une action ou d’un contexte. Touche spécifique du clavier alphanumérique. Indique le résultat de l’action. Touches de fonction et multifonction Première fonction. Touche de navigation Le navigateur comprend 4 touches. La touche à utiliser sera plus claire. Deuxième fonction. Afficheur et touches afficheur Autres symboles utilisés Afficheur. Signale une information importante. Touche de lignes et icone associé Signale une remarque. Choix entre deux touches Touches de communication Décrocher, prise de ligne. Autre alternative à la séquence d’action. Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions. Raccrocher, revenir au repos. Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes de fonction implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes en page 63. 2 Sommaire général Présentation du combiné....................................................... p. 5 Principes d’utilisation, utilisation de votre combiné, nettoyer votre combiné, mise en place de la batterie sur le combiné... Présentation des accessoires ............................................. p. 13 Supports de charge, batterie supplémentaire, utilisation du boîtier à batteries ordinaires, sacoche... Téléphoner..................................................................................... p. 19 Appeler à l’extérieur de l’entreprise, appeler à l’intérieur de l’entreprise, appeler votre correspondant interne par son nom... Traiter plusieurs appels.......................................................... p. 27 Appeler un second correspondant en cours de communication, recevoir un second appel en cours de communication... Travailler en équipe .................................................................. p. 33 Répondre à la sonnerie générale, intercepter un appel, groupement de postes... En votre absence - À votre retour ..................................... p. 37 Choix des appels à renvoyer, renvoyer les appels vers un autre numéro, renvoyer les appels vers une messagerie vocale... Personnaliser et régler votre combiné............................ p. 43 Régler votre combiné, programmer votre code personnel, choisir votre sonnerie, choisir le volume d’écoute de votre combiné... Utiliser le combiné en mode GAP ..................................... p. 49 Enregistrer le combiné, personnaliser votre combiné, programmer le répertoire individuel, utiliser votre combiné... Lexique............................................................................................ p. 57 Index ................................................................................................ p. 59 Tableau des codes.................................................................... p. 63 3 F 4 1 Présentation du combiné Descriptif général ....................................................................................................................... p. 6 Principes d’utilisation ............................................................................................................... p. 8 Conditions d’utilisation de votre combiné.................................................................... p. 8 Utilisation de votre combiné ................................................................................................ p. 9 Nettoyer votre combiné........................................................................................................... p. 10 Transporter votre combiné.................................................................................................... p. 10 Verrouiller le clavier de votre combiné .......................................................................... p. 10 Rétro-éclairage de l’afficheur .............................................................................................. p. 10 Bips hors communication..................................................................................................... p. 11 Mise en place de la batterie sur le combiné............................................................. p. 11 5 F Présentation du combiné Voyant lumineux vert indiquant : L’arrivée d’un appel : clignotement selon la cadence de l’appel. La sortie de la zone de couverture radio : clignotement rapide. Touches programmables Votre combiné dispose de deux touches programmables par l’installateur. Elles vous permettent : d’appeler directement le n° interne ou externe d’accéder à une fonction Par défaut : Conférence Messagerie (appui long) Touches de fonction : La fonction est donnée par un appui prolongé (2 bips émis) sur la touche. Envoyer les codes MF (appui long). Personnalisation du combiné (appui long). Régler votre combiné (appui long). Activer le vibreur tout en désactivant la sonnerie et inversement (appui long). Touches de multifonction : La première fonction est donnée par un appui simple (1 bip émis) et la deuxième fonction par un appui prolongé (2 bips émis). Transférer un appel. Rappeler le dernier n° émis (appui long). Répertoire individuel. Appel par nom (appui long). En communication : réglage du niveau sonore de l’écouteur. En veille : verrouillage/déverrouillage du clavier, activation/désactivation du rétro-éclairage 4074 GI (appui long). 6 Micro Présentation du combiné Afficheur et icones associés : Comporte 2 lignes et 16 caractères. La première ligne donne des informations générales, la seconde présente les icônes associés aux touches de fonction : Prise casque : (modèles 4074 H, 4074 GH, 4074 GI) Icones de communication : Appel en arrivée. Communication en cours. Mise en garde. Icones de réception radio : Limite de zone de couverture (clignotant). Réception faible (fixe). Touche de lignes Réception correcte (fixe) Touches de communication : Icones de batterie : Batterie déchargée ou en défaut (clignotant). Décrochage. Mise en marche (appui long). Raccrochage ou fin de saisie. Mise hors service (appui long). Batterie en cours de charge (clignotant). Batterie chargée (fixe). Icones d’options : Sonnerie activée/désactivée. Navigateur : Bips liés aux touches émis/pas émis. Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y confirmer ses saisies : Niveau sonore (1 à 4). Bips de sortie de zone de couverture émis/pas émis. Afficher le choix précédent. Effacer le dernier caractère d’une saisie. Valider une saisie ou déclencher un appel par le nom. Faire défiler les pages de l’afficheur. Vibreur activé/désactivé (sur 4074 GC et 4074 GI). Niveau sonore de sonnerie (mode GAP). Afficher le choix suivant dans une liste. ou émettre une coupure calibrée (selon contexte). 7 F Présentation du combiné Principes d’utilisation Zone de couverture : Les fonctions DECT, intégrées à votre système Alcatel, permettent essentiellement la gestion de la mobilité des abonnés, par l’intermédiaire de postes sans fil DECT. La couverture radio du système Alcatel est assurée par un ensemble de stations de base émettant dans un rayon de 20 m à 50 m (suivant la nature de l’environnement). La zone de couverture d’une station de base est appelée cellule. Itinérance : Un usager peut effectuer, ou recevoir, un appel depuis n’importe quelle cellule. Transfert radio : Le transfert radio permet à l’usager de se déplacer en cours de conversation et de passer d’une cellule à l’autre. Il se fait automatiquement, sans répercussion sur la communication. Dans certains cas, un léger craquement peut être perçu au niveau de l’audio du poste au moment du transfert. Conditions d’utilisation de votre combiné Utilisation d’un équipement agréé de type DECT : Vous vous apprêtez à utiliser un équipement agréé de type DECT, permettant l’intercommunication, pour un usage privé, entre des appareils téléphoniques sans fil et un autocommutateur privé (PABX) sans fil, ou des bornes domestiques. Ces équipements sont utilisables sous réserve de respecter les conditions précisées par l’arrêté du 13 janvier 1995 paru au Journal officiel du 26 janvier 1995, qui définit les conditions d’une licence générale d’autorisation sur la base de l’article L. 89 du code des Postes et Télécommunications. Conditions d’utilisation : En effet, outre l’agrément des équipements, les conditions d’utilisation suivantes doivent être respectées, notamment compte tenu de l’utilisation de fréquences radioélectriques : L’utilisation des équipements DECT n’est pas garantie contre les brouillages provoqués par les autres utilisations autorisées de fréquences radioélectriques. Les équipements DECT ne peuvent être utilisés pour l’établissement de liaisons entre points fixes que dans la mesure où ces liaisons ne sont pas permanentes et que la puissance isotrope rayonnée équivalente à l’antenne est inférieure à 250 mW. L’installation des équipements DECT (de type PABX sans fil comportant plus de deux lignes d’accès au réseau) doit être réalisée par un installateur admis par le ministre chargé des Télécommunications, de telles installations constituant des installations complexes au sens de l’article R.20-22 du code des Postes et Télécommunications. Les conditions d’accès à un réseau télépoint des équipements DECT doivent faire l’objet d’une convention signée avec l’exploitant du réseau télépoint autorisé concerné. 8 F Présentation du combiné Conditions d’utilisation de votre combiné (suite) Ce combiné doit être utilisé exclusivement avec un système Alcatel. Evitez d’exposer votre combiné à des conditions défavorables (pluie, air marin, poussière...) à son bon fonctionnement. Le bon fonctionnement de votre combiné n’est pas garanti lorsque la température ambiante est inférieure à -20°C ou supérieure à +55°C. Entre -5°C et -20°C, l’afficheur peut ne plus être lisible, ce qui est tout à fait temporaire et n’affecte nullement le bon fonctionnement de votre combiné. Vous ne devez pas mettre en marche ou utiliser votre combiné à proximité de gaz ou de liquides inflammables. Utilisation de votre combiné Pour charger le combiné en le plaçant dans son support (voir page 15). Mettre votre combiné en marche : votre poste est en marche l’afficheur s’allume un bip est émis attendez quelques instants les icones fixes de la batterie et couverture s’affichent Par contre, si : l’afficheur ne s’allume pas recharger la batterie icone clignotant Si la mention “OUT” apparaît sur l’afficheur, vous êtes en dehors de la zone de couverture. Pour décrocher : Pour raccrocher : Touches ayant une double fonction : Fonction de gauche : Pour éteindre votre combiné : Fonction de droite : un bip est émis un second bip (plus grave) est émis appui simple au moins une seconde 9 Présentation du combiné Nettoyer votre combiné Votre combiné ne nécessite pas d’entretien particulier. Cependant, si un nettoyage s’avérait nécessaire, utilisez un chiffon doux humidifié. N’utilisez pas de savon ou de détergent qui risqueraient d’endommager les couleurs ou les surfaces du combiné. Transporter votre combiné Afin de ne pas perdre votre combiné, prenez l’habitude de le fixer à votre ceinture à l’aide du clip. Les combinés 4074 H, 4074 GH et 4074 GI sont équipés d’une coque qui protège contre les chocs. Divers modèles de sacoches de protection sont disponibles. Consultez votre installateur. Verrouiller le clavier de votre combiné Pour éviter les appuis involontaires de touches : en veille le clavier est verrouillé Pour déverrouiller, utiliser la même procédure. Le clavier se déverrouillera automatiquement si on vous appelle et se verrouillera à nouveau en fin de communication. Rétro-éclairage de l’afficheur * Permet l’utilisation du combiné dans un environnement peu éclairé : vous êtes en communication ou en veille - en veille : 2 bips émis - en communication : pas de bip émis En cessant d’utiser les touches : En appuyant à nouveau sur une touche : l’éclairage s’éteint automatiquement l’éclairage s’allume automatiquement 15 secondes Pour désactiver le rétro-éclairage, utilisez la même procédure. Utilisez cette fonction avec modération afin de prolonger l’autonomie de la batterie du combiné. * Pour les postes 4074 H, 4074 GH et 4074 GI, rétro-éclairage de l’afficheur et des touches. 10 F Présentation du combiné Bips hors communication Bips liés à la couverture : 2 bips émis l’usager quitte la zone de couverture Bips liés à la batterie : 4 bips émis la batterie doit être rechargée icone clignotant Mise en place de la batterie sur le combiné Cette opération doit se faire sans effort particulier en engageant tout d’abord la partie inférieure (1), puis en poussant modérément la partie supérieure (2) jusqu’au verrouillage du clip. 2 1 Ne pas forcer la mise en place de la batterie afin de ne pas endommager votre combiné. 11 12 2 Présentation des accessoires Présentation des supports de charge............................................................................ p. 14 Présentation des batteries .................................................................................................... p. 14 Charge du combiné.................................................................................................................. p. 15 Charge de la batterie supplémentaire ........................................................................... p. 16 Utilisation du boîtier à batteries ordinaires ................................................................. p. 16 Sacoches ........................................................................................................................................ p. 17 13 F Présentation des accessoires Présentation des supports de charge Support 4071 DA : Le support de charge référencé 4071 DA permet de reposer votre poste et, en même temps, d’en recharger la batterie. Le poste peut être en position arrêt ou marche. Le support comporte : 1. un emplacement pour le combiné, 2. une led indiquant l’état de charge du combiné, 3. un emplacement pour la batterie supplémentaire, 4. une led indiquant l’état de charge de la batterie supplémentaire, 5. un câble de raccordement au secteur. Les indications de fin de charge données sur l’afficheur du combiné et sur le chargeur peuvent différer de une à deux minutes ; cela n’a pas d’incidence sur le niveau de charge de la batterie. Si le poste est placé sans batterie dans le support 4071 DA, les indications de la led indiquant l’état de la charge de la batterie ne sont pas significatives. Il existe un kit pour le montage mural de votre 4071 DA. La prise secteur du chargeur doit être proche du support de charge et facilement accessible, afin de servir de dispositif de sectionnement. Support 4071 BA et 4071 BC : Deux autres modèles de support de charge, sans emplacement pour la batterie supplémentaire et sans leds de signalisation (les indications de charge se lisent sur l’afficheur du combiné), sont également disponibles sous la référence 4071 BA et 4071 BC. Le support de charge du type 4071 BC utilisé avec le combiné 4074 GC permet d’effectuer des appels en mode mains libres. Présentation des batteries Votre combiné est livré avec une batterie NiMh, d’une capacité de 1200 mAh, ou NiCd, d’une capacité de 600 mAh. Autonomie de votre combiné avec la batterie NiMh : vous êtes en veille dans la zone de couverture 55 heures vous êtes en conversation continue 10 heures vous êtes en conversation continue 4 heures Autonomie de votre combiné avec la batterie NiCd : vous êtes en veille dans la zone de couverture 25 heures 14 F Présentation des accessoires Présentation des batteries (suite) Première charge : placez le combiné éteint dans le chargeur en phase de charge 5 minutes icone clignotant la batterie est chargée 2 heures minimum Si rien ne s’affiche, placez la batterie seule dans le logement arrière du chargeur et laissez-la en place pour une durée minimale de 2 heures (une nuit complète est conseillée). Toute batterie n’atteint son rendement optimal qu’après une dizaine de cycles de charge/décharge. Ces batteries contenant des matières polluantes, ne les jetez pas à la poubelle mais rapportez-les à un point de collecte spécialisé. Éviter que la batterie ne perde sa capacité : Une fois tous les deux mois, au moins, procédez à une décharge complète de la batterie : ne placez pas votre combiné sur le support procédez à une charge complète charge faible s’affiche Charge du combiné placez le combiné dans le support la led s’allume en vert momentanément et devient rouge la led s’allume en rouge combiné totalement déchargé, en position arrêt combiné partiellement déchargé, en position arrêt ou marche la led devient verte, phase de maintien de la charge environ 90 minutes mobile chargé et disponible Éviter d’entrer/de sortir fréquemment le poste de son emplacement. 15 phase de charge rapide Présentation des accessoires Charge du combiné (suite) Combiné non utilisé durant une longue durée (supérieure à 8 jours) : laissez le combiné sur le chargeur Si le combiné doit rester hors du chargeur, n’oubliez pas de lui retirer sa batterie, et de ranger celle-ci à part ou bien de la placer dans le compartiment arrière du chargeur 4071 DA. Lorsque le combiné 4074 GC est utilisé en mode mains libres, sa batterie n’est plus rechargée. Éviter de longues communications dans ce mode lorsque la batterie du combiné est presque vide. La recharge du combiné après la communication en mode mains libres permettra rapidement de retrouver la charge initiale. Charge de la batterie supplémentaire Placer la batterie, de préférence totalement déchargée, dans son emplacement : la led s’allume en rouge batterie en cours de charge lente la led devient verte batterie disponible 8 heures Batterie défectueuse ou mal insérée : la led ne s’allume pas la led clignote entre vert et rouge la led ne passe pas au rouge La batterie peut être chaude lorsqu’elle est chargée, il ne s’agit pas d’un mauvais fonctionnement. Il existe une protection contre la surchauffe de la batterie pour sauvegarder sa durée de vie (uniquement pour un bloc batterie fermé). Ces batteries contenant des matières polluantes, ne les jetez pas à la poubelle, mais rapportez-les à un point de collecte spécialisé. Utilisation du boîtier à batteries ordinaires Selon le modèle, l’emballage du poste contient un boîtier à batteries ; ce boîtier vous permet de ne jamais être à court de batterie. En effet vous pouvez utiliser n’importe quelle batterie rechargeable du commerce de type NiCd 1,2 V AA. Cependant la durée de la charge sera au moins de 4 heures. Pour placer des éléments rechargeables dans le boîtier, dégagez la barrette de maintien, insérez 2 éléments AA en respectant les polarités indiquées au fond du boîtier, puis remettre la barrette en place. Vous êtes prêt à charger le boîtier, soit dans le combiné, soit dans l’emplacement batterie supplémentaire de votre chargeur. 16 Présentation des accessoires Utilisation du boîtier à batteries ordinaires (suite) Ne pas placer des éléments de caractéristiques différentes dans le boîtier ou des éléments possédant des niveaux de charge différents. Vous devez utiliser uniquement des batteries préconisées par Alcatel, et la charge de ces batteries doit être effectuée uniquement avec les chargeurs fournis par Alcatel. Alcatel décline toutes responsabilités dans les cas contraires. N’utilisez pas de piles non rechargeables. Toute tentative de surcharge est en effet vaine et risque d’endommager gravement votre poste ou son chargeur. Sacoches Différents modèles de sacoches sont disponibles pour l’ensemble de la gamme des combinés 4074. Ces sacoches apportent une protection efficace de votre combiné contre les chutes, la poussière, les liquides... Il est vivement conseillé de les utiliser en ambiance agressive. Pour connaître les caractéristiques de chacun des modèles, contactez votre installateur. Afin d’introduire et d’extraire facilement votre combiné de sa sacoche, vous devez lui retirer son clip-ceinture. Pour cela, sur les combinés 4074 B, GB, GB Ex et GC, dévisser la vis de fixation et ranger le clip-ceinture pour une utilisation ultérieure. Sur les combinés 4074 H, GH et GI, déverrouiller tout d’abord le clip-ceinture à l’aide de l’extrémité d’un stylo-bille en poussant vers l’arrière la languette située en haut, derrière la pince ; dégager ensuite le clip en le glissant vers le bas du combiné. 17 F 18 3 Téléphoner F Établir un appel........................................................................................................................... p. 20 Appeler à l’extérieur de l’entreprise................................................................................. p. 20 Appeler à l’intérieur de l’entreprise.................................................................................. p. 20 Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de l’entreprise) ...................................................................................................... p. 21 Appeler par votre répertoire individuel .......................................................................... p. 21 Appeler un n° du répertoire collectif............................................................................... p. 21 Appeler par touche programmée ..................................................................................... p. 22 Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 22 Rappeler le dernier n° composé (bis) ........................................................................... p. 22 Rappeler automatiquement votre correspondant interne occupé ................. p. 22 Être rappelé automatiquement par votre correspondant interne occupé ............................................................................................................................. p. 23 Recevoir les appels du poste filaire associé à votre combiné........................ p. 23 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) ............. p. 23 Répondre au “bip” de votre récepteur portatif .......................................................... p. 24 Émettre des fréquences vocales (MF)........................................................................... p. 24 Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 24 Garder secrète votre identité ............................................................................................... p. 25 19 Téléphoner Établir un appel vous êtes en ligne décrocher numéroter directement Répondre à un appel : Pour terminer un communication : décrocher raccrocher Appeler à l’extérieur de l’entreprise le numéro du correspondant s’affiche composez le 0 n° de votre correspondant 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Appeler à l’intérieur de l’entreprise l’identité du correspondant et l’état de son poste s’affichent n° de votre correspondant Pour appeler l’opératrice, décrochez votre combiné et composez le 9 (code par défaut de la fonction “Appel des opératrices”). 20 Téléphoner Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) le numéro du correspondant et l’état de son poste s’affichent premières lettres du nom de votre correspondant * (2 minimum) Lorsque le nom vous convient : envoyer votre appel quitter ce mode Si le nom affiché n’est pas celui de votre correspondant : Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau caractère ou en consultant les différentes propositions. pour lire différentes propositions pour effacer la dernière lettre saisie * Touches du clavier alphanumérique comportant des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. un appui “A” deux appuis “B” trois appuis “C” Appeler par votre répertoire individuel * le système compose automatiquement le numéro n° du répertoire souhaité (0 à 9) * Pour programmer les numéros (voir page 52). Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes abrégés : n° abrégé (8000 à 8399) 21 F Téléphoner Appeler par touche programmée * numérotation en cours touche programmée 1 touche programmée 2 * Si la fonction programmée par l’installateur est : “Appeler directement un numéro interne ou externe” Recevoir un appel Lors de l’arrivée d’un appel vous êtes averti de 4 façons : sonnerie (si elle n’est pas inhibée) vibreur* (s’il est activé) clignotement du voyant vert Pour répondre : décrocher Votre ligne est vue libre par vos appelants lorsque vous êtes hors couverture radio ou lorsque votre combiné est éteint. Dans cette situation, pensez à activer un renvoi des appels (voir page 38) ou “Ne pas déranger” (voir page 40). * Sur le combiné 4074 GC et 4074 GI Rappeler le dernier numéro composé (bis) le dernier numéro composé est rappelé Rappeler automatiquement votre correspondant interne occupé vous appelez un correspondant interne l’afficheur et une tonalité vous indiquent que votre correspondant est occupé dès que votre correspondant a terminé sa communication, votre appel est renouvelé rester en attente 22 Téléphoner Être rappelé automatiquement par votre correspondant interne occupé vous appelez un correspondant interne l’afficheur et une tonalité vous indiquent que votre correspondant est occupé Vous pouvez être rappelé automatiquement, dès que votre correspondant aura raccroché : l’afficheur indique l’acceptation du rappel touche programmée “Demande de rappel automatique” Pour annuler la demande d’un rappel automatique : touche programmée ou code de la fonction “Annulation d’un rappel automatique” Recevoir les appels du poste filaire associé à votre combiné Vous pouvez disposer d’un combiné mobile associé à un poste fixe. Pour recevoir les appels : Pour répondre à un appel : touche programmée “Pilotage d’abonné” Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : l’afficheur indique la recherche en cours touche programmée ou code de la fonction “Recherche de personne” Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 23 F Téléphoner Répondre au “bip” de votre récepteur portatif Vous êtes en déplacement dans l’entreprise, votre récepteur portatif sonne, vous pouvez y répondre en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise : touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la recherche de personne” n° de votre combiné Émettre en fréquences vocales (MF) En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales (par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique, ou d’un répondeur consulté à distance) : tous les chiffres composés sont alors émis en fréquences vocales code de la fonction “Surnumérotation” Pour désactiver la fonction, utiliser la même procédure. Appeler un correspondant Numéris touche programmée “Numéris” n° de votre Envoyer corespondant l’appel Envoyer une sous-adresse : Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sous-adresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone...). Après avoir composé le numéro du destinataire : touche composer la valider programmée sous-adresse “Sous-adresse” du correspondant 24 envoyer l’appel Téléphoner Garder secrète votre identité Lorsque vous appelez un correspondant interne ou un correspondant externe abonnés Numéris, votre numéro leur est automatiquement transmis. Pour masquer votre identité : touche programmée “Secret d’identité” Utiliser la même séquence pour annuler cette fonction. 25 F 26 4 Traiter plusieurs appels Appeler un second correspondant en cours de communication .................. p. 28 Recevoir un second appel en cours de communication.................................... p. 28 Transférer un appel................................................................................................................... p. 28 Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient).................................................. p. 29 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence)............................................................................. p. 29 Mettre votre correspondant en attente (garde)......................................................... p. 29 Mettre votre correspondant en attente (parcage) ................................................... p. 30 S’informer des appels en attente...................................................................................... p. 30 Signification des bips reçus pendant une communication............................... p. 31 Entrer en tiers dans une communication interne ................................................... p. 31 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication ............................................................................................................................ p. 32 27 F Traiter plusieurs appels Appeler un second correspondant en cours de communication vous êtes en communication le premier correspondant est mis en attente numéroter directement (surnumérotation) Pour reprendre le premier correspondant : mettre votre second correspondant en attente quitter votre second reprendre le correspondant premier En cas de fausse manœuvre, raccrochez. Votre combiné sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication et vous percevez un bip le premier correspondant est mis en attente identité de l’appelant pendant 3 secondes touche de ligne dont l’icone clignote Pour reprendre le premier correspondant : mettre votre second correspondant en attente quitter votre second reprendre le correspondant premier Transférer un appel Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : vous êtes en communication votre correspondant est mis en attente n° du poste destinataire si la configuration de votre combiné le permet Vous n’avez pas besoin d’attendre la réponse du destinataire. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné). 28 Traiter plusieurs appels Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente ; pour passer d’un correspondant à l’autre : l’autre correspondant est mis en attente touche de ligne dont l’icone clignote Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : Pour converser à trois : touche 1 programmée par défaut “Conférence” Pour raccrocher avec tous vos correspondants : code de la fonction “Conférence” Pour annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant : la seconde communication est remise en attente touche1 programmée par défaut “Conférence” code de la fonction “Conférence” Pour laisser vos deux correspondants en liaison à l’issue de la conférence : touche 1 programmée par défaut “Conférence” code de la fonction “Conférence” Mettre votre correspondant en attente (garde) Garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant interne ou externe. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste : votre correspondant est mis en attente touche de ligne libre 29 F Traiter plusieurs appels Mettre votre correspondant en attente (garde) (suite) Pour le reprendre : touche de ligne dont l’icone clignote Mettre votre correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité d’attente vous êtes en communication touche programmée ou code de la fonction “Parcage/reprise de parcage” Pour retrouver votre correspondant parqué : touche programmée n° du poste ou code de la fonction à l’origine “Parcage/reprise de parcage” du parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1 minute 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. S’informer des appels en attente Un correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication et vous percevez un bip il est automatiquement mis en attente touche de ligne dont l’icone clignote icone de mise en attente clignotant 30 Traiter plusieurs appels S’informer des appels en attente (suite) Pour lui répondre tout de suite : votre premier correspondant est mis automatiquement en attente touche de ligne correspondant à son appel Pour retrouver votre premier correspondant, appuyer sur la touche de ligne correspondante. Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier appel est affiché. Signification des bips reçus pendant une communication Alors que vous êtes en communication, des “bips” peuvent interférer dans votre conversation : S’ils sont répétitifs, il s’agit d’une entrée en tiers d’un usager interne ou d’une opératrice. Si le bip est unique, un autre correspondant cherche à vous joindre. Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : touche programmée ou code de la fonction “Entrée en tiers” Pour désactiver l’“Entrée en tiers”, utiliser la même procédure. Se protéger contre l’entrée en tiers avant d’établir un appel : touche programmée ou code de la fonction “Protection d’une communication” n° de votre correspondant La protection disparaît lorsque vous raccrochez. Votre correspondant entendra des “bips” répétitifs indiquant une entrée en tiers. 31 F Traiter plusieurs appels Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (Renvoi sur occupation) n° du destinataire si nécessaire touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur occupation” n° du destinataire si nécessaire l’acceptation du renvoi s’affiche 2 secondes 32 5 Travailler en équipe Répondre à la sonnerie générale..................................................................................... p. 34 Intercepter un appel ................................................................................................................. p. 34 Groupement de postes ........................................................................................................... p. 34 Renvoyer les appels de groupement ............................................................................. p. 35 Répondre au “bip” de votre récepteur portatif .......................................................... p. 35 Envoyer un message écrit à un correspondant interne...................................... p. 36 Diffuser un message................................................................................................................ p. 36 33 F Travailler en équipe Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre : touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la sonnerie générale” Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception appel de groupe” Si le poste qui sonne n’appartient pas au même groupement que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception appel de poste” n° du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. Groupement de postes Appel de postes d’un groupement : Certains postes peuvent faire partie d’un groupement. Vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 34 Travailler en équipe Groupement de postes (suite) Sortir temporairement de votre groupement de postes : touche programmée ou code de la fonction “Sortie de groupement” n° de votre groupement Réintégrer votre groupement : touche programmée ou code de la fonction “Retour dans le groupement” n° du groupement Renvoyer les appels de groupement Vous pouvez renvoyer les appels du groupement dont vous faites partie : affichage de l’acceptation du renvoi touche programmée ou code de la fonction “Renvoi des appels de groupement” n° destinataire du renvoi Pour annuler cette fonction, consultez “Annuler tous les renvois” (voir page 40). Répondre au “bip” de votre récepteur portatif Vous êtes en déplacement dans l’entreprise, votre récepteur portatif sonne, vous pouvez y répondre en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise : touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la recherche de personne” n° de votre combiné 35 F Travailler en équipe Envoyer un message écrit à un correspondant interne le premier message de la liste (27 au total)* s’affiche touche 2 programmée par défaut ou code de la fonction “Messagerie écrite” faire défiler les messages lire la totalité d’un message n° du poste destinataire valider le choix Si le message choisi est à compléter : saisir les données nécessaires *Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx.xx.xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx : xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 REUNION LE xx.xx.xx (*) 16 REUNION LE xx.xx.xx A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) 20 ABSENT, RETOUR LE xx.xx.xx A xx : xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx.xx.xx (*) 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx.xx.xx (*) 24 JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*) 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER 26 EN PAUSE DEJEUNER 27 MALADE (*) Messages à compléter via le clavier numérique. Diffuser un message Cette fonction permet de diffuser un message sur les haut-parleurs des postes : parlez, vous disposez de 20 secondes n° de votre groupement de diffusion Seuls les postes au repos entendent le message. 36 6 En votre absence À votre retour Choix des appels à renvoyer .............................................................................................. p. 38 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)...................... p. 38 Renvoyer les appels vers une messagerie vocale................................................. p. 38 Renvoyer vos appels à votre récepteur portatif de recherche de personne ................................................................................................... p. 39 Faire suivre ses appels à partir d’un autre poste ................................................... p. 39 Effectuer un renvoi sélectif ................................................................................................... p. 39 Annuler tous les renvois ........................................................................................................ p. 40 Ne pas être dérangé ................................................................................................................ p. 40 Consulter vos messages vocaux...................................................................................... p. 40 Laisser un message d’absence à vos appelants internes ................................ p. 41 Lire les messages laissés en votre absence ............................................................ p. 41 37 F En votre absence - À votre retour Choix des appels à renvoyer Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous... : renvoyer tous les appels renvoyer les appels externes renvoyer les appels internes valider Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.) : l’acceptation du renvoi s’affiche n° du poste destinataire l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée ou code de la fonction “Renvoi immédiat” numéro du poste destinataire Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. Remarque générale concernant les renvois : lors de la programmation, vous pouvez choisir le destinataire du renvoi. Toutefois, en l’absence de ce dernier, le choix se fera lors de l’activation de la fonction. Renvoyer les appels vers une messagerie vocale touche programmée ou code de la fonction du type de renvoi que vous souhaitez effectuer n° d’appel de la messagerie vocale 38 En votre absence - À votre retour Renvoyer vos appels à votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur la recherche de personne” Pour répondre au “bip” de votre récepteur portatif (voir page 35). Faire suivre ses appels à partir d’un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. n° de poste objet du renvoi touche programmée ou code de la fonction “Faire suivre ses appels” n° de poste objet du renvoi Pour annuler le renvoi, consultez “Annuler tous les renvois” (voir page suivante). Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sélectif” L’utilisation de cette fonction nécessite la programmation préalable des listes de renvois sélectifs. 39 F En votre absence - À votre retour Annuler tous les renvois Pour rendre votre combiné à nouveau disponible : Pour tous les appels : l’acceptation de l’annulation s’affiche touche programmée ou code de la fonction “Annulation de tout renvoi” Vous ne pouvez activer qu’un seul type de renvoi sur votre poste. La programmation d’un nouveau type de renvoi annule donc le précédent. Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre momentanément votre combiné inaccessible à tout appel : “Ne pas déranger” s’affiche “Ne pas déranger” s’affiche touche programmée ou code de la fonction “Ne pas déranger” Pour annuler cette fonction, voir le chapitre “Annuler tout renvoi” ci-dessus. Consulter vos messages vocaux indique la présence de message icone clignotant touche 2 programmée par défaut ou code de la fonction “Messagerie écrite” suivre les instructions du guide parlant Pour plus d’informations, consulter le livret spécialisé sur la messagerie vocale. 40 F En votre absence - À votre retour Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre combiné un message qui sera envoyé sur l’afficheur du poste qui vous appelle ou déposé dans la boîte aux lettres de votre correspondant : le premier des 27 messages s’affiche le premier des 27 messages s’affiche choix du message en suivant les indications données choix du message en suivant les indications données touche programmée* “Texte” Le choix du message se fait de la même façon que dans “Envoyer un message écrit à votre correspondant interne” (voir page 36). * Si la fonction programmée par l’installateur est “Texte”. Lire les messages laissés en votre absence indique la présence de messages (10 maximum) icone clignotant touche 2 programmée par défaut ou code de la fonction “Messagerie écrite” l’identité du premier appelant s’affiche afficher n° de l’émetteur rappeler votre correspondant effacer le message passer d’un message à l’autre afficher la date, l’heure et le rang du message quitter la consultation Le fait de rappeler la personne efface également le message. 41 afficher le afficher la contenu suite du du message message 42 7 Personnaliser et régler votre combiné Régler votre combiné............................................................................................................... p. 44 Programmer votre code personnel.................................................................................. p. 44 Régler votre sonnerie............................................................................................................... p. 45 Choisir le volume d’écoute de votre combiné........................................................... p. 45 Choisir la langue ........................................................................................................................ p. 45 Modifier la valeur associée à une touche de votre combiné ....................................................................................................................... p. 46 Programmer votre répertoire personnel ....................................................................... p. 46 Programmer un rappel de rendez-vous....................................................................... p. 47 Identifier le combiné sur lequel vous vous trouvez ............................................... p. 48 Verrouiller votre combiné....................................................................................................... p. 48 43 F Personnaliser et régler votre combiné Régler votre combiné Lorsque votre combiné est en veille, vous pouvez personnaliser certaines de ses fonctions audio : vous avez le choix entre différentes options les icones liés aux fonctions s’affichent passer de l’une à l’autre passer d’un état à l’autre (exception faite du niveau sonore) choisir niveau sonore (1 à 4) choix suivant ou précédent valider et quitter programmation Rétro-éclairage (4074B GH, GI) : passer d’un état à l’autre Pour voir les icones liés aux fonctions, voir “Icones d’options” sur la présentation du combiné, page 7. La sélection d’une fonction dans une liste peut s’effectuer de 2 manières : soit en entrant directement le code associé à la fonction (1 dans l’exemple ci-dessus) soit en faisant défiler les différentes propositions par appuis sur et en validant la fonction souhaitée par Programmer votre code personnel Le code par défaut de votre combiné est 1515. Ce code vous permet de verrouiller votre combiné (voir page 48) : ancien code nouveau ou code par code défaut (4 chiffres) (4 chiffres) valider revenir au repos Chaque chiffre est symbolisé par un astérisque. 44 Personnaliser et régler votre combiné Régler votre sonnerie Vous pouvez choisir la mélodie de votre combiné (6 possibilités) et régler son niveau sonore (7 niveaux) : le numéro de la mélodie et du niveau sonore s’affichent Pour écouter les différentes mélodies proposées : appuis successifs Pour régler le niveau sonore : Pour valider votre choix : appuis successifs Choisir le volume d’écoute de votre combiné en communication appuis successifs (de 1 à 4) Lorsque le niveau maximum est atteint, un bip est émis. Choisir la langue vous avez le choix entre 4 langues prédéfinies Choisir la langue : valider 45 revenir au repos F Personnaliser et régler votre combiné Modifier la valeur associée à une touche de votre combiné Vous pouvez modifier la valeur associée à la programmation d’une des 2 touches programmables (touche de renvoi, touche d’appel direct…). touche programmée 1 touche programmée 2 “Touche 003” s’affiche “Touche 004” s’affiche pour la touche programmée 1 pour la touche programmée 2 supprimer la valeur courante (n° destinataire d’un renvoi par exemple) entrez la nouvelle valeur valider votre choix quitter Vous ne pouvez pas modifier le rôle de la touche, seul l’installateur peut effectuer cette modification. Programmer votre répertoire personnel Ce répertoire, de 10 numéros maximum, se compose à partir des touches du clavier numérique (de 0 à 9). choisir un numéro de 0 à 9 effacer la valeur courante entrer le nouveau label* composer le n° à enregistrer la valeur courante s’affiche valider votre choix quitter *Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs : un appui pour “A”, deux appuis pour “B”, trois appuis pour “C”. Si le numéro du répertoire est déjà programmé, son contenu s’affiche. Pour un n° externe, faites-le précéder du préfixe de prise de ligne extérieure. 46 Personnaliser et régler votre combiné Programmer un rappel de rendez-vous “RdV temporaire” s‘affiche Pour sélectionner le rendez-vous permanent : “Rdv Permanent” rappel d’un rendez-vous permanent (rappel tous les jours à la même heure) 2 chiffres pour les heures 2 chiffres pour les minutes heure du rendez-vous valider revenir au repos Pour un rappel temporaire : “Rdv Temporaire” rappel d’un rendez-vous temporaire (rappel une fois dans les 24 heures suivantes) indique “RdV : … : …” (heure du rendez-vous) A l’heure programmée votre poste sonne : pour valider la réponse Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote, une tonalité est émise et vous percevez un bip. Après un troisième rappel sans réponse, une demande de rappel temporaire sera annulée mais un rappel permanent restera en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi. Pour annuler votre demande de rappel : 47 F Personnaliser et régler votre combiné Identifier le combiné sur lequel vous vous trouvez le numéro du combiné s’affiche lire le nom associé revenir au repos Verrouiller votre combiné Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre combiné : touche programmée ou code de la fonction “Verrouiller/déverrouiller” code personnel (4 chiffres) par défaut 1515 verrouiller déverrouiller l’afficheur indique le verrouillage ou le déverrouillage du combiné Pour choisir ou modifier votre code de verrouillage du combiné voir “Programmer votre code personnel”, page 44. 48 8 Utiliser le combiné en mode GAP Utiliser le combiné en mode GAP.................................................................................... p. 50 Enregistrer le combiné............................................................................................................ p. 50 Personnaliser votre combiné............................................................................................... p. 52 Programmer le répertoire individuel ............................................................................... p. 52 Utiliser votre combiné.............................................................................................................. p. 53 Sélectionner votre système téléphonique.................................................................... p. 55 Verrouillage mémorisé (DEFAULT LOCK)..................................................................... p. 56 49 F Utiliser le combiné en mode GAP Utiliser le combiné en mode GAP Tous les modèles Alcatel 4074, conformes à la norme GAP, appelés G.. dans ce chapitre, peuvent être utilisés en mode simplifié sur un autre système DECT/GAP (autre commutateur privé ou borne résidentielle privée). Cette utilisation peut entraîner des restrictions fonctionnelles pour lesquelles aucun recours en garantie ne sera pris en compte. Enregistrer le combiné La phase d’enregistrement est une opération obligatoire à effectuer en tout premier lieu. Cette opération nécessite une mise en œuvre particulière tant du côté système (borne radio) que côté combiné. Côté système : Suivant le cas, commutateur privé ou système résidentiel, renseignez-vous auprès du gestionnaire de l’installation, ou consultez attentivement la notice d’utilisation afin de collecter tous les renseignements nécessaires. Notez-en particulièrement la procédure de démarrage et vérifiez si l’enregistrement est soumis à un code d’accès particulier (code d’authentification) devant être saisi sur le combiné. Côté combiné : Le combiné Alcatel 4074 G.. peut être programmé pour gérer jusqu’à 5 systèmes DECT différents (notés SYS 1 à SYS 5). En règle générale, la première entrée (SYS 1) est réservée à votre système Alcatel Office et ne doit pas être modifiée. Les nouvelles données relatives à un système annexe GAP doivent être introduites sur une entrée libre (on choisira de préférence le SYS 5 pour simplifier). Activer (ou réactiver) sur le système fixe la procédure de démarrage d’enregistrement pour postes supplémentaires, puis : Si le système n’utilise pas de code : “SUBSCRIPTION OK?” s’affiche mettre le poste 4074 G.. sur “Marche” “PASSWORD ?” s’affiche “1-SYSTEM NUMBER” s’affiche taper le code (123456) “ENTER 1-5 : 1” s’affiche “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche 50 F Utiliser le combiné en mode GAP Enregistrer le combiné (suite) “SUBSCR. # 5 OK ?” s’affiche “subscr. Running” s’affiche Si le système utilise un code : “SUBSCRIPTION OK” s’affiche “3 CONFIG SYSTEM” s’affiche “PASSWORD ?” s’affiche tapez le code “1 : TERMINAL TYPE” s’affiche “SYS 5 TYPE : FREE” s’affiche “SYS 5 TYPE : UNDEF” s’affiche 4 appuis successifs “1 : TERMINAL TYPE” s’affiche “7 : AC” s’affiche “SYS 5AC : 0000” s’affiche “1 : TERMINAL TYPE” s’affiche taper code d’authentification “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche “SUBSCR. # 5 OK ?” s’affiche “subscr. Running” s’affiche Succès d’enregistrement : “subscr. Accepted” et l’icone d’indication de couverture radio s’affichent votre combiné 4074 G.. est prêt à fonctionner en mode GAP 2 minutes (max.) Insuccès d’enregistrement : “subscr. Accepted” ne s’affiche pas “subscr. Rejected” s’affiche et recommencer l’opération En cas d’échec, demander conseil à votre installateur agréé. 51 Utiliser le combiné en mode GAP Personnaliser votre combiné Lorsque votre combiné est en veille, vous pouvez personnaliser certaines de ses fonctions audio. Pour régler la sonnerie, l’émission des bips liés aux touches, le niveau sonore, l’émission de bips de sortie de couverture et le vibreur *, consulter “Choisir le volume d’écoute de votre combiné” (voir page 45). Avec le mode GAP vous pouvez aussi régler le niveau de la sonnerie : choisir icone niveau l’icone niveau de la sonnerie de sonnerie (1 à 4) appuis successifs pour choisir le niveau (1 à 4) valider et quitter programmation * Pour combiné 4074 GC, 4074 GI. Programmer le répertoire individuel Vous pouvez vous constituer un répertoire de 12 numéros au maximum, (1 à 9, 0 * et #). La programmation s’effectue poste au repos. clignotant choisir une fiche du répertoire saisir le nom (8 caractères maximum) le nom programmé s’affiche clignotant saisir le n° (20 chiffres maximum) valider Pour saisir le nom : Par un ou plusieurs appuis sur la touche appropriée (touche possédant un marquage de caractères alphanumériques). 1 appui pour “A” - 4 appuis pour “a” - 7 appuis pour “2” 2 appuis pour “B” - 5 appuis pour “b” 3 appuis pour “C” - 6 appuis pour “c” 52 F Utiliser le combiné en mode GAP Programmer le répertoire individuel (suite) Pour insérer une pause dans un numéro : Pour insérer un caractère de flashing : un tiret s’affiche le caractère R s’affiche si nécessaire En cours de saisie du nom ou du numéro : et par appuis répétés, effacer l’entrée complète effacer le dernier caractère saisi Utiliser votre combiné Sauf spécification particulière, les exploitations décrites ci-après correspondent aux possibilités offertes par le poste 4074 G.. en liaison avec les fonctions obligatoires disponibles sur votre système fixe GAP. Transfert automatique de cellule radio : Cette fonction, offerte par le combiné 4074 GB/GH, permet de se déplacer d’une borne radio à une autre, sans interruption des communications. Cette possibilité est néanmoins conditionnée par les limites propres du système fixe et notamment par sa capacité à gérer plusieurs bornes. Rôle de l’afficheur : Lors d’un appel à partir du combiné, les chiffres composés au clavier sont affichés. Lorsque vous recevez un appel, l’afficheur indique le numéro de l’appelant si le système fixe gère cette fonction, sinon l’afficheur reste vide. Recevoir un appel : Lors de l’arrivée d’un appel vous êtes averti de 4 façons : sonnerie (si elle n’est pas inhibée) vibreur* (s’il est activé) clignotement du voyant vert * Sur le combiné 4074 GC et 4074 GI 53 Utiliser le combiné en mode GAP Utiliser votre combiné (suite) Pour répondre : Pour terminer la conversation : décrocher raccrocher Votre poste est en libre pour vos appelants lorsque vous êtes hors couverture radio ou lorsque votre poste est éteint. Dans cette situation, pensez à activer un renvoi des appels (voir page 38) ou “Ne pas déranger” (voir page 40). Appeler en numérotation manuelle : l’icone de prise de ligne s’affiche composer n° souhaité la prise de ligne est faite automatiquement composer le n° directement Dans le cas d’un système résidentiel permettant des communications internes entre postes, pour effectuer un appel vers un autre combiné de l’installation : n° du poste à appeler Appeler par le répertoire individuel : la première entrée du répertoire s’affiche émettre ce numéro sélectionner valider une autre le numéro entrée à émettre Répéter le dernier numéro émis (bis) : combiné au repos 54 F Utiliser le combiné en mode GAP Utiliser votre combiné (suite) Émettre un flashing (Coupure calibrée) : La fonction de flashing peut être une manœuvre nécessaire pour activer d’autres opérations, par exemple lors d’un transfert de communication vers un autre poste…). Émettre en fréquences vocales (MF) : Cette commande peut être nécessaire, par exemple, pour accéder à des services vocaux en ligne ou pour consulter un répondeur téléphonique. tous les chiffres ultérieurement tapés sont émis en tant que MF, y compris (*) et (#). Sélectionner votre système téléphonique Programmation des entrées système : Votre combiné 4074 G.. peut être programmé pour fonctionner sur 5 systèmes DECT différents (Alcatel ou GAP). L’entrée 1 est généralement réservée à l’utilisation de votre système principal Alcatel Office. Pour l’affectation des autres entrées, il est recommandé de respecter un ordre en affectant aux numéros inférieurs (entrées 2 à 5) les systèmes les plus fréquemment utilisés. Sélection automatique/manuelle : Dans le cas où les systèmes installés sur des sites distants (éloignés les uns des autres et n’ayant pas de zone de recouvrement), la sélection du système se fait de manière automatique à la mise en marche du poste. Dans le cas contraire, où les systèmes fixes possèdent des zones géographiques communes, la sélection du système peut être modifiée par l’utilisateur de la manière suivante : “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche “ENTER 1-5 : X” s’affiche “X” est la valeur de 0 à 5 indiquant le numéro de système en cours “ENTER 1-5 : Y” s’affiche “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche saisir le n° du “Y” est la nouvelle valeur nouveau système à utiliser “2 : SYSTEM TYPE” s’affiche “3 : SYS TO LOCK ?” s’affiche 55 Utiliser le poste en mode GAP Sélectionner votre système téléphonique (suite) l’icone de champ radio disparaît temporairement ainsi le voyant vert du poste se met à clignoter “SYS Y OK ?” s’affiche quelques secondes l’icone de champ radio réapparaît “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche le voyant vert s’éteint le voyant vert reste éteint votre poste est prêt à fonctionner sur le système sélectionné Verrouillage mémorisé (DEFAULT LOCK) Cette fonction est disponible seulement sur certaines versions de postes. Elle permet de programmer le numéro de système sur lequel on désire verrouiller l’uitilisation du terminal, et de conserver ce verrouillage en mémoire (même après un arrêt/marche du combiné). “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche “ENTER 0-5 : X” s’affiche “4 : DEFAULT LOCK” s’affiche “ENTER 0-5 : Y” s’affiche “X” de 0 à 5 indique le n° du système verrouillé en cours 0 signifie pas de verrouillage n° du système “Y” est la nouvelle valeur à programmer pour le verrouillage “1 : SYSTEM NUMBER” s’affiche pour revenir au repos pour éteindre / rallumer le poste et prendre en compte la nouvelle programmation Pour supprimer le verrouillage et retrouver un fonctionnement avec sélection automatique du système : saisir 0 comme valeur pour le paramètre “Défault lock” Lorsqu’un numéro de “Default lock” a été sélectionné, tous les autres systèmes également programmés dans le poste sont alors ignorés. Si le numéro du système sélectionné n’est pas valide pour le verrouillage mémorisé, le terminal sera dans l’impossibilité de communiquer avec la borne radio. 56 9 Lexique F CODE PERSONNEL : Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l’accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l’usager (code par défaut : 1515). CONFÉRENCE : Ce service permet à un usager, en communication avec deux correspondants, d’établir une communication à trois participants. DECT : Norme européenne de téléphonie sans fil : Digital Enhaced Cordless Telecommunication. Poste DECT : poste sans fil de type Alcatel 4074 et conforme à cette norme. ENTRÉE EN TIERS : Service permettant d’intervenir dans une communication entre deux correspondants. GAP (Generic Access Profile) : Mode de fonctionnement particulier défini dans la norme européenne DECT. Le mode GAP du poste est un fonctionnement basique et simplifié, permettant une utilisation avec des autres systèmes DECT GAP (autre commutateur privé ou borne résidentielle). GARDE : Ce service permet de mettre un correspondant en attente afin d’effectuer une seconde opération, avant reprise ultérieure à partir du même poste. GROUPEMENT DE POSTES : Ensemble de postes groupés sous un même numéro d’annuaire. Un appel vers ce numéro aboutit sur l’une des lignes libres des postes du groupe. GROUPEMENT D’INTERCEPTION : Ce service permet de répondre à un appel destiné à un autre poste. L’interception d’appel se fait à l’intérieur d’un groupe d’interception. NUMÉRIS : Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services). NUMÉROTATION A FRÉQUENCES VOCALES : En cours de conversation, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales. Ce type de numérotation est utilisé lorsqu’un usager souhaite consulter un serveur vocal, accéder à un standard automatique ou à un répondeur consulté à distance. 57 Lexique PARCAGE : Ce service permet de mettre en attente une communication pour la reprendre ultérieurement à partir d’un poste “autorisé” de l’installation. RÉPERTOIRE COLLECTIF : Ce répertoire contient l’ensemble des numéros abrégés accessibles aux usagers d’une installation. RÉPERTOIRE PERSONNEL : Ce répertoire contient les numéros de téléphone personnels de l’usager d’un poste. SOUS-ADRESSE : Pour joindre par Numéris le fax, le PC ou le téléphone de votre correspondant, il peut être nécessaire d’ajouter à son numéro une “sous-adresse” de quatre chiffres. TOUCHE DE LIGNE : Touche qui effectue une prise de ligne lorsqu’elle est actionnée. TRANSFERT DE COMMUNICATION : Fonction permettant de “passer” une communication à un autre usager de l’installation. VA-ET-VIENT : Fonction permettant de passer alternativement d’un correspondant à l’autre, si vous avez plusieurs communications simultanées. 58 10 Index F Annuler tous les renvois ........................................................................................................ p. 40 Appeler à l’extérieur de l’entreprise................................................................................. p. 20 Appeler à l’intérieur de l’entreprise.................................................................................. p. 20 Appeler par touche programmée ..................................................................................... p. 22 Appeler par votre répertoire individuel .......................................................................... p. 21 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) ............. p. 23 Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 24 Appeler un second correspondant en cours de communication .................. p. 28 Appeler votre correspondant interne par son nom (annuaire de l’entreprise) ...................................................................................................... p. 21 Appeler un n° du répertoire collectif............................................................................... p. 21 Bips hors communication..................................................................................................... p. 11 Charge de la batterie supplémentaire ........................................................................... p. 16 Charge du combiné.................................................................................................................. p. 15 Choisir la langue ........................................................................................................................ p. 45 Choisir le volume d’écoute de votre combiné........................................................... p. 45 Choix des appels à renvoyer .............................................................................................. p. 38 Conditions d’utilisation de votre combiné.................................................................... p. 8 Consulter vos messages vocaux...................................................................................... p. 40 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence)............................................................................. p. 29 Descriptif général ....................................................................................................................... p. 6 Diffuser un message................................................................................................................ p. 36 Effectuer un renvoi sélectif ................................................................................................... p. 39 Émettre des fréquences vocales (MF)........................................................................... p. 24 Enregistrer le combiné............................................................................................................ p. 50 Entrer en tiers dans une communication interne ................................................... p. 31 Envoyer un message écrit à un correspondant interne...................................... p. 36 Établir un appel........................................................................................................................... p. 20 Être rappelé automatiquement par votre correspondant interne occupé ............................................................................................................................. p. 23 59 Index Faire suivre ses appels à partir d’un autre poste ................................................... p. 39 Garder secrète votre identité ............................................................................................... p. 25 Groupement de postes ........................................................................................................... p. 34 Identifier le combiné sur lequel vous vous trouvez ............................................... p. 48 Intercepter un appel ................................................................................................................. p. 34 Laisser un message d’absence à vos appelants internes ................................ p. 41 Lire les messages laissés en votre absence ............................................................ p. 41 Mettre votre correspondant en attente (garde)......................................................... p. 29 Mettre votre correspondant en attente (parcage) ................................................... p. 30 Mise en place de la batterie sur le combiné............................................................. p. 11 Modifier la valeur associée à une touche de votre combiné........................... p. 46 Ne pas être dérangé ................................................................................................................ p. 40 Nettoyer votre combiné........................................................................................................... p. 10 Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient).................................................. p. 29 Personnaliser votre combiné............................................................................................... p. 52 Présentation des batteries .................................................................................................... p. 14 Présentation des supports de charge............................................................................ p. 14 Principes d’utilisation ............................................................................................................... p. 8 Programmer le répertoire individuel ............................................................................... p. 52 Programmer un rappel de rendez-vous....................................................................... p. 47 Programmer votre code personnel.................................................................................. p. 44 Programmer votre répertoire personnel ....................................................................... p. 46 Rappeler automatiquement votre correspondant interne occupé ................. p. 22 Rappeler le dernier n° composé (bis) ........................................................................... p. 22 Recevoir les appels du poste filaire associé à votre combiné........................ p. 23 Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 22 Recevoir un second appel en cours de communication.................................... p. 28 Régler votre combiné............................................................................................................... p. 44 Régler votre sonnerie............................................................................................................... p. 45 Répondre à la sonnerie générale..................................................................................... p. 34 Répondre au “bip” de votre récepteur portatif .......................................................... p. 24 60 Index Renvoyer les appels de groupement ............................................................................. p. 35 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication ........................... p. 32 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)...................... p. 38 Renvoyer les appels vers une messagerie vocale................................................. p. 38 Renvoyer vos appels à votre récepteur portatif de recherche de personne ................................................................................................... p. 39 Répondre au “bip” de votre récepteur portatif .......................................................... p. 35 Rétro-éclairage de l’afficheur .............................................................................................. p. 10 S’informer des appels en attente...................................................................................... p. 30 Sacoches ........................................................................................................................................ p. 17 Sélectionner votre système téléphonique.................................................................... p. 55 Signification des bips reçus pendant une communication............................... p. 31 Transférer un appel................................................................................................................... p. 28 Transporter votre combiné.................................................................................................... p. 10 Utilisation du boîtier à batteries ordinaires ................................................................. p. 16 Utiliser votre combiné.............................................................................................................. p. 53 Verrouillage mémorisé (DEFAULT LOCK)..................................................................... p. 56 Verrouiller le clavier de votre combiné .......................................................................... p. 10 Verrouiller votre combiné....................................................................................................... p. 48 61 F 62 11 Tableau des codes F La mise en œuvre d’une fonction se fait par l’entrée de son code sur le clavier de numérotation. Fonction Annulation du double-appel Annulation d’un rappel automatique Annulation du renvoi “Faire suivre ses appels” Annulation de tout renvoi Appel des groupements Appel des postes Appel des postes opérateurs Conférence Consultation d’appel en attente Entrée en tiers Faire suivre ses appels Groupes de diffusion Heure de rendez-vous (programmation) Interception d’appel de groupe Interception d’appel de poste Messagerie écrite (rappel différé) Messagerie vocale (codes réservés) Ne pas déranger Numéros abrégés collectifs Parcage/reprise de parcage Prise du faisceau principal Prise des faisceaux secondaires Protection d’une communication Rappel automatique si poste occupé Recherche de personne Réémission du dernier n° (bis) Renvoi des appels de groupement Renvoi immédiat Renvoi sélectif Renvoi sur la recherche de personne Renvoi sur occupation Réponse à la sonnerie générale Réponse à une recherche de personne Retour dans le groupement Sortie de groupement Surnumérotation FV Va-et-vient Verrouillage/déverrouillage Code implicite à 2 chiffres Code implicite à 3 chiffres 2 74 799 790 54 à 59 10 à 49 9 64 60 5 798 66 60 72 71 67 68 à 69 793 8000 à 8399 65 0 50 à 53 78 63 ou # 7 77 795 791 85 794 792 73 76 797 796 61 3 75 2 74 799 790 500 à 525 100 à 227 9 4 60 5 798 *2 à *9 60 72 71 67 68 à 69 793 8000 à 8399 65 0 300 à 334 78 63 ou # 7 77 795 791 85 794 792 73 76 797 796 61 3 75 63 Votre code Garantie : Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. Toutefois cette garantie ne s’applique pas en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil, d’une installation non conforme aux règles en vigueur ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabriquant ou le revendeur. Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4200. Cet appareil est conçu pour être raccordé à une ligne téléphonique classée TBTS au sens de la norme NF EN 60950. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) 73/23/CEE (basse tension) © Alcatel Business Systems 1998. Tous droits réservés. Référence : 3AK 19043 FDAA Ed. 01 - Imprimé par HBD - Paris. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier `sans préavis les caractéristiques de ses produits. 64 Groupe Extrême ">
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